RENCONTRE ANNUELLE 2009 Feuilles de temps et autres transactions Présenté par : Bruno Fournier

RENCONTRE ANNUELLE2009

Feuilles de temps et autres transactions

Présenté par :Bruno Fournier

Lors de cet atelier, nous vous présenterons : le plan d’implantation du nouveau module, les écrans de cette nouvelle interface ainsi que les contrôles qui seront implantés.

Un outil unique qui pourra être utilisé par l’employé lui-même, le supérieur immédiat ou le responsable des ressources humaines et de la paie.

Feuilles de temps et autres …Introduction

Banques

Catégories

Disciplines

Revenus

Services

Statuts

Feuilles de temps et autres …En n’oubliant pas que …

Employé

Préposé

Supérieur immédiat

Responsable de l’autorisation finale

Responsable du traitement et du paiement

Feuilles de temps et autres …Intervenants

DéfinitionL’employé est l’intervenant qui enclenche le processus.

Suite à un évènement, un employé qui veut être rémunéré pour cet évènement doit demander à son employeur d’être rétribué.

Cette demande peut se présenter sous la forme d’un formulaire ou par une transaction informatique.

En plus de sa rémunération, l’employé peut se déclarer absent, saisir ses demandes de vacances, demander un congé et demander le paiement d’un compte de dépenses.

ResponsabilitésDéclarer son temps, ses absences, ses demandes et ses réclamations

Feuilles de temps et autres …Employé

DéfinitionLe préposé est l’intervenant qui reçoit la demande de l’employé. Cette demande peut prendre la forme d’un formulaire ou peut être verbale. Selon ses tâches, le préposé peut avoir à vérifier et valider les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques avant de les acheminer, pour signature, au supérieur immédiat.Le préposé est un employé, donc il peut, pour lui-même, remplir des formulaires ou saisir des transactions électroniques.

ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireCompléter certaines informations pour justifier la transaction, s’il y a lieu

Feuilles de temps et autres …Préposé

DéfinitionLe supérieur immédiat signe les formulaires que le préposé lui a remis ou autorise à l’écran les transactions électroniques. Si les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques n’ont pas été vérifiées et validées par le préposé, le supérieur immédiat devra effectuer ces opérations.

ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireVérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieuSigner la transaction

Feuilles de temps et autres …Supérieur immédiat

DéfinitionLe responsable de l’autorisation finale des transactions ratifie les formulaires signés ou les transactions électroniques autorisées par un supérieur immédiat. Cet intervenant n’est pas obligatoire dans le traitement de certaines transactions. Il est possible que certains supérieurs immédiats n’aient pas à faire ratifier leurs transactions.

ResponsabilitésVérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaireVérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieuRatifier la transaction

Feuilles de temps et autres …Responsable de l’autorisation finale

DéfinitionLe responsable du traitement et du paiement des transactions traite les transactions signées (par le supérieur immédiat) et ratifiées, s’il y a lieu (par le responsable de l’autorisation finale des transactions).

Certaines vérifications et validations peuvent être effectuées par cet intervenant.

Feuilles de temps et autres …Responsable du traitement et du …

Responsabilités:Geler les transactions signées / ratifiées pour éviter les modifications

Retenir le traitement d’une transaction

Répartir le traitement d’une transaction sur plusieurs paiements

Vérifier le revenu, la classe d’emploi, les heures, le poste budgétaire


Responsabilités (suite):Vérifier les informations pour justifier la transaction, s’il y a lieu

Vérifier les heures lors des jours fériés

Vérifier les dépassements par jour / par semaine

Payer les transactions signées, ratifiées et vérifiées


Le groupe est l’élément central du modèle de décentralisation des employés.

Les groupes sont utilisés dans le module « Feuilles de temps et autres transactions ».

Ils contiennent tous les critères qui sont utilisés pour regrouper des employés selon des conditions définies.

De plus, les différents intervenants qui auront à gérer, contrôler, signer et ratifier les transactions saisies par les employés, doivent être associés à leur(s) groupe(s) respectif(s)

Feuilles de temps et autres …Groupes

En créant ainsi des groupes, vous dissociez l’utilisateur des critères de sélection, vous « dépersonnalisez » les éléments de la chaîne de saisie, de signature, d’autorisation et de traitement. La gestion et le suivi se limitent à l’assignation d’un groupe d’employés à un utilisateur. Si plusieurs utilisateurs doivent avoir accès au même groupe d’employés, vous n’avez qu’à répéter l’assignation du groupe aux utilisateurs concernés. Si un critère doit être modifié, vous n’aurez qu’à apporter la modification au groupe sans intervenir au niveau des utilisateurs.




Permet d’associer les différents intervenants qui auront à effectuer des opérations sur les transactions saisies par les employés.

Les employés qui saisissent leurs transactions ne sont pas considérés comme des intervenants.


Il est important de distinguer les rôles qui sont associés à un utilisateur du type d’intervenant qui est spécifique à un rôle particulier.Dans le modèle de décentralisation des feuilles de temps et des autres transactions, nous devons distinguer les trois (3) rôles suivants lors de l’assignation de rôle dans les « Fondations SRIC » :

Responsable des feuilles de temps ;Intervenant sur les feuilles de temps ;Employé.




La gestion du babillard permet de communiquer certaines informations aux employés et aux différents intervenants qui utilisent les modules libre-service.

Ces messages s’affichent dès que l’utilisateur accède aux modules libre-service.

Feuilles de temps et autres …Babillard

Feuilles de temps et autres …Babillard

Feuilles de temps et autres …Interface

Un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles.





L’intervenant ne voit que les employés qui font partie de son groupe.



Le responsable voit tous les employés sans égard aux groupes auxquels ils appartiennent.

Employé SoumettreRécupérer ma transaction

Préposé TraiterRemettre à l’employéRefuser et remettre à l’employé

Supérieur immédiat SignerRemettre au préposéRefuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employé

Feuilles de temps et autres …Actions par intervenant

Responsable de l’auto. ... RatifierRemettre au supérieur

immédiatRefuser et remettre au supé. … Refuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employé


Responsable du paie. Procéder au paiementRemettre au resp. …

Refuser et remettre au resp. … Refuser et remettre au préposéRefuser et remettre à l’employéRépartir le paiementRetenir le paiementRelâcher le paiementPayer






Cet onglet est accessible à tous mais seul l’employé peut modifier le contenu.


Cet onglet est accessible uniquement aux responsables.



Feuilles de temps et autres …Outils de gestion

Transactions

Transactions - Documents attendus non reçus

Transactions - Contrôle

Employés et leurs fonctions

Employés en absence

Employés et leurs soldes de banque

Fins d’emploi et atteinte du nombre d’heures maximum prévu aux contrats

Feuilles de temps et autres …Plan d’implantation

Ce document présente les activités qui doivent être effectuées par le collège pour l’implantation du module « Feuilles de temps et autres transactions».

Ce document contient toutes les activités qui doivent être effectuées pour assurer une implantation efficace et efficiente du nouveau module.

Certaines de ces activités sont obligatoires mais il se peut que certaines autres ne soient pas applicables dans votre collège.


Les activités ont été regroupées par type de transaction.

En fonction des types de transaction que vous voulez déployer dans votre collège, certaines activités devront être effectuées.

Par contre, la première section regroupe les activités préalables à l’ensemble des types de transaction.

Cette section doit être complétée avant de poursuivre les activités pour le déploiement d’un type de transaction.


Il est important d’être le plus clair et le plus significatif possible au niveau des descriptions, de l’assistance et des directives puisque ces informations seront visibles par l’ensemble des employés et des intervenants.

Vous devez utiliser des mots qui sont reconnus par l’ensemble du personnel de votre collège.

Si vous offrez les services aux employés dans les deux (2) langues officielles, vous devez compléter les champs appropriés.

RENCONTRE ANNUELLE2009

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