PACK BUSINESS ENTREPRISES Guide du gestionnaire · 2014-08-21 · Guide du Gestionnaire / Pack Business Entreprises p.3 1 Se connecter au portail gestionnaire En tant que gestionnaire

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PACK BUSINESS ENTREPRISES

Guide du gestionnaire

Faire équipe avec vous

5909-GuidePackBusinessEntr_gestionnaire_61355:Mise en page 1 11/07/12 17:59 Page1

Table des matières1- Se connecter au portail gestionnaire p. 3

2- Configurer les postes des utilisateurs p. 5Modifier les coordonnées des utilisateurs p. 6

Modifier le profil d’appels sortants des utilisateurs p. 7

Modifier les services de téléphonie d’un utilisateur p. 8

3- Paramétrer l’Accueil Vocal Interactif (AVI) p. 10Accueil Vocal Interactif p. 10

Modifier le nom et le numéro privé de votre AVI p. 10

Configurer les annonces et les horaires de votre AVI p. 11

Configurer les choix de votre AVI p. 12

Activer votre AVI p. 12

4- Gérer les groupes p. 13Gérer les groupes d’appels p. 13

Paramètres du groupe d’appels p. 13

Configurer les groupes d’appels p. 14

Gérer les groupes d’interceptions p. 15

Gérer vos entités p. 16

5- Gérer les exports p. 18

6- Gérer les numéros abrégés p. 19

7- Consulter les sites Office Zone p. 20


Guide du Gestionnaire / Pack Business Entreprises p. 3

Se connecter au portail gestionnaire1

En tant que gestionnaire vous pouvez :

gérer votre répertoire d’entreprise (modification des noms, prénoms, numéros privés, de vos utilisateurs, modification de la liste des numéros abrégés),

configurer les services de téléphonie de votre entreprise (groupes d’appels, groupesd’interceptions), et ceux de vos utilisateurs (renvoi d’appel, signal d’appel, etc.),

gérer les restrictions d’appels sortants de vos collaborateurs.

Pour vous connecter au portail dédié au gestionnaire

1. Connectez-vous à l’Espace client depuis le site www.sfrbusinessteam.fr.

2. Rendez-vous sur la mire de connexionde l’Espace client Gestionnaireà droite sur la page d’accueil etrenseignez votre identifiant et votremot de passe.

À savoirSi vous n’avez pas encore decompte gestionnaire, cliquez surCréation de compte.



3. Cliquez sur l’onglet : Votre flotte mobile / Vos VPN / Gérer les services de téléphonie de votre entreprise.

4. En tant que gestionnaire de flotte vous pouvez :

gérer votre répertoired’entreprise (modificationdes noms, prénoms, numérosprivés) et configurer leslignes de vos utilisateurs,

> gérer les restrictionsd’appels sortants de voscollaborateurs,

> configurer les services detéléphonie de vosutilisateurs (renvoi d’appel,signal d’appel, etc.),

configurer les services de groupes de votre entreprise (groupes d’appels,d’interceptions et Entités),

visualiser les exportations de configuration des services de téléphonie devotre flotte,

gérer la liste des numéros abrégés,

consulter vos sites Office Zone.

Cliquez sur“Votre flotte mobile”

Cliquez sur “Vos VPN”

Cliquez sur “Gérer lesservices de téléphoniede votre entreprise”

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Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes utilisateurs .

Visualisez l’ensemble de vos utilisateurs (fixe, mobile, fixe + mobile, mobile sur site,accueil vocal interactif) déclarés dans votre entreprise.

Cliquez sur un utilisateur pour accéder à la modification de ses coordonnées (nom,prénom, numéro privé), à la configuration de ses profils d’appels sortants ou encoreà la modification de ses paramètres de téléphonie.

Configurer les lignes des utilisateurs2

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À savoirVous pouvez par exemple :• effectuer une recherche d’utilisateur, sur son nom, prénom, numéro public, privé,

fixe ou mobile,• afficher un seul type de ligne en le sélectionnant dans le menu déroulant Type ligne ,

• filtrer via Entité un ensemble de lignes regroupées par le Gestionnaire de flotte,• effectuer les modifications en masse. Celles-ci ne peuvent se faire que sur les

mêmes types de Forfaits (Fixe, Fixe+Mobile, Mobile avec option PABX mobile etMobile sur site),

• exporter la configuration de téléphonie des lignes utilisateurs, sélectionner leslignes souhaitées et cliquer sur Exporter . Une fois téléchargés, vos exports sont disponibles sur l’onglet Mes exports .

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Cliquez sur un utilisateur.

Cliquez sur Modifier .

Modifiez le nom, le prénom, le numéro privé fixe (si présent) et/ou le numéro privé

mobile (si présent).

Validez.

Modifier les coordonnées des utilisateurs

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À savoirLes modifications sont prises en compte automatiquement dans votre annuaired’entreprise et sur les écrans de vos postes téléphoniques (redémarrage nécessaire).

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Choix du profil dans

l’extranet

n° SFR 123,900, 907, 931,950 et n° d'ur-gence sans res-triction horaire

Vers n° internes(fixes et mobile)

Vers n° fixesfrançais

Vers n° mobilesfrançais

Vers n° commençant

par 0800 ou 0805

Vers n° commençant

par 087 ou 09

Vers n° DOM et TOM(0262, 0269,0508, 0590,0594, 0596)

Vers tous les n° Kiosk (OX 1…XN, avec

2<N<7)et tous les numéroscommençant par 08

(hors 0800, 0805,087)

Plage horaire (quand applicable)

Interne 4 4 x x x x x xFixe National L-V 4 4 4 x 4 4 x x Du lundi au vendredi

de 8h à 20h

Fixe National7j/7 - 24h/24 4 4 4 x 4 4 x x

Nationa L-V 4 4 4 4 4 4 x x Du lundi au vendredide 8h à 20h

Nationa L-S 4 4 4 4 4 4 x x Du lundi au samedide 6h à 21h

National 4 4 4 4 4 4 x xSans restriction 4 4 4 4 4 4 4 4

Restreint site,quand le mobile estsur site Office Zone

4 4 4 4 4 4 4 4

Restreint site,quand le mobile esthors site Office Zone

4 x x x x x x x

Interne sur site 4 4 x x x x x xFixe National L-V sur site 4 4 4 x 4 4 x x Du lundi au vendredi

de 8h à 20h

Fixe National7j/7 - 24h/24sur site

4 4 4 x 4 4 x x

Nationa L-Vsur site 4 4 4 4 4 4 x x Du lundi au vendredi

de 8h à 20h

Nationa L-Ssur site 4 4 4 4 4 4 x x Du lundi au samedi

de 6h à 21h

National sur site 4 4 4 4 4 4 x xPour les profils dépendant de plages horaires : en dehors des horaires travaillés et jours fériés (01/01, 01/05, lundi de Pâques, 08/05, 14/07, 15/08,

01/11, 11/11, 25/12) les profils d’appels sortants sont équivalents au profil Interne.


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Modifier le profil d’appels sortants des utilisateursGérez les restrictions d’appels sortants de vos collaborateurs en leur attribuant un desprofils proposés.

Connectez-vous à l’interfacegestionnaire et cliquez sur l’ongletMes utilisateurs .



Choisissez le profil souhaité.

Validez.

Description des profils d’appels disponibles

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Présenter un autre numéro fixe



Ouvrez le bloc Gestion des appels sortants .

Sélectionnez un numéro fixe de l’entreprise dans le champ Affichage du numéro .


Choisissez votre numéro fixe parmi lesnuméros fixes de l’entreprise ou les numérosdes groupes d’appels.

Validez, le service est alors pris en compteimmédiatement.

Modifier les services de téléphonie d’un utilisateur

Vous pouvez activer des options pour vos utilisateurs et e ffectuer lesmodifications individuellement ou en masse

Connectez-vous à l’interface gestionnaireet cliquez sur l’ongletMes utilisateurs .


Ouvrez le bloc Options .

Visualisez les options sur vos lignes fixe et/ou mobile ou activez l’option Microsoft®

Office Communicator pour vos lignes fixes.

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À savoirVous pouvez afficher n’importe quel numérofixe de l’entreprise pour les appels sortantfixes ou mobiles de votre entreprise.

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Personnaliser l’accueil téléphoniqueLigne par ligne, personnalisez les annonces d’accueil, de mise en attente et d’attentesur double appel.

Connectez-vous à l’interfacegestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes utilisateurs .

Cliquez sur un utilisateur,

Ouvrez le bloc Gestion des appels sortants .

Téléchargez vos annonces.

Associez l’annonce téléchargée à un type d’annonce(accueil, mise en attente, attente sur double appel).

Validez.

À savoirLes annonces téléchargées ne peuvent être sélectionnées que dans une même session (2 Mo ou 2 minutes maximum par annonce)• Mode interruptif = votre poste sonne, et l’annonce d’accueil s’arrête dès que vous décrochez.• Mode pré-décroché = l’annonce est jouée en totalité avant de faire sonner votre poste.Vous avez la possibilité d’utiliser la modification en masse de ce paramétrage.

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Configurer les touches programmables des postes

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez surl’onglet Mes utilisateurs .


Ouvrez le bloc Configuration des touches programmables du poste .

Choisissez votre type de touches programmables(raccourci, supervision, interception).

Cliquez sur pour sélectionner la ligne à superviser ou mettre en raccourci.

Validez.

À savoir• Votre poste redémarre automatiquement pour prendre en compte votre configuration.• En choisissant interception, vous pourrez intercepter tous les appels entrants des

lignes déclarées dans le groupe d’interception auquel vous appartenez.

Les écrans s’adaptent en fonction du type de ligne que vous configurez (fixe,fixe+mobile, mobile sur site, etc.).

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Configurer l’Accueil Vocal Interactif (AVI)3

Accueil Vocal Interactif (AVI)

Description

L'Accueil Vocal Interactif (appelé aussi Serveur Vocal Interactif ou SVI) vous permetd'orienter automatiquement les appels entrants de votre entreprise. Vous avez lapossibilité de proposer un accueil personnalisé et différent suivant des plages horaireset congés de votre choix.

Le AVI est une ligne spécifique à souscrire auprès de SFR Business Team.

Caractéristiques :

AVI Pack Business Entreprises

Type de Numéro Géographique

Extranet de configuration Oui

Nombre de niveaux hiérarchiques 1

Nombre de destinations possibles (heures ouvrées) 9Nombre de destinations possibles (heures de fermeture, congés, ou jours férié) 9

Annonce de jour Oui

Annonce de nuit (heures de fermeture, congés ou jours fériés) Oui

Personnalisation des annonces Oui (à télécharger par l’entreprise)

Modifier le nom et le numéro privé de votre AVIConnectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes utilisateurs .

Choisissez “AVI” dans le type de ligne.

Cliquez sur la ligne à configurer.

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• Cliquez sur “Modifier” pour modifier les champs souhaités : nom, prénom et numéro privé puis validez.


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Configurer les annonces et les horaires de votre AVICliquez sur bloc Gestion de l'accueil vocalinteractif .

Cliquez sur Télécharger des annonces .

Associez une annonce (que vous venez detélécharger) aux heures ouvrées.

Associez une annonce (que vous venez de télécharger) aux heures de fermeture.

Définissez vos heures ouvrées pendant lesquellesl’annonce sélectionnée sera jouée lorsque vos correspondants appelleront le AVI, puis validez.

Définissez vos jours de congés (par période ou par jour unitaire) pendant lesquels l’annoncesélectionnée sera jouée lorsque vos correspondantsappelleront le AVI, puis validez.

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Configurer les choix de votre AVI

Guide du Gestionnaire / Pack Business Entreprises p. 12Guide du Gestionnaire / Pack Business Entreprises p. 12

Activez/Désactivez la toucheque vous souhaitez rendreactive ou inactive.

Associez un renvoi pour vosheures ouvrées pour chaquetouche activée.

Associez un renvoi pour vosheures de fermeture pourchaque touche activée.

Validez.

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À savoir• Un jour férié doit obligatoirement être défini pour le bon fonctionnement de l’AVI• Les annonces téléchargées (débit minimum 128 kbps) ne peuvent être écoutées

depuis l’interface. • Le nombre de période de congés et de jours de congés est limité à 20.

Activer votre AVIPour activer votre AVI :

veiller à finaliser sa personnalisation : attribution d’annonces en fonction detranches horaire, jours fériés, attribution des choix des touches puis cliquez surActivé ,

Activez/Désactivez votre AVI. 1

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À savoirSi votre AVI est “désactivé”, vos correspondants sont redirigés vers un disqueindiquant qu’on ne peut donner suite à leur demande.



Gérer les groupes4

Gérer les groupes d’appels

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion des groupes/Groupe d’appels .

Visualisez l’ensemble de vosgroupes d’appels.

Cliquez sur le nom du groupepour visualiser la liste de sesmembres.

Cliquez sur pour modifier lesparamètres du groupe d’appels etla liste des membres.

Paramètres du groupe d’appels

Mode de distribution des appels : permet de choisir votre façon de faire sonner les lignes(ou membres) connectées au groupe d’appels. A disposition, 5 algorithmes sont proposés :

Linéaire : le premier membre connecté et disponible est choisi en parcourant la liste dupremier au dernier. Ce mode privilégie l'activité des membres placés en tête de liste.

Cyclique : le premier membre connecté et disponible est choisi en parcourant la listecycliquement à partir du membre suivant le dernier à avoir répondu

Aléatoire : sélectionne de manière aléatoire un membre parmi ceux qui sont connectés

Poste libre : sélectionne le membre qui est au repos depuis le plus long temps

Parallèle : tous les postes des membres sonnent en même temps

Délai de renvoi sur non-réponse : délai au bout duquel un correspondant est redirigé vers ladestination du renvoi du groupe d’appels. Valeur par défaut = 40 secondes (configurableentre 5 et 7200 secondes).

À savoirAttention, vous ne pouvez pas supprimer les groupes d’appels via l’interfacegestionnaire car ils sont associés à un contrat comme une ligne fixe ou mobile.

Pour souscrire un groupe d’appels, contactez votre distributeur SFR Business Team.



Configurer lesgroupes d’appels

Choisissez le mode de distribution des appels.

Choisissez la taille de la file d’attente.

Choisissez le délai inter appels.

Choisissez le délai de renvoi sur non-réponse.

La destination du renvoi.

Ajoutez les membres de votre groupe (fixe ou mobile).

Validez.

Taille de la file d’attente : permet de modifier la façon dont vous voulez faire attendre lescorrespondant appelant le groupe d’appels lorsque tous les membres connectés augroupe d’appels* sont, soit en communication, soit en statut “Absent” *.

Si la valeur = 0, et aucun membre n’est disponible, tous les nouveaux appels sontredirigés vers la destination du renvoi (cf. dessous),

Si la valeur = 1, le premier nouvel appel est placé en attente pendant x secondes (x étant la valeur du délai de renvoi sur non réponse). Passé ce délai; l’appel est redirigévers la destination du renvoi (cf. dessous). Tous les appels qui se présentent pendant le délai de x secondes sont redirigés vers la destination du renvoi,

Valeurs possibles : entre 0 et 50 appels en attente.

Valeur par défaut = 1 (configurable en 0 et 50 appels en attente).

Délai inter appel : est le délai qui s’écoule avant qu’un nouvel appel soit présenté sur unmême membre.

Valeur par défaut = 30 secondes (minimum : 1 seconde, maximum : 180 secondes)

Destination du renvoi : est la destination du renvoi d'appels en cas de non-réponse dugroupe d’appels (aucun membre connecté ou tous en position “Absent”).

Choix possible : numéro téléphonique libre, disque de dissuasion (“Je suis désolé, je nepeux pas donner suite à votre appel. Veuillez rappeler ultérieurement”) ou pas de renvoi(tonalité occupée).

*cf. “Je me connecte au groupe d’appels”.

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Gérer les groupes d’interceptions

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion des groupes/ Groupe d’interceptions .

Visualisez l’ensemble de vos groupesd’interceptions.

Cliquez sur le nom du groupe pour visualiser laliste de ses membres.

Cliquez sur pour modifier le nom du groupe et la liste desmembres du grouped’interceptions.

À savoirCliquez sur pour supprimer un groupe d’interceptions.Cliquez sur “Ajouter” pour créer un nouveau groupe d’interceptions.

À savoirLorsque le gestionnaire de flotte ajoute pour la première fois une ligne dans un grouped’appels, le poste redémarre afin d’afficher les touches contextuelles spécifiques auxgroupes d’appels : Connexion / Déconnexion / Gestion de présence (absent/présent).Les membres avec des terminaux mobiles doivent se connecter aux groupes d’appelsvia l’extranet de configuration.

Utilisation des touches contextuelles du téléphone :

• Pour se connecter au(x) groupe(s), appuyez sur : .

• Pour rester connecté au(x) groupe(s), mais pour ne plus recevoir momentanémentd’appels, appuyez sur la touche contextuelle : .

• Pour rester connecté au(x) groupe(s), et pour recevoir de nouveau des appels,appuyez sur la touche contextuelle .

• Pour se déconnecter au(x) groupe(s), appuyez sur plus/ :

> le poste n’est plus connecté au(x) groupe(s) auxquels il a été défini en tant quemembre par le gestionnaire de flotte.

> il ne reçoit plus que les appels qui lui sont directement adressés.


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À savoirPar exemple, vous pouvez regrouper les lignes fixes ou mobiles de votre entreprise parrégion en créant une entité pour chaque région. Sélectionnez une entité, puis avec desactes en masse, appliquez rapidement une politique de présentation du numéro propre àcette région. La suppression d’une Entité n’a aucun impact sur les lignes qu’elle contient.

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Gérer vos entités

Une entité est un regroupement de lignes (fixes ou mobiles) que le Gestionnaire de flottecrée et modifie pour faciliter la configuration de ses lignes.

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Gestion desgroupes/Entité .

Visualisez l’ensemble de vos Entités.

Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle Entité.

Cliquez sur pour supprimer une Entité.

Cliquez sur pour modifier le contenu de l’Entité.

Une fois créée, l’entité devient un filtre supplémentaire pour l’affichage de vos lignes dansl’interface Mes Utilisateurs (voir chapitre 2).

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Création d’une Entité

Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle Entité.

Saisissez un nom pour votre Entité.

Ajoutez des membres à votre Entité.

Validez.

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Retrouver dans “Export”, l'ensemble des fichiers de configuration de vos services detéléphonie (destination des renvois, type de renvois activés, configuration de la sonneriemultiple, etc) générés depuis l’onglet “Mes Utilisateurs”. En un coup d'œil, contrôlez par exemple, l'ensemble des renvois sur non-réponse devotre flotte.

Rappel pour générer un fichier

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Mes Utilisateurs .

Sélectionnez les lignes dont vous souhaitez visualiser la configuration.

Cliquez sur Export.

À savoirLa durée d’exportation dépend du nombre de lignes à exporter.

Formats disponibles : .xls, .pdf, .csv

Gérer les exports5

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Gérer la liste des numéros abrégés de votre entreprise en toute simplicité

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Numéros abrégés .

Visualisez votre liste de numéros abrégés.

Ajoutez unitairement une entrée à votre liste.

Importez en masse l’ensemble de votre liste.

Exportez l’ensemble de votre liste.

Validez.

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À savoirVotre fichier .csv doit obligatoirement inclure la première ligne désignant les nom,prénom, numéro public et numéro privé.

Gérer les numéros abrégés6

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Importer en masse la liste de numéros abrégés

Cliquez sur Importer votre liste de numérospublics.

Sélectionnez le fichier sur votre PC auformat .csv (séparateur ; ) sous le format :

Validez.

Conseils d'utilisation pour le fichier d'importation : - ne pas laisser de champs vides (les champs contenant des espaces sont considérés comme vides),- ne pas utiliser de caractères accentués ni de caractères spéciaux (comme #, @, &, §, %, {, ...).- respectez le format standardisé des numéros de téléphone +(CC) (n° de téléphone). Exemple pour lenuméro français à 10 chiffres 0179711000, saisissez +33179711000.



Visualisez l’ensemble de vos sites Office Zone

Connectez-vous à l’interface gestionnaire et cliquez sur l’onglet Consulter les sitesOffice Zone .

Visualisez l’ensemble de vos sites déclarés sur votre VPN.

Un site Office Zone correspond à l’adresse postale de votre entreprise. A partir de cettezone, vous pouvez bénéficier d’avantages tarifaires pour vos appels sortants mobile,mais vous pouvez également choisir d’appliquer des profils d’appels sortants spécifiques(voir liste des profils page 7).

Fonctionnement

1 - Lorsque le site est déclaré en Office Zone, les mobiles sur site bénéficientd’une tarification privilégiée lorsque les appels sont passés depuis le(s) site(s) del’entreprise (cf. Forfait Mobile sur site et Forfaits compatibles)

2 - Lorsqu’il se trouve sur un des sites Office Zone, un mobile peut avoir un profild'appels sortants spécifique. Exemple : le profil Restreint site : un mobile présent sur le site Office Zone pourra émettre des appels sortants sans restrictions.

En dehors du/des sites(s) de l’entreprise : seuls les appels vers les numérosd’urgence, 123, 900, 907, 931 et 950 sont autorisés.

La gestion des profils d’appels sortants peut être configurée à la ligne depuis l’onglet Mes utilisateurs .

Consulter les sites Office Zone7



Notes



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SFR Business Team, marque du groupe SFR, est à destination des entreprises. Crédits photos : Getty Images.

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