Procédure pour la gestion des visioconférences … Benoit...CBCI envoie un courriel à l’utilisateur qui a créé la réservation dans IRIS (créateur) pour onfirmer l’ajout

Auteurs : Karine Benoit et Alexandre Vachon

Procédure pour la gestion des visioconférences

avec le nouveau pont national CBCI

RUIS de l’Université de Montréal

1er décembre 2014

Auteurs : Karine Benoit et Alexandre Vachon 2

Table des matières Mise en contexte ............................................................................................................................. 3

IRIS – Interface de réservation intégrée des systèmes de visioconférence .................................... 3

Pont national CBCI ........................................................................................................................... 3

Responsabilités de l’organisateur ................................................................................................... 4

Responsabilités du participant ........................................................................................................ 4

Responsabilités du Service de soutien technique aux activités de télésanté (SSTAT) .................... 5

Responsabilités de CBCI .................................................................................................................. 5

Responsabilités du Centre de réservation du RUIS de l’Université de Montréal ............................ 6

Étapes à suivre pour le branchement de la visioconférence .......................................................... 6

Menu disponible lors d’une visioconférence avec le pont national CBCI ....................................... 7

Informations importantes du courriel CBCI .................................................................................... 8

Organisateur – Étapes à suivre ........................................................................................................ 8

1. Organisateur de l’activité ........................................................................................................ 8

1.1 Création de la réservation dans IRIS ............................................................................ 8

Section 1 : Informations générales .............................................................................................. 9

Section 2 : Paramètres .............................................................................................................. 11

Section 3 : Personnes à aviser ................................................................................................... 12

Section 4 : Systèmes participants .............................................................................................. 13

Section 5 : Documents ............................................................................................................... 13

Section 6 : Périodicité ................................................................................................................ 14

Enregistrement de la réservation .............................................................................................. 14

1.2 Ajout des sites participants dans IRIS ........................................................................ 15

2. Participant à l’activité ............................................................................................................ 16

2.1 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de Montréal .............. 16

2.2 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de Laval ..................... 16

2.3 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de Sherbrooke .......... 17

2.4 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de McGill ................... 17

Foire aux questions (FAQ) ............................................................................................................. 18


Mise en contexte

Comme il a été annoncé par le MSSS récemment, le pont national de visioconférence TELUS a

cessé ses activités depuis le 31 octobre 2014 et a été remplacé par celui de CBCI. Depuis le

3 novembre 2014, l’application IRIS communique avec le pont national CBCI par courriel. Cette

nouvelle façon de faire avec IRIS permet aux établissements de devenir autonomes pour les

réservations de pont national CBCI. Il devient donc primordial d’utiliser IRIS pour réserver toute

activité de visioconférence.

IRIS – Interface de re servation inte gre e des syste mes de visioconfe rence

IRIS est un système de gestion des visioconférences permettant de faire la création de nouvelles

réservations et de s’inscrire à une réservation. Cette application a été créée pour permettre aux

utilisateurs d’être autonomes pour la gestion de leurs visioconférences. Le délai pour créer une

nouvelle réservation, pour s’inscrire à une activité ou pour faire une modification dans IRIS est

de 6 heures.

Pour les utilisateurs n’ayant pas de compte IRIS, veuillez-vous rendre au www.irisreservation.ca

et sous le bouton Se connecter, cliquez sur S’inscrire et complétez les champs du formulaire.

Dans un délai de 24 heures, vous recevrez un courriel de confirmation vous donnant un mot de

passe temporaire pour accéder à l’application IRIS.

Pont national CBCI

C’est l’application IRIS qui détermine le type de connexion et qui génère les demandes de pont

national à CBCI lorsque requis seulement.

Toutes les réservations dans IRIS doivent être créées en sélectionnant le type de connexion

lancement automatique. Si un pont national est requis pour connecter les appareils, IRIS bascule

alors au mode de connexion réservation seulement et envoie le courriel à CBCI pour la demande

de pont. La communication dirigée à CBCI sera envoyée automatiquement par l’application IRIS.

Pour tout problème technique, communiquez directement avec le SSTAT au

[email protected] ou au 514-345-7773, ou sans frais au 1-866-220-2659, de 7 h à

17 h, du lundi au vendredi. Il est possible de communiquer avec CBCI, pour un soutien de

3e niveau par téléphone au 1-855-270-2728, de 17 h à 20 h, du lundi au vendredi.

http://www.irisreservation.ca/


Responsabilite s de l’organisateur

Les établissements offrent le support de 1er niveau.

Les responsabilités de l’organisateur sont :

1. L’organisateur doit créer sa réservation dans IRIS. Si un pont national CBCI est requis,

IRIS l’imposera et un courriel, identifié par le titre de la réservation IRIS, sera envoyé

directement à CBCI pour réserver le pont national.

2. Dans un délai de 4 heures, l’organisateur recevra un courriel de CBCI confirmant le

numéro de la réservation du pont national. CBCI traite les réservations par courriel de

8 h 30 à 17 h, du lundi au vendredi.

3. L’organisateur doit retourner dans sa réservation IRIS pour inscrire le numéro de la

réservation du pont national CBCI. Le numéro doit être inscrit dans la colonne prévue à

cet effet sous l’onglet Mes réservations.

4. L’organisateur doit aviser l’équipe technique de son établissement de la tenue de la

visioconférence.

5. À la demande des participants, l’organisateur doit inscrire les sites participants en

ajoutant les systèmes dans la réservation IRIS. Un courriel s’envoie automatiquement à

CBCI pour les informer de l’ajout de sites participants à la réservation. De plus, le

participant reçoit un courriel d’IRIS lui indiquant que son site a été ajouté à la

réservation. Toutefois, le participant doit attendre la confirmation du site organisateur.

6. Sur réception de la confirmation de CBCI, l’organisateur doit confirmer à tous les

participants leur inscription à l’activité en leur transférant le courriel de CBCI.

Responsabilite s du participant

Les établissements offrent le support de 1er niveau.

Les responsabilités du participant sont :

1. Le participant doit s’inscrire à une activité par le calendrier des activités publiques.

2. Si l’activité à laquelle il veut participer n’est pas publique, le participant doit

communiquer directement avec l’organisateur de l’activité.

3. Le participant doit demander, à l’organisateur de l’activité, de l’inscrire à la réservation.

Le participant doit fournir l’adresse IP de sa station, l’alias E-164, le nom de sa salle, le

numéro de téléphone de sa salle et le nom de son établissement à l’organisateur.

4. Le participant est inscrit lorsqu’il reçoit une confirmation courriel de la part de

l’organisateur de l’activité.

5. Sur confirmation de son inscription à l’activité, le participant doit aviser l’équipe

technique de son établissement de la tenue de la visioconférence.


Responsabilite s du Service de soutien technique aux activite s de te le sante (SSTAT)

Les responsabilités des techniciens du SSTAT sont :

Le SSTAT offre le support de 2e niveau de 7 h à 17 h, du lundi au vendredi.

1. Le SSTAT ne réservera plus aucun pont national pour les établissements. C’est la

responsabilité de l’organisateur de faire la réservation dans IRIS et d'y inscrire le numéro

de pont national CBCI (après réception du courriel de confirmation).

2. Lorsque le SSTAT reçoit de nouvelles demandes de réservation dans IRIS, il doit

retourner un courriel avec des instructions détaillées à l’utilisateur qui a créé la

réservation dans IRIS. L’utilisateur doit modifier le mode de connexion de sa réservation

pour que, si nécessaire, un courriel soit envoyé à CBCI pour la réservation du pont

national. L’utilisateur a ensuite le devoir d’indiquer le numéro de pont national CBCI

dans sa réservation IRIS.

3. Le SSTAT doit répondre aux questions techniques des établissements et, si nécessaire,

communiquer avec CBCI.

4. Le SSTAT doit gérer la création des réservations IRIS qui doivent être créées à moins de

6 heures avant la date prévue de la réservation.

Responsabilite s de CBCI

Les responsabilités de CBCI sont :

CBCI traite les réservations par courriel de 8 h 30 à 17 h et offre le support de 3e niveau de 17 h

à 20 h, du lundi au vendredi.

Nouvelle réservation

1. CBCI doit, si nécessaire selon la connexion de la réservation, réserver le pont national

pour chacune des réservations dans IRIS.

2. CBCI procède à la réservation et envoie un courriel à l’utilisateur qui a créé la

réservation dans IRIS (créateur) pour confirmer les détails de réservation et le numéro

de pont national CBCI.

Ajout de sites participants ou modifications à la réservation

3. CBCI doit ajouter le ou les sites participants sur le pont national CBCI ou faire les

modifications apportées à la réservation.

4. CBCI envoie un courriel à l’utilisateur qui a créé la réservation dans IRIS (créateur) pour

confirmer l’ajout du ou des sites participants à la réservation sur le pont national CBCI

ou pour confirmer que CBCI a fait les modifications demandées à la réservation.


Responsabilite s du Centre de re servation du RUIS de l’Universite de Montre al

Les responsabilités des agents du Centre de réservation du RUIS de Montréal sont :

Les agents de réservation reçoivent des courriels pour des demandes IRIS.

1. Lorsque le courriel est une demande d’inscription d’un site participant à une réservation

dans IRIS, le Centre de réservation doit retourner un courriel avec des instructions

détaillées à l’utilisateur pour qu’il communique directement avec le site organisateur

afin de faire ajouter son site participant dans la réservation IRIS.

2. Lorsque le courriel est une demande de création d’une nouvelle réservation dans IRIS, le

Centre de réservation doit retourner un courriel avec des instructions détaillées à

l’utilisateur pour qu’il crée lui-même sa réservation dans IRIS. Le Centre de réservation

doit être en support à l’utilisateur qui crée sa réservation dans IRIS, c’est-à-dire

répondre aux questions, donner la documentation adéquate, mais ne pas le faire à la

place de l’utilisateur. Si le Centre de réservation juge que l’utilisateur a besoin d’une

formation sur l’application IRIS, il doit envoyer les coordonnées complètes de

l’utilisateur à l’adresse [email protected].

3. Lorsque le courriel est une demande d’information au sujet d’une réservation dans IRIS,

le Centre de réservation doit traiter ce courriel.

É tapes a suivre pour le branchement de la visioconfe rence

Afin de faciliter et d’accélérer le soutien technique, voici les étapes fortement suggérées avant

de faire la connexion de la visioconférence et avant de placer un appel au SSTAT.

AVANT LA CONNEXION

1. Vérifier le branchement électrique ;

2. Vérifier le branchement réseau ;

3. Vérifier le volume sortant du codec et du moniteur ;

4. Faire un test de connexion avec un autre équipement en point à point si possible ;

5. Avoir en main la confirmation de votre réservation ;

6. Le technicien de votre établissement doit être en mesure de vous assister.

AVANT DE CONTACTER LE SSTAT

1. Le technicien de votre établissement doit être en mesure de vous assister ;

2. Avoir en main le numéro de réservation IRIS (courriel de confirmation) ;

3. Avoir en main l’alias E-164, et si possible l’adresse IP de l’équipement ;

4. Avoir en main le numéro de téléphone dans la salle de visioconférence.

mailto:[email protected]


Menu disponible lors d’une visioconfe rence avec le pont national CBCI

Faites « * » sur votre télécommande pour accéder aux menus, utiliser ensuite les touches

numériques pour faire votre sélection parmi les options suivantes :

1. Mes actions — Les actions suivantes sont disponibles :

1. Demander la parole — Bascule l’affichage de tous les sites vers vous.

2. « Couper mon son » ou « Remettre mon son » —Vous devriez utiliser l’option

« sourdine » de votre codec plutôt que cette fonctionnalité.

3. Arrêter ma vidéo — Permet de couper la vidéo (sourdine vidéo).

4. Revenir au standard automatique — Permet de revenir au mode par défaut.

5. Changer l’affichage

2. Vue affichage suivant — Permet de naviguer parmi tous les modes

d’affichage disponible.

4. Mise au point sur le participant précédent — Permet de basculer d’un

participant à l’autre.

6. Mise au point sur le participant suivant — Permet de basculer d’un

participant à l’autre dans le sens opposé.

8. Vue affichage précédent — Retourne au dernier mode d’affichage.

0. Retour — Retourne au menu précédent.

9. Plus d’actions

1. Augmenter la bordure — Permet d’augmenter et de diminuer le cadrage

entourant l’image (diminue la taille de l’image).

2. Effacer les conversations — Option non disponible.

3. Mode écran large (désactivé) — Option non disponible.


2. Participants — Affiche la liste des participants actuels.


3. « Couper mon son » ou « Remettre mon son » — Vous devriez plutôt l’option « sourdine »

de votre codec plutôt que cette fonctionnalité.

0. Fermer — Quitte le menu.


Informations importantes du courriel CBCI

1. Le « Titre de la conférence » est le titre de la conférence dans IRIS, suivi du mot

« IRIS » et du numéro de réservation IRIS.

2. Le « Id de la conférence » correspond au numéro de la réservation pont national.

3. Le « Code de la conférence » est un numéro que les participants peuvent composer

directement pour se joindre à une conférence en cours. Si le participant provient d'un

site externe, il doit composer ce numéro suivi de « @scvc.gouv.qc.ca ».

4. Le « Code PIN de sécurité » est un code que les participants doivent inscrire après le

« Code de la conférence » pour se joindre à une conférence en cours.

Exemple d’en-tête de courriel de CBCI :

La conférence suivante a été enregistrée avec succès:

Titre de la conférence: TEST#1 RUIS UdeM IRIS #12345

Id de la conférence: 18185

Code de la conférence: 817002 (PONT_MSE1BL7)

Date: 29/10/2014 - 29/10/2014

Heure: 16:35 - 17:05, (GMT - 04:00) Eastern Time (US & Canada)

Code PIN de sécurité: 266

Type de conférence: Connexion automatique

Organisateur – É tapes a suivre

1. Organisateur de l’activité L’organisateur de l’activité, aussi créateur de la réservation, a la responsabilité de créer

la réservation dans IRIS (section 1.1) et d’ajouter les sites participants (section 1.2).

1.1 Création de la réservation dans IRIS

L’organisateur doit cliquer sur Nouvelle réservation et compléter chacune des

sections.

Vous trouverez ci-dessous les explications de chacune des sections à compléter. Chaque section

est appuyée d’images.


Section 1 : Informations générales

1. Mes modèles : Choisir un modèle si vous en avez créé un au préalable.

2. Type : Choisir un type de réservation.

a. Administration : Activité qui se veut à caractère administratif ou de gestion

(réunion, comité directeur).

b. Enseignement : Cours dans le cadre de programmes universitaires.

c. Recherche : Groupe formé d’un comité de recherche.

d. Téléconsultation : Activité où deux cliniciens ou plus se consultent à distance,

avec ou sans la présence du patient (discussion de cas).

e. Téléformation : Activité de développement professionnel continu (conférence).

3. Activité clinique correspondante : Choisir une activité clinique si le type de réservation

est téléconsultation ou téléformation.

4. Site organisateur : Choisir le site organisateur. Le site organisateur est le nom de

l’établissement qui organise l’activité et duquel démarre la visioconférence.

1.

2.

1

3.

4.


5. Titre : Inscrivez le titre de l’activité.

6. Description : Compléter cette partie en y inscrivant le nom de l’établissement et le nom

ou numéro de la salle pour chacun des systèmes qui participent à l’activité, incluant le

système organisateur. Voir l’image ci-dessous pour exemple.

7. Commentaire : Compléter cette partie en y inscrivant votre prénom, nom et # de

téléphone au bureau.

8. Début et Fin : Indiquer l’heure de début et l’heure de fin de l’activité. Ne pas inclure la

période de prétest.

9. Nombre d’intervenants : Indiquer le nombre d’intervenants présents pour l’activité et

lors d’une réservation de type téléconsultation, indiquer le nombre de patients discutés.

Il n’est pas nécessaire que le patient soit physiquement présent.

10. Réservation publique : En cochant cette case, l’activité apparaîtra dans le calendrier et

tous les établissements pourront s’y inscrire.

Exemple :

Site organisateur

CHUM Notre-Dame, auditorium Mailloux

Sites participants

Institut de cardiologie, salle 2145

Hôpital Saint-Justine, salle A-21

5.

6.

7.

8.

9. 10.


Section 2 : Paramètres

11. Type de connexion : Choisir le type de connexion Lancement automatique.

a. Lancement automatique :

Toutes les réservations dans IRIS doivent être en type de connexion Lancement

automatique. C’est l’application IRIS qui détermine si les stations ont besoin

d’un pont national pour communiquer entre elles.

1. Lors de l’enregistrement de la réservation, si IRIS affiche le message

suivant : Réservation sauvegardée avec succès, cela indique que les stations

sont compatibles entre elles pour communiquer en Lancement

automatique.

2. Lors de l’enregistrement de la réservation, si IRIS affiche le message

suivant : Trop de participants, le Pont national est requis, cela indique que le

type de connexion basculera automatiquement de Lancement automatique

à Réservation seulement. Pour accepter ce message, cliquer de nouveau sur

le bouton pour enregistrer la réservation.

a. Lorsqu’il y a une bascule du type de connexion, soit lancement

automatique à réservation seulement, la case pont national se

coche automatiquement et un courriel est envoyé à CBCI pour

réserver le pont national lorsque la réservation est enregistrée.

b. Sur réception courriel de la confirmation du numéro de pont

national CBCI, l’organisateur, créateur de la réservation, a le devoir

d’inscrire le numéro de réservation du pont national dans IRIS sous

la case pont national.

b. Réservation seulement :

Choisir volontairement ce type de connexion lorsque vous voulez uniquement

réserver l’équipement dans la salle de visioconférence et que le pont national

n’est pas requis.

11.


12. Mode d’affichage : Choisir un mode d’affichage.

a. Présence continue : L'écran est divisé et tous les participants sont toujours

visibles.

b. Commutation vocale : Affichage à l’écran du site prenant la parole.

c. Amélioration CP : Le pont utilise des dispositions 5+1 et 7+1 pour donner la

meilleure disposition d’écran.

13. Période de prétest : Indiquer une période de prétest selon le besoin lié à l’activité.

Section 3 : Personnes à aviser

14. Sélectionner les personnes : Cette section permet d’aviser une personne des mises à

jour apportées à la réservation.

12.

13.

14.


Section 4 : Systèmes participants

15. Sélectionner les systèmes : Choisir votre système participant.

Dans ce menu déroulant, devrait se retrouver tous les systèmes des établissements utilisant

IRIS, soit le RUIS de l’Université de Montréal, le RUIS de l’Université Laval et le RUIS de

l’Université de Sherbrooke.

16. Sélectionner les systèmes externes : Inscrire votre système manuellement.

Vous utiliserez cette option lorsque le système que vous voulez ajouter à la réservation ne

se trouve pas dans le menu déroulant des systèmes participants.

Tableau 1 - Définitions des systèmes

Systèmes participants Elles sont dans le menu déroulant d’IRIS en cliquant sur l’étape Systèmes participants.

Systèmes externes

Elles ne sont pas dans le menu déroulant d’IRIS et il faut les entrer manuellement à l’aide du numéro IP et du numéro AXIS en cliquant sur systèmes externes. Par exemple, les systèmes des établissements du RUIS de l’Université de McGill.

Nomenclature des systèmes Les quatre derniers chiffres correspondent au numéro de la salle.

Section 5 : Documents

17. Ajouter un fichier : Il est possible d’ajouter un maximum de 10 documents liés à la

réservation.

15. 16.

17.


Section 6 : Périodicité

18. Activer : En cochant cette case, une récurrence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)

sera possible pour votre activité. À tout moment, il est possible de modifier une seule

récurrence à la fois ou encore toute la série des récurrences. Lorsque vous consulterez vos

réservations, dès que vous apporterez une modification, IRIS vous demandera de faire un

choix entre cette récurrence ou toute la série des récurrences.

Enregistrement de la réservation

19. Ajouter la conférence : Cliquer sur ce bouton pour enregistrer votre réservation. Vous

pourrez alors la modifier ou la consulter dans l’onglet Mes réservations.

L’activité est maintenant disponible pour consultation et modification dans Mes réservations.

L’organisateur doit immédiatement informer l’équipe technique de son établissement de la tenue

de l’activité.

18.

19.


1.2 Ajout des sites participants dans IRIS

A. L’organisateur reçoit la demande d’inscription du site participant et doit ajouter

le site participant à partir de l’onglet Mes réservations. En appliquant un filtre

par journée ou par mois, l’organisateur trouve sa réservation qu’il a créé à

l’étape A et B. Dans la colonne Action, il doit cliquer sur le 2e icône, le crayon,

pour modifier la réservation et ajouter un site participant.

B. L’organisateur doit ajouter le site participant à partir de l’étape systèmes

participants.

C. L’organisateur doit ensuite cliquer sur Appliquer les modifications pour

confirmer l’ajout du site participant.

D. CBCI reçoit automatiquement un courriel indiquant l’ajout du site participant.

E. Sur réception courriel de la confirmation de l’ajout du participant à la

réservation IRIS sur le pont national CBCI, l’organisateur, créateur de la

réservation, a le devoir de confirmer l’inscription au site participant.

A

A

B

C


2. Participant à l’activité Le participant, qui veut s’inscrire à une activité, a la responsabilité de contacter

l’organisateur de l’activité. Les étapes varient en fonction du RUIS qui organise l’activité.

2.1 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de

Montréal

A. Le participant contacte l’organisateur de l’activité pour y faire ajouter son

site participant. Lors de la demande d’inscription, le participant doit, au

minimum, indiquer le titre de l’activité, le nom de son établissement,

l’adresse IP de sa station, l’alias E-164, le nom de sa salle et le numéro de

téléphone de sa salle.

B. Sur réception courriel de la confirmation de l’ajout du participant à la

réservation IRIS par l’organisateur, le participant doit immédiatement

informer l’équipe technique de son établissement de la tenue de l’activité.

C. Le participant voit maintenant son site participant inscrit à l’activité dans

IRIS sous l’onglet Mes réservations. Pour toute demande liée à un

changement, le participant doit communiquer avec l’organisateur de

l’activité.

2.2 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de Laval

Idem au RUIS Université de Montréal, étape 2.1.

C


2.3 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de

Sherbrooke

A. Le participant contacte l’organisateur de l’activité pour y faire ajouter son

site participant. Lors de la demande d’inscription, le participant doit, au

minimum, indiquer le titre de l’activité, le nom de son établissement,



B. Le RUIS Sherbrooke inscrit le site participant à l’activité et transmet au

participant une confirmation de l’inscription.

C. Le participant crée la réservation dans IRIS.

D. Le participant voit maintenant son site participant inscrit à l’activité dans


changement, le participant doit communiquer avec l’organisateur de

l’activité.

E. Le participant doit immédiatement informer l’équipe technique de son

établissement de la tenue de l’activité.

2.4 Participation à une activité organisée par le RUIS Université de McGill

A. Le participant contacte le Centre de réservation du RUIS Montréal pour faire

ajouter son site dans la réservation de McGill. Lors de la demande

d’inscription au Centre de réservation du RUIS Montréal, le participant doit,

au minimum, indiquer le titre de l’activité, le nom de son établissement,



B. Le Centre de réservation du RUIS Montréal transmet la demande au RUIS

McGill.

C. Le RUIS McGill inscrit le site participant à l’activité et transmet, au Centre de

réservation du RUIS Montréal, une confirmation de l’inscription.

D. Le Centre de réservation du RUIS Montréal confirme au participant son

inscription à la réservation.

E. Le participant crée la réservation dans IRIS.

F. Le participant voit maintenant son site participant inscrit à l’activité dans


changement, le participant doit communiquer avec le Centre de réservation

du RUIS Montréal.

G. Le participant doit immédiatement informer l’équipe technique de son

établissement de la tenue de l’activité.


Foire aux questions (FAQ)

1. Quelles sont les coordonnées et les heures d’ouverture du Centre de réservation ?

Par courriel au [email protected] ou par téléphone au 514-345-7773,

ou sans frais au 1-866-220-2659, de 7h à 17h, du lundi au vendredi.

2. Quelles sont les coordonnées et les heures d’ouverture du SSTAT ?

Pour un soutien de 2e niveau, par courriel au [email protected] ou par

téléphone au 514-345-7773, ou sans frais au 1-866-220-2659, de 7h à 17h, du lundi au

vendredi.

3. Quelles sont les coordonnées et les heures d’ouverture de CBCI ?

Pour un soutien de 3e niveau, par téléphone au 1-855-270-2728, de 17 h à 20 h, du lundi

au vendredi.

4. Quel est le délai de traitement d’une demande de pont national par CBCI ?

Le délai est de 4 heures.

5. Quel est le délai pour créer une nouvelle réservation, pour s’inscrire à une activité ou

faire une modification dans IRIS ?

Le délai est de 6 heures.

6. Qui peut traiter ma demande si elle ne respecte pas les délais ?

Le SSTAT peut créer ou modifier la conférence sur le pont de CBCI, mais il n’y a pas de

certitude que la visioconférence se tiendra.

7. Qui peut inscrire un site participant à une réservation ?

Uniquement l’organisateur de la réservation sauf si l’activité est publique. Le participant

peut s’inscrire via le calendrier dans IRIS.

Quand le RUIS McGill est organisateur, le Centre de réservation du RUIS Montréal doit

inscrire les participants.

8. Quand Réservation publique est cochée, dans Informations générales, est-ce possible

d’aller le décocher par la suite?

Oui, si vous êtes l’organisateur de la réservation, vous pourrez aller enlever le crochet

dans la case Réservation publique.

9. Que dois-je faire si ma station n’est pas dans le menu déroulant des stations IRIS ?

Je dois inscrire ma station en systèmes externes.




10. Qui dois-je inscrire dans la section Personnes à aviser ?

Je peux mettre, par exemple, le technicien de mon établissement et les techniciens des

sites participants.

11. Qui décide de la période de prétest ?

La période de prétest est toujours déterminée par le site organisateur. Le site

participant doit obligatoirement s’y conformer.

12. Si je crée une périodicité à ma réservation, puis-je faire une modification dans une

seule récurrence et non dans toute la série des récurrences ?

Oui, il est possible de modifier une seule récurrence à la fois ou encore toute la série des

récurrences. Lorsque vous consulterez vos réservations, dès que vous apporterez une

modification, IRIS vous demandera de faire un choix entre cette récurrence ou toute la

série des récurrences.

13. Quel type de connexion dois-je choisir ?

Toutes les réservations dans IRIS doivent être en type de connexion Lancement

automatique. C’est l’application IRIS qui détermine si les stations ont besoin d’un pont

national pour communiquer entre elles.

14. Quels sont les différences entre les 3 modes d’affichage ?

a. Présence continue : L'écran est divisé et tous les participants sont toujours

visibles.

b. Commutation vocale : Affichage à l’écran du site prenant la parole.

c. Amélioration CP : Le pont utilise des dispositions 5+1 et 7+1 pour donner la

meilleure disposition d’écran.

15. J'obtiens le message « Nom d'utilisateur et/ou mot de passe invalide », que dois-je

faire ?

Tout d'abord, vérifier que le nom d'utilisateur est bien orthographié. Si le problème

persiste, vous pouvez aussi communiquer avec le Service de Soutien Technique aux

Activités de Télésanté (SSTAT) au 514-345-7773 ou sans frais au 1-866-220-2659.