Registre des visites de soutien

Septembre 2014

Chaque bénévole reçoit le soutien en personne dont il a besoin pour réussir et continuer à offrir des programmes de qualité.

Objectif du soutien en personne

Objectif du soutien en personne :

Chaque section et chaque groupe reçoit trois visites de

soutien par année.

En vue de faciliter la mise en œuvre de notre stratégie de soutien aux bénévoles, ce nouvel outil vous permettra d’inscrire vos visites aux groupes et aux sections et d’en faire le suivi.

Ce registre unique sera un outil de collaboration et de planification stratégique indispensable pour l’équipe de soutien.

Registre des visites de soutien = RVS

Qu’est-ce que le registre des visites de soutien?

• Si nous souhaitons améliorer notre soutien en personne, nous devons être en mesure d’évaluer la situation.

• Identifier les lacunes dans notre soutien. Quels groupes ne reçoivent pas de visites? À quand remonte la dernière visite reçue par un groupe?

• Travailler en équipe et partager efficacement les questions et les préoccupations soulevées par les membres de soutien.

Pourquoi inscrire ses visites de soutien?

Le RVS est conçu pour les membres de soutien qui effectuent des visites de soutien aux groupes et aux sections :

• Les trois membres stratégiques du conseil• Les trois membres stratégiques du secteur• Les sous-commissaires qui effectuent des

visites de soutien• Les membres de soutien du secteur et du

conseil

Qui seront les usagers du RVS?

Si vous devez inscrire des visites au RVS mais

ne détenez pas de compte Scouts.ca, veuillez communiquer avec RSS, votre conseil ou lecentre d’assistance helpcentre@scouts.ca

C’est la première fois que vous accédez à Office 365 avec votre compte Scouts.ca?

Obtenir un compte Scouts.ca

Consultez le document « Première connexion » de la

boîte à outils pour les bénévoles

Accéder au registre des visites de soutien

Option no 2 : Accéder au RVS par le biais de la boîte à outils pour les bénévoles

Option no 1 : Accéder au RVS en cliquant sur le lien suivant : www.scouts.ca/svl

N. B. : Vous devrez compléter une étape d’identification avant de parvenir au RVS

Sauvegarder le lienAccédez rapidement au RVS en l’ajoutant aux favoris de votre navigateur ou en vous abonnant au site.

Vous retrouverez les sites auxquels vous êtes abonnés dans l’onglet « Sites » d’Office 365

Contrairement au système myscouts.ca, cet outil ne comporte pas de restrictions d’affichage. Nous vous demandons donc de respecter la Loi scoute et de ne pas apporter de changements aux registres des autres.

Ayez toujours en tête que l’information que vous ajoutez au registre pourrait être consultée.

**Important**

Confidentialité

Inscrire une visite de soutien

Étape 1 : Créez une nouvelle entrée en cliquant sur « new item »

Étape 2 : Remplissez le formulaire et cliquez sur « save » pour l’enregistrer

Vérification des nomsEntrez le nom et cliquez sur l’icône pour le vérifier Ou parcourez le

répertoire

N. B. : Pour que le système puisse vérifier le nom d’un membre de soutien, ce dernier doit avoir un compte Scouts.ca.

Pour parcourir, entrez le nom de la personne dans la zone de recherche

Mesures à prendre et tâches 1 de 2

N.B. : Pour que le système puisse attribuer une tâche à un membre de soutien et vérifier son nom, ce dernier doit avoir un compte Scouts.ca.

Étape 2 : Indiquez qui sera responsable de réaliser la tâche (vous-même ou un autre membre)

Étape 1 : Créez une tâche précise (pensez aux objectifs SMART)

Mesures à prendre et tâches 2 de 2

Étape 2 : La mesure à prendre apparaîtra automatiquement sous l’onglet « Tasks » du compte Outlook Office365 de la personne qui doit l’effectuer, qui pourra en faire le suivi et avoir les échéances bien en vue.

Synchroniser vos tâches Office365 & Outlook

Étape 1 : Dans l’onglet des tâches d’Office 365, cliquez sur « Tâches ».

Étape 2 : Cliquez sur « Synchroniser avec Outlook » pour pouvoir gérer toutes vos tâches au même endroit.

Note : Cette étape n’est pas obligatoire mais elle vous aidera à gérer vos tâches si vous utilisez déjà cette fonctionnalité dans Outlook.

Accomplir une tâche 1 de 2

Étape 1 : Dans votre système Office 365 ou Outlook, décochez les tâches que vous avez complétées dans le cadre d’un suivi pour le RVS.

Accomplir une tâche 2 de 2

Étape 1 : Donnez plus de détails sur les mesures prises.

Étape 3 : Sauvegardez vos modifications.

Note : Pour des instructions détaillées sur la révision et la modification d’une entrée au registre, consultez la prochaine fiche « Réviser et modifier ».

Étape 2 : Modifiez l’état de la tâche.

Réviser et modifier

Étape 1 : Cliquez sur l’entrée.

Étape 2 : Les détails de la visite vont apparaître.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton « edit item » pour apporter une modification

N. B. : Ne modifiez que les entrées qui vous concernent ou si vous avez complété une tâche.

Étape 4 : Suivez les mêmes étapes que lors de l’inscription de la visite : l’enregistrement, la vérification des noms, etc.

Options d’affichage 1 de 2Option no 1 : Sélectionnez cette option d’affichage si vous souhaitez visualiser les visites par conseil, secteur ou groupe.

Options d’affichage 2 de 2Autres options : Jetez

un coup d’œil aux autres options d’affichage utiles sur la page d’accueil du RVS.

Cliquez sur les « … » pour obtenir plus d’options.

En décembre 2014, nous évaluerons l’efficacité du registre des visites de soutien.

Les expériences et les commentaires des usagers seront importants dans cette évaluation. Partagez votre opinion sur les forums de la Base de connaissances.

Quelles sont les prochaines étapes du RVS?

Pour de l’assistance avec l’utilisation du RVS ou pour toutes autres questions concernant les visites de soutien, veuillez communiquer avec votre RSS ou votre conseil.

Pour en savoir plus, communiquez avec Linda Rainbow lrainbow@scouts.ca

Des questions?