Fontainebleau – Paris – Pierrefitte-sur-Seine

Forum des archivistes - Angers20-22 mars 2013

La répartition des fonds des Archives nationales sur trois sites :

penser la réorganisation de l'institution pour répondre aux besoins des usagers

Eleonore Alquier,Coordination du déménagement des fonds

22 mars 2013

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Le contexte :une réorganisation en profondeur

- 2000's – élaboration du projet d'une nouvelle « cité pour les Archives nationales »

- 2008 – la création du SCN Archives nationalesRassemblement des sites de Paris (CHAN) et de Fontainebleau (CAC) en une seule entité administrative

- 2012-2013 – déménagement des fonds

- 2013 – ouverture de la salle de lecture de Pierrefitte au public

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Le point de départ :deux sites autonomes

Paris, Centre historique des Archives nationalesInstallation bicentenaire80 kml : du VIe siècle à la fin de la IVe RépubliqueFonds clos (à l'exception des archives de la Présidence de la République)Organigramme chronologique (sections XIXe et XXe siècle)

Fontainebleau, Centre des Archives contemporainesInstallation récente (créé en 1969)Plus de 200 kml : depuis 1958Fonds ouverts (accroissement permanent par les entrées en provenance des missions ministérielles)Organigramme fonctionnel (service des entrées, service des publics, service des archives électroniques)

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Le cadre de la réorganisation :un projet scientifique, culturel et

éducatif 2013-2016

1 – Adopter une démarche active de collecte et d'enrichissement des fonds :

« Cette politique se veut volontariste, ciblée et organisée afin de mieux répondre aux attentes des services producteurs »

« Définir une véritable stratégie de collecte qui soit à la fois raisonnée et ciblée (…) ; s’impliquer davantage dans la conception et la mise en œuvre de la politique de collecte », en concertation et en articulation avec les Missions des Archives de France installées auprès de chaque ministère. »

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Le cadre de la réorganisation :un projet scientifique, culturel et

éducatif 2013-2016

2 – Concevoir la politique de traitement et de valorisation des fonds dans la continuité immédiate de la collecte :

« Concevoir, avec le bureau des Missions, une politique d’offre aux services producteurs, en nouant un dialogue beaucoup plus étroit avec les administrations ainsi que leurs comités d’histoire. » « Répondre aux légitimes attentes des services producteurs en matière de mise en valeur de leurs fonds comme, par exemple, la numérisation d’un fonds ou d’une partie de fonds d’archives ou la réalisation de publications communes. »

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Le cadre de la réorganisation :un projet scientifique, culturel et

éducatif 2013-2016

3 – Améliorer l'offre de service auprès des administrations

« Les communications administratives seront facilitées par le système d’information archivistique, par le renforcement du système de navette existant entre les Archives nationales et le bureau des Missions et par la mise à disposition d’un espace dévolu à cette fonction dans le bâtiment de Pierrefitte-sur-Seine qui permettra notamment de répondre aux demandes de communication administratives urgentes. »

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Un nouvel organigramme :Une spécialisation par secteur

ministériel

- Définir un interlocuteur privilégié par administration versante :

Département Exécutif LégislatifDépartement Intérieur JusticeDépartement Éducation Culture Affaires socialesDépartement Environnement Aménagement du territoire AgricultureDépartement Archives privées

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Une réflexion :Comment concilier les besoins des usagers et

la gestion rationnelle des espaces ?

- Les Archives nationales sur deux sites :Répartition chronologique autour de l'année 1958- Les Archives nationales sur trois sites : V1. Paris : fonds antérieurs à 1789 + Minutier central. Pierrefitte (post 1789) :

Département Exécutif LégislatifDépartement Intérieur JusticeDépartement Éducation Culture Affaires socialesDépartement Archives privées

. Fontainebleau (post 1789) :Département Environnement Aménagement du territoire Agriculture (+ département des AE et audiovisuel)

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Une réflexion :Comment concilier les besoins des usagers et

la gestion rationnelle des espaces ?

- Les Archives nationales sur trois sites : V2. Paris : fonds antérieurs à 1789 + Minutier central. Pierrefitte :

Département Exécutif LégislatifDépartement Intérieur JusticeDépartement Éducation Culture Affaires socialesDépartement Archives privéesDépartement Environnement Aménagement du territoire Agriculture

. Fontainebleau :Département des Archives nominatives et sérielles

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Une réflexion :Comment concilier les besoins des usagers et

la gestion rationnelle des espaces ?

- Tous les fonds n'appellent pas les mêmes utilisations en fonction de leur typologie

- Tous les documents ne sont pas consultés par tous les usagers :

AdministrationsChercheursCitoyens

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Accompagner le changement :Spécialiser chaque site en fonction de ses

compétences

- ParisLieu propre à la valorisation et au montage de grandes expositions

- PierrefitteCapacité d'accroissement et de conservation des fonds dans des espaces conformes aux normesAccessibilité depuis les centres de recherche (métro)

- Fontainebleau40 ans d'expérience de gestion des

communications administrationsSite conçu pour la gestion de grands volumes

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Accompagner le changement :Spécialiser chaque site en fonction de ses

compétences

Identifier les fonds conciliant :- volume important- peu de demandes en salle de lecture- beaucoup de demandes de recherches à distance et/ou de communications administratives

Quelques études statistiques par producteur et par typologie :

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Versements du Conseil d'État, section du contentieux – AN FontainebleauDossiers de procédures

103 versements

2552 ml

8738 articles

Moyenne de 3 communications pour 10 ml

Moyenne de 8 communications par versement

(total : 804 communications)

Minutes de décisions

12 versements

129 ml 694 articles

Moyenne de 35 communications pour 10 ml

Moyenne de 3 communications par versement

(total : 459 communications, dont 426 portant sur un seul versement ; peut s'expliquer par la période chronologique large couverte par ce versement : 1959-1987)

Registres de procès-verbaux et de suivi des affaires

12 versements

200 ml 1038 articles

Moyenne de 9 communications pour 10 ml

Moyenne de 4 communications par versement

(total : 191 communications, dont 151 portant sur seulement trois versements)

TOTAUX 2800 ml

1454 communications

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Versements de la Cour de Cassation, Greffe civil – AN FontainebleauDossiers de procédures

117 versements

5000 ml environ

/ Moyenne de 1 communication/10 ml

Moyenne de 5 communications par versement

(total : 621 communications, dont 108 portant sur un seul versement couvrant une période chronologique large : 1907-1959)

registres et répertoires

74 versements

63 ml 700 articles

Moyenne de 13 communication/10 ml

Moyenne de 1 communication/versement

(total : 85 communications)

Minutes 34 versements

500 ml environ

1400 articles environ

Moyenne de 31 communications/10 ml

Moyenne de 46 communications par versement

(total : 1566 communications)

Extinction des pourvois ordonnances de désistement

22 versements

100 ml environ

292 articles

Moyenne de 12 communications/10 ml

Moyenne de 3 communications par versement

(total : 117 communications, dont 52 portant sur un seul versement)

Divers (compta, chrono)

10 versements

30 ml environ

/ Moyenne de 3 communications/10 ml

Moyenne inférieure à 1 communication/versement

(total : moins de dix communications)

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Mise en œuvre de la répartition

Quelques typologies de dossiers « sériels et nominatifs »

Dossiers de carrière

Dossiers de naturalisation

Dossiers d'attribution de la Légion d'honneur

Autorisations de changement de noms, de mariages, … = dossiers de procédures judiciaires (cf. tableau détaillé Justice)

I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I

Mise en œuvre de la répartition

- Articuler le déménagement en fonction de la répartition- Aiguiller les entrées en provenance des administrations centrales

Cette répartition permet d'équilibrer les entrées entre Pierrefitte (ca. 4 kml/an) et Fontainebleau (ca. 1 kml/an)

- Informer les lecteurs de la répartition des fonds : la Salle des inventaires virtuelle- Offrir la même offre de service quel que soit le site

Mise en place d'un service de communications administratives à Pierrefitte (environ un tiers du volume globale des communications administratives traitées ?)

Fontainebleau2, rue des Archives77300 Fontainebleau

Paris60, rue des Francs-Bourgeois75141 Paris Cedex 03

Pierrefitte-sur-Seine59, rue Guynemer93380 Pierrefitte-sur-Seine

Site internet des Archives nationaleshttp://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/

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