P ROCESSUS : D ÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE S OUS PROCESSUS : G ESTION ET SUIVI DES PROJETS D OUVERTURES Participation à lhabilitation

PROCESSUS : DÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGE

SOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES

Participation à l’habilitation d’une formation en apprentissage

Etablissement du dossier d’opportunité décision d’ouverture

Conception et développement de documents d’informations

Communication sur salons

DossierMinistère

Dossierd’opportunité

Supports de communication

Supports de communication

Cahiercontacts

Ecoute

Budgets

Achats

Achats

RH

Matériel

Ecoute

Référentiel

Page 1 /14DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

http://images.google.fr/imgres?imgurl=http://ipga.univ-tours.fr/logo_ufr2.jpg&imgrefurl=http://ipga.univ-tours.fr/&h=827&w=1063&sz=72&hl=fr&start=7&tbnid=z-v7GB3ycFNaUM:&tbnh=117&tbnw=150&prev=/images%3Fq%3Duniversit%25C3%25A9%2Btours%26svnum%3D10%26hl%3Dfr%26lr%3D


ActivitéRésultats

attendus des activités

Pilote Indicateurs de pilotage ObjectifsFréquence

de suivi

PARTICIPATION À L’HABILITATION D’UNE

FORMATION EN APPRENTISSAGE

Formation habilitée par le

ministèreDirecteur CFAIURC

Taux de réussite des projets

100% Annuelle

ETABLISSEMENT DU DOSSIER D’OPPORTUNITÉ DÉCISION D’OUVERTURE

Ouverture d’une formation au sein d’une composante

acceptée par la Région

Directeur CFAIURCTaux d’acceptation par le

conseil régional

10/24 demandes pour 2007

Annuelle

CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE

DOCUMENTS D’INFORMATIONS

Document contractuel

répondant aux attentes des

clients

Responsable communication Entreprise

Taux de conception de documents validés du

premier coup100% Mensuel

Responsable communication Apprentis

Taux de conception de documents validés du

premier coup100% Mensuel

COMMUNICATIONSUR SALONS

Diffuser les informations CFA vers les clients et

récupérer des informations sur

les clients

Responsable communication Entreprise

Taux d’informations répondues dans le délai

1 semaine Mensuel

Responsable communication apprentis

Taux d’informations répondues dans le délai

cible1 semaine Mensuel






ACTIVITÉ : PARTICIPATION À LA L’HABILITATION OU AU RENOUVELLEMENT D’HABILITATION D’UNE FORMATION EN

APPRENTISSAGEEcoute

Analyse des besoins

DossierMinistère

Etude pédagogique

Etude administrative

Réalisation

Montage et validation initiale du

dossier

-Contratquadriennal

Dossier ministère(Création / renouvellement)

Modalités de contrôle des connaissancesAnnexes descriptives

Fiche RNCPDossier ministère: Statistiques (renouvellement)

DossierRNCP

Opportunité

Communication

Courriers d’entreprise

-Fiche RNCP-Dossier de création /renouvellement-Statistiques des 4 années -précédentes (cas du renouvellement)

- Statistiques N-1/N-4- Dossiers Ministère précédents

Cette activité est déclenchée par l’université et/ou le CFA IURC mais entièrement réalisée sous le pilotage du responsable pédagogique (Université). Le client est donc la composante universitaire qui valide le dossier avant

envoi à la Commission Nationale de la Certification Professionnelle qui homologue ou non la formation. Cette activité est conduite par le Directeur du CFA IU RC et, de ce fait, ne nécessite pas de procédure.

En cas d’homologation, c’est la composante universitaire qui est habilitée à délivrer le diplôme.

Habilitation

http://images.google.fr/imgres?imgurl=http://ipga.univ-tours.fr/logo_ufr2.jpg&imgrefurl=http://ipga.univ-tours.fr/&h=827&w=1063&sz=72&hl=fr&start=7&tbnid=z-v7GB3ycFNaUM:&tbnh=117&tbnw=150&prev=/images%3Fq%3Duniversit%25C3%25A9%2Btours%26svnum%3D10%26hl%3Dfr%26lr%3D




ACTIVITÉ : PARTICIPATION À LA L’HABILITATION OU AU RENOUVELLEMENT D’HABILITATION D’UNE FORMATION EN

APPRENTISSAGEOpportunitéRecherche d’une

composante universitaire

Revue des fiches d’intentions

Préparation du dossier

d’opportunité

Dossier Ministère

- Carte d’apprentissageMailing

Volet pédagogique Volet socio-économique Volet moyens et ressources

CourrierCalendrier du projetFiche d’intention

Fiches d’intentionscomplétées

Dossier d’opportunité

Présentation du dossier au conseil Régional

Budgets

FE005 Dossier d’opportunité Volet socio-économique - Références d’entreprises - Références d’organisations prof. - Articles de presse - Identification des débouchés professionnels (métiers et effectifs potentiels)

Volet pédagogique - Référentiel - Calendrier d’alternance - Equipe pédagogique - Etude filière d’enseignement régionale

Volet moyens et ressources - Budget prévisionnel - Moyens (locaux et équipements) - Programme d’encadrement des maitres d’apprentissage

Accordoral puis écritHabilitation

Documentation

Communication

Courriers références

Élaboration des documents pédago-

administratifs

Enseignement

Réalisation desPrestations

DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage



ACTIVITÉ : CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS D’INFORMATIONSDocumentation

Revue documentaire Analyse des besoins et

sélection du vecteur

Rédaction du message

Vérification du message

FE005 Dossier d’opportunitéDocuments années N-1

Validation du bon à tirer et diffusion

Habilitation

OpportunitéFormation existante

Dossier ministère

Nouvelle formation

FE040 Dossier de conception et développement de publicationsBon à tirer

FE040 Dossier de conception et développement de

publications

Public cible - VecteurThèmes à aborder

Message

Fond et forme / Exigences

Autres publications : Publicités – encarts…Exemples de vecteurs externes :-PQR (Presse quotidienne régionale)-L’étudiant-Studyrama-Autres revues spécialiséesExemples de vecteurs internes :-Site internet-Mailing (SUIO - CIO-ANPE)

Documents spécifiques-Fiche diplôme-Offre de formation-Guide de l’entreprise-Guide du contrat-Guide de l’apprenti

Publication à jour diffusée

Capacité du prestataire à reproduire fond et forme

SalonsFE024

Cahier contacts

Demandes d’apprentisou d’entreprises

intéressées

Demande spécifique d’un responsable pédagogique

Achats

Listing adresse (mailing)

Page 5 /14

ApprentisEntreprisesPartenaires

DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage Page 6 /14



ACTIVITÉ : COMMUNICATIONS – SALONS

Sélection du salon Achat emplacement

Préparation documentation

Planification des participants

Animation du stand

Exemples de salons-Salon de l’étudiant-Forum des métiers-Portes ouvertes des composantes universitaires-Printemps de l’apprentissage-Journées de l’emploi- …

SalonsRésultats des salons précédents

Dossier de salon

FE024 Cahier de contacts

Publication à jour diffusée

FE041 Dossier de salon

Titres et quantités

Agenda horairePrésence stand et

conférences

Documentation

Client ciblé :Apprentis

EntreprisesCahier contactsFE041 Dossier de salon

Ecoute

Documentation

Documents spécifiques-Fiche diplôme-Offre de formation-Guide de l’entreprise-Guide du contrat-Guide de l’apprenti

Note : lorsqu’un salon se produit avant la publication du dernier niveau de documentation, une documentation portant la mention « sous réserve de …» est réalisée, lors de la parution définitive, un mailing est réalisé sur la base du cahier de contact afin d’assurer l’information client.

Demande spécifique d’un responsable pédagogique

Achats

RH Matériel

Salons

ApprentisEntreprisesPartenaires



SOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES MATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS

Référence TitreFonction

responsable du classement

Dossier AccessibilitéMode de

protectionLieu de

conservationDurée de conservation Mode d’élimination

Document extérieur

Dossier Ministère

Directeur

CFA IURC---

Secrétariat pédagogique

Serveur

CFA IURCTours

Sans limitation de durée

Sans objet

Document extérieur

Fiche RNCPDirecteur

CFA IURC

Dossier Ministère Secrétariat

pédagogiqueServeur

CFA IURCTours


Sans objet




MATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS



Dossier AccessibilitéMode de

protectionLieu de

conservationDurée de

conservationMode

d’élimination

FE 039 Fiche d’intention Directeur CFA IURC --- Directeur CFA IURCServeur

CFA IURCTours


Sans objet

FE 005Dossier

d’opportunitéDirecteur

CFA IURC---

Secrétariat pédagogique

Serveur

CFA IURC

Tours ou Orléans

En fonction de la composante universitaire


Sans objet

FE 039Fiches

d’intentions

Directeur CFA IURC (Tours)

Chargée de mission

(0rléans)


Directeur CFA IURC

Chargée de mission

Armoire

Bureau CFA

Tours ou Orléans



Sans objet

Documents extérieurs

Courriers de référence

d’entreprise


Chargée de mission

(0rléans)


Directeur CFA IURC

Chargée de mission

Armoire

Bureau CFA

Tours ou Orléans



Sans objet

Document extérieur

Accord ouverture Conseil Régional


Chargée de mission

(0rléans)


Directeur CFA IURC

Chargée de mission

Armoire

Bureau CFA

Tours ou Orléans



Sans objet

Les exigences relatives à la maîtrise du FE030 Livret d’apprentissage et de liaison sont définies dans le DP013 Réalisation des prestations.




MATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS



Dossier Accessibilité Mode de protectionLieu de

conservationDurée de

conservationMode

d’élimination

Sans objet Fiche diplômeResponsable

communication

Dossier formation /

année

Responsable communication

Armoire et/ou informatique

Bureau CFA IURC

Tours

5 ans à compter de la validation

Broyage

Formatage

Sans objet Offre de formationResponsable

communication

Dossier communication /

année



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

Sans objet Guide de l’entrepriseResponsable

communication


année



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

Sans objet Guide du contratResponsable

communication


année



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

Sans objet Guide de l’apprentiResponsable

communication


année



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage




MATRICE DE GESTION DES ENREGISTREMENTSRéférence Titre

Fonction responsable du

classementDossier Accessibilité

Mode de protection

Lieu de conservation

Durée de conservation

Mode d’élimination

FE 040

Dossier de conception et de

développement de publication


---Responsable

communicationArmoire et/ou informatique

Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

--- Bon à tirerResponsable

communication





Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

FE 024Coordonnées

contacts apprentisResponsable

communication





Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

FE 041 Dossier de salonResponsable

communication---



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

- Bon de commandeResponsable

communicationDossier de salon



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

- FactureResponsable

communicationDossier de salon Responsable


Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

- Plan d’implantationResponsable



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage

- Dossier TechniqueResponsable



Bureau CFA IURC

Tours


Broyage

Formatage



SOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES :

ACTIVITÉ : ÉTABLISSEMENT DU DOSSIER D’OPPORTUNITÉ

TACHES RESPONSABILITE

1 Recherche de la composante universitaire : rédaction du mailing et envoi aux composantes.Responsable communicationChargée de missionDirecteur

2Revue des fiches d’intentions : Les fiches d’intentions sont lues, d’éventuels développements sont demandés aux composantes. Les fiches sont envoyées à Tours pour compilation avec les fiches tourangelles et établissement d’une liste communiquée au bureau de l’association de gestion, au conseil d’administration du CFA IURC et après double validation au Conseil Régional et au Rectorat.

Chargée de missionDirecteur

3 Préparation du dossier d’opportunité : Le document est transmis au responsable pédagogique qui prépare les éléments des trois volet du dossier d’opportunité. Des navettes sont établies avec le CFA IURC.

DirecteurChargée de missionComptable

4Présentation du dossier au conseil régional : Le Conseil Régional défini la date butoir de dépôt des dossiers. Envoi des dossiers au près du Conseil régional (3 exemplaires), et prise de rendez-vous. Le dépôt des dossiers est réalisé 8 jours avant le rendez-vous. L’argumentation est préparée en fonction de la connaissance de la carte d’apprentissage.

Directeur

5 Établir les documents qui permettront de valider les engagements CFA pris dans le dossier d’ouvertureResponsable pédagogiqueDirecteur



SOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES : ACTIVITÉ : ÉTABLISSEMENT DU DOSSIER

D’OPPORTUNITÉPARAMETRES A CONTROLER

ENREGISTREMENT

CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON

CONFORME

1Courrier présentant l’offre de formation

Echéancier de l’ouvertureFiche d’intention vierge

Visa sur le courrier Présentation de l’offre de formation Directeur

Reprise du courrier et des pièces associées

2

Les fiches d’intentions sont-elles correctement renseignées?

Liste de fiches d’intention déposées

(tableur)

1)Démonstration de la valeur ajoutée de l’alternance pour le diplôme par le responsable pédagogique2) Démonstration de l’engagement de la Direction de la composante3)Respect de la carte d’apprentissage

Chargée de mission (Orléans)Directeur (Tours)

Retour de la fiche auprès de la composante pour complément et aide à la

rédaction

Double validation de la part du Bureau et du Conseil d’administration du CFA

IURC

Compte rendu de réunion de bureau et de conseil d’administration

Double accord DirecteurAnalyse des motifs

explicités et retour vers la composante universitaire

3 Dossier d’opportunité Dossier d’opportunité

- Respect de la forme Conseil régional- Approche alternance (nombre d’heures,

rythme d’alternance)- Lettres d’appuis- Carnet de liaison

-Fiche d’aide à la décision pour la notation des mémoires

Directeur

Rencontre avec les responsables pédagogiques

et les Directeurs de composante et mise à jour

du dossier.

4 Acceptation du Conseil régional

Immédiatement si refus direct ou à la réception

de la nouvelle carte d’apprentissage

- Accord sur l’opportunité Directeur

Retour la composante universitaire pour expliquer les motivations du Conseil

Régional

5Livret de liaison et d’apprentissage en

phase avec les exigences de la formation

Livret approuvé par la direction

-Chaque période d’alternance donne lieu à une fiche navette

DirecteurReprise de la maquette du

livret de liaison et d’apprentissage

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE

EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES

Sans objet Respect des documents types Conseil RégionalDossiers ministèreCourrier Conseil régional (accord ou refus)



SOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES ACTIVITÉ : CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS

D’INFORMATIONSTACHES RESPONSABILITE

1

Revue documentaire Analyse des besoins et sélection du vecteur :Recensement de l’ensemble des fiches existantes ayant un intérêt pour la présente rédaction.Identification des dossiers de construction (Dossier ministère et/ou dossier d’opportunité)Identification des exigences des partenaires.


2

Rédaction du message : Guides : Le message est établi en réunion de projetFiche diplôme : Le message est établi à partir des données du dossier d’opportunité, habituellement, le responsable pédagogique établi le message.

Responsable communicationChargée de Mission

3 Vérification du message : Le message est relu, vérifié en interne, et transmis au prestataire (selon le cas agence de communication, imprimeur, presse) qui établissent le bon à tirer.

Chargée de MissionResponsable communicationResponsable pédagogique

4 Validation du bon à tirer et diffusion : Relecture du bon à tirer, transmission au responsable pédagogique pour revue (fiches diplômes ou insertions spécifiques à un diplôme) et transmission au Directeur pour approbation.

Chargée de MissionDirecteur

PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES

D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME

1 - Check-list FE040 Dossier de conception et de

développement de publication- Check-list complète

Responsable de communication

Reprise de l’étape et nouveau contrôle

2

Forme : Charte graphique - Orthographe

Fond : approbation du responsable pédagogique

FE040 Dossier de conception et de développement de publication

- Acceptation du responsable pédagogique


Reprise de l’étape et nouveau contrôle

3

Forme : harmonisation des document (déontologie)

Fond : Intitulés / Noms des personnes coordonnées

FE040 Dossier de conception et de développement de publication

- Acceptation interne Directeur Reprise de l’étape et nouveau contrôle

4Capacité technique de l’imprimeur à

respecter fond et formeBon à Tirer Respect des exigences Directeur Reprise de l’étape et nouveau contrôle



- Adobe Indesign- Pack office

- - Dossiers ministère et opportunités- Charte Graphique- Logos (composantes et partenaires)


PROCESSUS : DÉVELOPPEMENT DES FORMATIONS EN APPRENTISSAGESOUS PROCESSUS : GESTION ET SUIVI DES PROJETS D’OUVERTURES - ACTIVITÉ :

COMMUNICATIONS – SALONS ET PUBLICATIONSTACHES RESPONSABILITE

1

Sélection du salon : Achat emplacement : Les salons sont sélectionnés selon des critères régionaux, les thèmes abordés (salons lycéens, apprentissage, études supérieures…)Prise de contact avec les organisateurs de salons qui sont susceptible de répondre aux besoins du CFA IURC, achat de l’emplacement et demande des thèmes de conférence prévus.


2 Préparation de la documentation : Selon la durée du salon, la localisation ou le thème, les documents nécessaires sont identifiés ainsi que les quantités, les stands ou supports nécessaires (stand parapluie).


3Planification des participants : établissement d’un planning de permanence sur le stand et sur les conférences dont le thème intéresse le CFA. Diffusion du planning auprès des personnels CFA IURC et des responsables pédagogiques.Des apprentis en cours de formation ou diplômés peuvent être contactés pour participer à l’animation.


4

Animation du stand Les documents d’informations des exposants concurrents sont rapportés.1) Formation des apprentis et jeunes diplômés participants aux documents, aux méthodes et à l’animation.2) Accueil des demandeurs d’information : Les coordonnées de tous demandeurs d’informations sont relevées (identification des âges, objectifs et niveaux d’études actuels) présentations de la formation considérée et de l’apprentissage.3) Participation aux conférences : les informations transmises lors des conférences sont systématiquement complétées par la remise des documentations au stand.

Participants de l’équipe (selon planning)

PARAMETRES A CONTROLER

ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON

CONFORME

1 Intérêt du salon

FE041 Dossier salon - Retour de l’année précédente Responsable communication Pas de participation à ce salon

Bon de commande Budget DirecteurRévision de l’emplacement et de

la taille

2

Planification des documents

FE041 Dossier de salon- Références - Quantités

Responsable communication Reprise du planning

Planifications des autres ressources

FE041 Dossier de salonPlanning de réservation du

matériel

- Réservation- Disponibilité

Responsable communication (Tours)Chargée de mission (Orléans)

Reprise du planning

3 Planning FE041 Dossier de salonChaque créneau horaire comporte au

moins 2 personnes sur le standResponsable communication Reprise du planning

4

Formation des participantsextérieurs

FE041 Dossier de salon- Présentation de la mission attendue

- Prise de connaissance des documentsParticipants de l’équipe (selon

planning)Sans objet

Coordonnées des demandeurs

Cahier de contact Tous les champs du tableau sont remplis Participant de l’équipeDemande de complément

d’information au demandeur sur les coordonnées



Matériel de présentation - Stand parapluie - Présentoir – Vidéoprojecteur – Portable - Télévision Nappes anti-feu (M1)

-Assurance des participants extérieurs (apprentis en cours d’apprentissage, salariés, personnels universitaires non CFA-IURC)

Fiche diplôme - Offre de formation - Guide de l’entrepriseGuide du contrat - Guide de l’apprenti