PROJET

CCE du 12 décembre 2013

Information et consultation sur l’évolution de la Direction Groupe Gestion Déléguée

PROJET

Rappel du contexte

2

PROJET

3

Stratégie et Conventionnement

Mise à jour des conventions existantes

Mise en place des nouvelles conventions

Gestion des flux

DélégatairesA3M / Quatrem

Contrôle sur place et sur

pièces « Assurance »

Contrôle permanent /

analyse des flux

Pilotage des délégataires

Contrôle de la relation de

sous-traitance

Définition de la politique de

délégation et process

opérationnel

LE METIER ET LE PERIMETRE DE LA GESTION DELEGUEE

1 2 3

4

5 6 7

Gestion, Flux et Reporting

Gestion des cotisations / prestations

Gestion des commissions et fonds de roulement

Périmètre actuel GD

(en M€) A3M Quatrem

Cotisations 125 M€ 450 M€ 

Prestations 200 M€ 295 M€ 

Flux en délégation 1 Md € en Santé, Prévoyance collectives

- environ 150 délégataires (courtiers gestionnaires et gestionnaires pour compte),-50.000 contrats collectifs gérés (santé et prévoyance),-Le périmètre de la délégation concerne les domaines suivants : Santé, Prévoyance, Retraite et Emprunteurs.

8 9

Périmètre GD en fonctionnel Groupe

PROJETSITUATION ACTUELLE ET PERSPECTIVE

• La Gestion déléguée représente un enjeu important pour le groupe (environ 1Mds de flux de gestion sont délégués chaque année à des partenaires).

• 90% des délégataires de gestion sont d’ailleurs communs A3M/Quatrem, mais :o les procédures de gestion et de contrôle mises en place auprès des délégataires demeurent disparates,o les équipes du Groupe en relation avec ces délégataires sont éclatées hiérarchiquement et

géographiquement sur 5 sites (Lafayette, Nantes, SQY, Laffitte, Angers)et dans 7 directions différentes…o les gestionnaires traitent parfois seulement exceptionnellement de la gestion déléguée dans leur activité

couranteo la comptabilisation et le suivi de l’ensemble des flux délégués sont compliqués

• L’organisation actuelle ne permet pas une unité d’instruction et d’action face à des partenaires pourtant identiques

• Une étude sur les modalités d’une gestion déléguée uniforme, cohérente et plus efficace a été lancée suite au CCE du 26 juin 2013. Des réunions fonctionnelles avec les équipes ont été organisées depuis cet été.

• Ce document présente la proposition d’organisation qui en résulte.

4

PROJET

• Organisation actuelle du Pôle Groupe Gestion Déléguée

5

PROJETDirection des Opérations

Groupe

Direction des activités

intermédiées

Pôle Groupe Emprunteurs

Direction Développement

(Quatrem)

Support Technique (Quatrem)

Pôle Groupe Gestion

Déléguée

Direction du développement

Direction Gestion Services Clients Auxia Direction des

Achats

Direction Retraite Epargne

Salariale

ORGANISATION ACTUELLE DE LA GESTION DELEGUEE

Le pôle Groupe Gestion Déléguée, est positionné de manière transverse au Groupe

6

PROJET

77

ORGANISATION ACTUELLE DE LA GESTION DELEGUEE

Pôle Groupe Gestion

Déléguée

Convention & Contrôle

ConventionContrôle

Assistante

Fonctionnement Transverse

Assistante

1

1

1

1

X

Y

Effectifs statut Quatrem

Effectifs statut A3M L’effectif Gestion déléguée au sein de la DAI est 14 collaborateursL’ensemble de l’équipe est localisée sur le site La Fayette

51 4

PROJET• Organisation des activités de

Gestions déléguées non couvertes par le Pôle Groupe actuellement

8

PROJET

Lafayette

Services Site QuatremContrats Prestations Contrats Prestations

Santé Prév. Santé Prév. Santé Prév. Santé Prév.

Direction des

opérations clients

Cotisations

18 ETP Lafayette

Prestations Santé

Prestations Prévoyance

Gestion comptes de tiers 6 ETP

9

ACTIVITES PRINCIPALES

GESTIONNAIRES

Saisie des Cotisations et Prestations

Contrôle des

IG et Commissions

Calcul et contrôle des

fonds de roulement

Encaissement et remboursement

des bordereaux

Gestionnaires Assurance Collective Assurance Individuelle

Intégration flux PRDG ou saisie

ORGANISATION DE LA GESTION DELEGUEE QUATREM

PROJET

10

Services SitesContrats Prestations Contrats Prestations

Santé Prév. Santé Prév. Santé Prév. Santé Prév.

Entreprises et Contentieux 7 ETP Nantes

Prestations Santé 0,5 ETP Angers

Prestations Prévoyance 0,5 ETP

1 ETP St SQY

GCI (Gestion des Contrats Individuels)

Services DT, DSO et Comptabilité

Respect. 0,25, 0,25 et 0,5 ETP

Laffitte

10

ACTIVITES PRINCIPALES

GESTIONNAIRES

Saisie des Cotisations et Prestations

Contrôle des

IG et Commissions

Calcul et contrôle des

fonds de roulement

Encaissement et remboursement

des bordereaux

Gestionnaires Assurance Collective Assurance Individuelle

ORGANISATION DE LA GESTION DELEGUEE

PROJET

1111

ORGANISATION ACTUELLE DE LA GESTION DELEGUEE

Direction Comptable

Groupe

Département Comptable et

Financier

Frais GénérauxBack-OfficeTrésorerieComptabilité

Gestion des comptes de

Tiers 6

X

Y

Effectifs statut Quatrem

Effectifs statu A3M

Activité de Gestion déléguée au sein de Direction Comptable – Groupe

L’ensemble de l’équipe est fonctionnellement rattachée à la Direction comptable Groupe (suite au projet Synergies) et localisée sur le site La Fayette.

PROJET

1212

ORGANISATION ACTUELLE DE LA GESTION DELEGUEE

Direction des Opérations

Direction Services Clients

et Gestion

Direction de la gestion

Assurance

Prestations Santé

Gestion Angers

Prestations Prévoyance

Gestion SQY

Gestion des Contrats

Individuels

GCI SQY

Entreprise & Contentieux

Gestion Nantes

Cotisations

Rémunération

3

X

Y

Effectifs statut Quatrem

Effectifs statut A3M

Activité de Gestion déléguée au sein de Direction de la Gestion Assurance A3M

1 0,5 0.5

4

PROJET

Proposition d’organisation du Pôle Gestion Déléguée Groupe

13

PROJET

14

PROPOSITION D’UNE NOUVELLE ORGANISATION LA TENEUR DE LA PROPOSITION

Renfort des équipes de Nantes par redéploiement de gestionnaires au sein de la DSCG dans le courant du 1er trimestre 2014 (+2 postes sur la gestion des cotisations déléguées par mobilité interne DSCG)

Rattachement fonctionnel de l’équipe « Rémunération » de la Gestion Déléguée de Nantes vers le Pôle Groupe Gestion Déléguée (4 collaborateurs à Nantes)

Rattachement de l’équipe « Rémunération des intermédiaires » (Gestion Compte de Tiers) de la comptabilité vers le vers le Pôle Groupe Gestion Déléguée (6 collaborateurs à La Fayette)

Création d’un poste (à pourvoir) de Pilotage des Flux Délégataires et reporting

Impacts organisationnels

Dans l’attente de la Plateforme des Intermédiaires (PFI), les outils de gestion n’évoluent pas Le déploiement et l’industrialisation de l’outil de contrôle permanent est pris en charge par un projet qui inclut les

dispositions de conduite du changement et de formation.

Outils de gestion

Regroupement des activités A3M Prestations Santé (0,5 ETP) , Prestations Prévoyance (0,5 ETP), Gestion Individuelle (1 ETP) sur le site de Nantes.

Centralisation des activités A3M

Coordination transverse Groupe

Coordination fonctionnelle avec la gestion à Nantes et à Lafayette sur toutes les activités Cotisations et Prestations déléguées

PROJETDirection des Activités intermédiées

Pôle Groupe Gestion Déléguée

Contrôles Délégataires Opérations Intermédiaires

Flux

Rémunération intermédiaires MM

Rémunération intermédiaires QUATREM

Partenariat / Délégataires

Conventions

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PROPOSITION D’ORGANISATION FUTURE DE LA GESTION INTERMEDIEE GROUPE au 01/01/2014

X

Y

Effectifs Quatrem

Effectifs A3M

4

6

Z Création de poste

+1

Ouverture d’un poste du Lafayette

L’effectif du Pôle Groupe Gestion déléguée au sein de la DAI passerait de 14 à 25 collaborateurs répartis sur les sites de La Fayette et NantesLe service « Opérations Intermédiaires » regroupe les équipes de gestion et de comptabilité.

PROJETPROJETLes impacts RH

• Ces changements d’organisation :

• n’ont pas d’impact en matière de statut collectif et d’employeur

• ne remettent pas en cause les localisations géographiques des collaborateurs dont l’activité est regroupée et induisent le

repositionnement des collaborateurs d’Angers et St Quentin sur d’autres activités au sein de leur site (courant 1 er trimestre

2014)

• n’entrainent pas de modification concernant les instances représentatives du personnel

• Mesure d’accompagnement :

• Les objectifs de promotion et déploiement des flux PR-DG (Porteurs de Risques- Délégataires de Gestion) pour A3M sont

portés par un projet encore en réflexion, lequel inclura le volet de conduite du changement et de formation adapté.

• Les gestionnaires prestations A3M dont seule un quotte part de leur travail concernait la gestion déléguée seront orientés

exclusivement vers la gestion directe.

• Des formations sur la gestion individuelle et sur les prestations Santé/Prévoyance seront dispensées fin 2013 début 2014 aux

salariés du site de Nantes pour faciliter la centralisation de la gestion déléguée A3M.

Autres mesures :

• Mise en place de réunions hebdomadaires de coordination les équipes travaillant en fonctionnel

• Mise en place de réunions de coordination avec les équipes travaillant en transverse Groupe

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