Procédures de Gestion du Badr 21

Procédures de Gestion du Badr 21.

Objectif Services intervenants

La présente procédure consiste à la description de la démarche à suivre Acteurs internes :

pour assurer une alimentation continue et correcte du système BADRE 21, - Division Evaluation et Planification des Ressources en Eau

assurant ainsi la disponibilité et la fiabilité des données hydrologiques de la - Service Suivi et Evaluation des Ressources en Eau

zone d’action. Acteurs externes :

- Organismes externes (Bureaux d’études)

- Etudiants

- DRPE

✓ Règles de gestion :

- Manuel BADRE 21

4

Logigramme relatif aux avancements (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs

Descriptif de l’opération

SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Alimentation du système en interne

Quotidiennement, le service suivi et évaluation des ressources

en eau sont chargés d’alimenter le système BADRE 21, pour se

faire, ils saisissent les données suivantes :

- Les côtes (Hauteur d’eau) des stations hydrologiques

Service suivi et - Les précipitations Données Quotidien

Mise à jour du Alimentation du évaluation des RE BADRE 21 hydrologiques,

BADRE 21 système BADRE 21 Alimentation du système en externe /et ou en interne Excel hydrométrique et Selon le

Prestataire

piézométrique

besoin Le prestataire et/ou le service suivi et évaluation des

ressources en eau alimentent le système BADRE 21 en

insérant les éléments suivants :

- Les résultats du jaugeage

- La piézométrie

- Les données hydrométriques

Sur la base des données antécédentes, le service suivi et

Données saisies Contrôle de la Service suivi et

évaluation des RE vérifie la cohérence des données saisies par Outil de Rapport de

Mensuel saisie

évaluation des RE

contrôle

validation

le prestataire pour contrôle.

5

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Exploitation externe

- Prestations rémunérées de mise à disposition des

données

Des organismes externes peuvent se rapprocher de l’agence

pour tout besoin d’information concernant les données

hydrologiques de la zone d’action, ces organismes envoient un

écris officiel à l’agence.

Dépôt du rapport

Exploitation des Chaque demande doit se faire sous format de demande papier

Demande écrite

données

mensuel de la

Division évaluation et

signée par le demandeur, adressée au Directeur de l’Agence.

BADRE 21

attestation délivrée

NA

compagne de

planification des RE

Excel

par l’université pour

Validation du

mesure

étudiant

rapport mensuel

Cette dernière est communiquée au Chef du Service Suivi et

Evaluation des Ressources en Eau pour validation avant

traitement de la demande.

- Assistance des étudiants

Chaque étudiant, pour les besoins de ses recherches

universitaires, peut demander à avoir accès à une information

particulière sous réserve de présenter à l’agence une

attestation délivrée par l’université. L’étudiant est tenu

d’envoyer une demande manuscrite à l’agence.

6

2. Gestion des Stations Hydrologiques

Objectif

-Etat de fonctionnement des stations hydrologiques

L’objectif de cette procédure permet à L’ABHZGR de disposer d’un dossier

de chaque station hydrologique comportant :

- La description de la station (nom, code, coordonnées…), - L’objectif de la station, - L’équipement de la station, - Relevés topographiques de la station : profils en long, en travers ;

rattachement des échelles limnimétriques ; - Comptes rendus des visites, travaux d’entretien, changement

d’observateurs… - Les courbes d’étalonnage, - La liste des jaugeages effectués.

-Collecte, dépouillement et traitement des données.

Cette procédure permet La collecte des données hydrologiques, leur

dépouillement et traitement comme suit : Traitement des données :

- Traitement primaire des données - Tracé courbe de tarage - Traduction Q =f(H) - Calcul Q journalier, Q mensuel, …

Gestion des données :

Services intervenants

Acteurs internes :

✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

✓ Observateurs des stations hydrologiques

Acteurs Externes :

✓ DRPE

Acteurs internes :

✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

✓ Observateurs des stations hydrologiques

Acteurs Externes :

✓ NA

9


- Archivage des données

- Contrôle / Correction

- Validation

- Elaboration de l’annuaire hydrologique. Acteurs internes :

✓

Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

Cette procédure consiste à :

- Analyse et mise à jour de la base des données des hauteurs d’eau et Acteurs Externes :

jaugeages. ✓

Bureau d’Etudes

- Elaboration des courbes d’étalonnage

- Traitement de l’annuaire hydrologique et validation des données

hydrométriques


Processus : Hydrométrie : méthodologie et technique de la mesure des hauteurs d’eau et des débits dans les cours d’eau.

10


a. Etat de fonctionnement des stations hydrologiques

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Au début de chaque année hydrologique (début du mois de septembre),

le service suivi et évaluation des ressources en eau en coordination Chef de Service avec les observateurs des stations hydrologiques organisent des visites

Suivi et Evaluation

de terrain pour vérifier le bon fonctionnement des stations notamment :

des ressources en

Rapport de Suivi

• La radio de transmission de donnée ;

Organiser des

eau en continu de de

Etat de stations

• La mise en place des échelles limnimétriques et la visibilité de

l’état de

Au cours de visites sur le terrain

EXCEL

hydrologiques

Observateurs des

leurs graduations pour la lecture des hauteurs d’eau ;

fonctionnement

l’année

en temps normal

stations

des stations

• L’ensemble des capteurs de mesure, d’appareils enregistreurs

hydrologiques

hydrologiques

et /ou télé transmetteurs qui permettent la mesure et l’enregistrement en

Entreprises continu des hauteurs d’eau (limnigraphes) et éventuellement la

télétransmission des données,

• Le parc météo s’il existe.

Chef de Service A chaque fois si nécessaire surtout lors de passage des crues de

Suivi et Evaluation

réaliser des profils en long et en travers au droit de chaque station, de

des ressources en

les confronter avec les anciens profils et d’actualiser en conséquence les

Réaliser des profils

eau Papier

Plans de

Passage des

courbes d’étalonnage au niveau de chaque station.

nouveau et

Lors passage en long et en

/

crues

Observateurs des

ancien profil en

des crues travers

Numérique

stations

long et en travers

hydrologiques

Entreprises

11

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Le Service suivi et évaluation des ressources en eau programme à

chaque année budgétaire, des opérations de maintenance préventives et curatives des stations hydrologiques notamment : Rapport de Suivi

en continu de de

• Le contrôle et vérification du fonctionnement du matériel installé :

l’état de

• La vérification des équipements d’alimentation électrique (panneau

Service Suivi et

fonctionnement

solaire, batterie, régulateurs de charge...) ;

des stations

Evaluation des RE

Etat de

Maintenance

• Vérifications des mâts et coffrets de protection ;

hydrologiques

fonctionnement

préventives et

Observateurs des

Serrage des boulons, remplacement des serres câbles et des câbles si

Chaque

des stations/

curatives des

Word

stations

nécessaire.

année

Programme

stations

hydrologiques

budgétaire

hydrologiques

Les réglages, les modifications, les réparations et le remplacement des

Entreprises pièces nécessaires. Fiche Matériel

pour chaque

Une « Fiche Matériel » pour chaque station hydrologique sera mise in station

situ à disposition de l’observateur de la station, Dans cette fiche, seront hydrologique

enregistrées toutes les opérations effectuées

12

b. Collecte, dépouillement et traitement des données

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur d’information associés

Relever, par l’observateur de la station, les hauteurs d’eau d’une manière

L’information Relever les discontinue sur l’échelle limnimétrique et si les variations du plan d’eau Word

NA

NA

hydrologique

hauteurs d’eau

sont rapides ; les hauteurs d’eau sont relevées sous la forme continue des

enregistrements limnigraphiques ;

Sont transmis quotidiennement et à chaque vacation radio, les hauteurs

d’eau, les données météorologiques au bureau d’annonce de crue au

Relevés des Transmettre les

siège de l’Agence. Papier /

Archivage de

hauteurs

Service Suivi et

NA mesures Numérique données

effectués

Evaluation des

A la fin de chaque mois, il transmet les données journalières des hauteurs

ressources en eau d’eau et des données météorologiques ainsi que les détails de crues

enregistrées selon le modèle dont il dispose.

Effectuer les

• Effectuer chaque mois des jaugeages de débit soit par le technicien du

jaugeages de débit Service suivi et Evaluation des ressources en eau ou par un bureau Papier

Mesures

d’Etude, que soit par la méthode classique du moulinet ou d’autres

Courbes de

/

NA

transmises

Réaliser les

techniques plus récentes (courantomètre électromagnétique, mesureur de

tarage

Numérique

jaugeages des

vitesse à effet Doppler)

crues

• Réaliser des jaugeages de crues par téléphériques.

Ces jaugeages sont indispensables pour compléter et vérifier la validité

des courbes de tarage et pour l’élaboration de l’annuaire hydrologique.

• Procéder au dépouillement des limnigrammes et des jaugeages.

Dépouillement et

• Archiver et saisir les données sur la base de données BADRE21

Service Suivi et • Contrôler et critiquer les données comme suit :

Données

traitement des

Archivage de

Evaluation des

• Contrôle des hauteurs d’eau instantanées par superposition des

BADRE21

NA collectées données données

ressources en eau

limnigrammes de la station pour un même mois sur différentes années et

hydrologiques

par superposition et comparaison des limnigrammes à 2 stations proches ;

• Contrôle et critique des jaugeages par visualiser le jaugeage sur la

courbe d’étalonnage : un écart du point de jaugeage peut provenir d’un

jaugeage erroné ou signifie qu’il y a déterrage de la station.

13

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur d’information associés

• Le Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau élaborera

l’annuaire hydrologique avec assistance d’un prestataire externe si

nécessaire, pour ce faire il faut procéder à :

• Analyse et mise à jour de la base de données des hauteurs d’eau et

jaugeage au niveau de chaque station hydrologique : Elaboration de

Analyser et mettre à • Collecter les données manquantes ;

produits

• Saisir et actualiser les données des hauteurs d’eau observées Papier

jour la base de

NA NA d’informations

quotidiennement ;

/Numérique données

hydrologiques

• Saisir les détails des crues ;

• Saisir et actualiser les jaugeages réalisés lors des campagnes de

mesures ;

Service Suivi et • Analyser, critiquer et contrôler la fiabilité des données historiques des Evaluation des hauteurs d’eau, des jaugeages et les détails des crues sur la base de ressources en eau données BADRE21

Elaboration des courbes d’étalonnage :

Données Elaborer les

• Mettre à jour les courbes de tarage en tenant compte des jaugeages

analysées et

réalisés en instaurant de nouvelles courbes de tarage valables à partir de Papier/

courbes

base de données

l’instant de déterrage ;

Numérique

d’étalonnage

mise à jour

• Saisir les nouvelles courbes dans la base de données BADRE21 ;

Edition de

Chaque

• Etablir un document de barème par station.

l’annuaire année

hydrologique

Traitement de

Traitement de l’annuaire hydrologique et validation des données :

Courbes l’annuaire • Elaborer l’annuaire hydrologique sur la base de données BADRE21 en Papier/

d’étalonnage hydrologique et

faisant ressortir les débits : instantanés, journaliers, mensuels et annuels ;

Numérique

élaborées validation des

• Faire une analyse de cohérence et validation de l’annuaire

données

hydrométrique de chaque station.

L’élaboration de Service Suivi et Après avoir élaboré le traitement de l’annuaire de toutes les stations Papier/ Annuaire

l’annuaire Suivi de données Evaluation des hydrologiques, il faut assurer la synchronisation entre la base de données

Numérique hydraulique

hydraulique

ressources en eau de traitement hydrologique et la base de données élaborées de BADRE21

14

Vue système de la procédure :

Application

Traitements Informatique/ Fonctionnalités

Excel Saisie des données

Word Rédaction des courriers de départ/internes

Intranet Réception/envoi des courriers internes

Vue archivage de la procédure :

Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

Exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Dossier de chaque • Chef de Service Suivi 10 par station • Directeur Papier Chaque Siège de

station hydrologique et et Evaluation des RE • Division gestion durable des RE / année l’Agence

rapport sur son état de

• Bureau d’étude

• Division Evaluation et planification des RE

Numérique

fonctionnement

• DRPE

• Archive

Collecte ; dépouillement Chef de Service Suivi 2 • Division Evaluation et planification des RE Papier Chaque Siège de

et traitement des et Evaluation des • DRPE / fin de l’Agence

données hydrologiques

ressources en eau

Numérique

mois

Bureau d’Etude

Annuaire hydrologique Chef de Service suivi 10 • Directeur Papier Chaque Siège de

et Evaluation des • Division Evaluation et Planification des RE BADRE21 année l’Agence

ressources en eau • Division Gestion durable des RE

Bureau d’Etude • DRPE

• Archives

15

Vue matrice de contrôles

Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité

Chef de service

Rapports

Suivi et

Evaluation des Papier/numérique Signature Chaque année Validation BADRE21

ressources en

eau

16

3. Gestion réseau annonce des crues

La présente procédure consiste à la description de la démarche à suivre pour assurer une alimentation continue et correcte du guide d’annonce de crue assurant ainsi une veille sur les alertes des inondations et débordements des eaux.

Objet


1- Elaboration d’un guide d’annonce de crue Acteurs internes :

- Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

Acteurs Externes :

- DRPE

- Services Agricultures

- Autorités locales

2- Gestion des crues Acteurs internes :

- Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

- Bureau annonce de crue / Radio

- Observateurs des stations hydrologiques

-Chefs des barrages

Acteurs Externes :

- DRPE

- DAH

✓

Règles de gestion : Elaboration d’un guide d’annonce de crue

- Organiser le réseau d’annonce de crue ; - Connaitre et anticiper le risque d’inondation ;

Gestion des crues

- Observer et recueillir les données hydro climatologiques ; - Comprendre, prévoir, expertiser ; - Avertir, informer, conseiller;

17


a. Elaboration d’un guide d’annonce de crue

Evénement Etapes/Opérations

Acteurs


Système Documents Délai

Déclencheur

d’information

associés

-Le Chef de Service suivi et évaluation des ressources en eau élabore le guide

d’annonce de crues, il s’agit d’un annuaire téléphonique qui comporte un ensemble de

Gestion en

coordonnées (numéro téléphone, Fax, Email …) relatives aux autorités et organismes

Chef de Service concernés par le risque des crues.

temps réel des

Elaboration de

Suivi et

Radio

- Guide

barrages et

Chaque l’annuaire

Evaluation des

Il s’agit particulièrement des :

d’annonce de

d’annonce

anticipation sur

année téléphonique

ressources en - Des provinces

crue

de crue

les risques des

eau - Des communes

inondations

- De la gendarmerie

- Sapeurs-pompiers

-Des offices (Agricole, ONEE…)

-Une fois élaboré, le Service suivi et Evaluation des ressources en eau, chargé de

l’annonce de crue est tenu de le mettre à jour de manière continu pour tout changement.

Elaboration de

Mettre à jour

Service Suivi et Pour ce faire il se rapproche chaque année de l’ensemble des établissements et

Evaluation des administrations présents dans l’annuaire et vérifie l’exactitude des éléments renseignés.

l’annuaire

l’annuaire

NA

NA ressources en

Pour chaque modification constatée, il est tenu de la mettre à jour dans les 48h et

NA

téléphonique

téléphonique

eau

d’informer par écrit le Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau.

-La nouvelle version est archivée sous format numérique et papier au niveau du

Service suivi et évaluation des ressources en eau par ordre de date de modification.

18

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

Le Chef de Service élabore le bulletin d’annonce de crue, ce bulletin est élaboré sous

forme de tableau, comportant :

• Les noms des stations hydrologiques du bassin ; en précisant pour chaque station la

cote d’alerte ; la hauteur d’eau enregistrée ; le débit correspondant en se basant sur la

courbe de tarage ; la pluie enregistrée, la hauteur de la neige enregistrée ; la nébulosité

; la hauteur max de la crue enregistrée ; le débit correspondant ; l’heure de l’apparition

de la crue

• Les noms des barrages ; en précisant la cote du barrage enregistrée ; le volume

Service Suivi et

correspondant ; les débits lâchés, le taux de remplissage. Elaboration

Annuaire

Elaboration du

Evaluation des

Ce bulletin d’annonce de crue est mis à la disposition des techniciens chargés du Bulletin

Chaque

téléphonique

Bulletin d’annonce

BADRE 21

ressources en

bureau de l’annonce de crue de l’Agence. d’annonce

vacation

mis à jour

de crue

Les agents du bureau d’annonce de crue renseignent le bulletin d’annonce de crue au

eau

• de crue

radio

cours de chaque vacation radio (arrêtés par le chef de Service Suivi et Evaluation des

ressources en eau) en collectant les données auprès des observateurs des stations

hydrologiques et des barrages.

A prés renseignement du bulletin d’annonce de crue, les techniciens chargés du bureau

d’annonce de crue transmettent ce bulletin sous forme de papier et ou par E-mail, par

intranet au chef de service suivi et évaluation des ressources en eau, Directeur, Division

planification et évaluation des ressources en eau, Division gestion durable des

ressources en eau, DRPE.

19


b. Gestion des crues

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

- En cas d’atteinte de la côte d’alerte, l’agent chargé du bureau de l’annonce de crues est tenu de

communiquer l’information immédiatement par téléphone, ou autre moyen, au Directeur, au Chefs

de division évaluation et planification des ressources en eau ; division gestion durable des

ressources en eau et au service suivi et évaluation des ressources en eau ; - Selon l’ampleur de la crue, le chef de service suivi et évaluation des ressources en eau ; dresse,

chacun en ce qui le concerne, des fax à signer par le Directeur de l’agence et à l’envoyer aux

autorités locales et aux organismes concernés pour prendre les dispositions qui s’imposent.

Chef de service

L’instauration des comités de vigilance régional présidés par les walis et gouverneurs est

suivi et évaluation

Suivi de près nécessaire pour la coordination et le suivi : des RE

l’évolution des crues • Des opérations d’alerte d’inondation et de sensibilisation de la population ; Rapports de

• Des opérations d’intervention et d’organisation des secours ; crues Apparition des Bureau d’annonce

Gérer les barrages • De la collecte des informations nécessaires à l’évaluation des dégâts. BADRE21 En cas crues de crue

- Le chef de service suivi et évaluation des ressources en eau suit l’évolution des crues et dressent Rapports de de crues

Informer sur les les hydrogrammes des crues,' quantifie les volumes d’eau des. gestion des Observateurs des

risques d’inondation - Sur la base des données communiquées par le chef de service suivi et évaluation des ressources barrages stations

en eau communique les consignes de gestion des retenues des barrages au chefs des barrages

hydrologiques et

notamment celles relatives aux lâchers d’eau nécessaires pour assurer la sécurité des barrages et

barrages

la réduction des risques d’inondation à l’aval.

- Selon l’évolution de la situation hydrologique, le chef de service suivi et évaluation des ressources

en eau fixe les horaires des vacations radio à communiquer aux chargés du bureau de l’annonce

de crue.

- Dresser en concertation avec le Directeur de l’Agence un tableau de permanence

Des cadres de l’Agence pour le suivi de près l’évolution de la situation hydrologique.

20

Vue archivage de procédure :

Documents

Emetteurs

Nombre d’exemplaires

Dest.

Archivage

Mode

Fréq.

Lieu

• 4 ex pour le guide • Directeur -Chaque vacation radio pour • Guide annonce de crue d’annonce de crue • Division le bulletin d’annonce de crue

• Bulletin d’annonce de crue

• 7 ex pour chaque

gestion durable

- chaque année pour le guide

• Rapport sur la gestion de la

Chef de Service

des RE

d’annonce de crue et à

crue

Suivi et vacation radio

Papier

• Division

chaque fois qu’il y a

Siège de • Rapport sur la gestion des

Evaluation des

• 10 ex pour les rapports /

l’Agence

barrages

Evaluation et

modification du guide

ressources en de gestion des crues Numérique

planification des

- Chaque crue pour le rapport

eau

• 10 ex pour le rapport sur

RE

de la gestion des crues et la

la gestion des barrages

• DRPE gestion des barrages

• Archive

Vue comptable de la procédure : N/A

21



Rapports

-Chef de service Suivi et Evaluation des ressources en eau Chaque

- Chef de service gestion et développement des ressources Papier/numérique signature Validation

BADRE21 événement

en eau

22

4. Gestion piézométrique

- Gestion du réseau piézométrique réduit - Gestion du réseau piézométrique général

Objet des sous- procédures Services intervenants

-Suivi mensuel du niveau des nappes d’eau souterraine au d’un Acteurs internes :

réseau réduit de piézomètres. • Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

Acteurs Externes :

• Bureau d’Etude

-Suivi du niveau des nappes d’eau souterraine au niveau d’un réseau Acteurs internes : -

piézométrique global par trimestre. • Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau

Acteurs Externes :

• Bureau d’Etude

Règles de gestion : • Ouvrages dédiés uniquement à la piézométrie ; • Observation de toute la zone saturée jusqu’au substratum ; • Choix de la nappe/aquifère à observer (nappe libre, captive) • Réactivité forte aux variations de la nappe • Nivellement, références connues • Milieu fracturé : prise en compte de la transmissivité • Risque de perturbations extérieures presque nul

On peut distinguer : • Les stations piézométriques "manuelles" sur lesquelles la mesure du niveau d'eau, à l'intérieur du piézomètre, se fait manuellement par

un opérateur à l'aide d'une sonde piézométrique (lumineuse ou sonore). • Les stations piézométriques "automatiques" sur lesquelles la mesure se fait en continu et qui sont constituées de :

- Un site avec un ou plusieurs forages ou piézomètres de contrôle,

23

- Un ensemble de capteurs de mesure, d'appareils enregistreurs et/ou télétransmetteurs qui permettent la mesure et l'enregistrement en continu des hauteurs et éventuellement la télétransmission des données,

- Une armoire et éventuellement d'un local technique (protection et alimentation de la centrale de mesure). - La récupération des données enregistrées se fait soit sur le site lors des opérateurs, soit à distance lorsque les stations sont " télétransmises

" via les réseaux GSM. Ces dernières stations permettent de disposer d'une information en temps réel ou légèrement différé.

24



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Mesurer in situ le niveau d’eau des nappes au

Suivi de la - Chef de Service niveau des piézomètres non équipés Rapport sur

Etat des

piézométrie, chaque Suivi et automatiquement ; SIG

l’évolution de Chaque fin du

mois, pour le réseau

Evaluation des

l’état des

ressources en

mois et chaque

réduit et par trimestre

ressources en

Récupérer les données enregistrées au niveau des

ressources en

eau souterraine Excel fin du trimestre pour le réseau eau piézomètres équipés automatiques en temps réel eau des

piézométrique global - Bureau d’Etude soit sur le site soit à distance lorsque les stations nappes

sont " télétransmises " via les réseaux GSM.

25


N/A


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Rapport sur Chef de Service 5 - Directeur

Papier Chaque fin Siège de l’Agence

l’évolution de l’état Suivi et

/

trimestre pour le

des ressources en

Evaluation des - Division gestion durable des RE

réseau réduit et

eau des nappes

- Division Evaluation et planification des RE

numérique

RE

chaque fin de

- DRPE

semestre pour le

- Archive

réseau général


26



Chef de service Suivi et

Chaque fin du trimestre

pour le réseau réduit et

Rapports Evaluation des Papier/numérique signature Validation

chaque fin de semestre ressources en eau

pour le réseau général

27

5. Gestion des barrages

Objectif


Cette nouvelle procédure s’applique sur le service de gestion et de développement Acteurs internes :

des ressources en eau de l’ABHZGR. Elle décrit le déroulement des différentes ✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau ;

opérations nécessaires à l’élaboration du rapport de gestion de l’eau des retenues ✓ Chef de service planification des ressources en eau et études

de barrage aussi bien en temps normal qu’en temps réel (période de crues). La ✓ Chef du barrage ;

procédure de gestion de barrage en général est décrite dans le manuel des ✓ Chef des Travaux et Aménagements Hydraulique (Quand le barrage est

procédures internes déjà existant au sein de l’ABHZGR donnée à titre de rappel en cours de construction) ;

selon le logigramme adopté par le BE. ✓ Observateurs des stations hydrologiques,

Acteurs Externes :

✓ Services ONEE,

✓ Services Agricultures,

✓

Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,

✓ Autorités locales,

- Elaboration des règles de gestion de l’eau du barrage en temps normal. Acteurs internes :

✓

Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau,

✓

Chef de service planification des ressources en eau et Etudes

Acteurs externes :

✓ Services ONEE,


✓

Services Centraux Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,

- Elaboration des règles de gestion de l’eau du barrage en temps réel (en période Acteurs internes :

de crues).

✓ Chef de Service Suivi et Evaluation des ressources en eau ;

✓

Chef du barrage ;

✓

Observateurs des stations hydrologiques,

Acteurs Externes :

✓ Services ONEE,

28


✓ Services Centraux Secrétariat d’Etat Chargé de l’Eau,

✓ Autorités locales,

✓ Service Eau.


RG 1 : Règles de gestion de l’eau du barrage en temps normal : Outil d’aide à la décision de gestion des barrages. RG 2 : Gestion des ressources en eau : modélisation des eaux souterraines, RG 3 : Loi de fourniture : année hydrologique : L'expression des besoins en eau des différents utilisateurs devra se faire selon un calendrier précis

avec des délais de rigueur à respecter sous peine de non prise en compte des besoins exprimés. RG 4 : Programme prévisionnel de fourniture d’eau en concertation avec les différents usagers du barrage (Agriculture, ONEE) sur la base du stock de la retenue du barrage et l’espérance d’apports au barrage au non dépassement. L’actualisation du programme s’effectue vers le mois de Mars,

selon l’évolution de la situation hydrologique du bassin.

29


a. Procédure Gestion de barrage en temps normal

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

Début de la Service suivi et Récupérer l'ensemble

des données : BADRE 21 Bilans Fin de l’année

campagne

Collecter les données

évaluation des

Fax

hydrauliques

hydrologique Internes (BADRE 21......), auprès des chefs de

agricole

RE

Mail

des barrages

précédente barrages et externes (Météo, Prestataires, ONEE…)

Service suivi et

Données

Collecter les besoins

évaluation des Collecte des besoins en eau des différents

BADRE 21

Début de la

RE

NA

campagne collectées

en eau

utilisateurs : ORMVAT, ONEE, …

agricole

Usagers

Préparer les éléments Outil d’aide à la

de décision et

Service suivi et Proposer un programme de fourniture d’eau

Début de la

Besoins en eau

décision de

élaborer les

évaluation des

en tenant compte du stock des barrages au 1er

Rapport

campagne collectées gestion des

consignes de gestion

RE

septembre et à la fin de l’année agricole (fin Aout).

agricole

barrages

(scénario de base)

Programme Concerter et arrêter

Service suivi et

Tenu une réunion au siège de l’Agence avec les

Début de la

prévisionnel de

BADRE 21

PV de la

les consignes de

évaluation des

usagers d’eau (ONEE, ORMVAT…), chefs de

campagne

fourniture

réunion

gestion

RE

barrages.

agricole

élaboré

Les consignes

Service suivi et

Envoyer le PV de la réunion aux différents usagers

Fax Dans un délai

Communiquer les

Word

Lettre de 48 h après la

de gestion

évaluation des

d’eau, aux chefs de barrages, aux opérateurs radio

consignes de gestion

accompagnée

tenue de la

concertées

RE

de l’Agence et à la DRPE

du PV

réunion

30

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

Consignes de

Bilan

Exécuter les

Chef du

Opérer des lâchers d’eau à partir du barrage selon

hydraulique

gestion

Word

Quotidien

consignes

Barrage

le programme arrêté

journalier du

communiquées

barrage

Les consignes Suivre la mise en Service suivi et Confronter les volumes lâchers à partir du barrage et

Word

Tableau de

de gestion

œuvre du programme

évaluation des

Quotidien le programme de fourniture ainsi arrêté

Excel

bord

exécutées

arrêté

RE

Rapport de la

La mise en

Evaluer la mise en Service suivi et Word

gestion A la fin de la

œuvre du programme

évaluation des

Evaluation annuelle de la gestion des barrages

pratiquée

campagne œuvre est suivie

Excel

de fourniture

RE

durant l’année

agricole

agricole

31

b. Procédure : Elaborer la situation hydrologique des barrages

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents associés

Délai

Déclencheur

Le chef de service gestion et développement des ressources en Bilan hydraulique

eau reçoit le bilan hydraulique mensuellement de chaque barrage

journalier pour chaque

de l’agence,

mois

Service suivi et

-La côte

Réception des

évaluation des

Il récupère auprès de ces derniers les données suivantes : La

Fax,

Bilan hydraulique

-Le volume

Chaque

données

RE

côte, Le volume, L’évaporation, Les fuites, Les restitutions (V.F,

Mail et courrier

des barrages

-L’évaporation

mois

E.C, ONEE, irrigation …), L’apport.

porté

-Les fuites

Chef de barrage

-Les restitutions :(V.F,

Les chefs de barrage envoient la situation journalière à

E.C, ONEE)

l’ABHGZR, le bilan est actualisé chaque jour à partir de la

-Les apports)

situation journalière.

A la réception du bilan hydraulique mensuel, le service procède

Service suivi et

aux contrôles suivants :

Analyse des

- Vérifier et valider les données récupérées,

Chaque

évaluation des

Données reçues

Word

Bilan hydraulique

données

- Saisir ces bilans et leur envoie régulièrement chaque mois à la mois

RE

Excel

DRPE,

32

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents associés

Délai

Déclencheur

Le service procède à l’élaboration du rapport de gestion de l’eau

des retenues des barrages de l’ABHZGR.

Une fois l’ensemble des éléments récupérés, le service est tenu

de matérialiser le rapport comme suit : L’Apport d’eau aux

barrages de l’ABHZGR de Sept n-1, Août n , Année moyenne,

Année précédente , Année en cours , Ecart (%) enregistré, Rapport annuel sur la

Service gestion et Fournitures réalisées à partir des barrages sept n-1, Août n en

Situation

gestion pratiquée des

Récupération des

développement

comparaison avec celle prévues , Programme prévisionnel

Word

hydrologique des

barrages durant l’année

Annuel données validées

des ressources

concerté de fournitures d’eau , Lâchers et transfert d’eau

Excel

barrages

agricole

effectués , Situation d’eau stockée au niveau des barrages .

BADRE21

Le rapport doit être illustré par des graphiques permettant de faire

ressortir des conclusions, des constatations et des

recommandations.

Le rapport sera envoyé par l’Agence aux différents usagers

d’eau, aux chefs de Divisions de l’Agence, à la DRPE et une

copie sera archivée à l’Agence.

- Chef de Service Laminage des crues au niveau du barrage

Suivi et Evaluation

des RE

- Chefs des Rapport sur la gestion

barrages -Prévision de la crue et du barrage

Apparition des

Instaurer comité de

-Observateurs des météorologique (Hydro gramme de la 5 jours

stations

-Prévision

crue, lâchers éventuels

après la

crues

vigilance

hydrologiques

hydrologique

au niveau du barrage) à

décrue

-Bureau annonce archiver à l’Agence et à

de crue envoyer à la DRPE

-DRPE

-DAH

33


Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités

BADRE21 Bilans hydrauliques des barrages

Word Rapport annuel sur la gestion pratiquée des barrages durant l’année agricole

Excel Bilan hydraulique


Documents

Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Rapport sur la gestion pratiquée

- Bureau d’ordre

1 à 2

Selon l’actualisation

du barrage durant l’année

Chef de Service

- Division Evaluation et planification des RE

Papier

du programme

précédente et le programme

suivi et

- Division du domaine public hydraulique

Siège de

6

/

prévisionnel de

prévisionnel de fourniture d’eau

planification des

- Agriculture

l’Agence

Numérique

fourniture d’eau au

pour la campagne agricole de

RE

- DRPE

cours de l’année

l’année en cours

- Archive

agricole

Rapport sur le laminage des Chef de service 6 -Directeur Papier Selon les crues Siège de

crues suivi et évaluation - Division évaluation et planification des / l’Agence

des RE ressources en eau Numérique

-DRPE

-Archive

Vue comptable de la procédure :

N/A

34


Contrôles Auteur Support Matérialisation

Périodicité Finalité

Chef de service gestion 1 à 2 selon l’actualisation du

Rapports et développement des Papier/numérique Signature programme de fourniture d’eau et selon Validation

ressources en eau les crues enregistrées durant l’année

35

III. Planification et études Générales

1. Mise en œuvre du PDAIRE

Objectif


Cette procédure présente la démarche à suivre pour la mise en œuvre du Acteurs internes :

Plan Directeur d’Aménagement Intègre des Ressources en Eau des bassins - Directeur

de ZGR, et d’assurer le suivi du plan action du PDAIRE - Chef de la division Evaluation et Planification des Ressources en

Eau

- Chef de service Planification des Ressources en Eau et des

études

- Toutes les autres Divisions de l’agence

Acteurs externes :

- Organismes externes

- Ministères concernés


RG1 : Le Plan Directeur d’Aménagement Intégré des Ressources en Eau

36


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur associés

Une fois le rapport du PDAIRE est approuvé, Le Chef de Service

Planification des Ressources en Eau et études fait ressortir sous forme Note de synthèse

d’une note de synthèse :

des actions et

-Les actions et les mesures d’accompagnement à réaliser par les

Service Planification

des mesures

PDAIRE

Elaboration du plan

différents départements avec l’échéancier de réalisation, le coût

des Ressources en

Word

d’accompagnem

2 jours

approuvé

d’action du PDAIRE

et les modalités de financement, cités dans le rapport PDAIRE

Eau et études

ent du PDAIRE,

Une fois le plan d’action est élaboré en concertation avec le chef de la Plan d’action

division évaluation et planification des ressources en eau, il le

communique au directeur pour approbation.

Le chef planification des ressources en eau et études en concertation

avec le chef de la division évaluation et planification des ressources en

eau est tenu d’assurer l’organisation d’une réunion avec les différents

Organisation

Division évaluation et départements concernés par le PDAIRE, pour se faire il établit l’ordre du

planification des jour de la réunion et procède comme suit :

d’une réunion

Plan d’action

ressources en eau

• Établir des écrits aux différents départements concernés et les

avec les

Lettre

concerté et

soumettre au directeur pour signature et envoi

Word

2 jours

différents

Plan d’action

approuvé

Service planification La lettre comporte :

départements

des ressources en - Objet

concernés

eau et études

-La date et l’heure de la réunion

- Le lieu

-Les thèmes à discuter

La lettre sera accompagnée par le plan d’action du PDAIRE.

37

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai


Division évaluation et

• Instauration d’un comité de suivi et de mise en œuvre du PDAIRE

• Elaboration et mise en place des tableaux de bord constitués Matrice des

planification des

d’indicateurs

Identifier les

ressources en eau

Word

attentes y

Ecrit et plan

• Robustes et fiables de différentes natures (indicateurs de réalisation,

attentes de la

/

compris le comité

2 jours d’action préparés

indicateurs de pression sur les ressources en eau, indicateurs de

réunion

Service planification

Excel

de suivi

résultats, indicateurs de gouvernance)

des ressources en

• Fixation du nombre de réunion du comité de suivi du PDAIRE

eau et études

Le chef de service Planification et études est censé de :

- convoquer le comité de suivi et de mise en œuvre du PDAIRE selon la

programmation ainsi arrêtée des réunions de ladite commission,

- dresse le PV de la commission et envoi de ce PV à tous les membres de

Le comité de

Service Planification

la commission Word PV de la

Mise en œuvre

- Suit les recommandations de la commission. /

2 jours suivi désigné

et études

commission

- Actualise les tableaux de bord de suivi des réalisations des actions du

Excel

PDAIRE.

- Elabore un rapport global de suivi des actions en cours et prévues,

difficultés rencontrées …etc. Et le présente au comité de suivi et au

Directeur pour toutes fins utiles.

38


Application


Word PV de la Commission

Note de synthèse des actions et des mesures d’accompagnement du PDAIRE

Plan d’action

Excel Matrice des attentes y compris le comité de suivi


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Rapport du diagnostic 10

Service

PV des réunions du comité de 30

suivi

planification des

Papier/Num

Chaque

Comité de suivi

Siège de l’ABHZGR

ressources en

érique

réunion

Planning d’exécution des

30

eau et études

actions du PDAIRE

Tableaux de bord de suivi 30


N/A

39




Chef de Pointage Pour chaque Vérifier l’exécution du

Projet réalisé

service Documents du projet réalisé projet

Planification et projet

études

40

2. Prévision sécheresse

Objectif


Cette procédure décrit le déroulement des opérations à réaliser pour Acteurs internes :

élaborer la prévision de la sécheresse au niveau de zone d’action de - Directeur

l’Agence du bassin hydraulique de ZGR. - Chef de la division Evaluation et Planification des Ressources en

Eau

- Chef de service planification des ressources en eau et des études

- Chef de service suivi et évaluation des ressources en eau

- Chef de la division Domaine Public Hydraulique

- Chef de la division durable des ressources en eau

Acteurs externes :

- Autorités

- Ministère de tutelle

- Ministère d’Agriculture

- ONEE/Eau


Note de prévision de la sécheresse

41


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

Le chef de service planification des ressources en eau et

études récupère les données des précipitations

Prévision de

Service mensuelles à partir du service Suivi et Evaluation des

planification des

Ressources en Eau à la fin de chaque mois de l’année en

Préparation des

l’intensité de

Recenser et récupérer

ressources en

cours. BADRE21

données.

sécheresse les données des pluies.

eau

L’objectif est de prévoir l’intensité de sécheresse durant

Fin de chaque

mois

l’année en cours au niveau de la zone d’action de

l’Agence.

Le chef de Service planification des ressources en eau et

études est chargé d’utiliser l’outil d’aide à la prévision de

la sécheresse disponible au sein de son service, pour ce Note de calcul de

Alimenter le logiciel

Service faire, il saisit les données suivantes :

Les données sont

simulation de

planification des

• L’année de mesure (année en cours).

recensées et d’aide à la prévision de la

l’Indice Standard Fin de chaque

ressources en

• Choix de la station. Excel

récupérées

sécheresse des précipitations

mois

eau et études

• Saisir la pluviométrie du mois (mm).

(SPIC)

Par la suite le logiciel procédera au calcul du SPIC (Indice

standard des précipitations).

42

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

• Les résultats de la simulation permettent de dresser une

carte de prévision de la sévérité de sécheresse pour

l’année en cours. Les résultats, sous forme de

cartographie, sont communiqués à la Division Gestion Documents c,

durable des Ressources en Eau, à la division du domaine Cartographiques

public hydraulique et au Directeur.

Service

• En cas d’apparition probable de sécheresse, le Chef de

service planification des ressources en eau et études en

Les simulations

planification des

Excel

Fin de chaque

concertation avec le chef de la division évaluation et

sont réalisées

Interpréter les résultats ressources en

SIG

mois

planification des ressources en eau et après validation par

eau et études

le directeur, élabore une note à ce sujet, à envoyer aux

autorités locales concernée, Services du Ministères

d’Agricultures concernés, ONEE/BEau et à la DRPE pour Note sur la

toutes fins utiles. prévision de la

sécheresse

• Une copie de la note est archivée au niveau du service

Planification des Ressources en Eau et des Etudes,

classée par date.

43


Application


BADR 21 Préparation des données.

Excel Note de calcul de simulation de l’Indice Standard des précipitations

(SPIC)


Documents

Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

12

Note de prévision de la

Chef de service Papier

Selon

planification et 10

Acteurs externes

l’apparition

ABHZGR

sécheresse

/Numérique

études générales

probable de la

sécheresse


N/A

44




Chef de service Vérifier que les données

Contrôle des données planification et

Précipitation Pointage Par mois récupérées sont saisies études

correctement sur le logiciel

Générales

45

Procédures de la Gestion Durable des Ressources en Eau

Rédaction et Validation

Rédaction Validation

Nom Date Nom Fonction Date

Historique des modifications

Version

Auteur

Date

Commentaires

Liste de Diffusion

Sommaire

I. GENERALITES 3

II. SOUS-PROCEDURE GESTION & DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES EN EAU 4

1. Gestion des études 4

2. Gestion des partenariats 8

III. SOUS-PROCEDURE TRAVAUX ET EQUIPEMENT HYDRAULIQUE 14

1. Inventaire des sites potentiels des retenues de barrages collinaires 14

2. Réalisation des travaux de protection contre les inondations 19

3. Gestion travaux forage 24

IV. SOUS-PROCEDURE GESTION QUALITE DES RESSOURCES EN EAU 28

1. Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau 30

2. Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau 31

3. Inventaire du degré de pollution 34

2

I. Généralités

Objet :

Cette procédure a pour objectif de définir la gestion durable des Ressources en Eau de l’ABHZGR. Cette procédure s’applique à l’ensemble des sources hydrologiques des bassins de GZR.

Intervenants

Internes - Directeur - Service Gestion et Développement des Ressources en Eau, - Service Travaux et Equipement Hydraulique, - Service Gestion de la Qualité des Ressources en Eau,

Externes - Prestataire externe

Cadre légal et réglementaire - Loi 36/15 sur l’eau.

3

II. Sous-procédure Gestion & Développement des Ressources en Eau

1. Gestion des études

Objectif


La procédure vise à assurer le suivi des études réalisées par les différentes Acteurs internes :

structures de l'Agence - Toutes les Divisions et les services Techniques de l’ABHGZR

Acteurs externes :

- Bureaux d’Etudes

- Organismes externes


- Décret des marchés/BC

4


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Traiter le dossier CPS/RC

du marché Ordre de service de Ingénieur L’ingénieur chargé de l’étude élabore l’Ordre de service de Word

approuvé

complété par le

commencement

d'études

commencement.

Délai prévu par

fournisseur Ordre de service l’étude

Ordre de service

Ingénieur L’ingénieur chargé de l’étude programme la réunion de démarrage

d'études, de l’étude.

établi et envoyé

Réunion de démarrage

Word

P.V de réunion

1 jour Responsable

Le nombre de missions est une variable i qui varie de 1 à n (n étant

au BE

Valideur d'études

le nombre de missions).

Exécution de

Assurer le suivi de la

Ingénieur

L’Ingénieur d'études assure le suivi de l’étude conformément aux Word

Rapport de

Selon délai prévu

TDR, note méthodologique validée et délai par mission et met en

l’étude

mission

d'études

Excel

mission

par le CPS

place un comité de suivi

Rapport de Diffuser le rapport de la Responsable Le responsable valideur d'études assure la diffusion auprès des Word Ecrit d’envoi

10 jours

mission reçu

mission Valideur d'études

membres du comité de suivi de l’étude en interne et externe.

Excel

Rapport de Examiner le rapport Ingénieur L’Ingénieur d'études tient une réunion d’examen du rapport Word P.V de réunion

1 jour

mission diffusé

provisoire de la mission

d'études

provisoire de mission.

Excel

P.V de réunion

Transmettre les Responsable

Le responsable valideur d'études transmet les remarques sur le

Word

remarques sur le rapport

Ecrit d’envoi

1 jour

élaboré et validé

Valideur d'études

rapport provisoire de mission au B.E.

Excel

provisoire mission

Rapport final reçu

Validation du rapport final

Responsable

Le responsable valideur d'études examine et valide le rapport final.

Word

Rapport final

15 jours Valideur d'études Excel

Rapport final Diffusion du rapport final

Responsable Le responsable valideur d'études assure la diffusion du rapport final Word Ecrit pour 1 jour

validé

valideur d'études aux membres du comité de suivi.

Excel

diffusion

5


Application


Word Rapport final

PV de réunion

Excel Rapport de mission


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Rapports de l’étude

B.E

Selon le Ingénieur chargé de Papier / Chaque étude Siège de l’ABHZGR

marché

l’étude

Numérique

et par mission


N/A

6



CPS/RC

Ingénieur chargé Papier/numérique Signature Chaque étude

Validation des rapports de

de l’étude l’étude

7

2. Gestion des partenariats

Objet


Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour l’élaboration et la Acteurs internes :

gestion des conventions du partenariat avec une partie tierce au niveau de la zone - Chef de Division gestion durable des ressources en eau

d’action de l’ABHZGR. -Chef de Division Evaluation et planification des ressources en eau

- Chef de Division du domaine public hydraulique

- Chef de Division administrative et financière

-Chef de Service communication

Acteurs Externes :

- Services centraux des autorités gouvernementales chargés de l’eau

- Services Eau

-ANDZOA ou autre partenaire

- Bureaux d’Etudes et entreprises


Les étapes à suivre pour la mise en place du partenariat :

- Déterminer l’objet et le profit du partenariat ;

- Négocier le partenariat ;

- Déterminer les éléments principaux du contrat de partenariat

8


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur associés Le Chef de la Division gestion durable des ressources en eau en

concertation avec le Directeur de l’Agence définit les objectifs et les

Construire un profits de l’Agence escomptés découlant du partenariat avec

ANDZOA ou autre partenaire et qui répondent à la stratégie de

partenariat :

l’agence en matière de développement, de protection et de la

Réalisation - Chef de

préservation des ressources en eau pour ce faire, il est

d’objectifs indispensable de passer par les étapes suivantes :

Détermination d’Objet

Division gestion

Word Délai du contrat

communs dans le

et profil du partenariat

durable des

La première étape sera d’accomplir un travail de réflexion à partir

de partenariat ressources en

cadre d’une

de la stratégie de l’Agence du bassin hydraulique de ZGR :

eau

collaboration

-Quels sont les facteurs stratégiques de l’agence ?

structurée -Quels sont les objectifs stratégiques qui en découlent ?

Le partenariat avec ANDZOA peut-elle en favoriser

l’accomplissement de ces objectifs ? Si oui, quel est le type, le

profil, l’objet et les critères de réussite du partenariat ?

La négociation est une phase essentielle de la mise en place d’un

partenariat. La compréhension et le respect des intérêts du

partenaire pendant les négociations sont les principes de base

pour la réussite de cette étape. La phase de négociation est

toujours révélatrice de la réelle implication du partenaire désigné.

Objet et profil du

Négociation du

Au terme de cette étape, les différentes entrevues permettent

Contrat de

d’établir le partenariat en termes de moyens, d’objectifs

partenariat

Word

partenariat défini

opérationnels et de répartition du pouvoir de décision.

partenariat

Il est en effet plus productif de s’inscrire dès le départ dans la

logique gagnant/gagnant que dans une optique gagnant/perdant.

Un partenariat qui favorise démesurément un partenaire au

détriment de l’autre est condamné à plus ou moins brève échéance.

Pour ce faire, certains critères à en tenir compte tels que :

Partenariat

Chef de Division Les objectifs du partenariat doivent être définis en commun par les Objectifs

Délai du contrat

Fixation des objectifs

gestion durable

deux partenaires (ABH et ADNZOA ….. ) afin de garantir une

négocié Word opérationnels

opérationnels communs

des ressources

balance équilibrée entre coopération et concurrence, entre objectif

de partenariat

communs

en eau individuel et objectif conjoint. Ces objectifs doivent de plus être

réalisables et définis, si possible, dans des termes mesurables et

non aléatoires quant à leur interprétation.

9

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur associés L’agence du bassin hydraulique doit en outre donner une

description précise des moyens qu’elle va mettre en œuvre pour

Objectifs Précision des moyens de opérationnaliser le partenariat, et ce à trois niveaux : Moyens à mettre

opérationnels

l’Agence à mettre en

• La contribution dans la coopération, son étendue, sa

en œuvre

communs fixés

œuvre :

nature

(financière,

technique, …) ;

• Les points forts sur lesquels l’Agence peut s’appuyer ;

• Les points faibles qu’elle doit éliminer.

L’Agence doit connaître les forces, les faiblesses, les aspirations

du partenaire (ADNZOA, ou autre), ainsi que les moyens qu’il peut

Moyens évalués

Connaître les moyens du apporter au partenariat. Il peut permettre à l’Agence d’établir une Quotte part du

partenaire :

balance équilibrée entre ces forces/faiblesses et celles du

partenaire

partenaire et assurer ainsi une complémentarité des ressources de

l’Agence.

Ainsi, afin d’assurer une probabilité de réussite maximale du

partenariat, l’Agence doit veiller à ce qu’il existe une

complémentarité et un équilibre entre les ressources dégagées par

chacun, entre les objectifs poursuivis par les deux partenaires,

mais également une complémentarité et un équilibre entre les

ressources rassemblées et les objectifs visés du partenariat.

Contribution

Chef de Division Le démarrage est une phase délicate où les partenaires passent de

Plan de Délai du contrat

Etablir un plan de

gestion durable

Word démarrage et de

partenaire définie

démarrage et de suivi

des ressources

la théorie à la pratique, de la stratégie sur papier à la stratégie

de partenariat de suivi

en eau

active. Il s’agit donc d’une phase critique du projet qui ne

s’improvise pas. Il est donc nécessaire d’établir une feuille de route

qui comprendra :

-Les différentes mesures à prendre ;

- Les différents responsables ;

- Les diverses échéances ;

-Les dates des évaluations des résultats ;

-Les modes de résolution des conflits.

10

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur associés Durant la période de négociation, chaque rencontre ou entretien

Déterminer de façon

doit avoir comme ligne directrice la détermination de plus en plus

précise du rôle de chacun des partenaires. De même, les

précise le rôle de chacun

Plan de

partenaires ne doivent pas perdre de vue de discuter des modalités

des partenaires et Matrice des rôles

démarrage et de

approbation du

de prise de décision. Qui décidera, et quel sera le poids de chacun

Word

des partenaires

de suivi établi

partenariat par les

dans ces décisions ? tout cela doit être élaboré sous forme de

conseils d’administration convention Co-signé par les partenaires et approuvé par les des partenaires conseils d’Administration de l’Agence du bassin hydraulique et de

l’ANDZOA.

Matrice des rôles

Notifier par écrit les

Il sera opportun de confirmer chaque réunion au sein d’un compte- Compte rendu. De plus, dès qu’un accord sera obtenu, il est nécessaire de rendu/PV des

définis

accords intermédiaires

l’acter dans un document écrit (PV).

accords

Afin d’assurer un suivi rigoureux du partenariat, il est judicieux de

choisir un système de suivi simple et souple. En l’intégrant dans le

travail quotidien des collaborateurs concernés.

P.V Accords

Suivi du partenariat

La qualité du plan de suivi, son observation ainsi que la fréquence Plan de suivi

et la qualité de la communication entre les partenaires permettent

d’établir entre eux un climat de confiance. Ce plan de suivi doit

permettre d’évaluer l’avancement du partenariat en fonction des

objectifs opérationnels définis lors de la négociation.

Les partenaires auront besoin de mesurer ou d’évaluer trois

éléments :

- Les impacts du projet de leur partenariat sur la société ;

- La valeur du partenariat pour chacune des organisations

partenaires ; Tableau de bord

Plan de suivi

- Les coûts et bénéfices réels de l’approche du partenariat.

Evaluation du partenariat

Excel

de suivi et

élaboré

En examinant ces trois points, il sera possible d’évaluer si :

Et évaluation

- Le partenariat a été efficace dans l’accomplissement de

ses objectifs ;

- Les partenaires ont effectivement retiré des bénéfices de

leur engagement ;

- L’approche du partenariat était le choix le meilleur ou le

plus approprié.

11


Application


Word Matrice des rôles des partenaires

PV des accords

Excel Tableau de bord de suivi et évaluation


Documents

Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

- Contrat du partenariat Chef de la - Directeur

- Rapport sur les opérations réalisées par Division gestion - Chefs des Divisions

les partenaires selon l’engagement de

et Services de

durable des

Papier/numé

chaque partenaire l’Agence

Durant l’échéancier du

Siège de

ressources en 30

- Services centraux

rique

- Rapport sur le déroulement du

partenariat

l’Agence eau en

chargés de l’eau

partenariat

- Services eau

collaboration avec

Rapport d’évaluation du partenariat - ANDZOA…. (atteinte des objectifs fixés au départ.). ANDZOA ou autre Archives


12



Contrat du partenariat

et Rapports

Chef de Division gestion Durant l’échéancier du

durable des ressources en Papier/numérique Signature Validation partenariat

eau

13

III. Sous-procédure Travaux et Equipement Hydraulique

1. Inventaire des sites potentiels des retenues de barrages collinaires

Objectif Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour

répondre aux besoins en ressources en eaux des habitants de la région

de ZGR.

Services intervenants Acteurs internes :

- Directeur - Chef de la Division Gestion Durable des Ressources en Eau - Chef de service travaux et équipements Hydrauliques - Agent du service travaux et équipements Hydrauliques

Acteurs externes : - Demandeur (Personne physique ou morale)


RG1 : Stratégie, études et réalisation des retenues des petits barrages et barrages collinaires.

14


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai


Personne

Toute personne physique ou morale, peut déposer une

Dépôt de la

physique ou

demande auprès de l’ABHZGR pour exprimer son besoin en

Demande

N-1

demande

morale

ressources en eau.

Service des

A la réception d’une doléance, le chef de service des travaux et

Cartes

Demande

Réception

travaux et

aménagement hydraulique analyse la demande sur fond

BADRE21

topographiques

N-1

déposée

Analyse

aménagement

SIG

topographique pour identifier les cours d’eau et ressortir les

Etudes

hydraulique

sites potentiels sur la base des études s’il existe.

Il établit par la suite un écrit qu’il communique au demandeur

Service des pour l’informer du résultat de la recherche et l’inviter à assister Doléance

Visite du site proposé travaux et

à une visite des lieux pour examiner le site proposé et vérifier la

Word

Ecrit

N-1 analysée

aménagement

hydraulique faisabilité technique du projet le cas échéant.

La visite est réalisée en présence des représentants de la

commune et des autorités locales, elle a pour finalité de :

Service des

Analyser l’aspect géomorphologique du site

Analyser l’aspect géologique du site (stabilité du

Réalisation des visites travaux et

Ecrit envoyé

terrain)

Word

Compte rendu

N-1 aménagement

hydraulique Le chef de service établit par la suite un compte rendu sur

lequel il spécifie la possibilité de lancer l’étude de faisabilité ou

pas du projet.

15

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur associés Service des En cas de faisabilité du projet, il lance les consultations pour

Rapport d’études

travaux et

estimer le budget de la faisabilité du barrage et le présente au

du projet avec

aménagement

Directeur pour validation.

Estimation du

hydraulique

budget

Possibilité de

Le projet doit respecter le budget validé pour l’année en cours.

Lancement des études

Word

lancer l’étude

Bureau d’études

Nb : Pour chaque demande reçue, le Chef de service met à jour Fichier de suivi

N-1

Directeur son fichier de suivi de traitement des demandes.

de traitement des

ABHZGR

demandes

DAH

Service des Préparation de convention

travaux et

aménagement

hydraulique

Réalisation du

Lancement des travaux

Bureau Projet de

d’études /entrepri

Word

projet

du projet

convention

ses

N

DAH

Commune

16


Application


Word Préparation de convention

Rapport d’études du projet avec l’estimation du budget

Fichier de suivi de traitement des demandes


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Rapport de suivi de des

Service des travaux Numérique A chaque

et aménagement 10

Directeur ABHZGR /

étape

Siège ABHZGR travaux

hydraulique

Papier

d’avancement


N/A

17



Validation du

Pour chaque Proposer l’étude de

Compte rendu de la

projet lancement des Directeur Signature conception à la DAH pour

visite terrain potentiellement travaux

réalisation

réalisable

18

2. Réalisation des travaux de protection contre les inondations


Cette procédure a pour objectif de définir la démarche à suivre pour la Acteurs internes :

réalisation des travaux de protection contre les inondations au niveau de la - Directeur

zone d’action de l’ABHZGR. - Chef de la Division Gestion durable des ressources en eau

- Chef de service travaux et aménagements Hydrauliques

- Agent du service travaux et aménagements Hydrauliques

Acteurs externes :

- Prestataire externe


- Guide technique des travaux GC,

- Plan annuel d’exécution des travaux

- Rapport final d’exécution des travaux

19


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur d’information associés Identification des Le chef de service des travaux et aménagement

travaux : hydraulique et le chef de la division Gestion Durable des

Ressources en Eau sont amenés à assurer la réalisation

des travaux pour lutter contre les inondations, pour ce

faire, ils procèdent comme suit :

Analyse des études menées dans le cadre du volet Analyse des études

-Division Gestion hydraulique par le service gestion des ressources en eaux

et qui identifient :

Durable des

-Les risques existants d’inondation

Ressources en

-Les propositions d’ouvrages de protection à

BADRE21

Protection contre

Eau,

mettre en place (Curage, mur de protection,

Word

Etudes

Par an

les inondations

-Service des

déviation ….)

Excel

travaux et

Classement des risques par priorité en fonction :

aménagement

Classement des risques

- Importance du risque

hydraulique

par priorité

-Doléance de la part des autorités

-Plan national de la protection contre les

inondations

- Le budget

Préparation d’un Préparation d’un programme annuel d’exécution des

programme annuel travaux sur la base du budget délégué par le ministère.

d’exécution des travaux Envoi du programme au Directeur pour signature puis au

sur la base du budget ministère pour validation

Réalisation des travaux La réalisation des travaux se fait soit par l’agence soit par

le ministère comme suit : Préparation d’un

DAH

-Agence : Petits travaux de moins de 2 millions de programme

Préparer convention

Dirhams

Word

annuel

Travaux identifiés Ministère

-Ministère : Grands travaux de plus de 2 millions Excel d’exécution des Par an

de Dirhams

SIG

travaux sur la

Prestataire

Les travaux sont réalisés par un prestataire externe base du budget

Appel d’Offre

sélectionné par Apple d’offre.

CPS/RC

externe

20

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur d’information associés Agents du Le suivi des travaux est assuré par :

service -Les agents du service ou par l’assistance

technique pour les petits travaux. Rapports de fin

Assistance

-Les agents de la DAH pour les grands travaux.

Selon étape

Word

de travaux avec

Projet à réaliser

Suivi des travaux

technique pour d’avancement

Excel

illustrations

les petits travaux.

Les rapports de fin de travaux avec illustrations

des travaux

photographiques

photographiques sont réalisés par des prestataires

Agents de la

externes.

DAH pour les

grands travaux

21


Application Traitements Informatique/ Fonctionnalités Word Rapports de fin de travaux avec illustrations photographiques

Programme annuel d’exécution des travaux sur la base du budget CPS/RC


Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Plan annuel de réalisation des DAH

Selon le ABHZGR

Papier/numérique

Chaque an

Siège ABHZGR

travaux

marché


N/A

22




Plan annuel de Papier

réalisation des DAH / Signature Une fois par an Validation du plan

travaux

Numérique

23

3. Gestion travaux forage

Objectif Cette procédure décrit la démarche à suivre pour la gestion de

l'ensemble des travaux de forage qui sont supervisés par l'ingénieur de la

division GDRE, qui joue le rôle d'ingénieur des travaux.

Services intervenants Acteurs internes :

- Division gestion durable des RE - Division évaluation et planification des RE - Division domaine public hydraulique - Service travaux et équipement hydraulique - Service suivi et évaluation des RE

Acteurs externes : - Entreprise


-Manuel travaux hydrogéologiques

24


Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération Système Documents Délai

Déclencheur d’information associés Lancement des - Implantation des Ingénieur de -Implantation du forage sur le terrain en fonction Word Carte Selon marché

travaux travaux travaux des coordonnées Lambert (X,Y) topographique

Forage implanté Démarrage du chantier

Ingénieur de -Installation de la machine et du matériel Word CPS/RC Selon marché sur le terrain

travaux

Lancement des Comprend les actions suivantes (voir mode opératoire) : Word Fiche IRE Selon marché

travaux Suivi de la Ingénieur de - suivi régulier de la foration reconnaissance travaux - analyse de la coupe géologique

- suivi et mesure des venues d'eau

Mesures Suivi des mesures

Ingénieur de

Diagraphies le cas échéant Word Rapport des Selon marché complémentaires Air lift... mesures

complémentaires

travaux

suivie

complémentaires

Reconnaissance Etablir un rapport de fin de travaux de reconnaissance Word Rapport de Selon marché

avec les résultats Interprétation des Ingénieur de

avec les résultats et les perspectives futures reconnaissance et les résultats de la

travaux

perspectives reconnaissance

futures établies

Synthèse de la Elaboration du rapport de

Ingénieur de

Etablir un rapport de synthèse de la campagne Word Rapport de Selon marché

campagne établie

synthèse de la

synthèse de la travaux

campagne

campagne

Rapport de Finalisation et validation du rapport y compris le niveau Word Rapport final Selon marché

campagne validé Validation du rapport de

Responsable d'atteinte des objectifs fixés pour la campagne valideur des

campagne

travaux

Fiche IRE saisie Saisie dans la base de données (BADRE21) BADRE21 Fiche IRE 1 jour

et archivée Saisie des données dans

Service suivi et Report du point IRE dans le fonds topographique

évaluation des

Affectation d’un Numéro à chaque ouvrage.

la Base

RE

25


Application


Word Elaboration des différents rapports



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Directeur

Fiche IRE

DGDRE Papier/

DRPE

Service travaux 1

DEPRE

Par forage

SE

Numérique

DRPE

ABHZGR

SE

Service travaux DGDRE DRPE

Rapport des mesures Selon le DEPRE Papier/ Par forage

SE complémentaires

marché

DRPE

Numérique

ABHZGR

SE


Rapport de reconnaissance

Selon le DEPRE Papier/ Par forage

SE

marché

DRPE

Numérique

ABHZGR

SE


Rapport de synthèse finale de 5

DEPRE Papier/ Par forage

SE la campagne

DRPE

Numérique

ABHZGR

SE


N/A

26




Chef de

service Papier/

Rapports Travaux et Signature Par Forage Validation Numérique

Equipement

Hydraulique

27

IV. Sous-Procédure Gestion Qualité des Ressources en Eau

-Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau

-Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau

- Inventaire du degré de pollution

Objet


-Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau Acteurs internes :

- Chef de Service Qualité des ressources en eau

Acteurs Externes :

- DRPE

- Services Eau

- Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau Acteurs internes :


Acteurs Externes :

- DRPE

- Services Eau

- Bureau d’Etude

-Inventaire du degré de pollution Acteurs internes :


Acteurs Externes :

- DRPE

- Services Eau

- Bureau d’Etude

- Autorités locales, 'Agriculture,, Santé , 'Industrie, 'Energie et Mines ,

28

Règles de gestion :

- RG1 : Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau

- Définir le réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau tant superficielles que souterraines en tenant compte

davantage de l’utilisation de la ressource en eau et des sources de pollution ainsi que des aménagements hydrauliques (stations

d’épuration, décharges ….).;

- RG2 : Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau

- Définir la fréquence, la périodicité, le nombre d’échantillons à prélever par période et les paramètres à mesurer pour les eaux

souterraines les eaux superficielles et les retenues des barrages : - RG3 : Inventaire du degré de pollution

-déterminer les différentes sources de pollution et évaluer les charges de pollution des rejets domestiques, industriels, ( en

terme de DBO5, DCO,...) , au moins une fois tous les cinq ans.

29


1. Réseau de surveillance de la qualité des ressources en eau Evénement

Etapes/Opérations Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Composition du réseau de suivi de la qualité des ressources en eau

- Le Chef de Service qualité des ressources en eau met en place un réseau de suivi de

la qualité des ressources en eau superficielles et souterraines en tenant compte davantage de

l’utilisation de la ressource en eau et des sources de pollution ainsi que des aménagements

hydrauliques (stations d’épuration, décharges …) .

Il s’agit particulièrement de :

Réseau de suivi de la qualité des eaux de surface qui doit comporter :

• Des stations primaires sur des oueds et en aval des stations d’épuration, qui permettent

- Chef de de détecter les variations temporelles significatives de la qualité de l’eau et de mettre à la disposition Rapport et Surveillance de Mise en place d’un

du gestionnaire des ressources en eau une information utile et en temps opportun. Elles doivent être carte de Chaque la qualité des

Service réseau de suivi de la

localisées à des endroits stratégiques, tel l’aval des principales sources de pollution ou au niveau BADRE21

campagne ressources en

Qualité des situation du qualité des ressources

des prélèvements d’eau importants ; SIG

d’analyse eau

ressources réseau de en eau

• Des stations secondaires sur des oueds, qui permettent d’obtenir des informations mesure

en eau

complémentaires sur l’état de qualité des ressources en eau et d’affiner également le portrait spatial

de cet état ;

• Des stations des retenues de barrages pour le suivi de la qualité des eaux des

retenues des barrages et leur eutrophisation.

Réseau de suivi de la qualité des eaux souterraines qui doit comporter

Des stations d’échantillonnages réparties sur toutes les nappes d’eau de la zone (forages ;

puits, sources, khettaras, drains.

30

2. Campagne de mesure de la qualité des ressources en eau

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Fréquence périodicité, nombre d’échantillons et paramètres à mesurer :

Selon les moyens matériels et humains du Service de la qualité des ressources en eau ,

le cas échéant , le Chef de Service de la qualité des ressources en eau externalise la

mesure de la qualité des ressources en eau par le biais des appels d’offres à lancer .

Qualité des ressources en eau de surface :

• La fréquence d’échantillonnage est fixée pour chaque type de station : Rapport sur

• mensuelle à trimestrielle pour les stations primaires ;

le

Mesurer la

- Chef de

• semestrielle pour les stations secondaires et retenues de barrages (une campagne en

Prélèvements

déroulement

A chaque

qualité des

Service qualité saison humide et une autre en saison sèche). BADRE21

d’échantillons d’eau

de la

campagne

des RE

ressources en et SIG

et leurs analyses

campagne et

de mesure

eau

- Bureau Paramètres à mesurer :

les mesures

d’Etude • pour les retenues des barrages :

réalisées

-Point milieu : température, pH, conductivité, O2 dissous, NH4+ , PT, Fer, Mn2+ , Chla,

MES, SO42-, NO32- , disque de Secchi ;

- Points surface et fond : température, O2dissous

31

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Pour les eaux de surface :

• Réseau de référence : Sa vocation est le suivi spécifique de masses d’eau pour les

tronçons non influencés par les sources de pollution : GS (Grille Simplifiée) : O2dissous,

DBO5, DCO, NH4+, PT, coliformes fécaux CF

Pour mieux caractériser les eaux de surface,

• une Grille Réseau de Référent (GRR) proposée : NH4+, K+, NO32- NO2-, Fer, Mn2+,

DCO,DBO5, conductivité, température, turbidité, pH, O2dissous ;

• Débit

• Réseau opérationnel : sa vocation est le suivi spécifique de masses d’eau pour les

tronçons influencés par les sources de pollution : PH, T, CE, O2 dissous, Turbidité et

débit ; MES, DBO5, DCO, NH4+, NTK,

, NO32- , PT, PO43- , Na+, K+ , CL- , SO42-, Ca2+ , Mg2+ , NO2- , HCO32- , CO32-

, TA, TAC, TH , CF, SF, CT , Pb, Cr total et Se.

32

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

• Réseau complémentaire : sa vocation est de permettre de couvrir l’intégralité des

masses d’eau en vue de l’inventaire de la qualité de l’eau : GS (Grille Simplifiée) :

O2dissous, DBO5, DCO, NH4+, PT, CF

- Chef de

• Pour mieux caractériser les eaux de surface, une Grille Réseau de Référent (GRR)

proposée : NH4+, K+, NO32- , NO2-, Fer, Mn2+, DCO, DBO5, conductivité,

Mesurer la

Service qualité

Prélèvements

température, turbidité, pH, O2 dissous ;

qualité des

des ressources

d’échantillons d’eau

-Débit.

ressources en en eau

eau et leurs analyses

Pour les eaux souterraines

- Bureau

d’Etude • Réseau de surveillance : Grille simplifiée : conductivité, CL-, NO32- , NH4+, MO, CF ,

Ca2+, Mg2+, Na+, HCO32- SO42-

• Réseau opérationnel : Grille simplifiée des eaux souterraines : conductivité, Cl-,

NO32-, NH4+, MO, CF , Fer, , Mg2+., Ca2+, Mg2+ , Na+, HCO32- SO42-.

33

3. Inventaire du degré de pollution

Evénement

Système Documents

Délai

Etapes/Opérations

Acteurs


d’informa

Déclencheur

associés

tion

Déterminer les différentes sources de pollution et évaluer les charges de

pollution des rejets domestiques, industriels,... ( en terme de DBO5, DCO,...)

ainsi que l’état de qualité des eaux des cours d’eau, des retenues de barrages -Rapport fixant

, au moins une fois tous les cinq ans avec établissement de fiches et de

la période de

cartes de vulnérabilité des eaux souterraines à la pollution qui doivent être

l’inventaire du

révisées périodiquement.

degré de

Pour ce faire :

pollution Chaque 5

Suivre de manière

- Fiches ans ou

Réalisation de

Le chef de Service qualité des ressources en eau élabore un rapport chaque

périodique l’état

- Chef de Service

d’inventaires

fois que la l’inventaire du degré

qui fixe la période pendant laquelle l'inventaire du degré de pollution sera

de dégradation de

qualité des

SIG

- cartes de qualité des

de pollution des

réalisé et la liste des points d'eau et/ou de déversements dans lesquels les

la qualité des

ressources en eau

vulnérabilité à la

ressources

ressources en eau

prélèvements d'échantillons seront opérés, les moyens humains et matériels

en eau

ressources en eau - Bureau d’Etude pollution l'exige. nécessaires, les informations à collecter pendant les opérations d'inventaire,

- Brochures ,

Il soumet ce rapport au Directeur de l’Agence pour validation

bulletins

Après validation , il envoie le rapport aux services des autorités

d’information à la

gouvernementales chargées de l'Intérieur, de l'Agriculture, de l'Eau, de la

disposition du

Santé Publique, de l'Industrie, de l'Energie et des Mines et de

public

l'Environnement. Ce rapport précise également les modalités de contributions

éventuelles des services précités à la réalisation de cet inventaire.

34

Evénement

Système

Documents

Délai

Etapes/Opérations

Acteurs


d’informa

Déclencheur

associés

tion

Il fixe en concertation avec le Directeur de l'Agence par décision et

en étroite collaboration avec les services des autorités gouvernementales

chargées de l’eau , la durée, la date de commencement et de clôture des

opérations relatives à l'inventaire du degré de pollution.

Par la suite , le chef de service qualité des ressources en eau

procède par le biais d’un laboratoire agrée aux prélèvements des échantillons

d'eau des points d'eau concernés par l'inventaire, toutes les informations

collectées au cours de la compagne d’inventaire font l'objet d'analyses et

d'études pour définir les caractéristiques physiques, chimiques, biologiques et

bactériologiques des eaux.

Sur la base de l'étude de ces échantillons et informations, le Chef de

Service Qualité des ressources en eau procède à l'établissement des fiches

d'inventaire et des cartes de vulnérabilité à la pollution.

Par la suite , il met ces fiches d’inventaires , conformément à la

réglementation en vigueur, à la disposition des services de l'Etat, des

collectivités locales et des établissements publics. Elles doivent être

élaborées d'après les critères physiques, chimiques, biologiques et

bactériologiques pour toutes les eaux de nappe, de cours d'eau, de lacs,

d'étangs, ...

35

Evénement

Système

Documents

Délai

Etapes/Opérations

Acteurs


d’informa

Déclencheur

associés

tion

➢

Le chef de Service Qualité des ressources en eau établi un rapport faisant la synthèse des données et résultats de l'inventaire . Ce rapport

peut être édité sous forme de bulletins ou de brochures d’informations

simplifiées. Il doit inclure entre autres: la situation géographique,

hydrologique, hydrogéologique et climatique du bassin, les sources de

pollution avec situation des points de déversement des eaux usées, la

situation des points de contrôle de la qualité de l’eau, le nombre et la

période d’échantillonnage, la méthode d’analyse, les valeurs obtenue,...

Il peut être accompagné des cartes de la vulnérabilité des nappes à la

pollution. Ce rapport est mis à la disposition du public par tous les

moyens appropriés.

➢

Le chef de Service qualité des ressources en eau doit actualiser périodiquement ces fiches d'inventaire et les cartes de vulnérabilité .

Cette actualisation, qui vise la prise en compte des changements que

subit la qualité des ressources en eau, doit être effectuée tous les cinq

(5) ans ou chaque fois que la qualité des ressources en eau l'exige.


N/A

36

Vue archivage des sous - procédures :


d’exp

Mode

Fréq.

Lieu

- Rapport et carte de situation du réseau -Chef de Service 10 Directeur, Papier Chaque Siège de

de mesure Qualité des Division gestion durable des RE, / campagne de l’Agence

- Rapport sur le déroulement de la

ressources en eau

Division Evaluation et planification Numériqu

e

mesure

campagne et les mesures réalisées,

des RE,

Division DPH,

DRPE,

Service Eau ,

Archive

-Rapport fixant la période de l’inventaire du

Chef de Service 20

Directeur ,Division gestion durable

Chaque 5 ans ou

chaque fois que la

degré de pollution

Qualité des des ressources en eau, Division qualité des

- Fiches d’inventaires ressources en eau

Evaluation et planification des

ressources en eau

- cartes de vulnérabilité à la pollution l'exige.

ressources en eau,

Division DPH, Services Eau,

Archive

Services de l'Intérieur, de

l'Agriculture, de l'Eau,, de la Santé

Publique, de l'Industrie, de l'Energie

et des Mines et de l'Environnement.

- Brochures, bulletins d’information Plus de 100 selon mises à la disposition du public les moyens de Public

l’Agence

37



Rapports

Chef de service Chaque campagne de

Qualité des

mesure et chaque 5

BADRE21 Papier/numérique Signature Validation

ressources en ans pour l’inventaire SIG

eau

du degré de pollution

38

Procédures de Gestion du Domaine Public Hydraulique



Nom Date Nom Date


Version Auteur Date Commentaires

Liste de Diffusion

Sommaire

I. GENERALITES 3

II. LEGENDE 4

III. SOUS PROCEDURE GESTION PLANIFICATION DPH 5 a. Procédure relative à la réalisation des puits, forages et le prélèvement des eaux de surface ou souterraine 5 b. Procédure relative à la correction des cours d’eau et à l’extraction des matériaux 12

c. Procédure relative à l’autorisation d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation ou culture sur le domaine public hydraulique 19 d. Procédure relative à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde et d’interdiction 23

e. Procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine public hydraulique 28 f. Procédure relative aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraine. 33

g. Procédure relative à l’assainissement autonome 38 h. Procédure d’accumulation artificielle des eaux 42 i. Procédure relative à l’utilisation des eaux usées 46 j. Procédure relative à l’occupation temporaire du domaine public 50

k. La délivrance de l’avis technique 55

VI. SOUS PROCEDURE AFFAIRES JURIDIQUES ET CONTENTIEUX 59

1. Gestion des infractions 59

V. SOUS PROCEDURE GESTION AIDES & REDEVANCES 63

1. Recouvrement des redevances 63

2. Recouvrement des frais de dossiers 74

VI. SECRETARIAT DU DPH 78

2

I. Généralités

Objet :

Elaboration des procédures internes de la division Domaine Public Hydraulique au sein de l’Agence du Bassin Hydraulique.

Intervenants

Internes

• Division Domaine public hydraulique • Bureau d’ordre • Service Marché et Comptabilité • Police de l’eau,

Externes

• Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau.

Cadre légal et réglementaire

• La décision ministérielle conjointe approuvant le nouvel organigramme.

• Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau

et à l’extraction des matériaux.

• Loi 36-15 sur l’eau

3

II. Légende

ORMVA Office Régional de Mise en Valeur Agricole.

SAR Service Aide et Redevance.

DPH Domaine public hydraulique

O.T Occupation Temporaire

CA Conseil d’administration

DAAF Division des Affaires Administratives et Financières

MF Ministère des finances

DEPRE Division d’Evaluation et Planification des ressources en Eau

BET Bureau d’Etudes Techniques

AST Aménagement des Sources Thermales

SAJC Service Affaires juridiques et contentieux

BO Bulletin Officiel

TPI Tribunal de première instance

4

III. Sous Procédure Gestion Planification DPH

a. Procédure relative à la réalisation des puits, forages et le prélèvement des eaux de surface ou souterraine

RG 1 : lorsque le postulant formule une demande d’autorisation unique pour le creusement de puits ou de réalisation de forages et le prélèvement d’eau dans la nappe souterraine, une enquête publique unique est effectuée.

RG 2 : La commission spéciale est composée : - Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation du point de prélèvement de l’eau ou de la portion

du domaine public hydraulique concernée, président ; - Représentant de l’agence ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux de l’autorité gouvernementale chargée de l’eau, - Du ou des représentants des services préfectoraux ou provinciaux du ou des ministères dont relève le secteur usager ; - Du représentant de l’ORMVA concerné lorsque le prélèvement d’eau se fait à l’intérieur de sa zone d’action ; - Représentant de la ou des communes concernées.

Le secrétariat de la commission est assuré par le représentant de l’Agence de L’ORMVA lorsqu’il s’agit d’un prélèvement d’eau destiné à l’irrigation situé à l’intérieur de la zone d’action dudit office.

Cadre réglementaire :

- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-07-96 du 19 Moharrem 1430 (16 Janvier 2009) fixant la procédure d’octroi des autorisations et des concessions relatives au

domaine public hydraulique.

5

Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)


Acteurs


SI

Documents Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Toutes les demandes d’autorisations relatives au DPH

relevant du périmètre de l’ABHGZR sont adressées au

directeur,

La demande doit être signée, légalisée et accompagnée 7 Jours

• ORMVA,

ouvrable

des pièces suivantes : Un acte par lequel le demandeur Courrier

pour les

justifie de la libre disposition des parcelles de terrain, /

Article 1 du

Réception des • l’ABHGZR,

demandes Dépôt de la Copie de la CIN, Plan de délimitation. Lettre

décret n°2-07-96

demandes

Demandes déposé demande

Les demandes d’autorisations sont établies sur ou d’après recommandée du 19 Moharrem d’autorisations par • Service de d’autorisations auprès de

d’autorisation l’ABHGZR l’eau, des imprimés. / l’Agence ou 1430 (16 Janvier Dépôt les services 2009)

Ces demandes et les pièces qui les accompagnent sont physique

• Demandeur,

de l’eau

transmises par lettre recommandée ou déposées contre

récépissés auprès de l’agence de bassin ou desdits ORMVA

services de l’eau. Ces derniers se chargent de les

transmettre à l’agence de bassin concernée dans un délai

n’excédant pas sept (07) jours ouvrables.

6

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Deux cas sont envisageable :

Cas N° 1 : Dossier Non conforme Le dossier est renvoyé à l’intéressé accompagné des

Vérificateur motifs du rejet de la demande, dans un délai ne dépassant 10 Jours

du dossier de pas dix (10) jours ouvrables à compter de la date de

Dossier

ouvrables à

creusement

réception de la demande par l’agence de bassin.

d’autorisation

compter de

Article 3 du

Réception de

Traitement du Chef de

Cas N° 2 : Dossier Conforme

Conforme la date de décret n°2-07-96

dossier

N/A /

réception

du 19 Moharrem la demande

DDPH

Lorsque le dossier comportant la demande et les pièces

d’autorisation

Dossier

de la

1430 (16 Janvier qui l’accompagnent est régulièrement constitué et son

d’autorisation

demande 2009) DEPRE

objet est compatible avec les objectifs du plan directeur

non conforme

par

d’aménagement intégré des ressources en eau par la

l’agence

DG

DEPRE, le directeur de l’ABHGZR procède à la publication

de la décision d’ouverture de l’enquête publique dans un

délai n’excédant pas dix (10) jours ouvrables à compter de

la date de réception de la demande par l’agence de

bassin.

Les moyens de publicité prévue sont :

• Publicité dans au moins deux journaux d’annonces

légales en langue Arabe et en langue Française ;

• Les locaux de l’agence de bassin par les soins de son

directeur ; Article 6 du

• Les locaux de l’ORMVA par les soins de son directeur

Phase de

L’Autorité

décret n°2-07-96

Dossier

lorsque le prélèvement d’eau se fait à l’intérieur de sa zone

publication et Administrative Affichage N/A 15 Jours du 19 Moharrem conforme commentaire locale d’action ; 1430 (16 Janvier

• Les locaux de la commune concernée et de l’autorité

2009)

administrative locale par les soins de cette dernière.

Cet affichage est constaté, au terme de l’enquête, par une attestation versée au dossier de l’enquête par l’autorité

administrative locale.

7

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

L’ouverture de l’enquête publique, est ordonnée, par

décision du directeur de l’agence de bassin. Cette décision

doit obligatoirement mentionner :

• L’objet de l’enquête ;

• La date d’ouverture et de clôture des opérations de Décision

l’enquête ;

DG

d’ouverture de

• La localisation des ouvrages, installations ou portion du

l’enquête

DPH objet de l’enquête ;

Article 5 et 8 du

L’autorité

publique

La durée

• Le lieu de dépôt du dossier d’enquête ainsi que du

décret n°2-07-96

L’ouverture de

administrative

/

ne peut pas

Publicité registre destiné à recueillir les observations et N/A du 19 Moharrem

l’enquête publique locale réclamations des tiers intéressés. Registre excéder 30 1430 (16 Janvier d’observations jours

2009)

Collectivité

/

L’autorité administrative locale met à la disposition du

locale

Dossier du

public, au siège de la ou des communes concernées, le

demandeur

dossier de l’enquête qui doit comprendre la demande de

l’intéressé, les pièces qui l’accompagnent et un registre

d’observations, coté et paraphé par ses soins, destiné à

recevoir les observations et réclamations éventuelles des

tiers intéressés

Au terme de l’enquête publique, la commission spéciale Dresser le

prend connaissance des observations et réclamations PV dans un

consignées au registre d’observations, vérifie que la délai

décision d’ouverture de l’enquête a été portée à la n’excédant Article 4 et 9 du

Clôture de Réunion de la Commission connaissance du public, dans les délais réglementaires, Procès-Verbal pas 5 décret n°2-07-96

l’enquête commission de l’enquête par les moyens prévus à l’article 6, si elle le juge utile, se N/A de la Jours à du 19 Moharrem

publique spéciale publique transporte sur les lieux, pour examiner les observations commission compter de 1430 (16 Janvier

formulées par les tiers intéressés et convoquer le la date de 2009)

demandeur de l’autorisation pour présenter ses arguments clôture de

contre les allégations éventuellement contenues dans le l’enquête

registre d’observations. publique

8

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Au vu du dossier de l’enquête publique, du procès-verbal

de la commission spéciale, du registre d’observations, et le

cas échéant de l’avis du président du conseil communal, le 7 jours à Article 11 du

PV de la

Décision

Directeur de

directeur de l’agence de bassin décide de la suite à Décision

compter de décret n°2-07-96

réserver à la demande d’autorisation dans un délai de

N/A

la date de

du 19 Moharrem commission

d’autorisation

l’Agence

d’autorisation

quinze (15) jours à compter de la date de clôture de

réception

1430 (16 Janvier

l’enquête. Tout refus d’autorisation doit être motivé et du PV 2009)

notifié à l’intéressé par le directeur de l’agence de bassin

dans le délai prévu à l’article 38 de la loi précitée n° 36-15.

• Pour les prélèvements des eaux souterraines

Décision

• Service de Lorsque le prélèvement d’eau dans une nappe souterraine

l’eau, requiert le creusement de puits ou la réalisation de

d’autorisation

Autorisation

Demande

forages, une demande unique d’autorisation ou de

(Commerciale,

N/A

de

7 jours

Article 2 du

d’autorisation

• Demandeur, concession pour le creusement de puits ou réalisation de

Industrielle,

prélèvement

Décret n°2-07-

forages et le prélèvement d’eau peut être présentée par le

familiale)

96 du 19 • ABHGZR,

postulant à l’agence de bassin concernée.

Moharrem 1430

Lorsque cette demande unique d’autorisation porte sur le

(16 Janvier

Décision

prélèvement d’eau destiné à l’irrigation à l’intérieur de la

Autorisation

Demande

2009)

d’autorisation

ORMVA zone d’action d’un Office régional de mise en valeur

N/A

de

7 jours

d’autorisation

(Agricole)

agricole, une ampliation de la demande susmentionnée est

prélèvement

transmise par l’agence de bassin audit office.

9


Application


Word Rédaction de la décision d’ouverture de l’enquête publique et la décision d’autorisation.



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Demandeur

A chaque Dossier d’autorisation

1

DDPH

Physique

demande

DDPH

d’autorisation

d’autorisation

A chaque

Décision d’ouverture de DG 1

DDPH

Physique/ ouverture DDPH

l’enquête publique

numérique

d’enquête

publique

Commission de Physique/

A la tenue de

PV de la commission

l’enquête 1

Bureau d’ordre

Bureau d’ordre

numérique

la commission

publique

Physique/

A l’acceptation

Décision d’autorisation

DG 1

DDPH

de la demande

Bureau d’ordre

numérique

d’autorisation


N/A

10




Contrôle des Commission PV de la commission

Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance sur

demandes d’enquête dossier de la demande d’autorisation la demande d’autorisation. d’enquête publique

d’autorisation publique d’autorisation

11

b. Procédure relative à la correction des cours d’eau et à l’extraction des matériaux

RG 1 : La commission de l’enquête publique est composée de :

- Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation de la portion du domaine public hyd raulique objet de la

délimitation, président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère chargé de l’équipement, secrétaire ; - Représentant du président du conseil communal concerné ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique concernée.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau

et à l’extraction des matériaux, - Arrêté du Ministre chargé de l’équipement.

12


Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins du ministre chargé

Bulletin Article 6 du

Délimitation

officielle 15 jours avant

décret n°2-97-

Ministre de l’équipement au « Bulletin officiel » (édition d’annonces légales,

du domaine

la date

489 du 6

Publicité

chargé de judiciaires et administratives) et/ou inséré dans au moins deux journaux

N/A

public

Journaux

d’ouverture de

Chaoual 1418

l’équipement d’annonces légales et porté à la connaissance du public par les soins de

hydraulique

d’annonce

l’enquête

(04 Février

l’autorité administrative locale par tout moyen qu’elle juge approprié.

légale

1998).

L’arrêté du ministre chargé de l’équipement fixe : les dates d’ouverture et La durée ne

Article 4 et 7 du

de clôture des opérations de l’enquête ; la liste des membres de la

décret n°2-97- L’ouverture

doit pas

commission d’enquête ; le lieu de l’enquête ; le lieu de situation du cours

Registre

489 du 6

Publicité

de l’enquête

Commission

N/A

dépasser

d’eau ou de la section de cours d’eau ; le lieu de dépôt du dossier

d’observations Chaoual 1418

publique d’enquête et du registre. trente (30) (04 Février

jours.

1998).

Au terme de l’enquête publique, la commission réunie par les soins de Dresser le PV Article 8 du

Président

son président, prend connaissance des observations et réclamations dans un délai décret n°2-97-

consignées au registre d’observations et, si elle le juge utile, se

maximum de

489 du 6 Réunion N/A Procès-Verbal

Commission transporte sur les lieux, pour examiner les observations produites. 10 jours à Chaoual 1418

Le procès-verbal doit être signé par tous les membres de la commission

dater du jour

(04 Février

Aux termes et contenir l’avis motivé de cette dernière. de la réunion. 1998).

de l’enquête

Autorité Le dossier d’enquête accompagné du procès-verbal est transmis par Article 8 du

publique

administrative l’autorité administrative locale au ministre chargé de l’équipement.

15 jours à

décret n°2-97- Envoi du

locale

dater de

489 du 6 dossier

N/A

Procès-Verbal

l’établissement

Chaoual 1418 d’enquête

Ministre

dudit procès-

(04 Février

chargé de

verbal.

1998).

l’équipement

Les opérations de curage, d’approfondissement, d’élargissement, de redressement ou de régularisation des cours d’eau

13

Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

La demande d’autorisation doit comporter : l’identité du demandeur ou de

son représentant ; le nom et la localisation du cours d’eau concerné ; la

longueur de la section du cours d’eau intéressée ; la nature et la durée Article 12 du

prévisible des travaux à effectuer ; la demande doit être accompagnée

Directeur de

décret n°2-97-

des pièces suivantes: un plan de situation du cours d’eau ou de la

Demande

Traitement

l’ABHGZR

Demande

489 du 6

section du cours d’eau concernée; une configuration du cours d’eau ou

NA

NA

d’autorisation

du dossier

d’autorisation

Chaoual 1418

de la section du cours d’eau avant et après l’opération envisagée; des

L’intéressé

(04 Février

profils en long et en travers du cours d’eau ou de la section du cours

1998).

d’eau concernée; une étude évaluant l’impact des opérations projetées

sur le domaine public hydraulique et les écosystèmes aquatiques ainsi

que les mesures nécessaires pour y remédier.

Directeur de La demande fait l’objet d’un rapport établi par les soins du directeur de

l’ABHGZR l’agence de l’ABHGZR après une enquête sur les lieux en présence du

représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère Article 13 du

Représentant

chargé de l’équipement.

60 jours à

Enquête &

décret n°2-97-

des services Les termes de la demande sont vérifiés et l’intéressé ainsi que toute

dater de la

Demande

Réponse à la

Rapport sur

489 du 6 préfectoraux

personne dont l’audition est jugée utile sont entendus.

NA

réception de la

d’autorisation

demande

l’enquête

Chaoual 1418 ou

demande et

d’autorisatio

n

(04 Février provinciaux

des pièces

1998). du ministère

chargé de

l’équipement

14

Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

Le directeur de l’ABHGZR délivre, le cas échéant, l’autorisation qui doit

obligatoirement contenir :

• L’identité de l’attributaire ;

• La nature des opérations autorisées ; Article 14 du

Délivrance

• La durée de l’autorisation qui ne peut dépasser 10 ans renouvelable ; décret n°2-97-

Directeur de

• Les travaux à entreprendre, le délai et la période de l’année pendant

489 du 6 Enquête de NA L’Autorisation NA

l’autorisation l’ABHGZR lesquels ils doivent être exécutés ; Chaoual 1418

• Les caractéristiques des aménagements à établir éventuellement sur le

(04 Février

domaine public hydraulique ; 1998).

• Les mesures à prendre pour éviter toute modification du régime du

cours d’eau ;

• Les conditions de renouvellement ou de modification.

Les excavations

La demande doit indiquer : l’identité du demandeur ou du représentant,

le lieu et le mode d’excavation ; le volume de matériaux à extraire ; la

profondeur des excavations ; le cas échéant, les parcelles du DPH sur

lesquelles seront stockés les matériaux extraits ou déposées les

installations ; la durée des travaux d’excavation ; l’utilisation envisagée

des matériaux extraits.

Article 16 du

Directeur de la demande doit être accompagnée: une carte à l’échelle appropriée décret n°2-97-

Demande Traitement l’ABHGZR indiquant le lieu d’excavation, un dossier technique , un permis minier NA Dossier NA 489 du 6 d’autorisation du dossier délivré par le ministre chargé de l’énergie et des mines, lorsqu’il s’agit de d’autorisation Chaoual 1418

L’intéressé l’extraction de substances minérales, lorsqu’il s’agit d’une carrière, (04 Février

d’un récépissé de déclaration ou d’une copie de l’autorisation 1998).

d’exploitation de ladite carrière, un rapport relatif aux mesures que

l’intéressé compte entreprendre pour la remise en état des lieux à la fin

des travaux d’extraction ou d’excavation, une copie du titre attestant le

droit d’exploiter le fonds, en cas d’excavation, une étude des

répercussions de l’extraction ou de l’excavation sur le domaine public

hydraulique.

15

Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

L’autorisation doit obligatoirement contenir : l’identité de l’attributaire; la

durée de l’autorisation qui ne doit pas dépasser un (1) an, renouvelable;

la nature et le volume des matériaux à extraire; la redevance d’extraction

des matériaux dont le montant est fixé conformément à la législation et à Article 17 du

Délivrance

la réglementation en vigueur; le lieu d’extraction ou de réalisation de décret n°2-97-

Traitement

Directeur de

l’excavation; le mode de contrôle; les conditions de renouvellement et de

489 du 6 de NA L’Autorisation NA

du dossier l’autorisation l’ABHGZR modification; les mesures à prendre par l’attributaire pendant et à la fin Chaoual 1418

des travaux d’extraction ou d’excavation pour prévenir toute dégradation

(04 Février

du domaine public hydraulique; les conditions d’extraction ou de 1998).

réalisation de l’excavation et de remise en état des lieux; les conditions

d’exploitation de l’excavation; les heures pendant lesquelles l’extraction

peut se faire.

16


Application


Word Rédaction des arrêtés d’autorisation



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Commission Physique/

PV de la commission

d’enquête 1

DDPH

A la tenue de l’enquête

DDPH

numérique

publique

Autorisation

DG 1

DDPH

Physique/ A chaque décision DDPH

numérique

d’autorisation

Dossier d’autorisation

Demandeur 1

DDPH

Physique/ A chaque demande DDPH

numérique

d’autorisation

Rapport de l’enquête

DG 1

Bureau d’ordre

Physique/ Après réception du PV DG

numérique

de la commission


N/A

17




Contrôle des Commission PV de la commission

Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance

demandes d’enquête dossier de la demande d’autorisation sur la demande d’enquête publique

d’autorisation publique d’autorisation

d’autorisation.

18

c. Procédure relative à l’autorisation d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation ou culture sur le domaine public hydraulique

RG 1 : le permissionnaire est tenu d’effectuer ou d’enlever tout dépôt, toute plantation, culture ou excavation de manière à ne pas gêner la circulation ou le libre écoulement des eaux. Le permissionnaire, ou son représentant sur le lieu d’excavation, de dépôt, de plantation ou de culture, devra présenter

l’autorisation à toute réquisition des agents du ministère chargé de l’équipement ou de l’agence de bassin qui a délivré l’autorisation.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-489 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation du domaine public hydraulique, à la correction des cours d’eau

et à l’extraction des matériaux.

19


Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

La demande d’autorisation est adressée au directeur de

l’Agence. Elle doit indiquer : l’identité du demandeur ou de son

représentant ; les parcelles du domaine public hydraulique objet

de dépôt, de plantation ou de culture ; la durée du dépôt, de la

Directeur de

plantation ou de la culture ; la nature du dépôt, ou la variété de Article 21 du

la plantation ou de la culture.

Dossier de la

décret n°2-97-489

Demande

Traitement de

l’ABHGZR

NA

demande

NA

du 6 Chaoual

d’autorisation

la demande

La demande doit être accompagnée : d’un dossier technique

d’Autorisation

1418 (04 Février

L’intéressé

indiquant notamment les impacts positifs du projet dans la lutte

1998).

contre les inondations, la stabilité des berges des cours d’eau

ou la réduction des dégâts des crues ; d’un rapport relatif aux

mesures que l’intéressé compte entreprendre pour la remise en

état des lieux à la fin de l’autorisation.

Le directeur de l’agence délivre, le cas échéant, l’autorisation

qui doit obligatoirement contenir :

Directeur de

L’identité de l’attributaire ; la durée de l’autorisation qui ne doit Article 22 du

pas dépasser dix (10) ans, renouvelable ; le lieu de dépôt, de

décret n°2-97-489 Traitement de

Délivrance de

l’ABHGZR

plantation ou de culture ; le mode de contrôle ; les conditions de

NA

L’autorisation

NA

du 6 Chaoual la demande

l’autorisation

renouvellement et de modification ; les mesures à prendre par

1418 (04 Février

L’intéressé

l’attributaire pendant les travaux de dépôt, de plantation ou de

1998).

culture pour prévenir toute dégradation du domaine public

hydraulique.

20


Application


Word Etablissement de l’arrêté d’autorisation



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier de la demande Demandeur 1

DDPH

Physique

A chaque dépôt de DDPH

d’autorisation

demande d’autorisation

L’autorisation

DG 1

DDPH

Physique/ A chaque décision DDPH

numérique

d’autorisation


N/A

21




Dossier de la

Analyse et vérification du dossier de la A la réception de Veiller au respect des

Contrôle de

demande d’autorisation notamment en toute demande règles légales et statutaires DG demande

conformité matière d’inclusion du dossier d’autorisation de gestion du DPH et la d’autorisation

technique

bonne utilité du projet.

22

d. Procédure relative à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde et d’interdiction

RG 1 : La commission de l’enquête publique est composée de :

- Représentant de l’autorité administrative locale compétente à raison du lieu de situation de la zone à établir, président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère chargé de l’équipement, secrétaire ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère chargé de l’agriculture ; - Représentant des services du ministère chargé de l’environnement ; - Représentant de la ou des communes concernées ; - Représentant de l’organisme concerné.

RG 2 : A l’intérieur du périmètre de sauvegarde, les autorisations de creusement, de remplacement ou de réaménagement de puits, de forage ou de

tout autre ouvrage de captage sont délivrées pour une année renouvelable.

RG 3 : A l’intérieur des périmètres d’interdiction, à compter de la publication du décret de délimitation du périmètre d’interdict ion au Bulletin officiel,

aucune autorisation ou concession de prélèvement d’eau ne peut être délivrée si les eaux prélevées ne sont pas utilisées en totalité pour l’alimentation

humaine ou l’abreuvement du cheptel.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-657 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à la délimitation des zones de protection et des périmètres de sauvegarde

et d’interdiction.

23


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Zones de protection

L’autorité

L’étude doit comprendre notamment un rapport

gouvernementale Articles 2, 3 et 4

chargée de

hydrologique et hydrogéologique et un rapport

L’établissement Elaboration des du décret n°2-97-

l’équipement

d’évaluation de l’état quantitatif et qualitatif de la

des périmètres de rapports et des NA NA NA 657 du 6 Chaoual

ressource, de sa vulnérabilité vis-à-vis des dangers de

protection

études

1418 (04 Février

L’organisme pollution ou de dégradation et, éventuellement, des

1998).

risques encourus par les ouvrages.

exploitant le point

de captage d’eau

L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins

de l’autorité gouvernementale au « Bulletin officiel »

L’autorité

et/ou inséré dans au moins deux journaux d’annonces

légales et porté à la connaissance du public par les

gouvernementale

Quinze (15)

Article 7 du

Demande de

soins de l’autorité administrative locale par tout moyen

Publicité de l’arrêté

jours avant

décret n°2-97-657

délimiter les

qu’elle juge approprié.

d’ouverture de

L’autorité

NA

Affichage

la date de

du 6 Chaoual périmètres de

Il est également affiché dans les locaux de l’autorité

l’enquête

administrative

l’ouverture

1418 (04 Février protection

administrative locale et de la commune. Cet affichage

locale et de la

de l’enquête 1998).

est constaté, au terme de l’enquête, par des

commune

attestations versées au dossier de l’enquête par

l’autorité administrative locale et le président du

conseil communal.

L’autorité administrative locale met à la disposition du

Publicité de

public, au siège de la ou des communes concernées, Articles 5 et 8 du

le dossier de l’enquête qui doit comprendre la

Trente (30) décret n°2-97-657

l’arrêté

Commission de

Registre des

Enquête publique

demande de l’intéressé, les pièces qui l’accompagnent

NA

jour

du 6 Chaoual d’ouverture de l’enquête publique observations

l’enquête et un registre d’observations, coté et paraphé par ses maximum 1418 (04 Février

soins, destiné à recevoir les observations et

1998).

réclamations éventuelles des tiers.

24

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Au terme de l’enquête publique, la commission, réunie

par les soins de son président, prend connaissance Maximum

des observations et réclamations consignées au

Article 9 du dix (10)

registre d’observations et, si elle le juge utile, se

décret n°2-97-657

Au terme de

Etablissement du

Commission de

Procès-

jours à

transporte sur les lieux, pour examiner les

NA

du 6 Chaoual


procès-verbal


Verbal

dater du

observations produites. 1418 (04 Février

Le procès-verbal doit être signé par tous les membres jour de la

1998).

réunion

de la commission et contenir l’avis motivé de cette

dernière.

Périmètres de sauvegardes et d’interdiction Le dossier technique comprennent obligatoirement:

une étude hydrologique et hydrogéologique; une étude

relative à la qualité des eaux lorsqu’il s’agit d’un

Décret de

périmètre d’interdiction; une étude relative aux

Dossier technique L’autorité prélèvements d’eau existants et projetés; une carte à

délimitation des

élaboré par gouvernementale l’échelle appropriée figurant les limites du périmètre de

périmètres de NA Décret NA l’autorité chargé de sauvegarde ou d’interdiction proposée; une étude

sauvegarde et

gouvernementale l’équipement relative au déversement d’eaux usées existants ou

d’interdiction

projetées et à l’utilisation des produits chimiques; la

liste exhaustive des usages faits des eaux prélevées;

les consignes de gestion de la nappe, lorsqu’il s’agit

d’un périmètre d’interdiction.

Ministre chargée

Le décret est soumis à l’avis du ministre chargé de

Soumission du l’environnement, et du ministre chargé des pêches

Décret de NA Décret NA décret pour avis maritimes lorsque les zones d’estuaires sont

l’environnement

concernées.

Les opérations et travaux sont soumis à l’autorisation

A compter

ABHGZR

de la date préalable de l’ABHGZR ou de l’Office régional de mise

Décret Autorisation

NA NA de en valeur agricole lorsque l’eau à prélever est destinée

ORMVA

publication à un usage agricole à l’intérieur de sa zone d’action.

du décret

Du l’article 16 à

l’article 21 du

décret n°2-97-657 du 6 Chaoual

1418 (04 Février

1998)

25

Vue système de la procédure : N/A


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier de l’enquête

Commission 1

DDPH

Physique

A la tenue de DDPH

d’enquête

chaque enquête

Autorités Après l’élaboration

Décret

gouvernemental 1

DG

Physique

DG

du dossier technique

es concernées

Commission 1

DG

Physique/ Après la tenue de

DG

PV de la commission

numérique

d’enquête 1

DDPH

l’enquête

DDPH


N/A

26




Contrôle de

Commission PV de la commission

Vérifier la conformité du A chaque opération de Statuer avec vigilance sur

d’enquête dossier de la demande délimitation la demande de délimitation conformité d’enquête publique

publique

27

e. Procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine public hydraulique

RG 1 : la commission de l’enquête publique est composée de :

- Gouverneur ou son représentant compétent à raison du lieu de situation de la portion du domaine public hydraulique objet de la reconnaissance,

président ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère de l’équipement, secrétaire ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère chargé de l’agriculture ; - Représentant de la chambre d’agriculture ; - Représentant du président du conseil communal concerné ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique concernée.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-00-474 du 17 Chaabane 1421 (14 Novembre 2000) fixant la procédure de reconnaissance de droits acquis sur le domaine

public hydraulique.

28


Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

L’arrêté d’ouverture d’enquête est publié par les soins du

ministre de l’équipement au « Bulletin officiel » et/ou

inséré dans au moins deux journaux d’annonces légales

La et porté à la connaissance du public par les soins de

reconnaissance L’autorité

l’autorité administrative locale, le gouverneur ou son Affichage Soixante (60)

des droits acquis

représentant, par tout moyen qu’elle juge approprié.

jours avant la Article 4 du décret

Publicité

administrative

NA

sur le domaine

Il est également affiché dans les locaux de la province ou

Registre des

date d’ouverture

n°2-00-474.

locale

public

de la préfecture et de la commune concernée. Cet

observations

de l’enquête

hydraulique affichage est constaté au terme de l’enquête par des

attestations versées au dossier de l’enquête par le

gouverneur et le président du conseil communal

concernés.

L’arrêté du ministre de l’équipement fixe : les dates

d’ouverture et de clôture des opérations de l’enquête ; la

Commission

liste des membres de la commission d’enquête ; le lieu de La durée ne doit Articles 2, 3 et 5

Enquête

l’enquête ; le lieu de situation de la portion du domaine

Registre des

pas dépasser

Publicité

de l’enquête

NA

du décret n°2-00-

publique

public hydraulique concernée par la reconnaissance ; la

observations

soixante (60)

publique

474.

nature du droit objet de la reconnaissance ; le lieu de

jours

dépôt du dossier d’enquête ainsi que du registre destiné à

recueillir les observations des intéressés.

La commission, réunie par les soins de son président, Dresser le

prend connaissance des observations et réclamations procès-verbal

Au terme de Réunion de la

Commission consignées au registre d’observations et, si elle le juge dans un délai Article 6 du décret

l’enquête

de l’enquête utile, se transporte sur les lieux, pour examiner les

NA

Procès-Verbal

maximum de dix

commission

n°2-00-474. publique

publique

observations produites.

(10) jours à dater

Le procès-verbal doit être signé par tous les membres de du jour de la

la commission et contenir l’avis motivé de cette dernière réunion

29

Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

Transmission Le dossier d’enquête accompagné du procès-verbal est

Quinze (15) jours

du dossier

à dater de

Procès -verbal

transmis par le gouverneur ou son représentant, au

Dossier

Article 6 du décret d’enquête au Le gouverneur NA l’établissement

de la réunion ministère de ministre de l’équipement, avec copie au ministre de d’enquête dudit procès- n°2-00-474.

l’intérieur.

l’équipement

verbal.

30



Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier d’enquête

Commission 1

DG

Physique

Après la tenue de DG

d’enquête

l’enquêté

PV de la commission Commission 1

DG

Physique/ Après la tenue de DG

d’enquête

d’enquête

numérique

l’enquête


N/A

31




Commission

Vérifier la conformité de la demande A chaque Statuer avec vigilance sur

Contrôle de PV de la commission de reconnaissance demande de les opérations de d’enquête

conformité d’enquête publique

reconnaissance reconnaissance des droits publique

acquis sur le DPH.

32

f. Procédure relative aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraine.

RG 1 : La demande d’autorisation doit comporter les éléments suivants : 1. l’identité du demandeur et, le cas échéant, celle de toute autre personne dûment habilitée à le représenter ; 2. les coordonnées et la description exacte de l’emplacement sur lequel seront effectués les déversements ; 3. la justification par l’intéressé, de la libre disposition du fonds sur lequel les ouvrages ou installations de déversement doivent être exécutés ; 4. la nature des déversements, leur volume, leur mode d’évacuation et de traitement projeté ; 5. la durée de l’autorisation demandée. Cette demande doit être accompagnée : a. D’un plan des ouvrages de déversement prévus ; b. D’une note technique indiquant les dispositions prises ou prévues pour respecter les valeurs limites de rejet en vigueur et comportant notamment le type de traitement à faire subir au déversement, la description des installations de traitement et les caractéristiques du déversement, lorsqu’un dispositif d’épuration des eaux usées est prévu.

RG 2 : L’enquête est confiée à une commission composée de : - Représentant de l’autorité administrative locale concernée, président ; - Représentant de l’agence du bassin hydraulique, secrétaire ; - Représentant de la ou des communes concernées ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux relevant de l’autorité gouvernementale chargée de l’eau ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux relevant de l’autorité gouvernementale chargée de la santé ; - Représentant de l’autorité gouvernementale chargée de l’environnement ; - Représentant de l’autorité gouvernementale chargée de l’agriculture ; - Représentant de l’Institut national de la recherche halieutique lorsque le déversement, le dépôt, l’écoulement ou le rejet doit avoir lieu dans

les eaux superficielles ou souterraines communiquant directement ou indirectement avec la mer ; - Représentant des services préfectoraux ou provinciaux du ministère dont relève le secteur concerné.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-04-553 du 13 Hija 1425 (24 Janvier 2005) relatif aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux

superficielles ou souterraine.

33


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Les demandes d’autorisations sont établies sur ou

d’après des imprimés fournis par l’agence et

doivent être adressées par lettre recommandée

Directeur de avec accusé de réception ou déposées contre

Réception de la

l’ABHGZR récépissé, à l’agence. Article 2 du

Demande de

Toutefois, ces imprimés peuvent être fournis par

Demande

Décret n°2-04-

demande

NA

NA

l’autorisation

Les services

les services préfectoraux ou provinciaux

d’autorisation

553 du 13 Hija

d’autorisation

préfectoraux

concernés relevant de l’autorité gouvernementale

1425.

ou provinciaux chargée de l’eau et les demandes susvisées

peuvent être déposées ou adressées dans les

mêmes conditions ci-dessus citées à ces derniers,

qui se chargent de les transmettre à l’ABHGZR.

La décision doit mentionner notamment : l’objet

de l’enquête ; les dates d’ouverture et de clôture

des opérations de l’enquête ; le lieu de l’enquête ;

le lieu de déversement ; les membres de la La durée ne peut Article 4 du

commission d’enquête ; le lieu de dépôt du

Décision

excéder 20 jours

Demande

L’ouverture de

Directeur de

Décret n°2-04-

dossier d’enquête ainsi que du registre destiné à

NA

d’ouverture de

à compter de la

d’autorisation

l’enquête

l’ABHGZR

553 du 13 Hija

recueillir les observations des intéressés. Ce

l’enquête

date de réception

1425.

registre, dont les pages sont fixes, cotées,

de la demande.

cachetées et paraphées par le président de la

commission, reste mis à la disposition du public

pendant toute la durée de l’enquête.

La décision d’ouverture d’enquête mentionnée ci- Quinze (15)

dessus est publiée par le directeur de l’agence

jours au moins

Article 5 du

dans au moins deux journaux d’annonces légales,

Affichage

L’ouverture de

Directeur de

avant la date

Décret n°2-04-

Publicité & Affichage

dont un au moins de langue arabe, et portée à la

NA /

l’enquête

l’ABHGZR

d’ouverture des

553 du 13 Hija

connaissance du public par les soins de l’autorité

Attestations

opérations 1425.

administrative locale par tout moyen qu’elle juge

d’enquête.

approprié.

34

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Le dossier

d’enquête

Commission L’autorité administrative locale met à la disposition (demande de La durée ne peut

Article 3 du

Publicité &

du public, au siège de la ou des communes

l’intéressé, les

Décret n°2-04- Enquête

NA

excéder trente

Affichage

L’autorité

concernées le dossier d’enquête.

pièces qui

553 du 13 Hija (30) jours

administrative

l’accompagnent

1425.

et le registre

d’observations)

Au terme de l’enquête publique, la commission,

réunie par les soins de son président, prend

connaissance des observations et réclamations

consignées au registre d’observations et, si elle le Le dossier

juge utile, se rend sur les lieux, pour examiner les

Commission

d’enquête doit

observations produites. Elle convoque le

d’enquête

être transmis à

Article 7 du demandeur de l’autorisation pour présenter ses

Au terme de

Réunion de la

Le dossier

l’ABHGZR au

Décret n°2-04- arguments contre les allégations éventuellement

NA

l’enquête

commission

Le Directeur

d’enquête

plus tard quinze

553 du 13 Hija contenues dans le registre d’observation.

de l’ABHGZR

(15) jours à dater 1425. L’avis de la commission d’enquête est pris à la

du jour de la

majorité des voix des représentants présents. En

réunion.

cas d’égalité des voix, celle du président est

prépondérante. Le procès-verbal doit être signé

par tous les membres présents de la commission

et contenir l’avis motivé de cette dernière.

Au vu du dossier technique, le directeur de Quinze (15) Article 8 du

l’agence décide de la suite à réserver à la

jours au plus

Réunion de la

Décision

Le Directeur

Décision

Décret n°2-04- demande d’autorisation, dans un délai de quinze

NA

tard, à dater de la

commission

d’autorisation

de l’ABHGZR

d’autorisation

553 du 13 Hija (15) jours au plus tard, à dater de la réception

réception dudit

1425.

dudit dossier.

dossier.

35


Application


Word Rédaction de la décision d’ouverture de l’enquête et de la décision d’autorisation.



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Demandeur

A chaque Demande d’autorisation

1

DG

Physique

demande

DG

d’autorisation

d’autorisation

A chaque

Décision d’ouverture de DG 1

DDPH

Physique/ ouverture DDPH


numérique

d’enquête

publique

Commission de 1

DG

Physique/

A la tenue de

DG

Dossier d’enquête

l’enquête

1

DDPH

numérique

la commission

DDPH

publique

Physique/

A l’acceptation


DG 1

DDPH

de la demande

DG

numérique

d’autorisation


N/A

36




Contrôle des Commission Dossier d’enquête

Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance sur

demandes dossier de la demande d’autorisation la demande d’autorisation. d’enquête publique publique

d’autorisation d’autorisation

37

g. Procédure relative à l’assainissement autonome

RG 1 : les dispositions ci-dessous s’appliquent aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux superficielles ou souterraines suivants :

- Déversements provenant des habitations rurales dispersées ; - Déversements provenant des agglomérations rurales dont la population est inférieure à un seuil fixe ; - Déversements provenant des agglomérations rurales dont la population est supérieure ou égale au seuil précité, et où les eaux usées

déversées ont subi une épuration à travers des dispositifs d’assainissement autonome agréés.

RG 2 : les dispositifs d’assainissement autonome sont de deux types :

1. les dispositifs assurant la collecte et l’épuration des eaux usées tel que la fosse septique ; 2. les dispositifs assurant à la fois la collecte, l’épuration et l’évacuation des eaux usées par utilisation des sols, tels que l’épandage souterrain dans le sol naturel, l’épandage dans un sol reconstitué ou la fosse chimique.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-05-1533 du 14 Moharrem 1427 (13 Février 2006) relatif à l’assainissement autonome.

38


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Les services Toute réalisation de dispositif d’assainissement

Article 4 du

techniques de

Réception de la

autonome en milieu rural est soumise à

Décret n°2-05-

Déclaration

la commune

NA

Déclaration

NA

déclaration

déclaration auprès des services techniques de la

1533 du 14

L’intéressé

commune. Moharrem 1427.

Les services techniques de la commune délivrent Un (1) mois Article 4 du

récépissé de la déclaration à l’intéressé. Ce

Réception de la

Récépissé de la

Récépissé de la

Décret n°2-05-

L’intéressé récépissé est accompagné des prescriptions

NA

Au plus tard 2

déclaration

déclaration

déclaration

1533 du 14

techniques édictées par l’arrêté visé à l’article 2

ans après ladite

Moharrem 1427. du Décret n°2-05-1533 du 14 Moharrem 1427.

date.

La non-

Lorsqu’un dispositif d’assainissement autonome

n’est pas conforme aux prescriptions techniques,

Article 5 du

conformité du

L’intéressé

la commune met l’exploitant en demeure de s’y

Décret n°2-05-

dispositif

Mise en demeure

NA

NA

18 mois

conformer dans un délai de dix-huit (18) mois.

1533 du 14

d’assainissement

La commune

Passé ce délai, la commune peut y procéder

Moharrem 1427

autonome

d’office aux frais de l’intéressé.

39


Application


Word Etablissement du récépissé de la déclaration.



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Déclaration

Intéressé 1

DDPH

Physique

A chaque réception DDPH

de la déclaration

Après l’élaboration

Récépissé de la déclaration DDPH 1 DDPH Physique du dispositif DDPH

d’assainissement


N/A

40




Vérifier le respect des A chaque réception de S’assurer de la conformité

Contrôle de DDPH

Récépissé de la prescriptions techniques telles déclaration d’assainissement du dispositif

validation déclaration qu’elles sont décrites dans le autonome d’assainissement aux

décret. prescriptions techniques.

41

h. Procédure d’accumulation artificielle des eaux

RG 1 : la demande d’autorisation doit comporter : 1. l’identité du demandeur et, le cas échéant, celle de toute autre personne dûment habilitée à le représenter ; 2. le régime juridique des eaux à accumuler ; 3. le type d’ouvrage d’accumulation ; 4. la localisation de l’ouvrage d’accumulation ; 5. le volume d’eau à accumuler, les besoins en eau et l’usage prévu de l’eau ; 6. l’étendue et la profondeur maximale d’eau dans l’aire d’accumulation ; 7. la durée de l’accumulation artificielle.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-224 du 21 Joumada II 1418 (24 Octobre 1997) fixant les conditions d’accumulation artificielle des eaux.

42


Evénement

Etapes/

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

Opérations

associés

Volume supérieur à deux mille (2000) mètres cubes d’eaux

La demande doit être accompagné des pièces suivants : une

Directeur étude technique lorsque la capacité de stockage de l’ouvrage

dépasse 50.000 mètres cubes, réalisée par un organisme

Demande

de

l’ABHGZR

spécialisé; une étude d’impact lorsque la capacité de stockage

Articles 3, 4, 5 d’autorisation Réception de la

de l’ouvrage dépasse 50.000 mètres cubes; un plan de situation

Demande

du décret n°2-97- d’accumulation

demande

NA

NA

Services

approprié; un plan des aménagements nécessaires à

d’autorisation

224 du 21 artificielle de d’autorisation

de l’eau

l’accumulation; un schéma des installations projetées; un acte

Joumada II 1418 l’eau

par lequel le demandeur justifie être le propriétaire du terrain sur

L’intéressé

lequel l’accumulation sera faite, ou tenir du propriétaire le droit

de l’exploiter.

L’agence dispose d’un délai de deux (2) mois à compter de la

Deux (2) mois Article 6 du

Réception de la

Suite accordée

L’Agence

à compter de la

date de réception dudit dossier pour accorder ou refuser

décret n°2-97-

demande

à la demande

NA

NA

date de

l’autorisation.

224 du 21

d’autorisation

d’autorisation

L’intéressé

réception du

Le refus de l’autorisation doit être motivé.

Joumada II 1418

dossier

Le

Le renouvellement de l’autorisation d’accumulation artificielle Article 10 du

Demande de

L’Agence

des eaux se fait sur demande de l’attributaire six (6) mois au

Six (6) mois

renouvellement

Autorisation

décret n°2-97-

renouvellement

moins avant l’expiration de celle en cours, et après expertise de

NA

au moins avant

de l’autorisation

renouvelée

224 du 21 d’autorisation L’intéressé l’ouvrage d’accumulation et de ses annexes faites, aux frais de l’expiration d’accumulation l’intéressé, par les soins de l’agence de bassin. Joumada II 1418

Volume inférieur à deux mille (2000) mètres cubes d’eaux

Dépôt de la Déclaration L’Agence déclaration à d’accumulation

l’ABHGZR artificielle L’intéressé

La déclaration doit être accompagnée des pièces : un plan de

situation approprié ; un plan des aménagements nécessaires à

l’accumulation ; un schéma des installations projetées ; un acte Déclaration 30 jours pour

Article 14 du

par lequel le demandeur justifie être le propriétaire du terrain sur

décret n°2-97- NA d’accumulation commencer ls

lequel l’accumulation sera faite, ou tenir du propriétaire le droit 224 du 21 artificielle travaux

de l’exploiter.

Joumada II 1418

L’Agence peut formuler toute observation pendant les trente

jours. Toute opposition de l’agence doit être motivée.

43



Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier de Demande Demandeur 1

DDPH

Physique

A chaque demande DDPH

d’autorisation

d’autorisation

Physique/

Suite à chaque demande Autorisation renouvelée

DDPH 1

DG

de renouvellement

DDPH

numérique

d’autorisation

Déclaration d’accumulation

A chaque demande

Demandeur 1

DDPH

Physique

d’accumulation artificielle

DDPH artificielle de l’eau

des eaux


N/A

44




Contrôle de

Dossier de Vérifier le respect A chaque réception de S’assurer de la conformité du dossier de

DDPH demande des prescriptions demande d’accumulation demande d’autorisation aux conditions de conformité

d’autorisation techniques artificielle des eaux renouvellement d’autorisation.

45

i. Procédure relative à l’utilisation des eaux usées

RG 1 : La commission est composée de : - La présidence du directeur de l’agence, - Représentants des services du ministère chargé de l’environnement et des services préfectoraux ou provinciaux concernés du ministère

chargé de l’équipement, - Ministère chargé de la santé publique, - Ministère dont dépend le secteur usager des eaux usées épurées.

RG 2 :


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-875 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif à l’utilisation des eaux usées.

46


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

La demande d’autorisation doit être accompagnée d’un dossier

constitué : un acte justifiant la libre disposition par l’intéressé du

(ou des) fonds à irriguer avec les eaux usées épurées ou des

installations pour lesquelles ces eaux usées seront utilisées;

ABHGZR

une étude technique indiquant la qualité des eaux usées Article 4 du

Dépôt du dossier

épurées à utiliser et justifiant le projet; des plans parcellaires du

Dossier de la

Demande

décret n°2-97-875 d’autorisation à

(ou des) fonds à irriguer; un plan du système de collecte des

NA

demande

NA

d’autorisation

Les services

du 6 Chaoual l’ABHGZR

eaux usées épurées; un plan du système d’épuration des eaux

d’autorisation

de l’eau

1418 usées, lorsque l’utilisateur des eaux usées se charge de leur

épuration; des plans du système de drainage en cas

d’irrigation; des réseaux de distribution des eaux usées à

utiliser en cas d’utilisation urbaine; d’un plan du circuit des eaux

usées épurées en cas d’utilisation industrielle.

Dépôt du Article 5 du

dossier Avis de la Commission

La demande d’autorisation et les pièces qui l’accompagnent NA

NA

NA

décret n°2-97-875

d’autorisation à

commission

sont soumises à l’avis d’une commission.

du 6 Chaoual

l’ABHGZR 1418

Articles 5 et 6 du

Avis de la Décision Directeur de Le directeur de l’Agence décide de la suite à réserver à la NA

L’autorisation

NA

décret n°2-97-875

commission

d’autorisation

l’ABHGZR demande d’autorisation suite à l’avis de la commission.

du 6 Chaoual

1418

47


Application


Word Etablissement de la décision d’autorisation



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier de la demande Demandeur 1

DDPH

Physique

A chaque demande DDPH

d’autorisation

d’autorisation

A l’établissement de

PV de la commission Commission 1 DG Physique l’avis de la DG

commission


DG 1

DDPH

Physique/ A la décision DG

numérique

d’autorisation


N/A

48




Contrôle de

Dossier de la Vérifier la conformité du A chaque demande Statuer avec vigilance

Commission demande dossier de la demande d’autorisation sur la demande validation

d’autorisation d’autorisation

d’autorisation.

49

j. Procédure relative à l’occupation temporaire du domaine public


- Loi 36/15 sur l’eau, - Dahir du 24 Safar 1337 (30 Novembre 1918) relatif aux occupations temporaires du Domaine Public.

50


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

La demande devra spécifier explicitement le but de

l’occupation, les modifications que le requérant compte

apporter au relief de la parcelle à occuper, et aussi les

Dépôt du Demande

dimensions et dispositions principales des bâtiments et Récépissé

dossier de

Directeur de autres ouvrages qu’il entend y établir ; le demandeur devra,

du dossier

Article 2 du Dahir

d’occupation

NA

NA

demande

l’ABHGZR

en outre, sur l’invitation qui lui sera faite, avant

de demande

du 24 Safar 1337

temporaire

d’autorisation

qu’intervienne l’arrêté d’autorisation, s’engager par écrit à

d’autorisation

payer la redevance

Le dossier est déposé contre récépissé auprès de

l’ABHGZR ou des services de l’eau.

Le Directeur Général de l’ABHGZR fera procéder à

l’instruction des demandes et signera, quand il y aura lieu,

l’arrêté d’autorisation sous réserve de consultation

préalable, d’abord dans chaque cas, des services et

autorités que pourra intéresser l’occupation et ensuite, en

tout état de cause, du Chef du Service des Domaines en ce

Demande Notification de

Directeur de

qui concerne la fixation de la redevance. L’arrêté

Articles 3 et 4 du

d’occupation

L’arrêté à intervenir prendra acte du but de l’occupation, il

NA

NA

Dahir du 24 Safar l’arrêté à l’intéressé

l’ABHGZR

d’autorisation

temporaire

fixera, dans la mesure où l’intérêt public paraîtra l’exiger, la

1337

nature, les dimensions et les dispositions des ouvrages que

l’occupant aura la faculté d’établir, et les conditions à

observer dans leur fonctionnement et leur exploitation. Il

fixera également les délais dans lesquels les susdits

ouvrages devront être entrepris et celui dans lequel devra

être assuré leur achèvement.

Notification de

L’intéressé Toute occupation comportera le paiement d’une redevance

Paiement de la

annuelle dont le montant sera fixé par l’arrêté y relatif. Cette

Article 7 du Dahir l’arrêté à

NA

NA

NA

redevance annuelle

Service aide et

redevance commencera à courir du jour où le susdit arrêté

du 24 Safar 1337 l’intéressé

redevance

aura été notifié à l’intéressé.

51

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

L’arrêté d’autorisation déterminera les conditions dans

lesquelles la parcelle à occuper sera remise à l’Etat lors de

la cessation de l’occupation. Il pourra prescrire, soit le

rétablissement intégral des lieux dans leur état primitif, soit

seulement un rétablissement partiel de la situation

antérieure, en distinguant alors entre les ouvrages que

l’occupant sera tenu d’enlever, ceux dont l’enlèvement sera

pour lui facultatif, et ceux qu’il devra abandonner à titre

Remise des gratuit à l’Etat ; il fixera les délais, comptés à partir du jour Article 10 du

lieux à l’Etat à la

Cessation de

Directeur de de l’expiration de l’occupation, dans lesquels il devra être

NA

NA

NA

Dahir du 24 Safar cessation de

l’occupation

l’ABHGZR

satisfait aux obligations ci-dessus. Ces obligations resteront

1337 l’occupation

les mêmes pour l’occupant en cas de retrait, pour une cause

quelconque, de l’autorisation, le délai susvisé courant alors

à partir du jour fixé pour la cessation de l’occupation. Au cas

où, à l’expiration de ce délai, la remise en état prescrite

n’aurait pas été intégralement opérée, il y serait pourvu

d’office par les soins du Directeur de l’ABHGZR qui dressera

alors, des sommes dépensées de ce chef, un état dont le

montant sera recouvré sur l’occupant dans les formes

spécifiées ci-dessus pour les redevances annuelles.

52



Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

A chaque

L’arrêté d’autorisation DG 1 Bureau d’ordre Physique demande DDPH

d’autorisation


N/A

53



Périodicité

Finalité

Droit permanent de Contrôle Veiller au maintien en bon état ceux

Dossier de la

surveillance et de contrôle sur permanent des ouvrages établis par lui, dont

Le Directeur la parcelle occupée, l’accès

l’entretien et le fonctionnement Contrôle du régime demande

Général de de celle-ci ne pouvant à aucun

importeraient

àl’intérêt public,

des eaux d’occupation

l’ABHGZR moment être refusé aux

notamment

ceux qui seraient

temporaire

fonctionnaires et agents qu’il

susceptibles d’influer d’une façon

aura désignés pour l’exercer. quelconque sur le régime des eaux

54

k. La délivrance de l’avis technique

Objectif


L’objectif de la procédure est de permettre à l’ABHGZR de donner son avis Acteurs internes :

sur tout projet pouvant avoir un impact sur les ressources en eau et le - DPH,

domaine public hydraulique, - L’Ordonnateur,

Acteurs externes :

- Collectivités territoriales,

- Centre régional d’investissement,

- Agence urbaine,


RG 1 : Selon l’article 5 de la loi 36-15 sur l’eau Le domaine public hydraulique est constitué de toutes les eaux continentales, qu’elles soient superficielles, souterraines, douces, saumâtres, salées, minérales ou usées ainsi que des eaux de mer dessalées écoulées dans le domaine public hydraulique et des ouvrages hydrauliques et leur annexes affectés à un usage public.

RG 2 : Selon l’article 17 de la loi 36-15 sur l’eau, Les propriétaires riveraines des cours d’eau, lacs, aqueducs, conduites d’eau et canaux d’irrigation ou de drainage affectés à un usage public sont soumises à une servitude dans la limite d’une largeur qui peut atteindre, le cas échéant, quatre mètre à partir des francs bords, destinée à permettre le libre passage du personnel et des engins de l’administration, des établissem ents publics compétents et les tiers, ainsi que le dépôt de produits de courage ou l’exécution de travaux d’intérêt général.

RG 3 : Selon l’article 87 de la loi 36-15 sur l’eau, les biens du domaine public hydraulique, nécessaire à l’agence bassin hydraulique pour exercer les missions qui lui sont imparties par la présente loi, sont mis à sa disposition par l’administration dans les conditions fixées par voie réglementaire.

55



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Dans cette étape, la division DPH vérifie le dossier envoyé par le demandeur,

Levée

Traitement du dossier

DPH

Système SIG

1 jour

Réception du

• Le dossier comprend : Levée topographique, une

topographique

dossier

copie simple de la CIN du demandeur, Déclaration

sur l’honneur, Demande de certificat administratif.

Visite sur terrain

DPH

La vérification du plan de délimitation peut donner Word

PV de visite

Le jour de la

lieu à une visite physique.

visite

Après Préparation de l’avis

Service Le responsable de vérification établie l’avis

vérification du

Planification

Word

Avis technique

1 jour

technique

conformément à la réglementation en vigueur.

dossier

DPH

Chef de

Etablissement Signature de l’avis division L’ordonnateur signe l’avis

N/A

Avis technique 1 jour

de l’avis

technique

signé

Ordonnateur

Délivrance de l’avis

Le secrétariat reçoit l’arrêté de décision signée, L’original de

Avis signé

Secrétariat

Par voie postale

1 jour technique

Il se charge de délivrer l’original de l’avis au

l’avis

demandeur.

56


Application


Système SIG Contrôle des levées topographiques

Word Etablissement de l’Avis


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Avis

DPH 2

DPH Physique

A chaque réception de DPH

Bureau d’ordre

dossier


57



Contrôle de validation DPH Dossier du demandeur Vérification du dossier A chaque demande d’avis

Statuer avec vigilance sur la

demande d’avis

58

VI. Sous procédure Affaires juridiques et contentieux

1. Gestion des infractions


Cette procédure relève le cadre juridique de la gestion des infractions

Acteurs internes :

- DPH

commises durant la période de l’utilisation ou l’exploitation du domaine

- Police de l’eau

public hydraulique par une tierce personne.

Acteurs externes :

- Tribunal compétent


RG 1 : Les infractions aux dispositions de la loi 36-15 relative à l’eau et les textes adoptés pour son application peuvent être constatées par

tout procédé utile, notamment par des prélèvements d’échantillon ; RG 2 : Toute constatation d’une infraction doit être matérialisé dans un procès-verbal conforme aux dispositions légales de la procédure pénale ; de

plus, toute constatation notée dans le PV fait foi jusqu’à preuve de contraire par tout moyen. RG 3 : Les infractions et les constatations menées sont consignées, par les agents de police de l’eau, dans un registre côté et paraphé tenu à cet

effet par L’ABHGZR.

59

Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


Système

Documents

Délai

Déclencheur

d’information

associés

• Lors de la constatation de l’infraction, L’agent de la police des l’eau prélève un échantillon et le scellé.

Commission

Constatation de

• L’agent doit informer l’exploitant du DPH en question de

Police de l’eau l’objet du prélèvement et lui remettre un échantillon sous

1 jour

d’une infraction

l’infraction

scellé.

• En cas de flagrant délit, l’agent peut arrêter les travaux, saisir et mettre en fourrière le matériel et les

outils causes de l’infraction.

Constatation de

• Afin de matérialiser sa constatation, L’agent établi le PV PV relatif à la

de la situation, contenant les circonstances de l’infraction,

Rédaction du PV

Police de l’eau

Word

constatation de

1 jour

l’infraction

les explications du contrevenant et les éléments faisant

l’infraction

ressortir la matérialité de l’infraction.

Transmission du

•Police de l’eau

PV relatif à la

constatation de

PV au Service

Réception du PV par le

• Bureau d’ordre

• La police de l’eau transmis le PV constatant l’infraction

l’infraction

Affaires

Service Affaires

• Service Affaires

1 jour

au service des affaires juridiques et contentieux de la

juridiques et

juridiques et contentieux

juridiques et

Division DPH. Accusé de

contentieux

contentieux

réception

Envoi du PV au

• Service Affaires • Le service des affaires juridiques et contentieux de

PV relatif à la

Envoi du PV au tribunal

juridiques et

tribunal

constatation de

10 jours

l’agence envoie le PV constant l’infraction dont l’objectif

compétent

contentieux

compétent

l’infraction

d’amener une procédure judiciaire.


60


Application


Word Rédaction du PV relatif à la constatation de l’infraction, accusé de réception


Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Service A chaque

Affaires

PV Relatif à la constatation de l’infraction

Police de l’eau 1

Physique

constatation

DPH juridiques

et

d’infraction

contentieux


61



Service des

Vérifier le contenu du PV S’assurer du respect des rédigé et sa conformité

Contrôle de Affaires PV relatif à la constatation A chaque réception dudit dispositions légales sur le avec les dispositions

validation juridiques et de l’infraction PV plan du fond et de la légales de la procédure

contentieux

forme. pénale.

62

V. Sous procédure Gestion Aides & Redevances

1. Recouvrement des redevances

Objectif


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour le recouvrement de la

Acteurs internes :

- Valideur dossier d’autorisation

redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique.

- Service Marché et Comptabilité

Elle se déclenche par la vérification des autorisations.

Acteurs externes :

Elle s’achève par le dépôt des reçus de paiement. - ONEP

- ORMVA

- Particuliers


RG 1 : Toute exploitation ou utilisation du domaine public hydraulique est soumise au paiement d’une redevance conformément aux conditions fixées par :

- Loi 36-15 sur l’eau ; - Décret n°2-97-414 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif aux modalités de fixation et de recouvrement de la redevance pour utilisation de

l’eau du domaine public hydraulique ; - Décret n°2-04-553 du 13 Hija 1425 (24 Janvier 2005) relatif aux déversements, écoulements, rejets, dépôts directs ou indirects dans les eaux

superficielles ou souterraines ; - Arrêté n°520-98 du 13 Kaada 1418 (12 Mars 1998) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour la produc tion

de l’énergie hydroélectrique ; - Arrêté n°548-98 du 21 Août 1998 relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour l’irrigation ; - Arrêté n°2283-03 du 29 Chaoual 1424 (24 Décembre 2003) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour

l’approvisionnement en eau des populations ; - Arrêté n°2565-05 du 11 Chaoual 1426 (14 Novembre 2005) relatif aux redevances d’utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour

l’approvisionnement en eau industrielle ;

63

- Arrêté n°1180-06 du 15 Joumada I 1427 (12 Juin 2006) fixant les taux de redevances applicables aux déversements des eaux usées et définissant l’unité de pollution ;

- Décision du conseil d’administration de l’Agence (Extraction des matériaux, prestations de l’Agence, redevances pour autres utilisations du DPH),

RG 2 : Les différents types de redevances sont : - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’approvisionnement en eau des populations, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’irrigation, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour la production de l’énergie hydroélectrique, - Redevances d’utilisation de l’eau du DPH pour l’approvisionnement en eau industrielle, - Redevances applicables aux déversements des eaux usées, - Redevances sur l’extraction des matériaux, - Redevances permettant de couvrir les prestations réalisées par l’Agence, - Produits de concessions, - Redevances relatives à d’autres utilisations du DPH,

RG 4 : L’approvisionnement en eau des populations La redevance pour utilisation du l’eau du domaine public hydraulique est calculée selon la formule suivante :

R = t * V * c

Dans laquelle :

R : Redevance exprimée en dirhams ;

t : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètre cube (Fixé à 0.04 dirhams par mètre cube d’eau prélevé)

V : Volume d’eau prélevé mesuré ou déclaré par l’utilisateur, exprimé en mettre cubes ;

C : Coefficient de régulation ; le coefficient est fixé comme suit :

Origine de l’eau Coefficient de régulation

Eau de surface régularisée par un ouvrage hydraulique public 1

Eau de surface non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics et eau souterraine 0.5

Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée selon la formule suivante : Rr = k x R dans laquelle :

64

Rr : Redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement ; R : Redevance calculée conformément à la formule ci-dessus ; K : Coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs ainsi qu’il suit :

Hauteur de refoulement en mètre K

Moins de 100 m 1

100 m et plus 0.9

La redevance forfaitaire est fixée à :

- 10 dirhams par an, (besoins domestiques < 10m3/j) ;

- 200 dirhams par an (Service assuré par communes ou les besoins domestiques < 200m3/j).

RG 5 : L’irrigation La redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique est calculée au moyen de la formule suivante : R = t x V x c dans laquelle : R : Redevance exprimée en dirhams, T : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètres cubes (fixé à 0.02 dirham par mètre cube d’eau prélevé), V : Volume d’eau prélevé en tête d’exploitation agricole, ou autorisé en cas d’absence de compteur, exprimé en mètres cubes, C : Coefficient de régulation, le coefficient est fixé comme suit :

Origine de l’eau Coefficient de la régulation

Eau non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics 0.8

Eau régularisée par un ouvrage hydraulique public 1

Eau de nappe déclarée surexploitée au sens de l’article 86 de la loi sur l’eau 1

Eau des autres nappes 0.8

Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée par la formule suivante : Rr = k x R dans laquelle : Rr : Redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement, R : Redevance calculée conformément à la formule ci-dessus,

65

K : Coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs ainsi qu’il suit :

Hauteurs de refoulement en mètres K

Moins de 10 m 0.95

De 10 à 20 m 0.90

De 20 à 50 m 0.85

Plus de 50 m 0.80

RG 6 : l’approvisionnement en eau industrielle La redevance pour utilisation de l’eau du domaine public hydraulique pour l’approvisionnement en eau industrielle est calculée au moyen de la formule

suivante : R = t x v x c dans laquelle : R : Redevance exprimée en dirhams ; t : Taux de redevance exprimé en dirhams par mètre cube; v : Volume d’eau prélevé ou autorisé en cas d’absence de compteur, exprimé en mètres cubes; c : Coefficient de régulation ;

Origine de l’eau K

Eau non régularisée par les ouvrages hydrauliques publics 0.8

Eau régularisée par un ouvrage hydraulique public 1

Eau de nappe déclarée surexploitée 1

Eau des autres nappes 0.8

Lorsque l’eau utilisée est une eau souterraine ou une eau superficielle nécessitant un refoulement, la redevance est calculée selon la formule suivante : Rr = K x R dans laquelle :

Rr est la redevance en cas d’eau souterraine ou d’eau superficielle nécessitant un refoulement

; R est la redevance calculée par la formule ci-dessus ; K est le coefficient de rabattement, variant en fonction des hauteurs de refoulement ainsi qu’il suit :

66

Hauteur de refoulement en matière K

Moins de 10 m 0.95

De 10 à 20 m 0.90

De 20 à 50 m 0.85

Plus de 50 m 0.80

RG 7 : La production de l’énergie Hydroélectrique Le taux de la redevance est fixé à 0,02 dirham par kilowattheure d’énergie effective produite mesurée aux bornes des sorties des centrales

hydrauliques. Le coefficient de régulation est égal à 1. Rn = R0 x Eh/Eh0 où : Rn = taux de redevance à l’année n, R0 = taux de redevance de la dernière année durant laquelle la révision a été appliquée, Eh = indice énergie électrique haute tension publié par le ministère chargé de l’équipement,

Eh0 = indice énergie électrique haute tension publié par le ministère chargé de l’équipement, valable pour le 1er janvier de l’année durant laquelle la

révision a été appliquée. Dans le cas où l’indice Eh, indice de l’énergie électrique haute tension n’est plus publié, les départements chargés de l’équipement et de l’énergie

conviennent d’un nouvel indice, le plus proche de l’indice précédent. Toutefois, le taux de la redevance précitée ne peut être inférieure à 0,02 dirham

Kilowattheure et la révision ne s’applique que si elle donne une augmentation supérieure à 5%.

RG 8 : Déversements des eaux usées - Les rejets industriels :

Le nombre (N) d’unités de pollution est calculé selon la formule suivante : N = 0,6 MO + 0,15 MES + 6,5 Ml, dans

laquelle N = Nombre d’unités de pollution ; MES = Quantité de matières en suspension, exprimée en kilogrammes par an ;

Ml = Somme des quantités exprimées en kilogrammes par an des métaux lourds suivants : Zinc, Chrome, Nickel, Cuivre, Arsenic, Plomb, Cadmium et

Mercure ; MO = Quantité de matières oxydables, exprimée en kilogrammes par an calculée par la formule suivante :

67

MO = (2 DB05 + DC0) /3 dans laquelle :

DBO 5 = Demande biochimique en oxygène durant cinq (5) jours, exprimée en kilogrammes par an

; DCO = Demande chimique en oxygène, exprimée en kilogrammes par an. Pour les unités industrielles du secteur de la pâte à papier et du papier et carton, les quantités de matières en suspension (MES), de métaux lourds (Ml)

et de matières oxydables (MO) à considérer dans le calcul du nombre d’unités de pollution, sont les différences entre les qua ntités contenues dans les eaux usées déversées et les eaux prélevées par lesdites unités.

Le taux de redevance applicable aux déversements des eaux usées industrielles :

Année 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 et

au-delà

TAUX 0.01 0.01 0.05 0.10 0.15 0.15 0.30 0.30 0.50 0.50 0.70

- Les rejets domestiques : R = TRd . Volume eau potable. (1 - Nstep )

TRd : Taux de redevance des rejets d’eaux domestiques :

Année 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 et au-delà

Taux de redevance déversements des eaux usées domestiques (Dh/m3) 0.07 0.07 0.15 0.15 0.24 0.24 0.30 Le volume d’eau potable est celui facturé par le gestionnaire de l’assainissement (ou de l’eau potable), ou prélevé dans le milieu ou d’un ouvrage public. Nstep : % d’abattement de la pollution par la STEP.

- Les redevances des agglomérations rurales : La redevance forfaitaire de déversement domestique des agglomérations rurales est fixée à cinq cents (500) dirhams par an. Elle est recouvrée auprès

des communes concernées.

RG 9 : Les redevances relatives aux concessions

- Pour les premières cinq (5) années :

Part fixe : 0.5% du chiffre d’affaire Part

variable : 0.5 % du chiffre d’affaire

- A partir de la sixième année :

68

Part fixe : 1.5% du chiffre d’affaire Part variable : 1.5% du chiffre d’affaire

69



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Réception du

Vérification

•Valideur • Vérifier les autorisations suivantes : l’arrêté d’autorisation de Liste

dossier

déversement, l’arrêté d’occupation.

actualisée

dossier

documentaire

NA

NA

d’autorisation

• Actualiser la liste des redevables Année N.

des

d’autorisation

• DPH

• Examiner le régime des concessions et des autorisations.

redevables

Vérification Réaliser les contrôles

Service Aide et • La réalisation des contrôles se fait après vérification NA

Assiette des NA documentaire Redevance documentaire du dossier. Ensuite vient l’étape de réalisation redevances

des assiettes des redevances

Réception des

• Les redevances dues pour l’utilisation et l’occupation

Recalculer les Service Aide et

temporaire du domaine public hydraulique sont calculé selon

Calcul de

formulaires de

NA

NA

redevances

Redevance

des règles bien précise selon le type.

redevance

déclaration

Il faut informer la DAAF pour les redevances.

Réception des

Remettre les

Après validation de la DAAF, les autorisations sont remises aux Base de

DAAF

clients et saisi sur la base de données.

NA

données des

NA autorisations

autorisations

autorisations

Réception de la

• Gérer les réclamations liées à l’acquittement des redevances Réclamations

Régulariser les

à verser qui ne sont pas acquittées aux termes échus.

Avant la fin

base de

Service Aide et

Situation

redevances non • Communiquer une situation mensuelle des redevances à la Excel de chaque données des

recouvrées Redevance

DAAF mensuelle

mois autorisations des

redevances

Remettre les ordres de ONEP

Suite à la préparation de la situation mensuelles des

A la fin du

recettes aux

Ordre de

ORMVA

redevances, la division Remet les ordres de recettes aux

NA

NA contrôle redevables pour recette

Particulier

redevables pour paiement.

paiement

70

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Déclencheur

associés

Réception des Service Aide et • Suite à la réception des récépissés de paiement : Récépissés

ordres de

Déposer les reçus de Redevance

Confirmer les paiements auprès de la trésorerie provinciale

Excel

NA DAAF de paiement

recette

paiement

Etablir une situation des paiements effectués

Particulier

71


Application


Excel Préparation de la situation mensuelle des redevances

Préparation de la situation des paiements effectués


Documents

Emetteurs

Nbre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

La liste des redevables

Valideur dossier NA

Service Aide

et Physique

Périodique

DPH d’autorisation Redevance

DAF

Les ordres de recettes

Service Aide et NA

Province Physique

A chaque demande DPH

Redevance

Cercle

d’autorisation

DPH


N/A

72



La réalisation des S’assurer de la

contrôles se fait après

Vérification Service Aide

conformité du dossier

Dossier d’autorisation vérification Périodique documentaire et Redevance par rapport au pièces

documentaire des

demandés.

autorisations.

73

2. Recouvrement des frais de dossiers

Objectif


L’objectif de la procédure est de permettre au personnel chargé de l’ABHGZ, Acteurs internes :

la réalisation de toutes les démarches nécessaires pour recouvrer les frais - Valideur dossier d’autorisation

de dossiers. - Vérificateur dossier d’autorisation

- Service Marché et Comptabilité

Acteurs externes :

- Trésorerie Générale du Royaume.


- Loi 36/15 sur l’eau ; - La décision du conseil d’administration.

74



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Réception de la

Réception de l’avis Valideur

L’étude de la demande d’autorisation qui peut

L’avis favorable

favorable de la

demande

dossier

donner lieu à un avis favorable après enquête

NA

de la demande

NA

demande

d’autorisation

d’autorisation

publique.

d’autorisation

d’autorisation

Réception de Valideur

l’avis favorable Calculer le montant de

dossier

Calculer le montant de la redevance.

NA

NA de la demande

la redevance

d’autorisation

d’autorisation

Montant de la

Etablir le bulletin de

Vérificateur Etablir le bulletin de versement sur la base de la

Bulletin de

dossier

Word

NA

redevance

versement

versement

redevance calculée.

autorisation

Réception du Etablir la situation de

Service Marché

Sur la base des reçus de paiement récupérés : Situation de

opérer le rapprochement avec la situation des

bulletin de NA NA

recouvrement

et Comptabilité

recettes fournie mensuellement par la trésorerie

recouvrement

versement

provinciale.

Réception de la Emettre l’ordre de

Vérificateur Remettre l’ordre de recette (bulletin de versement) à Ordre de

situation de

dossier

NA

NA

l’intéressé contre accusé de réception pour

recette

recette

recouvrement

autorisation

paiement à la trésorerie.

75


Application


Word Etablir le bulletin de versement



d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Service Aide

Service A chaque demande

Bulletin de versement 5 Marché et Physique DPH

et redevance

d’autorisation

comptabilité


76



Opérer le rapprochement

Rapprochement

Service Bulletin de versement

Etablir la situation de Mensuellement

avec la situation des recettes

comptable recouvrement fournie mensuellement par la

trésorerie provinciale.

77

VI. Secrétariat du DPH


Cette procédure veille à une meilleure gestion des archives courantes et des Acteurs internes :

correspondances à l’arrivée qu’au départ. - Bureau d’ordre

Elle se déclenche par la création, la réception ou la redistribution des - Division DPH

dossiers et se clôture par l’enregistrement de l’opération au système Acteurs externes :

d’archivage du service. - Entité Destinataire

- Entité Expéditrice


RG1 : les courriers d’arrivée ou de départ, aussi que leurs pièces jointes et exemplaires doivent être classés par service au sein du bureau d’ordre ;

Chaque service de la division DPH doit également avoir des classeurs de rangement en spécifiant sur chaque classeur le type de courrier rangé. De

même les courriers doivent être rangés chronologiquement. RG2 : Toute correspondance interne doit passer par l’intranet de l’agence ; RG3 : le secrétariat de la division DPH doit s’assurer de la conformité de tout courrier avant de l’enregistrer dans un registre aussi bien à l'arrivée qu'au

départ ; RG4 : Le courrier arrivé est reçu par le bureau d’ordre et transmis pour signature à l’ordonnateur avant sa transmission à la division DPH. RG4 : le courrier arrivé est soumis à la lecture du chef de la division DPH avant sa distribution aux services intéressés ; RG5 : le courrier au départ est soumis au visa préalable des responsables appropriés ; RG6 : le bureau d’ordre doit veiller à la confidentialité des courriers, ainsi l'utilisation du téléfax, du mail et du téléphone est réglementée et réservée aux

besoins du service.

78


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents associés

Délai

Déclencheur 1. Courrier d’arrivée

Arrivée du Réception du courrier Chef de service A l’arrivée du courrier, le secrétariat doit procéder à son Excel Courrier Le jour de

courrier Secrétariat enregistrement en lui donnant une référence au niveau du réception

registre des courriers d’arrivée et en mentionnant : Registre des courriers

- La date et l’heure d’arrivée d’arrivées

- La Nature du courrier

- Les Coordonnées de l’expéditeur

- Le nom du destinataire.

Envoi du courrier Transmission du courrier Chef de service Le secrétariat transmis le courrier au service concerné en Excel Bordereau « fiche de Le jour de

au service joignant un bordereau « fiche de courrier » contenant : courrier » transmission

concernée Secrétariat - La date et le numéro d’ordre d’arrivée

- L’origine de la correspondance

Division - L’objet de la correspondance.

concernée

Réception de la Classement du courrier Secrétariat Le chef du bureau d’ordre garde une copie du courrier s’il est L’intrane Exemplaire du 1 jour de la

notification physique et l’imprime s’il est électronique ; et le classe dans le t Courrier réception de la

« reçu » dossier approprié. notification

A défaut, Après la réception de la notification « reçu » auprès Excel Registre des courriers

du service concerné, on appose la mention « reçu » au registre d’arrivées

et on le classe.

2. Courrier de départ

Initiation du Rédaction du courrier Chef du bureau La rédaction peut être faite par tout service ou division du DPH, Word Le courrier 1 jour

courrier d’ordre ou par le secrétariat.

Si la rédaction est faite par le secrétariat suite à la demande

Service/Division d’un service ou par le chef de division DPH, il le remet au

expéditeur service/chef de division pour revue et confirmation.

79

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents associés

Délai

Déclencheur Initiation du Enregistrement du Secrétariat Après la rédaction du courrier ou sa réception auprès du Excel Registre des courriers 1 jour

courrier courrier service/chef de division DPH (expéditeur), le secrétariat de départ

Service/Division l’enregistre au registre des courriers de départ en lui attribuant

expéditeur une référence et mentionnant :

- La Date et l’heure de réception - La Date et l’heure d’envoi


- Les Coordonnées du destinataire

- Les coordonnées de l’expéditeur

Enregistrement Signature du courrier par Chef de division Avant de l’envoyer, le secrétariat envoie une copie au chef de NA Exemplaire du 1 jour

du courrier l’Ordonnateur division pour lecture et le transmet au bureau d’ordre pour Courrier

Chef du bureau signature de l’Ordonnateur.

d’ordre

Secrétariat

Envoi du courrier Classement du courrier Chef du bureau Avant de l’envoyer, le secrétariat conserve un exemplaire Excel Exemplaire du 1 jour

d’ordre (copie/imprimé) du courrier à envoyer, ensuite ; Courrier

Départ du courrier - S’il est physique il le cachette et le remettre au

Coursier coursier pour expédition, Registre des courriers

- S’il est électronique il l’envoie après réception du visa. envoyés

Enfin, on appose la mention de « courrier envoyé » au registre.

Suivi du courrier Réception du courrier Secrétariat Le coursier présente au destinataire un bordereau de réception Excel Bordereau de 1 jour

envoyé envoyé du courrier envoyé qui doit être signé par le destinataire tout en réception

Coursier mentionnant la date de réception.

Le secrétariat classe une copie du dit bordereau au classeur de Registre des courriers

Destinataire l’expéditeur concerné et appose la mention « courrier reçu » au envoyés

registre.

80


Application


Excel Registre des courriers d’arrivée

Registre des courriers de départ




Documents

Emetteurs

Nombre

Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Service/division Physique et

A chaque

Bureau d’ordre Courrier reçu

destinataire 1

Bureau d’ordre

Service/division

numérique

réception

concerné

Bordereau « fiche de Bureau d’ordre 1

Division DPH

Physique

A chaque Bureau d’ordre/ courrier »

transmission

division DPH

Service/division Physique et

A chaque

Bureau d’ordre

Courrier envoyé

expéditeur 1

Bureau d’ordre

numérique

envoi

Service/division DPH

Bordereau de réception

Bureau d’ordre 1

Destinataire externe

Physique

A chaque Bureau d’ordre

envoi


N/A

81



Périodicité

Finalité

Bureau d’ordre

Vérifier que le numéro d’ordre, Affecté A chaque S’assurer de la

Contrôle de Fiche de courrier

à chaque service est l’identifiant du opération de confidentialité des courriers

confidentialité

Chaque service « fiche de courrier ».

transmission reçus ou envoyés de

l’agence.

Vérifier que le Visa reçu est validé par A chaque S’assurer de la conformité

Contrôle de Bureau d’ordre Visa

la signature du chef de division DPH. opération d’envoi des courriers à envoyer.

validation Chef division

Registre des Rapprocher la liste des courriers Quotidiennement S’assurer de la bonne

Bureau d’ordre

courriers envoyés/reçus enregistrés chez le circulation des courriers au

Contrôle

bureau d’ordre et celle de la division.

sein de l’agence.

d’exhaustivité Chaque service

Classeur des

courriers de chaque

service

82

Procédures de Suivi et Evaluation des Ressources en Eau



Nom Date Nom Date



Liste de Diffusion

Sommaire

I. Sous Procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire des ressources en eau 3

II. Sous Procédure relatif aux normes de qualité des eaux à l’inventaire du degré de pollution des eaux 5

III. Sous Procédure relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs d’aménagement intégré des

ressources en eau 8

2

I. Sous Procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire des ressources en eau


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-178 du 21 Joumada II 1418 (24 Octobre 1997) fixant la procédure de déclaration pour la tenue à jour de l’inventaire

des ressources en eau.

3


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

La déclaration doit indiquer :

1. l’identité et la qualité du déclarant ;

2. l’adresse ou le siège social ;

3. les caractéristiques techniques de l’ouvrage et des installations

de captage ;

4. le débit moyen et de pointe de prélèvement ; Articles 1 et 2 du

5. l’usage de l’eau prélevée.

Dépôt de la

La

Décret n°2-97- Déclaration

L’ABHGZR A la déclaration doivent être annexées les pièces suivantes :

NA

12 mois

déclaration

Déclaration

178 du 21 a. Un plan de situation approprié comportant les points d’eau et

Joumada II 1418

ouvrages existants situés dans un rayon fixé par l’ABHGZR ;

b. La localisation sur carte à une échelle appropriée de l’ouvrage

ou de l’installation de captage et leurs coordonnées ; c. le cas

échéant, un schéma des installations.

NB : l’ABHGZR peut établir les pièces ci-dessus indiquées aux

frais du déclarant et à sa demande.

Modification

Notification du

Le déclarant

Le déclarant doit informer l’ABHGZR de toute modification de l’un Article 3 du

des éléments de sa première déclaration dans un délai d’un mois

Décret n°2-97- de la

changement à

NA

NA

1 mois

à dater de la survenance du changement.

178 du 21 déclaration

l’ABHGZR

L’ABHGZR

Joumada II 1418

4

II. Sous Procédure relatif aux normes de qualité des eaux à l’inventaire du degré de pollution des eaux


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-97-787 du 6 Chaoual 1418 (04 Février 1998) relatif aux normes de qualité des eaux et à l’inventaire du degré de pollution des eaux.

5


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

L’inventaire du degré L’inventaire du degré de pollution des eaux superficielles et Article 3 du

Inventaire

de pollution des

ABHGZR

souterraines visé à l’article 56 de la loi n°10-95 précitée, est

NA

NA

Tous les cinq Décret n°2-97-

eaux superficielles et effectué par l’agence du bassin hydraulique au moins une fois (5) ans 787 du 6

souterraines tous les cinq (5) ans. Chaoual 1418

Le directeur de l’ABHGZR adresse aux services concernés

des autorités gouvernementales chargées de l’intérieur, de

l’agriculture, de l’équipement, de la santé publique, de

Le directeur de

l’industrie, de l’énergie et des mines et de l’environnement un rapport dans lequel il indique la période durant laquelle Article 3 du Décision de Demande d’avis des l’ABHGZR l’inventaire du degré de pollution des eaux aura lieu et précise Trente (30) Décret n°2-97-

NA

Rapport

l’ABHGZR services concernées Les services

notamment la liste des points d’eau et/ou de déversement où jours 787 du 6

seront effectués les prélèvements en vue de la détermination

Chaoual 1418 concernées

des caractéristiques physiques, chimiques, biologiques et

bactériologiques.

Ces services disposent d’un délai de trente (30) jours pour se

prononcer. Passé ce délai, leur avis est réputé favorable.

Sur le vu des avis des services précités, le directeur de

l’ABHGZR procède, en collaboration avec les services

relevant des autorités gouvernementales chargées de

ABHGZR l’équipement et de l’environnement, à l’inventaire du degré de Article 4 du

Demande Procéder à pollution des eaux superficielles et souterraines, au cours

NA

NA

NA

Décret n°2-97-

d’avis l’inventaire Services d’une campagne dont il précise, par décision, la durée et les 787 du 6

concernées dates d’ouverture et de clôture. Chaoual 1418

Le directeur de l’ABHGZR pourra, en tant que de besoin, faire

appel aux services compétents des autres départements

ministériels.

6

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Les agences Les données et résultats de cet inventaire sont consignés

de bassin dans des fiches d’inventaire qui sont centralisées et exploitées

au niveau de chaque agence de bassin et mis à la disposition

Services de des services de l’Etat, des collectivités locales et des Articles 5, 6 et 7

l’Etat établissements publics.

Clôture de

Résultats de

Rapport de

du Décret n°2-

NA

NA

l’inventaire

l’inventaire

synthèse

97-787 du 6

Collectivités Un rapport de synthèse des données et résultats comprenant

Chaoual 1418

locales des cartes de vulnérabilité à la pollution des nappes

souterraines, est élaboré par l’agence de bassin et mis à la

Etablissements disposition du public.

publics

L’ABHGZR procède à la mise à jour des fiches d’inventaire et Fiches Tous les cinq

des cartes de vulnérabilité à la pollution des nappes

d’inventaire et

(5) ans et

Article 8 du

souterraines tous les cinq (5) ans et chaque fois que le besoin

des cartes de

Fiches

Mise à jour des

chaque fois

Décret n°2-97-

ABHGZR

s’en fait sentir. Cette mise à jour se fait dans les mêmes NA

vulnérabilité à la

élaborées fiches d’inventaire que le besoin 787 du 6 conditions que celles prévues aux articles 3 et 4 ci-dessus. pollution des s’en fait Chaoual 1418

nappes

sentir

souterraines

7

III. Sous Procédure relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs d’aménagement intégré des

ressources en eau

RG 1 : Les études nécessaires à l’établissement du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau comportent notamment :

1. l’évaluation et l’évolution quantitative et qualitative des ressources en eau et des écosystèmes aquatiques, consistant notamment en : - La détermination des caractéristiques des ressources en eau sur les plans quantitatif et qualitatif, et de leurs variabilités dans le temps et dans

l’espace ; - L’inventaire des écosystèmes aquatiques, ainsi que leur caractérisation et l’établissement de leur mode de fonctionnement et de gestion.

2. l’analyse des acquis, atouts et contraintes dans le domaine de l’eau ; 3. l’évaluation et l’évolution des besoins en eau et des utilisations potentielles des ressources en eau et des écosystèmes aquatiques, consistant en :

- - l’évaluation des demandes en eau actuelles et futures des différents secteurs usagers dans un contexte de rareté et de gestion de la demande en eau ;

- L’identification et l’évaluation des besoins en eau des écosystèmes aquatiques ; - L’identification de nouveaux besoins en eau et d’autres utilisations potentielles.

4. l’étude de préservation de la qualité des ressources en eau, des écosystèmes aquatiques et des infrastructures hydrauliques ; 5. l’analyse des risques d’inondation, l’identification et l’évaluation des besoins en protection contre les inondations ; 6. les orientations en matière de développement des ressources en eau et du secteur de l’eau, et des objectifs à atteindre ; 7. l’identification et l’évaluation technique, économique et environnementale des possibilités de développement et de mise en valeur des ressources en eau, ainsi que des actions de préservation de ces ressources et des écosystèmes aquatiques, des possibilités d’économie d’eau et de valorisation des eaux non conventionnelles, et des mesures de protection contre les inondations.

RG 2 : le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau comporte :

• le plan de son financement ; • un plan d’action pour le suivi de sa mise en œuvre. Le contenu du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau peut cependant être adapté au contexte et aux spécificités de la zone d’action de l’agence.

RG 3 : Pour les réunions de concertation, outre les walis des régions, les walis et les gouverneurs des provinces et préfectures, dont les territoires sont inclus totalement ou partiellement dans la zone à laquelle le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau est applicable, prennent part aux réunions de concertation sus-indiquées, tous les acteurs concernés et notamment :

- Les représentants des conseils régionaux, provinciaux et préfectoraux des régions, provinces et préfectures, dont les territoires sont inclus totalement ou partiellement dans la zone d’action de l’agence ;

8

- Les représentants des associations d’usagers d’eau opérant dans la zone d’action de l’agence ; - Les représentants des associations professionnelles opérant dans la zone d’action de l’agence ; - Les représentants régionaux ou provinciaux de l’administration et des établissements publics intervenant dans le domaine de l’eau.


- Loi 36/15 sur l’eau, - Décret n°2-05-1534 du 21 Chaoual 1426 (24 Novembre 2005) relatif aux conditions et modalités d’élaboration et de révision des plans directeurs

d’aménagement intégré des ressources en eau et du plan national de l’eau.

9


Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Le projet du plan directeur d’aménagement intégré des

Phase

Préparation du

ressources en eau est élaboré par l’ABHGZR pour l’ensemble Le projet du Article 1 du

de bassins hydrauliques relevant de sa zone d’action.

plan directeur

Décret n°2-05-

préparatoire du

projet du plan

ABHGZR

NA

NA

Le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en d’aménagement 1534 du 21 plan directeur directeur eau est préparé par l’agence de bassin en concertation avec intégré Chaoual 1426

les différents acteurs dans le domaine de l’eau.

Les réunions de concertation sont tenues, à l’initiative de

l’ABHGZR, durant toute la phase préparatoire du plan

directeur d’aménagement intégré des ressources en eau en

vue :

ABHGZR

• d’examiner les termes de référence ou la méthodologie de

réalisation des études nécessaires à la préparation du plan

Article 4 du Préparation du

Réunion de

directeur d’aménagement intégré des ressources en eau ;

Décret n°2-05-

projet du plan

Les acteurs du

NA

NA

NA

concertation • de suivre la réalisation des études d’élaboration du plan 1534 du 21 directeur domaine de directeur d’aménagement intégré des ressources en eau ; Chaoual 1426

l’eau

• d’examiner les résultats des différentes phases d’élaboration

du plan directeur d’aménagement intégré des ressources en

eau ;

• de prendre en compte les objectifs et les orientations des

différents plans sectoriels.

10

Evénement

Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents

Délai

Réglementation

Déclencheur

associés

Le dossier du plan directeur d’aménagement intégré des

ressources en eau comprend les documents suivants :

• un résumé du plan directeur d’aménagement intégré des

ressources en eau ;

Le directeur de • un rapport de synthèse ; Dossier du plan

Article 7 du

Projet de plan

Soumettre le projet

l’ABHGZR • un rapport présentant le plan directeur d’aménagement

Trois (3)

directeur

Décret n°2-05-

directeur

de plan directeur

intégré des ressources en eau.

NA

mois pour

Les acteurs

d’aménagement 1534 du 21 élaboré pour avis Le directeur de l’ABHGZR soumet le projet du plan directeur intégré répondre Chaoual 1426

concernés

d’aménagement intégré des ressources en eau à l’avis des

autorités gouvernementales chargées de l’intérieur, des

finances, de l’agriculture, de la santé, de l’énergie et des

mines, du commerce, de l’industrie, de l’artisanat, de

l’environnement et de l’aménagement du territoire.

Modification du Le directeur de Au vu des avis desdites autorités, le directeur de l’ABHGZR Article 7 du

projet suite aux

Approbation du

l’ABHGZR procède aux modifications et soumet le projet du plan

Décret n°2-05-

avis des

conseil

directeur d’aménagement intégré des ressources en eau à NA

NA

NA

1534 du 21

acteurs

d’administration

Le conseil l’avis du conseil d’administration de l’agence.

Chaoual 1426

concernés

d’administration

Approbation du

Transmettre le

Le directeur de l’ABHGZR transmet le projet du plan directeur Article 7 du

d’aménagement intégré des ressources en eau à l’autorité

Décret n°2-05-

conseil

projet au CSEC

CSEC

NA

NA

NA

gouvernementale chargée de l’eau qui le soumet à l’avis du 1534 du 21

d’administration pour avis conseil supérieur de l’eau et du climat. Chaoual 1426

11

Procédures de Gestion des Affaires Administratives et Financières




Ed Trust 22/09/2017



Liste de Diffusion

1

Sommaire

I. GENERALITES 4

II. LEGENDE 5

III. SOUS-PROCEDURE MARCHE & COMPTABILITE 6

1. Achat par appel d’offres 6

2. Achat par bon de commande 14

3. Achat par convention 21

4. Achat par contrat négocié 25

5. Gestion des encaissements 32

6. Gestion des régies de dépenses 40

7. Gestion des paiements 47

8. Etat de rapprochement bancaire 55

9. Déclarations fiscales 59

VI. SOUS-PROCEDURE PERSONNEL ET MOYENS GENERAUX 63

1. Gestion des ressources humaines 63 a. Recrutement 63

b. Gestion des formations 73 c. Gestion des présences et des absences 81 d. Gestion des congés 87 e. Evaluation et octroi des primes de rendement 94

2

f. Gestion des avances sur salaire au personnel 101 g. Gestion de la paie et des déclarations sociales 107 h. Evaluation et avancements 118 i. Gestion des départs 126 j. Sanction en cas de fraude 131

2. Gestion Parc Auto 136

3. Gestion Magasin 141

4. Gestion des vignettes 147

5. Inventaire physique des immobilisations 152

V. SOUS PROCEDURE PROGRAMMATION ET FINANCE 159

1. Elaboration du budget annuel 159

2. Suivi de l’exécution budgétaire 166

3

I. Généralités

Objet :

Il s’agit dans ce guide de documenter l’organisation de la DAAF et les tâches effectuées au niveau de chaque fonction de l’organigramme, ces tâches sont regroupées par procédure. A terme chaque procédure devra donner lieu à une matrice de contrôle.

Intervenants

Internes • Service Marché et Comptabilité, • Service Personnel et Moyen Généraux, • Service Programmation et Finance,

Externes

• Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau, • Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l'Administration, • Ministère des finances,

• SNTL, • Barid AL MAGHRIB, • Maroc Telecom,


• Loi n° 36-15 sur l’eau • Décret N° 2-12-349 du 20 Mars 2013

• Décret N° 2-14-394 du 6 Chaabane 1437 (13 mai 2016) approuvant le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de

travaux,

• La décision ministérielle conjointe approuvant le nouvel organigramme.

4

II. Légende

DAAF Division des Affaires Administratives et Financières

BC Bon de Commande

OP Ordre de Paiement

OV Ordre de Virement

SNTL Société Nationale des Transports et de Logistique

DG Directeur Général

CPS Cahier des prescriptions spéciales

SMC Service Marché & Comptabilité

SPF Service Programmation et Finance

5

III. Sous-procédure Marché & Comptabilité

1. Achat par appel d’offres

Objet Services intervenants

Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes

appel d’offres. • Service Marché & Comptabilité. Elle se déclenche par la réception d’un dossier d’appel d’offre du • Division financière. Demandeur. Le dossier d’appel d’offre est constitué de : • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.

• La fiche projet (SI) ; • Commission d’ouverture des plis

• Le CPS validé par le service technique ; • Bureau d’ordre

• L’avis d’appel d’offre en arabe et en français ; Acteurs Externes

• L’estimation budgétaire ; • Fournisseurs (Soumissionnaires)

• Modèle d’acte d’engagement ; • Prestataires (Soumissionnaires)

• Modèle de déclaration sur l’honneur. Elle s’achève par l’affichage des résultats, et l’information de l’adjudicataire

retenu de la décision de la commission.


RG 1 : Les achats par appel d’offres sont régis par le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés de l’ABHGZR. RG 2 : Le dossier d’appel d’offres est constitué de : la fiche projet (SI), le CPS validé, l’avis d’appel d’offres en arabe et en français, le règlement de la

consultation et la note de présentation budgétaire signée par le demandeur et le maitre d’ouvrage. RG 3 : Le CPS doit être validé par le demandeur et visé par L’ordonnateur. RG 4 : Les achats par appels d’offre sont soumis au visa préalable de Contrôleurs d’Etat, les actes suivants dot le montant est supérieur ou égal aux

seuils ci-après : - Marchés de travaux : 500.000 DH, - Marchés de fournitures : 400.000 DH, - Contrats et Conventions de prestation de services : 400.000 DH, - Acquisitions immobilières : 250.000 DH, - Subventions et Dons : 30.000 DH.

6

Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) :


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Le demandeur est tenu d’envoyer le dossier d’appel

d’offres au service Marché & Comptabilité, qui est tenu de

faire parvenir aux membres de la commission d'appel

d'offres le dossier au moins huit (8) jours avant l'envoi de

Membres de la l'avis pour publication.

Réception d’un Contrôle de conformité

commission • Les membres de la commission disposent d'un délai de Dossier d’appel

dossier d’appel

/

huit (8) jours francs pour faire part à l’ABHGZR de leurs

Huit (8) jours francs

du dossier d’appel

NA

d’offres

d’offres d’offres

DAAF

observations.

/ •Les membres de la commission procèdent à un contrôle

Demandeur de conformité du dossier en s’assurant de l’existence de

l’exhaustivité des documents à savoir : La fiche projet (SI),

le CPS validé et visé par l’Ordonnateur, l’acte

d’engagement, déclaration sur l’honneur, l’avis d’appel

d’offres en arabe et en français et L’estimation budgétaire.

•Les membres de la commission procèdent à l’étude du

dossier d’appel d’offres et transmettent leurs avis et

Contrôle de remarques par lettres officielles signées au maitre Version

Dossier d’appel

conformité du dossier

Validation du dossier

Membres de la d’ouvrage qui l’envoie par la suite au demandeur.

Huit (8) jours francs

numérique et d’offres et lettres

d’appel d’offres


commission

•Le demandeur prend en compte les remarques émises, et

papier

officielles

transmet le dossier d’appel d’offres modifié à la DAAF pour

la publication de l’appel d’offres.

7


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Le service Marché & Comptabilité établit des lettres de

commande de publication et la transmet à L’Ordonnateur Avis d’appel

pour signature.

Portail de

d’offres

Dès réception du

• L’Ordonnateur signe la lettre de commande de publication

Validation du dossier

l’agence et site

dossier d’appel

DAAF et la transmet à la DAAF.


Publication de l’avis

des marchés

Lettre de

d’offres corrigé et •La DAAF procède à la publication des avis d’appels


publics

commande de

validé

d’offres en arabe et en français dans :

publication

- Les journaux ;

- Le portail de l’agence ;

- Et dans le site des marchés publics.

•Le service Marché & Comptabilité convoque les membres Sept (7) jours

de la commission à la réunion d’examen des offres par

francs au moins

Convocation de la

lettre officielle signée.

Publication des avis

Lettre de

avant la date fixée

commission à la réunion

DAAF

•La DAAF mentionne dans la lettre de convocation la date,

NA


convocation

pour la séance d’examen des offres le lieu et l’objet de la réunion.

d’ouverture des •La DAAF joint à la lettre de convocation le dossier complet

plis.

de l’appel d’offres.

•Les soumissionnaires déposent leurs offres auprès du

bureau d’ordre des appels d’offres avant le délai fixé dans

Bureau d’ordre

l’avis d’appel d’offres contre un accusé de réception (Ils Offre des

Entre la publication

Publication des avis

Réception des offres

peuvent aussi les envoyées par courrier recommandé ou

des appels

NA

soumissionnaire

des avis et la tenue

d’appel d’offres des soumissionnaires

les remettre séance tenante au président).

d’offre

s

de commission

•Le bureau d’ordre des appels d’offre enregistre les offres

dans un registre d’entrée et leur attribue un numéro.

•Le bureau d’ordre transmet les offres reçues à la DAAF.


Saisie des offres sur le

•A la réception des offres des soumissionnaires, le service Gestion des

Offre des Avant la tenue

DAAF achats et marchés saisie les offres sur le SI.

soumissionnaire

des soumissionnaires SI

marchés

de la commission

s

8


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Préparation d’un dossier

•La DAAF prépare un dossier pour la séance d’examen des Dossier complet Avant le jour de

offres contenant : Le dossier d’appel d’offres complet, les

pour la séance


pour la séance

DAAF

NA

tenue de la

journaux de publication, Les lettres pour avis et la feuille de

d’examen des

d’examen des offres.

commission

présence interne et externe.

offres

•La commission tient sa réunion conformément au PV d’ouverture

règlement de l’ABHGZR.

des plis

•La sélection de l’offre à l’issue de la réunion, se fait selon

PV de sous-

Convocation de

les règles du décret N° 2-12-349 20 Mars 2013.

Dès achèvement Tenue et délibération de Commission de NA

commission+ commission d’appel

la commission

l’appel d’offres •Le secrétariat de commission établit séance tenante : un

technique des travaux de la

d’offres

PV d’ouverture des plis, un PV de ou des sous commissions

commission PV de jugement

techniques, et PV de jugement de la commission.

de la

•Le président et les autres membres de la commission

commission

signent les PV établis.

•Une fois, l’adjudicataire désigné, La DAAF procède à Dans les 24 H qui

l’actualisation au niveau du SI.

Site des

Résultat d’appel

Affiche des

suivent la fin de la

Affichage des résultats

DAAF •La DAAF affiche les résultats sur papier dans les locaux

marchés

d’offres

résultats

réunion d’examen

de l’agence pendant une durée de 15 jours et l’extrait du

publics

des offres.

PV sur le site des marchés publics.

•Suite à la notification des résultats, la DAAF libère les

cautions provisoires des soumissionnaires non retenus par

Résultat d’appel Libération des cautions DAAF

courrier recommandé contre accusé de réception. Courrier Cautions Après affichage

d’offres

provisoires

•La DAAF remet l’original de la caution provisoire au

recommandé

provisoires

des résultats

soumissionnaire non retenu et garde la copie en mettant le

cachet.

9


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Dans des cas exceptionnels (dépassement budgétaire,

replanification etc.) l’action d’informer sera traitée en Pendant le délai de

concertation entre la DAAF et le demandeur.

PV d’ouverture

15 jours qui

Deux cas sont envisageable :

des plis

Contrôleur

séparent la date

Achèvement des

- Si le crédit est suffisant : Elaborer la fiche

d’Etat

d’achèvement des

travaux de la

Engagement & Visa

d’engagement

Lettre officielle

Fiche

/

travaux de la

commission

-Si le crédit est insuffisant : en cas de dépassement

d’engagement

DAAF

commission et la

du seuil de Visa (voir Règle N° 4), la fiche

notification

d’engagement est envoyée au contrôleur d’Etat

CPS

d’approbation

pour signature avec le PV d’ouverture des plis et

le CPS.

•La DAAF informe le candidat retenu de la décision de la

Information de la

commission par tout moyen approprié par lettre Maximum dans un

recommandée ou par fax.

décision et signature du

Lettre

délai de 15 jours à Résultat d’appel

• Le dossier envoyé au candidat retenu contient :

Notification de la

CPS

recommandée,

compter de la date

d’offres

DAAF Bordereaux d’envoi, L’ordre de service de notification,

décision

Approbation des

fax.

d’achèvement des

L’ordre de service d’approbation du marché, Bulletin de

marchés

travaux de la

décompte.

commission

• La DAAF informe de la même manière les candidats

soumissionnaires n’ayant pas été retenus.

L’entrepreneur est tenu d’envoyer à la société :

Caution

définitive

Notification

- La caution définitive,

Le retour de la société

L’entrepreneur

NA /

d’approbation

- L’attestation d’assurance.

Attestation

Le demandeur reçoit une copie du dossier du marché.

d’assurance

La réception de la

Elaborer l’ordre de Le service technique est tenu après réception du dossier de Ordre de service 60 jours pour les

service de

marché d’élaborer l’ordre de service de commencement

de

copie du dossier de

Demandeur

Word

Marchés de

commencement des

des travaux. Il est ensuite archivé par le service Marché et

commencement

marché

Travaux

travaux

comptabilité.

des travaux.

10



Suivi de l’opération d’achat par appel d’offres sur système :

Gestion des marchés - Alimenter le système par les bordereaux des prix et l’estimation budgétaire.

- Alimenter le système par les résultats de la commission d’appels d’offres.

Word

Rédaction des lettres officielles (seulement lettres de commande journaux, lettres de réponse des réclamations et

information des entreprises non retenue), rédaction des PV de séance d’examen des offres.

Portail de l’ABHGZR Publication de l’appel d’offres et affichage des résultats.

Site des marchés publics Publication de l’appel d’offres et affichage des résultats.

11



d’exem.

Mode Fréq. Lieu

Dossier d’appel d’offre Demandeur 1 DAAF Physique 1 fois Salle des

archives

Lettres officielles Les membres de la 1 DAAF Dossier appel 1 fois Salle des

commission offres archives

Lettre de convocation à la réunion DAAF 1 Commission appel Dossier appel 1 fois Salle des

d’examen des offres d’offres offres archives

PV De la séance d’examen des offres Commission d’appel 1 Le demandeur Dossier 1 fois Salle des

d’offres marché archives

Accusé de réception de l’envoi des cautions Soumissionnaires 1 DAAF Dossier appel 1 fois Salle des

provisoires d’offre archives

Accusé de réception de la lettre de Soumissionnaires 1 DAAF Dossier 1 fois Salle des

notification de la décision de la commission marché archives


12



DAAF

Dossier d’appel Contrôle du dossier A la réception du S’assurer de la conformité du

d’offre d’appel d’offres dossier d’appel d’offre dossier Contrôle du dossier

Commission

Echanger les avis des différents d’appel d’offre

Dossier d’appel Validation du dossier A la réception du

d’appel membres de la commission d’offre d’appel d’offres dossier d’appel d’offre

d’offre avant publication de l’offre.

Contrôle des Bureau Registre

A la réception des Tracer les réceptions des offres

enregistrements des

Enregistrement des offres. d’ordre d’entrée offres soumissionnaires

offres

Contrôle de la

Commission Lettres

A la réception du Matérialiser les échanges entre

d’appel Lettres officielles réception des offres

officielles dossier d’appel d’offre les membres de la commission

d’offre

Commission Signature des PV de la A la fin de la séance Matérialiser la décision de la

Contrôle final

d’appel Procès-verbaux séance d’examen des d’examen des offres commission

d’offre

offres.

13

2. Achat par bon de commande


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des achats par Acteurs Internes :

bon de commande. • Service marché et comptabilité.

Elle se déclenche par la réception de : • Service personnel et moyens généraux.

•Les termes de références ; • Service programmation et finance.

•La liste des entreprises à consulter ; • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.

•La note de présentation des budgets ; • Bureau d’ordre.

•La liste des membres à convoquer. • Commission d’ouverture des plis.

Elle s’achève par l’établissement du bon de commande. Acteurs Externes :

• Fournisseurs (Soumissionnaires)

• Prestataires (Soumissionnaires)


RG 1 : Le service marché et comptabilité dispose d’une base de données des fournisseurs à consulter en concertation avec le Service Communication

et Coopération pour étudier les critères d’évaluation des fournisseurs et leur attribuer une cotation interne. RG 2 : Les achats dont le montant est inférieur ou égal à 250 000 DH passent par la procédure d’achat par BC. RG 3 : La limite de 250.000,00 DH est à considérer dans le cadre d’une année budgétaire, et pour les prestations de même nature. RG 4 : Le dossier d’achat doit contenir : les termes de références, la liste des entreprises à consulter, la note de présentation des budgets signée par la

DAAF et le demandeur et la liste des membres à convoquer. RG 5 : La lettre de consultation des fournisseurs doit être signée par le l’ordonnateur. RG 6 : A la signature du bon de commande, le Service Programmation et Finance de la DAAF procède à la mise à jour du tableau de suivi budgétaire en renseignant la colonne « engagement » par le montant total commandé. RG 7 : Les offres de prix doivent contenir au moins 3 devis contradictoires. RG 8 : La commission d’ouverture des offres est constituée par le président, un représentant du Service Programmation et Finance, un représentant du

demandeur, un représentant de la DAAF.

14

RG 9 : Le déroulement de la commission d’ouverture des offres se fait suivant le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés

de l’ABHGZR. RG 10 : Le SI doit être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement dans la procédure d’achat par bon de commande.

15



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Suite à la réception du dossier d’achat du

demandeur, le service marché et comptabilité

s’assure de l’existence des documents suivants :

- Termes de références,

Réception Contrôle de la

- La note de présentation des budgets 2 jours après la

d’un dossier

Service marché

mentionnant l’ensemble des BC passés, et

conformité du

N/A

Dossier achat

réception du

d’achat

et comptabilité

signée par le demandeur et la DAAF pour

dossier achat

dossier

vérifier les disponibilités budgétaires.

-La liste des membres à convoquer.

• Le service marché et comptabilité procède à la

lecture de tous les documents, vérifie leur conformité

et s’assure de la cohérence des montants.

• Suite au contrôle du dossier d’achat, Le service

marché et comptabilité procède à une consultation

des fournisseurs par envoi des lettres de demande

Dossier Etablissement et Service marché

de prix signée. N/A

Lettres de 3 jours après la

d’achat envoie des lettres de

• Ces lettres sont signées par l’ordonnateur.

demande de

réception du

et comptabilité

contrôlé

demande de prix

Une fois signées, le service marché et comptabilité

prix

dossier

les envoie au bureau d’ordre pour enregistrement.

• Ces lettres sont ensuite envoyées aux

fournisseurs par courrier ou fax.

Envoi des Convocation à la • Le Service Marché et Comptabilité convoque les

Lettre de Le jour d’envoi

lettres de

commission

Service marché

convocation de

des lettres de membres de la commission par lettre officielle signée

N/A

demande des

d’ouverture des

et comptabilité

la commission

demande de

qui comprend la date, le lieu et l’objet de la réunion.

prix

Offres

prix

16


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Les fournisseurs déposent leurs offres auprès du 10 à 15 jours à

bureau d’ordre contre accusé de réception.

Réception des

partir de la date Réception des offres Bureau d’ordre • Le bureau d’ordre enregistre les offres dans

offres des des fournisseurs Secrétaire de la l’application de gestion du courrier en leur attribuant N/A Offres d’envoi des

fournisseurs

lettres de DG

un numéro et les remet au secrétariat du DG afin

demande de

qu’elle les transmette au Service Marché et

prix

Comptabilité.

La réception Saisie des offres sur Service marché

A la réception des offres des fournisseurs, le Service

Gestion des

Le jour de

des offres de

le SI

Offres

réception des et comptabilité

marché et comptabilité procède à leur saisie sur le SI

achats

prix

offres

• Le Service marché et comptabilité prépare un Le jour de

Préparation du

dossier pour la réunion d’ouverture des offres :

Dossier

tenue de la

dossier d’ouverture

Service marché Dossier achat envoyé par le demandeur, lettre de

N/A

d’ouverture des

réunion

des offres

et comptabilité demande de prix, offres de prix des fournisseurs,

offres

d’ouverture des

La réception

échantillons le cas échéant.

offres

des offres de

prix

Tenue et délibération

• La réunion d’ouverture des offres se tient A l’issue de la

conformément au règlement de l’ABHGZR.

réunion

de la commission

PV de

Commission

• La commission établit à l’issu de la réunion un PV

N/A

d’ouverture des

d’ouverture des

jugement

de jugement signé par tous les membres de la

offres

offres

commission

17


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Le Service Marché et Comptabilité établit un bon de

commande sur la base du PV de la commission.

• Le bon de commande est sous forme d’un carnet à

souches (4 souches) :

Décision Etablissement du

Service marché

✓

Un exemplaire est destiné au fournisseur ; Gestion des

Bon de

Le jour de la

d’adjudication ✓

Un exemplaire est destiné à la DAAF pour

délibération de Bon de Commande et comptabilité achats commande

l’engagement de dépenses ;

la commission

✓

Les deux autres exemplaires sont conservés dans le carnet par le Service

marché et comptabilité.

• Le Service Marché et Comptabilité met à jour le SI.

Bon de

Service marché

Réception du bon de livraison du fournisseur, Gestion des

BL

Suivi des achats

Retour du PV de réception au service marché et

PV de

commande

et comptabilité

achats

comptabilité.

réception

Achèvement Préparation du

Service marché

Préparation du dossier de paiement contenant l’OP,

Gestion des

Dossier de

des

dossier de paiement

et comptabilité

l’OV et le décompte

paiements

paiement

prestations

18



Gestion des achats Suivi de l’opération d’achat par BC sur système.

Word Rédaction des lettres officielles, rédaction des PV de réunion d’ouverture des offres



d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier d’achat

Demandeur 1

SMC

Dossier 1 fois

Salle des archives

physique

Lettre de demande de prix

SMC 1

Fournisseurs

Dossier 1 fois

Salle des archives

physique

Lettre de convocation à la réunion SMC 1

Commission

Dossier 1 fois

Salle des archives

d’ouverture des offres

physique

PV d’ouverture des offres Commission 1

SMC

Dossier 1 fois

Salle des archives

PV de jugement de la mission

physique

Bon de commande

SMC 1

Fournisseurs

Dossier 1 fois

Salle des archives

physique


N/A

19



S’assurer de la mise en

Détection du

Déclaration sur Vérification de la

pratique effective de

SMC A la réception de l’offre cette procédure de conflit d’intérêt l’honneur déclaration

détection des conflits

d’intérêt

Contrôle des devis

Comptage du nombre

S’assurer de l’existence

SMC Devis contradictoires A la réception de l’offre de trois (3) devis contradictoires de devis reçus

contradictoires

Contrôle de SMC Dossier d’achat

Vérification du dossier A la réception du S’assurer de la

conformité d’achat dossier d’achat conformité du dossier

Contrôle des Bureau Application de gestion

Enregistrement des Tracer les réceptions

réceptions des offres et des A la réception des offres des offres des d’ordre des courriers

offres échantillons

soumissionnaires

Contrôle de la PV de jugement de la PV de jugement de la A la fin de la réunion Matérialiser la décision

décision de la Commission commission commission d’ouverture des offres de la commission

commission

20

3. Achat par convention



convention. • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR.

Elle s’achève par l’établissement de la convention. • Bureau d’ordre.

Acteurs Externes :

• SNTL

• Maroc Telecom

• Barid Al Maghrib


RG 1 : Les achats par appels d’offre sont soumis au visa préalable de Contrôleurs d’Etat, les actes suivants dot le montant est supérieur ou égal aux

seuils ci-après :

- Marchés de travaux : 500.000 DH, - Marchés de fournitures : 400.000 DH, - Contrats et Conventions de prestation de services : 400.000 DH, - Acquisitions immobilières : 250.000 DH, - Subventions et Dons : 30.000 DH.

21



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Demande de Détermination du

Service Marché

Etablir une lettre de convention comprenant La nature des Lettre de

passation de

vignettes en fonction des besoins de l’ABHGZR,

Word

Périodique besoin

et Comptabilité

convention

convention

Lettre de Transmettre la lettre Ordonnateur Transmission de la lettre de convention à l’Ordonnateur N/A

1 jour

convention

pour signature

Bureau d’Ordre pour signature.

Lettre de

Préparation du

Service Marché

et Comptabilité Après préparation du dossier d’engagement, il est

Dossier

convention

dossier

N/A

transmis à l’ordonnateur pour signature,

d’engagement

signé

d’engagement

L’Ordonnateur

Réception des

Traitement de Paiement au trésor

réception des

Magasinier Récupérer les vignettes d’une valeur équivalente au

N/A

OV

vignettes

vignettes

montant figurant dans l’Ordre de Virement.

22



Word Etablir la lettre de convention



d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Service Bureau

Dossier d’engagement

Marché et 2

Physique

Périodique

DAAF

d’ordre

comptabilité


N/A

23



Contrôle de Service Marché L’engagement de la Etablissement de la Avant la réception des

Vérification des

quantités avec le besoin validation et Comptabilité convention lettre de convention vignettes

de l’Agence

Contrôle des Service Marché Tableau de suivi des

Etablissement du A la réception des Tracer les réceptions

tableau de suivi des réceptions et Comptabilité vignettes vignettes des vignettes

vignettes

24

4. Achat par contrat négocié



marchés négociés avec ou sans publicité. • DAAF Elle se déclenche par la réception d’un dossier de marché négocié qui • Demandeur : Toutes les divisions de l’ABHGZR. contient : • Commission

• Le CPS validé par l’ordonnateur • Bureau d’ordre

• Le certificat administratif Acteurs Externes :

• Un règlement de consultation • Fournisseurs (Soumissionnaires)

Elle s’achève par la signature du CPS par le soumissionnaire retenu. • Prestataires (Soumissionnaires)


RG 1 : Peuvent faire l’objet d’un marché négocié après publicité préalable et mise en concurrence :

- Les prestations ayant fait l’objet d’une procédure d’appel d’offres pour lesquels il n’a été proposé que des offres jugées inacceptables

au regard des critères initialement fixés.

- Suite à la défaillance du premier adjudicataire.

- Les prestations à caractère technique complexe ne pouvant être assurées que par un prestataire particulier ou s’agissant d’objet dont

la fabrication est réservée à des porteurs de brevets.

- Les prestations d’une extrême urgence à caractère de nécessité nationale ou de circonstances imprévisibles. - Les prestations supplémentaires à confier à un entrepreneur déjà adjudicataire d’un marché à la limite de 20% du montant total

RG 3 : Les achats par marchés négociés sont régis par le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés de l’ABHGZR. RG 4 : Le dossier de marché négocié est constitué de : la fiche projet (SI), le CPS validé, l’avis d’appel d’offres en arabe et en français, le règlement

de la consultation, une copie de la convention et un certificat administratif justifiant le recours à cette forme de marché. RG 5 : Le CPS doit être validé

par le demandeur et visé par le sous ordonnateur.

25

RG 6 : La commission de marchés négociés est constituée par : le président, un représentant de la division support, un représentant du demandeur,

un représentant de la division financière. RG 7 : Les soumissionnaires peuvent déposer leurs offres soit au bureau d’ordre des appels d’offres, soit les envoyer par courrier recommandé contre

accusé de réception, ou les remettre séance tenante au président au début de la séance d’examen des offres. RG 8 : Les offres des soumissionnaires doivent contenir un dossier administratif et technique, et une offre financière. RG 9 : Le dossier administratif regroupe la caution provisoire, la déclaration sur l’honneur, le registre du commerce, les statuts, une attestation fiscale

pour concurrents aux marchés publics, et l’attestation de la CNSS pour soumissionner aux marchés publics. RG 10 : La réception des offres peut se faire dans un délai minimum de10 jours après la publication de l’avis de marché négocié. RG 11 : Le déroulement de la séance d’examen des offres se fait suivant le règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés

de l’ABHGZR. RG 12 : Le SI doit automatiquement être mis à jour au fur et à mesure de l’avancement dans les étapes de la procédure

26



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Suite à la réception d’un dossier de marché négocié de la

Réception du

Contrôle de conformité part du demandeur, la DAAF s’assure de l’existence d’un 1j après la du dossier de marché

CPS validé par le sous ordonnateur, du règlement des

Dossier marché

dossier de

négocié

DAAF

réception du consultations d’un certificat administratif justifiant le

négocié

marché négocié

dossier

Publicité

recours à un marché négocié et la liste des prestataires à

consulter.

•La DAAF procède à l’émission d’un avis d’appel à la

concurrence qui contient :

Contrôle et

✓ L’objet du marché ; Le jour de la

Etablissement d’un

✓ L’autorité qui procède à la procédure négociée ;

validation du Avis d’appel à la validation du

avis d’appel à la ✓

Le bureau où l’on peut retirer le dossier du

dossier de DAAF concurrence dossier de

concurrence

marché ;

marché négocié

marché négocié ✓

Les pièces à fournir par les candidats ;

✓

Le site électronique utilisé pour la publication ;

✓

La date limite de dépôt des candidatures. •Cet avis est signé par le sous-ordonnateur

•La DAAF procède à la publication de l’avis d’appel à la

concurrence dans : Portail et site des

Avis d’appel à la

Etablissement Publication de l’avis et

✓ Les journaux ;

concurrence

Le jour de appels d’offres

de l’avis

convocation de la

DAAF

✓ Le portail de l’agence ;

/

l’établissement de

/

commission

✓ Et le site des marchés publics.

Lettres de

l’avis

Word

•La DAAF procède à la convocation de la commission par

convocation

lettre officielle.

27


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Les soumissionnaires déposent leurs offres auprès du

bureau d’ordre des appels d’offre contre un accusé de

Bureau d’ordre des

réception (ils peuvent aussi les envoyées par courrier Entre la

Publication de Réception des offres

recommandé ou les remettre séance tenante au Offres des

publication de

l’avis d’appel à appels d’offre

président).

N/A

l’avis et la tenue

des soumissionnaires

soumissionnaires

la concurrence

•Le bureau d’ordre des appels d’offres enregistre les offres

de la commission

Secrétariat du DG

sur l’application de gestion du courrier en leur attribuant un

(10 jours)

numéro et les transmet au secrétariat du DG qui à son tour

les remet au DAAF

Réception des Saisie des offres

•A la réception des offres des soumissionnaires, La DAAF Gestion des

Offres des

Avant la tenue de

offres des

DAAF met à jour le SI.

reçues sur le SI

marchés

soumissionnaires

la commission

fournisseurs

Réception des

•La DAAF prépare un dossier pour la séance d’examen des

Préparation du dossier

offres contenant : le dossier du marché négocié, l’avis

Dossier de séance

Avant la tenue de offres des

DAAF

N/A

de l’examen des offres

d’appel à la concurrence et les offres des candidats

d’examen

la commission

fournisseurs

soumissionnaires.

•La commission déroule la réunion d’examen des offres

conformément au règlement de l’ABHGZR. Au moins 10 jours

Convocation de Tenue et délibération Commission des

•Le nombre des fournisseurs admis à la négociation ne PV d’adjudication

après la

la commission

de la commission

peut être inférieur à trois (3) sauf si le nombre des

Word

publication de marchés négociés

candidats ayant répondu favorablement n’est pas suffisant.

l’avis

•A l’issue de la séance, un PV d’adjudication est établi et

signé par les membres de la commission.

28


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Une fois, l’adjudicataire désigné, la DAAF procède à Gestion des

l’actualisation au niveau du SI. achats

Résultat d’appel

•La DAAF affiche les résultats sur papier dans les locaux / Affiche des

24h après les

Affichage des résultats

DAAF de l’agence, sur le portail de l’agence, et dans le site des

Portail de

délibérations de

d’offres

résultats

marchés publics.

l’agence / Site

la commission

•La DAAF affiche les résultats pendant une période de 15 des marchés

jours. publiques

Résultat d’appel Libération des cautions

•Suite à la notification des résultats, la DAAF libère les Courrier

Cautions

Après affichage

DAAF cautions provisoires des soumissionnaires non retenus

d’offres

provisoires

recommandé

provisoires

des résultats.

par courrier recommandé contre accusé de réception.

Contrôle et •Le demandeur soumet au DAAF le marché négocié

validation du Consultation du DAAF

accompagné du certificat administratif pour approbation N/A

Marché négocié

Dès la signature

dossier de

fournisseur

par le sous-ordonnateur.

par le demandeur

marché négocié

•Avec publicité : La DAAF informe le candidat retenu de la

Notification des

décision de la commission par tout moyen approprié (Lettre

recommandée, Fax, mail, téléphone…). Elle informe

résultats et signature

Lettre de

également les autres soumissionnaires non retenus.

Décision

du CPS

notification

Dès l’achèvement

DAAF •Sans publicité : A la réception de la réponse du

Word, SI

d’adjudication

/

des négociations

fournisseur consulté la DAAF transfert la réponse au

Approbation des

CPS

demandeur.

marchés

•La DAAF envoi le CPS à l’adjudicataire pour signature.

•La DAAF procède à la mise à jour du SI.

29



SI Suivi des opérations d’achats par marchés négociés sur système

Word Rédaction des procès-verbaux et les différentes lettres officielles

Portail de l’ABHGZR Publication des offres et affichage des résultats

Site des marchés publics Publication des offres et affichage des résultats


Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage

exemp.

Mode Fréq. Lieu

Dossier du marché négocié Demandeur 1 DAAF Dossier physique 1 fois Salle des archives

Avis d’appel à la concurrence DAAF 1 Journaux Dossier physique 1 fois Salle des archives

Lettre de convocation à la commission DAAF 1 Commission Dossier physique 1 fois Salle des archives

Offres des soumissionnaires Soumissionnaires 1 DAAF Dossier physique 1 fois Salle des archives

PV d’examen des offres Commission 1 DAAF Dossier physique 1fois Salle des archives


30



Contrôle du Certificat

Contrôle de conformité A la réception du Justifier le recours à la

dossier des DAAF du Dossier des marchés dossier du marché procédure de marchés administratif

marchés négociés.

négociés négocié négociés

Contrôle des

Application gestion Enregistrement des A la réception des

Tracer les réceptions

Bureau d’ordre des offres des enregistrements. du courrier offres offres

soumissionnaires

Rédaction : le Signature du PV de la A la fin de la Justifier le choix de

Contrôle final demandeur. Contrôle et PV d’adjudication commission. séance d’examen l’adjudicataire

signature : la commission

31

5. Gestion des encaissements


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des encaissements Acteurs Internes

des subventions et des fonds. • Service Programmation et finance

Elle se déclenche par la validation du budget par Le Ministère de Finance et • Service Marché et comptabilité

Secrétariat d’Etat chargée de l’Eau ; et par l’encaissement effectif des Acteurs Externes

subventions et des autres catégories d’encaissement sur le relevé bancaire. • Ministère de finance

• Partenaires

• Régie


RG 1 : Chaque encaissement de subvention doit être justifié par un budget ou une convention signée.

RG 2 : Tout encaissement de fonds est matérialisé par un ordre de recette signé par le SPF et le DAAF

RG 3 : Les encaissements de l’ABHGZR se détaillent comme suit :

- Subventions du MF & SEEE dans le cadre du budget annuel.

- Subventions des partenaires dans le cadre des conventions de partenariat.

- Intérêts créditeurs des comptes bancaires.

- Reliquat de la régie y compris les recettes de la vente des plans ou documents spécifiques dans le CPS.

- Restitution des cautions définitives auprès des banques. RG 4 : Les subventions obtenues auprès des partenaires ne sont comptabilisées qu’à l’encaissement effectif et sont imputées par projet

RG 5 : L’encaissement des subventions du MF & SEEE se fait par tranches périodiques en fonction des disponibilités financières du MF & SEEE, en

cas de besoin, l’ABHGZR procède à des relances signées par le Chef de la division administratif et Financier. RG 6 : La comptabilisation des recettes se fait sur la base d’une copie de l’ordre de recette. (L’original est gardé chez le Service Marché et Comptabilité)

RG 7 : L’ordre de recette comprend les principales mentions ci-après :

32

✓ L’émetteur du virement

✓ Nature de l’opération

✓ Les références des pièces justificatives

✓ Le montant

✓ Les comptes comptables

33



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Réception du Constatation de • Dès la réception du budget visé par le Ministère des Système de

Budget visé par le

budget signé du l’engagement vis-à-vis

SMC Finances, le SMC procède à la constatation de l’engagement

1jour

comptabilité

MF & SEEE

MF & SEEE

de l’état

comptable (créance vis-à-vis de l’état).

• Les déblocages de fonds sont effectués par le MF & SEEE

Examen des relevés tout au long de l’année sans aucun planning arrêté. Relevés bancaires 1ère semaine

Fin du mois bancaires / Avis de DAAF • La division financière procède à l’examen mensuel des N/A / de chaque

crédit relevés bancaires / avis de crédit pour identifier les Avis de crédit mois

encaissements reçus.

• Dès identification d’un encaissement sur relevé bancaire ou

sur l’avis de crédit, le SPF procède à l’établissement d’un ordre

de recette

Réception des Etablissement d’un

• L’ordre de recette établi précise entre autres l’émetteur du Avis de Crédit

fonds sur

virement, la nature de l’encaissement (subvention reçue,

/

ordre de recette

SPF

Excel

1 jour

compte

intérêts créditeurs…) et l’imputation comptable.

Ordre de recette

bancaire • L’ordre de recette est signé par le SPF et par le DAF et envoyé

à le Service Marché et Comptabilité accompagné de l’avis de

crédit et de la convention signée en cas d’une subvention

partenaire.

• LE SERVICE MARCHÉ ET COMPTABILITÉ vérifie la OR

Etablissement

Validation de l’ordre de

cohérence de l’OR avec l’avis de crédit, et le budget visé ou la /

convention signée (Partenaires).

Avis de crédit

de l’ordre de

recette

SPF

Excel

1 jour

• Une fois les documents rapprochés, l’AC vise l’OR, archive

/

recette

l’original et envoi la copie au SMC pour comptabilisation et

Convention signée

classement.

• A la réception de l’OR validé par le Service Marché et Tableau de bord

Validation de

Suivi de l'exécution

DAAF

Comptabilité, cette dernière et le SPF de la DAF mettent à jour budget Excel

les tableaux de bord budgétaires, les journaux de trésorerie /

l’ordre de

budgétaire et de la

SMC

OR signé

1 jour

ainsi que le logiciel informatique.

Logiciel Informatique

recette par SMC situation de la trésorerie

SPF

/

Journal de trésorerie

34


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Réception de Constatation de

Une fois l’OR signé par le SPF et SMC, il est envoyé à la

l’OR visé par

l’encaissement des

SMC

comptabilité générale. Le comptable enregistre l’écriture du Logiciel comptable

OR signé

1 jour

l’entité budget

fonds

déblocage des fonds sur le logiciel comptable.

et SMC

35



Excel Tableau de budget du suivi budgétaire / Journal de trésorerie – Ordre de recette

Tableau de bord de suivi de l’entité budget

SAGE Comptabilisation de l’engagement et l’encaissement des fonds



d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Ordre de recette et l’avis de crédit

SPF

1 original SMC

Physique

Suite à chaque DAF

1 copie

encaissement


• Constatation de l’engagement vis-à-vis du MF & SEEE suite à la réception du budget signé

o Cas subvention d’investissement

Débit 3451 Subvention é recevoir X

Crédit 131 Subvention d’investissement (équipement & d’opération) X

o Cas subvention de fonctionnement

Débit

3451

Subvention é recevoir

X

Crédit 716 Subvention de fonctionnement X

X : Valeur totale des crédits ouverts au titre du budget validé

36

• Déblocage de la subvention MF & SEEE :

Débit 51 Trésorerie A

Crédit 3451 Subvention é recevoir A

A : Montant des fonds encaissés

• Déblocage de la subvention d’un partenaire : (la subvention partenaire n’est constatée comptablement que s’il y

a encaissement effectif)

Débit 51 Trésorerie A

Crédit 4488 Divers créanciers A

A : Montant des fonds encaissés

• Constatation des intérêts créditeurs sur compte bancaire

Débit 5141 Banque X

Crédit 738 Intérêts et produits assimilés X X : montants des intérêts créditeurs encaissés

• Constatation du produit de vente des CPS d’appels d’offres

Débit

5141

Banque

L

Crédit 712 Autres produits accessoires L L : produit vente CPS des appels d’offres

37

• Constatation du versement du reliquat de la caisse en fin d’année

Débit 5141 Banque K

Crédit 5165 Caisse régie K

K : reliquat de caisse versé sur compte bancaire en fin d’année

38



Contrôle des SPF Avis de crédit bancaire,

Rapprochement de A chaque déblocage S’assurer que l’OR a été

l’avis de crédit avec documents DAAF Ordre de recettes, des fonds bien renseigné

l’ordre de recettes

Contrôle de

Validation de l’ordre de A chaque réception

S’assurer que l’ordre de

SMC Ordre de recette recette recette est dûment validation d’OR

validé par SPF

Contrôle

Journal comptable des Exhaustivité de la A l’établissement des Comptabilisation des

SMC soldes bancaires comptabilisation des rapprochements recettes d’exhaustivité

encaissements bancaires

39

6. Gestion des régies de dépenses


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des régies de Acteurs Internes

dépenses. • Régisseur

Elle se déclenche chaque début d’année au titre de l’alimentation de la • SMC

caisse régie. • Le chef de la division des Affaires Administrative et Financières

Elle s’achève en fin d’année suite au versement du reliquat de la caisse au • Parc auto

niveau du compte bancaire de l’agence. • Service moyens généraux


Acteurs Externes

• Néant


RG 1 : Le plafond maximum de la régie dépense est fixé à 40.000 MAD.

RG 2 : Aucune dépense en régie ne peut excéder 2.000 MAD, le Service Marché et Comptabilité procède au contrôle du risque de fractionnement des

dépenses lors de la validation du mémoire de régie communiqué par le régisseur. RG 3 : La procédure d’alimentation de la caisse est déclenchée, une fois le solde de la caisse atteignant 6.000 MAD. A noter que procédure

d’alimentation en milieu d’année est identique à celle du début d’année RG4 : Le dossier d’alimentation de la caisse régie est constitué de :

✓ La demande d’alimentation de la caisse (demande de fonds)

✓ Mémoire des dépenses de la caisse régie au titre de la dernière alimentation.

✓ L’Ordre de paiement

✓ Chèque.

✓ L’Ordonnancement (ventilation de l’avance par ligne budgétaire)

40

✓ Les pièces justificatives de la dépense

RG 5 : le service marché et comptabilité ne procède à l’autorisation d’une alimentation de la caisse régie que si la dernière alimentation en date a été

correctement justifiée. RG 6 : Le régisseur tient deux fichiers à savoir le journal de trésorerie qui sert pour la comptabilisation des alimentations et des paiements et un

mémoire de dépenses qui enregistre les divers justificatifs de chaque dépense par régie. RG 7 : Toute sortie de fonds de la caisse doit faire l’objet d’une demande d’achat par régie et d’une autorisation de dépense régie.

RG 8 : Le régisseur distingue entre la caisse dépenses et la caisse recettes, la caisse recette sert pour les encaissements sur les ventes des plans ou

documents spécifiques relatifs aux appels d’offres lancés par l’Agence. RG 9 : la vente de ces documents est déclenchée au niveau du bureau d’ordre qui envoie un formulaire de recette plus le paiement reçu au régisseur.

Ce dernier signe le formulaire des recettes et l’envoi au bureau d’ordre tout en gardant une copie. RG 10 : Les dépenses par régie sont constituées généralement des avances pour frais de déplacement des chauffeurs, des frais de réception,

d’hébergement, de restauration, d’entretien de l’immeuble et du parc auto. RG 11 : Seuls les chauffeurs ont droit à des avances sur déplacement, les frais de déplacement des cadres sont versés au moment de la paie. RG 12 : Pour les avances sur frais de déplacement des chauffeurs, l’avance n’est versée que si le déplacement dépasse 1 journée et ne peut excéder le

4/5 du montant total des frais. Le 1/5 est versé au moment de la paie.

RG 13 : Les frais de déplacement sont calculés selon un barème interne.

RG 14 : A chaque demande d’alimentation de la régie, Le régisseur procède à l’arrêté de la caisse et à la justification des dépenses à le Service Marché

et Comptabilité.

RG 15 : Le régisseur procède en fin d’année au versement du solde de la caisse sur le compte bancaire de l’agence

41



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

- Chaque début d’année N, le régisseur établit une demande de

fonds accompagnée d’un mémoire des dépenses de N-1(justificatif

des dépenses de la dernière alimentation de N-1) et les soumet à

Demande

la signature du sous-ordonnateur engagement. Dossier

- Le régisseur établit également un ordre de paiement, un chèque,

Excel

Début d’année

d’alimentation de la

d’alimentation de

Régisseur

et un ordonnancement (ventilation de la caisse par ligne /

2 jours

N

caisse régie

la caisse

budgétaire) et les soumet à la signature du sous-ordonnateur

Word

paiement.

- Dès signature des documents par les sous-ordonnateurs

concernés, ils sont transférés à le Service Marché et Comptabilité

pour validation

- Dès la réception du dossier d’alimentation de la caisse, le

Service Marché et Comptabilité procède premièrement à la

validation du mémoire justifiant la dernière alimentation en date

qui sera transmis au SCG pour comptabilisation

Réception du

- Elle procède également aux contrôles ci-après :

Validation dossier ✓

Contrôle des signatures des sous-ordonnateurs

Excel

Dossier

dossier

d’alimentation de la

SMC ✓

Contrôle des imputations budgétaires y compris le /

alimentation de

1 jour d’alimentation

caisse

risque de dépassement budgétaire et de fractionnement

Word

la caisse

de la caisse

des dépenses.

- Suite à ces contrôles, le Service Marché et Comptabilité

procède à la signature de l’ordre de paiement et du chèque et

l’envoi au régisseur pour encaissement et au SCG pour

comptabilisation.

OP

Signature du

Encaissement de

- A la réception de l’ordre de paiement et du chèque signés, le /

Régisseur régisseur procède à l’encaissement du chèque et à la mise à jour

Excel

Chèque

1jour

chèque

l’alimentation

de son journal de caisse

/

Journal de caisse

42


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Dès la réception du mémoire des dépenses en régie et l’OP validé

par le Service Marché et Comptabilité, le Service procède à la Mémoire des

Comptabilisation du comptabilisation : Logiciel

dépenses

Validation du

mémoire et de

✓ Des charges par nature et axe budgétaire (selon le

/

SMC

comptable

1jour

SMC

l’alimentation de la

mémoire reçu) en contrepartie de l’avance donnée en

Ordre de

sage

caisse régie

régie.

paiement

✓

De l’ordre de paiement au titre de la nouvelle avance en régie.

Tout chauffeur ayant obtenu son ordre de mission validé auprès

de la Division Administrative et financière, soumet une copie au

régisseur pour demande d’avance sur déplacement.

Ordre de mission

Le régisseur établit à la réception d’un ordre de mission : /

✓

Une demande d’avance contenant le N° d’ordre de Demande mission, le nom du chauffeur concerné, le nombre de d’avance

jours de déplacement, le montant de l’avance. /

Réception d’un Octroi d’une avance ✓

Une autorisation de dépense par la régie comprenant Excel Autorisation de ordre de sur frais de Régisseur l’imputation sur la ligne budgétaire / dépense régie 1 jour

mission déplacement Et les soumet à la signature du chauffeur demandeur avant Word /

qu’elles soient visées par le sous-ordonnateur engagement. Journal de

-Dès la signature du sous-ordonnateur engagement, le trésorerie

régisseur procède à l’octroi des avances sur frais de /

déplacement au chauffeur contre accusé de réception Mémoire de

sur la demande d’avance. dépenses

- Le régisseur procède à la mise à jour de son journal de

trésorerie et à l’alimentation de son mémoire de

dépenses

43


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Demande

Pour les autres dépenses par régie, Le régisseur reçoit une d’achat régie

demande d’achat signé par le Directeur concerné, accompagné /

d’une facture et 3 devis contradictoires en plus d’un bon de Autorisation de

livraison et un bon de réception. dépense régie

Réception d’une - Il établit par la suite une autorisation de dépense régie /

demande Règlement des achats

Régisseur mentionnant l’imputation budgétaire et soumet la Facture BL & BR

d’achat par

division

demande initiale et l’autorisation de dépense à la

Word

& devis

2 jours par régie

régie

concernée

signature du sous-ordonnateur engagement.

/

- Dés autorisation du sous-ordonnateur, le régisseur Journal de

procède au règlement de l’achat en espèce. trésorerie

- Suite au règlement, le régisseur procède à la mise à jour / de journal de trésorerie et à l’alimentation de son Mémoire de

mémoire de dépenses dépenses

A chaque demande d’alimentation de la régie, régisseur procède

à l’arrêté de la caisse régie à travers :

✓

La mise à jour du mémoire des dépenses et du journal de la caisse par les dernières opérations du mois

Demande

✓

L’inventaire effectif des espèces restant au niveau de la Mémoire des

caisse.

d’alimentation

dépenses

Arreté de la caisse ✓

Le rapprochement entre le solde physique et le solde du

de la régie Régisseur Excel / 2 jours

régie

journal de la caisse.

&

Journal de

Suite à ces contrôles, il procède à la validation du mémoire des

Fin d’année

trésorerie

dépenses par le sous-ordonnateur engagement et envoi lesdits

documents à le Service Marché et Comptabilité pour validation et

pour comptabilisation.

En fin d’année le solde physique sur caisse est versé sur le compte

bancaire de l’agence

44



Word Demande d’achat par régie, Autorisation dépense régie, Demande d’avance frais de déplacement.

Excel Mémoire de dépense, Journal de caisse, Ordre de paiement, Ordonnancement.

Enregistrement des dépenses et des recettes dans le journal de caisse.


Documents

Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Dossier d’alimentation de la caisse

Régisseur

Chaque

1 SMC Physique alimentation de DAF

caisse

Ordre de paiement & chèque

Régisseur

Chaque

1 SMC Physique alimentation de DAF

caisse

Mémoire de dépenses (y compris les divers

Régisseur

Chaque

1

SMC

Physique

alimentation de

DAF justificatives)

caisse


N/A

45



Contrôle de SMC Mémoire des

Validation du dossier À chaque arrêté périodique Validation du mémoire

d’alimentation de la ou en cas de demande validation L’Ordonnateur dépenses des dépenses

caisse d’alimentation

Mémoire des Validation du dossier À chaque arrêté périodique

Contrôle des

dépenses Contrôle des signatures SMC d’alimentation de la ou en cas de demande

signatures & des chefs de services caisse d’alimentation

Ordre de paiement

Mémoire des Validation du dossier À chaque arrêté périodique

Contrôle du

dépenses Contrôle des SMC d’alimentation de la ou en cas de demande

budget & imputations budgétaires caisse d’alimentation

Ordonnancement

Contrôle des SMC

Signature de l’ordre de A chaque alimentation de Contrôle de

ordres de Ordre de paiement L’Ordonnateur paiement caisse l’autorisation

paiement

Contrôle des

Contrôle de l’avance A chaque demande d’avance

Autorisation du

Régisseur Ordre de mission pour déplacement des déplacement par la déplacements pour frais de déplacement

chauffeurs DAAF

46

7. Gestion des paiements


Cette procédure décrit les étapes pour la gestion des engagements et Acteurs Internes

paiements des différentes dépenses de l’ABHGZR. • DAAF

Elle se déclenche par la réception du dossier d’engagement de l’entité • Service Marché & comptabilité

concernée. Acteurs Externes

Elle s’achève par le retour de l’OV signé par le trésorier payeur. • Trésorier payeur


RG1 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par marché doit contenir la facture, le décompte, les attachements validés par le chef de projet,

le PV de réception et l’attestation de service fait. RG2 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par bon de commande contient la facture le bon de livraison fournisseur et le PV de réception. RG3 : Le dossier d’engagement en cas d’une dépense par contrat ou convention est constitué de la convention ou contrat dûment autorisés et signés

avec le partenaire et des pièces justificatives de l'exécution des prestations. RG4 : Le Service Programmation et Finance est celle qui procède à la première validation des dossiers d’engagement avant l’envoi au Service Marché

et Comptabilité. RG5 : Les ordres de paiement sont établis et signés par le Service Programmation et Finance de la Division Administratif et Financier, par l'ordonnateur

ou son mandataire. RG6 : Les ordres de virement sont établis par Le Service Programmation et Finance de la DAF et signés par l’ordonnateur ou son mandataire et le

service Marché et comptabilité. RG7 : L’ordre de paiement contient les mentions ci-dessous :

✓ Le numéro de l’ordre de paiement

✓ La date de l’ordre de paiement

✓ L’exercice comptable

✓ La nature du budget d’affectation

✓ Le bénéficiaire du paiement

✓ Le montant libellé en chiffres et lettres

47

✓ L’objet du paiement

✓ L’imputation comptable

✓ L’imputation budgétaire

✓ Le numéro du compte bancaire du bénéficiaire

✓ La nature de dépense

✓ Le numéro de l’ordre de virement

✓ La date de l’ordre de virement

✓ Le numéro de compte de l’ABHGZR

✓ Le bénéficiaire

✓ Le compte courant du bénéficiaire

✓ Banque / Agence du bénéficiaire

✓ Motif et montant du virement

RG9 : Aucun paiement de dépense ne peut être effectué sans l’élaboration d’un ordre de paiement. RG10 : Le Service Marché et Comptabilité procède lors de la validation des OP et OV aux contrôles des imputations budgétaires afin de remédier aux

cas de dépassements, elle procède également au contrôle du risque de fractionnement en cas des achats par bon de commande.

48



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Les dossiers d’engagement des dépenses sont reçus des différentes

Envoi du divisions pour traitement par l’entité budget. La provenance des

dossier Réception des dossiers est répartie comme suit : Dossier

d’engagement

dossiers

Service -Division DEPRE : pour les opérations de financement octroyées par

d’engagement

par les

d’engagement par

programmation

l’agence au profit des partenaires.

NA

1 jour

des dépenses

divisions

l’entité Budget

et finance

-Service moyens généraux : Pour les achats et prestations rattachés au

concernées fonctionnement de l’agence.

-DCT : Pour les opérations de paiements des décomptes des projets

financés par l’ABHGZR.

• Le Service Programmation et Finance établit un OP en lui annexant

le dossier d’achat original et procède à sa signature. OP, OV

• Le Service Programmation et Finance prépare l’OV et le joint au /

dossier d’achat avec l’OP signé. A noter que l’OV est signé par Dossier

Validation du Etablissement de Service l’ordonnateur ou son mandataire avant son envoi au Service Marché et Excel d’engagement

dossier l’OP et de l’OV programmation Comptabilité, / / 2 jours

d’engagement et finance • Le Service Programmation et Finance procède à la mise à jour du Word Tableau de

tableau de suivi budgétaire (partie engagement) et s’assurant de la suivi

correcte imputation budgétaire. budgétaire

• Le dossier complet est ensuite envoyé au SMC pour signature tout en

gardant une copie.

49


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Une fois le dossier d’engagement de dépense est réceptionné,

l’entité budget procède à des contrôles suivant les cas :

✓ Cas de contrat ou de convention : Le Service

Programmation et Finance s’assure que la convention/contrat

sont dûment signés, elle s’assure également que le montant

demandé pour paiement est conforme avec les clauses

contractuelles et qu’il existe une disponibilité budgétaire

✓ Cas d’achat par bon de commande : Le Service

Programmation et Finance s’assure de la cohérence entre le

bon de commande, le bon de réception/ Livraison avec la Dossier

Validation des

Contrôle des

Service

facture, de l’existence de la disponibilité budgétaire. Elle

d’engagement

dossiers

dossiers

programmation

vérifie également le fractionnement des dépenses de même

NA

2 Jours

des dépenses

d’engagement

d’engagement

et finance

nature.

✓ Cas d’achat par marché : Le Service Programmation et

Finance procède aux contrôles suivants :

- Rapprochement entre les attachements et décomptes avec

les bordereaux des prix,

- Vérification de la réception des travaux et des prestations par

le chef de projet.

- Contrôle des délais de réception et de la durée d’exécution du

marché

- Vérification de la disponibilité budgétaire

- Conformité du dossier administratif.

50


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

A la réception d’un dossier d’engagement comprenant les justificatives

de la dépense, l’OP et l’OV dûment signés, le Service Marché et

Comptabilité procède aux contrôles suivants :

+ En cas de contrat ou convention

✓

Existence d’une convention ou contrat dûment approuvée

✓ Montants figurant sur l’OP et l’OV conforme au planning de

décaissement prévu contractuellement

✓ Correcte imputation budgétaire.

Réception de

✓

Vérification de la disponibilité budgétaire OP, OV

+ En cas d’achat marché

l’OP, l’OV et le Validation de l’OP et

/

✓ Exhaustivité des justificatifs du dossier de marché initialement

dossier l’OV SMC Excel Dossier 1 jour

envoyé par le DAAF

d’engagement

d’engagement

✓ Cohérence de l’OP et OV avec les décomptes et factures

(validés par le chef de projet) et aux dispositions du marché,

✓ Correcte imputation budgétaire.

✓

Vérification de la disponibilité budgétaire + En cas d’achat par Bon de commande

✓

Cohérence du bon de commande avec les justificatives de réception et facture

✓ Correcte imputation budgétaire

✓

Contrôle du risque de fractionnement

✓ Vérification de la disponibilité budgétaire

OP, OV

SMC

• Dès signature de l’OP et l’OV, le service programmation et finance Excel /

met à jour son suivi budgétaire et envoie une copie de l’OP et l’original /

Tableau de

Mise à jour du suivi /

Validation de

de l’OV au SMC pour comptabilisation et à la DAAF pour exécution du

Logiciel

bord

budgétaire

Service

1 jour

l’OP et l’OV

virement.

informati /

programmation

• La DAAF procède à l’actualisation de la partie paiements de son suivi

que

Journal de

et finance

budgétaire

trésorerie

51


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Validation de Envoi de l’OV à la

• Dès la validation de l’OV par le Service Marché et Comptabilité, la

l’OP et l’OV

DAAF

NA

OV

1 jour banque

DAAF le transmet à la banque pour exécution du virement.

52



Excel OP, OV, Tableau de bord

Logiciel comptable Comptabilisation des paiements

Gestion budgétaire Suivi d’exécution budgétaire



d’exemp

Mode

Fréq.

Lieu

Dossier d’engagement

Entité demanderesse 1

• SPF Physique

A chaque opération

DAAF

• SMC

OP & OV Service programmation et finance 1 SMC Physique A chaque opération DAAF


• Comptabilisation de l’ordre de paiement

2 Immobilisation

Débit 60 Achat des opérations en cours X

61 Charges d’exploitation

Crédit 44 Fournisseur X

• Comptabilisation de l’ordre de virement

Débit 441 Fournisseurs et comptes rattachés X

Crédit 514 Banque X

53



Service

S’assurer de la

Signature de l’OP et de A la réception justification de la Contrôle de réalité programmation Dossier d’engagement

l’OV par la DAF d’engagement dépense (réalité, et finance

imputation budgétaire,)

Dossier d’engagement,

Signature de l’OP et de S’assurer de la

l’OV par le Service A la réception du Contrôle de réalité SMC OP, OV justification de la

programmation et dossier d’achat dépense

finance

SMC

Contrôle de

Tableau de bord de Mise à jour du suivi Chaque validation d’un

Assurer un suivi

Service suivi budgétaire budgétaire cohérent cohérence budgétaire ordre de paiement

programmation Journal de trésorerie avec la réalité

et finance

54

8. Etat de rapprochement bancaire


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’établissement des états de Acteurs Internes :

rapprochement bancaires. • Le chef de division,

Elle se déclenche le début de chaque mois pour établissement de l’état de

• Service Marché et Comptabilité Acteurs Externes :

rapprochement du mois M-1. • Néant

Elle s’achève par la communication de l’état de rapprochement bancaire au Chef de DAAF .


RG 1 : L’état de rapprochement bancaire doit être établi mensuellement.

RG 2 : L’état de rapprochement bancaire mensuel doit être remis mensuellement au Chef de DAAF pour information.

RG 3 : L’état de rapprochement annuel doit signer par le service Marché & Comptabilité, trésorier et visé par le chef de Division DAAF.

RG 4 : Un état de rapprochement hebdomadaire est effectué par le trésorier entre le relevé bancaire et le suivi d’exécution budgétaire.

55



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Le Trésorier reçoit des différentes banques l’ensemble des Grand livre

5 jours après la

Réception des relevés relevés bancaires du mois. Elle reçoit également du DCG comptable des 5 jours après la

bancaire et des grands

Trésorier

les grands livres comptables des comptes bancaires

Excel

comptes bancaires

fin du mois

fin du mois livres comptables /

Relevé bancaire

• Le Trésorier procède à l’établissement de l’ERB. Cette

opération consiste à identifier les différentes écritures

passées au niveau des comptes bancaires et non Grand livre

A la réception comptabilisées des comptes de l’Agence ainsi que les comptable des

des grands Etablissement de l’état écritures comptabilisées non encore passées par les comptes bancaires

livres et des de rapprochement Trésorier banques. Excel / 3 jours

relevés mensuel • L’ERB préparé reprend les soldes comptables et Relevé bancaire

bancaires bancaires ainsi que les écritures en suspens comptables /

et bancaires. ERB

• Le trésorier, procède à l’édition des différents ERB et

appose sa signature dessous.

• Une copie des ERB annexés au relevés bancaires est

Communication de

Trésorier

transmise au Chef de DAAF pour information. Ensuite, le ERB

Etablissement

document est retourné pour classement chez le trésorier

l’ERB au Chef de

Excel /

1 jour

de l’ERB

de la DAAF.

DAAF

DAAF

Relevé bancaire

• En fin d’année et au vu des opérations d’inventaire, les

ERB sont visés par le Chef de DAAF .

56



Excel Etablissement de l’état de rapprochement bancaire



exemp.

Mode Fréq. Lieu

Etat de rapprochement bancaire Trésorier 1 DAAF Manuel Chaque mois Trésorier

Relevés bancaires Banques 1 Trésorier Manuel Chaque mois Trésorier


57



Correct Recenser les écritures

établissement de Trésorier ERB Manuel/ Auto Chaque mois en suspens

l’ERB

58

9. Déclarations fiscales


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour le dépôt des déclarations Acteurs Internes

fiscales de l’ABHGZR • Service Marché et Comptabilité.

Elle se déclenche par l’arrivée à terme de la date de dépôt d’une des Acteurs Externes

déclarations • Néant

Elle s’achève par l’obtention du reçu de dépôt


RG 1 : En vertu du statut fiscal de l’ABHGZR, cette dernière procède aux déclarations fiscales suivantes :

- Déclaration mensuelle de la TVA

- Déclaration de la retenue à la source en cas de prestations effectuées par des prestataires non-résidents.

- Déclaration de la liasse fiscale.

- Impôt sur le revenu. RG 2 : En cas des prestations effectuées par des non-résidents, et dans le cas où l’ABHGZR est désigné comme représentant fiscal du prestataire,

elle procède à la déclaration des retenues à la source. RG 3 : La déclaration de l’impôt sur le revenu est prise en charge par le service personnel et moyens généraux. RG 4 : Pour chaque déclaration fiscale effectuée, la DAAF garde une copie de la déclaration et une copie du récépissé.

59



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Chaque fin du mois, le service marché et comptabilité

Chaque début du

Déclaration mensuelle

Service marché et

procède à l’établissement d’une déclaration de la TVA avec Déclaration de la

Avant le 20 du

la mention « Néant »

Excel

mois de la TVA

comptabilité

TVA

mois

Une fois la déclaration est déposée, une copie est archivée

y compris le récépissé de déclaration

Dès réalisation d’un paiement par l’ABHGZR au titre

Annuellement

d’une prestation réalisée par un non résident, le service

marché et comptabilité prépare une déclaration de

lors des

retenue à la source et la soumet à la validation du service

paiements de

Déclaration de la

Service marché et

Déclaration de la

programmation et finance pour préparation de l’OP et

Excel

Avant le 31 Mars

prestations

retenue à la source

comptabilité

retenue à la source

L’OV

réalisées par des

Dès la signature de l’OV le service marché et comptabilité

non résident

procède au paiement de la retenue à la source et au

dépôt de la déclaration.

Déclaration fiscale

Service marché et

Suite aux travaux d’inventaire de fin d’année, le service Avant le 31 Mars

Fin d’exercice

marché et comptabilité procède à l’élaboration d’une

Excel

Déclaration fiscale

annuelle

comptabilité

de chaque année

déclaration fiscale qui est déposée avant le 31-mars

60



Excel Etablissement de l’état de rapprochement bancaire



exemp.

Mode Fréq. Lieu

Déclaration de la TVA + récépissé

Service Marché et 1

Direction des Manuel

Chaque mois

DAF

Comptabilité

impôts

Déclaration annuelle de la retenue à la Service Marché et 1


Annuellement

DAF

source + récépissé

Comptabilité

impôts

Déclaration de la liasse fiscale + Service Marché et 1


Chaque DAF

récépissé

Comptabilité

impôts

exercice


61



Déclaration mensuelle de Service Marché et Déclaration de la TVA Manuel Chaque mois

S’assurer du dépôt à

la TVA Comptabilité temps de la TVA

Déclaration de la retenue À chaque paiement S’assurer du paiement

à la source sur Service Marché et Déclaration de la

d’une prestation Manuel et de la déclaration de la

prestations effectuées Comptabilité retenue à la source effectuée par un non retenue à la source

par des non-résidents

résident

Déclaration de la liasse Service Marché et Déclaration Manuel Chaque exercice

S’assurer du dépôt à

fiscale Comptabilité terme de la liasse fiscale

62

VI. Sous-procédure Personnel et Moyens Généraux

1. Gestion des ressources humaines

a. Recrutement

Objet de la procédure Services intervenants

Cette procédure a pour objectif de définir les modalités administratives du Acteurs internes :

processus recrutement au sein de l’ABHGZR - Directeur Général

Elle est déclenchée : - Chefs de Divisions

Par l’expression d’un besoin en recrutement par l’ensemble des Chefs de - Gestionnaire RH

divisions Acteurs Externes :

Elle s’achève par : - Secrétariat d’Etat auprès du Ministre de l’Equipement, du

L’établissement du contrat de la nouvelle recrue, Transport, de la Logistique et de l’Eau, chargé de l’Eau.

Et l’accueil de la nouvelle recrue. - Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de

l'Administration.


RG 1 : Chaque année, chaque chef de division estime les besoins en recrutement pour sa Division pour l’année suivante, et les envoie au Gestionnaire

RH. Ces besoins décrivent principalement les éléments suivants :

- La Division concernée - La situation de l’effectif du personnel de la Division au début de l’exercice ; - Le nombre de postes souhaités ; - L’origine de la demande (départ, création de poste, ...)

RG 2 : Le recrutement d’un nouvel Agent doit faire l’objet d’une publication sur le site de l’ABHGZR, ainsi que sur le site « www.emploi-public.ma » ou «

www.service-public.ma ».

63

RG 3 : La sélection d’un candidat parmi d’autres répondants au profil recherché doit être conforme aux modalités décrites dans la circulaire du chef du

gouvernement 24/2012 du premier janvier 2012. RG 4 : Les candidats présélectionnés pour passer l’entretien sont contactés par email et par téléphone. RG 5 : La publication de la liste des candidats retenus doit se faire sur le portail électronique de l’ABHGZR ainsi que sur le portail « www.emploi-

public.ma ».

64



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Dans le cadre de l’élaboration du budget annuel de l’ABHGZR, chaque

Chaque année

Exprimer les besoins Chefs de chef de division estime ses besoins de recrutements prévus pour l’année N/A

N/A

Avant le dépôt de

en recrutement

Divisions

suivante et le communiqué au Gestionnaire RH.

la loi cadre

•Le gestionnaire RH consolide les besoins de chaque Division dans un état

général des besoins globaux en recrutement. Etat général

•DG •Cet état comprend notamment : La Division concernée, La situation de

des besoins

Etats des

•Service

l’effectif du personnel au début de l’exercice, Le nombre de postes

Collecter les besoins

globaux en

Avant le dépôt de

besoins en

programmation et

souhaités,

N/A

en recrutement

recrutement

la loi cadre

recrutement

finance L’origine de la demande (départ, création de poste...)

Proposition de

•Gestionnaire RH

•Elle estime ensuite le budget en recrutement, établit la proposition de loi

loi cadre

cadre en concertation avec le service programmation et finance et la

soumet au DG pour validation.

•DG

•Le DG revoit l’Etat général des besoins en recrutement et le signe pour

validation. Il peut le cas échéant contacter les chefs de Divisions pour des

•Gestionnaire

RH

Etat général

•Service ajustements ou des explications.

Etat général

• Le gestionnaire RH reçoit ensuite l’Etat validé par le DG. Elle réajuste la

des besoins

Valider les besoins

programmation et

des besoins

Avant le dépôt de loi cadre s’il y a des modifications apportées par le DG et envoie la loi cadre N/A en en recrutement finance

signée par le gestionnaire RH et le DG au Chef de DAAF qui la joint à la globaux en la loi cadre

recrutement

•Secrétariat

recrutement

demande du budget de l’ABHGZR pour validation avec le Secrétariat d’Etat

d’Etat chargé de

auprès du Ministre de l’Equipement, du Transport, de la Logistique et de

l’Eau

l’Eau, chargé de l’Eau.

65


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Le gestionnaire RH définit les profils recherchés en coordination avec les

A la réception

Chefs de Divisions : L’intitulé du poste à pourvoir, Le rattachement Suite à la

hiérarchique, La mission de la future recrue, ses principales activités ainsi

de la loi cadre

réception de la loi

•Chefs de que ses activités spécifiques ou transverses, Le profil recherché

validée par le

Définir les profils

cadre validée par

divisions (qualification, nombre d’années d’expérience, secteur d’expérience,

N/A

Loi cadre

Secrétariat

recherchés

le Secrétariat •Gestionnaire

RH

aptitudes humaines et intellectuelles pour le bon déroulement de la

d’Etat chargé

d’Etat chargé de

fonction…), Date prévue de recrutement…

de l’Eau

l’Eau

•Le gestionnaire RH soumet ensuite les profils détaillés au Directeur

Général pour validation et signature.

Profils Valider les profils

Directeur général

•Le Directeur Général signe le descriptif des profils N/A

Profils détaillés

détaillés

•Le gestionnaire RH valide et publie l’annonce sur le portail internet de Site Internet l’ABHGZR ainsi que sur le site « www.emploi-public.ma ».

de

Profils validés Publier l’annonce de

•L’annonce doit spécifier le mode de recrutement (présélection, concours,

Annonce de

Maximum avant Gestionnaire RH

l’ABHGZR

par le DG

recrutement

entretiens), le nombre de postes disponibles, ainsi que les caractéristiques

recrutement

fin Septembre

Site emploi-

du profil recherché : Description du poste, Formation requise, Nombre

public.ma

d’années d’expérience demandé, …

•Chefs de

•A la réception des demandes d’emploi, le gestionnaire RH filtre les Site Internet demandes reçues sur la base des critères fixés par les Directeurs

de

Max 1 mois suite

Réception des

Filtrer les profils non

divisions

concernés.

l’ABHGZR

CV candidat

à la publication de

CV

conformes

concernés • Le gestionnaire RH élabore une première présélection selon la nature du

Site emploi-

l’annonce •Gestionnaire

RH poste proposé, et établit un état des candidatures présélectionnées pour

public.ma

passer les entretiens.

66


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Le gestionnaire RH organise la tenue des entretiens, elle fixe avec Canevas de

l’ensemble des chefs de divisions les dates d’entretiens (Planning des fiche

A la réception entretiens, liste des candidats) et soumet aux chefs des divisions une fiche d’évaluation

de la liste des Organiser le tenue

•Chefs de d’évaluation du candidat. Ensuite, elle contacte les candidats Liste des

candidats

divisions présélectionnés (par email et par téléphone) pour coordination des rendez-

N/A

candidats

5j

des entretiens

retenus suite

•Gestionnaire RH

vous afin de tenir un ou plusieurs entretiens professionnels.

retenus suite

au filtre • Le gestionnaire RH s’occupe ensuite de l’accueil des candidats pour les au concours

entretiens. Planning des

entretiens

•Les candidats présélectionnés passent un ou plusieurs entretiens avec une

commission de recrutement désignée par le Directeur Général.

• Lors de l’entretien la commission vérifie les aptitudes techniques,

•Gestionnaire

RH expériences, réalisations, motivations, capacités d’intégration.… du

•Chefs de candidat. CV candidat

Entretiens

Réaliser les

divisions •A la fin de l’entretien, les fiches d’évaluation sont renseignées par les Fiches

•Commission de membres de la commission, et sont consolidées par les RH, une note est

N/A

d’évaluation

3 semaines

préparés

entretiens

recrutement

alors attribuée au candidat. La fiche consolidée est signée par tous les

Fiche

•Candidats membres de la commission de recrutement. Une liste des meilleurs consolidée

•DG candidats sélectionnés suite aux entretiens est alors soumise à

l’appréciation du DG.

•A l’issue des entretiens, le gestionnaire RH notifie par écrit les candidats

non retenus du refus de leur candidature.

•Une fois la liste des candidats retenus est figée, le gestionnaire RH doit la Site Internet

publier sur les sites ABHGZR et emploi public. de Liste des

Candidats

Publier la liste des

l’ABHGZR

Gestionnaire RH

candidats

1j

sélectionnés

candidats retenues

Site de

retenus

l’emploi-

public

67


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Gestionnaire RH

•Le gestionnaire RH reçoit les documents administratifs des recrues et

procède à la vérification des documents administratifs présentés par le

Candidats

Collecter et contrôler Ministère de de

candidat. (Diplômes, documents attestant du ou des derniers emplois/ Dossier

les documents

salaires).

N/A

2 semaines sélectionnés

la modernisation

administratif

administratifs

•Le gestionnaire RH vérifie auprès du Ministère de la Fonction Publique et

de

de la Modernisation de l'Administration que le candidat n’est pas en fonction

l’administration

dans une autre administration publique.

•Suite au contrôle administratif le gestionnaire RH établit en collaboration

avec le chef de division concerné la lettre d’engagement pour les candidats

retenus en fonction de la catégorie du poste à pourvoir. Dès accord du Lettre

candidat, le gestionnaire RH établit un contrat, le remet au candidat pour

Dossiers

d’engagement

Etablir le contrat

Gestionnaire RH

signature légalisée. Ensuite le contrat signé par la recrue est soumis au

N/A

5j

contrôlés

Directeur Général pour approbation et signature en deux exemplaires.

Contrat

•Dès réception du contrat signé par le DG, le gestionnaire RH remet une

copie originale du contrat dûment signée à la recrue concernée, et l’invite à

prendre fonction à la date fixée par le chef de division concerné.

•Le gestionnaire RH prépare le dossier administratif de la recrue et informe

le service SI de l’arrivée d’un nouvel agent et lui communique les

Candidat Préparation du Gestionnaire RH

informations qui lui seront utiles (Nom, prénom, poste, date prévue N/A

Dossier Avant l’arrivée de

engagé

dossier administratif

d’intégration,) afin de lui préparer son compte, son badge.

administratif la nouvelle recrue

• Le gestionnaire RH publie une note de service pour annoncer l’arrivée du

nouveau collaborateur

Dossier

•Le gestionnaire RH prépare en collaboration avec le responsable

Etablir la fiche de

hiérarchique concerné, la fiche de fonction explicitant les spécifications

Fiche de

Avant l’arrivée de administratif

Gestionnaire RH

N/A

fonction

travail de l’agent dans son nouveau poste

fonction

la nouvelle recrue préparé

68


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Gestionnaire RH

•Le gestionnaire RH prépare les moyens et outils de travail (bureau…),

Arrivée de la Acceuillir la nouvelle

assure l’accueil du candidat au sein de l’ABHGZR, et planifie avec le chef

Programme

Personnel de

N/A

A définir

recrue

recrue

de division concerné une tournée découverte de l’agence ainsi que des

d’intégration

l’ABHGZR

journées de formation métier avant la prise de fonction effective.

69



Site web de l’agence Publier les offres d’emplois sur une page dédiée du site Web

Publier la liste des candidats retenus



d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Etat général des besoins Gestionnaire 1

Gestionnaire RH

Numérique et Annuelle

Gestionnaire

globaux en recrutement

RH

classement par année

RH

Gestionnaire

Chefs de divisions

Numérique et

A chaque Gestionnaire

Planning des entretiens

1

période de

RH

concernés


RH

recrutement

•Gestionnaire RH (copie)

Gestionnaire

•Direction financière Numérique et

Gestionnaire

Loi cadre

1

(copie)

Annuelle

RH


RH

•Agence

comptable(copie)

Fiche d’évaluation des Gestionnaire 1

Gestionnaire RH

Papier et Scan

Au Gestionnaire

candidats

RH

recrutement

RH

Liste des candidats Gestionnaire

Au

Gestionnaire

retenus suite aux

1

Gestionnaire RH

Papier et Scan

RH

recrutement

RH

entretiens

Dossier administratif de la Gestionnaire 1

Gestionnaire RH

Papier et Scan

A chaque prise Gestionnaire

nouvelle recrue

RH

de fonction

RH

70


d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

•Gestionnaire RH

Gestionnaire

(original) A chaque prise

Gestionnaire

Contrat

1

•La recrue (original)

Papier et Scan

RH

de fonction

RH

•L’agence comptable

(copie)


N/A

71



Contrôle des DG

Etat général des besoins Validation des besoins Annuelle

Vérifier le nombre et la nature

prévisions en recrutement globaux en recrutement des recrutements prévus

DG Loi cadre et profils Validation des profils

S’assurer de la conformité des

Contrôle conformité Chefs de Annuelle profils avec les besoins de détaillés proposés

division

l’Agence

Gestionnaire

RH Filtrage des profils non-

A chaque offre Eliminer les profils inadéquats

Contrôle des profils Chefs de CV des candidats publiée sur le par rapport au profil demandé et conforme

divisions

portail spécifié dans l’annonce

concernés

S’assurer que seuls les

Gestionnaire Fiche d’évaluation

Suite aux

candidats les plus méritants sont

Contrôle de mérite Notation des candidats sélectionnés conformément au RH Système de notation entretiens

système de notation mis en

place

Documents originaux A chaque Contrôler la véracité des

Contrôle des Gestionnaire Certificat du Ministère de Contrôle des documents candidature informations communiquées par

informations RH la modernisation de administratifs retenue suite aux le candidat.

l’administration

entretiens

72

b. Gestion des formations


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des formations au sein Acteurs internes :

de l’ABHGZR. • DG

Elle est déclenchée : • Chefs de divisions

A chaque fin d’année en vue de définir le plan de formation annuel. • Personnel de l’ABHGZR

Elle s’achève par : Acteurs Externes :

La synthèse et l’évaluation des formations du personnel. • Organismes de formation


RG 1 : Tout Agent de l’ABHGZR qui disposerait d’une formation diplômante et /ou certificat payante, devra s’engager contractuellement à travailler à

l’ABHGZR pendant les huit années suivantes. RG 2 : Chaque année un plan de formation est mis en place pour répondre aux besoins en formation de l’ABHGZR. RG 3 : Les formations qui ne portent pas sur les métiers nécessaires au bon déroulement de l’activité de l’ABHGZR, ne rentrent pas dans le cadre du

plan de formation annuelle de l’ABHGZR, elles sont considérées comme des formations à titre personnel. RG 4 : Chaque année les collaborateurs de l’ABHGZR, souhaitant bénéficier de formations en relation avec leur métier déposent une demande de

formation à leur Chef de division avant septembre, avec une justification de la demande. Sur la base de la pertinence des demandes reçues et du

besoin ressenti en formation, chaque Chef de division renseigne les fiches de besoin en formation de sa Direction. RG 5 : A la fin de la formation, les copies des supports de cours sont transmises au SPMG qui les intègre dans une base de connaissance dédiée à la

formation. RG 6 : Le plan de formation doit être validé et signé par le DG RG 7 : Les formations inscrites dans le plan de formation et les moins prioritaires et/ou dépassant le budget annuel alloué à la formation sont reportées

dans le plan de formation de l’année suivante. RG 8: Les formations pouvant être dispensées en interne par le personnel qualifié de l’Agence sont directement intégrées dans le plan de formation

annuel indépendamment du budget alloué à la formation.

73

Logigramme (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter)


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Etablir le modèle de la fiche des besoins en formation

• Récupérer le budget annuel de formation de l’année en cours.

Chaque année, Envoyer les fiches de

•Envoyer aux Chefs de divisions de l’ABHGZR, le modèle de la Fiche des

début

SPMG fiche des besoins de formation, ainsi que l’enveloppe budgétaire

N/A

besoins en

2j besoin en formation

septembre

de la formation de l’année en cours (pour information et

formation

estimation du budget prévisionnel de la formation par Division)

afin de renseigner les besoins en formation de l’année suivante.

•Conformément à la RG 4, chaque Division priorise les besoins

en formation formulés par son personnel selon des critères de

pertinence de la justification et de coût: Type de formation ,

Besoin en formation, Coût approximatif de la formation, nombre Demande de

de personnes concernées par la formation, dates de la

Modèle de fiche

formation

Renseigner les fiches

Chefs de Divisions

formation, Nombre de jours de formation , Lieu de la formation,

des besoins en

N/A

Fiche des

Mi-Septembre

de besoin

Collaborateurs Criticité de la durée et des dates de la formation vis-à-vis de la

formation reçu

besoins en

bonne continuité de l’activité au sein de la Direction,…(Liste non

formation

exhaustive).

• Chaque Division renseigne ensuite la fiche des besoins en

formation de sa Direction pour l’année suivante, la signe et la

renvoie au Service Personnel et Moyens Généraux.

74


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Procéder à la réestimation du coût de la formation proposée par

chaque Division et pour chaque formation.

•Consolider les besoins en formation de toutes les Divisions

Fiches des dans un plan de formation annuel provisoire de l’ABHGZR.

besoins en Service Personnel

•Intégrer dans le nouveau plan de formation provisoire, les Plan de

formation

Consolider les fiches

formations en suspens du plan de formation de l’année

et moyens

N/A

formation annuel

3j

renseignées par besoins en formation

précédente.

généraux

provisoire

les Chefs de

•Envoyer le plan de formation provisoire au chef du service

Divisions « Personnel et moyens généraux » pour signature. Une fois

validé, le plan de formation est transmis par le SPMG à

l’ensemble des Chefs de divisions qui sont conviés à une réunion

afin de discuter et valider le plan de formation provisoire

L’ensemble des Chefs de divisions de l’ABHGZR font une

réunion de validation. Ils rediscutent, éventuellement, la

priorisation des formations et arrêtent le plan de formation

Plan de

annuel de l’ABHGZR ainsi que l’enveloppe budgétaire prévue

pour la formation.

formation

Valider le plan de

Plan de

Avant début

Chefs de divisions Les formations sont enregistrées sur le plan de formation par

N/A

annuel

formation provisoire

formation annuel

Octobre

ordre de priorité.

provisoire

Les formations considérées comme non prioritaires ou ne

respectant pas l’enveloppe budgétaire dédiée à la formation pour

l’année en cours de traitement, sont reportées à l’année

suivante.

75


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Le service Personnel et Moyens Généraux soumet le plan de

formation au Chef de division Général.

• L’Ordonnateur prévoit des réunions avec les Chefs de divisions

Plan de

•SPMG

concernés s’il juge nécessaire d’apporter des modifications aux

formations relatives à une Division.

Plan de

formation validé

Valider le plan de

•L’Ordonnateur

• L’Ordonnateur signe le plan de formation et le remet au service

N/A

formation annuel Avant Mi-Octobre

par les Chefs de

formation par le DG

•Chefs de divisions

Personnel et Moyens Généraux. Note de service divisions •DAAF

• Les formations dispensées en interne par le personnel qualifié

de l’ABHGZR font l’objet d’une note de service transmise aux

formateurs et précisent : les dates de formation, le thème et les

modalités de la formation.

Ajuster le plan de

• Le SPMG établit le plan de formation effectif en cohérence avec

le budget alloué. Les formations les moins prioritaires seront

Plan de

Budget alloué à formation et lancer la

reportées à l’année suivante si le budget alloué ne couvre pas la

formation effectif

l’ABHGZR et

consultation des

SPMG

totalité des formations prévues dans le plan de formation initiale.

Demande

plan de

organismes de

N/A

Avant mai

• Le SPMG établit une demande d’achat et se charge ensuite de

d’achat

formation validé

formation

SMC

préparer les termes de référence puis les transmet après

Termes de

par le DG

validation avec le chef de service au service Marchés &

référence

Procédure Achat

comptabilité pour déclencher la procédure Achat.

Organisme de

Etablir et diffuser le

• Le SPMG établit les fiches d’inscription du personnel à former.

• Le SPMG établit et diffuse le planning des formations à tous les

Planning des

formation

planning annuel des

SPMG

N/A

2j

collaborateurs de l’ABHGZR.

formations

sélectionné

formations

76


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Le SPMG prépare la mise en œuvre de la formation en

SPMG

distinguant la formation à réaliser en interne par rapport à celle Fiches

Suite à la

prise en charge par les organismes de formation externes.

d’inscription

Une semaine

diffusion du

Lancer l’action

• Le SPMG prépare les salles, le planning détaillé des séances,

DG

N/A

Planning détaillé

avant le début

planning annuel

formation

des pauses, des synthèses et des évaluations, les supports, les

Convocation aux

des formations

des formations

outils informatiques ou matériels…

Intéressés

formations

• Une convocation est envoyée au personnel bénéficiaire et à

leurs Chefs de Divisions.

• Suivant le planning, le SPMG effectue un suivi de la formation

mise en œuvre.

Durant les Suivre la mise en SPMG

• Le SPMG vérifie notamment la présence des formateurs et des N/A

Planning détaillé A chaque début

formations

œuvre de la formation

bénéficiaires, le bon déroulement des séances, le respect du

des formations

de formation

planning des séances et des pauses, la disponibilité des moyens

matériels prévus…etc.

• La mise au point :

Les candidats établissent un rapport de formation aux Chefs de

Divisions, ils présentent leurs diplômes ou attestations de • Diplômes

réussite et fournissent au SPMG une copie des supports de

• Certificats

cours qu’ils ont suivi.

Chefs de Divisions

• Fiche

•L’évaluation est réalisée à deux niveaux :

d’évaluation du

A la fin de

Evaluation des formés (fiche) :

SPMG

formé

chaque

A chaud, par le Directeur du formé et/ou le SPMG.

1 Semaine

• Fiche

formation

A froid (au moins 3 mois après ladite formation), par le Directeur

Personnel de

d’évaluation du

du formé sur la base des avis recueillis auprès chefs de service

l’ABHGZR formé

formateur

concernés. Elle vise notamment la vérification aussi bien de

• Rapport de

l’application des enseignements, que l’apport en termes de

formation

savoir-faire acquis ;

Evaluation du formateur (fiche) : réalisée par les formés et le

SPMG.

77


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

SPMG

A la fin de l’année, le SPMG prépare un bilan de formation

annuel pour toutes les formations effectuées. Ce bilan présente

Fin des

la réalisation effective de la formation, le coût de l’investissement

Bilan de

formations

Personnel formé

15 jours

engagé et le retour sur investissement réalisé. Ce bilan ressort

formation

annuelles

le degré de satisfaction et le rendement escompté. Il est transmis

Directeur

à la Direction générale pour information.

78



N/A N/A



d’exem.

Mode Fréq. Lieu

Plan de formation annuel effectif de SPMG 1

SPMG

Par année

Annuelle

A définir par

l’année N

l’ABHGZR

Fiche d’évaluation du formé

SPMG 1

SPMG (Original) Par an/ Annuelle

SPMG

Directeur concerné (Copie)

Division

Divisions

Fiche d’évaluation du formateur

SPMG 1

SPMG (Original) Par an/ Annuelle

SPMG

Directeur concerné (Copie)

Division

Divisions

Bilan de formation

SPMG 1

SPMG

Par année

Annuelle

Archives

SPMG


N/A

79



Validation des

A chaque S’assurer que les formations demandées

Contrôle de la

Demande de demande de correspondent à un besoin réel de formation Directeur demandes de

réalité du besoin formation formation d’un pour l’ABHGZR et non à un besoin personnel formation

collaborateur du collaborateur demandeur.

Contrôle de

Demande de Priorisation des

S’assurer que les formations les plus

Directeur Annuellement importantes pour la bonne continuité de pertinence formation formations

l’activité sont accordées en priorité

Validation du plan de

Valider les besoins en formation de chaque

Collège des Plan de formation

Direction en fonction du budget estimatif Contrôle du budget formation annuel Annuellement

Directeurs annuel provisoire alloué

à

la formation et de provisoire

l’urgence/pertinence de la formation

Contrôle de Directeur Plan de formation

Validation du plan de Valider les besoins en formation des

formation annuel de Annuellement Directeurs et s’assurer de la cohérence du cohérence Général annuel

l’ABHGZR

plan de formation proposé

Diplôme/ Certificat S’assurer à postériori de la valeur ajoutée

Contrôle de la

Directeurs Rapport de retirée de la formation d’un collaborateur

Directeur formation Evaluation des actions Suite à la pour l’activité de l’ABHGZR.

valeur ajoutée de la

Général Fiches de formations formation

formation

SPMG d’évaluation

Bilan de formation

80

c. Gestion des présences et des absences


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des présences et des Acteurs Internes :

absences autorisées et non autorisées au sein de l’ABHGZR. • Intéressé

Elle est déclenchée : • Responsable hiérarchique de l’absent

Par une demande d’autorisation d’absence d’un collaborateur de l’ABHGZR. • SPMG

Et par le relevé quotidien des absences détectées par le système de pointage. • Direction Générale

Elle s’achève : Acteurs Externes :

Quotidiennement par l’archivage de l’état quotidien des absences/ présences. • N/A

Mensuellement par l’archivage du rapport des absences/ présences.


RG 1 : Les employés de l’ABHGZR doivent pointer leur entrées et sorties sur le dispositif de pointage prévu à cet effet

RG 2 : En cas d’oubli ou de perte de son badge, l’intéressé se doit d’en informer immédiatement le SPMG RG 3 : Le fichier de suivi des absences/ présences doit être quotidiennement mis à jour.

RG 4 : L’état des absences/ présences par direction doit être renseigné par le SPMG et envoyé au directeur concerné quotidiennement, un état

consolidé de toutes les directions doit également être envoyé au chef du service. RG 5 : Les autorisations d’absences doivent obligatoirement être signées par le responsable hiérarchique

RG 6 : Les absences constatées doivent faire l’objet à postériori d’un enregistrement administratif

RG 7 : Les absences peuvent selon la décision du SPMG et du responsable du service demandeur être imputées sur le droit aux congés/ Montant de la

prime ou être autorisés sans déduction RG 8 : Le SPMG doit périodiquement s’assurer de la bonne tenue des états d’absence et contrôler les absences cumulées par les collaborateurs afin

d’en maîtriser le volume annuel.

81

RG 9 : En aucun cas la durée cumulée des autorisations d’absence payées ne peut excéder 10 jours par an.

RG 10 : Les congés exceptionnels ou permissions d’absence peuvent être accordés à plein traitement et sans qu’ils rentrent en ligne de compte dans le

calcul des congés réguliers des agents et ce, dans le respect des conditions fixées dans le Statut du personnel de l’ABHGZR RG 11 : Si vers 11h le concerné ne s’est pas manifesté physiquement ou par mail, pour une réclamation d’oubli ou de perte de badge il est considéré

comme absent. RG 14 : Les absences ne doivent pas dépasser une demi-journée, sinon elles seront considérées comme une prise de congé.

82



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

L’intéressé édite l'autorisation de sortie à partir de l’intranet

Etablir une demande

et la renseigne avec les éléments suivants : Date, Motif, Autorisation de

2j avant ladite

Besoin d’absence

Intéressé Nom et Prénom, Division/Dép., Date d’absence, Durée

Intranet

d’absence

sortie

absence

L’intéressé soumet son Autorisation de sortie à son

supérieur hiérarchique pour validation

Le supérieur hiérarchique vérifie le motif et la durée

d’absence demandée et peut également demander aux

RH un état des absences concernant le demandeur afin de

Réception de Valider la demande Supérieur

vérifier qu’il n’y pas d’abus. Si l’abus est avéré, le supérieur Autorisation de

Avant la fin de la

l’autorisation de

par le responsable

hiérarchique peut refuser l’autorisation de sortie et en

N/A

hiérarchique

sortie

journée

sortie

hiérarchique

informe le demandeur.

Sinon le supérieur hiérarchique signe l’autorisation de

sortie et la transmet ensuite au SPMG, qui la transmet au

chef de service pour signature

Réception d’une Le SPMG s’assure que le motif et la durée de l’autorisation Autorisation de

Autorisation de

de sortie sont conformes au statut du personnel

Contrôle de

sortie

Avant la fin de la

sortie validée par

SPMG

N/A

l’autorisation de sortie

Statut du

journée

le Resp.

Personnel

Hiérarchique

Autorisation de En se basant sur le système de pointage et sur les Système de

sortie validée par Mettre à jour le fichier autorisations de sortie, mettre à jour le fichier de suivi des pointage

le Resp. de suivi des absences/ SPMG absences/ présences en renseignant les éléments Fichier de suivi des N/A N/A

Hiérarchique présences suivants : Nom/ Prénom, Date d’absence/ présence, Motif absences/

Quotidiennement d’absence Justificatif présences

83


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Le SPMG établit un état journalier des absences/

présences par direction (indiquant : le Nom/ Prénom, Date, Etat journalier /

Etablir un état

Durée, …) et l’envoie au directeur concerné.

direction

Avant la fin de la

Quotidiennement

journalier des

SPMG Le SPMG établit un état journalier consolidé des

N/A

Etat journalier

journée

absences / présences

Absences/ présences de l’ensemble des directions et

consolidé

l’envoie au DS pour information.

Le SPMG archive l’état journalier consolidé.

Le SPMG établit mensuellement un rapport des absences/

Etablir un rapport

présence, indiquant : par personne et par jour : les heures Rapport mensuel

de présences/absences et les motifs d’absence, le volume

Avant la fin du Mensuellement

mensuel des

SPMG

N/A

des absences/

des absences par directions.

mois en cours

absences/ présences

présences

Le rapport mensuel est communiqué au chef de service et

à l’Ordonnateur.

84



Dispositif de pointage Permet de contrôler les entrées et sorties du personnel de l’ABHGZR.

Fichier de suivi des absences/ présences Enregistrement des absences et présences par : Noms, Prénoms, Divisions, Dates, Motifs

d’absences, Autorisées/ non-autorisées.

Intranet Edition d’une autorisation de sortie



d’exem.

Mode Fréq. Lieu

SPMG (Originale)

Format papier :

Suite à la réception Autorisation de sortie

SPMG 2

d’une autorisation

SPMG

Demandeur (Copie)

Par personne

d’absence

Etat journalier par direction

SPMG 2

SPMG Numérique

Quotidienne

SPMG

Division concernée

SPMG

Etat journalier consolidé SPMG 2 Chefs de Divisions Numérique Quotidienne SPMG

DAAF

SPMG

Rapport mensuel

SPMG 4

DAAF Numérique

Semestrielle

SPMG

Chefs de Divisions

DG


N/A

85



Vérifier les présences/absences du

Contrôle de SPMG Pointeuse Dispositif de pointage

A chaque entrée/ personnel de l’ABHGZR ainsi que leurs

présence/ Absence sortie du bâtiment heures d’arrivée et de sortie

Contrôle de

Signature de A la réception de

Vérifier la demande d’autorisation, le

Responsable Autorisation de l’autorisation de sortie motif de l’absence et sa durée.

l’autorisation chaque demande

hiérarchique sortie par le responsable

d’absence d’absence

hiérarchique

A chaque réception Vérifier que le demandeur est autorisé

Contrôle de la Autorisation de Contrôle de

d’une demande par son supérieur hiérarchique à

sincérité de SPMG d’absence signée par s’absenter

sortie l’autorisation de sortie

l’autorisation

le responsable

hiérarchique

A la réception des S’assurer que l’absence est dûment

Contrôle des pièces SPMG

Pièces Vérification du motif de pièces justificatives justifiée.

justificatives justificatives l’absence relatives à une

absence

86

d. Gestion des congés


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités pour le traitement des congés au sein Acteurs Internes :

de l’ABHGZR. • SPMG

Elle est déclenchée : • Directeur Général

Par une demande de congé déposée par un agent de l’ABHGZR. • DS

Chaque début de mois d’avril pour la planification des congés estivaux. • Responsable hiérarchique de l’intéressé

Elle s’achève par : • Intéressé

L’établissement des décisions de congé Acteurs Externes :

La mise à jour du fichier de suivi des congés • N/A

L’établissement des rapports mensuels/annuels

L’archivage des demandes et des décisions de congé.


RG 1 : Tout Agent en activité a droit à un congé annuel payé d’un mois par année de service. Ce droit est cumulable dans la limité de deux mois. Le

premier congé est acquis après onze mois d’activité. RG 2 : L’Ordonnateur, conserve toute liberté pour échelonner les congés et peut fixer, compte tenu des besoins de service, la date de départ en congé

administratif. RG 3 : Chaque année, avant la mi-mai, chaque chef de division consulte et établit avec les collaborateurs qui lui sont rattachés un planning ferme pour

les congés estivaux. Le planning des congés estivaux doit préciser, pour chaque collaborateur, les dates de départ et de retour et doit être signé par les

chefs de divisions concernés. RG 4 : Tous les chefs de divisions de l’ABHGZR sont tenus de déposer le planning des congés estivaux de leur division, validé et signé dans le Dead

Line fixé par le SPMG. RG 5 : Au sein d’une même Entité ou Division, les agents ayant des enfants scolarisés seront prioritaires dans la démarche d’attribution des congé

annuels. RG 6 : Le nombre annuel de certificats médicaux présentés par un collaborateur en dehors d’un dossier médical ne doit pas dépasser les

nombre Fixé par l’ABHGZR. Le SPMG établit dans ce sens un état des certificats médicaux qu’elle envoie au DAAF pour information.

87

RG 7 : Les décisions de congé des chefs de divisions doivent être signées par le Directeur Général. RG 8 : Les décisions de congé des collaborateurs doivent être signées par le chef de DAAF. RG 9 : Le SPMG est tenu de mettre à jour le fichier de suivi des congés accordés et de la consommation ou non des congés et de l’envoyer au DAAF. RG 10 : Le reliquat des congés doit être communiqué aux Chefs de Divisions de l’ABHGZR chaque année avant les départs en congé RG 11 : Le nombre de jour de reliquat des congés doit être consommé avant les deux ans. RG 12 : A la fin de chaque année, le responsable RH doit établir et signer un état de la situation des congés payés non soldés et valorisés et la

transmettre à la comptabilité pour constater la provision. RG 13 : En cas de changement de date de congé annuel par rapport au tableau signé par le Chef de division, le demandeur doit établir une demande de

congé signée par son chef de division à envoyer au SPMG.

88



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Demande de

Etablir une demande

L’intéressé édite la demande de congé de l’intrant, la signe Demande de

Au moins une

Intéressé et la soumet à son responsable hiérarchique pour

Intranet

semaine avant

congé ponctuel de congé

congé

validation.

ledit congé

Le chef de division étudie la demande et la valide en

fonction des besoins en Ressources Humaines.

Réception d’une

Intéressé

En cas de refus du congé, le chef hiérarchique renseigne

Etudier la demande de

sa décision et le motif sur le formulaire de demande de

Demande de

demande de

Responsable

N/A

N/A

congé

congé du collaborateur et contacte l’intéressé pour définir

congé

congé

hiérarchique

ensemble des dates de congé.

Sinon il signe la demande de congé et en remet une copie

au SPMG pour validation.

A la réception d’une demande de congé d’un collaborateur,

approuvée par son chef hiérarchique, le SPMG vérifie le

reliquat des congés de l’intéressé :

Réception d’une SPMG

Si le demandeur a consommé tous ses jours de congé, le

demande de

Responsable RH renseigne le rejet de la demande sur le

Valider la demande

Intéressé

Décision de

congé signée par

formulaire, signe le document et en remet l’original au

N/A

N/A

de congé

Responsable

congé

le responsable

collaborateur demandeur et une copie à son chef

hiérarchique

hiérarchique

hiérarchique.

Dans le cas où le collaborateur a droit aux jours de congé

demandés, le SPMG transmet la décision de congé signée

au collaborateur et à son chef hiérarchique.

Le congé est imputé sur le fichier de suivi des congés (Mise Le jour de la

Décision de congé Mettre à jour le fichier SPMG

à jour du nombre de jour de congé attribués et nouveau Fichier de suivi des N/A

validation de la

validée

de suivi

solde de congé par collaborateur).

congés

décision de

congé

89


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Le SPMG établit un état des congés par direction

(indiquant : le Nom/ Prénom, Date, Durée du congé,

reliquat …) et l’envoie au chef de division concernée. Etat de congés

Mensuellement

Etablir des états SPMG

•Le SPMG établit également un rapport mensuel d’analyse Fichier de suivi des par Direction Début du mois

mensuels des congés

des congés consolidés de l’ensemble du personnel de

congés

Rapport mensuel

d’après

l’ABHGZR en termes de volume, par période, par direction, des congés

par entité, …et l’envoie au DAAF et à l’Ordonnateur pour

information.

•Au mois d’avril, le SPMG transmet à chaque Chef de

Division le décompte exact du reliquat de congé du

personnel qui lui est rattaché et demande à chaque Chef

•SPMG

de division de déposer dans un délai d’une semaine les

dates de congé annuel du personnel qui lui est rattaché

•Personnel de

dûment signées par les Chefs de divisions.

En avril pour la

Etablir un planning

l’ABHGZR

•Chaque Chef de division consulte les collaborateurs qui

Demande de

Au délai Fixé par

planification des

des congés estivaux

•Supérieurs

Intranet

lui sont rattachés et établit avec eux un planning ferme

congé

le SPMG

congés annuels

par direction

hiérarchiques

pour les congés estivaux. Le planning des congés estivaux

• Chefs de

doit préciser, pour chaque collaborateur, les dates de

Divisions

départ et de retour et doit être signé par les directeurs

concernés.

• Chaque Chef de division transmet le planning des congés

estivaux de sa direction, validé et signé par lui-même.

90


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Le SPMG vérifie que les congés demandés

correspondent à un droit acquis (reliquat de congé

Réception des

supérieur ou égal aux nombres de jours de congé Planning des

demandés).

congés estivaux

plannings par

Vérifier les droits de

•SPMG

•A la réception des plannings de chaque Chef de division,

Fichier de suivi des

consolidé

1 semaine au

direction signé par

congé et consolider

• DAAF

le SPMG prépare un planning des congés des Chefs de

congés

Planning des

maximum

le Directeur

les plannings de

divisions.

congés des

concerné

•Les plannings de congés estivaux sont transmis au DAAF

Directeurs

pour information avant de les transmettre au Directeur

Général pour étude & validation.

A la réception des

•Le directeur général valide les plannings en vue de veiller Plannings de

1 semaine au

Valider les plannings

DG à la bonne continuité de l’activité et dans l’esprit de

N/A

plannings

congé

maximum

respecter l’intérêt général de l’agence.

Mettre à jour le fichier

•Le SPMG met à jour le fichier de suivi par le nombre de Suite à la

jour de congé attribués et le nouveau solde de congé par

validation du Congés validés de suivi des congés, SPMG Fichier de suivi des N/A

comptabilisation collaborateur.

congés planning par le

DG

A la réception des

•SPMG •Diffusion des décisions de congé signées par le DAAF. En fonction des

Diffuser les dates de

•Personnel de •Les décisions de congé des Chefs de divisions sont

planning validés

N/A

N/A

périodes de

congé

l’ABHGZR signées par l’Ordonnateur.

par le DG

congé

•L’Ordonnateur

•Le SPMG établit un rapport annuel d’analyse des congés

Annuellement

Etablir un rapport SPMG

consolidés de l’ensemble du personnel de l’ABHGZR en Fichier de suivi des Rapport annuel Début janvier de

annuel des congés

termes de volume, par période, par direction, par entité,

congés

des congés

l’année N+1

…et l’envoie au DAAF et à l’Ordonnateur pour information.

91


Application Traitement informatique/ fonctionnalités

Fichier de suivi des congés Suivi des congés par directions / entités / collaborateur

Intranet Edition des demandes de congés



d’exemp

Mode Fréq. Lieu

Demande de congé SPMG 1

SPMG (Originale) Format papier : A chaque réception de SPMG

ponctuel

Demandeur (copie)

Par mois

demande de congé ponctuel

Demande de congé annuel

SPMG 1

SPMG (original) Format papier : A la réception de la demande

SPMG

Demandeur (copie)

Par personne

Décision de congé annuel

SPMG 2

SPMG (copie) Numérique

Après signature du Directeur

SPMG

Demandeur (originale)

Etat mensuel des congés SPMG 2

SPMG Numérique

Fin mai de chaque année

SPMG

par Direction

Direction concernée

Rapport mensuel des SPMG 2

SPMG Numérique

Mensuelle

SPMG

congés

Demandeur

Planning des congés SPMG 1

SPMG

Format papier : Annuelle

SPMG

annuels validés par le DG

Par année

Rapport annuel des

SPMG

SPMG 2

DG

Numérique

Annuelle

SPMG congés

Directeurs


N/A

92



Fiche de demande Signature du planning

A chaque réception de

S’assurer que le Directeur a bien accordé

Contrôle de de congé signée des congés estivaux un congé aux intéressés, afin d’assurer

continuité d’activité SPMG

par les resp. par le Directeur demande de congé

la continuité d’activité de la direction

validée

Hiérarchique concerné concernée

Contrôle d’équilibre

S’assurer de l’équilibre en ressources

Directeur Tableau de bord Accord du directeur

humaines de l’ABHGZR durant les des ressources Annuellement

général des congés général périodes de congés et assurer la humaines

continuité d’activité de l’Agence.

S’assurer que l’intéressé est bien de

Contrôler le retour SPMG

Dispositif de Retour de l’intéressé à A chaque fin de congé

retour à ses fonctions à la fin de sa

de l’intéressé pointage la date prévue période de vacances.

93

e. Evaluation et octroi des primes de rendement


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des évaluations et octroi Acteurs Internes :

des primes de rendement au personnel de l’ABHGZR. • Direction Générale

Elle est déclenchée : • SPMG

Semestriellement par l’action d’évaluation du personnel de l’ABHGZR • DAAF

Elle s’achève : • Direction Financière

Semestriellement par l’intégration des primes dans l’application de la paie, et l’archivage des • Agent comptable

documents relatifs à l’évaluation. Acteurs Externes :

• N/A


RG 1 : L'évaluation a pour objectif d'apprécier sur une période de référence la façon avec laquelle le collaborateur exerce ses fonctions. Cette

appréciation tient compte du potentiel du salarié et de sa performance. Elle constitue une base d’attribution des primes. RG 2 : Les primes de rendement sont octroyées deux fois par an au personnel statutaire de l’ABHGZR (la prime de décembre et la gratification

annuelle) et une fois par an au personnel contractuel (prime de décembre). RG 3 : Pour les cadres responsables, le montant de la prime est fixé en dehors de la masse salariale à servir au reste du personnel par décision du

Directeur, il varie de 0 à 2,5 mois de salaire mensuel brut (pour la prime de décembre et pour la gratification annuelle). Pour le reste du personnel les primes annuelles varient de 0 à 2 mois de salaire dans la limite d’une enveloppe fixée à 12% de la masse salariale servie

aux Agents statutaires concernés. (Du 1er janvier au 31 décembre pour la prime annuelle et du 1er juillet au 30 juin pour la gratification annuelle). RG 4

: Le personnel contractuel ne bénéficie que de la prime de décembre. Cette prime est plafonnée à 2 mois de salaire

94



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Le SPMG prépare les supports d’évaluation du personnel :

• Les tableaux de notation pour chaque direction et en y insérant

le cas échéant les nouveaux critères d’évaluation apportés par le

DAAF/DG. Tableau des

• La masse salariale, base sur laquelle seront calculées les primes

Préparer les supports

SPGM

notations

Octroi des primes

pour les hors cadre s responsables.

d’évaluation du

DS

N/A

Etat semestriel des

4j

semestrielles

• Un état semestriel des absences spécifiant le nombre

personnel

Chef de DAAF

absences

d’absences justifiées et non justifiées de chaque collaborateur et

Budget primes

récupère du DF l’enveloppe des primes du personnel hors cadre

et responsable, calculée sur la base de l’année précédente.

• Le SPGM communique ensuite les supports d’évaluation validés

par le chef de chaque division.

A la réception • Chaque chef de division évalue les performances individuelles Supports

des supports

Evaluer des équipes Chefs de Divisions

de son personnel et renseigne le tableau des notations relatifs à

N/A

10j

d’évaluation

d’évaluation

sa division.

•Les chefs de divisions organisent une réunion afin de s’assurer

A la réception qu’ils se sont bien alignés sur les mêmes critères de jugement pour

des Tableaux Discuter et valider les

établir les différentes notations. Ils apportent le cas échéant les Tableau des

des notations

Chefs de Divisions modifications qui leurs semblent nécessaires aux notes

N/A

1j

notations

notations

renseignés par

accordées.

les Directeurs • Les Chefs de Divisions signent les tableaux des notations et les

transmettent au SPMG.

95


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Le SPMG reçoit les tableaux de notation signés par les directeurs

A la réception

et les consolide dans un même tableau.

•Le SPMG calcule les primes des collaborateurs en fonction du

des Tableaux

Consolider le tableau

système de notation, du statut du personnel et du quota des

Tableau des

des notations

SPMG

N/A

3j

de notations

primes, et les vérifie avant de les renseigner sur le tableau des

notations

validés par les

notations.

directeurs

•Le SPMG transmet ensuite le tableau consolidé au Directeur pour

information.

• La DAAF soumet le tableau consolidé a l’Ordonnateur pour Tableau des

DAAF validation finale.

A la réception du

notations

Valider le tableau

L’Ordonnateur

•L’Ordonnateur valide avec l’ensemble des chefs de Divisions si

Tableau

NA

Etat semestriel des

3j

consolidé Chefs de Divisions

nécessaire le tableau consolidé et le signe.

consolidé

absences

SPMG

Le tableau est ensuite remis au SPMG qui le transmet à l’agent

Budget primes

comptable pour validation.

•Une fois le tableau consolidé est validé, le SPMG intègre le

SPGM

montant des primes dans Sage Paie et édite l‘état des primes. Le

Validation du

Editer les documents

SPMG établit également un récapitulatif de l’état des primes ainsi

Dossier des primes

Ordonnateur/

Sage Paie

1j

tableau consolidé

de la prime

que l’ordre de virement global et l’ordre de paiement global, et

Récapitulatif global

mandataire

soumet l’ensemble des documents à la signature de l’ordonnateur

ou son mandataire

96


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• L’ordre de virement global et l’ordre de paiement global reçus

sont contrôlés sur la base des états détaillés de la prime par

l’ordonnateur ou son mandataire.

• L’ordonnateur ou son mandataire vise l’ensemble des documents

A la réception

de la prime avant de les remettre au SPMG

• le SPMG transmet ensuite à la DAAF les éléments suivants pour

des ordres de

comptabilisation :

paiement et

Ordonnateur /

Valider le dossier de la

•des copies des ordres de paiement et de virement globaux signés

virement

mandataire

N/A

Dossier de la prime

Le jour même

prime

par l’ordonnateur ou son mandataire.

globaux, de l’état

SPMG

• une copie du récap de l’état des primes signée par l’ordonnateur

de la prime et du

ou son mandataire.

récapitulatif

•Elle transmet également à l’agent comptable les ordres de

paiement et de virement globaux signés ainsi que l’état des

primes. Ce dernier vérifie les primes selon les dispositions du

budget alloué aux primes et transmet une copie validée et signée

par ses soins au SPMG.

A la réception

DAAF

•A la réception des copies signées par l’ordonnateur ou son Copie du récap

mandataire : du récap de l’état des primes, des ordres de paiement

Sage

des éléments de Comptabiliser la prime

Ordonnateur/

Copies des OP et

1j

et de virement globaux, la DAAF comptabilise la prime et procède

Comptabilité

la prime

mandataire

OV globaux signés

au classement des documents justificatifs reçus.

Réception des

•L’agent comptable vérifie les ordres de paiement et de virement Originaux et copies

Valider les ordres de

sur la base des états détaillés de la prime, et y appose sa signature

documents de la

des récapitulatif,

paiement et virement

pour validation.

prime signés par

Agent comptable

état des primes et

1j

globaux par l’agent

•L’agent comptable transmet ensuite au SPMG : une copie de

l’ordonnateur ou

des OP et OV

comptable

l’état des primes signée, l’ordre de virement cacheté après

son mandataire

signés

virement et garde les originaux.

97


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

SPMG

•Le SPMG établit les ordres de virement détaillés. Ordre de virement

Envoyer le dossier de

•Ensuite, le SPMG enregistre le fichier Excel des ordres de

Validation de

Ordonnateur/

global

virement de l’ABHGZR

virement détaillés sur une clé USB. La clé USB ainsi que l’ordre

1j

l’agent comptable

mandataire

Ordres de virement

au trésorier général

de virement global sont transmises au trésorier général pour mise

Trésorier général

détaillés

en paiement des primes.

•Archiver les documents relatifs à la prime :

Copie de l’Etat des primes signés par l’ordonnateur ou son

Suite à la mise

SPMG

mandataire Archiver les

documents

Copie du récap de l’état des primes signés par l’ordonnateur ou

Dossier complet de

en paiement des

Ordonnateur/

NA

1j

de la prime

son mandataire

la prime

primes

mandataire

Copies des ordres de paiement et virement globaux signés par

l’ordonnateur ou son mandataire et par l’agent comptable

Copie de l’ordre de paiement et virement détaillés

A la réception du A la réception du Bordereau ou avis de virement de la TGR, La

bordereau ou Comptabiliser les Direction

Direction financières procède à la liquidation des primes et au Sage

Bordereau ou avis

avis de virement

primes et classer les

classement des documents justificatifs reçus.

de virement du

1j Financière

Comptabilité

du trésorier

documents associés

trésorier général

général

98



Sage paie Saisie des montants des primes


Documents Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Récapitulatif global

SPMG 1

SPMG(Copie) Papier et Semes.

SPMG

Agent comptable (Original)

scan

Agence comptable

Tableau des notations

SPMG 1


SPMG


scan

Agence comptable

Etat des primes signés par SPMG 1


SPMG l’ordonnateur ou son mandataire


scan

Agence comptable

Récap de l’état des primes signés

SPMG(Copie) Papier et

SPMG

SPMG 1

DF (Copie)

Semes.

par l’ordonnateur ou son mandataire

scan

Agence comptable


Ordre de virement et ordre de SPMG(copie) SPMG

paiement globaux signés par SPMG 1 DF(copie) Papier Mens. Direction financière

l’ordonnateur ou son mandataire Agent comptable(original) Agence Comptable

Ordre de virement global signé par

l’ordonnateur ou son mandataire et SPMG 1 SPMG(copie) Papier Mens. SPMG

par l’agent comptable

Ordres de paiement détaillés signés

SPMG 1

SPMG(copie)

Numérique

Mens.

SPMG

Agence comptable

99

Vue comptable de la procédure : Cf. Procédure Gestion de la paie et de déclarations sociales



Tableau de notation Evaluer le potentiel, la

des années

Contrôle de

Notation des A chaque évaluation performance individuelle

Chefs de Divisions précédentes performance collaborateurs annuelle/semestrielle et collective et l’assiduité

Etat semestriel des de chaque collaborateur

absences

Assurer l’équité des

Contrôle d’équité

Validation des tableaux Suite à chaque réunion critères d’évaluation et de

Chefs de Divisions Tableau de notation de notation de chaque semestrielle de validation notation entre les entre directions

Directeur des tableaux de notation différentes directions de

l’ABHGZR

S’assurer que le calcul

SPMG

Tableau des des primes correspond

notations

bien aux notations Contrôle du budget DS Validation des tableaux

Statut du personnel Semestrielle accordées et qu’il ne

alloué Directeur Général consolidés Enveloppe des

dépasse pas l’enveloppe

Agent comptable

primes

annuelle allouée aux

primes

100

f. Gestion des avances sur salaire au personnel


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des demandes d’avance Acteurs Internes :

sur salaire pour le personnel de l’ABHGZR. - Directeur Général

Elle est déclenchée : - SPMG

Par une demande d’avance d’un collaborateur de l’ABHGZR. - Intéressé

Elle s’achève : - Direction financière

L’octroi ou le refus de l’avance au collaborateur et par l’archivage des pièces qui y sont - Agence comptable

associées. Acteurs Externes :

- N/A

Règles de gestion : RG 1 : En aucun cas une demande d’avance sur salaire ne peut dépasser 4 fois le montant du salaire mensuel du demandeur. RG 2 : La durée du remboursement ne peut excéder 24 mois. RG 3 : Les avances au personnel ne peuvent dépasser l’enveloppe totale de 300 000,00 DHS par an. RG 4 : Le collaborateur ne peut prétendre à une avance que 6 mois après avoir apuré les encours qui lui ont préalablement été octroyés. RG5 : Le salarié doit renseigner le formulaire de demande d’avance. RG6 : Le formulaire de demande d’avance sur salaire doit inclure au moins les éléments suivants : Le nom de l’intéressé, Le service demandeur, Le

montant demandé, Le motif de l’avance, Le nombre d’échéances (moins de 24 mois), La date de demande RG7 : Le formulaire de demande d’avance doit être signé par le demandeur puis validé et signé par le DG et visé par la DF et l’agent comptable. RG8 : La DF est tenue de vérifier le dossier du demandeur et peut demander des informations/documents complémentaires au SPMG. RG9 : Le SPMGest tenu d’informer le demandeur du refus ou de l’octroi de sa demande par mail, et en cas de refus, donner le motif du rejet. RG 10 : L’agent comptable vérifie la demande d’avance avant le règlement.

101



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•L’intéressé renseigne le formulaire de demande

d’avance. Il y joint, le cas échéant les justificatifs

nécessaires avant de l’envoyer signer au DG pour Formulaire de

validation.

Besoin d’une Etablir une demande

demande

Intéressé

•La demande d’avance doit inclure au moins les

N/A

avance

d’avance sur salaire

d’avance sur

éléments suivants : Le nom de l’intéressé, Le service

salaire

demandeur, Le montant demandé Le motif

de l’avance, Le nombre d’échéances avec date de

première échéance, La date de demande.

Réception du •Le DG étudie la demande, et la valide (le montant Formulaire de

formulaire de

Valider et signer la

peut être revu à la baisse ou non accordé).

demande

demande

demande d’avance

DG

La demande est ensuite transmise à la DF pour

N/A

d’avance sur

d’avance

sur salaire

vérification de la situation financière du demandeur.

salaire

renseigné

102


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•La DF récupère l’extrait du compte du collaborateur

auprès de la DAAF ainsi que d’autres

informations/documents si nécessaire.

•Elle étudie la demande sur la base d’un dossier

récapitulant la situation financière du demandeur.

L’étude doit porter sur les demandes déjà réalisées

qui ont été accordées ou non et sur les avances sur Formulaire de

Réception du

salaire qui seraient en cours. demande

DF •Elle vérifie si l’avance demandée ne dépasse pas 4

d’avance sur

formulaire de

Vérifier les

DAAF

fois le montant de son salaire mensuel.

salaire

demande

conditions d’octroi et

Sage Paie

3 jours Agent

•Elle vérifie la situation du compte du collaborateur,

Extrait du

d’avance validé

viser la demande

Comptable

les justificatifs produits,

compte

par le DG

•Elle vérifie que l’enveloppe annuelle des avances au

collaborateur

personnel est respectée. Justificatifs

•Dans le cas où les conditions sont respectées, le DF

vise la demande et envoie une copie au SPMG et à

l’agent comptable.

•Dans le cas contraire, elle inscrit le rejet de la

demande sur le formulaire de demande et envoie

une copie au SPMG .

Formulaire de Une fois la demande visée par le DF et validée par

demande l’agent comptable, on déclenche la procédure Formulaire de

d’avance

Gestion des règlements

Procédure Gestion

DF

demande

approuvé par la

d’avance sur

1 jour

des règlements

Agent comptable

DF et par salaire

l’agent

comptable

103


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•Suite à la réception du dossier complet de demande

Dossier de la Informer le d’avance vérifié par le DF, Le SPMG informe par mail

demande demandeur du sort le demandeur du rejet ou de l’octroi de sa demande. Formulaire de

d’avance sur

de sa demande

•En cas de refus, le transmet une copie de la

demande

salaire vérifié

SPMG

demande rejetée au demandeur.

Sage paie

2 jours

d’avance sur

par le

Informer le

•En cas d’octroi de l’avance, le SPMG procède à

salaire

DG/DF/Agent

demandeur du sort

l’enregistrement du montant d’avance sur

comptable de sa demande l'application paie au moment opportun pour opérer

les retenues sur la paie du salarié.

Dossier de la

•Le SPMG archive tout le dossier de la demande Formulaire de

d’avance sur salaire :

demande

demande

•Le formulaire de demande validé par le DF et par le

d’avance sur

d’avance sur

Archiver les

DG

salaire

Avant la fin du

salaire vérifié

documents liés à

SPMG

•Les documents justificatifs de la demande : L’Extrait

Extrait du

mois

par le

l’avance sur salaire

du compte collaborateur

compte

DG/DF/Agent

collaborateur

comptable

Justificatifs

104



Sage Paie Système de gestion de la paie, le SPMG y enregistre le montant d’avance pour opérer les retenues sur la

paie du salarié



d’exemp

Mode Fréq. Lieu

.

SPMG(copie)

Dossier de demande SPMG 2

Demandeur (copie) Numériqu

e À Chaque demande SPMG

d’avance

Agence comptable

et papier

d’avance et mens.

(original)


N/A

105



Formulaire de

Validation du À la réception du

Vérifier le montant demandé par le

Contrôle du

formulaire de collaborateur DG demande d’avance formulaire de demande

montant demande d’avance

sur salaire d’avance par l’intéressé

par le DG

S’assurer que le demandeur est éligible pour

bénéficier de l’avance : vérification des

Extrait du compte demandes déjà réalisées qui ont été accordées

du demandeur Visa du formulaire

ou non, vérification des avances sur salaire qui

Dossier financier du À la réception du seraient en cours., vérification si l’avance Chef de demande

Contrôle budgétaire demandeur formulaire de demande demandée ne dépasse pas 4 fois le montant de SPF d’avance par le

Solde de d’avance par l’intéressé son salaire mensuel, vérification du bulletin de chef SPF

l’enveloppe des

paie, …

avances S’assurer que l’enveloppe des avances n’est

pas épuisée et que le collaborateur est bien en

droit de bénéficier de l’avance demandée.

106

g. Gestion de la paie et des déclarations sociales


Cette procédure a pour objet de décrire les étapes à suivre pour la réalisation de la paie et Acteurs Internes :

des déclarations sociales du personnel de l’ABHGZR. - SPMG

Elle est déclenchée mensuellement pour la préparation des éléments de la paie. - Ordonnateur ou son mandataire

Elle s'achève par la clôture de la paie, la comptabilisation de la paie et l’archivage des - Direction Financière

éléments de la paie. - Agent comptable

Acteurs Externes :

- Administrations (CMR, RCAR, CNOPS, MGAP,

OMFAM, IGR, Association des Œuvres Sociales)

- Trésorier général

Règles de gestion : RG 1 : Les salaires du personnel de l’ABHGZR sont composés d’éléments fixes et d’éléments variables tout deux Statutaires (Article 10 du statut du

personnel de l’ABHGZR) RG 2 : Les éléments variables de la paie dépendent principalement des postes, et sont présentés comme suit : Les primes semestrielles, les primes et indemnités occasionnelles, les avancements Les retenues d’avances sur salaire, retenues des prêts (prélèvements à la source pour les crédits contractés auprès des partenaires conventionnés

avec l’ABHGZR (SNTL, EQDOM, WAFASALAF), retenues des mises en disponibilité. RG 3 : Les déclarations sociales de l’ABHGZR couvrent les

déclarations suivantes : CMR : Déclaration mensuelle RCAR : Déclaration trimestrielle CNOPS : Déclaration mensuelle MGAP : Déclaration mensuelle IGR : Déclaration mensuelle

107

SNTL : Déclaration mensuelle OMFAM : Déclaration mensuelle IS : Déclaration mensuelle AOS : Déclaration mensuelle Les imprimés des déclarations sociales, IS, IGR, AOS, SNTL, OMFAM doivent être renseignés par le SPMG et transmis aux administrations

concernées avant le délai fixé par ces dernières. RG 4 : Le SPMG est la seule à avoir le droit de traiter et visualiser les salaires du personnel de l’ABHGZR. RG 5 : Les bulletins de paie sont édités et cachetés à la demande des collaborateurs.

108



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Le SPMG prépare les éléments fixes et les Feuille de calcul

éléments variables relatifs à la paie du personnel de

Excel paie (pour

l’ABHGZR.

Demandes d’avance

les variations :

• Elle calcule le montant de la paie :

sur salaire validée

Entre le 18 et le

Préparer les

Crédits, heures

Une partie est calculée manuellement sur Excel, elle

Décisions

20 de chaque

documents relatifs à

SPMG

supplémentaires,

5 jours concerne les variations : le calcul du montant des d’avancement mois la paie

crédits, les heures supplémentaires, la paie pour une nouvelles

Tableau des

recrues, primes

nouvelle recrue, les primes et avancements

notations

et avancements)

Une partie est calculée automatiquement sur Sage

Sage paie

paie, elle concerne les éléments fixes.

Suite à la • Le SPMG intègre les montants de la paie calculés Sage Paie

préparation des

Intégrer sur Sage

manuellement sous Excel dans l’application SAGE

SPMG

Feuille de calcul

1j

éléments de la

Paie

Paie.

Excel paie

paie

Suite à • Le SPMG contrôle les variables et les retenues et

l’intégration des Contrôler le

compare la paie du mois traité avec la paie du mois

éléments de la

SPMG précèdent. Les variations importantes doivent être

Sage Paie

1j

traitement de la paie

paie sur Sage

expliquées.

paie

•Une fois les données de la paie complétées, le

SPMG procède à l’édition mensuelle des différents Sage Paie

Paie contrôlée Editer les documents SPMG

documents de la paie. Il s’agit : du livre de la paie ; Fichier Excel état Dossier de la paie

1j

sur le système

de la paie

du journal de contrôle de la paie ; de l’état des prêts

des prêt et

et avances ; le SPMG établit également les ordres de avances

paiement et de virement globaux.

109


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Après l’édition

Renseigner les

• Le SPMG renseigne sur la base des éléments de la Eléments de la paie

paie et des tableaux de calcul des déclarations

des éléments

imprimés des

SPMG

NA

Imprimés des

1j

sociales les imprimés de chaque déclaration.

de la paie

déclarations sociales

déclarations sociales

• Elle cachette puis vise les déclarations sociales.

Après l’édition • Le SPMG prépare le dossier de la paie et des

des éléments Préparer le dossier

déclarations sociales qu’elle soumet à l’ordonnateur Eléments de la paie

de la paie et la

ou à son mandataire pour signature.

de la paie et

SPMG

NA

Imprimés des

1j

préparation des

déclarations sociales déclarations sociales déclarations

sociales

•L’ordre de virement global et l’ordre de paiement

reçus sont contrôlés sur la base des états détaillés

de la paie (livre de paie, journal de la paie, et les

déclarations sociales) par l’ordonnateur ou son

A la réception mandataire.

du livre de •L’ordonnateur ou son mandataire vise les états de

paie, du journal la paie et signe l’ordre de virement et l’ordre de

de contrôle de paiement globaux avant de les remettre au SPMG .

la paie, des Valider le dossier de

Ordonnateur / • Le SPMG transmet ensuite à la Direction Financière Dossier de la paie et Le jour

déclarations

mandataire les éléments suivant pour comptabilisation :

NA

des déclarations

la paie

même

sociales et des

SPMG •des copies du journal de la paie et des déclarations

sociales

ordres de sociales signés par l’ordonnateur ou son mandataire.

paiement et •des copies des ordres de paiement et de virement

virement globaux signés par l’ordonnateur ou son mandataire.

globaux •Elle transmet également à l’agent comptable le livre

de paie, le journal de contrôle de la paie, les

déclarations sociales et les ordres de paiement et de

virement globaux signés par l’ordonnateur ou son

mandataire pour vérification.

110


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

•A la réception des copies signées par l’ordonnateur Copies du journal de

Direction

ou son mandataire : du journal de contrôle de la paie, contrôle de la paie et

Comptabiliser la paie

des déclarations sociales, des ordres de paiement et

des déclarations

financière

Sage

Mensuellement

et les déclarations

de virement globaux, la Direction financière

sociales

1j

Ordonnateur/

Comptabilité

sociales

comptabilise la paie mensuelle et les déclarations

Copies des ordres de

mandataire

sociales et procède au classement des documents

paiement et de

justificatifs reçus. virement globaux

Réception des •L’agent comptable vérifie les ordres de paiement et

originaux du de virement sur la base des états détaillés de la paie,

dossier de la et y appose sa signature pour validation. Originaux et des

paie et des Valider les ordres de •L’agent comptable transmet ensuite à au SPMG : copies du livre de

déclarations paiement et virement

Agent comptable

une copie du livre de paie signée, une copie du

NA

paie, journal de paie Avant le

sociales et des globaux par l’agent journal de paie signée, les déclarations sociales, et des ordres de 24

ordres de comptable l’ordre de virement cacheté après virement et garde paiement et de

paiement et de les originaux. virement signés

virement

globaux signés

• Le SPMG établit les ordres de virement détaillés.

•Ensuite, le SPMG enregistre le fichier Excel des

Comptabiliser les ordres de virement détaillés sur une clé USB. La clé Ordre de virement

Envoyer le dossier

salaires et USB ainsi que l’ordre de virement global sont

Validation de

global

de virement de

charges sociales

transmises au trésorier général pour mise en

Avant le

l’agent

NA

Ordres de virement

l’ABHGZR au

et classer les

paiement des salaires et des déclarations sociales.

26

comptable

détaillés trésorier général

documents

Les imprimés des déclarations sociales renseignés

Bulletins de paie

associés

par les RH sont transmis et les charges sont payées

aux administrations concernées avant le délai fixé

par ces dernières.

111


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Documents de

•Après contrôle et vérification de la paie du mois, le

Clôturer la paie du

SPMG clôture définitivement la paie du mois sur

la paie validés

SPMG

Sage Paie

1j

mois

l’application SAGE PAIE.

et salaires virés

•Archiver les documents relatifs à la paie :

Livre de paie

Suite à la

Archiver les

SPMG

Journal de contrôle de la paie

Dossier des déclarations sociales

Dossier complet de la

clôture de la

documents de la

Ordonnateur/

NA

1j

Copies des ordres de paiement et virement globaux

paie

paie

paie

mandataire

signés par l’ordonnateur ou son mandataire et par

l’agent comptable

Copie de l’Ordre de paiement et virement détaillés

A la réception Comptabiliser les

•A la réception du Bordereau ou avis de virement de

du bordereau

la TGR, La Direction financières procède à la

salaires et charges

Bordereau ou avis de

ou avis de

Direction

liquidation des salaires et des charges sociales et au

Sage

sociales et classer

virement du trésorier

NA

virement du

Financière classement des documents justificatifs reçus.

Comptabilité

les documents

général

trésorier

associés

général

112



Fichier Excel Calcul de la paie (variables) et des déclarations sociales

Sage paie Calcul de la paie, saisie des variables

Edition des documents de la paie

Clôture de la paie

Sage comptabilité Comptabilisation de la paie et des déclarations sociales

Comptabilisation des salaires



d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Livre de paie signé par l’ordonnateur

SPMG(copie) Numérique +

SPMG

SPMG 1

Agent Comptable

Mensuelle

ou son mandataire

papier

Agence comptable

(original)

SPMG(copie) SPMG

Journal de contrôle de la paie signé

DF(copie)

Numérique +

SPMG 1

Mensuelle

Agence comptable

par l’ordonnateur ou son mandataire

Agent Comptable

papier

Direction financière

(original)

SPMG(copie) SPMG

DF(copie)

Dossier des déclarations sociales

SPMG 1

Papier

Mensuelle

Agence comptable

Agent Comptable


(original)

113


d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Fichier Excel état des prêts et SPMG 1

SPMG

Numérique

Mensuelle

SPMG

avancements

Ordre de virement et ordre de

SPMG(copie) SPMG

DF(copie)

paiement globaux signés par

SPMG 1

Papier

Mensuelle


Agent

l’ordonnateur ou son mandataire

Agence Comptable

comptable(original)

Ordre de virement global signé par

l’ordonnateur ou son mandataire et SPMG 1 SPMG(copie) Papier Mensuelle SPMG

par l’agent comptable

Ordres de paiement détaillés signés

SPMG 1

SPMG(copie)

Numérique

Mensuelle

SPMG

Agence comptable

Ordres de virement détaillés signés

SPMG 1

SPMG(copie)

Numérique

Mensuelle

SPMG

Agence comptable

114


Engagement de la paie et des charges sociales :

Les charges du personnel sont constituées de la masse salariale et des charges sociales. La comptabilisation des charges du personnel est mensuelle et doit être justifiée par : Le livre de paie, et le journal de contrôle de la paie, Les

déclarations sociales.

Débit 617 Charges de Personnel X

443 Personnel créditeur A

Crédit 444 Organismes sociaux B

343 Personnel débiteur C

X: La masse salariale (brut) et la part patronale des charges sociales A: La masse salariale (net à payer) B: Les charges sociales (part patronale et part salariale) C: Les retenues sur salaire

X=A+B*+C B*: Part patronale uniquement

Liquidation de la paie et des charges sociales :

Débit 443 Personnel créditeur A

444 Organismes sociaux B

Crédit 514 Banques, trésorerie générale et chèque postaux Y

débiteurs

115

Y: Montant des salaires net à payer et de cotisations sociales (part patronale et part salariale) A: La masse salariale (net à payer) B: Les charges sociales (part patronale et part salariale)

Y=A+B

116



Variables et les retenues de Contrôle et validation

S’assurer que les variations importantes

Contrôle de

entre le mois en cours et le mois précédent SPMG la paie du mois en cours et du traitement de la Mensuelle

variation sont justifiées. du mois précèdent paie

Contrôler l’ordre de virement global et l’ordre

Contrôle sur pièces Ordonnateur/ Dossier de la paie Validation du dossier Mensuelle de paiement sur la base des états détaillés de mandataire de la paie la paie (livre de paie, journal de la paie, et les

déclarations sociales)

Validation des ordres Contrôler l’ordre de virement global et l’ordre

Contrôle sur pièces

Agent Dossier de la paie

de paiement et Mensuelle

de paiement sur la base des états détaillés de

comptable virement globaux par la paie (livre de paie, journal de la paie, et les

l’agent comptable déclarations sociales) ;

117

h. Evaluation et avancements


Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement des évaluations et Acteurs Internes :

avancements du personnel de l’ABHGZR. - Direction Générale

Elle est déclenchée : - SPMG

Annuellement par l’action de préparation des avancements du personnel de l’ABHGZR - DAAF

Elle s’achève : - Personnel de l’ABHGZR

Annuellement par la remise des décisions d’avancement au personnel concerné, et - Direction Financière

l’archivage des documents relatifs aux avancements. - Agent comptable

- Commission représentante du personnel

- Commission représentante de l’administration

Acteurs Externes :

- N/A


RG 1 : Seuls les membres du personnel statutaire ou détaché statutaire sont concernés par les avancements. Les avancements du personnel non

statutaire sont traités dans le cadre des contrats spécifiques à chaque collaborateur et font l’objet de négociations par avenant. RG 2 : La promotion dans chaque échelle ne peut excéder 25% de l’effectif d’origine. Le nombre décimal éventuel supérieur ou égal à 0,5 sera arrondi

au nombre entier immédiatement supérieur. Le choix des collaborateur promus dans ce cas-là sera du ressort du directeur qui tiendra compte des notes

du personnel concerné. RG 3 : Lors de la réunion d’avancement, 2 commissions statuent, une commission représentant le personnel de l’ABHGZR, et une commission

représentant l’administration : La commission représentant le personnel de l’ABHGZR est composée de :

- 2 personnes de la catégorie des Agents d’exécution (échelle 1 à 8) ;

118

- 2 personnes de la catégorie des Agents de maîtrise (échelle 9 à 16) ; - Et 2 personnes de la catégorie des Cadres (échelle 17 à 30) - La commission représentant l’administration est composée de : - D’un ou plusieurs membres de du service personnel et moyens généraux - Et du DS

119



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Au mois de

• Les Chefs de Divisions attribuent des notes à leur

Evaluation du

Chefs de

personnel selon un système de notation prédéfini par le

Notes

janvier de

NA

Fin Février

personnel

Divisions

DG et le DAAF.

d’évaluation

chaque année

• Le SPMG établit les états d’avancement du personnel

(par catégorie, ou échelle). Pour réaliser ces états, le

SPMG :

• Prépare la liste du personnel éligible à l’avancement

Chaque année

• Identifie le grade actuel de chacun de ces collaborateurs

• Impute la note d’évaluation annuelle de chacun de ces

en mars pour

Préparer les états

collaborateurs,

Tableaux des

l’avancement

d’avancement du

SPMG

NA

5jours

• Vérifie la conformité des changements de grade,

avancement

du personnel

personnel

conformément aux dispositions de la loi cadre et établit la

de l’ABHGZR

nouvelle situation de chacun de ces collaborateurs sur la

base des notes d’évaluation et des dispositions du Statut

du personnel de l’ABHGZR.

•Les états d’avancement du personnel sont ensuite

envoyés au DAAF pour vérification.

120


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Le SPMG prépare les convocations à la réunion

d’avancement, pour les membres de la commission

A la réception

représentant le personnel de l’ABHGZR qui statuera avec

la commission représentant l’administration sur

Convocations

des états

Convoquer les

DAAF

l’avancement du personnel de l’ABHGZR.

aux membres

15 jours avant

d’avancement

membres de la

SPMG

NA

•Les convocations sont ensuite transmises au DAAF pour

des

la commission

validés par le

commission

signature.

commissions

DAAF

•Les convocations signées et les états d’avancements

sont ensuite transmis par le SPMG à l’ensemble des

membres de la commission avec accusé de réception.

Suite à la •La commission examine et discute les propositions

convocation Commission d’avancements, et fait appel en cas de nécessité aux • Tableau des

des membres

représentant le Chefs de divisions concernés pour défendre une note non

avancements

de la

Tenir la réunion

personnel

justifiée attribuée à un agent de l’ABHGZR.

NA

•Tableau des

1Jour

commission

d’avancement

Commission •Les parties présentes notent leurs commentaires

notations

représentant le

représentant

directement sur les tableaux des avancements.

personnel de l’administration

l’ABHGZR

•La commission représentant l’administration établit le PV PV de la

Lors de la Etablir le PV de la

Commissions de la réunion et le tableau des avancements et les soumet réunion Le jour de la

Réunion

Chefs de à l’ensemble des parties présentes à la réunion

NA

d’avancement

réunion

réunion

d’avancement

Divisions d’avancement pour signature.

Tableau des

avancements

121


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Suite à la • Le SPMG prépare les décisions d’avancement relatives •Décisions

signature du

à chaque collaborateur de l’ABHGZR et les transmet au

d’avancement

PV de la

DAF pour vérification.

Préparer les

• PV de la

réunion et du

•Le DAAF vérifie la conformité des décisions

décisions

SPMG

NA

réunion et

7 jours

tableau

d’avancement avec le PV de la réunion avant de les

d’avancement

tableau

d’avancement

envoyer à l’ordonnateur pour signature.

d’avancement

par la

signé

commission

• L’ordonnateur vérifie les décisions d’avancement qui lui •Décisions

Suite à la Valider les décisions

sont proposées en fonction du PV de la réunion et les d’avancement

réalisation des

signe pour validation.

•PV de la

d’avancement par le

DG

NA

ND

Décisions

•Les décisions d’avancement sont ensuite remises au

réunion

DG

d’avancement

SPMG qui en fait des copies certifiées conformes et les

d’avancement

transmet à l’agent comptable pour validation. signé

A la réception •L’agent comptable procède à la vérification des décisions

des décisions Valider les décisions d’avancement en fonction de la loi cadre et du PV de la Décisions

d’avancement

d’avancement par Agent comptable

réunion,

NA

1j

d’avancement

validées par le

l’agent comptable

•Il garde les copies et retransmet les originaux des

DG décisions d’avancement au SPMG.

A la réception

•Régulariser les Le SPMG calcule manuellement sur Excel les rappels

salaires dans SAGE

d’avancement et régularise les nouveaux salaires dans

Décisions

des décisions

paie

l’application Sage paie, et déclenche la procédure paie.

Fichier Excel

d’avancement

d’avancement

•Procédure de

SPMG

régularisation

validées par

15 jours

validées par

Gestion de la paie et

Sage paie

l’Agent

l’Agent

des déclarations

comptable

comptable

sociales

122


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

A l a réception Le SPMG remet une copie de la décision d’avancement

des décisions Remettre des copies au collaborateur concerné par l’avancement.

d’avancement des décisions SPMG

NA

Décision 2 jours

validées par

d’avancement à

d’avancement

l’agent chaque collaborateur

comptable

Le SPMG archive le tableau des avancements, les •Tableaux

Décisions

décisions d ’avancement et le PV de la réunion des

d’avancement.

avancements

d’avancement

Dès la

•PV de la

validées par

Archiver

SPMG

NA

constitution des

réunion

l’agent

dossiers

d’avancement

comptable

•Décisions

d’avancement

123



Fichier Excel régularisation Calcul des rappels de salaire

Sage paie Saisie des résultats du calcul des rappels d’avancements et des nouveaux salaires



d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Décisions d ’avancement

SPMG 1

SPMG (Copie certifiée) Papier et classé Annuelle

SPMG


par collaborateur

Agence comptable

SPMG (Original) SPMG

PV de la réunion d’avancement

SPMG 1

Agent comptable (Copie

Papier

Annuelle

Agence comptable

certifiée)

SPMG (Original) SPMG

Tableau d’avancement

SPMG 1

Agent comptable (Copie

Papier

Annuelle

Agence comptable

certifiée)


NA

124



Commission représentant le Suite à chaque S’assurer de l’équité et de la conformité des

Contrôle des personnel Tableau des Réunion réunion avancements

avancements Commission représentant avancements d’avancement annuelle Respecter les dispositions du statut du

l’administration d’avancement personnel concernant les avancements

Contrôle Méthode

Tableau des

Validation des S’assurer du calcul des avancements

Agent comptable décisions Annuelle accordées et le respect des dispositions de calcul avancements

d’avancement

statutaires à cet égard

125

i. Gestion des départs


Cette procédure décrit le processus administratif, social et financier de Acteurs internes

l’agent candidat au départ. • SPMG Les départs sont de plusieurs types : • Gestionnaire social-prévoyance

- Démission • SMC

- Révocation pour abandon de poste • Responsable hiérarchique

- Licenciement pour faute grave • Agent

- Admission à la retraite pour limite d’âge Acteurs externes - Mise à la retraite anticipée • Néant

- Réforme

- Décès en activité.


RG1 : En cas de révocation ou abandon de poste, le responsable hiérarchique doit informer le gestionnaire RH. De même, en cas de reprise de poste. RG2 : En cas de faute professionnelle grave, l’agence doit désigner une commission d’enquête dont la mission est de veiller à l’exactitude et la véracité

des constats communiqués par le responsable hiérarchique.

126



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

a. Procédure administrative

Gestionnaire RH • Vérifier la situation administrative et sociale et les engagements de Fiche de

l’agent en renseignant la fiche de liquidation.

Radiation des

Vérification de la

liquidation

Gestionnaire social- • Acquitter les obligations à CT et souscrire un engagement envers

cadres de

situation

N/A

1 jour

prévoyance

l’agence.

l’agence

administrative Courrier

• Etablir l’arrêt de mandatement

administratif

Gestionnaire MC

Radiation des

• Application d’un arrêt de mandatement Arrêt de

Le jour de

Saisir l’arrêt de

réception du cadres de

Gestionnaire RH

N/A mandatement

mandatement

courrier

l’agence

saisi

administratif

b. Révocation pour abandon de poste

Responsable

• Cette étape consiste à établir et ensuite à envoyer la lettre de mise Lettre de mise en

Absence

en demeure et l’arrêt de mandatement

demeure

Etablir la 1ère lettre de

hiérarchique

injustifiée de plus • Application d’un arrêt de mandatement des émoluments. N/A 1 jour

mise en demeure

de 48h

Arrêt de

Agent

mandatement

Gestionnaire RH • En cas de non reprise de poste, le gestionnaire RH envoie une 2ème

Absence lettre de mise en demeure à l’agent.

Envoi de la 2ème lettre

Responsable

Lettre de mise en

injustifiée de plus N/A 1 jour

de mise en demeure

hiérarchique

demeure

de 48 heures

Agent

127


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Défalcation des jours • Dans cette étape, le gestionnaire RH soustraie les jours d’absence

d’absence et débloque le salaire de l’agent.

Reprise de poste Gestionnaire RH N/A N/A 1 jour

Déblocage du salaire

Responsable • Suite à son abandon périodique du poste le responsable

Reprise de poste

Envoi d’une lettre de hiérarchique hiérarchique envoie à l’agent une lettre de remontrance ; et notifie la N/A

N/A

1 jour

remontrance

sanction.

Agent

• Cette étape consiste à révoquer l’agent des cadres de l’agence.

Non reprise de Révocation de l’agent

Gestionnaire RH

N/A

Lettre de 1 jour

poste

révocation

Décision de

Validation de la • Le chef de division valide la décision de révocation en signant la Lettre de

décision de

Chef de division lettre de révocation.

N/A

1 jour

révocation

révocation

révocation

Validation de la Visa de la décision Trésorier payeur

• Etablissement du visa de la décision de révocation. N/A

N/A

1 jour

révocation

de révocation

Révocation de Mise à jour de la Gestionnaire RH

• Le gestionnaire RH mis à jour sa base de données en l’apurant. Excel

N/A

1 jour

l’agent

base donnée RH

Révocation de

Diffusion de la • Diffusion de la décision de révocation dans l’agence en publiant le Courrier

décision de

Gestionnaire RH courrier administratif relatif à cette décision.

N/A

1 jour

l’agent

administratif

révocation

c. Licenciement ou sanction pour faute professionnelle grave

128


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Responsable • En notifiant la faute grave, la commission se désigne afin de

Constat de faute

Constat et notification

hiérarchique réaliser une enquête préliminaire. Période

• Les résultats de l’enquête devraient permettre la vérification de la

N/A

N/A

grave

de la faute grave

d’enquête

Commission véracité des faits reprochés.

d’enquête

Analyse du rapport • Le gestionnaire hiérarchique analyse le rapport d’investigation

d’investigation établi par la commission d’enquête.

Constat de faute Gestionnaire RH

• L’analyse du dit rapport aboutie à la convocation du conseil de N/A

Rapport 1 jour

grave

Convocation

discipline.

d’investigation

Du conseil de

discipline.

La conclusion du

• Etablissement des PV des délibérations du conseil de discipline.

Etablissement du PV

Conseil de

Gestionnaire RH

N/A

PV

1 jour

des délibérations

discipline

• Le chef de division approuve la décision du conseil qu’elle soit une

Décision du Approbation de la

Chef de division décision de :

conseil de

• Licenciement

N/A

N/A

1 jour décision du conseil

discipline

Gestionnaire RH

• Révocation de l’agent des cadres de l’agence

• Etablissement de la décision de Sanction.

Approbation de la

• Validation et visa de la décision prise par le chef de division.

décision Visa de la décision Trésorier payeur N/A N/A 1 jour

Du conseil

Validation de la

• Diffusion de la décision de révocation Communiqué de

Décision de

décision du

Gestionnaire RH

N/A

la décision de

1 jour

licenciement à établir

conseil

licenciement

129



Excel Base de données RH

Word Etablissement de la lettre en demeure, décision de révocation, courrier administratif, PV…



d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Communiqué de la décision de licenciement

SPMG 1

SPMG

Physique

A chaque Archive

licenciement


N/A

130

j. Sanction en cas de fraude


Le processus a pour objectif de décrire les différentes étapes relatives au Acteurs Internes :

déclenchement et la mise en œuvre de la procédure des sanctions suite aux ✓ SPMG

enquêtes sur la fraude et la corruption au sein de l’Agence.

✓ DG

Elle est déclenchée par le rapport confirmant l’existence de preuves de ✓

SCG & AI

pratiques répréhensibles émis par le chef du SCG & AI. Acteurs Externes :

Elle s’achève par la décision prise par le DG concernant les sanctions à ✓ NA

appliquer.


RG 1 : Le Chef de la DAAF est le responsable de la validation de l’ensemble des décisions, notes et rapports des sanctions destinés au DG de l’ADA.

RG 2 : Le SPMG en charge des sanctions réalise des missions conformément aux procédures en vigueur en matière d’éthique, de prévention et de lutte

contre la fraude et la corruption

RG 3 : Il est institué une commission d’appel, d’arbitrage et de règlement des différends qui a pour mission de recevoir et suivre les appels contre les

décisions de dénonciations ou de poursuites prises par le DG.

RG 4 : La procédure de sanctions est réalisée conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, notamment le Statut du Personnel

de l’Agence.

131

RG 5 : Aucune initiative ne doit être prise pour une prétendue pratique passible de sanctions qui a été commise plus de cinq (5) ans après la

commission du dernier acte ou omission constituant le prétendu acte passible de sanctions.

132



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Le SPMG en sa qualité d’EO en charge des sanctions, Notification pour

Le jour de la

Rapport émis par

Examen du rapport

examine le rapport d’enquête émis par le service AICG. A

SPMG

Intranet

constitution de

réception du

le SCG & AI

émis par le SCG & AI

l’issue le chef du SPMG décide de constituer une

commission

rapport

commission pour poursuivre la procédure de sanction.

Si le service RH détermine que les constatations de la pratique passible de sanctions appuient un constat « prima

facie » que le défendeur a commis un acte passible de

sanctions, le chef de la DAAF doit émettre, sur instruction

du DG de l’Agence, un avis de procédure de sanctions au

défendeur, et le notifier au SCG & AI.

Le service RH détermine dans son avis de sanction, le

Word

Notification de

Une semaine

Décision du

DG

après la réception

Décision de sanction

Intranet

décision de

délai dont dispose le défendeur afin de formuler sa

SPMG

Chef de la DAAF

du rapport du

Courriel

sanction

réponse aux faits qui lui sont reprochés.

SCG & AI

La décision de sanctions est prononcée par le DG de l’Agence sur la base des rapports élaborés par le SPMG.

La décision de sanction est notifiée au défendeur par le service RH dans les délais définis par la réglementation

en vigueur.

133


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

La commission a notamment pour missions de :

-Recevoir, examiner et faire le suivi des dossiers d’appel instruits contre les décisions de sanctions

prises par le DG de l’Agence ;

-Régler, par voie de conciliation les différends qui Un représentant du pourrait opposer l’Agence aux personnes

Constitution d’une SCG & AI ; externes (investisseurs, partenaires publics et /

Décision de

commission d’appel, ou privés, etc.) ; Avis de

d’arbitrage et de

Un représentant du

Courriel

procédure de

Une semaine sanction

règlement des

SPMG

sanction

différends La procédure d’appel n’est applicable qu’aux décisions

DG prises à l’encontre des personnes ne faisant pas partie du personnel de l’Agence.

Pour le personnel de l’Agence, la procédure d’appel sera mise en œuvre conformément à la réglementation en

vigueur.

La révision de la décision de sanctions est prononcée par

le DG de l’Agence, en concertation avec le SPMG et sur

recommandation du chef du service SCG & AI lorsque ce

Découverte de

dernier, à l’issue de recherches diligentées découvre de Notification de

Le même jour de

DG

nouvelles preuves impactant le dossier.

Intranet

la réception du nouvelles Révision de la décision révision de

SPMG

Courriel

nouveau rapport preuves

décision

du SCG & AI La décision révisée de sanction est notifiée au défendeur

par le service RH dans les délais définis par la

réglementation en vigueur.

134



Intranet Notification des personnes concernées à l’interne

Word Sauvegarde des rapports émis



d’exemplair

Mode Fréq. Lieu

es

Décision de sanction Le chef de la 3 Le défenseur Physique Chaque SPMG

DAAF

et prise de

Le SCG& AI

Numérique

décision

de

sanction

Avis de procédure de sanction La 3 Le défenseur Physique Chaque SPMG

commission

et prise de

Le SCG& AI

d’appel,

Numérique

décision

Le DG

d’arbitrage et de

de règlement sanction

des différends

135

2. Gestion Parc Auto


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion du parc auto. Acteurs internes :

Elle se déclenche par la réception du planning prévisionnel mensuel des missions. • Division demanderesse : Toutes les divisions de

Elle s’achève par la mise à jour du tableau de suivi des consommations de carburant. l’ABHGZR.

• Service Personnel et Moyens Généraux.

Acteurs Externes :

• Néant


RG 1 : A la fin de chaque mois, toutes les divisions de l’ABHGZR envoient au Service Personnel et Moyens Généraux un planning prévisionnel des

déplacements prévus sur le mois suivant. Ce planning est mis à jour chaque semaine. RG 2 : Aucune affectation de voiture ne peut être effectuée par le Service Personnel et Moyens Généraux en absence d’un ordre de mission dûment

approuvé. RG 3 : le Service Personnel et Moyens Généraux doit établir un bon de réception relatif à la mise à disposition du véhicule et des vignettes et le faire

signer par le chauffeur. Le bon de réception doit mentionner le numéro d’immatriculation du véhicule. RG 4 : Le Service Personnel et Moyens Généraux établi un suivi des consommations de carburant par véhicule chaque mois et en informe le Chef de

division Administratif et Financier.

136



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• A la fin du mois, chaque division de l’ABHGZR envoie par

mail à l’Service Personnel et Moyens Généraux un

Réception du planning Division

planning prévisionnel des déplacements prévus sur le mois Excel Planning 4 derniers jours

Fin du mois

prévisionnel mensuel

qui suit. /

mensuel des

du mois

demanderesses

des missions • Ce planning prévisionnel est mis à jour chaque semaine

Messagerie

missions

M-1

par les divisions puis communiqué au Service Personnel et

Moyens Généraux.

• A la réception du planning des missions, le Service

Personnel et Moyens Généraux procède à la mise à jour

de son tableau de suivi des véhicules et des chauffeurs.

Réception du

Mis à jour du tableau Service Personnel

• Ce tableau regroupe les informations suivantes : Les Tableau de suivi

Le jour de

de suivi des véhicules

dates prévus des missions, les dates de départs effectifs,

réception des

planning de

et Moyens

Excel

des véhicules et

et des chauffeurs la durée des missions, les personnes concernées, les

plannings des

missions

Généraux

des chauffeurs

divisions concernés, les noms des chauffeurs, les

missions

matricules des voitures et les montants des vignettes à

remettre aux chauffeurs.

• Informer le secrétariat.

A la réception de l’ordre de mission dûment signé, le

Service Personnel et Moyens Généraux :

•Désigne un chauffeur et lui affecte un véhicule en fonction Ordre de mission

Réception des Affectation du véhicule Service Personnel des disponibilités. / Avant le départ

ordres de au chauffeur

et Moyens

•Remet à la disposition du chauffeur les clés du véhicule,

Word

Vignettes

de mission missions signés

Généraux

les vignettes en fonction du trajet à parcourir et la carte

/

d’autoroute contre accusé sur bon de réception. Bon de réception

• Remet les ordres de missions aux personnes concernés

(Chauffeur et l’équipe qu’il transporte)

137


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Suite au retour de la mission, le chauffeur restitue à le

Tickets

d’autoroutes

Retour de la

Restitution du véhicule

Service Personnel et Moyens Généraux : le Véhicule, les

Dès le retour de

Chauffeur

N/A /

mission

clés du véhicule, la carte et les tickets d’autoroute ainsi que

la mission

Les souches de

les souches de vignettes.

vignettes

• Le Service Personnel et Moyens Généraux met à jour le

tableau de suivi des consommations de carburant par

véhicule qui regroupe : les dates de déplacements, le nom

des chauffeurs, le N° d’ordre de mission, le N° de la carte

d’autoroute, le montant de l’avance pour les missions, le

Mise à jour du tableau

N° de la souche des vignettes, le montant des vignettes, la Tableau de suivi

Service Personnel

quantité de carburant en litres, le prix unitaire du carburant,

Excel

de suivi des

A la fin de

de la

A la fin de chaque consommations de

et Moyens

le kilométrage parcouru, l’itinéraire et les frais de passage. /

chaque mission

consommation

mois

carburant

Généraux

• Le suivi de la consommation permet d’effectuer un suivi

Messagerie

de carburants

des entretiens et réparations, ainsi que du stock de

vignette qui ne doit pas être inférieur à 10 000DH

(Déclencher la procédure de commande des vignettes)

• Le Service Personnel et Moyens Généraux transmet par

mail le tableau de suivi de la consommation moyenne de

carburant par véhicule au chef de division DAAF.

138



Word Rédaction de la note de mission

Excel Etablissement d’un tableau de suivi des véhicules et des chauffeurs

Etablissement d’un tableau de suivi de consommation moyenne de carburant par véhicule.



d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Planning de mission

Division demanderesse 1

Service Personnel et Format 1 fois

DAAF

Moyens Généraux

électronique

Tableau de suivi des véhicules et Service Personnel et 1


DAAF

des chauffeurs

Moyens Généraux

Moyens Généraux

électronique

Bon de réception

Service Personnel et 1

Service Personnel et Dossier physique

1 fois

DAAF

Moyens Généraux

Moyens Généraux

Tableau de suivi de la Service Personnel et

Format

consommation moyenne de

1

DAAF

1 fois

DAAF

Moyens Généraux

électronique

carburant


N/A

139



Service Etablissement d’un Dès la réception d’un

Assurer le suivi des

Contrôle de Personnel et Tableau de suivi des tableau de suivi des disponibilités des planning prévisionnel

disponibilité Moyens véhicules et chauffeurs véhicules et des véhicules et des mensuel des missions

Généraux

chauffeurs. chauffeurs.

Service A la remise des clés et

Matérialiser la mise à

Contrôle de bon de Personnel et

Etablissement d’un bon disposition du véhicule et Bon de réception des vignettes au

réception Moyens de réception des vignettes au chauffeur

Généraux

chauffeur.

Contrôle de la

Service Tableau de suivi de la

Etablissement d’un Planifier les entretiens et

Personnel et tableau de suivi de la

consommation de consommation de A la fin de la mission réparations ainsi que le

Moyens consommation de carburant carburant

stock des vignettes

Généraux carburant par véhicule

140

3. Gestion Magasin


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion du magasin de Acteurs Internes :

l’ABHGZR. • Division Administrative et financière

Elle se déclenche par la réception des équipements, (suite au lancement d’un • Commission de réception

appel d’offres annuel). • Division demanderesse : Toutes les divisions de l’ABHGZR.

Elle s’achève à la fin d’année au moment de l’arrêté comptable. • Réceptionnaire : Personnel travaillant à l’ABHGZR. Acteurs Externes :

• Partenaires (fournisseurs)


RG 1 : L’achat du matériel s’effectue en début d’année par le lancement d’un appel d’offres. Au cours de l’année, si un besoin est identifié, le SMG

peut lancer une procédure d’achat de matériel par BC. RG 2 : Les membres de la commission de réception sont arrêtés par décision du Directeur Général. Elle regroupe des représentants de la

Division Administrative et Financière. RG 3 : Le dossier de réception doit contenir : Un BL signé, un PV de réception, un bon de réception interne et une copie de la facture. RG 4 : L’accès au stock de matériel est réservé exclusivement au personnel rattaché au Service Personnel et Moyens Généraux. RG 5 : Toutes les sorties de stock doivent faire l’objet d’une demande signée par le chef de la division demanderesse et d’un bon de sortie signé

conjointement par le service personnel et moyens généraux et le réceptionnaire. RG 6 : La fiche de stock par article doit être actualisée après chaque mouvement de stock (entrée ou sortie). RG 7 : L’état des stocks global doit être actualisé à la fin de chaque mois. RG 8 : A la fin de chaque mois, le service personnel et moyens généraux doit dresser un état de suivi des sorties et des entretiens par Division. Cet état

est communiqué au chef de division administrative et financière et aux autres chefs de division de l’ABHGZR pour information. RG 9 : A la fin d’année, le service personnel et moyens généraux transmet à la DAF l’état des stocks global des fournitures pour comptabilisation. RG 10 : Les livraisons partielles de commandes ne sont pas acceptées par l’Agence.

141



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

1. Réception du stock

•La réception des fournitures est effectuée par la commission de

Commission réception.

de réception •La commission de réception procède à un contrôle des articles PV de réception

Livraison Réception effective du réceptionnés par rapport au bon de commande et au bon de Word

/ Le jour de la

auprès des

matériel

Service

livraison fournisseurs, appose sa signature sur les deux exemplaires

Bon de réception

réception

fournisseurs personnel et du bon de livraison et remet un exemplaire au fournisseur. interne physique

moyens •La commission de réception établit et signe un PV de réception.

généraux •Le service personnel et moyens généraux établit et signe un bon

de réception interne afin de mettre à jour son suivi des stocks.

•Le Service personnel et moyens généraux actualise les fiches de Fiche de stock par

Service stock par article en renseignant par article la date d’entrée, la

article

La réception

Actualisation de la fiche

quantité, le PU, le prix total.

Le jour de la personnel et

/

physique des de stock par article et de

•Le service personnel et moyens généraux met à jour l’état de stock

Excel

réception moyens

Etat de stock

Fournitures

l’état des stocks global

global en renseignant par ligne d’article, la quantité de l’entrée, le physique

généraux

prix total, la quantité disponible et la valeur totale du stock (le prix

global

unitaire par article est ainsi calculé).

Réception

•Le Service personnel et moyens généraux envoie à la DAAF, pour

Service comptabilisation, le dossier de réception qui contient :

24 heures de

physique du

Envoie d’un dossier de

personnel et

✓ Le bon de réception interne,

Dossier de

la réception matériel réception à la DAF N/A

moyens ✓

Le PV de réception de la commission de réception,

réception

physique commandé

généraux ✓

Le bon de livraison fournisseur signé par la commission

de réception.

2. Sortie du stock

142


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•A la réception d’une demande des fournitures visée par le chef de

la Division demanderesse. Le Service personnel et moyens

Réception d’une généraux regroupe les articles demandés. Le jour de la

demande du matériel

Service •La demande des fournitures contient les informations suivantes :

Demande de

Demande de

réception de

personnel et

✓ Le nom et le prénom du demandeur ;

fournitures Word fournitures la demande

Achats par bon de

moyens

✓ La division concernée ;

de fournitures

commande

généraux

✓ Les articles et la quantité demandés.

•Le Service personnel et moyens généraux vérifie des articles

demandés, en cas d’indisponibilité, le service lance la procédure

d’achats par BC.

•Dès réception de la demande de matériel signée, le service

Service

personnel et moyens généraux établit et signe un bon de sortie du Dès la

Réception de la

matériel.

réception de Etablissement d’un bon

personnel et

demande de

•Ce bon de sortie doit être dûment signé conjointement par le

Word

Bon de sortie

la demande

de sortie

moyens

matériel signée

service personnel et moyens généraux et le réceptionnaire.

de MATÉRIEL

généraux

•Une fois la demande signée, le service personnel et moyens

généraux remet le matériel au réceptionnaire.

Service

• Suite à la constatation de la sortie physique du stock, le service Fiche de stock par

Sortie

Actualisation de la fiche

personnel et moyens Généraux met à jour la fiche de stock par

article

personnel et

Fin de la

physique des de stock par article et de

article et l’état des stocks global.

Excel /

moyens

journée

matériel

l’état des stocks global

Etat des stocks

généraux

global

Service

•A la fin de chaque mois, le service personnel et moyens généraux

Etat de suivi des

A la fin de

Etablissement d’un

entretiens des

personnel et

établit un état de suivi des entretiens des consommables et

Excel

Fin de chaque chaque mois

état de suivi des

consommables et

moyens

fournitures par division, et l’envoi au chef de DAAF qui se charge de mois

entretiens

fournitures

le transférer aux autres chefs de l’entité pour information.

généraux

143



Word Etablissement des demandes de fournitures, PV de réception et Bon de sortie

Excel Fiche de stock par article, et état des stocks global.



d’exem.

Mode Fréq. Lieu

Bon de livraison Fournisseurs 2

DAAF/ Physique

A chaque livraison

DAAF

(Partenaires)

fournisseurs

PV de réception Commission de 1

DAAF

Physique

A chaque livraison

DAAF

réception

Bon de réception interne SPMG 1 DAAF Physique A chaque livraison DAAF

Demande des consommables et Division 1

SPMG

Physique

A chaque besoin

DAAF

fournitures

demanderesse

Bon de sortie SPMG 1

SPMG

Physique

A chaque réception

DAAF

Etat des stocks global et fiche de A chaque mouvement de

DAAF

stock par article

SPMG 1

SPMG

Electronique

stock (Entrée / Sortie) Ordinateur

Etat de suivi des entretiens des DAAF/

consommables et fournitures par SPMG 1 Divisions Electronique A la fin de chaque mois DAAF/ordinateur

division concernées

144


• Constatation comptable de l’entrée des stocks :

Débit 6122 Achats de matières et de fournitures consommables X

Crédit 4411 Fournisseurs X

La comptabilisation de la charge est effectuée sur la base du dossier de réception.

Si le dossier de réception ne comprend pas la facture, le comptable procède à la comptabilisation suivante :

Débit 6122 Achats de matières et de fournitures consommables X

Crédit 4417 Fournisseurs, factures non parvenues X

145



S’assurer que les quantités

La commission de Bon de livraison

Toute entrée est matérialisée A la réception de chaque livrées correspondent aux

Contrôle des quantités par un bon de livraison commande de consommables quantités commandées, et

réception Bon de commande

fournisseurs signé et fournitures celles mentionnées sur le bon

de livraison.

Contrôle des entrées La commission de

Chaque entrée fait l’objet d’un

A la réception de chaque Matérialiser la réception des

PV de réception commande des

de stocks réception PV de réception signé stocks.

consommables et fournitures

Contrôle de l’évolution

Service personnel Signature d’un bon de

A la réception de chaque Matérialiser l’entrée physique

et moyens Bon de réception interne commande des des stocks sur le suivi des

des stocks réception interne

généraux

consommables et fournitures consommables et fournitures.

Service personnel

et moyens Bon de sortie Chaque sortie fait l’objet d’un A chaque mouvement de S’assurer de la réalité des

Contrôle de réalité généraux /

bon de sortie des stocks stock sorties de stock.

Chef de DAF

Service personnel Etat de suivi des

Surveiller à l’entretien des

Contrôle des entretiens Suivi formalisé de l’évolution consommables et fournitures

des matériaux et moyens consommables et fournitures

des stocks par division A la fin de chaque mois

et voir son évolution par

généraux par division

division.

146

4. Gestion des vignettes


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des vignettes. Acteurs internes :

Elle se déclenche par une demande de passation de convention. • Division demanderesse : Toutes les divisions de l’ABHGZR.

Elle s’achève par le traitement de la réception des vignettes. • Service Marché & comptabilité

• Service Personnel et Moyens Généraux.

Acteurs Externes :

• SNTL

• Barid AL MAGHRIB

• ONEP

• Maroc Telecom


RG 1 : Détermination du besoin en carburant et en réparations le cas échéant RG 2 : Etablissement d’une lettre de convention avec la SNTL comprenant le montant et la nature des vignettes déterminé en fonction des besoins de

l’ABHGZR et la transmet à l’ordonnateur pour signature. RG 3 : Préparation du dossier d’engagement de la convention avec la SNTL et le transmettre à l’ordonnateur pour signature. RG 4 : Après établissement du mandatement par le service comptable et leur visa par le chef de Division DAAF et la Direction, le dossier complet est transmis au bureau d’ordre ; RG 5 : Récupère, auprès de la SNTL, les vignettes d’une valeur équivalente au montant du chèque ;

147



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• L’entité Parc Auto communique le stock des vignettes à l’entité

« Gestion des vignettes ».

•Il faut surveiller l’évolution du stock des vignettes avant de

L’évolution du Réception de la déclencher la procédure de commande (le stock ne doit pas être Word Demande

stock des demande de passation L’entité Parc Auto inférieur à 10 000 DH) / d’achat par

vignettes

de convention

• La demande de passation de convention est dûment remplie.

Messagerie

convention

•Ce document donne lieu à la préparation de la demande d’achat

par convention envoyé par la suite au fournisseur

concerné (SNTL, Barid AL MAGHRIB)

• A la réception de la demande d’achat par convention, l’entité

Réception de la

Préparation de la

Gestion des vignettes procède à la préparation de la convention Le jour de

d’achat

Convention

réception de la

demande d’achat convention d’achat

Acheteur

Word

• Cette convention regroupe les informations suivantes : montant

d’achat

demande d’achat par convention

et la nature des vignettes déterminé en fonction des besoins.

par convention

• Informer le secrétariat général.

A la réception de la convention d’achat dûment signé par le

Réception de la

Signature de la

fournisseur : Word

Dossier

• La convention est signé par l’Ordonnateur.

Avant la réception

convention convention

Chef de DAAF

/

d’engagement de

• Préparer le dossier d’engagement de la convention.

des vignettes

d’achat

Messagerie

la convention

• Ensuite l’engagement de la convention est signé par

l’ordonnateur.

Réception de

Réaliser le Suite à la signature de l’engagement de la convention, Word

Après la

mandatement

Service marché &

L'ordonnateur donne ainsi l'ordre au comptable, par mandat, de

réception de

l’engagement de

/

Mandatement

(OP et OV) comptabilité

procéder au paiement.

l’engagement de

la convention

Messagerie

la convention

148


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Excel

Après le

Préparation de la • La lettre désigne : la personne responsable de la réception des / Tableau de suivi A la réception des réception des vignettes

Acheteur

vignettes,

Word

de la réception

mandatement

vignettes

Joindre avec la lettre une copie de la convention et de l’OP. /

des vignettes

Messageri

e

149



Word Rédaction de la convention d’achat

Excel Etablissement d’un tableau de suivi de la réception des vignettes



d’exemp.

Mode Fréq. Lieu

Convention d’achat

Acheteur 1


DAAF

Moyens Généraux

électronique

L’engagement de la convention

Acheteur 1


DAAF

Moyens Généraux

électronique

L’Ordre de paiement

L’ordonnateur 1

Service Marché & Format 1 fois

DAAF

Comptabilité

électronique

Tableau de suivi de la réception des Acheteur 1

DAAF

Format 1 fois

DAAF

vignettes

électronique

Comptabilité de la procédure : N/A

150

Matrice De Contrôles


Etablissement du Service Personnel et Tableau de suivi des

A la réception des Contrôler les sorties et

tableau de suivi des Manuel Moyens Généraux vignettes vignettes entrées

vignettes

151

5. Inventaire physique des immobilisations


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la planification et la tenue de Acteurs Internes :

l’inventaire physique des immobilisations. • Commission de tenue de l’inventaire physique

Elle se déclenche deux fois par an par la convocation de la commission de • DAAF

tenue de l’inventaire physique. • Service personnel et Moyens Généraux

Elle s’achève par la signature et l’envoie à la division administrative et Acteurs Externes :

financière d’un PV d’inventaire physique. • Néant


RG 1 : L’inventaire physique des immobilisations se tient obligatoirement au moins deux fois par année. La deuxième opération d’inventaire

physique doit formellement coïncider avec la fin de l’exercice comptable. RG 2 : L’inventaire physique consiste en un comptage et une constatation physique par les membres de la commission de tenue de l’inventaire

physique de l’ensemble des immobilisations de l’ABHGZR. Cette opération vise le contrôle et l’exactitude des informations du fichier de suivi des

immobilisations par rapport à la réalité sur le terrain. RG 3 : La convocation de la commission de tenue de l’inventaire physique doit être effectuée par lettre officielle établie par le service personnel

et Moyens Généraux. Cette lettre de convocation est signée par le Chef de division DAAF. RG 4 : Les membres de la commission de tenue de l’inventaire physique sont arrêtés par décision de la division Générale. Elle regroupe des

représentants de la DAAF RG 5 : L’inventaire physique des immobilisations concerne les biens ci-dessous :

- Matériel informatique ; - Mobilier et matériel de bureau ; - Matériel roulant ; - Equipements.

152

RG 6 : Lors de l’inventaire physique des immobilisations, des articles recensés doivent être identifiés par une étiquette pour palier au risque de

double comptage. RG 7 : La prise de l’opération d’inventaire physique doit donner lieu à un PV signé par les membres de la commission de tenue de l’inventaire physique. RG 8 : Le fichier de suivi des immobilisations doit être mis à jour suite aux résultats de l’opération d’inventaire physique. RG 9 : Avant la date de prise de l’opération d’inventaire physique, le fichier de suivi des immobilisations doit être à jour incluant tous les mouvements

d’immobilisations. RG 10 : A l’issu de l’opération d’inventaire physique, le matériel à reformer est identifié.

153



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

•Deux fois par an, le SMG procède à la convocation de la Deux semaines

Convocation de la commission de tenue de l’inventaire physique des Lettre de

avant la tenue de

Deux fois par an

commission d’inventaire

SMG

immobilisations par lettre officielle signée par le Chef de division

Word

l’inventaire convocation

de la DAAF.

physique

•Le SMG procède à la préparation du fichier de suivi des

comptages des immobilisations en se basant sur le fichier de son

suivi.

1 semaine avant Une semaine

•Le fichier de suivi des comptages des immobilisations contient Fichier de suivi

par immobilisation le numéro d’immatriculation, la désignation, la

la tenue de après la

Préparation du fichier de

de comptage des

SMG

date d’acquisition, le prix, la catégorie, la référence du document

Excel

l’inventaire convocation

suivi des comptages des

immo

de réception, le marché, l’état de l’immobilisation et son physique

immobilisations

affectation.

•Le SMG procède à l’impression du fichier de suivi des

comptages des immobilisations qui servira de support de

comptage de la commission de tenue de l’inventaire physique.

•La commission de tenue de l’inventaire physique effectue

l’inventaire des immobilisations, et ce, suivant l’identifiant des

immobilisations figurant sur le fichier de suivi des comptages des

Réalisation de

Commission de

immobilisations reçu en apposant une étiquette sur chaque

immobilisation recensée. Cette commission établit un PV

l’inventaire physique des

Jour de

tenue de

d’inventaire physique qui récapitule :

3j après immobilisations

PV de la

l’inventaire

l’inventaire

•Les immobilisations recensées ;

Word / Excel

l’inventaire commission

physique

physique

•Les immobilisations à réformer ;

Sortie d’immobilisation

•Les immobilisations non retrouvées (inexistants physiquement);

•Les immobilisations inventoriées mais inexistantes sur le fichier

de comptage ;

•A l’issue de l’inventaire physique, la commission de tenue de

l’inventaire physique signe le PV de l’inventaire physique.

154


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Réception du

•Le SMG procède au rapprochement des résultats de l’inventaire

physique avec son suivi. Les écarts éventuels font l’objet Tableau de suivi

48h après la

PV de la

Actualisation du tableau

d’analyse et de justification.

des

réception du PV

commission

de suivi des

SMG

•A l’issue de l’analyse des écarts détectés, le SMG arrête un

Excel

immobilisations

d’inventaire

d’inventaire

immobilisations tableau de suivi des immobilisations mis à jour, en faisant la

distinction entre les immobilisations en bon état et celles à

réformer.

Actualisation du

Communication des •Le SMG transmet le PV d’inventaire et le tableau de suivi des PV d’inventaire /

2j après la

immobilisations actualisé au Chef de division DAF pour

résultats à la division

tableau de suivi

tableau de suivi

validation avant d’être communiqué à la division financière en fin

réception du PV administrative et

SMG

Word / Excel

des

des

d’année pour rapprochement avec la comptabilité et

tableau actualisé

financière

immobilisations

immobilisations

enregistrement des régularisations comptables.

actualisé

155



Word Rédaction de la convocation et du PV d’inventaire

Excel Mise à jour du suivi des immobilisations inventoriées

Sage Comptabilisation des écarts d’inventaire physique


Documents

Emetteurs

Nombre Dest.

Archivage

d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Lettre de convocation de la

Commission de Dossier

tenue de

Salle des commission de tenue de

SMG 1

physique

2 fois par an

l’inventaire

archives

l’inventaire physique

d’inventaire

physique

PV d’inventaire physique des

Commission de Dossier A l’issu de Salle des

tenue de l’inventaire 1

DAAF

physique

l’inventaire

immobilisations

archives

physique

d’inventaire

physique

Suivi des immobilisations mis à

Format

A l’issu de

SMG 1

DAAF

l’inventaire

Ordinateur jour

électronique

physique

156


• Ecriture comptable en cas d’une immobilisation non retrouvée

Crédit 2 Immobilisation X

Débit 65 Valeur nette d’amortissement de l’immobilisation A

28 Amortissement de l’immobilisation B

X : Valeur d’acquisition de l’immobilisation

A : X-B (est nulle si l’immobilisation est totalement amortie)

B : Cumul des amortissements comptables constatés

157



Exécution de

Commission de Signature du PV A l’issu de

Justifier la tenue de l’inventaire et

tenue de l’inventaire PV d’inventaire les membres présents de la l’inventaire d’inventaire l’inventaire physique commission

Rapprochement

Contrôle de réalité SPMG

Fichier de suivi des entre l’inventaire A l’issu de Actualiser le fichier de suivi des

immobilisations physique et le suivi l’inventaire immobilisations

théorique

•Ficher de suivi des Rapprochement

A la réception du PV •S’assurer de l’existence physique

des immobilisations

immobilisations entre les résultats de Contrôle d’existence DAAF d’inventaire physique comptabilisées •Fichier comptable l’inventaire physique

•Identifier les éventuelles des immobilisations et la comptabilité

dépréciations de l’actif

158

V. Sous procédure Programmation et Finance

1. Elaboration du budget annuel


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’élaboration du budget annuel Acteurs Internes

(Fonctionnement et investissement). • Toutes les divisions

Elle se déclenche par la réception du plan d’action annuel consolidé de Acteurs Externes

l’agence ainsi que et par la note de présentation de la part du comité de • Ministère des Finances

Division • Secrétariat d’Etat chargée de l’Eau

Elle s’achève par la mise à jour du tableau de bord du budget et le

déclenchement de la procédure du suivi de l'exécution budgétaire et de la

situation de la trésorerie.


RG1 : Le budget des opérations, fonctionnement et équipement est élaboré sur la base du plan d’action annuel consolidé et validé par le comité de

division. Aucun projet ne peut être demandé en financement s’il ne relève pas dudit plan d’action. RG2 : Le plan d’action annuel consolidé de l’agence regroupe l’ensemble des actions et projets à réaliser ainsi que l’ensemble des projets prévisionnels

à lancer sur l’année. RG3 : Le budget annuel global de l’agence est composé de deux éléments :

✓ En dépenses :

Le budget fonctionnement comprenant principalement les éléments suivants : - Dépenses du personnel - Dépenses de matériel - Dépenses diverses Le budget investissement.

159

✓ En recettes :

- Les redevances d’utilisation et d’exploitation du DPH et les frais d’instruction des dossiers de demandes d’autorisation et de concessions, - Les redevances de déversement des eaux usées, - Les aides de l’Etat en vue d’assister l’agence dans l’accomplissement de ses missions, notamment, la prévention des inondations et des effets

de la sécheresse, - Les dons, legs et donations, - Les avances et prêts remboursables provenant de l’Etat et d’organismes publics ou privés ainsi que les emprunts autorisés conformément à la

réglementation en vigueur, - Les amendes et indemnités liées à l’utilisation ou l’exploitation illégale du DPH ou aux dommages qu’il a subis, - Les taxes parafiscales instituées à son profit, - Toutes autres recettes en rapport avec son activité.

RG4 : Les besoins en financement présentés par les différentes Divisions lors des réunions de cadrage du budget des opérations doivent tenir compte

des engagements prévus sur l’année N pour les projets en cours et pour les projets prévus pour lancement. RG5 : Les éventuelles augmentations des lignes budgétaires rattachées au matériel de transport font l’objet d’un programme d’emploi (justificatifs des

augmentations) qui doit être validé par le MF & SEEE avant qu’elles soient incorporées dans le budget annuel consolidé. RG6 : Toute augmentation de ligne budgétaire doit faire l’objet de mention dans la note de présentation du budget signé par le chef de division

administratif et financier RG7 : Le dossier de présentation du projet du budget annuel transmis au ministère de finance est composé des éléments suivants :

▪ Projet de budget consolidé (opérations, fonctionnement et équipement) de l’année N’y compris l’état d’exécution budgétaire de N-1, ces dernières sont visées par le service marché et comptabilité.

▪ Note de présentation du budget

▪ Plan d’action annuel consolidé de l’agence pour l’année N

▪ Le report de l’année N-1

▪ Les engagements de N

▪ Les crédits ouverts de N

RG10 : En cas de non tenue du conseil d’administration, l’agence procède à l’envoi du dossier de projet de budget au chef de gouvernement

accompagnée d’une lettre de dérogation afin d’obtenir le visa du ministère de finance RG11 : Le budget annuel n’entre en vigueur qu’après la validation du ministère de finance.

160



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Réception du Plan

• Vers le mois de Novembre N, la DAF tient des réunions de

Tenue d’une réunion

cadrage avec les autres Divisions pour la définition du budget

d’action annuel et

Etat prévisionnel

de cadrage pour la

annuel des opérations afin de :

la note de

des besoins en

définition du budget

Toutes les

-Récupérer les suivis d’exécution des projets en cours avec les

présentation de

Excel

financement par

Une semaine

des opérations de divisions

prévisions des montants qui seront engagés au titre de

chez le Comité de

projet

l’année N

l’exercice N,

Division

-Obtenir l’état des nouveaux projets prévus pour lancement en

(Novembre)

N avec une estimation chiffrée de l’engagement prévisionnel.

• La DAF fixe un budget annuel de fonctionnement et

d’investissement ; Etat prévisionnel

-Le budget N est fixé sur la base des lignes budgétaires de

des dépenses de

Tenue d’une réunion

l’exercice N-1,

fonctionnement

de cadrage pour la

-En cas d’augmentation importante des lignes budgétaires, la

DAAF

par ligne

Vers le début du

définition du budget

DAF élabore une note afin de justifier lesdites augmentations,

SPF

Excel

budgétaire

2 jours

mois Novembre

fonctionnement et

-En cas d’alimentation de la ligne matériel de transport, un

MF & SEEE

/

d’équipement de

programme d’emploi est élaboré, visé par le DAF, et envoyé au

Programme

l’année N

ministère de finance pour approbation,

d’emploi

-le budget de fonctionnement et d’investissement est incorporé

au budget des opérations afin de constituer un projet de

budget global

Achèvement des Préparation du projet • Après les échanges avec les différentes divisions et ses Projet budget réunions de de Budget consolidé SPF services, la DAF établit un projet de budget annuel consolidé Excel annuel consolidé Une semaine

cadrage (fonctionnement et investissement).

161


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Le SPF de la DAAF se charge de la conception du dossier

complet contenant : Dossier du projet

Compilation des Envoi du projet de -Projet de budget consolidé (fonctionnement et investissement) de budget

volets opérations, budget au MF & SEEE de l’année N y compris l’état d’exécution budgétaire de N-1, /

fonctionnement, et et convocation d’une SPF - Note de présentation du budget, Excel & Word Lettre de 2 jours

équipement réunion de discussion - Plan d’action annuel de l’agence pour l’année N, demande de

• Le dossier du projet de budget est transmis au MF & SEEE réunion

accompagné d’une lettre de demande de réunion de discussion

et d’échange signée par le Chef de DAAF .

• Lors de la réunion, le projet de budget est discuté avec le MF En fonction du

Envoi du projet de Tenue de la réunion

& SEEE afin de répondre aux amendements formulés par ce Projet Budget

retour du

budget au

dernier (justification des augmentations et des nouvelles lignes

ministère de avec le MF & SEEE

SPF/MF & SEEE

Excel

annuel

ministère de

budgétaires, conventions signées les partenaires).

finance

finance • Le SPF recense les ajustements et corrections demandés par (Maximum deux

le MF & SEEE afin de préparer la version définitive du projet semaines après)

•Le dossier du projet de budget est remis au MF & SEEE par

correspondance signée par le chef de division administratif et

financier contenant :

•Budget définitif de l’année N

• Loi cadre

Réunion avec le

Envoi de la version

•Tableau des réalisations des budgets N-1 Dossier de

2 jours

•Tableau des restes à payer N-1

ministère des

projet au MF & SEEE

SPF

Excel & Word

budget annuel

(Fin décembre)

•Tableau des restes à payer détaillé par année

Finances

• Tableau des ressources et des emplois et

encaissements et décaissements,

•Tableau des recettes N-1

•Tableau des budgets annexes

•Les éléments ci-dessus sont visés par le SPF et SMC.

Le projet de budget est visé par le SPF uniquement.

162


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• L’approbation du budget annuel peut s’effectuer selon deux

scénarios : 1 jour

Lors de la réunion du CA :

En fonction de la

- Le projet budget annuel est remis aux membres du

date de tenue de

conseil d’administration.

Dossier de

CA

- Le projet budget annuel est présenté, approuvé et

budget annuel

Approbation du budget

(Maximum mois

Convocation au

visé par le MF & SEEE.

/

annuel

SPF/MF & SEEE

Excel

de Mars) CA Envoi de la lettre de dérogation au chef du gouvernement : Lettre de

- En cas de non tenue du CA, une lettre de dérogation dérogation /

2 mois signée par le chef de division administratif et financier

(Maximum mois

est envoyée au chef du gouvernement accompagnée

de Mars)

de la version projet du budget annuel.

- La version définitive du budget est ensuite visée et

renvoyée par le MF & SEEE

Mise en œuvre du

• Après approbation du budget annuel par le Ministère des

Excel/

Visa du budget

Logiciel

Tableau de bord

tableau de bord

finances, l’entité budget met à jour le tableau de bord du budget

annuel par le MF &

SPF

gestion

budget

3 jours

budget

en fonction du crédit accordé sur le suivi Excel et sur le logiciel

SEEE

budgétaire

de gestion budgétaire

Suivi de l'exécution

Excel

Budget annuel

Logiciel

Tableau de bord

budgétaire et de la

• Procédure ‘‘Suivi de l’exécution budgétaire et de la situation de

saisi sur système

SPF

gestion

budget

L’exercice N

situation de la

la trésorerie’’

budgétaire

trésorerie

163



Word Note de présentation du budget, Lettre de dérogation et lettre de demande de réunion

Excel Projet de budget des opérations, Projet de budget fonctionnement et investissement, Projet de budget consolidé

annuel, Tableau de bord du suivi budgétaire définitif

Logiciel de gestion budgétaire Mise à jour du budget par les nouveaux crédits attribués suite à l’approbation du budget



d’exemp

Mode

Fréq.

Lieu

Proposition du budget de DAAF 1

SPF

Manuel

Annuel

DAAF

fonctionnement

Proposition du budget des Toutes les 1

SPF

Manuel

Annuel

DAAF

opérations

divisions

Lettre de demande de réunion Chef de DAF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF

Projet de budget consolidé SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF

Dossier de présentation du budget SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF

Dossier de projet de budget SPF 1 MF & SEEE Manuel Annuel DAAF

Lettre de dérogation

DAF 1

Chef de gouvernement

Manuel

En cas de non DAAF

tenue de CA

Budget visé

MF & 1

Chef de division Manuel

Annuel

DAAF

SEEE/SEEE

administratif et financier


164

Matrice de contrôle :


Etat prévisionnel des Cohérence des besoins en Lors des réunions S’assurer que tous les projets

Contrôle de

besoins en financement par financement des Division avec de cadrage demandés rentrent dans le cadre

SPF projet

le plan d’action

du plan d’action validé par le cohérence

/

comité de division

Plan d’action annuel

Contrôle SPF

Projet de budget Expression des besoins en Lors des réunions S’assurer de l’exhaustivité des

d’exhaustivité Fonctionnement

budget de fonctionnement

de cadrage

besoins des divisions concernés

Contrôle de

Dossier projet de budget Conformité du dossier de Suite à la S’assurer que le dossier est

SPF

présentation du projet de préparation du complet et correctement visé

conformité

budget envoyé au MF & SEEE budget annuel

Contrôle des

Budget visé Mise à jour du tableau de bord Suite à l’obtention S’assurer que les nouveaux crédits

SPF

de suivi budgétaire

du budget visé

octroyés ont été intégrés sur le nouveaux crédits

suivi

165

2. Suivi de l’exécution budgétaire


Cette procédure s’applique dans le cadre du suivi et du contrôle budgétaire Acteurs Internes

des recettes et des dépenses de l’agence. • Service Programmation et Finance

Elle est déclenchée une fois le budget annuel validé par le Ministère des • Service Marché et Comptabilité

finances. Acteurs Externes

Elle s’achève par le déclenchement de la procédure de l’élaboration du • Ministère des Finances

budget annuel N. • Partenaires


RG1 : Le suivi et contrôle budgétaire est un processus géré au quotidien et consiste en la mise à jour des tableaux de bord de suivi

budgétaire généraux et annexes (Projet financé par des partenaires exigeant l’ouverture d’un compte bancaire spécial dédié à ce projet)

après chaque opération en l’occurrence principalement l’engagement d’une dépense, le règlement d’une dépense, la constatation des

encaissements. RG 2 : Les encaissements de l’ABHGZR se détaillent comme suit : ✓ Subventions du MF dans le cadre du budget annuel.

✓ Subventions des partenaires dans le cadre des conventions de partenariat.

✓ Intérêts créditeurs des comptes bancaires.

✓ Reliquat de la régie y compris les recettes de la vente des CPS des appels d’offres de l’agence.

RG3 : Le tableau de bord de suivi budgétaire comporte les rubriques ci-dessous

Références Colonnes Commentaires

A Report N-1 Montants non encore engagés de l'année N-1

B Crédit ouverts N Nouveaux crédits ouvert par le MF

C Total Crédit A + B

D Recettes partenaires Subventions encaissés des partenaires

E Total Budget N C + D

F Engagements N Montants engagés durant N

G Paiements N Paiements effectués en N

H Reste à payer F - G

I Disponible N E - F

166

RG4 : Le tableau des emplois / ressources et des décaissements/ encaissements comporte les rubriques ci-dessous

Références Colonnes Commentaires

Z Situation trésorerie N-1 Total des soldes bancaires à fin N-1

Y Encaissement de N Montant encaissé

X Décaissements de N Montant décaissé

W Situation de Trésorerie N Z + Y - X

RG 5 : Le suivi budgétaire au sein de l’agence est assuré par le Service Programmation et Finance et par le Service Marché et

Comptabilité. Un rapprochement entre les deux situations est effectué en fin d’année RG 6 : Le Service Programmation et Finance assure le suivi budgétaire sur un logiciel informatique dédié ainsi que sur des tableurs Excel

RG 7 : Le Service Marché et Comptabilité assure le suivi budgétaire sur la base d’un tableau de bord et un journal de trésorerie, le premier

regroupe les engagements, les crédits ouverts et le budget global et le deuxième recense l’ensemble des encaissements et décaissements

effectifs de l’exercice. RG 8 : le Service Programmation et Finance établit à la fin de chaque mois une situation budgétaire communiquée au Directeur

Administratif et Financier

RG 9 : la situation annuelle du suivi budgétaire est validée par le Directeur Administratif et Financier et le Service Marché et Comptabilité,

cette situation sert de base pour la préparation du budget de N+1.

167



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• En début de chaque année, et dès la réception du budget visé par le MF, le SPF Suivi procède à la mise à jour de son suivi budgétaire sur le logiciel ainsi que sur les Budgétaire

Début de

Réception budget différents tableurs Excel. Cette mise à jour correspond à l’actualisation des Excel Une semaine

visé par le MF SPF/SMC

crédits ouverts par le MF sur le suivi budgétaire (colonne crédits ouverts). /

Budget visé

après la réception

l’année N

A noter que le Service Marché et Comptabilité procède à la même opération.

Logiciel suivi

du budget

Le suivi budgétaire chez le Service Marché et Comptabilité est assuré par budgétaire

des suivis Excel.

Les opérations donnant lieu à une mise à jour du suivi budgétaire se présentent

comme suit :

✓

Engagement ABHGZR des dépenses lors de la signature des marchés, des bons de commande et des conventions de financement

Survenance

des partenaires. Suivi ✓

Engagement des dépenses par le SPF de la DAF sur la base des

Budgétaire

de toute

dossiers d’engagement. La DAF met à jour le suivi budgétaire sur le

Excel

opération à

Service

logiciel et sur Excel (colonne engagement N)

Tableau de /

caractère

Mise-à jour du suivi

Programm ✓

Paiement d’une dépense : dès que le paiement d’une prestation ou

bord de suivi

Logiciel suivi

Au cours de budgétaire

budgétaire

ation et

d’un achat est validé par le Service Marché et Comptabilité (ordre de

budgétaire

budgétaire

l’année (engagement

Finance

paiement et de virement), le SPF procède à la mise à jour du suivi

/

, paiement,

budgétaire (colonne paiements effectués)

Journal

encaisseme

✓ Encaissement d’une subvention et des produits : dès la signature

Trésorerie

nt)

d’un ordre de recette, le suivi budgétaire est mis à jour (colonne

Excel

encaissement Etat N/ Recettes partenaires) en fonction de la nature

du bailleur du fond Etat ou partenaire

A noter que le Service Marché et Comptabilité procède aux mêmes

opérations au fur à mesure de la réception des documents justificatifs.

168


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Le SPF procède au contrôle des imputations des engagements et des Logiciel suivi Tableau de

Fin de Arrêté mensuel du paiements mensuels par axe budgétaire. budgétaire bord de suivi

chaque mois suivi budgétaire SPF • La fin de chaque mois, une situation du tableau de bord du suivi budgétaire est / budgétaire 1 mois

de l’année N communiquée au Chef de DAAF pour visa et aux autres directions pour Excel mensuel

information.

• Chaque fin d’année, le SPF et SMC rapprochent leurs tableaux de bord Suivi

respectifs du suivi budgétaire y compris le journal de trésorerie. Budgétaire Tableau de

• Une fois la situation arrêtée et les éventuels écarts analysés et justifiées, une Excel bord de suivi

Arrêté annuel du

situation définitive du tableau de bord de suivi budgétaire y compris le journal budgétaire

Fin de

SMC de trésorerie est visé par le Service Marché et Comptabilité.

Logiciel suivi

annuel

Décembre de

suivi budgétaire

l’année N

SPF

budgétaire

l’année N

Journal de

Journal trésorerie

Trésorerie

Excel

Arrêté • Sur la base du de la situation budgétaire de N visé par le Service Marché et

annuel du Elaboration du Comptabilité. Le SPF procède au lancement de la procédure d’élaboration du

suivi budget N+1 SPF budget de N+1 cf: procédure élaboration budget

budgétaire

169



Excel Mise-à-jour du journal de trésorerie (SMC)

Mise-à-jour du tableau de bord du suivi budgétaire (SMC / SPF)

Logiciel gestion budgétaire Mise-à-jour du tableau de bord du suivi budgétaire (SPF)



d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Suivi budgétaire mensuel

Service Programmation et Finance 1

Chef de DAF

Physique et Mensuellement

DAAF

numérique

Suivi budgétaire annuel

Service Programmation et Finance 1

Chef de DAF/ Physique

Annuellement

DAAF

SMC

Journal de trésorerie annuel Service Marché et Comptabilité 1 Chef de DAF Numérique Annuellement DAAF

170



Contrôle de la

DAAF Tableau de bord de suivi

• S’assurer de l'état d'avancement des

Visa de la situation

engagements ; situation

de budget – situation des

Service budgétaire mensuelle Mensuellement • S’assurer de la disponibilité budgétaire ;

budgétaire soldes bancaires Programmation par la DAAF

• S’assurer de la bonne imputation budgétaire

mensuelle

et Finance

des recettes et des dépenses.

Rapprochement des

Service

Tableaux de suivis suivis budgétaires

Contrôle des budgétaire/ journal de effectués par le Service

• Identifier les éventuels écarts d’imputations Programmation Annuellement

écarts trésorerie Programmation et et les omissions d’enregistrement. et Finance

Finance et le Service

Marché et Comptabilité

171

Procédures de Gestion du Service Informatique




Ed Trust 05/10/2017



Liste de Diffusion

Sommaire

I. GENERALITES 3

II. LEGENDE 4

III. SOUS PROCEDURE GESTION DES PROJETS DE DEVELOPPEMENT 5

VI PROCEDURE MAINTENANCE ET DE LA GESTION DU PARC INFORMATIQUE 15

2

I. Généralités

Objet :

Suite à la décision ministérielle conjointe portant attributions et organisation du Service Informatique. De par sa spécificité, elle est une structure

transversale. Ainsi, elle intervient dans tous les domaines d’activités de l’Agence. Ses attributions sont les suivantes :

- Elaboration du plan directeur informatique de l’agence, - La mise en œuvre du plan directeur informatique de l’agence, - Acquisition des équipements et du matériel informatique, - Réparation et maintenance des équipements, - Gestion du réseau intranet, - Assistance et formation continue du personnel dans le domaine de l’informatique, - Conception, développement et mise en œuvre des applications et des bases de données, - Mise en application du SI, - Entretien des sites informatique de l’agence,

Intervenants Internes

Toutes les divisions de l’agence, Le directeur,

Externes Prestataire externe,


Loi 36-15 sur l’eau,

3

II. Légende

CDS Cahier des Charges Fonctionnel

SI Système d’Information

RSD Responsable du Service Demandeur

RSSI Responsable du Service Système d’Information

4

III. Sous procédure Gestion des Projets de Développement


Cette procédure a pour objet de décrire les différentes étapes de gestion de projets Acteurs Internes :

de développement des applications. - Utilisateur

Elle est déclenchée par l’expression du besoin en paramétrage d’applications - Responsable du service demandeur

informatiques émanant des différents services. - Service Informatique

Elle s'achève suite à la mise en production de l’application paramétrée. - Directeur Général

Acteurs Externes :

- Prestataire externe


RG 1 : Les demandes de paramétrage émanant des différents utilisateurs doivent être validées par leur Chef de division.

RG 2 : Les demandes de paramétrage, validées par le Responsable du service demandeur, doivent traduire le plus précisément possible l’exhaustivité des besoins réels exprimés en termes génériques (il revient à l’équipe informatique de définir les solutions).

RG 3 : Une instance de validation est constituée après chaque étude de faisabilité de paramétrage d’application. Elle est composée, de manière permanente : - Du Responsable du Service demandeur ; - Du Responsable du Service informatique ; - Du Directeur général ; - Et éventuellement des responsables des services impactés par la demande.

RG 4 : Tout besoin de paramétrage informatique et tout développement doivent être documentés :

- Description du besoin ; - Dossier de conception / de consultation ; - Dossier de développement (structure informatique, code…) ; - Jeux de test et de recette ; - Manuel utilisateur.

5

RG 5 : La consultation des prestataires doit être matérialisée par un dossier de consultation comportant :

- Une description de l’objectif de la consultation (existant, problématique…) ; - Un axe fonctionnel ; - Un axe technique ; - Un axe financier / commercial ; - Un axe de mise en œuvre.

RG 6 : Le CDC doit être réalisé par le Service Informatique en collaboration avec le service demandeur RG 7 : Suite à chaque intervention de développement/paramétrage, le Service Informatique est tenu de mettre à jour le registre de développement en indiquant :

- La date d’intervention ; - Le Service demandeur ; - La nature de l’intervention (développement en interne ou en externe) ; - Les références du CDC

RG 8 : Le registre de Développement/paramétrage doit être contrôlé et signé par le chef de service informatique.

6



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

A chaque identification d’un besoin en paramétrage Identification d’un

Responsable du d’application, le Responsable du Service demandeur établit une

demande d’intervention qu’il signe.

besoin en

Demande

Formaliser le besoin

Service

NA

NA

paramétrage

La demande doit indiquer la nature et l’utilité du paramétrage

d’intervention

demandeur

d’application

souhaité. Elle est transmise par la suite au Responsable du

Service Système d'Information.

Le Responsable du Service Système d'Information procède à

une étude de faisabilité et une estimation de la charge liée au

paramétrage demandé. Il établit une réponse écrite précisant :

Suite à la ● la faisabilité ou non du paramétrage demandé en interne ; réception de la Demande

demande ● la possibilité et l’opportunité de recourir à un prestataire d’intervention

d’intervention

signée par le

Etudier le besoin

Service SI

externe ; NA

10 jours

signée par le

responsable du

responsable du ● la charge estimée en temps et en coût.

service

service

demandeur

demandeur ● Un exemplaire de la réponse est remis au Responsable du

Service demandeur.

● La demande d‘intervention et la réponse écrite sont transmises à l’Instance de validation.

7


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

L’Instance de validation apprécie la demande :

-Si l’instance estime que le besoin n’est pas urgent et pertinent, le Responsable du Service demandeur est

Dès la réception Instance de

avisé du rejet de sa demande par écrit ; Demande

-Le cas échéant, l’Instance de validation étudie la

de la demande

Vérifier la demande de

d’intervention

validation

possibilité d’un paramétrage de l’application en interne

d’intervention

paramétrage

transmise par le

NA

2 jours

et définit l’équipe projet. Dans le cas où le

transmise par le

RSSI

Service Système

Département Système d’Information ne dispose pas

RSSI et de la Réponse écrite

d'Information

des compétences nécessaires, l’Instance décide de

réponse écrite, Faisabilité en interne du RSSI

recourir à un prestataire externe.

La demande approuvée par l’Instance de validation est remise au Responsable du Service Système d'Information.

En cas de non

faisabilité en

interne: Service Système

Suite à la décision d’externalisation du paramétrage de Demande

Décision

l’application prise par l’Instance de validation, le Service

d'Information

approuvée et

d’externalisation

Système d'Information établit un dossier de consultation avec le

NA

signée par

15 jours

du paramétrage

Service demandeur qui est transmis par la suite à l’entité

Elaborer un dossier

Service

l’instance de

de l’application

Achats et Marchés et déclenchera la procédure achat par appel

de consultation

demandeur

validation

prise par

d’offre/achat par contrat de gré à gré.

l’Instance de

validation,

8


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Service Marchés &

Comptabilité A la réception des offres de services, le Responsable du Département Système d’Information participe avec l’instance de

En cas de non Prestataires validation à l’évaluation technique et à la pré sélection des

faisabilité en

prestataires.

Déclencher la

externes

Dossier de

interne :

procédure Achat par

consultation

L‘instance de validation et le DG procèdent au choix final du

A la réception du appel d'offre ou Achat Service SI

prestataire.

par contrat de gré à gré

Contrat

dossier de

Instance de

consultation

L‘instance de validation définit l’équipe projet qui travaillera en

validation

collaboration avec le prestataire externe.

DG

En cas de

faisabilité en Dans le cas d’un développement en interne ou externe :

interne :

Equipe projet

Demande

L’équipe informatique désignée pour le projet établit avec le

Décision de

Service approuvée et

Selon l’ampleur

service demandeur le CDC détaillé de l’application /évolution à

réalisation du

Etablir le CDC

signée par

demandeur

du projet

développer

projet en interne

l’instance de

Ou Suite au Prestataire

Le CDC est remis par la suite au RSSI.

validation

Choix d’un

prestataire

externe

A la réception du

Le RSSI vérifie le CDC en fonction de l’étude de faisabilité

Viser le CDC version

arrêtée par l’Instance de validation et vise le dossier. Il remet

CDC Version

Selon l’ampleur CDC version

RSSI

projet

une copie du CDC visé à l’Instance de validation et une autre

projet

du projet

projet

au Responsable du Service demandeur pour validation.

A la réception du Le Responsable du Service demandeur valide le dossier de CDC version Valider la version projet Responsable du conception (vérification de la conformité aux besoins exprimés). CDC Version Selon l’ampleur

projet validé par du CDC service demandeur projet du projet

le RSSI Le dossier validé est remis au RSSI

9


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

A la réception du CDC validé, le RDSI vérifie l’existence de

remarques et de rectifications à apporter au dossier sur la

A la réception du Valider la version finale

RSSI demande éventuelle du Responsable du service demandeur. CDC Version

Selon l’ampleur

CDC version

du CDC

projet

du projet

finale

Equipe projet

Le dossier est transmis à l’équipe projet pour rectification.

Prévoir des réunions de validation finale si nécessaire.

A la réception du Paramétrer les

A la réception du CDC validé, l’équipe projet procède au CDC Version

Selon l’ampleur

CDC version

Equipe projet paramétrage de l’application après avoir établi une étude

applications

projet

du projet

finale validée

technique et produit tous les livrables requis.

Une fois l’application paramétrée et les livrables élaborés,

l’équipe projet réalise les tests de bon fonctionnement de

Suite au Tester et livrer

l’application et procède à la correction des anomalies Selon l’ampleur

paramétrage de

Equipe projet éventuelles.

l’application

du projet

l’application

L’application paramétrée et les livrables sont remis aux utilisateurs.

A la réception du

Suite à la réception du CDC validé par son supérieur CDC validé par

Elaborer le jeu de test

hiérarchique, l’Utilisateur élabore les jeux de tests qui lui

le RSD

Selon l’ampleur CDC validé par

Utilisateur

et le plan de recette

semblent cruciaux et le plan de recette (planning et tableau de

du projet

le RSD

tests unitaires et d’intégrations).

Plan de recette

10


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

A la réception de l’application pré testée par l’équipe projet,

l’Utilisateur réalise les tests conformément au plan de recette.

Les résultats des tests sont communiqués au RDSI.

Suite à la réception des résultats des tests effectués par l’Utilisateur, le RDSI communique les remarques à l’équipe

Application pré- projet

Résultats Test

testée

Déclencher la

Utilisateur

Dans le cas où le paramétrage ne serait pas validé par

Application

utilisateurs

Selon l’ampleur préparation de

l’Utilisateur (tests non concluants), l’équipe projet effectue les

développé

du projet Plan de recette

l’environnement

RDSSI

modifications de l’application et des livrables afin de parfaire

PV de recette

élaboré

ces derniers (dans la limite des besoins initialement exprimés).

Dans le cas où les tests réalisés donnent des résultats satisfaisants, l’Utilisateur établit et envoie un PV de recette

dans lequel il accuse réception de l’application paramétrée, il y

indique les tests réalisés ainsi que leur résultat. Ce PV est

signé par l’Utilisateur et remis au RSSI. Ce dernier remet le PV

à l’équipe projet

Tests concluants

Préparer Dans le cas où l’application serait validée par l’Utilisateur (tests

concluants), l’équipe projet prépare l’environnement de

Selon l’ampleur

et à la réception

l’environnement de Equipe projet

production : préparation de l’infrastructure (poste de travail,

du projet

du PV de recette

production

serveur…) ; reprise ou alimentation des données.

11


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

Une fois l’environnement de production préparé, l’équipe projet

procède à la formation des administrateurs et des utilisateurs.

Le formateur établit un plan de formation afin de permettre aux Plan de formation

Selon l’ampleur

utilisateurs d’utiliser correctement les fonctionnalités fournies

Environnement par la nouvelle application et met à leur disposition un manuel

Application Manuel utilisateur du projet et le

nombre de de production

Former les utilisateurs

Equipe projet

d’utilisateur.

développée

personnes à

préparé

Fiche former

Dans le cas où l’ABHGZR n’a pas eu recours au prestataire

d’intervention

externe: à la fin de la formation, le formateur établit une fiche

d’intervention précisant l’objet de la formation et sa durée,

signée par l’utilisateur. La fiche d’intervention signée est

récupérée et archivée par le Service Système d'Information

Suite la Mettre en production Suite à la formation des administrateurs et des utilisateurs, Selon l’ampleur

formation

l’application

Equipe projet l’équipe projet déploie l’application (procédure des installations

du projet

utilisateurs

paramétrée

informatiques – logiciel).

Suite à chaque intervention de développement/paramétrage, le

Service informatique met à jour le registre de développement

en indiquant :

Suite au

- La date d’intervention ;

Max 1 semaine

Mettre à jour le registre

Service Système

Registre de

après le déploiement de

- Le Service demandeur ;

de développement

d'Information

développement

déploiement de

l’application

- La nature de l’intervention (développement en interne

l’application

ou en externe) ;

- Les références du CDC

Ce registre est signé par le RSSI.

12



Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Copie demande d’intervention Service SI 2

Service Demandeur Par Direction A chaque réception d’une Service SI

du service demandeur

Par année

demande d’intervention

Service SI

Copie demande approuvée et Service Demandeur Par Direction A chaque réception d’une signée par l’instance de Service SI 2

Par année demande approuvée par Service SI

validation Service SI l’instance de validation

Service A la signature d’un contrat

Copie Contrat

Marché & 1

Service SI

Par nature d’application

Service SI avec un prestataire externe

Comptabilité

PV de recette

Service SI 2

Service Demandeur A chaque réception de PV de


Service SI recette

Service SI

Registre de développement

Service SI 1

Service SI


Après chaque déploiement Service SI

d’application

Après chaque formation

Fiche d’intervention Service SI 1 Service SI Par nature d’application administrateur et l’utilisateur Service SI

d’un projet


13



Demande approuvée

S’assurer de la pertinence et

Instance de Demande approuvée signée

A chaque réception d’une demande de l’urgence du besoin

par l’Instance de Manuel d’intervention transmise par le RDSI exprimé, et de la nécessité validation par l’instance de validation

validation

et de sa réponse écrite ou pas d’externaliser le

projet

Vérification du CDC

Responsable du A la réception du CDC validé par el

Vérifier la conformité du

service CDC Manuel CDC par rapport aux besoins par le RSD RSSI

demandeur

exprimé

Tests et recette de

S’assurer du bon

Utilisateur Application développée Manuel et/ou auto A la livraison de l’application

fonctionnement de

l’application l’application conformément

au CDC validé

Signature du PV de

Approuver l’application

Utilisateur Application développée Manuel A la livraison de l’application développée et son recette par l’utilisateur

fonctionnement

14

VI procédure Maintenance et de la gestion du parc informatique


Cette procédure veille à une meilleure gestion du parc informatique de Acteurs internes :

l’Agence et la maintenance. - Service informatique,

- Service Marché et comptabilité,

Elle se déclenche par le recensement du parc informatique de l’Agence. - Chef du Magasin,

- Toutes les divisions de l’Agence,

Acteurs externes :

- Prestataires,


RG 1 : Le service informatique fait chaque mois un recensement du parc informatique de l’Agence.

RG 2 : Le registre de parc informatique doit être contrôlé et signé par le chef de service informatique.

15


Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération SI Documents Délai

Déclencheur associés • Le service informatique fait chaque mois un recensement du

parc informatique de l’ABHGZR.

Formaliser le besoin

• Le chef de service fournit au sous-directeur de l’informatique

Service Informatique la liste et la marque de tous les appareils informatiques acquis

N/A

Excel

Mensuellement

en équipements

par l’Agence et précise leur état de fonctionnement.

Recensement du • Il est en outre chargé d’exprimer le besoin en équipement de parc informatique l’Agence.

• Chaque semaine, le service informatique est chargé de faire

le tour des bureaux pour faire la maintenance préventive

Formaliser le besoin (nettoyage des souris, claviers, écrans, unités centrales,

Service Informatique

etc…) En cas de panne, il intervient en premier ressort sur les

N/A

Excel

Chaque semaine

en maintenance

machines. Cette maintenance de premier niveau, consiste au

montage des lecteurs externes (disquette ou CD-ROM), des

disques durs, des barrettes mémoires, etc…

Service Marché & • le Service Système d'Information établit un dossier de

Comptabilité consultation qui est transmis par la suite au service Marchés Expression du Préparation de la & Comptabilité et déclenchera la procédure achat par Bon de

N/A Dossier de

N/A besoin

commande

Directeur

commande.

consultation

Service informatique

Chef du Magasin

• Le service informatique se charge de la réception qualitative

Réception de la

Réception qualitatuve et quantitative en collaboration avec le chef du magasin,

N/A

N/A

Date de réception

commande

et quantitative


Mettre en production

Suite à la formation des utilisateurs, le service informatique se

Suite à la charge de l’installation.

Les équipements


N/A

N/A

N/A

réception

reçus

16

Evénement Etapes/Opérations Acteurs Descriptif de l’opération SI Documents Délai

Déclencheur associés Suite à chaque intervention, le Service informatique met à jour

le registre de développement en indiquant :

Suite à Mettre à jour le Service Système

- La date d’installation ; Registre du parc

Max 1 semaine

l’installation de

registre du parc

- Le Service concerné ;

après l’installation informatique

informatique

l’équipement

informatique

- La nature de l’intervention (en interne ou en

de l’équipement

externe) ;

Ce registre est signé par le RSSI.

17



Excel Besoins en équipements et maintenance


Documents Emetteurs Nbre Dest. Archivage d’exemp.

Mode

Fréq.

Lieu

Service A la signature d’un contrat

Copie Contrat

Marché & 1

Service SI


Service SI avec un prestataire externe

Comptabilité

PV de recette

Service SI 2

Service Demandeur A chaque réception de PV de


Service SI recette

Service SI

Registre de parc informatique

Service SI 1

Service SI


Après chaque déploiement Service SI

d’application

Après chaque formation

Fiche d’intervention Service SI 1 Service SI Par nature d’application administrateur et utilisateur Service SI

d’un projet


N/A

18

Vue matrice de contrôles Contrôles Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité

S’assurer de la pertinence et de

Demande approuvée DG

Demande approuvée signée Manuel

A chaque réception d’une l’urgence du besoin exprimé, et de la

par l’instance de validation demande d’intervention nécessité ou pas d’externaliser le

projet

19

Procédures de Gestion du Service Communication et Coopération



Nom Date Nom Date

Ed Trust



Liste de Diffusion

Sommaire

I. GENERALITES 3

II. LEGENDE 4

III. ELABORATION D’UN PLAN DE COMMUNICATION DE L’AGENCE 5

IV. GESTION DES ACTIONS DE COMMUNICATION 11

V. GESTION DE LA REVUE DE PRESSE 18

VI. GESTION DES COMMUNIQUES DE PRESSE 24

VII. GESTION DU SITE WEB DE L’AGENCE 28

VIII. GESTION DE LA COOPERATION 33

2

I. Généralités

Objet :

Ces procédures définissent et exposent les différentes étapes à suivre lors de la demande de communication. Elles précisent également les délais à

respecter dans le cadre de chaque démarche et permettent de connaître les aspects à prendre en compte pour une meilleure communication.

Intervenants

Internes

• Service Communication et Coopération, • Division des Affaires Administratives et Financières, • Comité de Direction,

Externes

• MAP,


• Loi 36-15 sur l’eau,

3

II. Légende

MAP Agence marocaine de presse

BD Base de données

BC Bon de Commande

CPS Cahier des Prescriptions Spéciales

CR Compte Rendu

DG Directeur Général

DAAF Division des Affaires Administrative et Financières

RC Règlement de la consultation

RH Ressources Humaines

SCC Service Communication & Coopération

SAJC Service des Affaires Juridiques et contentieux

SI Service Informatique

SMC Service Marché & Comptabilité

SPMG Service personnel & Moyens Généraux

4

III. Elaboration d’un plan de communication de l’agence


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour l’élaboration du plan d’action Acteurs Internes :

annuel de l’agence. ✓ Direction Générale

Elle est déclenchée chaque année à partir du mois de septembre. ✓

Comité de direction

Elle s’achève par la validation du plan de communication annuel par le ✓

SCC ✓

DAAF

Comité de Direction de l’agence.

Acteurs Externes :

✓

NA

✓

Règles de gestion : RG 1 : Les objectifs de communication doivent être formulés de manière SMART :

• Spécifiques : clairement définies et formalisés ;

• Mesurables : possibilité de vérifier a posteriori s’ils ont été atteints grâce à des indicateurs définis au préalable ;

• Acceptables : corrects et alignés aux objectifs stratégiques de l’agence ;

• Réalistes : tenant compte des contraintes existantes et des spécificités de l’agence ;

• Temporels : limités dans le temps (objectifs annuels).

RG 2 : La version projet du plan de communication, une fois finalisée est soumise au Comité de Direction pour validation.

RG 3 : Le plan de communication de l’ABHGZR doit faire l'objet d'un suivi périodique afin de traiter :

5

• Les écarts possibles entre les actions de communication planifiées et celles réalisées • Les changements au niveau du contexte de la communication (enjeux, moyens...) • Les changements au niveau des cibles de la communication (nouvelle cible, nouvelles attentes...) • Le plan de communication doit être actualisé périodiquement de manière à corriger les écarts et à intégrer les changements nécessaires.

6

Logigramme correspondant (déroulement opérationnel, modes opératoires et délais à respecter) Evénement

Etapes/Opérations Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Chaque année, le responsable du SCC propose en concertation avec La direction les objectifs de

Chaque année (à Définir les objectifs de communication institutionnelle et territoriale à atteindre

partir du mois de communication de SCC durant l'année N+1. N/A septembre) l’année n+1

Ces objectifs doivent être formulés de manière SMART (se référer à la RG1).

Après avoir défini les objectifs de communication, le responsable du SCC identifie les groupes cibles des

Objectifs de Identifier les groupes actions de communication. Communication cibles SCC N/A

annuels formulés Un groupe cible est un ensemble de personnes ou de

Plan de

partenaires que l’ABHGZR souhaite atteindre à travers communication 30 jours

ses actions de communication. annuel

Public cible

Pré identifier les actions Pour chaque groupe cible identifié, le responsable du SCC

pré identifie les actions de communication à mener et les

de communication à

SCC

N/A

identifiée

événements auxquels il est pertinent de participer pour

réaliser

atteindre les objectifs de communication fixés.

Le responsable du SCC propose en concertation avec la

Actions de DAAF le budget prévisionnel globale à allouer aux actions

Estimer le budget alloué

SCC

de communication.

communication à

au Plan de

N/A

réaliser

Communication

DAAF

identifiées

NB : les actions de communication projet devraient être en

principe programmées au niveau du budget alloué au

projet.

7


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

La version projet du plan de communication, une fois CR réunion

finalisée est présentée au Comité de Direction pour

Réunion du

validation. Les décisions prises en comité de direction

Valider le Plan de

Comité de

sont prises en compte au niveau de la version finale du

Plan de

comité de N/A 7 jours

Communication

direction

plan de communication.

Communication

direction

annuel validé

NB : le plan de communication annuel n’est pas figé. Il peut être actualisé périodiquement.

Action de Réalisation d’une action

Les actions de communication sont réalisées

conformément aux règles et modes opératoires définies

communication à

SCC

N/A

N/A

N/A

de communication

au niveau de la procédure réalisation d’une action de

réaliser

communication.

8




d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Compte rendu réunion du Comité de Direction SCC

Numérique

Comité de Numérique

A l’émission

SCC

direction

Plan de communication annuel SCC

Numérique

Comité de Numérique

A l’émission

SCC

direction


N/A

9



Plan de Validation du plan

Vérifier la convergence entre les objectifs globaux

Contrôle de Comité de

de l’Agence et les objectifs de la Communication communication de Communication Annuellement

cohérence direction ainsi que la cohérence et la justesse des actions de annuel annuel

communication pré identifiées.

10

IV. Gestion des actions de communication


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la réalisation d’une action

Acteurs Internes :

✓

DG de communication : conception et diffusion d’un support de communication ✓ SCC

ou organisation / participation à un événement…

✓ Division concernée

Elle est déclenchée pour la réalisation de chaque action de communication Acteurs Externes :

planifiée ou ponctuelle à la demande de la Direction Générale/ d’une ✓

Partenaires

Direction/ d’un partenaire.

Cette procédure s’achève par l’élaboration d’un rapport d’achèvement de

l’action de communication réalisée.


RG 1 : L’opportunité de réaliser une action de communication est décidée par la Direction Générale sur la base d’une fiche action préparée par le SCC

qui précise notamment :

• Timing : A quel moment l’action de communication sera-t-elle réalisée ?

• Groupes cibles : Quels groupes de personnes à atteindre par cette action ?

• Objectifs : Quelles sont les finalités de l’action de communication ?

• Message : Quels sont les idées clés à retenir à travers l’action de communication ?

• Support : Quel support utiliser pour la diffusion du message ?

• Canal : Quels médias utiliser pour la diffusion du message ?

• Fréquence / Plan média : Combien de fois cette action précise sera-t-elle répétée ? (Périodicité : unique, hebdomadaire, mensuelle, …)

11

• Moyens : Quels moyens financiers et logistiques à mobiliser pour la bonne exécution de l’action de communication ?

• Responsabilités : Qui est le responsable de la réalisation de l’action ? et qui sont les parties prenantes internes et externes ?

• Modalités d’engagement et de réalisation : Marché ? BC ? Convention spécifique ?

RG 2 : Chaque action de communication doit faire l’objet d’un débriefing visant à évaluer son efficacité, de discuter les problèmes rencontrés et de tirer

des conclusions à prendre en compte lors des prochaines actions de communication.

12



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Action de

communication • Avant la réalisation de toute action de communication ou

planifiée

Établir une fiche pour

de tout événement planifié ou demandé par la Direction

Ou

Générale, une direction ou par un partenaire, le SCC est

l’action de

SCC

Fiche action de

Demande

chargé d’élaborer une fiche action précisant les éléments

communication à

N/A

communication

DG/Division

précisés au niveau de la RG 1. (Cf. page précédente)

réaliser

Division concernée

concernée

• La fiche action de communication est transmise au DG

Ou

pour revue et validation.

Demande d’un

partenaire

• La fiche action de communication est présentée au DG lors d’un comité d’approbation pour valider son 7 jours

opportunité ainsi que le budget et les modalités de sa

Fiche d’action de

réalisation. Les ajustements nécessaires sont pris en

compte au niveau de la version finale.

Fiche action de

communication

Valider l’opportunité de

SCC

communication

soumise à

l’action de

• La validation de l’opportunité de l’action est matérialisée

N/A

l’approbation du

communication

par le visa du DG sur la Fiche action.

DG

Courrier de

DG

• Lorsque le DG ne juge pas opportune une action de

regret

communication initiée par un partenaire, le SCC élabore

un courrier de regrets qu’il adresse à la partie concernée.

Ce courrier peut être signé par le SCC ou par le DG en

fonction du destinataire.

13


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Pour les actions de communication validées, le SCC est chargé de mettre en place les modalités d’engagement de

l’action de communication notamment :

✓

Envoyer la fiche action à la DAAF pour établir la note de présentation du montage ;

✓

Quand l’action de communication est

Mettre en place les DAAF réalisée par l’agence à l’aide d’un prestataire Fiche action de

(ex : agence de communication, éditeur…),

communication

modalités

le chef de projet désigné prépare les

Opportunité

Chef de projet

Note de

d’engagement de

N/A

2 à 3 jours

demandes de devis ou le CPS et RC pour

validée

désigné

présentation du

l’action de

les prestations à sous-traiter puis les

budget

communication

transmet au département achats pour lancer

SCC

la procédure achats ;

✓

Quand l’action de communication nécessite l’élaboration d’une convention spécifique, le

chef de projet désigné prépare la convention

/contrat à signer avec le partenaire

organisateur de l’événement ou chargé de

réaliser l’action de communication.

Prestation à

SMC • La sélection des prestataires (ex : agence de

Contrat signé ou

SCC

BC signé ou

Dépend de la sous-traiter à un

Procédures d’achat

communication, éditeur…) est réalisée conformément à la

N/A

Chef de projet

marché

procédure d’achat

prestataire

procédure achats de l’agence.

désigné

enregistré

• La convention spécifique à signer avec le partenaire Contrat/

Signer la convention organisateur de l’événement ou chargé de réaliser l’action Convention

Réalisation de

DG

du communication préparée par le chef de projet et

spécifique pour la

/contrat spécifique avec

l’action par un

DAAF

validée par le SCC puis transmise au chef du département

réalisation d’une

7 jours

le partenaire

partenaire

SAJC

juridique (revue juridique) et à la Direction financière (visa

action de

budgétaire) pour revue et visa avant d’être remise au communication

partenaire ou au DG pour signature.

14


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Une fois le cadre d’engagement de l’action de communication défini et mis en place, le chef de projet

Chef de projet

désigné est chargé de coordonne avec les directions

concernées, les partenaires et le prestataire pour la

désigné

réalisation de l’action de communication.

Contrat/

Support de

convention

Divisions

• S’il s’agit de

l’élaboration d’un support de

communication

spécifique/BC

Réaliser l’action de

concernées

communication, il s’agira de la collecte des informations,

édité

Dépend de

communication

de la préparation du brief à envoyer à l’agence de

N/A

Documents liés à

l’action

Planning de

Prestataire communication, de la revue et validation du bon à tirer

un événement

l’action de

puis de la diffusion du support de communication.

communication Partenaire(s) • S’il s’agit d’organiser / participer à un événement, il

SCC

s’agira de gérer la relation avec l’organisateur de

l’événement, de récupérer le programme détaillé de

l’événement et de préparer la participation de l’agence

(présentation, stand, logistique…)

• Après réalisation de l’action, le chef de projet ou le

DG partenaire se charge de l’établissement et la rédaction

d’un rapport d’achèvement qui est soumis à la Direction Rapport

Action de

Élaborer le rapport

Générale.

d’achèvement de

communication

d’achèvement de

SCC

7 jours après

• L’élaboration du rapport d’achèvement et une occasion

N/A

l’action de

réalisée

l’action de

l’action

communication

pour faire un débriefing et évaluer l’efficacité de l’action de

communication

Chef de projet

réalisée

communication, de discuter des problèmes rencontrés et

désigné

de tirer des conclusions à prendre en compte lors des

prochaines actions de communication.

15


Vue archivage de la procédure : Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage

d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Fiche d’action de communication SCC Numérique DG Physique/ Numérique À l’émission Dossier de l’action de communication

Note de présentation du budget SCC Numérique DAAF Physique/ Numérique À l’émission Dossier de l’action de communication

Courrier de regrets SCC 1 exemplaire Partenaire Physique/ Numérique À l’émission Secrétariat SCC

1 copie

Convention spécifique pour la SCC 2 exemplaires Partenaire Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de

réalisation action de communication 1 copie

DAAF

communication

Copie BC ou Marché SMC 1 copie SCC Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de

communication

Support de communication Agence de 1 exemplaire DG Physique/ Numérique À l’émission Dossier physique action de

communication Divisions

communication

Partenaires

Rapport d’achèvement SCC 2 exemplaires DG Numérique À l’émission Dossier numérique action de

communication


16



S’assurer que l’action de

Contrôle de Directeur Fiche action de

Validation de l’opportunité Pour chaque action de

communication correspondant aux

de l’action de orientations stratégiques et aux cohérence Général communication communication

communication objectifs de communication de

l’agence.

Contrôle du DAAF

Note de présentation du Note de présentation du Pour chaque action de S’assurer la disponibilité du budget à

budget budget budget communication allouer à l’action de communication.

Convention spécifique Revue de la convention /

Contrôle des SAJC

pour la réalisation de contrat spécifique pour la Pour chaque convention Maitriser les risques juridiques liés à la

risques l’action de réalisation de l’action de signée rédaction de la convention/ contrat.

communication communication

Contrôle

Elaboration d’un rapport Pour chaque action de

Vérifier que l’action de communication

SSC Rapport d’achèvement d’achèvement de l’action s’est bien déroulée conformément aux d’évaluation communication

de communication objectifs fixés.

17

V. Gestion de la revue de presse

Objectif

Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion de la revue

de presse au sein de l’agence.

Elle est déclenchée chaque jour.

Elle s’achève par le déclenchement de la procédure de la mise à jour

du contenu de la rubrique actualités du site web de l’agence.


Acteurs Internes :

✓ DG

✓ SCC

Acteurs Externes :

✓ Presse écrite et numérique


RG 1 : La revue de presse quotidienne vise à identifier les articles publiés par la presse écrite ou numérique et traitant des thématiques concernant les

territoires/domaines d’intervention de l’agence.

RG 2 : La revue de presse quotidienne a pour objectifs de :

• Informer quotidiennement les cadres de l’agence ;

• Détecter les risques d’image et en alerter la Direction Générale ;

• Actualiser la rubrique actualités du site web de l’agence.

RG 3 : Les actualités et messages clés sélectionnés et publiés sur le site WEB de l’agence doivent répondre aux objectifs stratégiques de

communication fixés au niveau du plan de communication annuel de l’agence.

RG 4 : Les suites à donner après la détection d’un article portant un risque d’image pour l’agence sont décidées par la Direction Générale.

18



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Chaque jour, le chargé de la revue de presse au sein du

SCC procède à la revue des principaux supports de Établir la revue de presse presse écrite et numérique puis sélectionne les articles

parus traitant des thématiques concernant les

Chaque jour quotidienne SCC N/A Revue de presse territoires/domaines d’intervention de l’agence.

• L’ensemble des articles sélectionnés sont compilés au

niveau de la revue de presse quotidienne.

Diffuser la revue de • La revue de presse quotidienne est diffusée dans la

SCC matinée à l’ensemble du personnel de l’agence pour

Intranet Revue de presse

presse en interne

information. La diffusion pourra être réalisée par e-mail ou

via le site intranet de l’agence.

Revue de presse

Le même jour • Une fois la revue de presse diffusée, le chargé de la

préparée

Sélectionner les

revue de presse se charge de sélectionner les actualités

Actualité publiée

et articles les plus pertinents à publier sur la

actualités pertinentes SCC N/A

sur le site web

rubrique « actualités du site web de l’agence ». Le à diffuser

contenu à publier est envoyé par e-mail au Directeur du

SCC pour validation.

Actualités Valider le contenu des

• Le Chef du SCC est chargé de valider la pertinence du

E-mail

contenu à publier au niveau de la rubrique actualités du

sélectionnées SCC N/A actualités à publier Validation site web de l’agence. La validation est matérialisée par un

e-mail.

Actualité à Procédure mise à jour du • Les rubriques du site web de l’agence dédiées à

Site web de Actualité à

l’actualité sont mise à jour conformément aux règles et SCC publier sur le site publier validée contenu du site web l’agence modalités décrites au niveau de la procédure Mise à jour

web

du site web de l’agence.

19


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Alerter le Directeur de la • En cas de détection d’un risque image suite à la parution E-mail d’alerte

SCC et le DG pour

+

d’un article citant l’agence ou l’un de ses projets, le chargé

décider de la suite à

SCC

N/A

Article

Dans l’heure de la revue de presse est tenu d’en informer le Directeur

donner

comportant le

du SCC puis d’en alerter le Directeur Général et décider

risque d’image

des suites à donner.

Détection

DG

d’Information

erronée ou SCC

• Le Directeur Général, le Directeur concernée et le

pouvant impacter

Directeur du SCC par le contenu de l’article décident

Article

l’image de

Décider de la suite à

Division

ensemble de la suite à donner et définissent les modalités

comportant le

l’agence

donner

concernée

de réponse.

N/A

J+1

risque d’image

Service Affaire • Le SAJC peut être consulté si nécessaire par rapport aux

juridique et

démarches et procédures administratives et juridiques.

contentieux

Préparer les éléments de

SCC • En fonction des orientations du Directeur Général, le Document

Décision de la

apportant les

SCC se charge de coordonner avec les Divisions

réponse

N/A

J+1

DG

Divisions

éléments de

concernées pour collecter les données et éléments de

concernées

réponse

réponse.

• Si la suite à donner décidée par le Directeur Général

Décision du DG

Établir un courrier de

SCC

consiste à envoyer un courrier de réclamation au journal

ayant publié l’article, le SCC est chargé de rédiger le

d’établir un réclamation adréssé au Divisions

courrier de réclamation puis le transmet à la division Courrier de

courrier de

journal qui a publié

concernée et au SAJC pour relecture.

N/A

J+2 concernées réclamation

réclamation

l’article

SAJC • Ce courrier de réclamation est par la suite visé par le Chef de division concerné puis signé par le Directeur

Général.

20


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

Décision du DG • Si la suite à donner décidée par le Directeur Général

d’établir un

Élaborer un communiqué

consiste à établir un communiqué de presse, le SCC se Communiqué de

communiqué de

de presse

SCC

N/A

J+2

charge de préparer le communiqué de presse

presse

presse

conformément aux règles et mode opératoire décrits par la

procédure élaboration d’un communiqué de presse.

21



Intranet Diffusion de la revue de presse

Site web de l’agence Publication des actualités de l’agence



d’exemplaires

Mode

Fré.

Lieu

Revue de presse SCC Numérique Collaborateurs Numérique Quotidienne Intranet

Contenu à publier sur la rubrique actualités SCC Numérique SCC Numérique Environ 2 fois Site WEB de

par semaine l’agence

Article comportant un risque d’image SCC Numérique DG/SCC Numérique À la détection SCC

Division

Concernée

Courrier de réclamation SCC 1 exemplaire Média concerné Physique/ À l’émission SCC

1 copie

SCC

Numérique


22



Contrôle des

Détection des articles

SCC Revue de presse pouvant impacter l’image Chaque jour Maitriser le risque image risques

de l’agence

Contrôle de

E-mail portant les Validation de l’actualité à Pour chaque contenu à

Vérifier que le contenu est

SCC cohérent avec les objectifs cohérence informations à publier publier sur le site publier

de l’ABHGZR

23

VI. Gestion des communiqués de presse

Objectif


Cette procédure décrit les étapes à suivre par l’ABHGZR pour l’élaboration Acteurs Internes :

d’un communiqué de presse. ✓

DG ✓

SCC Elle est déclenchée à la demande de la Direction Générale pour la ✓ Division concernée par le communiqué de presse

médiatisation d’un programme ou d’une action de l’agence ou pour répondre

Acteurs Externes :

à un article de presse détecté lors de la revue de presse (corriger des ✓ Médias

données erronées…).

Elle s’achève par la diffusion du communiqué de presse sur le site web de

l’agence et auprès des médias.


RG 1 : Les communiqués de presse doivent faire l'objet d'une validation de la Division concernée puis par le Directeur Général avant d'être diffusés.

RG 2 : Un plan de diffusion (cible, média, responsable) doit être établi pour chaque communiqué de presse.

RG 3 : Le SCC doit s’assurer de la bonne publication du communiqué de presse.

24


Événement Etapes/Opérations

Acteurs


SI

Documents Délai

déclencheur

associés

Demande d’une Préparer le contenu du

Division

• Pour la préparation de chaque communiqué de presse,

Contenu

En fonction de

division ou du DG

l’urgence de la

communiqué de presse

concernée

N/A

communiqué de

le SCC coordonne avec la division concernée pour

Ou de la revue

diffusion du

SCC

presse

préparer et rédiger le contenu du communiqué de presse.

de presse


Contenu Finaliser le communiqué

• Une fois le contenu du communiqué de presse rédigé

Communiqué de

En fonction de

l’urgence de la

communiqué de

SCC

N/A

avec la division concernée, le SCC se charge de finaliser

de presse

presse finalisé

diffusion du

presse

le contenu et la mise forme.


Communiqué de

Définir le plan de

• Le SCC propose par la suite les canaux de diffusion du En fonction de

SCC

communiqué de presse (site web, média et journaux). Un N/A

Plan de diffusion

l’urgence de la

presse finalisé

diffusion

plan de diffusion est établi dans ce sens puis envoyé au

diffusion du


SCC/DG pour validation.

Communiqué de

Approuver le

DG • Le communiqué de presse et le plan de diffusion sont

Communiqué de

En fonction de

SCC

l’urgence de la

presse


N/A

presse

soumis à la validation du SCC, de la Division Concernée

Direction

diffusion du

Plan de diffusion

et le plan de diffusion

Plan de diffusion

et du DG.

concernée


Communiqué de Mise à jour du site web

• La publication du communiqué de presse sur le site web Site web de

Communiqué de

En fonction de

de l’agence est réalisée conformément aux modalités

l’urgence de la presse à diffuser SCC

de l’agence

décrites au niveau de la procédure mise à jour du site web

l’agence

presse

diffusion du sur le site web


de l’agence.

Communiqué de

Remettre le communiqué

• Conformément au plan de diffusion validé par la DG, le Communiqué de

En fonction de

SCC

SCC se charge de remettre le communiqué de presse à la l’urgence de la

presse à publier

à la presse

presse puis assure le suivi de sa publication effective

presse

diffusion du


notamment à travers la revue de presse quotidienne.

25



Site WEB de l’ABHGZR Publication du communiqué de presse



d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Contenu publié sur le site web

SCC

Numérique

SCC Numérique

A l’émission

SCC

Division concernée

SCC

E-mail de validation du contenu à publier Division Numérique SCC Numérique À la réception SCC

concernée

Rapport trimestriel d’analyse du trafic sur le site web

SCC

Numérique

SCC Numérique

A l’émission

SCC

DG

Contenu publié sur le site web

SCC

Numérique

SCC Numérique

A l’émission

SCC

Division concernée


26



DG S’assurer que le contenu

Contrôle de Directeur du SCC Communiqué de presse et Validation du communiqué Pour chaque communiqué de presse et le cohérence

Chefs des divisions plan de diffusion de presse et du plan de communiqué de plan de diffusion répondent aux

diffusion presse émis objectifs de communication de

concernés l’agence.

27

VII. Gestion du site web de l’agence


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la mise à jour du contenu du Acteurs Internes :

site web de l’agence. ✓ DG

Elle est déclenchée soit : ✓

SCC

• À la demande d’une division ; ✓

Division concernée ✓

SI

• Pour la publication d’un communiqué de presse ;

Acteurs Externes :

• Périodiquement pour l’actualisation de la rubrique « actualités » suite

✓ NA

à la revue de presse ou pour l’actualisation des rubriques

thématiques.

Elle s’achève par la vérification de la bonne publication du contenu sur le

site web de l’agence et par l’élaboration mensuellement d’un rapport

d’analyse du trafic sur le site web de l’agence.


RG 1 : Les contenus à publier doivent être validés par le directeur de la SCC ou par le directeur concerné.

RG 2 : La mise à jour des rubriques relatives aux achats et aux RH sont assurées directement par le SI sur demande du SPMG.

RG 3 : Chaque fin de trimestre, le SCC est tenu de préparer un rapport d’analyse du trafic sur le site web de l’agence et de formuler des

recommandations pour améliorer la structure et le contenu du site web.

28



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• Pour la mise à jour du contenu du site web, le SCC se charge

Demande d’un de la mise à en forme des informations à publier.

Communiqué de NB : Les contenus nécessitant une traduction sont envoyés aux

presse à publier

personnes désignées pour qu’elles puissent traduire les

Préparer le contenu à

contenus.

Contenu à

En fonction de Actualité à publier SCC N/A

publier l’urgence publier

NB : s’il s’agit des visites royales, le SCC se charge de publier le

Dossier

communiqué officiel de la MAP.

thématique • Le contenu à publier au niveau du site web est envoyé au chef

de division concerné, puis au Directeur de la SCC pour validation.

Approuver le contenu à SCC • Le contenu à publier au niveau du site web est validé par le chef

Email

En fonction de

Contenu à publier

publier

Chef de Division

N/A

de division concerné puis par le SCC par retours d’e-mail. d’approbation l’urgence concerné

• Lorsque le contenu est en format texte, le SCC se charge de Contenu à publier Publier le contenu sur le publier directement le contenu sur la rubrique concernée.

validé par le chef

SCC

Contenu à

En fonction de site web

• Pour les contenus nécessitant une maîtrise technique le SCC

Site web

de division SI publier l’urgence

envoie l’ensemble des éléments à publier au SI pour qu’il puisse

concerné

assurer la publication.

Publication du

S’assurer de la bonne • Dès la publication du contenu, le SCC s’assure de sa bonne

publication sur le site

contenu sur le

SCC

Contenu à

Jour de parution et se charge de traiter en coordination avec le SI les

Site web

site web de

web

SI

publier

publication éventuels dysfonctionnements.

l’agence

29


Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

• À la fin de chaque trimestre, le SCC élabore un rapport sur le Rapport

Produire un rapport sur la

trafic enregistré du site en précisant les statistiques par pages

Première

trimestriel

Chaque trimestre consultation du site web

SCC

consultés et en formulant des recommandations pour améliorer

N/A

semaine après la d’analyse du

l’architecture et le contenu du site. Le rapport trimestriel d’analyse

fin du trimestre trafic

du trafic est transmis au SCC et au DG.

30



Site Web de l’ABHGZR Publication de données et actualités sur les activités de l’agence.



d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

SCC

Contenu publié sur le site web SCC Numérique Division Numérique A l’émission SCC concerné

SCC À la

E-mail de validation du contenu à publier

Division

Numérique

SCC

Numérique

SCC

réception

concernée

Rapport trimestriel d’analyse du trafic sur le site web

SCC

Numérique

SCC Numérique

A l’émission

SCC

DG


N/A

31



Contrôle du contenu

Directeur du SCC Validation du contenu à

Valider la pertinence du

chef de division Contenu à publier Avant chaque publication contenu à publier sur le

des publications publier concerné site web.

Contrôle de la mise

Vérification de la bonne Pour chaque mise à jour

S’assurer de la bonne

SCC Site web publication du contenu sur publication du contenu sur

à jour du site web le site le site web.

32

VIII. Gestion de la coopération


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des actions, la Acteurs Internes : recherche de financements et le développement de partenariat avec les ✓

DG

organismes de coopération bilatérale, multilatérale et décentralisée. ✓

SCC

Elle est déclenchée par la veille sur les opportunités et les programmes de

✓

DAAF

coopération. Acteurs Externes :

Elle s’achève par la conclusion puis la clôture d’une convention de

✓ Organismes de coopération

partenariat signée avec un organisme de coopération. ✓

Partenaires institutionnels


RG 1 : Le SCC à travers son département Coopération est chargée d’assurer une veille permanente sur les opportunités de partenariat et sur les

programmes des organismes de coopération. Pour chaque opportunité de partenariat identifiée, une fiche projet / programme doit être établie puis

validée par la Direction Générale.

RG2 : Toutes les conventions (cadres ou spécifiques) doivent faire l’objet d’une revue du service des affaires juridiques et contentieux puis sont remises

à la Division des Affaires Administratives et Financières pour visa.

RG 3 : Les courriers de regrets doivent être signés par le Directeur Général ou son délégataire ou le directeur de la SCC.

RG 4 : Un reporting périodique des réalisations doit être envoyé au(x) partenaire(s) afin de le(s) tenir au courant de l’état d’avancement des projets en

cours. De plus, un reporting doit être établi une fois par trimestre.

33



Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Chaque trimestre, le SCC se charge de :

✓

Mettre à jour la base de données des contacts avec les organismes de coopération bilatérale,

Assurer la veille sur les multilatérale et décentralisée ; opportunités et les ✓ Assurer une veille sur les processus et BD des

Chaque trimestre programmes de SCC procédures des partenariats internationaux ; organismes Chaque trimestre coopération ✓

Identifier les opportunités de partenariat pour le partenaires

internationale

financement ou la mise en œuvre de projets /

programmes ;

✓

Identifier les appels à projets lancés par les bailleurs de fonds.

• Le SCC est chargé de préparer les réunions de

Démarcher les démarchage des organismes de coopération bilatérale,

Chaque trimestre

multilatérale ou décentralisée.


Compte rendu

organismes de

Ou réunion de

SCC actions de Chaque trimestre Opportunités

coopération

• Ces réunions visent à présenter la plateforme

présentation et

coopération

identifiées concertation

stratégique de l’agence et échanger avec les organismes

de coopération sur les opportunités et modalités de

partenariats futures.

34


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Suite à l’identification d’une opportunité de partenariat, à la sollicitation d’un partenaire ou l’identification d’un appel

Opportunités à projets, le SCC élabore une fiche projet ou fiche

programme précisant

notamment les objectifs du

identifiées

Élaborer une fiche projet/

Au plus tard 7 ou projet/programme, la problématique de développement Fichier de suivi des

Fiche projet/ jours après

Appel à projets

programme

SCC

traitée, les directions à impliquer, la contribution des

actions de

programme identification de ou

différentes parties prenantes, le montage financier du

coopération

l’opportunité

Sollicitation d’un

projet, les modalités de mise en œuvre, le plan d’action et

partenaire

le calendrier d’exécution prévisionnel.

• La fiche projet/programmes et transmise au SCC.

DG

Fiche projet/ Valider l’opportunité du • Suite à l’élaboration de la fiche projet/ programme, une

Fichier de suivi des Fiche projet / Au plus tard 3

SCC

réunion est tenue entre le DG, le SCC et la Division

programme

jours après projet ou du programme

programme

concernée pour valider l’opportunité du projet ou actions de Courrier de réception de la élaboré(e) coopération

Division regrets fiche projet programme de coopération.

Concernée

Opportunité Classer la fiche projet/ • Les fiches projets / programmes non retenues lors de la Fiche projet / Au plus tard 3

projet/

réunion avec la Direction Générale sont classées par le

programme

programme SCC N/A jours après programme non

SCC. Un courrier de regrets peut être envoyée au Courrier de

réunion avec DG

retenue

regret

partenaire ayant sollicité l’agence.

• Lorsque l’opportunité de projet ou programme est validée Opportunité Préparer le doSIer de SCC le SCC prépare en concertation avec la division


projet/

concernée le dossier de partenariat. Il peut s’agir de la

Dossier de

Dépend du partenariat

programme Division

préparation du dossier de réponse à un appel à projet, de actions de partenariat partenaire coopération

validée Concernée

réunions de travail et d’échanges avec le(s) partenaire(s)

concerné(s).

35


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

SCC • Une fois le dossier de partenariat préparé, le SCC

Division prépare en concertation avec la division concernée et le(s)

préparer la convention

partenaire(s) le projet de convention cadre ou spécifique à


Accord de

Concernée

Convention de

Dépend du

signer

actions de

principe

de coopération coopération partenaire coopération

DAAF

SAJC

• La convention de partenariat est envoyée par la suite au SAJC puis à la DAAF pour revue et visa.

• La convention de partenariat est signée par le

Organisme de représentant légal de l’organisme de coopération Convention

Signer la convention de coopération internationale, par les partenaires concernés et par le Fichier de suivi des

Convention de

Dépend du

cadre/ spécifique

partenaire

Directeur Général de l’agence.

actions de

coopération coopération partenaire élaborée coopération

DG • L’exemplaire de l’agence est envoyé à la DAAF et une

copie est classée par le SCC.

• Pour chaque convention de coopération signée, une

DG organisation projet doit être mise en place (ressources

Mettre en place

mobilisées à temps plein ou à temps partiel).

Au plus tard 7 Note

Convention

l’organisation spécifique Fichier de suivi des jours après la SCC d’organisation du

cadre/ spécifique

• Une note d’organisation projet est préparée à cet effet actions de signature de la

au programme projet de

signée coopération convention de Division

par la SCC puis signée par le DG. Cette note doit préciser coopération

partenariat

concernée

le chef de projet et l’équipe projet désignée, les rôles et

attributions de chaque division ainsi que les modalités de

coordination et de suivi internes.

36


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Périodiquement, le département de coopération du SCC se charge de :

Chef de projet

✓ Récupérer auprès du chef de projet l’état

d’avancement des réalisations opérationnelles ;

Contrôle de

✓ Récupérer auprès de la DAAF la situation

Division gestion

d’exécution financière du projet / programme ;

Suivre l’exécution de la

concernée périodique Périodicité

✓ Produire le rapport d’avancement à envoyer Fichier de suivi des envoyé au

convention de

prévue au niveau SCC au(x) partenaire(s) ; conventions et partenaire Dépend du

de la convention coopération ✓ Programmer et assister aux réunions des projets de Compte Rendu partenaire

de partenariat

DAAF

coopération

de réunion des

instances de pilotage et de suivi prévues au

instances de

niveau de la convention de partenariat ;

Organisme de suivi et de

✓ Etablir les PV de réunion des instances de

coopération pilotage

pilotage et de suivi prévues au niveau de la

partenaire

convention de partenariat ;

✓

Faire le suivi des décisions prises avec le chef de projet et la direction financière.

37


Acteurs



Déclencheur

d’information

associés

• Une fois le(s) projet(s) / programme(s) objet(s) de la convention de coopération achevé(s), le SCC est chargé

en concertation la DG de :

Chef de projet ✓ Récupérer le(s) rapport(s) d’achèvement du(es) Rapport(s)

Division projet(s) ou programme(s) auprès du chef de d’achèvement

Achèvement du projet ; du(es) projet(s)

concernée Fichier de suivi des

ou programme(s) projet(s) / ✓ Etablir en concertation avec le chef de projet un

programme(s) Clôturer la convention de

SCC

rapport de synthèse présentant un bilan des

conventions et projets de Rapport de Dépend du objet(s) de la

coopération

réalisations ;

coopération

synthèse

partenaire convention

DAAF

✓ Identifier les opportunités de reconduction ou non

présentant le

bilan des

Organisme de

du programme ou de nouvelles opportunités de

réalisations

coopération

coopération ;

partenaire

✓

Proposer les actions de communication à réaliser pour médiatiser les résultats et réalisations ;

✓ Organiser une cérémonie de clôture de la convention de partenariat.

38



Base de données des organismes Structurer les contacts et données relatives aux organismes de coopération bilatérale, multilatérale et de coopération décentralisée.

Fichier de suivi des actions de Assurer le suivi et le contrôle de gestion des actions de démarchage et de développement de la coopération coopération.

Fichier de suivi des conventions et Assurer le suivi et le contrôle de gestion d’avancement de la mise en œuvre des projets /programmes projets de coopération objet des conventions de coopération signées.

39



d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Fiche projet / programme SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC de coopération

SCC

Division(s) concernée(s)

Compte rendu de la SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC réunion de validation

SCC


Courrier de regrets SCC 1 exemplaire Organisme de coopération partenaire Physique/ À l’émission SCC

1 copie

SCC Numérique

Dossier de partenariat SCC Numérique SCC Numérique À l’émission SCC


Convention de coopération SCC 2 exemplaires DAAF / Partenaire(s) Physique/ À l’émission SCC

Copies

Division(s) concernée(s) Numérique

SCC

Note d’organisation du SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC projet de coopération


Contrôle de gestion SCC Physique/ DG & Division(s) concernée(s) Physique/ À l’émission SCC périodique envoyé au Numérique

Partenaire(s) de coopération Numérique

partenaire de coopération

40


d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

Compte Rendu de réunion SCC Physique/ DG Physique/ À l’émission SCC. des instances de suivi et de Numérique

Division(s) concernée(s) Numérique

pilotage

Rapport(s)) d’achèvement Division(s) Physique/ SCC Physique/ À l’émission SCC du(es) projet(s) ou concerné(s) Numérique

Organisme de coopération partenaire Numérique

programme(s)

Rapport de synthèse SCC Numérique DG Numérique À l’émission SCC présentant le bilan des


réalisations

Organisme de coopération partenaire


41



Directeur

Contrôle de Général S’assurer que les opportunités de

SCC

Fiche de projet/ Validation de l’opportunité Pour chaque opportunité / coopération sont cohérentes

cohérence programme du projet de coopération demande de partenariat avec les orientations stratégiques

Direction de l’agence. Concernée

Contrôle des

Convention cadre/

Revue juridique de la Avant la signature de la Maitriser les risques juridiques SAJC convention de convention de liés à la signature d’une

risques spécifique coopération coopération convention de partenariat.

42

IX. Conseil d’Administration


Cette procédure décrit les étapes à suivre pour la gestion des actions, la Acteurs Internes : Réalisation du conseil d’Administration. ✓

DG

Elle est déclenchée par L’élaboration de la note de cadrage. ✓

SCC

Elle s’achève par la diffusion du PV du conseil d’Administration. ✓

Secrétaire Général ✓

DAAF

✓

Service Personnel et Moyens Généraux.

Acteurs Externes :

✓

Autorités concernées


RG 1 : L’ABH est administrée par un CA présidé par l’autorité gouvernementale chargée de l’eau et composé :

1. Pour les deux tiers au plus des représentants des : • Autorités gouvernementales concernées, • Etablissements publics chargée de la production de l’eau potable, de l’énergie hydroélectrique et de la gestion de l’eau d’irrigation,

2. Pour un tiers au moins : • Président du conseil de bassin hydraulique, • Présidents des conseils des régions concernées ou l’un de leurs vice-présidents, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres d’agricultures concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres de commerce, d’industrie et de services concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres d’artisanat concernées, • Président choisi par et parmi les présidents des chambres des associations d’usagers de l’eau,

43

RG2 : le nombre du CA ne peut dépasser 24 membres,

RG 3 : Le CA de l’agence :

- Adopte le plan directeur d’aménagement intégré des ressources en eau et les plans locaux de gestion des eaux après leur examen et avis du

conseil de bassin hydraulique, - Adopte les autres plans établis par l’agence et prévus par la présente loi, - Examine et adopte des programmes généraux d’activités annuels et pluriannuels de l’agence avant leur approbation par l’administration, - Arrête le budget et les comptes de l’agence, - Examine l’assiette et les tarifs des redevances d’utilisation du DPH proposés par l’agence de l’administration, - Fixe les frais de dossiers des demandes d’autorisations et de concessions d’utilisation du DPH, - Elabore le statut du personnel de l’agence avant d’être approuvé, dans les conditions prévues par la législation en vigueur relative au personnel

des établissements publics, - Approuve les contrats de concessions et les conventions passés par l’agence de bassin, - Approuve les contrats de gestion participative conclus en vertu de la loi 36-15.

RG 4 : Le conseil d’administration de l’agence se réunit, sur convocation de son président, aussi souvent que les besoins de l’agence l’exigent et au

moins une fois par an.

44



Acteurs


SI

Documents Délai

Déclencheur

associés

L’ordre du jour

Préparer les

Directeur

Afin de permettre une préparation adéquate du conseil Document de

Circulaire du

d’administration, l’ordre du jour est transmis à toutes les divisions

bilan

Ministère des documents du Toutes les divisions de de l’agence pour la préparation du document de bilan à présenter N/A Document du

Finances conseil l’agence aux instances (CA) et le document du budget de l’exercice pour budget de

la validation.

l’exercice

Directeur Après la validation de la date de la tenue du Conseil

d’Administration en fonction des contraintes des membres du CA

Secrétaire Général et en concertation avec la tutelle, le secrétaire Général de

Préparation des

Préparation de la

Service Personnel et l’agence s’en charge de la préparation de la réunion :

documents du

N/A

N/A

réunion Moyens Généraux

CA

- Edition des rapports,

Service - Logistique,

- Communication.

Communication et

Coopération

La gestion événementielle (Salle, Hébergement, sonorisations,

presse et communication, discours…) est préparée par la DAAF.

Le CA de l’agence : Directeur

Préparation

Réalisation de la - Approuve du PV de la dernière réunion de CA, La Date de la

DAAF - Présente du budget prévisionnel,

réunion du accomplie de la Word PV de réunion

réunion du conseil Conseil

réunion

- Met le point sur le programme d’activité,

Membres du Conseil d’Administration

- Questions diverses,

d’Administration

-Fixe la date de la prochaine réunion du CA.

L’Agence désigne secrétaire du CA qui s’en charge de l’élaboration du PV du conseil d’administration.

45



Word Préparation du PV de la réunion.



d’exemplaires

Mode Fréq. Lieu

PV de la réunion Secrétaire 2 Service Communication Physique A chaque réunion Service du CA et coopération du CA Communication et coopération


46



Contrôle du contenu Directeur du Contenu du PV

Validation du contenu du Avant la signature du PV

Valider la pertinence du contenu

du PV SCC PV à publier sur le site web.

47

Procédure de gestion du bureau d’ordre




Ed Trust 22/09/2017



Liste de Diffusion

Sommaire

I. GENERALITES 3

II. SOUS-PROCEDURE BUREAU D’ORDRE 4

2

I. Généralités

Objet :

L’Agence Bassin Hydraulique du Guir-Ziz-Rhéris reçoit et envoie par jour, une grande quantité de courriers dans le cadre des échanges avec ses

différents partenaires et prestataires. L'ensemble des opérations liées à la gestion de ces courriers est prise en charge par le bureau d'ordre qui assure

essentiellement l'acheminement des courriers à leurs destinataires tant en interne qu'à l'externe et organise la traçabilité des opérations dans le système

de gestion des courriers.

Intervenants

Internes

Toutes les Divisions de l’ABHGZR

Externes

Entité Destinataire, Entité Expéditrice,


Loi 36-15 sur l’eau,

3

II. Sous-procédure Bureau d’ordre


Cette procédure veille à une meilleure gestion des archives courantes et des Acteurs internes :

correspondances à l’arrivée qu’au départ. - Bureau d’ordre

Elle se déclenche par la création, la réception ou la redistribution des - Division destinataire

dossiers et se clôture par l’enregistrement de l’opération au système - Division expéditrice

d’archivage du service. Acteurs externes :

- Entité Destinataire

- Entité Expéditrice


RG1 : les courriers d’arrivée ou de départ, aussi que leurs pièces jointes et exemplaires doivent être classés par service au sein du bureau d’ordre ;

chaque division voire service doit également avoir des classeurs de rangement en spécifiant sur chaque classeur le type de courrier rangé. De même

les courriers doivent être rangés chronologiquement. RG2 : Toute correspondance interne doit passer par l’intranet de l’agence ; RG3 : le bureau d’ordre doit s’assurer de la conformité de tout courrier avant de l’enregistrer dans un registre aussi bien à l'arrivée qu'au départ ; RG4 : le courrier arrivé est soumis à la lecture du chef de la division concernée avant sa distribution aux services intéressés ; RG5 : le courrier au départ est soumis au visa préalable des responsables appropriés ; RG6 : le bureau d’ordre doit veiller à la confidentialité des courriers, ainsi l'utilisation du téléfax, du mail et du téléphone est réglementée et réservée aux

besoins du service.

4



Déclencheur d’information associés 1. Courrier d’arrivée

Arrivée du Réception du courrier Chef de service A l’arrivée du courrier, le chef de service doit procéder à Excel Courrier Le jour de

courrier bureau d’ordre son enregistrement en lui donnant une référence au réception

niveau du registre des courriers d’arrivée et en Registre des

mentionnant : courriers d’arrivées

- La date et l’heure d’arrivée


- Les Coordonnées de l’expéditeur

- Le nom du destinataire.

Envoi du courrier Transmission du courrier Chef de service Le chef du bureau d’ordre transmis le courrier à la division Excel Bordereau « fiche Le jour de

à la division bureau d’ordre concernée en joignant un bordereau « fiche de courrier » de courrier » transmission

concernée contenant :

Division - La date et le numéro d’ordre d’arrivée

concernée - L’origine de la correspondance

- L’objet de la correspondance.

Réception de la Classement du courrier Chef du bureau Le chef du bureau d’ordre garde une copie du courrier s’il L’intranet Exemplaire du 1 jour de la

notification d’ordre est physique et l’imprime s’il est électronique ; et le classe Courrier réception de la

« reçu » dans le dossier du service concerné. Excel notification

A défaut, Après la réception de la notification « reçu » Registre des

auprès du service concerné, on appose la mention courriers d’arrivées

« reçu » au registre et on le classe.

2. Courrier de départ

Initiation du Rédaction du courrier Chef du bureau La rédaction peut être faite par tout service ou division de Word Le courrier 1 jour

courrier d’ordre l’agence, ou par le bureau d’ordre.

Si la rédaction est faite par le bureau d’ordre suite à la

Service/Division demande d’un service/division, il le remet au

expéditeur service/division demandeur pour revue et confirmation.

5


Déclencheur d’information associés Initiation du Enregistrement du Chef de bureau Après la rédaction du courrier ou sa réception auprès du Excel Registre des 1 jour

courrier courrier d’ordre service/division expéditeur, le chef du bureau d’ordre courriers de départ

l’enregistre au registre des courriers de départ en lui

Service/Division attribuant une référence et mentionnant :

expéditeur - La Date et l’heure de réception

- La Date et l’heure d’envoi


- Les Coordonnées du destinataire

- Les coordonnées de l’expéditeur

Envoi du courrier Classement du courrier Chef du bureau Avant de l’envoyer, le chef du bureau d’ordre conserve un Excel Exemplaire du 1 jour

d’ordre exemplaire (copie/imprimé) du courrier à envoyer, ensuite Courrier

Départ du courrier ;

Coursier - S’il est physique il le cachette et le remettre au Registre des

coursier pour expédition, courriers envoyés

- S’il est électronique il l’envoie après réception du

visa.

Enfin, on appose la mention de « courrier envoyé » au

registre.

Suivi du courrier Réception du courrier Chef de bureau Le coursier présente au destinataire un bordereau de Excel Bordereau de 1 jour

envoyé envoyé d’ordre réception du courrier envoyé qui doit être signé par le réception

destinataire tout en mentionnant la date de réception.

Coursier Le chef du bureau d’ordre classe une copie du dit Registre des

bordereau au classeur du service/division expéditeur courriers envoyés

Destinataire concerné et appose la mention « courrier reçu » au

registre.

6



Excel Registre des courriers d’arrivée

Registre des courriers de départ




Documents Emetteurs Nombre Dest. Archivage d’exemplaires

Mode

Fréq.

Lieu

Courrier reçu

Service/division 1

Bureau d’ordre

Physique et A chaque Bureau d’ordre

destinataire

numérique

réception Service/division concerné

Bordereau « fiche de Bureau d’ordre 1

Division concernée

Physique

A chaque Bureau d’ordre/ division courrier »

transmission

concernée

Courrier envoyé

Service/division 1

Bureau d’ordre

Physique et A chaque envoi

Bureau d’ordre

expéditeur

numérique

Service/division concerné

Bordereau de réception Bureau d’ordre 1 Destinataire externe Physique A chaque envoi Bureau d’ordre


N/A

7



Contrôle de

Bureau d’ordre Vérifier que le numéro d’ordre, Affecté à A chaque S’assurer de la confidentialité

Fiche de courrier chaque service est l’identifiant du « fiche opération de des courriers reçus ou confidentialité

Chaque division

de courrier ». transmission envoyés de l’agence.

Bureau d’ordre Vérifier que le Visa reçu est validé par la A chaque S’assurer de la conformité des

Contrôle de validation Chef de chaque Visa signature du chef de division concernée. opération d’envoi courriers à envoyer.

division

Contrôle Bureau d’ordre Registre des courriers Rapprocher la liste des courriers

S’assurer de la bonne

Classeur des courriers envoyés/reçus enregistrés chez le bureau Quotidiennement circulation des courriers au d’exhaustivité

Chaque division de chaque division d’ordre et celle de la division.

sein de l’agence.

8