Plan de la présentation

Objectifs

Cahier des charges

Choix de l’outil EFM

Calendrier de mise en œuvre

Définition du classement

Scannage initial

Impact sur les processus RH

Bilan

Objectifs du projet eDossier

Dynamiser la gestion RH en simplifiant les processus

Partager les informations de base RH avec les partenaires

Sécuriser et protéger les données dans le cadre de la Loi sur la protection des données

Fondations pour un déploiement dans le portail

Cahier des charges

Numériser l’ensemble des dossiers du personnel actif de l’EPFL

Permettre le déménagement des RH

Répondre aux demandes des audits pour un archivage efficient et moderne des dossiers du personnel

Garantir la sécurité des dossiers du personnel

Offrir une meilleure efficience pour l’ensemble des partenaires des RH

Choix de l’outil EFM

IXOS utilisé depuis 2004 à l’EPFL

Infrastructure à disposition

Intégration dans SAP (ArchiveLink, utilisateurs, autorisations, paramétrage,…)

Licence en partie acquise

Calendrier

Concept

• Groupe de travail

• Blueprint

• Autorisations

• Planification

Installation

• Composants techniques

• Interfaces

• Scanner

Implémentation

• Paramétrage

• Processus

Tests et validation

• Validation par RH

Go live

• Support

• Accompagnement

• Documentation

• formation

Décembre 2011 – septembre 2012

Dates clés

- Concept √ Mars-Avril

- Structure du dossier personnel √ Mars-Avril

- Prototype √ Avril

- Travaux préparatoires pour le scannage √ Mai-Juin

- Mise à disposition de l’outil aux RH √ fin Juin

- Dossiers actifs numérisés √ Juillet-Août

- Formation √ Juin-Septembre

- GO LIVE √ Septembre

Structure de classement

Structure de classement

Documents partagés

• Propositions d’engagement, dossiers de candidature

• Contrats signés

• Modifications de contrat signées

• Mutations

• Descriptions de fonction

• Congés, absences

• Salaires, promotions, primes, indemnités

• Entretiens annuels, DPPO

• Formation

Documents protégés

• Demandes de permis

• Cas juridiques

• Occupations accessoires

• Notes, correspondance, e-mails

• Famille, santé, sphère privée

• AVS / AI / 2e pilier

• Archives du personnel sorti

Scannage initial

Numérisation de l’ensemble des dossiers personnels:

136 tiroirs 5’200 dossiers 350’000 pages

1ère étape: Travaux préparatoires RH durée: 2 mois

- Préparation de 4 sous-dossiers par personne

- Reclassement de certains documents

- Vérification du contenu

Reprise des données

Numérisation par une entreprise externe durée: 2 mois

Processus:

Scannage initial

Exemples d’impact sur les processus

La numérisation des dossiers personnels implique des modifications:

• des processus de classement des documents

Exemple: le formulaire de demande d’allocations familiales • édité avec un code-barres, envoyé à l’employé

• retour aux RH: scanné et automatiquement classé

grâce à la reconnaissance du code-barres

Exemples d’impact sur les processus

La numérisation des dossiers personnels implique des modifications:

• des processus du métier

Exemple: l’embauche

Avant

- Collecte de documents à différents moments

du processus

- A la fin de l’embauche: constitution du

dossier papier

Après

- Collecte de documents ( avec ou sans code-

barres)

- A la fin de l’embauche: scannage

eDossier Code-barres

eDossier Processus

A. Scanning à l’embauche

eDossier Processus

B. Scanning documents pendant la vie à l’EPFL : Documents papier

eDossier Processus

C. Scanning documents pendant la vie à l’EPFL : Documents électroniques

eDossier

Amélioration de l’accessibilité aux dossiers RH

Insertion des e-mail directement dans le dossier

Transmission par voie électronique facilitée

Accès facilité et simultané aux documents

Mode de travail moderne et motivant

Conformité et sécurité

Gain d’efficience pour les RH (absorption de la croissance, 1 poste de travail et 25 m2)

eDossier

Interface utilisateur perfectible

Trous de sécurité corrigés par OpenText (audit)

Utilisation de Java pour l’envoi par email

Bugs dans l’archivage depuis Outlook

Démonstration

Démonstration

Utilisation

- Aperçu

- Classement

- Accès rapide

- Recherche

- Ajout

- Notes

Situation actuelle

eDossier

Montée de version EFM 4.0

Déploiement dans le portail pour les laboratoires

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