Réunion Générale de coordination du 17 Janvier 2008

REUNION DE COORDINATION DU 17 JANVIER 2008

Ordre du Jour

1. Point sur les indicateurs qualité – bilan de l’année 2007.

2. Point sur le clôture du budget 2007 et la préparation du BP 2008.

3. Point sur le Syndicat « Scènes Vosges » avec la création du nouveau budget annexe TVA.

4. Point sur les refacturations à finaliser sur l’Epic – Office du Tourisme, Scènes Vosges et le CCAS.

5. Point sur les audits internes du second semestre 2007.

6. Point sur l’audit externe du 1er février 2008.

7. Point d’avancement sur la mise en place des paiements par Internet.

8. Points divers relatifs aux Marchés Publics.

9. Remarques diverses.

Prochaine Réunion le : Jeudi 10 Avril 2008 à 14 H 30

1.A. Les indicateurs qualité1. Délais globaux de règlement

Délai global 2007 : 25,40 jours dont 23,16 jours sur le 1er semestre.

Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours ; Délai 2004 : 29,21 jours.

Délai moyen enquête nationale : 37,4 jours.

Par service : Urbanisme 36 jours en 2007, DST 28 jours, DG 27,6 jours

Cabinet du Maire 21,3 jours, Animation 21,89 jours, Sports 21,93 jours

Objectif 2007 : 28 jours - Objectif 2008 : 26 jours

2. Délais globaux d’encaissement

Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2007 : 30,03 jours pour une moyenne annuelle de 30 jours. Objectif 2007 : 35 jours et 2008 : 31 jours.

Délai d’encaissement global moyen 60,28 jours.

3. Délais de traitement par les services

De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007.

Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours

1.B. Les indicateurs qualité ( suite )4. Suspensions du Trésor Public

Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % - Objectif 2008 0,70 %.

Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % - Objectif 2008 1,50 %.

Taux moyen global 2007 : 0,88 % - Objectif 2007 0,90 %.

5. Les factures anciennes arrivées dans nos services

Délai moyen d’arrivée en 2007 : 13,46 jours contre 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002

Chaque mois, 92 factures en 2007 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 87 en 2006, 109 en 2005 ).

Chaque mois, 32 factures en 2007 sont datées de deux mois précédent celui de l’enregistrement aux Finances ( 28 en 2006, 28 en 2005 )

Deux causes à traiter :

-les factures arrivent directement au service

-Les fournisseurs envoie des factures éditées avec beaucoup de retard

ENJEUX : TRANSVERSALITE ENTRE COMPTABLES ET AVEC LES FINANCES

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008

Crédits ouverts en totalité depuis le 21 Décembre :

Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme

Crédits ouverts en totalité depuis le 15 Janvier :

Scènes Vosges

Crédits fonctionnement depuis le 21 Décembre : CCEG.

Reports 2007 sur 2008 ouverts en totalité :

Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme – Scènes Vosges.

En principe : pas de traitements possible sur 2007.

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008

Deux axes de présentation :

1. Comment gérer sur 2008 mes mouvements qui ont fait l’objet d’un rattachement sur 2007

2. Comment interpréter les cumuls en situations budgétaires sur 2008 compte tenu des rattachements réalisés.

Situation des cumuls sur 2008

En utilisant « Saisie des Mouvements »

Montant du Mouvement 2 290 €

Visualisation des références du mouvement de rattachements RATD

1er Cas : Pas besoin de cet engagement : je le mets en « refusé »

Montant du disponible a changé de 106 898,44 à109 188,44 + 2 290 €

Ces montants se sont actualisés de + 3 714,56 à + 1 424,56 € soit – 2 290 €

2e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et solde le mouvement

Sur Saisie Facture

La ligne est soldé : pas de création d’un nouveau mouvement

Modification des cumuls engagés et facturés et du disponible sur la ligne

Mouvement de 2 290 – 1 500 rapproché donc 790 € supprimés, d’où hausse du disponible de 106 898,44 à 107 688,44 €

Baisse des cumuls de 790 €

3e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et ne solde pas le mouvement résiduel de 790 € : d’où création d’une seconde ligne sur le même mouvement.

Sur Saisie Mouvement Partie rapprochée à une facture

Reste de l’engagement

Impact sur les comptes : les montants engagés et facturés restent logiquement identiques.

2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008Suite

Conclusion Axe 1 et Transition Axe 2

Les rattachement réalisés en 2007 augmentent le budget disponible 2008 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté.

Les mouvements correspondants rattaché ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagé, puis aux niveaux suivants s’ils sont rapprochés des factures et mandatés.

Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement.

Comment interpréter – 15 873, 67 € en mandats émis

Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ?

Mvt Libellé Tiers TTC Chap Fct Cpt Gest Fac Mandat Date OcreEngagement des mouvements rattachés sur 2007

07000009 CONTRAT G-MUSE(RATTACH.) 008974 671,37 920 0205 611 34 -07000016 CONVENTION LOTHAIRE 2007(RATTACH.) 000928 10 000,00 920 0205 611 34 211987 V:10/161 09/01/0807000021 TEDECO ETAT CIVIL ET INFO 2007(RATTACH.) 018240 1 339,33 920 0205 611 34 -07000022 MAINTENANCE PANTERGA (DIBTIC) (RATTACH.) 011471 745,41 920 0205 611 34 -07000025 MAINTENANCE BILLETERIE MUSEE I(RATTACH.) 012319 1 094,34 920 0205 611 34 -07000027 MAINTENANCE MINICAD ET MINIVUE(RATTACH.) 011280 2 290,00 920 0205 611 34 -07000031 ENTRETIEN AUTOCOM(RATTACH.) 001598 232,94 920 0205 611 34 212042 V:10/162 09/01/0807000032 TPE MUSEE DE L'IMAGE(RATTACH.) 011039 288,82 920 0205 611 34 -0741340057 FICHIERS MAGNETIQUES 2007(RATTACH.) 009959 1 186,06 920 0205 611 34 -0741340134 MAINTENANCE(RATTACH.) 012094 3 394,25 920 0205 611 34 -0741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 442,52 920 0205 611 34 211799 V:6/104 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 355,53 920 0205 611 34 211776 V:6/103 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 295,08 920 0205 611 34 211934 V:6/102 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 562,12 920 0205 611 34 211933 V:6/101 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 4 282,51 920 0205 611 34 -0741340144 CONTRAT FIN 2007(RATTACH.) 006195 2 500,00 920 0205 611 34 -

A 29 680,28

Engagement des mouvements de rattachement sur 200707RATD0102 RATTACHEMENT000928 #00204(RATTACH.) 002877 9 115,92 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0118 RATTACHEMENT001598 #00204(RATTACH.) 002877 293,02 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0126 RATTACHEMENT002855 #00204(RATTACH.) 002877 5 937,76 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0162 RATTACHEMENT006195 #00204(RATTACH.) 002877 7 998,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0189 RATTACHEMENT008974 #00204(RATTACH.) 002877 671,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0198 RATTACHEMENT009959 #00204(RATTACH.) 002877 1 186,06 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0206 RATTACHEMENT011039 #00204(RATTACH.) 002877 288,82 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0212 RATTACHEMENT011280 #00204(RATTACH.) 002877 2 290,00 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0213 RATTACHEMENT011471 #00204(RATTACH.) 002877 745,41 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0221 RATTACHEMENT012094 #00204(RATTACH.) 002877 3 394,25 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0223 RATTACHEMENT012319 #00204(RATTACH.) 002877 1 094,34 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0273 RATTACHEMENT018240 #00204(RATTACH.) 002877 1 339,33 920 0205 611 34 - 18/12/2007

B 34 354,65- 4 674,37

1ers cumuls : Mouvements engagés

Mvt Libellé Tiers TTC Chap Fct Cpt Gest Fac Mandat Date OcreMouvements propre à 2008

0841340006 MISE A JOUR DES ROLES 2007 010535 2 890,56 920 0205 611 34 211936 V:6/100 08/01/080841340040 MAINTENANCE ACTI MUSEO 2008 009701 299,00 920 0205 611 34 -0841340041 ENTRET AUTOCOM ATELIER TECHNIQUES 001598 293,02 920 0205 611 34 -0841340042 ENTRET AUTOCOME URBANISME 001598 281,14 920 0205 611 34 -0841340043 BADGEUSE RH 000857 1 148,04 920 0205 611 34 -0841340044 MAINTENANCE INDEM 005949 480,09 920 0205 611 34 -0841340045 CONVENTION LOTHAIRE 000928 10 000,00 920 0205 611 34 -0841340046 MAINTENANCE GEOMEDIA 008378 1 103,08 920 0205 611 34 -0841340047 PARTITIONS ECOLE DE MUSIQUE 020196 299,00 920 0205 611 34 -0841340048 MAINTENANCE ARCVIEW 018791 1 650,79 920 0205 611 34 -0841340049 FINANCES ACTIVE 020663 9 280,96 920 0205 611 34 -0841340050 ENTRETIEN CLIM SALLE INFO 008371 690,44 920 0205 611 34 -0841340051 MAINTENANCE IMACAD ET MINIVUE 011280 2 487,34 920 0205 611 34 -0841340052 MAINTEN DEMAT MARCHES PUBLICS 015825 5 202,60 920 0205 611 34 -0841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 2 333,85 920 0205 611 34 212376 P:12/77208 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 2 481,65 920 0205 611 34 212377 P:12/77228 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 1 008,90 920 0205 611 34 212375 P:12/77116 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 681,40 920 0205 611 34 212374 P:12/77139 11/01/080841340054 MAINTENANCE ORDI 003385 1 643,30 920 0205 611 34 -0841340055 MAINT BILLETERIE MUSEE IMAGE 012319 2 213,41 920 0205 611 34 -0841340056 MAINTENANCE SOLON 007686 982,85 920 0205 611 34 212431 V:35/425 16/01/080841340057 MAINTENANCE DIBTIC 2008 011471 754,41 920 0205 611 34 -0841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 7 436,75 920 0205 611 34 -0841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 2 360,64 920 0205 611 34 -0841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 1 422,12 920 0205 611 34 -0841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 729,56 920 0205 611 34 212433 V:35/424 16/01/080841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 3 920,50 920 0205 611 34 -0841340059 I-MUSE 008974 671,37 920 0205 611 34 -0841340060 CENTRAL PARC 011529 3 158,94 920 0205 611 34 -0841340061 MAINTENANCE DIVERSES 006195 10 626,76 920 0205 611 34 -0841340061 MAINTENANCE DIVERSES 006195 3 851,98 920 0205 611 34 -0841340061 MAINTENANCE DIVERSES 006195 4 514,99 920 0205 611 34 -0841340062 FICHIERS FISCAUX 006048 2 220,74 920 0205 611 34 -0841340062 FICHIERS FISCAUX 006048 117,36 920 0205 611 34 -0841340062 FICHIERS FISCAUX 006048 1 869,83 920 0205 611 34 -0841340062 FICHIERS FISCAUX 006048 1 048,97 920 0205 611 34 -0841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 622,96 920 0205 611 34 212225 P:12/78152 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 687,41 920 0205 611 34 212226 P:12/77884 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 751,86 920 0205 611 34 212227 P:12/77929 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 428,57 920 0205 611 34 212228 P:12/78046 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 620,81 920 0205 611 34 212229 P:12/77431 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 483,33 920 0205 611 34 212230 P:12/77454 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 408,15 920 0205 611 34 212231 P:12/77476 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 730,39 920 0205 611 34 212232 P:12/77491 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 691,73 920 0205 611 34 212233 P:12/77763 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 833,69 920 0205 611 34 212224 P:12/77818 11/01/080841340064 TEDECO 018240 887,62 920 0205 611 34 -0841340064 TEDECO 018240 234,73 920 0205 611 34 -0841340065 ENTRETIEN AUTOCOM HDV 012094 1 989,82 920 0205 611 34 212494 V:35/423 16/01/080841340065 ENTRETIEN AUTOCOM HDV 012094 10 017,68 920 0205 611 34 -0841340066 TPE MUSEE DE L'IMAGE 019810 288,82 920 0205 611 34 -0841340067 VISIO BORNE 010780 554,94 920 0205 611 34 -

TOTAL C 112 388,85

A - B + C = 107 714,48

Mvt Libellé Tiers TTC Chap Fct Cpt Gest Fac Mandat Date OcreMouvements rattachés rapprochés avec une facture

07000016 CONVENTION LOTHAIRE 2007(RATTACH.) 000928 10 000,00 920 0205 611 34 211987 V:10/161 09/01/200807000031 ENTRETIEN AUTOCOM(RATTACH.) 001598 232,94 920 0205 611 34 212042 V:10/162 09/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 442,52 920 0205 611 34 211799 V:6/104 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 355,53 920 0205 611 34 211776 V:6/103 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 295,08 920 0205 611 34 211934 V:6/102 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 562,12 920 0205 611 34 211933 V:6/101 08/01/08

A 11 888,19

Mouvements de rattachement passés en 2006 et augmentant le mandaté en négatif07RATD0102 RATTACHEMENT000928 #00204(RATTACH.) 002877 9 115,92 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0118 RATTACHEMENT001598 #00204(RATTACH.) 002877 293,02 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0126 RATTACHEMENT002855 #00204(RATTACH.) 002877 5 937,76 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0162 RATTACHEMENT006195 #00204(RATTACH.) 002877 7 998,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0189 RATTACHEMENT008974 #00204(RATTACH.) 002877 671,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0198 RATTACHEMENT009959 #00204(RATTACH.) 002877 1 186,06 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0206 RATTACHEMENT011039 #00204(RATTACH.) 002877 288,82 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0212 RATTACHEMENT011280 #00204(RATTACH.) 002877 2 290,00 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0213 RATTACHEMENT011471 #00204(RATTACH.) 002877 745,41 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0221 RATTACHEMENT012094 #00204(RATTACH.) 002877 3 394,25 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0223 RATTACHEMENT012319 #00204(RATTACH.) 002877 1 094,34 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0273 RATTACHEMENT018240 #00204(RATTACH.) 002877 1 339,33 920 0205 611 34 - 18/12/2007

34 354,65B - 34 354,65

Mouvement propres à 2008 en Validé et en pré - mandaté0841340006 MISE A JOUR DES ROLES 2007 010535 2 890,56 920 0205 611 34 211936 V:6/100 08/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 2 333,85 920 0205 611 34 212376 P:12/77208 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 2 481,65 920 0205 611 34 212377 P:12/77228 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 1 008,90 920 0205 611 34 212375 P:12/77116 11/01/080841340053 MAINTENANCE LOGICIELS 003953 681,40 920 0205 611 34 212374 P:12/77139 11/01/080841340056 MAINTENANCE SOLON 007686 982,85 920 0205 611 34 212431 V:35/425 16/01/080841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 729,56 920 0205 611 34 212433 V:35/424 16/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 622,96 920 0205 611 34 212225 P:12/78152 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 687,41 920 0205 611 34 212226 P:12/77884 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 751,86 920 0205 611 34 212227 P:12/77929 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 428,57 920 0205 611 34 212228 P:12/78046 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 620,81 920 0205 611 34 212229 P:12/77431 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 483,33 920 0205 611 34 212230 P:12/77454 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 408,15 920 0205 611 34 212231 P:12/77476 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 730,39 920 0205 611 34 212232 P:12/77491 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 691,73 920 0205 611 34 212233 P:12/77763 11/01/080841340063 ENTRETIEN AUTOCOM SITES DISTANTS 010917 833,69 920 0205 611 34 212224 P:12/77818 11/01/080841340065 ENTRETIEN AUTOCOM HDV 012094 1 989,82 920 0205 611 34 212494 V:35/423 16/01/08

C 19 357,49

TOTAL - 3 108,97

2° CUMULS Facturé

– Pré Mandaté

Mvt Libellé Tiers TTC Chap Fct Cpt Gest Fac Mandat Date OcreMouvement rattachés rapproché avec une facture

07000016 CONVENTION LOTHAIRE 2007(RATTACH.) 000928 10 000,00 920 0205 611 34 211987 V:10/161 09/01/200807000031 ENTRETIEN AUTOCOM(RATTACH.) 001598 232,94 920 0205 611 34 212042 V:10/162 09/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 442,52 920 0205 611 34 211799 V:6/104 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 355,53 920 0205 611 34 211776 V:6/103 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 295,08 920 0205 611 34 211934 V:6/102 08/01/080741340143 CONTRATS RMI FIN 2007(RATTACH.) 002855 562,12 920 0205 611 34 211933 V:6/101 08/01/08

A 11 888,19

Mouvement de rattachement augmentant en négatif le mandaté07RATD0102 RATTACHEMENT000928 #00204(RATTACH.) 002877 9 115,92 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0118 RATTACHEMENT001598 #00204(RATTACH.) 002877 293,02 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0126 RATTACHEMENT002855 #00204(RATTACH.) 002877 5 937,76 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0162 RATTACHEMENT006195 #00204(RATTACH.) 002877 7 998,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0189 RATTACHEMENT008974 #00204(RATTACH.) 002877 671,37 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0198 RATTACHEMENT009959 #00204(RATTACH.) 002877 1 186,06 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0206 RATTACHEMENT011039 #00204(RATTACH.) 002877 288,82 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0212 RATTACHEMENT011280 #00204(RATTACH.) 002877 2 290,00 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0213 RATTACHEMENT011471 #00204(RATTACH.) 002877 745,41 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0221 RATTACHEMENT012094 #00204(RATTACH.) 002877 3 394,25 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0223 RATTACHEMENT012319 #00204(RATTACH.) 002877 1 094,34 920 0205 611 34 - 18/12/200707RATD0273 RATTACHEMENT018240 #00204(RATTACH.) 002877 1 339,33 920 0205 611 34 - 18/12/2007

TOTAL 34 354,65B - 34 354,65 Déjà compté en 2007 en rattachement donc en négatifs sur 2008

Mouvement propres à l'année 20080841340006 MISE A JOUR DES ROLES 2007 010535 2 890,56 920 0205 611 34 211936 V:6/100 08/01/080841340056 MAINTENANCE SOLON 007686 982,85 920 0205 611 34 212431 V:35/425 16/01/080841340058 MAINTENANCE DIVERSES 002855 729,56 920 0205 611 34 212433 V:35/424 16/01/080841340065 ENTRETIEN AUTOCOM HDV 012094 1 989,82 920 0205 611 34 212494 V:35/423 16/01/08

6 592,79

TOTAL MANDATE AU 16/01/08 C - 15 873,67

3° CUMUL MANDAT EMIS

3. La gestion de Scènes Vosges

Le 14 Janvier, adoption des budget 2008 Scènes Vosges

14 80 Principal Scènes Vosges : Théâtre et Services Administratifs

14 81 TVA Scènes Vosges : Louvière et Rotonde.

Services principalement concernés : Bâtiments en dépenses.

4. Point sur les refacturations à établir ( Rappel )

Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges

Nature des dépenses concernées :

- Frais de reprographie, de fournitures de bureau, d’affranchissement.

- Produits d’entretien.

- Fournitures éventuelles Bâtiments ( interventions travaux en régie ).

- Forfaits informatiques.

- Mise à disposition de Personnel dans le cadre de Manifestations ( Centre des Congrès, Scènes Vosges … ).

- Entretien de véhicules et fourniture de carburant.

4. Point sur les refacturations à établir ( suite )

Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges.

Méthode :

- Décompte avec toutes les pièces justificatives à transmettre à la Direction des Finances avant le 07 Décembre pour les 11 premiers mois de l’année.

- Rattachement pour le 12° mois.

- Ne concerne pas les forfaits ( informatique, CCEG ), et ne concerne pas les facturations déjà établies périodiquement (Garage ).

- Valorisation Main d’œuvre : prendre le prix établi dans les tarifs ( ou le tarif prévu éventuellement dans le cadre d’une convention ).

5.a Point sur les Audits internes du second semestre

1. Pool comptabilité : en particulier, culture, UDD, Technique, garage-cadre de vie

2. Attention à l’actualisation de vos fiches de postes suite à réorganisation de services

3. Attention au relevé quotidien des factures aux finances

4. Attention aux pièces MAPA, à la communication sur les marchés en cours avec les techniciens et responsables de services.

5. Bien vérifier les lignes à créditer dans le cadre des virements de crédits

6. Bien sensibiliser les techniciens aux procédures comptables

7. Attention au bon respect des règles de centralisations des commandes (fournitures de bureau, informatiques, produits d’entretien, documentation … )

8. Eviter les factures avec des adresses nominatives au niveau des services, mais faire figurer le service concerné ( cas des travaux de reprographie externe )

9. Bien transmettre les Ordres de Services et PV de réception dans les délais.

5.b Point sur les Audits internes du second semestreeconde Fiche de suivi pour les Télécoms

Factures dans le cadre d'un Marché rédigé FICHE DE SUIVI DES FACTURES

COMPLETEL Marché 27029 Lot 1 N° INTERNE

France TELECOM Marché 27030 Lot 2 FOURNISSEUR

ORANGE Marché 27031 Lot 3 DATE ARRIVEE

SERVICES DESTINATAIRESProcédure Service finances

FACTURE

RAPPROCHEMENT PAR IMPUTATIONS

Ordre de Service

HT TVA TTC

CERTIFICATS DE PAIEMENT

Procédure Service Gestionnaire

CONTRÔLE CONSOMMATIONS

VISA FICHE DE SUIVI

1 COPIE FACTURE A CONSERVER

Vos remarques éventuelles : Réservé service FINANCES

Date de retour…………….. Signature…………………..

V1 : janvier 2008

Contrôle général du traitement des facturesBudget VILLE

Réservé service GESTIONNAIRES

N° ENGAGEMENT

MONTANT

IMPUTATION

Je soussigné …………………………; Certifie avoir vérifier que la facture est conforme au SERVICE FAIT et au BON D'ENGAGEMENT

SIGNATURE

N° du MANDAT

Date Mandatement

N° d'entrée

6 Point sur l’Audit externe du 1er Février

Prévu le 1er Février 2008 par M Philippe Millard pour l’Urbanisme, la culture et la cellule évènementiel.

Les services doivent se rendre impérativement disponibles.

7 Point sur la mise en place des paiement par internetLa codification des factures.

Principe : pas de paiement internet possible sans réception préalable d’une facture par courrier ou par e.mail, ET TOUJOURS AVANT émission d’un titre

Ville

Ecole de Musique 08 41 68 ; Ecole de l’Image 08 41 67

Halte garderie et Crèches : 08 41 61

Loyers ( avant émission du titre de recettes ) : 08 41 42

Musée 08 41 78 – Cité de l’Image 08 41 77

Golf 08 41 95 ; Centre aérés 08 41 96 ; Spinaparc 08 17 66

Garderies périscolaires 08 41 97 ; Etudes surveillées 08 41 65

Classes Transplantées 08 41 65

Carte d’animations municipales ( sports ) 08 41 97

Carte d’animations municipales ( culture ) 08 41 64

EPIC Office

Office du Tourisme ( Boutique et Spectacles ) : 08 70 08

Centre des Congrès : 08 72 08

7 Point sur la mise en place des paiement par internetLa codification des factures ( suite )

CCEG

Bibliothèque Mutimédia intercommunale : 08 60 33

Bassin Olympique 08 60 21 ; Piscine Iris 08 60 22 ; Piscine Germain Creuse 08 60 23

Patinoire 08 60 51

CCAS

Loyers Magnolias ( avant émission du titre ) : 08 22 61

Repas Résidences et à domicile ( avant émission du titre ) : 08 20 61

Loyers 3 Résidences Personnes Agées ( avant émission du titre ) : 08 24 61

Téléalarmes : 08 20 61

Principe codification :

2 premiers chiffres : code année

2 chiffres suivants : code budget

2 chiffres suivants : code service gestionnaire – activité

4 chiffres suivants : compteurs à gérer par chaque émetteur de factures.

B. Le site de paiement

Sera remplacé par Nature de la prestation

Le code facture

Ces trois champs seront également obligatoires

Contact vers paiement.internet@epinal.fr

Etape 1 : Références et identité

Etape 2 : le site invite l’internaute à bien vérifier les données inscrites.

Une vérification automatique est réalisée sur l’adresse e.mail.

Etape 3 : le paiement

Zone de paiement sécurisé

Groupement Epinal Ville ccas cceg epic

8 Point sur les Marchés Publics

- La mise en concurrence reste un principe fondamental : une convention de service de 3 000 € annuels HT reste un marché soumis au code.

- Le seuil pour les MAPA 2008 passe de 210 000 € HT maximum à 206 000 € HT.

- Nouveaux MAPA en cours de réalisation :

Produits d’entretien et EPI,

et à l’étude, fournitures électriques et peinture.