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Classroom book
Introduction
www.keyjob.be
Key Job
1984 - 2004
C
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Table des matières
Table des matières 1
Introduction 1
LES OBJECTIFS DU COURS 1
Quelques règles de présentation 2
TROP D’INFORMATIONS TUENT L’INFORMATION 2
RENFORCER LA CLARTÉ DE LA PRÉSENTATION 4
Travailler avec PowerPoint 6
DÉMARRER AVEC POWERPOINT 6
COMPLÉTER UNE DIAPOSITIVE 8
MODIFIER LE TYPE DE MISE EN PAGE 8
AJOUTER UNE DIAPOSITIVE 9
SUPPRIMER UNE DIAPOSITIVE 9
SUPPRIMER PLUSIEURS DIAPOSITIVES 9
SE REPÉRER DANS L'ÉCRAN 11
EXPLOITER LES DIFFÉRENTES VUES 11
Définir la couleur de fond d'une diapositive 17
Présenter l’information sous forme de texte 19
INTRODUIRE LE TEXTE 19
INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE 22
AGIR SUR LA BOÎTE DE TEXTE 22
Mettre le texte en forme 25
UTILISER LA BARRE D'OUTILS 25
DÉFINIR LA MISE EN FORME DES CARACTÈRES 25
MODIFIER LA MISE EN FORME DE QUELQUES
CARACTÈRES 27
REPRODUIRE LA MISE EN FORME DES CARACTÈRES 27
APPLIQUER UNE MISE EN FORME PARTICULIÈRE 29
Mettre les paragraphes en forme 32
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LA BARRE D'OUTILS 32
UTILISER LE MENU FORMAT 32
UTILISER LES PUCES 33
CRÉER DES RETRAITS DE PARAGRAPHE 35
Présenter l’information par l’image 40
CONNAÎTRE LA BARRE D'OUTILS "DESSIN" 40
DESSINER LES FORMES À PRÉSENTER 40
MANIPULER LES OBJETS 42
POSITIONNER LES OBJETS LES UNS PAR RAPPORT AUX
AUTRES 44
MODIFIER LES PROPRIÉTÉS DES OBJETS 45
UTILISER DES IMAGES DE LA BIBLIOTHÈQUE 51
INSÉRER UN LOGO, UNE PHOTO, UN SON 55
Présenter les données sous forme de graphe 57
INTRODUIRE LES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE
DONNÉES 57
RÉCUPÉRER DES DONNÉES DÉJÀ INTRODUITES DANS
EXCEL 58
TRAVAILLER LE GRAPHIQUE 59
Présenter les informations sous forme d’organigramme 64
PAR MS-ORGANIZATION CHART 64
UTILISER LES FORMES AUTOMATIQUES 69
Travailler la mise en page du fichier 71
Imprimer la présentation 72
Uniformiser et automatiser la mise en forme 73
LES MASQUES DE PRÉSENTATION 73
LES MODÈLES DE PRÉSENTATION 78
UNIFORMISER LES COULEURS 81
Renforcer le message par l’animation 84
LES EFFETS DE TRANSITION ENTRE LES DIAPOSITIVES 84
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ATTRIBUER DES EFFETS D’ANIMATION 85
Prévoir une présentation modulable 88
MASQUER UNE DIAPOSITIVE 88
CRÉER DES BOUTONS D'ACTION 88
Effectuer la présentation 91
LES OPTIONS DE PRÉSENTATION 91
LANCER LE DIAPORAMA 91
FAIRE DÉFILER LES DIAPOSITIVES 92
MODIFIER L’ORDRE D'APPARITION DES DIAPOSITIVES 92
Introduction
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1
Introduction
Lors de cette formation, vous apprendrez à :
Maîtriser les effets visuels qui renforceront la consistance de votre exposé oral Présenter vous-même l’information sous une forme qui rendra votre exposé
plus consistant Apporter un effet visuel esthétique à votre présentation
LES OBJECTIFS DU COURS
Présenter une information efficace
La compréhension d’un orateur sera rendue d’autant plus efficace que :
la structure du contenu de la présentation sera construite; la mise en forme de cette information sera adéquate à la transmission de
l’information.
Nous verrons dès lors quelles règles sous-tendent :
la construction de la structure d’une série d’informations à transmettre; les règles qui augmentent l'impact d’une présentation visuelle.
Certains choix dans la présentation vont renforcer la compréhension de l’exposé :
la position des objets sur la feuille; la constance et l’harmonie de la présentation; l’ordre et la vitesse d’apparition des éléments à l’écran.
Quelques règles de présentation
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Quelques règles de présentation
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Doser l'information diffusée Porter attention à la mise en forme de la présentation
TROP D’INFORMATIONS TUENT L’INFORMATION Pour bien préciser cette pensée, il faut dire que la qualité de la présentation n’est en rien proportionnelle à la quantité des informations transmises.
"Entre deux mots, il faut choisir le moindre" Paul Valéry
La limite de la mémoire à court terme de l’homme est de
6 informations Au-delà de 6 informations simultanées, il y a saturation de la mémoire.
Il sera utile de n’insérer que les informations significatives.
L’effet "biberon mal réglé"
Pour qu’un bébé apprécie son biberon, il faut respecter les règles suivantes :
lui donner des aliments en rapport avec sa maturité; régler la tétine selon sa capacité d’ingurgiter les éléments.
Le biberon est assez similaire à la présentation d’information.
Il faut penser à :
diffuser une information adaptée au public; présenter l’information étape par étape pour éviter la saturation de la
mémoire immédiate des auditeurs.
Choisir le code d'information à transmettre
La familiarité avec certains codes d’informations rend l’information plus facilement mémorisable.
Remarque
Veillez à ne pas dépasser
cette limite d’informations
dans les diapositives
Quelques règles de présentation
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Exemple : Pour celui qui ne comprend pas le néerlandais, la liste de gauche sera plus vite mémorisée que celle de droite. Ces deux listes ont pourtant la même signification.
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag
Pratiquement, il faudra :
augmenter plutôt le nombre de diapositives (slides) que la quantité de texte;
vérifier si l’information transmise est absolument nécessaire; mettre la mise en forme et la décoration au service de l’information à
transmettre.
Quelques règles de présentation
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RENFORCER LA CLARTÉ DE LA PRÉSENTATION En matière de présentation, il convient de présenter quelques règles de lisibilité.
La position du texte dans l’espace
En Occident, le sens de lecture auquel nous sommes habitués est
de gauche à droite; de haut en bas.
Contraster les couleurs
Plus le contraste est grand, plus le texte sera lisible.
L’idéal serait donc d’utiliser le noir sur fond blanc ou le blanc sur fond noir.
Eviter les "couples pièges"
Deux couples de couleurs sont plus que d’autres confondus par des personnes mal voyantes. Ce sont les couples :
rouge et vert; bleu et jaune.
Remarque
Dans unmouvement de
balayagevisuel, lespositions
spatiales lesplus proches
de la flècheseront lespremières
détectées parl’œil.
Remarque
Veillez donc àéviter ces
couples decouleurs dans
des tonspastel.
Quelques règles de présentation
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Choisir les polices de caractères
Certaines caractéristiques comme l'empattement par exemple rendent certaines polices plus lisibles que d'autres.
Police avec empattement
Times New Roman
Police sans empattement
Arial
Le texte Le texte
Dans l'objectif de rendre la présentation plus agréable et lisible, il faut souvent établir un compromis entre l'esthétique et le pratique.
Choisir les bons médias
"Un bon dessin vaut mieux qu'un long discours" Sagesse populaire
Pour présenter l’information, n'hésitez pas à faire appel à différentes techniques :
Média Contenu de l’information
texte des énumérations;
graphique des données chiffrées;
tableau des comparaisons;
organigramme des informations structurées;
dessin car un bon dessin vaut mieux qu'un long discours.
Remarque
Dans le choixdes polices de
caractères, ilest bon de ne
pas dépasser 3polices
différentes parslide.
Travailler avec PowerPoint
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Travailler avec PowerPoint
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Lancer l'application Débuter une nouvelle présentation Connaître votre environnement de travail Maîtriser les avantages des différents types d'affichage à l'écran
DÉMARRER AVEC POWERPOINT
Démarrer PowerPoint
Avant de vous lancer dans la création de votre première présentation, voyons ensemble comment démarrer votre travail.
1. Cliquez sur le bouton de la barre des tâches et choisissez PROGRAMS (PROGRAMMES) POWERPOINT.
2. PowerPoint vous demande de spécifier le type de document à ouvrir ou à créer :
3. Vous avez la possibilité de choisir entre :
Travailler avec PowerPoint
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Un assistant sommaire automatique (AUTOCONTENT WIZARD)
PowerPoint crée tout pour vous (même le texte !);
Un modèle (TEMPLATE) PowerPoint balise votre présentation en proposant un fond de couleur, les caractéristiques de la police,…
Une nouvelle présentation (BLANK PRESENTATION)
vous définissez tous les paramètres;
Ouvrir une présentation existante (OPEN AN EXISTING PRESENTATION)
Si vous choisissez cette option, la liste des derniers fichiers utilisés devient accessible et vous retrouvez facilement la présentation qui vous intéresse avec la barre de défilement.
4. Si vous choisissez de commencer une nouvelle présentation, la boîte de dialogue NEW SLIDE (NOUVELLE DIAPOSITIVE) apparaît.
Powerpoint vous renvoie le type decontenu du layout choisi.
5. Choisissez parmi les nombreuses possibilités de mise en page (layout).
une diapositive avec un titre et un sous-titre; une diapositive avec un titre et une liste à puces (bullets); une diapositive avec un titre et un graphe; ...
Travailler avec PowerPoint
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COMPLÉTER UNE DIAPOSITIVE La diapositive choisie comporte des zones qui devront être complétées par du texte, du graphisme, une image, une liste à puces,.... Pour ce faire, positionnez votre curseur sur la zone concernée et cliquez avec le bouton gauche pour obtenir un curseur d'insertion.
De nombreux outils de mise en forme de caractères et de paragraphes sont à votre disposition.
MODIFIER LE TYPE DE MISE EN PAGE Si vous désirez revenir sur la mise en page choisie lors de la création de la diapositive :
1. Sélectionnez la diapositive à modifier ou positionnez votre curseur dans une des zones de la diapositive.
2. Cliquez sur le bouton (TÂCHES COURANTES) de la barre d'outils FORMAT.
3. Choisissez l’option (MISE EN PAGE DES DIAPOSITIVES).
4. Choisissez un nouveau type de mise en page dans la boîte de dialogue SLIDE LAYOUT (MISE EN PAGE DES DIAPOSITIVES).
5. Validez votre choix en cliquant sur (RÉAPPLIQUER).
Travailler avec PowerPoint
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AJOUTER UNE DIAPOSITIVE Votre présentation s'enrichira au fur et à mesure de sa création de diapositives supplémentaires. Pour choisir dans la liste des modèles de diapositives, cliquez sur le bouton NOUVELLE DIAPOSITIVE de la barre d'outils STANDARD .
Le résultat sera le même si vous utilisez les menus INSERT (INSÉRER) NEW SLIDE (NOUVELLE DIAPOSITIVE).
SUPPRIMER UNE DIAPOSITIVE En fonction du mode d'affichage utilisé, plusieurs techniques permettent de supprimer une diapositive.
En mode trieuse de diapositives :
1. Cliquez sur la diapositive à supprimer de manière à la sélectionner.
2. Appuyez sur la touche DELETE (SUPPRIMER).
Dans les autres modes :
1. Cliquez sur le symbole diapositive que vous apercevez dans les zones de plan de l'écran.
2. Appuyez sur la touche DELETE (SUPPRIMER).
SUPPRIMER PLUSIEURS DIAPOSITIVES En mode trieuse de diapositives, vous avez la possibilité de sélectionner un bloc de diapositives .
1. Cliquez sur la première diapositive à supprimer.
2. Maintenez la touche SHIFT enfoncée.
3. Cliquez sur la dernière diapositive à supprimer. Vous obtenez un bloc de sélection.
4. Appuyez sur la touche DELETE (SUPPRIMER).
Pour effacer des diapositives qui ne se suivent pas dans votre présentation, cliquez sur chaque diapositive à supprimer tout en maintenant la touche CTRL enfoncée. Vous obtenez ainsi une sélection discontinue qui peut être effacée.
Travailler avec PowerPoint
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Exercice 1. Démarrez une nouvelle présentation. Choisissez une diapositive de titre et complétez-la.
Travailler avec PowerPoint
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SE REPÉRER DANS L'ÉCRAN
L’écran de Powerpoint a la particularité de se diviser en trois parties :
En cliquant simplement dans l'une des parties de l'écran, vous aurez la possibilité de modifier votre présentation. Ces espaces sont modulables à l'écran. Vous obtenez le curseur II en plaçant votre souris sur les lignes grises de séparation. En faisant un cliquer-glisser, vous aurez la possibilité d'adapter votre écran.
Comme dans les autres applications Office, vous retrouvez une zone de titre, de barre d'outils,…
EXPLOITER LES DIFFÉRENTES VUES Au fur et à mesure de l'élaboration de la présentation il est très utile de passer d'un mode d'affichage à l'autre pour tantôt travailler dans la diapositive, tantôt avoir une vue d'ensemble. Pour ce faire, utilisez les boutons qui se trouvent dans le coin inférieur gauche de votre écran.
Zone plan
Zone de commentaires
Aperçu de la diapositive
Travailler avec PowerPoint
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Le mode "Normal" (Normal View)
Par ce mode, vous effectuez n'importe quelle modification (texte, images, objets).
Vous organisez la structure des diapositives de votre présentation.
Travailler avec PowerPoint
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Le mode "Plan" (Outline View)
Ici, le texte est roi.
Les graphiques, couleurs et autres sont balayés.
L’ensemble de votre présentation peut être construit à partir d’ici.
Par ce mode de travail, vous ajoutez, modifiez et réorganisez rapidement votre texte.
Vous modifiez aisément la structure générale de la présentation, l'importance de chaque paragraphe et même les listes à puces.
Travailler avec PowerPoint
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Le mode "diapositive" (Slide View)
La diapositive occupe la majorité de l'espace de l'écran.
Ce mode de travail ne permet de travailler que dans une seule diapositive à la fois.
Travailler avec PowerPoint
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Le mode "Trieuse de diapositives" (Slide Sorter View)
Ce mode affiche les diapositives de votre présentation en miniatures.
En un rapide coup d'oeil, vous vérifiez l'ensemble de votre présentation, y compris le texte et les graphismes.
Vous avez ainsi une vue d'ensemble de la présentation.
De plus, vous pouvez déplacer les diapositives en les faisant glisser à l'écran.
Cette vue vous permet également de supprimer et d'insérer des diapositives à un endroit précis,…
Travailler avec PowerPoint
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Le mode "Diaporama" (Slide Show)
Les diapositives apparaissent avec les animations et les transitions en plein écran. C’est le mode de travail utilisé pour la présentation à l’écran.
Vous aurez dans ce mode de travail la possibilité de faire défiler les écrans à l'aide de la souris ou du clavier.
Exercice 2. Ajoutez une nouvelle diapositive de titre à votre présentation. Complétez la diapositive et visualisez la présentation en mode Trieuse de
diapositive (Slide sorter view). Déplacez cette diapositive en tête de présentation.
Définir la couleur de fond d'une diapositive
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Définir la couleur de fond d'une diapositive
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Modifier et personnaliser le fond des diapositives de la présentation
Par défaut, PowerPoint ouvre des diapositives avec un fond blanc. Libre à vous de modifier cette présentation :
1. Faites un clic droit dans la diapositive et choisissez l'option BACKGROUND (ARRIÈRE-PLAN).
2. Vous aboutissez dans la boîte de dialogue BACKGROUND (ARRIÈRE-PLAN).
3. En cliquant sur (EFFETS DE REMPLISSAGE), vous avez la possibilité de choisir un dégradé, une texture, un motif ou une image comme arrière-plan.
4. Confirmez votre choix en cliquant sur (APPLIQUER PARTOUT) ou (APPLIQUER) si votre choix ne concerne que la diapositive
sélectionnée.
Définir la couleur de fond d'une diapositive
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Exercice 3. Appliquez un dégradé bleu et blanc à l'arrière-plan de vos diapositives.
Présenter l’information sous forme de texte
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Présenter l’information sous forme de texte
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Indiquer votre texte dans les zones de texte des diapositives Gérer et hiérarchiser vos paragraphes Créer une zone de texte indépendante Modifier cette zone de texte
INTRODUIRE LE TEXTE Veillez à choisir une diapositive comportant une zone de texte.
Titre Titre et liste numérotée Titre, liste numérotée et objet
Des zones prédéfinies vous permettent d'introduire votre texte. Cliquez dans la zone qui vous intéresse et votre curseur se positionne automatiquement.
Les diapositives servent de support à votre présentation. N'hésitez pas à les structurer en ajoutant des paragraphes et en indiquant leur niveau d'importance.
Comme vous travaillez au niveau du texte de la diapositive, mieux vaut utiliser l'affichage Plan (Outline View). Pensez à afficher la barre d'outils OUTLINING (PLAN).
Ajouter des paragraphes
1. Cliquez à la fin d'un paragraphe.
2. Appuyez sur la touche ENTER. Votre nouveau paragraphe s'insère et votre curseur est directement positionné.
Diminuer l’importance des paragraphes
1. Cliquez dans le paragraphe.
2. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils ou appuyez sur la touche TAB.
Présenter l’information sous forme de texte
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Dans la zone plan de l'écran, remarquez le déplacement de votre paragraphe vers la droite. Dans votre diapositive, cette modification d'importance se traduira par un changement des caractéristiques des caractères et par un glissement du paragraphe vers la droite.
Augmenter l’importance des paragraphes
1. Cliquez dans le paragraphe.
2. Cliquez sur le bouton ou appuyez sur les touches SHIFT + TAB .
Le niveau hiérarchique le plus élevé est le titre de la diapositive. Diminuer un titre de niveau revient à rassembler deux diapositives initialement distinctes. A l'opposé, attribuer le niveau d'importance d'un titre à un paragraphe scindera une diapositive en deux.
Déplacer un paragraphe
Si vous désirez qu’un paragraphe apparaisse plus tôt ou plus tard dans votre présentation :
1. Cliquez dans le paragraphe.
2. Cliquez sur le bouton ou pour le déplacer jusqu'à l'endroit convenu.
Vous pouvez ainsi déplacer votre paragraphe à travers toute la présentation.
Une puce apparaît devant chaque paragraphe. Quand vous pointez la puce, votre curseur se transforme en Ce curseur vous permet de modifier l'importance des paragraphes ou de les déplacer d'un simple geste de souris.
Déplacez-vous latéralement pour changer le niveau d'importance du paragraphe et déplacez la souris verticalement pour changer votre paragraphe de place. Remarquez l'apparition d'une ligne noire à l'écran pour vous indiquez les modifications en cours.
Remarque
Modifierl'importance
desparagraphesmodifie dans
certains cas lastructure de la
présentation.
Présenter l’information sous forme de texte
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Exercice 4. Prenez une nouvelle diapositive de type "Liste à puces". Complétez la diapositive en hiérarchisant les paragraphes.
Présenter l’information sous forme de texte
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INSÉRER UNE ZONE DE TEXTE A n'importe quel endroit de votre diapositive vous avez la possibilité d'ajouter une boîte destinée à recevoir du texte qui échappera aux mises en forme générales de la présentation.
Pour insérer ces boîtes de texte :
1. Faites venir la barre d'outils DRAWING (DESSIN).
2. Cliquez sur le bouton TEXT BOX (BOÎTE DE TEXTE).
3. Votre curseur se transforme en +.
4. Tracez les dimensions de la boîte en glissant avec la souris.
5. Relâchez le bouton de la souris. Votre boîte est créée et votre curseur est prêt à encoder votre texte.
6. Cliquez hors de la boîte pour ancrer le texte dans la diapositive.
Corriger du texte déjà introduit
1. Cliquez dans le texte à l'emplacement où vous devez effectuer des modifications.
2. Apportez les modifications nécessaires.
AGIR SUR LA BOÎTE DE TEXTE Pour toute action sur la boîte qui contient le texte, il faut préalablement sélectionner cette boîte.
1. Cliquez sur la boîte de texte.
2. Les limites de la boîte de texte apparaissent sous la forme d'un cadre grisé comportant des carrés de sélection.
"Le texte en PowerPoint est vraiment considéré comme un objet"
Remarque
Ne vous préoccupez pas de la hauteur de la
boîte.PowerPoint adapte
automatiquement la hauteur au nombre de
lignes enregistrées.
Présenter l’information sous forme de texte
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Remarquez la différence entre ces deux sélections de boîtes effectuées par un clic de souris :
La première sélection est une sélection de la boîte proprement dite. La deuxième figure, quant à elle, comprend un curseur et un autre type d'encadrement. Dans le deuxième cas, vous vous situez en fait au niveau du contenu de la boîte.
Pour vous placer au niveau de la boîte, vous devez cliquer une deuxième fois sur la bordure de traits obliques.
Vous obtenez l'un ou l'autre cas en fonction de l'endroit où vous cliquez avec la souris.
Lorsque vous approchez la souris de la boîte de texte votre curseur se transforme
en au niveau des bordures.
Votre curseur se transforme en pour indiquer une action au niveau du contenu.
A vous de choisir le moment de cliquer en fonction de ce que vous voulez faire.
Déplacer une boîte de texte
1. Pointez un bord de la boîte.
2. Cliquez et faites glisser la boîte sur la diapositive.
Modifier la taille de la boîte texte
Le fait de sélectionner la boîte permet également de spécifier manuellement ses dimensions.
1. Pointez une des poignées blanches du contour de la boîte.
2. Quand votre curseur se transforme en une double flèche vous pouvez modifier la forme de votre boîte.
Remarque
La hauteur de la boîte de
texte s'adapte à la quantité de
texte.
Présenter l’information sous forme de texte
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Supprimer une boîte de texte
1. Sélectionnez la boîte de texte. Si votre curseur clignote dans la boîte, vous devez cliquer une deuxième fois sur le contour pour vous placer au niveau de la boîte proprement dite et non au niveau de son contenu.
2. Cliquez sur la touche DELETE (SUPPRIMER) du clavier.
3. La boîte de texte disparaît.
Mettre le texte en forme
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Mettre le texte en forme
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Être attentif aux options proposées par les barres d'outils Adapter la mise en forme des caractères Sélectionner les éléments de votre présentation Reproduire la mise en forme des caractères Utiliser la mise en forme WordArt
UTILISER LA BARRE D'OUTILS Si la barre d'outils Formatting (Format) n'est pas visible :
Faites un clic droit sur n'importe quelle barre d'outils de manière à obtenir le menu contextuel qui vous permet d'afficher la barre de format :
Vous pouvez, à partir de cette barre d'outils, définir dans certaines mesures la mise en forme des caractères et des paragraphes.
DÉFINIR LA MISE EN FORME DES CARACTÈRES Pour donner de l'intensité à votre présentation, n'hésitez pas à faire varier les attributs des caractères utilisés. Cela rompt la monotonie et permet de mettre certains points en évidence.
La barre d'outils de format vous propose les options suivantes :
cliquez sur les flèches pour choisir un autre type de police de caractères et/ou une autre taille;
gras, italique, souligné, ombré;
augmente ou diminue la taille des caractères;
permet de choisir des effets d'animation pour les présentations.
D'autres modifications sont accessibles via les menus :
1. Cliquez sur le bouton droit de la souris dans une zone de texte de la diapositive et choisissez la commande FONT( POLICE).
Remarque
Pour modifier la couleur des
caractères, cliquez sur le bouton
de la barre d'outils DRAWING
(DESSIN).
Mettre le texte en forme
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2. La boîte de dialogue suivante apparaît.
3. Déterminez les mises en forme souhaitées.
4. Confirmez en cliquant sur .
Modifier la casse
Majuscule Minuscule 1re lettre Majuscule
CARACTÈRE caractère Caractère
Pour rectifier un mot introduit dans une casse inadéquate :
1. Cliquez dans le mot.
2. Utilisez les menus FORMAT CHANGE CASE (CHANGER LA CASSE).
3. Choisissez le type de casse souhaité et cliquez sur .
Remarque
Appuyezsimultanément sur les touches
SHIFT et F3.
La casse passe successivement
par les trois étapes
mentionnées dans le tableau.
Mettre le texte en forme
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MODIFIER LA MISE EN FORME DE QUELQUES CARACTÈRES PowerPoint fonctionne suivant le principe de base :
Sélection Action Autrement dit, vous devez indiquer au programme que vous souhaitez agir sur un ensemble de caractères, un mot, une phrase, un paragraphe,…
Il faut donc suivre la procédure générale suivante :
1. Sélectionnez les caractères à mettre en forme.
2. Déterminez les mises en forme à attribuer aux caractères sélectionnés.
Pour sélectionner un élément, vous pouvez faire simplement un "cliquer-glisser" mais cela peut dans certains cas s'avérer fastidieux. Des techniques de sélection sont regroupées dans le tableau qui suit.
Pour sélectionner :
1 mot 2 clics dans le mot;
1 bloc 1 clic au début du bloc + shift + 1 clic à la fin du bloc;
1 diapositive CTRL + A.
REPRODUIRE LA MISE EN FORME DES CARACTÈRES
Le bouton de la barre d'outils standard permet de recopier les spécificités d'une mise en forme sur d'autres caractères de votre présentation.
Le principe est le suivant :
1. Déterminez les caractéristiques de mise en forme sur une partie de la présentation.
2. Cliquez dans la zone qui est mise en forme.
3. Allez chercher le pinceau en cliquant deux fois sur le bouton .
4. Un pinceau se colle à votre curseur .
Remarque
En ne faisantqu'un seul clicen prenant le
pinceau, vousavez la
possibilité defaire une copie
de format.Après cela,
votre pinceause désactivera.
Mettre le texte en forme
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5. Sélectionnez les zones à mettre en forme et le tour est joué.
6. N'oubliez pas de désactiver le pinceau en cliquant sur le bouton de la barre d'outils.
Exercice 5. Complétez la diapositive et diminuez la taille des caractères. Modifiez la police.
Mettre le texte en forme
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APPLIQUER UNE MISE EN FORME PARTICULIÈRE Si vous optez pour la créativité dans vos présentations, la galerie WordArt est faite pour vous!
1. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils DRAWING (DESSIN) pour avoir accès au module WORDART GALLERY.
2. Choisissez un type d'écriture et validez avec .
3. Tapez le texte dans la boîte de dialogue et définissez les caractéristiques proposées (police, taille,..).
4. Après avoir validé avec , vous revenez dans votre diapositive et votre insertion apparaît entourée de poignées. Vous avez donc la possibilité de modifier la taille et la localisation de votre boîte. Le losange jaune tasse ou étire les caractères.
Mettre le texte en forme
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La barre d'outils WORDART fournit des outils qui modifient votre graphisme :
insère un nouveau WordArt;
édite le texte;
permet de choisir une autre catégorie;
modifie le format;
modifie la forme;
effectue une rotation;
modifie la hauteur, l'orientation, l'alignement et l'espacement des caractères.
Mettre le texte en forme
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Exercice 6. Ajoutez le WordArt à la diapositive.
Mettre les paragraphes en forme
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Mettre les paragraphes en forme
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Modifier les alignements Créer et personnaliser une liste à puces Adapter l'espacement entre les paragraphes Gérer l'espace entre les puces et les paragraphes
LA BARRE D'OUTILS La barre d'outils est d'une grande aide pour la mise en forme des paragraphes. D'un simple clic, vous pouvez :
modifier l'alignement entre les marges;
hiérarchiser votre présentation avec des numéros ou des puces;
modifier l'espacement entre les paragraphes;
déplacer vos paragraphes et/ou modifier leur importance.
Pour effectuer ces mises en forme, aucune sélection préalable n'est nécessaire. Il suffit de positionner votre curseur dans le paragraphe concerné. Une sélection sera néanmoins nécessaire si vous envisagez de mettre simultanément plusieurs paragraphes en forme.
UTILISER LE MENU FORMAT Le menu Format donne accès à des possibilités supplémentaires d'alignements et d'espacement de lignes.
Mettre les paragraphes en forme
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UTILISER LES PUCES Il est possible de choisir une mise en page de diapositive contenant une zone de liste à puces. La diapositive s'affiche avec un style de puce préétabli.
Rien ne vous empêche cependant de modifier ces propositions.
1. Sélectionnez la boîte de texte.
2. Faites un clic avec le bouton droit de la souris et choisissez le menu BULLETS AND NUMBERING (PUCES ET NUMÉROS).
3. Choisissez un autre modèle de puce, modifiez-en la taille et validez avec .
Personnaliser vos listes de puces
Dans la boîte de dialogue précédente vous avez deux boutons qui donnent d'autres modèles de puces que ceux qui vous sont proposés.
Le bouton (IMAGE) ouvre la boîte PICTURE BULLET (PUCE DESSINÉE).
Mettre les paragraphes en forme
Pow
erpo
int
2000
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Le bouton (CARACTÈRE) quant à lui ouvre la boîte :
Le champ BULLETS FROM (ORIGINE DES PUCES) donne accès à plusieurs polices. Le type de caractère s'affiche à chaque fois dans la boîte. Il vous reste à faire votre choix en cliquant sur le symbole et en validant avec le bouton . Le symbole inséré fera alors office de puce dans votre sélection.
Remarque
Si vousinsérez une
puce à partirdes Images
de la gallerie,vous n'avez
pas lapossibilité
d'en modifierla couleur.
Mettre les paragraphes en forme
Pow
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int
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CRÉER DES RETRAITS DE PARAGRAPHE Pour travailler les retraits, affichez la règle dans le haut de l’écran. Passez par les menus VIEW (AFFICHAGE) RULER (RÈGLE).
1. Positionnez-vous dans le paragraphe à modifier.
2. Vous apercevez un sablier en trois parties dans la règle.
3. Cliquez sur la partie inférieure du sablier .
4. Maintenez le bouton enfoncé et déplacez le sablier vers la droite.
5. Le paragraphe entier se déplace en fonction du mouvement demandé.
Ce sablier est en fait composé de trois éléments qui produisent des effets différents. Il faut donc être très précis au moment de cliquer avec la souris.
Boîte de texte, titre Listes à puces
Triangle supérieur Retrait de la première ligne Retrait de la première ligne
Les puces et le reste du texte reculent jusqu'à la position de la base du sablier
Triangle inférieur Retrait négatif (texte en entier sauf la première ligne)
Retrait du texte dans son entièreté.
Les puces reculent jusqu'au triangle supérieur
Base Retrait à gauche Retrait du texte et des puces
Remarque
Le retraitnégatif ne sefait pas dans
les listes.
Mettre les paragraphes en forme
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Modifier l’écartement entre la puce et le texte
Augmenter l’écart entre la puce et le texte accroît la lisibilité.
1. Positionnez-vous dans le paragraphe dont vous désirez écarter le texte de la puce.
2. Cliquez sur la partie médiane du sablier dans la règle.
3. Maintenez le bouton de la souris enfoncé tout en déplaçant la souris vers la gauche ou vers la droite.
4. Relâchez le bouton de la souris et le retrait est modifié.
Mettre les paragraphes en forme
Pow
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int
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Exercice 7. Créez une deuxième diapositive pour séparer la Bretagne et la Vendée. Augmentez les espacements entre les paragraphes et la taille des caractères. Modifiez les puces. Modifiez le retrait des paragraphes et des puces. Supprimez le WordArt.
Mettre les paragraphes en forme
Pow
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Aligner des éléments à l’intérieur des paragraphes
1. Cliquez dans la boîte texte.
2. Vous avez un "réservoir" de tabulations à gauche de la règle.
3. En cliquant plusieurs fois sur ce bouton, vous obtenez successivement les différents types de tabulation.
alignement à gauche de la tabulation;
centrage;
alignement à droite;
alignement par rapport à la décimale.
4. Après avoir choisi le bon type de tabulation, cliquez dans la zone grisée sous la mesure de la réglette.
5. Votre tabulation est positionnée.
Remarque
Vous n'avezpas accès auxtabulations si
vous n'êtespas positionnédans une boîte
de texte.
Mettre les paragraphes en forme
Pow
erpo
int
2000
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Exercice 8. Prenez une nouvelle présentation et créez l'exemple suivant.
Présenter l’information par l’image
Pow
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int
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Présenter l’information par l’image
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Utiliser la barre d'outils "dessin" pour créer vos formes Maîtriser des techniques qui améliorent les dessins Utiliser les images de la bibliothèque Retravailler une image importée
CONNAÎTRE LA BARRE D'OUTILS "DESSIN"
Cette barre d'outils permet de créer et de modifier de nombreux types de figures. Des effets sont aussi à votre disposition pour donner libre cours à votre esprit de création.
DESSINER LES FORMES À PRÉSENTER Le principe est simple :
1. Sélectionnez le type de forme à dessiner dans la barre d'outils.
2. Votre curseur se transforme en .
3. Maintenez le bouton de la souris enfoncé, tracez la forme et lâchez le bouton de la souris.
Présenter l’information par l’image
Pow
erpo
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Tracer des formes prédessinées
PowerPoint possède un super outil : les FORMES AUTOMATIQUES (AUTOSHAPES).
Grâce à celui-ci, plus besoin d'être un artiste pour pouvoir tracer étoiles, flèches ou autres formes plus évoluées.
Tracer une ligne droite ou un objet "parfait"
1. Maintenez la touche SHIFT enfoncée pendant le traçage de votre forme.
2. Vous obtiendrez selon la forme tracée : un carré au lieu d’un rectangle; un cercle au lieu d’une ellipse; une ligne parfaitement horizontale, verticale ou oblique à 45°.
Tracer plusieurs fois le même type d'objet
1. Cliquez deux fois sur le bouton de la forme dans la barre d'outils.
2. Vous pouvez tracer la forme le nombre de fois que vous le désirez.
3. Désactivez la forme en cliquant à nouveau sur le bouton.
Pour procéder de la sorte avec les formes automatiques, vous devez créer une barre d'outils flottante.
Pour cela, cliquez sur la barre grise qui devient bleue quand votre pointeur est positionné dessus et faites glisser la barre contenant les formes sur l'écran.
Vous obtenez une barre d'outils spécifique pour tracer toutes les formes automatiques.
Remarque
Après avoirsélectionné votretype de forme, il
suffit de faire un clicdans la diapositive
pour obtenir uneforme parfaite qui
sera par la suitecomplètement
modifiable.
Présenter l’information par l’image
Pow
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MANIPULER LES OBJETS Pour manipuler un objet (ou en modifier ses propriétés), il faudra toujours préalablement le sélectionner, selon le principe
Sélection Action
Sélectionner les objets
Cliquez sur l’objet de manière à le voir entouré de petits carrés
Objet non sélectionné Objet sélectionné
Peut-être voulez-vous effacer plusieurs objets sur la page, déplacer ou changer la couleur de plusieurs objets en même temps.
Rien de plus simple si vous utilisez le principe de la sélection multiple.
1. Tracez avec la souris une zone qui englobe la totalité des objets à sélectionner.
2. Relâchez la souris et tous les objets seront sélectionnés.
Remarque
Cliquez surchaque objeten gardant latouche SHIFT
enfoncéepour faire une
sélectionspécifique.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Sélectionner tous les objets de la page
Choisissez l'option SELECT ALL (SÉLECTIONNER TOUT) du menu EDIT (EDITION).
Effacer un objet
1. Cliquez sur l’objet pour le sélectionner.
2. Appuyez sur DELETE (SUPPRIMER).
Déplacer un objet
1. Sélectionnez l’objet.
2. Déplacez-le d'un endroit à l’autre avec la technique "drag & drop".
Agrandir ou rétrécir un objet
1. Attrapez une des poignées de l'objet.
2. Glissez vers l'extérieur pour l’agrandir et vers l'intérieur pour le réduire.
Agrandir ou rétrécir un objet proportionnellement
Maintenez la touche SHIFT enfoncée et tirez une des poignées de coin de l'objet.
Rectifier le tracé d'une forme automatique
Certaines formes automatiques permettent de rectifier leur tracé.
Forme 1 Forme 2 Forme 3
1. Cliquez sur le petit losange jaune le long de la forme.
Remarque
Utilisez lacombinaisonCTRL et A.
Présenter l’information par l’image
Pow
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2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et glissez afin d’obtenir la forme espérée.
3. Lâchez le bouton de la souris.
POSITIONNER LES OBJETS LES UNS PAR RAPPORT AUX AUTRES Pour disposer les objets avec précision sur la diapositive, vous disposez de deux outils visuels dans le menu VIEW (AFFICHAGE) la règle et les guides.
Aligner les objets
1. Sélectionnez les objets à aligner.
2. Cliquez sur la commande DRAW (DESSINER) ALIGN OR DISTRIBUTE (ALIGNER OU RÉPARTIR).
3. Choisissez parmi les types d’alignements proposés.
Modifier la superposition des objets à l'écran.
Si vous souhaitez récupérer un objet caché derrière un autre :
1. Sélectionnez l'objet qui apparaît au premier plan.
2. Choisissez DRAW (DESSIN) ORDER (ORDRE) SEND TO BACK (METTRE À L’ARRIÈRE-PLAN).
3. L'objet caché réapparaît.
Remarque
EnPowerPoint,c'est l'ordrede traçagequi définit
l'apparitiondes objets à
l'écran.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Exercice 9. Réalisez la diapositive suivante :
MODIFIER LES PROPRIÉTÉS DES OBJETS
Modifier la couleur de remplissage des objets
1. Sélectionnez le(s) objet(s).
2. Cliquez sur le bouton pour changer le remplissage des objets.
(EFFETS DE REMPLISSAGE) donne accès aux options de la boîte de dialogue suivante :
Présenter l’information par l’image
Pow
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(Dégradé)
remplit l'objet avec une couleur en dégradé (vers le noir si on déplace le curseur vers DARK(SOMBRE) ou vers le blanc si on déplace le curseur vers LIGHT (CLAIR)).
Par ailleurs vous pouvez opter pour un dégradé de 2 couleurs ou un des dégradés déjà définis (PRESET);
(Texture)
donne un effet de matière;
(Motif)
propose une panoplie de motifs à couleurs variables;
(Image)
permet de remplir l’objet avec une image scannée ou importée.
Modifier les propriétés du contour des objets
1. Après avoir sélectionné l’objet, cliquez sur le bouton pour en modifier le contour.
2. Choisissez parmi les couleurs proposée ou cliquez sur MORE LINE COLORS (AUTRES COULEURS) pour obtenir d’autres possibilités.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Le bouton (LIGNES AVEC MOTIF) permet d’utiliser des motifs semblables à ceux utilisés pour le remplissage des objets.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Utiliser le bouton droit de la souris
Le bouton droit de la souris donne accès à une boîte de dialogue offrant toutes les options de modification :
1. Sélectionnez l’(les) objet(s) à modifier.
2. Faites un clic avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option
(FORMAT DE LA FORME).
3. Procédez aux modifications nécessaires et validez avec .
Copier les attributs d'un objet vers un autre.
1. Sélectionnez l'objet qui possède les caractéristiques voulues.
2. Cliquez sur le bouton de la barre d’outils STANDARD .
3. Sélectionnez ensuite l'objet à mettre en forme.
Dupliquer un objet
1. Sélectionnez l’objet à dupliquer.
2. Cliquez sur la commande EDIT (EDITION) DUPLICATE (DUPLIQUER) .
Remarque
Appuyezsimultanémentsur les touches
Ctrl et D.
Présenter l’information par l’image
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Quelques outils supplémentaires
La barre d’outils DRAWING (DESSIN) permet en outre :
et de modifier les styles de lignes;
d’ajouter des flèches;
d’ajouter une ombre;
de créer un effet 3D.
Effectuer une rotation
1. Sélectionnez l’objet et cliquez sur le bouton de rotation .
2. L’objet apparaît entouré de boules vertes.
3. Placez votre curseur sur l’une des boules. Cliquez et effectuez un mouvement de rotation avec la souris pour faire tourner l’objet.
4. Désactivez le bouton de rotation.
Introduire du texte dans un objet 1. Sélectionnez l’objet dans lequel vous désirez ajouter du texte
2. Tapez votre texte.
3. Appuyez deux fois sur ESCAPE ou cliquez hors de l'objet pour valider votre saisie.
Présenter l’information par l’image
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Exercice 10. Après avoir modifié légèrement le tracé de la forme tel que montré ci-dessous,
remplissez-la avec une couleur dégradée et modifiez-en le contour.
Utilisez le bouton pour copier les attributs ainsi définis de cet objet vers un autre.
Exercice 11. Créez votre logo suivant le modèle ci-dessous :
Présenter l’information par l’image
Pow
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UTILISER DES IMAGES DE LA BIBLIOTHÈQUE Peut-être ne vous sentez-vous pas toujours une âme d'artiste et quand bien même, il n'est pas toujours évident de dessiner certaines choses.
Vous pouvez utiliser les images de la bibliothèque :
1. Cliquez sur l'icône de la barre d’outils DRAWING (DESSIN).
2. Vous entrez dans la bibliothèque de dessins classés par catégories (CLIPART).
3. Choisissez une catégorie. Sélectionnez l’image à insérer en cliquant sur le bouton gauche de la souris.
4. Cliquez sur le bouton INSERT CLIP(INSÉRER L'IMAGE) de la barre d'outils spécifique qui est apparue.
5. Fermez la boîte de dialogue.
6. A partir de ce moment, l’image est insérée dans votre document.
Remarque
Après avoirpositionné
votre pointeursur l'image de
votre choix,vous pouvez la
glisser enmaintenant le
bouton gauchede la souris
enfoncé, versl'emplacementvoulu sur votre
diapositive
Présenter l’information par l’image
Pow
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7. Libre à vous d'en modifier la taille ou la position.
Exercice 12.
Prenez une nouvelle diapositive . Insérez une image de la bibliothèque dans la zone prévue à cet effet. Complétez la liste à puces.
Exercice 13. Terminez votre logo.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Modifier un dessin ClipArt
Chaque dessin du ClipArt est un ensemble de petits éléments graphiques regroupés en un seul objet.
1. Sélectionnez le dessin ClipArt.
2. Cliquez sur le menu DRAW (DESSIN) UNGROUP (DISSOCIER).
3. La boîte de dialogue suivante apparaît pour vous signifier que vous transformez l’objet en dessin Powerpoint.
4. Cliquez sur pour confirmer.
5. Désactivez la sélection en cliquant hors de l’image.
6. Manipulez chacune des parties comme un dessin indépendant.
Après avoir fait vos modifications, veillez à Regrouper les multiples éléments du ClipArt pour plus de facilité.
Pour cela :
1. Sélectionnez toutes les parties du dessin en cliquant et glissant avec la souris pour tracer un carré imaginaire autour des éléments du dessin.
2. Choisissez GROUP (GROUPER) dans le menu DRAW (DESSIN).
Remarque
Il est parfoisnécessaire de
dégrouper etregrouper
plusieurs foisconsécutivement
pour obtenir lesgroupes souhaités.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Exercice 14. Modifiez la couleur du pavillon en jaune entouré d'une ligne épaisse rouge. Changez la couleur du passager du bateau en vert pâle.
Présenter l’information par l’image
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INSÉRER UN LOGO, UNE PHOTO, UN SON Avant toute chose, vous devez connaître le nom, la localisation et le type de fichier à importer.
1. Positionnez-vous dans la présentation.
2. Choisissez INSERT (INSERTION) PICTURE (IMAGE) FROM FILE (A PARTIR DU FICHIER).
3. Localisez le fichier.
4. Sélectionnez-le.
5. Cliquez sur le bouton pour confirmer.
Travailler une image importée
Quelques fonctions particulières sont utilisables pour modifier les attributs d’une image importée.
Celles-ci sont disponibles via la barre d’outils PICTURE (IMAGE) qui apparaît automatiquement quand l’image est sélectionnée :
règlent le contraste et la brillance;
rogne l’image;
ajoute une bordure autour de l’image sélectionnée;
offre des options de coloriage;
remplit une zone avec la couleur du fond de page;
remet les compteurs à zéro et récupère l’image telle qu’elle était au départ.
Présenter l’information par l’image
Pow
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Rogner l’image
1. Sélectionnez l’image et activez le bouton .
2. Placez la souris sur une des poignées qui entourent l’image et déplacez la souris en cliquant.
3. En déplaçant cette poignée, vous rognez une partie de l’image.
4. Les modifications ne sont toutefois pas définitives. Tirez la poignée dans la direction opposée pour récupérer ce qui a été coupé.
Présenter les données sous forme de graphe
Pow
erpo
int
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Présenter les données sous forme de graphe
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Utiliser les graphiques pour faire passer l’information Importer des données Modifier les caractéristiques de vos graphiques
Sélectionnez le layout incluant un graphique ou cliquez sur le bouton pour insérer un graphique dans un autre type de diapositive.
Par défaut, vous obtenez un graphe de type 3D BAR et vous aboutissez dans le programme d’édition de graphiques. Ce dernier vous offre la possibilité de travailler dans la feuille de données et d’apporter les modifications souhaitées à votre graphique.
INTRODUIRE LES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE DONNÉES 1. Supprimez les données existantes en les sélectionnant et en cliquant sur la
touche DELETE (SUPPRIMER).
2. Complétez la feuille de données.
3. Cliquez sur la touche pour visualiser le graphique.
Présenter les données sous forme de graphe
Pow
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Modifier l’organisation des données
Si vous n’obtenez pas le graphe attendu, cliquez sur les boutons pour spécifier le sens de lecture des données soit en ligne, soit en colonne.
RÉCUPÉRER DES DONNÉES DÉJÀ INTRODUITES DANS EXCEL 1. Placez votre curseur dans la cellule supérieure de la feuille de données.
2. Passez par les menus EDIT (EDITION) IMPORT FILE (IMPORTER FICHIER).
3. Vous arrivez dans la boîte IMPORT FILE (IMPORTER FICHIER) qui vous permet de localiser le document à importer.
4. Sélectionnez le document et la feuille Excel à importer via la boîte d’options qui s’affiche à l’écran.
Présenter les données sous forme de graphe
Pow
erpo
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TRAVAILLER LE GRAPHIQUE 3 conseils pour exploiter les graphiques.
Choisir le bon type de graphique
C’est primordial et votre choix conditionnera même l'introduction des données.
1. Cliquez sur le bouton ou faites un clic avec le bouton droit dans la zone de graphique de manière à choisir l’option CHART TYPE (TYPE DE GRAPHIQUE) dans le menu contextuel.
2. Choisissez le graphe adéquat en fonction de vos objectifs et l’ancien graphique se transformera automatiquement.
La barre d’outils donne accès à une boîte de choix simplifiée tandis que le menu contextuel ouvre une boîte permettant des personnalisations et l’accès à un aperçu du graphique choisi.
Remarque
Les graphiques lesplus simples sontsouvent les plus
efficaces. Certainespossibilités liées aux
graphique 3Dnotamment sont très
esthétiques maisrendent l’information
totalement non-significative.
Présenter les données sous forme de graphe
Pow
erpo
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Ajouter des éléments dans le graphe
Le graphe proposé peut être complété par un titre, des étiquettes de données, …
Après avoir choisi le type de graphique :
1. Cliquez dans la zone du graphe avec le bouton droit de la souris et choisissez parmi les options du menu contextuel.
2. Définissez les différents éléments en cliquant sur les onglets appropriés.
3. Validez avec .
Améliorer et personnaliser
Très simplement :
1. Sélectionnez la partie du graphe concernée avec un double-clic.
2. Une boîte de dialogue spécifique à la sélection s’affiche, vous donnant de multiples possibilités de modification.
Présenter les données sous forme de graphe
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Procédure pour modifier le type de remplissage Les séries peuvent être remplies par une couleur, un dégradé, une texture, un motif et même une image. Autant d’options disponibles en suivant la procédure suivante :
1. Sélectionnez une série de données de votre graphique.
2. Faites deux clics avec le bouton gauche.
3. La boîte de dialogue FORMAT DATA SERIES (FORMAT DES SÉRIES DE DONNÉES) apparaît à l’écran et vous permet de définir le type de remplissage par l’onglet PATTERNS (MOTIFS).
4. En cliquant sur la touche (EFFETS DE REMPLISSAGE) vous avez la possibilité de choisir dans les autres catégories.
Remarque
Un clic droiteffectué sur
une sélectiondonne aussi
accès aumenu de
format
Présenter les données sous forme de graphe
Pow
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int
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Présenter les données sous forme de graphe
Pow
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Exercice 15.
Prenez une nouvelle diapositive . Donnez-lui un titre. Créez le graphique à partir des données suivantes. Modifiez la couleur des séries, l'emplacement de la légende, les
caractéristiques du titre et de l'axe horizontal. Ajoutez une boîte de texte.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
Pow
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int
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Présenter les informations sous forme d’organigramme
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Créer vos organigrammes Modifier la structure et le format des organigrammes
En PowerPoint, deux manières permettent de créer un organigramme :
le programme Microsoft Organization Chart; les formes automatiques et les connecteurs.
PAR MS-ORGANIZATION CHART 1. Dans la boîte de dialogue NEW SLIDE (NOUVEAU SLIDE), choisissez le type de
layout ORGANIZATION CHART (ORGANIGRAMME HIÉRARCHIQUE).
2. Double-cliquez dans la zone de l’organigramme pour lancer l’application de création.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
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Introduire les données
1. Cliquez sur une boîte de l’organigramme afin de la sélectionner.
2. Un deuxième clic entraîne l’affichage d’un menu composé, par défaut, des champs "nom" "titre" et "commentaire".
3. Introduisez vos données en prenant soin de supprimer les indications par défaut.
Sélectionner des éléments ou des parties de l’organigramme
Sélectionner une partie de l'organigramme peut s'avérer délicat dans le cas de structure complexes. Dès lors, n'hésitez pas à utiliser l'option SELECT (SÉLECTIONNER) du menu EDIT (EDITION) pour choisir facilement la partie sur laquelle vous voulez travailler.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
Pow
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Modifier la structure de l'organigramme
Ajouter des personnes supplémentaires 1. Définissez la structure hiérarchique de l'organigramme en utilisant les boutons
suivants :
subordonné;
collègue;
directeur;
assistant.
2. Après avoir choisi votre catégorie, cliquez sur l'élément de l'organigramme auquel se rapporte la personne à ajouter.
3. L'organigramme se modifie automatiquement et il ne vous reste plus qu'à compléter les informations de la nouvelle boîte.
Déplacer une personne 1. Sélectionnez la boîte à déplacer et maintenez le bouton de la souris enfoncé.
2. Faites glisser la boîte vers son nouvel emplacement.
Effacer un membre de l'organigramme 1. Cliquez sur la boîte à supprimer.
2. Appuyez sur la touche DELETE (SUPPRIMER) du clavier.
Organiser la position spaciale des boîtes L'organigramme est créé suivant une structure "pyramidale". Au plus vous ajoutez des subordonnés dans un niveau, au plus l'organigramme s'étendra horizontalement.
Remarque
Cliquer trois foissur une catégoriepermet d'ajouter
trois nouvellescases en uneseule étape à
l'organigramme.
Remarque
Certainsmouvements ne
sont pas autorisés.Vous en serezavertis par un
messaged'information à
l'écran.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
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Vous avez toutefois la possibilité de modifier la situation :
1. Commencez par sélectionner les différents subordonnés d'un niveau.
2. Choisissez parmi les possibilités du menu STYLES.
Changer l'aspect des éléments de l'organigramme
Trois éléments sont modifiables :
le texte; les boîtes proprement dites; les lignes qui connectent les boîtes entre elles.
Modifier le format du texte des boîtes 1. Sélectionnez les boîtes à modifier.
2. Cliquez sur la commande TEXT FONT (POLICE) pour changer le format des caractères et l'option COLOR (COULEUR) pour modifier la couleur du texte.
Modifier l'aspect des boîtes 1. Sélectionnez les boîtes concernées.
2. Faites un clic droit dans la sélection pour obtenir le menu contextuel suivant :
Vous avez de cette manière directement accès à la couleur et à l'ombrage des boîtes ainsi qu'au style de bordure, à la couleur et au style de trait de la bordure.
Remarque
Sélectionnezle texte
proprementdit pour faire
desmodificationsindividuelles
au sein d'uneboîte.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
Pow
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Modifier les connecteurs 1. Sélectionnez les lignes avec la souris.
2. Faites un clic droit pour modifier l'épaisseur, le style et la couleur des traits.
Adapter la structure manuellement
Si la structure proposée par défaut par PowerPoint ne répond pas complètement à votre réalité, vous avez la possibilité d'utiliser des outils de traçage pour inclure des personnes supplémentaires.
Pour faire apparaître ces outils de traçage, passez par les menus VIEW (AFFICHAGE) SHOW DRAW TOOLS (AFFICHER LES OUTILS DE DESSIN).
trace des lignes droites;
trace des lignes dans n'importe quelle direction;
crée des connections supplémentaires;
trace des boîtes.
Pour compléter une boîte tracée manuellement, cliquez sur le bouton pour tracer une boîte de texte.
Revenir dans la présentation
1. Cliquez sur la commande FILE (FICHIER) EXIT AND RETURN TO PRESENTATION (QUITTER ET REVENIR DANS LA PRÉSENTATION).
2. Un double-clic sur l’organigramme ouvrira à nouveau l'assistant de création.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
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Exercice 16. Réalisez l'organigramme suivant :
UTILISER LES FORMES AUTOMATIQUES Les formes automatiques donnent accès à :
des formes classiques;
des connecteurs pour relier les formes entre elles.
Lorsque vous tracez les connecteurs, des carrés bleus s'affichent sur la forme automatique sélectionnée. Ils représentent le point d'ancrage des connecteurs sur la forme. Après le traçage, les extrêmités du connecteur sont représentées par un carré rouge.
Présenter les informations sous forme d’organigramme
Pow
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Exercice 17. Réalisez la structure suivante :
Travailler la mise en page du fichier
Pow
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Travailler la mise en page du fichier
Par défaut, vous travaillez dans le format paysage (landscape) pour toute la présentation.
Pour modifier l'orientation des diapositives :
1. Cliquez sur la commande FILE (FICHIER) PAGE SETUP (MISE EN PAGE).
2. La boîte de dialogue PAGE SETUP s’affiche, vous permettant de définir diverses caractéristiques :
Le type de présentation souhaité
Taille des slides
Remarque
PowerPoint n'acceptepas des orientations
de diapositivesdifférentes dans la
même présentation.Pour combiner lesdeux orientations
vous aurez recoursaux hyperliens.
Imprimer la présentation
Pow
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Imprimer la présentation
Différents types d'impression sont possibles :
1. Cliquez sur la commande FILE (FICHIER) PRINT (IMPRIMER).
2. La boîte de dialogue PRINT (IMPRIMER) s'ouvre.
3. Le champ PRINT WHAT (IMPRIMER QUOI) permet de choisir le type d'impression.
Vous pouvez demander l'impression de :
Slides une diapositive par page;
Handouts plusieurs diapositives par page;
Notes pages commentaires;
Outline View la structure du texte de la présentation.
Uniformiser et automatiser la mise en forme
Pow
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Uniformiser et automatiser la mise en forme
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Améliorer votre travail de mise en forme du texte et de la page Modifier les attributs des formes dessinées Gagner du temps lors de la création de votre présentation Augmenter la lisibilité de votre présentation
Deux techniques différentes permettent d'améliorer votre efficacité :
la création d'un masque (master) de présentation spécifique; l'uniformisation de plusieurs présentations via les modèles (templates).
LES MASQUES DE PRÉSENTATION Les insertions d'images et de texte ainsi que les définitions de mise en forme effectuées dans le masque se retrouveront dans toutes les diapositives de la présentation.
Ce masque s'appliquera à toutes les diapositives. Il est cependant possible de créer un deuxième masque appelé Masque du titre (Title Master) spécifique aux
diapositives de titres .
Définir le masque des diapositives
Les caractéristiques communes aux différentes diapositives sont définies dans le masque de la présentation. Pour faire apparaître ce masque à l'écran :
1. Cliquez sur la commande VIEW (AFFICHAGE) MASTER (MASQUE) SLIDE MASTER (MASQUE DES DIAPOSITIVES).
2. PowerPoint ouvre la diapositive du masque.
Remarque
Maintenir la toucheShift enfoncée tout
en cliquant sur lebouton des
vues ouvre aussile masque de la
présentation.
Uniformiser et automatiser la mise en forme
Pow
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3. La diapositive est divisée en différentes zones. Sélectionnez les zones à formater et apportez-y les modifications souhaitées.
4. Revenez dans votre présentation en cliquant sur l'un des boutons de vue ou via le menu VIEW (AFFICHAGE) NORMAL.
Les diapositives seront dès lors automatiquement formatées selon les spécifications du masque.
Ajouter le numéro de page, la date ou l'heure 1. Ouvrez le masque des diapositives et sélectionnez la zone de texte
correspondante.
2. Modifiez les attributs ou l’emplacement de la boîte de texte.
3. Choisissez l’option HEADER AND FOOTER (EN-TÊTE ET PIED DE PAGE) du menu VIEW (AFFICHAGE).
4. Activez la ou les options proposées dans la boîte de dialogue.
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5. Revenez dans la diapositive.
Définir le masque des titres
Le masque des titres s'applique exclusivement aux diapositives créées à partir du
layout de diapositive de titre . Ce masque n'est pas directement accessible à l'écran. Pour l'afficher, vous devez procéder comme suit :
1. Activez le masque général.
2. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils Standard.
3. PowerPoint ouvre le masque de titre à l'écran. A vous d'y apporter les modifications voulues comme vous le feriez dans le masque général.
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4. Revenez dans votre présentation en cliquant sur les boutons de vues.
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Exercice 18. Prenez une nouvelle présentation. Créez le masque de la diapositive de l'exemple qui suit.
Exercice 19. Créez un masque de titre pour la même présentation.
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LES MODÈLES DE PRÉSENTATION Un modèle est un fichier qui contient :
une couleur de fond; des mises en forme définies pour le texte, les puces, les objets dessinés,...
La fonction des templates est de pouvoir uniformiser et automatiser la présentation sur plusieurs fichiers différents.
Il est possible :
de démarrer une nouvelle présentation sur base d’un template existant; d’appliquer un template existant à une présentation en cours de création; de créer vos propres templates.
Utiliser un modèle existant
1. Cliquez sur FILE (FICHIER) NEW (NOUVEAU).
2. La boîte de dialogue NEW PRESENTATION (NOUVELLE PRÉSENTATION) s’affiche.
3. L’onglet DESIGN TEMPLATES (PRÉSENTATIONS DESIGN) reprend une liste de modèles prédéfinis.
4. Choisissez au sein de la liste et validez en cliquant sur .
5. Créez votre présentation sur base du modèle choisi.
Appliquer un modèle à une présentation existante
1. Cliquez sur le bouton COMMON TASKS (TÂCHES COURANTES) de la barre d'outils et choisissez APPLY DESIGN TEMPLATE (APPLIQUER UN MODÈLE DESIGN).
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2. La boîte de dialogue APPLY DESIGN TEMPLATE (APPLIQUER UN MODÈLE DESIGN) apparaît.
3. Choisissez votre modèle et appliquez-le en cliquant sur le bouton .
Créer vos propres modèles
L'aspect "création du modèle" englobe le choix d'une couleur de fond et de la mise en forme du texte, l'insertion d'images ou de textes qui apparaîtront sur chacune des diapositives, …
La distinction entre une présentation normale et un modèle de présentation se marquera au moment de la sauvegarde du document.
Enregistrer le fichier comme modèle 1. Cliquez sur la commande FILE (FICHIER) SAVE AS (ENREGISTRER SOUS) qui
ouvre la boîte de dialogue SAVE AS (ENREGISTRER SOUS).
2. Spécifiez le type TEMPLATE (MODÈLE) dans le champ SAVE AS TYPE (TYPE DE FICHIER) de manière à ce que PowerPoint enregistre automatiquement le fichier dans un dossier réservé aux modèles.
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3. Cliquez sur pour confirmer l’enregistrement.
N'oubliez pas d'enlever le texte de la présentation avant de l'enregistrer comme modèle!
Exercice 20. Enregistrez la présentation "Sun Travel" comme modèle.
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UNIFORMISER LES COULEURS PowerPoint permet de jongler avec les couleurs et de les modifier pour une ou toutes les diapositives de la présentation.
Choisir une autre palette de couleurs
Par défaut, PowerPoint vous propose une palette composée de huit couleurs différentes.
Ces couleurs sont modifiables via le menu contextuel de la diapositive.
1. Sélectionnez l'option SLIDE COLOR SCHEME (JEU DE COULEURS DES DIAPOSITIVES).
2. PowerPoint vous propose d'autres palettes prédéfinies. Si elles ne répondent pas à vos attentes, personnalisez-les via l'onglet CUSTOM (PERSONNALISÉ).
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Modifier une palette de couleurs
L'onglet CUSTOM (PERSONNALISÉ) donne la possibilité de modifier individuellement tous les éléments constituant la diapositive :
l'arrière-plan; le texte et les lignes; les ombres portées; le texte du titre; les couleurs de remplissage; les autres couleurs utilisées pour attirer l'attention sur certains éléments comme
les hyperliens, les hyperliens déjà utilisés,…
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Pour changer une ou plusieurs couleurs :
1. Sélectionnez l'élément concerné et cliquez sur le bouton CHANGE COLOR (CHANGER LA COULEUR).
2. Vous arrivez dans la boîte de modification suivante :
3. Choisissez la nouvelle couleur et validez avec .
4. Vous revenez dans la boîte COLOR SCHEME (JEU DE COULEURS DE LA DIAPOSITIVE).
5. Cliquez sur le bouton APPLY TO ALL (APPLIQUER PARTOUT) pour modifier toutes les diapositives de la présentation ou sur le bouton APPLY (APPLIQUER) pour n'influencer que la diapositive sélectionnée.
Renforcer le message par l’animation
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Renforcer le message par l’animation
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Augmenter l'impact de votre message par l'utilisation d'animations adéquates Créer et définir des effets appropriés
On distingue deux types d’effets :
les effets de transition lors du passage d'une diapositive à l'autre; les effets d’animation appliqués aux objets (graphes, texte, etc…).
LES EFFETS DE TRANSITION ENTRE LES DIAPOSITIVES Vous devez définir le mode de passage d'une diapositive à l'autre lors de votre présentation en public.
1. Travaillez votre présentation en mode TRIEUSE DE DIAPOSITIVE (SLIDE SORTER VIEW).
2. Sélectionnez la première diapositive.
3. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la boîte de dialogue de transition entre les diapositives.
4. Cette boîte vous permet de définir un effet et une vitesse de transition ainsi qu'un effet sonore. Choisissez aussi entre un mode d'avancement automatique ou individuel. Vous obtenez un aperçu de chaque effet sélectionné dans la boîte de dialogue.
Remarque
Dans lesautres modes
de vue,passez par le
menu SLIDESHOW
(DIAPORAMA).
Renforcer le message par l’animation
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ATTRIBUER DES EFFETS D’ANIMATION Chaque élément de votre diapositive peut faire l'objet d'une animation spécifique. Veillez néanmoins à ne pas surcharger votre présentation d'effets inutiles et lassants pour votre auditoire.
Animer des objets
1. Sélectionnez l’objet.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez CUSTOM ANIMATION (PERSONNALISER L'ANIMATION).
3. Déterminez le type d’animation et cliquez sur le bouton Preview pour avoir un aperçu de l'effet choisi.
4. Le premier onglet permet de spécifier l'ordre et le mode d’avancement des objets animés.
5. Confirmez en cliquant sur .
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Animer les boîtes de texte
Pour capter l’attention des participants lors de votre présentation, il est parfois intéressant de faire apparaître étape par étape les différents paragraphes qui composent votre diapositive.
Temps 1 Temps 2 Temps 3 Temps 4
Il est ainsi possible de faire apparaître le texte :
avec des effets visuels différents; par niveau de paragraphe; par lettre, par mot, par paragraphe.
1. Revenez dans la boîte CUSTOM ANIMATION (PERSONNALISER L'ANIMATION).
2. Choisissez le mode d'introduction du texte et validez avec .
Il est aussi possible d’attirer plus encore l’attention des spectateurs par un effet d’estompage sur le texte passé. Pour cela, cliquez sur la flèche du champ AFTER ANIMATION (APRÈS L'ANIMATION).
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Animer les graphiques
1. Sélectionnez le graphique.
2. Le troisième onglet de la boîte CUSTOM ANIMATION (PERSONNALISER L'ANIMATION).est spécifiquement dédié aux effets sur les graphiques.
Pour vous rendre compte des effets choisis, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton PREVIEW (APERÇU) avant de valider avec .
Prévoir une présentation modulable
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Prévoir une présentation modulable
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Disposer d'une réserve de diapositives ( au cas ou..) Revenir dans une diapositive pour insister sur un point précis Accéder à tout moment à un autre endroit de la présentation
Avant votre exposé oral, vous n’avez pas systématiquement une idée précise :
de la familiarité de votre public avec le sujet de l'exposé; des questions qui seront posées par les participants; de la direction que prendra un éventuel dialogue.
Autrement dit, étant donné le caractère peu prévisible du déroulement de l'exposé, veillez à créer une présentation qui ne vous enferme pas dans un canevas rigide.
Dans cette optique, vous exploiterez :
la possibilité de masquer une diapositive; la possibilité de créer des liens entre les diapositives, vers un autre programme
ou vers Internet.
MASQUER UNE DIAPOSITIVE 1. Passez en mode SLIDE SORTER (TRIEUSE DE DIAPOSITIVE).
2. Sélectionnez la diapositive à masquer.
3. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez l’option HIDE (MASQUER).
4. PowerPoint indique que la diapositive est masquée en barrant le numéro de la diapositive .
CRÉER DES BOUTONS D'ACTION Ils permettent d'un simple clic d'afficher un autre slide ou de démarrer un fichier réalisé dans un autre programme.
1. Vous disposez de boutons dans les formes automatiques qui sont déjà associés à des actions spécifiques (retour à la première diapositive, avancer ou reculer d'une diapositive,…)
2. Choisissez un bouton et dessinez-le sur la diapositive.
Remarque
Le premierbouton est
personnalisable.
Prévoir une présentation modulable
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3. Précisez ensuite le lien à établir.
Mais vous pouvez aussi attribuer une action à réaliser à n’importe quel objet dessiné ou importé
1. Sélectionnez l’objet.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez la commande ACTION SETTINGS (PARAMÈTRES DES ACTIONS).
3. Définissez les liens dans la boîte de dialogue et validez avec .
Remarque
Le premier ongletpermet de
déterminer uneaction qui ne
s'effectuera qu'aprèsavoir cliqué sur le
bouton d'action. Ledeuxième onglet ne
nécessite qu'unpassage de souris
sur le bouton.
Prévoir une présentation modulable
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Exercice 21. Créez sur la diapositive "Vendée"de la présentation un bouton pour afficher
directement la diapositive contenant le graphique à l'écran. Créez aussi un bouton sur la diapositive de graphique pour revenir en arrière
et modifiez sa couleur.
Effectuer la présentation
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Effectuer la présentation
Par ce chapitre, vous apprendrez à :
Maîtriser les outils de présentation Présenter les informations en continu
LES OPTIONS DE PRÉSENTATION Le menu SLIDE SHOW (DIAPORAMA) donne accès à la boîte de dialogue de réglage de la présentation SET UP SHOW (PARAMÈTRES DU DIAPORAMA).
Cette boîte propose de faire une présentation en boucle, automatique ou manuelle, elle permet de spécifier un bloc de diapositives à présenter,…
LANCER LE DIAPORAMA 1. Cliquez sur le bouton dans le coin inférieur gauche de l’écran ou appuyez sur
la touche F5.
2. La présentation s’affiche en plein écran.
Effectuer la présentation
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FAIRE DÉFILER LES DIAPOSITIVES
Sans transition automatique
1. Cliquez sur le bouton gauche de la souris.
2. PowerPoint ajoute étape par étape les éléments animés prédéfinis.
Avec transition automatique
La présentation se déroule automatiquement après l'avoir lancée en utilisant la touche F5.
La touche ESC (ECH) arrête immédiatement la présentation et le clic droit donne accès au menu contextuel expliqué au point suivant.
MODIFIER L’ORDRE D'APPARITION DES DIAPOSITIVES Si vous désirez :
revenir à une diapositive précédente; afficher une diapositive cachée; mettre des éléments en évidence en les soulignant.
1. Cliquez sur le bouton droit de la souris ou sur la touche dans le coin inférieur gauche de l’écran.
2. Choisissez entre Next (Suivant) Previous (Précédent) et Go (Atteindre).
Remarque
Si vous avez défini des boutons
d'action dansvotre présentation,
il vous suffit de cliquer sur ces
boutons pour accéder aux slides
définis
Effectuer la présentation
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Les autres options
Le MEETING MINDER (AIDE-MÉMOIRE) permet d'ajouter des notes et des tâches exportables en Word ou vers l'agenda.
Le SPEAKER NOTES permet d'ajouter des commentaires par rapport aux diapositives.
Pour disposer d'un crayon à l'écran lors de votre présentation, choisissez parmi les options du POINTER OPTIONS.
L'option SCREEN (ECRAN) donne l'occasion de faire une pause ou de stopper la présentation avec un écran noir.
