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PROPOSITION D’UN INDICATEUR GENERIQUE DE MESURE DE LA PERFORMANCE DU SERVICE ACHATS : UN ELEMENT
DECISIF D’UNE DISTRIBUTION DE QUALITE AUPRES DU CONSOMMATEUR FINAL
Valentine ALLAGNAT Professionnelle Achats
Patrick BARBOTIN Past – Université d’Orléans : Laboratoire Orléanais de Gestion
Conseil Achat ADDvantage – Les Grais - 36120 BOMMIERS 06.10.83.89.33 [email protected]
Guy BERTRAND Procurement Manager – Max Sauer S.A.S – St-Brieuc
David MANSOZ Professionnel Achats
Joëlle MORANA Maître de Conférences – ISH : Laboratoire d’Economie des Transports
14 avenue Berthelot - 69363 Lyon Cedex 07– 06.60.10.56.31 [email protected] ; [email protected]
Résumé
Cet article se propose de présenter un ensemble d’outils destinés à aider à la conception d’un
système d’évaluation et de pilotage de la performance d’un service achats, permettant de
définir un indicateur générique de cette fonction. Ainsi, l’article (dé)montre que la mise en
place d’un indicateur synthétique unique tel que proposé et dédié à mesurer la performance
globale de la fonction achats, incluant sa dimension relationnelle avec les marchés amont
ainsi que celle de sa contribution à la satisfaction de l’aval et des différentes parties prenantes,
permet d’assurer tout à la fois le pilotage et la communication sur le degré d’avancement des
plans d’action en intégrant l’effet synergique des différents objectifs déterminés.
Mots clés
Service achats, stratégie, indicateur générique, tableau de bord, chaîne de valeur.
2
PROPOSITION D’UN INDICATEUR GENERIQUE DE MESURE DE LA PERFORMANCE DU SERVICE ACHATS : UN ELEMENT
DECISIF D’UNE DISTRIBUTION DE QUALITE AUPRES DU CONSOMMATEUR FINAL
Depuis une vingtaine d’années, les Directions Générales portent une attention accrue sur leur
service achats. En effet, il est couramment admis que 76 % du chiffre d’affaires des grandes
multinationales de l’industrie et 65 % de celles de services servent à régler des fournisseurs.
Il a donc fallu apprendre à mesurer les performances des services achats et par conséquent
créer des indicateurs clés de performance spécifiques à cette fonction et dont la portée ne se
limite pas aux seuls aspects de coûts ou de prix, mais embrasse l’ensemble du champ
d’activité de la fonction dans son acception moderne. Ainsi, la finalité n’est plus uniquement
de mesurer sa performance financière, mais bien d’en orienter l’action à travers des objectifs
concordant avec la stratégie de l’entreprise dans une logique d’amélioration continue. Cette
tendance se renforce comme l’attestent les nouvelles normes ISO 9001 : V2000 qui évaluent
les systèmes de qualité dans une logique orientée « processus ».
Ainsi donc, les relations fournisseurs/service achats – dans une approche processuelle globale
– requièrent une attention soutenue. Sans conteste, leurs impacts sur la chaîne
d’approvisionnement impactent la satisfaction et la fidélité du client final. A l’instar de Forker
et al. (1997) qui soulignent que les opérations et relations en amont (avec le fournisseur) sont
primordiales pour assurer la qualité de l’aval (la distribution) ou, comme l’avait remarqué
bien avant Porter (1985), du rôle des approvisionnements comment élément de soutien sur les
activités principales d’une chaîne, nous considérons qu’il convient de s’interroger tout
d’abord sur les flux amont de la chaîne d’approvisionnement pour augurer d’une régularité
maximale du niveau de qualité requis des flux aval.
Toutefois, ces questionnements doivent être précédés par une réflexion plus générale sur la
stratégie d’ensemble choisie par l’entreprise et sur sa déclinaison au niveau des unités
opérationnelles. Nécessairement, ainsi que cela est illustré sur le schéma suivant, le rôle
dévolu à la fonction achats devra être cohérent avec les attentes de la Direction à son égard.
3
Figure 1. Bouclage entre la stratégie et les objectifs opérationnels (source personnelle).
Stratégied'entreprise
Objectifsd'acheteur
Stratégied'acheteur
Objectifsservice achat
Stratégied'achat
Objectifsentreprise
Adéquation
Rétroaction?
Cohérence Cohérence
Compte tenu de ces éléments, l’intérêt d’une mesure adéquate de la performance d’un service
achats est important. Outre les faits d’une connaissance de l’existant, elle permet – toutes
choses égales par ailleurs – de se comparer aux autres et de s’améliorer en termes de
processus ; ou encore de détenir un indicateur clé, source d’une meilleure communication.
Dans cette perspective, cet article se propose de présenter un ensemble d’outils destinés à
aider à la conception d’un système d’évaluation et de pilotage de la performance d’un service
achats, permettant de définir un indicateur générique de cette fonction. Ceci étant, avant de
présenter ces éléments, un panorama sur la relation stratégie / achat et mesure de la
performance fournit un socle à cet ensemble.
1. L’ADEQUATION STRATEGIE DE L’ENTREPRISE ET ACHATS : POUR UNE
UTILISATION (RENOUVELEE) DE LA CHAINE DE VALEUR DE PORTER
(1985)
La Direction Générale est de loin le client interne le plus difficile à satisfaire. De ce fait, il
s'agit pour le service achats d'effectuer un reporting précis et sans ambiguïté tout en
s’interrogeant sur ce qui intéresse réellement celle-ci. Déterminer un reporting précis vis-à-vis
de la Direction Générale amène à répondre à deux interrogations majeures, à savoir Comment
améliorer le couple valeur - coût à chaque phase du processus (leviers) ? et, Comment
contribuer aux objectifs stratégiques globaux ?. Ce double questionnement doit toutefois être
4
précédé par une réflexion plus globale sur la stratégie d’ensemble choisie et sur sa déclinaison
au niveau des unités opérationnelles.
A ce titre, le modèle couramment admis (et utilisé) de segmentation des stratégies de base
combine deux grands types d’avantage concurrentiel - des coûts peu élevés ou une
différenciation - au champ d’activités sur lequel une firme s’appuie pour les obtenir. On
obtient trois stratégies de base : la domination par les coûts, la différenciation et la
concentration de l’activité (Porter, 1985). La stratégie de concentration a deux variantes, elle
peut se faire soit en pratiquant des coûts peu élevés soit par différenciation. Ajoutons que la
stratégie qualifiée « d’enlisement dans la voie médiane » par Porter, c’est-à-dire un
engagement simultané dans toutes les stratégies de base, peut, quoiqu’en dise cet auteur, se
voir couronner de succès par les firmes qui l’ont choisie (cas de Toyota par exemple).
Pour analyser les sources de l’avantage concurrentiel, il est indispensable d’examiner de façon
systématique toutes les activités qu’exercent une firme et leurs interactions. L’instrument
couramment utilisé pour y parvenir est la « chaîne de valeur » qui décompose la firme en
activités pertinentes au plan de la stratégie (Porter, 1985). Dans ce schéma, les
approvisionnements se rapportent à la fonction achats. L’approvisionnement peut être associé
à une activité principale créatrice de valeur précise ou à plusieurs (approvisionnement en
matières premières, service après-vente, pièces de rechange, machines, etc.).
5
Figure 2 : la chaîne de valeur (source Porter 1985)
LogistiqueInterne
Production Logistiqueexterne
Commercia-lisation et
vente
Services
Approvisionnements
Développement technologique
Gestion des ressources humaines
Infrastructure de la firmeM
arg
eM
arg
eActivitésde
soutien
Activités principales
Le coût des activités d’approvisionnement ne représente d’ordinaire qu’une fraction minime,
voire insignifiante des coûts totaux (la masse salariales des services achats représente en gros
1.5 % de la masse globale), mais il a souvent un impact important et sur les coûts totaux et sur
la différenciation (Porter,1985). A ce stade de l’analyse, nous pouvons maintenant établir une
adéquation entre les achats et les quatre types de stratégie :
- Le rôle des achats (approvisionnements) dans la stratégie de domination par les
coûts. Compte tenu de l’importance généralement constatée des achats et de leur
valeur relative ramenée au chiffre d’affaires de l’entreprise, le rôle des achats dans ce
type de stratégie est prépondérant. Garant d’une part importante de la formation des
coûts, le service achats se doit de maîtriser parfaitement leurs facteurs d’évolution, à
savoir une économie d’échelles (volume vs marge vs pouvoir de négociation), une
liaison avec les fournisseurs, une interconnexion avec les autres unités de l’entreprise,
une intégration ou une externalisation (faire ou acheter), un calendrier des relations
avec les fournisseurs (fidélité vs animosité), des mesures discrétionnaires (ex. :
procédure de couvertures des risques, contrats annuels ou au coup par coup, etc.) et
enfin une recherche de localisation des fournisseurs et des facteurs institutionnels
(restrictions des pouvoirs publics et des syndicats au travers des droits de douane ou
de quotas). La Figure 3 illustre les zones d’intervention de la fonction achats sur la
chaîne de valeur de l’entreprise, dans le cadre d’une stratégie de domination par les
coûts.
6
Figure 3 : Principales sources représentatives de coûts dans la chaîne de valeur (selon
Porter, 1985)
LogistiqueInterne
Production Logistiqueexterne
Commercia-lisation et
vente
Services
Approvisionnements
Développementtechnologique
Gestion des res-sources humaines
Infrastructure de lafirme
Marge
Marge
Echelle mondiale
Politique des ressources humaines
Echelle nationale
Politique des approvisionnements / Liaisons avecles fournisseurs / Echelle d'achat mondiale
Localisation
Liaisons avecfournisseurs
ApprentissageEchelle de l'usine
Choixdiscrétionaire dela technologie del'usine
Calendrier desachats d'actifs
Taille descommandes
Interconnexionsavec des unités-
soeurs
Echelle régionale
Echelle nationale(publicité)
Densité des clients(utilisation de laforce de vente)
Echelle locale
Intercon-nexions
avec desunités-soeurs
En gras figurent les zones d’implication du service achats.
- Le rôle des achats dans la stratégie de différenciation. Michael Porter énumère un
certain nombre de contributions possibles de la part d’un service achat dans ce type de
stratégie, à savoir (1) une satisfaction hors pair des besoins des clients peut provenir
d’une coordination avec les fournisseurs : le délai de développement d’un nouveau
modèle peut, par exemple, être raccourci, (2) une firme peut renforcer le caractère
unique de nombreuses activités au prix d’un faible coût en améliorant ses relations
avec les fournisseurs, (3) les coûts dans les activités qui n’influent pas sur la valeur
créée pour le client peuvent être réduits et (4) la qualité en amont peut être maîtrisée.
La Figure 4 positionne les contributions de la fonction achats au sein de la chaîne de
valeur de l’entreprise, dans le cadre d’une stratégie de différenciation .
7
Figure 4 : Principales sources représentatives de différenciation dans la chaîne de valeur
(source : selon Porter, 1985)
LogistiqueInterne
Production Logistiqueexterne
Commercia-lisation et
vente
Services
Approvisionnements
Développementtechnologique
Gestion des res-sources humaines
Infrastructure de lafirme
Marge
Marge
Formationpoussée dupersonnel
Soutien des hauts dirigeants à la vente / Installation renforçantl'image de la firme / Excellent système d'information et de gestion
Technologie sup.Equip. de garantie qualité exclusifs
Transpt le plusfiable pour
livraisons int.
Politique de RHstable
Qualité vie autravail
Politiquemotivation etrémunération
FormationSAV
Véhiculesspécifiques
Caractéristiquesproduits et
process
Qualité MP etcomposants
LocalisationentrepôtsQualité tpt
Assistancetechnique
Devis rapidesTechniques
prest.
Emplacementmédias position.
produit
Qualitépièces
Minimisationdommages oudétériorations
JAT
Conformitéaux spécifs
Apparenceattrayante
produitRéactivité
Faibles tauxrebuts
taux deservice
Minimisationdes
détériorations
Qualité de lacomm.
Efficacitéforce vente
Rapiditéinstallation
Formationclient
Disponibilitéspièces
En gras figurent les zones d’implication du service achats.
- Le rôle des achats dans la stratégie de concentration. Nous avons vu que cette
stratégie pouvait s’opérer soit par une recherche de coûts peu élevés, soit par une
différenciation. En conséquence, selon l’axe choisi, le rôle des achats sera identique à
celui déterminé pour une stratégie de domination par les coûts ou à celui déterminé
pour une stratégie de différenciation.
- Le rôle des achats dans une entreprise ayant choisi de s’engager dans la voie
médiane. Engagée simultanément dans toutes les stratégies de base, la firme attribuera
à son service achats les rôles attendus dans la stratégie de domination par les coûts et
ceux attendus dans la stratégie de différenciation. Une fois choisie et définie, la
stratégie doit se déployer dans l’entreprise au travers de la conception et de la mise en
place d’un système de pilotage.
8
2. L’EVALUATION DU DEGRE DE MATURITE DU SERVICE ACHATS : LES
CINQ NIVEAUX DE LA MATRICE DE BRUEL ET PETIT (2005)
Van Weele (1996) souligne que l’un des facteurs les plus importants dans la façon dont les
résultats d’un service achats sont mesurés, réside dans le rôle dévolu par le management de
l’entreprise à ce dernier :
− Activité administrative : les paramètres pris en compte portent essentiellement sur des
mesures de l’activité opérationnelle tels que le nombre de commandes, le respect des
délais, le temps passé en opérations administratives, le respect des procédures, etc.
− Activité commerciale : le management est conscient des gains potentiels sur les achats, les
objectifs portent donc sur les réductions de coûts et de prix. Les paramètres pris en compte
sont les gains sur achat (par famille de produits, par acheteur, …), le nombre d’appels
d’offre aboutis, le suivi d’indice par rapport à l’inflation, etc.
− Composante de la supply chain : selon le management, les gains sur achat s’obtiendraient
toujours au détriment de la qualité. Les objectifs porteront donc sur l’amélioration de la
qualité, les taux de rebuts, la réduction des pertes de temps, la réactivité des fournisseurs,
etc.
− Fonction stratégique : les achats sont activement impliqués dans les décisions concernant
le cœur de métier de l’entreprise et dans le renforcement de sa position concurrentielle.
Les paramètres auxquels on s’intéressera alors concernent l’impact des achats sur le
résultat, la mise en concurrence des fournisseurs locaux à l’international, le taux de
renouvellement de la base fournisseurs, la réduction du nombre de fournisseurs, etc.
Comme nous le voyons, la performance des achats a donc un caractère multidimensionnel.
Les trois modes de détermination des référentiels classiquement utilisés, comparaisons
historiques, benchmarking interne et benchmarking externe, présentent trois inconvénients
majeurs qui sont que (1) les comparaisons en valeur relative par rapport à des données
historiques, à d’autres acheteurs de l’entreprise ou d’un groupe, ne garantissent pas que les
résultats obtenus soient optimaux ; (2) le constat fourni, inscrit dans un cadre budgétaire
annuel, ne procure qu’une vision de la performance actuelle à court terme ; et (3) rien ne
garantit que les actions engagées soient en cohérence avec la stratégie à moyen terme de
l’entreprise, et donc adaptées aux changements attendus par la Direction Générale.
9
Le concept de matrice de maturité (Potage, 1998) permet de pallier ces inconvénients et est
assis sur les principes fondamentaux suivants :
− La fonction achats peut être modélisée par définition de quelques domaines (choix
politiques et pratiques achats, ressources humaines, communication, etc.).
− Il est possible de définir quelques niveaux de maturité qui suffisent à définir autant de
stades d’évolution de la fonction.
− Chaque domaine doit ensuite être parfaitement défini dans son contenu pour chaque
niveau de maturité.
En 2005, Bruel et Petit proposent une « matrice de maturité » à cinq niveaux. Ce travail de
réflexion, mené par la promotion 2000 du cycle Cesa Achats, a pour vertu essentielle de
proposer une gradation des activités achats dans chacun des différents registres du champ
d’action habituel de la fonction en référence à la contribution attendue par la Direction
Générale. La performance des achats sera donc liée à l'intégration de la fonction achats au
« board stratégique de l'entreprise » et la façon dont elle est considérée (degré de maturité) lui
conférera son rôle (Cf. Tableau 1)
10
Tableau 1. Matrice de maturité achats (Source : Bruel et Petit, 2005, issu de Promotion 2000 du cycle Cesa Achats)
Niveaux Contribution
générale Politique achats/ Leviers internes
Politique/leviers Fournisseurs
Processus/Procé-dures/Pratiques
S.I.A. (Systèmes d’information et d’aide aux décisions
R.H. achats (collaborateurs)
Communication Interne/externe (relations utilisateurs)
5
Performance achat de l’entreprise « partagée » Fonction Achats « pilote » Achats reconnus et sollicités
Maîtrise de TOUS leviers clients internes et prescripteurs impliqués. Stratégie achat dans la Stratégie générale
80% Fnrs en partenariat Co-développement Innovation Alliances stratégiques
Certification (type ISO) de l’ensemble des processus achat (dont Achats et autres services)
Système généralisé Extranet ET Internet (utilisation des applications Web)
Collaboration tous services Approche généralisée contractuelle
Plan de communication généralisé (toutes cibles DONT fnrs « panélisés »
Optimisation entreprise « acheteuse » (tous services)
4
Intégration des achats dans la conception de produits /affaires. Approche contractuelle Participation achats au « business »
Actions leviers amont Standardisation Approche C.C.O. Make or Buy Participation Achats aux équipes projets Sourcing technologiqueApproche internationale globale e-sourcing
Idem + Plans de progrès formalisés Partenariat sur développement de produits Approche « panel » généralisée
Audits périodiques systémiques internes et externes Procédure(s) détaillée sur conception et développement produits :affaires (tous services)
Contribution à la BDD par tous les acteurs HORS Achats e-procurement
80% des acteurs Achats au standard formation/information des utilisateurs et prescripteurs Mise en place acheteurs amont Mobilité interne
Chantiers(pilotes achat-amont (suite) Participation achats active aux groupes projet/affaires Plan de communication formel Actions fournisseurs de « motivations »
3
Généralisation de l’approche achats aval Fonction achats reconnue
Segmentation (dont hors Production) Politique achat différenciée Analyse des marchés achats Globalisation externe Externalisation partielle Internationalisation progressive
Mise en concurrence systématique Construction d’un panel fournisseurs (cœur) Contrats-cadres/partenariat opération (approche coût global) Diminution programmée des fournisseurs
Manuel achats Fiches de procédures diffusées et appliquées Audits internes Audits et pilotage fournisseurs (AQF)
BDD rationnelle généralisée (Intranet Achats) Base de données propres marchés/sourcing Utilisation sites Internet
2/3 des acteurs correspondent aux profils formation recrutement mise en place de marketeurs-achats
Manuel de procédures achat diffusé Politique achats diffusée (DG, utilisateurs, fnrs partenaires) « chantiers-pilotes » sur CdCh définis avec utilisateurs
Optimisation « interne » des achats
2
Début d’utilisation de leviers aval identifiés Processus achats reproductibles
Segmentation formelle du portefeuille Définition politique d’achat générale Globalisation Planification des besoins
Mise en concurrence et contrats-cadre MT (fournisseurs cat. A) (prix, horizon, conditions de livraison)
Délégation (si OK) Règles formelles de rédaction des CdCh Suivis fournisseurs
BD centralisée interne achat (capitalisation des expériences par familles d’achats) Fichier fournisseurs
Définition et partage des principes de gestion RH (profils postes, analyse des compétences) Plan de formation acheteurs
Analyse systématique des besoins Approche « clients » contractuelle engagée
Approche « basique »
1
Gestion de l’approvisionnement Achat « passif » (exécution)
Focalisation sur traitement des DA Approche achats par famille techniques Pareto 20/80 sans segmentation
Approche « approvisionnement »Négo. pour montant > X K€
Mise en place et respect procédure de DA standard Pas de relations formelles directes avec les utilisateurs
Bureautique de base Applications spécifiques/modules ERP achats Traitement des DA et commandes
Identification des acheteurs (meilleure utilisation des compétences existantes)
Simple identification des clients internes
CdCh : Cahier des Charges, Fnrs : Fournisseurs, BDD : Base de Données, CCO : Conception à Coût Objectif, DA : Demande d’Achat, AQF : Assurance Qualité Fournisseur
11
En bref, le concept de performance achat, et a fortiori de pilotage et de mesure de cette
performance, ne peut donc s’appréhender sans référence à la stratégie globale choisie qui
déterminera le rôle attribué à la fonction achats, rôle lui-même fortement influencé par le
niveau de maturité de cette fonction au sein de l’entreprise.
3. L’UTILITE DU BALANCED SCORECARD DE KAPLAN ET NORTON (1996)
POUR LA MESURE DES ACHATS
Selon Kaplan et Norton (1996), une stratégie est un ensemble d’hypothèses sur des causes et
leurs effets. L’outil qu’ils préconisent – le balanced scorecard (BSC) ou tableau de bord
prospectif (TBP) – doit mettre en évidence les relations (hypothèses) entre les objectifs (et les
indicateurs) dans les différents domaines suivis, pour que ces objectifs soient validés et qu’ils
servent à guider les actions. Pour cela, les relations de causes à effets doivent être visibles sur
les quatre axes de ce système (axe financier, client, processus et apprentissage
organisationnel).
Ainsi, par exemple, selon Kaplan et Norton (1996) : « le retour sur capital engagé peut
constituer un indicateur de la performance financière. Les déterminants de cet indicateur
seront le maintien et l’augmentation du volume d’affaires avec les clients existants,
expression de leur fidélité. Celle-ci est donc incorporée au BSC (sur l’axe clients) en raison
de l’incidence notable qu’elle peut avoir sur le rendement du capital engagé. Mais alors
comment fidéliser la clientèle ?. L’analyse des préférences des clients peut révéler que la
ponctualité des livraisons revêt une grande importance. En ce cas, l’amélioration de ce
facteur devrait renforcer leur fidélité et, par conséquent, contribuer à aménager les résultats
financiers. La fidélité des clients et la ponctualité sont donc intégrées à l’axe clients.
L’enchaînement des relations se poursuit par l’identification des processus qui entrent en jeu
dans la ponctualité des livraisons. Pour garantir celle-ci, l’entreprise peut être amenée à
réduire la durée des cycles de production et à améliorer la qualité des processus internes,
deux facteurs qui peuvent apparaître sur l’axe processus internes. Comment améliorer et
réduire la durée des cycles ?. Par la formation et le développement des compétences des
opérateurs, un objectif qui peut figurer sur l’axe apprentissage organisationnel. On voit
clairement comment une chaîne de relations de cause à effet peut constituer le fil conducteur
entre les quatre axes du BSC ». La Figure 5 présente ces différents liens.
12
Figure 5 : Interactions entre objectifs et domaines mesurés (source : Kaplan et al, 1996)
Compétences dessalariés
Retour sur capitalengagé
Fidélité
Ponctualité deslivraisons
Durée des cyclesQualité desprocessus
Performance Financière
Clients
Processus
Apprentissage
Ainsi, par l’acquisition d’un tableau de bord multidimensionnel, l’entreprise est plus apte à
instaurer – si besoin – un changement au sein de l’entreprise. Sous couvert, comme le rappelle
Germain (2005), que soient combinés cinq principaux traits communs à la mise en place des
tableaux de bord actuels : (1) la combinaison d’indicateurs financiers et physiques pour
évaluer la performance dans sa globalité, (2) la présence d’indicateurs de pilotage centrés sur
les actions en cours et d’indicateurs de résultats, (3) le choix d’un nombre restreint
d’indicateurs, (4) le souci de traduire la stratégie au niveau opérationnel et de relier les
indicateurs aux objectifs stratégiques de l’entreprise et (5) l’accent sur l’anticipation et le
constat a posteriori.
4. LES PRECONISATIONS POUR UNE MESURE DE LA PERFORMANCE DU
SERVICE ACHATS
Bien que, comme nous l’avons vu précédemment, la performance dans l’entreprise soit tout ce
qui, et seulement ce qui, contribue à atteindre les objectifs stratégiques, le rôle dévolu à la
fonction achats n’autorise pas toujours un niveau de contribution élevé. Ainsi, le niveau de
contribution de la fonction achats sera corrélé à son degré de maturité. La conception des
tableaux de bord, destinés à être de véritables outils de pilotage, doit impérativement tenir
13
compte de ces paramètres. En fonction de ce qui précède, nous pouvons proposer une
démarche d’élaboration d’un système de pilotage de la performance du service achats selon le
Figure 6 suivante :
Figure 6. Le système de pilotage de la performance du service achat
Stratégie del'entreprise
Catalogued'indicateurs
Déterminationportée desindicateurs
Niveau dematurité Achat
Philosophie BSCet amélioration
continue
Système de pilotageévolutif
L’objet de la matrice suivante, croisant l’axe de maturité de la fonction achats (rôle dévolu par
le management de l’entreprise) avec celui de la stratégie adoptée, est de faciliter les choix des
indicateurs formant les tableaux de bord en intégrant les quatre axes constitutifs du tableau de
bord prospectif (Cf. Figure 7).
14
Figure 7. La combinaison axe maturité / indicateurs / axes de performance
Formation dominante économiquecréation base de données Achat
Accompagnement des mesures dedifférenciation
Contribution à l'améliorationsatisfaction et fidélité clients
élaboration de cahier des chargesélaboration de cahier des charges
Formation dominante marketingcréation base de données Achat
Bases de données relationnellesAchat - statistiques Achat
Diminution des prix d'achat
Bases de données relationnellesAchat - statistiques Achat
Contribution à la maîtrise desdépenses
Maîtrise des procédures et du SIMaîtrise des procédures et du SI
Augmentation de la couvertureAchat
Augmentation de la couvertureAchat
Contribution au respect desengagements
Contribution au respect desengagements
Diminution des coûts de traitementdes commandes
Diminution des coûts de traitementdes commandes
Formation achat international etméthodes AV
Formation achat international etméthodes AV
Réduction des coûts liés à ladifférenciationDiminution des coûts d'achat
Coordination fournisseur // attentesclients
Contribution à l'extension de la baseclientèle
Partenariats fournisseurs -contractualisation
Globalisation - mise enconcurrence - sourcing
Plan de communication Achat -e.procurement
Approche processus de la fonctionachat
Approche processus de la fonctionachat
Plan de communication Achat
Amélioration marge sur segmentcible
Amélioration satisfaction et fidélitéclients
Contribution conception - réductiondélai de développement
Contribution conception - réflexionMOB - approche internationale
Contribution au développement despdm sur segment cible
Intégration aux démarches de CRM
Diminution du TCO
Contribution à la rentabilitéapproche économique
Contribution à la rentabilitéapproche spécialisation
Contribution au développement despdm
Apprentis.organisation
Résultatsfinanciers
Clients
Processusinternes
1- Approche basiquegestion del'approvisionnementAchat "passif"
5 - Performanceachat de l'entreprise"partagée".Fonction Achat"pilote"Achat reconnus etsollicités
4 - Intégration desachats dans laconception desproduits.Participation achatau "business".Approchecontractuelle
3 - Généralisation del'approche achataval.Fonction achatreconnue
2 - Débutd'utilisation deleviers avalidentifiés
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Processusinternes
Processusinternes
Processusinternes
Processusinternes
Clients
Clients
Clients
Clients
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Axestratégie
Axe maturité
Domination par les coûts Différenciationconcentration : OU
Voie médiane : ET
Portée des indicateurs achats
Légende : PDM = Part de Marché, TCO : Total Cost of Ownership, CRM = Customer Relationship
Management, MOB = Make or Buy, AV = Analyse de Valeur, SI = Système d’Information.
15
La lecture du tableau part de la base. Les « quatre » stratégies de Porter (1985) représentent
les choix stratégiques à l’entreprise. Ceux-ci identifient deux opportunités de définition
« d’indicateurs achats », fonction de l’axe stratégique choisi. L’ordonnée du tableau, quant à
elle, énonce les cinq niveaux de la matrice de maturité de Bruel et Petit (2005) auxquels sont
reliés les quatre axes préconisés par le Balanced Scorecard de Kaplan et Norton (1996). La
portée des indicateurs achats conjugue les données fournies dans la matrice de Bruel et Petit
que nous avons ajustées en fonction des remarques portées sur l’adéquation de la stratégie de
l’entreprise sur les achats.
Enfin, pour parvenir au « système de pilotage évolutif », un « catalogue d’indicateurs » est
mis en place. Comme le Tableau 2 le montre, la performance achat ne se limite pas au
périmètre prix mais concerne également des notions de qualité, coût total d’acquisition,
couverture contractuelle, innovation, délais, etc.… Il existe ainsi une multitude d’indicateurs.
Le catalogue ci-dessous, qui ne peut prétendre à l’exhaustivité, propose une classification
selon les principes du BSC. Il conviendra bien entendu de ne sélectionner que les indicateurs
pertinents dans chaque cas de figure en fonction des critères précédemment établis.
16
Tableau 2. Exemples d’indicateurs achat
AXE FINANCIER
- Diminution prix d’achat par rapport prix historique
- Evolution prix achat / prix du marché
- CA achat
- Coût du service / CA achat géré par le service
- Coût du service / économies générées par le service
- Valeur moyenne d’une commande
- Coût moyen de passation d’une commande
- Montant achat en Life Cycle Cost
- Ecart prévisions / montant des commandes
- Evolution stocks
- Evolution consommation matières
- Délais paiement fournisseur
- Evolution du Total Cost of Ownership
AXE CLIENT
- Taux de satisfaction
- Nombre de jours de retard cumulés / nombre de
livraisons en retard
- Actions influant la part de marché
- Actions influant sur la fidélité des clients
AXE PROCESSUS INTERNES
- Performances individuelles / objectifs
- Nb. de demandes achat traitées (+ / effectif)
- Délais moyen de traitement d’une Demande d’Achat
- Ecarts quantités reçues / quantités commandées
- Nb. de lots non conformes / nb. de lots reçus
- Nb. de lots reçus dans les délais / nb. de lots reçus - %
d’acheteurs utilisant Internet au moins 1 fois / semaine
- Participation à des salons
- Taux d’automatisation des commandes
- Nb. fournisseurs en EDI / nb. total de fournisseurs
- Nb. de fournisseurs actifs suivis
- Nb. de contrat –cadres gérés
- Nb. d’articles gérés sous contrat cadres / nb. d’articles
gérés
- Taux application contrat cadres
- Nb. de fournisseurs sous plan de progrès
- Taux de fournisseurs actifs
- Taux de fournisseurs imposés
- Nb. de fournisseurs avec contrat cadres
- Nb. de fournisseurs impliqués en amont
- Nb. de fournisseurs homologués
- Nb. de fournisseurs sous Assurance Qualité
- Nb. de consultations en cours (/zone géographique)
- Nb. de benchmark engagés
- Démarche de globalisation
- Nb. de DA urgentes / nb de DA
- Nb. de litiges
- Taux de participation aux démarches Make or Buy
- % de Cahiers De Charge établis avec le service achat
- Nb. de CDC fonctionnels / nb. de CDC techniques
- Taux d’études ou travaux achevés dans les délais
- Réduction du nombre de fournisseurs
- Nb. d’entrées et sorties du panel
- Emplacement géographique des fournisseurs
stratégiques
- Taux de réponse des fournisseurs
AXE APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
- % d’acheteurs en séminaire de formation
- Nb. abonnements à des revues techniques / des bases
données
- Existence outil capitalisation des connaissances
- Turnover
- CA achat couverts par le service / CA achat total
- Taux d’absentéisme
- CA achat / effectif
17
La mesure de l’avancement des plans d’action et de leurs effets doit être effectuée dans une
unité commune. Nous proposons pour cela de déterminer un seul pourcentage qui sera la
grandeur relative possible permettant l’addition des différentes valeurs mesurées chacune
dans leur spécificité. La détermination de cet indicateur générique et le suivi du niveau
d’avancement s’effectue à l’aide du Tableau 3 suivant :
Tableau 3. Détermination d’un indicateur générique de la performance achat et suivi du
niveau de performance obtenu.
Point à date
Niveau d’avancement
contribution
Niveau d’avancement plan
d’action
Item Objectif Echéance
Valeur % Valeur %
// objectif // échéance
Total T1 T2 T3 T4
Les totaux T1 et T2 sont égaux au produit du nombre d’items par 100% (une pondération des
objectifs est donc possible), les totaux T3 et T4 sont égaux à la somme des valeurs relatives
obtenues pour chaque colonne (éventuellement pondérées). Les rapports T3/T1 et T4/T2
deviennent les coordonnées de la date sur le repère.
Le but de ce dispositif est de proposer un outil d’évaluation à la fois simple et facilement
compréhensible, utilisable comme support de communication permettant la visualisation
instantanée de l’effet global des différentes mesures faisant l’objet de plans d’action. Celle-ci
est constituée de deux axes : en ordonnée le degré d’atteinte du plan d’action est mesuré et en
abscisse la contribution dégagée. Les points positionnés sur le repère ainsi formé figurent les
dates auxquelles devraient être atteint tel niveau du plan d’action et tel niveau de contribution,
selon le schéma suivant :
18
Figure 8. Le positionnement de la performance achat
P
A D
C
Degré d'atteintedu plan d'action
Contribution
Zone d'excellence
Zone d'insuffisance Chemin pertinent+
échelle de temps
N
N + 1
N + 3
N + 2
50 % 100 %
50 %
100 %
TAO (total accomplissement des objectifs)
La courbe ainsi déterminée, dont les graduations représentent une échelle de temps, exprime
le « chemin pertinent » pour atteindre le “Tao” (Total Accomplissement des Objectifs). Le
décalage vers le haut de sa pente indique l’entrée dans une zone d’insuffisance puisque la
contribution est inférieure à celle « budgétée » ; a contrario, un décalage vers le bas est le
révélateur d’une « sur-performance ». Le curseur est symbolisé par une « roue de
Deming (Plan-Do-Check-Act) », rappelant ainsi la philosophie générale du système
d’amélioration continue. Il est à noter que la courbe figurant le « chemin » n’est pas
forcément une droite, ce qui peut ainsi figurer une progression non linéaire du plan d’action
ou un effet différé des contributions. Un exemple concret d’application est maintenant
présenté.
5. UN EXEMPLE D’EVALUATION DE LA PERFORMANCE ACHATS
Ce paragraphe établi un scénario d’évaluation de la performance du service achats à travers la
définition d’un indicateur global générique.
Le contexte actuel de l’entreprise :
19
La stratégie de l’entreprise est basée sur une domination par les coûts. Les attentes de la
clientèle sont donc le prix, le délai et la qualité. Selon la matrice de maturité du service achats
de Bruel et Petit (2005), l’entreprise se situe au niveau 3, à savoir la « généralisation de
l’approche achats aval, fonction achats reconnue » (Cf. Tableau 1 pour rappel descriptif)
La problématique :
L’entreprise souhaite diminuer ses prix de vente afin d’augmenter sa part de marché tout en
conservant son niveau de marge et en améliorant sa rentabilité.
Les hypothèses retenues sont :
L’augmentation des parts de marché proviendra de la baisse des prix de vente, de la
maîtrise de la qualité et de la disponibilité des produits.
L’amélioration de la rentabilité proviendra d’une part du maintien de la marge en
valeur absolue (effet prix + effet volume) et d’autre part de la diminution du besoin en
fond de roulement (essentiellement par la diminution des stocks et l’augmentation du
crédit fournisseur).
Compte tenu des éléments ci-dessus, il est alors possible de (1) présenter les interactions entre
objectifs et domaines mesurés, (2) positionner l’entreprise sur l’axe maturité / indicateurs /
axes de performance et, (3) de choisir un certain nombre d’indicateurs répondant à la
problématique posée.
20
Figure 9 : Proposition d’interactions entre objectifs et domaines mesurés dans le cadre
d’une stratégie de domination par les coûts
Compétences dessalariés
Marge en valeurabsolue
Fidélité +augmentation du
volume
Ponctualité deslivraisons
Améliorationlogistique
Qualité desproduits etprocessus
PerformanceFinancière
Clients
Processus
Apprentissage
Besoin en fond deroulement
Taux desatisfaction
Prix de vente Qualité conforme
Mise enconcurrenceGlobalisation
Diminution descoûts d'achat
Systèmed'information
Crédit fournisseur
21
Figure 10 : Détermination de la portée des indicateurs
Formation dominante économiquecréation base de données Achat
Accompagnement des mesures dedifférenciation
Contribution à l'améliorationsatisfaction et fidélité clients
élaboration de cahier des chargesélaboration de cahier des charges
Formation dominante marketingcréation base de données Achat
Bases de données relationnellesAchat - statistiques Achat
Diminution des prix d'achat
Bases de données relationnellesAchat - statistiques Achat
Contribution à la maîtrise desdépenses
Maîtrise des procédures et du SIMaîtrise des procédures et du SI
Augmentation de la couvertureAchat
Augmentation de la couvertureAchat
Contribution au respect desengagements
Contribution au respect desengagements
Diminution des coûts de traitementdes commandes
Diminution des coûts de traitementdes commandes
Formation achat international etméthodes AV
Formation achat international etméthodes AV
Réduction des coûts liés à ladifférenciationDiminution des coûts d'achat
Coordination fournisseur // attentesclients
Contribution à l'extension de la baseclientèle
Partenariats fournisseurs -contractualisation
Globalisation - mise enconcurrence - sourcing
Plan de communication Achat -e.procurement
Approche processus de la fonctionachat
Approche processus de la fonctionachat
Plan de communication Achat
Amélioration marge sur segmentcible
Amélioration satisfaction et fidélitéclients
Contribution conception - réductiondélai de développement
Contribution conception - réflexionMOB - approche internationale
Contribution au développement despdm sur segment cible
Intégration aux démarches de CRM
Diminution du TCO
Contribution à la rentabilitéapproche économique
Contribution à la rentabilitéapproche spécialisation
Contribution au développement despdm
Apprentis.organisation
Résultatsfinanciers
Clients
Processusinternes
1- Approche basiquegestion del'approvisionnementAchat "passif"
5 - Performanceachat de l'entreprise"partagée".Fonction Achat"pilote"Achat reconnus etsollicités
4 - Intégration desachats dans laconception desproduits.Participation achatau "business".Approchecontractuelle
3 - Généralisation del'approche achataval.Fonction achatreconnue
2 - Débutd'utilisation deleviers avalidentifiés
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Apprentis.organisation
Processusinternes
Processusinternes
Processusinternes
Processusinternes
Clients
Clients
Clients
Clients
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Résultatsfinanciers
Axestratégie
Axe maturité
Domination par les coûts Différenciationconcentration : OU
Voie médiane : ET
Portée des indicateurs achats
Tableau 4 : Un choix d’indicateurs
Axe financier Diminution du prix d’achat
Diminution des stocks
Délais de paiement fournisseurs
Axe clients Taux de service
Axe processus internes Réduction du nombre de
fournisseurs
Nombre de fournisseurs sous
Assurance Qualité
Axe apprentissage Taux d’actualisation de la base de
données fournisseurs et produits
22
En supposant une évaluation de la performance du service achats six mois après le démarrage
du plan d’action, le tableau de synthèse des objectifs et points à date se présenterait tel que
suit :
Tableau 5 : Tableau de synthèse des objectifs
POINT A DATE A 6 MOIS
Avancement contribution Avancement plan d’action
Indicateur Objectif
(T1) échéance (mois) (T2)
niveau atteint
(T3)
% // Objectif (T3/T1)
Niveau atteint
(T4)
% // Objectif (T4/T2)
Diminution du Px Achat 10% 12 8% 80% 6 50%
Diminution des stocks 30% 8 5% 17% 6 75%
Délais de paiement (+jours) 15 8 5 33% 6 75%
Taux de service (%) 98% 6 96% 98% 6 100%
réduction nb. fournisseurs 15% 12 17% 113% 6 50%
Nbre frs sous AQ 80% 12 55% 69% 6 50%
Taux actualisation bd 100% 12 80% 80% 6 50%
Total 700% 700% 490% 450%
coordonnées graphiques 70% 64%
Pour les sept indicateurs retenus, l’entreprise détermine un objectif (T1) sur une échéance à
plus ou moins long terme (T2). Le total de ces deux colonnes équivaut donc – selon notre
approche – au nombre total d’indicateurs retenu (ici, 7) ramené en pourcentage. Les quatre
colonnes suivantes présentent les avancements obtenus, sur les deux critères
objectif/échéance. Les coordonnées graphiques équivalent à pour l’ordonnée à 490/700 = 70%
et pour l’abscisse à 450/700 = 64%. La traduction graphique permet de voir (en un coup
d’œil !) le travail effectué et le travail restant à faire.
23
Figure 11 : Traduction graphique
P
A D
C
Degré d'atteintedu plan d'action
Contribution
Zone d'excellence
Zone d'insuffisance
Chemin pertinent+
échelle de temps
3 mois
6 mois
12 mois
50 % 100 %
50 %
100 %
TAO (total accomplissement des objectifs)
.64 %
70 %
6. CONCLUSION
Un nombre important de travaux s’intéressent aux problématiques liées à la distribution d’un
produit et/ou d’un service, comme si le « maillon aval » était le maillon le plus important
d’une chaîne !. Certes, le consommateur final – lorsqu’il y a retard de livraison – estime que
c’est cette portion de la chaîne qui fait défaut. Or, le raisonnement serait trop facile. Il est
maintenant indéniablement reconnu qu’une livraison en temps (et en qualité, quantité et coût
correct) est du ressort de la chaîne d’approvisionnement dans son entier.
L’objet de notre communication a été non pas de s’intéresser au problème de la distribution en
tant que telle, mais plutôt de voir ce qui en amont (dans la relation fournisseur – achat) mais
également en interne (intégration des achats dès la phase de conception notamment) pouvait
être fait pour assurer une fluidité et une conformité des flux génériques (matières,
informations, finances) sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Mesurer la performance Achats n’a de sens que dans le cadre d’une cohérence entre les
attentes vis-à-vis de la fonction et la stratégie de l’entreprise. Cependant, force est de
24
constater que, dans la pratique, l’ampleur des attentes est éminemment variable en fonction
des situations (ce point est mis en évidence par le concept de niveau de maturité de la fonction
et l’étude menée par Bruel et Petit en 2003 qui remarquent un niveau de maturité moyen
équivalant à 2,5 sur leur matrice : Cf. Tableau 1). Par ailleurs, la stratégie peut s’assimiler à
l’un des grands modèles génériques reconnus par la littérature (Porter, 1985). De même, et en
tout état de cause, nous pouvons considérer que la stratégie, quel que soit le choix du modèle,
est un ensemble d’hypothèses sur des causes et leurs effets (Kaplan et Norton, 1996). La prise
en compte de cette relation de causes à effets permet de déterminer la portée des indicateurs
puis de les articuler dans le cadre d’un système de pilotage, c’est-à-dire d’un ensemble
cohérent de signaux permettant l’ajustement tactique des pratiques :
Ex ante, la formulation des hypothèses évoquées sera traduite en objectifs
opérationnels,
Ex post, l’analyse de l’effet des mesures engagées permettra la détermination d’actions
correctives, voire l’ajustement des hypothèses établies ou la formulation de nouveaux
objectifs.
Cette dynamique, outre son adéquation avec la notion de démarche de progrès continu, sera
également le moteur de l’évolution de la fonction achats, lui permettant d’atteindre un niveau
de maturité supérieure. De fait, en fonction de la stratégie de la firme (domination par les
coûts et différenciation), la fonction Achats pourra avoir une implication forte et/ou une
intervention possible (en sus de ces actes quotidiens) sur l’ensemble de la chaîne. Par
exemple :
- Dans le cadre d’une stratégie fondée sur la domination par les coûts, le service achats
pourra avoir une implication forte (a) sur les approvisionnements par la politique
d’approvisionnements, les liaisons avec les fournisseurs et la détermination
d’économies d’échelles sur le plan mondial, (b) sur la logistique interne via les
liaisons avec les fournisseurs : une livraison au plus tôt des produits demandés augure
un suivi productif réactif, (c) sur la production au travers de la mise en place de
calendrier des achats d’actifs mobiliers qui améliore pour beaucoup le pouvoir de
négociation face aux fournisseurs et, une intervention possible au sein de la production
sur l’apprentissage (sensibilité à l’importance d’une relation construite sur le long
terme sur le délai coût/délai/qualité entre la production, le service achats et les
fournisseurs) ainsi que sur le choix discrétionnaire de la technologie de l’usine (par
exemple : un coût plus cher à l’achat assure une meilleure maintenance),
25
- Dans le cadre d’une stratégie de différenciation, le service Achats aura une implication
forte (a) sur les approvisionnements/logistique interne, production, logistique externe,
commercialisation et vente et services, (b) sur la logistique interne au travers une
approche en juste à temps, (c) sur la logistique externe par un meilleur service, et une
intervention possible sur le segment développement technologique et logistique
interne/production et logistique externe ; ainsi que sur chaque activité principale par
une minimisation des dommages et des détériorations (logistique interne et externe),
une conformité aux spécifications/réactivité et faible taux de rebuts (production), une
meilleure qualité de l’information (commercialisation et vente) et une disponibilité des
pièces (service après vente).
Dans ce contexte, la mise en place d’un indicateur synthétique unique tel que proposé et dédié
à mesurer la performance globale de la fonction achats, incluant sa dimension relationnelle
avec les marchés amont ainsi que celle de sa contribution à la satisfaction de l’aval et des
différentes parties prenantes, permet d’assurer tout à la fois le pilotage et la communication
sur le degré d’avancement des plans d’action en intégrant l’effet synergique des différents
objectifs déterminés.
Cette simplicité de représentation, très éloignée des modèles de reporting classiques aux
multiples indicateurs peu faciles à appréhender et dont la pertinence est souvent remise en
cause par les opérateurs (quand ils ne font pas l’objet de manipulations plus ou moins
grossières), fournit ainsi le cadre d’un outil de motivation propice à l’émergence d’une
dynamique de satisfaction de « l’aval » (la clientèle).
26
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moyennes entreprises, Finance Contrôle Stratégie, Vol. 8, n° 3, pp. 125-143.
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axes du succès, Les Editions d’Organisation, Paris.
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