rapport de stagepetaouchnoc.free.fr/du/DU CDP/DU Ouf/Projets cdp/Lesigny/rapport_d… · Mairie de Lésigny | Raphaël DIGONNAUX 4 Intranet – Rapport de stage 2009 Introduction

Raphaël DIGONNAUX

Intranet – Rapport de Stage

Stage effectué à la Mairie de Lésigny

Tuteur : Monsieur Gérard RUFFIN

DU Chef de projet en collectivité territoriale

Stage de Janvier à Juillet 2009

Mairie de Lésigny | Raphaël DIGONNAUX 2

Intranet – Rapport de stage 2009

Sommaire

Sommaire ...................................................................................................................................................... 2

Table des illustrations .................................................................................................................................... 3

Introduction ................................................................................................................................................... 4

Environnement du stage ............................................................................................................................... 4

Présentation de la commune .................................................................................................................... 4

Description de l’organisation .................................................................................................................... 4

Environnement informatique .................................................................................................................... 5

Outils existants ...................................................................................................................................... 5

Infrastructure informatique de Lésigny ................................................................................................ 6

Première partie – Le projet ........................................................................................................................... 7

Initialisation du projet ............................................................................................................................... 7

De l’idée au projet ..................................................................................................................................... 7

Solution envisagées ................................................................................................................................... 9

Choix d’un CMS (Content Management Systems) .................................................................................... 9

Architecture et modules de joomal ......................................................................................................... 10

Architecture générale de Joomla ........................................................................................................ 10

Fonctionnement général de Joomla .................................................................................................... 11

Intégration dans joomla ...................................................................................................................... 11

Ecriture du cahier des charges ................................................................................................................ 12

Positionnement dans le temps – Diagramme de Gantt .......................................................................... 13

Portage du projet .................................................................................................................................... 14

Environnement juridique du projet ......................................................................................................... 15

Joomla, logiciel libre et gratuit ............................................................................................................ 15

Protection des données personnelles (CNIL) ...................................................................................... 15

Les métiers au cœur de l’intranet ........................................................................................................... 15

Exemple de module : Le courrier – affaires générales ........................................................................ 16

Deuxième Partie – Réalisation du projet ..................................................................................................... 17

Recrutement ............................................................................................................................................ 17

Management ........................................................................................................................................... 17

Animation de l'équipe ............................................................................................................................. 17

Points de contrôles .................................................................................................................................. 18

Formation stagiaire ................................................................................................................................. 18



Ebauche de charte graphique ................................................................................................................. 19

Programmation module – demande de travaux ..................................................................................... 19

Intégration des modules tiers ................................................................................................................. 21

Hébergement de la plate forme. ............................................................................................................. 21

Recherche de solution de sécurisation de l’intranet ........................................................................... 21

Déploiement de la solution ......................................................................................................................... 22

Présentation aux chefs de services ......................................................................................................... 22

Formation individuelle sur site ................................................................................................................ 22

Perspectives............................................................................................................................................. 22

Conclusion et remerciements. .................................................................................................................... 23

Glossaire ...................................................................................................................................................... 24

Table des illustrations

Figure 1 ‐ Infrastructure Mairie 6

Figure 2 ‐ Modèle MVC 10

Figure 3 – schéma d’intégration 12

Figure 4 ‐ Arborescence du portail 15

Figure 5 ‐ Tampon apposé sur courrier 16

Figure 6 ‐ Processus du courrier Entrant 16

Figure 7 ‐ Maquettes visuelles du portail 19

Figure 8 ‐ Copie écran module demande de travaux 20

Figure 9 ‐ Copie écran ‐ administration demande de travaux 20

Figure 10 ‐ PDCA source Wikipédia 22



Introduction

J’ai effectué le stage pratique de ma formation « chef de projet en collectivité territoriale » au sein de la

commune qui m’emploie actuellement en tant que responsable informatique.

Ce stage s’est orienté en concertation avec Mr le Maire vers la définition et la réalisation d’un portail

intranet. Celui‐ci ayant 3 axes principaux, améliorer la communication transversale, le partage de

ressources (documents, outils…) et certains processus métier (ex : demande d’intervention technique,

gestion des congés…) entre les services.

Dans ce rapport, après avoir défini l’environnement du stage, je vous présenterai la démarche mise en

place pour la réflexion autour du projet, le recrutement d’une équipe de développement et le

management pour la réalisation du portail. Je conclurai par le déploiement de la solution avec la

formation qui l’accompagne et les perspectives du produit.

Environnement du stage

Présentation de la commune

Lésigny est une petite ville offrant à 7686 habitants un cadre de vie très agréable : entre qualité de vie à

la campagne et dynamisme d'une ville moderne. Dans cette commune très vaste où les espaces

paysagés représentent plus des 2/3 de la superficie, forêts, parcs, rus, prairies en herbe et cultures

constituent un important patrimoine sur un territoire de plus de 1000 hectares. De nombreux

équipements, des manifestations culturelles et sportives, ainsi qu'un tissu associatif très dense

garantissent aux Lésigniens une offre riche et diversifiée.

Description de l’organisation

La mairie de Lésigny s’articule autour de 2 entités, d’une part la mairie et d’autre part le CCAS (Centre

Communal d’Action Sociale). À Lésigny, le CCAS regroupe le centre social, le centre de loisirs, les crèches

et le RAM (Réseau d’Assistantes Maternelles). La mairie, quant à elle, regroupe les services financiers,

scolaires, ressources humaines, affaires générales, communication et culture, scolaire, urbanisme, police

municipale, technique et informatique.

Cette organisation est un système pyramidal où la directrice générale des services supervise la mairie et

ses services, tandis que le CCAS est supervisé par sa directrice1.

1 Annexe : Organigrammes des services



Environnement informatique

Le service informatique est gérée par une seule personne.

D’une manière globale, le matériel et les logiciels ne sont pas obsolètes. Chaque poste reçoit au

minimum Windows XP professionnel. Les machines, de par un renouvellement régulier, sont de bonnes

factures (environ 4 ans maximum).

Outils existants

Chaque service de la Mairie dispose d’un ordinateur et d’outils communs ou propres à la fonction.

Les outils communs Les suites office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sont installées sur chacun des postes. Chaque agent

dispose d’une adresse Email avec un accès par Web mail ou par Outlook (en fonction des habitudes de

travail).

Le processus de passation de bon de commande est entièrement dématérialisé. Chaque agent

effectuant des commandes saisies (via le module Bon de Commande de CIRIL) ses bons directement

dans le logiciel. Ensuite une procédure de signature Electronique s’engage jusqu’à la commande

effective. Tous les sites distants se connectent via un VPN SSL (client léger).

Certains services utilisent des agendas partagés.

Les outils propres aux services Services Outils

Direction Générale des

Services

Dématérialisation des actes (transmission préfecture)

Archivage des actes (GED Canon)

Urbanisme SIG (I2G)

Ressources Humaines Logiciel RH (Paies, carrières, congés…)

Transmission dématérialisée TP

Affaires Juridiques et

Marchés

Dématérialisation des passations de Marchés Publics (plateforme Dematis)

Finances Logiciel de compta (CIRIL)

Transmission dématérialisée TP

Affaires générales Logiciel de courriers (obsolète), Cimetière et Elections (AFI), Etat civil (Magnus),

Cartes d’identités (Arpège)

Enfance – Scolaire Gestion des inscriptions scolaire, cantine, clsh et facturation (tégélog)

Petite enfance, dossier inscription et facturation (AIGA)



Infrastructure informatique de Lésigny

L’infrastructure réseau se répartit comme indiqué dans le schéma suivant.

Figure 1 ‐ Infrastructure Mairie

Les sites ne sont pas reliés entre eux, mis à part le centre de loisirs qui bénéficie d’un VPN en IPsec. Tous

les lieux possèdent une connexion adsl « grand publique ». Seule la mairie dispose depuis début octobre

d’une liaison SDSL 2Mo (cette liaison à été mise en place pour préparer une phase de télétravail en cas

de pandémie). Notons que cela servira également mon projet.

Aujourd’hui, le réseau logique nécessite une restructuration. Celui‐ci ayant été fait au début avec peu de

machines et sans réflexion autour de groupes de travails ou de répertoires protégés, ni même d’un

domaine (cela fera l’objet d’un autre projet).



Première partie – Le projet

L’enjeu de ce projet réside dans l’amélioration de la communication transversale, et dans le partage de

ressources (documents, outils…) des services et différents métiers de la mairie de Lésigny.

Pour cela il devient nécessaire de développer un outil capable d’être un lien fort entre les agents. Celui‐

ci proposant des améliorations dans certains processus existant afin de rationaliser ceux‐ci (par exemple

réservation de véhicule, attribution du courrier).

L’outil Intranet est aussi un vecteur fort de communication vers les agents (Ressources Humaines, note

de service…). Néanmoins, il doit être accessible au plus grand nombre sans pour autant noyer

l’utilisateur dans un flot d’informations.

Initialisation du projet

Ce projet est né d’une observation de ma part car il s’inscrit directement dans mon environnement

professionnel actuel et futur. En effet, dans cette collectivité n’était pas déployés d’outils informatiques

permettant à l’ensemble de travailler de manière transversale.

A mon arrivée sur la commune, l’un des premiers chantiers mis en place fut l’intégration des apps

google, et cela essentiellement pour l’hébergement des Emails. Mon deuxième chantier fut la formation

des agents et le déploiement d’une solution permettant la saisie de bon de commande en lien avec la

comptabilité (module propre à CIRIL). Ce déploiement s’est effectué sur l’ensemble des sites. A partir de

ces deux chantiers j’ai amorcé une conduite de changement. En effet, ces deux solutions ont permis de

mettre en place des habitudes de travail qui n’étaient pas en place.

Les agents ce sont progressivement habitués à travailler depuis leur poste sur des solutions externes.

Cette montée en charge progressive m’a permis de proposer la mise en place d’un outil encore plus fort

entre les agents. L’idée de la mise en place d’un portail Intranet était née. Et c’est grâce à cette

démarche que j’ai pu proposer ce projet au Maire de Lésigny, qui à accepter que ce thème soit mon

sujet de stage.

De l’idée au projet

L’idée était bien là, mais le projet encore bien loin. Mon souhait était de pouvoir associer au maximum

les utilisateurs futurs à la réflexion sur la création du portail. Ma démarche fut la suivante : lors d’une

réunion des chefs de services j’ai informé l’ensemble de la mise en projet d’un portail Intranet en leurs

expliquant la philosophie d’un tel projet et que je viendrai rencontrer individuellement chacun d’entre

eux afin de dresser la liste de leurs souhaits.

J’ai donc entrepris ces rencontres et j’ai dressé la liste des souhaits, tout en gardant un rôle de conseil.

Des idées fortes, telles que, le partage de documents, la possibilité de publier des informations pour



l’ensemble, d’avoir des modules métiers spécifiques émanèrent de ces rencontres (le détail dans ce

tableau) :

Services Fonctions recherchées

Direction Générale des Services Partage et recherche des délibérations (avec droits et profils)

Attribution des courriers et fax entrants, et archivage.

Tableau de bord des contrats par services.

Diffusion de notes de service

Service technique Agendas partagés

Réservation véhicule

Informations générales

Archivage documentaire

Demande d’intervention technique

Vers un 0 papier

Ressources Humaines Informations salariales (concours, prépa, CNAS, Mutuelles)

Questions au CTP

Livret d’accueil des agents

Annuaire du personnel

Notes de service

Moteur de recherche dans les archives

Gestion des congés

Affaires Juridiques Tableau de bord des marchés par services.

Echange de documents avec services, historique.

Finances Dématérialisation contrats, délibérations, factures et archivage électronique.

Informations internes.

Affaires générales Courriers, archivage, distribution et recherche.

Enfance – Scolaire Information avec autres sites (structures enfance, petite enfance…)

Partage et archivage de documents

Feuilles d’heures du personnel (annualisés, vacataires…)

Centre social Agenda manifestation municipale

Agenda partagé par service

Courrier type, accès aux archives

Demande de travaux avec suivi (ce qui a été fait).

Chacune des idées proposées fut noter et retranscrite. Je n’ai eu aucune censure à ce stade du projet.

(cf : Le projet2)

2 Annexe : Le projet



Solution envisagées

Pour mettre en place ce projet 3 solutions étaient envisageable :

‐ Une suite logicielle clé en mains capable d’assurer l’ensemble des fonctions souhaitées.

‐ Confier la maitrise d’œuvre à une SSII pour réaliser le progiciel.

‐ Etre maitre d’œuvre et maitre d’ouvrage en réalisant en internet le progiciel (nécessite un coût

salariale).

Mais en concertation avec Monsieur le Maire, une autre solution que je n’avais pas envisagée au départ

s’avéra être la moins couteuse. Le recrutement de stagiaires pour la programmation. D’autant que la

création d’un tel portail n’avait pas été envisagée au budget 2009. J’ai donc pris au sein du service

informatique deux stagiaires en formation DUT Services et Réseaux de Communications. Etant moi‐

même détenteur de ce diplôme, il m’était facile d’envisager la teneur d’un stage pratique en corrélation

avec le développement de notre portail.

A partir de cette décision je pouvais commencer l’écriture du cahier des charges en orientant celui‐ci

dans cette nouvelle direction.

Choix d’un CMS (Content Management Systems)

Les idées principales du portail étaient une portabilité de l’édition de contenu avec une ligne éditoriale,

de la modularité et la possibilité de faire des développements spécifiques. De part mes connaissances

du Web et des différents CMS (Drupal, PhpNuke, Spip, eZpublish pour les plus connus…) j’ai recherché

celui qui me permettrait de répondre au mieux à ces exigences.

J’ai refait une étude et un tour du marché afin de déterminer celui qui sur le territoire français, avait le

plus de chance d’avoir une communauté solide. L’enjeu étant de pouvoir maintenir le portail, ou de faire

intervenir des personnes qualifiées sur cette technologie.

Rapidement, deux produits du monde du libre ressortaient du lot : Spip et Joomla.

Mon choix se porta sur Joomla pour la communauté qui existe autour de ce portail et parce que

j’appréhendais personnellement mieux les systèmes de programmation selon le modèle MVC (Modèle,

Vue, Contrôleur) avec la gestion de Template que la gestion de squelette propre à Spip.

J’ai testé à loisir ces différents produits sur un serveur web en local type Wamp. Ainsi, j’ai pu regarder le

code et son agencement et essayé les divers modules sur différentes plateformes. Ceci m’a permis

d’affiner encore plus mon choix, jusqu’à l’achat d’un livre sur Joomla qui verrouilla définitivement ma

décision



Architecture et modules de joomal

Cette partie a pour but de présenter un peu mieux le fonctionnent de Joomla. D’une part, dans son

architecture conceptuelle et d’autre part, dans son fonctionnement en back et front office.

Architecture générale de Joomla

Joomla est basé sur une architecture MVC (modèle – vue –

contrôleur)

Modèle Le modèle représente l'ensemble des données et des

traitements de l’application. C'est l'ensemble des classes,

librairies et fonctions nécessaires au fonctionnement de

l’application, que ce soit l'enregistrement des données dans

une base de données ou la modification de fichiers. D'une

manière plus générale, le modèle définit le comportement du

composant. On appel également cette partie «la couche

métier de l’application ».

Vue La vue est l'interface qui va interagir avec l'utilisateur. Dans

Joomla, cela se traduit par du HTML renvoyé au navigateur.

Dans la plupart des architectures MVC de type Web,

l'utilisation de Javascript ou de tout autre langage exécuté

côté client est une entorse au modèle MVC strict. Ainsi, il n'est pas rare d'avoir du code exécuté pour la

vérification de données avant l'envoi au contrôleur. L'interface dispose d'un ensemble d'actions

possibles se traduisant le plus souvent par une requête http envoyée au serveur web.

Contrôleur Le contrôleur est le lien entre le modèle et la vue. C’est lui qui est chargé de traiter les différents

événements reçus par la vue (des requêtes http) et de les rediriger vers le traitement métier adéquate. Il

ne réalisait aucun traitement sur les données. Le cas échéant, le contrôleur récupère les données

retournées par le modèle, se charge de les transférer à la vue avant de la renvoyer au client

(navigateur).

La programmation des modules respecte cette architecture.

Le MVC sous Joomla

Figure 2 ‐ Modèle MVC



Fonctionnement général de Joomla

Joomla fonctionne comme un CMS classique avec en «front‐office» une partie éditoriale, avec possibilité

de connexion et de publication et une partie en « back‐office » pour l’administration générale.

La partie administration (backoffice) Elle permet de définir les rôles de chacun des utilisateurs du site. Afin d’affiner les rôles et permissions

des utilisateurs, un premier module « GMAccess » fut installé. Celui‐ci permet d’avoir des droits sur tout

ou partie des modules par individu ou par groupe.

Cette partie permet également de faire évoluer joomla par l’adjonction de modules supplémentaires

développés par d’autres programmeurs.

La partie visible (frontoffice) Elle est la partie libre d’accès. Bien qu’il sera nécessaire dans notre cas d’avoir une connexion afin de

pourvoir avoir accès au contenu. C’est dans cette partie que vont évoluer les utilisateurs finaux.

Rangs Dans cette solution, nous distinguons 3 rangs principaux :

‐ L’administrateur : possède tous les droits

‐ L’opérateur : a accès aux fonctions d’administration de la partie qui lui incombe

‐ L’utilisateur : a accès aux fonctionnalités de l’intranet

Une définition plus poussée des droits de chacun vient ensuite s’affiner dans la matrice d’attribution des

droits3.

Intégration dans joomla

Joomla est un portail très ouvert permettant l’ajout de bon nombre de modules pré existants où seul un

paramétrage est nécessaire. Une de ses forces, est de permettre l’ajout de pages déjà développées en

php (wrapper). Celui‐ci peut aussi s’interconnecter facilement avec des Web services (google apps par

exemple : gmail, google map, agenda…), avec des flux RSS et des annuaires.

Conditions d’intégration des composantes applicatives :

‐ se soumettent à la charte graphique du portail.

‐ pour la connexion la réutilisation d’un annuaire existant.

‐ Ne pas redonder sur des tables (base de données) déjà existantes (ou prévoir l’adaptation).

3 Annexe : Matrice d’attribution des droits



Cette intégration suit également le schéma suivant :

Figure 3 – schéma d’intégration

Notons également dans ce schéma la connexion avec les comptes gmail pour l’authentification sur le

portail. Ne possédant pas d’annuaire LDAP et ayant un réseau à restructurer, j’ai fais le choix dans un

premier temps, d’établir l’authentification à partir des comptes gmail. Ce choix est d’autant plus

judicieux que cela permet de récupérer certains web services des googles apps au sein du portail. Je ne

peux pas franchement parler de la mise en place de fonction SSO dans ce schéma et à cette étape du

projet. Bien que dans un futur proche cela sera nécessaire.

Ecriture du cahier des charges

A ce stade 3 éléments étaient parfaitement définis : ‐ Le projet sera développé en interne. ‐ La plateforme sur laquelle le projet s’appuiera sera Joomla. ‐ Le calendrier des grandes phases était posé. ‐

L’écriture ce celui‐ci pouvait donc débuter. Dans un premier temps j’ai réalisé un diagramme de gantt afin d’affiner le calendrier du projet dans ces différentes phases. Cela me permit de placer des limites à



la rédaction du cahier des charges. En effet, il fallait que celui‐ci soit réalisé avant le recrutement des stagiaires pour pouvoir formaliser avec eux la direction vers laquelle travailler. J’ai rédigé le cahier des charges en présentant la commune qui les accueillerait les stagiaires, puis en déclinant la solution retenue pour ses différents avantages. Je leur ai détaillé, via des organigrammes, les fonctionnements de chacun des modules tels que j’ai pu les imaginer en m’appuyant sur des processus métiers existants. Cette réflexion à permis également de revoir certains processus, voir même d’envisager une conduite de changement pour certains d’entre eux.

Positionnement dans le temps – Diagramme de Gantt

Afin d’avoir en permanence un fil conducteur pour la réalisation des grandes étapes du projet, j’ai établis un diagramme de Gantt4. Celui‐ci permet d’avoir une visibilité complète sur l’avancement du projet. En voici les principales phases :

Phase de projet 73 jours 17/12/2008 09:00 30/03/2009 09:00

Début du projet (présentation aux Elus) 0 jour 17/12/2008 09:00 17/12/2008 09:00

Présentation de la démarche aux responsables 1 jour 05/01/2009 09:00 05/01/2009 18:00

Expression des besoins (Responsables (j’enlèverai responsable) entretiens individuels) 10 jours 06/01/2009 09:00 19/01/2009 18:00

Compilation des besoins 1 jour 20/01/2009 09:00 20/01/2009 18:00

Ecriture du projet (cadrage) 1 mois 21/01/2009 09:00 17/02/2009 18:00

Présentation du projet au Maire 0 jour 17/02/2009 18:00 17/02/2009 18:00

Ecriture du cahier des charges 1 mois 18/02/2009 09:00 17/03/2009 18:00

Redéfinition du projet 0 jour 17/03/2009 18:00 17/03/2009 18:00

Recherche stagiaires 2 jours 18/03/2009 09:00 19/03/2009 18:00

Entretiens d'embauches 3 jours 20/03/2009 09:00 24/03/2009 18:00

Recrutement 0 jour 30/03/2009 09:00 30/03/2009 09:00

Phase de réalisation du produit 95 jours 30/03/2009 09:00 07/08/2009 18:00

Appropriation de la démarche, de l'outil et formation 1 mois 30/03/2009 09:00 24/04/2009 18:00

Développement des modules 1,75 mois 27/04/2009 09:00 12/06/2009 18:00

Test 15 jours 15/06/2009 09:00 03/07/2009 18:00

Correction et validation 1,25 mois 06/07/2009 09:00 07/08/2009 18:00

Mise en place d'un serveur dédié (virtuel) en mairie 5 jours 06/07/2009 09:00 10/07/2009 18:00

Installation de l'intranet sur serveur 2 jours 13/07/2009 09:00 14/07/2009 18:00

Phase de déploiement 61 jours 18/09/2009 09:00 11/12/2009 18:00

Présentation du logiciel aux responsables 1 jour 18/09/2009 09:00 18/09/2009 18:00

Déploiement module par module 1 mois 21/09/2009 09:00 16/10/2009 18:00

Formation des agents aux différents modules 2 mois 21/09/2009 09:00 13/11/2009 18:00

Recueil des bugs, malfaçons 3 mois 21/09/2009 09:00 11/12/2009 18:00

Préparation des correctifs pour version suivante 1 mois 16/11/2009 09:00 11/12/2009 18:00

4 Annexe : Diagramme de Gantt complet



Portage du projet

Pour porter ce projet j’ai mis en place un comité de pilotage. Celui‐ci est composé du Maire (mon élu de

référence), de la Directrice Générale des Services et de moi‐même. Malgré un accord de ceux‐ci sur

toute la durée du projet, je n’ai pu les réunir qu’une seule fois pour une présentation du produit

développé, soit en fin de phase de réalisation du produit. J’avais pressentis cette difficulté.

Mon atout pour porter ce projet dans les services était la confiance et le travail de corrélation que

j’avais effectué auprès des responsables de services. Ce travail n’a pas été vain puisque pour la plus part

d’entre eux l’arrivée de ce portail a été bien accueilli. Toutefois, il reste quelques résistances à traiter.

Afin de pouvoir m’appuyer sur eux et effectuer un relais auprès des agents je les ai tous rencontré

individuellement afin de leur « vendre » le portail.

Les principaux freins viennent depuis le début du projet des services :

‐ Ressources humaines : La responsable n’est pas très à l’aise avec les outils informatiques.

‐ Communication : La responsable n’était pas là pendant la durée du stage, mais elle semble

favorable au projet.

Les services qui semblent être de précieux alliés :

‐ Finances : Le responsable est très au fait de nouvelles technologies et y trouve un intérêt pour

une intégration future de tableaux de bords.

‐ Affaires générales : L’organisation du traitement du courrier sera changée par la mise en place

du portail ce qui permettra l’allègement de la charge de travail.

‐ CCAS (enfance, crèche, CLSH, RAM…) : La directrice y voit aussi des intérêts puisque l’outil

permet aussi d’envisager « l’informatique » dans les secteurs de l’enfance et de la petite

enfance.

‐ Centre social : La plateforme leur apporte une intégration dans le système d’information. Il faut

prendre en compte le fait que le centre est éloigné physiquement de la Mairie.

‐ Affaires juridiques : La responsable est porteuse pour les tableaux de bord et alerte sur les

marchés.

En fait chaque service trouvant un intérêt direct à l’utilisation du portail semble l’accueillir

favorablement. Celui‐ci provoquant quelques changements dans les habitudes de travail, mais rien

d’insurmontable. Il faut aussi comprendre que la commune de Lésigny a une forte culture informatique

impulsée par le Maire (effectuant son deuxième mandat), lui‐même professionnel de ce milieu.

De ce fait, les agents sont tous habitués à l’utilisation de machine pour la plupart des tâches qui leur

sont demandées (cf. outils existants – page 5).



Environnement juridique du projet

Joomla, logiciel libre et gratuit

Cet aspect juridique nous garantie quatre libertés : l’utilisation, la consultation du code, la rediffusion et

la modification du code source. Notre projet peut donc s’appuyer sur ce type de licence.

Protection des données personnelles (CNIL)

Même si dans notre cas la connexion au portail s’effectue via un fichier déjà constitué, il est intéressant

de souligner qu’une déclaration s’impose quand même pour le module annuaire (puisque celui‐ci

collecte des données personnelles). La finalité étant : Gestion des personnels des organismes publics et privés

(CNIL).

Les métiers au cœur de l’intranet

Afin de mieux visualiser le portail et ses applicatifs, voici le plan de celui‐ci.

Figure 4 ‐ Arborescence du portail

Je ne développerai pas dans son ensemble cet aspect dans le rapport. L’ensemble des modules se trouvant détaillé dans le cahier des charges5.

5 Annexe : Cahier des charges

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Deuxième Partie – Réalisation du projet

Recrutement

Pour réaliser la phase de production, l'option retenue fut donc le recrutement de stagiaires pour programmer les modules.

Pour cette mission et en analysant le type de développent, mon choix c'est axé sur deux types de profils. Voici l'annonce que j'ai passée à l'IUT SRC de Marne la Vallée, après avoir pris contact avec eux :

Au sein du service informatique de la ville de Lésigny (7700 hab) et encadré par un responsable de projet vous devrez participer à la programmation de l’intranet des services. Profil souhaité : ‐ 1 personne ayant des compétences en développement php/MySQL ‐ 1 personne ayant des connaissances en ergonomie et design (html + css2). Qualités nécessaires : ‐ Travail en équipe ‐ Ponctualité ‐ Respect des délais

J'ai reçu pour cette annonce plusieurs réponses. J'ai accueilli deux stagiaires en entretien, que j'ai retenus. L'un ayant un profil orienté programmation avec une expérience auCanada et l'autre avec un profil plus axé sur le design mais aussi avec une volonté d'apprendre la programmation. C'est précisément à ce moment que ma position à évoluer en chef d'une équipe projet avec tous les aspects humains que cela comporte.

Management

Bien qu'ayant déjà eu ce type d'expérience quand j'ai été directeur de centre de vacances, je n'avais jamais managé une équipe d'informaticiens. Ma plus grande difficulté fut d'instaurer un dialogue avec eux afin de faire avancer le projet, et que cela leur tienne à cœur. Pour cela j'ai fais des choix d'animations de l'équipe en essayant de rester proche d'eux.

Animation de l'équipe

Mon objectif était qu'ils se sentent bien dans l'équipe. Pour cela, j'ai instauré des moments de réunion, où, ils ne travaillaient pas sur leur écran, à la fréquence d'un par semaine. Car je me suis vite aperçu que des programmeurs ont tendance à s'enfermer dans leur univers de programmation et de limiter les interactions avec les autres au minimum. Que chacun prenne sa place dans le dialogue. Chaque déroulé



de réunion faisait état de l'avancement, avec proposition d'améliorations et réflexion sur les incohérences tout en acceptant le droit à l'erreur afin de mieux progresser. Mon autre objectif était de mettre systématiquement en valeur le travail fait, puis de relancer des défis techniques à relever (sans s'écarter du projet, mais en l'améliorant). Je pris également comme axe d'animation de mon équipe la délégation des tâches et des responsabilités : avec un responsable du graphisme et un responsable du développement.

Points de contrôles

Afin de contrôler la progression du développement et la cohérence de celui ci avec le cahier des charges nous faisions au cours de nos réunions un focus sur l'état d'avancement et comment les stagiaires envisageaient de faire la suite. Nous en débattions et validions ensemble la suite jusqu'à la prochaine réunion. Notre document de référence étant le cahier des charges. Ces échanges ont permis aussi à celui‐ci d’évoluer et de faire ces premiers cycles itératifs. Ces réunions étant hebdomadaire, je passais régulièrement voir l'avancée des travaux sur poste afin de recadrer, questionner ou conseiller directement.

Formation stagiaire

Pour démarrer la programmation des modules il fallait faire un peu de pédagogie afin que les stagiaires

puissent s’emparer de l’outil. La première phase, sur une plateforme de test et en local, fut l’installation

et le paramétrage de Joomla. La seconde phase fut de faire un tour d’horizon des modules existants,

afin de voir s’il existait des modules capable de faire ce que nous souhaitions sans trop avoir à

retravailler dessus.

La troisième phase était le démarrage de la programmation. Pour cela deux outils furent d’une grande

utilité :

‐ Le livre : Joomla 1.5 aux éditions « Le campus »

‐ Internet avec les sites :

o http://docs.joomla.org/Developers

o http://www.joomla.fr

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o …

Parallèlement aux premiers développements, le stagiaire en charge de l’aspect graphique s’attela à

cette tâche.

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validation de ceux‐ci, un archivage des travaux effectués, des possibilités d’imprimer les listes de travaux

à effectuer. Celui‐ci se présente comme ceci pour la partie gestion :

Figure 8 ‐ Copie écran module demande de travaux

Et comme ceci pour la partie administration :

Figure 9 ‐ Copie écran ‐ administration demande de travaux

Avec la possibilité de modifier le type de travaux, les lieux et d’avoir la liste complète des demandes.

A chaque module, nous avons 3 parties :



‐ La partie utilisateur : en générale il y a moins d’élément (dans le module travaux par exemple il

n’y a que trois icônes dans le menu : la demande de travaux, la liste des travaux demandés et la

liste des archives).

‐ La partie gestionnaire : toujours en « front end », celle‐ci ajoute des fonctions de gestion du

module. Dans le module travaux, il s’agit de fonctions de validation des demandes et des

impressions de listes.

‐ La partie administrateur : située en « back end », elle permet d’affiner les listes, les droits…

Ce premier module fut le socle de développement des autres. Les développeurs ont déployé ainsi un

module pour la gestion du courrier, un module pour les feuilles d’heures (vacataires), un module

« tableau de bord » des contrats et marchés avec alertes et un module de réservation (salles, matériel,

véhicules…). Pour compléter la panoplie et respecter le cahier des charges nous avons également

intégrer des modules tiers.

Intégration des modules tiers

A ce jour la plateforme accueille quatre modules additionnels qui enrichissent l’offre de service de celle‐

ci :

Docman : ce module permet la gestion documentaire et le partage, il peut être assimilé à une mini GED.

Gcalendar : il permet de joindre les calendriers de google apps. Avec quelques adaptations nous avons

pu avoir plusieurs calendriers affichés.

Sifgsiu.net : ce module gère un annuaire en ligne. Celui‐ci est parfait pour l’annuaire d’entreprise.

GmAccess : une grande partie des développements reposent sur ce composant qui permet d’avoir une

gestion beaucoup plus fine des droits utilisateurs, que ne le propose Joomla en mode natif.

Une fois ces modules installés et fonctionnels la dernière opération était de préparer un hébergement

capable d’accueillir la plateforme.

Hébergement de la plate forme.

Nous avons fait le choix d’héberger en interne sur un de nos propres serveurs la solution. Pour cela, j’ai

déployé un serveur Web sur une Centos. Cela nous permet de pouvoir intégrer les documents et bases

de données dans notre plan de sauvegarde général (qui s’effectue toutes les nuits vers un NAS en

réseau dans un autre bâtiment).

Recherche de solution de sécurisation de l’intranet

Dans notre configuration actuelle nous utilisons un service de VPN SSL pour effectuer des connexions

sur notre réseau. Nous aurions pu utiliser cette même interface pour accéder à l’intranet étant donné

que celui‐ci se trouve sur une adresse IP du réseau interne et répond sur le port 80 comme un site Web.

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C’est un cycle itératif où les nouvelles idées, les correctifs viendrons enrichir les prochaines versions du

logiciel.

Ce projet est très porteur et les élus de la commune l’ont très bien compris. Ainsi, il est probable que de

nouveaux moyens soient débloqués afin de faire avancer encore plus notre système d’information en

faisant évoluer notre plate forme intranet. Il est même probable qu’une création d’un poste de

développeur sur un an soit envisagée.

Ainsi nous pourrions envisagés beaucoup d’autres aspects de développement avec par exemple l’ajout

de tableaux de bord d’aide à la décision dans la plate forme (nécessite d’entrer dans les bases Oracles

des applications métiers), de nouveaux modules, comme les fiches congés, l’intégration des emails, un

service SSO avec un annuaire LDAP, et bien d’autres idées qui n’ont pas encore émergés…

Conclusion et remerciements.

Cette formation et ce stage ont été pour moi l’occasion d’acquérir une vision plus large du rôle et des

fonctions du chef de projet. J’ai pu en appréhender les difficultés et les contours dans un projet

ambitieux, qui, il me semble, n’en est qu’à ces débuts.

Je tiens à remercier les équipes du CNFPT et de l’UPMC, et tout particulièrement Oumar N’Diaye et

Vassiliki Spathis sans qui la formation n’aurait pu avoir cette qualité.

Je remercie également la commune de Lésigny et particulièrement Monsieur Gérard RUFFIN, sans qui

rien n’aurait été possible.



Glossaire

VPN (virtual private network) : c’est un réseau privé virtuel établi à l’aide d’une connexion permanente et chiffrée entre 2 ou plusieurs sites distants. SSL (secure sockets layer) : c’est un procédé d’échange sécurisé sur internet. APPS : diminutif de « applications », défini en générale des programmes pouvant être intégré dans un environnement déjà existant. WAMP (Windows Apache MySQL Php) : installeur facile d’un serveur web sous Windows en local. RSS : format utilisé pour diffuser des flux d’information. Ceux‐ci peuvent être lu à partir de lecteur dédié appelés « agrégateur » de flux. Fonctions SSO (single sign on) : permet l’authentification et la connexion unique. Un seul identifiant et un seul mot de passe pour l’ensemble des applications. LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) : protocole de service d’annuaire.

IPsec (internet protocol security) : ensemble de protocoles visant à sécurisé le transport

d’informations sur un réseau IP.

SIG (système d’information géographique) : outils permettant de superposer les informations

géographiques en un système accessible.

Web Mail : Interface d’accès à une boite mail en ligne sur internet.

GED (gestion électronique des documents) : archivage, partage, sauvegarde, recherche de

documents.

SDSL (Symetric Digital Subscriber Line) : contrairement à l’adsl, la sdsl à un débit constant montant

et descendant (envoi et réception).

NAS (Network Attached Storage) : unité autonome de stockage, munie de disques dur.

Annexes

Annexe 1 :

Organigramme des services

Secrétariat Service Financier Ressources Affaires Générales Service Commu- Service Scolaire Service Urbanisme Servicesdu Maire et de la Humaines (Accueil - Etat-Civil nication et Culture Juridique Police Municipale Techniques

D.G.S. Paie Elections-Logemt)

Dominique BERTHAUD Stéphane DEYSINE Virgine LE DÛ Marie-France Marie LECOMTE Nathalie DESZCZ Coralie BRAUNBRUCK Laurent FLECHEUX Georges SCHIANOFELISIAK

Service ADJOINT ADJOINT Accueil Culture gestion Secrétariat Adjoint SecrétariatInformatique Etat-Civil Cécile THOMASSERY Martine CABOURDIN Joël LAURY

Véronique ROSIER Helene D'ANTUONI Secrétariat Nelly BESNARD Nelly BESNARD

Raphaël DIGONNAUX Christianne MOLLET Communication Corinne BLEIN

gestion Joëlle NARCY

Dominique LAGAIZE gestion Responsable SecrétariatMarilyne CHERON Bibliothécaire Personnel d'Entretien Sylvie STENEGRY

Laure SAINT MARS Nathalie HEWCZUK Mme DELAVALLEE

Fait le 9/02/09

ORGANIGRAMME DES SERVICES MUNICIPAUX

DIRECTION GENERALE DES SERVICESFlorence SALVADORI

MAIREGérard RUFFIN

SecrétariatCentre Socio-

culturel

Véronique BIDON

AdjointCindy BRANCO

Francine GARRIDO

AdjointValérie FRANCISCO

Mélissa MARNIER

Responsable Enfance JeunesseDirecteur du Centre de Loisirs Primaire et Maternelle

lDenis LAMARRE

AdjointMorgane TEYSSIER

Secrétariat

MINI CRECHEAmélie ALIBERT

MULTI ACCUEILSophie MECENE

DIRECTION DU CCASNathalie DESZCZ

PRESIDENTGérard RUFFIN

Référente Famille/

Secrétariat/Action Sociale

M i Ch t l FAY

Centre Socio-CulturelLaëtitia SAADAOUI-HOUSSIER

RELAIS ASSISTANTES MATERNELLES

Hélène PERRAIN

PIJAnimateur

Mirna HASSAN

AL ALI


culturel

Véronique BIDON

ResponsableCentre de Loisirs

Primaire (CLP)

Morgane TEYSSIER

ResponsableCentre de Loisirs Maternel (CLM) et

Accueil Péri Scolaire Parc

Morgane TEYSSIER

DirecteurClub 11/14 ans

Villefermoy

Julien LARBOUILLAT

AdjointCindy BRANCO

Francine GARRIDOGéraldine YVONBarbara GALLAIS

Véronique DESGRANGESPatricia GRENEGisèle DAVANT


Mélissa MARNIERPatricia VANHELLEPUTTE

Valérie LEMAIREPascaline RICHARD

Anne OBYNApprentie

Marine BRAHIC


lDenis LAMARRE


Secrétariat






Mélanie MARTIN

Adjoint duResponsable du CLP et

accueil péri-scolaire Villefermoy

Laurence DEMETRIUS

Adjoint du Responsable du CLM

Lia NEVEU

Animateurs

Nathalie MONIERGregory PINOT

Nelly BARBERAN

Resp. Accueil Villarceau

Stanislas JUSKIWIESKIAnimateurs

Sandrine CHOSSELERElodie DUTOT

Romain FROGER

Animateurs

Hadillah MOHOUMADI



Marie Chantal FAY



Hélène PERRAIN

Animateur

Magali ROY


culturel

Véronique BIDON

ResponsableCentre de Loisirs

Primaire (CLP)

Morgane TEYSSIER

ResponsableCentre de Loisirs Maternel (CLM) et

Accueil Péri Scolaire Parc

Morgane TEYSSIER


Villefermoy

Julien LARBOUILLAT

AdjointCindy BRANCO

Francine GARRIDOGéraldine YVONBarbara GALLAIS

Véronique DESGRANGESPatricia GRENEGisèle DAVANT


Mélissa MARNIERPatricia VANHELLEPUTTE

Valérie LEMAIREPascaline RICHARD

Anne OBYNApprentie

Marine BRAHIC


lDenis LAMARRE


Secrétariat






Mélanie MARTIN

Adjoint duResponsable du CLP et

accueil péri-scolaire Villefermoy

Laurence DEMETRIUS

Adjoint du Responsable du CLM

Lia NEVEU

Animateurs

Nathalie MONIERGregory PINOT

Nelly BARBERAN

Resp. Accueil Villarceau

Stanislas JUSKIWIESKIAnimateurs

Sandrine CHOSSELERElodie DUTOT

Romain FROGER

Animateurs

Hadillah MOHOUMADI



Marie Chantal FAY



Hélène PERRAIN

Animateur

Magali ROY

Annexe 2 :

Le projet

2009

Cadrage du Projet

04/02/2009

Projet intranet

Mairie de Lésigny | RaphaëlDIGONNAUX 2

Projet intranet 2009

Sommaire

Sommaire ...................................................................................................................................................... 2

Objectifs ........................................................................................................................................................ 3

Objectif général ........................................................................................................................................ 3

Objectifs opérationnels ............................................................................................................................. 3

Expression des besoins par service ............................................................................................................... 3

Environnement .............................................................................................................................................. 4

Humain ...................................................................................................................................................... 4

Technique .................................................................................................................................................. 4

Organisationnel ......................................................................................................................................... 4

Financier .................................................................................................................................................... 5

Solutions envisageables ................................................................................................................................ 5

Logiciel ....................................................................................................................................................... 5

Matériel ..................................................................................................................................................... 5

Stratégie générale ......................................................................................................................................... 5

Dispositif du projet .................................................................................................................................... 5

Planification des tâches ............................................................................................................................. 5

Coût (estimation) ........................................................................................................................................... 6

Investissement :......................................................................................................................................... 6

Fonctionnement : ...................................................................................................................................... 6

Opportunité ................................................................................................................................................... 6

Intérêt ........................................................................................................................................................ 6

Faisabilité ................................................................................................................................................... 6

Risques ...................................................................................................................................................... 6



Objectifs

Objectif général

Améliorer la communication transversale, le partage de ressources (documents, outils…) et certains processus métier (ex :

demande d’intervention technique, gestion des congés…) entre les services.

Objectifs opérationnels

‐ Développer un outil permettant à chaque agent de disposer d’une source d’information qui lui est propre (profil,

groupe).

‐ Mettre en place un système d’archivage documentaire, avec recherche.

‐ Outils propres aux processus métier avec profil et groupe.

Expression des besoins par service

Ce tableau est issu d’une rencontre avec les principaux responsables de la mairie.

Domaines Fonctions recherchées

Direction Générale des Services Partage et recherche des délibérations (avec

droits et profils)

Attribution des courriers et fax entrants, et

archivage.


Diffusion de note de service

Service technique Agenda partagés

Réservation véhicules



Demande d’interventions technique

Vers un 0 papier

Ressources Humaines Informations salariales (concours, prépa, CNAS,

Mutuelles)

Questions au CTP



Notes de service




Gestion des congés


Echange de documents avec services,

historique.

Finances Dématérialisation contrats, délibérations,

factures et archivage électronique.



Enfance – Scolaire Information avec autres sites (structures

enfances, petite enfances…)


Feuilles d’heure personnel (annualisé,

vacataires…)

Centre Social Agenda manifestation municipale



Demande de travaux avec suivi (ce qui a été

fais).

Environnement

Humain

La commune de Lésigny compte environs 180 agents. Environs 50% des agents ont l’habitude de travailler régulièrement sur

ordinateur. Leurs niveaux sont plutôt corrects. En ce qui concerne les 50% restants, leurs métiers ne nécessitent pas

d’informatique. On ne peut dire s’ils utilisent à des fins personnelles l’outil. On considérera qu’ils n’ont, soit pas

l’équipement, soit pas le niveau pour accéder à l’intranet.

Technique

La mairie et ses différents services se déclinent en 15 sites. Chaque site dispose d’un accès à internet et d’au moins un

ordinateur. A l’intérieur de ces différents sites, quelques bureaux ne disposent pas du matériel nécessaire pour effectuer une

connexion vers internet. Il sera nécessaire d’envisager quelques matériels permettant la connexion de tous.

Organisationnel

De ce point de vue, la mairie de Lésigny se gère comme une petite entreprise. A ce jour les processus métier ne sont pas

clairement identifiés et le travail s’organise sur des habitudes prises au fil du temps. La transmission des savoirs se faisant

entre collègues. Certaines tâches sont redondantes.



L’information circule relativement bien de manière pyramidale. Seuls les participants à la réunion des chefs de secteurs ont

une vision un peu plus globale de l’ensemble.

Financier

La mairie de Lésigny souhaite dans son budget faire un remboursement anticipé de sa dette de 300 K€. De ce fait le contexte

économique de 2009 est assez défavorable aux nouveaux projets.

Solutions envisageables

Logiciel

Il existe 3 types de solutions pour la mise en œuvre de ce logiciel :

‐ Une suite logicielle clé en mains capable d’assurer l’ensemble des fonctions souhaitées (cf. Champs)

‐ Confier la maitrise d’œuvre à une SSII pour réaliser le progiciel.

‐ Etre maitre d’œuvre et maitre d’ouvrage en réalisant en internet le progiciel (nécessite un coût salariale).

Pour assurer un maintient des coûts relativement bas, le développement de cette solution s’appuiera sur une technologie

client/serveur issue du Web, tel que PHP/MySQL, avec si nécessaire l’étude de l’interfaçage avec oracle, solution

actuellement en production sur les logiciels métiers.

Matériel

Il s’agira de renforcer la structure existante, par :

‐ L’ajout de matériel de connexion à internet.

‐ L’augmentation de certains débits adsl.

‐ L’achat de quelques ordinateurs supplémentaires pour faciliter l’accès.

Stratégie générale

Dispositif du projet

Chef de projet : Raphaël DIGONNAUX

Comité de pilotage : Mr Gérard RUFFIN (Maire), Mme Florence SALVADORI (DGS), Mr Raphaël DIGONNAUX (Responsable

Informatique).

Planification des tâches

Tâche 1 : Analyse des besoins et étude détaillée du projet.

Durée : 2 mois

Tâche 2 : Définition du cahier des charges et chiffrage en interne de la réalisation du logiciel, analyse de coût.

Durée : 1 mois

Tâche 3 : recherche de logiciel du marché, comparatif de solutions, avec devis, analyse de coût.

Durée : 1 mois

Tâche 4 : recherche SSII, devis sur cahier des charges, avec devis analyse de coût.

Durée : 1 mois



Tâche 4 : Programmation

Durée : 3 mois

Tâche 5 : Déploiement matériel et logiciel, test.

Durée : 1 mois

Tâche 6 : Formation personnel (2 axes : utilisateurs et rédacteurs).

Durée : 1 mois

Date de début du projet 1 février 2009.

Date d’achèvement : fin décembre 2009.

Coût (estimation)

Investissement :

Logiciel : Entre 6 000€ et 15 000€

Matériel : Entre 5 000€ et 10 000€

Fonctionnement :

Par mois : Entre 500€ et 800€.

Opportunité

Intérêt

Ce projet marque un tournant majeur dans les habitudes de travail de l’ensemble des agents. Il permet une circulation rapide

de l’information. Il est incontournable de faire évoluer le système d’information de façon uniforme.

Faisabilité

D’un point de vue technique ce projet est parfaitement réalisable. Cependant il risque de représenter un coût non

négligeable pour la collectivité. Celui‐ci n’est pas prévu au budget 2009, et la conjoncture impose une certaine prudence dans

les dépenses.

Risques

Le principal risque est que la solution ne soit pas acceptée par les agents, l’accent devra être mis sur trois points essentiels :

‐ L’implication (consultation) des agents pour la création de l’outil.

‐ L’ergonomie et le Look and Field.

‐ La formation des agents à l’utilisation de l’outil.

Autres risques :

‐ Il est possible que le projet n’aboutisse pas, par manque de moyen financier.

‐ Que la solution finale ne soit pas adaptée.

‐ Que le projet soit plus couteux que prévu initialement.

Annexe 3 :

Matrice d’attribution des droits

Matrice d'attribution des droits dans intranet

Véhicule Matériel de com Salles Maire Réunion Manifestation Perso valid/contrôl saisie

Maires X X X X X X X X X X X

Elus X X X X X X X X X

Chefs de services X X X X X X X X X X

Ecoles X

CTP X

DGS X X X X X X X X X X X

DG CCAS X X X X X X X X X X X

Bibliothèque X X X

Centre socio‐culturel X X X

Communication X X X X

Comptabilité X X X

Cuisine centrale X X X

Direction générale X X X

Enfance X X X

Etat Civil X X X

Informatique X X X

Petite enfance X X X

Police municipale X X X

Ressources humaines X X X (DRH) X

Services technique X X X

Urbanisme X X X

(une X pour droit autorisé)

Réservation Agendas

Modules

Ecrire un article Mes travaux CourriersFeuilles d'heures

X X X X X

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Contrats Annuaire Partage doc Mail CTP Evênements RH

Voir les articles

Bib CSC Com Compta DG Enfance Etat Civil Infor Petite enfance PM ST Urba

Annexe 4 :

Diagramme de Gantt

N° Nom de la tâche Durée Début Fin Prédécesseurs

1 Phase de projet 73 jours Mer 17/12/08 Lun 30/03/09

2 Début du projet (présentation aux Elus) 0 jour Mer 17/12/08 Mer 17/12/08

3 Présentation de la démarche aux responsable 1 jour Lun 05/01/09 Lun 05/01/09

4 Expression des besoins (Responsables individuels) 10 jours Mar 06/01/09 Lun 19/01/09 3

5 Compilation des besoins 1 jour Mar 20/01/09 Mar 20/01/09 4

6 Ecriture du projet (cadrage) 1 mois Mer 21/01/09 Mar 17/02/09 5

7 Présentation du projet au Maire 0 jour Mar 17/02/09 Mar 17/02/09 6

8 Ecriture du cahier des charges 1 mois Mer 18/02/09 Mar 17/03/09 7

9 Redéfinition du projet 0 jour Mar 17/03/09 Mar 17/03/09 8

10 Recherche stagiaires 2 jours Mer 18/03/09 Jeu 19/03/09 9

11 Entretiens d'embauches 3 jours Ven 20/03/09 Mar 24/03/09 10

12 Recrutement 0 jour Lun 30/03/09 Lun 30/03/09

13 Phase de réalisations du produits 95 jours Lun 30/03/09 Ven 07/08/09 12

14 Appropriation de la démarche, de l'outil et formation 1 mois Lun 30/03/09 Ven 24/04/09

15 Développement des modules 1,75 mois Lun 27/04/09 Ven 12/06/09 14

16 Test 15 jours Lun 15/06/09 Ven 03/07/09 15

17 Correction et validation 1,25 mois Lun 06/07/09 Ven 07/08/09 16

18 Mise en place d'un serveur dédié (virtuel) en mairie 5 jours Lun 06/07/09 Ven 10/07/09

19 Installation de l'intranet sur serveur 2 jours Lun 13/07/09 Mar 14/07/09 18

20 Phase de déploiement 61 jours Ven 18/09/09 Ven 11/12/09

21 Présentation du logiciel aux responsables 1 jour Ven 18/09/09 Ven 18/09/09

22 Déploiement module par module 1 mois Lun 21/09/09 Ven 16/10/09 21

23 Formation des agents aux différents modules 2 mois Lun 21/09/09 Ven 13/11/09 21

24 Recueil des bugs, malfaçons 3 mois Lun 21/09/09 Ven 11/12/09 21

25 Préparation des correctifs pour version suivante 1 mois Lun 16/11/09 Ven 11/12/09 24FF

17/12

17/02

M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L Déc 08 22 Déc 08 29 Déc 08 05 Jan 09 12 Jan 09 19 Jan 09 26 Jan 09 02 Fév 09 09 Fév 09 16 Fév 09 23 Fév 09 02

Tâche

Fractionnement

Avancement

Jalon

Récapitulative

Récapitulatif du projet

Tâches externes

Jalons externes

Échéance

Page 1

Projet : diagramme de gannt.mppDate : Ven 16/10/09

17/03

30/03

M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J Mar 09 09 Mar 09 16 Mar 09 23 Mar 09 30 Mar 09 06 Avr 09 13 Avr 09 20 Avr 09 27 Avr 09 04 Mai 09 11 Mai 09 18 Mai 09 25 Mai 09 01 Jui 09 08 Jui 09 15 Jui 09 22 Jui 09 29 Jui 09 06 Jul 09 13 Jul 09 20 Jul 09

Tâche

Fractionnement

Avancement

Jalon

Récapitulative


Tâches externes

Jalons externes

Échéance

Page 2


V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D27 Jul 09 03 Aoû 09 10 Aoû 09 17 Aoû 09 24 Aoû 09 31 Aoû 09 07 Sep 09 14 Sep 09 21 Sep 09 28 Sep 09 05 Oct 09 12 Oct 09 19 Oct 09 26 Oct 09 02 Nov 09 09 Nov 09 16 Nov 09 23 Nov 09 30 Nov 09 07 Déc 09

Tâche

Fractionnement

Avancement

Jalon

Récapitulative


Tâches externes

Jalons externes

Échéance

Page 3


Annexe 5 :

Cahiers des charges

Mars ‐ 2009

Intranet – Cahier des charges


Intranet – Cahier des charges 2009

Sommaire

Introduction ................................................................................................................................................... 4

Environnement du projet .............................................................................................................................. 4

Présentation de la commune .................................................................................................................... 4

Délimitation du projet ............................................................................................................................... 4

Description de l’organisation .................................................................................................................... 4

Environnement informatique .................................................................................................................... 5

Infrastructure informatique de Lésigny ................................................................................................ 5

Spécifications de la solution informatique .................................................................................................... 6

Expression des besoins ‐ Finalités souhaitées pour l’intranet .................................................................. 6

Contraintes techniques ............................................................................................................................. 7

Solution retenue ........................................................................................................................................ 7

Architecture et modules ................................................................................................................................ 7

Architecture générale de Joomla .............................................................................................................. 7

Modèle .................................................................................................................................................. 7

Vue......................................................................................................................................................... 7

Contrôleur ............................................................................................................................................. 8

Fonctionnement général de Joomla .......................................................................................................... 8

La partie administration (back‐Office) .................................................................................................. 8

La partie visible (front‐office) ................................................................................................................ 8

Rangs ..................................................................................................................................................... 8

Modules à développer ............................................................................................................................... 8

Demande de travaux ............................................................................................................................. 9

Réservation véhicule, salle, matériel. .................................................................................................. 10

Gestion des courriers .......................................................................................................................... 11

Feuilles d’heures .................................................................................................................................. 13

Partage de documents (mini GED) ...................................................................................................... 14

Agendas partagés ................................................................................................................................ 15

Suivi des contrats et conventions ........................................................................................................ 16

Les outils .............................................................................................................................................. 16



Ergonomie générale .................................................................................................................................... 17

Arborescence du portail Intranet ............................................................................................................ 17

Structure des pages ..................................................................................................................................... 18

Page de connexion .............................................................................................................................. 18

Page d’accueil ...................................................................................................................................... 18

Page modules agenda, réservation ..................................................................................................... 19

Page avec barre d’outils ...................................................................................................................... 20

Hébergement, sauvegarde .......................................................................................................................... 21

Table des illustrations .................................................................................................................................. 22



Introduction

L’enjeu de ce projet réside dans l’amélioration de la communication transversale, et dans le partage de

ressources (documents, outils…) des services et différents métiers de la mairie de Lésigny.

Pour cela il devient nécessaire de développer un outil capable d’être un lien fort entre les agents. Celui‐

ci proposant des améliorations dans certains processus existant afin de rationaliser ceux‐ci (par exemple

réservation de véhicule, attribution du courrier).

L’outil Intranet est aussi un vecteur fort de communication vers les agents (Ressources Humaines, Note

de service…). Néanmoins, il doit être accessible au plus grand nombre sans pour autant noyer

l’utilisateur dans un flot d’informations.

Environnement du projet

Présentation de la commune

Lésigny est une petite ville offrant à 7686 habitants un cadre de vie très agréable : entre qualité de vie à

la campagne et dynamisme d'une ville moderne. Dans cette commune très vaste où les espaces

paysagés représentent plus dès 2/3 de la superficie, forêts, parcs, rus, prairies en herbe et cultures

constituent un important patrimoine sur un territoire de plus de 1000 hectares. De nombreux

équipements, des manifestations culturelles et sportives, ainsi qu'un tissu associatif très dense

garantissent aux Lésigniens une offre riche et diversifiée.

Délimitation du projet

Ce projet s’adresse aux agents de la commune ayant accès à l’outil informatique. Soit sur le lieu de

travail, soit à domicile. Tous les services sont donc impliqués de manière transversale dans ce projet.

Seul n’entreront pas dans l’intranet les écoles, qui malgré qu’elles soirnt propriété du domaine

communale, ne possèdent pas d’agent ressortissant de la commune.

Description de l’organisation

La mairie de Lésigny s’articule autour de 2 entités, d’une part la mairie et d’autre part le CCAS (Centre

communal d’Action Sociale). À Lésigny, le CCAS regroupe le centre social, le centre de loisirs, les crèches

et le RAM (Réseau d’Assistantes Maternelles). La mairie, quant à elle, regroupe les services financiers,

scolaires, ressources humaines, affaires générales, communication et culture, scolaire, urbanisme,

police, technique et informatique.

Cette organisation est un système pyramidal, la directrice générale des services supervise la mairie et

ses services, tandis que le CCAS est supervisé pas sa directrice.



Cf. : Annexe 1 : Organigrammes des services

Environnement informatique

D’une manière globale, le matériel et les logiciels ne sont pas obsolètes. Chaque poste reçoit au

minimum Windows XP, quelques Windows 2000 subsistent encore. Les machines, de par un

renouvellement régulier, sont de bonnes factures.

Infrastructure informatique de Lésigny

L’infrastructure se répartit comme indiqué dans le schéma suivant.

Figure 1 ‐ Infrastructure Mairie

Cela représente une dizaine de sites aujourd’hui reliés entre eux essentiellement via un VPN SSL pour

des flux comptables. Quelques services ne sont pas reliés (cuisine centrale, club des jeunes…).



Spécifications de la solution informatique

Expression des besoins Finalités souhaitées pour l’intranet

Le tableau qui suit défini les besoins exprimés par les services, ceux‐ci seront dans la majorité pris en

compte.

Services Fonctions recherchées

Direction Générale des Services Partage et recherche des délibérations (avec droits et profils)

Attribution des courriers et fax entrants, et archivage.


Diffusion de note de service

Service technique Agendas partagés

Réservation véhicule



Demande d’intervention technique

Vers un 0 papier

Ressources Humaines Informations salariales (concours, prépa, CNAS, Mutuelles)

Questions au CTP



Notes de service


Gestion des congés


Echange de documents avec services, historique.

Finances Dématérialisation contrats, délibérations, factures et archivage électronique.



Enfance – Scolaire Information avec autres sites (structures enfance, petite enfance…)


Feuilles d’heures du personnel (annualisés, vacataires…)

Centre social Agenda manifestation municipale





Demande de travaux avec suivi (ce qui a été fait).

Contraintes techniques

L’outil intranet devra pouvoir s’adapter à l’infrastructure existante. Celle‐ci permet d’envisager un

déploiement sur une architecture Web (client/serveur) de type php/Mysql. D’autre part, l’application

devra rester confidentielle et ouverte uniquement aux agents de la collectivité. Il serait idéal d’avoir une

connexion unique liée à la boîte email des agents.

Actuellement, les différents sites de la commune ne sont pas en réseau, le seul dénominateur commun

est Internet. Nous partirons donc de l’infrastructure existante pour le déploiement de la solution

Intranet (de ce fait celle‐ci devient un extranet).

Solution retenue

Afin de maîtriser les coûts, la solution qui a été retenue est basée sur l’application open source

«Joomla». Cette solution permet d’offrir une base de développement riche et fonctionnelle. De plus, le

code de ce CMS (Content Management Systems - Système de gestion de contenu) est bien documenté

et la communauté autour de ce projet est active. Les modules découlant des besoins retenus seront

développés ainsi, s’ils n’existent pas déjà. Il s’agit ici d’utiliser Joomla comme un Framework.

Architecture et modules

Architecture générale de Joomla

Joomla est basé sur une architecture MVC (modèle – vue –

contrôleur)

Modèle

Le modèle représente l'ensemble des données et des

traitements de l’application. C'est l'ensemble des classes,

librairies et fonctions nécessaires au fonctionnement de

l’application, que ce soit l'enregistrement des données dans

une base de données ou la modification de fichiers. D'une

manière plus générale, le modèle définit le comportement du

composant. On appel également cette partie «la couche

métier de l’application ».

Vue

La vue est l'interface qui va interagir avec l'utilisateur. Dans

Joomla, cela se traduit par du HTML renvoyé au navigateur.

Le MVC sous Joomla

Figure 2 ‐ Modèle MVC



Dans la plupart des architectures MVC de type Web, l'utilisation de Javascript ou de tout autre langage

exécuté côté client est une entorse au modèle MVC strict. Ainsi, il n'est pas rare d'avoir du code exécuté

pour la vérification de données avant l'envoi au contrôleur. L'interface dispose d'un ensemble d'actions

possibles se traduisant le plus souvent par une requête http envoyée au serveur web.

Contrôleur

Le contrôleur est le lien entre le modèle et la vue. C’est lui qui est chargé de traiter les différents

événements reçus par la vue (des requêtes http) et de les rediriger vers le traitement métier adéquate. Il

ne réalisait aucun traitement sur les données. Le cas échéant, le contrôleur récupère les données

retournées par le modèle, se charge de les transférer à la vue avant de la renvoyer au client

(navigateur).

La programmation des modules devra respecter cette architecture.

Fonctionnement général de Joomla

Joomla fonctionne comme un CMS classique avec en «front‐office» une partie éditoriale, avec possibilité

de connexion et de publication et une partie en « back‐Office » pour l’administration générale.

La partie administration (backOffice)

Elle permet de définir les rôles de chacun des utilisateurs du site. Afin d’affiner les rôles et permissions

des utilisateurs, un premier module « GMAccess » sera installé. Celui‐ci permet d’avoir des droits sur

tout ou partie des modules par individu ou par groupe.

Cette partie permet également de faire évoluer joomla par l’adjonction de modules supplémentaires

développés par d’autres programmeurs.

La partie visible (frontoffice)

Elle est la partie libre d’accès. Bien qu’il sera nécessaire dans notre cas d’avoir une connexion afin de

pourvoir avoir accès au reste. C’est dans cette partie que vont évoluer les utilisateurs.

Rangs

Dans cette solution, nous distinguerons 3 rangs principaux :

‐ L’administrateur : possède tous les droits

‐ L’opérateur : a accès aux fonctions d’administration de la partie qui lui incombe

‐ L’utilisateur : a accès aux fonctionnalités de l’intranet

Des groupes seront définis en fonction des corps de métier et des accès que nous souhaiterons mettre

en place. Voir aussi annexe 2 : Matrice d’attribution des droits.

Modules à développer

Les modules qui suivent sont à produire et sont issus de l’expression des besoins.



Demande de travaux

Le processus actuel de la mairie est une feuille de travaux qui se remplit en trois exemplaires. Celle‐ci est

uniquement manuscrite. L’idée est d’apporter une visibilité mais aussi une traçabilité sur les travaux

demandés par les différents services. Cette composante sert donc à remplacer la version papier de cette

demande et sera utilisée par tous les agents des différents services.

L’utilisateur a le droit de faire une demande, de la supprimer s’il le souhaite ainsi que de voir les archives

de ses demandes. La demande de travaux se fera au travers d’un formulaire qui vérifiera les données. La

gestion des lieux et des domaines dans les listes déroulantes se fera dans le back‐office par

l’administrateur.

L’opérateur du service peut voir toutes les demandes des agents de son groupe et il a la possibilité de

les traiter. Le super administrateur peut, quant à lui, voir toutes les demandes. Ces demandes peuvent

être triées par le nom du demandeur de travaux ainsi que par le titre et la description de la demande

afin de permettre aux utilisateurs de retrouver rapidement l’information souhaitée.

Figure 3 ‐ Organigramme structurel des procédures de demande de travaux.



Réservation véhicule, salle, matériel.

Actuellement la réservation de véhicules, de matériel et des salles est réalisée entre les agents sans

trace « écrite ». Ces modules permettront une meilleure traçabilité de ces opérations. Chaque module

sera identique pour les trois types de réservation (véhicule, salle, matériel).

Chaque utilisateur pourra réserver la ressource dont il a besoin (s’il a les droits sur cette opération).

Chaque ressource pourra avoir un opérateur différent (fonction de qui s’occupe de la ressource). Par

exemple : la gestion du vidéo projecteur pourra être attribuée à la secrétaire du maire et la gestion de

l’ordinateur qui l’accompagne au service informatique. Dans tous les cas, un email d’information sera

envoyé à l’opérateur d’une ressource quand celle‐ci est réservée.

Un calendrier permettra aux utilisateurs de visualiser si la ressource est disponible, et si tel est le cas, de

la réserver.

Le schéma qui suit permettra de se faire une idée du cheminement de l’information et du rôle de

chacun.

Figure 4 ‐ Organigramme structurel des procédures de réservation de ressources.



Gestion des courriers

La gestion des courriers s’effectue à ce jour sur un logiciel obsolète qui enregistre uniquement des mots‐

clés et un numéro afin de retrouver l’original. Ce module devra renouveler ce processus et l’enrichir de

nouvelles fonctions. Ainsi un courrier arrivant en mairie devra être numérisé, puis saisie dans l’interface

et enfin, attribué aux personnes, soit pour traitement, soit pour information.

A ce stade les courriers iront se lister dans l’interface utilisateur de chacun. Il serait judicieux de prévoir

un système d’alerte visuelle afin de prévenir que la liste n’est pas vide. Chaque utilisateur désigné pour

le traitement du courrier, devra joindre une réponse qui s’archivera et sera traitée dans les courriers

départs. Cette réponse s’effectuera via une interface permettant de joindre à nouveau un document

pour la réponse.

Figure 5 ‐ Organigramme structurel des procédures d’arriver du courrier et de la distribution.



Chaque courrier au départ sera saisi par l’utilisateur et celui‐ci devra lui reporter le numéro de départ

que lui attribuera le logiciel. Charge à chacun de scanner et de joindre la pièce (le courrier signé) au

formulaire du logiciel.

Figure 6 ‐ Organigramme structurel des procédures de contrôle, de signature, d’enregistrement et de départ.

Le module courrier étant difficile dans ses procédures, il faudra faire état de son avancement et

procéder à des points de contrôles avec le comité de pilotage du projet.



Feuilles d’heures

Ce module doit permettre aux personnels annualisés ou contractuels de pouvoir enregistrer un état des

heures qu’ils effectuent par mois. Cet état doit ensuite être visé par un responsable avant de parvenir

aux Ressources Humaines. Le responsable doit pouvoir faire des modifications sur l’état en cas de

désaccord, avant transmission aux ressources humaines.

Figure 7 ‐ Organigramme structurel des procédures d’enregistrement, de contrôle et de traitement des feuilles d’heures.



Partage de documents (mini GED)

Dans ce module chaque utilisateur pourra partager des documents rangés dans des dossiers, avec soit

un groupe d’utilisateurs, soit un ou plusieurs utilisateurs au choix.

Les types de documents acceptés seront : word (.doc, .docx), excel (.xls, .xlsx), pdf, jpg et jpeg. Le poid

maximum sera de 5Mo (relever la barre des up‐load dans php.ini).

Figure 8 ‐ Organigramme structurel de la procédure de partage de documents.



Agendas partagés

Dans ce module l’utilisateur pourra avoir accès à plusieurs agendas thématiques et superposables. Les

différents agendas seront :

‐ l’agenda du maire (les plages où il est en rendez‐vous seront grisées, le détail des rendez‐vous

ne devra pas être connu),

‐ l’agenda des réunions (visible de tous),

‐ l’agenda des manifestations de la ville (visible de tous),

‐ l’agenda des utilisateurs (visible uniquement de lui‐même).

Figure 9 ‐ Organigramme structurel du partage d’agendas.



Suivi des contrats et conventions

Actuellement suivi par une seule personne et demandant une vigilance permanente, les contrats et

conventions devront être saisis et suivis par les responsables des services auxquels ils incombent.

Un système d’alerte sera mis en place pour prévenir de l’arrivé à date de fin de contrat et de préavis.

Ce système reprendra le tableau joint en annexe 3.

Figure 10 ‐ Organigramme structurel de la procédure de suivi de contrats et de conventions.

Les outils

Sans être un module à proprement parler, c’est une série de liens Internet utilisés par les agents de la mairie à ce jour. Il est donc indispensable de les retrouver sur le portail.



Ergonomie générale

Arborescence du portail Intranet

Le schéma qui suit décrit l’arborescence des différents modules qui composeront le portail.

Figure 11 ‐ Arborescence du portail

Chacun des modules aura son accès et ses restrictions propres en fonction des droits attribués aux

utilisateurs.



Structure des pages

Page de connexion

Figure 12 ‐ Page de connexion

La page de connexion sera vide de tous contenu.

Page d’accueil



Figure 13 ‐ Page d'accueil

Ce schéma permet d’identifier les principales zones composant l’écran d’accueil.

Page modules agenda, réservation



Figure 14 ‐ Page module agendas

Ce schéma représente la vue dans le cas ou les modules font appel à un sous menu (dans cet exemple :

Agendas). La zone centrale devient l’affichage du composant en remplacement des articles de la vue

« Page d’accueil ». Un menu supplémentaire vient s’ajouter au dessus de la boite à onglet.

Page avec barre d’outils

Figure 15 ‐ Barre d'outils

La barre d’outils apportera les outils nécessaires à la gestion de chacun des modules.



Hébergement, sauvegarde

L’hébergement de la solution se fera en internet. La mairie de Lésigny c’est pour cela doter d’un

nouveau serveur avec une plateforme de virtualisation VmWare.

Sur une machine virtuelle, déclarée en DMZ, sera installé une CentOS (Linux) pour accueillir cet

hébergement. Le firewall interne sera réglé en conséquence.

Sur le serveur seront installé, Apache (serveur Web), MySql (base de données), WebAdmin et ssh

(administration du serveur), PhpMyAdmin (pour simplifier la gestion de la base).

Dés la mise en production réelle, les ports sur lequel on peut atteindre les outils d’administrations

seront fermés au niveau du firewall, pour l’extérieur.

L’adresse IP permettant d’atteindre l’intranet ne sera pas résolue en DNS. Celle‐ci restera sous la forme

d’une adresse IP, avec un port particulier. L’accès sera distribué dans la mairie sous la forme d’un

raccourci.

En ce qui concerne la sauvegarde, celle‐ci aura lieu toutes les nuits dans le plan de sauvegarde actuel,

qui consiste à créer une archive des principaux fichiers désignés sur un NAS se situant dans un autre

bâtiment.



Table des illustrations

Figure 1 ‐ Infrastructure Mairie 5

Figure 2 ‐ Modèle MVC 7

Figure 3 ‐ Organigramme structurel des procédures de demande de travaux. 9

Figure 4 ‐ Organigramme structurel des procédures de réservation de ressources. 10

Figure 5 ‐ Organigramme structurel des procédures d’arriver du courrier et de la distribution. 11

Figure 6 ‐ Organigramme structurel des procédures de contrôle, de signature, d’enregistrement

et de départ. 12

Figure 7 ‐ Organigramme structurel des procédures d’enregistrement, de contrôle et de

traitement des feuilles d’heures. 13

Figure 8 ‐ Organigramme structurel de la procédure de partage de documents. 14

Figure 9 ‐ Organigramme structurel du partage d’agendas. 15

Figure 10 ‐ Organigramme structurel de la procédure de suivi de contrats et de conventions. 16

Figure 11 ‐ Arborescence du portail 17

Figure 12 ‐ Page de connexion 18

Figure 13 ‐ Page d'accueil 19

Figure 14 ‐ Page module agendas 20

Figure 15 ‐ Barre d'outils 20

Documents

rapport de stagepetaouchnoc.free.fr/du/DU CDP/DU Ouf/Projets cdp/Lesigny/rapport_d… · Mairie de Lésigny | Raphaël DIGONNAUX 4 Intranet – Rapport de stage 2009 Introduction