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PROCEDURE A SUIVRE CONCERNANT LES REPONSES AUX APPELS D’OFFRES (AOF) POUR FIMECOR SA_02/2005

On trouve les différentes annonces pour les appels d’offres dans le BOAMP (bulletin officiel des annonces des marchés publics), consultable notamment sur Internet : http://cboamp.journal-officiel.gouv.fr/boamp/annonces/e1.htm

Le site général des marchés publics, comprenant en particulier le Nouveau Code des Marchés Publics et ses différents articles est à l’adresse suivante : http://djo.journal-officiel.gouv.fr/MarchesPublics/

Pour obtenir un renseignement ponctuel, outre la personne désignée comme correspondant par l’organisme acheteur, il est possible de contacter le Centre d’appel des marchés publics (le matin) au 04 72 56 10 10.

http://djo.journal-officiel.gouv.fr/MarchesPublics/

http://cboamp.journal-officiel.gouv.fr/boamp/annonces/e1.htm

SOMMAIRE

1. Procédure pour répondre à un appel d’offres :.................................................................3

1.1. Schéma général : qu’est-ce-que l’acte de candidature / la réponse à appel d’offres ?.................3

1.2. L’organisation des appels d’offres sur le réseau Y :.......................................................................4

1.3. Présenter l’acte de candidature : remplir les documents administratifs (DC).............................5

1.3.1. Remplir le DC4 :...........................................................................................................................5

1.3.2. Remplir le DC5 :...........................................................................................................................8

1.3.3. Autres DC :.................................................................................................................................13

1.4. Autres documents à présenter dans le cadre d’un acte de candidature :....................................13

2. La réponse à appel d’offre :.....................................................................................................15

2.1. Contenu du dossier fourni par l’organisme acheteur...................................................................15

2.2. La proposition commerciale............................................................................................................15

2.3. Procédure à suivre après constitution du dossier de réponse.......................................................16

1. Procédure pour répondre à un appel d’offres :

1.1. Schéma général : qu’est-ce-que l’acte de candidature / la réponse à appel d’offres ?

Un appel d’offre passé par un organisme acheteur peut être ouvert ou restreint.

S’il est ouvert (1), tout candidat peut remettre une offre. Dans ce cas, il n’y a pas d’acte de candidature à présenter. Les documents administratifs et la proposition d’intervention (ou proposition commerciale, propal) sont envoyés en même temps. Il faut donc demander à l’organisme acheteur les renseignements d’ordre technique, détaillés dans le cahier des charges, qui permettront de rédiger la proposition commerciale.

Si l’appel d’offre est restreint (2) (c’est le cas le plus fréquent), il y a d’abord un acte de candidature à présenter. Seuls les candidats retenus après sélection pourront présenter leur réponse à l’appel d’offre avec leur proposition commerciale. En simplifiant on peut dire que l’acte de candidature présente les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat (nombre de personnes au sein de la société, certifications professionnelles, chiffre d’affaires, références…) et produit les documents administratifs demandés tandis que la réponse à appel d’offre présente la proposition elle-même, qui constitue une réponse précise aux besoins affichés par l’organisme acheteur dans son cahier des charges.

(1) appel d’offre ouvert

Séle

ctio

nRéponse à appel d’offres :- Présentation des capacités professionnelles, techniques et financières- Documents administratifs - Proposition commerciale (propal)

(2) appel d’offre restreintActe de candidature :- Présentation des capacités

professionnelles, techniques et financières

- Documents administratifs

1ère S

élec

tion

envoi du cahier des charges

aux candidats retenus

Réponse à appel d’offres :- Proposition

commerciale (propal)2èm

e Sél

ectio

n

1.2. L’organisation des appels d’offres sur le réseau Y :

Sur le réseau Y:\AOF sont classés 4 dossiers :

- AOF sans réponse de notre part , dans lequel figurent les dossiers pour lesquels Fimecor n’a pas donné suite.

- Appels offres et propal envoyées , dans lequel figurent, par année civile, les dossiers d’appels d’offres envoyés. Pour chaque nouvelle année 200x, ouvrir un nouveau dossier « APPELS D'OFFRES 200x ». A l’intérieur de ce dossier, pour chaque nouvel appel d’offre, ouvrir un nouveau dossier portant le nom de l’organisme acheteur, puis le cas échéant séparer ce dossier en deux sous-dossiers : « acte de candidature » et « réponse à appel d’offre ». A noter que toutes les réponses pour la CDC sont à mettre dans le dossier « CDC 2005 » et celles pour l’expertise comptable dans « - Missions Expertise Comptable - ».

- Eléments pour réponses AOF&plaquettes, dans lequel figurent les dossiers qui donnent les éléments pour répondre aux appels d’offres :

o 1. Procédure de réponse à AOF , avec notamment une « procédure standard de demande des documents administratifs aux membres du groupement » (utile en cas de groupement c’est-à-dire dans le cas d’une réponse à plusieurs cabinets)

o 2. Docs standards BAKER TILLY (Présentation, réf, CV, logos...)-7-03 , avec notamment les CV des salariés du cabinet et ceux de certains cabinets partenaires, ainsi que la présentation du cabinet Fimecor et celle de certains cabinets partenaires.

o 3. Docs administratifs (DC, attest.) , avec les modèles administratifs (DC) vierges o 4. AOF modèles de réponses (Propals, courrier, OUTILS...) o 5. AOF - Version Anglaise –

- Tableau suivi réponses et attributions , dans lequel figure le fichier qui permet de faire le suivi des appels d’offres.

1.3. Présenter l’acte de candidature : remplir les documents administratifs (DC)

Sauf indication contraire, dans le cadre d’appels d’offres publics, l’acte de candidature doit inclure différents documents administratifs dont les DC. Les plus fréquents sont les DC4 et DC5.

Ces DC se trouvent sur le réseau dans : Y:\AOF\Elements-pour-reponses-AOF&plaquettes\3.Docs administratifs (DC, attest.), où l’on trouve leur exemplaire vierge (« fdc4 - A UTILISER », « fdc5 - A UTILISER »…) ainsi que leur notice explicative (ndc4, ndc5…)

Dans la pratique, pour plus de rapidité, on peut utiliser des DC déjà renseignés dans le cadre de précédentes réponses en copiant collant le DC déjà renseigné (attention à utiliser le DC renseigné le plus récent) et en actualisant si nécessaire - notamment d’une année sur l’autre - les chiffres donnés (capital, nouveau chiffre d’affaires de Fimecor…) ainsi évidemment que l’identification de l’organisme acheteur.

1.3.1. Remplir le DC4 :

Le DC4 (ou lettre de candidature) est le document qui pour but d’identifier le candidat. Le DC4 permet ainsi de " normaliser " la candidature de sorte que son examen en soit facilité par l'acheteur public qui traite les candidatures.

Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants DC4(Remplir une seule lettre de candidature pour le groupement. Tous les documents du dossier de candidature doivent être rédigés en français.)A - Identification du candidat et de la personne morale de droit public qui passe le marché DC4

A1 - Identification du candidat

FIMECOR, SA au capital de 101 040 Euros13, rue Vernier 75 017 PARIS

RCS Paris B 389 565 771

Le candidat déclare faire acte de candidature à la procédure de marché public engagée par la personne morale de droit public désignée à la rubrique A2 ci-après.

- Le candidat se présente seul (indiquer ici le nom ou la dénomination, l’adresse du siège du candidat ou du siège social)

X - Le candidat est un groupement momentané d’entreprises, conjoint – solidaire (rayer la mention inutile) :

(…)

A1 - Identification du candidat = société qui répond au marché

2 possibilités : Ou Fimecor répond seul et il faut indiquer que Le candidat se présente seul, ou la société se présente avec d’autres partenaires (Fimecor + Pragmaty par exemple). Dans ce dernier cas, le plus fréquent (*) consiste à indiquer dans le DC4 que Le candidat est un groupement momentané d’entreprises (c’est le cas ici dans cet exemple de DC4). On dit alors que Fimecor est chef de file du groupement (ou mandataire) et que les autres partenaires sont co-traitants.

Le groupement peut être conjoint ou solidaire. Il est conjoint si chaque société du groupement s’engage pour un lot spécifique. Cela implique que le marché soit divisé en plusieurs lots ou tranches ; exemple : lot1 pour la réalisation d’une étude préalable, lot2 pour un audit approfondi etc.…). Le groupement est solidaire si chacun des membres du groupement s’engage pour la totalité du marché. Si le marché ne comprend pas de lot, c’est la seule option possible ; c’est le cas ici dans cet exemple de DC4.

(*) L’alternative à la déclaration d’un co-traitant est la déclaration du partenaire comme sous-traitant (voir DC13)

Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants DC4(…)

A2 - Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché.

- Nom du ministère, de la collectivité, de l’établissement, …. :(reprendre le contenu de la mention relative à l’identité de la personne morale de droit public qui passe le marché qui figure dans l’avis d’appel public à la concurrence)

MINDEF/DGA/DGO/ECS

- Objet du marché : (reprendre le contenu de la mention relative à l’objet du marché qui figure dans l’avis d'appel public à la concurrence)

Etude préparatoire à la mise en place de comptabilités patrimoniales et analytiques à la DGA

(…)

A2 - Identification de la personne morale de droit public qui passe le marché = organisme acheteur

Il s’agit d’indiquer qui passe le marché (ici, le MINDEF/DGA/DGO/ECS) et pour quel objet (ici, Etude préparatoire à la mise en place de comptabilités patrimoniales et analytiques à la DGA). Ces renseignements sont visibles dans l’annonce du BOAMP où sont précisés le nom et adresse officiel de l’organisme acheteur et l’objet du marché.


B - Objet du marché pour lequel le candidat fait acte de candidature. DC4

Le candidat fait acte de candidature : X - pour l’ensemble du marché

- pour le lot ou les lot(s), (indiquer l’intitulé du ou des lots ou les numéros des lots tels qu’ils figurent dans l’avis d'appel public à la concurrence dans la rubrique D ci-après)

(…)

Comme expliqué précédemment, il y a deux possibilités : un marché sans lot (marché unique) ou un marché divisé en lots.

Si le marché n’est pas divisé en lots, il n’y a évidemment qu’une seule option : Le candidat fait acte de candidature : x - pour l’ensemble du marché.

Si le marché est divisé en lot, Fimecor peut décider de se porter candidat pour l’ensemble du marché ou décider de se porter candidat sur quelques lots seulement. Dans ce dernier cas, il faut indiquer sur le DC4 à côté de la case cochée quels sont les lots pour lesquels Fimecor postule. En cas de groupement (Fimecor chef de file + co-traitants), même principe : on indique si Fimecor postule pour l’ensemble du marché ou sur certains lots et on indique si les co-traitants postulent pour certains lots seulement dans le cadre D du DC4 (voir explications sur la page suivante). Si les co-traitants postulent pour l’ensemble du marché, on peut indiquer tous les lots pour lesquels ils postulent (lot1, lot2, lot3 par exemple dans le cas d’un marché à 3 lots) dans le cadre D.


C - Date et signature du candidat unique ou du mandataire du groupement habilité à signer la lettre de candidature et l’offre précédées des nom et qualité du signataire.

DC4

Pascal FERRON, PDG A Paris, le

TAMPON DE FIMECORFIMECOR SA, 13 rue Vernier …

Signature

Dans ce cadre C, il faut faire signer Pascal FERRON (qui est la personne habilitée à signer la lettre de candidature chez Fimecor), lui laisser mettre la date et mettre un post-it à l’endroit où il faut signer. Il faut également mettre le TAMPON DE FIMECOR, qui est disponible sur le bureau de Chantal HERBETTE, secrétaire de direction.

Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses co-traitants DC4

D.- Identification des membres du groupement - signatures DC4

Lot n° Nom, dénomination et adresse des candidats ou cachet des candidats

Nom, prénom et qualité du signataire qui doit avoir pouvoir d’engager la personne morale qu’il représente Signature

REPERANCE CONSULTING9, Rue Alfred de Vigny75 008 PARIS

Thierry MARECHAL Gérant

Dans ce cadre D (deuxième page du DC4), il faut indiquer en cas de groupement qui sont les membres du groupement (ici, REPERANCE CONSULTING 9, Rue Alfred de Vigny 75 008 PARIS), le nom de la personne habilitée à signer pour cette société (ici, Thierry MARECHAL Gérant), la faire signer et indiquer enfin si ce co-contractant postule pour certains lots et si oui, lesquels (Lot n°). Ici, le marché est unique.

S’il n’y a pas de groupement (si Fimecor se présente seul), cette partie n’est pas à renseigner.

NB : Le bas de page du DC4 comporte une zone où il faut indiquer le nom de l’entreprise candidate (zone renseignée sur un DC4 déjà utilisé).

1.3.2. Remplir le DC5 :

Le DC5 (ou déclaration du candidat) est le document qui regroupe l'ensemble des renseignements que peut demander un acheteur public à un candidat.

Déclaration du candidat DC5

En cas de candidatures groupées, remplir une déclaration de candidat par membre du groupement.Tous les documents constituant ou accompagnant le dossier de candidature doivent être rédigés en français.

A - Identification du candidat et de la personne morale de droit public qui passe le marché DC5

A1 - Identification du candidat.

Nom ou dénomination, et adresse du siège du candidat ou du siège social :FIMECOR SA 13, rue Vernier 75 017 PARIS

Nom ou dénomination, et adresse du service qui exécutera la prestation : FIMECOR SA 13, rue Vernier 75 017 PARIS

A2 - Identification de la personne morale de droit public qui engage la procédure de passation du marché.

Nom du ministère, de la collectivité, de l’établissement : MINDEF/DGA/DGO/ECS

Objet du marché : Etude préparatoire à la mise en place de comptabilités patrimoniales et analytiques à la DGA

A1 - Identification du candidat = société qui répond au marché

A2 - Identification de la personne morale de droit public qui engage la procédure de passation du marché = organisme acheteur

Même principe que dans le DC4.


B - Numéro d’enregistrement du candidat DC5

Forme juridique du candidat (SA, SARL,..etc...) : SA

Personne(s) ayant le pouvoir d’engager la société : Pascal FERRON, PDG

Pour le candidat établi en France, numéro et ville d’enregistrement, ( SIREN, registre du commerce (RCS), répertoire des métiers ) ou pour le candidat non établi en France numéro et ville d’enregistrement, pays ):

389 565 771 00026, RCS Paris ……………………………………………………………………………..

Motif de non indication d’un numéro de registre de commerce ou de répertoire des métiers

Le candidat établi en France est une personne physique non commerçante et n’est pas soumis à l’obligation d’être inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. Toutefois, si la profession à laquelle il appartient est réglementée, indiquer ci-dessous les références de son inscription à un ordre professionnel ou la référence de l’agrément donné par l’autorité compétente :

La législation du pays du candidat non établi en France n'impose pas d'enregistrement dans son cas.

Le candidat est une société constituée depuis le ......................................... . Sa demande d’inscription est en cours auprès de l’organisme dont la dénomination et l’adresse figurent ci-dessous :

Le candidat établi en France est une association déclarée constituée depuis le .......................................

Le candidat non établi en France est une association ayant la capacité de contracter (n° d’enregistrement s’il y a lieu). déclarée constituée depuis le .......................................

Le candidat est une personne publique :

Ce cadre est déjà renseigné sur les DC déjà utilisés.


C. Renseignements relatifs à la situation financière et à la nationalité du candidat. DC5

C-1 Chiffre d’affaires hors taxes

- global des trois dernières années ou des trois derniers exercices clos:

Exercice du 01/04/2000 au 31/032001

Exercice du 01/04/2001 au 31/032002

Exercice du 01/04/2002au 31/032003

Ventes de marchandises

Production vendue :

1. Biens

2. Services K€ 1 537 K€ 1 600 K€ 2 050

TOTAL

- relatif aux prestations objet de la procédure, des trois dernières années ou des trois derniers exercices clos:

Exercice du 01/04/2000 au 31/032001

Exercice du 01/04/2001 au 31/032002

Exercice du 01/04/2002au 31/032003

Ventes de marchandises

Production vendue :

3. Biens

Services K€ 615 K€ 782 K€ 927

Total K€ 615 K€ 782 K€ 927

Ce cadre est déjà renseigné sur les DC déjà utilisés. Attention à actualiser le tableau avec le dernier chiffre d’affaires connu.


C-2 Le candidat fait-il l’objet d’une procédure de redressement judiciaire ou d’une procédure étrangère équivalente?

x non oui (produire la copie du jugement correspondant - accompagné d’une traduction certifiée si le candidat n’est pas établi en France)

C-3 Si le marché est passé pour les besoins de la Défense, préciser la nationalité du candidat :

Nationalité française

D. Renseignements relatifs aux moyens du candidat DC5( Description des effectifs du candidat, de l’importance du personnel d’encadrement pour chacune des trois dernières années - Indication des titres d’études et/ou de l’expérience professionnelle du ou des responsables et des exécutants de la prestation de service envisagée - Déclaration indiquant l’outillage, le matériel et l’équipement technique dont le prestataire ou l’entrepreneur dispose pour l’exécution des services ou de l’ouvrage et déclaration mentionnant les techniciens ou les organismes techniques dont l’entrepreneur disposera pour l’exécution de l’ouvrage )

Voir la Présentation de Fimecor SA jointe, page 5 ainsi que les CV joints

Ce cadre est déjà renseigné sur les DC déjà utilisés. Nous renvoyons pour le cadre D à la plaquette de présentation de Fimecor en page 5 où l’on présente les effectifs du cabinet et les chiffres clé.


E. Droit de préférence DC5

E1 - x Le candidat est établi en France.

Indiquer vosréférences ici :

1. Société coopérative ouvrière de production (SCOP) :

Indiquer ci-contre les références du Journal officiel où est publiée la liste où figure la SCOP candidate, ou produire l’attestation du ministre du travail

2. Artisan :Produire l’attestation de la chambre des métiers reconnaissant la qualité d’artisan du candidat ou la liste établie par le ministère chargé de l’artisanat où figure le candidat

3. Coopérative d’artisans :Indiquer ci-contre les références du Journal officiel où est publiée la liste où figure le candidat

4. Société coopérative d’artistesIndiquer ci-contre les références du Journal officiel où est publiée la liste où figure le candidat.

5. organisation de producteurs agricoles Produire l’attestation du ministère de l’agriculture reconnaissant la qualité de groupement de producteurs ou la liste établie par le ministère chargé de l’agriculture où figure le candidat.

E2 - Le candidat n’est pas établi en France.(Si le candidat non établi en France est un organisme européen à statut équivalent, il bénéficie des mêmes préférences. Il produit tous les éléments de preuve relatif à son statut et notamment les références de droit qui le régissent. Il donne une traduction certifiée des textes de référence)



F - Références DC5

( Présentation d’une liste des principales fournitures ou des principaux services fournis au cours des trois dernières années ou présentation d’une liste des travaux en cours d’exécution ou exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant notamment le montant, la date et le destinataire public ou privé - Les références données doivent être représentatives de la prestation objet du marché – échantillons, description et/ou photographies des fournitures – JOINDRE des références contrôlables )

Voir la Présentation de Fimecor SA jointe, page 8

G - Qualification DC5(La preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen)

En matière de qualification, l’entreprise possède-t-elle un certificat professionnel adapté à la prestation objet du marché ?

Non x Oui, indiquer les références :

FIMECOR SA est membre de l'ordre des experts comptables de Paris Ile de France et le PDG, Pascal FERRON, est membre de la compagnie des commissaires aux comptes de Versailles.

FIMECOR SA est agréé centre de formation sous le numéro 11753778375.

Ce cadre est déjà renseigné sur les DC déjà utilisés. Nous renvoyons pour le cadre F à la plaquette de présentation de Fimecor en page 8 où l’on présente les références du cabinet (à adapter à chaque nouvel appel d’offre en fonction de ses caractéristiques : missions d’audit, missions de conseil…).


H – Mesures relatives à la qualité DC5

L'entreprise a-t-elle formalisé des mesures pour le type de prestation objet du marché dans un document écrit ? Si un plan qualité (au sens de la norme ISO 8402) est disponible, le préciser.

Non Oui, décrire ce document, indiquer où et comment il peut être consulté :

NORMES DE REVISIONS INTERNES AUX GROUPE FRANCE AUDIT et BAKER TILLY INTERNATIONAL

CONTROLE INTERNE ET CROISE ANNUEL DES DOSSIERS TRAITES : E.A.P. (examen d'aptitude professionnelle)

CONTROLE " ARTICLE 66 " DE LA COMPAGNIE DES COMMISSAIRES AUX COMPTES

L’entreprise possède-t-elle une certification « tierce-partie » de système qualité selon norme ISO ?

Non Oui, indiquer les références :

- de l’organisme certificateur :

- du référentiel (NF EN ISO 9001, 9002 ou 9003) :

- du libellé du certificat délivré :



I - Déclarations/ Attestations sur l’honneur DC5

Je déclare sur l’honneur:

- ne pas faire l’objet d’une interdiction de concourir aux marchés publics, ou règles d’effet équivalent pour les candidats non établis en France.

- que je n’ai pas fait ou que toute personne ayant agi sous mon couvert, présente dans mon établissement, n’a pas fait l’objet au cours des cinq dernières années d’une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L.324-9, L.324-10, L.341-6, L.125-1 et L.125-3 du code du travail ou règles d’effet équivalent pour les candidats non établis en France.

- avoir satisfait à l’ensemble de mes obligations fiscales et sociales telles qu’elle résulte du code des marchés publics ou règles d’effet équivalent pour les candidats non établis en France.

Pour les candidats employant des salariés :

J’atteste que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L.143-3 et L.620-3 du code du travail ou règles d’effet équivalent pour les candidats non établis en France.

NB - Les pièces accompagnant le dossier de candidature rédigées en langue étrangère seront acceptées si elles sont accompagnées d'une traduction en langue française dont l'exactitude est certifiée par un traducteur expert auprès des tribunaux (soit auprès des tribunaux français, soit auprès des tribunaux du pays du candidat), et dont le nom et l'adresse seront indiqués.

Ce cadre est déjà renseigné sur les DC déjà utilisés. Il permet de remplacer les déclarations sur papier à en tête du cabinet. Le candidat n'ayant plus l'obligation au stade de la candidature de prouver par la remise de certificats qu'il est en règle au regard de ses obligations fiscales et sociales, la déclaration suivante suffit : Je déclare sur l’honneur avoir satisfait à l’ensemble de mes obligations fiscales et sociales telles qu’elle résulte du code des marchés publics ou règles d’effet équivalent pour les candidats non établis en France.

En revanche, ces certificats doivent toujours être mis à jour et être disponibles (voir : Les autres documents administratifs à fournir).


J - Signature d’une personne ayant pouvoir d’engager la personne morale candidate - Nom et qualité du signataire

DC5

Pascal FERRON, PDG A Paris, le

TAMPON DE FIMECORFIMECOR SA, 13 rue Vernier …

Signature

Dans ce cadre J, il faut faire signer Pascal FERRON (qui est la personne habilitée à signer la lettre de candidature chez Fimecor), lui laisser mettre la date et mettre un post-it à l’endroit où il faut signer. Il faut également mettre le TAMPON DE FIMECOR, qui est disponible sur le bureau de Chantal.

En cas de groupement, chaque co-traitant doit présenter son propre DC5.

NB : Le bas de page du DC5 comporte une zone où il faut indiquer le numéro d’enregistrement de la société qui présente le DC5, soit pour Fimecor le numéro RCS : 389 565 771 (zone renseignée sur un DC5 déjà utilisé).

1.3.3. Autres DC :

En plus du DC4 et du DC5, utilisés pour présenter chaque acte de candidature, on trouve aussi :

- Le DC13 : Ce document sert à l'acceptation d'un sous-traitant et à l'agrément de ses conditions de paiement (il y a un exemple de DC13 renseigné dans : «Y:\AOF\Appels-offres-et-propal-envoyées\APPELS-D'OFFRES-2003\STIF\DC - CV - présentation Fimecor »).

- Le DC8 : Ce document est destiné à constituer l'acte d'engagement des marchés publics mais en général l’acte d’engagement est fourni par l’organisme acheteur avec son cahier des charges.

- Le DC7 : Ce document peut remplacer les certificats attestant de la régularité de la situation de la société au regard de ses obligations sociales et fiscales.

1.4. Autres documents à présenter dans le cadre d’un acte de candidature :

- Autres documents administratifs : Il y a certains documents demandés quasi systématiquement. Ils sont disponibles dans la pochette « Réponse aux AOF » sur le bureau de Chantal (Attention à vérifier la validité ou la mise à jour de ces documents). Il peut s’agir :

- D’un K Bis (à renouveler tous les trois mois) : faire une photocopie de l’original.- D’un certificat de qualification professionnelle. Il s’agit de la certification de présence dans l'annuaire des experts comptable pour Fimecor : en faire une photocopie.- D’une attestation d’assurance : en faire une photocopie, mettre le tampon disponible sur le bureau de Chantal « Je soussigné () agissant au nom de l’entreprise () atteste sur l’honneur que la présente photocopie est conforme à l’original ».

- D’un RIB : en faire une photocopie.- Des attestations confirmant que le candidat a satisfait aux obligations sociales et fiscales. Il s’agit des attestations Urssaf et des certificats annuels de trésorerie délivrés chaque année sur demande. Ces attestations ne sont à fournir que si le marché est remporté. Sinon, au moment de l’acte de candidature, la déclaration sur l’honneur (fournie par le DC5) suffit.- Des attestations sur l’honneur. Elles sont fournies par le DC5.

Il est à noter qu’en cas de groupement, chaque membre (et pas seulement le seul mandataire) doit fournir les éléments administratifs demandés.

- Lettre d’accompagnement : Il s’agit d’une lettre d’une à deux pages, imprimée sur papier à en tête de la société, à faire signer à Pascal FERRON. C’est une lettre type, à adapter pour partie selon l’objet de l’appel d’offres. On peut donc utiliser des lettres d’accompagnement déjà renseignées dans le cadre de précédentes réponses en les adaptant si nécessaire.

- Plaquette de présentation de Fimecor (1) : Ce document (« présentation BT Fimecor_date.doc » ) au format Word donne les renseignements demandés notamment en terme de capacités professionnelles et financières de Fimecor et des réseaux GFA et Baker Tilly (effectifs…). Il s’agit donc de pouvoir disposer des derniers chiffres connus. On peut utiliser une présentation déjà renseignée dans le cadre de précédentes réponses.Ce document donne aussi les références de missions déjà réalisées. Attention à indiquer les missions qui se rapprochent le plus de celle qui fait l’objet de l’appel d’offres. N’indiquer ces références que dans le cadre d’une réponse à appel d’offres ; sinon, pour une utilisation de la plaquette en « libre service » (sur le présentoir dans l’entrée…), ne pas indiquer les références de mission.Il faut également joindre à cette plaquette le CD ROM « Fimecor Baker Tilly - Experts et partenaires - La décision éclairée », disponible dans le meuble situé sous l’écran d’ordinateur dans l’entrée. Mettre le CD ROM sur la première page transparente de la plaquette en faisant deux inserts au cutter.

- Plaquette de présentation de Fimecor (2) – brochure « Fimecor Baker Tilly - Experts et partenaires - La décision éclairée » : Ce document, disponible dans le meuble situé sous l’écran d’ordinateur dans l’entrée ou sur le présentoir comporte deux pages à glisser à l’intérieur de la brochure : une présentation du réseau GFA et une du réseau Baker Tilly. On peut ajouter les deux pages à imprimer en recto verso : « Témoignages clients au format PLAQUETTE_19.11.03 .doc » et « Présentation résumée Fimecor au format PLAQUETTE_19.11.03 .doc », disponibles sous Y:\AOF\Elements-pour-reponses-AOF&plaquettes\2. Docs standards BAKER TILLY (Présentation, réf, CV, logos...)-7-03 ».

- Proposition commerciale simplifiée : Il est possible de joindre enfin, dans le cadre de l’acte de candidature, une proposition commerciale simplifiée. Celle-ci n’est pas obligatoire. Elle indiquera le cas échéant les valeurs partagées par Fimecor, l’expérience acquise dans le domaine qui fait l’objet de l’appel d’offre, etc.…En cas de groupement, ce document peut être intéressant pour préciser notamment la raison d’être du groupement, à savoir la complémentarité des expertises, l’habitude du travail en commun, etc.…Quoi qu’il en soit ce document ne répondra pas sur le fond aux besoins du client, le cahier des charges n’étant pas disponible à cette étape de la réponse.

A noter que pour tous les appels d’offres concernant les commissariats aux comptes, il faut mentionner Pascal FERRON à la place de FIMECOR SA. Il faut aussi mettre l’adresse personnelle, à savoir : 3, Rue de la Caféterie 78 240 CHAMBOURCY.

2. La réponse à appel d’offre :

2.1. Contenu du dossier fourni par l’organisme acheteur

Le dossier d’appel d’offres fourni par l’organisme acheteur comprend généralement :- Le RC (règlement de la consultation), qui détaille le contenu du dossier de réponse à l’appel d’offres à constituer ainsi que les dates limite de réponse, adresse de l’organisme acheteur…- L’acte d’engagement, document navette entre prestataire et client (si le document est non joint il correspond au DC8) qui sert à contractualiser le marché et qui est donc à signer et à joindre à la proposition commerciale dans le réponse- Le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) et le CCTP (cahier des clauses techniques particulières), qui sont parfois réunis en un seul document et qui décrivent les modalités administratives et techniques de l’offre. Ce sont notamment sur ces documents qu’il convient de s’appuyer pour construire le la réponse à appel d’offre sur le fond.

2.2. La proposition commerciale

Outre les documents administratifs, la réponse à appel d’offres contient la proposition commerciale ainsi que les CV joints dans le cadre de la réponse. Sur chaque appel d’offre, Pascal FERRON indiquera quels sont les CV à joindre à la réponse (Attention à disposer des derniers CV en date – NB : Idéalement chaque salarié de retour de mission devrait pouvoir résumer sur son CV la mission qu’il vient de réaliser). Les CV de Fimecor sont disponibles sous Y:\AOF\Elements-pour-reponses-AOF&plaquettes\2. Docs standards BAKER TILLY (Presentation, réf, CV, logos...)-7-03\CV\CV Fimecor\CV COLL BT FIMECOR.

Concernant la proposition commerciale, il est important de nommer d’abord le fichier avec une version 0 (« propal xXx_date_V0.doc »), d’indiquer la date d’enregistrement du document et éventuellement ses initiales. En effet, il y a souvent par la suite plusieurs versions de ce document, d’où l’intérêt de conserver des versions antérieures, utiles par exemple en cas de perte du dernier fichier…Concernant la forme également, il faut également utiliser des feuilles de style, de manière à identifier les titres (Titre1, Titre2…) et pouvoir ainsi modifier le sommaire rapidement. Les réponses contiennent aussi le logo du client, généralement disponible sur son site Internet.

Sur le fond, la réponse peut bien sûr s’inspirer d’autres propositions commerciales déjà envoyées mais en les adaptant systématiquement aux besoins du client. Il peut être notamment intéressant d’une part de chercher des renseignements sur l’organisme acheteur sur son site Internet, d’autre part de savoir dans quel contexte s’inscrit l’appel d’offre : par exemple, il y a un certain nombre de clients dans le secteur public qui voient leur systèmes comptables évoluer du fait de la mise en oeuvre de la loi organique du 01/08/2001 (contexte : la réforme de l’Etat). D’autres clients peuvent encore passer un appel d’offre, par exemple à la suite d’une mise en place défectueuse d’un nouveau système d’information ; dans ce cas, il y a fort à parier que le système d’information choisi a été mal dimensionné par rapport aux besoins du client et il faudra le prendre en compte dans notre réponse en choisissant des arguments adaptés (« Nos consultants ne s’appuient pas des méthodes mécanistes appliquées à chaque client sans prise en compte du contexte et de la dimension humaine, etc.… »). Le plan type de la réponse intègre généralement les parties suivantes : Objet du document, Objectifs du client, Présentation du cabinet, Compréhension du contexte et des enjeux, Vision du déroulement d’un tel projet, Description des prestations, Présentation des équipes, Références de projets similaires, Annexe avec les outils méthodologiques utilisés…

Concernant le prix des prestations, Pascal FERRON donnera la charge de travail envisagée et le taux horaire budgété. Attention toutefois à ne pas dépasser un certain montant quand il est précisé que l’appel d’offre se fait selon l’article 28 du Nouveau Code des Marchés Publics dans le cadre d’une procédure adaptée, qui spécifie que le seuil limite du prix est de 150 K€.

- Attention : pour tous les appels d’offres concernant les commissariats aux comptes, il faut mentionner Pascal FERRON à la place de FIMECOR SA. Il faut aussi mettre l’adresse personnelle de Pascal à Chambourcy. (3, Rue de la Caféterie 78 240 CHAMBOURCY)

2.3. Procédure à suivre après constitution du dossier de réponse

Qu’il s’agisse de la réponse à appel d’offres en elle-même ou de l’acte de candidature, une fois le dossier de réponse constitué, il faut : (1) faire une photocopie du dossier pour classement, d’abord sur le bureau de Pascal puis une fois le marché attribué dans les armoires qui se trouvent dans le second open space.(2) donner le nom et l’adresse de l’organisme acheteur à Chantal pour intégration dans la base de données des adresses(3) indiquer, une fois la réponse envoyée, dans le fichier « avis d'attribution des AOF date.xls » sous Y:\AOF\ Tableau -suivi-Réponses et attributions, le nom de l’organisme acheteur, le descriptif de la mission, le statut (en cours / nous n’avons pas répondu / acte de candidature envoyé / réponse à appel d’offre envoyée / réponse positive / réponse négative) et faire ensuite le suivi : réponse positive / réponse négative donnée par l’organisme. En cas de refus, faire une lettre de demande d’explication et la faire signer à Pascal FERRON (modèle disponible par exemple sous Y:\AOF\Appels-offres-et-propal-envoyées\APPELS-D'OFFRES-2004\Conseil Général de la Charente).