PROPONENTE: U.O.C.`` Affari Generali`` OGGETTO: … · 2016. 4. 18. · siurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione doumentale ex art. 3, omma 4, lett. d),

“FONDAZIONE GIOVANNI PASCALE”ISTITUTO DI RICOVERO E CURA A CARATTERE SCIENTIFICO

Via Mariano Semmola - 80131 NAPOLI

DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO STRAORDINARIO N. 308 del 17/04/2016

PROPONENTE: U.O.C.`` Affari Generali``

OGGETTO: APPROVAZIONE REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEL PROCEDIMENTO DI DIGITALIZZAZIONE DELIBERE E MANUALE OPERATIVO

Documento informatico firmato digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate, il quale sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa



DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO STRAORDINARIO



Il Direttore dell’U.O.C. Affari Generali: Dott ssa Elisa Regina

Premesso :- che il Codice dell’amministrazione digitale, di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005,n. 82, all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto in base al quale “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”. La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica;

-che la dematerializzazione degli atti amministrativi prodotti in Istituto si è inserita in un più ampio progetto che si pone quale obiettivo finale, la produzione, trasmissione e conservazione dei provvedimenti amministrativi, in formato esclusivamente digitale;

-che la dematerializzazione dei provvedimenti è stata oggetto di una specifica attività progettuale che nel 2015, ha impegnato e coinvolto il personale amministrativo, tecnico e professionale di area non dirigenziale, delle diverse strutture aziendali. In particolare, tra le proposte progettuali approvate con deliberazione n.433 dell’1.06.2015, figura il progetto “Redazione di uno schema di regolamento che disciplini in procedimento telematico, dalla redazione dello schema di proposta, al perfezionamento dei provvedimenti, nonché dell’integrazione dell’efficacia degli stessi, individuando ruoli e responsabilità dei diversi attori”.

Richiamata la determina del Commissario Straordinario n.40 del 22.03.2016 con la quale si è

preso atto che “il progetto obiettivo di cui alla delibera n.433/15 è stato concluso, come da dichiarazioni rese dai responsabili e dal verbale n.67 del 15.03.2016 dell’O.I.V.” ;

Letto lo schema di Regolamento, allegato al presente provvedimento, quale parte integrante e sostanziale, che disciplina le varie fasi del procedimento telematico di approvazione dei provvedimenti, dalla redazione dello schema di proposta, al perfezionamento dei provvedimenti, nonché dell’integrazione dell’efficacia degli stessi, individuando ruoli e responsabilità dei diversi attori;

Redatto da Regina Elisa il 08/04/2016 11.30.10

Precisare che è parte integrante del regolamento approvato col presente atto, il manuale che descrive la fasi operative della procedura informatica in uso Lapis web;

Attestato che il presente provvedimento, a seguito dell’istruttoria effettuata, nella forma e

nella sostanza è legittimo e utile per il servizio pubblico;

PROPONE:

1) di approvare il Regolamento che disciplina le varie fasi del procedimento telematico di approvazione dei provvedimenti, dalla redazione dello schema di proposta, al perfezionamento dei provvedimenti, nonché dell’integrazione dell’efficacia degli stessi, individuando ruoli e responsabilità dei diversi attori, in uno al manuale che descrive la fasi operative della procedura informatica in uso Lapis web, che allegati al presente provvedimento ne formano parte integrante e sostanziale;

2) di notificare il presente provvedimento alle Direzioni Scientifica, Sanitaria ed Amministrativa ed alle UU.OO.CC. del Dipartimento PTA;

3) di pubblicare il regolamento ed il manuale operativo nella sezione “amministrazione trasparente” del sito web aziendale;

IL COMMISSARIO STRAORDINARIO

In virtù dei poteri conferitigli con delibera della Giunta Regionale della Campania n. 730 del 16.12.2015;

Letta e valutata la proposta di delibera sopra riportata, presentata dal Direttore dell’UOC Affari Generali;

Preso atto che il Direttore proponente il presente provvedimento, sottoscrivendolo, attesta che lo stesso, a seguito dell’istruttoria effettuata, nella forma e nella sostanza è legittimo e utile per il servizio pubblico;

Acquisito il parere favorevole del sub Commissario Straordinario con funzioni sanitarie, del sub Commissario con funzioni amministrative e del Direttore Scientifico;

DELIBERA

di adottare la proposta di deliberazione sopra riportata, nei termini indicati e per l’effetto:

1) Approvare il Regolamento che disciplina le varie fasi del procedimento telematico di approvazione dei provvedimenti, dalla redazione dello schema di proposta, al perfezionamento dei provvedimenti, nonché dell’integrazione dell’efficacia degli stessi, individuando ruoli e responsabilità dei diversi attori, in uno al manuale che descrive la fasi operative della procedura informatica in uso Lapis web, che allegati al presente provvedimento ne formano parte integrante e sostanziale;


2) Notificare il presente provvedimento alle Direzioni Scientifica, Sanitaria ed Amministrativa ed alle UU.OO.CC. del Dipartimento PTA;

3) Pubblicare il regolamento ed il manuale operativo nella sezione “amministrazione trasparente” del sito web aziendale.

Il Dirigente responsabile dell’Unità Operativa proponente è incaricato dell’esecuzione della presente deliberazione ed è responsabile del relativo procedimento.

IL COMMISSARIO STRAORDINARIO Dott.ssa Sergio Lodato


REGOLAMENTO PER LA DISCIPLINA DEL PROCESSO DI DIGITALIZZAZIONE DEI

PROVVEDIMENTI DELL’ISTITUTO.

Introduzione

1. Il documento informatico: evoluzioni tecnologiche, normative e procedurali

Il Codice dell’amministrazione digitale, di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005,n. 82, all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto in base al quale “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo

71”. La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle pubbliche amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo. Al centro di questo scenario si colloca il documento informatico definito all’art. 1, comma 1, lett. p), del CAD come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Per individuare una più completa definizione di documento amministrativo informatico, è necessario richiamare quanto disposto dall’art. 22, comma 1, lett. d), della Legge 7 agosto 1990, n. 241, laddove si afferma che per documento amministrativo, si intende “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale”. Tale definizione è stata poi riformulata dal Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, c.d. TUDA, dove all’art. 1, comma 1, lett. a), viene stabilito che per documento amministrativo si deve intendere “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa”. Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica (rappresentazione informatica). Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato, acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato. Secondo il disposto dell’art. 20, comma 1-bis, del CAD, “L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21”. Dal punto di vista legale, quindi, il documento informatico è destinato a produrre effetti giuridici diversi a seconda dei requisiti che possiede. Prerogativa necessaria affinché il documento informatico integri le caratteristiche di qualità e sicurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione documentale ex art. 3, comma 4, lett. d), del DPCM 13 novembre 2014. 2. Le firme elettroniche In ragione di quanto prevede il nostro sistema giuridico, l’imputabilità di una determinata rappresentazione ad un soggetto, nella maggior parte dei documenti, è garantita dalla sottoscrizione; per il documento informatico si è reso necessario concepire una sottoscrizione

elettronica in grado di assicurare il legame tra il firmatario e il documento informatico. La sottoscrizione elettronica non è semplicemente un atto ma si tratta di un processo, un processo informatico basato su algoritmi crittografici che permettono di rappresentare un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici (documento informatico), utilizzati come metodo di identificazione informatica. 3. La firma digitale La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Per verificare l’autenticità di un documento firmato digitalmente, qualsiasi soggetto lo abbia ricevuto può, mediante l’utilizzo di specifiche applicazioni messe a disposizione gratuitamente dai Certificatori, verificare la firma del documento utilizzando la chiave pubblica del mittente, ottenendo il message digest e confrontando quest’ultimo con quello che si ottiene applicando la stessa funzione di hash pubblica al documento medesimo; se le due impronte sono uguali il documento risulta integro e imputabile al sottoscrittore. Il processo di firma come sopra rappresentato può apparire complesso, ma l’utilizzo del dispositivo di firma è in realtà molto semplice e di facile utilizzo. Per procedere in questo senso è necessario dotarsi di un “Kit di firma digitale”, sommariamente composto da: ∙ un dispositivo sicuro di generazione delle firme (smartcard, token USB); ∙ un lettore di smartcard; ∙ un software di firma e verifica. Ai sensi dell’art. 3, del DPCM 13 novembre 2014, il documento informatico può essere formato mediante una delle seguenti quattro modalità: redazione, acquisizione, registrazione informatica di informazioni o dati e generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni. La formazione del documento informatico mediante la sua redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software, rappresenta oggi la principale modalità di produzione di documenti informatici da parte di una Pubblica Amministrazione; si tratta della più tradizionale modalità di formazione di un documento che interviene utilizzando applicazioni di office automation deputate, il più delle volte, alla redazione di documenti contenenti testo. Una volta memorizzato nel suo formato originale di produzione, il documento informatico potrà essere consolidato in una o più versioni, sino ad arrivare alla sua versione definitiva, ossia la versione che non subirà alcuna ulteriore modifica di contenuto da parte del suo autore. Solo dopo questa fase, il documento assumerà anche una forma definitiva o, meglio, un formato definitivo in grado di rendere immodificabile il suo contenuto e, ove necessario, predisposto per una eventuale sottoscrizione digitale. Immodificabilità e staticità sono, quindi, due caratteristiche essenziali che devono essere obbligatoriamente garantite. Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni: 1) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata; 2) l'apposizione di una validazione temporale; 3) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa; 4) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di

sicurezza; 5) il versamento ad un sistema di conservazione. PREMESSA La dematerializzazione degli atti amministrativi prodotti in Istituto si è inserita in un più ampio progetto che si pone quale obiettivo finale, la produzione, trasmissione e conservazione dei provvedimenti amministrativi, in formato esclusivamente digitale. La dematerializzazione è stata oggetto di una specifica attività progettuale che nel 2015, ha impegnato e coinvolto il personale amministrativo, tecnico e professionale delle diverse strutture aziendali. In particolare, tra le proposte progettuali approvate con deliberazione n.433 dell’1.06.2015, figura il progetto “Redazione di uno schema di regolamento che disciplini in procedimento telematico, dalla redazione dello schema di proposta, al perfezionamento dei provvedimenti, nonché dell’integrazione dell’efficacia degli stessi, individuando ruoli e responsabilità dei diversi attori”. Dopo una fase di formazione del personale assegnato a tutte le strutture amministrative, tecniche e professionali aziendali, ed una iniziale fase di sperimentazione, dal mese di Settembre 2014, , è stato dato avvio al processo di digitalizzazione delle delibere, determine del Direttore generale e determine dirigenziali. L’avvio del nuovo procedimento ha richiesto, preliminarmente, l’utilizzo delle firme digitali fin dalla fase dell’inserimento della proposta dell’atto nella procedura di gestione dei provvedimenti. Il processo di digitalizzazione degli atti ha comportato modifiche organizzative e di processo. La procedura informatica Lapisweb, da anni utilizzata in Istituto a supporto della gestione degli atti amministrativi, dal loro momento formativo sino al loro perfezionamento, ed in precedenza centralizzata solo presso la struttura S.C. Affari Generali, è stata infatti diffusa presso tutti gli uffici amministrativi, e per gli atti sono stati previsti nuovi iter di approvazione. Articolo 1 Fasi del procedimento Tutti i provvedimenti adottati in Istituto, ovvero le Delibere , le Disposizioni del Direttore Generale e le Determine dirigenziali vengono digitati nella procedura Lapis web( utilizzando file in word) e firmati digitalmente dai Direttori delle Strutture complesse proponenti e, ove necessario, dai dirigenti di struttura semplice o anche con incarico professionale e di alta specializzazione, a tanto autorizzati e muniti di firma digitale. Gli uffici predispongono gli atti esclusivamente in formato digitale tramite postazioni P.C., collegate in rete Intranet. Ciascuno schema di provvedimento, segue l’iter corrispondente al workflow scelto tra quelli predeterminati. Articolo 2 Inserimento della proposta

Le Strutture abilitate all’inserimento delle proposte di provvedimento sono tutte le strutture del Dipartimento PTA, nonché le Direzioni Amministrativa, Sanitaria e Scientifica.

La Struttura aziendale proponente appare automaticamente nella procedura, così come appare automaticamente la data di inserimento ed il numero di proposta in fase di salvataggio.

La proposta che viene elaborata in formato word, è in carico alla struttura che la inserisce e non è visibile ad altre strutture complesse, fin quando non diventa delibera.

L’iter per l’adozione dei provvedimenti è diverso in base alla tipologia di flow prescelta, per le cui tipologie e caratteristiche tecniche, si rinvia all’allegato manuale operativo.

Articolo 3

Impegno contabile

Nei provvedimenti con impegno contabile, occorre distinguere se l’impego è a carico del GREF, ovvero rientra nella gestione diretta della struttura proponente.

L’Istituto ha, infatti, individuato quattro punti ordinanti, a ciascuno dei quali sono assegnati dei conti economici di propria competenza. In tale ipotesi, gli uffici procedono autonomamente anche alla predisposizione informatica del parere contabile. Qualora l’atto preveda una spesa su conti non di competenza dell’ufficio proponente, è necessario un passaggio intermedio al GREF, preliminare anche alla successiva controfirma da parte dei Direttori Amministrativo, Scientifico e Sanitario ed infine del Direttore Generale.

Il termine per l’impegno di spesa a cura dell’U.O.C. GREF, è fissato di norma in 3 giorni, escluso quello di ricevimento del provvedimento.

Articolo 4

Esecutività

L’ufficio proponente indica nel testo della proposta, se l’atto va reso immediatamente esecutivo, ovvero esecutivo decorsi 10 giorni dalla pubblicazione al sito web aziendale. All’atto della pubblicazione del provvedimento, la U.O.C. Affari Generali provvede a flaggare nell’apposito menù a tendina, il tipo di esecutività prescelto.

Articolo 5

Privacy

E’ a cura della struttura proponente la gestione e tutela dei dati rientranti nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 196 /2003 “privacy”. Al momento dell’inserimento della proposta l’ufficio adotterà gli accorgimenti necessari alla tutela della privacy e deciderà di inviare o meno in pubblicazione gli allegati , selezionando le varie opzioni proposte dall’apposito menù a tendina.

Articolo 6

Inserimento dati Legge 190/2012

E’ a cura della struttura proponente la gestione e compilazione dei campi appositamente configurati nella procedura Lapisweb, per ottemperare alle prescrizioni richieste dalla L.190/2012 “anticorruzione”.

Articolo 7

Pareri dei Direttori

Dopo il Visto del Direttore del Dipartimento Professionale, Tecnico ed Amministrativo, l’atto acquisisce i pareri richiesti dall’art.3 del D.Lgs 502/1992 ed il parere del Direttore Scientifico.

Il parere dei Direttori Amministrativo e Sanitario è obbligatorio, ma non vincolante. In caso di parere non favorevole, che va espresso movimentando la casella delle comunicazioni, l’atto comunque continua nel proprio iter. I pareri espressi, sono firmati digitalmente e ciascuno dei firmatari potrà in ogni momento verificare la situazione delle firme ed inviare comunicazioni movimentando l’apposito pulsante in procedura.

Articolo 8

Fase di approvazione delle proposte

L’approvazione della proposta di delibera avviene al termine dell’acquisizione dei pareri dei Direttori Amministrativo, Sanitario e Scientifico.

Il Direttore Generale ha accesso al menù denominato “ Approvazione”, all’interno del quale visualizza tutte le proposte giunte al termine del proprio iter e in attesa di numerazione.

Solo il Direttore Generale, che ha visione dei pareri, favorevoli o sfavorevoli, può decidere di sospendere l’atto o rispedirlo al proponente, per il riesame della proposta e le modifiche. Il Direttore Generale potrà esprimere parere di non conformità dell’atto, compilando l’apposito modulo, con l’indicazione delle motivazioni per le quali si decide di non firmare l’atto ed il medesimo modello va firmato digitalmente.

Con la firma di non conformità l’atto ritorna all’ufficio proponente per le eventuali revisioni e deve poi ripetere l’iter di acquisizione dei pareri. Al termine del flow, l’atto viene approvato e quindi numerato dal Direttore Generale, che controfirma la proposta e procede alla creazione e alla firma del frontespizio. Con l’approvazione del Direttore Generale l’atto è inoltrato alla U.O.C. Affari generali, per la fase della pubblicazione. Articolo 9 Iter delle determine del Direttore Generale e delle Determine Dirigenziali Le Determine dirigenziali e le Determine del Direttore Generale seguono flow molto più semplici, in quanto tali tipologie non prevedono l’acquisizione dei pareri. Per le determine dirigenziali, l’ufficio proponente inserisce la proposta e procede a firmarla digitalmente, con invio alla U.O.C. Affari Generali per la pubblicazione.

L’unico passaggio intermedio, tra l’inserimento e la pubblicazione, può essere l’adozione dell’impegno di spesa da parte dell’U.O.C. GREF, qualora la determina preveda una spesa su un conto, non in carico alla stessa struttura proponente. Le determine del Direttore Generale, seguono un iter analogo a quello precedentemente descritto. Infatti, la proposta ha come eventuale passaggio intermedio l’acquisizione del parere contabile, e viene successivamente numerato dal Direttore Generale, che controfirma la proposta e procede alla creazione e alla firma del frontespizio. Con l’approvazione del Direttore Generale l’atto è inoltrato alla S.C. Affari generali, per la fase della pubblicazione. Articolo 10

Pubblicazione e notifica

La U.O.C. Affari Generali è la struttura preposta alla fase di pubblicazione di tutti i provvedimenti adottati.

Accedendo all’opzione della pubblicazione si visualizza l’elenco di tutti gli atti approvati e in attesa di pubblicazione. Per ciascun provvedimento occorre prima di tutto generare il certificato di pubblicazione, firmato digitalmente dal responsabile della pubblicazione, e poi creare il Portfolio (una sorta di busta virtuale), all’interno della quale confluiscono tutti i file che compongono la delibera/determina.

Nello specifico, per ciascun atto in pubblicazione, dalla maschera delle assegnazioni è necessario:

- Indicare il tipo di esecutività dell’atto( in base alla scelta dei tipo di esecutività indicato nel corpo dell’atto dall’ufficio proponente), tramite lo specifico menù a tendina;

- Procedere a compilare il campo dei soggetti ai quali l’atto va notificato; - Procedere alla generazione del file di pubblicazione (generazione certificato e file portfolio) - Inviare eventuali comunicazioni all’ufficio proponente, cliccando sull’apposito simbolo; - al termine della pubblicazione gli atti vengono notificati, a mezzo PEC e/o mail agli uffici

interessati.

Il termine per la pubblicazione a cura dell’U.O.C. Affari Generali, è fissato di norma in 2 giorni, escluso quello di ricevimento del provvedimento.

MANUALE OPERATIVO

Funzionamento Procedura Lapisweb Al momento del lancio della procedura dal browser Internet expolorer viene richiesto di digitare l’identificativo (nome utente) e la relativa password per poter accedere all’uso dell’applicazione.

Ciascun utente ha una password personale a cui possono essere legati specifici permessi per l’uso dell’applicazione.

Sono possibili a questo punto vari tipi di accesso, in quanto ogni utente può essere abilitato a lavorare su una o più strutture e ogni struttura su una o più tipologie di delibera.

Se un utente è abilitato ad una sola struttura l’accesso sarà immediato appena digitato l’identificativo personale e la password. Eseguito l’accesso si scegli l’ambiente nel quale operare.

Nel caso l’utente sia abilitato ad operare su più strutture, viene proposta una videata per selezionare la Struttura desiderata.

Dopo la scelta della Struttura con il pulsante si accede alla scelta della tipologia.

E dopo la scelta della Tipologia con il pulsante si accede al menu principale.

Di seguito la prima schermata visibile dopo la scelta dell’Ufficio ed eventualmente del tipo di Deliberazione con tutte le operazioni principali del menù.

Le voci principali del menù sono:

Login

Modifica Password;

Cambia Tipologia;

Cambia Struttura;

Cambia Ambiente;

Trova;

Ricerca;

Ultimi Inserimenti;

Ultima ricerca effettuata;

Menu Stampe;

Pubblicazione;

Approvazione;

Inserisci;

Chiudi

Per selezionare le voci utilizzando il mouse, posizionare il puntatore sopra la voce desiderata e attivare l’opzione con un click con il tasto di sinistra.

Bisogna notare che da questa videata e in tutte le successive in fondo video compaiono le seguenti informazioni: Tipologia ed Ufficio selezionati e Operatore che utilizza questo programma.

Utilizzo del programma

Login La funzione consente di cambiare utente senza uscire dalla procedura.

Modifica della password

Consente di cambiare la propria chiave di accesso

La funzione si rende necessaria se si ritiene che la propria chiave di accesso non sia più “sicura”; i comandi per modificarla sono i seguenti:

Digitare la vecchia password

Posizionarsi con il mouse su nuova password e digitarla

Posizionarsi con il mouse su ripeti password e digitare la nuova password

Cliccare su per registrare la nuova password

Con il pulsante si ritorna al menu principale.

Cambio tipologia

Consente di passare ad altra tipologia di atti senza uscire dalla procedura. (es. da gestione di una proposta di delibera a gestione di una determina dirigenziale).

Per cambiare tipologia è sufficiente cliccare con il mouse sul tipo di atto desiderato e poi sul

pulsante .

Seleziona Struttura

Consente di passare ad un’altra Struttura per quegli operatori che sono abilitati ad operare su più Uffici.

Per cambiare struttura è sufficiente cliccare con il mouse sul tipo di ufficio desiderato e poi sul

pulsante .

Inserimento

La funzione INSERIMENTO DI UNA NUOVA PROPOSTA permette all’utente di inserire una nuova proposta di delibera.

La Struttura aziendale proponente appare automaticamente, così come appare automaticamente la data di inserimento ed il numero di proposta in fase di salvataggio.

La proposta è in carico alla struttura che la inserisce, e non visibile ad altre strutture fin quando non diventa delibera.

Di seguito il dettaglio dei campi principali ed obbligatori:

Delibera numero: numero, data e tipo di esecutività della delibera; tale campo viene compilato in modo automatico dopo che una delibera è stata approvata, Non è possibile in seguito modificarlo.

data la data della delibera

Proposta numero il numero della proposta, che viene generato in automatico

del la data della proposta

Oggetto: è una stringa di testo relativa all’argomento trattato dalla delibera e permette di identificarla in modo rapido dopo che è stata inserita. E’ possibile utilizzare gli oggetti standard selezionando con il mouse il pulsante relativo a tale campo.

Ufficio: Viene proposta automaticamente la struttura aziendale porponente.

Tipo Flow Indica il percorso che l’atto farà per l’acquisizione dei pareri e delle firme digitali

I campi data pubblicazione e data esecutività sono valorizzati successivamente dalle opportune funzioni e visibili in fase di consultazione dell’atto. E’ possibile comunque forzare una nuova data.

La casella blocco testo viene valorizzata dalla procedura al momento della numerazione (adozione) del provvedimento.

Seguono ora tre campi di annotazioni:

nota annotazioni che possono essere inserite da qualsiasi ufficio che non sia il proponente o gli affari generali

nota affari generali annotazioni apportate dall’ufficio affari generali e visibili solo da questo ufficio

nota del proponente annotazioni che possono essere digitate solo dall’ufficio proponente e visibili da tutti

A fondo video sono visibile le informazioni standard di ogni videata compilate in modo automatico e non modificabile:

tipo atto su quale tipologia stiamo lavorando

ufficio l’ufficio con il quale ci siamo identificati (non necessariamente è l’ufficio proponente)

Operatore: identificativo dell’operatore che compie l’inserimento della proposta di delibera.

Dopo aver inserito l’oggetto e scelto il tipo di flow, cliccando sul tasto Salva presente tra i menù in basso nella maschera, si procede alla registrazione della proposta. Per procedere all’inserimento del testo, occorre cliccare sulla funzione “Testi e Allegati”, presente sempre tra i menù in basso della stessa maschera. Si aprirà la seguente finestra:

La maschera riporta, nella parte alta, , la scelta del “Modello” .

Cliccando su la procedura aprirà una maschera contenente un “file word”, il cui format è già predisposto in procedura, e che riporta automaticamente solo l’ufficio proponente e l’oggetto.

Da questo momento siamo a tutti gli effetti in un file word e quindi possiamo utilizzare tutte le funzioni di Word (modifiche, correzioni, ecc.).

Terminata la stesura della proposta è necessario memorizzare il documento cliccando su “Salva”, ed è possibile predisporre il pdf, da firmare digitalmente, cliccando su “Crea PDF”.

Il frontespizio normalmente è già predefinito ed omogeneo per tutto l’Ente e viene predisposto automaticamente dalla procedura, pertanto il testo dell’atto digitato in Word può essere privo di frontespizio.

Nella stessa maschera è possibile caricare allegati alla proposta (in PDF), nella sezione in basso della stessa maschera “Testi e Allegati”, attraverso il tasto Sfoglia, per selezionare il file, e cliccando poi su Allega. E’ possibile associare più file allo stesso documento.

Affinchè eventuali allegati siano parte integrante dell’atto e vengano pubblicati, è necessario spuntare la casella a fianco in corrispondenza della colonna web.

Per i Direttori, oltre al bottone “Firma” è previsto un bottone “Pareri”, attraverso il quale possono esprimere eventuali pareri sfavorevoli, ma non bloccanti.

Solo il Direttore Generale, visionati i pareri favorevoli e sfavorevoli, può bloccare la proposta scegliendo di non controfrmarla e di compilare il Modello “Non Conformità”.

Scegliendo il modello Non Conformità e cliccando su Nuovo, analogamente all’inserimento del testo della

proposta, si accederà ad un file word.

Tale modello deve essere compilato con le motivazioni per le quali si scegli di non firmare l’atto e deve poi essere firmato digitalmente. La Firma della non conformità annulla tutte le firme digitali acquisite precedentemente, e attiva un pulsante arancione nella maschera dei Testi Allegati accedendo al quale si visualizzeranno :

- Il file della proposta originario

- Il file della non conformità

L’atto quindi, in seguito alla non conformità, ritorna all’ufficio proponente per le eventuali revisioni e deve poi ripetere l’iter di acquisizione dei pareri.

Altri Pulsanti principali attivi sulla maschera

Sulla parte sottostante sono elencati una serie di pulsanti ognuno con una funzione specifica. Quando all’interno della funzione sono presenti dei valori, il pulsante assume una colorazione rossa. Le funzionalità più comuni sono solo indicate. Di seguito invece sono illustrate in dettaglio le operazioni più complesse.

Ritorna alla funzione precedente

si passa alla videata di elenco

si ritorna alla funzione di ricerca

effettua la ricerca di un singolo atto

Si svuota la videata per un nuovo inserimento

Si memorizza quanto è stato modificato

Si visualizza il record successiva

Si visualizza il record precedente

si elimina la proposta dopo conferma; se l’atto è già firmato digitalmente dall’ufficio proponente, ed ha quindi già iniziato l’iter di acquisizione dei pareri non è più possibile la cancellazione

Pulsante RIFERIMENTI

Altro pulsante presente è il seguente:

inserimento di riferimenti con delibere precedenti; compare la maschera:

Si digita la tipologia dell’atto e il numero relativo. Compare la data dell’ultimo anno in linea, ma può essere selezionata anche una data di anni precedenti.

Con il pulsante si abbina il numero e in automatico avviene anche il legame inverso. Gli estremi dell’atto vengono visualizzati nella parte superiore della maschera.

Con il pulsante si titorna alla maschera Delibere.

Con il pulsante si elimina il legame nei due sensi.

Pulsante ITER

Gestione dell’iter: Inserimento delle date di invio agli Organi di controllo

Gli atti, una volta adottati, possono essere inviati agli organi di controllo o visione a seconda che l’atto sia o meno soggetto a tali azioni.

La funzione consente di selezionare da finestrina l’apposita tabella elemento iter ovvero gli organi previsti per l’atto presente, con l’inserimento degli estremi di trasmissione, ricezione risposta, e annotazioni varie. Il riferimento è del documento di trasmissione del documento.

Dopo l’inserimento la riga viene riportata nella parte alta della videata. Per correggere un iter è sufficiente digitare sul nome sottolineato e questo viene riportato nella parte sottostante per essere corretto.I pulsanti a fondo video permettono di:

Si predispone il video per l’inserimento di un nuovo iter.

Cancellazione, previa conferma, dell’elemento selezionato

Si memorizzano i dati digitati

Ritorno alla funzione precedente

Pulsante ASSEGNA Altro pulsante della maschera di inserimento:

Assegnazioni: si indicano le Strutture o Uffici che sono responsabili dell’esecutività dell’atto. Cliccando su questo pulsante si apre la seguente maschera sovrapposta alla precedente:

In questa videata viene visualizzato l’elenco degli uffici assegnatari o per competenza o per conoscenza. Il flag posto tra la data di assegnazione ed il pulsante elimina indica se è selezionato che la delibera è stata assegnata per competenza all’ufficio; altrimenti è per conoscenza. Le assegnazioni possono essere inserite sia se è delibera sia se è proposta, ma saranno visualizzate dagli uffici assegnatari solo dopo essere delibere. Il testo della delibera, se è stato impostato come testo riservato, potrà essere visualizzato solo e solamente dall’ufficio proponente ed assegnatario. I pulsanti posti al lato destro della maschera svolgono le seguenti funzioni:

Elimina l’ufficio assegnatario selezionato.

Inserisce l’ufficio selezionato nella lista degli uffici assegnatari.

Ritorna alla videata della delibera / proposta

Pulsante COMUNICAZIONI Attraverso questo menù è possibile evidenziare dei rilievi all’ufficio proponente.

Nel momento in cui viene inserita una comunicazione, sia l’ufficio mittente sia il destinatario,

visualizzeranno la proposta cerchiata da un quadrato colorato e con sfondo di colore rosso. Sarà

implementato un apposito link che evidenzi quando ci sono comunicazioni a cui rispondere.

Approvazione delle Proposte

L’approvazione avviene al termine dell’acquisizione dei pareri di tutti i direttori coinvolti nel flow.

Il Direttore Generale ha accesso ad un menù ad hoc, denominato “ Approvazione”, all’interno del quale visualizza tutte le proposte giunte al termine del proprio iter e in attesa di numerazione.

Da questo menù è possibile procedere all’ approvazione, trasformando la proposta in delibera. Le informazioni riportate riguardano il numero di proposta, la data, l’oggetto e l’ufficio proponente.

La procedura genererà in automatico ed in progressione il numero e produrrà il frontespizio in base ad un format preimpostato in procedura. Firmando digitalmente il frontespizio viene effettuato l’ultimo invio/passaggio alla S.C. Affari Generali, per la pubblicazione.

Pubblicazione

La S.C. Affari Generali, ufficio preposto alla pubblicazione, ha accesso al menù Pubblicazione

Accedendo ad esso si visualizza l’elenco di tutti gli atti approvati e in attesa di pubblicazione, per i quali occorre prima di tutto generare il certificato di pubblicazione, firmato digitalmente dal responsabile della pubblicazione, e poi creare il Portfolio (una sorta di busta virtuale) all’interno della quale confluiranno tutti i file che compongono la delibera/determina.

Nello specifico, per ciascun atto in pubblicazione, da questa maschera, è possibile:

- Indicare il tipo di esecutività dell’atto tramite il menù a tendina;

- Procedere alla notifica dell’atto cliccando sul simbolo del mappamondo;

- Procedere alla generazione del file di pubblicazione (generazione certificato e file portfolio)

- Inviare comunicazioni all’ufficio proponente cliccando sul simbolo della bandiera. La

bandiera può assumere diverse colorazioni:

rossa, in tal caso per l’atto è inibita la pubblicazione in quanto tale colorazione segnala la

presenza di una comunicazione importante che necessità un intervento di rettifica

sull’atto;

verde, indica che non ci sono comunicazioni o che è stato risposto e assolto alle

comunicazioni eventualmente presenti.

Al termine della pubblicazione gli atti saranno notificati, a mezzo mail, agli uffici

interessati. Per ciascun ufficio, infatti, è configurato un indirizzo mail.

Nel menù “Elenco invio mail esecutive” è possibile controllare la lista di tutti gli atti

pubblicati e per i quali inoltrare la mail di notifica.

Dopo aver verificato la lista delle notifiche è possibile procedere all’inoltro delle mail

mediante il menù “Invio mail esecutive”.

Nel caso in cui successivamente alla notifiche si individuino altri uffici interessati

all’esecuzione dell’atto sarà possibile predisporre un ulteriore invio.

- visualizzare il testo cliccando sull icona del Word;



DELIBERAZIONE DEL COMMISSARIO STRAORDINARIO N. 308 del 17/04/2016



Pubblicata dal 18/04/2016al 28/04/2016

Atto esecutivo dal 29/04/2016, ai sensi di legge

Il Direttore Responsabile S.C. Affari Generali dr.ssa Elisa Regina

Atto sottoscritto digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate e sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa

Elenco firmatari

Questo documento è stato firmato da:Mariano Carmine - Direttore Dip. P. T. A.Gerardo Botti - Sub Commissario SanitarioCiliberto Gennaro - Direttore ScientificoGermano Perito - Sub Commissario AmministrativoLodato Sergio - Commissario StraordinarioRegina Elisa - U.O.C.`` Affari Generali``

Atto sottoscritto digitalmente ai sensi del D.Lgs 82/2005 s.m.i. e norme collegate e sostituisce il documento cartaceo e la firma autografa

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PROPONENTE: U.O.C.`` Affari Generali`` OGGETTO: … · 2016. 4. 18. · siurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione doumentale ex art. 3, omma 4, lett. d),