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Partager des éléments OneDrive Entreprise HEC Montréal avec des collaborateurs externes
Table des matières Présentation .................................................................................................................................... 2
Partager un dossier ......................................................................................................................... 2
Activer le partage du dossier ....................................................................................................... 2
Accès à un dossier partagé par les participants externes ........................................................... 3
Partager un fichier ........................................................................................................................... 4
Activer le partage du fichier ........................................................................................................ 4
Partage par adresse courriel ................................................................................................... 5
Partage par lien web ................................................................................................................ 6
Accès à un fichier partagé par les participants externes ............................................................. 7
Accès à un fichier qui exige la connexion ................................................................................ 7
Accès à un fichier partagé par un lien web ............................................................................. 8
Gérer les autorisations de partage dans OneDrive Entreprise........................................................ 9
Voir les autorisations de partage ................................................................................................ 9
Modifier ou supprimer les autorisations ..................................................................................... 9
Modifier l’accès par connexion obligatoire ............................................................................. 9
Modifier l’accès par lien web (URL) ....................................................................................... 10
Dépannage..................................................................................................................................... 11
Présentation OneDrive Entreprise permet de partager certains dossiers ou fichiers avec des collaborateurs
externes, cependant, pour des raisons de sécurité, ceux-ci doivent avoir un compte Microsoft
pour y accéder.
Ce document explique comment partager avec des participants externes ainsi que comment
ceux-ci peuvent accéder à cette information.
Notez que Microsoft fait une distinction entre le partage d’un dossier et d’un seul fichier. Ainsi,
les options de partages ne sont pas tout à fait les mêmes principalement pour des raisons de
sécurité. Ce document présente les deux approches.
Cette documentation se base sur l’utilisation de dossiers OneDrive synchronisés sur votre
ordinateur. La plupart des étapes passent tout de même par l’interface web et s’appliquent
donc
Rappel : Notez que les produits de la suite Microsoft Office 365 étant en constante évolution,
certains paramètres ou étapes pourraient changer sans préavis.
Partager un dossier
Activer le partage du dossier Voici un sommaire des étapes pour partager un dossier sous OneDrive Entreprise :
- Créer ou accéder le dossier à partager sur votre poste
- Faire un clique-droit sur le dossier et choisir Plus d’options de partage avec OneDrive
- Une fenêtre de navigation web s’ouvrira affichant les options de partage du dossier
- Choisir Inviter des personnes (1)
- Inscrire une ou plusieurs adresses courriel des personnes avec qui vous souhaitez
partager (2)
Vous remarquerez que le système vous avertis lorsque les invités sont externes à
l’organisation : ceci est un rappel par mesure de sécurité
- Choisir le type de partage : Peut modifier (lecture/écriture), Peut afficher (lecture
seulement)
- Dans les Afficher les options, vous pouvez désactiver l’envoi d’une invitation
électronique. L’envoi est cependant fortement recommandé pour faciliter l’accès à vos
collaborateurs.
- Cliquer sur Partager (4)
- Vous serez alors retourné à l’interface web OneDrive : le partage a été effectué !
Accès à un dossier partagé par les participants externes Lorsque vous aurez effectué l’étape précédente, vos collaborateurs recevront un courriel
contenant un lien vers le dossier en question.
OneDrive Entreprise ne permettant pas l’accès anonyme aux éléments partagés, ils devront
alors s’identifier auprès de Microsoft OneDrive.
Plusieurs options existent :
- Compte Office d’organisation (1) :
Les collaborateurs de HEC Montréal ou d’autres entreprises ayant un compte
Office Entreprise pourront accéder avec leur compte d’entreprise à votre
dossier.
- Compte Microsoft personnel (2) :
Tous les utilisateurs du système de courriel gratuit de Microsoft possèdent un
compte Microsoft : les adresses @Outlook, @Hotmail et @Live ne sont que
quelques exemples.
D’autres utilisateurs ont un compte Microsoft personnel pour certains services
payants (OneDrive, Windows, Xbox, entre autres). Ces comptes peuvent être
associés à n’importe quelle adresse courriel personnelle.
- Créer un compte Microsoft personnel (3) :
L’utilisateur externe à HEC Montréal aura la possibilité de créer un compte
Microsoft personnel basé sur l’adresse courriel à laquelle vous aurez invité cette
personne. Par exemple : [email protected],
[email protected], etc.
Ainsi pour accéder un dossier que vous avez partagé :
- Le collaborateur externe que vous invitez reçoit un courriel contenant un lien vers le
dossier partagé
- En cliquant sur ce lien, il est invité à se connecter à un compte Microsoft lié à l’adresse
courriel invitée au partage
- Une fois connecté, le contenu du dossier partagé sera affiché et pourra être consulté ou
modifié selon les autorisations que vous aurez accordées (affichage seulement ou
modification).
Note : Il arrive que le partage ne fonctionne pas du premier coup lorsque vous invitez des
adresses courriels n’ayant pas encore de compte Microsoft. Consultez la section Dépannage
pour plus d’information.
Partager un fichier
Activer le partage du fichier Voici un sommaire des étapes pour partager un fichier sous OneDrive Entreprise :
- Créer ou accéder le fichier à partager sur votre poste
- Faire un clique-droit (1) sur le fichier et choisir Plus d’options de partage avec OneDrive
(2)
- Une fenêtre de navigation web s’ouvrira affichant les options de partage du dossier
- Pour les fichiers individuels, deux options de partage sont disponibles :
o Partage par adresse courriel
o Partage par un lien web
Partage par adresse courriel Cette approche est très similaire au partage de dossier. Microsoft enverra pour vous les
invitations d’accès au dossier.
o Choisir Inviter des personnes (1)
o (2) Inscrire une ou plusieurs adresses courriel des personnes avec qui vous
souhaitez partager
Vous remarquerez que le système vous avertis lorsque les invités sont externes à
l’organisation : ceci est un rappel par mesure de sécurité
o (3) Choisir le type de partage : Peut modifier (lecture/écriture), Peut afficher
(lecture seulement)
o (4) Exiger une connexion permet d’obliger le collaborateur externe à s’identifier
auprès de Microsoft. Un compte Microsoft (personnel ou entreprise) est alors
requis. Si cette option n’est pas activée, on parle plutôt du partage d’un lien
donnant accès au fichier partagé (moins sécuritaire).
o Dans les Afficher les options, vous pouvez désactiver l’envoi d’une invitation
électronique. L’envoi est cependant fortement recommandé pour faciliter
l’accès à vos collaborateurs.
o (5) Cliquer sur Partager
o Vous serez alors retourné à l’interface web OneDrive : le partage a été effectué !
Partage par lien web Cette option permet de créer un seul lien web (URL) qui vous pourrez envoyer à vos
collaborateurs.
Cette approche n’identifiera pas la personne qui accède le fichier partagé (pas de connexion
requise). Pour ces mêmes raisons, cette approche est moins sécuritaire car une tierce partie
pourrait intercepter ou deviner le lien unique.
o Accéder aux options de partage OneDrive du fichier
o (1) Choisir Obtenir un lien
o (2) Par défaut OneDrive génèrera un « Lien de modification – aucune connexion
nécessaire. »
Si cette option vous convient (accès en lecture ET écriture au fichier
partagé sans identification du collaborateur), passez à l’étape suivante
(3) :
Si vous souhaitez plutôt un « Lien de consultation seulement – aucune
connexion nécessaire » :
(1) Cliquer tout d’abord SUPPRIMER pour détruire le lien
généré automatiquement
(2) Sélectionner ensuite « Lien de consultation –aucune
connexion nécessaire »
o (3) Si requis, vous pouvez DÉFINIR LE DÉLAI D’EXPIRATION du lien
Rappelez-vous que le partage reste actif tant que vous ne le supprimez pas si
aucune expiration n’est définie.
o Vous pouvez alors sélectionner(1) le lien afficher, le COPIER(2) et le COLLER
dans vos courriels pour le partager avec vos collaborateurs
Accès à un fichier partagé par les participants externes
Accès à un fichier qui exige la connexion Comme pour les dossiers partagés, lorsque vous aurez effectué le partage d’un fichier qui exige
la connexion, vos collaborateurs recevront un courriel contenant un lien vers le dossier en
question.
Plusieurs options existent :
- Compte Office d’organisation (1) :
Les collaborateurs de HEC Montréal ou d’autres entreprises ayant un compte
Office Entreprise pourront accéder avec leur compte d’entreprise à votre
dossier.
- Compte Microsoft personnel (2) :
Tous les utilisateurs du système de courriel gratuit de Microsoft possèdent un
compte Microsoft : les adresses @Outlook, @Hotmail et @Live ne sont que
quelques exemples.
D’autres utilisateurs ont un compte Microsoft personnel pour certains services
payants (OneDrive, Windows, Xbox, entre autres). Ces comptes peuvent être
associés à n’importe quelle adresse courriel personnelle.
- Créer un compte Microsoft personnel (3) :
L’utilisateur externe à HEC Montréal aura la possibilité de créer un compte
Microsoft personnel basé sur l’adresse courriel à laquelle vous aurez invité cette
personne. Par exemple : [email protected],
[email protected], etc.
Ainsi pour accéder un dossier que vous avez partagé :
- Le collaborateur externe que vous invitez reçoit un courriel contenant un lien vers le
dossier partagé
- En cliquant sur ce lien, il est invité à se connecter à un compte Microsoft lié à l’adresse
courriel invitée au partage
- Une fois connecté, le contenu du dossier partagé sera affiché et pourra être consulté ou
modifié selon les autorisations que vous aurez accordées (affichage seulement ou
modification).
Note : Il arrive que le partage ne fonctionne pas du premier coup lorsque vous invitez des
adresses courriels n’ayant pas encore de compte Microsoft. Consultez la section Dépannage
pour plus d’information.
Accès à un fichier partagé par un lien web Dans le cas où vous aurez choisi de partager un fichier sans exiger la connexion ou directement
un « Lien consultation/modification – aucune connexion nécessaire », vous devrez tout d’abord
partager ce lien avec les collaborateurs visés.
Ces personnes n’auront ensuite qu’à cliquer ou copier ce lien dans un navigateur pour accéder à
votre fichier partagé.
Selon les options que vous aurez choisies, ces personnes pourront consulter et/ou modifier le
fichier en question.
Gérer les autorisations de partage dans OneDrive Entreprise La gestion et la suppression des autorisations de partage se fait toujours par l’interface web de
OneDrive Entreprise.
Comme pour l’activation du partage de fichier ou de dossier, vous pouvez faire un clique-droit
sur l’élément dont on veut gérer les autorisations. Vous serez alors amené vers l’interface de
gestion de partage de cet élément.
Vous pouvez aussi accéder directement à l’application en ligne OneDrive depuis votre compte
courriel en ligne HEC Montréal via http://courriel.hec.ca
Les autorisations de partage permettent aussi de confirmer si vos manipulations ont bien été
effectuées ou appliquées pour partager un élément.
Voir les autorisations de partage Dès l’ouverture de la fenêtre de gestion du partage, un résumé de l’état s’affiche :
- « Uniquement partagé avec vous » : personne d’autre ne peut consulter ou modifier cet
élément. C’est l’option la plus sécuritaire
- « Partagé avec [email protected] » : sera énuméré la liste des personnes ayant
des autorisations d’accès (lecture ou modification) à l’élément en question. Ces adresses
courriel requièrent cependant un compte Microsoft pour accéder à l’élément partagé.
- « Ouvert à toute personne disposant d’une liaison invité » : indique qu’un lien donnant
accès à cet élément a été généré. Les personnes possédant ou qui connaissent ce lien
peuvent accéder à l’élément partagé sans avoir à s’identifier.
Modifier ou supprimer les autorisations
Modifier l’accès par connexion obligatoire Toujours dans l’interface de gestion du partage :
- Ouvrir la section Partagé avec
- À droite du compte à modifier se trouve une boîte déroulante : sélectionner la nouvelle
autorisation voulue.
- Cliquer Enregistrer les modifications
Modifier l’accès par lien web (URL) Toujours dans l’interface de gestion du partage :
- Ouvrir la section Obtenir un lien
- Dans le menu déroulant « lien de modification… », certains éléments seront suivi du
mot « (créé) ». Ce sont les liens qui sont actifs.
- Sélectionner le lien à supprimer
- Cliquer sur SUPPRIMER
- Vous serez invité à confirmer la suppression.
IMPORTANT : dans la section Obtenir un lien du partage, la simple sélection d’un type de lien
entraîne la création d’un lien de ce type et donc le partage du fichier instantané !! Faites
attention et vérifier l’état du partage à la fin de l’opération.
Dépannage Situation :
- Le collaborateur externe semble accéder au dossier partagé mais ne voit pas le contenu
de celui-ci.
Solution probable :
- Nous avons relevé plusieurs cas où une personne invitée qui n’avait pas de compte
Microsoft ait dû être invité de nouveau au dossier partagé après la création de son
compte Microsoft personnel.
Le propriétaire du dossier doit alors de nouveau accéder aux options de partage du
dossier et inscrire de nouveau l’adresse courriel du collaborateur externe.
Le propriétaire du dossier peut aussi valider que le partage est effectif avec les bonnes
personnes et gérer qui a accès à partir des options de partage. En effet, dans la fenêtre
de gestion du partage se trouve une section Partagé avec qui énumère les ayants-droits.
Si l’adresse courriel d’un collaborateur ne s’y trouve pas, assurez-vous que cette
personne ait bien créé son compte Microsoft puis invitez-la de nouveau au partage.
