ProPack III: Document pour le development d'un Systeme M&E utilisant le concept SMILER

ProPack III Le Dossier Projet de CRS Document pour le development dun Systeme M&E utilisant le concept SMILER

Susan Hahn

Guy Sharrock

228 W. Lexington Street Baltimore, MD 21201-3413 USA Tel: 410.625.2220 www.crs.org

2010 Catholic Relief Services. Tous droits rservs. Toute utilisation juste dans le cadre des lois de protection de droits dauteurs des Etats-Unis doit contenir une citation approprie et tre attribue Catholic Relief Services.

ProPack III Le Dossier Projet de CRS Guide de cration dun systme SMILER de S&E

Susan Hahn et Guy Sharrock

Depuis 1943, Catholic Relief Services (CRS) a le privilge de porter secours aux populations pauvres et vulnrables ltranger. Indpendamment de la race, de la croyance ou de la nationalit, CRS fournit une aide durgence la suite des catastrophes naturelles et dorigine humaine. Par le biais de projets de dveloppement dans des domaines tels que lducation, la paix et la justice, lagriculture, la microfinance, la sant, le VIH/sida, CRS sefforce de dfendre la dignit humaine et de promouvoir de meilleures conditions de vie. CRS mne galement une action dans lensemble des tats-Unis afin damplifier la connaissance et laction des catholiques et de tous ceux quintressent les questions de paix et de justice internationales. Nos programmes et ressources rpondent lappel des vques des tats-Unis de vivre en solidarit, comme une seule famille, par-del les frontires, au-del des ocans et quelles que soient les diffrences de langue, de culture et de situation conomique.

Publi en 2010 par Catholic Relief Services 228 West Lexington Street Baltimore, MD 21201-3413 tats-Unis

www.crsprogramquality.org

crit par : Susan Hahn et Guy Sharrock

Conception graphique et illustration de : Colin Byrd et Ashley Rytter

Photos de couverture : Hilary Roxe et Ashley Rytter, CRS ; Martin Lueders et David Snyder pour CRS.

2010 Catholic Relief Services. Tous droits rservs. Toute utilisation quitable en vertu de la loi sur le droit dauteur des tats-Unis doit contenir la citation approprie et lattribution CRS.

PROPACK III | ii

RemeRciements

Les bureaux nationaux de CRS ci-dessous ont particip aux ateliers de formation au systme SMILER ; le personnel a contribu ce guide en sengageant avec dtermination et patience tandis que le systme SMILER prenait forme. Ce document est crit avec gratitude pour ce personnel et son excellent travail.

Cambodge Malawi thiopie Mali Guatemala Nicaragua Honduras Ouganda Indonsie Rpublique dmocratique du Congo Kenya Salvador Laos Sierra Leone Liberia Timor-Oriental Madagascar Vietnam

Les personnes suivantes ont relu les versions prliminaires de ce guide et offert dexcellents commentaires.

Abderahamane Bamba Kevin Kostic Sandra Basgall Lori Kunze Velida Dzino-Silajdzic David Leege Clara Hagens Cynthia Mambo Loretta Ishida Bester Mulauzi T.D. Jose Daniel Selener Mwikali Kioko Valerie Stetson

La responsabilit des erreurs qui pourraient subsister dans ce document incombe uniquement aux auteurs.

PROPACK III RemeRCIements iii|

AvAnt-pRopos

Troisime dans la srie dossier projet (ProPack), ce guide a t rdig en vue damliorer la qualit de notre travail dans les projets daide et de dveloppement. Les ProPacks I et II fournissent des informations et des outils de base en matire de projet et de S&E afin de guider le personnel, de la phase de conception initiale la clture des projets. Le chapitre IV du ProPack II offre des conseils pour mettre en place un systme de S&E. Ce guide, ProPack III, est la version mise jour de ce chapitre sappuyant sur lutilisation rpandue de son contenu par de nombreux bureaux CRS.

Le S&E est important pour le travail de CRS. Le S&E soutient lapprentissage et la prise de dcision en vue damliorer la qualit des programmes et leur impact. Les systmes de S&E des projets sont le plus utiles lorsquils trouvent un quilibre entre les besoins du personnel de projet et des bailleurs de fonds qui sont davoir des informations locales dactualit sur ltat davancement et la russite, dune part, et la ncessit pour les membres de la communaut de grer leur propre information et dinfluer sur la direction du projet, dautre part. En fin de compte, cette connaissance et cet apprentissage peuvent informer les dcisions dinvestissement sur la direction, les politiques et les oprations de lorganisation. Il sagit l des lments essentiels dune organisation dynamique, performante et qui apprend.

Lapproche du S&E dcrite dans ce guide sappelle le systme SMILER. Il sagit dune approche globale et pratique de llaboration dun systme de suivi des projets qui incorpore des processus dapprentissage sappuyant sur des faits tablis. Il a t crit pour les gestionnaires de projet de CRS et son personnel technique et de S&E en vue de guider leur travail auprs des partenaires et des communauts en dcrivant la manire de crer un systme de S&E dans lequel les donnes sont systmatiquement collectes, transmises et utilises pour prendre les dcisions concernant le projet.

Nous aimerions remercier les membres du personnel qui ont travaill avec les premires versions du systme SMILER et les ont testes et ceux qui ont contribu la production de ce guide. Nous profitons de cette occasion pour encourager le personnel de CRS adopter le systme SMILER comme cadre de S&E pour tous ses projets.

Cordialement,

Sean Callahan Dorrett Lyttle Byrd Vice-prsident excutif Directrice Oprations ltranger Dpartement dappui la qualit des programmes

iv PROPACK III AVAnt-PROPOs |

Liste des sigLes

ASL Agriculture sans labour

CRS Catholic Relief Services

DIP Plan dtaill de mise en uvre

FFP Food for Peace (Nourriture pour la paix)

LACRO Bureau rgional pour lAmrique latine et les Carabes

LAD Discussion sur lapprentissage pour laction

ONG Organisation non gouvernementale

OS Objectif stratgique

PAM Programme alimentaire mondial

PQSD Dpartement dappui la qualit des programmes

PSP Plan de suivi de la performance

RDC Rpublique Dmocratique du Congo

RI Rsultat intermdiaire

S&E Suivi et valuation

SMILER Simple mesure des indicateurs pour lapprentissage et ltablissement de rapports factuels

TI Technologies de linformation

TIC Technologies de linformation et des communications

TM Table des matires

TDR Termes de rfrence

TSIP Tableau de suivi des indicateurs de performance

USAID United States Agency for International Development (Agence des tats-Unis pour le dveloppement international)

PROPACK III LIste Des sIGLes v|

tABLe des mAtieRes

PROPACK III tABLe Des mAtIeRes vii|

Remerciements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii

Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv

sigles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v

table des matires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii

chapitre i : prsentation du guide du systme smiLeR 1

A. Contexte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 B. Notions de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

chapitre ii : dfinition du systme smiLeR 5

A. Le systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 B. Les ateliers de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 C. Le Manuel oprationnel du systme SMILER de S&E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

chapitre iii : Le systme smiLeR 13

A. Que faire avant un atelier de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 B. Latelier de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Composante 1 : Mise sur pied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.1 Table des matires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.2 Dclaration dobjet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.3 Analyse des parties prenantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.4 Groupe de travail de S&E. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Rsum de la composante 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Composante 2 : Mise en place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.1 Cadre des rsultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.2 Le Proframe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.3 Tableau de suivi des indicateurs de performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.4 Plan dtaill de mise en uvre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Rsum de la composante 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Composante 3 : Conception des formulaires et des rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3.1 Carte des flux de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.2 Formulaires de collecte de donnes, format des rapports et instructions . . . . . . . . . . . . . 35 3.3 Accent sur le S&E communautaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.4 Gestion des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.5 Carte de communication et de rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.6 Discussions sur lapprentissage pour laction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.7 Capacits et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 3.8 Rapports et valuations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Clture de latelier de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 C. tapes suivantes : aprs latelier de formation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 D. Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Autres ressources Rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Annexe 1 : Exemple de termes de rfrence SMILER, CRS Malawi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51 Annexe 2 : Normes de S&E de CRS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53 Annexe 3 : Modle pour le plan de S&E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54 Annexe 4 : Exemple de TSIP, CRS Burundi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Annexe 5 : Exemple de Matrice de suivi de plan de travail annuel, CRS LACRO . . . . . . . . . . . . . . . . .56 Annexe 6 : Exemple de Rapport trimestriel abrg, CRS RDC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

graphique smiLeR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

exemples smiLeR Exemple SMILER 1 : Table des matires, CRS Sierra Leone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Exemple SMILER 2 : Dclaration dobjet, CRS Malawi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Exemple SMILER 3 : Analyse des parties prenantes, CRS Liberia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Exemple SMILER 4 : Groupe de travail de S&E, Liberia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Exemple SMILER 5 : Carte des flux de donnes, CRS RDC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Exemple SMILER 6 : Carte des flux de donnes, CRS Malawi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Exemple SMILER 7 : Fiche dinstructions, CRS Sierra Leone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Exemple SMILER 8 : Carte de communication et de rapport, CRS Zimbabwe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Exemple SMILER 9 : Carte de communication et de rapport, CRS Malawi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

tableaux Tableau 1 : Manuel oprationnel du systme SMILER de S&E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Tableau 2 : Modle pour la table des matires du systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Tableau 3 : Modle pour le plan dtaill de mise en uvre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Tableau 4 : Diffrence entre les cartes des flux de donnes et les cartes de communication et de rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Tableau 5 : Capacits et ressources Exemples de problmes de S&E et actions possibles . . . . . . . . . 46 Tableau 6 : Activits de suite (adapt du processus de gnralisation de CRS Malawi) . . . . . . . . . . . . 48

conseils Atelier de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Que faire avant un atelier de formation au systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Protocole de dnomination des documents du systme SMILER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Rdaction des fiches dinstructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 Liste de contrle sur les dossiers de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Discussions sur lapprentissage pour laction : chantillons de questions guides . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

viii PROPACK III tABLe Des mAtIeRes |

cHApitRe i

pResentAtion dU gUide dU sYsteme smiLeR

A . conteXte

Ce guide prsente une approche au dveloppement dun systme de suivi et dvaluation (S&E) pour les projets appuys par Catholic Relief Services (CRS). Son contenu a t puis dans les directives du ProPack (CRS, 2004 et CRS, 2007) et a t simplifi sur la base de lexprience de bureaux CRS en Afrique, en Asie et en Amrique latine. Cette nouvelle approche sappelle le systme SMILER : simple mesure des indicateurs pour lapprentissage et ltablissement de rapports bass sur les faits.

Alors quon considre rarement le S&E comme simple, le systme SMILER dcompose llaboration dun systme de S&E en parties faciles comprendre. Le Systme SMILER est une approche globale et pratique de llaboration dun systme de S&E ; les objectifs et leurs indicateurs sont lis dans un systme pour collecter, analyser et faire rapport des donnes. Le systme SMILER inclut des mcanismes transformant les donnes en renseignements utiles permettant de soutenir une prise de dcision claire et de garantir que tous les membres du personnel ont une comprhension claire du projet et de leur rle dans le S&E.

Le processus dlaboration dun systme SMILER de S&E est latelier de formation au systme SMILER. Le produit principal est le Manuel oprationnel de S&E pour le projet.

B . notions de BAse

1. Quel est le but de ce guide ? Ce guide aide le personnel des projets de CRS utiliser le systme SMILER dans le but de transformer les plans de S&E, dcrits dans leurs documents de projet, en systmes de S&E produisant des informations pertinentes et fiables destination des parties prenantes au projet et qui favorise lapprentissage et une prise de dcision claire. La plupart des guides de S&E expliquent les mthodes de collecte de donnes comme les sondages, les enqutes, les groupes de discussion et dautres mthodes ; ils ne dcrivent pas le processus dlaboration dun systme de S&E dans lequel les donnes sont systmatiquement collectes, consignes et utilises pour prendre les dcisions concernant le projet.

2. Qui lutilise ? Les gestionnaires de projets de CRS et son personnel technique et de S&E tireront avantage de ce guide dans leur travail auprs des partenaires et des communauts.

3. Que sont les ateliers de formation au systme SMILER et qui les anime ? Ce sont des journes dapprentissage au cours desquelles les participants mettent en place un systme SMILER de S&E pour un projet dont ils viennent juste de commencer la mise en uvre.

PROPACK III PResentAtIOn DU GUIDe DU sYsteme 1|

Latelier est gnralement dirig par quelquun qui a dj

particip un atelier de formation au systme SMILER et

qui se sent laise dans ce rle danimateur de latelier : un

formateur SMILER. Les membres du personnel qui nont

pas encore particip une semaine de formation, mais qui

souhaitent animer un atelier peuvent utiliser ce guide pour

lorganiser ; il leur est toutefois conseill de discuter de

lapproche et de la pratique avec des personnes qui ont eu

loccasion den animer un.

4. Qui participe aux ateliers de formation ? Les membres du personnel collaborant au mme projet participent latelier de formation. Des partenaires peuvent aussi tre invits se joindre au groupe. Notez que les ateliers sont le plus utiles lorsque la participation est limite cinq ou six personnes ; de sorte que, mme si lensemble des personnels de CRS et des partenaires ont plus tard un rle jouer dans la mise en uvre du systme de S&E, tout le monde ne participera pas latelier de formation au systme SMILER.

5. Comment les participants et le formateur se prparent-ils aux ateliers sur le systme SMILER ? Le formateur et les membres de lquipe doivent lire le guide dans son intgralit et passer en revue les exemples tirs des projets de CRS. Le formateur SMILER, qui est charg danimer latelier, doit avoir une comprhension approfondie des trois composantes du systme et de la manire dont elles interagissent. Il est tout aussi important que le formateur SMILER comprenne tous les documents du systme SMILER et comment les produire.

6. Tous les ateliers de formation au systme SMILER sont-ils structurs de la mme faon ? Non, le systme SMILER est une approche souple. Chaque atelier de formation est diffrent dans la mesure o il rpond au contenu et aux circonstances de tel ou tel projet donn. Ces diffrences dpendent de la clart du cadre des rsultats (CR) et du Proframe et de la complexit du projet. (Si le CR et le Proframe ne sont pas clairs ou complets, ils peuvent tre rviss pendant latelier.) Du fait de ces diffrences, le formateur, en consultation avec les participants, dcide au jour le jour des tapes suivantes et de la manire dont les ateliers suivants seront grs.

Le systme SMILER est aussi souple dans lutilisation des documents. Les bailleurs de fonds peuvent avoir leur propre format pour le S&E dans le document de projet pour inventorier les objectifs et les indicateurs ; utilisez donc ce format des bailleurs pour lactivit SMILER sil fournit les informations ncessaires. Si un bureau CRS ou un bureau rgional a des formulaires de S&E qui sont couramment utiliss dans la conception ou la mise en uvre du projet, ils peuvent tre intgrs facilement dans lapproche SMILER. Utilisez votre propre exprience et votre bon sens pour faire de lapproche SMILER une intervention simplifie et efficace.

PROPACK III PResentAtIOn DU GUIDe DU sYsteme |2

7. Peut-on utiliser le systme SMILER dans les programmes durgence ? Oui, les outils SMILER peuvent tre adapts pour aider le personnel collecter et publier des donnes dans les situations durgence lorsque les projets se dveloppent rapidement. mesure que le programme opre la transition vers la rhabilitation et le dveloppement, lapproche SMILER complte devient applicable.

8. Quoffre ce guide ? Il dcrit le contenu dun systme SMILER de S&E, le processus utilis dans latelier de formation au systme SMILER et les tapes suivre pour concevoir un systme de S&E. Des exemples de documents produits lors des ateliers sur le systme SMILER avec les projets de CRS sont fournis pour aider le personnel comprendre lapproche et pour servir de modle possible leurs propres projets.

9. Que noffre pas ce guide ? Le guide du systme SMILER nest pas un manuel de lanimateur prsentant dans le dtail un ordre du jour pour chaque journe avec des objectifs et des activits pour chaque sance. Au lieu de cela, il soutient le travail du formateur et des membres de lquipe en dcrivant les composantes et les documents du systme SMILER et en fournissant des exemples tirs des programmes de CRS qui utilisent ces systmes de S&E.

Ce guide nexplique pas les techniques de collecte de donnes de S&E ; il existe de nombreux livres, manuels et dautres ressources qui fournissent des informations et des conseils pratiques sur ces mthodes.

lexception dune liste dactivits post-SMILER ce guide nindique pas comment mettre en uvre un systme de S&E, mais se concentre plutt sur la faon dlaborer un systme de S&E.

10. Comment sutilise ce guide ?

Lorsque vous laborez un systme SMILER de S&E pour votre propre projet, il est important de comprendre le systme et son fonctionnement de manire globale, mais aussi de connatre par le dtail chacun des documents que contient le systme. Cest pourquoi quiconque utilise lapproche du systme SMILER doit dabord lire lintgralit du guide pour voir comment chaque composante interagit avec les autres, puis examiner les documents dans chaque composante pour comprendre le rle quils jouent dans lensemble du systme.

Un certain nombre doutils dapprentissage est inclus dans le texte.

Les meilleures pratiques sont des activits quil est utile de raliser pendant la semaine de formation au systme SMILER. Elles sappuient sur de prcdentes

expriences de formation dans des bureaux CRS.

Les encadrs de CONSEILS sappuient sur les expriences des prcdents ateliers de formation au systme SMILER et sont destins offrir des suggestions sur un sujet particulier.

PROPACK III PResentAtIOn DU GUIDe DU sYsteme 3|

Les exemples SMILER viennent de bureaux CRS qui ont mis en place un systme SMILER de S&E. Certains de ces exemples ont t modifis pour des raisons de place disponible ou pour tre compris par un plus large public.

Licne de documentation apparat plusieurs endroits du texte. Elle vous rappelle de nommer et dater les documents dans le Manuel oprationnel du systme SMILER de S&E et de les mettre jour selon les besoins.

PROPACK III PResentAtIOn DU GUIDe DU sYsteme |4

cHApitRe ii deFinition dU sYsteme smiLeR

A . Le sYsteme smiLeR

Le systme SMILER est une approche globale et pratique de llaboration pour vos projets dun systme de S&E qui permet dapprendre et de prendre des dcisions sur la base des faits. Cette approche permet au personnel de transformer le cadre des rsultats, le Proframe et dautres documents de planification du S&E dun projet en un systme de S&E utile dont lensemble du personnel peut tirer profit.

Le systme SMILER est lpine dorsale du projet dans la mesure o les objectifs et leurs indicateurs sont lis un systme transparent permettant de collecter, analyser et faire rapport des donnes. Il inclut des mcanismes pour transformer les donnes en lments de faits utiles permettant de soutenir une prise de dcision claire et de garantir que tous les membres du personnel ont une comprhension claire du projet et de leur rle dans le S&E.

Le graphique du systme SMILER, la page suivante, fournit un survol des principaux documents dun systme de S&E complet. Ces lments sont arrangs en trois composantes, organiss de manire plus ou moins chronologique pour tre utiliss lors dun atelier de formation au systme SMILER : mise sur pied, mise en place et conception des formulaires et des rapports.

La premire composante du systme SMILER est la Mise sur pied . Vous crerez une table des matires (TM), vous rdigerez une dclaration dobjet pour le systme de S&E et vous raliserez une analyse des parties prenantes. Vous discuterez galement de lutilit dun groupe de travail de S&E, mais vous en dterminerez la composition et lobjet la fin de latelier sur le systme SMILER.

La Mise en place est la deuxime composante, dans laquelle vous runirez les lments du document de projet comme le cadre des rsultats, le Proframe, le tableau de suivi des indicateurs de performance (TSIP), dautres outils de planification du S&E et des documents spcifiques exigs par les bailleurs de fonds. Vous examinerez et peut-tre rviserez certains de ces documents pour avoir une comprhension claire du projet et une liste dfinitive des indicateurs qui seront utiliss pour concevoir les formulaires de collecte de donnes et pour faire des rapports sur lanalyse et les conclusions.

Dans la troisime composante, Conception des formulaires et rapports , vous concevrez les formulaires de collecte de donnes et les formats de rapports. Ces tches occuperont la plus grande partie de latelier de formation au systme SMILER. Vous crerez aussi des cartes des flux de donnes montrant tous les formulaires et les liens qui les unissent entre eux, vous concevrez des formulaires de collecte de donnes et des formats de rapports et vous rdigerez des instructions pour les remplir. Enfin, vous crerez votre carte de communication et de rapport.

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SMILER Graphic goes here please

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B . Les AteLieRs de FoRmA tion AU sYsteme smiLeR

Un atelier de formation au systme SMILER est une priode de temps pendant laquelle vous dveloppez un systme de S&E complet pour votre projet et o vous vous lappropriez. Ce systme sera utile aux gestionnaires de projets et au personnel technique qui requirent des informations fiables et en temps utile pour grer le projet, prendre des dcisions et documenter les progrs et limpact.

De nombreux programmes de CRS ont labor des systmes de S&E utilisant lapproche de la formation au systme SMILER. Les leons apprises de ces ateliers sont nots tout au long du texte et sont la base des conseils suivants.

conseils sur latelier de formation au systme smiLeR de s&e

1. Chaque exprience est diffrente. Ce guide contient les tapes de base pour achever le systme de S&E, mais diffrentes voies sont prises chaque fois que lapproche est utilise. Ces diffrences sappuient sur les exigences spcifiques du projet en termes de S&E, la somme de travail dj ralise et de la clart des plans de S&E labors pendant la phase de conception du projet.

2. Il est plus efficace dlaborer le systme SMILER de S&E lors des premires phases de la mise en uvre du projet. Plus le systme de S&E est labor tt mieux cela vaut. Il faudra du temps pour finaliser le systme, tester les outils et former le personnel, il est donc important de commencer le processus le plus tt possible.

3. Les membres du personnel de projet doivent bien connatre le projet avant de commencer le processus SMILER. Sinon, il sera leur difficile dapporter des contributions significatives llaboration du systme de S&E.

4. La pratique montre quune semaine est une priode de temps approprie pour un atelier de formation au systme SMILER. Cependant, une semaine peut ne pas tre suffisante pour les projets importants et complexes. Dans ces cas, des activits visant mettre au point le systme seront clairement nonces la fin de la semaine. Les projets plus rduits court terme peuvent ncessiter moins de temps.

5. Un formateur grera le processus du systme SMILER. Un formateur est quelquun qui a dj suivi un atelier sur le systme SMILER et qui se sent laise pour en grer le processus. Adressez-vous votre reprsentant de pays pour demander un formateur si votre bureau na pas dexprience en interne de la gestion dun atelier sur le systme SMILER.

6. Il ny a pas dordre du jour fixe pour la semaine ; il sagit dun processus fluide et itratif. part une brve introduction au systme SMILER au dbut de latelier de formation, le programme pour le reste de la semaine est dtermin au jour le jour. Bien quil existe un certain nombre dtapes cls raliser, le processus lui-mme varie dun projet lautre.

7. Le formateur sengage pleinement dans le travail. Le formateur fait partie du groupe de travail. Le formateur sassure des avances ralises vers lobjectif global et dtermine les activits au jour le jour en consultation avec les participants. De plus, le formateur collabore avec le groupe sur les formulaires, les cartes et dautres documents. Son rle suppose une participation pleine et entire, et non la simple direction du processus.


8. Les buts de latelier de formation sont de 1) laborer les documents de travail du systme de S&E, 2) runir ces documents dans un Manuel oprationnel du systme SMILER de S&E et 3) former le personnel. laborer le systme dtaill de S&E, de collecte de donnes et de rapport est lobjet principal ; lapprentissage se fait par la conception du systme. Le rle du formateur est dutiliser le temps imparti de manire efficace afin de concevoir la plus grande partie possible du systme de S&E et de garantir que les participants ont les connaissances et les comptences ncessaires pour terminer la tche une fois que la semaine de formation sera termine.

9. Les ateliers de formation au systme SMILER regroupent cinq ou six participants, peut-tre moins pour les projets limits. Sil est important de choisir des membres du personnel occupant des postes cls dans le projet, il est encore plus important dengager un personnel ayant une aptitude ce type de travail, c.--d., des personnes ayant une certaine comprhension du S&E, qui ne se perdent pas dans les dtails, qui ne gardent toujours lessentiel prsent lesprit et qui se sentent laise avec les processus souples et itratifs. Lquipe SMILER de S&E doit tre constitu de membres de lquipe dirigeante du projet, de personnel technique et de personnel de S&E. Le personnel de S&E ne peut seul dvelopper un systme de S&E.

10. Les attentes des membres du personnel ne participant pas latelier SMILER doivent tre gres. Lensemble des personnels de CRS et des partenaires a un rle jouer dans le S&E, mais pas forcment lors de latelier de formation. Dici la fin de latelier, vous aurez presque achev un systme de S&E, mais il sagira toujours dune version prliminaire. Dautres membres des personnels de CRS et des partenaires peuvent tudier et rviser les formulaires, collecter et analyser les donnes, mettre au point le systme et participer au groupe de travail de S&E : ces tapes renforcent ladhsion au systme de lensemble du personnel de projet. Sil est vrai que latelier de formation au systme SMILER fonctionne le plus efficacement avec un petit groupe, dautres personnes ont un rle non ngligeable jouer une fois le travail initial achev.

Lapproche SMILER marche. Lexprience montre qu la fin de la semaine, le groupe aura une bonne comprhension des composantes du systme de S&E et sera relativement confiant quil pourra grer un processus similaire pour un autre projet.

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c . Le mAnUeL opeRA tionneL dU sYsteme smiLeR de s&e

Tous les documents produits pour le systme de S&E seront organiss en

un Manuel oprationnel de S&E. Ce manuel sera disponible sous forme

imprime dans un classeur et sous forme lectronique dans un ordinateur.

Tant la copie papier que la copie lectronique seront partages avec dautres

une fois quelles seront acheves. (Il est aussi possible de configurer une page

sur CRS Global pour dupliquer le Manuel oprationnel.)

Le tableau suivant rpertorie les documents du systme SMILER de S&E, organiss selon les trois composantes. On y trouvera une brve description du contenu de chacun de ces documents et une indication de la date laquelle le document est produit. La partie III de ce guide dcrit chaque document en dtail.

tableau 1 : manuel oprationnel du systme smiLeR de s&e

document smiLeR contenu

Quand ce document est prpar

composante 1 : mise sur pied

Table des matires Tous les documents du Manuel oprationnel figureront dans la TM avec le titre exact et la date de la dernire version.

Commencer avant latelier de formation. Dfinir le format et entrez les noms des documents existants avec les dates.

Dclaration dobjet du S&E

Contient des rponses la question gnrale de savoir pourquoi vous mettez en place un systme de S&E pour ce projet particulier.

Premire journe

Analyse des parties prenantes

Liste de toutes les parties prenantes et de leurs besoins dinformation. Elle est lie la Carte de communication et de rapport (voir ci-dessous), qui rend explicites lengagement la communication.

Premire journe. Si une analyse des parties prenantes a t effectue pendant llaboration du projet, lapporter latelier de formation pour quelle puisse tre tudie et ventuellement rvise.

Groupe de travail de S&E Liste des personnes acceptant de superviser la mise en uvre du systme de S&E ainsi quune liste des tches quelles prvoient de prendre en charge.

Discute le premier jour, mais le choix des membres et les termes de rfrence sont gnralement abords la fin de la semaine de formation au systme SMILER.


composante 2 : mise en place1

Cadre des rsultats Diagramme facile lire donnant un aperu des objectifs du projet, du but aux produits.

Ce document devrait tre dans le document de projet et pass en revue au dbut de la semaine de formation. Sil ny a pas de cadre des rsultats disponible, crez-en un sur la base du document de projet.

Le Proframe ou plan de S&E Tableau numrant les objectifs, les indicateurs, les mthodes de mesure/ sources de donnes et les hypothses cls. Le plan de S&E prcise galement la frquence de la collecte, la personne responsable, les moyens de lanalyse et lutilisation des informations.

Un de ces documents au moins devrait tre dans le document de projet et pass en revue au dbut de la semaine de formation.

Tableau de suivi des indicateurs de performance

Tableau montrant les cibles des indicateurs et les ralisations pour chacune des annes du projet.

Ce document est souvent dans le document de projet et est exig par certains bailleurs de fonds.

Plan dtaill de mise en Plan dtaill de mise en uvre annuel Dans lidal, les documents sont oeuvre (DIP), avec le S&E rpertoriant les activits pour chaque

produit et qui est responsable. Il contient aussi les activits dtailles pour le systme de S&E. Il prcise les mois, voire les semaines, des activits programmes.

termins avant latelier de formation au systme SMILER. Utilisez le plan dactivits du document de projet si le DIP nest pas encore achev, mais ajoutez des lignes pour les activits de S&E.

composante 3 : conception des formulaires et des rapports

Cartes des flux de donnes Diagrammes montrant le flux des indicateurs dans les formulaires de collecte de donnes et les formats de rapports, et comment ils sont lis. Selon lchelle et la complexit du projet, il peut y avoir plusieurs cartes des flux de donnes.

Ce jeu de documents, le dossier de donnes, sera long laborer ; la majeure partie de latelier de formation est consacre cette tche. Pendant latelier de formation, les participants devraient raliser un ensemble complet (carte, formulaires, formats et instructions). Avec cette exprience, ils seront capables de mener bien le dossier de donnes pour les autres objectifs.

Formulaires de collecte de donnes

Formulaires remplir par les participants au projet ou le personnel pour la collecte de donnes.

Formats de rapports Rapports remplir par les participants ou le personnel pour la transmission des donnes et des informations au niveau suivant.

Fiches dinstructions Fiches contenant des instructions claires sur la manire de remplir chacun des formulaires de collecte de donnes et des formats de rapports.

1 Les bailleurs de fonds ont souvent des outils de S&E dont ils exigent lutilisation dans le cadre de leur processus de conception ou de mise en uvre. Les bureaux rgionaux de CRS ont aussi dvelopp ou adopt des outils quils trouvent particulirement utiles pour le S&E. Ces outils tendent se trouver dans la composante Mise en place et peuvent tre utiliss dans le systme SMILER.

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Cartes de communication et de rapport

Diagrammes illustrant le flux des rapports et des communications vers toutes les parties prenantes ; rpertorie les personnes responsables et les dates. Si le projet est un consortium, il peut y avoir plusieurs cartes de communication et de transmission des rapports.

Gnralement plus tard dans latelier de formation.

Discussions sur lapprentissage pour laction

Rpertorient tous les types de questions pouvant tre poses pour guider une bonne discussion et lanalyse des donnes diffrents niveaux du fonctionnement du projet. numre aussi les questions sur les types daction requises aprs lanalyse des donnes.

Gnralement labores plus tard dans latelier de formation et lies aux cartes de communication et de rapport.

Capacits et ressources Revue des ressources humaines, de la structure, de lquipement et du budget pour le travail de S&E.

labor pendant latelier de formation, dhabitude le dernier jour, et peut conduire des activits de suite visant planifier les sances de formation, revoir le budget ou solliciter dautres soutiens pour le systme de S&E. Les participants peuvent garder une liste courante des problmes pendant la semaine et la rsumer la fin.

Rapports et valuations Les rapports et valuations sont dj indiqus dans les cartes des flux de donnes et inclus avec les formulaires de collecte de donnes et les formats de rapports. Ces rapports et valuations sont aussi nots sparment dans le graphique du systme SMILER du fait quils reprsentent des produits cls du processus SMILER.

Les formats de rapports sont revus ou labors dans le cadre de latelier de formation au systme SMILER (voir Formats de rapports ci-dessus).

Les valuations sont conues plus tard dans le processus et supposent davantage de planification et des termes de rfrence dtaills.


cHApitRe iii :

Le sYstme smiLeR

A . QUe FAiRe AvAnt LAteLieR de FoRmAtion AU sYstme smiLeR

Lorsque vous planifiez un atelier de formation au systmeSMILER afin dlaborer un systme de S&E complet pour votre projet, utilisez les tapes suivantes avant latelier pour garantir une russite maximale :

conseils : Que faire avant latelier de formation au systme smiLeR

1. Engager la direction du bureau CRS dans une discussion sur le plan pour latelier de formation au systmeSMILER. Le reprsentant rsident, le chef de programme et dautres dirigeants appropris sont des soutiens importants du travail et doivent tre tenus au courant tout au long du processus. Le formateurSMILER peut rencontrer des membres de lquipe dirigeante avant latelier de formation pour sinformer de leurs intrts et de leur soutien et aprs latelier pour discuter des progrs et des tapes suivantes. Le personnel dirigeant des partenaires est aussi inclus dans ce processus de planification pour le systme de S&E.

2. Choisir le formateur au systmeSMILER et mettre au point les termes de rfrence (TDR). Un formateur supervisera lorganisation de latelier sur le systmeSMILER de S&E, veillera au plan de travail journalier et contribuera activement latelier. Il faut soccuper dun grand nombre de dtails lors de la conception dun systme de S&E: le formateur doit donc tre bien organis et noublier aucun dtail tout en ayant une perspective densemble. crivez des TDR pour latelier sur le systmeSMILER mme sil est gr par un des membres de votre personnel. Il est utile de dfinir lobjet de latelier et les rles et responsabilits. (Se reporter lannexe1 pour des TDR abrgs de CRSMalawi.)

3. Choisir les participants pour latelier sur le systmeSMILER. Un petit groupe de cinq ou six personnes bien choisies sest rvl tre la bonne taille. La connaissance du projet et une aptitude au S&E sont des considrations essentielles. Le gestionnaire de projet peut les choisir parmi les cadres du projet, le personnel technique et le personnel de S&E. Invitez des membres du personnel des partenaires sils rpondent vos critres et peuvent contribuer latelier sur le systmeSMILER, mais limitez le nombre total de participants. Noubliez pas que les autres personnels de CRS et des partenaires participeront pleinement au systme de S&E durant la vie du projet. Le personnel de S&E ne peut concevoir le systme de S& E lui tout seul: il sagit dun travail dquipe o lquilibre entre personnel de S&E et personnel technique doit tre maintenu.

4. Choisissez le site et demandez les matriels ncessaires. Trouvez une salle calme, de taille adapte pour travailler pendant une semaine. Une partie du temps, vous travaillerez autour dune table avec une grande feuille de papier au milieu de la table. Dautres fois, vous travaillerez sur un document projet sur un cran en utilisant un ordinateur et un projecteur. Vous aurez besoin dun tableau feuilles et dun support, de marqueurs et de papillons adhsifs (ou de petits bouts de papier) et dun gros classeur avec des intercalaires.

5. Choisissez un gestionnaire des documents pour grer les copies papier et lectroniques de tous les documents du systme de S&E. Cette personne mettra la TM jour avec la toute dernire version des documents produits et soccupera des fichiers lectronique et imprim. Elle doit tre bien organise et faire attention aux dtails.

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6. Runir les documents importants. Imprimez une copie papier de tous les documents prsentant un intrt pour latelier de formation. Ceux-ci incluent le document de projet, le cadre des rsultats et le Proframe ou le plan de S&E, le TSIP et le DIP. Collectez aussi tous les formulaires de collecte de donnes existants que vous prvoyez dutiliser. Il peut sagir de formulaires de prcdents projets ou de formulaires dj labors pour ce projet.

Collaborez avec le formateur pour dvelopper un modle pour la TM et commencez le remplir. La TM est dcrite pages 15-18 ci-dessous. tudiez cette section et remplissez le modle avec les documents en votre possession.

Collaborez avec le formateur la mise en place de fichiers imprim et lectronique pour tous les documents. Commencez organiser les copies imprimes des documents dans le classeur en utilisant les intercalaires. Mettez en place un systme parallle de fichiers sur un ordinateur pour la version lectronique. Pendant la semaine, le gestionnaire de documents collectera tous les formulaires. Tout le personnel pourra copier le fichier achev la fin de latelier.

Passez en revue le cadre des rsultats, le Proframe (ou le plan de S&E), TSIP et DIP. Si le cadre des rsultats et le Proframe ne sont pas clairs ou dfinitifs, vous devrez les mettre au point au dbut de latelier. Il est trs utile dachever le TSIP et le DIP avant latelier sur le systme SMILER.

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B . LAteLieR de FoRmAtion AU sYstme smiLeR

Composante 1 : Mise sur pied

Chaque atelier sur le systmeSMILER est diffrent et le formateur est charg de veiller la continuit du processus et la ralisation des tches. Pour la fin de la semaine, une excellente version prliminaire du Manuel oprationnel de S&E doit tre disponible sous formes imprime et lectronique. Si elle nest pas termine, le formateur collaborera avec lquipe pour dresser la liste des documents manquants et dcider qui sera charg de les produire.

Commencer la premire journe par une introduction au systmeSMILER. Le formateur prsentera un survol du systmeSMILER ainsi que des exemples de documentsSMILER provenant de projets de CRS. Cette sance nentre pas dans le dtail, mais est plutt destine donner aux participants une ide gnrale du contenu du systmeSMILER de S&E.

La composante1 fournit un point de dpart pour dvelopper le systmeSMILER. Vous mettrez en place les parties du systme qui soutiendront votre travail plus tard. Lors de la composante1, vous allez :

crer une table des matires rdiger une dclaration dobjet pour le systme de S&E concevoir une analyse des parties prenantes discuter dun groupe de travail de S&E, mais la mise au point se fera la fin de la formation

1.1 Table des matires Il existe de nombreux documents dans un systme de S&E et les organiser tous et en faire le suivi peut tre difficile. Bien quil puisse paratre trange que le premier document que vous crez soit une TM, celle-ci a un rle trs important, parce quelle aide le groupe voir quels documents existent dj et lesquels seront crs pendant latelier. Le formateur ou lun des participants peut dfinir le format de la TM avant latelier et entrer les documents disponibles comme le cadre des rsultats, le Proframe ou le plan de S&E, le TSIP ou dautres documents du document de projet.

1.1.1 Crer une table des matires en utilisant les trois composantes du systme SMILER Ces enttes, Mise sur pied, Mise en place et Conception des formulaires et des rapports, organisent linformation du manuel. Il existe trois colonnes dans la table des matires.

La colonne1 est Nom du document. Soyez cohrent: utilisez exactement le mme nom sur le formulaire et dans la TM. Voir la page 20 des conseils sur un protocole de dsignation des documents du systmeSMILER.

La colonne2 sintitule Version pour indiquer la date de la version la plus rcente du document. Lorsque les documents sont modifis au cours de la semaine ou mis jour aprs latelier, la date figurant sur le formulaire (qui se trouve en bas de page et sur la TM) doit tre change pour que ce soit la version la plus rcente qui soit utilise.

La colonne3 est tat . Elle vous permet de toujours savoir quelle action est ncessaire pour achever un document et qui en est charg.


Si vous utilisez les trois principales composantes du systmeSMILER comme structure de base de la TM, tout le monde saura o trouver les documents. Toutefois, il est possible que certains documents, qui ne sont pas dans le graphique du systmeSMILER, ne correspondent pas tout fait aucune des catgories. Mettez ces documents l o ils vous seront utiles. Dans lexemple de format de TM du tableau2 ci-dessous, par exemple, la note du bailleur de fonds qui concerne les rapports figure dans la section Mise en place.

Remarquez la dernire section sur les Documents de projet importants dans le tableau2. Cette section ne se trouve pas dans le graphique du systmeSMILER, mais fournit un emplacement o garder les documents qui offrent des renseignements gnraux pour le systme de S&E, comme le document de projet, les valuations, les lettres doctroi de bailleurs de fonds, etc. Crez dautres sections ou sous-sections selon vos besoins pour organiser tous les documents de votre systme de S&E. Lessentiel est de sassurer que le Manuel oprationnel de S&E contient la toute dernire version de tous les documents pertinents et que ceux-ci sont clairement marqus, dats et correctement rpertoris dans la TM.

Le tableau2 est un exemple de modle que le formateur peut utiliser quand il prpare un atelier de formation au systmeSMILER. Le modle note tous les documents dans chaque composante dans la colonne marque documents. Le formateur peut entrer les dates des documents existants dans le modle avant la semaine de formation (par ex., le cadre des rsultats du document de projet). Dans lexemple ci-dessous, le document de projet (dat du 12 aot 2009) inclut un cadre des rsultats, un Proframe et un TSIP. Ils sont donc accessibles pour examen avant la formation. De manire gnrale, les documents de la composante2 seront disponibles du fait quils sont habituellement dans le document de projet. Vous trouverez dans les notes en bas du modle des informations utiles sur la manire de remplir la TM pour prparer latelier de formation au systmeSMILER.



tableau 2 : modle pour la table des matires du systme smiLeR

table des matires du systme smiLeR

Nom du document Version tat

Composante1: Mise sur pied

Table des matires

Dclaration dobjet du S&E

Analyse des parties prenantes

Groupe de travail de S&E

Composante2: Mise en place

Cadre des rsultats 12 aot 2009

Proframe 12 aot 2009

Plan daction dtaill dun an (y compris le S&E) 1er mars 2010

Tableau de suivi des indicateurs de performance 12 aot 2009

Renseignements des bailleurs sur les obligations en matire de rapports Note de septembre 2009

Composante3: Conception des formulaires et des rapports

OS1:

RI 1.1:

RI 1.1 Carte des flux de donnes

RI 1.2:

RI 1.2 Carte des flux de donnes

Formats de rapports

Autres documents

Carte de communication et de rapport

Discussions sur lapprentissage pour laction

Plan de gestion des donnes

S&E communautaire

Capacits et ressources

Documents importants pour le projet

Document de projet dfinitif 12 aot 2009

Lettre doctroi du bailleur de fonds (avec commentaires de S&E) 15 janvier 2010

Composante 1 : Il ny a pas de dates sur les documents ; ils seront crs et dats pendant latelier de formation.

Composante 2 : Ces documents se trouvent gnralement dans le document de projet ou dans le travail effectu pendant la phase initiale de mise en uvre du projet. Les dates sont indiques ici pour montrer que ces documents sont dj disponibles dans cet exemple et peuvent tre notes ainsi quand le formateur prpare latelier. Remarquez dans cette section la note du bailleur de fonds sur les obligations en matire de rapport ; il sagit dun document important qui peut tre plac ici, bien que le gestionnaire des documents puisse en dcider autrement.

Composante 3 : Cette composante contient de nombreux documents ; il est donc utile de crer des sous-catgories. Les formulaires de collecte de donnes et les formats de rapports doivent encore tre conus. Il est utile de les organiser par OS ou RI. Parfois, les rapports sont rpertoris dans une section spare, comme ci-dessus ; parfois, ils peuvent tre rpertoris dans le RI associ. Il existe d Autres documents dans la composante 3 et ceux-ci se trouvent dans la TM et sont raliss pendant latelier.

Documents importants pour le projet : Cette section est utile pour garder le document de projet ou dautres documents destins au processus SMILER. Remarquez que le document de projet est entre avec la lettre doctroi du bailleur de fonds qui contient les obligations de S&E spcifiques. Il est aussi possible dy inclure le formulaire de candidature original du bailleur.

Colonne dtat : Celle-ci doit tre remplie pendant la semaine de formation et indiquera qui la remplira.

Le prochain exemple est une TM abrge pour un projet de CRSSierraLeone. Contrairement au modle ci-dessus qui montre une TM au dbut du processus, lexemple qui suit est une TM la fin de latelier de formation au systmeSMILER. Comme vous pouvez le voir, la plupart des documents sont achevs, comme lindique la date de version. Quelques-uns restent inachevs et la personne responsable et la date dchance sont notes dans la colonne tat .

Exemple SMILER 1 : Table des matires, CRS Sierra Leone Document Version tat

Composante1: Mise sur pied

Table des matires 27 avril 2009

Dclaration sur lobjet du S&E 25 avril 2009

Analyse des parties prenantes 25 avril 2009

Groupe de travail de S&E 25 avril 2009

Composante2: Mise en place

Cadre des rsultats 15 novembre 2008

Proframe 15 novembre 2008

TSIP 15 novembre 2008

Modle de rapport pour lUSDA 25 avril 2007

Composante3: Conception des formulaires et des rapports

OS1: Les enfants des coles cibles bnificient dun meilleur soutien ducatif

Carte de flux de donnes, OS1 24 avril 2009

Formulaire de scolarisation des lves 24 avril 2009

Instruction pour formulaire de scolarisation des lves 25 avril 2009

Registre des prsences: garons 25 avril 2009

Registre des prsences: filles 25 avril 2009

Instructions pour registres des prsences 25 avril 2009

Suivi FFE des prsences 25 avril 2009

Instructions pour suivi FFE des prsences 25 avril 2009

Feuille de transactions repas scolaires quotidiens 26 avril 2009

Instructions repas scolaires quotidiens 26 avril 2009

Rapports

Rapport mensuel sur les vivres lcole 25 avril 2009

Instructions, rapport mensuel sur les vivres lcole 26 avril 2009

Rapport mensuel des agents sur le terrain Agents sur le terrain pour fin mai

Instructions, rapport mensuel des agents sur le terrain Agents sur le terrain pour fin mai

Rapport combin mensuel des agents de projet 27 avril 2009

Instructions, rapport combin mensuel des agents de projet Kanda pour fin mai

Rapport rsum Theresa la mi-mai

Instructions pour le rapport rsum Theresa la mi-mai

Autres documents

Carte de communication et de rapport Paul et Sarah pour mi-mai


Guide des LAD mensuelles des agents de programme 24 avril 2009

Ressources et capacits en S&E Paul et Sarah la mi-mai

Documents importants

Rapport dvaluation pour le projet FFE 17 septembre 2008

Document de projet dfinitif FFE envoye lUSDA 15 novembre 2008

Lettre doctroi de lUSDA 15 janvier 2009

Contrat GEU et CRSUSCCB 28 mars 2009

Rapport FFE sur ltude de base 2 avril 2009

1.1.2 Crer le Manuel oprationnel du S&E Utilisez les trois mmes composantes SMILER de la TM pour mettre en place votre dossier lectronique dans un ordinateur et pour crer une copie imprime en utilisant le classeur et les intercalaires.

Le gestionnaire des documents est bien organis et minutieux et il assume la tche de collecter et de mettre jour de tous les documents du manuel. Les formulaires et les documents seront probablement modifis aprsles sances de formation au systmeSMILER. Dautres membres des personnels de CRS et des partenaires peuvent apporter des changements pendant leur examen des documents. Des modifications peuvent aussi survenir quand les formulaires seront tests. Le gestionnaire des documents doit veiller ce que la totalit du manuel soit mise jour en tenant compte de ces changements pendant latelier et durant la vie du projet.

Il est essentiel de dvelopper un protocol pour identifier, ou nommer, les documents qui seront runis dans votre manuel dopration SMILER. La page suivante offre des suggestions cet effet.


Meilleure pratiqueLorsque vous mettez jour des documents,changez la date : en bas de page du document

lectronique dans la version dans la TM.

conseils : protocole de dnomination des documents du systme smiLeR

1. Crez un en-tte pour tous les documents. Nommez le projet et le formulaire et les autres informations en utilisant un format bien prcis qui sera standard pour tout le projet. Dans lexemple suivant, les informations standard incluent ; nom du projet, bailleur de fonds et dates du projet.

Formulaire de scolarisation Projet USDA/Food for Education (Vivres pour lducation)

octobre2009 septembre2012

2. Crez un pied de page pour tous les documents. Utilisez le nom du bureau CRS et du partenaire, Manuel oprationnel de S&E et version avec la date du formulaire. Cette date est entre dans le pied de page et vous ne changerez la date que lorsque le formulaire sera mis jour. Il nest pas ncessaire que tous les formulaires dans le systmeSMILER aient la mme date (voir lexemple de CRSSierraLeone ci-dessus); utilisez la date laquelle vous crez ou mettez jour le formulaire. Mais la date du pied de page de chaque document doit correspondre la date de la colonne Version de la TM.

CRS & Caritas SierraLeone, Manuel oprationnel de M&E, version du 24avril 2009

3. Nommez les formulaires de collecte de donnes avec un titre court, descriptif et unique. Il existe un grand nombre de formulaires dans un systme de S&E typique, il est donc important de les nommer avec des titres distinctifs. Si vous avez deux formulaires dadmission, par exemple, nommez chacun de telle sorte quon puisse les distinguer aisment. Exemple:

Formulaire dadmission la clinique

Formulaire dadmission au centre communautaire

4. Nommez les rapports de faon quils soient facilement identifiables. Si plusieurs membres du personnel ou partenaires soumettent des rapports mensuels, nommez-les de telle sorte quon puisse les distinguer aisment les uns des autres. Rapport mensuel nest pas utile. Donnez au rapport un titre clair qui indique qui est responsable de sa soumission et quelle est la priode concerne, ou toute autre information pertinente. Exemples:

Rapport mensuel dagent local

Rapport mensuel de grant de clinique

Rapport mensuel de gestionnaire de programme

Rapport trimestriel sommaire de gestionnaire de programme

Si plusieurs partenaires utilisant diffrents titres soumettent le mme rapport, envisagez dautres mthodes de dsignation ou utilisez un systme de numrotation pour les rapports.


1.2 Dclaration dobjet La dclaration dobjet dfinit le cadre global de votre systme de S&E et rpond la question plus gnrale de savoir pourquoi vous le mettez en place. Les Normes de S&E de CRS2 peuvent vous aider rflchir au but de votre systme de S&E. Bien que cette tche ne prenne pas longtemps (une demiheure, peut-tre), elle est importante pour prendre du recul et rflchir au but densemble du travail.

Certaines des raisons videntes justifiant un systme de S&E sont:

suivre ltat davancement des activits et des produits de manire rgulire et opportune

apporter des modifications, selon les besoins, la mise en uvre du projet

garantir la ralisation des objectifs de niveau suprieur

rdiger des rapports pour CRS et rpondre aux obligations des bailleurs de fonds

Il existe dautres raisons, moins videntes:

renforcer les capacits des personnels de CRS et des partenaires

encourager le S&E communautaire avec le feedback de ces communauts

piloter de nouvelles mthodes de S&E

harmoniser les formulaires et les formats de rapports entre plusieurs partenaires

contribuer au dialogue sur les politiques

tablir des liens entre CRS, ses partenaires et dautres parties prenantes

promouvoir lapprentissage organisationnel avec dautres acteurs de la rgion et de lagence

Rflchissez en termes gnraux au but de votre systme de S&E. Une longue liste nest pas ncessaire; quatre ou cinq dclarations suffisent pour rendre compte des principaux objectifs du S&E. Voir lexemple ci-dessous de CRSMalawi. Il sagit dune dclaration dobjet pour un programme multisectoriel grande chelle, dans lequel CRS dirige un consortium de neuf partenaires.

Exemple SMILER 2 : Dclaration dobjet, CRS Malawi

1. Renforcer les capacits en S&E des membres du consortium 2. tablir un systme de S&E uniforme pour tout le consortium avec la souplesse des partenaires pour le

complter 3. Piloter et tirer des enseignements des innovations de S&E 4. tablir un systme de gestion des connaissances et partager les leons apprises 5. Utiliser les donnes pour la prise de dcision et laction, par le personnel des partenaires du consortium et

les volontaires

2Voir lannexe 2. Les normes du CRS sont disponibles en anglais, en franais et en espagnol (CRS, 2009a ; CRS, 2009b ; CRS, 2010b).


Gardez votre dclaration dobjet prsente lesprit lorsque vous laborez votre systme de S&E. Si par exemple, vous indiquez quun des buts est dtablir des liens entre les parties prenantes, alors vous devez veiller ce que votre systme de S&E soutienne effectivement de meilleures relations en incorporant suffisamment doccasions de dialogue dans le processus de S&E.

1.3 Analyse des parties prenantes Une analyse des parties prenantes contribuera garantir que les donnes collectes par le systme de S&E rpondent aux besoins dinformation des parties prenantes au projet. Lorsque vous avez conu votre projet, vous avez peut-tre ralis une analyse des parties prenantes pour identifier qui doit informer le processus de planification. Si tel est le cas, elle peut tre revue et mise jour pour garantir que vous comprenez les besoins dinformation des parties prenantes.

Le tableau des parties prenantes du systmeSMILER a deux colonnes: une pour la partie prenante, lautre pour le type gnral dinformation requis par cette partie prenante. Dans la composante3, vous allez crer une Carte de communication et de rapport destine montrer comment et quand ces parties prenantes recevront cette information.

Exemple SMILER 3 : Analyse des parties prenantes, CRS Libria partie prenante informations requises

Ministre de lAgriculture Nbre dintrants agricoles et technologiques Nbre dhectares et rendements Nbre de terrains agricoles par district Processus et mise en uvre

Ministre des Travaux publics Nbre de projets dinfrastructures: routes, dispensaires, coles, etc. Ministre de la Sant Survol gnral des activits de sant du PAIL Ministre du Plan Examen du PAIL dans le cadre de la stratgie de lutte contre la pauvret Ministre des Affaires intrieures (administrateurs de comts)

Activits, progrs et indicateurs du PAIL partags avec les autres ministres Donnes sur la distribution des vivres

USAID/FFP Indicateurs imposs par FFP Indicateurs du plan de S&E

Comit de pilotage du PAIL Indicateurs du plan de S&E Donnes qualitatives

glise catholique: vques Survol gnral des activits du PAIL Communaut Comprend le projet, sa contribution et son impact

Constate les progrs raliss dans la communaut par rapport aux autres Identifie les problmes, discussion et suivi

CRS: reprsentant rsident et encadrement

Survol du projet et des progrs raliss Impact annuel en utilisant les indicateurs de RI et dOS Problmes mergents, solutions et suivi Intrts spcifiques identifis

Sige et bureaux rgionaux de CRS

Survol du projet et des progrs raliss Leons apprises


Dans lexemple ci-dessus de CRSLiberia, la premire colonne contient la liste de toutes les parties prenantes qui ont besoin dinformations du PAIL (programme agricole intgr de CRSLiberia). La seconde colonne indique le type dinformation qui intresse les parties prenantes. Remarquez que certaines dentre elles, comme les ministres, ont des besoins dinformation bien prcis. Dautres parties prenantes, comme lvque local, sont probablement plus intresses par une prsentation gnrale des progrs raliss par le projet. Les partenaires et le personnel de CRS ont aussi des besoins dinformation spcifiques pour pouvoir suivre lvolution et faire des modifications selon les besoins. Ces besoins dinformation peuvent tre contrls par rapport la liste des indicateurs de votre Proframe pour garantir que vous collectez les informations qui rpondront aux besoins de toutes les parties prenantes.

Vous reviendrez cette analyse des parties prenantes lorsque vous crerez la Carte de

communication et de rapport, plus tard dans le processus.

1.3.1 Vrification des exigences des bailleurs de fonds Les bailleurs de fonds envoient souvent une lettre doctroi qui contient des renseignements spcifiques concernant les obligations de S&E. Certains bailleurs peuvent avoir des formats de rapports qui contiennent des instructions sur le plan du rapport, les tableaux ou dautres obligations. tudiez soigneusement ces documents pour tre sr que toutes les obligations des bailleurs de fonds figurent dans le systme de S&E. Incluez la liste de tous ces documents dans la TM et rangez-la dans le classeur et le dossier lectronique du Manuel oprationnel de S&E.


1.4 Groupe de travail de S&E Concevoir et mettre en uvre un systme de S&E fait intervenir plusieurs activits. Mme si vous ralisez un travail non ngligeable au cours de latelier sur le systmeSMILER, il restera des tches terminer et des erreurs rectifier dans le systme. Le Manuel oprationnel de S&E est-il jour et organis de telle sorte que les documents sont facilement accessibles? Les formulaires de collecte de donnes sont-ils facilement compris des personnes effectuant la collecte des donnes? Les tableaux des rapports sont-ils simples remplir? Le systme de gestion des donnes est-il construit et fonctionne-t-il bien? Les partenaires et le personnel de CRS utilisentils bon escient les donnes pour effectuer des corrections de cap selon les besoins? Les rapports sont-ils opportuns et exacts? Comme on le voit, il faut suivre et valuer le systme de S&E lui-mme; cest une des fonctions essentielles du groupe de travail de S&E. Attendez-vous linattendu quand vous commencez mettre en uvre votre systme de S&E et soyez prt grer ces problmes avec la rflexion et les conseils de votre groupe de travail de S&E.

Pensez un groupe de quatre ou cinq personnes qui sont bien places pour superviser le dveloppement et la mise en uvre du systme de S&E. Dici la fin de la semaine de formation, vous aurez une meilleure ide des difficults que vous rencontrerez dans la cration et la mise en uvre du systme, les types de personnes susceptibles de se joindre au groupe et les responsabilits spcifiques quelles pourraient assumer. Le groupe de travail comprendra probablement les membres des personnels de CRS et des partenaires qui sont intresss, mais il peut aussi inclure des parties prenantes qui ont un intrt particulier ou une expertise en matire de S&E.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des objectifs, de la structure et des procdures de fonctionnement dun groupe de travail de S&E de CRS Liberia pour un vaste programme multisectoriel.

Exemple SMILER 4 : Groupe de travail de S&E, Libria

Lobjet de ce groupe de travail de suivi et valuation (S&E) est de superviser la mise en uvre du systme de S&E du PAIL tel quil est dcrit dans la dclaration dobjet du Manuel oprationnel de S&E du PAIL.

Membres 1. Coordinateur du S&E de lunit de coordination centrale (prsident) 2. Contacts du S&E pour chacun des partenaires de mise en uvre 3. Un reprsentant pour chacun des trois groupes de travail technique (un pour chaque OS)

Responsabilits des membres du groupe de travail Les membres du groupe de travail du S&E sengagent garantir que les activits de S&E du PAIL rpondent aux obligations de toutes les parties prenantes en matire dinformation. De manire spcifique, les membres du groupe de travail du S&E doivent :

4. Superviser la mise au point du systmeSMILER 5. laborer un programme pour la formation du personnel des partenaires et des membres de la communaut 6. laborer et gnraliser le systme de S&E mis jour, y compris

a. Contrle de la qualit des donnes de S&E b. Des moyens darticuler, modliser et renforcer le bon travail de S&E c. Des systmes et processus pour la gestion des donnes d. Des recommandations et demandes aux chefs de programme, gestionnaires de projets

et reprsentants rsidents pour garantir la russite du systme de S&E


4. Superviser lutilisation des informations de S&E, y compris

a. Lutilisation des donnes

b. Le systme de communication et de rapport pour les informations de S&E, y compris les leons apprisest

5. Garantir une bonne participation des membres de la communaut au S&E

6. Prparer les termes de rfrence pour lvaluation mi-parcours et finale

7. Garantir que la direction et les activits de S&E sont bien communiques aux autres membres du

personnel du projet et aux partenaires Frquence des runions Le groupe de travail de S&E se runira tous les mois. Cette frquence des runions sera rvalue priodiquement. Les contacts du S&E se rencontreront plus frquemment, selon les besoins.

Lieu de runion Le lieu o se tiendront les runions du groupe de travail du S&E tournera entre les membres du consortium. Il est prvu que les runions se tiennent Monrovia et sur les sites de projet.

Gestion des connaissances Le compte-rendu des runions du groupe de travail du S&E inclura les problmes abords, les dcisions prises et les mesures de suivi et les responsabilits. Le compte-rendu de chaque runion sera distribu aux membres du groupe de travail du S&E.

Rsum de la composante 1

Bon travail ! Vous avez termin la premire composante de votre systme de S&E. Vous avez organis le travail et les documents en utilisant la TM, clarifi la raison dtre plus gnrale de votre systme de S&E avec la dclaration dobjet, analys les besoins dinformation des parties prenantes et commenc rflchir un groupe de travail de S&E. Surtout, vous avez vrifi quelles sont les obligations spcifiques des bailleurs de fonds pour votre systme de S&E.

Veillez dater tous les documents en bas de page, les noter dans la TM et

les ranger lemplacement appropri dans le classeur et dans le bon dossier

dans la version lectronique.

Maintenant, vrifions que tout est en place pour que vous puissiez suivre les

objectifs et les indicateurs de votre projet.



Composante 2 : Mise en place

La composante 2 garantit que les lments fondamentaux du systme de S&E sont en place avant que vous ne commenciez concevoir les formulaires et les modles. Dans la composante 2, vous allez :

passer en revue les documents du document de projet3, comme 23

Le cadre des rsultats Le Proframe et/ou le plan de S&E Le tableau de suivi des indicateurs de performance Le pan dtaill de mise en uvre Les outils de planification du S&E et les documents spcifiques requis par les

bailleurs de fonds, comme les formats de rapports aux bailleurs de fonds ou les instructions de la lettre doctroi.

passer en revue les indicateurs et les mthodes de mesure, en utilisant le Proframe ou le plan de S&E, afin de garantir que vous avez une liste dfinitive dindicateurs. Le cadre des rsultats et la liste des indicateurs (du Proframe, du plan de S&E ou du TSIP) guideront votre travail dans la composante3.

2.1 Le cadre des rsultats Le cadre des rsultats est un diagramme facile lire qui donne un aperu des objectifs du projet, gnralement jusquau niveau des produits. Il fournit un excellent survol du projet et est un guide dune valeur inestimable tout au long de latelier de formation au S&E. Crez un cadre des rsultats avant ou au dbut de la semaine de formation au systme SMILER si vous nen avez pas dj un.

2.2 Le Proframe Le Proframe est la version de CRS du cadre logique, outil utilis par certains bailleurs de fonds et dautres ONG. Dans la phase de conception du projet, vous utilisez le Proframe pour dfinir vos indicateurs et dterminer comment vous allez collecter les donnes. Les hypothses cls ont aussi toutes les chances dtre suivies pendant la vie du projet et elles doivent tre incluses dans vos discussions. Vous utiliserez toutes ces informations, plus dautres documents de planification du S&E du document de projet pour dvelopper le systme de S&E.

Un plan de S&E4 a plus de colonnes que le Meilleure pratique Proframe et inclut plus de renseignements

Dans la composante 3, vous vous concernant la collecte de donnes (qui, comment rfrerez aux indicateurs du Proframe

et quand), les moyens de lanalyse et lutilisation ou du plan de S&E pour garantir que des informations. Certains bailleurs de fonds les formulaires existent pour assembler

tous les indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Le TSIP est aussi une

exigent ce cadre logique dans les documents de projets. Certains membres du personnel

bonne liste dindicateurs quantitatifs. de CRS pensent quil sagit dun outil utile raliser avant de passer la composante 3 dans le systme SMILER, parce quil donne des informations additionnelles pour chacun des indicateurs. Ces informations sont utilises dans les fiches dinstructions qui accompagnent chacun des outils de collecte de donnes. (Se reporter lannexe 3 pour un modle de plan de S&E.)

3Voir les ProPacks I et II (Stetson, et al., 2004 et 2007) et la srie Short Cut (CRS et Croix rouge amricaine, 2008) pour de plus amples informations sur ces documents de planification.

4LUSAID FFP utilise lexpression plan de suivi de la performance .

Consacrez suffisamment de temps au passage en revue de tous les indicateurs dans votre Proframe ou plan de S&E. Un examen complet des indicateurs garantit que tout le monde acquiert une meilleure connaissance des dtails du projet et est prt concevoir les formulaires de collecte de donnes dans la composante 3. Examinez aussi la liste des indicateurs pour vous assurer que les informations correctes sont collectes en vue de rpondre aux besoins dinformations spcifiques des bailleurs de fonds et des autres parties prenantes.

2.3 Tableau de suivi des indicateurs de performance Dans la conception de votre systme de S&E le TSIP est utile parce quil rpertorie tous les indicateurs quantitatifs et vous permet de dterminer:

les indicateurs qui exigent une enqute de base ou dautres enqutes priodiques

un calendrier pour la collecte, par ex. trimestrielle, annuelle, mi-parcours et finale ou une combinaison

le niveau de dtail ncessaire pour chaque indicateur, par ex., dissociation par rgion, sexe ou ge

Le TSIP peut tre prpar avant latelier par le personnel de projet ou au dbut de la semaine de formation. Outre le fait de soutenir la conception du systme de S&E, le TSIP est un excellent format de rapport annuel pour vos donnes quantitatives. Vous pouvez utiliser tout le tableau ou en couper-coller des parties dans votre rapport descriptif. (Se reporter lannexe 4 pour un exemple de TSIP de CRS Burundi.)

2.4 Plan dtaill de mise en uvre (y compris le S&E) Dans votre document de projet, vous avez probablement labor un plan daction numrant les principales activits pour au moins la premire anne, voire toute la vie du projet. Au dbut de la mise en uvre du projet, vous prparerez un DIP qui dcompose les activits un niveau de dtail qui est utile au personnel et aux partenaires et utilis pour ltablissement des rapports. La pratique de CRS est de faire participer les partenaires et les parties prenantes cls ce processus de planification dtaill qui non seulement numre les activits, mais aussi les calendriers, les cibles et les personnes responsables. la fin de lanne courante du projet, les progrs sont valus et un autre plan dtaill est labor pour lanne qui vient.5 4

Comment le plan de mise en uvre dtaill vous aide-t-il mettre en place votre systme de S&E? Une grande partie des rapports, en particulier dans la phase initiale de la mise en uvre du projet portera sur les activits. Dans vos rapports trimestriels et semestriels, vous vrifierez si ces activits ont t ralises dans les dlais et en respectant le budget. Les gestionnaires de projets doivent suivre de prs les progrs raliss. Dans vos rapports annuels, vous pouvez rsumer les principales activits menes bien dans lanne.5

De plus, le DIP peut contenir des activits additionnelles que vous souhaitez suivre dans le cadre de votre systme de S&E et qui ne sont pas dans votre Proframe ou plan de S&E. Par exemple, il est possible que vous ayez un comit de pilotage compos de reprsentants des autorits, dONG locales et de partenaires et qui se runit tous les trimestres pour discuter du projet. Ce comit est important dans la mesure o il passe en revue les progrs raliss par le projet, discute des problmes et des solutions et parce quil soutiendra probablement les initiatives de laprs-projet. Vous pouvez dcider dajouter des indicateurs sur la participation, le nombre et la frquence de ces runions du comit de pilotage si ces indicateurs ne se trouvent pas dj dans votre Proframe.

Enfin, votre DIP inclut des activits, des calendriers et les personnes responsables pour toutes les activits de S&E. Sil ny en a pas dj dans le plan dtaill, crez des lignes dans le tableau pour la mise en uvre

5Se reporter lannexe 5 pour un exemple de CRS LACRO, la Matrice de suivi de plan de travail annuel (Selener, 2010).


des activits de S&E et faites la liste de celles qui sont connues comme les donnes de base, les valuations annuelles, lvaluation mi-parcours, lvaluation finale, la date des rapports, etc. mesure que dautres activits surviennent pendant la semaine, retournez ce calendrier et notez-les. Dici la fin de la semaine, votre calendrier des activits de S&E devrait tre assez complet. Lexemple cidessous montre comment les activits de S&E font partie du plan de mise en uvre dtaill pour le projet.

tableau 3 : modle pour le plan dtaill de mise en uvre Activits Personne

responsable Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 etc.

Gestion de projet Recrutement du personnel Achat les matriels du projet Runions avec les parties prenantes cls Lancement de la runion avec les partenaires S&E Calendrier des rapports Rapports trimestriels des partenaires Rapport trimestriel aux bailleurs de fonds Rapport annuel au bailleur de fonds Runion mensuelle de gestion Donnes de base (le personnel doit prparer un plan plus dtaill pendant ltude des donnes de base) Rdaction des TDR et choix du consultant Conception de loutil denqute Formation du personnel de collecte des donnes Mise en uvre de lenqute Analyse des donnes Rdaction du rapport Conception du systme de S&E de projet Organisation des papiers et choix du formateur Semaine de formation au systme SMILER Discussions sur le systme SMILER avec les partenaires Runions du groupe de travail SMILER IDT4D Nomination chef de file IDT4D

valuation de la couverture du rseau de tlphone portable et la connectivit Runion avec les partenaires cls Analyser le potentiel pour EDT4D dajouter de la valeur au systme SMILER de S&E Revoir le portefeuille de solutions dEDT4D Activits par rsultat intermdiaire RI 1.1 Produit 1.1.1 Activit Activit Activit


Rsum de la composante 2

Dans cette composante, vous avez examin votre cadre des rsultats, votre Proframe et/ou votre plan de S&E et votre TSIP et vous avez pass en revue votre liste des indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Vous avez ajout une section au DIP pour inclure les activits dtailles pour le S&E. Finalement, vous avez lu et relu toutes les informations des bailleurs de fonds qui concernent les obligations spcifiques en matire de S&E. Veillez dater tous les documents, les noter dans la TM et ranger les copies imprimes et lectroniques dans les dossiers appropris.

Dans la composante1, vous vous tes organis pour grer la gamme complte des lments concernant le systme de S&E. Dans la composante2, vous avez identifi la liste dfinitive des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Avec ces informations, vous avez pos les fondements de votre systme de S&E. Il est maintenant temps de passer la composante3 o vous allez concevoir les formulaires et les rapports destins la collecte des donnes dont vous avez besoin et laborer un plan pour communiquer avec les parties prenantes.


Composante 3 : Conception des formulaires et des rapports

La composante3 est le travail principal de latelier de formation au systmeSMILER. Dans la composante3, vous utiliserez la liste des indicateurs de la composante2 pour concevoir un systme de collecte de donnes et de production de rapports et dvelopper des mcanismes destins soutenir lutilisation approprie des donnes pour lapprentissage, la prise de dcision et les rapports.

Dici la fin de cet exercice, vous pourrez:

crer les cartes des flux de donnes

produire des formulaires de collecte de donnes et des formats de rapports

rdiger des instructions pour chacun des formulaires de collecte de donnes et des formats de rapports

discuter dides pour le S&E communautaire

discuter des ides pour un plan de gestion des donnes, y compris le recours aux technologies de linformation et des communications (TIC)

crer la carte de communication et de rapport

identifier les possibilits et dresser la liste des questions-guides pour les discussions dapprentissage pour laction (LAD)

identifier les possibilits pour les LAD

tudier les capacits et les ressources pour le systme de S&E.

Comme vous le voyez avec cette liste, il y a beaucoup de travail dans cette section et elle occupera la majeure partie de la semaine de formation. Il est possible que vous nayez pas le temps de tout finir; le formateur consacrera une partie de la dernire journe une discussion des tapes suivantes. Prenons les documents les uns aprs les autres en commenant par la carte des flux de donnes pour mieux comprendre ce quils sont et comment ils fonctionnent.

3.1 Carte des flux de donnes La carte des flux de donnes est un diagramme de tous les formulaires et rapports qui feront partie de votre systme. La carte montre chaque formulaire et rapport et comment ils sont lis entre eux, c.--d. le flux des donnes circulant des formulaires de collecte de donnes aux divers rapports. Tous les indicateurs qualitatifs et quantitatifs figurant dans votre Proframe ou votre plan de S&E seront collects dans un des formulaires de la carte des flux de donnes.

Utilisez cet exemple de CRSRDC (Rpublique dmocratique du Congo) pour comprendre comment fonctionnent ces cartes des flux de donnes.


ongo anue es op rat ons e ver on avr

Exemple SMILER 5 : Carte de flux des donnes, CRS RDC

RD C ASL M l d i d S&E si 30 il 2010

Carte des flux de donnes RI 1.1 Des groupes de fermiers participent l'laboration et l'valuation de l'ASL.

Donnes de base

Analyse des sols Consultant

Revue annuelle

Analyses des sols

Rapport de visite de site Personnel de l'ASL

Rapport de visite de site Consultants

Rapports de formation Personnel de l'ASL

Liste des participants aux runions hebdomadaires Groupe de paysans

Participation Vulgarisateur

Carnet de terrain * Donnes agricoles * Rponses des paysans * Liste de paysans qui utilisent l'ASL Vulgarisateur

Rapport mensuel de l'agent agricole : tableaux de l'ASL Vulgarisateur

Rapport mensuel du superviseur Superviseur

Rapport trimestriel du superviseur Superviseur

Rapport trimestriel Gestionnaire de projet de CRS

Rapport semestriel pour la fondation Gestionnaire de projet de CRS

Liste de contrle des techniques d'ASL Personnel de l'ASL

Il sagit dune carte des flux de donnes pour la collecte et les rapports de donnes aux fins de la formation et du recours lagriculture sans labour (ASL) par les fermiers cibls. La carte montre o les donnes sont dabord collectes au niveau communautaire et comment ces donnes transitent vers les divers rapports (mensuels, trimestriels et semestriels). Les cases sur le ct droit montrent ltude des donnes de base et les valuations annuelles ainsi que les analyses du sol annuelles. Chacune des cases de la carte des flux de donnes reprsente soit un formulaire de collecte de donnes soit un format de rapport faisant partie du systme de S&E.

Notez la bordure lignes grasses qui encadre certains jeux de documents. Ces bordures contiennent des formulaires et des rapports lis un aspect particulier du systme de suivi. La case en haut contient les formulaires qui sont utiliss par les groupes de paysans et le vulgarisateur sur le site de dmonstration. La flche partant de cette case lignes grasses montre que ces donnes sont utilises dans le rapport mensuel de lagent agricole. Les rapports mensuels de tous les agents agricoles sont runis par le superviseur qui tablit des rapports tous les mois et tous les trimestres. La case lignes grasses gauche contient des formulaires qui sont remplis mesure que ces activits sont acheves par les personnels de CRS et des partenaires et par les consultants ; la flche montre que ces rapports sont utiliss dans le rapport trimestriel.


Les lignes grasses entourant un ensemble de cases peuvent donner un peu dordre ces cartes des flux de donnes, bien que toutes les cartes nen aient pas besoin. Jugez par vous-mme pour dterminer quoi mettre dans la case: la seule rgle est que le tout soit comprhensible par lquipe de projet et permette de communiquer le systme de S&E des tiers.

3.1.1 Commencer avec une carte des flux de donnes Une seule carte peut-elle couvrir lensemble du projet ? Ou vaut-il mieux avoir une carte de donnes pour chaque objectif stratgique (OS) ou chaque rsultat intermdiaire (RI) ? Dans lexemple de CRS RDC ci-dessus, la carte montre les documents