Reunion du “club des comptables” Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Poitou-Charentes

Reunion du “club des comptables”

www.poitou-charentes.equipement.gouv.fr

Direction régionale de l'Environnement, de l'Aménagement et du LogementPoitou-Charentes

Lundi 20 juin 2011 de 14h à 17h

20 juin 2011DREAL Poitou-Charentes

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Ordre du jour

1.Rappel• Les formulaires

• Le calendrier annuel

2.Sélection des structures animatrices en 2012

3.La mission d’animation• Le cahier des charges

• Le bilan d’exécution à mi-parcours

• Le bilan annuel d’exécution


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Rappel : les formulairesComplétude, pièces à joindre

• Demande de subvention et sa notice

• Déclaration de commencement de l’opération

• Demande de paiement (acompte et solde) et sa notice


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Demande subvention

DEPENSES PREVISIONNELLES

a) Prestation de service Renseigner toutes les cases notamment montants HT et

montants TTC indiqués sur les devis joints à la demande Une ligne par prestataire

b) Frais de personnel Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail figure dans

le programme détaillé d’activité de chaque site ) Modalités de calcul :Salaire annuel = salaire brut (salaire net + charges salariales) +

charges patronales + taxes sur les salaires

c) Frais professionnel Type de frais : déplacement (km uniquement), repas et

hébergement.

Salaire annuelNb de jours

travaillésCoût

journalierNb de jours consacrés

à l'actionMontant demandé

a b c=a/b d e=c*d


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Demande subvention

DEPENSES PREVISIONNELLES (suite)

d) Frais de formation Sont éligibles uniquement les formations en lien avec Natura 2000

e) Achats prévisionnels et services extérieurs Indiquer les autres frais de déplacement (SNCF, location canoë,

etc) Toutes les dépenses prévisionnelles doivent être justifiées par un

devis

f) Frais de structure Sont éligibles uniquement les postes comptables indiqués (les

autres postes sont inéligibles) Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (fournitures de

bureaux, frais postaux…) ne peuvent pas figurer dans ce tableau si elles figurent dans « achats prévisionnels et services extérieurs »

Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires ni la cotisation à Uniformation


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Demande subvention

Pièces à joindreType de demandeur

concernéPièce jointe

Pièce déjà fournie à la DREAL (1)

Sans objet

Exemplaire original de cette demanded’aide complétée et signée

Tous

Décision (de l’Etat ou du COPIL) désignantla structure porteuse de l’élaboration oude l’animation du DOCOB

Tous

Pièces justificatives des dépensesprévisionnelles (devis, attestations,fichesde paie…)

Tous

Le cahier des charges relatifs auxmissions et engagements du bénéficiairepour l’élaboration ou l’animation duDOCOB

Tous

Programme détaillé d’activité Tous

Dans le cas d’un représentant légal, uneattestation de pouvoir du signataire

Tous

Relevé d’identité bancaire ou postal (oucopie lisible) (1)

Tous

Copie de la publication au JO ou durécépissé de déclaration en préfecture

Si le demandeur est uneassociation ou un GIP

Statuts ou convention constitutives Si le demandeur est uneassociation ou un GIP et que la subvention est > 23 000 €

Dernière liasse fiscale complète ouderniers bilan et compte de résultatsapprouvés par l’assemblée et rapport ducommissaire au compte si il y en a un

Pour les associations si lasubvention est supérieure à23 000 €

Délibération de l’organe compétentapprouvant le projet et le plan definancement

Si le demandeur est unestructure publique


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Déclaration de commencement de l’opération

Indiquer la date réelle de commencement (pas la date de la demande)

A retourner à la DREAL dés le commencement de la mission d’animation (formulaire avec cadre réservé à l’administration pré-rempli)


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Demande de paiementType de demandeur concerné

/ type de projet concerné

Exemplaire original du présent formulaire dedemande de paiement complété et signé

Tous

Pour les achats et les prestations de services :copie de factures(1)

Dans le cas de dépenses donnantlieu à une facturation

Pour les dépenses de rémunération : bulletins desalaires, journal de paie, ou déclaration annuellesdes données sociales, et attestation ou piècejustificative du temps passé par le ou les salariéssur l’opération

Dans le cas où tout ou partie del’opération est réalisée en régie

Pour la sous-traitance :copie de la convention liantle bénéficiaire au partenaire

Dans le cas où tout ou partie del’opération est réalisée en sous-traitance

Pièces justificatives de dépenses de frais destructure

Dans le cas où l’opération estréalisée en tout ou partie en régie

Relevé d’identité bancaire (ou copie lisible)(2)

Dans le cas où vous souhaitez quel’aide soit versée sur un autrecompte que celui indiqué dans l’en-tête du formulaire

Compte rendu d’exécution de l’opération Tous Autres documents attestant du service fait (ex :tout ou partie du Docob, document decommunication, …)

Tous

Pièces justificatives du marché publicSi le bénéficiaire est soumis aumarché public

Annexe 1 dûment complétéeSi les dépenses réalisées (ou unepartie des dépenses réalisées)donnent lieu à des factures

Annexe 2 dûment complétéeSi les dépenses réalisées (ou unepartie des dépenses réalisées) nedonnent pas lieu à des factures

Annexe 3 dûment complétée S'il y des frais de structure

Annexe 4 dûment complétée Si le projet génère des recettes.

Pièces à joindre Pièce jointePièce déjà fournie à la

DREALSans objet


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Demande de paiement

Annexe 1 : dépenses réalisées donnant lieu à des factures Bien renseigner toutes les cases (le numéro de la facture est celui

indiqué sur la facture et non un numéro d’enregistrement interne), le cas échéant cumuler les dépenses par prestataire (indiquer alors « lot de factures » à la place du N° de facture)

Annexe 2 : Frais de personnel Modalités de calcul :

demande d’acompte prendre le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin

Demande de solde prendre le montant cumulé du salaire de décembre moins le montant cumulé indiqué sur le salaire de juin

Saisir uniquement une ligne par intervenant (le détail par site et par intervenant figure dans le rapport d’activité)

Type de frais : globaliser les dépenses par rubrique : déplacement (km uniquement), repas et hébergement. Si besoin joindre une note explicative sur le calcul des frais de déplacement (voitures de service, factures de carburant, forfait kilométrique pour les voitures personnelles...)

Si la demande concerne un chargé de mission animant plusieurs sites Natura 2000, ne pas faire de distinction par site. La distinction se fait dans le rapport d’animation de chaque site.


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Demande de paiementAnnexe 3 : Dépenses liées aux frais de structure

Les dépenses faisant l’objet d’une facture dédiée (achats prévisionnels et services extérieurs) ne peuvent pas figurer dans ce tableau (fournitures de bureaux, frais postaux…)

Poste 63 : ne comprend pas les taxes sur les salaires, ni la cotisation à Uniformation

Poste comptable retenu Montant éligible en €1 Montant éligible réel supporté en €

TOTAL FRAIS DE STRUCTURE

Nombre d’ETP présent dans la structureB = total des ETP de la structure

ETP affecté à l’actionC = ETP travaillant sur Natura 2000

TOTAL |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |D = (A/B)*C

68 – Dotation aux amortissements|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |A

66 – Charges financières|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

67 – Charges exceptionnelles|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

63 - Impôts et taxes|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

65 - Autres charges de gestion courante|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

616 – Assurances|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

626 - Frais postaux et télécommunication*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

6066 - Fournitures d’entretien et de petit équipement*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

613/614 - Location de bureaux et charges locatives |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

6024 - Fournitures de bureaux*|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |

6061 - Fournitures non stockables (eau, électricité…)|__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ | |__ |__ |__ | |__ |__ |__ |, |__ |__ |


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Contrôles

Subventions cofinancées par des fond européens (FEADER) contrôles réalisés par l’ASP à plusieurs niveaux :

• Sur dossier avant paiement• Sur place

Nécessité de :

• bien remplir les formulaires (demandes de subvention, déclaration de commencement, demande de paiement)

• Conserver toutes les pièces justificatives au sein de vos structures


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Rappel : le calendrier annuel 2010-2011

pré-demande, demande, acompte, solde

mi novembre Envoi du projet de mission d’animation accompagné de la demande de subvention

décembre validation du projet par la DREAL

fin décembreEnvoi de la demande dûment complétée, datée et signée avec toutes les pièces justificatives

1er trimestre Instruction et engagement par la DREAL

2eme trimestreRenvoi de la convention attributive de subvention accompagnée de la déclaration de commencement de l’opération

Envoi du bilan d'éxécution à mi-parcours

Le cas échéant, demande de subvention modificative en accord avec la DREAL

Demande d’acompte éventuel

marsDemande de solde avec toutes les pièces justificatives dont le bilan annuel d'éxécution

juillet


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La sélection des structures animatrices en 2012


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2 hypothèses pour la mise en œuvre du DOCOB

Présidence du copil

Maîtrise d’ouvrage dela mission d’animation

Collectivité /EPCI Sous-traitante possible à un prestataire de service de tout

ou partie de la mission

Collectivité /EPCI

ETAT (Préfet, Sous-préfet)

Collectivité /EPCI

ETAT

(pilotage DREAL)

Structure animatrice Prestataire de service

ÉtatEn charge de l’état de conservation des habitats et espèces du site et de tout ou partie du financement

de la mission d’animation


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Animation du DOCOB portée par une collectivité : pas de changement

Lorsque l’État porte l’animation liée à un DOCOB :

• Actuellement, il finance l’animateur soit :via une commande (crédits 100% État)

via une subvention Etat/Feader (323A)

• A partir du 1er septembre 2011 l’État devra passer commande à un organisme extérieur pour la réalisation de toutes les missions d’animation via un marché public


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• A partir de l’automne 2011, la DREAL lancera des marchés publics pour sélectionner les organismes extérieurs chargés de la réalisation des missions d’animation des DOCOB

• Peuvent répondre tous les organismes extérieurs compétents dans le domaine (associations, bureaux d’études…)

• Nécessité de bien répondre à l’appel d’offre en joignant toutes les pièces demandées dûment renseignées

• Les marchés devraient être signés avec une tranche ferme et 2 tranches conditionnelles


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Publicité à l'adresse suivante : https://www.marches-publics.gouv.fr/

La place de Marché Interministérielle vous permet de :

Rechercher et consulter les annonces d'information, de consultation, d'attribution

Télécharger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE)

Remettre sous forme électronique vos réponses aux appels d'offres

Disposer d'un service d'alerte gratuit, quotidien ou hebdomadaire, selon les critères que vous définissez


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Pièces relatives à la candidature

Attention aux documents demandés dans la consultation, à titre d’exemple :

Lettre de candidature - Habilitation du mandataire par ses cotraitants DC1 (ex DC4),

Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement DC2 (ex DC5),

Déclaration de sous-traitance DC4 (ancien DC13)

État annuel des certificats reçus NOTI2 (ex DC7),

Téléchargeables à l'adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/directions_services/daj/marches_publics/formulaires/NOTI/daj_noti.htm


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Pièces relatives à l’offre à proprement parlé

à titre d’exemple :Le programme détaillé de la mission d’animation pour

les années N, N+1 et N+2 chiffré par année et pour la durée du marché

L’acte d’engagement avec • le montant pour chacune des tranches (une ferme et deux

conditionnelles)• Le montant total de l’offre

Cahier des clauses administratives particulières dûment renseigné, daté et signé.

Irrégularité de l’offre en cas de réponse incomplète Ne pas hésiter à Contacter par messagerie le CM Natura 2000 en cas d’interrogation


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• Attention : les mission d’animation 2012 ne pourront pas commencer avant la notification du marché

• Conséquence : pas de démarrage avant fin avril 2012 au plus tôt


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Cas particulier de la mission d’animation des MAEt

La demande de subvention est à faire via la mesure 323D2 (plus de financement dans le cadre de la mission d’animation via la mesure 323A ou autre)

Dépôt des demandes à DREAL début septembre N-1 pour la mission de l’année N

• Temps de préparation du projet (sf si déjà intégré dans la demande 323A de l’année 2011)

• Temps d’animation à proprement parlé (réunion technique de groupe, rencontre individuelle, suivi téléphonique…)


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La mission d’animation Natura 2000

1. Le cahier des charges

2. Le bilan d’exécution à mi-parcours

3. Le bilan annuel d’exécution


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Le cahier des charges

CDC actualisé pour prendre en compte :

1- le nouveau dispositif de désignation des structures animatrices

2- le cahier des charges national de la mission d’animation

3- le dispositif de suivi en continu des actions du DOCOB

4- le format des données numériques pour faciliter leur intégration au SIG

Mis en ligne sur le site Internet de la DREAL

Document de référence pour la réponse aux appels d’offre


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Bilan intermédiaire d’exécution de la mission

1- Formaliser la démarche existante d’un point d’étape entre l’animateur et le chargé de mission N2000 de la DREAL

2- Faire le bilan des ajustements validés au fil de l’eau

3- Accompagner la demande de paiement du 1er acompte

3 objectifs complémentaires


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Tableau : état d’avancement et ajustements des actions prévues


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Ligne d'action Unité Demande

complémentaire

Motivations

ANIMATION

Animation, sensibilisation, information acteurs locaux

actions transversales d'animation, contacts, informations liées à Natura 2000 j 3

Tableau : proposition de nouvelles actions


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Bilan final d’exécution de la mission

1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle

2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement

3- Accompagner la demande de paiement du solde annuel

3 objectifs complémentaires

Fixer les priorités d’intervention + rendre compte au COPIL + Evaluation triennale de l’animation du DOCOB


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1- S’assurer du bon avancement technique et financier des interventions d’animation annuelle et calibrer la mission suivante

Rubrique du CCTP

Sous Rubrique du CCTP Nature des interventions

réalisées

Actions du

DOCOB liées

Unités (hj ou euros)

Consommation prévue

Consommation finale

Observations

Mettre en œuvre des actions de sensibilisation, d’information, de communication

Animation

Echanger avec d’autres animateurs de sites Natura

Mise en œuvre du processus de contractualisation du DOCOB

Mise en œuvre des actions non contractuelles du DOCOB Assistance technique des porteurs de projets

Assistance technique

Soutien à l’articulation de Natura 2000 avec les autres politiques publiques

Suivi biologique Suivi des actions et mises à jour du

DOCOB Suivi et évaluation des contrats

Suivis

Mises à jour du DOCOB Expertises pour le compte de l’Etat Comité de pilotage Réunions avec les services de l'Etat

Assistance administrative

Bilan d’activités


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2- Mesurer et qualifier l’état d’avancement général des actions du DOCOB et caractériser la contribution de la mission annuelle à l’état d’avancement

Pour chaque action, il est établi une mini - fiche détaillée d’état d’avancement

1- Etat d’avancement général de l’action du DOCOB

2- Contribution de la mission annuelle d’animation à l’état d’avancement général de l’action

3- Axes d’amélioration de l’action ou de l’animation

Pilotage en continu des actions du DOCOB + Suivi de la qualité de la mise en œuvre et des résultats obtenus + Actualisations du DOCOB et de la mission d’animation


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Le diaporama et les documents évoqués seront mis à disposition sur le site de la DREAL PC

MERCI DE VOTRE ATTENTION

Documents

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