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ROYAUME DU MAROC
ECOLE DES SCIENCES DE L’INFORMATION
RABAT
CONCEPTION D’UN SYSTEME DE GESTION DES
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS POUR LE
CENTRE NATIONAL POUR LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE (CNRST) : CAS
DU SERVICE DU PERSONNEL ET DU SERVICE
FINANCIER
Mémoire de fin d’études
Cycle des Informatistes
Réalisé par :
ELMOUTAMID Rajaâ
Encadré par :
Mr. FAYAD, M. Mr. ESSADAOUI, M.
Juin 2004
FICHECATALOGRAPHIQUE DU TRAVAIL ELMOUTAMID, Rajaâ. CONCEPTION D’UN SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS DU CENTRE NATIONAL POUR LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE (CNRST) : CAS DU SERVICE DES
RESSOURCES HUMAINES ET DU SERVICE FINANCIER/ Elmoutamid, rajaâ.-
[S.L] : [S.N], 2004.
Travail de fin d’études : sc. Inf : Rabat, ESI, 2004.
Bibliogr. pp.
Annexes
FICHE ANAYTIQUE DUTRAVAIL ELMOUTAMID, Rajaâ. CONCEPTION D’UN SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS DU CENTRE NATIONAL POUR LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE (CNRST) : CAS DU SERVICE DES
RESSOURCES HUMAINES ET DU SERVICE FINANCIER/ Elmoutamid, rajaâ.-
[S.L] : [S.N], 2004.
Travail de fin d’études : sc. Inf : Rabat, ESI, 2004.
Bibliogr. pp.
Annexes Système de gestion des archives, politique d’archivage.
Remerciements
Ce travail n’aurait pu être mené à terme sans l’aide, les conseils et
la patience de Monsieur El Mostafa, FAYAD. Qu’il trouve ici l’expression de ma profonde gratitude et mon
grand estime. Mes sincères remerciements à Monsieur Mohmmed,
ESSADAOUI qui m’a proposé le sujet, m’a facilité l’accès à l’information requise et m’a orienté dans ma recherche.
Je tiens à remercier les personnes travaillant au Centre National
pour la Recherche Scientifique et Technique et m’ont facilité l’accès à l’information et la compréhension de leur contexte et modalités de travail
Je voudrais également adresser mes remerciements à tous ceux qui ont contribué de près ou de loin à la réalisation de ce modeste travail. Rajaâ
Dédicace Je dédie ce présent travail à mes très chers parents qui n’ont épargnés aucun effort pour m’offrir toutes les conditions et l’appui nécessaires pour réussir ma vie. L’amour que je vous porte est sans égal ; A mes chers frères Abd elmoughit, Abd essamad et leurs familles ; A mes chères sœurs Najat, Fouzia et leurs familles ; A toute ma famille ; A mes amis : Chorouk, Rajaâ, Amal, Fadwa, Aicha, Adil, Salwa, Amal, Nabila, Yassin ; A tous ceux dont j‘ai oublié de citer les noms mais qui sont présents dans mon cœur. Rajaâ
Dédicace
A Faiçal, l’amour de ma vie.
Rajaâ
RESUME
Tout organisation quelle que soit sa nature ou sa taille tend à atteindre
une efficience au niveau de la gestion et de l’administration quotidienne de ses
affaires, et à une efficacité de services qu’elle offre à ses usagers.
Cette étude intitulée «conception d'un système de gestion des
documents administratifs pour le Centre National pour la Recherche
Scientifique et technique (CNRST) : cas du service du personnel et du service
financier» essaye de mettre en relief l’importance de l’organisation et de la
gestion de l’information administrative susceptible d’assurer une qualité des
services pour le client du système et faciliter les taches des fonctionnaires.
Le présent travail se propose donc de concevoir un système de gestion
des archives administratives pour les deux services en question et se fixe par
conséquent deux grands objectifs à atteindre est qui sont :
Décrire l’état actuel des lieux des différents documents du service des
ressources humaines et celui financier au sein du CNRST pour relever
les problèmes du système en vigueur.
Proposer pour ces deux services, un nouveau système de gestion de
l’information administrative prenant en compte les éléments suivants:
Assurer un accès rapide et efficace aux documents administratifs ;
Assure une bonne conservation et préservation de ces documents ;
Sensibiliser les fonctionnaires quant à l’importance de l’information
contenue dans les documents.
Pour réponde aux questions et objectifs de cette recherche, plusieurs
méthodes ont été utilisée, à savoir :
-l’interview
-l’inventaire physique
-l’observation directe
-le questionnaire
Ces outils ont permis de collecter des données informationnelles
qualitatives et quantitatives sur les documents administratifs du CNRST,
identifier leur situation et détecter leurs problèmes.
L’analyse des données recueillies nous a permis de passer à l’étape de
proposition d’un système de gestion des archives du service du personnel et
un autre pour le service financier en fonction de leurs besoins.
Ainsi, les deux systèmes proposés se composent de structures
réglementaires, humaines et matérielles en plus des procédures nécessaires
pour une gestion rationnelle et plus efficace des documents administratifs
soutenues par un cadre de classement ou un calendrier de conservation des
documents d’archives.
LISTE DES ABREVIATIONS
P.V : Procès Verbal C.I.N : Carte d’Identité Nationale C.N.R.S.T : Centre National pour la Recherche Scientifique et
Technique
P.C.G.M : Plan Comptable Général Marocain U.S.A. : Etats-Unis d’Amérique
LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : Projet de loi relative à la création des archives au
Maroc
Annexe 2 : Le questionnaire utilisé pour la collecte de
l’information au sein des deux services étudiés
Annexe 3 : Le plan Comptable de travail du service financier
du CNRST
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE
1ère
PARTIE: ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE, APPROCHE
METHODOLOGIQUE ET REVUE DE LA LITTERATURE
CHAPITRE I : DE LA PROBLEMATIQUE, APPROCHE
METHODOLOGIQUE
1- Enoncé de la problématique
2- Approche méthodologique
2-1. Objectifs de la recherche
2-2. Questions de la recherche
2-3. Outils de recherche
2-4. Contraintes et limites de la recherche
2-5. Valeur de la recherche
2-6. Définitions opérationnelles
CHAPITRE II : REVUE DE LA LITERATURE
1-Définitions et concepts
1-1. La théorie des trois âges
1-2. Les diverses étapes de vie des documents administratifs
1-3. Les valeurs des documents d’archives
1-3-1. La Valeur primaire
a- La valeur administrative
b- La valeur probante
c- La valeur fiscale
1-3-2.La valeur secondaire
a- La valeur de témoignage
b- La valeur informative
1-4. Utilité d’un système de gestion des archives
1-5. Gestion des documents d’archives : un système
1-6. Système de gestion des documents administratifs
1-7. Eléments du système de gestion des archives
1-7-1. La réglementation
1-7-2. Les ressources humaines
1-7-3. Le plan d’action
a- L’inventaire
b- Le calendrier de conservation
c- Le classement
d- Les instruments de recherche
1-8. La conservation- préservation des dossiers
1-8-1. Les dépôts d’archives
1-8-2. Protection contre les facteurs climatiques et contre
a- Température et humidité
b- Lumière
c- Pollution
d- Poussière et impuretés
e- Inondations et tempêtes
f- Incendie
1-8-3. Protection contre les agents biologiques
a- Insectes
b- Champignons et micro-organismes
c- Rongeurs
1-8-4. Facteurs humains
a- Dommages involontaires
b- Vandalisme
c- Vol
1-8-5. Protection contre l’instabilité intrinsèque des documents
a- Oxydation
b- Acidité
c- Colorants éphémères
2ème PARTIE : PRESENTATION DU CNRST ET DIAGNOSTIC DE
LA SITUATION ACTUELLE
CHAPITRE I : PRESENTATION DU CENTRE NATIONNAL
POUR LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE ET TECHIQUE
(CNRST)
Introduction
1-1. La création du CNRST
1-2. Les missions du CNRST
1-3. L’organisation administrative du CNRST
1-4. La coopération scientifique et technique
1-5. La structure organisationnelle du CNRST
CHAPITRE II : DIAGNOSTIC DE LA SITUATION ACTUELLE
Introduction
2-1. La description analytique du contenu des dossiers individuels
du personnel
2-2. La description analytique des dossiers du service financier
2-2-1. Les approvisionnements avec Bon de Commande
2-2-2. Les marchés
2-2-3. Les contrats
2-2-4. Les régies
2-2-5. Les déplacements
3ème PARTIE : PROPOSITION D’UN SYSTEME DE GESTION DES
DOCUMENTS D’ARCHIVES
CHAPITRE I : PROPOSITION DE SYSTEME DE GESTION
DES DOSSIERS INDIVIDUELS DU PERSONNEL
1-1. La réglementation des dossiers du personnel
1-2. Les ressources humaines
1-3. Les ressources matérielles
1-4. Le classement
1-4-1. Un classement par filière
1-4-2. Un sous classement par grade
1-4-3. Un sous sous classement alphabétique des noms
1-4-4. Le cadre de classement
1-5. Les instruments de recherche
CHAPITRE II : PROPOSITION D’UN SYSTEME DE GESTION
DES DOSSIERS DU SERVICE COMPTABLE
2-1. La réglementation
2-2. Les ressources humaines
2-3. Le classement
2-3-1. Un classement par rubrique
2-3-2. Un sous classement par type d’affaire
2-3-3. Un sous sous classement alphabétique
2-3-4. un cadre de classement
2-4. Le calendrier de conservation
2-5. Les instruments de recherche
Conclusion générale
Bibliographie générale
Annexes
INTRODUCTION
Dotées d’une valeur administrative, probatoire et de témoignage
incontestable, les documents d’archives constituent de plus en plus un
élément et une source importante pour la prise de décision.
Conscients de cette importance, d’une part, et confrontés aux problèmes
de la prolifération des documents produits ou reçus dans le cadre de leurs
activités, à la diversité de leur nature et typologie et à leur duplication
excessive, d’autre part, les décideurs au sein des organismes publics et privés
des pays développés ont introduit depuis longtemps dans leurs procédures de
gestion de l’information administrative les pratiques managériales
archivistiques. Celles-ci, grâce à l’organisation des documents en un système,
permettent des avantages considérables en matière de gain de temps,
d’espace et d’argent.
Devant ces avantages, les organisations soucieuses de l’efficacité et de
l’efficience de leurs activités, intègrent dans leurs structures informationnelles
les systèmes d’archives. Ces derniers conçus en fonction de la réalité des
l’organisation et des besoins de ses usagers, contribuent largement à assurer
une qualité quant à la collecte, le traitement, le repérage et la conservation de
la mémoire des organisations.
De nos jours, dans le contexte de la société de l’information et avec
l’émergence des nouvelles technologies de l’information et de la
communication, les systèmes de gestion des archives se sont informatisés et
électronisés et ont atteint un développement sans précédent dans les pays
développés.
Au Maroc, et comme dans beaucoup de pays en voie de développement,
les systèmes d’archivage et les pratiques managériales archivistiques ne
préoccupaient guère les décideurs il y a quelques années. Le besoin d’une
gestion rationalisée des archives s’est fait progressivement sentir au sein des
administrations publiques, ce qui s’est manifesté par la mise en place de
systèmes manuels ou informatisés dans plusieurs Ministères (Ministère de la
Justice, de la santé publique, des finances et de la privatisation, etc.).
Par ailleurs, l’absence ou la mauvaise gestion de l’information contenue
dans les archives administratives génère des maux, qui à la longue nuisent à
l’image de l’organisme dans son ensemble et lui coûtent cher en terme
d’efficacité et de qualité de service. Aussi, conscient de ces enjeux, les
décideurs du Centre National pour la Recherche Scientifique et Technique
nous ont suggéré la proposition d’un système de gestion pour leurs dossiers
financiers et administratifs.
Ceci étant nous avons essayé de réfléchir, dans cette présente étude,
sur les moyens d’organiser les documents produits ou reçus par les deux
services concernés. Ainsi, pour répondre à nos objectifs, nous nous sommes
basé sur les résultats d’une enquête par questionnaire, une observation directe
et des entretiens avec les responsables et les cadres des deux entités en
question afin de dégager les éléments préjudiciables à l’organisation et la
gestion de leur paperasse.
Aussi, notre étude se fera en trois parties :
Une première partie, où nous allons énoncer notre problématique de
recherche, l’approche méthodologique suivie pour sa résolution et la revue de
la littérature à laquelle a aboutie la collecte et le traitement des données.
La seconde partie fera l’objet d’une présentation de notre contexte de
travail, c'est-à-dire le CNRST avant de passer à l’étude analytique et critique de
la gestion actuelle des documents d’archives au sein du service des
ressources humaines et celui financier.
Dans la troisième et dernière partie il sera question de proposer une
solution pour une gestion plus bénéfique et plus professionnelle pour les
dossiers individuels du personnel et ceux traitant des affaires financières.
PREMIERE PARTIE
ENONCE DE LAPROBLEMATIQUE, APPROCHE
METHODOLOQIQUE ET REVUE DE LA
LITTERATURE
CHAPITRE I : DE LA PROBLEMATIQUE,
APPROCHE METHODOLOGIQUE
1- ENONCE DE LA PROBLEMATIQUE
L’administration est l’outil privilégié pour le développement économique
et social de la communauté. Il se trouve que la base du travail administratif est
la gestion des dossiers, celle-ci est donc la condition principale de l’efficacité
administrative.
En effet, les documents d’archives administratives représentent une
source inépuisable d’information à laquelle une administration revient toujours
pour puiser. Or, l’absence d’une politique de gestion et l’inexistence de
procédures rationnelles de collecte, de traitement et de diffusion de cette
information entravent sans doute l’utilisation efficiente des archives
nécessaires pour la prise de décisions dans l’institution. Par conséquent, ceci
entraîne de fréquents gaspillages en temps, en argent, en effort et plus
particulièrement un grand désordre dû au phénomène de l’explosion de
l’information.
Au sein du Centre National pour la Recherche Scientifique et Technique,
et plus précisément dans le service financier, ce phénomène est accentué à
cause de la génération de grandes quantités de documents durant l’exercice
des activités de ce service.
Ceci étant, les fonctionnaires de ce service éprouvent des difficultés de
repérage et d’accès à l’information. Ils n’arrivent pas souvent à retrouver
l’information qu’ils cherchent surtout s’il s’agit de dossiers traitant d’affaires
anciennes. De surcroît, quand ils sont retrouvés, ils sont souvent mal classés
ou entassés dans des (endroits) inadéquats en matière de conditions de
conservation et d’équipements appropriés, ce qui décourage les fonctionnaires
à chercher l’information dont ils ont besoin.
Le service des ressources humaines, quant à lui, il ne souffre pas de
problèmes de taille vu la petite taille de son fonds (132 dossiers
correspondants aux nombre des personnes travaillant dans le Centre), et vu la
gestion vigilante de la responsable de ce service qui ne répond peut être pas
aux normes de traitement et de suivi des dossiers de ce type, mais qui du
moins répond aux besoins du fonctionnement de cette entité dans le Centre.
Par ailleurs, et aussi bien fonctionnels que probatoires, les documents
d’archives constituent d’une part, le réservoir de l’information indispensable
pour la poursuite des activités de l’organisation et la préservation des droits et
des engagements des individus. D’autre part, ils constituent une source
primaire pour les études et recherches rétrospectives ; les archives sont donc
une source d’économie de temps, d’effort et de ressources. Leur rôle ne
devrait plus être perçu comme (accessoire) voire inutile, mais elles devraient
avoir une fonction clairement définie et basée sur de nouvelles méthodes de
gestion.
Il s’avère donc nécessaire de les organiser au sein du service financier
et celui des ressources humaines, (et dans tous les services du Centre
pourquoi pas ?), afin qu’ils puissent remplir leur rôle d’auxiliaires à
l’administration des affaires et celui de source d’information pour la recherche
rétrospective.
2- Approche méthodologique
Dans la partie précédente, nous avons pu examiner en partie la
littérature sur les archives en général et leur organisation en particulier.
A travers cette littérature, nous avons essayé de définir certains termes utilisés
tout au long de cette étude, et présenté l’intérêt et l’utilité de la gestion et
l’organisation des archives dans l’administration en général. Cela nous a
permis de dégager une approche méthodologique appropriée à notre cas et qui
vas nous permettre d’énoncer les éléments d’un système moderne de gestion
des archives au CNRST permettant de pallier les problèmes actuels.
2-1. Objectifs de la recherche
La présente étude se propose d’atteindre les objectifs suivants :
Décrire l’état actuel des lieux des différents documents du service des
ressources humaines et celui financier au sein du CNRST pour relever
les problèmes du système en vigueur.
Proposer pour ces deux services, un nouveau système de gestion de
l’information administrative prenant en compte les éléments suivants:
Assurer un accès rapide et efficace aux documents administratifs ;
Assure une bonne conservation et préservation de ces documents ;
Sensibiliser les fonctionnaires quant à l’importance de l’information
contenue dans les documents.
2-2. Questions de la recherche
Afin d’atteindre les objectifs fixés, et pour mener à terme cette étude, nous
avons essayé de répondre aux questions suivantes :
Questions relatives au premier objectif
Quel est le volume de la documentation administrative dans ces deux
services ?
Quel est le rythme de croissance de la masse d’archives ?
Quelles sont les règles relatives à la gestion des archives ?
Existe-t-il une réglementation pour le gestion et la conservation des ces
documents ?
Quelle est la fréquence d’utilisation de chaque type de document ?
Procède-t-on au tri et à l’élimination ?
Quels sont les moyens humains affectés à la gestion et la conservation
des archives ?
Quels sont les moyens matériels affectés à la conservation des
archives ?
Dispose-t-on d’un dépôt d’archivage ?
Dispose-t-on d’instruments de recherche pour le repérage de
l’information et des documents d’archives ?
Une solution informatique, pour la gestion de l’information
administrative, pourrait-elle contribuer à une amélioration des
performances ? pourrait-elle cohabiter avec l’ancienne mentalité ?
Questions relatives au deuxième objectif
Quelles sont les dispositions juridiques requises qu’on devrait adopter
pour l’organisation et la gestion des documents d’archives de ces deux
services ?
Qu’elles sont les ressources humaines et les moyens matériels
nécessaires pour la gestion des documents d’archives de ces deux
services ?
Une fois le système conçu, quels sont les moyens de le rendre
opérationnel et comment peut-on contribuer à une gestion efficace des
documents administratifs ?
2-3. Outils de recherche
Pour réaliser et mener à bien ce travail, et brosser un portrait clair et net
relatant la situation et le contexte de gestion des archives des deux services en
question et en sachant que l’usage d’un instrument a part reflète quelques
insuffisances relative a l’outil lui-même, nous avons opté pour l’usage combiné
de plusieurs outils de recherche parce que la combinaison offre l’avantage
d’atteindre un grand degré de pertinence sur fond de complémentarité, en
collectant à la fois des données autant qualitatives que quantitatives.
a- L’observation directe
C’est une méthode utilisée dans la mesure où elle pourrait fournir des
éclairages sur le type, le volume et le contenu informatif des documents
d’archives, leur nature, leur degré d’homogénéité, leur lieu et matériels de
rangement, le personnel dédié et sur la manière de gestion des archives.
b- L’interview
« L’interview est une technique qui a pour but d’organiser un rapport de
communication verbale entre enquêteur et enquêté, afin de permettre à
l’enquêteur de recueillir certaines informations de l’enquêté concernant un
objet précis1 ».
Il doit être réalisé auprès d’une population préalablement déterminée
soit par une technique d’échantillonnage, soit par une sélection précise de
personnes déterminées selon l’objectif visé.
Dans notre cas, la population se limite aux deux chefs de services et un
fonctionnaire travaillant au sein du service financier.
c- Le questionnaire
C’est l’outil adéquat pour la collecte de données quantifiables, il permet
d’atteindre un large échantillon. En outre son caractère anonyme, il permet
d’obtenir des réponses sincères et objectives.
d- L’inventaire physique
L’inventaire physique des documents administratifs est défini comme
étant une énumération complète des dossiers d’une administration. Dans cette
présente étude, nous avons limité cet outil à un échantillon représentatif des
1 BRIMO, A. « les méthodes des sciences sociales ». Paris : éd. Montchrestien, 1972. p.207
documents générés par le service financier et à quelques dossiers individuels
du personnel choisis aléatoirement.
2-4. Envergure de la recherche
La présente étude vise en premier lieu la conception d’un système pour
l’organisation et la gestion des documents administratifs dans le service
financier et celui des ressources humaines au sein du CNRST.
De ce fait, cette étude portera sur les documents d’archives
administratifs produits ou reçus par ces deux services lors de l’exercice de
leurs activités respectives.
2-5. Population étudiée
La population visée par cette étude, but de ce travail académique, est
constituée essentiellement du dirigeant du service financier, de son personnel
exécutant et de la dirigeante du service des ressources humaines.
2-6. Contraintes et limites de la recherche
Les contraintes rencontrées lors de la réalisation de ce travail sont liées
d’une part au facteur temps, et d’autre au facteur de la confidentialité des
dossiers sujets à ce travail.
En effet, pour mieux cerner la situation actuelle des documents, il aurait
fallu utiliser l’inventaire physique comme instrument de collecte
d’informations, chose qui nous était impossible à faire vu le temps et le
nombre de personnes qu’il engage.
Par ailleurs, la difficulté d’accès aux dossiers nécessaires pour la
cueillette de données en raison de la confidentialité de l’information qu’ils
contiennent et qui concerne soit la vie privée des fonctionnaires, soit les
fournisseurs et partenaires du CNRST a représentée un important biais pour la
continuité de travail.
2-7. Valeur de la recherche
La présente étude essaie de mettre le doigt sur les aspects lacunaires
dans la gestion de l’information au sein des deux services étudiés du CNRST.
Elle permettra d’asseoir les pratiques d’une gestion rationnelle des
documents administratifs tout en contribuant au développement et à
l’amélioration du service de cet organisme.
2-8. Définitions opérationnelles
Analyse archivistique : Étape essentielle de la description archivistique,
qui consiste à présenter, sous une forme organisée, concise et précise,
les données d'ordre historique et diplomatique contenues dans un
document ou dans un ensemble de documents (de la pièce au fonds).
Cette expression désigne aussi, par extension, l'énoncé lui même2.
Summary
Archives : Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur
support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice
de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens
2Archives de France. Dictionnaire de terminologie Archivistique.
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr. Consulté le 01/06/O4.
restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition
aux archives courantes3.
Archives, records, document
Archives courantes : Dans le cycle de vie des archives, documents qui
sont d'utilisation habituelle et fréquente pour l'activité des services,
établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont
conservés pour le traitement des affaires4.
Current records, records
Archives définitives : Dans le cycle de vie des archives, documents qui,
ayant subi des tris, ne sont plus susceptibles d'élimination, par
opposition aux archives courantes ou intermédiaires, et qui sont
conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits
des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour la
documentation historique de la recherche5.
Accessioned archives
Archives intermédiaires : Dans le cycle de vie des archives, documents
qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés
temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y
compris les documents qui après tri seront conservés comme des
archives définitives)6.
Noncurrent records, semicurrent records
Archivistique : Discipline qui recouvre les principes et les techniques
régissant la création, l'évaluation, l'accroissement (l'acquisition), la
3 Ibid.
4 Ibid.
5 Ibid.
6 Ibid.
classification, la description, l'indexation, la diffusion et la préservation
des archives7.
Archival science
Cadre de classement : Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un
service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de
grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous séries. Cette
répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être
confondu avec le plan de classement8.
Plan prescribing the method of arranging archives
Classement : Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et
physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des
dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du
respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce
principe, selon des critères chronologiques, géographiques,
numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la
constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les
rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche
permettant de les retrouver. (2) Opération matérielle de mise en ordre
des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
(3) Procédure de protection d'un fonds d'archives privées au titre d'une
législation spécifique sur les archives (1) ou sur les biens culturels9.
(1)Arrangement, classification
(2) Classification, Filing
(3) A legal process protecting private archives, as part of the
cultural heritage
7 EBSI. Avril 1999. Définition inspirée de COUTURE et ROUSSEAU 1982. p. 281.
8 Archive de France. Dictionnaire…Opcit.
9 Ibid.
Calendrier de conservation : Document réglementaire établi par
l’administration centrale des archives (2) décrivant les types de
documents produits par une administration, un service, une institution
ou dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun
d'entre eux le délai d'utilité administrative, le traitement final ainsi que
les modalités de tri à leur appliquer10.
Records schedule, Retention schedule, Record retention schedule
Communicabilité : Possibilité de communiquer au public un document
ou un dossier selon la législation en vigueur11.
Accessibility, acess
Communication : Une des missions fondamentales d’un service
d’archives consistant à mettre les archives en fonction de leur
communicabilité et de leur état matériel de conservation à disposition du
public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit
avec déplacement, soit à distance. Se dit aussi de l’action matérielle
consistant à communiquer les documents12.
Charge-out, access
Conservation : Une des fonctions fondamentales d’un service d’archives
consistant à garder physiquement les documents qui lui sont confiés13.
Custody
Côte : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant
chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans
le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins14.
Reference number
10
Ibid. 11
Glossaire 4 : les mots clefs de l’archivage. IN Archimag. Hors série4. Paris. Avril 1992. p.39. 12
Archive de France. Dictionnaire…Opcit. 13
Ibid. 14
Ibid.
Elimination : Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier
ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien
encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent,
car ils sont dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique.
C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents
proposée dans un tableau d’archivage15.
Destruction
Politique de préarchivage : " (...) façon concertée et réfléchie de mettre
en place les moyens qui permettent d'organiser et de traiter, de façon
efficace et rentable, l'ensemble des archives courantes, intermédiaires et
définitives que génère une organisation dans le cadre de ses activités.
Elle a pour but de planifier, de mettre en place, de tenir à jour et
d'évaluer toute action, toute intervention archivistique permettant de
coordonner de façon rationnelle, efficace et rentable la création,
l'évaluation, l'acquisition, la conservation, le traitement, le repérage et
l'utilisation des archives16. " (Couture et al., 1999, p. 10) Formellement,
une politique se compose de trois éléments : une réglementation, une
définition de la structure de l'unité responsable de son application et un
programme.
Préarchivage : Terme en désuétude utilisé pour désigner la gestion des
archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité
administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur
conservation définitive. 17
Intermediate storage
Théorie des trois âges : Notion fondamentale sur laquelle repose
l'archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois
15
Ibid. 16
EBSI. Opcit. P.10. 17
Ibid.
périodes, courante, intermédiaire et définitive, caractérisées par la
fréquence et le type d'utilisation qui en est faite18.
Life cycle (of a record)
Valeur primaire : regroupe a valeur légale des documents qui portent sur
les droits et les obligations d’une organisation, et la valeur financière de
ceux qui établissent la valeur comptable de l’administration.
C’est donc la valeur que présente un document en tant que preuve
administrative, légale, fiscale, et scientifique19.
Valeur secondaire : qui se décompose en valeur de témoignage et
d’information .Ainsi, parmi les documents administratifs qui ont une
valeur décroissante, une partie de ces documents possèdent une valeur
secondaire qui croit avec le temps ; il s’agit là de la valeur secondaire ou
de recherche20.
18
Ibid. 19
Archimag. Glossaire4…Opcit. P.39. 20
Ibid.
CHAPITRE II : REVUE DE LA LITERATURE
INTRODUCTION
Depuis très longtemps , considérés comme synonymes de vieux papiers
inutiles et poussiéreux , les documents d’archives jouent un rôle de plus en
plus important dans les diverses organisations, qui commencent dernièrement
à reconnaître le rôle de plus en plus croissant des documents administratifs
dans la prise de décision .
En effet, le monde entier vit une révolution tant au niveau du changement
des mentalités vis-à-vis des archives, que sur le plan de leur organisation et
gestion. De ce fait, les archivistes ont un rôle des plus important à jouer quant
à la bonne gestion de l’immense masse documentaire sus support classique
(papier), et sans oublier d’y intégrer les nouvelles technologies. Ce défi doit
répondre à un devoir puisque les archives constituent un facteur fondamental
de développement économique, social, politique et culturel.
Ainsi, l’organisation et la gestion des archives doivent occuper une place
de choix au sein de n’importe que organisme. A ce titre, et à cause d’une
mauvaise gestion, les archives qui constituent dans les pays en voie de
développement une source inépuisable d’information à laquelle une
administration peut toujours revenir puiser.
Dans la première partie de ce chapitre, il sera question de présenter les
différents concepts et notions liés à la gestion des documents administratifs.
Dans la deuxième partie de ce chapitre, quant à elle, elle sera consacrée à
la présentation de l’approche méthodologique avec tout ce qu’elle inclue
comme questions et objectifs de la recherche, outils utilisés pour la collecte de
l’information, population étudiée, etc.
1-Définitions et concepts
1-1. La théorie des trois âges
La seconde guerre mondiale est l’un des éléments qui ont participé à la
genèse d’une masse documentaire importante, ce qui a obligé les
gouvernements, et celui des Etats-Unis d’Amérique en premier lieu à agir en
conséquence.
En 1949, la commission HOOVER créée par le président des U.S.A.,
aboutit à un rapport dont l’archiviste Théodore R.Schellenberg s’inspirait dans
son manuel « Moderne Archives : principals and technics. 1956 »21.
Ces deux ouvrages ont formulé pour la première fois la théorie des trois
ages des archives : archives courantes, intermédiaires et historiques.
L’apport de cette théorie réside dans l’invention d’un âge intermédiaire
entre les deux âges pris en considération pour le traitement et la conservation
des archives auparavant.
Depuis l’annonce de cette nouvelle théorie, qui était la base de la
naissance du pré-archivage. Elle est devenue convaincante à tel point que
plusieurs pays l’ont adopté pour l’établissement des lois régissant leurs
archives.
21PETILLAT, C. ; PRAX, M. « Les archives contemporaines ou l’arrivée du flux au quotidien »In : La
Pratique archivistique française. Paris, 1993. pp 231, 312.
1-2. Les diverses étapes de vie des documents
administratifs
Le stade courant : c’est la période durant laquelle se fait la création, la
constitution et l’utilisation des documents dans la gestion quotidienne des
affaires administratives.
Le stade intermédiaire : à partir du moment où les archives ne sont plus
utilisés de manière quotidienne, et du moment où le recours à ces
documents devint de plus en plus occasionnel, ces dits documents sont
conservés pour renseignements, référence, ou en vertu de prescriptions
légales. Ils sont dès lors versés au dépôt de pré-archivage.
Les dossiers sont considérés clos, mais le rebondissement d’une affaire
peut les faire repasser au stade courant.
Le stade définitif : dit aussi stade des archives définitives ou historiques ; à
la fin du second âge et après leur évaluation, une partie des archives est
versée au dépôt des archives historiques ou elles seront conservées sans
limitation de durée pour leur intérêt administratif, historique ou de
recherche ; l’autre partie est à éliminer du fait qu’elle a perdu tout usage
utile, et qu’elle est dénuée de tout intérêt historique( on ne conserve en fait
que 5 à 10% de la masse globale des archives).
1-3. Valeurs des documents d’archives
1-3-1. La Valeur primaire
La valeur primaire des documents d’archives correspond à leur valeur
administrative.
a. La valeur administrative
Les documents administratifs d’une organisation (administration
publique ou privée) ont tous une valeur administrative qui est étroitement liée à
l’information qu’ils contiennent et qui diminue avec le temps. Cela étant, cette
valeur est a potentiel décroissant en général : elle diminue avec le temps. Le
document quant à lui tend à devenir inutile, tandis que sa valeur historique ou
de recherche croit22.
b. La valeur probante
C'est-à-dire la faculté d’un document à attester des droits et à maintenir
les obligations et les devoirs d’une organisation23.
c. La valeur fiscale
Elle est lié aux documents à trait financier qui établissent l’état des
obligations comptables d’une organisation lors de l’exercice de ses activités.
La fréquence d’utilisation des documents nous fait distinguer entre deux types
de documents, à savoir :
-ceux actifs, dits aussi archives courantes fréquemment utilisées.
-ceux semi actifs, ou archives intermédiaires, qui sont occasionnellement
consultées24.
1-3-2. La valeur secondaire
a- La valeur de témoignage
Alors que leur valeur primaire décroît, la valeur historique des archives
s’estompe. En effet, elles constituent une source intarissable qui fournie un
témoignage sur les activités et les fonctions de l’organisation25.
22Archives de France. Opcit. 23
Ibid. 24
Ibid. 25
Ibid.
b- La valeur informative
La valeur informative est une autre valeur qu’acquièrent les archives une fois
qu’elles ne sont plus d’aucun intérêt administratif. Ainsi, ces documents
offrent la possibilité de mener des études rétrospectives concernant le passé
de l’organisme26.
1-4. Utilité d’un système de gestion des archives
Une gestion efficace des documents permet d’éviter des pertes de
temps, d’effort humain, d’optimiser l’utilisation des équipements, de l’espace,
et ainsi de réaliser d’importantes économies dans les budgets alloués au
fonctionnement d’un organisme.
En partant de cet état de fait, l’adoption d’un système de classement et
d’une politique de conservation des dossiers a pour objectif de facilité la
conservation des expériences et événements passés contenus dans les
documents d’archives. De surcroît cela permet à l’organisation de capitaliser
et de dynamiser dans un système de connaissances interne en vu de leur
exploitation, l’ensemble des savoirs crées et expériences passées. Ce qui évite
à l’organisation le fait de s’engager dans des recherches rétrospectives,
longues et répétitives.
Aussi, quand les locaux destinés à accueillir, stocker et conserver les
archives sont saturés à cause d’une production diluvienne de documents, et
quand on sait que les coûts d’espace au mètre carré coûtent de plus en plus
cher dans les zones urbaines, et confrontés à des ressources financières de
plus en plus limitées, la nécessité de l’adoption d’un système intégré de
gestion des archives se fait sentir, voire s’impose. En ne permettant ainsi que
la conservation des documents nécessaires, utiles, vitaux et en éliminant ceux
inutiles et en réduisant du même coup les besoins en équipements, locaux,
ressources humaines et financières et en assurant ne bonne gestion de
l’information.
26
Ibid.
L’existence donc d’un tel système permet l’organisation rationnelle des
archives, qui elle, permet d’augmenter la performance et d’améliorer la gestion
sur tous les niveaux, en rentabilisant à la fois les capitaux investis, en
réduisant les frais de fonctionnement et réalisant de larges économies
substantielles.
1-5. Gestion des documents d’archives : un système
Pour définition, la gestion des documents administratifs records
management est « l’ensemble des opérations et techniques se rapportant à la
conception, au développement, à l’implantation et à l’évaluation des systèmes
administratifs depuis la création des documents, jusqu’à leur destruction ou
leur transfert aux archives »27.
La gestion de l’information est devenue une nécessité d’une part pour
répondre à l’explosion de l’information, et d’autre pour répondre au besoin de
planification du développement économique et social.
La mise en place d’un système de gestion des documents administratifs
vient pour résoudre des problèmes réels de gestion qu’une administration ou
organisation rencontre dans l’accomplissement de ses activités quotidiennes
en matière des archives. Elle a pour but la planification des actions pour éviter
les problèmes susceptibles de gêner la bonne marche de l’organisation.
Le rôle des archives dans l’administration ne peut être dissocié de celui
de l’administration dans la conduite de ses affaires, puisqu’elles n’ont été
créées que pour répondre à des besoins fonctionnels de cette dernière.
Les archives sont la preuve de l’existence de l’action d’une
administration, la preuve de ses échecs ou de ses réussites. En l’absence
27
ROBERGE, M. Quelques réflexions sur la bureautique et la gestion des documents administratifs. Archives, vol 15, n°4 Mars 1984.
d’une gestion rationnelle des dossiers, l’administration reste victime d’un
gaspillage de temps et d’argent28.
Pour pallier ces problèmes de temps et d’argent, chaque administration
doit gérer d’une façon rationnelle ses archives courantes, intermédiaires et
définitives. Ceci dans le but d’accélérer le repérage de l’information pertinente,
indispensable au responsable pour la prise de décision dans un temps réel.
Par conséquent, cette efficacité ne peut être réalisé que via un système de
classement approprié pour faciliter le repérage de l’information désirée et par
un programme de sélection et d’élimination des archives pour optimiser
l’utilisation de l’espace, de l’équipement et des ressources humaines, ainsi que
pour rationaliser les coûts de traitement de ces archives.
Afin de justifier la gestion des documents administratifs, DUBOSCO, G.
souligne ses objectifs :
Désencombrer les locaux administratifs des papiers ayant cessé de servir
les besoins courants;
Eviter d’encombrer les locaux des archives historiques ;
Assurer, dans la période intermédiaire se situant entre la sortie des
papiers des bureaux et leur entrée aux dépôts d’archives. Leur tri de façon
à séparer ceux destinés à être versés aux archives historiques de ceux
destinés à être éliminés ;
Assurer la communication de ces archives ;
Accélérer le repérage de ces documents en les épurant ;
Réaliser des économies d’espace, de personnel, d’argent…29
Enfin, un système de gestion des documents administratifs ou des
archives est un ensemble de procédures et de structures dont la finalité est
d’assurer la gestion des documents d’archives durant les trois stades de leur
vie (courant, intermédiaire et définitifs).
28
BERRADA, L. ; BREJON DE LA VERGNE. « Les archives lux ou nécessité » In l’information, n° spécial, Vol 4, 1986. 29
DOBOSCO, G. Le dépôt de pré-archivage, idée et instrument. Archivum, Vol XXVI, 1979.
Il doit avoir pour finalité la planification et la mise en place des moyens
(structure, programme, réglementation) qui vont permettre de créer, conserver,
repérer et utiliser par la suite des documents que l’organisation a produit ou
reçu dans le cadre de ses activités.
1-6. Système de gestion des documents administratifs
Un système est ensemble d’éléments formant un tout structuré ou
remplissant une même fonction. C’est aussi un ensemble d’éléments matériels
ou immatériels (hommes, machines, méthodes, règles) en interaction
dynamique, transformant par un processus des éléments appelés entrées du
système, en d’autres appelés sorties de système.
On peut donc distinguer deux aspects fondamentaux du système :
Le système a une structure, c'est-à-dire les éléments constitutifs, leur
organisation et les liens entre eux.
La fonction du système, autrement dit, son but et le processus qu’il
applique aux entrées pour produire les sorties.
Les composantes d’un système de gestion des documents
administratifs se présente comme suit :
Des inputs : (intrants ou entrées) à traiter pour obtenir le résultat
définitif, ce seront donc les différents documents produits ou reçus par
l’organisation.
Une séquence : présentant l’ordre des opérations de traitement subi par
ces documents : identification, classement, description, indexation, transfert,
versement et élimination.
Un environnement : où se déroulent les opérations de traitement des
intrants ; c'est-à-dire le service, le bureau, ou le dépôt de pré-archivage.
Les ressources matérielles : nécessaire pour le traitement des intrants.
Les ressources matérielles : effectuant au moyen des équipements et du
matériel le traitement des intrants.
Les outputs : (extrants ou sorties) résultat obtenu suite au traitement des
intrants.
La fonction : elle désigne l’intégration du système dans son
environnement.
Ainsi, le traitement des archives se fera selon un ordre (ou séquence)
prédéfini : identification, classement, transfert, élimination ou versement aux
archives historiques. Le résultat escompté sera la distinction effective entre les
archives courantes (actives), intermédiaires (semi actives) et définitives
(inactives). Toutes ces opérations sont réalisées dans un environnement
déterminé : le service pour les documents actifs, le dépôt de pré-archivage
pour les documents semi actives et le centre d’Archives pour les documents
inactifs non destinés à l’élimination. Ces taches sont effectuées par un
personnel qualifié ayant une formation adéquate pour la gestion des archives.
Les sous systèmes de gestion des documents administratifs doivent
permettre d’identifier les différentes catégories de ces documents au moyen
des délais de conservation de classifier ceux actifs, ainsi que de les classer
afin de pouvoir les repérer par la suite et d’en contrôler la circulation (les
documents semi actifs sont à conserver et ceux dénués de toute valeur
administrative ou de recherche sont à éliminer).
Le système de gestion des archives s’articulera donc autour des points
suivants :
La collecte de dossiers à archiver de façon permanente ou temporaire en
se basant sur les délais du calendrier de conservation ;
Le traitement matériel et intellectuel des documents ;
La conservation des archives dans des locaux adaptés ;
La communication et la diffusion via l’utilisation des instruments de
recherche.
La réalisation d’un tel système de gestion des archives administratives
au sein du Centre National pour la Recherche Scientifique et technique
suppose la mise en place de structures réglementaires, matérielles et
humaines ainsi que des procédures nécessaires pour une gestion rationnelle
et efficace des archives soutenues par un inventaire de l’existant et un
calendrier de conservation ou d’élimination des documents d’archives.
On ne peut mettre en place un tel système sans étude préliminaire afin et
connaître le volume et la typologie des documents d’archives.
1-7 . Eléments du système de gestion des archives
1-7-1. La réglementation
La législation marocaine concernant les archives n’est pas très élaborée
et les textes de base datent du protectorat.
IDOUBA30, en procédant à l’analyse de la situation des archives au Maroc a
constaté qu’il existe un vide juridique en la matière, du fait que la législation
existante se trouve dépassée. Aussi, il n’a pas manqué de souligner que les
archives nationales ont besoin d'une assise juridique pour rationaliser d’une
part le travail de leur gestion dans les différentes administrations et d’autre
part leur garantir les moyens matériels et humains adéquats.
COUTURE et LAJEUNESSE constatent que « bien des pays souffrent
d’un vide juridique en matière d’organisation, de protection et d’utilisation de
30
IDOUBA, Ahmad. « La situation des archives au Maroc : éléments pour l’élaboration d’un texte de loi ». Rabat, ESI, 1993. (mem cycle supérieur).
leurs archives »31. Cette situation d’absence d’un fondement juridique solide
aggrave en outre l’incompréhension dont les archives sont victimes auprès
des fonctionnaires et du grand public.
Plus loin, ces deux auteurs se demandent si une action purement
administrative peut être suffisante. En guise de réponse, ils estiment que de
simples lignes directrices bénéficiant d’un assentiment général peuvent
assurer ; dans certains cas ; l’application de normes archivistiques
appropriées32.
Par ailleurs, bien que la législation marocaine sur les archives tomber en
résignation, il n’en est pas moins qu’une réglementation émanant d’une
instance administrative influente située à l’échelon administratif le plus élevé,
pourrait rationaliser le travail de gestion des archives.
Cette réglementation doit normalement définir clairement les notions et
les concepts de base en archivistique, et qui selon COUTURE et LAJENESSE
doivent demeurer invariables indépendamment des supports des archives ou
de leur formes ; puisque toute énumération de ces formes et supports a
tendance à se périmer à plus ou moins brève échéance33.
Ces règles sous quelle forme qu’elle soit, doivent décrire les différentes
fonctions de gestion des archives à savoir, leurs versements obligatoires,
leurs durées de conservation et leur communicabilité. En édictant ces règles
en plus des mesures restrictives d’accès aux dépôts d’archivage, dans un
objectif de sauvegarde du patrimoine archivistique et historique de
l’organisme.
31
COUTURE, Carol ; LAJEUNESSE, « Marcel. La législation archivistique et état de la question ». Archives, Vol. 21, n°4. 1990. 32
Ibid. 33
Ibid.
1-7-2. Les ressources humaines
L’importance des ressources humaines ne doit nullement être négligée
bien que la gestion des archives soit considérée comme une fonction sans
intérêt.
De nos jours cette situation semble avoir changé au sein des
administrations qui commencent à prendre conscience du rôle de la bonne
gestion des archives dans l’amélioration des performances de travail et de la
facilité de prise des décisions, ce qui se traduit en un recours de plus en plus
important aux professionnels de l’information pour l’organisation et la bonne
gestion de ces ressources.
En effet l’Ecole des Sciences de l’Information et depuis 1974 forme des
personnes capables d’assumer et de mener le travail d’informatiste.
Ces cadres de part leur formation polyvalente, peuvent gérer aussi bien les
documents administratifs que la documentation historique de la recherche en
contrôlant et en sauvegardant les archives.
Les principales fonctions de tout gestionnaire de documentation sont les
suivantes :
Collecter les documents dans l’organisme où ils sont nés et empêcher
qu’ils soient détruits sans examen préalable ;
Trier les documents et éliminer ceux dénuer de tout intérêt administratif
ou de recherche ;
Classer, répertorier, conserver et établir des instruments de recherche
pour rendre accessible les documents d’archives.
Enfin, assurer la communication de ces documents à des fins
administratives ou de recherche.
Par ailleurs, selon IDOUBA, bien que d’un point de vue législatif aucun
des textes actuellement en vigueur ne précise le type ou le niveau de
qualification exigé du personnel chargé de la gestion des archives.
1-7-3. Le plan d’action
a- L’inventaire
Pour ROBERGE, l’inventaire est « l’opération qui consiste à localiser,
identifier tous les documents administratifs constitués par un organisme dans
l’exercice de ses activités34 ».
Pour COUTURE et ROUSSEAU c’est « un outil de travail primordial pour
l’archiviste35». En effet, il permet de fournir une quantité d’information qui
permettront de diagnostiquer le problème et de pouvoir proposer des
situations. ROBERGE affirme que « l’objectif principal de l’inventaire et de
mesurer l’ampleur des problèmes d’accès à l’information administrative afin de
proposer des solutions susceptibles d’accroître l’efficacité et la rentabilité de
la conservation des documents36 ».
Afin d’atteindre cet objectif, il faudrait sensibiliser les responsables et
l’ensemble du personnel du CNRST de la bien fondée et de l’importance de
cette opération. Il est aussi impératif que l’autorité supérieure puisse prendre
les masures nécessaires pour permettre le bon déroulement de cette opération
ainsi que de les communiquer à l’ensemble du personnel.
Selon COUTURE et ROUSSEAU, l’inventaire permet de connaître :
Le contenu des dossiers ;
Leur quantité ;
Leurs dates extrêmes ;
La fréquence de leur utilisation ;
Et de préciser leur localisation.
34COUTURE, C. ; LAJEUNESSE, M. « La législation archivistique : problématique et état de la question ». Archives. Vol. 21, n°4 1990. 35
COUTURE, C. ; ROUSSEAU,J.Y. « Les archives au XXème siècle : une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche ». Monréal, Université de Monréal, 1982. 36
ROBERGE, M. « la gestion des documents administratifs ». la Pocatière, Documentor. 1983.
Cependant l’inventaire doit être systématique et doit commencer au
niveau des services de l’administration qui représentent l’unité de base.
Selon BENEDON37, l’inventaire des archives est une liste complète des
dossiers établis par catégories afin de permettre de mieux connaître l’unité qui
les a produit ou reçus.
L’inventaire est un prérequis pour le développement d’une politique de gestion
des archives administratives, il permet de connaître l’étendue du problème
avant de s’y attaquer.
Pour BENEDON, il existe trois méthodes pour réaliser l’inventaire :
Par questionnaire : cette méthode est simple, elle implique l’envoi à tous
les services d’un document unique afin d’y porter l’ensemble des dossiers
dont ils disposent.
Par consultation : le chargé de l’inventaire va rencontrer individuellement
les responsables des services afin d’évaluer le volume des archives que
détiennent leurs unités respectives.
Par inventaire physique : cette méthode nécessite la mobilisation d’un
ou plusieurs individus afin d’inventorier les archives dossier par dossier et
service par service.
Bien que chacune de ces trois méthodes présente des avantages et des
inconvénients, ROBERGE estime que ‘inventaire physique des documents est
la méthode qui dérange le moins le personnel des unités administratives. Il
permet d’identifier précisément la localisation des documents ce qui facilitera
le travail d’évaluation.
b- Le calendrier de conservation
Le calendrier de conservation « est un instrument de travail qui
détermine le cheminement et le traitement des documents depuis leur création
37
BENEDON, William. « Records management ». Englewood Cliffs (N.J). T.Prentice Hill. 1969.
jusqu’à leur élimination ou leur versement aux archives historiques38 ». c’est
un outil de travail qui permet de regrouper les règles de conservation adoptées
par une organisation, de les administrer, de les diffuser, de les appliquer et de
les contrôler. Il constitue la pierre angulaire de tout système de gestion des
archives.
Les objectifs principaux du calendrier de conservation sont :
Assurer une grande efficience et efficacité au niveau de la gestion des
documents organisationnels ;
Assurer une bonne conservation physique des documents en ne
conservant que le nécessaire ;
Réaliser des économies de temps, d’espace, de personnel et de matériel ;
Améliorer la gestion et l’efficacité organisationnelle ;
Parer au volume des documents ; ce qui pour conséquence la valorisation
de l’information pertinente et y permet un accès plus facile et rapide , car
seuls les documents répondant à des besoins organisationnels et de
recherche sont conservés ;
Rationaliser le tri ;
Permet d’avoir une politique d’élimination active, puisqu’il permet
d’intervenir en amont ;
Permettre une traçabilité des documents à l’intérieur d’une organisation.
L’établissement d’un calendrier de conservation ainsi que l’élaboration
des règles de conservation permettent de faire une distinction dans la vie des
documents. Cette distinction est qualifiée par les archivistes de la théorie des
trois âges. C’est dans ce but que COUTURE affirme que « le calendrier de
38
COUTURE, C. ; ROUSSEAU, J.Y. Opcit.
conservation…est en quelque sorte la dynamique de la théorie des trois
âges 39».
Selon cette théorie « les documents sont produits et utilisés à l’âge
administratif, dit stade actif. Par la suite, leur fréquence d’utilisation
diminuant ; il est possible de transférer ces documents au dépôt de
préarchivage, pour un certain temps, soit pour références occasionnelles, soit
à cause de prescriptions légales ou fiscales. Ces documents ont alors atteint
l’âge intermédiaire…lorsqu’un document n’a plus aucune valeur sur le plan
administratif, deux cas peuvent se présenter : soit le document n’a aucune
valeur est donc il faut le détruire, soit il acquiert une valeur secondaire
permanente, d’évidence ou d’information ; et là le document sera conservé et
atteindra le troisième âge, dit historique40 ».
Qu’il soit donc conservés dans les bureaux ou dans les dépôts
d’archives intermédiaires ou définitives, les documents doivent être triés et
classés pour être rapidement trouvés et exploités.
En effet le calendrier de conservation, ou encore tableau de gestion pour
les français est le résultat et l’aboutissement de l’application de la théorie des
trois âges, car il permet d’effectuer un suivi assez précis du cycle de vie des
documents durant tout les stades de leur vie : étape active ; semi active, et
définitive .Il permet aussi de déterminer le traitement qui sera administré aux
documents depuis leur création jusqu'à leur conservation définitive comme
archives, ou leur élimination.
c- Le classement
Le classement se présente comme l’ensemble des opérations de mise en
ordre d’un fond ou d’une partie d’un fond selon un schéma rationnel41.
Concernant les archives, le classement peut être distinct du rangement
matériel sur les rayonnages
39
COUTURE, C. idem 40
BISONNETTE, A. « Vers une nouvelle conception de l’archivistique ». IN Archives, Vol.1. 1974, p17 41
AFNOR, Vocabulaire des archives, Paris:AFNOR, 1986, p.33
Le classement est donc l’ensemble des opération intellectuelles
effectuées lors du traitement d’un fond ou d’une partie de fond, basées sur le
principe du respect de l’ordre primitif reflétant la structure administrative de
l’organisme producteur42, et du principe de respect des fonds, qui consiste à
laisser grouper les documents d’archives en provenance d’un même service,
sans les mélanger aux archives appartenant aux autres services43.
Le principe de respect des fonds est un principe fondamental de base de
l’archivistique contemporaine il se révèle d’une grande utilité pour l’archiviste
car il lui offre une base de travail fiable44 pour des opérations comme le
classement et l’inventaire .Il consiste a laisser groupés sans les mélanger a
d’autres, les archives, documents (de toute nature, provenant d’une personne
physique ou morale45
Le classement a donc a un ensemble de points forts qui résultent de son
application :
Une rapidité au niveau de la recherche et du repérage des documents ;
Une exploitation optimale du matériel et l’espace ;
Une économie au niveau de l’énergie, du temps et des ressources
financières46 ;
Une prise de décision rapide et éclairée induite par l’optimisation du
système d’accès aux documents.
42
CIA, Dictionnaire de terminologie archivistique, Paris : CIA, 1984, p.26 43
NORTON, C.M. « La place des archives dans l’administration ». IN Techniques modernes d’administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes. Paris, UNESCO. 1982. p.154 44
DUCHEIN, M. « Le respect des fonds en archivistique : principes théoriques et problèmes pratiques », IN La gazette des archives, n°97, 1977, p.75 45
DUCHEIN,M. Op.cit ,p.72 46
LEMAY, F. ; Lévesque, M. « Le traitement des documents actifs : vers une efficacité décisionnelle accrue », IN Archives, vol.18, n°2, sept1986, p.43
d- Les instruments de recherche
La fonction principale de ces outils est la communication, ils sont donc
d’un grand apport pour le repérage de l’information, et offrent une panoplie de
services aux administrateurs et utilisateurs des fonds d’archives.
Les instruments de recherche constituent la clé de voûte du système de
communication des archives47 , et du repérage de l’information qu’elles
recèlent, c’est le passage obligé lors du passage entre les archives et la
recherche, donc entre les archivistes et les chercheurs, administrateurs,
gestionnaires …leur préparation représente par conséquent une des tâches
primordiales de l’archiviste
La création d’outils de recherche se révèle donc être primordiale est
nécessaire pour assurer un repérage rapide et efficace, dans le but de
contrecarrer les divers problèmes relatifs à la création, circulation,
communication et diffusion de l’information.
Par ailleurs, on distingue deux types d’instruments de recherche en
archivistique : les instruments qui sont au service de l’administration et ceux
qui sont au service de la recherche en général.
Dans une administration, le repérage des documents se fait à l’aide
d’instruments appelés index. Ces instruments sont sous forme de fichiers
donnant des informations sur les dossiers constitués par les administrateurs,
« c’est en somme la liste des documents ou dossiers de l’organisme…cet
instrument de recherche contient des descriptions (titre de dossier ou
document) »48. Quant aux instruments qui sont au service de la recherche, ils
sont divers « en allant du général au particulier (…)on trouve le guide des
47
CARDINAL, L. ; CHABOT, V. « Les instruments de recherché pour les archives », La Pocatiere : Documentor, 1984. p.11 48
ROBERGE, M. Op. Cit. p.165
sources ou de recherche, le répertoire numérique simple, le répertoire
numérique détaillé, l’inventaire sommaire et l’inventaire analytique49 ».
Enfin, il est à noter qu’un quelconque système de classement pour la
gestion des archives courantes, intermédiaires et historiques ne peut être
efficace que s’il est renforcé, appuyé et consolidé par la présence
d’instrument de recherche adéquats.
e- Le contrôle de la circulation des documents
Quelques soient les moyens de diffusion et de communication des
archives, ces dernières ne peuvent assurer pleinement leur rôle que si elles
permettent aux usagers de repérer, de consulter, ou d’emprunter les
documents qu’ils recherchent. Ces moyens facilitent le travail des
responsables de poste classement en assurant un contrôle des documents
consultés et un mode de rappel des documents circulants50.
Les moyens de contrôle de la circulation des documents permettent
d’éviter la manipulation excessive, la détérioration ou la perte des pièces et
des dossiers d’archives. Ces instruments sont le système de photocopies et
les fichiers de prêt et de consultation des archives.
En effet, l’adoption d’un système de classement et des normes de
conservation des dossiers a pour but ultime de faciliter l’accès à l’information
contenue dans les documents et par conséquent faciliter le repérage efficace
qui contribue de façon rentable à l’accroissement de l’efficacité et de
l’économie administrative.
49
TAILLEMITE, E. « Les instruments de recherche dans les archives ». IN Techniques modernes d’administration des archives et de gestion des documents : recueil de textes. Paris : UNESCO. 1985. p.351 50
ROBERGE, M. Op. Cit. p.177
1-8. La conservation- préservation des dossiers
La conservation et la préservation des documents d’archives nécessite
la prise de certaines mesures préventives et le déploiement de certains
moyens en vue d’une bonne préservation des archives tenant compte de leur
nature très fragiles et leur tendance à s’user avec le temps.
1-8-1. Les dépôts d’archives
Les dépôts et centres d’archives doivent être conçus et équipés de
manière à assurer une bonne conservation et une protection des archives
contre tous les facteurs de destruction et de dégradation des archives .Etant
spécialement construits pour accueillir des archives (ce qui est l’idéal) ou se
présentant comme un local adapté à la conservation des documents, les
dépôts d’archives, et même les dépôt de préarchivage doivent disposer de51 :
Rayonnage métallique en acier compact anti-rouille ;
Mobilier résistant au feu et aux facteurs de détérioration (rongeurs,
parasites, insectes) ;
Dispositifs pour le contrôle de la température, du degré d’humidité et
d’hydrométrie ;
Système de ventilation et de climatisation adaptés ;
D’un système de détection de fumée, de lutte anti-incendie, de trappes
de désenfumage…
Les risques de mauvaise conservation des documents peuvent entraîner
des dégâts préjudiciables. Afin d’assurer des conditions de conservation
51
Association internationale des archivistes francophones.www.aiaf.org/colloque/textes/atendeng.html
satisfaisantes, le dépôt d’archives doit prendre des mesures préventives
destinées à protéger les documents contre tous les agents de destruction du
papier à savoir : les facteurs climatiques, les désastres et les agents
biologiques. Le dépôt doit également prévoir la restauration des documents
abîmés, et la reproduction de certains documents d’archives qui doivent être
gardés très longtemps.
1-8-2. Protection contre les facteurs climatiques et contre les
désastres
Les causes de dégradation des archives sont multiples, on peut citer : la
température et l’humidité, la chaleur, la lumière, la poussière et les désastres.
a- Température et humidité
Ensemble des conditions de conservation matérielle des documents
Température52.
Il importe que les documents ne soient pas soumis à une température de
chaleur ou à une humidité extrêmes.
Une température élevée accélère les réactions chimiques. En
atmosphère sèche, la chaleur rend le papier cassant et dessèche les colles. En
atmosphère humide, elle favorise le développement des champignons,
l'oxydation et l'hydrolyse.
Les changements de température et les variations hygrométriques, en
particulier les modifications rapides ou répétées entre le jour et la nuit ou
d'une saison à l'autre, provoquent des phénomènes de dilatation ou de
rétraction du papier qui sont nuisibles à sa conservation. Ces variations
importantes et changements brusques sont particulièrement fréquents en zone
tropicale.
52
Archives de France. Opcit
b- Lumière
Une forte lumière naturelle ou artificielle, riche en rayons ultraviolets, fait
pâlir les encres et les pigments. En outre, elle peut accélérer la dégradation
des matières organiques du support53.
c- Pollution
Il peut se produire entre les polluants atmosphériques émis par les
moteurs à combustion interne, les chaudières, les centrales électriques et les
supports des documents des réactions chimiques qui accélèrent la
détérioration du papier par l'acide54.
d- Poussière et impuretés
En s'incrustant dans les fibres du papier, la poussière et les impuretés
arrivent à défigurer les documents et même à en user le support. De plus, elle
transporte souvent des polluants chimiques ou des spores de champignons
qui attaquent les documents55.
e- Inondations et tempêtes
Des sinistres peuvent survenir à la suite de phénomènes tels une
inondation ou une fuite de canalisation56.
L'eau agit sur les documents de 2 façons :
-par action directe, elle dissout la cellulose du papier, dissout certaines
encres, liquéfie les colles, imbibe et ramollit les cuirs et les reliures.
-par action indirecte elle favorise le développement des germes de
champignons.
53
Association internationale des archivistes francophones. Opcit. 54
Ibid. 55
Ibid. 56
Archives de France. Opcit.
f- Incendie
Si les supports traditionnels des documents, tels que les papiers, brûlent
mal, à l'heure actuelle les matériaux de construction moderne, les fibres
artificielles et les matières plastiques s'enflamment très vite en dégageant des
gaz très nocifs.
L'intensité que prennent les incendies alimentés par des matériaux
modernes et la rapidité de la propagation de la chaleur et des gaz dégagés met
en danger les documents situés très loin du foyer initial de sinistre57.
La chaleur ne fait pas que calciner les matériaux. Les hautes
températures altèrent la structure de la cellulose et risquent aussi de fragiliser
les documents qui n'ont pas brûlé.
1-8-3. Protection contre les agents biologiques
a- Champignons et micro-organismes
Ils sont toujours présents dans l'atmosphère à l'état inerte et ne
deviennent actifs que lorsque les conditions favorisent leur développement :
Température = 15 °C - 30 °C et Taux d'humidité relative > à 65 %. Ils attaquent
les supports dont ils se nourrissent et affaiblissent la résistance58.
b- Insectes
Particulièrement nombreux dans les pays chauds, les insectes se
nourrissent des composants organiques des documents. On distingue les
lépismes qui creusent dans le papier des galeries en profondeur, les vrillettes
qui font à travers le papier des galeries fines et circulaires et surtout les
termites qui sont les plus dangereux parce que les plus voraces59.
57
Association internationale des archivistes francophones. Opcit. 58
Ibid.
59 UNESCO. www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8820f/r8820f00.htm
c- Rongeurs
Ils causent des dommages aux documents soit qu'ils s'en nourrissent,
soit qu'ils s'en servent comme matériaux pour construire leurs nids, ou,
simplement, qu'ils les souillent. Leurs excréments servent d'aliments aux
moisissures, aux micro-organismes et aux insectes60.
1-8-4. Facteurs humains :
a- Dommages involontaires
Les documents peuvent pâtir d'un manque de soins et de manipulations
inadéquates ou négligentes61.
Une consultation fréquente peut provoquer ou accélérer la détérioration
des documents.
On peut endommager involontairement un document lorsqu'on le sort
des boîtes ou qu'on l'expose trop longtemps.
Les réparations faites avec des matériaux inappropriés, par des
personnes incompétentes aggravent la détérioration.
b- Vandalisme
On englobe parmi ces actes de vandalisme toute action consistant à
déchirer ou découper les documents, écrire dessus ou y apposer diverses
marques, semer le désordre dans leur classement62.
Le vandalisme va même jusqu'à l'incendie criminel.
c- Vol
La subtilisation de documents ou de parties de documents peut se faire
par plaisir personnel ou à des fins lucratives63.
60
Ibid. 61
Association internationale des archivistes francophones. Opcit. 62
Ibid. 63
Ibid.
1-8-5. Protection contre l’instabilité intrinsèque des documents
a. Oxydation
C'est un processus d'altération naturelle au contact de l'air et qui
concerne tous les matériaux organiques64.
Dans le papier, l'oxydation entraîne l'éclatement de la structure des
fibres de cellulose et une diminution de la résistance.
b. Acidité
Les matériaux en cellulose peuvent s'altérer sous l'effet de leurs
composants acides, des matériaux acides entrant dans la fabrication et des
polluants atmosphériques.
Les papiers de pâte mécanique, particulièrement fragiles, ont une
détérioration accélérée par certains facteurs extrêmes comme la chaleur,
l'humidité, la lumière, la pollution chimique ou le conditionnement dans des
matériaux acides.
La première marque visible de cette détérioration est une légère
décoloration progressivement suivie d'un jaunissement puis d'un
brunissement. Parallèlement, le papier devient de plus en plus fragile et
s'effrite à la manipulation.
c. Colorants éphémères
Certains pigments utilisés dans les encres, les peintures à l'eau, les
teintures pour textiles, les colorants photographiques sont éphémères et
pâlissent ou virent avec le temps. Ces modifications peuvent être accélérées
par l'acidité, la chaleur, l'humidité ou la lumière.
64
Archives de France. Opcit.
DEUXIEME PARTIE
PRESENTTION DU CNRST ET DIAGNOSTIC DE
LA SITUATION ACTUELLE
CHAPITRE I : PRESENTATION DU CENTRE
NATIONNAL POUR LA RECHERCHE
SCIENTIFIQUE ET TECHIQUE (CNRST)
Introduction
Dans cette partie, il sera question de la présentation du contexte de
travail. En effet, nous allons présenter le CNRST, sa mission et ses attributions
ainsi que sa structure organisationnelle.
Cette description nous permettra d’avoir une idée sur la structure archivistique
de cet organisme quant à la gestion des dossiers du personnel et ceux
financiers, et de là apprécier son importance pour la gestion des affaires
courantes et pour la prise de décisions.
1-1. La création du CNRST
En 1976, a eu lieux la création du Centre National de Coordination et de
Planification de la Recherche Scientifique et Technique (CNCPRST) par le
Dahir portant loi n°1-76-503 du 5 Chaabane1396 (5 Août 1976). Il s’agit d’un
établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie
financière placé sous la tutelle administrative du Ministère de l’Enseignement
supérieur, siégeant à Rabat65.
En 2001, le CNCPRST a changé de dénomination pour devenir le Centre
National pour la Recherche Scientifique et Technique (CNRST) comme prévenu
par le Dahir n°1-01-170 du 11 Joumada I 1422 (1er Août 2001) portant
promulgation de la loi n° 80-00. Cette dernière a redéfinie les missions et les
65
Dahir portant loi n°1-76-503 portant création du CNRST.
attributions du centre afin d’adapter son rôle aux exigences de la société du
savoir caractérisée par l’innovation scientifique et technique.
1-2. Les missions du CNRST
Le Centre National pour la Recherche Scientifique et Technique a pour
mission la promotion, le développement et la valorisation de la recherche
scientifique en fonction des besoins culturels, économiques et sociaux du
pays et en liaison avec les organismes publics et privés poursuivant les
mêmes objectifs66. Dans ce cadre il est chargé de :
Mettre en œuvre des programmes de recherche et de développement
technologique dans le cadre des choix et priorités fixés par l’autorité
gouvernementale de tutelle ;
Contribuer à la diffusion de l’information scientifique et technique, à la
publication des travaux de recherche et l’assurance des activités de
veille technologique ;
Apporter son concours au renforcement de l’infrastructure nationale de
recherche ;
Effectuer des prestations de services au profit des opérateurs de
recherche et contribuer à la valorisation et au transfert des résultats de
la recherche ;
Etablir des conventions ou contrats d’association, dans le cadre des
activités de recherche ou de services, avec des établissements et
organismes de recherche publics ou privés ;
66
Ibid.
Créer des synergies entre les différentes équipes de recherche qui
travaillent sur des thématiques prioritaires (réseaux, pôles de
compétences) ;
Evaluer et assurer le suivi de toutes les activités de recherche ou de
services dans lesquels il est impliqué ;
Assurer à la demande des pouvoirs publics toutes les missions en
relation avec ses domaines de compétences ;
Contribuer à l’action menée en direction des chercheurs marocains
installés à l’étranger en vue de les faire participer à l’effort national dans
le domaine de la recherche scientifique ;
Passer des conventions et des accords de coopération avec des
organismes étrangers poursuivants les mêmes objectifs.
1-3. L’organisation administrative du CNRST
Le Centre National pour la Recherche Scientifique et Technique est
administré par un conseil et géré par un Directeur67.
Le Conseil administratif est présidé par le 1er Ministre ou l’autorité
gouvernementale qu’il délègue à cet effet, et qui comprend outre les
représentants de l’Etat :
Le secrétaire perpétuel de l’Académie Hassan II des sciences et
techniques ;
Huit membres désignés par l’autorité gouvernementale de tutelle parmi
les personnalités scientifiques et les représentants du monde de
l’économie, pour une période de trois ans renouvelable une fois ;
67
Bulletin Officiel. N° 4926-26JoumadaI 1422/16-08-2001.
Deux représentant élus par et parmi les cadres scientifiques du centre ;
Deux représentants élus par et parmi le personnel administratif ;
Un représentant élu par et parmi le personnel technique.
Les laboratoires de recherche :
Le CNRST dispose de plusieurs laboratoires de recherche qui opèrent
dans les différents domaines scientifiques. Il s’agit de :
Unité de Recherche en Technologies et Economie des Energies
Renouvelables (TEER) ;
Laboratoire de Géophysique ;
Laboratoire d’Astrophysique ;
Laboratoire de Microbiologie et de Biologie Moléculaire ;
Laboratoire d’Instrumentation Scientifique.
1-4. La coopération scientifique et technique
Le Centre a des accords de coopération scientifique et technique avec
des organismes homologues :
-CNRS : Centre National de Recherche Scientifique français ;
- DFG, organisme allemand de promotion de la recherche ;
- CNRI-Conseil National de Recherche italien ;
- CSIC-Conseil Supérieur de la Recherche Scientifique espagnol ;
Et tout récemment :
-INSERM : Institut National de la Santé et de Recherche Médicale français ;
-ICCTI : Institut de Coopération Scientifique et Technologique International
portugais.
Le Centre coopère également avec des institutions à caractère régional
et international dont :
- La Fédération des Conseils Arabes pour la Recherche Scientifique ;
- L'Académie des Sciences du Tiers Monde ;
- Le Centre Régional Africain de Technologie ;
- Le Conseil International des Unions Scientifiques ;
- La Fondation Internationale des Sciences ;
- L'UNESCO.
1-7. La structure organisationnelle du CNRST
Il est à noter que le CNRST ne dispose d’aucun organigramme vu les
différentes mutations internes et externes touchant son organisation
structurelle et son statut d’organisme public doté d’une personnalité morale et
de l’autonomie financière et placé sous la tutelle administrative du Ministère de
l’Enseignement supérieur.
Chapitre II : Analyse et critique de l’existant
INTRODUCTION
Il est à signaler que le Centre National pour la Recherche Scientifique et
Technique ne dispose d’aucun dépôt d’archives. Ces fonctionnaires ne
procèdent à aucun tri ni élimination et vu le manque d’espace, les dossiers
sont conservés dans les bureaux et parfois dans des endroits aménagés pour
les contenir (sans respect des conditions nécessaires et normalisées de
conservation des archives aptes de leur garantir une bonne préservation).
Par ailleurs, les dossiers du service des ressources humaines sont
conservés sur place dans un placard à dossiers suspendus, ce bureau dispose
aussi d’un placard mural où sans rangés les imprimés de travail, les chemises
vides…on y trouve aussi un placard à clapettes destiné à la conservation des
bulletins officiels que la responsable du personnel gère également.
Quant aux dossiers de la comptabilité, ils sont conservés dans un
placard métallique. Ce dernier contient les dossiers d’affaires des années 2000-
> parce que ceux datant d’avant 2001 ont été détruits dans une inondation qui
a eu lieu dans la cave où ils étaient «déposés ».
Parfois, nous avons remarqué des articles d’archives entassées par terre
dans les bureaux toujours à cause du manque excessif de l’espace pour la
conservation des documents administratifs de cette entité.
2-1. La description analytique du contenu des dossiers
individuels du personnel
Le total des dossiers constituant le fonds du « Personnel » du CNRST
est de 132 dossiers relatifs à la situation administrative des individus depuis
leur recrutement, et même après leur départ du centre. Ce fonds se répartis de
la manière suivante :
Filière des chercheurs :
-Professeurs de l’enseignement supérieur ;
-Professeurs habileté
-professeurs assistants
Filière administrative :
-Administrateurs ;
-Rédacteurs ;
-Agents d’exécution ;
-Agents de service ;
-Agents publics ;
-Agents occasionnels ;
Filière technique :
-Ingénieurs (d’Etat ou d’application)
-Techniciens.
Le dossier individuel du personnel se présente sous forme d’une chemise
suspendue en carton fort plié en deux, format (24x36) muni de quatre crochets
en plastique et d’un porte-étiquette latéral qui sert à indiquer le nom de
l’employé et son éventuel numéro de S.O.M.
Chaque dossier comprend les sept sous dossiers suivants :
1er sous dossier : « Fiche de renseignements »
Comme son l’indique, ce sous dossiers ne comporte que la fiche de
renseignements.
2ème sous dossier : « P.V d’installation »
Il se compose du P.V d’installation de l’employé dans son travail après son
recrutement et éventuellement lors de la reprise de ses fonctions après des
stages ou des formation effectués en dehors du centre.
3ème sous dossier : « Décisions, nominations et promotions »
Il contient les pièces suivantes :
-Décisions de titularisation ;
- Décisions de promotion d’échelle ;
- Décisions d’intégration ;
- Décisions de changement de filière (rare au centre)
- Décisions d’affectation ;
- Décisions de nomination ;
- Décisions de l’indemnité de responsabilité ;
-Arrêtés d’avancement d’échelon ;
-Arrêtés de détachement.
4ème sous dossier : « Attestations de travail et états d’engagement »
Il contient les copies des attestations de travail et états d’engagement
délivrés à l’employé.
5ème sous dossier : « sanctions disciplinaires »
Il est composé des sanctions prises par le centre à l’égard du
fonctionnaire :
-Décisions de sanctions ;
-Absence, retard et arrêt de travail ;
-Rapports produits à l’encontre de l’employé ;
-Poursuites judiciaires ;
-P.V. des conseils de discipline.
6ème sous dossier : « congés administratifs et absences exceptionnelles »
7ème sous dossier : « Correspondances »
Ce sous dossier est d’une importance immense dans tout dossier
individuel, dans la mesure où il comprend toutes les correspondances entre le
fonctionnaire et le centre ; le fonctionnaire et le Ministère de tutelle ou celles
entre le centre et le Ministère de tutelle concernant l’employé.
On y trouve les pièces constituant le dossier de recrutement et celles
concernant le suivi du dossier:
-Extrait de la personne ;
-Photographies ;
-Copies des diplômes ;
-Casier judiciaire ;
-Copie du CIN ;
-Attestation de position militaire (pour les garçons) ;
-Certificat médical.
-Acte de mariage ;
-Extraits de naissance des enfants ;
-Documents relatifs à la mutuelle ;
-Documents relatifs à la retraite.
On y trouve de même toutes les pièces demandées à l’employé pour
suivre des formations ou des stages qui demandent un arrêt d’exercice.
Il est à signaler que la formation continue n’est une fonction qui est assurée
par le centre pour son personnel.
Chacun des sous dossiers est constitué par une chemise portant l’un
des sept intitulés détaillés ci- dessus. A l’intérieur, se trouvent les pièces
classées par ordre chronologique.
Dans la plupart des dossiers consultés, les sous dossiers présentent
des troubles de classement dus à la consultation des dossiers.
2-2. La description analytique des dossiers du service
financier
Le service de comptabilité a généré lors de l’exercice de ses activités
durant l’année écoulée (2003), un total de 1450 dossiers, ce qui informe
largement sur le volume énorme d’archives que produit ce service à lui seul.
Ce service, et comme toute autre système d’information comptable et
financier, organise son travail selon le plan comptable général68 dont les
dispositifs sont définies par le Dahir du 25/12/1992. Ces dispositions ont donné
naissance à un véritable code de déontologie. Ce code énonce les règles et les
principes fondamentaux selon lesquels doit être impérativement tenu le
système comptable quel que soit le statut juridique, la taille ou la nature de
l’activité de l’organisme où il est tenu.
Toute affaire en comptabilité passe par quatre phases, dont trois
(Engagement, Liquidation et Ordonnancement) se font au service financier et
une (Paiement) se fait par le Trésorier payeur affecté par le Ministère des
finances au CNRST.
Ces phases apparemment unifiées génèrent des types différents d’affaires
selon le cas qui se présente, on distingue :
2-2-1. Les approvisionnements avec Bon de Commande
Pour qu’une affaire soit traitée via bon de commande (BC), il est impératif
que le coût total de la marchandise ou du service demandé ne dépasse gère
les 150.000,00DH.
La comptabilité demande à ses fournisseurs des devis indiquant la
somme qu’ils demandent pour fournir une marchandise ou un service avec les
68
ABOUTAHIR, M. Enset-media.ac.ma/cpa/fixe/plan%20cptables/%20Maroc.pdf
caractéristiques que ce service précise. Le responsable du suivi des affaires
attend de recevoir au moins trois devis contradictoires pour effectuer et
envoyer son BC au moins disant. Une fois le BC reçu, le fournisseur livre la
marchandise ou effectue le service requis, il envoie alors à la comptabilité son
bon de livraison (BL) et sa facture en cinq exemplaires exigés par ce service
pour le traitement de ses dossiers. Suite à cela, le responsable génère le bon
de réception (BR) de la marchandise ou l’attestation de service fait, ainsi qu’il
prépare l’ordre de paiement en faveur du fournisseur. Finalement, le Trésorier
payeur ou l’Agent comptable produit l’ordre de virement de la somme en
question à travers la rédaction d’un chèque, et l’affaire est considérée comme
étant close.
Donc, pour récapituler, les dossiers traités via BC se constituent de
pièces suivantes correspondant aux quatre étapes précitées :
trois devis contradictoires ;
un bon de commande (avec quoi le Centre s’engage à payer le
fournisseur) ;
un bon de livraison ;
une facture (qui correspond à la phase de liquidation) ;
Inventaire (pour vérifier que la marchandise livrée correspond
parfaitement à celle demandée en ses caractéristiques, sa quantité,
etc.) ;
un bon de réception de la marchandise ou un attestation de service fait ;
un ordre de paiement (correspondant à l’ordonnancement) ;
un ordre de virement, (correspondant à la phase de paiement des
sommes dues par le Centre à ses redevants, dans ce cas précis il se fait
par chèque).
2-2-2. Les marchés
Le cas des approvisionnements par des marchés rejoint celui des BC, sauf
pour le montant d’un marché qui doit être strictement supérieur à
150.000,00DH.
Ceci étant en retrouve des dossiers constitués des mêmes pièces que ceux
des dossiers d’approvisionnements avec BC.
2-2-3. Les contrats
Le CNRST élabore des contrats dans des cas de partenaires permanents
(exemple : une société qui assure la mise à jour et la maintenance du matériel
informatique). Pour ce type de service, le Centre s’engage à payer une somme
annuelle à ces partenaires.
Ainsi, les dossiers de ce genre d’affaires seront constitués des pièces
suivantes :
Un contrat (engagement) ;
Une facture (liquidation) ;
Un ordre de paiement (ordonnancement) ;
Un ordre de virement (paiement).
2-2-4. Les régies
Dans des cas exceptionnels impliquant de petites sommes d’argent
(exemple : livraison quotidienne de journaux), le Centre dispose d’une caisse
pour payer directement et en liquide les personnes concernées sont avoir à
entamer toute la panoplie d’étapes normalement suivies dans la conduite des
affaires. Donc, un tel dossier sera constitué de :
Bon de livraison ou attestation de service fait ;
Facture ;
Ordre de paiement ;
2-2-5. Les déplacements
Parfois, le Centre envoie ses agents en mission en dehors de la ville de
Rabat. Ces cas de figure se présentent comme les autres. C'est-à-dire ;
suivant les mêmes phases déjà citées.
Ceci dit, les dossiers de déplacement se constituent des pièces
suivantes :
Un ordre de mission comme étant l’engagement envers l’agent qui sera
envoyé an mission ;
Un état des sommes dues constitue l’étape dite de liquidation ;
Un ordre de paiement représentant l’étape d’ordonnancement ;
Un ordre de virement généré par le trésorier payeur (agent comptable)
comme dernière phase (paiement) ;
Copie d’un arrêté.
Ces dossiers peuvent se composer éventuellement de pièces citées si
dessous (en outre celles déjà dites) si la personne concernée prend son
véhicule personnel pour partir en mission:
Une décision d’envoi en mission ;
Copie du permis de conduire ;
Une copie de la carte grise du véhicule.
TROISIEME PARTIE
IPOSITION D’UN SYSTEME DE GESTION DES
DOCUMENT D’ARCHIVES
INTRODCTION
COUTURE précise que les éléments qui composent la politique de
gestion des archives sont : la législation et la réglementation, les ressources et
le plan d’action69. Et l’ampleur de chacun des éléments doit être
proportionnelle aux besoins identifiés ainsi qu’à l’envergure et la complexité
de l’institution concernée.
Au niveau du CNRST, le diagnostic de l’existant en dossiers des deux
services concernés (ressources humaines et financier) a révélé l’absence
d’une gestion conforme aux normes régissant le domaine. Cependant,
l’analyse des besoins des gestionnaires et ceux des fonctionnaires a révélé,
quant à elle, une volonté des responsables de ces deux services et leur
disponibilité pour œuvrer à la résolution des problèmes d’organisation, de
gestion et d’exploitation de leurs dossiers d’archives.
Ainsi, cette partie sera consacrée à la proposition d’un système de
gestion en s’inspirant des principes solides de l’archivistique et en s’adaptant
aux besoins des décideurs et usagers des dossiers en question.
Le premier chapitre de cette partie sera consacré à aux suggestions de
solutions concernant le service des ressources humaines, alors que le second
portera sur les propositions adaptées aux besoins de gestion et d’accès du
service financier.
69
COUTURE, C. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Quebec : presse de l’université du
Quebec, 1999. p588.
CHAPITRE I : Proposition de système de
gestion des dossiers individuels du personnel
du CNRST.
1-3. La réglementation des dossiers du personnel
Plus que les actions ou les textes administratifs, la législation et la
réglementation en matière d’archivage doit constituer aussi bien une assise
juridique pour les dossiers du personnel qu’un guide relatant les règles de
gestion à mettre en œuvre pour une bonne marche du système.
Elle doit déterminer les responsabilités de leur gérant, arrêter les
procédures de versement et d’élimination et préciser les modalités de
communication des dossiers du personnel et de leur contenu ainsi que les
mesures de sécurité à mettre en œuvre pour leur préservation.
Ici, nous ne prétendant pas résoudre le problème de législation en
matière de gestion des documents administratifs puisque le Maroc souffre d’un
vide juridique en ce domaine. Néanmoins, le CNRST, peut s’inspirer des
expériences d’autres pays plus développés qui ont des traditions et des
assises archivistiques solides comme la France et réserver une close dans son
règlement interne pour ce qui concerne la gestion des archives.
1-4. Les ressources humaines
En plus des assises juridiques, les institutions d’archives ont besoin de
différents types de ressources, il s’agit bien des ressources humaines,
matérielles et financières.
Le facteur humain constitue la charnière de tout système de gestion et
d’organisation rationnelle des archives. Ceci étant, nous avons constaté que
la personne responsable de la gestion et du suivi des dossiers du personnel au
sein du CNRST été compétente, elle répond aux besoins de ces usagers (les
personnes concernées et le Ministère de tutelle) et de ses fonctions
quotidiennes parfaitement bien via un système qu’elle a elle-même développé
grâce à son expérience. Cependant, c’est un système qui demande une
reconception pour répondre aux normes de gestion et de l’archivage.
Ainsi, nous considérant qu’une seule personne peut gérer et effectuer le
suivi d’un fonds de 132 dossiers.
2-3. les ressources matérielles
Le local de conservation des documents d’archives de ce service est
petit, il ne répond pas aux conditions de conservation des dossiers d’archives
connus pour leur fragilité et leur sensibilité aux éléments de leurs
environnements de conservation.
Il faudrait prévoir un local qui préserve les dossiers contre les agents de
détérioration déjà cités (voir revue de la littérature).
Les dossiers individuels du personnel sont conservés dans des placards
adaptés aux chemises suspendues utilisées pour le rangement des pièces. Ce
type de matériel est conseillé pour la gestion de cette catégorie de dossiers,
nous conseillant ainsi, juste de changer les chemises lacérées et les meubles
rouillés.
2-4. Le classement
Comme système de classement, la responsable a opté pour un
classement externe de type alphabétique et un autre interne de type
chronologique, ce qui lui permet de retrouver aisément des documents mais
pas d’autres. Cette personne a aussi montré sa volonté, nous citons : « de
profiter d’autres systèmes plus adaptés ».
On réponse, nous lui suggérant trois niveaux de classement externes,
chacun avec un type précis en fonction de la nature des dossiers du personnel
et des spécificités de leurs statuts prévus par le Centre :
1-4-1. Un classement par filière
Ce qui engendrera trois grandes classes ou filières, à savoir :
Filière des chercheurs
Filière technique
Filière administrative
A un niveau plus bas, les dossiers doivent être classés selon le grade ou le
statut des personnes travaillant dans une même filière, ce qui nous amènera au
sous classement par grade.
1-4-2. Un Sous classement par grade
Nous obtiendrons par exemple pour la filière des chercheurs, tois sous
classes et qui sont :
-Professeurs de l’enseignement supérieur ;
-Professeurs habileté
-professeurs assistants
1-4-3. Un sous sous classement alphabétique des noms
Ce troisième niveau facilitera le repérage des dossiers individuels des
personnes ayant le même grade et travaillant dans une même filière.
Il est à rappeler que les dossiers individuels sont subdivisés en sept
sous dossiers qui facilitent le suivi et la gestion et que la personne peut garder
entant que tel.
Nous arrivons donc au classement interne des dossiers, et qui doit
logiquement être chronologique (selon l’ordre de réception ou de production
des pièces à insérer dans les dossiers individuels).
1-4-4. Le cadre de classement
Elaboré à partir des fonctions et de la structure de l’organisation, le
cadre de classement permet d’organiser et de traiter les documents
administratifs selon les mêmes critères et au moyen des mêmes méthodes.
Il constitue ainsi, un système de classification où les documents
produits ou reçus sont regroupés d’une manière logique et uniforme qui peut
être par sujet, par type, par fonction, par provenance ou mixte combinant deux
ou plusieurs modes.
Ce système, se présente selon une structure hiérarchique qui comprend
des catégories, des classes, des sous classes, des divisions et des
subdivisions, etc. ces dernières sont identifiées à l’aide d’un système de
codification qui peut être numérique, alphabétique, ou alphanumérique.
Ceci dit, après l’étude de la fonction de gestion du personnel et vu la
nature de ses dossiers, nous avons opté pour le cadre de classement qui
comprendra les classes suivantes :
Tableau I :
Les grandes classes du cadre de classement du service du
personnel
Codes Classes
I Filière des chercheurs
II Filière technique
III Filière administrative
Le cadre de classement
I- Filière des chercheurs
I-1. Professeurs de l’enseignement supérieur
I-2. Professeurs habileté
I-3. Professeurs assistants
II- Filière administrative
II-1. Administrateurs
II-2. Rédacteurs
II-3. Agents d’exécution
II-4. Agents de service
II-5. Agents publics
II-6. Agents occasionnels
III- Filière technique
III-1. Ingénieurs d’Etat
III-2. Ingénieurs d’application
III-3. Techniciens
Remarque : à l’intérieur de chaque catégorie de personnel les dossiers
seront classés par ordre alphabétique des noms des personnes.
2-5. Les instruments de recherche
L’administratrice du service du personnel juge satisfaisants ses moyens
de communication et de circulation des documents qu’elle gère, sauf qu’elle ne
dispose d’aucun instrument de recherche à part un registre manuel qu’elle
veille à tenir à jour.
Par ailleurs, nous lui proposant d’élaborer une petite base de donnée
sur ACCESS par exemple pour améliorer la qualité de son travail et pour
gagner en matière de temps de recherche des informations voulues. Les
entrées pourrais être : le nom de la personne ou son éventuel numéro de
S.O.M.
CHAPITRE II : PROPOSITION D’UN SYSTEME
DE GESTION DES DOSSIERS DU SERVICE
COMPTABLE
2-1. La réglementation
Rappelons ici que la législation concernant les archives au Maroc n’est
pas très élaborée et que les textes existant datent du protectorat.
Cependant, la loi marocaine stipule que les dossiers financiers doivent
être conservés durant dix années dans leur âge intermédiaire en raison de leur
valeur fiscale comme pour justifier l’état financier d’un organisme lors d’audit.
De ce fait, les dossiers financiers du CNRST doivent impérativement être
maintenus en état durant dix années après leur clôture en vu de recours
possibles aux informations qu’ils contiennent. Ce délais dépassé, le Centre
doit procéder au tri de sa paprasse pour juger de ce qui doit être indéfiniment
conserver pour sa valeur et de ce qui est voué à l’élimination parce qu’il est
dépourvue de toute utilité.
2-2. Les ressources humaines
L’importance des ressources humaines ne peut nullement être négligée
en matière de gestion des documents administratifs.
Le service financier n’a plus ou moins pas de problèmes car l’agent
comptable du Centre gère et conserve les dossiers comptables datant de 1981
à nos jours. Or, les responsables de ce service pourraient demander l’aide des
nombreux informatistes et Informatistes spécialisés travaillant au Centre pour
assurer une bonne gestion et conservation de leurs documents volumineux.
Nous proposons l’élimination des archives jugées inutiles après une
évaluation que pourrait effectuer le chef de ce service avec un archiviste et un
juriste et éventuellement un historien afin de libérer l’espace. Ce service
devrait se doter de meubles en un nombre suffisant pour le rangement des
dossiers déjà existants et ceux nouvellement générés ou reçus.
2-3. Les ressources matérielles
Il faut signalé que c’est le type des documents et la fréquence de leur
utilisation qui détermine le choix du conditionnement et des meubles
adéquats. Ainsi :
Dans les rayonnages et armoires qu’il soient métalliques ou en bois, se
rangent les cartonnées, les chemises à rabats extensibles et les
chemises à sangles, les boites cartons et les boites à dossiers, les
registres, les classeurs à listing ; bref ; tous les supports avec un dos
suffisamment épais et rigide. De même sont rangés dans ce type de
meubles, les dossiers volumineux, les dossiers peu consultés et les
documents de grande dimension.
Dans les tiroirs à chemises suspendues, peuvent, en plus des chemises
suspendues, être ranger les chemises ordinaires, les chemises à rabats
et les chemises à sangles. Ce type de meuble est adéquat pour les
dossiers volumineux et souvent consultés70.
70
LAZERE, Edmond. Guide du classement dans l’entreprise. Paris : les éd. D’organisation, 1988. p71.
2-4. Le classement
C’est un « ensemble d’opération de mise en ordre d’un fonds ou d’une
partie d’un fonds selon un schéma rationnel. Pour les archives, le classement
peut être distinct du rangement matériel sur les rayonnages71 ».
En respectant la nature des documents financiers et en considérant les
besoins du service en question, nous proposons le système de classement
suivant :
2-4-1. Un Classement par rubrique
Le classement par rubrique implique que chaque article (carton
d’archives) portera le nom d’une rubrique du plan comptable selon lequel
travail le service.
2-4-2. Un Sous classement par type d’affaire
Cela signifie qu’à l’intérieur de chaque article les dossiers seront
répartis suivant leur nature ou type. C'est-à-dire, selon s’il s’agit d’un BC, un
marché, une régie, un contrat ou un déplacement.
2-4-3. Un sous sous classement alphabétique
Un classement alphabétique par nom de dossier ou d’intéressé,
permettra un repérage plus facile et plus rapide des documents voulus.
Par ailleurs, chaque dossier doit contenir des pièces classées par ordre
chronologique de réception ou de production.
71
AFNOR. Vocabulaire des archives. Paris : AFNOR, 1966. p33
Il est à noter qu’i ne suffie pas d’établir un classement, mais encore faut
il le maintenir en état, sachant que les consultation des dossiers finie toujours
par causer des troubles dans le classement initial.
2-5. Le calendrier de conservation :
C’est l’outil de travail qui permet de déterminer l’itinéraire suivi par un
document tout au long de son cycle de vie au sein de l’administration.
C’est à partir de l’analyse de l’inventaire des documents produits ou
reçus par l’administration qu’on élabore un calendrier permettant de
déterminer la période de conservation des documents, leur éventuel transfert
au dépôt de d’archives ou leur destruction.
Nous proposons si dessous un exemple de calendrier de conservation
que pourrait adopter le service comptable :
Tableau II :
Calendrier de conservation des dossiers de la comptabilité du
CNRST
Règles
de
conser-
vation
Description des
dossiers ou
documents
Unité
rspon-
sable
document
Ex
Pr
(a)
Ex
Sec
(b)
Règles de
conservation
AC AI AH E
Remarques
1
2
Affaire Maroc
Télécom /
rubrique : III-20-87
Affaire REDAL/
Rubrique : II-10-25
Service
Financier
Service
financier
P
-
-
x
1
1
10
10
-
-
X
x
(a) : Exemplaire principal
(b) : Exemplaire secondaire
AC : Archives courantes
AI : Archives intermédiaires
AH : Archives historiques
E : Elimination
Remarque1 : nous n’avons pas pu donner plus d’exemples vu le fait que les
dossiers des affaires traitées par ce service sont nominatifs.
Remarque 2: tous les dossiers ne sont pas voués de façon automatique à
l’élimination une fois leur âge intermédiaire arrivé à terme.
Ainsi, seront conservés des échantillons de dossiers homogènes, ayans le
même contenu et classés chronologiquement (exemple : les bilans). Aussi,
seront conservés de manière définitive les documents qui renseignent sur le
Centre, sa mission, son fonctionnement, son organisation ou encore les
documents prouvant et préservant les droits du Centre (exemple : titres de
propriété), ou les archives ayant une valeur pour la recherche scientifique et
rétrospective.
2-6. Les instruments de recherche :
La finalité de toute activité archivistique est le repérage des dossiers
dans les meilleures conditions. C’est la mise à la disposition des
fonctionnaires les documents en vu de leur consultation et utilisation.
Puisque le service financier ne permet que la consultation sur place de
ses dossiers, il n’a guère besoin de moyens de circulation. Or, il doit
développer et tenir à jour un système de classement plus efficace pour
faciliter le repérage des documents, cette étape franchie, il doit penser à
l’informatisation de la gestion de ses documents.
CONCLUSION
Chaque système de gestion et d’organisation de l’information
organisationnelle dans un organisme public ou privé requiert pour son
implantation un ensemble d’éléments , qui sont une législation appropriée, des
ressources matérielles, humaines et financières, et un plan d’action
fonctionnel.
Lors de la mise en place d’un tel système pour la gestion et
l’organisation des documents, il faut adopter une approche de service aux
usagers qui contribue pleinement, et très certainement le recours aux services
de spécialistes et professionnels de l’information organisationnelle.
La conception et le développement d’un système corporatif et intégré de
gestion de l’information organisationnelle est une opération assez délicate qui
doit être réussie du premier coup. Sa mise en œuvre et son implantation
doivent être accompagné d’un certain nombre de mesures visant à le mettre à
jour régulièrement et à développer ses performances. Son usage doit aussi
répondre à un impératif de qualité visant à satisfaire pleinement les besoins de
la clientèle visée, à savoir des usagers internes composés de cadres,
décideurs, et gestionnaires.
Notre étude visant à proposer un système de gestion et d’organisation
des documents administratifs du CNRST à clairement démontré qu’il y a un
réel besoin de la part des responsables et du personnel de cette institution
pour la mise en place d’un tel système, visant à assurer un accès rapide , un
repérage pertinent de l’information vitale contenue dans les documents ; ce
qui aura pour conséquence une meilleure efficacité et efficience au niveau de
la gestion et du fonctionnement interne ,dans l’optique de présenter et de
rendre une qualité de service que le citoyen et en droit de recevoir .
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ANNEXES
