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Centre Hospitalier de l’Aggloméra�on Montargoise

Poster N°I 69

Maîtriser le processus du circuit des médicaments thermosensibles :Retour d’expérience sur la méthodologie d’un audit de la chaîne du froid

J.Bissonnier, F.Laurelli, S. Crevel, S.DrouardPharmacie, Centre Hospitalier de l’Agglomération Montargoise, 658 rue des Bourgoins - 45200 Montargis

Introduction

Les pharmaciens sont garants du respect de la chaîne du froid. Depuis 2014, un auditannuel est réalisé sur les conditions de stockage des médicaments thermosensiblesdans les services de soins. Mais cet audit ne prend pas en compte toutes les étapesdu circuit.

Objectifs

► Réaliser un état des lieux du circuit de la chaîne du froid pour les produits thermosensibles à la pharmacie.► Elaborer un audit global sur l’ensemble du processus.

Matériels et méthode

► Audit sur l’ensemble du circuit des médicaments thermosensibles à la pharmacie selon la grille OMEDIT Normandie.► Analyse des événements indésirables sur les ruptures de chaîne du froid dans les services de soins.

Oui

Non

Sans objet

> Processus Maîtrise de la chaine du froid pour les produits sensibles à la température (PST)Questionnaire PUI1. Système assurance qualité

Oui / Non / Sans objet Commentaires1.1 Existe t il une procédure institutionnelle décrivant les « Recommandations de gestion des produits de santé soumis à la chaîne du froid » mise à jour ?1.2 Cette procédure précise t elle :

1.3Existe-t-il une base documentaire mise à jour régulièrement sur les conditions de conservation des PST (info RCP, laboratoire, internet ADIPH etc.)?

1.4 Des évaluations régulières du respect de la chaine du froid sont elles réalisées sur la PUI? Notamment:

1.5Des formations ou sensibilisation sont ellles proposées sur la chaîne du froid (effets délétères de la chaleur et du froid, moyens de transport, logistique, conduite à tenir en cas de rupture de chaîne du froid) ?

1.6 Un responsable de la chaine du froid a-t-il été désigné au sein de la pharmacie?2. Commande par la pharmacie à usage intérieur (PUI)

Oui / Non Commentaires2.1

Lors des commandes la PUI est-elle organisée pour différencier les PST des autres médicaments (afin d'avoir une réception différenciée des PST des autres produits)?

2.2Le choix du jour et de l'heure de passage de la commande est-il programmé et optimisé afin de limiter le temps pendant lequel les PST sont hors d’une enceinte thermostatique?

2.3Les quantités commandées sont elles adaptées (quantités minimales mais suffisantes), afin de limiter le stock et la durée de conservation à la PUI des PST?

3. Livraison par les transporteurs et réception par la pharmacie à usage intérieur (PUI)Oui / Non / Sans objet Commentaires

3.1Est-ce que vous vous assurez que les fournisseurs utilisent des emballages portant une signalétique spécifique des produits froids pour permettre un traitement prioritaire ?

3.2 Identifiez-vous les fournisseurs qui distinguent la livraison des PST des autres médicaments?3.3 Un lieu de réception spécifique pour les PST est il identifié à la PUI? 3.4 Un lieu de réception spécifique pour les PST est il identifié en dehors des heures d'ouverture de la PUI?

3.5Evaluez-vous la bonne conservation des PST jusqu’à livraison à la PUI (traçabilité,emballage isotherme adapté, formation des livreurs ...)?

3.6 Formez-vous et évaluez-vous les connaissances du personnel quiréceptionne les PST?3.7 A chaque réception, les caisses contenant des PST sont-elles repérées, ouvertes sans délai pour un stockage immédiat?3.8 A chaque réception, les caisses contenant des PST sont-elles vérifiées ? Notamment :3.9 Les modalités de réception des PST pendant ET en dehors des heures d'ouverture de la PUI sont elles définies?

00,10,20,30,40,50,60,70,80,9

11. Système assurance qualité

2. Commande par la pharmacieà usage intérieur (PUI)

3. Livraison par lestransporteurs et réception parla pharmacie à usage intérieur

(PUI)

4. Stockage dans la pharmacieà usage intérieur (PUI)

5. Transport et livraison de laPUI vers les unités de soins

(UDS)

6. Retrocession

Risque élévé Risque modéré Risque faible Risque maîtrisé

L’audit sur le circuit des médicaments thermosensibles a été réalisé en septembre 2019. 6 étapes ont été analysées.

Les étapes de gestion du management de la qualité (procédures, formations) et les commandes (absence de circuit spécifique) ont un niveau de risque défini comme élevé, respectivement de 91% et 67%. Le stockage à la pharmacie a un niveau de risque modéré (43%).

Etapes du circuit Niveau de risqueSystème assurance qualité 91%Commande par la PUI 67%Livraison et récep�on PUI 28%Stockage dans la PUI 43%Transport dans les services 6%Rétrocession 6%

71%

29%

Causes de dysfonctionnement

Retour PUInon conformePanneréfrigérateur

Depuis 2019, 7 fiches d’événements indésirables (FEI) sur une rupture de la chaîne du froid ont été déclarés, principalement par les préparateurs et les pharmaciens.

Discussion

Notre audit n’est pas complet car il manque des points de contrôle sur le circuit des médicaments thermosensibles. Le contrôle du maintien de la température lors du transport entre la

pharmacie et les services de soins n’est pas évalué. Les FEI sont faites de manière unilatérale pharmaceutique et concernent principalement les retours de médicaments vers la pharmacie.

Conclusion

Un groupe de travail a été initié à la pharmacie pour revoir le processus du circuit des médicaments thermosensibles, de la commande au stockage dans les services de soins. Il s’agit d’établir un plan d’action dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue de la qualité. Une cartographie des risques sera réalisée avec l’élaboration d’une grille d’audit global corrélée à notre processus. Un plan d’audit est programmé. Il faut redéfinir des indicateurs plus critiques et plus performants pour cibler les étapes les plus à risques dans le circuit de ces

médicaments. Afin d’avoir une vision globale de la qualité de notre circuit, un audit logistique entre la pharmacie et les services de soins sera réalisé, avec l’achat de sondes de température. Un plan de formation est également prévu pour l’ensemble des professionnels de santé (pharmacie, service de soins). La récente problématique sur la conservation et le transport des vaccins contre la COVID-19 a montré l’importance de l’optimisation de la chaîne du froid.

Omedit Normandie. Grille d’autoévaluation : Processus Maîtrise de la chaîne du froid pour les produits sensibles à la température (PST) version PUI.Contact : jbissonnier@ch-montargis.fr 16èmes Rencontres Convergences Santé Hôpital – 14 au 17 septembre 2021 - Grenoble

40% de risque globalsur le processus

Les pertes financières s’élèvent à 1710 €