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Projet « Formation créditée en administration des municipalités »
Présentation du 17 mai 2013
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Dans le cadre des projets financés par le Fonds régional de soutien à l'action concertée et à l'innovation (FRACI)
de la TECA
Projet déposé par les Services de la formation continue des Cégeps de
La Pocatière, Lévis-Lauzon, Beauce-Appalaches , Thetford
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Présentation
1. Description et historique du projet (Christian Plouznikoff)
2. La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale (Michael Schmouth)
3. Le programme de formation (Lise Garneau)
4. Période de questions
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Hiver 2010 : Constat Les employés, les officiers et les élus des municipalités doivent assumer leurs tâches
selon le Code municipal et la Loi sur les cités et villes en étant formés sur le tas et en ayant accès à des ateliers et des formations spécialisées par leurs associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ; certaines de ces formations sont certifiées par la SOFEDUC.
Rencontre du 24 mars 2010 avec la sous-ministre de l’Éducation
(Mme Christiane Barbe), l’ADGMQ, l’ADMQ et l’ADGMRCQ pour sensibiliser le MELS au besoin d’une formation en administration de niveau Cégep tenant des besoins spécifiques du milieu municipal.
Description et historique du projet
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Formation existante dans le domaine municipale :
• Collège des administrateurs de société (CAS) avec Université Laval, la FQM et l’UMQ : formation en gouvernance municipale pour les élus municipaux et administrateurs d’organismes municipaux
• ENAP : programme court de 2e cycle en management municipal
• UQAM : certificat en gestion des services municipaux
• Pas de programme de formation aboutissant sur un diplôme de niveau collégial par le MELS (ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport) : AEC ou DEC
• ADMQ finalise un programme de formation pour décembre 2010 de gestionnaires municipaux (titre de GMA grades 1, 2 et 3 de l’ADMQ) avec une approche RAC (reconnaissance des acquis et des compétences) élaborée en collaboration avec le Cégep de Sorel-Tracy
Description et historique du projet
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Mai à novembre 2010 : Consultation auprès des Associations du monde municipal pour avoir leur avis sur un projet de formation créditée en gestion et gouvernance des municipalités de niveau Cégep en référence à l’AST sur les gestionnaires municipaux (à réactualiser) :
• définir et faire valider avec la collaboration des instances municipales : UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ, etc. les compétences et les connaissances pour les employés et les officiers municipaux voir pour des élus;
• définir la plateforme et la structure pour supporter ces modules de formation à distance.
Automne 2010 : lettres d’intention et d’appui de : MRC de Kamouraska, MRC L’Islet, MRC de Bellechasse, MRC des Appalaches, MRC de Beauce-Sartigan, MRC de Nouvelle-Beauce, Ville de La Pocatière, Ville de Lévis, Ville de Montmagny.
Description et historique du projet
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Dépôt d’un projet de demande d’appui auprès de la Table Éducation de Chaudière-Appalaches (Directions des Cégeps, Direction des Commissions scolaires, Direction régionale du MELS, Direction régionale Emploi-Québec, Université…); projet qui dressera un portrait :
• des tâches, fonctions, compétences et connaissances pour les employés, officiers municipaux et les élus (communes et spécifiques) en administration municipale;
• des compétences et connaissances pour l’administration municipale de niveau collégial versus niveau universitaire;
• des formations existantes pour la gestion et gouvernance des municipalités;
• de la plateforme et les modalités pour diffuser ces formations innovantes créditées en présentiel et à distance (synchrone et asynchrone).
Mars 2011 : accord de la TECA pour un appui financier au projet de 34 972 $
Description et historique du projet
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Déroulement du projet
Mai 2011 : Présentation du projet aux associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ ainsi qu’à la SOFEDUC
Mai à octobre 2011 : Recueil, compilation des données, des besoins en formation, intégration des formations existantes, analyse, validation des hypothèses et des données, etc. avec les associations municipales et autres partenaires (cégeps – universités)
Novembre 2011: Validation du portrait et des fonctions de travail
Hiver 2012 : Rédaction du programme par approche par compétences
Juin 2012 : Validation du contenu du programme par les Associations du monde municipal
Automne 2012 : Promotion de l’AEC Techniques en administration municipale
Février 2013 : 1re cohorte pour l’AEC Techniques en administration municipale
Description et historique du projet
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Une démarche de travail concertée et participative
Pourquoi?
L’élaboration, la pertinence et l’accueil de notre projet de formation demandaient l’adhésion immédiate du monde municipal, car :
Répondre aux deux enjeux majeurs de ce milieu:• une relève bien formée;
• valorisation des carrières.
Assurer la complémentarité de notre offre avec celle déjà offerte par le milieu municipal lui-même
Faire consensus sur les clientèles à desservir et sur les fonctions de travail ciblées
La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale
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Une démarche de travail concertée et participativeComment? 4 étapes
1. Création d’un comité de coordination où siègent les associations sectorielles municipales
2. Recours à une analyse de situation de travail (AST) réunissant 11 employées municipales exerçant les fonctions ciblées par la formation envisagée
3. Validation, par les associations des éléments suivants :
• les champs de compétences retenus;• les contenus de formation envisagés;• le dépôt de deux guides pédagogiques.
4. Collaboration des associations aux efforts de promotion
La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale
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Les trois objectifs du programme1. Permettre à la personne de reconnaître le cadre de la gouvernance
(volet politique) et de la gestion municipale (volet administratif) de même que les obligations légales et réglementaires de ce milieu;
2. Permettre à la personne de reconnaître les différentes fonctions de travail
rassemblées sous l’appellation « adjoint administratif municipal »et d’en exécuter les tâches;
3. Permettre à la personne de développer les habiletés et d’adopter les attitudes et
comportements requis pour exercer ces fonctions.
Le programme de l’AEC Techniques en administration municipale
Pour répondre à 9 fonctions de travail
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint administratif municipal
Analyser la fonction d’adjoint administratif municipal au Québec
Analyser la fonction d’adjoint administratif municipal au Québec
Reconnaître la structure administrative de
fonctionnement d’une municipalité locale
Reconnaître la structure administrative de
fonctionnement d’une MRC
Analyser la structure d’organisation
municipale au Québec
Reconnaître les ressources humaines et matérielles sur lesquelles les gestionnaires municipaux et leurs adjoints
peuvent compter dans l’exercice de leurs fonctions
Reconnaître les cadres organisationnels
provincial, local et fédéral à l’intérieur desquels se situe une municipalité
Reconnaître les qualités et les aptitudes, les attitudes et les comportements requis pour
exercer une fonction d’adjoint administratif municipal au
Québec
Reconnaître le cadre légal auquel les gouvernants et
les gestionnaires municipaux, ainsi que leurs
adjoints, doivent se conformer dans l’exercice de
leurs fonctions
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Secrétaire de direction d’une administration municipale
Capable d'assurer le secrétariat de direction
d’une administration municipale
Capable d'assurer le secrétariat de direction
d’une administration municipale
Capable d’effectuer une recherche d’information
Capable d’assurer le premier service de
soutien à la gouvernance ou la gestion municipale
Capable de reconnaître mon rôle comme
secrétaire de direction d’une administration
municipale
Capable de collaborer à l’archivage des
documents du service de secrétariat
Capable de soutenir le personnel de secrétariat (et de messagerie) des divers services de la
municipalité locale ou de la MRC
Capable de produire des rapports d’information
Capable d’assurer le premier lien de
communication auprès des personnes qui se
présentent à mon bureau
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint municipal aux communications
Capable d’apporter un soutien à l’uniformité de la
représentation visuelle officielle de la municipalité
locale ou de la MRC
Capable d’assurer un soutien au service des
communications d’une administration municipale
Capable d’apporter un soutien à l’élaboration du plan de
communication de l’administration municipale dont
je fais partie
Capable reconnaître les objectifs et le contenu d’un
plan de communication d’une administration
municipale
Capable de collaborer à la production de documents
manuscrits, électroniques et iconographiques de communication
de la municipalité
Capable d’apporter un soutien au respect des règles en matière de
protocole, d’étiquette et de préséance
Capable de collaborer à l’archivage des documents du service des communications
Capable d’assurer un premier lien de communication avec les ministères et organismes avec
lesquels la municipalité doit travailler
Capable de collaborer à l’organisation et à la tenue
d’activités de communication, à l’interne et à l’externe
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint municipales aux ressources humaines
Capable d’apporter un soutien dans le processus de dotation
du personnel
Capable d’apporter un soutien au suivi du plan de sécurité et de
protection de la santé au travail de la municipalité
Capable de collaborer à l’archivage des documents du
service des ressources humaines
Capable d’apporter un soutien à la formation du personnel
Capable d’échanger de l’information avec les instances
externes concernées relativement au temps et aux conditions de
travail du personnel
Capable d’assurer un soutien au service des ressources humaines d’une municipalité locale ou d’une
MRC
Capable d’accueillir un nouveau membre du
personnel
Capable de produire des rapports relatifs au service des ressources humaines
Capable de collaborer au suivi de l’application de la
convention collective et des contrats de travail non régis
par celle-ci
Capable d’apporter un soutien dans le processus
de négociation des conditions de travail du
personnel
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint aux comptes recevables d’une
municipalité
Capable de reconnaître les règles de comptabilisation des revenus d’une municipalité locale ou d’une MRC
Capable de reconnaître les transferts gouvernementaux devant être
perçus par une municipalité locale ou une MRC
Capable de classer les pièces justificatives
Capable d’exécuter les opérations relatives aux fonds
réservés et aux réserves financières
Capable d’exécuter les opérations relatives à la
perception des paiements
Capable d’administrer les comptes recevables d’une
municipalité locale ou d’une MRC
Capable de sécuriser des données
Capable de produire des factures diverses et des états de comptes
Capable d’exécuter les opérations relatives à la
production des factures des quotes-parts des municipalités
locales envers la MRC
Capable d’exécuter les opérations relatives à la production des
comptes de taxes d’une municipalité locale ou d’un TNO
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint à la paie et aux comptes payables d’une
municipalité
Capable d’administrer la paie et les comptes
payables d’une municipalité locale ou
d’une MRC
Capable d’administrer la paie et les comptes
payables d’une municipalité locale ou
d’une MRC
Capable de produire les feuilles de paies
Capable d’exécuter les opérations relatives au paiement des comptes
fournisseurs
Capable de reconnaître les règles de comptabilisation
des charges d’une municipalité locale ou
d’une MRC
Capable de produire les déclarations périodiques
de TPS – TVQ
Capable de sécuriser des données
Capable d’exécuter les opérations relatives aux
engagements financiers de la municipalité locale ou de la MRC
Capable d’effectuer le suivi des registres de
déductions à la source (DAS)
Capable de collaborer à la production de rapports
complémentaires
Capable de classer les pièces justificatives
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint en aménagement du territoire et en
urbanisme
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint au greffe municipal
Capable d’assurer un soutien au service du
greffe municipal
Capable d’assurer un soutien au service du
greffe municipal
Capable d’assurer un soutien à la préparation, à
la tenue et au suivi des comités pléniers
Capable d’assurer un soutien à la préparation, à
la tenue et au suivi des comités pléniers
Capable d’assurer un soutien à la célébration
d’une union ou d’un mariage civil présidé par le greffier
municipal
Capable d’assurer un soutien à la célébration
d’une union ou d’un mariage civil présidé par le greffier
municipal
Capable d’assurer un soutien à la gestion des
appels d’offres d’une municipalité locale ou d’un
MRC
Capable d’assurer un soutien à la gestion des
appels d’offres d’une municipalité locale ou d’un
MRC
Capable d’assurer un soutien à la conservation
des documents d’une municipalité locale ou d’un
MRC
Capable d’assurer un soutien à la conservation
des documents d’une municipalité locale ou d’un
MRC
Capable d’assurer un soutien à la préparation, au suivi de l’approbation et au
suivi de l’application des règlements municipaux
Capable d’assurer un soutien à la préparation, au suivi de l’approbation et au
suivi de l’application des règlements municipaux
Capable d’assurer un soutien à la préparation, à la
tenue et au suivi des séances du conseil
Capable d’assurer un soutien à la préparation, à la
tenue et au suivi des séances du conseil
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LES 9 FONCTIONS DE TRAVAILAdjoint au greffe d’une cour municipale
Capable d'assurer un soutien au service du
greffe d’une cour municipale
Capable d'assurer un soutien au service du
greffe d’une cour municipale
Capable de reconnaître le rôle d’une cour
municipale et celui du greffe qui lui est
associé
Capable d’apporter un soutien à la préparation d’une séance de la Cour
municipale et à la perception des sommes
pour les jugements rendus
Capable d’analyser la fonction d’adjoint au
greffe d’une cour municipale Capable d’assurer la
saisie des données, le suivi de l’information et
la perception des amendes liées aux
constats d’infraction
Capable d’assurer un soutien à l’archivage des documents de la
Cour municipaleCapable de collaborer au processus de perception des sommes inhérentes à
l’exécution d’un jugement
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Le programme de l’AEC Techniques en administration municipale
La clientèle de ce programme : Personne désirant rentrer dans le monde municipal
Personnel des municipalités désirant acquérir des outils et des connaissances pour compléter leur compétences
Formation offerte à temps partiel, à distance en mode hybride : Mode synchrone : Classes virtuelle en directe avec une plateforme Internet (VIA
Svi Solutions)
Mode asynchrone avec plateforme Internet Moodle
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FIN
Période de questions
