Reddition de compteset vérification

en gestion contractuelle

Etienne Sabourin

Février 2012

Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats

Plan de la présentation

• Contexte• Direction de l’analyse et de la vérification

aux contrats• Travaux en reddition de comptes• Vérification en gestion contractuelle

Contexte

La Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) et la règlementation afférente confèrent aux dirigeants des organismes :

– Des pouvoirs élargis

et, en contrepartie,– Une plus grande imputabilité– Des obligations de reddition de comptes.

(En vigueur depuis le 1er octobre 2008)

Direction de l’analyseet de la vérification aux contrats

Mandats

– Analyse les demandes d’autorisations adressées au Conseil du trésor et au Conseil des ministres, pour le volet contractuel;

– Travaux en reddition de comptes;– Mandats de vérification.

ObjectifS’assurer du respect de l’application du cadre normatif en gestion contractuelle.

Politique de gestion contractuelleen reddition de comptes

• Applicable aux ministères et aux organismes assujettis

• Exigences prévues au cadre normatif :– Lettre de déclaration de fiabilité du dirigeant d’organisme;– Liste des situations où les organismes doivent rendre des

comptes au CT;– Estimation de la valeur des contrats inférieurs à 25 000 $;– Délai pour la transmission des documents au SCT.

• Révision de la Politique (objectif 1er avril 2012) :– Précision sur le moment de l’autorisation écrite;– Formulaires électroniques;– Transmission électronique et papier.

Travaux en reddition de comptes

• Le Président du Conseil du trésor doit soumettre un rapport à l’Assemblée nationale sur l’application de la LCOP (13 juin 2014, par la suite aux 5 ans) :– Le MELS et le MSSS doivent fournir au président du Conseil

du trésor les informations requises pour ce rapport.(article 22.1 de la LCOP)

• Reddition de comptes des réseaux de l’éducation et de la santé et des services sociaux.

Travaux en reddition de comptesLettre de déclaration de fiabilité

• S’assurer de recevoir une lettre de chacun des dirigeants des organismes assujettis à notre politique

• S’assurer que chacune des lettres soient dûment complétées

• Chacun des dirigeants déclarent la fiabilité des données :– Transmises au SCT;– Publiées sur le SEAO;– Maintien de systèmes d’information et des mesures de

contrôles fiables.

Sensibilisation et imputabilité des dirigeants d’organismes

Travaux en reddition de comptesStatistiques sur les contrats des MO

Travaux en reddition de comptesStatistiques sur les contrats des MO

Contrats des organismes publics du réseau de l’administration gouvernementale

Types de contrat

2007-2008 2008-2009 2009-2010

Nombre

Valeur (M$)

NombreValeur (M$)

Nombre

Valeur (M$)

Approvisionnement

2 017 1 037 2 432 687 1 410 534

Services 4 079 1 232 4 373 2 620 4 769 1 907

Construction 1 839 1 325 2 311 2 491 2 171 2 412

Totaux 7 935 3 594  9 116 5 798 8 350 4 853

Travaux en reddition de comptesStatistiques sur les contrats des MO

Modes de sollicitation

1er octobre 2008 au 31 mars 2009

(6 mois)

2009-2010(12 mois)

Nombre Valeur (M$) Valeur % NombreValeur (M$)

Valeur %

Appel d’offres public 1 182 1 993 88 % 3 418 3 910 80 %

Appel d’offres sur invitation

380 47 2 % 998 75 2 %

Gré à gré 1 280 219 10 % 3 934 868 18 %

Totaux 2 842 2 259 100 % 8 350 4 853 100 %

Mode de sollicitation

Travaux en reddition de comptesAutorisation du dirigeant d’organisme

Éléments à améliorer

• Article 13 (4) de la LCOP – Parfois non conforme– Selon la justification, parfois l’article 13 (2) de la LCOP;– Autorisation du CT (OBNL > 100 k$, individu > 50 k$);– Gré à gré possible selon d’autres exceptions.

• Dépenses supplémentaires (Articles 17 LCOP, 19 et 25 PGC) – La modification DOIT être accessoire ET ne pas changer la nature du

contrat;– Transparence

• Pas publiée;• Pas incluse aux statistiques.

Travaux en reddition de comptesAutorisation des dirigeants des organismes

Éléments à améliorer • Justification– Pas assez détaillée pour les dirigeants des organismes et la

DAVC;– Une soumission conforme ou acceptable ;– Explique rarement les motifs justifiant le fait de ne pas avoir

révisé les exigences et ne pas être retourné en AOP.• Date de signature de la fiche d’autorisation par les

dirigeants des organismes – Doit être signée avant d’octroyer le contrat;– Une signature à posteriori est non conforme;– Date de signature (journée non inscrite).

Travaux en reddition de comptesPublication sur le SEAO

Éléments à améliorer • Le respect du délai de publication de l’adjudication du

contrat – Plusieurs cas avec des délais trop longs.

• Les erreurs du code UNSPSC

• L’inscription de la disposition de la Loi ou des règlements en vertu de laquelle le contrat est attribué – Disposition parfois absente ou erronée.

Travaux en reddition de comptesVeille périodique sur le SEAO

Deux grands objectifs • Intervenir rapidement auprès des organismes lors

d’une mauvaise interprétation, compréhension ou application du cadre normatif – Mode conseil;– Possibilité d’apporter les correctifs au besoin.

• Répartir les travaux de reddition de comptes sur toute l’année (meilleures planification et réalisation des travaux)

Travaux en reddition de comptesÀ la suite des travaux en reddition de comptes

• Rapport au Conseil du trésor• Rencontres rétroactives avec les principaux donneurs d’ouvrage• Préparation de rapports synthèses personnalisés (À venir)• Sensibilisation lors des différents forums• Sensibilisation auprès des dirigeants des organismes• Formation (ajustements proposés et formations additionnelles)• Création des formulaires électroniques• Modifications sur le SEAO• Veille périodique sur le SEAO (appels d’offres et adjudications)• Modifications proposées au cadre normatif

(délai de publication des renseignements lorsque AOI ou gré à gré)• Mise à jour du guide «Les risques et contrôles dans la gestion des

contrats».

Vérification en gestion contractuelleContexte

• Juin 2011 : entrée en vigueur de la Loi concernant la corruption

• Septembre 2011 : attribution de pouvoirs de vérification à la Présidente du Conseil du trésor– Mandats de vérification sur l’adjudication, l’attribution

et les mesures de gestion contractuelle des contrats octroyés par les organismes visés par la LCOP;

– Vise les ministères, les organismes publics, les établissements des réseaux de l’éducation et de la santé et des services sociaux et les sociétés d’État.

Vérification en gestion contractuelle Organismes visés

Organismes (532) et valeur des contrats (15 G et 20 G$)

Ministères/organismes Établissements -réseaux de l’Éducation

Établissements – réseaux de la Santé et Services sociaux

Sociétés d’États

Nombre (environ)

139 139 228 26

Exemples MTQ, CSPQ, MRNF, SIQ, etc.

Commissions scolaires, Cégep et

Universités

Hôpitaux, Agences de santé et services

sociaux

Hydro-Québec, CSST, SAQ,

Loto-Québec, etc

Valeur totale

(environ)

5 G$ Entre 3 G$ et 5G$ Entre 3 G$ et 5 G$ 4 G$

Vérification en gestion contractuelle Opportunités

Sujets de vérification envisagés• Contrats octroyés de gré à gré• Fractionnement de contrats• Appels d’offres publics ou sur invitation• Comités de sélection• Regroupements d’achats• Modification aux contrats entraînant des dépenses

supplémentaires• Vérification par type de contrats (informatique, construction, etc.)• Vérification ou appréciation des politiques de gestion contractuelle• Vérification suite à des dénonciations, plaintes ou des

problématiques importantes portées à l’attention de la DAVC.

Vérification en gestion contractuelle Partenaires

• Directions de vérification interne de chacun des ministères, des organismes et des sociétés d’État;

• Directions des ressources financières, matérielles et contractuelles;

• Ministères ou organismes avec expertise en vérification;

• UPAC (Unité permanente anti-corruption).

Direction de l’analyseet de la vérification aux contrats

• Pour nous joindre :– Par courriel

reddition.comptes@sct.gouv.qc.ca– Par téléphone

(418) 643-0875 poste 4902– Par télécopieur

(418) 646-9880– Par courrier

Secrétariat du Conseil du trésorDirection de l’analyse et de la vérification aux

contrats875, Grande Allée Est, 2e étage, secteur 300Québec (Québec) G1R 5R8

Des questions ?