POWERPOINT : ASTUCES ET POINTS DE REPERE ......je l’ai installée » « J’ai été redondant par rapport à la présentation précédente » « Peu de personnes ont participé

POWERPOINT : ASTUCES ET POINTS

DE REPERE POUR REUSSIR TOUTES

VOS PRESENTATIONS / GILLES PAYET

Formation COMUNDI – 20 et 21 mai 2014

Les 3 temps forts de ces 2 journées !

1

2

3

Aujourd’hui mardi :

repères et conseils +

réponses à vos questions

Mercredi matin :

exercices !

Mercredi pm : debriefs oraux

et questions/réponses

9h30-12h30 / 13h45-17h00

Formation Powerpoint Comundi, 20 et 21 ai 2014 Réflexion amont Création PPT Présentation

• Mercredi: conception rédaction d’écrans (exercices créatifs) et/ou de présentations complètes (scénario proposé ou travaux spécifiques sur vos présentations)

• Présentation orale devant le groupe

• Logiciel PPT : les effets utiles pour l’animation

• Règles et astuces de mise en page sous PPT

• Autres ressources utiles : Smart art, Paint, Pictos, Google, intégration de vidéos dans le PPT…

L’ART ORATOIRE

• 16 astuces d’orateurs

• Gestion du stress

• Exercices pour atténuer le trac

• 21 questions d’animation

• Facteurs de succès et d’échec d’1 présentation orale

• Identifier les idées fortes de votre présentation + vos besoins + ceux de votre auditoire

• 6 scénarios utilisables

• Prise en compte du timing 1 3

42

Le détail de ces 2 journées !


Formation COMUNDI pour l’ASP – 18 et 19 mars 2014

/ GILLES PAYET

Formation économique (licence)

& diplômé de Sciences Po Paris.

47 ans, parcours professionnel

depuis 19 ans dans L’ÉDITION, LE

CONSEIL ET LA COMMUNICATION :

contrôleur de gestion, éditeur délégué

de plusieurs magazines et sites web,

directeur fondateur d’une agence de

communication plurimédia (2003-2011).

Mon profil Linkedin

/ AUJOURD’HUI :

Formateur et coach : Comundi,

Dauphine (IPJ), CNFPT…

Journaliste radio (France Bleu 107.1

et France Info).

Editeur de sites internet RH : questionsdemploi.fr & moncoachingemploi.fr

Auteur de livres (Prat éditions).

http://www.linkedin.com/pub/gilles-payet/15/b5a/54b

Tendance +++

= écrans épurés

& mis en scène

graphiquement

Rédiger des

textes

« twittables » sur

chaque écran

Donner au

moins 50%

de l’info dans

votre voix !

Si info complexe

(organigramme,

tableau, schéma,

planning…)

> règle du 1+3 !

Vos écrans

doivent être

lisibles au

dernier rang

Vous tenir

debout

augmentera

l’attention

de l’auditoire

Si beaucoup

de texte :

l’afficher au fur

et à mesure de

votre exposé

Annoncer

le sujet,

le cadre,

l’objectif,

le timing

Pour les

interventions

importantes :

travailler,

répéter !

10 points clés (parmi d’autres) à retenir dès maintenant !

Le 10e point clé

à retenir dès maintenant !

=

commenter

et non lire

vos écrans

!

Le secret absolu de tous les orateurs…

Le point le + important duquel tout découle…

Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose…


Exercice – racontez en 1 minute une présentation orale réussie

5 minutes de préparation

Vos contraintes :1-tenir la minute d’exposé

2-vous tenir debout devant le groupe

3-vous présenter : votre métier + entreprise

4-votre souvenir

5-vos critères de réussite

Qu’est-ce qu’une

présentation orale

«ratée»

?

Qu’est-ce qu’une

présentation orale

« réussie » ?


Comment mesurer qu’une

présentation orale est

réussie ?

« J’ai réussi à faire passer

tous mes messages »

« J’ai respecté le timing initial »

« J’ai perçu de l’intérêt de la

part de mon auditoire »

« J’ai provoqué le

questionnement de

plusieurs personnes qui

ont pu intervenir »

« Il n’y a pas eu de

problème technique »

« Après la réunion, j’ai

reçu des félicitations de

plusieurs personnes »

« Je me suis senti(e) à

l’aise »

…/…

« J’ai vendu ce projet ! »

« J’ai su contrôler mon

stress, mon émotion »

« J’ai eu plaisir à animer

cette présentation »

« J’ai pu obtenir des réponses

concrètes qui vont faire

avancer ce projet transversal »

« Mon contenu était vraiment

original et pertinent, et j’ai été

applaudi ! »

« Mon patron m’a

félicité ! »

« J’ai su rebondir

face à plusieurs

questions

embarrassantes »

Facteurs de succès…


« J’ai bafouillé, me suis

embrouillé »

« J’ai mal évalué mon

temps de parole et je

n’ai pas pu terminer ma

présentation »

« J’ai oublié une partie

importante que les gens

attendaient »

« La moitié des gens

échangeait des sms sur

leur téléphone »

« J’ai passé 15 minutes à

remplacer la lampe du

vidéo projecteur qui ne

fonctionnait pas ! »

« Les effets graphiques

de ma version PPT ont

été écrasés par la version

de l’ordinateur sur lequel

je l’ai installée »

« J’ai été redondant par

rapport à la présentation

précédente »

« Peu de personnes ont

participé pendant la

réunion »

« J’ai subi des questions

agressives sans savoir

m’en sortir »

« Le projet est au point

mort. Je n’ai rien fait

avancer… »

« J’ai lu tout mon

texte sans décoller le

regard de mon écran »

« Mes écrans étaient

saturés d’informations »

Par quoi se traduit une

présentation orale

«ratée» ?

Facteurs d’échecs…


Point de repère n°2

Les présentations à

l’aide de PPT sont

généralement

rédigées pour être

lues et elles sont

globalement bien

écrites (= domaine

de l’info rédigée)

Et non conçues

pour être animées à

l’oral = domaine de

la communication.

Une solution vers laquelle tendre ? concevoir 2 présentations

= le PPT d’animation + un doc de synthèse de type mémo

ou digest à distribuer et/ou forwarder.

Point de repère n°1

Réussir une présentation orale (à l’aide de PPT) =

mobiliser des compétences qui ne sont pas toujours

les nôtres :

« cadrer » des besoins parfois complexes,

produire de l’information pertinente et lisible (contenu),

scénariser la présentation (séquençage pédagogique),

la mettre en page de façon attractive,

la présenter devant un auditoire (charisme, animation, gestuelle,

gestion du trac, art oratoire…) !


Exemple de mémo classique !

A distribuer

> séance


Au fait…

Que diriez-

vous de

faire une

petite

pause ?

WHAT ELSE ? Rdv dans 10

minutes max !

Au programme :

Vos 3 priorités !

+ 6 ex. de scénario

+ ressources utiles

du logiciel PPT…

La priorité n°1

pour bâtir votre

présentation !

Bien définir en amont tous vos besoins !

Sortez une feuille

de papier

et un crayon !

N’ouvrez PPT que lorsque

vos idées fortes & votre

scénario sont en place


Un argumentaire ?

Une démonstration !

Un chiffre…

3 chiffres !

Une révélation ?

Un nouveau projet !

Un process à mettre en place…

Une nouvelle recrue ?

Un nouveau client !

Un résultat étonnant…

Un chiffre record ?

Un objectif prioritaire !

Une décision du CA…

Une date à respecter ?

Un nouvel organigramme !

La répartition de qui fait quoi ?

Une nouvelle offre de service ?

L’état d’avancement d’un projet…

Des problèmes rencontrés ?

Un plan de charge sur 12 mois…

Des résultats financiers ?

Des résultats d’élection !

Des décisions budgétaires…

Un calendrier d’actions ?

…/…

Avant de

commencer

votre réflexion,

répondez à ces

deux questions

importantes !

Quelle est l’idée

directrice de ma

présentation ?

Quelles sont ses

3 idées fortes ?

Les idées fortes de ma présentation ?


La priorité n°2

pour bâtir votre

présentation !

Faire un

point

?

Convain

cre

?

Informer

?

Décider

?

Vendre

?

Animer

?

Coordon

ner

?

Motiver

?

Former

?

Négocier

?

Recruter

?

Bien définir en amont tous vos besoins !


La priorité n°3

pour bâtir votre

présentation !

Etre en

situation

go/no go

?

Etre

aiguillé

?

Être

informé

?

Compren

dre

?

Acheter

?

Participer

?

Etre convaincu

?

Passer

1moment

agréable

?

Apprend

re

?

Décider

?

Etre

rassuré

?

Pensez aux besoins de votre auditoire !


?

1) A l’anglo-saxonne : réponse puis

commentaire, discussion.

2) A la française : sujet ou

problématique puis démonstration

jusqu’à la conclusion.

3) Séquentiel : partie théorique, puis

partie pratique (H/H, am/pm,

j1/j2…).

4) Participatif : présentation digest

+ questions/réponses.

5) Cloisonnement : séquences

indépendantes qui s’enchaînent.

6) Mapping : 1 slide unique =

planning, organigramme, structure de

communication, carte… Discussion

dans l’ordre souhaité par les

participants.

Slide 1 Slide 2 Slide 3 Slide 4 Slide 5 Slide 6 Slide 7 Slide 8…

6 modèles de scénario utilisables…


Exemple de schéma mindmapping !


Le scénario doit prendre en compte le biorythme

des participants :

Accrocher l’attention dès le début

Relancer au bout de 45/60 minutes

Prévoir une pause toutes les 1h30 environ

L’approche du repas : manque d’attention,

impatience

Le retour du repas : digestion !

La fin de journée : fatigue, impatience de

boucler ce qui n’a pas été fini !!

Le vendredi soir (> 16h00 !) : c’est déjà le

week-end

Slide 1 Slide 2 Slide 3 Slide 4 Slide 5 Slide 6 Slide 7 Slide 8…

Prendre en compte le timing global !


Comment faire de PPT un outil d’animation

qui vous aide à devenir un orateur ?!


Voici quelques exemples sympas

de l’utilisation créative de PPT !

Bonjour Yenny !

Bonjour Béatrice et Xavier !

Bonjour Hélène !

Zut ! Ça glisse…


Réussirez-vous à faire bouger cette clémentine ?

Et « en soufflant

dessus »…

faire se

déplacer cette

abeille sur la feuille verte ?

A LE ADING

690FDI DESTINATIONA LE ADING

690FDI DESTINATION


réacccréa !t iv i téthe end

?



Une certaine vision des temps modernes, en images animées !

Bonne et belle

année 2014 !

Miroir, mon beau

miroir, dis-moi qui est la plus belle !

Saurez-vous faire défiler 4 photos sur cet Iphone ? Et me dire laquelle est la plus belle ?


Les chiffres qui vont suivre sont

fantastiques, accrochez-vous !

Bilan commercial 2013

Chargement en cours, veuillez patienter…



6 ressources intéressantes en // de PPT

Paint

• Rogner, colorier, légender, détourer... Une image ou une photo

Images Google

• Faire une recherche par mots clés dans Google images pour illustrer ses pages

Impressions écran

• Reprendre une page affichée sur son écran (exemple d’une page d’un site web),

Webcam Intégrer la parole

de quelqu’un absent

SymbolesAnimation

graphique facile

Vidéos Youtube


Utiliser la fonction

« Insérer / symbole /

wingdings,

webdings… »

Ressource +1 – « Insérer symbole »


Ressource +1 – exemple de composition / symbole

194 nouveaux

collaborateurs

en 2012 !


Ressource +1 – exemple de composition / symbole

« L’équipe RH s’est enrichie

cette année de 3 nouvelles

personnes :

- Sophie Noël, RRH division

ABC

- Marc Legrand, assistant RH,

direction générale

- Sylvie Fortin, stagiaire en

alternance (Master RH à la

Sorbonne) »Formation Powerpoint

Comundi, 20 et 21 ai 2014 Réflexion amont Création PPT Présentation

Ressource +2 – insérer une photo from Google image

Mon pense-bête !

Penser à détourer les

images !

Penser à détourer selon

des formes !

Penser à découper les

images !

Penser à toiletter les

images !

Penser à détourner les

images !

Penser à recolorier les

images !


Prendre vous-même une photo pour illustrer certaines slides !

Votre cahier des charges pour réaliser cet exercice !Prendre vous-même une photo pour illustrer certaines slides !

Comment intégrer une vidéo « non propriétaire »

diffusée sur Youtube ?

Fichier / Options / personnaliser le ruban / développeur

Puis : Développeur / contrôles / autres contrôles /

Shockwave Flash objects / étirer un bloc / cliquer droit /

feuille de propriétés / coller lien youtube à côté de la case

« Movie » / dans ce lien remplacer l’occurrence

« watch?v= »

par « v/ » / quitter pour valider !


9 règles et astuces de mise en page

Polices

• 1 à 2 polices max

• Polices bâton

• Arial, Calibri…

Homogénéité

Conserver un corps identique pour chaque

niveau de titre

Charte graphique 1

Reprendre les couleurs (ou leurs déclinaisons)

de la charte

Charte graphique 2

Partir du logo (forme et couleurs) pour créer

d’autres formes

Calages, centrages

Utiliser la géométrie (blocs et lignes)

Vous inspirer de créations

existantes !

www.slideshare.net

Fond de page

Page corporate ou photo impactante (= création / style

d’arrière plan)

Photos et images

Une image vaut mille mots, Google images !

Schémas et organigrammes

Utilisez Smart Art !


http://www.slideshare.net/

4 règles

importantes pour

la lisibilité de

vos écrans !


Lisibilité : repère n°1/4

On peut toujours

couper un texte,

démonstration

par l’absurde !


http://bit.ly/XXI7yx




Le saviez-vous ?

Un texte est lu

3 fois plus vite à

l’écran qu’il n’est

lu oralement

En lisant vos

textes vous êtes

en permanence en

retard sur votre

auditoire !!!

Solutions : écrire court

affichage séquentiel



Il n’y a rien de plus

lisible qu’un texte en

noir sur fond blanc


LUN MAR MER JEU VEN SAM

Melun 5 / 43% 5 / 95% 6 / 95% 6 / 94% 3 / 81%

Paris 2 / 87% 2 / 18% 2 / 32% 4 / 24% 1 / 21%

Bordeaux 14 / 53% 18 / 64% 20 / 88% 21 / 88% 15 / 82%

Nîmes 6 / 16%

(surg) à

84% (+fr)

5 / 76%

(surg) à

89% (+fr)

3 / 71%

(surg) à

84% (+fr)

3 / 59%

(surg) à

90% (+fr)

1 / 61%

(surg) a

88% (+fr)

Revenir aux deux

questions à se poser :

Quelle est l’idée

directrice de ma

présentation ?

Quelles sont ses

3 idées fortes ?

+ Quelle est l’info, LE

chiffre que je souhaite

qu’ils retiennent ?


Performance

Hebdomadaire

des magasins

Bordeaux

+ 45%


Si nous avons le temps… (<12h15)

Audits express

de vos présentations

12h… ! Hum, et si

on allait manger ?

NEXT = art

oratoire +

vos PPT +

exercices !

Le talent oratoire / animation de réunions

Animations réussies : 10 techniques utilisées par Steve Jobs

Réfléchir en amont

(« scénarimage » =

papier + crayon !)

Rédiger des textes

twittables : « le portable

le plus fin du monde »Présenter le

concurrent !

Se concentrer sur

les avantages :

« deux fois plus

rapide et deux fois

moins cher » !

Respecter la règle

de 3 (parties)…

Vendre du rêve et

non des produits

Créer des écrans

visuels : séduction,

plaisir, lisibilité,

mémorisation…

Utiliser des mots

simples et marquants

Créer des moments

de surprise !

Donner du sens

aux chiffres


http://www.youtube.com/watch?v=vN4U5FqrOdQ

http://www.youtube.com/watch?v=vN4U5FqrOdQ

Démonstration : présentation de l’Iphone en 2007 devant un parterre de journalistes


Si l’on vous demande

d’utiliser un micro : le

coller sur le menton !

Astuce d’orateur n°1



1

2

34

6

2&5

Devant + de 30 à 500 personnes, balayez l’assistance en dessinant un sablier


Alterner vos

regards,

toutes les

phrases (ou

groupes de

mots)

12

3

4

5

6

7



Sauf si vrai doc

de travail, ne

jamais distribuer

vos présentations

PPT pendant la

réunion !



Soyez proche de

vos écrans =

faites converger

l’attention auditive

et visuelle de

votre auditoire !



Lors de la préparation d’une

intervention importante

(devant le comité de

direction, des clients, votre

équipe…), isolez-vous et

répétez à haute voix !

Lors de la préparation d’une

intervention importante

(devant le comité de

direction, des clients, votre

équipe…), isolez-vous et

répétez à haute voix !


Positionnez-vous

toujours de façon

à être vu du max

de personnes !



Prenez le pouvoir : placez-vous DEBOUT !


En cas de En cas de discussion

parasite, de personnes

trop concentrées sur

leur BB ou leur

Iphone…

Chuttt… faites silence !


Lors d’une réunion avec

des absents, demandez

toujours préalablement un

avis, un vote, une

recommandation… de

façon à ne pas perdre ces

infos lors de la réunion !

?

?



Si vous ne savez pas quoi

faire de vos mains, tenez

quelque chose entre elles !

Feuille de papier, lunettes,

stylo, objet de votre

choix…

À éviter : mains croisées

devant ou derrière le dos,

bras le long du corps…


En fin de réunion,

récapitulez les points

clés, les décisions, les

rendez-vous à venir…

Et faites un mémo

(corps de mail ou PJ) !



3 idées pour

introduire de façon

dynamique une

réunion

Poser une question en

introduction de session

(« à votre avis… »)

Faire faire un test

simple (créativité,

déduction, logique…)

Parler des concurrents !

Exemple de test en début de stage sur la négociation

Comment relier

ces 9 points

avec seulement

4 droites continues ?

…sans lever votre

crayon…

… ni plier votre

feuille de papier !


Comment relier ces 9 points avec seulement 3 droites continues ?

…sans lever votre crayon…ni plier votre feuille de papier !



Pour traiter d’un sujet

complexe ou rébarbatif :

- Smart art

- Exemples concrets

- Anecdotes

- Sketch !

- Images, photos

- Paraboles

- Citations

- 3 idées fortes

- Parler bénéfices clients



Utilisez le pouvoir de

la visualisation !

La veille au soir,

le matin même de

votre intervention…

visualisez-vous

réussissant

l’animation de votre

présentation…

Suivez les leaders,

inspirez-vous des

meilleurs !Slideshare.net



http://slideshare.net/

http://fr.slideshare.net/lific/131-tips-to-reduce-presentation-anxiety-by-orsnemes?ref=http://fr.slideshare.net/

http://fr.slideshare.net/lific/131-tips-to-reduce-presentation-anxiety-by-orsnemes?ref=http://fr.slideshare.net/

http://fr.slideshare.net/sfs00784/stress-public-speaking

http://fr.slideshare.net/sfs00784/stress-public-speaking

Suivez les leaders,

inspirez-vous des

meilleurs !Vidéos Ted.com



http://ted.com/

http://www.ted.com/talks/renny_gleeson_404_the_story_of_a_page_not_found

http://www.ted.com/talks/renny_gleeson_404_the_story_of_a_page_not_found

Gérer son stressVais-je être à

la hauteur ?

Seront-ils

sympas

avec moi ?!

Vais-je être

compris ?

Comment

sera

disposée la

salle ?

Qui sera

présent ?

Serai-je

convaincant

?

Vont-ils

aimer ma

présentation

?

Vais-je

respecter le

timing ?

Vont-ils

acheter ma

solution ?

Mon équipe

sera-t-elle au

top ?

Aurai-je des

questions

déstabilisant

es ?

Mon matériel

va-t-il

fonctionner

?

Vais-je

maîtriser

mon anxiété

?

Comment

seront les

autres

orateurs ?

= questions sans réponses !

Ecrans ressources sur la gestion de vos émotions avant une prise de parole…

« Il y a deux types d’orateurs : les

nerveux et les menteurs ! » Mark Twain

« Rassurez-vous mon enfant, le

trac, cela vient avec le talent. »Sarah Bernhardt

A propos de la gestion du stress, lors

de vos prises de parole…

Et il y a aussi des astuces, des solutions !

Lâcher prise sur

ce que vous ne

contrôlez pas

Préparer,

travailler,

anticiper !

Vous

entraîner,

répéter !

Vous visualiser en

situation de réussite

Vous visualiser aussi

en situation de

gestion de « crise »

Appliquer les

techniques

respiratoires :

yogique, lettrée,

marchée

Utiliser les

techniques de

pleine

conscience

Lister les

objections +

arguments

Visualiser des

orateurs

exemplaires !

Tester le matériel,

vérifier la salle,

prévoir 1 back-up…

10 idées fortes pour atténuer votre trac

Apprivoiser mon anxiété

?


Le jour J : 3 exercices pour ôter toute tension

Inspirer en gonflant le ventre

puis haut des poumons, expirer en

contractant les muscles

abdominaux = massage interne

puissant sur zone de tension.

1 2 3 4 5

C A L M E

Inspirer/expirer en

suivant (ou dessinant

mentalement) le contour

d’un chiffre, d’une lettre,

d’un dessin...

Inspirer sur 3 pas,

retenir votre respiration

(ou pas) sur 2 pas et

expirer sur 3 pas :

trouvez votre rythme !


Le jour J : 3 ex pour stopper les ruminations !

Prendre un modèle (stylo,

doigts d’une main, montre,

clavier d’ordinateur, bouteille

d’eau, tableau de la salle de

réunion…) et vous attacher à

le/la décrire mentalement.

Debout ou assis, ou en

marchant, concentrer votre

attention sur la plante de

vos pieds : décrire les

sensations, les points

d’appuis, les tensions…

Au calme, concentrer

votre attention sur votre

respiration : bruit,

sensation, mouvements

internes, tensions,

plaisirs, pensées…


1) Un Powerpoint est-il finalement toujours nécessaire ?

2) Un simple mémo à partager n’est-il pas préférable ?

3) Faut-il préparer deux docs différents ?

4) Que faire si je ne sais pas répondre à une question ?

5) Que faire si une personne monopolise la parole ?

6) Quelles sont les spécificités d’une animation en salle

informatique ?

7) Caractéristiques d’une animation en table ronde avec

4 participants ?

8) Quid d’une présentation sans écran (absence,

panne…) mais avec les présentations imprimées ?

9) Les animations Powerpoint ne sont-elles pas trop

« gadget » ? Ce qui prime n’est-il pas le contenu ?

10) Que faire si je vois que je vais déborder de 30

minutes ?

11) Que faire en cas de trac trop important dans les minutes

qui précèdent ?

12) Comment me préparer : je suis émotif et parler en public

est un vrai défi pour moi ?

13) Comment animer une conférence avec + de 100

personnes devant moi ?

14) Je ne suis pas à l’aise avec les animations dynamiques

de PPT. Comment apprendre ?

15) Quid d’une présentation PPT en visioconférence ?

16) Dans une réunion de 10 personnes, vaut-il mieux être

debout ou assis ? Statique ou mobile ?

17) Les photos ou les images décalées sont assez éloignées

de mon métier (sérieux). Quelles solutions graphiques ?

18) Nous sommes plusieurs présentateurs, faut-il avoir la

même structure de slides ?

19) Animer une formation avec PPT : qu’est-ce que ça

change ?!

21 questions sur l’animation ! si <15h15


Avant de passer aux exercices…

Vos questions ?

Et en cas de question après le stage,

n’hésitez surtout pas à me solliciter !

@ : [email protected]

Votre cahier des charges pour réaliser cet exercice !

QUESTIONS A VOUS POSER

1. Quelle est votre cible ? Equipe OU nouveaux arrivants OU journalistes ?

2. Quel est votre besoin en faisant cette présentation ?

3. Quels sont les besoins de votre auditoire ?

4. Quel objectif (utiliser un verbe d’action)

5. Quelles sont les 3 idées fortes de ma présentation ?

6. Si votre cible ne devait retenir qu’une idée… laquelle ?

7. Quel séquençage pédagogique (ordre des écrans) ?

8. Quelles images/photos choisir pour illustrer vos propos ?

9.Quel matériel d’animation : écran, paperboard,

tableau blanc, distribution de docs, d’objets… ?

Après cette formation, ce

que je trouve : Important : …………………….

Astucieux : …………………....

Utilisable : …………………..…

À creuser avec xxx : ……..…..

A tester avec mon équipe : xxx

A appliquer pour ma présentation

xxx de décembre

Documents

POWERPOINT : ASTUCES ET POINTS DE REPERE ......je l’ai installée » « J’ai été redondant par rapport à la présentation précédente » « Peu de personnes ont participé