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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA
DOCUMENTATION
MEMOIRE
pour obtenir le
DESS en Sciences de l’information et de la documentation spécialisées
présenté et soutenu par Anne Navarre
le 14 octobre 2004
Rationaliser l’archivage en association : le cas de l’Union Nationale du Secours Populaire Français
Jury composé de: BOTTALICO Joëlle, Responsable des Relations Sociales au Secours Populaire Français, Responsable de stage DEGEZ Danièle, Cabinet Documentation et Gestion, Correspondante pédagogique
Cycle supérieur Promotion XXXIV
Remerciements
Je tiens à remercier avant tout ma responsable de stage au Secours populaire français,
Mme Joëlle BOTTALICO, ainsi que toutes les personnes que j’ai eu l’occasion de
rencontrer durant ma mission et qui m’ont très gentiment apporté leur aide.
Je remercie également ma correspondante pédagogique, Mme Danièle DEGEZ, tant
pour sa disponibilité que pour ses conseils.
Enfin, je remercie pour leur aide précieuse Valérie POINSOTTE, du Centre des
Archives du Monde du Travail, Hermine DIEBOLT, archiviste aux Restos du Cœur,
Virginie ALAUZET, archiviste à la Croix-Rouge, et Anne ZARKA, qui a créé le
centre de documentation du Secours populaire.
2
Résumé
Rationaliser l’archivage en association : le cas de l’Union Nationale du Secours
Populaire Français / Anne Navarre. – INTD, Paris, 2004. – 88 p.
La préservation de la mémoire associative passe par une gestion rationnelle des
archives. Le présent mémoire définit les enjeux de l’archivage associatif et établit un
diagnostic des pratiques observées au siège du Secours Populaire Français. Il
présente l’élaboration de procédures d’archivage et la conception d’outils (tableaux
de gestion des documents, plan de classement). Enfin, le cas de l’archivage du
journal Convergence, organe officiel de l’association, apporte un éclairage plus
concret.
Mots-clefs : archives, association, procédure, outil, revue.
3
Table des matières
CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT
NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION.............................. 1
Remerciements............................................................................................................. 2
Résumé......................................................................................................................... 3
Table des matières........................................................................................................ 4
Introduction.................................................................................................................. 6
Première partie Les archives du Secours populaire ..................................................... 9
1-1 Le Secours populaire français : présentation et fonctionnement ......................... 10
1-1-1 Origines et création....................................................................................... 10
1-1-2 Missions........................................................................................................ 11
1-1-3 Une structure décentralisée........................................................................... 11
1-1-4 Qui fait quoi ?............................................................................................... 12
1-1-5 Instances nationales ...................................................................................... 13
1-1-6 Réseaux ........................................................................................................ 15
1-1-7 Publications .................................................................................................. 16
1-2 Enjeux de la mise en place d’une politique d’archives........................................ 18
1-2-1 Rappel........................................................................................................... 18
1-2-2 Une prise de conscience récente................................................................... 18
1-2-3 Construire et préserver la mémoire associative............................................ 21
1-2-4 Statut de l’association et obligations légales ................................................ 22
1-2-5 Rotations de personnel et besoin d’identité.................................................. 23
1-2-6 Modifier la perception des archives ............................................................. 23
1-3 Stratégie et méthode pour l’archivage ................................................................. 25
1-3-1 Organisation du siège ................................................................................... 25
1-3-2 Circuits d’information .................................................................................. 26
1-3-3 Définition d’une stratégie d’archivage ......................................................... 30
1-3-4 Définition d’une méthode............................................................................. 35
Seconde partie Pérenniser les archives ...................................................................... 39
2-1 Réalisation d’outils de gestion pour les archives................................................. 40
4
2-1-1 Le plan de classement................................................................................... 40
2-1-2 Les tableaux de gestion ................................................................................ 43
2-2 Mise en place de procédures d’archivage ............................................................ 47
2-2-1 Définition...................................................................................................... 47
2-2-2 Méthode........................................................................................................ 47
2-2-3 Contenu ........................................................................................................ 51
2-3 Questions en suspend et préconisations pour l’avenir ......................................... 66
2-3-1 Relations avec le CAMT .............................................................................. 66
2-3-2 Cas des archives numériques........................................................................ 67
2-3-3 Archives des fédérations, comités, antennes ................................................ 68
2-3-4 Continuité de l’archivage ............................................................................. 69
Troisième partie Valoriser les archives : le cas du journal Convergence .................. 70
3-1 Présentation de Convergence............................................................................... 71
3-1-1 Public............................................................................................................ 71
3-1-2 Missions........................................................................................................ 71
3-1-3 Diffusion....................................................................................................... 71
3-1-4 Une histoire liée à celle de l’association ...................................................... 71
3-2 Les outils d’archivage du journal Convergence : « de l’art pour l’art ».............. 75
3-2-1 Audit de l’existant en matière d’archivage du journal ................................. 75
3-2-2 Enjeux de l’indexation.................................................................................. 83
3-3 Préconisations ...................................................................................................... 90
Conclusion ................................................................................................................. 92
Bibliographie.............................................................................................................. 94
Annexe 1 Typologie des documents clés produits et diffusés par le siège du
Secours Populaire Français................................................................................. 103
Annexe 2 : Plan de classement des archives de l’Union Nationale du Secours
Populaire français..................................................................................................... 107
Annexe 3 : Traitement de la revue dans les deux bases de données............ 114
5
Introduction
6
Le Secours Populaire Français, association de loi 1901 reconnue d’utilité publique,
fêtera en 2005 ses soixante ans.
C’est un moment qui se prête volontiers à l’évocation de la mémoire de l’association.
Déjà, le centenaire de la loi de 1901 avait suscité dans le secteur associatif une
réflexion sur la conservation de cette mémoire et de ses divers supports. D’autres
associations de même importance, la Croix-Rouge, les Restos du Cœur, se sont ainsi
dotées d’archivistes.
Pourtant, alors même que le Secours populaire tourne une nouvelle page d’une
histoire riche tant en évènements historiques, dont il a été un témoin engagé, qu’en
actes de solidarité quotidienne, il n’existe aucune politique d’archivage à même de
préserver les traces de son action jusqu’à ce jour.
Qu’appelle-t-on la mémoire du Secours ? Outre les souvenirs de membres historiques
de l’association, qui circulent oralement, les actions de solidarité d’hier à aujourd’hui
ont laissé des traces, inscrites sur des supports tant écrits que photographiques ou
audiovisuels.
Au delà des préoccupations historiques et sociales qui rendent cette mémoire
précieuse, le Secours populaire a un besoin d’archivage tant pratique, de par sa
structure et ses réseaux d’information, que légal, puisqu’il s’agit d’une association
reconnue d’utilité publique, et qui touche à ce titre des subventions dont elle doit
justifier l’emploi.
S’il est regrettable que ces obligations diverses n’aient pas imposé plus rapidement
une réflexion sur l’archivage, cela s’explique de plusieurs façons. D’une part, la forte
influence d’une certaine « culture associative », où chacun vit son action uniquement
dans le présent, puisque c’est le temps de l’action. D’autre part, une perception
erronée de ce que sont les archives, et qui dépasse amplement le secteur associatif.
7
C’est à ce double obstacle à la valorisation et même à la simple préservation de la
mémoire du Secours populaire que je me suis attachée à répondre durant les trois
mois qu’ont duré ma mission de stage.
Ce mémoire a ainsi une triple finalité :
• rendre compte, en tant que documentaliste en formation, de ma propre
découverte des archives, et donner ainsi un outil potentiel à d’autres
documentalistes qui se trouveraient chargé(e)s de l’archivage,
• présenter à l’association elle-même les enjeux de l’archivage associatif
en général et de la préservation de la mémoire du Secours populaire en
particulier, et lui fournir les outils nécessaires pour assurer la continuité
de l’archivage,
• devenir à son tour un document d’archive, dans la mesure où il constitue
une photographie du fonctionnement de l’association dans une période
donnée.
L’enjeu de ma mission était d’arriver à rationaliser la gestion des documents produits
et diffusés par le siège du Secours populaire, afin de pérenniser la mémoire de
l’association, et d’assurer sa valorisation.
Après un « diagnostic » de l’archivage au siège du Secours Populaire, le
mémoire proposera une méthode d’organisation rationnelle des archives afin
d’assurer l’accessibilité des documents, avant de développer le cas de
l’archivage du journal Convergence, organe officiel de l’association.
8
Première partie Les archives du Secours populaire
9
1-1 Le Secours populaire français : présentation et fonctionnement
« Une association qui ne conserve pas ses archives est vouée à l’amnésie. Il est des
documents qu’il lui est nécessaire de conserver pour des raisons administratives et
juridiques. Il en est d’autres qu’il lui est intéressant de conserver pour connaître la
vie de l’association, de l’aventure humaine qui se cache derrière chacun de ces
engagements collectifs. »
Martine de Boisdeffre, Conseiller d’Etat, directrice des Archives de France. [23]
Présenter l’histoire et le fonctionnement de l’association est un préalable
indispensable à la réflexion sur la mise en place d’une politique d’archives au siège.
Cela doit permettre :
• de mesurer les enjeux de la conservation de la mémoire du Secours
populaire,
• de donner une première idée de ses circuits d’information,
• de se familiariser avec la terminologie et la culture propres à l’association.
1-1-1 Origines et création
Le Secours populaire français est une association à but non lucratif née en 1945, mais
son histoire remonte à la création du Secours rouge international en 1926. Le Secours
rouge soutient tant les personnes démunies que les victimes de guerres et les
prisonniers politiques.
En 1936, le Secours rouge international devient le Secours populaire de France et des
colonies, élargissant ainsi son champ d’action.
L’association est dissoute durant l’Occupation, et le journal La Défense interdit de
parution. Il paraîtra clandestinement jusqu’à la Libération.
10
C’est en 1945 qu’est créé officiellement le Secours populaire français, dont la devise
est : « Tout ce qui est humain est nôtre ».
1-1-2 Missions
Reconnu d’utilité publique en mars 1985, le Secours populaire français regroupe
« des personnes de bonne volonté, enfants, jeunes et adultes, de toutes conditions,
quelles que soient leurs opinions politiques, philosophiques, religieuses, en veillant à
développer avec elles la solidarité et toutes les qualités humaines qui y sont liées »1.
Le Secours populaire assure au quotidien le soutien matériel, juridique, moral et
médical aux personnes victimes de la misère et de l’exclusion, et organise l’aide aux
victimes de guerres et de catastrophes naturelles.
1-1-3 Une structure décentralisée
Le Secours populaire français est une structure décentralisée, ceci afin de « coller »
le plus possible aux besoins locaux. Cela entraîne, on le verra, une circulation
complexe d’informations entre le siège et les différentes structures locales.
Le siège
Il assure la gestion administrative de l’association, et coordonne les actions de
solidarité tant au niveau national qu’international.
La fédération
Composée des comités et antennes locaux, la fédération coordonne, anime, et assure
le financement des actions de solidarité au niveau départemental. Elle relaie les
informations qui circulent entre le siège et les comités et antennes.
11
La fédération est dirigée par un comité départemental, lui-même élu par le congrès
départemental, qui veille au respect des orientations de l’association.
On compte actuellement environ 98 fédérations.
Le comité
Chaque comité, dirigé par un secrétaire général, est une entité juridique distincte
constituée en association de loi 1901. Il regroupe des bénévoles dans un quartier, un
lieu de travail ou d’études.
Le comité suit les orientations de l’association. Il anime, coordonne et développe des
actions de solidarité et assure leur financement, notamment par le biais d’appels aux
dons.
Les comités sont un peu moins de 800.
L’antenne
Comme le comité, l’antenne est une structure locale. Composée d’au moins deux
personnes, elle exerce de façon régulière des activités de solidarité au nom du
Secours populaire français. Elle n’a pas de statut juridique, et ne perçoit pas de dons.
Il en existe environ 4400.
1-1-4 Qui fait quoi ?
Le donateur
121 Statuts nationaux du Secours populaire français.
Le donateur est une personne, un organisme ou une collectivité, qui offre au Secours
Populaire son temps, de l’argent, un service, du matériel. Il reçoit une carte de
donateur et peut s’abonner à Convergence. Il a accès à tous les niveaux aux comptes
de l’association afin de connaître l’emploi des dons.
Le collecteur
Le collecteur est un bénévole qui donne de son temps en participant aux actions de
l’association. Il reçoit une carte de collecteur, qui l’autorise à collecter au nom de
l’association, et lui permet d’être assuré s’il avait un accident dans le cadre de ses
activités pour le Secours. Il est abonné à Convergence et Solidarité plus forte. Le
collecteur vote lors des congrès nationaux et départementaux, des assemblées
générales des comités, de la fédération, et de l’union nationale.
Le salarié
C’est un professionnel employé soit par le siège soit par une fédération.
1-1-5 Instances nationales
Ce sont elles qui définissent les orientations de l’association. Il en résulte une
importante production de documents diffusée à tous les niveaux du Secours
populaire.
Le congrès national
Tous les deux ans, le congrès national du Secours populaire décide des orientations
de l’association, et procède à l’élection des membres du conseil d’administration, du
secrétariat national, du comité national, du bureau national, et de la commission
financière.
13
Le conseil d’administration
Il a pour mission la gestion de l’association (suivi et vote des comptes, suivi du
budget, des apports, des contrats et conventions, ainsi que des embauches), et le
contrôle de l’application des orientations décidées en congrès.
Il se réunit environ tous les deux mois, après avoir procédé à un pré-CA où sont
présentés les documents qui seront ensuite soumis à validation au cours du conseil
d’administration.
Le secrétariat national
Il dépend du conseil d’administration dont il est l’exécutif, et se réunit tous les
quinze jours pour prendre des décisions sur la gestion de l’association et préparer les
prochaines réunions d’instances.
Le comité national
Il se réunit chaque trimestre pour fixer les orientations de l’association entre deux
congrès.
Le bureau national
Il dépend du comité national et contrôle l’application des orientations fixées en
congrès. Il assure également la préparation des comités nationaux.
La commission financière
Elle dépend elle aussi du comité national. Présidée par le trésorier, elle contrôle
essentiellement les comptes et les apports financiers, et rend ensuite ses conclusions
devant les différentes instances.
14
1-1-6 Réseaux
Le Secours populaire appartient à une série de réseaux. Là encore, les
obligations liées par exemple à l’appartenance au Comité de la Charte influent
sur la production de documents.
Les réseaux internes
Le Secours populaire a mis en place différents réseaux pour appuyer ses actions de
solidarité. Il s’agit des mouvements Médecins du S.P.F. et Copains du Monde.
Les réseaux externes
Membre de l’UNIOPSS (Union nationale interfédérale des œuvres et organismes
privés sanitaires et sociaux) depuis 1966, le Secours populaire est membre fondateur
du Centre National du Volontariat, d’ESAN (European Social Action Net : Réseau
européen d’action sociale), et du réseau des associations d’Afrique de l’Ouest.
En 1989, il est à l’origine de la création du Comité de la Charte, qui veille à
l’application d’une charte de déontologie. Les associations membres du Comité de la
Charte faisant appel à la générosité du public, elles doivent respecter une série de
critères de gestion, se doter de moyens de contrôle interne, et faire certifier leurs
comptes annuels par un commissaire aux comptes. Il s’agit de présenter des garanties
de rigueur et de transparence, essentielles de nos jours, lorsque les soupçons sur la
gestion d’une association peuvent en détourner les donateurs et la priver ainsi de tout
financement pour ses actions. Les impératifs de gestion liés au respect de la Charte
ont un impact sur la production et la conservation des documents comptables.
Enfin des membres de l’association sont nommés par décret au Conseil Economique
et Social (CES) ainsi qu’à la Commission Nationale Consultative des Droits de
l’Homme (CNCDH) et au Conseil National de la Vie Associative (CNVA). Le
président du Secours est quant à lui membre du conseil de surveillance de la Caisse
Nationale d’Allocations Familiales.
15
Nous reviendrons un peu plus loin sur les rapports du Secours populaire avec les
institutions.
1-1-7 Publications
Les publications du Secours populaire sont la vitrine de l’association auprès de
l’extérieur. Elles ont une valeur archivistique énorme, au sens où l’évolution des
maquettes, des thèmes traités, du titre de ces publications, sont le miroir des
évolutions de l’association au cours de son histoire. On reviendra plus en détail sur
le cas de Convergence dans la troisième partie de ce mémoire.
Convergence
Convergence, anciennement La Défense, est le mensuel du Secours populaire
français, destiné aux donateurs financiers de l'association, aux collecteurs animateurs
et aux abonnés. Il est édité à 200 000 exemplaires (contre 270 000 l’an passé).
Réalisé par une équipe de rédacteurs rattachés à la Direction de la Communication, il
propose des dossiers sur des thématiques sociales, des brèves sur les activités du
Secours, des témoignages…
Solidarité plus forte
Solidarité plus forte, à destination des collecteurs, animateurs et bénévoles, paraît
chaque trimestre, et se fait l’écho pour eux de l’actualité du Secours.
Il est édité à 60 000 exemplaires.
Solidarité Junior
Solidarité Junior, anciennement Copain du Monde, est destiné aux enfants. Il est
édité à 18 000 exemplaires. Il est réalisé par l’équipe de Copains du Monde,
mouvement créé par le Secours populaire avant d’encourager les plus jeunes à
16
devenir « acteurs de la solidarité » à leur tour. Ils y retrouvent des dossiers
d’actualité, la présentation des actions du Secours mais aussi des jeux.
17
1-2 Enjeux de la mise en place d’une politique d’archives
« Chaque fonds d’archives d’association se présente comme une réalité unique. »
[23, p.91]
1-2-1 Rappel
On définit trois âges des archives :
• les archives courantes : ce sont les documents utilisés par chaque service au
cours de ses activités quotidiennes. Ils sont conservés dans les bureaux.
• les archives intermédiaires : ce sont les documents dont l’utilisation n’est
plus courante mais qui doivent être conservés, notamment pour des raisons
légales. Ils peuvent être conservés dans les bureaux du service producteur.
• les archives définitives ou historiques : ce sont les documents conservés de
façon illimitée en raison de leur importance administrative ou historique. Une
prise de conscience récente
1-2-2 Une prise de conscience récente
Le point de départ d’une réflexion sur la mise en place d’une politique d’archives au
siège du Secours populaire français est lié à la création d’un service de
documentation par la précédente stagiaire de l’INTD, en 2003.
Pourtant, à ce moment précis, la réflexion sur la gestion ou l’absence de gestion des
archives de l’association n’est pas considérée comme prioritaire:
« Le siège du Secours Populaire ne possède pas de politique archivistique. Il y a cinq
ans [en 1998], un nombre important de documents d’archives a fait l’objet d’un
dépôt au Centre des Archives du Monde du Travail à Roubaix. Cette année, devant
la masse, d’archives intermédiaires, produites notamment par la direction financière
18
du siège, il a été décidé de faire appel à une société d’archivage sur Paris. Mais il
n’est pas à l’ordre du jour pour l’instant de faire l’état des lieux de la gestion des
archives afin d’en améliorer l’utilisation. Chaque service gère donc ses propres
archives ». [1, p. 32]
Aucune procédure ne permettant de rationaliser leur gestion, les archives sont
donc éclatées dans les bureaux et soumises à des traitements hétérogènes et pas
toujours respectueux de l’utilité des documents pour le service, voire des obligations
légales.
Lors de l’audit mené en vue de créer le service de documentation, les besoins
exprimés par le personnel touchent à la fois à la documentation et aux archives :
« Lorsque des personnes extérieures, journalistes, étudiants ou autres, nous
demandent qui on est et ce que l’on fait, on aimerait bien pouvoir les diriger vers un
service de documentation. » La citation « exprime le besoin d’un lieu de référence
pour retrouver des éléments qui concernent l’histoire et les missions de
l’association ».
Ce constat contient en germe les enjeux de la mise en place d’une politique
d’archives dans l’association :
•
•
« qui on est et ce que l’on fait » : préserver l’identité de l’association, afin
que chacun puisse connaître le parcours déjà fait, et ses missions pour
construire l’avenir,
« retrouver des éléments » : identifier et localiser les documents, qui, quels
que soient leurs supports, constituent la mémoire du Secours.
En 1998, une équipe du Centre des Archives du Monde du Travail (CAMT) de
Roubaix se rend au siège du Secours populaire afin d’effectuer un premier tri. Mais
les conditions dans lesquelles se déroule son intervention sont loin d’être idéales.
L’équipe n’a pas accès aux différents services, et doit donc s’en tenir au contenu des
cartons stockés dans la cave. La convention de dépôt précise qu’un groupe de suivi
doit se réunir chaque année. Là encore, un nouvel obstacle : l’archiviste du CAMT
19
responsable des archives des associations s’en va, et son poste reste vacant jusqu’à
l’arrivée de Valérie Poinsotte en 2003.
Chez le personnel même du siège, la nécessité se fait pourtant sentir de se pencher
sur la question de l’archivage. La cause en est le manque de place, particulièrement
aux services comptables et financiers qui sont de gros producteurs de documents.
En 2003, décision est donc prise d’externaliser une partie des archives en faisant
appel à un prestataire spécialisé, en l’occurrence la société Locarchives.
Une note d’information en date du 19 février 2003 est adressée par la Logistique à
l’ensemble des directions composant le siège. Elle conseille brièvement des durées
de conservation (erronées en l’occurrence) des documents produits par les différents
services :
Finances 10 ans
France 10 ans
Monde 10 ans
Logistique 10 ans
Partenariat – Collecte 10 ans
Vie de l’association 99 ans
Formation à vie
Communication à vie
Les documents doivent être disposés dans des boîtes d’archives mentionnant l’année
concernée ainsi que l’objet et le détail du contenu, selon l’exemple suivant :
Exemple :
2002
Comptabilité FRS (fournisseurs)
Darty – Conforama etc…
20
Un référent désigné dans chaque service est chargé de faire une demande
d’enlèvement auprès de la Logistique, qui fournit les boîtes d’archives.
Finalement, seule la Direction des Finances fait la démarche de trier et de confier ses
archives selon la procédure proposée, en dépit de sa relative simplicité.
On observe que les seules archives ayant fait l’objet d’une tentative d’archivage
sont les archives intermédiaires et/ou définitives. Rien n’existe concernant la
gestion de la production courante, pourtant très importante. Il faut dire qu’il
existe un net manque de visibilité de cette production dans l’association. L’archivage
est fait au coup par coup : il manque une stratégie cohérente et orientée sur le long
terme.
Avant de définir une stratégie et une méthode, il convient de définir les
enjeux d’un tel projet.
1-2-3 Construire et préserver la mémoire associative
La mémoire associative a une triple valeur : une valeur légale (pour certains
documents) au même titre que les archives d’entreprise, une valeur d’identité au sein
même de l’association, mais aussi une valeur de témoignage historique et social,
précieuse pour les chercheurs. Historiens et sociologues s’appuient sur les archives
associatives.
« L’histoire de la solidarité ne peut être dissociée de celle du monde du travail.
Archives d’entreprise et archives syndicales gardent la trace non seulement du vaste
tissu d’œuvres sociales déployé au moment des révolutions industrielles par le
patronat, des actions caritatives organisées par les Eglises mais aussi des
coopératives, des mutuelles et des caisses de secours créées par les travailleurs pour
venir en aide aux plus démunis. Elles révèlent aussi que très tôt les syndicats se sont
posés la question de l’extension des frontières du syndicalisme par la réalisation et
la gestion directe d’œuvres sociales. Les périodes de crise avec les réductions
d’emploi et les baisses du pouvoir d’achat, posent le problème d’une plus forte
21
solidarité à manifester envers les exclus du travail. […] Mises à la disposition des
chercheurs par ce répertoire numérique, les archives du Secours populaire
témoignent d’un formidable réseau de solidarité, fondé au fil des ans sur le
dévouement de dizaine de milliers de bénévoles ; elles permettent de retracer toutes
les actions menées en France et dans le monde auprès des plus défavorisés. Elles
confirment ainsi la belle devise du Secours populaire : « Tout ce qui est humain est
nôtre ».
Extrait des Modalités d’entrée du répertoire des archives du Secours populaire
en ligne sur le site du Centre des Archives du Monde du Travail.
[http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/camt/fr/inventaires1998/1998020
.html]
1-2-4 Statut de l’association et obligations légales
Le Secours populaire est une association déclarée, habilitée à recevoir des dons, et
qui de ce fait a des responsabilités et des obligations légales. Reconnu d’utilité
publique, le Secours populaire est contrôlé à ce titre par le Ministère de l’Intérieur, et
doit également justifier de l’utilisation des donations mais aussi des subventions qui
lui ont accordées par les institutions.
Outre les documents produits dans le cadre de la gestion comptable et financière et
de la gestion du personnel, de nombreux projets sont cofinancés par le Ministère des
Affaires Etrangères ou l’Union Européenne. Pour cela un dossier doit être monté
selon une procédure stricte avant d’être validé par le bailleur de fonds, puis conservé
par l’association.
La visite récente de l’IGAS (l’Inspection Générale des Affaires Sociales, inspection
générale interministérielle qui effectue des missions de contrôle auprès de différents
organismes, afin de vérifier leur gestion) a d’ailleurs soulevé la question de la
localisation de documents clés.
22
1-2-5 Rotations de personnel et besoin d’identité
Une des particularités du secteur associatif est la forte rotation du personnel, tant
bénévole que salarié. Certains bénévoles, par exemple, sont en recherche d’emploi, et
quittent donc le Secours populaire une fois qu’ils ont trouvé ou retrouvé du travail.
Sur la trentaine de personnes interrogées, rares sont ceux qui travaillent au Secours
depuis plus de trois ou quatre ans. Or, comme l’écrit Marie-Anne Chabin dans Le
Management de l’archive, « L’expérience montre que la mémoire humaine des
documents produits dans un service se maintient en moyenne trois années, moins
longtemps si la rotation du personnel est importante ».
Il s’agit d’assurer la continuité des activités du siège en prévenant cette perte
régulière de savoir. Les archives constituent un relais matériel transmis de génération
en génération.
Elles ont une valeur de « ciment ». Construire une mémoire commune et la préserver
de la fragmentation et de l’oubli, c’est construire et préserver l’identité même de
l’association.
Lors du départ de « membres historiques », de « piliers » de l’association, ce sont des
pans entiers de l’action du Secours qui risquent de tomber dans un relatif oubli sans
politique d’archivage.
1-2-6 Modifier la perception des archives
J’ai eu l’occasion d’aborder ce point au cours d’un entretien avec la personne en
charge des archives associatives au Centre des Archives du Monde du Travail. Il n’y
a pas d’archivage effectif dans le monde associatif sans travail sur la perception
souvent ambiguë que chaque association a de ses archives.
23
Les associations se perçoivent comme étant « dans l’action », c’est-à-dire dans le
présent. De là, les archives se voient conférer un statut ambigu, à la fois
« patrimoine » un peu abstrait à valoriser, et « vieux cartons poussiéreux »,
« paperasse sans importance, périmée ». Or on peut observer l’éternel retour des
mêmes problématiques.
Au siège du Secours populaire, il s’agit de faire prendre conscience à chacun qu’il est
lui-même et chaque jour producteur d’archives.
24
1-3 Stratégie et méthode pour l’archivage
1-3-1 Organisation du siège
On l’a vu, l’association a un fonctionnement décentralisé, qui s’appuie sur les
fédérations, les comités, les antennes. Le siège parisien, également appelé Union
nationale ou Espace Solidarité, n’a donc pas vocation à exercer un pouvoir
décisionnel vertical. Il s’agit plutôt d’une fonction de coordination des différentes
actions, qu’elles proviennent d’initiatives locales ou nationales. Le siège est
également l’interlocuteur des institutions, tant nationales (Ministère des Affaires
étrangères, Ministère de l’Intérieur) qu’internationales (Union Européenne). Salariés
et bénévoles s’y côtoient sans distinction.
L’Union nationale regroupe les différentes directions:
La Présidence
La Direction Générale
La Direction des Ressources Humaines, rebaptisée Direction des Relations
Sociales, à laquelle sont également rattachées l’Institut de Formation et le
Service de Documentation.
La Direction des Finances, à laquelle est rattaché le service Informatique
La Direction de la Communication
La Direction France
La Direction Monde
La Direction de la Collecte
La Direction de la Logistique
La Direction du Développement, à laquelle est rattachée l’équipe Spectacles
La Présidence, la Direction générale, ainsi que les Relations sociales, les Finances, la
Communication, la Direction France, la Direction Monde, la Collecte, et la
Logistique ont leur locaux au 9/11 de la rue Froissart, dans le troisième
arrondissement de Paris, où chaque direction, sauf la Présidence et la Direction 25
Générale, a son propre étage. L’équipe Spectacles et le Développement se trouvent
au 7 rue Froissart.
Le siège a déjà connu plusieurs déménagements : un déménagement dans
l’arrondissement, et de nombreux déménagements des bureaux. La traçabilité des
documents, déjà problématique, en a souffert.
A l’heure actuelle, un cabinet de consultants examine un projet de réorganisation
totale des locaux de la rue Froissart, afin de gagner de la place.
1-3-2 Circuits d’information
La circulation des documents dans une structure décentralisée comme le Secours
populaire est complexe.
La circulation d’informations interne au siège
Prédominance de la culture orale
Il existe une forte culture orale au sein de l’association. La précédente stagiaire de
l’INTD a d’ailleurs axé son mémoire sur ce phénomène. En effet, la circulation
d’informations au sein de l’Union nationale est surtout orale, que ce soit dans un
cadre formel (les réunions de services et inter-services) ou informel (discussions de
couloir, le matin autour d’un café, dans l’ascenseur….).
Les réunions
Les nombreuses réunions rythment la vie quotidienne du siège du Secours Populaire.
Dans l’entrée à côté de l’ascenseur, dans l’ascenseur même et à la sortie de
l’ascenseur à chaque étage, est affiché chaque semaine le planning des réunions pour
la semaine en cours. Durant mon premier mois de stage, des réunions ont eu lieu
chaque jour, et il semble que ce soit la fréquence habituelle.
26
Voici les différents types de réunions où circule l’information. Celles-ci rassemblent
tant des acteurs internes au siège que des représentants des différentes fédérations
venus répercuter les actions en cours au niveau local.
• les réunions internes à chaque service : généralement une fois par semaine,
sauf urgence particulière,
• les réunions des instances,
• la réunion de l’Espace Solidarité, où tout le personnel du siège se rassemble
chaque premier mardi du mois,
• la réunion de l’administration tous les mois.
Les comptes-rendus ou notes de préparation à ces différentes réunions sont transmis
soit par mail soit sur papier déposé dans les bacs à courrier des différents services et
dans ceux des instances.
Les discussions informelles
Chaque service possédant généralement sa machine à café, de nombreuses
informations, plus ou moins importantes, circulent de façon informelle au gré des
« pauses café ou thé » et des rencontres dans les couloirs.
Le téléphone est également très utilisé, de service à service, ce qui évite de se
déplacer dans les étages, ou entre le siège et les fédérations.
Le mail
La circulation des informations varie aussi selon les services. Selon la disposition des
bureaux, le temps disponible, l’aisance ou non de certains salariés et bénévoles avec
l’informatique, certains services vont s’appeler d’un bureau à l’autre ou se
téléphoner, voire se déplacer. D’autres, comme la Direction Monde, fonctionnent
essentiellement par mail, d’une part pour gagner du temps, et d’autre part pour éviter
les copies papier qui s’entassent et encombrent le peu de place disponible dans les
bureaux.
27
L’Intranet
Il a été mis en place depuis deux ans à l’initiative du webmaster, lui-même basé sur
Montpellier, qui l’alimente et en contrôle le contenu, bien que le site dépende de la
Communication.
La demande est d’abord venue du webmaster, mais à présent ce sont les services de
l’Union qui contribuent d’eux-mêmes au contenu. Les différentes directions
alimentent les « Nouvelles du SPF », qui sont ensuite transmises au webmaster et
mises en ligne. L’Intranet propose également les archives de ces « Nouvelles ».
Un forum a été créé suite à la demande de plusieurs utilisateurs. Modéré a posteriori,
il ne sert finalement que peu. Le webmaster y a diffusé dernièrement un message
indiquant l’arrivée de nouveaux virus informatiques et les précautions à prendre.
La circulation d’informations entre le siège et les fédérations
Elle se fait le plus souvent par téléphone et fax, et par mail quand les fédérations sont
connectées à Internet, ce qui n’est pas toujours le cas. Le webmaster a établi une
liste des fédérations qui non seulement ont Internet mais qui surtout utilisent leur
messagerie de façon régulière. L’assistante de direction de la Direction Monde, par
exemple, utilise cette liste lorsqu’elle doit envoyer un courrier important. Si elle a un
doute sur la fréquence de consultation de la messagerie par une fédération, elle
envoie le document par mail et par fax.
Les réunions des instances sont l’occasion de communiquer un certain nombre
d’informations aux responsables des fédérations : par exemple, le Service de
Documentation en profite pour diffuser la liste des dernières acquisitions, plutôt que
de le faire par mail et de risquer que le mail ne se noie dans la masse.
28
Une juriste de la Direction France diffuse également chaque mois un Bulletin
d’information juridique et social, destiné à informer les fédérations des dernières
évolutions juridiques et répondre à leurs questions sur ce thème.
Les fédérations se chargent de répercuter les informations provenant du siège aux
comités et antennes.
La circulation d’informations dans le cadre international
Les relations avec l’international se font par mail, téléphone, mais aussi par
l’intermédiaire de membres du SPF en partance ou de retour d’un déplacement qui
font le lien entre le national et l’international.
La circulation d’informations vers l’extérieur
• le site Internet2 : il fournit de nombreux renseignements sur l’histoire, le
fonctionnement et les actions du Secours. Il indique également aux donateurs
potentiels les démarches à suivre, et donne la possibilité aux personnes
intéressées de recevoir une lettre d’information électronique.
• les publications, présentées plus haut.
• les autres supports de communication (en particulier dans le cadre des
campagnes annuelles) : affiches, dépliants, objets divers.
• les campagnes annuelles (Don’action, Pères Noël Verts…) sont à la fois
l’occasion de faire appel à la générosité du public, et un excellent moyen de
communiquer sur les actions du Secours, d’autant plus que l’association se
refuse à acheter des espaces publicitaires, souvent hors de prix, préférant
utiliser les fonds disponibles pour financer ses missions de solidarité.
292 http://www.secourspopulaire.asso.fr
1-3-3 Définition d’une stratégie d’archivage
« La stratégie consiste, pour un fonds d’archives donné, à formuler clairement les
buts et les priorités des opérations d’archivage, afin de donner une cohérence à la
constitution, à l’organisation et à l’exploitation du fonds. La stratégie définit les
critères de sélection des documents à archiver et les finalités de l’archivage.Elle
s’établit en deux temps : recensement global des documents visés par la nécessité ou
le souhait d’une conservation organisée, puis faisabilité et arbitrage. »
[10, p. 171]
Marie-Anne Chabin détermine une série de critères pour définir la stratégie
d’archivage :
• pour qui : le commanditaire ou bénéficiaire de l’archivage
• pour quoi : les besoins réels, qui diffèrent parfois de la demande
• quand : importance du moment choisi pour la mise en place de l’archivage
• avec qui : les acteurs de l’archivage
• Pour qui : le commanditaire ou bénéficiaire de l’archivage
Les enjeux ne sont pas les mêmes selon que l’on aborde le fonds de la collectivité
publique, d’une entreprise privée, ou dans le cas présent d’une association.
En l’occurrence, la stratégie adoptée rejoint l’archivage en entreprise sur la question
des besoins et notamment des obligations légales.
En revanche, la dimension de l’archivage historique prend ici une importance toute
particulière.
30
• Pour quoi : analyse de la demande et des besoins
La demande et les besoins réels ne coïncident pas toujours, d’où l’intérêt de
procéder au préalable à une analyse des besoins, sans préjuger de la stratégie à
adopter.
La demande
Lors de mon arrivée, la demande concerne l’identification et la localisation des
documents produits par le siège, et essentiellement la production des instances.
Les besoins
Il s’avère rapidement que le problème qui se pose est lié à l’absence de procédures
concernant la gestion des archives courantes, et à la perception générale des archives
dans l’association.
Il serait d’ailleurs très intéressant (peut-être dans un prochain stage ?) d’élargir la
mise en place de l’archivage aux structures locales, à savoir en priorité les
fédérations et les comités qui constituent des entités juridiques autonomes. Ce point
sera évoqué plus en détails dans la partie de ce mémoire concernant les questions en
suspend à la fin de ma mission de stage.
Les demandes les plus souvent exprimées au cours des entretiens formels et
informels que j’ai pu avoir avec le personnel du siège sont les suivantes :
- gagner de la place
- gagner du temps
- retrouver facilement plus facilement une information
Les demandes plus rarement exprimées :
31
- le respect des obligations légales
- conserver la mémoire du Secours populaire
Ce dernier point, dans les discussions, apparaît à la fois comme une évidence et
comme quelque chose d’un peu abstrait, sans lien avec la production courante de
documents.
C’est cette perception qu’il faut parvenir à modifier.
• Quand : le moment est-il bien choisi pour mettre en place une politique
d’archives ?
… « Oui et non », serait-on tenté de répondre.
D’une part, la proximité du soixantième anniversaire (en 2005) de la création du
Secours populaire français pourrait rendre le moment idéal pour insister sur la
nécessité de préserver la mémoire de l’association.
D’autre part, la mission de contrôle effectuée actuellement par l’IGAS met en
lumière les problèmes de traçabilité des documents dans le siège, et la nécessité de
veiller au respect des obligations légales de production et de conservation des
documents.
Problème : avec l’énorme charge de travail qu’implique la préparation du
soixantième anniversaire, l’année 2005 va tourner à la situation d’urgence
permanente pour le personnel du siège, et toute tentative de sensibilisation des
différents services producteurs risque au mieux de passer inaperçue, au pire de
provoquer des résistances.
32
• Avec qui : l’implication des services producteurs
L’implication de tous les acteurs est un facteur déterminant non seulement
pour la mise en place effective d’une politique d’archives mais aussi et surtout
pour sa pérennisation.
Comme l’écrit Marie-Anne Chabin, « Archiver n’est pas une affaire solitaire.
Associer à l’organisation des archives tous ceux qui interviennent dans leur chaîne
de production, de la conception de l’écrit à la conception du système d’information,
possède un double avantage : celui d’être plus efficace donc plus rentable, en
réduisant le temps de repérage des documents (portée, relativité, durabilité) ; et
celui d’être plus adapté puisqu’il intègre naturellement le besoin spécifique du
producteur-utilisateur. La nécessité d’associer le producteur à la stratégie
d’archivage se justifie pleinement dans un environnement papier, mais elle est bien
plus prégnante dans l’environnement numérique, sous l’effet conjugué de
l’instabilité des supports et de l’augmentation des besoins supplémentaires. » [10,
p.179]
En l’absence d’un(e) archiviste dans l’association pour sensibiliser de façon
continue le personnel aux enjeux de l’archivage, tout repose sur la volonté de
chacun.
La difficulté naît du fait que ce projet d’organisation des archives n’est pas un
objectif général. Bien que le personnel soit sensible au manque de place et à la
difficulté de retrouver l’information au siège, et que certaines personnes m’aient
explicitement demandé des procédures pour gérer les documents produits, la vaste
majorité paraît, sinon réticente, du moins un peu sceptique à l’idée d’une
modification de ses habitudes de travail, perçue comme un surcroît de contraintes
dans des journées déjà bien chargées. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle aucun
service à l’exception des Finances n’a saisi la possibilité d’externaliser une partie de
sa production, alors même que l’ensemble du personnel se plaint de l’encombrement
des bureaux.
33
Par ailleurs, et sans diminuer la bonne volonté évidente des personnes du Secours, la
forte rotation du personnel joue également sur l’implication des acteurs. L’archivage
repose essentiellement sur le long terme, or comme on l’a vu, beaucoup ne passent
que quatre, cinq ans à l’Union. D’où la difficulté de convaincre quelqu’un de la
nécessité de gérer ses documents au quotidien, quand cette personne vous répond
(sic!) : « Ca n’est pas mon problème, de toutes façons, d’ici deux ans, je serai
parti(e), alors qu’ils se débrouillent ».
De même, il semble pour le moment inenvisageable de mettre en place un système de
« correspondant archives » dans chaque service, or en l’absence d’archiviste, cela
apparaît pourtant comme une nécessité. Le même problème se pose pour la création
d’un groupe de suivi qui ferait la liaison avec le CAMT de Roubaix.
Si le besoin de règles et d’outils de gestion est très net, il demeure néanmoins
impératif de poursuivre la sensibilisation du personnel, et de mettre en place celle
d’éventuels nouveaux arrivants. Il est particulièrement souhaitable que la mise en
place d’une politique d’archives soit relayée par la Direction Générale et l’ensemble
des directeurs de services.
Synthèse
Buts de l’archivage : en ce qui concerne les archives courantes à intermédiaires,
l’identification de la production de documents doit permettre d’améliorer la
traçabilité des documents, et le respect des obligations légales. Il s’agit également
d’assurer la conservation dans les meilleures conditions des archives historiques et
leur valorisation.
Priorités : l’identification des documents clés, la mise en place de procédures
d’archivage.
34
1-3-4 Définition d’une méthode
Définition
La méthode est la démarche suivie en vue d’obtenir un résultat. Elle peut être
codifiée par des règles ou normes.
Se former à l’archivistique
Cette mission au Secours populaire a été l’occasion pour moi de me former à la
logique des archives et à la méthode à suivre pour leur mise en place.
Pour construire ma démarche, je me suis appuyée sur les procédures réalisées par
l’Association des Archivistes Français (AAF), ainsi que sur les principes du Records
management.
Apports du Records management
Né dans les années 50 aux Etats-Unis, d’abord utilisé dans l’administration, le
Records management (expression rarement traduite tant les archivistes s’opposent
sur les traductions possibles) a donné lieu à une norme internationale (ISO 15489,
reprise en 2002 par l’AFNOR, NF ISO 15489), où il est présenté comme le « champ
de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de
la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des
documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l’information liées à la forme des documents ».
L’Abrégé d’archivistique publié par l’AAF définit le Records management (p.262)
comme l’« ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la
conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires ».
Le Records management définit, pour chaque activité d’un organisme, les documents
à créer et leur support, et assure leur traçabilité et le respect des obligations légales 35
de conservation, le tout en accord avec plusieurs normes internationales. Autant dire
que mettre en place un tel système dans l’organisme demande, au minimum, un délai
de six mois.
La norme ISO 15489 est publiée en deux parties, une partie qui énonce les principes
théoriques propres au Records management et une seconde partie qui constitue un
guide pratique pour sa mise en place dans l’organisme. Les étapes à suivre sont les
suivantes :
Première étape : enquête sur l’organisme : secteur, activités, enjeux…
Seconde étape : élaboration d’un plan de classement en partant des activités de
l’organisme,
Troisième étape : détermination pour chaque type de document produit des délais de
conservation,
Quatrième étape : évaluation de l’existant en matière d’archivage,
Cinquième étape : élaboration d’une stratégie d’archivage,
Sixième étape : conception du système de gestion,
Septième étape : mise en œuvre,
Huitième étape : audit du système mis en œuvre.
36
Je n’ai pas instauré un Records management proprement dit au siège de l’association,
d’une part en raison du manque de temps pour mener à bien un tel projet, et d’autre
part parce que le Records management ne prend pas en compte les archives
historiques, dimension pourtant essentielle dans la mise en place d’une politique
d’archives au Secours populaire. Toutefois, la méthode et les outils du Records
Management m’ont été d’une aide précieuse pour l’analyse de l’existant et la
réflexion sur la gestion des archives courantes et intermédiaires. Je me suis
notamment appuyée sur l’approche du fonds d’archives par activité. En revanche, la
formalisation de la production des documents reste à mettre en place.
Démarche suivie
Voici les étapes de la démarche suivie :
• Analyse de l’existant et des besoins
- étude des organigrammes et autres documents de présentation des missions et
du fonctionnement de l’association (plaquettes, publications, rapports
d’activité),
- analyse des activités de chaque service,
- recherches préalables sur l’existence d’obligations de création et/ou de
conservation de documents précis,
- entretiens dans les services producteurs à l’aide d’une grille pré-établie,
- reprise des entretiens et analyse des besoins.
• Archives courantes et intermédiaires
- élaboration du plan de classement, à partir des procédures définies par l’AAF,
- élaboration des tableaux de gestion, toujours selon les procédures de l’AAF,
- élaboration d’un guide définissant les procédures à suivre pour l’archivage,
afin d’impliquer l’ensemble des producteurs dans la rationalisation de la
gestion des documents.
37
• Archives historiques
- reprise de contact avec le Centre des Archives du Monde du Travail,
travail sur l’archivage de la revue La Défense/Convergence.
38
Seconde partie Pérenniser les archives
39
2-1 Réalisation d’outils de gestion pour les archives
Un des enjeux de l’archivage est d’assurer l’accessibilité et donc la ré-
exploitation possible des documents dans l’organisme : d’une part, comme on l’a vu,
par l’identification des documents produits, et d’autre part par un travail sur leur
visibilité.
Comme l’écrit Marie-Anne Chabin dans Le Management de l’archive, « [La]
compétence [ de l’archiviste] est indispensable quand les limites de la mémoire
humaine font oublier le contenu ou la localisation des documents qui ont pourtant
été créés, quand se font jour des risques de détérioration irrémédiable des supports,
quand le besoin de connaissance d’un fait précis pose la question de l’existence de
documents susceptibles de l’attester.[…] Cette compétence de l’archiviste se partage
entre une connaissance globale des documents, de leur production, de leur contenu,
de leur histoire et de leur état matériel, et une faculté d’analyse de chaque archive,
tant par la critique de chacune de ses composantes, que par la définition de ses
« coordonnées géographiques » dans l’ensemble documentaire dont elle relève ».
[23, p.53]
Ce travail de localisation peut se faire à deux niveaux, au niveau du siège, et
au niveau de chaque service, grâce au plan de classement et aux tableaux de gestion.
2-1-1 Le plan de classement
« [L]a réalisation de plans de classement, au terme d’une réflexion associant
l’archiviste et le personnel d’un bureau donné, participe de la prise de conscience
qu’une bonne gestion des archives bénéficie à tous. Ceux qui travaillent dans une
entreprise ou une administration peuvent réaliser, grâce à ce type d’outils, qu’un
classement de leurs documents selon un ordre logique leur est profitable au premier
chef. » [12]
40
Définition
Le plan de classement, à ne pas confondre avec le cadre de
classement, donne une vue d’ensemble de la structure du fonds, et indique les
dossiers produits en lien avec les activités de l’organisme.
Pour réaliser le plan de classement de l’Union Nationale du Secours populaire, selon
la procédure définie par l’Association des Archivistes Français, je me suis appuyée
sur les organigrammes des différents services, ainsi que sur les entretiens réalisés
avec les services producteurs préalablement à l’élaboration des tableaux de gestion.
41
Procédure d’élaboration d’un plan de classement (Extrait des Procédures
existantes/Association des Archivistes Français, version 2, janvier 2002)
Elaboration d'un plan de classement des archives courantes et intermédiaires :
Ordinogramme à double lecture : Minima (en gras) et Maxima
D é b u t
Connaître les attributions des services et l'organisation des activités
Récoler l’existant
Constituer des divisions du plan de classement à partir de l’analyse de
l’existant Etablir des critères et types de classement
pour chaque division (chronologique, thématique…)
Réaliser un test
Faire circuler le plan de classement dans les services
Suivre et assurer la maintenance du plan de classement si archives courantes
F i n
Sur les conseils de l’archiviste du CAMT en charge des archives
associatives, le plan de classement ainsi réalisé a surtout une valeur
intellectuelle, donner à chaque service une perspective globale de la
production de l’organisme. C’est rappeler l’existence d’une logique :
42
chaque dossier est créé par rapport à un contexte précis et s’insère dans un
ensemble.
2-1-2 Les tableaux de gestion
Définition
On se situe cette fois non pas à l’échelle des dossiers mais à celle des documents.
Le tableau de gestion définit pour chaque service de l’entité les types de
documents produits et leur cycle de vie, de la production à la destruction ou la
conservation définitive, dans une optique de traçabilité de l’information interne.
Il précise entre autres les obligations légales de conservation.
Méthode
Comme pour le plan de classement, on peut s’appuyer sur les procédures définies par
l’Association des Archivistes Français (AAF).
Préalablement, l’étude de l’organigramme, d’une part, pour définir les différentes
activités, et du Guide des durées de conservation édité par l’AAF, d’autre part,
pour se faire une idée des documents liés à chaque fonction, constituent un bon
départ. Seul bémol, le guide en question est orienté entreprise. Pour le secteur
associatif, on s’appuiera donc sur Les archives des associations, qui liste les
principaux documents à conserver par fonction.
Des entretiens sont ensuite menés dans les services producteurs, afin de définir
pour chaque activité la typologie des documents produits.
Pour cela j’ai utilisé une grille pré-établie devant me permettre d’obtenir le
maximum d’informations possible. En effet, les personnes productrices de
documents ne sont pas toujours conscientes de l’importance de leur propre
production.
43
C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles j’ai fait en sorte que ces entretiens se
déroulent dans le bureau de la personne concernée, la présence des différents dossiers
sur les étagères me permettant de prévenir d’éventuels oublis, et d’accéder aux
documents eux-mêmes si nécessaire afin de mieux comprendre leurs caractéristiques.
Les informations visées étaient les suivantes :
• pour chaque service :
- son nom
- le nom et le titre/la fonction de l’interlocuteur
- la liste des activités du service/de l’interlocuteur
• pour chaque activité :
- son libellé
- les documents produits dans ce cadre
• pour chaque type de document produit :
- son libellé
- son support (papier, informatique, multimedia…)
- la fréquence des sauvegardes dans le cas des supports informatiques
- son contenu : données administratives, infos pratiques, développement d’un
thème…
- son public: interne et/ou externe au service
- la demande potentielle le concernant
- sa durée de vie : s’agit-il d’une information ponctuelle ou non ?
44
- sa conservation : faut-il conserver ce document (obligations légales)?
Eventuellement existence de doublons connus dans d’autres services ? Le
service qui conserve l’original est-il celui qui le produit ?
- la personne responsable de sa conservation
- la durée de conservation pratiquée et éventuellement la durée de conservation
souhaitable
- le lieu de conservation
- son sort final : conservation définitive ou destruction
- le document est-il identifié dans une base de données ? Repérable par
d’autres services (notamment la documentation) ? Consultable?
- problèmes, besoins, et remarques de l’interlocuteur
L’analyse des documents et le repérage des documents-clés aboutissent à l’étude des
durées de conservation.
La sélection des documents-clés s’effectue à l’aide des critères suivants :
• existence d’une valeur légale
• existence d’une valeur historique
• utilité pratique pour le service
• statut du document : original ou copie
• contenu : quelles informations apporte-t-il ?
• état matériel du document : est-il exploitable ?
45
Procédure d’élaboration d’un tableau de gestion (Extrait des Procédures
existantes/Association des Archivistes Français, version 2, janvier 2002)
Elaboration d'un tableau de gestion :
Ordinogramme à double lecture : Minima et Maxima
D é b u t
Prendre contact
Préparer un RDV
Rencontrer le service producteur
Analyser les fonctionnalités du service
Désigner un interlocuteur
Recenser les types de documents
Analyser et évaluer les types de documents
Déterminer des durées de
conservation Déterminer le sort final
Recueillir les résultats
Valider le tableau
Diffuser le tableau au service producteur
Sensibiliser
Contrôler l’application du tableau
Mettre à jour
F i n
46
2-2 Mise en place de procédures d’archivage
On l’a vu lors de l’analyse de l’existant et des besoins, ce qui manque dans
l’association, ce sont des procédures d’archivage au quotidien, prenant en compte
l’ensemble du cycle de vie de chaque document, afin d’améliorer et notamment
d’harmoniser la gestion des documents produits.
La phase d’audit des pratiques d’archivage a ainsi logiquement débouché sur
l’élaboration d’un guide à l’usage du personnel du siège.
2-2-1 Définition
Les procédures prennent la forme d’un document dans lequel sont définies des règles
de gestion.
2-2-2 Méthode
L’audit a permis l’identification d’un certain nombre de pratiques pouvant
poser problème à plus ou moins long terme :
Concernant la conservation et l’élimination des archives :
- ceux qui ne jettent rien. Cette attitude traduit l’ignorance des documents à
conserver. Elle découle aussi d’un manque de confiance dans la conservation
effective de certains documents par les services qui devraient logiquement en
être responsables. Ainsi à la Collecte, on conserve des copies de documents
qui ont déjà été perdus par le service financier. En l’absence de
responsabilités clairement définies pour la conservation des documents les
plus importants, chacun se raccroche à sa propre copie plutôt que de
découvrir après coup que personne ne s’est chargé de conserver l’original.
47
- ceux qui jettent tout, par crise, sans se soucier de l’utilité des documents pour
l’association, généralement dans un accès de ras-le-bol causé par le manque
de place dans les locaux.
Concernant la gestion des dossiers :
- l’identification des dossiers manque souvent de clarté
- les dossiers ne sont pas toujours bien structurés : présence de doublons,
pièces manquantes, absence d’ordre
- des « emprunts » non signalés aboutissent à une perte de savoir
Concernant l’archivage électronique :
- les sauvegardes sur disquette ne tiennent pas compte de l’usure de ce type de
support avec le temps. Par ailleurs, chaque service possède un espace de
stockage sur un serveur dédié pour lequel il est fait chaque jour une
sauvegarde, mais l’espace de stockage est parfois trop faible pour des
activités productrices de nombreux documents. Par exemple, la personne du
service Monde qui suit les cofinancements travaille énormément sur support
électronique et n’a pas la place nécessaire pour tout stocker sur le serveur.
- les sauvegardes sur disquettes ou cd roms sont le plus souvent dans un tiroir
du bureau de la personne concernée, or en cas d’incendie, tout sera perdu.
- enfin, le personnel ne sait trop quand imprimer les documents.
Concernant le local archives :
48
- Après avoir longtemps servi de débarras à cartons divers, sans la moindre
règle, il a été réaménagé depuis début 2004 par l’équipe Logistique, qui a
dégagé un rack pour chaque service. Mais ce rangement a été l’occasion de
faire quelques découvertes désagréables : un service s’était par exemple
débarrassé de nombreux documents non triés dans un local externe réservé
aux stocks de vêtements destinés à la braderie. Il a depuis été demandé à
chaque service de descendre au local trier et classer les archives qui y sont
entreposées sur chaque rack, après un premier travail d’identification.
Toutefois, on ne peut pas dire que les personnes concernées se soient
précipitées pour le faire… L’hypothèse qui prévaut actuellement est que le
jour où les racks seront totalement pleins, chaque service sera alors contraint
de procéder enfin au tri demandé.
- Plus grave, le couloir qui longe le local sert visiblement de « salle fumeur » à
l’occasion, à en juger par le nombre de mégots qui traînent par terre.
Au cours des entretiens, plusieurs personnes mentionnent explicitement l’absence de
règles de gestion des documents comme un facteur de confusion.
Comment élaborer un guide de procédures :
Plusieurs critères sont essentiels au moment de réaliser un tel outil.
Il faut que l’outil soit d’une compréhension aisée, on proscrira donc l’emploi d’un
jargon trop technique, tout en fournissant un vocabulaire de base.
Le guide doit être aussi synthétique que possible. Un pavé sera ouvert une fois, mais
rebutera l’utilisateur qui risque fort de l’abandonner en cours de lecture.
Le contenu du guide est déterminé en premier lieu par les résultats de l’audit,
puis complété à l’aide de l’étude de procédures déjà existantes. Il est préférable
en effet de s’appuyer sur des outils qui ont déjà fait leurs preuves.
On citera l’excellent Les archives des ONG : une mémoire… à sauvegarder et à
partager [22], à la fois très clair et très complet, et dont la présentation sous forme
de questions/réponses paraît tout à fait adaptée.
49
Il aborde en une cinquantaine de pages toutes les questions qui peuvent se poser
concernant l’archivage en association, tant au niveau des services que pour
l’archiviste : qu’est-ce qu’une ONG, qu’est-ce que les archives, pourquoi archiver,
quand imprimer les documents électroniques, comment gérer un dossier, que faire en
cas de changement de matériel informatique, comment choisir un local pour les
archives…. Bref, il s’agit d’une vraie mine d’informations sur la question, mais qui,
en raison de son nombre de pages, est peut-être plus à destiner à l’archiviste qu’à
l’ensemble du personnel.
Je me suis également appuyée sur les procédures en usage aux Restos du Cœur
et à la Croix-Rouge. Hors annexes, ce dernier fait une quinzaine de pages, ce qui me
paraît être un maximum.
L’archiviste commence par confronter la perception courante des archives comme
« vieux papiers inutiles » à la définition des trois âges des archives, pour mieux
démontrer que chaque document est une archive et ce dès sa création. Elle aborde
ensuite la valeur légale des documents, fournit un lexique, puis indique la procédure
à suivre pour l’utilisation des tableaux de gestion, le versement des archives et leur
traitement par l’archiviste, leur communication, et, le cas échéant, leur élimination.
Enfin elle rappelle que l’accès au local d’archivage est limité. En annexe figurent le
bordereau de versement, le formulaire de demande de consultation ainsi que le PV
d’élimination.
Ce premier exemple de guide d’archivage répond donc à plusieurs critères :
définir les notions en jeu, donner un mode d’emploi des ressources existantes pour
l’archivage (les tableaux de gestion, le local archives), agir sur le perception par le
personnel de ce que sont les archives et de leur impact sur le fonctionnement de
l’organisation.
Je me suis également appuyée sur le deuxième guide de gestion des archives diffusé
à son arrivée en 2003 à la Croix Rouge par la nouvelle archiviste. Celui-ci est plus
court (une dizaine de pages) et aborde les points suivants : comment archiver (dans
les bureaux, au local d’archivage), et quels documents garder ou jeter (présentation
des tableaux de gestion, procédures de versement et de destruction des documents).
50
Enfin, j’ai pu examiner celui réalisé par l’archiviste des Restos du Cœur. En sept
pages, il définit les archives, rappelle les enjeux de conservation, les trois lieux de
conservation dont dispose l’association (le local du siège, un second local en externe,
et le CAMT de Roubaix), rappelle la responsabilité de chacun, définit l’utilisation
des tableaux de gestion et du plan de classement . On y trouve la distinction des
documents d’archives par rapport à la documentation, ce qui permet de corriger une
autre perception courante des archives, qui les confond avec la documentation. Enfin,
on y retrouve des conseils de gestion des archives courantes.
L’examen de ces différents Guides d’archivage, ou Chartes d’archivage, selon la
terminologie employée, est ainsi venue enrichir ma réflexion sur la forme et le
contenu des procédures à diffuser, initiée lors des entretiens avec le personnel du
Secours populaire.
2-2-3 Contenu
Un premier guide d’archivage est réalisé à destination de l’ensemble du personnel du
siège.
Il est divisé en neuf grandes parties :
Archiver : pourquoi, comment ?
Cette première partie met en place les notions de document d’archive, définit les trois
âges des archives afin de balayer la perception des archives comme de vieux papiers
périmés.
Les enjeux de l’archivage y sont rappelés, tels qu’on les a définis dans la première
partie de ce mémoire : respect de la valeur légale, pratique, et/ou historique des
documents, gain de place, gain de temps, gain économique.
Enfin, on y trouve les principes de l’archivage au quotidien : la gestion courante des
dossiers, le recours aux outils d’archivage que sont le tableau de gestion et le plan de
classement, le rôle de conseil et de médiation du service de Documentation, en
l’absence d’archiviste.
51
Quelques conseils pour gérer les dossiers
Cette partie a avant tout fonction de rappel de la responsabilité de chacun dans
l’archivage.
Chaque document prend sa place dans un dossier, où sont regroupés des documents
se rapportant à un même objet. L’ensemble des documents produits par l’organisme
dans le cadre de ses activités constitue le fonds d’archives.
Fonds
Dossier
Document
L’énoncé d’une série de règles simples vise à améliorer la gestion des dossiers, leur
identification, leur organisation.
52
• Une identification claire des dossiers :
Chaque dossier porte la mention de son objet ainsi que ses dates limites.
Par exemple, Factures 200-2001.
• Un effort de structuration :
Lorsqu’on a affaire à un dossier particulièrement volumineux, on établit des
divisions thématiques ou chronologiques, qui se traduisent formellement par la
création de sous-dossiers. Ceux-ci peuvent être hiérarchisés selon leur objet (du
général au particulier), par ordre alphabétique ou chronologique.
Dans chaque dossier ou sous-dossier, l’ordre des documents suit la chronologie, les
documents les plus récents figurant sur le dessus du dossier. Les documents liés
seront agrafés ensemble, comme par exemple une lettre et sa réponse.
• Préservation de l’intégrité des dossiers :
Lorsqu’un document est sorti d’un dossier, de deux choses l’une :
- on prend le document, on en fait une photocopie avant de replacer
immédiatement l’original dans le dossier, et bien sûr on jette la copie
lorsqu’elle cesse d’être utile, avant d’éviter la multiplication des doublons,
- on prend le document original, mais en laissant un fantôme, c’est-à-dire une
fiche où sont précisés la date, l’intitulé du document emprunté, et le nom de
l’emprunteur.
Des outils pour l’archivage
Après avoir défini les archives, et fourni des indications concernant la gestion
courante des documents, cette partie présente et explique le fonctionnement du plan
de classement et des tableaux de gestion, de façon nettement plus résumée que la
présentation que je viens d’en faire dans ce mémoire.
53
Archiver les documents électroniques
Toujours dans la perspective de combattre la perception des archives comme de
vieux papiers poussiéreux, il est nécessaire de rappeler que les documents
électroniques sont concernés par l’archivage, et ce au même titre que les documents
papier.
- Du plan de classement à l’arborescence :
Il peut être bon de reprendre le plan de classement des documents papier pour créer
une arborescence, afin de garder une cohérence entre le classement des documents
papier et celui des documents électroniques, et de retrouver plus vite l’information
dans les répertoires et sous-répertoires.
- Quand faut-il imprimer les documents ?
Les documents à valeur légale doivent être conservés sous forme papier.
Lors d’un changement de matériel ou d’une migration vers un nouveau système
d’exploitation, si les documents risquent de ne plus pouvoir être lus, mieux vaut les
imprimer préalablement.
- Que faut-il sauvegarder ?
Les critères de tri sont les mêmes que pour les documents papier. Il faut conserver en
priorité ce qui peut avoir une valeur légale ou historique pour l’entreprise. En
revanche, on peut détruire les e-mails sans importance particulière, les messages
personnels, les anciennes versions de documents…
- Le cas des sauvegardes sur disquettes ou CD-Roms :
54
Lorsqu’on sauvegarde sur disquette ou CD-Rom des documents pouvant avoir une
valeur légale, il faut penser à placer ensuite la disquette dans un coffre qui résiste au
feu, avant d’éviter toute destruction en cas d’incendie. De même, une sauvegarde sur
disquette de documents confidentiels sera rangée dans un tiroir fermé à clé.
- La conservation des supports matériels :
Avec le temps, une disquette se détériore. Il faut donc l’insérer régulièrement dans un
lecteur et la faire fonctionner afin d’éviter qu’elle ne se démagnétise.
Il semble plus prudent d’utiliser des supports digitaux comme le CD-Rom, toutefois
la question de la conservation du support doit se reposer à long terme.
Faire un versement au local Archives
- Quand ?
On peut verser au local Archives (au sous-sol) les documents qui n’ont plus d’utilité
immédiate dans les bureaux, mais doivent être conservés, soit pour des impératifs
légaux, soit en raison de leur valeur historique. L’idéal serait de procéder à des
versements au moins une fois par an, afin de gagner de la place dans les bureaux.
- Comment ?
En rédigeant un bordereau de versement, qui identifie les documents versés afin d’en
conserver la trace.
Celui-ci doit recenser le nom du service, le nombre de documents, le volume versé
en mètres linéaires, un descriptif rapide de chaque document versé, les dates
extrêmes des documents, leur sort final (conservation définitive, ou date de
destruction) et la date de versement.
55
Le bordereau de versement est signé par le directeur du service et une personne de la
Documentation. Le service concerné ainsi que le Service de Documentation en
conservent chacun un exemplaire.
- Rappels
Locarchives :
Le Secours populaire a également recours à un prestataire spécialisé, la société
Locarchives, pour ses archives intermédiaires. Si on souhaite y effectuer un
versement, il faut contacter la Logistique.
Centre des Archives du Monde du Travail (CAMT), Roubaix :
Pour les archives définitives, à valeur historique, le Secours Populaire a un accord
avec le Centre des Archives du Monde du travail à Roubaix. Les archives versées
restent la propriété du Secours populaire, mais sont traitées par des archivistes
expérimentés et, sur autorisation du Secours populaire, mises à la disposition des
chercheurs. Les dépôts sont organisés sous la responsabilité de la Direction Générale,
le Service de Documentation pouvant apporter son aide lors de l’organisation du
dépôt.
56
Exemple :
BORDEREAU DE VERSEMENT D’ARCHIVES N° :
RS34 RS34
Service versant : Direction des Ressources Sociales
Auteur du versement : Prénom Nom
Date du versement : 30/12/2003
Nombre d’articles versés : 2
Métrage linéaire : 0,2 (soit deux boîtes d’archives de 10 cm de largeur = 20 cm =
0,2 mètres linéaires)
Numéro
de
versement
Identifiant
de
l’archive
Descriptif Dates
extrêmes
Sort final (date de
destruction)
(Ex :)
RS34
RS34-01 Procès-verbaux
des réunions du
CE
2000-
2003
Conservation
(Ex :)
RS34
RS34-02 CIF 2000-
2003
Destruction (2013)
Numéro de versement : il est composé de l’identifiant du service versant et
du numéro de versement proprement dit.
Ex : le deuxième versement des Finances : FIS02
Identifiant de l’archive : il est composé du n° de versement suivi d’un tiret
et du n° de l’article.
Ex : le premier article du deuxième versement des Finances : FIS02-01
57
Identifiants des services :
Collecte COL,
Communication COM,
Développement DEV,
Direction Générale DG,
Finances FIS,
France FR,
Monde MDE,
Logistique LOG,
Relations Sociales RS.
Et pour des archives provenant de fédérations :
FD01,
FD02…
58
Quand et comment éliminer des documents ?
- Quoi ?
• brouillons, anciennes versions d’un document, notes ponctuelles, doublons de
documents,
• documents dont la durée légale de conservation est révolue, et qui n’ont plus
de valeur pratique pour le Secours, ni de valeur historique.
Pour déterminer les documents à éliminer, on peut se reporter aux tableaux de
gestion.
- Quand ?
On élimine ces documents :
• au quotidien : des documents ponctuels ou obsolètes,
• lorsque la durée légale de conservation d’un document est dépassée, et que
celui-ci n’a aucune valeur historique pour l’association,
• lorsqu’on trie un dossier en vue de son transfert au local d’archivage.
L’idéal, en plus de l’archivage au quotidien, serait de procéder au tri et au transfert
de documents au local Archives ou à leur destruction environ une fois par an.
- Réalisation d’un bordereau d’élimination
Un bordereau d’élimination permet d’identifier les documents détruits. Celui-ci doit
recenser le nom du service, le nombre de boîtes d’archives et le volume des
documents en mètres linéaires (Dix boîtes d’archives de 10 cm de largeur équivalent
à un mètre linéaire), les dates extrêmes des documents, une description rapide du
contenu à détruire, la date de destruction, et être signé par le directeur du service et
une personne de la Documentation. Le service concerné ainsi que le Service de
Documentation en conservent chacun un exemplaire.
59
- Comment éliminer les documents ?
Par broyage, déchiquetage, ou incinération.
En cas d’impératif de confidentialité, mieux vaut ne pas se contenter de jeter les
documents à la poubelle. Il est d’ailleurs possible de recourir à un prestataire externe
qui remettra à l’organisme un certificat de destruction.
60
Exemple :
BORDEREAU D’ELIMINATION D’ARCHIVES N° :
DG18 RS34
Service : Direction Générale
Nombre de boîtes d’archives : 10
Métrage linéaire : 1mètre linéaire
Documents à éliminer Dates extrêmes
Anciens dossiers de contentieux 1955-1970
Date : 15/01/2003
Signature du Directeur du service :
Signature du représentant du Service de Documentation :
Date effective de destruction : 18/01/2003
61
La conservation matérielle des archives
- Le local Archives
Il est malheureusement important de rappeler que celui-ci n’est pas un débarras ni
une poubelle. Après avoir longtemps contenu des documents en vrac dans des
cartons sans identification, il a été rangé et réaménagé par l’équipe de la Logistique.
Chaque service y a à présent un rack.
Les archives doivent à présent y être entreposées non pas en vrac mais dans des
boîtes d’archives mentionnant au minimum le service versant, l’objet et les dates
extrêmes. Pour des raisons pratiques, on y indiquera également la date de destruction,
s’il y a lieu.
- Conditions de conservation des documents
Les documents doivent être à l’abri de la poussière, de l’humidité, de la lumière, de
la chaleur, mais aussi des rongeurs et des insectes.
On considère généralement que la température dans le local doit être comprise entre
16 et 20°, et que le degré d’humidité doit être inférieur à 60%.
Pour des raisons de sécurité, il est bien sûr interdit de fumer dans ou à proximité du
local Archives, ce qui a été rappelé en comité de direction, on trouve en effet de
nombreux mégots par terre à côté du local.
Pour respecter les impératifs de confidentialité de certaines archives, et éviter des
dépôts ou prélèvement de documents non signalés, le local Archives est fermé à clé.
Consulter les documents archivés au local
- Accès au local Archives
62
Le local Archives n’est pas en libre accès.
- Demande de communication des documents
Pour consulter les archives, il faut effectuer une demande de communication auprès
du Service de Documentation, au moyen du formulaire approprié.
63
Exemple :
DEMANDE DE COMMUNICATION D’ARCHIVES
Nom du demandeur : Prénom Nom
Fonction du demandeur : Responsable de zone
Service : Monde
Intitulé des dossiers/documents
Dates extrêmes Identifiant de
l’archive
Campagne Monde 1990 MDE05-28
Campagne Monde 1991 MDE05-29
Date de la demande : 15/02/2004
Signature du demandeur :
Validation par le Service de Documentation :
(Signature du représentant de la Documentation)
Date de communication : 15/02/2004
64
Que faire lors des rotations de personnel ?
Lors de l’audit de l’existant, j’ai découvert dans certaines armoires situées dans les
couloirs des boîtes d’archives en vrac, contenant pour certaines des documents divers
sans classement apparent. Il semble que lors de rotations de personnel, les nouveaux
arrivants ayant trouvé des documents non classés les ont en désespoir de cause
stockés dans ces placards, afin de récupérer de la place et faute de comprendre
quelque chose au classement de leur prédécesseur. Le Secours populaire connaissant,
on l’a vu, de fréquents flux de personnel, il était essentiel de fixer quelques principes
simples afin de prévenir toute perte de document et donc de savoir.
La personne qui part trie ses dossiers avant son départ, à l’aide du tableau de gestion,
verse ce qui doit l’être au local Archives, en conservant un exemplaire du bordereau
de versement à destination de son successeur, et enfin prépare un inventaire
sommaire de ses dossiers (intitulé, objet, dates extrêmes) à destination de son
successeur.
La personne qui arrive reçoit un exemplaire des Procédures d’archivage au quotidien,
accompagné du tableau de gestion de son service et du plan de classement de
l’Espace Solidarité, ainsi que l’inventaire sommaire des dossiers en cours de son
prédécesseur, et la copie du versement réalisé s’il y a lieu.
Le tableau de gestion et le plan de classement contribuent ainsi à donner au nouvel
arrivant une perspective globale des activités de chaque service, et lui permettent de
trouver plus rapidement des informations. Il démarre avec des dossiers en ordre et
clairement identifiés, et prend connaissance dès le départ des procédures d’archivage.
65
2-3 Questions en suspend et préconisations pour l’avenir
A l’issue de ma mission de stage, et le temps ayant manqué pour explorer toutes les
pistes, voici les principaux points qui restent en suspend à ce jour mais qui
mériteraient d’être pris en charge.
2-3-1 Relations avec le CAMT
En premier lieu, il est fort dommage que le groupe de suivi du dépôt d’archives fait
auprès du Centre des Archives du Monde du Travail de Roubaix n’ait jamais vu le
jour.
J’ai d’ailleurs eu la surprise d’entendre la personne chargée de la conservation du
contrat me dire que ces archives avaient été données, et de là étaient à présent
inutilisables pour le Secours…. impression partagée par plusieurs de mes
interlocuteurs. Dans le contrat, qu’elle a recherché à ma demande dans ses dossiers,
il est pourtant indiqué sans équivoque que le Secours populaire reste bien entendu
propriétaire de ses archives.
J’ai également incité la personne en charge de l’identité visuelle du Secours
populaire, qui prépare une exposition photographique, notamment à partir
d’anciennes affiches, à reprendre contact avec le CAMT, à la fois pour aborder la
valorisation des archives déjà conservées dans le cadre de cette exposition, et surtout
dans la perspective de préparer d’autres dépôts.
Pistes :
Recontacter le CAMT et travailler avec l’archiviste en charge du secteur associatif
sur la valorisation des archives historiques dans le cadre du soixantième
anniversaire de l’association.
66
Constituer un groupe de suivi qui aura pour mission de consolider les liens avec le
CAMT, afin d’engager une réflexion effective sur le devenir des archives
historiques du Secours populaire.
2-3-2 Cas des archives numériques
La production de documents sur support informatique s’est développée ces dernières
années dans l’association. Elle a longtemps été inégale, en effet, notamment pour des
questions de moyens, tous ne pouvaient disposer de leur propre poste informatique.
Par ailleurs, certains bénévoles âgés ne se sentent pas du tout à l’aise avec l’outil
informatique et préfèrent travailler autant que possible sous forme papier.
Toutefois, dans certains services, parfois en raison du manque de place, l’activité a
été systématiquement informatisée. Dans le service Monde, par exemple, tout passe
par l’informatique. Les membres du service communiquent principalement par mails,
et beaucoup de documents sont traités sous forme informatique. Cela pose la
question, d’une part des sauvegardes, et d’autre part de l’archivage sur le long terme.
Pistes :
Utiliser le plan de classement proposé afin de proposer un arborescence qui
permette à chacun de retrouver plus facilement les documents en libre accès.
Utiliser les indications données dans le guide de procédures afin de rationaliser la
gestion des archives électroniques.
Augmenter la capacité de stockage du serveur, et en ce qui concerne les
sauvegardes réalisées sur disquettes et cd roms, veiller à leur conservation sur le
long terme (lire les disquettes régulièrement afin d’éviter qu’elles ne se
démagnétisent, penser à transférer les données sur un autre support informatique
lorsqu’à long terme celui-ci risque d’être trop vieux pour être encore utilisable…)
67
et les placer dans un coffre ignifugé afin d’éviter de tout perdre en cas d’incendie,
voire les confier à un prestataire externe.
2-3-3 Archives des fédérations, comités, antennes
On a vu dans la première partie que la circulation des documents dans l’association
se faisaient à trois niveaux. Il serait bon d’étendre le plus rapidement possible la
réflexion sur l’archivage aux fédérations, comités et antennes, surtout les deux
premiers, qui, en vertu de leur statut légal autonome, doivent pouvoir conserver dans
de bonnes conditions les documents liés à ce statut. Par ailleurs, il s’agit d’éviter que
l’on confonde documents produits dans le cadre de l’activité associative et
documents personnels que l’on peut emporter chez soi.
Dans le cadre de la constitution de la photothèque, par exemple, il s’est avéré
nécessaire de faire preuve de pédagogie, afin notamment de convaincre chacun que
les photographies prises lors d’actions du Secours populaire n’étaient pas de simples
« photos souvenir » à valeur purement personnelle, mais constituaient des traces non
négligeables de l’action du Secours.
Dans cette optique, il serait bon de veiller également à la conservation des
publications des fédérations, quand il y en a, au même titre que la conservation des
publications nationales.
Pistes :
Mettre en place dans chaque fédération une politique d’archives, tout comme cela
a été fait au siège : inventaire des documents, élaboration de tableaux de gestion et
d’un plan de classement, diffusion du guide de procédures. Voir ce qui doit être
conservé sur place et ce qui peut être transféré au siège.
Identifier les publications existantes au niveau local, et procéder à leur
conservation.
68
2-3-4 Continuité de l’archivage
Les outils de gestion réalisés, et en particulier les tableaux de gestion, ne seront que
d’une utilité limitée s’ils ne sont pas facilement accessibles. La Direction doit
rappeler régulièrement la nécessité d’appliquer les procédures établies et de respecter
les durées établies sur les tableaux de gestion des documents. Enfin, en l’absence
d’archiviste et sachant qu’il est totalement exclu pour le moment de songer à une
embauche, le minimum afin d’assurer la pérennité de l’archivage serait de nommer
pour chaque service un « correspondant archives ». Cette proposition a été faite en
comité de direction, mais, si chacun en admet l’utilité voire la nécessité, la réponse a
été fataliste : personne ne voudra s’en charger.
Pistes :
Prise en charge par la Direction générale, appuyée par le Service de
Documentation, de la communication sur l’archivage.
Mise en place d’un réseau de « correspondant archives ».
Mise en ligne sur l’Intranet des outils de gestion des archives et du guide de
procédures.
Après avoir vu les procédures et les outils réalisés afin d’assurer la continuité de
l’archivage au siège de l’association, et défini les questions encore en suspend,
j’aborde dans la dernière partie de ce mémoire le cas de l’archivage du journal
Convergence.
Cette partie doit permettre, à partir de l’audit de l’existant, d’illustrer plus
précisément les enjeux de l’archivage associatif, et notamment la traçabilité de
la mémoire interne, à travers les questions d’indexation.
69
Troisième partie Valoriser les archives : le cas du journal
Convergence
70
3-1 Présentation de Convergence
« Les bulletins et périodiques sont les pièces maîtresses et indispensables de ces
fonds et un apport essentiel à l’histoire de la solidarité même si l’image qu’y
donnent ces associations d’elles-mêmes est forcément subjective .» [23, p. 143-144]
Convergence, anciennement La Défense, est l’organe officiel du Secours populaire
français.
3-1-1 Public
Ce journal mensuel, réalisé par une équipe de rédacteurs appartenant au Secours
populaire, est destiné aux donateurs, aux collecteurs animateurs de l’association
et aux abonnés.
3-1-2 Missions
Convergence informe sur les activités du Secours populaire, l’utilisation des dons, et
propose des dossiers sur des thèmes liés à l’humanitaire.
3-1-3 Diffusion
Il n’est à présent édité qu’à 200 000 exemplaires, contre 270 000 exemplaires l’an
passé. Pour raisons d’économie, les anciens donateurs ne se manifestant plus ont été
ôtés du fichier. Cela reste toutefois la publication la plus largement diffusée du
Secours populaire, par rapport aux bimestriels Solidarité plus forte (destiné aux
bénévoles, 60 000 exemplaires) et Solidarité Junior (pour les enfants, 18 000
exemplaires).
3-1-4 Une histoire liée à celle de l’association
De La Défense à Convergence :
71
Les origines de Convergence remontent à 1926, à la création du Secours Rouge, dont
le journal hebdomadaire s’appelle La Défense et a pour objectif de défendre toutes
les victimes de la misère et de l’oppression en France et dans le monde.
En 1936, le Secours Rouge devient le Secours Populaire de France et des Colonies.
Le journal se fait l’écho des rebondissements de l’Histoire : la Seconde Guerre
Mondiale, durant laquelle 53 numéros sont imprimés et diffusés clandestinement, la
guerre d’Algérie…
En 1945, le Secours populaire est déclaré officiellement à la préfecture.
En 1981, La Défense devient Convergence. L’évolution de l’association, mais aussi
le bruit fait autour des tours de la Défense, amènent la direction à réfléchir à une
nouvelle formule, à commencer par un nouveau nom.
Julien Lauprêtre, Président du Secours populaire, annonce la nouvelle lors de la
présentation du rapport du bureau national d’octobre 1981, à l’occasion du XVIIIème
Congrès national de Tarbes.
Il m’a paru intéressant de retranscrire ici une partie de ce discours, car il témoigne de
l’importance de la revue dans la construction de l’identité de l’association, et des
enjeux liés à cette nouvelle formule :
« La décision de changer a été prise après de mûres réflexions ; on ne peut
tirer un trait sur le passé, mais il faut mesurer le chemin parcouru et celui qui reste à
parcourir.
Le titre « La Défense » ne correspond plus aux multiples activités
développées par l’association, à sa conception, à sa nature, à son orientation.
Le caractère conquérant que nous impulsons avec le Secours Populaire ne
doit plus par le titre de son journal donner le visage de femmes et d’hommes ne
songeant qu’à se défendre.
72
Le Secours Populaire Français en 1981 et à l’approche de l’an 2000 a besoin
d’un mensuel encore plus jeune, plus dynamique.
C’est pourquoi, non seulement il convenait de changer le titre, mais il faudra
aussi donner un grand souffle d’air pur, dans la présentation, la rédaction. Le
nouveau mensuel doit mieux refléter l’avancée de l’association et en préparer de
nouvelles.
Durant plus d’une année, nous avons recherché, consulté des spécialistes, des
gens de la presse, des hommes compétents de tous les milieux et sur plusieurs
dizaines de propositions, nous avons retenu un titre qui nous semble le mieux
convenir pour refléter tous ces petits ruisseaux qui font les grandes rivières, pour
faire s’exprimer toutes les bonnes volontés qui se rassemblent par-delà leurs
divergences sur d’autres questions, pour offrir leur place aux enfants, aux jeunes,
aux moins jeunes, en bref, à tous ceux qui veulent aller de l’avant pour la solidarité.
Désormais le mensuel édité par le Secours Populaire Français se nommera
« CONVERGENCE »
Avec « CONVERGENCE », nous tournons une page du passé pour continuer
à mieux écrire encore le beau livre de l’histoire de la solidarité.
« Convergence », nous disent les dictionnaires : « c’est la direction commune
vers un même point, c’est l’action de tendre vers un même but. »
« Convergence », nous répond la vie quotidienne, c’est le coude à coude, la
main dans la main, la marche côte à côte pour plus de justice, d’humanité…
« Convergence » contribuera chaque mois à mieux faire connaître les bilans
de la solidarité. […] En bref, il doit devenir l’enfant chéri de toute l’association et
l’ami du foyer de millions de Français. »
Un miroir de l’association
73
Ce changement est significatif de l’importance du journal en tant que mémoire de
l’association, et cela d’autant plus que « la continuité au point de vue archives ne se
retrouve que dans l’organe officiel du Secours Populaire qui reprit le titre de La
Défense avant de se transformer en Convergence en 1981. A cause des
circonstances historiques, il ne subsiste que des épaves de l’ancienne association
dans le fonds actuel de l’association. […] Les changements de nom de ces
associations sont donc importants car ils reflètent des changements dans les
mentalités, dans les stratégies et dans les modalités d’action, ainsi l’insertion et le
développement vont maintenant de pair avec la solidarité témoignant d’une volonté
de sortir d’une relation reposant sur l’assistanat. A partir de ces dossiers, l’historien
peut déjà avoir une réflexion sur les désirs et les comportements des dirigeants de
l’association. » [23, p.135].
Alors que La Défense avait une orientation plus politique, Convergence se veut la
vitrine des activités de solidarité du Secours Populaire, comme en témoignent ses
rubriques : actualités, reportages, revue de presse, un dossier sur une thématique
sociale/humanitaire, débats et tribunes.
L’archivage du journal est ainsi au fondement de la préservation de la mémoire
du Secours Populaire.
Qu’en est-il alors des pratiques existantes, et que pourrait-on faire pour les améliorer ?
74
3-2 Les outils d’archivage du journal Convergence : « de l’art pour l’art »
« Collecter, stocker et traiter les archives n’a pas d’autre but que de les voir
consultées, utilisées, exploitées, quelle que soit la démarche de l’utilisateur. Cela va
de soi mais il ne faut pas se lasser de le répéter. Toute intervention archivale doit
être tournée vers l’utilisateur. Si on ne se place pas sur le chemin qui relie l’archive
en question à ses utilisateurs, l’appréciation des distances, des angles et des surfaces
propres à déterminer la valeur ajoutée du document s’en trouve plus délicate. On
risque de faire du « sur place », du traitement d’archives pour le traitement
d’archives, de l’art pour l’art. » [10, p. 45]
De même que l’audit global des pratiques d’archivage au siège du Secours populaire,
l’audit des pratiques d’archivage du journal Convergence est révélateur de l’absence
d’une politique cohérente et efficace. Toutefois, l’existence d’outils de recherche,
aussi problématique que puisse être leur fonctionnement, constitue une base de
travail intéressante.
3-2-1 Audit de l’existant en matière d’archivage du journal
L’ audit réalisé cet été a permis d’identifier préalablement l’existant en matière de
conservation, de traçabilité et de valorisation des archives du journal.
Conservation de la collection
- au local Archives :
Une grande partie de la collection a pu être reconstituée lors de l’aménagement du
local Archives. De 1961 à 1981 (La Défense), il manque 27 numéros, et de 1981 à
2004 (Convergence), il manque une dizaine de numéros datant des années 1997 à
1999.
75
Les autres numéros ont été conservés en double exemplaire sur un rack spécifique,
une vingtaine d’exemplaires de chaque numéro étant conservée à part « par
précaution », mais qui seront sans doute éliminés en définitive, en raison de la place
prise dans le local.
- à la photothèque :
Dans le bureau où est installée la photothèque, bureau qui accueillait il y a quelques
années l’ancien service de documentation, plusieurs piles de numéros sont restées sur
une étagère. Le bureau fermant à clé, ils y ont finalement été laissés, dans l’espoir
qu’ainsi ils ne « disparaîtraient » pas. Certes, ils n’ont pas été perdus, mais c’est tout
comme, puisqu’ils ne sont identifiés nulle part et que personne ne s’en sert.
- dans les étages :
Dans l’ensemble du siège, des numéros sans suite sont éparpillés dans divers
bureaux, sans la moindre visibilité.
Déjà, en février, alors que je recherche un ancien numéro où se trouve un dossier sur
les travailleurs pauvres, je dois faire plusieurs bureaux avant de retrouver une
collection incomplète.
- au Service de Documentation :
Une quarantaine de numéros étaient dans une armoire du Service de Documentation,
dans des boîtes d’archives intitulées « Archives du SPF », mélangés à divers autres
documents. Ils ont été triés, afin d’éliminer les nombreux doublons, et de conserver
uniquement les numéros manquants.
- au CAMT de Roubaix :
Voici ce qu’indique à ce sujet l’inventaire en ligne sur le site du Centre des Archives du Monde du Travail : 76
• Collection La Défense du numéro 1 (1944) à 666 (1981) avec des
lacunes. Librement communicable.
• Collection Convergence du numéro 0 (1981) à 113 (1992). Librement
communicable.
• Dossiers documentaires sur des artistes (Francis Jourdain, Joseph
Kosma, Jean Cocteau, Romain Rolland, Paul Eluard, Saint John
Perse, Louis Guilloux, Bernard Clavel, Henri Barbusse) en vue
d'articles dans La Défense.1947 – 1973. Communicable sur
autorisation.
• Contributions au journal La Défense 1966 – 1981 (lettres de soutien
émanant de personnalités, tracts de soutien au journal La Défense,
coupures de presse, photos en vue de publications).
Librement communicable
• Photos en vue de publications dans La Défense.1968 – 1977.
Librement communicable.
• Recherche d'un nouveau mensuel pour le SPF, afin de succéder à La
Défense (notes de réflexion, documentation, lettre à l'imprimeur de La
Défense). 1980 – 1980. Communicable avec autorisation.
• Objets de communication du périodique Convergence : pin's.
Librement communicable.
La collecte du CAMT s’étant faite uniquement parmi le contenu de la cave, il est
nécessaire aujourd’hui de préparer un nouveau dépôt afin de compléter cette
collection.
Outils d’archivage et outils de recherche en ligne
Malgré l’absence de politique globale d’archivage des publications, quelques outils
existent déjà. Toutefois, ils sont redondants sur certains aspects, lacunaires sur
d’autres, et aucun n’est vraiment tout à fait adapté.
- les anciens numéros en ligne de Convergence :
77
Le sommaire en ligne du numéro de Convergence du mois en cours se trouve sur le
site Internet du Secours populaire.
Sur la page dite des « archives en ligne » du journal , on peut accéder aux dossiers
précédents de Convergence, depuis janvier 2001, avec également quelques liens vers
d’autres articles hors dossiers, tirés des rubriques Actualité, Tribune, ou Débat.
- les bases de données:
Deux bases de données sont consacrées au journal.
78
La base de données alimentée par la rédaction de Convergence
De création récente, elle concerne uniquement Convergence. C’est la base de
données de la rédaction.
Une personne de la rédaction y indexe depuis environ 2000 les articles de
Convergence. L’index sous Excel est ensuite diffusé dans le bulletin interne « les
Nouvelles du SPF ».
Cette base a l’avantage d’avoir un public clairement défini. Par ailleurs, l’indexation
par article est pertinente, comparée à l’indexation par rubrique choisie, comme on va
le voir, pour l’autre base.
Nous reviendrons un peu plus tard sur les problèmes engendrés par le système
d’indexation choisi. L’inconvénient est qu’il n’y a qu’un seul mot clé par article, le
plus souvent géographique. La rédaction se fonde principalement sur sa mémoire
pour retrouver un article, mais le jour où de nouveaux arrivants rejoindront la
rédaction, que se passera-t-il ?
Enfin, cette base de données ne prend en compte que les numéros de Convergence
les plus récents, ceux parus ces dernières années. Elle ignore totalement la dimension
historique du Secours, dont la mémoire est liée à la conservation de La Défense.
Cette base de données est donc difficilement exploitable en ce qui concerne l’archivage à des fins historiques.
79
La base de données « Doc »
C’est potentiellement l’outil le plus intéressant pour l’archivage du journal.
Conçue en 1988 environ par l’ancien service de Documentation (d’où le nom de base
« Doc », qui prête pourtant à confusion), il s’agit d’une base de données sous JLB
Doc, où sont saisies les notices depuis les premiers numéros de La Défense jusqu’aux
numéros actuels de Convergence.
Il s’agit de la base de données la plus complète, puisqu’elle prend en compte la
continuité entre La Défense et Convergence.
En revanche, les articles sont indexés par rubrique. Une même notice peut ainsi
renvoyer à cinq thèmes totalement différents, ce qui complique la recherche. Par
ailleurs la division de l’indexation en « thème principal » et « mots-clés » est source
de redondances et de confusion.
Surtout, la base n’a jamais trouvé son public. Elle est donc alimentée régulièrement
depuis une quinzaine d’années alors même que durant tout ce temps trois ou quatre
questions, pas plus, ont nécessité le recours à la base. « On avait l’impression qu’on
travaillait pour l’avenir. Mais c’était un peu frustrant. J’avais l’impression qu’on
venait pour se distraire, pour faire quelque chose… Et puis on n’était pas très
communicants, on vivait entre nous», comme me l’a expliqué la bénévole en charge
de la saisie.
En cela, on peut dire que cette base, bien qu’étant l’outil le plus abouti, si on
peut dire, en termes d’archivage du journal, est un exemple typique de ce que
Marie-Anne Chabin appelle « de l’art pour l’art ».
Il s’agit bien d’un outil très intéressant du point de vue de l’archivage, mais à
condition de redéfinir son public, et de résoudre les problèmes de structure et
d’indexation. Un travail à long terme, donc, d’autant plus qu’il faudrait également
« nettoyer » la base de fiches d’ouvrages qui ont été rentrées dans la base lors du
80
déménagement du bureau de l’ancienne Documentation, ouvrages qui, selon la
bénévole chargée de la saisie dans la base, ont été perdus depuis.
81
Communication et valorisation de la collection
Lors de la parution en 1990 du Guide pratique de Convergence, il est conseillé aux
fédérations de « posséder une collection complète » du journal, d’ « archiver les
numéros au fur et à mesure de leur parution », de « classer les dossiers relatifs à la
solidarité en France ou à l’étranger », de « sortir les articles de fonds et les études
thématiques», et surtout de diffuser largement la revue, que ce soit dans les autres
organes de l’association (comités, antennes), à tout nouveau donateur (« même s’il
n’apporte « que » des vêtements, des médicaments, des jouets, des livres… »), mais
aussi à l’extérieur du Secours Populaire, par exemple dans les CDI pour toucher de
nouveaux publics.
Les parutions actuelles de Convergence sont mises en valeur, et signalées dès la
page d’accueil du site Internet. En revanche, la collection de La Défense, qui
représente pourtant une part fondamentale de la mémoire du Secours, est sous-
exploitée, et notamment la base de données conçue pour son archivage.
Les collections qui se trouvent au CAMT de Roubaix sont librement communicables,
et mises ainsi à la disposition des chercheurs. Elles sont signalées sur le site du
CAMT dans le répertoire en ligne du fonds du Secours populaire.
82
3-2-2 Enjeux de l’indexation
On l’a vu, il est essentiel de veiller à la traçabilité des informations et des documents
qui circulent dans et entre les différents niveaux de l’association,.
Les numéros successifs de La Défense et de Convergence sont riches d’une multitude
de traces de l’histoire et des activités du Secours. Il ne peut donc pas suffire de
localiser la collection, c’est-à-dire simplement le support, il faut sélectionner
dans cet amas les informations les plus significatives de l’identité de
l’association, et les plus représentatives de son action et de ses évolutions.
Cela pose donc deux questions : celle de la structuration des champs, et surtout
celle de l’indexation.
La base de donnée comme instrument de recherche : structuration de l’information
« Dans les services d’archives, les bases de données documentaires sont
fréquemment utilisées pour décrire des documents d’archives, constituant ainsi des
instruments de recherche. Elles se caractérisent par une liste de champs qui
permettent de structurer l’information. Ces champs pourront être, par exemple, un
intitulé, des dates extrêmes, une analyse, une description matérielle, etc. Chaque
fiche ou notice dans la base contient des valeurs pour ces différents champs et la base
de données est fondamentalement une collection de notices. » (Abr. Arch., 160).
La base de données a la fonction d’instrument de recherche, soit un « outil papier ou
informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de
manière à les faire connaître aux lecteurs » (Abrégé d’archivistique, 261).
L’information est structurée par champs. Dans la base « Doc », c’est-à-dire l’outil le
plus à même d’être retravaillé, les champs sont les suivants :
83
• NOM SAISIE : la personne qui saisit y rentre ses initiales. Ce champ
témoigne de la variété de personnes ayant travaillé sur la base, d’où une
indexation hétérogène.
• DATE SAISIE : la date où le document est saisi.
• TYPE DOCUMENT : ce champ est rattaché à un index qui propose les
choix suivants : article de presse, catalogue annuel, débat, dossier, tract. En
réalité, le seul mot-clé utilisé est « ARTICLE DE PRESSE». En admettant
que la base soit nettoyée des fiches d’ouvrages qui y ont malencontreusement
été saisies, ce champ pourrait être supprimé.
• RUBRIQUE : ce champ est rattaché à un index ouvert, où l’on retrouve les
différentes rubriques qui ont composé ou composent la revue. Actuellement,
la revue est indexée par rubriques, mais ce champ sera d’autant plus utile
lorsque l’indexation se fera par unité thématique.
• PUBLICATION : un champ qui me semble inutile, puisqu’en toute logique
on y saisit systématiquement « CONVERGENCE ».
• AUTEUR(S) : le nom de famille est suivi de l’initiale du prénom, mais
quelques noms ont été saisis différemment, par exemple « BAREIRO-
SAGUIER RUBEN ; ECRIVAIN ».
• FONCTION AUTEUR : ce champ permet de situer l’auteur : membre d’une
association, d’un organisme, artiste, écrivain….
• COLLATION : on indique grâce à ce champ les éventuels éléments
accompagnant un article : photographie, dessin….
• THEME PRINCIPAL : il s’agit à mon sens d’un champ qui porte plus à
confusion qu’il ne rend service. Il est destiné, alors qu’une même notice
rassemble des articles provenant d’une rubrique similaire mais traitant de
sujets disparates, à faire ressortir un thème phare pour chaque article.
84
Toutefois, dans les faits, il fait doublon avec le champ « mots-clés ». Ce
champ est rattaché à un index ouvert.
• MOTS-CLES : rattaché à un index ouvert, ce champ permet de saisir
l’indexation des différents articles.
• DESCRIPTEUR GEO : il s’agit de l’indexation géographique.
• NOM(S) CITE(S) : ce champ est destiné à conserver la trace des personnes
ou organismes cités dans les différents articles. Toutefois il n’est peut-être
pas nécessaire de rendre compte de façon aussi exhaustive de chaque nom
évoqué. On pourrait se contenter de citer certains organismes et associations
partenaires du Secours, sans forcément rentrer dans le détail. Dans 50 ans, on
peut avoir besoin de savoir que telle action avait été accomplie en partenariat
avec l’association X, sans qu’on ait l’idée de rechercher dans la base M. Y,
membre de l’association en 1985.
• BULLETIN : on trouve, rattaché à ce champ, un index contenant les termes
suivants : « catalogue annuel » (avec trois orthographes différentes), « en
Afrique du Sud », et « Prison ». Il n’est plus renseigné et j’avoue ne pas bien
en saisir l ‘utilité. Il devrait pouvoir être supprimé sans problème.
• FORMAT SAISIE : Ce champ n’est pas renseigné.
La définition des champs date de la création de la base et n’a pas été modifiée depuis.
Il serait intéressant, éventuellement dans le cadre d’un prochain stage INTD,
qu’une personne de formation documentaire et/ou archivistique se penche sur la
refonte de ces champs.
85
L’indexation : des clés pour retrouver l’information
L’indexation est une « opération destinée à représenter par les éléments d’un langage
documentaire ou naturel des données résultant de l’analyse du contenu d’un
document ou du document lui-même. » [7, 261].
L’Encyclopédie Universalis en donne une définition très juste:
« L’indexation consiste à identifier dans un document certains éléments
significatifs qui serviront de clé pour retrouver ce document au sein d’une
collection. […] Étymologiquement, indexer signifie montrer du doigt quelque
chose qu’on veut identifier à telle ou telle fin. À l’époque moderne, on désigne
par ce mot l’action d’identifier tel ou tel aspect significatif de document quelle
qu’en soit la nature de façon que cet aspect ou ces aspects servent de clés quand
on aura besoin, plus tard, de le rechercher au sein d’une mémoire.»
Une réponse aux problèmes de rotation de personnel
Le terme de « clé » dit bien l’utilité de l’instrument de recherche. Imaginez un instant
toutes les archives du Secours populaire enfermées dans une pièce dont on aurait
perdu la clé : impossibilité d’accéder à des informations vitales, perte de temps, de
savoir et de savoir-faire s’ensuivraient inévitablement. Sans instrument de recherche,
les archives, souvent considérées comme l’empilement d’ « informations mortes »,
risquent pour le coup de devenir inutilisables.
La réflexion sur l’indexation des archives est une réponse possible aux
problèmes causés par les rotations régulières de personnel.
Elle peut donner lieu à la réalisation d’un thésaurus, c’est-à-dire, selon la norme
AFNOR NF Z 47-100, « une liste d’autorité organisée de descripteurs et de non-
descripteurs obéissant à des règles terminologiques propres et reliés entre eux par des
relations sémantiques (hiérarchiques, associatives ou d’équivalence ». La
normalisation du langage au moyen d’un thésaurus oblige certes à un temps
86
d’adaptation, mais évite sur le long terme de perdre des connaissances
maladroitement signalées.
Problèmes posés par l’ancien mode d’indexation
Les modalités d’indexation des bases de données « Convergence » et « Doc »
illustrent malheureusement deux erreurs à éviter dans le choix du niveau
d’indexation :
• une indexation trop générale : la base « Convergence »
Un mot-clé par article paraît nettement insuffisant, et d’autant plus lorsque cet unique
mot-clé ne permet absolument pas de retrouver un article : par exemple,
« DISCRIMINATION » pour un article sur la discrimination positive (on aurait pu
au minimum utiliser l’expression entière), ou encore « ETHIOPIE » pour un article
sur la famine en Ethiopie. Une personne découvrant le fonds n’a aucune chance de
retrouver un article de cette façon.
87
• une indexation exagérément fine : la base « Doc »
Le moindre détail est indexé, « afin que n’importe quel élément puisse être
retrouvé plus tard», sauf que l’indexation ne s’y prête pas. Alors que des cahiers
retrouvés dans un carton témoignent d’une volonté de normalisation, dans les faits, la
succession des personnes chargées de la saisie, et pour certains peut-être le manque
d’habitude de l’outil informatique ayant induit de nombreuses fautes de frappe,
l’index de la base de données sous JLB est à revoir.
Alors que des termes nécessaires manquent, comme « bénévolat », des expressions
atteignent un degré de détail excessif. On trouve de nombreux mots-clés composés
de la façon suivante : « APICULTEUR – COOPERATION – PROJET », « CENTRE
FORMATION AGRICOLE – CONSTRUCTION ».
Enfin la division thème principal /mots-clés est une gêne pour la cohérence de
l’indexation. En effet, une même idée peut être indexée deux fois, en thème et en
mot-clé, alors que d’autres idées ne figureront que dans un seul de ces champs, voire
seront manquantes.
Etapes du travail mené sur la liste de mots-clés :
La réflexion sur l’indexation de la revue s’est accompagnée et nourrie d’un travail
sur la liste de mots-clés, dont voici les étapes.
• travail d’appropriation de la revue, de ses évolutions, de son contexte de
production,
• observation et exercices de recherche sur la base de données,
• entretiens avec la bénévole chargée de la saisie dans la base « Doc » ainsi
qu’avec l’équipe de Convergence,
• rédaction d’un cahier des charges,
• collecte de termes (revue, plaquettes de présentation du Secours, rapports
d’activité…),
88• tri,
• répartition par champs sémantiques,
• hiérarchisation des descripteurs.
En l’état actuel du projet, la réflexion menée sur l’indexation n’est elle-même
qu’une des étapes de la réflexion plus globale qui doit se poursuivre concernant
l’archivage de la revue, et de là, mener à la mise en place de règles d’archivage
s’appliquant à l’ensemble des publications du Secours Populaire, y compris au
niveau local.
Le thésaurus de la base de données Solidairdoc, où sont indexés les ouvrages, est
également en cours de refonte. Le ou la prochain(e) stagiaire bénéficiera
certainement de l’avancement voire de l’achèvement de cette remise à plat. Il serait
d’ailleurs préférable qu’au final il n’y ait qu ‘un seul outil d’indexation, la mise
en place d’un langage commun unique et normalisé devant permettre de pallier
les inconvénients dûs au défilé de bénévoles.
89
3-3 Préconisations
Alors que le temps a malheureusement manqué pour pousser plus loin la réflexion
sur l’archivage des publications du Secours, cette dernière partie présente une série
d’étapes soit en cours de réalisation soit à venir. Il s’agit là de donner des pistes en
vue de pérenniser l’archivage de la revue, et d’en valoriser le potentiel tant
historique que pratique. Ce passage constitue donc tant un outil pour un(e) futur(e)
stagiaire que pour l’équipe de l’association dans son entier.
Ces différents publics potentiels doivent être pris en compte lors de
l’élaboration d’une politique d’archivage de Convergence :
• l’association au niveau national,
• éventuellement les médias (cela peut avoir un rôle de support de
communication par exemple au moment des anniversaires du Secours
populaire),
• les chercheurs (historiens, étudiants, sociologues…).
On suggèrera les étapes suivantes :
constituer deux collections complètes et ordonnées de La
Défense/Convergence. L’une restera sous clé au local Archives, une
deuxième sera mise en consultation à la Documentation. Enfin on complètera
celle déjà disponible au CAMT.
éliminer les nombreux doublons.
informer le personnel de la possibilité de consulter une collection quasiment
complète de La Défense/Convergence à la Documentation. Par ailleurs, cela
peut peut-être aider à la mise en place d’un « réflexe Documentation ».
90
signaler sur la page Convergence du site Internet la possibilité de consulter la
collection complète du journal soit au CAMT de Roubaix soit au siège
parisien sur demande auprès du Service de Documentation.
procéder à la refonte de la base de données, afin de résoudre les problèmes
posés tant par sa structure que par le mode d’indexation choisi. (Pour ce faire,
on pourra faire appel de nouveau appel à un(e) stagiaire en sciences de
l’information-documentation.)
• rebaptiser la base « base Convergence » plutôt que « base Doc » qui prête à
confusion,
• enlever les fiches d’ouvrages (vérifier où se trouvent ces ouvrages à présent.
S’ils sont localisables, les saisir dans Solidairdoc qui est la base de données
de la Documentation),
• refondre le thésaurus,
• modifier le mode d’indexation,
• modifier la structure (rajout d’un champ localisation, suppression du champ
thème principal qui fait doublon avec le champ mots-clés, ajout d’une zone
« candidat descripteur » soumise à validation…)
• que faire pour les 6000 fiches déjà rentrées dans la base de données dite
« Doc », d’autant plus que la refonte du thésaurus va entraîner un processus
lourd de modifications ?
à plus ou moins long terme, mettre en portail la base Convergence : au moins
un accès général dans le siège, voire une possibilité d’accès depuis le site
Internet du SPF. (Selon faisabilité et coûts…)
communiquer autour de la base : sur le site Internet, sur l’Intranet, en
rappelant l’existence de la base sur le bulletin d’acquisitions diffusé par la
Documentation, et la possibilité de s’adresser à l’équipe Documentation pour
retrouver un article ou un numéro.
91
Conclusion
92
Au moment où s’achève la rédaction de ce mémoire, bénévoles et salariés du Secours
populaire sont déjà immergés dans la préparation du soixantième anniversaire de
l’association.
D’un point de vue pratique comme d’un point de vue financier, et malgré une réelle
prise de conscience de la nécessité d’évoluer sur ce point, il est bien clair que
l’archivage ne sera pas une priorité non seulement pour 2005 mais probablement
pour les deux ou trois années suivantes.
La question de l’embauche éventuelle, un jour, d’un ou une archiviste, peut
apparaître comme un détail pratique ou une question secondaire.
Elle s’insère toutefois plus largement dans le débat sur la professionnalisation des
personnels d’association. Le Secours populaire travaille beaucoup dans ce sens,
notamment avec la création de l’Institut de formation.
On ne peut que souhaiter que les compétences spécifiques liées à l’acquisition d’un
savoir-faire archivistique soient reconnues comme nécessitant l’appel à un(e)
professionnel(le).
Dans un contexte, tant national qu’international, où les institutions s’appuient de plus
en plus sur les associations pour la préservation des liens sociaux mais aussi des
droits fondamentaux comme l’accès à la santé ou à la culture, il est plus que jamais
nécessaire de préserver l’identité du Secours et la mémoire de ses actions.
« Il est donc absolument nécessaire que les associations conservent leurs archives
afin de pérenniser leur histoire et leurs engagements. Même segmentées,
discontinues, partiellement détruites, ces archives sont le premier support d’une
mémoire à construire. Il ne s’agit pas simplement d’éclairer le passé ; l’étude de ces
archives permet de comprendre la culture de l’association, sa stratégie présente, ses
capacités à produire de l’avenir. » [23, p. 187]
93
Bibliographie
94
Les références bibliographiques sont organisées par thème puis par ordre
chronologique.
La norme NF 44-005 a été utilisée pour les références papier, et la norme NF ISO
690-2
pour les documents électroniques.
Les recherches bibliographiques ont été arrêtées au 10 septembre 2004.
I Le Secours Populaire Français
[1] La documentation mise au défi de la culture orale : la création d’un service de
documentation au siège du Secours Populaire Français/Anne Zarka. Mémoire INTD,
Paris, 2003. – 70 p.
Ce mémoire réalisé par la précédente stagiaire INTD au Secours Populaire décrit et
analyse les mécanismes de la culture orale dans l’association, avant d’aborder les
enjeux de la création d’un centre de documentation. Dans le cadre de l’analyse de
l’existant et des besoins préalables à la création du centre de documentation, il est
brièvement question de l’absence d’une politique d’archives.
[2] Refuser la fatalité, porter l’espoir : rapport d’activité 2003 / Secours Populaire
Français, avril 2004. - 58p.
Il présente les orientations du Secours Populaire, fait le bilan des activités de
l’année écoulée, et annonce la composition des instances.
[3] Nos vies s’appellent Solidarité / Julien Lauprêtre. – Roubaix : Ed. Le Geai Bleu,
2001. – 324 p.
L’histoire de l’association vue par Julien Lauprêtre, président du Secours Populaire.
Ce livre s’accompagne de nombreux témoignages et photographies.
95
[4] Numéro spécial 50ème anniversaire / Secours Populaire Français. – Convergence,
octobre 1995, n° 153.
Ce numéro spécial de la revue Convergence, réalisé à l’occasion du cinquantième
anniversaire de l’association, retrace les grands moments de l’histoire du Secours,
illustrés de témoignages de bénévoles et de salariés.
II Secteur associatif
[5] Bilan de la vie associative 2000-2002 / Conseil National de la Vie Associative
(CNVA). – Paris : La Documentation Française, 2003. - 301 p.
Le CNVA présente les principaux chiffres de la vie associative. [6] Le diagnostic des organisations appliqué aux associations / Patrick Boulte. –
Paris : PUF, 1991. – 183 p.
Une perspective sociologique sur les fonctionnements associatifs.
III Archivage et Records Management – Généralités
[7] Abrégé d’archivistique / Association des Archivistes Français (AAF). – Paris :
Association des Archivistes Français (AAF), 2004. – 275 p.
[8] ISO Records management : principes directeurs. ISO 15489-1, Paris : ISO, 2002.
- 19 p.
ISO Records management : guide pratique ISO/TR 15489-2, Paris : ISO, 2002. -
39 p.
[9] Mieux maîtriser l’information dans l’entreprise : quelles procédures
existantes ?/Association des Archivistes Français (AAF), Section des Archives
économiques et d’entreprises. – version 3. – Septembre 2002. – 59 p.
96
L’Association des Archivistes Français présente les procédures d’archivage :
élaboration des tableaux de gestion des documents, du plan de classement…Ces
procédures sont présentées sous forme de schémas clairs et pratiques.
[10] Le management de l’archive / Marie-Anne Chabin . – Paris : Hermès Sciences
publications, 2000 . – 256 p.
L’auteur définit les enjeux de l’archivage, et la stratégie à mener pour traiter un
fonds d’archives, quel qu’il soit, selon une série de critères.
[11] Records management, mode d’emploi / Geneviève Drouhet, Georges Keslassy,
Elisabeth Morineau, préface de Jacques Portevin , président de l’AAF, et Florence
Wilhelm-Rentler, présidente de l’ADBS. – Sciences de l’information, série Etudes et
techniques,2000. – 4ème édition. – 125 p.
Le livre présente le Records Management, ses enjeux, comment le mettre en place
dans l’entreprise.
[12] Records management et archivistique française / Philippe Barbat, avec des
contributions de Évelyne Van den Neste et Geneviève Drouhet - Documentaliste –
Sciences de l’information, 1998, vol. 35, n° 3, p.169-174
[Consulté le 23 février 2004 , http://www.adbs.fr/uploads/docsi/1637_fr.pdf]
Cet article revient sur les apports du Records management pour l’archivistique
française, et notamment sur l’évolution des pratiques en lien avec la normalisation.
[13] Records manager : concept nouveau ? Pratique ancienne ?/ Philippe Martin,
avec une contribution de Susan Vaillant - Documentaliste – Sciences de
l’information, janvier1998, vol. 35, n° 1, p.37-42
[Consulté le 23/02/2004 , http://www.adbs.fr/uploads/docsi/1670_fr.pdf]
L’auteur présente et analyse le concept de Records management par rapport aux
pratiques déjà existantes.
97
[14] Les archivistes dans l’entreprise. Guide des durées de conservation/Association
des Archivistes Français (AAF). – Paris : Association des Archivistes Français
(AAF), 1997. – 120 p.
L’Association des Archivistes Français indique dans ce guide les durées de
conservation des principaux documents produits par l’entreprise dans le cadre de
ses activités et de son fonctionnement. Un outil indispensable lors de la réalisation
de tableaux de gestion des documents.
IV Outils d’archivage
[15] Logiciels documentaires et logiciels d'archives : deux enquêtes / Philippe Martin
et Françoise Cassuto ; Michèle Lénart - Documentaliste – Sciences de l’information,
décembre 2001, vol. 35, n° 5-6, p.302-305
[Consulté le 23/02/2004 , http://www.adbs.fr/uploads/docsi/1243_fr.pdf]
On y trouve une présentation synthétique de l’offre en matière de logiciels
d’archivage.
[16] Les tableaux de gestion de documents : une des clés du records management /
Delphine Fournier - Documentaliste-Sciences de l'information, 1999, vol. 36, n°2,
p.91
[Consulté le 23/02/2004 http://www.adbs.fr/uploads/docsi/1753_fr.pdf]
Un article clair et très bien mené qui présente les tableaux de gestion des
documents : à quoi servent-ils, comment sont-ils apparus en France, comment les
élaborer, comment s’assurer de leur application ?
V Instruments de recherche
[17] Les instruments de recherche dans les archives/Christine Nougaret, Bruno
Galland. – La Documentation Française, Paris, 1999. - 259 p.
98
Cet ouvrage présente les principes et la pratique en matière d’instruments de
recherche dans les archives.
[18] Les instruments de recherche et leurs utilisateurs : bilan et perspectives / Direction des Archives de France . - Paris, 1996. - 154 p. Actes des Journées d’études de la Direction des Archives de France, Le Mans, 28-29
septembre 1995. Les interventions portent sur des thèmes de recherche ou des types
de documents, ainsi que sur la normalisation des instruments de recherche.
VI Archives associatives
[19] Le Records Management en milieu associatif : le cas de Terre des Hommes /
Mathilde Boudoux d’Hautefeuille. Mémoire INTD, Paris, 2003. – 71 p.
Le mémoire aborde successivement les enjeux du Records management en milieu
associatif et sa mise en place à l’association Terre des Hommes, et enfin émet des
préconisations pour faire évoluer la gestion documentaire en l’absence d’autorité.
[20] La mémoire associative : spécificités, enjeux et réalisations. L’exemple des
Restos du
Cœur / Hermine Diebolt. Mémoire INTD, Paris, 2003. – 71 p.
Le mémoire détaille les enjeux de l’archivage en association, et la mise en place
d’une politique d’archives aux Restos du Cœur.
[21] La rationalisation d’une photothèque sous tous les angles : le cas du fonds
photographique contemporain de la Croix-Rouge Française /Aurélie Lacouchie.
Mémoire INTD, Paris, 2003. – 178 p.
Ce mémoire aborde les spécificités de l’archivage des images à travers le cas de la
photothèque de la Croix-Rouge, et la création d’une base de données et d’un
thésaurus spécifiques.
99
[22] Les archives des ONG : une mémoire… à partager. Guide pratique en 40
questions/ International Council on Archives, 2002. – 45 p.
[ Consulté le 12 février 2004,
http://www.unesco.org/webworld/ica_sio/docs/28session/annex3.rtf]
Un excellent guide, très complet, qui répond à toutes les questions qu’on peut se
poser sur l’archivage dans des structures comme les ONG et les associations.
[23] Les archives des associations ; approche descriptive et conseils
pratiques/Direction des archives de France ; ouvrage collectif coordonné par Armelle
Le Goff. – Paris : la documentation française, 2001. – 244 p.
Un ouvrage de référence. A l’occasion du centenaire de la loi de 1901 sur les
associations, cet ouvrage collectif rappelle les enjeux de l’archivage en association,
donne des indications méthodologiques afin d’aborder un fonds d’archives
associatives, et termine sur ddes retours d’expérience de mise en place d’archives en
association.
[24] Cent ans d’associations au miroir des archives/ Association des Archivistes
Français (AAF), colloque de Nantes, 26 septembre 2001. – 36 p.
[ consulté le 03 juin 2004,
http://www.membres.lycos.fr/archivistique/bulletin_4_associations.html]
Un rappel des enjeux de l’archivage associatif. [25] Du papier au numérique : les archives de l’association « les Restos du Cœur »/
Hermine Diebolt.- Document numérique, 2000, vol. 4, n° 3-4, p. 363-373
Dans cet article, Hermine Diebolt, archiviste des Restos du Cœur, décrit la mise en
place d’une politique d’archives dans l’association, de la reprise de l’existant à la
mise en place d’une base de données spécifique aux archives, en passant par
l’élaboration d’outils de gestion des documents.
100
[26] La démarche qualité appliquée à la gestion de la mémoire interne d'une
organisation humanitaire. Étude de cas : Médecins sans frontières / Karine Saint-
Martin. – Documentaliste – Sciences de l’information, 1998, vol. 35, n°6, p.283-291
[Consulté le 23 février 2004, http://www.adbs.fr/uploads/docsi/1606_fr.pdf]
Un article très intéressant sous forme de retour d’expérience. Karine Saint-Martin
raconte comment elle a été amenée à mettre en place une politique d’archives à
l’association Médecins sans frontières, et les apports d’une démarche qualité.
[27] Le traitement des sources de l’histoire tunisienne en France / Kmar Mechri-
Bendana, Habib Belaid, Danièle Dégez. . – Documentaliste – Sciences de
l’information, 1989, vol. 26, n°6, p.227-232
L’article raconte la création d’une base de données historique par la Commission
des sources de l’histoire tunisienne en France (CSHTF), la sélection et le traitement
du fonds microfilmé, avant d’aborder les problématiques d’indexation de ce fonds.
101
Annexes
102
Annexe 1 Typologie des documents clés produits et diffusés par le siège du Secours Populaire Français
• Documents administratifs, financiers et/ou à forte valeur juridique:
Création, organisation, description de l’association :
- statuts
- déclaration d’association
- documents liés à des agréments officiels : demande et acceptation de RUP,
Grande cause nationale, agrément d’éducation populaire
- descriptifs de l’association : historique, organigrammes, règlements intérieurs
- rapports d’activité
- procédures et guides : Charte de gestion, guides de projets à destination des
fédérations
Vie de l’association : réunions des services, des instances, des commissions :
- comptes-rendus de réunions
- instances : convocations, listes d’émargement, bulletins de vote et
enveloppes, procès-verbaux
- discours et allocutions du Président
Gestion du personnel et formation :
103
- documents liés au recrutement : fiches de renseignements individuels,
contrats de travail, avenants
- documents liés à la gestion du personnel : descriptifs de postes, demandes de
formation, bulletins de salaire, grilles de salaires, calendriers individuels de
congés, adhésions (mutuelles, caisses de retraite et de prévoyance)
- registres obligatoires : CHSCT, personnel
- élections du personnel : convocations, listes d’émargement, bulletins de vote
et enveloppes, procès-verbaux
- notes de frais et justificatifs lors des déplacements: transport, logement
- formation : planning de formation, supports des formateurs, supports des
participants, rapports de formation.
Relations avec les bénévoles, les donateurs, les fournisseurs et les partenaires :
- contrats : contrats avec les fournisseurs, les assurances…
- conventions : conventions de partenariats avec des entreprises, conventions
de cofinancement…
- fichiers : bénévoles, personnalités, donateurs, entreprises
Documents comptables et financiers :
- bilans, comptes de résultats
- budgets
- plans de trésorerie
- journal de paie
- legs et donations : bordereaux d’appel, délibération du CA, arrêt préfectoral,
délivrance du legs…
- subvention : demandes, notifications
- factures
- rapports narratifs et financiers pour les cofinancements (MAE, UE)
104 Propriété matérielle et intellectuelle :
- titres de propriété (locaux, mobilier)
- documents liés à la propriété intellectuelle (certificats d’enregistrement des
publications, dépôts des logos, …)
Sinistres et contentieux :
- déclarations de sinistre
- contentieux : démarches, copies des jugements
• Documents de communication :
- bulletins internes
- publications
- plaquettes
- documents multimedia : affiches, photographies, CD audio et CD Roms,
vidéos
- objets : autocollants, porte-clés, casquettes…
- communiqués de presse
- revues de presse
- appels à souscriptions
• Documents d’action :
- fiches de projets
- rapports de missions
• Synthèses et enquêtes
105
- comptes-rendus et rapports d’audits et de contrôles
- enquêtes commandées par le Secours Populaire
- travaux scolaires et universitaires : rapports de stages, mémoires
Documents produits et diffusés (hors documents clés):
Notes et courriers ponctuels sans valeur juridique ni historique, bons de commande,
demandes d’information ponctuelles, formulaires et lettres-type.
106
Annexe 2 : Plan de classement des archives de l’Union Nationale du Secours Populaire français
DESCRIPTION
Nom de l’association Secours Populaire Français
Date de création 1945
Siège social Union Nationale, 9/11 rue Froissart 75003 Paris
Objet de l’association Solidarité nationale et internationale
PLAN DE CLASSEMENT
A Administration
• A1 Création de l’association
Statuts de l’association, statuts des fédérations – Modifications des statuts -
Déclaration d’association
• A2 Démarches officielles
Reconnaissance d’utilité publique – Grande cause nationale
• A3 Vie des instances
Congrès national – Assemblée générale – Comité national – Bureau national –
Secrétariat national
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• A4 Conseil d’administration
Convocations – Elections – Procès-verbaux – Déclarations des membres à la
Préfecture
• A5 Commissions
Commission financière – Commissions thématiques
• A6 Gestion des biens
Locaux – Mobilier – Entretien
• A7 Propriété intellectuelle
Certificats d’enregistrement des publications, dépôt des dessins, modèles, et logos à
l’INPI
• A8 Assurances
Contrats
• A9 Sinistres
• A10 Contentieux
Dossiers par affaires
108
B Gestion du personnel
• B1 Salariés
Embauches – Maladies – Accidents du travail - Congés – Retraites – Formation
professionnelle – Aide au logement
• B2 Bénévoles
Plaquette Bénévoles – Fichier des Bénévoles
• B3 Comité d’entreprise
Elections des représentants du personnel – Désignation des délégués syndicaux –
Rapports d’activité du CE
• B4 Règlements intérieurs
• B5 Organigrammes
C Institut de Formation
Formation des dirigeants - Formation comptable - Formation des bénévoles :
Connaissance du Secours, Permanence d’accueil - Validation des acquis de
l’expérience
109
D Communication
• D1 Communication interne
Notes – Comptes-rendus de réunions – Bulletins internes – Nouvelles du SPF
• D2 Publications
Convergence – Solidarité plus forte – Solidarité Junior
• D3 Photothèque
Photographies – Gestion du droit à l’image ( autorisations, bordereaux-contrats)
• D4 Retombées médiatiques
Coupures de presse – Enregistrements d’émissions radio et télévisées
• D5 Relations avec la presse
Communiqués de presse – Dossiers de presse
• D6 Sites Internet et Intranet
• D7 Matériel de communication
Affiches – Plaquettes – Films (masters) - Objets divers (badges, autocollants…)
• D8 Revues de presse écrite
110
E Gestion comptable et financière
• E1 Charte de Gestion
• E2 Budgets et bilans
• E3 Apports : dons, legs, subventions
• E4 Comptabilité
• E5 Trésorerie
• E6 Immobilisations
• E7 Impôts
• E8 Relations matérielles avec les fédérations
Budget, factures, matériel
• E9 Rapports des Commissaires aux Comptes et contrôles financiers
F Solidarité nationale (sauf Campagnes I et Urgences J)
• F1 Préparation et suivi des actions
Dossiers d’actions – Comptes-rendus de réunion
• Partenariats (voir H4 – Relations avec les entreprises)
111
G Solidarité internationale (sauf Campagnes I et Urgences J)
• G1 Préparation, réalisation et suivi des projets
Préparation des projets – Dossiers de projets - Comptes-rendus de missions -
Comptes-rendus de réunions
• Cofinancements (voir H3 – Relations avec les bailleurs de fonds)
H Relations avec l’extérieur
• H1 Relations avec les autres niveaux de l’association : fédérations, comités,
antennes (sauf relations matérielles des fédérations avec le siège : voir E8)
• H2 Relations avec les autres associations et organismes – Animation du
réseau
Courriers – Comptes-rendus de réunions
• H3 Relations avec les bailleurs de fonds
Démarches auprès du Ministère des Affaires étrangères et de l’Union Européenne
• H4 Relations avec les entreprises
Conventions de partenariat - Courriers
• H5 Relations avec les personnalités
Fichier des personnalités – Courriers
I Campagnes
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Don’Action – Journées des oubliés des vacances (JOV) – Aide alimentaire –
Pauvreté-Précarité – Pères Noëls Verts (PNV) – Monde - Divers
J Urgences
Rapports narratifs – Rapports financiers – Notes et courriers
K Manifestations ponctuelles
Braderies du Secours Populaire - Expositions
L Développement de l’association
Copains du Monde – Médecins du Secours – Solidairement jeunes – Spectacles
M Informatique
N Documentation
Fonds documentaire – Gestion des abonnements et des acquisitions d’ouvrages –
Maintenance de la base documentaire sous JLB Doc.
113
Annexe 3 : Traitement de la revue dans les deux bases de données
BASE DITE « DOC »
BASE DE LA
REDACTION DE
CONVERGENCE
Alimentation par :
Une bénévole
Un membre de
la Rédaction de la revue
Dates extrêmes des
numéros indexés:
De 1944 à nos jours
Depuis 2001
Logiciel utilisé :
JLB-Doc
Excel
Mode d’indexation :
Indexation par rubrique
(deux niveaux d’indexation :
thème, mots-clés)
Indexation par article
(un mot-clé par article)
Outil d’indexation :
Thésaurus sous JLB-Doc
Pas d’outil d’indexation
Public de la base :
Actuellement, seule la
Documentation consulte
parfois la base.
La Rédaction,
le personnel du siège.
Finalité de la base :
Finalité historique :
conserver des traces de
l’histoire et des activités du
Secours.
Finalité pratique :
conserver la trace des articles
parus, informer le personnel
des derniers thèmes abordés
114
par Convergence.
115
