RÉPUBLIQUE FRANÇAISE...N 06-068-01 RAPPORT d’audit du système de gestion et de contrôle du programme européen cofinancé par le FEDER objectif 2 Franche-Comté établi par :

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTROLES

PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS

MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

INSPECTION GÉNÉRALE DE L'ADMINISTRATION

N° 06-068-01

RAPPORT

d’audit du système de gestion et de contrôle du programme européen

cofinancé par le FEDER objectif 2 Franche-Comté

- OCTOBRE 2006 -

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

COMMISSION INTERMINISTÉRIELLE DE COORDINATION DES CONTROLES

PORTANT SUR LES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS

MINISTÈRE DE L'INTÉRIEUR ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

INSPECTION GÉNÉRALE DE L'ADMINISTRATION

N° 06-068-01

RAPPORT

d’audit du système de gestion et de contrôle du programme européen

cofinancé par le FEDER objectif 2 Franche-Comté

établi par :

M. Alain LARANGE inspecteur général de l’administration, Mmes Marianne BONDAZ et Hélène de COUSTIN, inspectrices de l’administration

et M. Jean-Pierre BATTESTI, inspecteur de l’administration

- OCTOBRE 2006 -

SOMMAIRE

INTRODUCTION..................................................................................................................................2

I. ORGANISATION DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE ET RESULTATS OBTENUS ..............................................................................................................................................2

1.1. ORGANISATION GENERALE ET OUTILS..........................................................................................2

1.2. LES DONNEES DU PROGRAMME.....................................................................................................3 1.2.1. Avancement du programme...................................................................................................3 1.2.2. Avancement et résultats des contrôles par sondage..............................................................4

1.3. CONCLUSIONS DES PRECEDENTES MISSIONS D'AUDIT ..................................................................4

1.4. DEROULEMENT DE LA MISSION.....................................................................................................5

II. AUDIT DU SYSTEME DE GESTION ET DE CONTROLE ......................................................6

2.1. VERIFICATION DE LA PISTE D'AUDIT .............................................................................................6 2.1.1. Instruction .............................................................................................................................6 2.1.2. Programmation .....................................................................................................................7 2.1.3. Engagement...........................................................................................................................9 2.1.4. Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/2001.....................11 2.1.5. Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte.............................................................14 2.1.6. Conclusions sur la vérification de la piste d'audit ..............................................................15

2.2. VALIDITE DES CONTROLES DES DEPENSES PAR SONDAGE AU TITRE DE L’ARTICLE 10 DU REGLEMENT 438/2001 .......................................................................................................................15

2.2.1. Représentativité de l'échantillon contrôlé ...........................................................................15 2.2.2. Réalisation des contrôles par sondage................................................................................17 2.2.3. Suites données aux contrôles par sondage..........................................................................19 2.2.4. Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage ....................................................20

2.3. FIABILITE DES CHIFFRES CERTIFIES A LA COMMISSION..............................................................20

2.3.1. Utilisation de l'application PRESAGE................................................................................20 2.3.2. Contrôles qualité certification.............................................................................................21 2.3.3. Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission européenne...................23

2.4. OBSERVATIONS SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION.................................................23

III. CONCLUSION GENERALE ......................................................................................................24

CONCLUSIONS DE LA MISSION SUR LES REPONSES APPORTEES AUX OBSERVATIONS FORMULEES SUR LES DOSSIERS EXAMINES ANNEXES REPONSES DU PREFET DE REGION SUR LES DOSSIERS EXAMINES PAR LA MISSION ET ANNEXES (LES REPONSES AUX OBSERVATIONS GENERALES SONT INTEGREES AU CORPS DU RAPPORT)

PROGRAMME AUDITE

FEDER Franche-Comté programme Objectif 2

Introduction Dates, base juridique et objet de l'audit

Dates : 19 au 23 juin 2006. Base juridique : chapitre V du règlement (CE) n° 438/2001 de la Commission européenne du 2 mars 2001, article 60 de la loi de finances rectificative pour 2002 du 30 décembre 2002 et article 4 du décret n° 2002-633 du 26 avril 2002 modifié instituant une commission interministérielle de coordination des contrôles portant sur les opérations cofinancées par les fonds structurels européens (CICC-FS). Objet de l'audit : examen du système de gestion et de contrôle du programme européen cofinancé par le FEDER dont l’autorité de gestion est le préfet de la région Franche-Comté (programme objectif 2). Évaluation de la conformité du système mis en place par l’autorité de gestion à la réglementation communautaire, singulièrement aux règlements (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 et n° 438/2001 précité, et aux orientations nationales, en particulier à la circulaire du Premier ministre du 15 juillet 2002 relative à l’amélioration du dispositif de gestion, de suivi et de contrôle des programmes cofinancés par les fonds structurels.

I. Organisation du système de gestion et de contrôle et résultats obtenus

1.1. Organisation générale et outils

Préfet de la région Franche-Comté. Autorité de gestion Organisation de l'autorité de gestion

Au sein du SGAR, et sous l’autorité du secrétaire général pour les affaires régionales, la « mission Europe » est dirigée par un chargé de mission ; le bureau de la gestion administrative et financière du SGAR est responsable, au sein de cette mission, de la gestion du programme objectif 2. Cf. annexe 2 : organigramme du SGAR. L’OSEO-ANVAR gère une subvention globale de 3 millions € de FEDER au titre de l’action 8 (« aide au lancement de l’innovation ») de la mesure 1 (« conforter les activités économiques traditionnelles et favoriser le développement d’activités nouvelles »). Les dépenses totales prévues pour cette action sont de 12 M€. La convention entre le préfet de région et l’OSEO-ANVAR date du 20 septembre 2002 (avenants des 22 octobre 2003, 10 septembre 2004 et 4 octobre 2005).

Éventuellement, organismes gestionnaires de subvention globale

Autorité de paiement En 2002, les fonctions d’autorité de paiement et de certification des dépenses ont été déléguées par le préfet au trésorier payeur général de la région Franche-Comté. Un protocole daté du 31 décembre 2002 précise les modalités de cette délégation et, notamment, la constitution, au sein de la trésorerie générale, d’une unité de certification indépendante des structures qui contribuent à la programmation et aux contrôles. Cf. annexe 3 : protocole du 31 décembre 2002 fixant les conditions de mise en œuvre de la délégation au trésor public des fonctions d’autorité de paiement (certification) et de l’appui à la gestion des fonds structurels européens.

Guide de procédures Un guide de procédures à l’attention des services instructeurs et gestionnaires a été diffusé en décembre 2002. Il a été régulièrement actualisé ; la version en vigueur, datée de septembre 2005, est de bonne qualité.

Rapport définitif IGA – FEDER Franche-Comté objectif 2 - octobre 2006 2

Organisation de la programmation

La sélection des opérations (hors subvention globale qui fait l’objet d’un dispositif spécifique) se fait de la manière suivante : - un service unique, identifié selon la mesure et la zone concernée,

réceptionne les dossiers, vérifie l’éligibilité de l’opération au regard du DOCUP et du complément de programmation, sollicite l’avis de l’ensemble des services concernés, assure la saisie dans PRESAGE et rédige un rapport d’instruction ; 29 services uniques sont répertoriés en 2006 ;

- la mission d’expertise économique et financière (MEEF) de la trésorerie générale de région peut être sollicitée par le préfet de région ou les préfets de département pour des dossiers présentant un montage complexe ou un enjeu financier important ; par ailleurs, pour les demandeurs publics, la consultation du contrôle de légalité est prévue ;

- des comités d’instruction se tiennent au niveau départemental ou régional pour émettre un avis sur les dossiers et les transmettre au comité de programmation lorsque les dossiers sont recevables ;

- un comité technique régional de programmation co-présidé par le préfet de région et le président du conseil régional rend ses avis selon la règle du consensus ; il se réunit dans une composition élargie pour les actions interrégionales sur le massif du Jura, le préfet de région Franche-Comté étant coordonnateur pour ces actions ; le département des études économiques et financières (DEEF) de la trésorerie générale de région donne un avis sur les demandes de subventions communautaires supérieures à 23 000 €.

Pour la subvention globale gérée par l’OSEO-ANVAR, l’instruction est conduite selon des règles internes définies par un manuel de procédures établi par cet organisme : - pour les dossiers dont le « programme » est inférieur à un montant de 1,5 M

€, l’instruction relève du délégué régional et du chargé d’affaires désigné comme interlocuteur du demandeur ;

- pour les autres dossiers, l’instruction reste confiée au délégué régional mais après avis du directeur général de l’OSEO-ANVAR.

Après analyse du projet, celui-ci est soumis au comité régional d’attribution des aides à l’innovation, qui ajourne, refuse ou accepte les dossiers.

Ordonnancement Le préfet de région, les préfets de département et, pour la subvention globale, l’OEO-ANVAR, sont ordonnateurs pour le FEDER.

Organisme ayant effectué les contrôles par sondage

Deux agents de la direction des affaires générales et des interventions financières du SGAR sont chargés des contrôles par sondage et de la coordination des contrôles FEDER-FSE. Ces contrôles sont effectués avec le concours d’un auditeur du Trésor public.

1.2. Les données du programme

1.2.1. Avancement du programme Dépenses totales éligibles prévues (dernière maquette du 13 décembre 2005 et modification entre mesures après comité de suivi du 8 février 2006) (1) 538 803 330,00FEDER prévu (dernière maquette du 13 décembre 2005 et modification entre mesures après comité de suivi du 8 février 2006) (2) 173 215 361,00Dépenses totales programmées au 14 juin 2006 (3) 659 305 165,00FEDER programmé au 14 juin 2006 (4) 148 877 057,00Dépenses totales éligibles justifiées au 14 juin 2006 (5) 506 223 139,21FEDER justifié 14 juin 2006 (6) 127 877 323,95


Taux de programmation DTE (7 = 3 / 1) 122,36 %Taux de programmation FEDER (8 = 4 / 2) 85,95 %Taux de réalisation DTE / programmation (9 = 5 / 3) 76,78 %Taux de réalisation FEDER / programmation (10 = 6 / 4) 85,89 %Montant d’un éventuel dégagement d’office 0,001.2.2. Avancement et résultats des contrôles par sondage

Dépenses totales éligibles déclarées ayant fait l’objet d’un contrôle par sondage (11) 26 324 697,91Pourcentage des dépenses totales éligibles déclarées dans le cadre du programme couvert par les contrôles (12 = 11/5) 5,20 %Montant des dépenses éligibles affectées par des erreurs ou des irrégularités (13) 142 357,16Taux de dépenses irrégulières (14 = 13 / 11) 0,54 %Nombre d’erreurs / d’irrégularités détectées 19Nombre d’erreurs / d’irrégularités supérieures à 4 000 € (FEDER) détectées à la suite de la phase contradictoire (10 000 € pour les irrégularités signalées après le 1er janvier 2006) 2Montant total du FEDER inéligible, recouvré ou à recouvrer :

– par ordre de reversement – par réfaction sur solde

14 826,48

Montant total du FEDER effectivement recouvré au 14 juin 2006 13 803,78Cf. annexe 4 : état d’avancement du programme et des contrôles par sondage fourni par le département Europe du SGAR. 1.3. Conclusions des précédentes missions d'audit Dates de la dernière mission de la CICC-FS

Du 21au 25 janvier 2002.

Date du précédent rapport de la CICC-FS

Juin 2002. La mission portait sur les programmes de la génération précédente 1994-1999.

Principales conclusions de ce rapport

La mission avait constaté, au vu des dossiers qu'elle avait examinés, des progrès très importants dans le système de gestion et de contrôle du FEDER en Franche-Comté, même si des efforts importants restaient à accomplir. Elle avait notamment mis l’accent sur la nécessité de suivre avec rigueur le programme de contrôle de deuxième niveau et de donner rapidement toutes les suites qui s’imposaient et, pour la gestion 2000-2006, d’une part de conforter la discipline de programmation et, d’autre part, d’utiliser de manière optimale la colonne vertébrale du dispositif de gestion et de contrôle du FEDER que constitue PRESAGE.

Suivi de ce rapport (date de la mission de suivi, principales conclusions, mesures prises)

Sans objet.

Avis de la CICC-FS sur les mesures prises pour répondre à ses demandes

Les réponses apportées par le préfet de région aux demandes complémentaires formulées à la suite du rapport définitif de juin 2002 ont été considérées comme satisfaisantes et ont permis la délivrance de la déclaration de validité sur les programmes de la période 1994-1999.

Audits réalisés par d’autres organismes nationaux ou communautaires (dates et principales

Néant.



conclusions) Le cas échéant, mesures prises pour répondre aux demandes des auditeurs

Sans objet.

1.4. Déroulement de la mission Entretiens réalisés Le préfet de la région Franche-Comté et le secrétaire général pour les affaires

régionales ; le président du conseil régional, le directeur général des services du conseil régional et ses collaborateurs ; le responsable de la mission Europe, son adjointe et les agents chargés de la gestion et du contrôle du FEDER ; le TPG de région et ses collaborateurs ; certains services instructeurs (SGAR, préfectures du Doubs et du Territoire de Belfort, OSEO-ANVAR, DRIRE, DRT, conseil régional, DRAF). Par ailleurs, la mission a eu des entretiens téléphoniques avec les services des préfectures de la Haute-Saône et du Jura, ceux des conseils généraux du Doubs et de la Haute-Saône, la DIREN, le commissariat à l’aménagement du massif du Jura, la DDE du Territoire de Belfort et la DDE de Haute-Saône.

Nombre de dossiers examinés par la mission (1) Cf. annexe 1, fiches d’examen des dossiers examinés par la mission 32

Nombre total de dossiers programmés à la date de l'audit (2) 2 234Taux d'examen des dossiers programmés (3= 1 / 2)

1,43 %Nombre de dossiers examinés par la mission ayant fait l'objet d'un contrôle par sondage terminé (4) 11Nombre total de dossiers ayant fait l'objet d'un contrôle par sondage terminé à la date de l'audit (5) 83

Taux d'examen des dossiers ayant fait l’objet d’un contrôle par sondage (6 = 4 / 5) 13,25 %

Montant des dépenses totales programmées des opérations examinées par la mission (7) 34 043 176,13

Montant des dépenses totales programmées (8) 659 305 165,00

Taux d’examen des dépenses programmées (9 = 7 / 8) 5,16 %

II. Audit du système de gestion et de contrôle 2.1. Vérification de la piste d'audit 2.1.1. Instruction

Constat de la mission Demandes de la mission Réponses AG/AP Conclusions IGA Présence d’un rapport d'instruction comportant les avis justifiés des services dans les dossiers ou dans PRESAGE Des éléments d'instruction en général suffisants figurent dans tous les dossiers ou dans PRESAGE. Les avis des services, souvent détaillés, y compris ceux des trésoreries générales, figurent bien dans PRESAGE. La MEEF a été saisie pour avis sur près de 30 projets importants financés par le FEDER. Les éléments qui ont conduit à lever les réserves formulées, à un stade de l’instruction, par la trésorerie générale, ne se trouvent pas toujours dans les dossiers ou dans PRESAGE ; toutefois, cela ne concerne qu’un petit nombre de dossiers (cf. annexe 1, dossier n° 529, absence d’explication dans le dossier et dans PRESAGE ; dossier n°1863, absence de levée des réserves dans PRESAGE).

Veiller à ce que les éléments qui ont conduit à programmer un projet malgré les réserves formulées, à un stade de l’instruction, par la TG ou un autre service figurent dans les dossiers ou dans PRESAGE.

Les éléments exposés ci-après expliquent l’absence de levée des réserves dans PRESAGE :

- jusqu’en septembre 2002, date du déploiement de PRESAGE, la saisie des dossiers a été effectuée par chaque service chargé du rattrapage ;

- en application des procédures mises en place fin 2002, la TG est parfois amenée à donner un avis réservé en l’absence de certaines pièces entraînant un visa individuel (pièces parfois remises en séance) ; dans de tels cas, la réserve est levée lors de l’engagement comptable ; après validation de la décision du CTP dans PRESAGE, les services ne peuvent plus modifier PRESAGE ;

- enfin, le CTP se prononce parfois favorablement malgré les réserves ou l’avis défavorable de la TG ou d’autres services ; en règle générale, le compte rendu justifie la décision du CTP.

Dorénavant ces éléments seront systématiquement portés dans l’avis du CTP ou dans PRESAGE. S’agissant des opérations : Opération 529 : la note annexée à la fiche d’examen de ce dossier explicite les raisons pour lesquelles la CRAE, puis le CTP, ont retenu ce projet malgré l'avis défavorable de la TG ; ces éléments ont fait l'objet de discussions au sein de la CRAE, retranscrit incomplètement dans le compte rendu de la CRAE. Opération 1863 : les réserves n’ont pas été levées pour le CTP (fiche de visa individuel faisant état de pièces manquantes) mais, de fait, par la suite, la trésorerie générale n’a plus la possibilité de modifier son avis au delà des quelques jours suivant le CTP.

La réponse est satisfaisante. La mission rappelle que les raisons pour lesquelles une opération a été programmée malgré les réserves d’un service doivent figurer dans PRESAGE ou dans le dossier d’instruction.


Constat de la mission Demandes de la mission Réponses AG/AP Conclusions IGA

Examen suffisant des projets au regard du DOCUP et du complément de programmation (éligibilité) Oui. Une analyse détaillée de l’éligibilité des projets au regard du DOCUP et du complément figure souvent dans PRESAGE. La mission s’est interrogée sur l’éligibilité d’un seul projet (cf. annexe 1, dossier n° 508).

Répondre de manière précise à la fiche d’examen de ce dossier (cf. annexe 1).

Le CTP a accepté le portage par la ville en l'absence de compétence de la communauté de communes pour la TP unique. L'arrêté préfectoral du 24/07/03 a acté ensuite le transfert de compétences liées aux zones d'activité à la communauté de communes (voir réponse à la fiche d’examen et sa pièce jointe).

La réponse est satisfaisante.

2.1.2. Programmation Présence dans les dossiers d’une trace des décisions de programmation Oui. La mission a noté que, pour un dossier (cf. annexe 1, dossier n° 320), les dépenses saisies dans PRESAGE comme « programmées » et « réalisées » sont supérieures aux dépenses prévues dans la convention. Elle a cru comprendre que l’autorité de gestion modifiait, en comité de programmation, le montant programmé pour le fixer au montant des dépenses réalisées ce qui aboutit, mécaniquement, à baisser le taux de subvention FEDER. Pour autant, la convention demeure inchangée. Cette pratique conduit la mission à formuler deux remarques :

- s’il est de bonne gestion de faire figurer dans PRESAGE, dans la rubrique « payé », la totalité des dépenses réalisées (par souci de traçabilité, une opération devant, en effet, être contrôlée dans sa totalité), l’outil écrête de lui-même, lors des appels de fonds, les dépenses déclarées au niveau des dépenses programmées ;

- la reprogrammation des dépenses programmées à hauteur du montant réalisé (qui sous-entend un autofinancement plus important de la part du maître d'ouvrage) risque d’entraîner des difficultés en cas de contrôle par sondage (ou autre contrôle) : si ce contrôle met en évidence des dépenses inéligibles, l’autorité de gestion devra alors émettre un ordre de reversement au

La mission, tout en approuvant la saisie de la totalité des dépenses éligibles dans la rubrique « payé » de PRESAGE, demande l’abandon de ce système de re-programmation qui lui paraît sans intérêt apparent et périlleux. Elle recommande d’en informer l’ensemble des services concernés.

Conformément aux conclusions du rapport CICC-FS suite à l’audit de 2002 sur les programmes 1994/1999, qui avaient demandé de saisir toutes les dépenses dans le logiciel de suivi, le SGAR de Franche-Comté avait opté dès la mise en place de PRESAGE pour une saisie intégrale des dépenses dans PRESAGE. Toutefois, ce dernier, en début de programme ne permettait pas l’archivage des dossiers lorsque le plan de financement réalisé ne correspondait pas au plan de financement programmé, d’ou l’adoption de la pratique de reprogrammation avant archivage des dossiers soldés. Lorsque le blocage de PRESAGE a été supprimé, il a été décidé de ne pas modifier la pratique retenue en milieu de programme. La demande de la CICC-FS a bien été prise en compte dès le comité de programmation de juillet 2006 (retrait des dossiers concernés). Un courrier à tous les services a été adressé le17 juillet 2006.




prorata de ces dépenses inéligibles, même si les dépenses déclarées éligibles lors du contrôle sont supérieures au montant prévu dans la convention ; le maître d’ouvrage serait alors pénalisé injustement, sans avoir été avisé, faute d’avenant à la convention, de la modification de la programmation ; l’autorité de gestion serait alors dans une situation juridique très délicate.

Le cas échéant, modification de la maquette pour tenir compte de l'avancement du programme Oui. La dernière révision de la maquette a été approuvée par la commission européenne le 13 décembre 2005. Une modification des montants entre mesures a été approuvée par le comité de suivi du 8 février 2006.

Suivi des taux de financement FEDER par rapport aux taux moyens par mesure inscrits dans le DOCUP Oui. Les taux moyens attribués sont inférieurs ou au plus égaux aux taux par mesure fixés dans la maquette, ce qui est sans doute dû, pour partie, à la reprogrammation des opérations sur-réalisées. Seule la mesure 12 (assistance technique) présente un taux moyen programmé (50,83 %) très légèrement supérieur au taux moyen prévu (50 %). Toutefois, le niveau de programmation pour cette mesure est actuellement faible (46 %) et les ajustements restent possibles.

Continuer à veiller à cet équilibre pour éviter, lors de la clôture du programme, tout dépassement des taux moyens par mesure inscrits dans la maquette (dans ce cas, en effet, les engagements pris à l’égard des maîtres d’ouvrage ne pourraient être couverts par des versements de la Commission européenne).

Le taux moyen de programmation sur la mesure 12 de 50,83 % est dû à un retard de programmation des contreparties publiques nationales constituées des salaires d'agents publics. Quant au faible taux de programmation, l’autorité de gestion a proposé au comité de suivi du 8 février 2006 d’exploiter la possibilité de flexibilité que devraient permettre les lignes directrices de clôture. Ainsi, la sur-réalisation de 2 % par axe permettra de financer, à partir d’une sous-réalisation de la mesure 12 estimée à 800 000 Euros, des projets prioritaires sur les autres axes.


Suivi des taux de consommation par axe et par mesure Oui. Les taux de réalisation DTE par rapport à la maquette sont satisfaisants (sauf mesure 12). Les taux de réalisation FEDER sont inférieurs car les taux moyens attribués sont parfois très inférieurs aux taux moyens par mesure (ex : mesures 2, 5, 7, 9 et 10).



2.1.3. Engagement Présence dans les dossiers des actes attributifs de subvention comportant l'inscription explicite de la participation européenne et des obligations qui en résultent Les conventions (hors paiement alternatif) sont de bonne qualité, même si les délais de réalisation prévus sont parfois mal adaptés aux projets – ce qui nécessite ensuite la passation d’avenants de prorogation (cf. annexe 1, dossier n° 1166) – ou sont indiqués de façon ambiguë, ce qui conduit à des incohérences (cf. annexe 1, dossier n° 584).

Veiller à fixer des délais de réalisation adaptés aux projets programmés et éviter toute ambiguïté dans la fixation de ces délais.

Ce point régulièrement constaté lors des contrôles est systématiquement rappelé en réunion de services instructeurs. Les lettres de notification des décisions attributives ont d’ailleurs été adaptées afin d’attirer l’attention du maître d’ouvrage sur les dates indiquées, lesquelles en cas d’erreur auraient des conséquences sur le montant de la subvention.

La mission en prend acte.

Subvention globale de l’OSEO-ANVAR La convention du 20 septembre 2002 accordant la subvention globale à l’OSEO-ANVAR n’est pas conforme à la convention-type en ce qui concerne la responsabilité financière en cas de corrections financières décidées par la Commission européenne. Les conventions passées dans le cadre de la subvention globale sont correctes ; toutefois, l’OSEO-ANVAR, se fondant sur ses règles internes, accorde aux maîtres d’ouvrage des avances qui peuvent être supérieures à 50 %, en contradiction avec les instructions nationales (cf. annexe 1, dossiers n° 4551 et 5421).

Mettre en conformité la convention de subvention globale de l'OSEO-ANVAR par rapport à la convention-type jointe à la circulaire interministérielle du 27 novembre 2002 en ce qui concerne la responsabilité financière. Les avances accordées par l’OSEO-ANVAR doivent être décidées et leur niveau fixé, au cas par cas, en fonction du projet et de la situation du maître d’ouvrage.

Un avenant N°4 à la convention de subvention globale de l’OSEO ANVAR a été signé et notifié le 17 août 2006. Il modifie les articles 9 et 13 pour les rendre conformes au modèle de convention annexé à la circulaire du 27 novembre 2002 Il a été pris bonne note du respect de cette règle pour la fin du programme 2000/206 et le programme 2007/2013.

La réponse est satisfaisante. La réponse est satisfaisante.



Le dispositif de paiement alternatif est utilisé par l’OSEO-ANVAR, la DRIRE, la DRAF, la DRCA, la DRE, la DRT, les conseils généraux et le conseil régional. Pour les projets programmés en début de période, la mission a relevé que certaines conventions ne font aucune mention de l’inscription de l’opération dans le cadre d’un programme cofinancé par le FEDER ni des obligations qui en résultent pour le maître d’ouvrage (cf. annexe 1, dossiers n° 529, 584, 880, 2009, 2580, 3023). Ce problème a été identifié par le SGAR au deuxième semestre 2003, à la suite des rapports de contrôle par sondage. Les conventions sont censées contenir, à partir de cette date, l’ensemble des mentions obligatoires. La mission a pu constater que ce n’était pas toujours le cas (cf. annexe 1, dossier n° 3023). Concernant les dossiers antérieurs, un plan de mise en conformité a été mis en œuvre par les services, à l’initiative du SGAR. Il prévoit l’envoi d’un courrier à tous les maîtres d’ouvrage concernés pour les informer que la subvention reçue s’inscrit dans un programme financé par le FEDER et des obligations qui en résultent (cf. annexe 1, dossiers n° 529, 880). Il ne semble pas que ce plan de rattrapage soit totalement achevé pour l’ensemble des services concernés.

Même dans le cas d’un paiement alternatif, les maîtres d'ouvrage doivent être informés qu'ils ont bénéficié d'une subvention s’inscrivant dans un programme cofinancé par le FEDER, et des obligations qui en résultent (publicité du financement européen, comptabilité séparée, disponibilité pour les contrôles, durée de conservation des pièces…). Le SGAR doit continuer à veiller au respect de ces dispositions et s’assurer : 1) que les modèles-types de convention utilisés sont bien conformes (vérification des documents-types et, dans le cadre des contrôles qualité gestion, de leur bonne utilisation) ; 2) que la mise en conformité de l’ensemble des dossiers financés depuis le début du programme dans le cadre du paiement alternatif a bien été effectuée. Pour chaque collectivité ou service concerné, la mission demande : 1) la date à partir de laquelle les actes attributifs de subvention sont devenus conformes ; 2) la transmission des nouvelles conventions-types ; 3) la date à laquelle la mise en conformité des dossiers antérieurs a été achevée et le nombre de dossiers concernés.

Dès réception du présent rapport, la cellule Europe a adressé un courrier à tous les services concernés leur demandant soit de procéder à la régularisation de tous les dossiers antérieurs à l’utilisation d’un modèle de convention conforme soit d’envoyer le bilan des régularisations effectuées. Une CRAE (Commission Régionale des aides aux Entreprises) a été convoquée le 13 juillet 2006 pour évoquer les conclusions de la mission CICC-FS et les dispositions prises pour répondre rapidement aux observations formulées. Le rapport ci-annexé récapitule, d’une part, les actions menées par la cellule Europe en direction des services gestionnaires de dossiers de paiement alternatif depuis le début du programme et, d’autre part, la situation service par service (date d’application d’une décision attributive conforme, nombre de dossiers régularisés). L’autorité de gestion procédera à compter du 4ème trimestre 2006 à de nouveaux contrôles qualité afin de s’assurer que les dossiers ont bien été régularisés et que le modèle de décision conforme est bien appliqué.

Les mesures prises sont satisfaisantes. Il apparaît, cependant, à la lecture du tableau récapitulatif, qu’un petit nombre de dossiers doivent encore être régularisés. Élément n°1 à transmettre à la CICC-FS avant le 31 janvier 2007 : bilan complet des régularisations opérées sur les dossiers de paiement alternatif et des contrôles qualité effectués par le SGAR à ce sujet.



Présence et caractère suffisamment précis des annexes techniques et financières des actes attributifs de subvention Oui. La pratique a d’ailleurs été améliorée au fil du temps, sous l’impulsion de la mission Europe : la mission a ainsi constaté, dans certains dossiers anciens, que les annexes étaient parfois trop nombreuses et que certains extraits de PRESAGE joints aux conventions pouvaient (partie de l’instruction comportant les avis des services instructeurs), engendrer des ambiguïtés (cf. annexe 1, dossier n° 1166) ; cette pratique a été heureusement abandonnée. La mission a constaté que les annexes techniques et financières des conventions étaient suffisamment détaillées. Dans le cas de deux dossiers, cependant, soit les dépenses effectivement réalisées ne correspondent pas aux postes de dépenses prévus (cf. annexe 1, dossier n° 4551), soit les écarts importants entre la répartition prévisionnelle et la répartition finale des dépenses éligibles n’ont pas été expliqués et justifiés à l’occasion de la vérification du service fait (dossier n° 3443).

Répondre aux fiches d’analyse de ces dossiers.

Effectivement, suite au constat lors de contrôles 5% et qualité gestion, l’abandon de l’utilisation de la fiche PRESAGE comme annexe technique et financière a été demandé en réunion de services instructeurs du 25 juin 2003. Un modèle d’annexe a été remis aux services instructeurs. Les éléments de réponse figurent dans les fiches.

La réponse est satisfaisante. Voir note jointe : conclusions de la mission sur les réponses aux observations qu’elle avait formulées sur les dossiers individuels examinés.

Présence des intentions ou décisions de cofinancements dans les dossiers Oui. 2.1.4. Contrôle du service fait (CSF) au titre de l'article 4 du règlement 438/2001 Présence d’un document de CSF au dossier Oui. Présence de toutes les pièces de dépenses dans les dossiers Oui.



Caractère suffisamment probant des pièces de dépenses présentes aux dossiers Oui, sauf, partiellement, dans un cas (cf. annexe 1, dossier n° 584). La mission a noté que, pour certains dossiers importants, les pièces de dépenses n’étaient ni classées ni organisées en fonction des postes de dépenses prévus par la convention. Une telle pratique rend difficile une vérification approfondie du service fait (cf. annexe 1, dossiers n° 339, 987, 1486, 2889). Dans le dossier 1486, l’intervention de plusieurs intermédiaires ne permet pas de vérifier, en l’état, le caractère effectif des paiements aux créanciers « ultimes » (fournisseurs).

Répondre à la fiche d’analyse de ce dossier. Demander aux maîtres d’ouvrage de présenter les pièces de dépenses en fonction des postes prévus à la convention ou reclasser ces pièces lors de l’établissement du CSF. Apporter une réponse précise à la fiche d’analyse (annexe 1) de ce dossier.

Le dossier 584 est en cours de régularisation : un courrier a été adressé au maître d’ouvrage le 03/08/06 l’informant des obligations européennes. Les factures non acquittées ont été retournées au maître d’ouvrage pour régularisation. Le courrier du 17 juillet 2006 à tous les services a répercuté cette demande. Au cours de la réunion de l’ensemble des services qui se tiendra le 21 septembre 2006 consacré spécifiquement aux conclusions de l’audit , ce point sera évoqué.

La réponse est satisfaisante. Sur le dossier 584, voir également note jointe : conclusions de la mission sur les réponses aux observations qu’elle avait formulées sur les dossiers individuels examinés

Suivi du paiement effectif des cofinancements publics nationaux et présence des pièces correspondantes dans les dossiers Oui. Un système de veille existe, qui permet de détecter, à l’aide de PRESAGE, les opérations terminées pour lesquelles les cofinancements n’ont pas encore été versés. Mais les contrôles qualité et par sondage notent que les pièces sont transmises souvent tardivement et que PRESAGE n’est donc pas mis à jour pour certaines opérations.

Assurer la saisie régulière du paiement des cofinancements dans PRESAGE, faute de quoi il y aurait un risque important de déséquilibre de la maquette et de réduction (faute de contreparties nationales suffisantes) du FEDER versé par la Commission.

Le système de veille sera bien entendu maintenu voire renforcé. Un des objectifs à atteindre à fin 2005 était de solder 100% des dossiers programmés au cours des années 2000/2001/2002. A fin juillet, le taux atteint est de 92,3 %. L’effort sera poursuivi et étendu à l’année de programmation 2003. Des listes aux financeurs, comme cela a déjà été fait, seront adressées prochainement.


Détermination précise du montant des dépenses éligibles réalisées Oui. Vérification, lors du contrôle, du montant des dépenses réalisées, de leur éligibilité au sens de la convention ou de l’arrêté attributif de subvention et de leurs annexes techniques et financières ; le cas échéant, précision sur les motifs pour lesquels des dépenses ont été écartées, de même que sur le montant de ces dépenses Oui.



Caractère suffisant du dispositif de visites sur place dans le cadre du contrôle du service fait La mission Europe du SGAR a constaté en se fondant sur des extractions PRESAGE qu’un nombre insuffisant de visites sur place avait été effectué par certains services, les pratiques étant, à cet égard, très variables.

Poursuivre le suivi par le SGAR de cet aspect afin d’assurer un nombre suffisant de visites sur place par tous les services instructeurs.

Un rappel a été fait dans le courrier du 17 juillet déjà cité. Ce point sera également évoqué le 21 septembre à la réunion des services.

La mission en prend acte et demande à être informée des suites données par les services. Élément n°2 à transmettre à la CICC-FS avant le 31 janvier 2007 : bilan des visites sur place effectuées en 2006.

Présence d’une trace écrite des visites sur place dans les dossiers Les comptes rendus de visite ne figurent pas systématiquement aux dossiers. Si l’opération est conforme, la date de la visite est simplement mentionnée au CSF.

Joindre systématiquement aux CSF un bref compte rendu des visites sur place, lorsque celles-ci sont effectuées.

Un rappel a été fait dans le courrier du 17 juillet déjà cité. Ce point sera également évoqué le 21 septembre à la réunion des services.

Voir conclusion précédente.

Caractère complet et conclusif des rapports de contrôle de service fait Un nouveau type de rapport de contrôle de service fait a été élaboré. Il a été utilisé par tous les services depuis novembre 2003 sauf par le conseil régional (cf. annexe 1, dossiers n° 529, 880 et 3023). Pour remédier à cette lacune, un plan de rattrapage a été mis en œuvre. Les vérifications, qui comprennent des contrôles sur place, sont en voie d’achèvement. Le document-type validé par la CICC-FS, complété, est utilisé depuis son intégration dans PRESAGE, début 2006.

Communiquer à la mission le résultat du plan de rattrapage effectué (nombre de vérifications, principaux constats, suites éventuelles).

Un bilan a été demandé à la région par courrier du 17 juillet 2006 . Il sera adressé dés réception .

La mission en prend acte. Élément n°3 à transmettre à la CICC-FS avant le 31 janvier 2007 : bilan de ce plan de rattrapage du conseil régional.



2.1.5. Contrôle qualité de la gestion et dispositif d'alerte Caractère suffisant et clairement formalisé du dispositif de contrôle qualité de l'autorité de gestion Depuis 2003, des contrôles qualité gestion sont organisés dans les services. Les premiers contrôlés ont été les services gérant des dossiers en paiement alternatif et ceux n’ayant pas eu de dossiers contrôlés au titre des 5 %. En juin 2006, un total de 22 services et de 73 dossiers avait fait l’objet d’un contrôle. Chaque contrôle donne lieu à un rapport détaillé sur l’ensemble des éléments de la piste d’audit. Les programmes et les résultats de ces contrôles ne sont pas transmis à l’unité certification de la TG, ce qui, outre le déficit d’informations de la TG sur les constats, peut entraîner des contrôles redondants (cf. annexe 1, dossier n°3378). La réactivité des services est variable.

Pour le SGAR, poursuivre les efforts entrepris, transmettre à l’unité certification les résultats des contrôles qualité et éviter les contrôles redondants sur les mêmes opérations. La formalisation des contrôles qualité peut être simplifiée : aux lieu et place d’un rapport détaillé sur le modèle des contrôles par sondage, il est préférable d’établir une fiche-navette, comportant les points à améliorer, les demandes adressées aux services, leurs réponses et les conclusions. Pour les services, répondre systématiquement aux observations et aux demandes formulées à la suite des contrôles.

Copie de tous les rapports de contrôle a été adressée à l’autorité de paiement déléguée le 2 août 2006. Un rattrapage de la saisie dans PRESAGE de tous les dossiers examinés a également été effectué. Une réflexion pour améliorer la communication entre les 3 autorités de contrôle s’est engagée dès la fin de la mission pour éviter la redondance des contrôles.


Un modèle de rapport plus synthétique sera mis en place.

Contrôle de la qualité de gestion des organismes bénéficiant d'une subvention globale L’OSEO ANVAR a indiqué organiser un ou deux contrôles qualité par an en faisant appel à un cabinet externe. Les rapports de contrôle sont transmis au SGAR. L’un de ces rapports a été transmis à la mission. Aucune référence au financement FEDER n’y figure ; il ne peut donc pas être pris en compte au titre des contrôles qualité gestion.

Mettre en œuvre des contrôles qualité gestion pour les dossiers entrant dans le cadre de la subvention globale OSEO-ANVAR. L’unité certification de la TG doit en être destinataire.

Par courrier du 1er août 2006, OSEO ANVAR a détaillé toutes les étapes d’un dossier, faisant apparaître 3 niveaux de contrôles internes existants tout au long de la chaîne. S’agissant des contrôles qualité gestion, ils seront assurés par le siége de l’OSEO-ANVAR (direction de la gestion opérationnelle) – ci-joint en annexe 1 le courrier de OSEO ANVAR.

Un bilan des contrôles qualité gestion effectués par l’OSEO-ANVAR devra être intégré au rapport annuel sur les contrôles à transmettre à la CICC-FS avant le 30 avril 2007.



Dispositif d'alerte Oui. Trimestriellement, est diffusée, après extraction PRESAGE, la liste des opérations programmées depuis plus de 6 mois et n’ayant pas donné lieu à paiement et celle des opérations programmées depuis plus de 30 mois et non soldées dans PRESAGE. Les maîtres d’ouvrage sont relancés sur la base de ces informations. Cette procédure est satisfaisante.

Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité gestion ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Sans objet. Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité gestion ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Sans objet. 2.1.6. Conclusions sur la vérification de la piste d'audit La mission a constaté un bon pilotage par le SGAR et un bon niveau général de mobilisation et de vigilance des services instructeurs. Les principales demandes de la mission portent sur les points suivants et concernent, en grande partie, le parachèvement de démarches engagées par l’autorité de gestion :

- achever la mise en conformité des dossiers en paiement alternatif ; - mettre un terme à la pratique de re-programmation en cas de réalisation supérieure au montant de dépenses

programmées ; - pour le conseil régional, achever les vérifications prévues par le plan de rattrapage du contrôle de service fait ; - veiller à la saisie régulière dans PRESAGE des paiements des cofinancements ; - veiller à assurer un nombre de visites sur place suffisant au titre du contrôle de service fait pour l’ensemble des

services ; - transmettre, au fil de l’eau, les fiches de contrôle qualité gestion (y compris celles de l’OSEO-ANVAR) à l’unité

certification de la TGR et éviter les contrôles redondants sur une même opération ; - pour l’OSEO-ANVAR, mettre en conformité la convention de subvention globale et effectuer des contrôles qualité

pour les opérations subventionnées au titre du FEDER prenant en compte les exigences qui résultent de l’attribution d’une subvention communautaire.

Les demandes de la mission ont été prises en compte. Il conviendra d’assurer le suivi des mesures prises concernant :

- la mise en conformité des dossiers en paiement alternatif ;

- la saisie régulière dans PRESAGE des paiements des cofinancements ;

- le nombre de visites sur place au titre du contrôle de service fait pour l’ensemble des services ;

- pour l’OSEO-ANVAR, la réalisation de contrôles qualité pour les opérations subventionnées au titre du FEDER prenant en compte les exigences qui résultent de l’attribution d’une subvention communautaire.

2.2. Validité des contrôles des dépenses par sondage au titre de l’article 10 du règlement 438/2001 2.2.1. Représentativité de l'échantillon contrôlé Caractère approprié des contrôles en ce qui concerne la couverture par année de programmation Oui.



par mesure Au moment du passage de la mission, les contrôles avaient déjà porté sur au moins une opération pour chacune des mesures du programme.

par type de maître d'ouvrage Oui. par taille d’opération 5 opérations sur les 83 contrôlées étaient d’un montant de DTE supérieures à 1 M €. Beaucoup de contrôles ont été effectués sur des opérations peu importantes en montant FEDER, les opérations plus lourdes n’étant pas soldées.

Veiller à ce que l’échantillon comporte suffisamment d’opérations d’un montant élevé. La mission rappelle qu’une opération non soldée peut faire l’objet d’un contrôle par sondage (il suffit qu’une tranche physico-financière suffisamment importante et contrôlable soit réalisée).

Dans les plans de contrôle, il reste : -1 opération supérieure à 1 million d’€ programmée en 2002 qui sera contrôlée en août 2006 ; -sur 3 opérations supérieures à 1 million d’€ programmées en 2003, une opération sera contrôlée en août 2006 ; -4 opérations supérieures à 1 million d’€ sont prévues sur la programmation 2004 et 2005. Le tout portant à 8 le nombre d’opérations supérieures à 1 M € prévues dans les plans de contrôle.


par zone géographique Oui. Prise en compte de facteurs de risque pertinents Oui. La méthode fait une place suffisante aux critères de risques.

Contrôle des principaux organismes impliqués dans la mise en œuvre du programme (délégations de gestion et bénéficiaires importants) Une opération OSEO-ANVAR a été contrôlée (pas d’irrégularité constatée).

Répartition des contrôles sur toute la durée du programme Oui.



2.2.2. Réalisation des contrôles par sondage Caractère suffisamment indépendant (par rapport aux services de mise en œuvre) des services qui effectuent les contrôles, pour éviter tout conflit d’intérêt Oui. Les contrôles par sondage sont effectués par une unité spécialisée du SGAR (cf. annexe 2 : organigramme du SGAR), placée sous l’autorité directe du secrétaire général, avec une importante contribution du Trésor public. Les contrôles conjoints avec la trésorerie générale de région ont été organisés systématiquement en début de programme puis pour les dossiers considérés comme complexes ou dont le montant est élevé.

Pourcentage des dépenses des dossiers contrôlés égal ou supérieur à 5 % des dépenses totales éligibles enregistrées Oui. Au 14 juin 2006, 83 rapports de contrôle étaient achevés, pour 2 234 opérations programmées. Le taux de dépenses contrôlées par rapport aux dépenses déclarées s’établissait à 5,20 %. A la fin 2005, 57 contrôles avaient été menés conjointement avec la TGR.

Pourcentage calculé sur la base des dépenses ayant fait l'objet de contrôles sur le terrain jusqu'au niveau du bénéficiaire ultime Oui. Pourcentage calculé, pour chaque opération, sur la base du contrôle de l'intégralité des dépenses ou d'une approche par sondage conforme aux normes d'audit reconnues Le montant des dépenses déclarées comme contrôlées a pu dépasser, selon l’unité chargée de ces contrôles, le montant des dépenses certifiées à la Commission européenne.

Conformément à la lettre de la CICC-FS du 15 novembre 2005, le montant des dépenses éligibles comptabilisées au titre des contrôles par sondage ne doit pas dépasser le montant des dépenses certifiées à la Commission européenne au moment du contrôle. Le montant actuellement retenu devra donc être corrigé pour tenir compte de cette exigence.

Le travail des contrôleurs ne se limite pas aux seules dépenses déclarées à la Commission mais porte sur l’examen de toutes les dépenses déclarées par le bénéficiaire. Jusqu’au 30/06/06, les dépenses contrôlées inscrites dans PRESAGE étaient les dépenses totales contrôlées, non écrêtées au montant des dépenses certifiées. Ces montants ont été repris manuellement par les contrôleurs dès la réception du rapport.




Qualité des différentes étapes des contrôles (notamment la phase contradictoire et la transmission des rapports aux acteurs concernés) Jusqu’en 2005, la procédure de contrôles par sondage était compliquée (le service instructeur accompagnait les contrôleurs sur site ; le rapport n’était établi qu’après de longs échanges y compris avec la TG, la phase contradictoire avec le maître d’ouvrage étant ainsi inutilement repoussée). Après la réunion organisée à la CICC-FS en décembre 2004, la procédure a été simplifiée et a gagné en efficacité : le taux de contrôle est passé de 1,9 % au 30 juin 2004 à 5,20 % lors du passage de la mission ; le délai d’établissement des rapports a été réduit (5 mois pour le dossier n° 339, 2 pour le n° 2381). La procédure contradictoire est désormais bien encadrée et suivie.

Prise en compte, par les contrôleurs, des recommandations concernant l'activité de contrôle formulées lors des audits (Commission européenne, Cour des comptes européenne, CICC-FS) Oui. Examen de la piste d'audit dans le cadre des rapports de contrôle Cet examen n’est pas toujours formalisé mais il est effectif.

Qualité suffisante et caractère conclusif des rapports de contrôle Sur le fond, les rapports de contrôle sont de bonne qualité. Sur la forme, ils se présentent en 4 parties (rapport initial, tableaux récapitulatifs envoyés aux maîtres d’ouvrage et aux services instructeurs pour contradictoire, lettre de clôture du rapport et note de conclusion à l’attention du SGAR et des responsables des contrôles qualité). Ces différents documents sont séparés, tous ne sont pas datés et signés par les contrôleurs.

La séparation entre les observations destinées au maître d’ouvrage et celles destinées au service instructeur est pertinente. Il conviendrait néanmoins, une fois la procédure achevée, de classer, pour chaque contrôle, les différents documents établis et de les rassembler, au dossier, dans un rapport définitif daté et signé par ses auteurs.

Le modèle de rapport définitif a été adapté. Les rapports définitifs sont désormais, comme les rapports initiaux, datés et signés.




2.2.3. Suites données aux contrôles par sondage Mise en œuvre des recommandations des contrôles Oui. Quatre opérations ont été déprogrammées. Onze reversements ont été ordonnés pour un total de 14 587,44 €.

Correction des erreurs et irrégularités identifiées par déduction effectuée sur la déclaration de dépenses à la Commission européenne Oui. Mesures adéquates prises pour corriger les faiblesses et pour mettre en évidence et corriger les dépenses non conformes, quand des dysfonctionnements matériels dans les systèmes de gestion et de contrôles susceptibles d'avoir des répercussions sur la régularité des dépenses ont été mis en lumière Oui. Signalement à l’OLAF des irrégularités portant sur un montant de subvention supérieur à 4 000 € (10 000 € pour les signalements effectués à partir du 1er janvier 2006) Oui (pour 2 opérations). Évaluation par les contrôles de la nature des erreurs identifiées de manière à déterminer s'il s'agissait d'erreurs systémiques Oui. Ces erreurs sont notamment identifiées dans le rapport annuel sur les contrôles adressé à la CICC-FS pour 2005 :

le problème du financement alternatif est mis en exergue : absence de convention conforme, méconnaissance du dispositif, y compris par les services de l’État ;

un CSF parfois insuffisamment formalisé ; défaut de lisibilité (montant des dépenses retenu non justifié) ;

des dates incohérentes dans les conventions ; manque de suivi des cofinancements et

erreurs de saisie dans PRESAGE… ; utilisation aléatoire de la fiche navette avec

le contrôle de légalité ; etc. Les améliorations ont été mises en œuvre par un comité ad hoc et les résultats examinés lors des contrôles ultérieurs.



Mesures nécessaires prises, lorsque des erreurs ou irrégularités présentaient un caractère systémique, pour identifier les autres cas, pour apporter les corrections nécessaires et prendre les mesures nécessaires en vue du recouvrement Oui. Réorientation du plan de contrôle pour tenir compte des erreurs détectées (renforcement des contrôles sur opérations en paiement alternatif, notamment).

Lorsque les contrôles ont révélé un taux d'erreurs supérieur à 2 % de l'ensemble des dépenses contrôlées, analyse de la nature de ces erreurs et examen de la possibilité d'effectuer d'autres contrôles visant à mieux déterminer et à mieux quantifier l'ampleur des problèmes Sans objet, le taux d’erreurs étant limité à 0,54 %. 2.2.4. Conclusions sur la procédure de contrôles par sondage Le dispositif de contrôles par sondage est satisfaisant. Les suites nécessaires sont données. Les demandes de la mission portent sur des ajustements limités : respect des règles de comptabilisation des dépenses éligibles contrôlées ; formalisation des rapports de contrôle définitifs ; choix des dossiers contrôlés pour éviter la redondance des contrôles sur une même opération.

2.3. Fiabilité des chiffres certifiés à la Commission

2.3.1. Utilisation de l'application PRESAGE

Mise à jour régulière de PRESAGE Des contrôles sont exercés par l’animateur PRESAGE et, plus généralement, par la mission Europe du SGAR. PRESAGE est bien utilisé comme outil de suivi et de pilotage du programme.

Caractère correct de la saisie des montants de DTE figurant dans les certificats de contrôle du service fait Oui, sauf rare exception (cf. annexe 1). Saisie dans PRESAGE des corrections nécessaires à la suite des contrôles Oui. Suivi correct des recouvrements Oui. Caractère complet et précis des informations saisies dans PRESAGE Oui, sous la réserve des éléments déjà mentionnés en ce qui concerne la saisie du paiement des cofinancements.

Utilisation de PRESAGE pour les appels de fonds Oui.



2.3.2. Contrôles qualité certification

Transmission régulière et exhaustive à l'autorité de paiement des certificats de contrôle du service fait Une unité de certification a été constituée à la trésorerie générale. L’unité certification ne reçoit pas les certificats de contrôle de service fait. Ceux-ci sont transmis dans chaque département au service de la dépense de la trésorerie générale, qui est censé les communiquer au service de la dépense de la trésorerie générale de région qui, lui-même, les met à disposition de l’unité certification. En fait, ne sont disponible à la TGR que l’intégralité des CSF du Doubs, de la Haute-Saône et les CSF du Jura pour l’année 2005. Par ailleurs, les CSF établis par l’OSEO-ANVAR ne sont pas transmis à la TGR. L’unité certification ne procède donc qu’à des contrôles de cohérence très partiels entre les données saisies dans PRESAGE et celles qui résultent des CSF. Ces CSF (y compris pour acomptes) auraient dû être demandés par l’unité certification qui n’a pas pu, en leur absence, exercer l’intégralité de sa mission. L’unité certification reçoit les rapports de contrôle par sondage mais elle n’est pas destinataire des fiches de contrôle qualité gestion du SGAR ni de celles de l’OSEO-ANVAR.

La transmission des CSF à l’unité certification doit être exhaustive et effectuée au fil de l’eau, y compris pour l’OSEO-ANVAR. Les CSF doivent parvenir directement à l’unité certification. L’unité certification devra s’assurer de cette exhaustivité par des extractions de PRESAGE identifiant toutes les opérations mouvementées depuis la dernière vérification. L’unité certification pourra alors effectuer, de manière plus satisfaisante, les contrôles de cohérence entre les données des CSF et celles saisies dans PRESAGE qui sont ensuite certifiés à la Commission européenne. Ces contrôles de cohérence devront également porter, par échantillon, sur les dossiers terminés des départements (et de l’OSEO-ANVAR) qui ne transmettaient pas régulièrement les CSF à l’unité certification. Transmettre toutes les fiches contrôles qualité gestion à l’unité certification de la TG.

Une extraction de la base a été demandée à l’animateur PRESAGE pour effectuer le pointage des certificats de service fait détenus par l’unité certification à la date du 30 juin 2006. Sur la base de ce travail préliminaire, les CSF manquants ont été identifiés et il a été demandé, par courrier du 13/07/2006, aux services concernés d’adresser ces documents et ceux à venir à l’unité de certification. Le prochain appel de fonds sera ainsi garanti par la détention exhaustive des CSF et les contrôles de cohérence par sondage (y compris sur ceux de l’OSEO-ANVAR) Le SGAR a transmis toutes les fiches contrôles qualité à l’unité certification.

La réponse est satisfaisante. La mission rappelle que toute dépense pour laquelle le CSF n’aurait pas été reçu par l’unité certification doit être exclue des dépenses certifiées à la Commission européenne.



Mise en œuvre par l'autorité de paiement déléguée de contrôles qualité certification (contrôles de cohérence CSF/PRESAGE ; contrôles des pièces de dépenses sur un échantillon suffisant de dossiers) y compris, le cas échéant, pour les subventions globales Oui. En 2005, 14 dossiers et 7 services ont été contrôlés à ce titre. Le contrôle de 15 dossiers est prévu au premier semestre 2006. Les contrôles sont parfois redondants (cf. annexe 1, dossiers n° 320, 3378).

Sauf dans le cas où cela procède d’une volonté de contrôler la mise en conformité d’un dossier, éviter les contrôles redondants sur les mêmes dossiers.

Une mise au point a été faite entre la cellule Europe, les contrôleurs 5% et l’unité certification pour éviter qu’un même dossier puisse faire l’objet de contrôles redondants.


Caractère suffisant et clairement formalisé de ce dispositif de contrôle qualité L’échantillonnage des dossiers à contrôler est quasiment calqué sur les exigences des contrôles 5% et paraît donc inutilement complexe. Chaque contrôle fait l’objet d’un rapport complet, envoyé aux services pour contradictoire.

1) Pour l’unité certification Simplifier la démarche d’échantillonnage : il suffit de couvrir les différents services en portant l’accent sur ceux qui paraissent les moins performants. Centrer les contrôles sur la phase de la dépense (contrôle de cohérence comptable, éligibilité et caractère probant des pièces produites) et n’étendre les investigations vers l’amont de la procédure que pour identifier les causes d’un problème de fiabilité de la dépense. Alléger la procédure en utilisant une fiche navette. Prévoir des rubriques simples et formuler des demandes précises. Exclure, de la proposition de certification de dépenses à la Commission européenne au titre d’un appel de fonds, toute dépense sur laquelle des incertitudes (CSF non reçu, interrogations sur l’éligibilité ou le paiement effectif au bon créancier) n’ont pu être levées.

Le prochain échantillon sera recentré autour de ces deux critères : ciblage des services perfectibles dans la gestion des fonds européens et couverture des services. 1) Pour alléger les contrôles qualité, une nouvelle fiche-

navette a été adoptée par l’unité certification. Elle se concentre sur la phase dépense : convention, CSF et factures. Les constats les plus importants restés sans réponse donneront lieu à retrait des dépenses correspondantes de l’appel de fonds suivant le contrôle.

2) Ce dispositif sera exposé aux services instructeurs lors de la prochaine réunion annuelle (21 septembre 2006).

.

La réponse est satisfaisante sous réserve de la notion de « constats les plus importants » : toute dépense pour laquelle une incertitude (éligibilité ou caractère encouru) n’aurait pas pu être levée doit être exclue des dépenses certifiées à la Commission européenne. Élément n°4 à transmettre à la CICC-FS avant le 31 janvier 2007 : confirmation de ce point.



La réactivité des services est variable mais souvent faible.

2) Pour les services instructeurs Répondre sans délai aux observations de l’unité certification qui portent sur la fiabilité de la dépens e.

Caractère adéquat des suites données si les contrôles qualité certification ont conclu à l'inéligibilité de certaines opérations ou de certaines dépenses Un rapport de synthèse est envoyé au préfet de région. Aucune irrégularité grave n’a été constatée.

Caractère adéquat des mesures correctives prises si les contrôles qualité certification ont conclu à des erreurs ou des failles systémiques Pas d’erreur ou de faille systémique constatée. Caractère probant de l'examen des dossiers auquel la mission a procédé à partir de l'appel de fonds du 5 mai 2006 quant à la fiabilité des données certifiées à la Commission européenne. Oui. 2.3.3. Conclusion sur la fiabilité des chiffres certifiés à la Commission européenne L’activité de certification des dépenses est organisée selon les exigences d’indépendance requises. Les demandes de la mission visent à permettre à l’unité certification de disposer de l’ensemble des éléments d’information qui lui sont nécessaires mais qui ne sont pas actuellement en sa possession (CSF, contrôles qualité gestion). Faute de ces éléments, la fonction certification constituait, au moment du passage de la mission, le secteur le moins robuste du dispositif de gestion et de contrôle du programme objectif 2. Dès lors qu’elle disposera de tous les CSF, l’unité certification devra développer les contrôles de cohérence entre CSF et données saisies dans PRESAGE ; ces contrôles de cohérence devront également porter, par échantillon, sur les dossiers terminés des départements (et de l’OSEO-ANVAR) qui ne transmettaient pas régulièrement les CSF à l’unité certification. Les contrôles qualité certification sur dossiers doivent faire l’objet de rapports plus simples et précis quant aux demandes aux services, sous forme de fiches navettes ; les services doivent y répondre sans délai. L’unité certification doit exclure systématiquement de la proposition de certification à la Commission européenne au titre d’un appel de fonds toute dépense sur laquelle pèse une incertitude à laquelle le service instructeur n’a pas apporté une réponse satisfaisante (CSF non reçu, interrogations sur l’éligibilité ou le paiement effectif au bon créancier).

Les demandes de la mission ont été prises en compte. Le prochain rapport annuel sur les contrôles à transmettre à la CICC-FS avant le 30 avril 2007 devra s’appuyer sur les résultats des mesures prises. Il devra ainsi comporter, notamment, un bilan détaillé des contrôles de cohérence entre CSF et données saisies dans PRESAGE et des contrôles qualité sur dossiers.

2.4. Observations sur les dossiers examinés par la mission

Les fiches d'analyse des dossiers figurent en annexe 1. Répondre dossier par dossier.


III. Conclusion générale Conclusions de la mission avant procédure contradictoire

L’organisation et la qualité du pilotage du SGAR sur le programme objectif 2 (FEDER) en région Franche-Comté sont satisfaisantes, de même que le dispositif de contrôle par sondage. La séparation des fonctions est bien assurée. La mission a également noté la bonne implication, en général, des services instructeurs et une utilisation performante de PRESAGE, qui structure bien le fonctionnement du dispositif. Les demandes de la mission visent donc, pour l’essentiel, à conforter un système de gestion, de contrôle et de certification satisfaisant dans l’ensemble :

- mettre un terme à la pratique de reprogrammation à hauteur des dépenses réalisées ; - achever la mise en œuvre complète du plan de rattrapage de contrôle de service fait pour le conseil régional ; - veiller à une saisie régulière du paiement des cofinancements dans PRESAGE et à assurer un nombre suffisant de visites sur place

au titre du contrôle de service fait ; - mettre en conformité la convention de subvention globale de l’OSEO-ANVAR.

Deux actions prioritaires doivent être menées sans délai :

- parachever la mise en conformité de l’ensemble des dossiers faisant l’objet d’un paiement alternatif ; - conforter l’unité certification, qui doit disposer de l’ensemble des éléments nécessaires à l’exercice de sa mission (CSF et

contrôles qualité gestion) ; toute dépense sur laquelle des incertitudes (CSF non reçu, interrogations sur l’éligibilité ou le paiement effectif au bon créancier) n’ont pu être levées doit être exclue des appels de fonds.

La mise en œuvre des demandes de la mission permettra de donner aux dépenses certifiées à la Commission européenne une assurance suffisante de fiabilité. Ces constats de la mission, encourageants, ne doivent pas être perçus comme une invitation au relâchement des efforts mais, au contraire, comme une incitation à capitaliser ces acquis et à améliorer les points évoqués par la mission dans la perspective de la clôture du programme actuel et d’un démarrage du programme 2007-2013 dans de bonnes conditions. Il est essentiel que l’effort de mobilisation des services se poursuive jusqu’à la clôture du programme au 31/12/2008, afin que le dossier de clôture qui devra être adressé au ministère de l’intérieur et de l’aménagement du territoire, avant examen par la CICC-FS et transmission à la Commission européenne, n'appelle pas de réserve. Les réponses au présent rapport doivent être adressées à la CICC-FS et à l’IGA dans un délai de deux mois.

Conclusions de la mission après procédure contradictoire

Les réponses rapides et de bonne qualité apportées par l’autorité de gestion montrent que les demandes de la mission ont été prises en compte. La mise en œuvre des mesures prises permettra de donner aux dépenses certifiées à la Commission européenne une assurance suffisante de fiabilité. Les quelques éléments complémentaires demandés pour le 31 janvier 2007 ou dans le cadre du prochain rapport annuel sur les contrôles permettront de vérifier la concrétisation des mesures positives adoptées, notamment en ce qui concerne le parachèvement de la mise en conformité des dossiers en paiement alternatif et l’activité de l’unité certification.

port définitif IGA – FEDER Franche-Comté objectif 2 - octobre 2006 24

Ce rapport définitif après procédure contradictoire sera transmis à la Commission européenne.

Rap


Objectif 2 Franche-Comté octobre 2006

CONCLUSIONS DE LA MISSION SUR LES REPONSES AUX OBSERVATIONS QU’ELLE AVAIT FORMULEES SUR

LES DOSSIERS INDIVIDUELS EXAMINES Les réponses complémentaires attendues par la mission doivent être communiquées à la CICC-FS avant le 31 janvier 2007 (pas de réponse complémentaire attendue sur les dossiers n° 584 et 3023). Elles peuvent prendre la forme d'une attestation du SGAR détaillant les modalités de mise en conformité des dossiers concernés.

Mesure 2.4.6 – Société BATICAL – Création d'une nouvelle unité de production de proximité pour la société WAGON à Fontaine (90) – n° 1486- préf. 90. La mission avait demandé la production de l’état récapitulatif, par poste de dépenses prévus à la convention, de toutes les factures prises en compte ; cet état devait s'appuyer sur une justification par un tiers (commissaire aux comptes ou expert comptable) du paiement effectif aux créanciers "ultimes" (fournisseurs). En effet, dans les dépenses totales retenues lors de la vérification du service fait, 2 744 082,30 € avaient été payés à la société REVOLUTION Immobilier, intermédiaire non prévu dans le montage initial du projet et aucun élément du dossier ne permettait de s'assurer que les fournisseurs ayant effectivement réalisé les travaux ou prestations prévus par la convention avaient bien été payés par cet intermédiaire. Dans sa réponse, l’autorité de gestion indique que la préfecture du Territoire de Belfort a adressé un courrier au maître d'ouvrage sollicitant les éléments demandés et sollicite un délai supplémentaire d'un mois pour l'envoi des documents demandés. Conclusion de la mission : la mission demande à être informée sur les suites données à ce dossier.

Mesure 1.1.2 – Scierie Renaud– Acquisition d'une déligneuse – n° 3023 – Conseil régional. La mission avait notamment relevé (point 2) que l'opération avait été programmée malgré les réserves maintenues de la trésorerie générale (absence de capacité d'autofinancement hors produits exceptionnels) et sans explication figurant au dossier sur les éléments ayant conduit à programmer ce projet malgré ces réserves. Dans sa réponse, l’autorité de gestion indique que « la TG, lorsqu'elle émet ce type d'avis, souhaite attirer l'attention des instructeurs et du comité. Le pré comité ainsi que le CTP ont donné un avis favorable sans que le compte rendu justifie cette décision ». Conclusion de la mission : la mission prend acte de cette réponse ; elle demande que les éléments qui conduisent la CRAE ou le CPR à programmer un projet malgré des réserves importantes d’un service consulté figurent à l’avenir au dossier ou dans PRESAGE.

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Mesure 1.1.1 – Guyot Decoup'– aide au recrutement de cadre – n° 880– Conseil régional La mission avait noté que le cadre dont le recrutement avait été soutenu par le FEDER avait été licencié en novembre 2003 et n'avait pas été remplacé. Aucune disposition de la convention ne stipulait la durée minimale pendant laquelle le poste devait être maintenu. Dans sa réponse, l’autorité de gestion confirme que, pour ce type d'aide (aide au recrutement de cadre), la convention ne stipule pas de durée minimale. Elle précise que, au moment du paiement de l'aide (11/09/02), le cadre recruté était bien en place puisqu'il a été licencié en novembre 2003 et que la durée minimale de 5 ans fixée par les règlements européens ne paraît s'appliquer qu'à des investissements matériels. Conclusion de la mission : la mission avait bien noté que le cadre était employé par la société Guyot’Decoup au moment du paiement de l’aide, conformément aux stipulations de la convention. Elle relève, cependant, qu’il n’a pas été remplacé et que la subvention a été versée pour un poste qui n’a pas été pérennisé dans la structure. Elle recommande donc d’indiquer, dans les conventions, une durée minimale de maintien dans le poste subventionné sur le FEDER, étant entendu que, si l’organigramme d’une société doit pouvoir évoluer, une telle subvention ne peut être attribuée qu’à des recrutements ayant vocation à être pérennisés ou qui correspondent à un projet nettement identifié et circonscrit dans le temps.

Mesure 2.5.2 – Association pour le développement et l'aménagement de la petite montagne à St Julien sur Suran (39) – Elaboration du document d'objectifs Natura 2000 sur le site de la petite montagne du Jura (2004) – n° 4208 – DIREN. La mission demandait les dispositions prises par l'autorité de gestion pour vérifier que cette association, bénéficiaire de plusieurs subventions de fonctionnement, n'était pas subventionnée plusieurs fois pour les mêmes dépenses. Dans sa réponse, l’autorité de gestion indique qu’ « un contrôle systématique des subventions sera opéré pour une année dans le cadre d'un contrôle qualité de l'autorité de gestion. Ce contrôle sera organisé au cours du 4ème trimestre 2006 ». Conclusion de la mission : la mission demande que les résultats de ce contrôle lui soient communiqués, avec l’indication des suites qui, le cas échéant, seraient données.

Axe 8.1.3 Mesure – DCM Précision– programme d'investissements matériels et immatériels FDPMI– n° 584 – DRIRE + conseil régional 70. La mission avait notamment relevé que :

1. certaines factures n’étaient pas acquittées ; 2. le montant total des factures présentes dans le dossier était supérieur au montant des dépenses totales

éligibles retenues, sans qu’aucune explication de cet écart ne soit donnée ; 3. la convention ne comportait pas la mention des obligations liées à la nature de la subvention FEDER.

Dans sa réponse, l’autorité de gestion indique :

1. que les factures non acquittées sont en cours de régularisation ; 2. que, lors du contrôle par sondage, l'ensemble des factures a été rapproché des écritures comptables

(grand livre) et des extraits de compte bancaire, ce qui a permis de vérifier leur acquittement. Les dépenses ont été justifiées pour 506 055,28 € soit 3 319 505 FF ;

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3. que le conseil régional de Haute-Saône a procédé à la régularisation de l'ensemble des dossiers en paiements alternatifs dont il assure le suivi, par l'envoi d'un courrier (selon un modèle donné par le SGAR) aux maîtres d'ouvrage.

Conclusion de la mission : la mission prend acte de ces explications mais rappelle que des factures acquittées doivent être présentées lors de la vérification de service fait et non pas seulement à l’occasion d’un contrôle par sondage ; le contrôle par sondage aurait dû conclure à un rappel des règles applicables en la matière au service instructeur.

*** Les réponses apportées aux autres observations formulées sur les dossiers examinés par la mission sont satisfaisantes.

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Documents

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE...N 06-068-01 RAPPORT d’audit du système de gestion et de contrôle du programme européen cofinancé par le FEDER objectif 2 Franche-Comté établi par :