Introduction :.........................................................................................................................................3

Lamia BENTEBBAA 3041Kenza AMZIL 3032Lamiae MIFTAH 3068Zoubida LICER 3147Hajar ESSANI 3078Mohamed EL MOUCHOUI 4584Mehdi KHALLOUFI 4610

Management de projet

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TABLE DES MATIERES :

1- La boite d’événementielle.............................................4

Notre mission :........................................................................................5

La communication évènementielle :...........................................................................5

L’organisation d’événement.......................................................................................6

L’élaboration du programme :....................................................................................9

Le plan de communication :......................................................................................10

2- La gestion des risques dans un projet événementiel....10

Le management des risques dans un projet.............................................................10

Les risques d’un projet événementiel.......................................................................13

3- Plan d’action :.............................................................16

Les risques lies au jour de l’événement :..................................................................16

Recommandations....................................................................................................17

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Introduction   :

Dans les nombreux outils de communication qui ont été développés, l'événementiel tient une place à part, c'est une organisation lourde, souvent chère, mais qui permet de travailler sur un public ciblé. Encore faut-il que cette organisation soit optimale afin de générer un retour opportun. C'est une organisation maitrisée au maximum avec des moyens et des objectifs clairement définis et où la part laissée au hasard doit être réduite au minimum.

Le concept d’événementiel est encore nouveau mais bien connu dans les milieux professionnels concernés. Cependant, l’idée commence à se faire jour dans ces milieux ; comme une condition nécessaire vers la performance des entreprises, et cela à travers la mise en place d’un système composite de communication par une organisation et l’association de son nom ou sa marque à un événement à caractère socio culturel (sportif, artistique, scientifique …)

Dans cette partie, nous allons se focaliser sur la mise au point du concept d’événement en abordant les spécificités de cette industrie montante et les critères standards d’organisation d’événement, avant de se consacrer à ce secteur spécialement à Settat en tant que lieu sur lequel est tombé notre choix d’implantation.

Nous avons choisi de créer une boite d’évènementielle à Settat suite à l’étude de marche établie et aux besoins des clients d’un organisateur professionnel d’évènements.

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1- La boite d’événementielle

Une agence événementielle  est un prestataire de services, spécialisé dans la conception et l’organisation d’événements tels que organisateur de réceptions, conseiller en organisation d'évènementiel de particuliers, responsable évènement, conseiller en organisation de mariages, organisateur de manifestations, organisateur de soirées et de séminaires, chef de projet évènementiel…

Ces événements peuvent être destinés aux professionnels comme les entreprises, les collectivités ou les associations aussi bien qu’aux particuliers. Ils organisent et créent des événements adaptés aux souhaits et besoins des clients.

De l’organisation de mariages à la tenue de salons professionnels, leurs actions sont toujours ciblées sur les participants et destinés à leur laisser un souvenir impérissable.

C’est une agence qui prend en charge la conception, les préparatifs et l'organisation matérielle et logistique d'évènementiels (mariage, réception, séminaires, inauguration, ...) dans le cadre de prestations de service à des particuliers ou des professionnels.

Ils utilisent une communication événementielle qui est un  utilisée par une entreprise dans le but d’organiser un événement professionnel, sous la forme d’un salon, un congrès, un festival, une soirée ou encore un cocktail.  Le lieu de l’événement peut être public ou privé, sa durée peut varier de quelques heures à quelques jours, ce qui peut impliquer une logistique particulière et exiger la participation des professionnels de l’événementiel.

Notre mission   :

Notre boite a pour but de faire tout à la fois du conseil, de la conception et de la création, et d'être un ensemblier en gérant différent prestataires.

Pour une bonne organisation, il faut tout d’abord choisir le type d’évènements qui peut être culturel, commercial ou professionnel…

Il s’agit de faire appel à des professionnels de l’événementiel et notre mission principal est d’assurer toute la logistique, la gestion budgétaire et la planification des tâches pour que l’événement soit un succès, tant pour l’entreprise organisatrice que pour les invités/participants, sans oublier la collaboration entre les deux parties dans les meilleures conditions.

Organiser un événement requiert une implication et un investissement total de la part des organisateurs. De la sélection des invités à la planification des animations, de la répartition des tâches à la gestion de la logistique et du budget, en passant par le choix du lieu où se déroulera l’événement, la mise en place de la décoration et du matériel…

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La communication évènementielle   :

Une communication événementielle qui est un outil de communication interne ou externe et un type de marketing qui repose sur la création d’événement ayant pour vocation la captation d’un public choisi.

Composée d’une série de techniques marketings propres à la création d’événement, la communication évènementielle a pour objectif la promotion d’une marque, d’une enseigne ou d’un produit au travers d’une mise en scène singulière qui confère à l’ensemble un caractère d’exception.

Les actions de communications événementielles peuvent être :  des opérations de street marketing  des flash-mobs  des événements clients hors normes  des actions spectaculaires diverses

C’est un moyen de communication qui consiste pour une entreprise à contribuer à une action sociale, culturelle ou sportive. Il y a plusieurs formes de contributions : financières, matérielles ou techniques.

La communication évènementielle est un choix stratégique de communication pour optimiser l’efficacité d’un message.

Elle nécessite la prise en compte de la problématique globale du client : quel est son histoire ? Quel message veut-il faire passer ? Auprès de quel type de public ? Dans quel contexte ? Avec quels objectifs ?

En retour, notre boite doit fournir une visibilité à l’entreprise lui permettant d’améliorer ses valeurs, d’augmenter sa notoriété et son image.

L’organisation d’événement

Comment organiser un événement :

Préparation de l’événement   :

Tout événement demande une bonne préparation. Il s’agit en effet de déterminer quel type d’événement on souhaite organiser, de savoir qui organise l’événement, de choisir une date et un lieu, d’établir un programme et un calendrier et de préparer les actions de communication. Une bonne préparation est un gage de réussite.

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Objectif et groupe cible   :

Diffuser des informations, organiser une formation, améliorer une image, faire connaître un produit ou encore développer un réseau … tout peut être l’origine de l’organisation d’un événement. L’objectif sera déterminant pour le type d’événement organisé, l’atmosphère voulue et le contenu de programme.

Pour organiser un événement réussi, il vous faut également analyser le groupe cible de l’événement. Les questions suivantes peuvent vous aider à définie votre groupe cible de manière détaillée :

Qui sont-ils ? Qu’est-ce qui les intéresse ? Quelles sont leurs attentes ? Quelles sont les attentes des organisateurs à leur égard ?…

Choix du type d’événement   :

Il existe de nombreux types d’événement. Le tout est de choisir le bon, celui qui répondra le mieux aux besoins. Il est préférable de se pencher sur les types d’événement déjà organisés par le passé tout en évitant de tomber dans la répétition. Il faut alors se montrer créatif. Voici quelques exemples d’événements communs :

- Conférences de presse

-Bourse/Salon

-Réception

-Concert

-Séminaire/Congrès/Conférence

- …

Afin de cadrer l’événement, il est aussi intéressant de définir un thème. Ce dernier peut être une image, un logo, un slogan ou même une métaphore. Le lien avec l’objectif doit être évident.

L’équipe d’organisation   :

Il est visiblement difficile d’organiser une équipe en solo. Il est préférable de constituer une équipe multidisciplinaire. Plusieurs rôles peuvent être identifiés au sein de l’équipe :

- Le créatif : une personne ayant une grande capacité d’empathie, capable de mouvoir aisément dans le groupe cible, et d’imaginer un concept original.

- L’organisateur expérimenté : il a déjà organisé plusieurs événements et il connaît les différentes étapes.

- Le coordinateur : il accompagne tous les membres de l’équipe, il a une vue d’ensemble de qui fait quoi, quand et ou.

- Le spécialiste du contenu ; pour organiser un congrès par exemple, il est préférable d’avoir dans l’équipe une personne qui maîtrise le sujet su congrès.

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- Les partenaires extrêmes : ils assurent une partie de l’organisation, par exemple le traiteur qui se charge des boissons er du repas. 

- Le sponsor : un membre du comité de direction qui prend les décisions les plus importantes.

La répartition des tâches entre les membres de l’organisation doit se faire au début. Aussi, il faut organiser régulièrement une concertation avec les membres de l’équipe afin que chacun reste informé de l’état d’avancement global du projet. Plus la date de l’événement est proche, plus la concertation doit être intensive.

Le planning   :

Pour tous les événements, il vaut mieux commencer 3 à 6 mois à l’avance. Pour les événements de plus grande envergure, les préparatifs peuvent débuter un an à l’avance. Il vaut mieux établir un rétro-planning (planning de la fin au début). Il est immédiatement visible si les détails envisagés sont réalistes. Souvent une ligne de temps rend le planning beaucoup plus clair.

Il faut aussi indiquer les étapes critiques dans le planning. Il s’agit des étapes qui ont une influence directe sur le timing d’une autre étape dans le planning. Par exemple si les intervenants ne sont pas connus, il est impossible de rédiger et envoyer l’invitation. Un retard dans le choix des l’intervenants occasionnera aussi un retard dans le timing prévu pour l’envoi des invitations.

Le choix de la date et du lieu   :

La date et le lieu de l’événement sont deux éléments extrêmement importants pour pouvoir établir le planning. Ces deux éléments exercent également une influence mutuelle. Si on veut organiser l’événement en un lieu précis, le choix de la date dépendra alors de la disponibilité de lieu. Et si on souhaite organiser l’événement à une période précise, le chois de l’endroit pourra s’en trouver réduit.

La date :

Pour choisir la date de l’événement, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :

- Les périodes de vacances, les jours fériés et les week-ends prolongés ne sont généralement pas des périodes indiquées.

- Il faut vérifier que des événements similaires ne sont pas organisés dans la même période pour le même groupe cible.

- Vérifier que de grand événement ne sont pas organisés le même jour.

-Le groupe cible : s’il s’agit de conjoints, il serait mieux d’organiser l’événement en soirée. Si on invite des enfants, il est plutôt préférable de choisir un week-end.

-Le montage et démontage éventuels de l’événement doivent être prévisibles. Il peut être indiqué de louer l’endroit le jour précédent et le jour suivant.

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-Si la présence d’un intervenant, d’un animateur, d’un artiste est cruciale pour l’événement, la disponibilité de ce dernier influencera le choix de la date.

Le lieu   :

Les éléments suivants guident le choix du lieu :

- La capacité d’accueil du lieu

- La nature de l’événement

- Le groupe cible

- L’équipement du lieu

- Collaboration obligatoire avec des fournisseurs liés au lieu

- Le prix

- L’accessibilité de l’endroit

- La proximité d’autres lieux d’hébergement

Il est conseillé de visiter plusieurs endroits à la fois avant de faire son choix. Si jamais on manque de compétences techniques nécessaires, il faut se faire accompagner par un spécialiste qui pourra juger les facilités techniques de la salle.

L’élaboration du programme   :

Le programme d’un évènement se compose généralement de 3 parties :

- accueil

- présentation/animation

- pause ou réception/ diner

Selon la nature de l’évènement, ces différentes parties dureront plus au moins longtemps. L’évènement idéal comporte une apogée. Il faut essayer d’étonner les invites en réservant la plus grande surprise pour la fin.

Le programme doit être varie, c’est à dire essayer de rechercher dans l’évènement un équilibre entre travail et détente, entre diffusion d’informations et occasion d’établir des contacts, entre moments gastronomiques et animations.

Pour alléger le programme, il est possible d’intégrer quelques thèmes de fond dans des activités connexes organises durant les pauses : une campagne d’affichage, des stands, des démonstrations…

Rien n’est plus embêtant qu’un évènement qui dure plus longtemps que prévu. Le programme doit alors ne pas être trop charge : il faut être réaliste dans le timing. Il faut tenir compte également du temps «  perdu ou oublié »

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Intervenants / animateurs   :

Pour certains évènements, il faudra faire appel a des orateurs ou des animateurs. Ceux-ci peuvent faire partie intégrante du programme. C’est pour cela qu’il faut être clair dans les arrangements avec eux en ce qui concerne le matériel dont ils ont besoin ou sils ont des exigences spéciales.

Pour certaines représentations, il peut s’avérer nécessaire d’organiser une répétition générale la veille de l’évènement.

Bien évidemment, il ne faut pas oublier de remercier les orateurs/animateurs en leur offrant un petit cadeau.

Catering   :

Indissociable de la réussite d'un événement, le repas et les boissons sont donc des éléments capitaux. Il est important de prévoir suffisamment de boissons et de nourriture, sans lésiner sur la qualité. Parfois, le traiteur est lié à l'endroit choisi mais ce n'est pas une constante. Il convient de déterminer avec lui une formule qui marie la qualité au prix (buffet sandwiches, repas en plusieurs services, walking dinner, pause-café...). Il faut aussi tenir compte du personnel de service qui représente un aspect important tant au niveau logistique qu'au niveau budgétaire. Cependant, on doit tenir compte de la dimension «  développement durable » pour le catering : limiter au maximum la production de déchets, choisir un traiteur qui fait de l’économie sociale, utiliser des couverts, des assiettes et des verres réutilisables.

Selon le type d’évènement, le timing, le nombre d’invités et le budget, le catering sera diffèrent.

Le budget   :

Dès le début du projet, il doit déjà y avoir une indication budgétaire. Cette information est indispensable pour savoir quelles sont les options envisageables.

Dès que les grandes lignes de l’évènement sont connues, il est possible d’évaluer le budget. Il faut faire une estimation du cout de différentes parties de l’évènement : salle, technique et son, catering, transport… sans oublier de prévoir aussi une rubrique « frais imprévus » correspondant à environ 10% du budget prévu. Il y a toujours des choses auxquelles on oublie de penser.

Le plan de communication   :

- Si le travail est à thème, s’il y a création d’un logo pour l’évènement, il faut l’utiliser dans toutes les actions de communication : l’invitation, l’affichage, les communiqués de presse…

- La plupart du matériel de communication doit être imprimé. Il se doit de prévoir à cet effet un délai suffisant dans le planning.

- Penser à la protection de l’environnement lors de l’élaboration du plan de communication (invitations par mail…)

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2- La gestion des risques dans un projet événementiel

Le management des risques dans un projet

La gestion des risques est une des composantes du management de projets. Tout projet est soumis à des incertitudes qui menacent les actions à réaliser. Ces incertitudes sont appelées des risques.

Au départ, les risques sont pris par la direction qui décide ou non de poursuivre le projet suite à l’analyse des risques effectuée dans la phase d’évaluation du projet. A partir de la phase de planification, c’est au chef de projet d’en assumer le suivi et la maîtrise.

Il existe différents types de risques liés au projet. Voici quelques exemples :

- Risques techniques :

D’innovation technique du projet

Normes et standard non mentionnés

Garanties de performance données

Importance de la documentation à fournir

- Risques financiers :

Erreurs d’estimation

Prix fermes ou révisables

Fiscalité, notamment étrangère

Risque de change

- Risques juridiques :

Loi applicable

Langue applicable

Propriété industrielle

- Risques humains et d’organisation :

Liés à la structure du projet

Liés à la définition des rôles

Risques de conflit

Il existe 3 méthodes de traitement des risques :

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Abaisser ou éliminer le risque : dès l’avant projet, il s’agit d’éliminer au maximum

les points flous : échéancier de paiement, normes applicables, etc.

Transférer le risque : il s’agit de transférer le risque à un tiers participant au

projet : sous-traitants, assurances, etc. Seul ce qui est aléatoire est susceptible

d’être assuré.

Maîtriser le risque : on ne peut pas éliminer ou transférer tous les risques. Il faut

donc chercher à en éliminer leurs conséquences sur le projet. Pour cela, il faut les

répertorier et les classer en déterminant :

La probabilité d’occurrence, le taux de gravité et le taux de détectabilité

Les montants pouvant compenser les coûts induits

Une fourchette de coût et une courbe de probabilité pour chaque coût

prévisionnel.

Les 4 étapes clés de la gestion des risques sont : L’identification des risques

L’évaluation de leur importance

Leur traitement

Leur suivi

Schéma 1 : Classification des risques selon leur probabilité d’occurrence et leur gravité

Le but de la gestion des risques est de définir un plan d’action pour effectuer un suivi des risques acceptables, et traiter les risques inacceptables pour les faire devenir soit acceptables

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soit les éliminer complètement. Le schéma suivant présente les 3 méthodes de traitement des risques que nous venons de voir :

La prévention (Abaisser ou éliminer le risque)

La protection (Transférer le risque)

Le traitement (Maîtrise du risque)

Schéma 2 : Le traitement des risques

Les risques d’un projet événementiel

Les projets événementiels, de la même façon que n’importe quel projet, sont soumis à des risques. Certains sont propres à chaque événement, d’autres sont relativement transverses. Parmi ces derniers, on distingue :

- Les démarches administratives

- La réservation du plan média

- La recherche des sponsors

Les démarches administratives peuvent constituer un risque si on est mal informé des dates de dépôts de chaque dossier. En effet, presque tous les événements nécessitent une autorisation émanant d’une institution publique.

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Le plan média présente quant à lui des risques liés principalement aux délais. Il s’agit ici de maîtriser le processus « Fabrication – Validation – Livraison – Parution », que ce soit pour les affiches, les encarts publicitaires, le communiqué de presse, le dossier de presse, les spots radio ou encore le site internet.

Pour chaque support, il faut s’informer auprès de ses fournisseurs des délais de réalisation ainsi que le dead line de mise à disposition des supports.

La recherche des sponsors présente également un risque, avec des conséquences financières cette fois. En effet, beaucoup de boites d’événementiel existent principalement grâce au soutien financier des partenaires de la manifestation. Le risque est ici de ne pas pouvoir atteindre la somme nécessaire à l’organisation de l’événement. Souvent, la recherche de sponsors est une véritable démarche commerciale, qui demande un long démarchage, des relances téléphoniques et des négociations.

Il n’est pas rare que la prospection dure plus longtemps que prévu, ce qui peut affecter l’organisation de l’événement de plusieurs façons :

- Les fonds nécessaires au début de l’organisation de l’événement ne sont pas présents.

- L’impression de la compagne de communication est liée à la présence des logos des

sponsors.

- Une incertitude quant à la poursuite de l’organisation de l’événement peut apparaître,

si l’on craint de ne pas obtenir les ressources financières et/ou matérielles nécessaires.

- Le projet est susceptible de devoir être complètement revu au dernier moment, eu

égard aux fonds collectés.

De façon générale les risques liés à l'événement reposent sur des petites choses qui peuvent déraper comme un power point qui ne fonctionne pas, un micro-baladeur dont la batterie est vide, un orateur qui est en retard ou qui annule en toute dernière minute, un vol de matériel... Toute ces contrariétés peuvent être limitées car elles sont prévisibles et une solution de rechange peut être prévue, ainsi on peut toujours prévoir du matériel de rechange, vérifier juste avant le début de l'événement que les supports informatiques fonctionnent tous, avoir un intervenant de secours ou une activité de réserve pour pallier à l'absence d'un orateur (par contre il est préférable de ne pas remplacer un orateur au pied levé car celui qui devra prendre sa place sera pris au dépourvu et risque de planter son exposé), assurer une surveillance des lieux et du matériel et cetera. Une règle capitale est en vigueur en cas de problème : ne pas s'énerver, accepter la situation, l'analyser rapidement et voir s'il y a un moyen simple d'y apporter une solution. L'énervement ajoute de la tension supplémentaire à celle créée par le problème qui surgit. A noter qu'il est souvent inutile de vouloir solutionner un problème mineur qui s'amplifiera avec une solution de secours inadaptée et décidée dans la précipitation. 

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Le tableau ci-dessous présente tous les autres risques potentiels que la boite d’événementiel doit couvrir avec une solution adaptée à leur situation.

Quel type de risque ? Quelle garantie ?

Mise en cause de l'agence événementielle :- faute, omission, retard- violation de propriété intellectuelle (logo, texte)- violation des droits d'auteur - retard accidentel dans la prestation

Responsabilité Civile Professionnelle

   Mise en cause directe du dirigeant de l'agence pour : - faute de gestion, obligation de sécurité- violation de loi, règlement, statuts- comblement de passif

Responsabilité Civile des Dirigeants

 Dommages subis par les locaux de l'agence événementielle :- incendie, vol, dégâts des eaux, etc.+ le mobilier + les frais nécessaires au maintien de l'activité

Assurance Bureau

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 Accident d'un collaborateur au travail : - décès ou invalidité du collaborateur- Indemnités des ayants droit du collaborateur

Assurance Accident Professionnel

 Acte frauduleux au sein de l'agence événementielle :- falsifications de chèques de clients- fausse facture- détournement de fond, etc.

Assurance Fraude Entreprise

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3- Plan d’action   :

Toute organisation comporte des risques, s'ils surviennent en amont de l'événement ils peuvent avoir un impact sur l'organisation (jusqu'à l'annulation pure et simple de l'événement) mais ils restent maitrisables et inversables. Les risques les plus délicats sont liés à l'événement en tant que tel, aux impondérables qui peuvent survenir le jour de l'événement.

Avant le jour de l’événement :

Le diagramme de Gantt vu comme une solution de la plupart des risques qui peuvent se manifester avant le jour de l’événement.

Organisation d’un événement

Taches 1 2 3 4 5 6 7Définition des étapes Gestion des partenaires Gestion des lieux ( lieu et date définis )Rédaction du cahier de charges Etablir le programme et définir des intervenantsDéfinition de budgetPenser aux assurances et aux autorisations utiles Listing des invitésEnvoi des invitationsCommuniquer autour de l’événement

Les risques lies au jour de l’événement   :

De façon générale les risques liés au jour de l'événement reposent sur des petites choses qui peuvent déraper comme un power point qui ne fonctionne pas, un micro-baladeur dont la batterie est vide, un orateur qui est en retard ou qui annule en toute dernière minute, un vol de matériel... Toute ces contrariétés peuvent être limitées car elles sont prévisibles et une solution de rechange peut être prévue, ainsi on peut toujours prévoir du matériel de rechange,

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vérifier juste avant le début de l'événement que les supports informatiques fonctionnent tous, avoir un intervenant de secours ou une activité de réserve pour pallier à l'absence d'un orateur (par contre il est préférable de ne pas remplacer un orateur au pied levé car celui qui devra prendre sa place sera pris au dépourvu et risque de planter son exposé), assurer une surveillance des lieux et du matériel et cetera. Une règle capitale est en vigueur en cas de problème : ne pas s'énerver, accepter la situation, l'analyser rapidement et voir s'il y a un moyen simple d'y apporter une solution. L'énervement ajoute de la tension supplémentaire à celle créée par le problème qui surgit. A noter qu'il est souvent inutile de vouloir solutionner un problème mineur qui s'amplifiera avec une solution de secours inadaptée et décidée dans la précipitation.

Recommandations

Développement d’un système d’information performant qui permettra de bien chercher, trouver et partager l’information.

Développement et consolidation des relations avec les sponsors à travers des offres spéciales lors de l’organisation de leurs événements. Comme ca on aura des sérieuses chances d’aide financier.

Le recrutement des techniciens spécialisés en informatique et maintenance avec des contrats CDD pour tâches occasionnelles.

Faire des conventions avec des agences de sécurité pour la protection à la fois des invités et des équipements.

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