Réunion de présentation des tableaux de bord de la

Réunion de présentation des tableaux de bord de la

Performance 19/01/2016

L'ordre du jour est le suivant :

1

• présentation la démarche Tableau de bord,

• articulation avec les travaux nationaux en cours,

• présentation du calendrier de la campagne 2016,

• temps d'échange sur la démarche.

TABLEAU DE BORD DE LA

PERFORMANCE

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

DANS LE SECTEUR MÉDIO SOCIAL

Les objectifs du Tableau de bord

TDB

Pilotage interne

Connaissance

TDB Benchmark

Dialogue

de

gestion

Connaissance

de

l’offre

L’historique du Tableau de bord

2009-2010• Co-construction du TDB

2011-2013• Deux expérimentations

• Préparation de la généralisation2014

• Préparation de la généralisation

2015-2017• Généralisation

2018• Tableau de bord obligatoire

L’ARS pilote le déploiement du tableau debord dans sa région, en lien avec les CD.Pour cela, elle :- Fait entrer et supervise la participation

des ESMS et OG aux campagnes derecueil

- Met en place une adresse génériquepour le support aux ESMS et OG

- Vérifie la cohérence des données etassure le lien avec les ESMS pour laqualité des données recueillies

- Clôture la campagne- Restitue aux acteurs les résultats

Les ESMS et OG renseignent les

données du

L’ARS et les CD

Les acteurs et leur rôle

5

L’ANAP a conçu et développé le tableaude bord.Elle est en charge de son déploiement,en partenariat avec les représentantsdu médico-social et les administrationset autorités de tarification.

L’ATIH assure le développementet la maintenance de laplateforme qui supportel’administration des comptesutilisateurs (Plage) et de laplateforme qui héberge letableau de bord.

régionauxLes CD accompagnent l’ARS dans cesdifférentes démarches.

données du tableau de bord et exploitent les résultats et les

restitutions proposées

L’ANAP

L’ATIH

Architecture

du Tableau de bord

6

du Tableau de bord

Outil commun à 20 catégories d’établissements et services du secteurdes personnes âgées et personnes handicapées (enfants et adultes)

Quel est le périmètre du Tableau de bord ?

PLAGE est la plateforme de gestion des « comptes utilisateurs » du

Des notices d’utilisation de PLAGE à destination des ESMS, des OG et des ARS / CD sont disponibles

Comment fonctionne le Tableau de bord?

La plateforme du tableau de bord est la plateforme développée par l’ATIH pour héberger le tableau de bord.

Cette plateforme permet de saisir, corriger et valider les données, et consulter les restitutions du tableau de bord

Plateforme de recueil et de restitution

8

tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social.

Elle ne concerne donc que les personnes identifiées comme« administrateurs des comptes » au sein des ESMS / OG (1 personne parstructure).

Elle est développée par l’ATIH

Cette plateforme permet de créer, modifier ou supprimer des comptesutilisateurs de la plateforme du tableau de bord .

PLAGE

Les identifiants sont les mêmes pour la plateforme PLAGE et pour la plateforme du tableau de bord.

La structure générale du tableau de bord

Les questions structurantes auxquelles le tableau d e bord vise à répondre

1.

2.

3.

4.

5.

Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l’ESMS ?

Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l’ESMS ?

Quel est le positionnement de l’ESMS dans le parcours de la personne ?

Quel est le niveau d’activité de l’ESMS ?

Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l’ESMS ?

Pre

sta

tio

ns,

so

ins

et

acc

om

pa

gn

em

en

t

6. Quelle est l’importance de la contribution des partenaires externes à l’activité de

l’ESMS sur le cœur de métier ?

Re

sso

urc

es

hu

ma

ine

s e

t

ma

téri

ell

es

9

7.

l’ESMS sur le cœur de métier ?

L’organisation est-elle structurée et stable ?

Re

sso

urc

es

hu

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ine

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t

ma

téri

ell

es

8.

9.

10.

11.

Quel est le niveau d’exécution budgétaire ?

Quels sont les grands équilibres financiers ?

Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe ?

Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section tarifaire ? Fin

an

ces

et

bu

dg

et

12.

13.

Quel est l’état d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation

externe au sein de l’ESMS ?

Quel est l’état des lieux de la fonction « systèmes d’information » au sein de l’ESMS ? Ob

ject

ifs

Comment est construit le Tableau de bord?

Les 4 axes :

PRESTATIONSSOINS ET

ACCOMPAGNEMENT

RESSOURCES HUMAINES ET MATERIELLES

Fiches de caractérisation Fiches de caractérisation

Clés d’analyse et pilotage interne


Indicateurs de dialogue Indicateurs de dialogueElles permettent

de décrire la

structure et de

calculer certains

des indicateurs

Données de caractérisation

Niveau 1 : Ils constituent le 1er

10

FINANCES ET BUDGET

OBJECTIFS

Fiches de caractérisation


Etat d’avancement des démarches d’évaluations interne

et externe

Etat des lieux de la fonction « Système d’Information »Indicateurs de dialogue

Niveau 1 : Ils constituent le 1

niveau d’informations, supports

privilégiés du dialogue avec les

autorités de régulation

Indicateurs de dialogue

Niveau 2 : Ils

permettent

d’approfondir la

compréhension des

indicateurs de

dialogue. Ils sont le

support du pilotage

interne de la

structure

Indicateurs clésd’analyse

Les indicateurs de dialogue Les indicateurs clés d’analyse et pilotage interneAxe 1: Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes

Axe 2: Ressources humaines et matérielles

1. Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation

2. Score moyen dépendance GMP (dernier GMP validé et dernier GMP connu)

3. Score moyen en soins requis PMP (dernier PMP validé et dernier PMP

connu)

4. Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance

5. Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l'année

par motif ou destination

6. Taux d’hospitalisation complète

7. Taux de réalisation de l’activité

8. Taux d'occupation des lits ou places financés

9. Taux de rotation des lits ou places financés

10. Taux de rotation des places financées en accueil de jour

1. Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6)

2. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des GPP

(groupes de patients proches)

3. Profil des personnes accompagnées: Répartition en fonction des types de

déficiences observées

4. Répartition par âge des personnes accompagnées

5. Durée moyenne de séjour / d’accompagnement des personnes sorties

définitivement

6. Part des personnes bénéficiant d’une mesure de protection

7. Taux d’occupation des places habilitées par des personnes bénéficiaires de

l'aide sociale départementale à l’hébergement

8. Nbre moyen de journées d'absence des personnes accompagnées

9. Part des actes/séances programmés non réalisés

10. File active des personnes accompagnées

Comment est construit le Tableau de bord?

43 indicateurs

11

Axe 2: Ressources humaines et matérielles

Axe 4: Objectifs

Les données de caractérisation ESMS

11. Répartition des effectifs par fonction

12. Pyramide des âges du personnel

13. Taux d'absentéisme par motif

14. Poids du recours à l'intérim

15. Répartition des recettes par groupe sur la section exploitation

16. Répartition des dépenses réalisées par groupe sur la section exploitation

17. Répartition des recettes/produits par section tarifaire

18. Répartition des dépenses/charges par section tarifaire

19. Taux d’utilisation de la dotation en soins

20. Structure des dépenses financées par la dotation de soins

21. Etat des lieux de la fonction « système d’information » dans les ESMS

11. Taux d'ETP vacants

12. Taux de prestations externes

13. Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de

management

14. Taux d’absentéisme

15. Taux de rotation des personnels sur effectifs réels

16. Taux d'atteinte des prévisions de recettes

17. Taux d'atteinte des prévisions de dépenses

18. Taux de CAF

19. Taux de vétusté des constructions

20. Taux d’indépendance financière

21. Taux de couverture du besoin en fonds de roulement par la trésorerie

22. Etat d’avancement de la démarche d’évaluation interne et d’évaluation

externe

• Description générale et statique des principales caractéristiques de la structure (descriptif prestation de soins, RH et matériel, structure financière, objectifs)

• Permet de documenter l’offre de soins et d’accompagnement de la structure, de réaliser des filtres afin de réaliser des comparaisons entre groupes homogènes d’ESMS

Axe 3: Finances et budget

11

Différents outils pour aider les utilisateurs

STRUCTURE DE LA GRILLE DE SAISIE DES DONNEES

Les notices utilisateurs (PLAGE) sont àvotre disposition à l’adresse suivante :http://sap.atih.sante.fr/tdbesms

12

Les outils sont disponibles dans le kit outildu tableau de bord sur le site de l’ANAP:www.anap.fr

Pour télécharger les outils il convient decréer un compte sur le site de l’ANAP.

- Le document de référence �� Guide des indicateurs qui précise les éléments

d’interprétation des indicateurs et leur utilisation.

Accès direct à partir de la plateforme vers la page relative à chaque indicateur donné (lien hypertexte)

Un guide des indicateurs : lecture et interprétati on

Indicateur IPr3.3 Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisations à domicile)

Axe Prestations de soins et d’accompagnement pour les personnes

Question clé Quel est le positionnement de la structure dans le parcours de la personne accompagnée ? (IPr3)

Signification Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile) Tout ESMS hors services,

1313

Signification Taux d’hospitalisation complète (dont hospitalisation à domicile)

Définition

Mode de calcul : Numérateur : Nombre de jours d’hospitalisation complète (hors

consultations ou séances) Dénominateur : Nombre de journées réalisées

Données sources : • Nombre de jours d’hospitalisation complète (hors consultations ou

séances)

• Nombre de journées réalisées (y compris accompagnement

temporaire et quel que soit le mode d’accompagnement)

Unité :% Période de référence : N-1 Source : Dossier administratif des personnes

accompagnées

Commentaires et précisions :L’hospitalisation complète est un mode de prise en charge par des unités et services qui accueillent et hébergent

des patients, et qui se caractérisent par un équipement en lits d’hospitalisation et par des équipes médicales et para médicales qui assurent

diagnostic, soins et surveillance pour une durée supérieure à 24 heures.

Sont concernées pour le calcul de l’indicateur toutes les journées d’hospitalisation effectuées en dehors de l’établissement, dont les jours de ré

hospitalisation et les jours d’hospitalisation à domicile.

Lecture L’indicateur sert à s’interroger sur les pratiques en matière de qualité, de continuité des soins et d’inscription dans le territoire.

Cet indicateur est également demandé dans le cadre de la GDR (Gestion Du Risque) – Efficience EHPAD.

Infra-annualité disponible

Tout ESMS hors services,

CMPP et CAMSP

Principe de partage d’informations

L’accès aux informations : qui voit quoi ?

Les ESMS :� ont accès à leurs propres données;� peuvent se comparer aux autres ESMS de même catégorie� ne disposent pas d’accès aux données des autres opérateurs pris

individuellement.

Les Organismes Gestionnaires :� ont accès aux données, indicateurs et

restitutions de leurs ESMS.� ont accès aux données qu’ils ont

14

Les ARS et les Conseils Départementaux :

� ont accès aux données, indicateurs, restitutions desESMS et restitutions spécifiques

L’ANAP, la CNSA, la DGCS, le SG� ont accès aux données, indicateurs et

restitutions pour l’ensemble des régions etdes départements

� ont accès aux données qu’ils ontrenseignées en propre

L’architecture des restitutions

� Un affichage à 2 niveaux :

Niveau 1 – les indicateurs de dialogue

Niveau 2 – les indicateurs d’analyse

15

� Deux choix de représentation des résultats :

Données chiffrées

• En valeur absolue

• En %

Représentations graphiques

• Histogrammes

• Courbes

• Boîtes à moustache

• Cartes

Les requêtes disponibles

L’accès aux restitutions

Restitution des données de caractérisation

Restitution par indicateur

Campagne en cours• Données relatives à l’année n-1• Mise en perspective avec les données des structures

équivalentes

16

Evolutions

• Accès aux données des campagnes précédentes• Mise en perspective avec les résultats des années antérieures

Campagne en cours• Résultat de chaque indicateur pour l’année n-1• Mise en perspective avec les résultats des structures

équivalentes

Les requêtes disponibles

L’accès aux restitutions

Restitution de l’axe Objectifs

Export Excel

Campagne en cours

• Affichage des réponses aux enquêtes SI etévaluation pour chaque ESMS

• Mise en perspective avec les résultats desstructures équivalentes

17

Export Excel

Comparaison de deux indicateurs

Campagne en cours• Téléchargement des fiches d’identité ESMS et OG

• Téléchargement des données saisies ESMS et OG

• Téléchargement des indicateurs calculés

Campagne en cours• Mise en relation chiffrée et graphique de deux

indicateurs à sélectionner

Définition du parangonnage

Le parangonnage

� Dans le tableau de bord du secteur médico-social, le parangonnage permet à unestructure de se positionner par rapport aux autres structures de même type au titred’un ou de plusieurs indicateurs.

� Pour un ESMS donné, la valeur d’un indicateur est mise en perspective des résultatsconstatés auprès des autres structures sous la forme d’une représentation graphique.

18

� Le mode de représentation du parangonnage retenu dans le tableau de bord ne permetpas d’identifier individuellement les résultats des autres structures.

VALEUR MINI VALEUR MAXI

Exemple théorique de parangonnage :

RESULTAT

Le périmètre du parangonnage

Le parangonnage

Il est disponible pour les quatre axes (Objectifs, Prestations, Ressources Humaines et Matérielles,Finances et Budget).

Il s’organise selon la catégorie de l’ESMS . Il est impossible de comparer le résultat des indicateursavec ceux de structures relevant de catégories différentes.

Le parangonnage peut être affiné en utilisant des filtres. Les filtres sont proposés pour toutesrestitutions et export Excel. Il est également possible de parangonner sans filtre.

Il existe deux niveaux de filtres en fonction :

19

Il existe deux niveaux de filtres en fonction :

� De la capacité de l’ESMS (pour certaines catégories)

� Du périmètre géographique

Le filtre géographique

- Parangonnage au niveau national

- Parangonnage au niveau régional

Le périmètre du parangonnage

Le parangonnage

ESAT

1 à 5051 à 100+ de 101

FAM

1 à 30+ de 31

IME

1 à 5051 à 100+ de 101

MAS

1 à 30

SSIAD

1 à 40

EHPAD

1 à 4445 à 5960 à 99100 à 199+ de 200Rattaché à un EPS

SESSAD

SAVS

1 à 35

Le filtre capacitaire

Décompositionde certainescatégories engroupeshomogènes en

20

Composition d’un échantillon

• Chaque ESMS définit lui-même et, au cas par cas, le périmètre selon lequel il souhaitecomparer ses résultats.

• Le choix des filtres permet de se comparer à des échantillons plus ou moins grands.• Le nombre de structures présentes dans l’échantillon parangonné s’affiche.• Il faut en tenir compte pour l’analyse de l’échantillon.

1 à 30+ de 31

1 à 4041 à 8081 à 120+ de 121

SESSAD

1 à 60+ de 60

1 à 35+ de 35homogènes en

fonction de lataille de l’ESMS

Les notions représentées dans le parangonnage

Le parangonnage

� Notion de médiane : c’est la valeur qui sépare en deux parties égales (50%-50%) unepopulation ou un échantillon.• Elle se distingue de la moyenne qui est la somme des valeurs divisée par le nombre d’individus de

la population ou de l’échantillon.

• Ex : le revenu moyen français (2 130 €/mois) est plus élevé que le revenu médian (1 712 €/mois),sous l’effet des plus hauts revenus, peu nombreux, mais qui tirent la moyenne à la hausse.

� Notion de quartile : c’est chacune des 3 valeurs qui divisent en quatre parties é gales(25%-25%-25%-25%) une population ou un échantillon .

21

(25%-25%-25%-25%) une population ou un échantillon .

Population de référence


dispersion

MEDIANE

50% 50%

Q 1 Q 2 Q 3

25% 25%25%25%

Les notions représentées dans le parangonnage

Le parangonnage

� Exemple : • Soit 12 IME qui présentent des durées moyennes de séjour suivantes (en mois) :

La moyenne des durées de séjour est de 81,1 mois.

Comment se répartissent ces structures par quartiles ?

dispersion

IME 1 IME 2 IME 3 IME 4 IME 5 IME 6 IME 7 IME 8 IME 9 IME 10 IME 11 IME 12

Durée

moyenne de

séjour

52 101 89 56 61 58 128 77 87 70 139 55

5,5 16 18,5 47

22


dispersion

MEDIANEQ 1 Q 2 Q 3= 52 = 139

5252 5555 5656 7777 898987875858 6161 7070 101101 128128 139139

= 57,5 = 73,5 = 92

5,5 16 18,5 47

Articulation

du TDB

23

avec les chantiers nationaux

Les réformes tarifaires des ESMS

• La DGCS inscrit la généralisation du TDB dans le cadre de la réformetarifaire des EHPAD et des ESMS PH (SERAFIN-PH):

� De nouveaux indicateurs vont émerger avec la réforme SERAFIN-PHmême si pendant la période de généralisation du TDB, le périmètren’évoluera pas.

Articulation du TDB avec les chantiers nationaux

24

n’évoluera pas.

� Dans le cadre de la généralisation des CPOM médico-sociaux, lesindicateurs du TDB viendront alimenter les CPOM dans le cadre del’élaboration du diagnostic et du suivi des contrats.

Les indicateurs médico-sociaux économiques (IMSE)

• Pour appuyer la généralisation du TDB, la DGCS mène un travail declarification du contexte du TDB avec une évolution réglementaire en coursdes IMSE.

• Un projet de décret va être soumis à la concertation:� Une suppression du remplissage d’indicateurs en doublon� Le remplissage du TDB vaut obligation de remplissage des IMSE


25

� Le remplissage du TDB vaut obligation de remplissage des IMSE� Un arrêté renverra vers le guide des indicateurs et leur liste

Les enquêtes DREES

• Les enquêtes DREES sont des enquêtes statistiques.

• L’enquête ES est en cours et l’enquête EHPA aura lieu en janvier 2016.

• Il n’est pas prévu à l’heure actuelle de récupérer les données dans le TDB car :o Les périodes d’observations ne sont pas toujours les mêmes.oCertaines données sont communes mais pas vraiment identiques, avec des


26

oCertaines données sont communes mais pas vraiment identiques, avec desniveaux de détails demandés différents (ex: besoin de donnéesindividuelles).

HAPI/Import CA• Les données contenues dans HAPI et Import CA pourront à terme être

implémentées dans le TDB.• Des travaux sont menés par la CNSA avec les éditeurs de logiciels.• L’objectif est celui de la saisie unique des données.

Tavaux en cours sur les CAMSP


27

• Différents travaux sont menés sur les CAMSP (ANECAMPS) : rapportsd’activité, CA, etc.

• Un texte va prochainement rendre obligatoire le rapport d’activité sous formatExcel.

• Des travaux sont en cours avec les éditeurs de logiciel afin de réaliser unealimentation automatique. A horizon 2018, un rapprochement des enquêtesRA et TDB sera réalisé. Le SI solutionnera la saisie d’information endoublons.

• Aujourd’hui, il n’est pas envisagé de choisir entre TDB et rapport d’activité etil convient de remplir les 2.

DIAMANT• DIAMANT n’est pas un logiciel de saisie de données mais une plateforme de

restitution d’informations. Il récupère les informations saisies dans des basesdéjà existantes. Son intérêt réside dans les données DADS et ressourceshumaines.

• Les définitions des données demandées ne sont pas identiques entre TDB etDIAMANT. Aujourd’hui; il est impossible de faire le lien mais, à terme, lesdéfinitions devront être les mêmes.


28

Maisons départementales des personnes handicapées(MDPH)

• Le SI des MDPH est en cours de construction, et concerne les orientations.• Les objectifs du TDB et du SI MDPH sont différents.

FINESS• A partir de la campagne 2015, certaines données du TDB (fiches d’identité et

données de caractérisation) sont importées automatiquement depuisFINESS.

• Objectifs poursuivis�Impulser la dynamique de saisie unique des données pour les ESMS�Fiabiliser les données contenues dans le TDB�Fiabiliser FINESS


29

�Fiabiliser FINESS• Méthodologie de correction de FINESS

1. Lorsqu’un ESMS constate une donnée importée de FINESS incorrectedans le TDB, il doit en informer l’ARS.

2. Le référent FINESS de l’ARS doit alors aller corriger la donnée à lasource dans le Fichier FINESS régional.


PLAGE

Plateforme de recueil et de restitution

Vers une saisie unique des informations et un interfaçage des SI du secteur…

Systèmes d’information

30

L’objectif est de faire converger progressivement l es référentiels et d’alléger la charge de la saisie en s’appuyant sur les SI existants.

Récupération des données de structure

Harmonisation des bases (2016) Format standard d’échange (2016)

Répertoire Finess

Hapi et Import CA

E-Cars SI des ESMS

Généralisation

du Tableau de bord

31

du Tableau de bord

• 2015 – 2017 :� Généralisation du TDB sur 3 ans � cible de 22 000

ESMS financés ou cofinancés par l’Assurancemaladie

� Pendant la phase de généralisation : entrée chaqueannée dans le Tableau de bord de :

Les principes de la généralisation du TDB

32

année dans le Tableau de bord de :o 5 nouvelles ARS (sous réserve du projet de réforme

territoriale)o 5 000 nouveaux ESMS

• 2018 : Un Tableau de bord obligatoire avec un périmètreétendu à l’ensemble des ESMS relevant de la DGCS

Campagne 2015

33

Nombre total de structures présentes dans le TDB en 2015 : 8269 (total de l’ensemble des régions hors Guadeloupe)

Campagne 2015

34

Le périmètre de la campagne 2016

• 2014 : 10 ARS � Alsace� Bretagne� Bourgogne� Franche-Comté� Limousin� Lorraine� Pays de la Loire� Provence Alpes Côte d’Azur� Océan Indien� Rhône Alpes

2015 : 16 ARS� Aquitaine

35

Objectif: 15 000 ESMS en 2016

� Centre� Corse� Guadeloupe� Ile de France� Nord Pas de Calais

2016 : 23 ARS� Champagne-Ardenne� Basse-Normandie� Guyane� Haute-Normandie� Languedoc-Roussillon� Midi-Pyrénées� Poitou-Charentes

Le calendrier de la campagne 2016

Novembre Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Sept. Oct. Nov. Déc.

+ Anciennes

COTECH

Phase 1 : Lancement

Phase 2 :

PLAGE

Réunions Nouvelles ARS/CD

Cercles

COSTRAT

36

Phase 3 :

Transfert

Compétences

Phase 4

Collecte

Phase 5 : Fiabilisation

Phase 6 : Clôture

Exploitation des restitutions

Capitalisation évolutions

Benchmark

Rappel du fonctionnement du TDB : un pilotagerégional

� Une information des ESMS et OG en amont de la campagne parl’ARS

Les modalités d’accompagnement des ESMS et OG

37

l’ARS

� Un accompagnement des nouveaux utilisateurs organisé par l’ANAP

� Une assistance méthodologique

� Une assistance technique

Merci de votre attention

38

Merci de votre attention

Documents

Réunion de présentation des tableaux de bord de la