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PROTOCOLE DE

CONTROLE TIERCE PARTIE des Chartes de production

(4ème édition - 2012)

Document destiné aux Organismes Certificateurs

Version 3 – Juillet 2012

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AVANT-PROPOS

Ce protocole de vérification tierce partie est destiné aux organismes certificateurs choisis par les groupes de producteurs engagés dans la démarche «Chartes de production ARVALIS - Institut du végétal - IRTAC». Il est remis par le groupe de producteurs directement à l’organisme certificateur de son choix. Il a pour objectif : - de donner des règles homogènes d’intervention à tous les organismes certificateurs, - de faciliter le travail des contrôleurs.

Nous engageons donc les partenaires à nous signaler toutes ambiguïtés d’interprétation ou difficultés qui pourraient résulter de sa mise en œuvre. Un résumé du contenu de ce protocole apparaît en annexe 1.

SOMMAIRE I – Cadre général de la démarche «Chartes de production » p. 4 1 – Introduction 2 – Procédure d’adhésion II – Définitions p. 6 III – Cadre général de la vérification tierce partie p. 6 IV –Plan de vérification tierce partie p. 7 1 – Conditions à remplir pour effectuer la vérification tierce partie

2 – Fréquence et champ des contrôles 3 – Taux de contrôle des producteurs 4 – Durées des contrôles 5 – Calendrier des vérifications tierce partie V – Grilles de vérification tierce partie p. 9 1 – Points contrôlés 2 – Barèmes 3 – Synthèse 4 – Plan d’action VI – Processus p. 11 1 – Contacts 2 – Préparation des contrôles 3 – Choix des producteurs 4 – Déroulement des contrôles et établissement de la synthèse VII – Communication p. 13 Annexes p. 14

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Schéma 1 – Logigramme des étapes du référencement « Chartes de production » Contributeurs Echéances :

Céréales à Paille – Protéagineux /

Maïs

ETAPE Document d’application

ADHESION DU GROUPE OS/ ARVALIS 31 janvier/30

avril (n) Renvoi du feuillet avenant et Signature de la convention/ Avenant

Carnet de bord*

Envoi du dossier technique en première année ou engagement d’une culture supplémentaire

Guide de suivi

31 mai Envoi du feuillet de pré-référencement Carnet de bord PRE-REFERENCEMENT

ARVALIS Diffusion de la liste sur internet, mise à disposition des documents de la Charte, du certificat et de la marque.

REFERENCEMENT OS/ OC 31 Décembre Demande d’intervention de

l’Organisme certificateur Envoi du feuillet de référencement à l’organisme certificateur

Carnet de bord

31 janvier/ 31 mars (n+1)

Envoi d’une copie du rapport d’audit et du feuillet de référencement à ARVALIS

Rapport d’audit

Référencement ou Dé-référencement prononcé par ARVALIS

* Le carnet de bord est un support d’échange entre l’OS et ARVALIS. Ce document contient des feuillets à transmettre à ARVALIS pour formaliser les demandes et les différentes informations transmises: Avenant, Feuillet de pré-référencement, Feuillet référencement.

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I - CADRE GENERAL DE LA DEMARCHE «Chartes de production»

1. Introduction Sous la maîtrise d’œuvre de l’IRTAC, ARVALIS - Institut du végétal a mis en place une démarche qualité destinée à faire reconnaître les bonnes pratiques de production du blé tendre, du blé dur et de l’orge brassicole, du maïs grain et fourrage, du maïs doux et des protéagineux. Cette démarche s’appuie sur des référentiels nommés « Chartes de production » que les producteurs s’engagent à respecter.

Les Chartes de production décrivent les bonnes pratiques pour la conduite de chaque culture et précisent les informations que les producteurs doivent enregistrer ou rassembler pour pouvoir apporter la preuve du respect de ces chartes. Le lancement de la démarche a eu lieu en février 2001. 2. Procédure d’adhésion La démarche «Chartes de production » est proposée à des groupes de producteurs : organismes de collecte (coopératives, négoces), mais également groupes de développement agricole (CETA, GDA, chambres d’Agriculture). Elle peut également concerner des unions d’organismes de collecte ou d’organismes de développement. Dans la suite du texte, par souci de simplification, ces groupes de producteurs seront désignés par le terme « Groupement ».

Un producteur isolé ou un organisme transformateur de produits agricoles, qui n’a pas d’activité de collecte des céréales, ne peut pas adhérer à la démarche.

La procédure d’adhésion des groupes de producteurs à cette démarche se déroule en trois étapes (schéma 1). 1. Etape de conventionnement Les groupements candidats à la démarche signent une convention avec ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC. Cette convention est renouvelée chaque année par avenant. Dans le cas d’une union de groupements (union de coopératives ou union de groupes de développement), la convention est généralement signée par l’union et peut être cosignée par chacun des groupes membres de l’union. Les producteurs qui adhèrent à la démarche doivent signer une lettre d’engagement ou un contrat avec leur groupement. Ils s’engagent à respecter la Charte de production ou le cahier des charges reconnu cohérent avec la Charte de production. Les listes précises des producteurs engagés et des parcelles correspondantes par culture sont détenues par chaque groupement adhérent à la démarche au niveau de l’union en cas d’adhésion groupée. 2. Etape de Pré-référencement des groupements par ARVALIS – Institut du végétal Chaque groupement fournit à ARVALIS - Institut du végétal un dossier technique comprenant : - son (ses) cahier(s) des charges éventuels s’il désire le(les) voir reconnaître dans la démarche, - les conseils écrits qu’il diffuse auprès des producteurs pour la(les) culture(s) concernée(s), - la fiche d’enregistrement parcellaire s’il en diffuse une auprès des producteurs, - les modalités de suivi de son groupe de producteurs.

Après analyse de la cohérence de ce dossier technique avec le contenu de la (ou des) charte(s) de production concernée(s), ARVALIS - Institut du végétal envoie par email un avis motivé au groupement. En l’absence d’incohérences majeures, ARVALIS - Institut du végétal informe le groupement de son pré-référencement pour le nombre de producteurs et les cultures déclarés. Le groupement peut alors disposer des documents (notamment les Chartes de production) à diffuser auprès des producteurs et bénéficier d’une licence d’utilisation de la marque déposée par ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC «Céréales de France / Charte de production ARVALIS - Institut du végétal - IRTAC » (figure 1).

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Figure 1 : Marque déposée

Il reçoit sur demande, un certificat de pré-référencement précisant la campagne de récolte concernée et, par culture, le nombre de producteurs engagés dans la démarche. Les années suivantes, seuls les compléments ou évolutions majeures du dossier technique sont examinés par ARVALIS - Institut du végétal. Dans le cas d’une union de groupes de producteurs, le dossier technique est unique au niveau de l’union, avec éventuellement quelques aménagements possibles au niveau de chacun des membres. ARVALIS - Institut du végétal remet une analyse du dossier technique au niveau de l’union et éventuellement des compléments d’analyses pour les parties spécifiques à chacun des membres. Généralement, le pré-référencement est attribué à chacun des membres (en précisant pour chacun, la campagne, la ou les cultures concernées et nombre de producteurs concernés par culture) en y accolant le nom de l’union. 3. Etape de Référencement :

Le référencement est prononcé par ARVALIS après l’audit de tierce partie en cas de conformité à l’audit. Un certificat de référencement est alors émis.

Le groupement transmet le rapport d’audit et le feuillet de référencement à ARVALIS. Le feuillet de référencement contient les données suivantes: nombre de producteurs référencés par culture, les surfaces référencées par culture, le nombre de producteurs stockeurs.

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II - DEFINITIONS Groupement candidat : tout groupe de producteurs, coopérative, négoce, groupe de développement agricole (CETA, GDA, Chambres d’agriculture,…) souhaitant adhérer à la démarche. Producteur engagé : agriculteur ayant signé une lettre d’engagement (ou un contrat) avec un groupement candidat au référencement ou référencé dans la démarche. Cet engagement fait explicitement référence au respect de la (des) Charte(s) de production ARVALIS - Institut du végétal - IRTAC. Dossier technique : ensemble des informations écrites que le groupement candidat remet à ARVALIS - Institut du végétal pour obtenir son pré-référencement. Ce dossier contient : le (les) cahier(s) des charges éventuels si l’organisme désire le(les) voir reconnaître dans la démarche, les conseils écrits qu’il diffuse auprès des producteurs pour la(les) culture(s) concernée(s), la fiche d’enregistrement parcellaire s’il en diffuse une auprès des producteurs, les modalités de suivi de son groupe prévues. Analyse du dossier technique : bilan de l’examen du dossier technique qui fait l’objet d’un document écrit envoyé au groupement candidat par ARVALIS - Institut du végétal. Si l’analyse est favorable, le groupement est pré-référencé à l’issue de cette étape. Bilan des suivis : rapport de synthèse des suivis réalisés par le groupement au niveau des producteurs engagés. Ce rapport est envoyé à ARVALIS - Institut du végétal avant le 30/09 et, s’il est conforme aux modalités prévues (cf dossier technique et convention), permet au groupement d’obtenir son référencement. Groupement pré-référencé : groupe de producteurs ayant signé une convention pour adhérer à la démarche et ayant satisfait aux exigences de cette convention (notamment dossier technique conforme, suivis réalisés auprès des producteurs). ARVALIS - Institut du végétal adresse un certificat de pré-référencement précisant la campagne, la ou les cultures concernées, le nombre de producteurs concernés par culture. Groupement référencé : groupement pré-référencé ayant suivi un audit tierce partie avec des résultats satisfaisants. Fournisseur : ensemble constitué du groupement référencé et des producteurs engagés ayant satisfait aux contrôles (contrôles réalisés à l’initiative du groupement référencé).

III- CADRE GENERAL DE LA VERIFICATION TIERCE PARTIE III. 1. Conditions préalables: Chaque groupement adhérent à la démarche s’engage à mettre en oeuvre un système de suivi destiné à garantir le respect, par les producteurs, des engagements consignés dans la charte, ou le cahier des charges associé. Le système de suivi retenu est décrit dans le dossier technique envoyé à ARVALIS - Institut du végétal et dans la convention. Il consiste à vérifier le respect des engagements des Chartes de production ARVALIS - Institut du végétal - IRTAC par chacun des producteurs (ou le respect du cahier des charges associé à la charte de production).

Le groupement élabore un bilan du suivi des producteurs. Les producteurs n’ayant pas satisfait aux exigences sont exclus du groupe et les lots de produits correspondants ne peuvent plus être commercialisés sous couvert de la démarche ou de la marque « Céréales de France / Charte de production ARVALIS - Institut du végétal - IRTAC ».

Le groupement élabore une liste précisant la campagne de récolte concernée et, par culture, le nombre de producteurs engagés dans la démarche et ayant satisfait aux contrôles (voir fac-similé du certificat en annexe 3). La liste récapitule par culture : le nombre de producteurs et les surfaces.

Dans le cas d’une union de groupes de producteurs, un seul bilan du suivi des producteurs est élaboré.

III. 2. Les Trois catégories de groupements Chaque groupement pré-référencé s’engage à mettre en place un système de suivi des producteurs. Ce système peut être basé sur différents types de dispositifs (annexe 2) :

- sur des suivis internes (appelé cas 1),

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- ou bien, sur l’intervention d’un organisme tiers non certificateur (appelé cas 2), - ou bien encore, sur la combinaison de contrôles internes et de contrôles effectués par un organisme

certificateur dans le cas notamment de cahiers des charges certifiés (certificat de conformité produit) ou des contrats Agriconfiance (appelé cas 3).

La convention et les avenants annuels signés par le groupement avec ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC décrivent le dispositif retenu par le groupement et précisent la catégorie (cas 1, cas 2 ou cas 3) correspondante.

Le tableau ci-dessous décrit plus précisément ces trois catégories :

Groupement pré-référencé

Cas 1 Cas 2 Cas 3

Dispositif de contrôle mis en place par le groupement pré-référencé dans les Chartes de production

100 % des producteurs contrôlés en interne par le groupement

100 % des producteurs contrôlés mais contrôle sous-traité à un Organisme Tiers (type Brora ou structure de qualification pour l’agriculture raisonnée », Agrico-LIS® Chartes, …)

100 % des producteurs contrôlés en interne + contrôle externe par sondage par un Organisme Certificateur sur la base d’une démarche de certification officielle (type CCP, Agriconfiance ou ISO9001 étendu à la production)

Pour plus de détails, voir les exemples dans la note « méthodes de suivis/contrôles de la mise en œuvre des Chartes de production » en annexe 2 . Ces trois types de dispositifs de contrôles n’apportant pas le même niveau de garanties quant au respect de la charte par les producteurs et des obligations par les groupements pré-référencés, un contrôle tierce partie de second niveau est rendu obligatoire pour les cas 1 et cas 2 (schéma 2). Cette vérification est ajustée au niveau de suivi/contrôle déjà mis en place par chacun des groupements (et selon la taille du groupe de producteurs).

Pour les cas 3, ARVALIS - Institut du végétal vérifie lors de l’examen du dossier technique que : - la démarche Qualité existante repose sur un cahier des charges lié à une (ou des) charte(s) de production et que

tous les producteurs engagés font partie de cette démarche Qualité (si tel n’était pas le cas, il conviendrait d’appliquer à la structure le dispositif de contrôle du cas 1 ou du cas 2 sur les producteurs n’intégrant pas la démarche).

- les rapports d’audit de la certification officielle couvrent toutes les exigences de production et stockage liées à la (aux) charte(s) (à défaut des compléments peuvent être demandées dans le cadre des audits prévus).

S ch ém a 2 - V éri fi ca ti o n T i erce p a rti e d e seco n d n i vea u

Niveau de garanties

Cas 1 -Contrôlesinternes

Cas 2 -Contrôlespar tiers

Cas 3 -Contrôlesinternes +Contrôlesparorganismecertificateur

Vérification tierce partiede second niveau

Contrôles mis en place par lesGroupements engagés

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IV– PLAN DE VERIFICATION TIERCE PARTIE 1 – Conditions à remplir pour effectuer la vérification tierce partie

Tout organisme certificateur sollicité par un groupement pré-référencé peut intervenir dans la vérification tierce partie liée aux Chartes de production des céréales à paille sous réserve : - d’appliquer au minimum ce protocole de vérification tierce partie, - de disposer d’une accréditation au titre de la norme EN45011. Les intervenants seront des contrôleurs ayant une bonne connaissance des productions céréalières. 2 – Fréquence et champ du contrôle (schéma 3)

Le contrôle est annuel. Il concerne : - chacun des groupements pré-référencés appuyant leurs contrôles sur des suivis internes (cas 1) ou les

déléguant à un organisme tiers non certificateur (cas 2), - pour chaque groupement pré-référencé, quelques agriculteurs engagés et ayant satisfait aux contrôles

réalisés par l’organisme. Dans le cas d’une union de groupes de producteurs, c’est l’union qui subit le contrôle en se focalisant sur l’un ou l’autre des membres si les outils de gestion des lots ne sont pas centralisés au niveau de l’union (notamment pour l’exercice de traçabilité). Le choix du ou des membres contrôlés est réalisé par l’organisme certificateur.

3 - Taux de contrôle des producteurs

Le taux de sondage proposé est basé sur la formule d’échantillonnage adoptée par la certification Agriconfiance pour l’audit initial en limitant l’effet seuil au-delà de 1000 producteurs. Note : pour des Groupements pré-référencés sur plusieurs cultures, le taux est calculé à partir de l’ensemble des producteurs différents engagés toutes cultures confondues.

Schéma 3 - VERIFICATION TIERCE PARTIE

Organisme certificateurEN45011

Organisme certificateurEN45011

Groupement référencéCas 1

Groupement référencéCas 2

Groupe d'agriculteursengagés

Groupe d'agriculteursengagés

chaque année chaque année

100 %chaque année

100 % chaque année

Chaque a

nnée

x% des agriculte

urs Chaque année

y% des agriculteurs

Le champ de la vérification tierce partie, effectuée par l'organisme certificateur, apparaît en flèche pleine

Organismetiers

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Taille du groupe présenté par l’entreprise

(en nombre de producteurs différents)

Cas 1 : A noter que la grande majorité des groupements se trouvent dans cette catégorie

Cas 2

1-25 26-40 41-60 61-100 101-400 401-1000 1001-1500 1501-2000 >2000

2 producteurs à contrôler 3 producteurs à contrôler 4 producteurs à contrôler 5 producteurs à contrôler 6 producteurs à contrôler 7 producteurs à contrôler 10 producteurs à contrôler 12 producteurs à contrôler 8 + 0.2√n (n étant le nombre de producteurs du groupe)

1 producteur à contrôler 2 producteurs à contrôler 2 producteurs à contrôler 3 producteurs à contrôler 3 producteurs à contrôler 4 producteurs à contrôler 7 producteurs à contrôler 10 producteurs à contrôler 4 + 0.2√n producteurs contrôlés (n étant le nombre de producteurs du groupe)

4 – Durées des contrôles

La durée des contrôles prévue est la suivante :

- au niveau du groupement ou de l’union de groupements : 0,5 jour en général (durée pouvant s’étendre à 1 journée en fonction de l’organisation des informations et de la taille de la structure) ;

- au niveau du producteur : 1 à 2 heures en fonction du nombre de cultures concernées et de l’organisation de l’information. Il n’est pas prévu d’audit des équipements et l’ensemble du contrôle s’effectue au bureau de l’exploitant sur la base de documents. Compter environ 4 producteurs visités par journée.

5 - Calendrier des vérifications tierce partie

La vérification tierce partie peut intervenir dès obtention du pré-référencement et dès que le suivi par le groupe est terminé. Il devra permettre de remettre à ARVALIS - Institut du végétal un bilan avant le 20/02 suivant la récolte. On peut donc estimer la période propice aux vérifications tierce partie entre août et janvier (au plus tard le 31/01) suivant la récolte.

La vérification au niveau du groupement doit intervenir avant toute vérification auprès des producteurs. V – Grilles de vérification tierce partie 1 - Points contrôlés

Les principaux points contrôlés sont les suivants : Groupement ou union de groupements pré-référencés : liste des producteurs et parcelles engagés disponible et son lien avec les audits internes effectués, exercice de traçabilité des lots, respect des règles d’utilisation de la marque (0,5 j en général). Les audits internes doivent être effectués conformément au guide de suivi version 4, février 2008. Producteurs : respect de la charte, ou du cahier des charges associé à la charte, sur la base d’une ou deux fiches d’enregistrements parcellaires et des preuves documentaires (1 à 2 heures par producteur)

Deux grilles ont été créées, l’une relative au groupement, l’autre aux producteurs. Ces grilles précisent également les situations particulières (notamment les situations « non concernées ») et le niveau de gravité de l’écart s’il y a une non –conformité (voir V2 – Barème). Chaque question peut recevoir trois types de réponses : - O = oui = conforme - N = non ou ne sait pas = non conforme - PC = pas concerné = n’entre pas dans les calculs Des copies d’écran du fichier informatique utilisable lors des contrôles apparaissent dans l’annexe 7.

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Le fichier informatique reprenant ces grilles avec un calcul automatique des non conformités est disponible auprès des groupements référencés. Il convient de motiver dans la colonne « remarques » autant que possible les réponses aboutissant à une non-conformité. Dans le cas d’un cahier des charges reconnu cohérent avec la charte, il convient d’adapter de façon marginale la grille agriculteur en identifiant les points spécifiques qui entraînent l’élimination de certaines exigences de la charte ou la définition d’exigences complémentaires (voir VI –Processus). 2- Barèmes Barème de la grille Groupement/Union de groupements

Chaque point à contrôler a été classé en deux niveaux A ou D. Tous les engagements de niveau A doivent être respectés lors du contrôle ; les engagements de niveau D peuvent faire l’objet d’une correction dans un délai de 3 semaines au maximum après le contrôle. Au final (après envois ultérieurs d’informations complémentaires), il ne doit pas subsister plus de 2 écarts de niveau D.

Barème de la grille Producteurs

La grille de contrôle producteur reprend le barème de la charte de production.

Chaque engagement décrit dans la charte a été classé en trois niveaux A, B ou C selon son incidence sur la qualité du produit et/ou l’environnement. Les engagements les plus importants pour la qualité (technologique ou sanitaire), et dont le respect peut être prouvé par des documents, ont été classés au niveau A.

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La charte est considérée comme respectée dès lors que le producteur satisfait au barème suivant pour les parcelles qu’il engage dans la démarche : - 0% d’écart sur les engagements classés A, - ≤ 12% d’écarts sur les engagements classés B, - ≤ 12% d’écarts sur les engagements classés C. - ≤ 20% d’écarts total. Les points sur lesquels le producteur n’est pas concerné n’entrent pas dans le calcul de ces pourcentages. Conformité d’un Fournisseur La conformité d’un fournisseur combine les résultats issus du contrôle du groupement et des contrôles effectués chez les producteurs. Les principes de conformités retenus apparaissent dans le tableau suivant :

Conclusion des contrôles Tierce Partie Conclusion conformité du « fournisseur » prononcée par ARVALIS- Institut du végétal et

l’IRTAC Groupement/Union de groupements

Producteurs

Conforme Producteurs tous conformes Conforme : le référencement du groupement est confirmé

Conforme Plusieurs producteurs non conformes Non conforme Déréférencement du groupement ou de l’union*

Conforme Tous conformes sauf 1 Alors contrôle de 2 producteurs supplémentaires

Si ces 2 nouveaux producteurs sont conformes

Conforme : le référencement du groupement est confirmé avec exclusion du producteur non conforme et avec réserve si la non conformité constaté chez le producteur est susceptible d’avoir conduit à un défaut de qualité des grains

Conforme Si au moins un des 2 producteurs n’est pas conforme

Non conforme Déréférencement du groupement ou de l’union*

Non conforme Non contrôlés Non conforme Déréférencement du groupement ou de l’union*

* déréférencement décidé par ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC, possibilité de distinguer les cultures si le groupement est engagé sur plusieurs cultures 3 – Synthèse La synthèse des contrôles doit contenir : - le résultat du contrôle effectué auprès du groupement ou de l’union en précisant, le cas échéant, le nombre et la

nature (type d’engagements et niveau) des écarts constatés, les éventuelles corrections apportées (dans un délai de 3 semaines après le contrôle), une conclusion sur la conformité ou non du groupement ou de l’union ;

- le résultat des contrôles effectués chez chacun des producteurs contrôlés, en précisant le cas échéant, pour chacun d’eux, le nombre et la nature (type d’engagements et niveau) des écarts constatés, la conclusion sur la conformité ou non de chacun, une conclusion sur la conformité ou non du groupe des producteurs contrôlés ;

- la proposition de conclusion sur la conformité globale du fournisseur.

La synthèse ne doit être bouclée qu’une fois passé le délai de 3 semaines permettant au groupement ou à l’union d’apporter le cas échéant les compléments d’information. 4 - Plan d’action Il est conseillé à l’organisme certificateur de remettre un plan d’action au groupement audité, de façon à l’aider à progresser dans sa mise en œuvre de la démarche et pour donner le bilan des points nécessitant des compléments de preuves à l’issue du contrôle (voir annexe 7).

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VI – Processus 1 – Contacts Le principe général repose sur un contact direct du groupement pré-référencé dans la démarche avec l’organisme certificateur qu’il a retenu.

♦ L’organisme certificateur est sollicité directement par le groupement pré-référencé (ou l’union de groupements référencés) dans la démarche. ARVALIS – Institut du végétal ou l’IRTAC ne mettent pas en place de processus d’habilitation pour la réalisation des vérifications et renvoient les organismes référencés vers le site du COFRAC (Comité Français d’Accréditation) (www.cofrac.fr), pour la recherche d’un organisme certificateur partenaire ;

♦ Le groupement pré-référencé remet directement à l’organisme certificateur de son choix le présent protocole ainsi que le feuillet de référencement. En effet, ARVALIS– Institut du végétal ou l’IRTAC ne diffusent pas directement le protocole de vérification tierce partie aux organismes certificateurs ;

♦ Après accord, le groupement pré-référencé dans la démarche et l’organisme certificateur se contactent directement pour définir les modalités d’intervention :

- contrat et facturation,

- interlocuteurs,

- dates de contrôles en respectant le calendrier précisé au chapitre IV-5,

- présence ou non des techniciens du groupement lors des contrôles chez les producteurs (cet accompagnement est recommandé).

♦ Le groupement pré-référencé envoie directement à l’organisme certificateur tous documents utiles pour la réalisation des contrôles (voir chapitre VI-2 - Préparation des contrôles)

♦ A l’issue des contrôles, l’organisme certificateur remet au groupement audité un rapport de contrôle complet comprenant les grilles complétées et une synthèse (voir chapitre V-3).

♦ Le groupement se charge de transmettre une copie de la synthèse à ARVALIS - Institut du végétal avant le 20/02 suivant le récolte. En même temps le groupement transmet à ARVALIS le feuillet de référencement où figurent les surfaces et le nombre de producteurs par culture.

♦ En fonction des résultats de l’audit, ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC décident de l’éventuel dé-référencement du groupement pour toutes les cultures ou seulement l’une d’entre elles. Les instituts informent l’organisme certificateur de sa décision si elle s’avère différente de ses propositions.

Le contrat doit obligatoirement prévoir une clause de confidentialité et de non diffusion par l’organisme certificateur des documents relatifs à la démarche (Chartes de production, convention et avenants, analyse du dossier technique, bilan des suivis réalisés par le groupement, protocole de contrôle tierce partie, résultats des audits réalisés). ARVALIS – Institut du végétal peut être amené à vérifier la présence de cette clause. Le groupement peut indiquer d’autres clauses de confidentialité notamment celles liées à la non-diffusion des cahiers des charges, des listes de producteurs, des noms de clients. 2 – Préparation des contrôles Afin de préparer les contrôles, l’organisme certificateur doit, lors des premiers contacts, obtenir les informations suivantes : - nature du groupement : s’agit-il d’un organisme de développement ou d’un organisme de collecte ? S’agit-il

d’une union d’organismes? (ces informations sont disponibles dans la convention et les avenants) ; - culture(s) concernée(s) : (informations disponibles dans la convention et les avenants) ; - modalités de suivi/contrôles des producteurs : le groupement correspond-il au cas 1 ou au cas 2 ? (cette

information figure dans la convention et les avenants) ; - liste des producteurs engagés dans la démarche et ayant satisfait aux contrôles réalisés par le

groupement : le groupement référencé envoie directement à l’organisme certificateur la liste des producteurs

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engagés dans la démarche au moins un mois avant la période prévue des contrôles de façon à ce que l’organisme certificateur puisse déterminer le nombre de producteurs à contrôler, extraire le nom de ceux qui seront contrôlés et les contacter pour organiser au mieux les rendez-vous ; Cette liste contient les surfaces engagées par culture.

- séparation des lots : y a t’il utilisation de la démarche ou de la marque auprès des acheteurs (obligation de séparation des lots conformes et non conformes) ?

- liste des clients ayant reçu des lots produits selon les Chartes et volumes vendus afin de préparer le test de traçabilité.

Pour limiter les temps de contrôles, l’organisme certificateur doit rappeler au groupements et aux producteurs qui seront contrôlés la liste des documents à préparer pour le jour du contrôle (voir check-list en annexes 3 et 4).

Il peut également demander au groupement pré-référencé de lui faire parvenir, avant contrôle, les documents suivants (annexe 6): - la ou les Charte(s) de production concernées (sous clause impérative de confidentialité), - une copie de la convention et de l’avenant (sous clause impérative de confidentialité), - sous-licence éventuelle délivrée aux producteurs pour l’utilisation de la marque, - une copie de l’analyse du dossier technique rédigée par ARVALIS - Institut du végétal (sous clause impérative

de confidentialité), en première année ou en cas de modification du dossier technique - une copie du ou des cahiers des charges, ce qui permettra d’adapter la grille de contrôle agriculteur le cas

échéant, - une fiche parcellaire-type, - le bilan des suivis et/ou contrôles des producteurs. L’organisme certificateur pourra également utilement se munir des règles d’utilisation de la marque (annexe 5) et de quelques documents techniques complémentaires (liste non exhaustive en annexe 6). 3 – Choix des producteurs Le choix des producteurs s’effectue par sondage à partir de la liste des producteurs différents engagés dans la démarche (regroupement des listes, s’il y a plusieurs cultures).

Si le groupement est pré-référencé sur plusieurs cultures, le sondage doit permettre de vérifier l’ensemble des cultures engagées avec des contrôles orientés vers des producteurs engagés sur plusieurs cultures ou/et des producteurs engagés sur l’une ou l’autre des cultures.

Pour des raisons pratiques, il est possible de concentrer, chaque année, les contrôles dans une zone géographique déterminée à condition que le choix de la région soit réalisé par l’organisme certificateur.

Dans le cas d’une union de groupements, le choix des agriculteurs s’effectue à partir de la liste globale des producteurs engagés et ayant satisfait aux contrôles réalisés sous la maîtrise d’œuvre de l’union. Il est toutefois possible de concentrer, chaque année, les contrôles agriculteurs sur l’un des groupements membre de l’union à condition que le choix soit réalisé par l’organisme certificateur et sous réserve d’un accord de l’union et du groupement (la pression de contrôle pourrait s’avérer être très élevée pour le groupement retenu). 4 – Déroulement des contrôles et établissement de la synthèse Dans le planning des contrôles, le groupement doit toujours être contrôlé avant les producteurs. Organisation des contrôles chez les producteurs Afin d’alléger le contrôle chez les producteurs, il convient de consulter le plus grand nombre possible de documents lors du contrôle chez le groupement (voir annexe 6). En fin de visite du groupement, le contrôleur aura établi précisément, pour chacun des producteurs à contrôler ultérieurement, la liste des parcelles engagées et le type de culture à contrôler (rappel : toutes les cultures engagées doivent être contrôlées de façon significative au niveau du groupement). Il aura récupéré la copie des documents d’enregistrements des producteurs à contrôler si le groupement les a centralisés.

Choix des parcelles Le producteur présente l’ensemble des fiches d’enregistrement correspondant aux parcelles engagées dans la démarche. Le contrôleur en choisit une au hasard pour chacune des cultures concernées (définies précédemment) sans excéder deux cultures, donc deux fiches, par producteur. S’il y a deux fiches à examiner, la grille de contrôle

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n’est remplie qu’une seule fois. Il y a donc écart dès lors qu’une des deux fiches ou preuve associée n’est pas conforme. Actions correctives Le contrôleur attend les informations complémentaires et les valide avant de boucler les grilles de contrôle et la synthèse.

VII – Communication Après la vérification tierce partie et sous réserve que les contrôles n’aient pas conduit à un déréférencement, le groupement référencé pourra utiliser la formule « Charte IRTAC-ARVALIS – Institut du végétal contrôlée par un organisme indépendant » ou « Charte IRTAC-ARVALIS – Institut du végétal contrôlée par un organisme tiers » sur les documents d’accompagnement des lots ou les opérations de communication. Chaque organisme certificateur peut en outre donner son accord pour une formule plus complète utilisant son nom ou sa marque.

L’organisme certificateur ne peut pas utiliser la marque « Céréales de France- Charte de production ARVALIS – Institut du végétal -IRTAC » (figure 1).

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ANNEXES

Annexe 1 : résumé du protocole de vérification tierce partie Annexe 2 : méthodes de suivi et contrôle mise en œuvre par les groupements engagés Annexe 3 : check-list de préparation pour le groupement référencé Annexe 4 : check-list de préparation pour le producteur engagé Annexe 5 : règles d’utilisation de la marque Annexe 6 : check-list de préparation pour l’organisme certificateur Annexe 7 : grilles de vérification

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Annexe 1 – Résumé du protocole de vérification tierce partie

Quelques rappels : chaque groupe de producteurs pré-référencé s’engage à mettre en place un système de suivi et/ou de contrôle des producteurs afin de vérifier le respect des engagements des Chartes de production (ou du cahier des charges associé à une Charte). Le dispositif retenu par chaque groupement peut être basé : - sur des suivis internes (Cas 1) (cas le plus fréquent), - ou bien, sur l’intervention d’un organisme tiers non certificateur, (par exemple Maferme, BRORA, Agrico-

LIS® Chartes ou des auditeurs Quali’terre) (Cas 2), - ou bien encore, sur la combinaison de contrôles internes et de contrôles effectués par un organisme certificateur

dans le cas notamment de cahiers des charges certifiés (certificat de conformité produit) ou des contrats Agriconfiance (Cas 3) associés aux Chartes.

Conformément à la convention, un contrôle tierce partie de second niveau est mis en place. Il permet d’homogénéiser le niveau de garanties apportés aux acheteurs en s’ajustant au niveau de suivi/contrôle déjà mis en place par chacun des groupes engagés. Il ne concernera pas les groupes faisant déjà intervenir un organisme certificateur (cas 3).

Un protocole national de vérification tierce partie a été établi avec l’aide d’un organisme certificateur, et a fait l’objet de tests. Ce protocole est transmis par le groupement pré-référencé à l’organisme certificateur de son choix. L’organisme certificateur doit déjà disposer d’une accréditation COFRAC selon la norme EN 45011 (certification de produits agricoles et alimentaires). Une liste des organismes certificateurs est disponible sur le site du COFRAC (www.cofrac.fr).

Le protocole de vérification tierce partie prévoit : - un contrôle annuel par groupe, - un contrôle annuel par sondage sur quelques producteurs du groupe, - des taux de sondage s’appuyant sur ceux retenus dans le cadre de la certification Agriconfiance (audit

initial pour le cas 1, audit de suivi pour le cas 2), voir quelques exemples dans le tableau suivant :

Nb producteurs contrôlés Cas 1 Cas 2 Groupe de 50 producteurs 4 producteurs 2 producteurs Groupe de 100 producteurs 5 producteurs 3 producteurs Groupe de 300 producteurs 6 producteurs 3 producteurs Groupe de 1000 producteurs 7 producteurs 4 producteurs

Environ 4 producteurs contrôlés par jour

Principaux points contrôlés : ♦ Groupement (0,5j en général) : liste des producteurs et parcelles engagés disponible, résultats des audits

internes, exercice de traçabilité des lots, respect des règles d’utilisation de la marque... ♦ Producteurs (1 à 2 heures par producteur) : respect de la Charte, ou du cahier des charges associé à la

Charte, sur la base d’une fiche d’enregistrement parcellaire/culture engagée (au maximum deux fiches par producteur) et des preuves documentaires...

Le groupement est toujours contrôlé en premier.

Période des contrôles : le contrôle tierce partie peut intervenir dès obtention du pré-référencement et dès la fin des contrôles internes et au plus tard fin janvier suivant la récolte pour les céréales à paille et fin mars pour les maïs.

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Annexe 2 – Méthodes de suivi et/ou de contrôle de la mise en œuvre des Chartes de production IRTAC / ARVALIS - INSTITUT DU VEGETAL

� Rappel du cadre général Chaque organisme pré-référencé et candidat au référencement s’engage à mettre en place un système de suivi et/ou de contrôle des producteurs afin de vérifier le respect des engagements des Chartes de production IRTAC / ARVALIS - Institut du végétal (ou du cahier des charges associé à la Charte).

ü Le système retenu par l’organisme est décrit dans la convention et dans le dossier technique qu’il remet à ARVALIS-institut du végétal.

ü L’organisme peut s’appuyer sur les procédures ou méthodes qu’il met déjà en œuvre pour vérifier, par exemple, le respect d’un cahier des charges. Tout système est recevable dès lors qu’il garantit aux acheteurs l’application des pratiques contenues dans la Charte de production (ou le cahier des charges associé à la charte) pour chacun des agriculteurs engagés.

ü Le système retenu par l’organisme ainsi que les supports employés font l’objet d’une validation par ARVALIS-Institut du végétal dans le cadre du dossier technique.

Quel que soit le système retenu, l’enregistrement des pratiques et la conservation de preuves documentaires (cf listes incluses dans les Chartes de production) sont obligatoires pour les producteurs engagés. � Types de suivi/contrôles possibles Chaque organisme définit donc son dispositif de suivi/contrôle lié à la charte ou à son cahier des charges. Il peut s’appuyer, au choix, sur les différents types suivants : - des suivis internes dont quelques méthodes sont décrites dans les tableaux de la page suivante (liste non

exhaustive), - l’intervention d’un intermédiaire, organisme tiers non certificateur, par exemple Maferme, BRORA,

Agrico-LIS® Chartes, les auditeurs de qualification d’exploitation, des logiciels de dépouillement d’autodiagnostics,etc…,

- la combinaison de contrôles internes et de contrôles effectués par un organisme certificateur dans le cas notamment de cahiers des charges certifiés (certificat de conformité produit) ou des contrats Agriconfiance.

ARVALIS - Institut du végétal met à la disposition des organismes engagés : - une fiche–type d’enregistrement (parcellaire et stockage ferme), - des autodiagnostics (céréales à paille ou maïs), - des grilles d’audit des enregistrements et preuves documentaires des producteurs, - une grille de diagnostic des installations de stockage à la ferme, - un Guide de suivi et de contrôle détaillant notamment le mode de dépouillement d’un autodiagnostic ou la

méthode d’analyse d’une fiche parcellaire. � Bilan des suivis/contrôles L’analyse des auto-diagnostics et des supports d’enregistrements est détaillée dans le Guide de suivi remis à chaque organisme lors du pré-référencement. Il rappelle le barème de classement des différents engagements des Chartes de production (trois niveaux définis) ; aucun écart ne doit être constaté pour les engagements notés A ayant une forte incidence sur le produit. En fin de campagne, un bilan des suivis/contrôles est mis en place par l’organisme. Ce rapport permet de confirmer le référencement par le groupement des parcelles engagées par chaque producteur. Si une partie de la production est stockée en ferme, un diagnostic des installations de stockage doit être réalisé sur un échantillon de producteurs-stockeurs. Une grille de diagnostic est proposée par ARVALIS - Institut du végétal . Si l’installation est conforme, la validité du diagnostic est de 4 campagnes. Lorsque l’organisme souhaite valoriser son engagement dans la démarche auprès de ses acheteurs, il doit pouvoir écarter les lots non conformes. Le bilan des suivis/contrôles devra alors être réalisé avant réception des lots dans ses silos. � Contrôle tierce partie

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Les suivis et contrôles mis en place par chaque organisme sont complétés par un contrôle tierce partie de second niveau. Ce dernier permet d’assurer la crédibilité du référencement. ARVALIS - Institut du végétal a élaboré un protocole général de contrôle tierce partie avec l’aide d’un organisme certificateur, il fait l’objet d’un document séparé1 et d’une grille Excel remis à chaque organisme engagé. Voir la note spécifique « Résume du protocole de Vérification tierce partie ».

EXEMPLES DE METHODES DE SUIVI/CONTROLE INTERNES (liste non exhaustive)

(Extrait du « Guide de suivi » – Version 4 – février 2008)

Dispositif de contrôle basé sur l’analyse des fiches d’enregistrement : Principe : 1. Analyse des enregistrements (parcellaire et stockage) de tous les producteurs. Ce contrôle sur

enregistrements est annuel.

Il s’agit de vérifier la présence de l’information et son adéquation avec les engagements techniques de la charte. L’analyse porte au minimum sur une parcelle par culture engagée. La parcelle est choisie au hasard parmi les parcelles engagées par le producteur. Pour les autres parcelles, on vérifiera l’existence d’un support d’enregistrement bien renseigné (sans analyse point par point)

Dans le cas où le producteur ne présente pas de fiche ou une fiche incomplète pour une parcelle donnée, celle-ci sera retirée de la démarche et la surface totale engagée sera recalculée.

Si le producteur n’est pas conforme sur la parcelle analysée en détail, toutes les parcelles engagées sur la culture sont retirées.

2. Contrôle complémentaire, par sondage (voir chapitre 4.2), d’un pourcentage de producteurs sur la base des preuves documentaires. Ce contrôle sur preuves documentaires est annuel.

Il peut être réalisé en même temps que l’analyse des enregistrements. Supports : § fiches d’enregistrements (parcellaire et stockage)*

§ preuves documentaires* § grille d’analyse des enregistrements et preuves (voir chapitre 3 pour utilisation)

Avantages : § analyse des pratiques réelles de tous les producteurs Limites : § analyse annuelle

§ long si analyse manuelle sur beaucoup de parcelles

Dispositif de contrôle basé sur l’analyse des guides d’audits : Méthode : 1. Visite(s) de tous les producteurs engagés et vérification du respect de la Charte à partir d’un

questionnaire d’audit chaque année. L’analyse porte au minimum sur une parcelle par culture engagée.

2. Contrôle complémentaire, par sondage (voir chapitre 4.2), d’un pourcentage de producteurs sur la base des preuves documentaires (au minimum si non intégré à l’audit)

Supports : § grille d’audit (liste des points à vérifier lors de chaque visite, dont le contenu des fiches parcellaires/stockage)

§ fiches d’enregistrement (parcellaire et stockage)* § preuves documentaires*

Avantages : § forte adaptation au contexte de l’organisme (cahier des charges, …) § en cas de suivi continu pendant la campagne, plan d’amélioration et corrections possibles ;

approche chronologique § tous les points de la Charte peuvent être vérifiés, y compris certains engagements non vérifiables

par contrôle documentaire

Limites : § lourd sauf s’il s’agit d’une méthode de travail habituelle pour les techniciens

Dispositifs de contrôle basé sur l’utilisation des autodiagnostics : Principe : 1. Autoévaluation du producteur par remplissage d’un d’autodiagnostic reprenant les engagements

des Chartes. Un même questionnaire permet d’évaluer ses pratiques sur plusieurs cultures (ex :

1 Ndlr : le présent document.

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blé tendre et/ou blé dur et/ou orge de brasserie ou maïs grain-fourrage et/ou maïs doux). La 1ère année, tous les producteurs engagés doivent remplir un autodiagnostic (possibilité d’étaler les autodiagnostics sur plusieurs années pour les groupes s’engageant en première année avec un très grand nombre de producteurs ; contactez ARVALIS - Institut du végétal). Analyse par l’organisme de tous les autodiagnostics réalisés une campagne donnée.

L’autodiagnostic est valable 4 campagnes s’il est conforme au barème pour toutes les cultures et toutes les parcelles déclarées chaque année par le producteur.

2. Contrôle complémentaire, par sondage (voir chapitre 2.4), d’un pourcentage de producteurs

ayant réussi leur autodiagnostic sur la base de leurs enregistrements et preuves documentaires. Ce contrôle complémentaire sur enregistrements et preuves est annuel.

Il s’agit de vérifier la présence de l’information et son adéquation avec les engagements techniques de la charte. L’analyse porte au minimum sur une parcelle par culture engagée. La parcelle est choisie au hasard parmi les parcelles engagées par le producteur. Pour les autres parcelles, on vérifiera l’existence d’un support d’enregistrement bien renseigné (sans analyse point par point)

Dans le cas où le producteur ne présente pas de fiche ou une fiche incomplète pour une parcelle donnée, celle-ci sera retirée de la démarche et la surface totale engagée sera recalculée.

Si le producteur n’est pas conforme sur la parcelle analysée en détail, toutes les parcelles engagées sur la culture sont retirées.

Supports

§ autodiagnostic (voir chapitre 3 pour utilisation) § fiches d’enregistrements (parcellaire et stockage)* § preuves documentaires* § grille d’analyse des enregistrements et preuves (voir chapitre 3 pour utilisation)

Avantages : § autodiagnostic facile à remplir et à analyser. Outil pédagogique pour aider les producteurs à découvrir les Chartes de production et à établir un état des lieux de leurs pratiques.

§ autodiagnostic complet quasiment exhaustif par rapport aux engagements de la Charte § possibilité d’adapter le contenu de l’autodiagnostic en fonction d’un cahier des charges § contrôle complémentaire permettant de se focaliser en priorité sur les points ayant révélés des

écarts lors de l’autodiagnostic Limites : § nécessité de présenter l’autodiagnostic aux producteurs (difficulté possible d’appropriation,

rejet). * Tout type de support d’enregistrement est recevable à condition qu’il permette d’enregistrer les informations demandées par les Chartes et qu’il soit validé par ARVALIS - Institut du végétal avant diffusion (dossier technique). Plusieurs parcelles peuvent être enregistrées sur une même fiche dès lors que les spécificités éventuelles entre parcelles sont mentionnées. La liste exhaustive des informations à enregistrer et des preuves documentaires à rassembler pour chaque producteur engagé apparaît dans les Chartes de production. Les enregistrements doivent être conservés par le producteur au moins deux ans. Les preuves documentaires doivent l’être jusqu’à l’obtention de nouvelles versions (cas des preuves "à validité pluriannuelle", type analyse de sol,...), ou jusqu’à la fin des contrôles internes et externes (cas des preuves "annuelles", type flash technique, reliquats azotés…) sauf s’il s’agit de documents susceptibles d’être vérifiés dans le cadre de contrôles officiels (réglementation). Il est recommandé de conserver toutes ces preuves et enregistrements sur 5 ans conformément à la réglementation sur l’hygiène (sauf durée plus contraignante) Certaines preuves documentaires peuvent être détenues par le groupement. Elles sont listées en Annexe 5 et repérées dans les Grilles d’analyse des enregistrements et preuves par une astérisque (*).

** taux de sondage minima proposés : - 10% sur tranche de 10 à 500 producteurs, - 5% sur la tranche de 501 à 2500 producteurs, - 1% sur la tranche au delà de 2500 producteurs. *** Autodiagnostic valable 4 campagnes sous réserve de satisfaire au barème.

Annexe 3 – Check-list de préparation au contrôle pour le groupement pré-référencé

Note : sauf indications plus précises, il s’agit des documents liés à la dernière récolte

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♦ Convention IRTAC-ARVALIS – Institut du végétal et avenants annuels, ♦ Type de document d’engagement signé par le producteur (contrat, lettre d’adhésion,…), ♦ Sous-licence éventuelle d’utilisation de la marque délivrée aux producteurs, ♦ Charte(s) de productions concernée(s), ♦ Liste(s) des producteurs et liste(s) des parcelles engagées (ayant satisfait au contrôle interne ou au contrôle

délégué à un tiers), ♦ Dossier(s) technique(s) et compléments au dossier technique : cahier(s) des charges, fiche parcellaire-type,

conseils apportés en culture, modalités de suivi/contrôles des producteurs, ♦ Analyse(s) du dossier technique rédigée(s) par ARVALIS - Institut du végétal (1ère année et modifications), ♦ Outils de suivi/contrôles utilisés (disposer de quelques exemples de documents remplis : fiches parcellaires,

autodiagnostics, audits d’exploitation…) ; si l’organisme pré-référencé a conservé les originaux des fiches parcellaires et que le producteur ne dispose pas de doubles, l’organisme certificateur les récupère auprès du groupement pré-référencé avant contrôle chez le producteur,

♦ Rapport de synthèse des suivis et contrôles. ♦ Exemples d’utilisation de la marque, ♦ Exemples de bons de livraison clients, ♦ Outils de traçabilité des lots (cas des organismes désirant valoriser leur adhésion auprès des acheteurs) : suivi

des quantités réceptionnées, suivi des lots vendus, liste des clients, ♦ Pour un organisme de développement, liste des quantités vendues par producteur. De façon facultative, le groupement pourra également rassembler les informations suivantes susceptibles d’alléger ou de faciliter les contrôles chez les producteurs : - Numéro de SIRET des exploitations - Relevés pédologiques*, - Délimitation zones vulnérables et zones d’excédent structurel (ZES), - Programme(s) d’action zones vulnérables*, - Programme de résorption ZES, - Règlement(s) Sanitaire(s) Départemental (départementaux), - Autres situations particulières et prescriptions liées, - Caractéristiques variétales - Objectifs de nombre de grains semés/m²*, - Stades repères pour la culture concernée, - Catalogue des engrais avec numéros d’homologation ou de norme, - Catalogue des engrais phosphatés et formes de phosphore correspondantes, - Potentialités régionales en matière de rendements*, - Risque régional Soufre, - Calculs valeurs fertilisantes* des effluents organiques, - Analyses reliquats * (réseau, exploitation), - Calculs doses ou conseils NPK, - Risque régional de mosaïque sur le blé, - Arrêtés de gestion des adventices - Avertissements*, conseils protection phytosanitaire*, grilles de risques phytosanitaires*, - Caractéristiques qualitatives des grains si disponibles*, * documents non nécessairement présents sur l’exploitation ; la détention par le groupement permet d’alléger les preuves demandées au producteur Union de groupements : Même liste en détaillant par membre de l’union la liste des agriculteurs engagés, les compléments au dossier technique et complément d’analyses au dossier technique (spécificités des membres).

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Fac-Similé du certificat de référencement (ce document doit être signé par ARVALIS - Institut du végétal et l’IRTAC (format réel A4)

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Annexe 4 – Check-list de préparation au contrôle pour le producteur engagé

♦ Numéro de SIRET de l’exploitation

♦ Liste des parcelles engagées,

♦ Charte(s) de production pour la (les) culture(s) concernée(s),

♦ Exemples éventuels d’utilisation de la marque « Céréales de France - Charte de production ARVALIS – Institut du végétal -IRTAC »,

♦ Enregistrements parcellaires : supports d’enregistrements (papier, informatique) de l’ensemble des parcelles

engagées (si le groupement pré-référencé a conservé les originaux et que le producteur ne dispose pas de doubles, l’organisme certificateur les récupère auprès du groupement pré-référencé avant contrôle chez le producteur).

♦ Documents complémentaires correspondants aux parcelles engagées dans la démarche (se reporter aux

Chartes de production) : - Analyses physiques (ou relevé pédologique*) et chimiques de sol et éventuellement tableau ou plan permettant de

voir les regroupements de parcelles s’il n’existe pas une analyse par parcelle, - Caractéristiques variétales* - Objectifs de nombre de grains semés/m²*, - Etiquettes SOC ou numéros des étiquettes SOC pour les semences certifiées, - Attestation de pureté variétale (orge de brasserie) - Historiques des rendements exploitation (sauf si le producteur utilise des rendements potentiels* définis au niveau

régional), - Données servant à l’évaluation du risque fusariose - Programme d’action zones vulnérables*, - Arrêté ou prescriptions installations classées si l’élevage y est soumis, - Calculs valeurs fertilisantes*, analyses effluents organiques/sols (si apports effleunts) - En cas d’épandage de boues : analyses terres et boues, autorisation d’épandage et copie du registre d’épandage,

contrats et bordereaux de livraison (fournis par le fournisseur) - Analyses reliquats * (réseau ,exploitation), - Calculs doses ou conseils NPK, - Plan prévisionnel de fumure (si exploitation concernée) - Indicateurs de décision (observations/piègeages, avertissements, résultats des modèles/kits, conseils phyto,

bulletins techniques, analyses ou grilles de risques, …) - Résultats des diagnostics de carence en éléments secondaires ou oligo-éléments (si apports), - Attestation ou facture de contrôle du pulvérisateur, - Avertissements*, résultats kits/modèles, conseils protection phytosanitaire*, grilles de risques phytosanitaires*, - Arrêté de gestion des adventices - Copie de l’agrément ou n° en cas d’intervention d’un prestataire - Récépissé de déclaration ou autorisation de prélèvement ; nature de la source d’eau - Teneur en azote de l’eau d’irrigation (maïs) - Résultats facteurs de déclenchement de l’irrigation, - Caractéristiques qualitatives des grains si disponibles*, - Bordereaux de livraison*, - Bulletin d’analyse fourrage (maïs) * documents non nécessairement présents sur l’exploitation (peuvent être détenus par le groupement) (voir annexe 3).

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Annexe 5 – Règles d’utilisation de la marque La règle principale repose sur la mention de l’année de récolte concernée à côté de la marque (voir figure 2)

Figure 2 – Marque avec mention de l’année de récolte (exemple)

L’ensemble des règles apparaît dans les fiches suivantes remises aux groupements lors de leur préréférencement : - Cas des organismes de collecte - Cas des organismes de développement

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RAPPELS SUR L’UTILISATION DE LA MARQUE

CAS DES ORGANISMES DE COLLECTE N.B. : Le Groupement est un organisme de stockage ayant pour membres adhérents ou clients des agriculteurs, producteurs de céréales. La « Céréale » désigne la ou les cultures concernées par l’engagement du Groupement. Champ de la marque

La licence d’utilisation de la Marque « Céréales de France, Chartes de production ARVALIS - INSTITUT DU VÉGÉTAL-IRTAC » est concédée au groupement pour la céréale sous forme de grains non travaillés tels qu’obtenus après la récolte.

Types d’utilisation

Utilisation directe : Le Groupement peut apposer la Marque sur : - les documents destinés à l’information des producteurs et à la communication (plaquettes, bulletins

d’information, sites internet,…), - les documents relatifs à la réception de la céréale, - le cahier des charges s’il a été reconnu comme cohérent avec la charte par ARVALIS - Institut du

végétal (si le cahier des charges n’a pas été soumis à ARVALIS - Institut du végétal, la Marque ne peut y être apposée qu’à partir de la notification du référencement),

- les documents relatifs aux céréales vendues aux clients dès lors que le Groupement assure l’absence de mélange possible avec d’autres lots issus de parcelles non référencées et conserve les preuves des quantités vendues.

Utilisation par l’agriculteur : Si le Groupement lui a concédé une sous-licence (cf. modèle de lettre d’adhésion incluse dans la convention), le Producteur est autorisé à utiliser la Marque sur les documents concernant la parcelle ou la Céréale : - bordereaux de livraison de la Céréale, - factures, - plaquettes ou sites internet de présentation de l’exploitation, - pancartage dans la parcelle.

Date et durée d’attribution

La licence d’utilisation de la Marque est attribuée dès la notification du pré-référencement. Un identifiant et un mot de passe sont attribués au groupement pour accèder à l’extranet documentaire Chartes de production (http://www.extranet.arvalisinstitutduvegetal.fr/charte/default.asp). Les fichiers de la marque sont disponibles dans la rubrique « communication ». La concession est ensuite confirmée après notification du référencement et jusqu’à la commercialisation complète de la Céréale, sans toutefois dépasser le 31/05 de l’année suivant l’année de récolte (sauf mention particulière dans la convention).

Règles graphiques La Marque doit être utilisée sous une forme identique à la marque déposée, en couleur ou en noir et blanc et doit porter la mention de l’année de récolte (cf. fichier de la Marque avec mention de l’année). Dans la mesure du maintien de sa lisibilité, et selon le support, le logo peut être placé sur fond blanc ou de couleur, réduit ou agrandi.

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RAPPELS SUR L’UTILISATION DE LA MARQUE

CAS DES ORGANISMES DE DEVELOPPEMENT

N.B. : Le Groupement est un groupe de développement ayant pour membres adhérents ou clients des agriculteurs, producteurs de céréales. La « Céréale » désigne la ou les cultures concernées par l’engagement du Groupement. Champ de la marque

La licence d’utilisation de la Marque « Céréales de France, Chartes de production ARVALIS - INSTITUT DU VÉGÉTAL-IRTAC » est concédée au groupement pour la céréale sous forme de grains non travaillés tels qu’obtenus après la récolte.

Types d’utilisation Utilisation directe : Le Groupement peut apposer la Marque sur : - les documents destinés à l’information des producteurs et à la communication (plaquettes, bulletins

d’information, sites internet,…), - les documents relatifs à la réception de la céréale, - le cahier des charges s’il a été reconnu comme cohérent avec la charte par ARVALIS - Institut du

végétal (si le cahier des charges n’a pas été soumis à ARVALIS - Institut du végétal, la Marque ne peut y être apposée qu’à partir de la notification du référencement),

Utilisation par l’agriculteur : Si le Groupement lui a concédé une sous-licence (cf. modèle de lettre d’adhésion incluse dans la convention), le Producteur est autorisé à utiliser la Marque sur : - les documents concernant la parcelle ou la Céréale (bordereaux de livraison de la Céréale,

factures, plaquettes ou sites internet de présentation de l’exploitation, pancartage dans la parcelle),

- les documents relatifs aux céréales vendues aux clients dès lors que l’agriculteur assure l’absence de mélange possible avec d’autres lots issus de parcelles non référencées et conserve les preuves des quantités vendues. Il doit alors préciser à l’acheteur le nom du Groupement avec lequel il est engagé et notifier par courrier au Groupement les quantités vendues sous la marque.

Date et durée d’attribution

La licence d’utilisation de la Marque est attribuée dès la notification du pré-référencement. Un identifiant et un mot de passe sont attribués au groupement pour accèder à l’extranet documentaire Chartes de production (http://www.extranet.arvalisinstitutduvegetal.fr/charte/default.asp). Les fichiers de la marque sont disponibles dans la rubrique « communication ». La concession est ensuite confirmée après notification du référencement et jusqu’à la commercialisation complète de la Céréale, sans toutefois dépasser le 31/05 de l’année suivant l’année de récolte (sauf mention particulière dans la convention).

Règles graphiques

La Marque doit être utilisée sous une forme identique à la marque déposée, en couleur ou en noir et blanc et doit porter la mention de l’année de récolte (cf. fichier de la Marque avec mention de l’année). Dans la mesure du maintien de sa lisibilité, et selon le support, le logo peut être placé sur fond blanc ou de couleur, réduit ou agrandi.

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Annexe 6 – Check-list de préparation au contrôle pour l’organisme certificateur Informations indispensables pour préparer le contrôle (voir VI-2 Préparation des contrôles) : - culture(s) concernée(s), - modalités de suivis des producteurs par le groupement(le groupement correspond-il au cas 1 ou au cas 2), - liste des producteurs engagés ayant satisfait aux contrôles réalisés par le groupement, - liste des clients ayant reçu des lots produits selon les chartes et volumes vendus. Documents utiles pour préparer le contrôle (récupérer si possible avant le contrôle) : - la ou les chartes de productions concernées (sous clause impérative de confidentialité), - une copie de la convention et des avenants (sous clause impérative de confidentialité), - sous-licence éventuelle délivrée aux producteurs pour l’utilisation de la marque, - une copie de l’analyse du dossier technique rédigée par ARVALIS - Institut du végétal (sous clause impérative

de confidentialité), - une copie du ou des cahiers des charges, ce qui permettra d’adapter la grille de contrôle agriculteur le cas

échéant, - une fiche parcellaire-type, - le bilan des suivis et contrôles réalisé par le groupement. Informations ou documents techniques pouvant faciliter les contrôles chez les producteurs (à récupérer si possible auprès du groupement lors de son contrôle) : ♦ Numéro de SIRET des exploitants ♦ Relevés pédologiques*, ♦ Délimitation zones vulnérables et zones d’excédent structurel (ZES), ♦ Programme(s) d’action zones vulnérables*, ♦ Programme de résorption ZES, ♦ Règlement(s) Sanitaire(s) Départemental (départementaux), ♦ Autres situations particulières et prescriptions liées, ♦ Caractéristiques variétales ♦ Objectifs de nombre de grains semés/m²*, ♦ Stades repères pour la culture concernée, ♦ Catalogue des engrais avec numéros d’homologation ou de norme, ♦ Catalogue des engrais phosphatés et formes de phosphore correspondantes, ♦ Potentialités régionales en matière de rendements*, ♦ Risque régional Soufre, ♦ Calculs valeurs fertilisantes* des effluents organiques, ♦ Analyses reliquats * (réseau,exploitation), ♦ Calculs doses ou conseils NPK, ♦ Risque régional de mosaïque sur le blé, ♦ Avertissements*, conseils protection phytosanitaire*, grilles de risques phytosanitaires*, ♦ Caractéristiques qualitatives des grains si disponibles*, ♦ Bordereaux de livraison*. * documents non nécessairement présents sur l’exploitation ; la détention par le groupement permet d’alléger les preuves demandées au producteur

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Annexe 6 (suite)– Check-list de préparation au contrôle pour l’organisme certificateur

Autres documents utiles aux contrôles : ♦ Catalogues variétés et caractéristiques variétales, ♦ Listes des variétés recommandées par débouché, liste ANMF, … ♦ Dates et densités de semis optimales (si non disponibles dans le dossier technique de l’organisme référencé), ♦ Fertilisation PK : méthode de calcul COMIFER, ♦ Fertilisation azotée : Code des Bonnes Pratiques Agricoles (Directive nitrates) ; bilans azotés régionalisés, ♦ Fertilisation organique : Réglementation boues (arrêté du 8 janvier 1998 fixant les prescriptions techniques

applicables aux épandages de boues sur les sols agricoles), abaques valeurs fertilisantes, ♦ Protection phytosanitaire : dépliants ARVALIS - INSTITUT DU VÉGÉTAL ou Guide phytosanitaire ACTA ou

équivalent (usages homologués, doses d’homologation par usage, modes d’action, délais éventuels avant récolte) ; liste des produits utilisables sur orge de brasserie,

♦ Estimation de la réserve utile d’un sol (parcelles irriguées), ♦ Taux de réfactions (normes impuretés).