Programme MED

Programme MEDProgramme MED

Réunion d’information :Contrôle de Réunion d’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des Premier Niveau et éligibilité des

dépensesdépenses

Marseille, 18 septembre 2012Marseille, 18 septembre 2012

Règles d’éligibilité des dépensesRègles d’éligibilité des dépenses

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Plan de présentationPlan de présentation

Documents de référence

(règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus

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Documents de référence [1] Documents de référence [1]

Règlements de l’UE

Programme MED

Règlements nationaux

Cadre général

Règles spécifiques

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Documents de référence [2] Documents de référence [2] Cadre règlementaire UECadre règlementaire UE

Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008

Art. 56 - Eligibilité des dépenses

Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009

Art. 7; Art. 13 - FEDER

Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009

Art. 48 to Art. 53 – Implementation

Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés

Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services

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Documents de référence [3]Documents de référence [3]Programme MedProgramme Med

Document de mise en oeuvre

Notes d’orientation

Contrôle 1er Niveau

www.programmemed.euwww.programmemed.eu

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Documents de référence [4] Documents de référence [4] Règlements nationauxRèglements nationaux

Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux

Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national

En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED TIP

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ELIGIBILITE DES DEPENSESELIGIBILITE DES DEPENSESDOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE

• Documents du Programme : PO/DOMO Note d’orientation sur le contrôle de 1er niveau Fiches d’information du STC (« Fact sheet »)

• Documents nationaux : Décret N° 2007 - 1303 du 3 septembre 2007 fixant « les règles

nationales d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013 »

Décret N° 2011 - 92 du 21 janvier 2011 modifiant le Décret N° 2007-1303 du 3 septembre 2007 ci dessus

Guide sur l'éligibilité des dépenses cofinancées par les Fonds structurels européens (FEDER, FSE) en France (DATAR)

Circulaire du 6 mai 2011 relative au renforcement des procédures de gestion et de contrôle des programmes opérationnels FEDER 2007/2013. Mise en œuvre des règles nationales d’éligibilité des dépenses du FEDER complétées par le décret du 21 janvier 2011

www.programmemed.eu 7

Principes d’éligibilité - dépenses [1]Principes d’éligibilité - dépenses [1] Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs

Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature

approuvé

Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation-

clôture)

Contractées dans la zone MED.

Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et

approuvées

Hors territoire UE: approuvées au cas par cas

Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des

documents comptables certifiant les dépenses/paiements

effectués(factures, fiches de paie….)

Justifiées par un document attestant des procédures administratives

adoptées (appel d’offres, contrat, …)

Respect des règles UE/nationales/Programme YesYes 8

Principes d’éligibilité [2]Principes d’éligibilité [2]

Engagés et facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale

Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale

Lien avec la préparation: direct et démontrable

Limite: 30.000 €

Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE:

Période d’éligibilité – Frais de préparationPériode d’éligibilité – Frais de préparation

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Principes d’éligibilité [3]Principes d’éligibilité [3]Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôtureDélais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture

Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre:

Le jour après le dépôt de la candidature complète

Date de fin du projet

Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture

du projet

Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel):

Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet

Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible

N’attendez pas la fin de la période de reporting T

IP

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Lignes budgétaires[1]Lignes budgétaires[1]

Frais de personnel Biens durables Biens consommables Missions Prestations de services Expertises externes Promotion, information et publications Frais généraux Autres

NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1ER NIVEAU FACT SHEETS

Informations pratiques détaillées sur : T

IP informations générales, conseils, documents justificatifs la répartition des coûts dans les lignes budgétaires la comptabilité 11

Lignes budgétaires [2]Lignes budgétaires [2]Frais de personnelFrais de personnel

Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de

contrat d’emploi

Vérification des législations nationales et des règles nationales

d’éligibilité

En cas d’employés travaillant partiellement sur le projet, le calcul doit être basé

sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet

Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement

employé

Pas d’estimation

Coûts d’audit de contrôleurs internes indépendants

Timesheets: dûment remplis

Si le partenaire d’un projet participe à plus d’un projet, indiquez au

moins les heures travaillées pour les projets MED auquels il participe

sur la timesheet mensuelle

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Lignes budgétaires [3]Lignes budgétaires [3]Frais de personnel – Calcul du coût Frais de personnel – Calcul du coût

horairehoraire

Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN

TIP

Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet

Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet

Le calcul exclut les frais généraux administratifs.

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Lignes budgétaires [4]Lignes budgétaires [4]Documents justificatifsDocuments justificatifs

Liste du personnel travaillant sur le projet

Contrats d’embauche ou ordre de service interne

Fiches de paye

Time sheet pour chaque employé

Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire

Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale)

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FRAIS DE PERSONNEL FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEESPRINCIPALES ERREURS DETECTEES

•Absence des contrats de travail et bulletins de paie

•Feuilles de temps incomplètes

Recommandation : elles doivent faire apparaître le nombre total d’heures travaillées, les heures imputées au projet, éventuellement les heures imputées à d’autres projet appelant un cofinancement européen et doivent être signées par l’agent et le supérieur hiérarchique

• Absence des fiches de poste ou des lettres de mission

• Absence des preuves de paiement

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FRAIS DE PERSONNEL FRAIS DE PERSONNEL PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2)PRINCIPALES ERREURS DETECTEES (2)

• Méthode de calcul du coût horaire non explicite

Recommandations : 1.Rédiger une note développant la méthode de calcul du coût horaire, la clé de répartition en expliquant les raisons de ces choix

2.Concernant le personnel travaillant à temps partiel sur le projet, il appartient à chaque structure de déterminer au regard de son organisation la méthode de calcul la plus juste et cohérente, intégrant le coût salarial global (salaire brut, charges sociales afférentes, congés payés, primes éventuelles) et un pourcentage d’affectation du temps réel de travail du salarié au projet, tant que les calculs sont justifiés et appuyés par des justificatifs pertinents

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Lignes budgétaires [5]Lignes budgétaires [5]Biens durables/consommables Biens durables/consommables

Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement

Prévu dans le formulaire de candidature approuvé

Exclusivement pour le projet facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du

projet est plus longue que la période d’amortissement Amortissement suivant les règles nationales en vigueur

Pas exclusivement pour le projet Amortissement suivant les règles nationales en vigueur

Seule une partie de l’amortissement correspondant à

l’usage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable

Biens durablesBiens durables

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Lignes budgétaires [6]Lignes budgétaires [6]Biens durables/consommablesBiens durables/consommables

D’occasion:

pas d’autre aide de financement public inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type répondant aux normes et standards en vigueur

Biens consommablesBiens consommables Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) Coût non sujet à amortissement

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Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection

Contrats Factures

Biens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément

Preuves de paiement

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BIENS DURABLESBIENS DURABLESERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES

Absence de prise en compte du calcul de l’amortissement

Selon l’Article 4.2 du Décret N°2007-1303 les charges d’amortissement des biens mobiliers ou immobiliers sont calculées :

au prorata de leur durée d'utilisation pour la réalisation de l'opération; selon les normes comptables admises et justifiées ; à l’appui de tout document comptable probant

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Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du

projet

Dépenses de mission effectuées par des experts externes doivent être

déclarées sous la ligne budgétaire “expertise externe”

Voyage

règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être

utilisé (classe économique, transports publiques)

Logement

dans les limites nationales

Frais de subsistance

ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des

autorités publiques du pays du partenaire du projet

respecte les règles applicables dans le pays

Lignes budgétaires [8]Lignes budgétaires [8]

Missions Missions

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Voyages NON Prévus dans le formulaire de candidature:

Veuillez demander l’approbation préliminaire, par un e-mail, à votre

chargé de projet

En particulier:

Voyages

En dehors de la zone MED mais dans l’UE: dûment justifiés et

préalablement approuvés par le STC

En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûment justifiés

Lignes budgétaires [9]Lignes budgétaires [9]MissionsMissions

SPECIFICS

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Liste du personnel travaillant sur le projet Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation signée Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte

d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.)

Preuves de paiement Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un

formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées

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FRAIS DE MISSIONFRAIS DE MISSIONERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES

• Absence de mise en concurrence pour les agences de voyage (achat de billets d’avion ou train)

• Absence de justificatifs du choix du billet le plus économique (copie –écran du comparatif des vols …)

• Pas de prise en compte des forfaits de remboursement pratiqués par les autorités publiques. Le lien suivant permet de connaître les forfaits appliqués par les services de l’Etat et des collectivités, ces forfaits doivent être respectés par l’ensemble des partenaires français d’un projet MED et ce quelque soit le statut juridique du partenaire:En France : http://legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000242360&fastPos=1&fastReqId=894380906&categorieLien=cid&oldAction=rechTexte=vig

A l’étranger : http://www.finances.gouv.fr/a_votre_service/informations_pratiques/chancellerie/mission.php (groupe 1)

• Absence d’ordre du jour, de convocations aux réunions et de listes de présence 24


Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat,

organisation de réunions, traiteurs, etc.)

Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est

possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire

« promotion, information et publications » suivant les besoins de

budgétisation

Travail de consultants et experts indépendants

si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être

effectué par le personnel du partenaire du projet

dépenses de voyage et de logement

coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les

contrôleurs externes

Experts externesExperts externes

ServicesServices

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Coûts directement liés à la promotion du projet

Articles de presse, annonces dans les journaux

Sites Internet

Organisation d’évènements

Impression de publications: brochures, newsletters, etc...


PromotionPromotion

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Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection

Contrats Factures Preuves de paiement

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Frais générauxFrais généraux

Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du

projet

Règle générale

100% directement imputable au projet

Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant

une méthode juste, équitable et dûment justifiée

Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles

NON éligibles:

Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

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FRAIS GENERAUXFRAIS GENERAUX

Principe :

Les frais généraux sont éligibles à condition qu’ils soient basés sur des frais réels véritablement payés ayant un rapport avec la mise en œuvre du projet

Les sommes forfaitaires, les estimations globales ou les calculs arbitraires ne sont pas autorisés

Erreurs constatées :

Absence des pièces justificatives réelles des dépenses.

Absence de méthode de calcul.

Ajout de dépenses n’ayant pas de rapport direct avec la mise en œuvre

du projet.

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Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient:

Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles

européennes et nationales

Lignes budgétaires [15]Lignes budgétaires [15]AutresAutres

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Marché public [1]Marché public [1]

Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales

Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles

Achat de Biens durables/consommables, services, Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes

INFORMATIONS GÉNÉRALESINFORMATIONS GÉNÉRALES

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Marché public [2] Marché public [2]

Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée

Achat de Achat de Biens durables/consommables, services, Biens durables/consommables, services, Experts externesExperts externes

Exemple:Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un.

MED CONTEXT MED CONTEXT

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MARCHES PUBLICSMARCHES PUBLICSDOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE

•Code des marchés publics (CMP) : Etat, Etablissements publics (hors EPIC), collectivités territoriales, Etablissements publics locaux

•Ordonnance N° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux « marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics » + Décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005

Documents disponibles sur le site

www.programmemed.eu, rubrique « Information nationale », puis « France »

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MARCHES PUBLICS MARCHES PUBLICS PRINCIPALES ERREURS DETECTEESPRINCIPALES ERREURS DETECTEES

• Absence de preuves formelles et tangibles de mise en concurrence pour les « Petits achats »

Contradiction entre le droit français et le droit communautaire Circulaire du Ministère de l’Intérieur / CICC du 6 mai 2011 : présence

minimale d’’au moins 3 devis exigée même pour les petits marchés

ATTENTION: Quelque que soit la structure juridique du partenaire, les principes du Traité s’appliquent dès le premier euro ; parmi ces principes, celui de non discrimination implique une procédure de mise en concurrence des prestataires (minimum 3 devis, publicité) et ce dès le 1er euro.

• Absence de pièces justificatives des Marchés Publics (Procédures formalisées)

Avis de publicité (JOUE et BOAMP) Cahier des charges / CCTP Acte d’engagement RAO Décision de refus Notification d’acceptation Avis d’attribution du marché

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MARCHES PUBLICS MARCHES PUBLICS EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCEEXCEPTIONS AU PRINCIPE DE MISE EN CONCURRENCE

Exemples de marchés pouvant être négociés sans publicité préalable et sans mise en concurrence (Art 35 II du CMP) :

Marchés conclus pour faire face à une urgence impérieuse résultant de circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur (catastrophe technologique ou naturelle);

Marchés conclus pour des raisons de santé publique; Marchés complémentaires de fournitures, destinés soit au renouvèlement

partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité avec le matériel déjà acquis ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées;

Marchés qui ne peuvent être confiés qu'à un opérateur économique déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité.

Attention exceptions rarement admises par le juge !

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AIDES D’ETAT AIDES D’ETAT DOCUMENTS DE REFERENCEDOCUMENTS DE REFERENCE

•Règlement (CE) N°1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006

•Pour vous aider, le site internet de la DATAR publie la liste des dispositifs nationaux soumis à l'application de la réglementation « de minimis »

www.territoires.gouv.fr

« Dossiers, Développement et mutations économiques » « Réglementation des aides aux entreprises »

« Aides qui n'ont pas à être notifiées à la Commission »

•Au moment du dossier de candidature le partenaire doit remplir une déclaration :

La déclaration sur les aides « de minimis » doit être remplie par les partenaires ayant une activité économique et commercialeLa déclaration concernant les « aides d’Etat »

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AIDES D’ETAT AIDES D’ETAT ERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES

Absence de vérification par le contrôleur :

De la présence dans le dossier de la déclaration sur le régime d’aide « de minimis » (partenaire privé) ou la déclaration concernant les Aides d’Etat (partenaire public)

De la conformité du régime d’aide

Du respect du taux d’intervention du régime d’aide

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La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si

véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne

peut être récupérée

La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut

être considérée comme éligible

Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a

bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé

TVA TVA

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AUTRES POSTES DE DEPENSESAUTRES POSTES DE DEPENSESERREURS DETECTEESERREURS DETECTEES

• Absence de document justifiant du mode de récupération de la TVA

• Pas de prise en compte des recettes (art 55 du Règlement 1083/2006) Le contrôle de premier niveau doit prendre en compte les recettes dans le calcul de l’assiette éligible de l’opération

• Absence de mise en place d’un mécanisme efficace permettant d’éviter le double financement

• Absence de vérification de la publicité européenne

• Certificat du CPN incomplet : Veiller à commenter systématiquement vos réponses dans la partie «

résultats, commentaires et montant inéligible »; Indiquer explicitement le montant présenté et le montant certifié (page 1 du

certificat); Transmettre la copie des certificats signés à l’autorité nationale MED Réaliser des contrôles sur place

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Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.)

Intérêts débiteurs

Amendes

Pénalités financières

Dépenses résultant de conflits légaux

Pertes de change

Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité

Non supportées par les procédures de passation des marchés publics

Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

TVA récupérable

Non justifiées par les activités/objectifs du projet

Non justifiées par des documents probants

Dépenses inéligibles Dépenses inéligibles

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Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais d’inscription Inscription à conférence Services contre paiement

Contrôle:

La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la

certification des dépenses

Deduction:

Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra

être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata

défini en fonction de la part d’attribution des revenus à

l’opération cofinancée

Revenus Revenus

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Barbara LOPEZ VILLAMATEBarbara LOPEZ VILLAMATE

Responsable monitoringResponsable monitoring

Téléphone: 04 91 57 52 45Téléphone: 04 91 57 52 45

E-mail: [email protected]: [email protected]

et et

Marie-Sophie PERROTTEMarie-Sophie PERROTTE

Point de contact national MED Point de contact national MED

Chargée de mission AN MEDChargée de mission AN MED

CR PACA - DAE CR PACA - DAE

Tel : 04 88 10 76 39 Tel : 04 88 10 76 39

Mail : [email protected] : [email protected]

MERCI POUR VOTRE ATTENTIONMERCI POUR VOTRE ATTENTION

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CONTACTSCONTACTSAUTORITE NATIONALE MED AUTORITE NATIONALE MED

Géraldine POLLETDirectrice aux Affaires EuropéennesCR PACA – DAETel : 04 91 57 54 29 Mail : [email protected]

Marie-Line DRAYGestionnaireCR PACA – DAETel : 04 91 57 58 99 Mail : [email protected]

Séverine RADOLAGestionnaireCR PACA – DAETel : 04 88 73 60 79 Mail : [email protected]

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CONTACTS CONTACTS PREFET COORDONATEURPREFET COORDONATEUR

Thierry ARPIN-PONTSAGR PACATel : 04 84 35 45 57Mail : [email protected]

Laurence COSTASGAR PACATel : 04 84 35 45 16Mail : [email protected]

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