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REDACTES est édité par la société AGORACOM – SARL au capital de 7 623 euros – RCS 400 710 695 Vienne Siège social : 138 ZA des Noyeree – 38200 LUZINAY
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Présentation des nouveautés de
REDACTES 2015
REDACTES est édité par la société AGORACOM – SARL au capital de 7 623 euros – RCS 400 710 695 Vienne Siège social : 138 ZA des Noyeree – 38200 LUZINAY
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Sommaire :
A. LES URGENCES .................................................................................................................................................... 4
B. LES DOSSIERS ...................................................................................................................................................... 4
C. LES DOCUMENTS ................................................................................................................................................. 5
D. GESTION DE L'AGENDA ......................................................................................................................................... 5
A. RECHERCHE DE DOSSIER ........................................................................................................................................ 7
B. PAGE PRINCIPALE DU DOSSIER ................................................................................................................................ 8
C. LE MENU A GAUCHE ............................................................................................................................................. 8
D. LES INFORMATIONS ............................................................................................................................................. 9
E. LE BLOC-NOTES ................................................................................................................................................. 10
A. AGENDA, ET CREATION DE RENDEZ-VOUS ................................................................................................................ 11
B. GESTION DES DOCUMENTS GRACE AU DRAG & DROP (GLISSER-DEPLACER) ...................................................................... 12
C. CREATION D'ARBORESCENCES POUR CLASSER LES DOCUMENTS ..................................................................................... 12
D. ECRIRE UN MAIL ................................................................................................................................................ 13
E. NOUVELLES GESTION DES PIECES-JOINTES ................................................................................................................ 13
A. NOUVEAUTES COMMUNES A TOUTES LES FENETRES ................................................................................................... 14
B. RECHERCHE DES PERSONNES ................................................................................................................................ 15
C. RECHERCHE DES FACTURES ................................................................................................................................... 15
D. GESTION DES URGENCES ..................................................................................................................................... 16
E. PARAMETRES DE L'UTILISATEUR ............................................................................................................................ 16
F. ASSISTANCE A DISTANCE INTEGREE A REDACTES ..................................................................................................... 17
G. RACCOURCIS REDACTES SUR LE BUREAU............................................................................................................... 18
H. FAITES VOUS-MEME LA MISE A JOUR ...................................................................................................................... 18
REDACTES est édité par la société AGORACOM – SARL au capital de 7 623 euros – RCS 400 710 695 Vienne Siège social : 138 ZA des Noyeree – 38200 LUZINAY
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La page d’accueil
Elle est composée de 5 parties :
le menu de navigation, à gauche, divisé en 4 parties
la partie URGENCES
la partie DOCUMENTS
la partie DOSSIERS avec recherche instantanée et accès aux favoris
la partie AGENDA
Vous avez ainsi une vue d’ensemble sur votre activité.
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a. Les urgences
Il est possible de choisir d'afficher vos urgences, celles du cabinet, les urgences à traiter dans
l'immédiat ou l'ensemble des urgences.
b. Les dossiers
Cette fenêtre vous permet d'avoir accès à vos derniers dossiers modifiés ainsi qu'à vos dossiers
favoris (en cochant la case prévue à cet effet), pour être plus efficace !
Vous pouvez également faire une recherche rapide sur l’ensemble de vos dossiers, sans passer
par la fenêtre « recherche », pour un accès immédiat à vos dossiers.
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c. Les documents
Dans cet onglet, vous visualisez directement des derniers documents produits.
d. Gestion de l'agenda
REDACTES permet de gérer aussi bien les agendas individuels des collaborateurs que l’agenda
global du cabinet.
L’ensemble des agendas peut être synchronisé soit sur les profils Outlook de chaque
utilisateur, soit de manière centralisée via un accès aux différents profils exchange.
Cette nouvelle architecture permet d’avoir une synchronisation complète des agendas des
collaborateurs et du cabinet, avec les téléphones portables.
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Vous pouvez choisir d’afficher l’agenda par jour, par semaine ou par mois. Il est aussi possible
d’afficher les rendez-vous selon la couleur de l’action ou selon la couleur de la personne du
cabinet en charge du rendez-vous.
La synchronisation avec Outlook, se fait automatiquement. Il est possible de paramétrer la
fréquence de mise à jour. Vous pouvez aussi forcer la synchronisation manuellement.
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2) Recherche et gestion de dossiers
a. Recherche de dossier
L’ensemble des critères de recherche est maintenant regroupé sur un seul écran.
En plus de la recherche classique sur le numéro ou le nom du dossier (début du nom ou
contient), vous pouvez également rechercher vos dossiers en fonction de leur date de création
ou de modification en choisissant directement une période prédéfinie (Ex : Année en cours)
De nouveaux critères de recherche font leur apparition :
Notion de dossier clôturés et également de dossiers favoris.
La recherche multicritères permet de rendre la recherche plus facile et plus rapide.
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b. Page principale du dossier
La fenêtre de gestion du dossier reprend l’ergonomie de la page d’accueil. D’un coup d’œil vous
visualisez les éléments clés de vos dossiers.
c. Le menu à gauche
Le menu du dossier permet de gérer différents aspects du dossier :
ECRIRE : permet d'utiliser les bibliothèques de formulaire pour créer rapidement
vos documents
RETROUVER : permet d'avoir une vision complète des documents du dossier, de
les rechercher et de les classer (factures, mails, courriers, etc.)
COURRIEL : permet d'envoyer des mails soit directement via Redactes ou via votre
logiciel de messagerie Outlook© ou Thunderbird©
URGENCES : permet de gérer la planification des tâches liées au dossier
AGENDA : permet de gérer le calendrier du dossier
JOURNAL : permet d’associer les appels téléphoniques au dossier
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Le module FINANCIER permet de suivre la gestion financière du dossier : Les
factures, les règlements, la gestion du Carpa, les débours et la facturation des
diligences.
d. Les informations
Cet onglet vous donne une vision synthétique afin de visualiser les parties au dossier, les
derniers documents produits et le bloc note qui peut maintenant être enrichi, afin de mettre en
valeur une information importante.
Vous pouvez aussi accéder aux autres informations : historique du dossier, et synthèse
financière.
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Ici vous trouverez les autres informations du dossier, telles que l’historique, savoir si le dossier
est clôturé ou non et aussi avoir les informations essentielles concernant l’agenda de ce
dossier.
e. Le bloc-notes
Vous avez un bloc-notes à disposition sur la page d'accueil du dossier, et il est maintenant
possible de mettre en valeur les informations grâce { la nouvelle barre d’outils.
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3) Les actions de gestion
a. Agenda, et création de rendez-vous
La création de rendez-vous se fait de manière intuitive directement sur l’agenda. Pour chaque
type d’action, vous pouvez définir la synchronisation Outlook par défaut.
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b. Gestion des documents grâce au drag & drop (glisser-déplacer)
Dans la fenêtre retrouver d'un dossier, vous pouvez maintenant directement insérer vos
documents (mail, Word, etc.) depuis le bureau, une fenêtre explorateur ou même directement
{ partir d’Outlook, afin de les avoir dans votre dossier.
c. Création d'arborescences pour classer les documents
Vous pouvez maintenant organiser facilement le contenu de vos dossiers en créant vos propres
arborescences.
Le déplacement d’un document, d’un dossier { un autre, se fait simplement { la souris.
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d. Ecrire un mail
Le choix du ou des destinataires se fait soit à partir des adresses du dossier, soit à partir de
l’ensemble des contacts présents dans Redactes.
Le clausier permet d'insérer des paragraphes, afin d’automatiser la composition de vos mails
ou vos signatures. Le corps du message peut maintenant être mis en forme grâce à la nouvelle
barre d’outils.
e. Nouvelles gestion des pièces-jointes
L’intégration des pièces jointes dans vos mails est plus efficace : vous visualisez d’un coup d’œil
la liste des pièces et vous pouvez les contrôler avant l’envoi.
Vous pouvez intégrer des documents hors dossier, avec la possibilité de les intégrer dans le
dossier.
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4) Autres nouveautés
a. Nouveautés communes à toutes les fenêtres
Il est possible d’affiner vos recherches en faisant un « clic droit » sur la barre concernée pour
modifier les filtres à appliquer. Vous pouvez aussi mémoriser ces filtres.
Cette nouveauté est disponible dans TOUTES les tables, aussi bien dans le menu d’accueil que
dans les dossiers, ou dans les modules satellites comme RedServ.
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b. Recherche des personnes
Comme pour la recherche des dossiers, la recherche des personnes est maintenant
multicritères.
Une nouvelle notion apparaît : personne active ou inactive. Votre base de contacts devient plus
fonctionnelle.
c. Recherche des factures
La recherche multicritères des factures évolue : il est maintenant possible de rechercher la
facture par le reste dû ou sur une sélection de période prédéfinie.
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d. Gestion des urgences
La gestion des urgences bénéficie maintenant de nouvelles fonctions de recherche pour plus
d’efficacité.
e. Paramètres de l'utilisateur
Afin d’assurer la sécurité d’accès { vos données REDACTES, une fonction de verrouillage
automatique de l’application fait son apparition.
Chaque utilisateur peut, maintenant, définir la durée avant le verrouillage automatique de son
REDACTES ; le déverrouillage peut se faire soit par le mot de passe de l’utilisateur, soit par un
code PIN à 4 chiffres.
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f. Assistance à distance intégrée à REDACTES
Désormais, la prise en main à distance, grâce TeamViewer ou Zazen, est intégrée à
REDACTES, et ne vous renvoie pas sur un autre site. Cela rendra l’assistance plus rapide ou
vous permettra de gagner du temps.
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g. Raccourcis REDACTES sur le bureau
Grâce à ce raccourci, il est possible d’agir rapidement et simplement sur votre REDACTES.
Vous pouvez lancer à chronomètre afin de facturer vos clients, utiliser le RedScan, etc ...
h. Faites vous-même la mise à jour