Thème 2 : Information et intelligence collective Question 3 : En quoi les technologies transforment-elles l’information en ressource ?

Capacités :• repérer l’origine d’une information et les étapes de sa transformation (de la donnée à l’information, de

l’information à la connaissance et à sa transmission) ;• mesurer le rapport information /communication dans le contenu d’un message ;• décrire les services rendus par le SI aux divers métiers de l’organisation ;• comparer les fonctionnalités des outils et services disponibles ;• situer le rôle des acteurs et des applications du SI dans un processus de gestion donné

Notions :• Donnée, information et connaissance • Rôles, accessibilité et valeur de l’information• Information et communication interne et externe • Système d’information (SI) dans l’organisation : acteurs et rôles, SI des métiers (ressources humaines,

comptabilité, marketing), applications et services

Chap. 6 Le rôle des technologies dans la transformation de l’information en ressource

http://www.delcourt.fr/

Spécialiste de la distribution à distance de professionnels à professionnels, la société Delcourt est basée dans le nord de la France près de Roubaix, berceau de la vente par correspondance. Elle commercialise des produits dédiés à la propreté des locaux et d’hygiène de la personne, ainsi que du matériel étudié pour l’équipement des locaux, la propreté et les services généraux (pause détente, protection et sécurité, collecte des déchets...).Créée en 1997, l’entreprise a mis en place un système d’information informatisé spécialisé pour chaque domaine de l’entreprise (ressources humaines, marketing et comptabilité).Le dirigeant de la société rencontre le DSI (directeur du système d’information) pour évoquer la gestion de l’information dans l’entreprise. Il souhaite comprendre un peu mieux le fonctionnement du système d’information.

- Indiquez des utilisations possibles de l’information dans différents services de l’entreprise.

Services : administratif / RH : données sur le personnel, leur fonction, leur carrièrecommercial : informations d’identifications des clients, produits, promotions…financier : CA, bénéfice, investissements réalisés, emprunts, capitaux…

1. La notion de l’information 1.1 Donnée, information, connaissance

Renseignements Donnée Information ConnaissanceLa société a été créée en 1997 XLe bénéfice est de 48 500 € XSon principal client est la société Dupuis XUne note de service indique les nouvelles règles en matière d’évacuation des locaux en cas d’incendie

X

M. Legras, commercial, après s’être entretenu avec un nouveau client, affirme que ce dernier va doubler sa commande.

X

1

1.2 La valeur de l’informationLa société Delcourt s’interroge sur l’opportunité de développer un nouveau produit d’entretien. Pour prendre la meilleure des décisions, les responsables du projet ont collecté un ensemble d’informations.

- Rapport 2015 de gestion du bureau d’expertise qualité Veritas facturé 5 000 € HTLes perspectives d’évolution de la législation en matière de normes européennes laissent apparaître des contraintes importantes dans le choix des composants chimiques rentrant dans la composition des produits d’entretien autorisés à la vente dans l’avenir au sein de l’Union européenne (...)- Rapport 2016 du service commercial sur les prévisions de venteLes perspectives de vente du nouveau produit sont très positives, en particulier dans le secteur informatique, sachant qu’il a pour qualité de ne pas endommager les composants informatiques. On prévoit une croissance annuelle des ventes de plus de 15 % en France et de 25 % chez nos voisins européens (…).- Conversation entre le dirigeant et un fournisseur il y a 5 ans« Vous devriez développer un produit d’entretien adapté aux outils informatiques car les pannes liées au nettoyages effectués par les personnels d’entretien connaissent une augmentation importante très cher à nos clients ».

- Caractérisez chacune des informations en complétant le tableau ci-dessous.

Accessibilité Actualité CoûtFaible Forte Faible Forte Faible Fort

Rapport 2014 X X XRapport 2015 X X XConversation X X X

1.3 Les rôles de l’information

Les différents rôles de l’information

………………………………………………………………………………….. :L’information est le contenu de la communication qui peut être interne lorsqu’elle s’adresse aux membres de l’organisation et externe lorsqu’elle s’adresse aux personnes externes à l’organisation…………………………………………………………………………………… :Une prise de décision suppose d’avoir des éléments de réflexion, des supports qui permettront de faire le bon choix. Ces éléments, ces supports, sont donnés par l’information.…………………………………………………………………………………... :Le travail collaboratif est la mise en commun des ressources, de décision, de projets. Pour que les collaborateurs puissent travailler, les informations doivent circuler, être communiquées, échangées.

Situation 1 Situation 2 Situation 3

100 % de nos clients sont satisfaits de nos produits !

Message de M. Brun, directeur commercial, à son équipe :« Dans le but de préparer la réunion permettant de mettre en place notre proposition commerciale, je vous demande d’analyser les éléments ci-joints concernant le client Duval

Le PDG de la société Delcourt s’interroge sur l’intérêt ou non de continuer la commercialisa-tion d’un de ses produits au regard des éléments suivants :- CA : - 15%- part de marché : 2%- rentabilité : - 8%

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- Identifiez pour chaque situation la nature et le rôle de l’information.

Résumé e de l’information Rôle JustificationSituation 1 Promotion de la qualité des

services de l’entrepriseOutil de communication externe

S’adresse aux clients, - personnes extérieures

Situation 2 Information sur le client Duval

Outil de travail collaboratif et communication interne

Permet d’effectuer un travail commun et s’adresse à une équipe

Situation 3 Information sur les résultats de l’entreprise

Outil d’aide à la décision et com interne

Info permet de prendre la décision d’arrêter ou non un produit

1.4 Le traitement de l’information

La société Delcourt organise le traitement des commandes de la manière suivante : l’assistance commerciale reçoit les commandes des clients par courrier. Elle saisit la commande et vérifie la disponibilité des produits en stock. Si la quantité est suffisante, la commande est transmise au service livraison qui se charge de la préparer et de l’expédier avec un bon de livraison. SI la quantité est insuffisante, la commande est traitée une fois que le réapprovisionnement a été effectué. Dès que l’assistante reçoit le bon de livraison signé du client, elle le transmet au service comptable qui établit la facture et l’envoie au client.

- Complétez le schéma représentant les acteurs et les flux d’information du traitement des commandes (ajoutez des flèches manquantes).

6. Facture

4. Bon de livraison signé

1. Bon de commande

3. Bon de livraison

- Caractérisez chaque flux d’information en complétant le tableau ci-dessous :

Flux Emetteur Destinataire Communication interne

Communication externe

1 Client Assistante commerciale X2 Assistante commerciale Service livraison X3 Service livraison Client X4 Client Assistante commerciale X5 Assistante commerciale Service comptable X

3

Société Delcourt

5. Bon de livraison signé

2. Bon de commande

Client

Service comptable

Assistante commerciale

Service livraison

6 Service comptable Client X

2 Le système d’information (SI)2.1 L’organisation du système d’information

- En vous aidant de la définition du système d’information donnée dans le document, complétez le schéma en indiquant ses quatre fonctions.

- Déterminez le type de moyens nécessaires au fonctionnement du système d’information.*Moyens humaines : utilisateurs du système et les gestionnaires responsables de son bon fonctionnement et sa maintenance*Moyens matériels : machines, logiciels..*Moyens organisationnels : procédures d’authentification, droits d’utilisateurs, sécurité ;..

Les services rendus par le système d’information dans un processus de gestion

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- Indiquez les fonctions dont a bénéficié chacun des métiers de l’organisation

Service commercial

Service comptable

Service expédition Direction

Collecter XTraiter (X) X XDiffuser X X X XStocker X X X

2.2 L’utilisation du système d’information

Les différents métiers de Delcourt

Mme ROUX est responsable des ressources humaines de l’entreprise Delcourt. Elle a en charge la gestion du personnel. Elle a accueilli un vendeur nouvellement arrivé dans l’entreprise, M. Vacher. Elle lui a préparé son contrat de travail et a saisi sa fiche dans la base de données Personnel pour que son salaire lui soit versé en fin de mois. Elle lui a également remis un planning de formation. En effet, pour être rapidement opérationnel, M. Vacher doit apprendre les méthodes de travail de l’entreprise. Au bout d’une semaine de la formation, il pourra commencer son travail à l’agence.

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M. VEROT est comptable. Il a la responsabilité du service comptabilité chez Delcourt. Il se charge de préparer les factures qui sont envoyées aux clients ainsi que le suivi des règlements. Il s’occupe également de payer les prestataires. Chaque fin de mois, en ayant accès aux données du salaire préparées par Mme Roux dans le logiciel de paye, M. Verot vérifie la génération automatique des virements de salaire et autorise le paiement aux employés.Mme FAURE est la responsable du service marketing. C’est elle qui supervise la préparation des différents catalogues et fixe le prix des voyages. Chaque jour, les vendeurs saisissent leurs ventes dans la base de données. Mme Faure a accès à des statistiques complètes qui lui permettent d’organiser chaque semaine des offres promotionnelles. En consultant la fiche de M. Vacher établie par Mme Roux, elle a fixé ses dates de la formation et a chargé une personne de son équipe de former le nouvel arrivant.

- En vous basant sur le document ci-dessus, représentez les informations qui doivent circuler entre le service des ressources humaines, le service comptabilité et le service marketing.

Disponibilité formation

Annonce nouvel employé -

Contrat de travail / Données « Personnel » Nouveaux tarifs et promotions

- Que se passerait-il si Mme Roux (responsable des ressources humaines) oubliait de prévenir M. Verot de l’arrivée de M. Vacher ?

Il ne pourrait pas préparer le virement pour son salaire et M. Vacher ne serait pas payé

- Pour chacun des métiers, indiquez quelles sont les utilisations du système d’information

Marketing Comptabilité Ressources humainesPréparation des cataloguesGestion des ventesPromotionsGestion des formations internesStatistiques des ventes

Préparation facturesSuivi des règlementsPaiement des prestataires Paiement des salairesCompte de résultat, bilan

Contrats de travailGestion des fiches PersonnelPlanning des formationsEvaluation des compétencesRecrutement

- Complétez le tableau ci-dessous, en précisant dans chaque situation, les moyens informatiques ou technologiques que chaque acteur pourrait utiliser.

Acteur Situation Moyens informatiques/technologiques

Mme Roux Prévenir M. Verot de l’arrivée d’un nouvel employé

Messagerie électronique interne

Mme Roux Préparer le contrat de M. VacherUn logiciel TTX

M. Verot Préparer les factures à envoyer aux clients

Logiciel comptable, tableur

Mme Roux Préparer la paie des salariésLogiciel de paye, tableur

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Ressources humaines Marketing

Comptabilité

Mme Faure Créer les cataloguesPAO (Publisher)

- Quelle solution pourrait-on envisager pour que la fiche de paie de M. Vacher saisie par Mme Roux soit directement accessible par M. Verot ?

Une mise en commun des informations (BDD / Drive / ERP= PGI) pour éviter une double saisie

- Quels sont les avantages que les métiers de l’organisation retirent du système d’information ?- Mise en commun des informations- Une meilleure circulation des informations- Données actualisées- Gain de temps car informations accessibles directement- Travail collaboratif

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