SICO» - app'e-santé...Guide – SICO • juin 2020 5 Ce support est proposé par NeS pour aider et guider l’utilisateur dans la prise en main de SICO. 1 Connexion à SICO 1.1 Connexion

SITE DE CAEN Siège social Bâtiment COMETE 7 longue vue des astronomes 14111 Louvigny 02 50 53 70 00

SITE DE ROUEN 1231 rue de la sente aux bœufs 76160 Saint Martin du Vivier 02 32 80 91 50

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GUIDE UTILISATEUR « Systèmes d’information des

Coordinations - SICO»

Contact et assistance :

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Date de dernière mise à jour : 10/06/2020 Nb de pages : 76

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Guide – SICO • juin 2020 2

Sommaire

1 CONNEXION A SICO 5

1.1 CONNEXION A WWW.APP-ESANTE.FR ................................................................. 5

1.2 SELECTION DE L’APPLICATION .......................................................................... 8

1.3 OUVERTURE ET AFFICHAGE DE SICO ................................................................. 8

1.4 CHOIX DU GROUPEMENT DE STRUCTURES ............................................................ 9

1.5 BUREAU .................................................................................................... 9

1.6 GESTION DU COMPTE .................................................................................... 9

2 ANNUAIRES 10

2.1 ANNUAIRE PROFESSIONNEL ET ANNUAIRE STRUCTURE ......................................... 10

2.2 ANNUAIRE PATIENT .................................................................................... 10

3 DOSSIERS PATIENTS 10

3.1 CREATION D’UN DOSSIER ............................................................................. 10

3.2 DOSSIERS ACTIFS ....................................................................................... 12

3.3 ORGANISATION DU DOSSIER PATIENT .............................................................. 13

4 DOCUMENTS 14

4.1 NOUVEAU DOCUMENT .................................................................................. 14

4.2 IMPRESSION D’UN DOCUMENT ........................................................................ 18

4.3 TRIER LES DOCUMENTS ................................................................................ 19

4.4 ENVOI PAR MESSAGERIE SECURISEE ................................................................. 19

5 ACTIONS 21

6 TACHES 23

7 LIGNE DE VIE 23

8 CORRESPONDANTS 24

9 AGENDA 27

10 COURRIER 28

11 ETAT DU DOSSIER 30

12 POST-IT 31

13 NOTES 31

14 EVENEMENTS IMPORTANTS 32

15 ALERTES ET NOTIFICATIONS 33

15.1 NOTIFICATIONS => 2 TYPES ....................................................................... 33


Manuelles (à la demande cf « notifier les correspondants ») 33 Automatiques (de nuit) 33

15.2 MODALITES D’ENVOI DES NOTIFICATIONS ......................................................... 33

16 OEMD 33

16.1 OUVRIR UN FORMULAIRE DE L’OEMD .............................................................. 33

16.2 AGENCEMENT DU FORMULAIRE .......................................................................... 35

16.3 ONGLET SOMMAIRE ...................................................................................... 35

16.4 ONGLET SECTION X ....................................................................................... 36

16.5 AIDES CONTEXTUELLES ................................................................................... 37

16.6 ONGLET « SYNTHESE » ................................................................................... 37

Informations de l’évaluation 38 Les boutons et actions 38 Icônes 39 Les scores, signalements et échelles 41

16.7 HISTORISATION DES SIGNALEMENTS ET ECHELLES DE L’OEMD ........................................ 43

16.8 RESTITUTION DE L’OEMD ............................................................................... 43

Restitution de l’OEMD complet et de la synthèse 44 Restitution de l’OEMD partiellement et de la synthèse 44 Restitution de la synthèse 45

16.9 PUBLICATION DE L’OEMD DANS LE DOSSIER PATIENT .......................................... 46

17 STATISTIQUES – FORMULAIRES ET DONNEES A

RENSEIGNER (SAISIE NIVEAUX 2 ET 3) 47

17.1 ADM – INFORMATIONS ADMINISTRATIVES ........................................................ 47

MPE05 – Répartition des inclusions par régime d’affiliation 47 MPE04 – Répartition des inclusions par canton de domiciliation 47

17.2 DONNEES PATIENTS .................................................................................... 48

MPE07 – Nombre d’intervenants présent 48

17.3 RECUEIL D’INFORMATION ET D’ORIENTATION EN GC ............................................ 48

MPR01 – Nombre de demande d’inclusion 48 MPR02 – Répartition des demandes par type de demandeur 48 MPR03 – Nombre de demandes suivis d’une inclusion 49 MPR04 – Taux d’inclusion 49 MPR05 – Nombre de demandes refusées 49 MPE06 - inclusions par trouble fonctionnel 49 MCO02 – Scores du 1er GIR après inclusion 50 MCO06 – Critères d’alerte de la prise de contact 50 MIN5 – Nombre de personnes contactant le guichet intégré 50

17.4 ONGLET « CORRESPONDANTS » .................................................................... 50

MPE07 – Nombre d’intervenants présent 50

17.5 MED – HOSPITALISATION ............................................................................ 51

MPE06 – Nombre d’hospitalisation au total dans l’année 51 MPE06 – Nombre d’hospitalisation programmée dans l’année 51

17.6 PLAN DE SERVICE INDIVIDUALISE ................................................................... 52

MPE06 – Nombre et type d’aides pré-existantes 52 MIN4 – Nombre de PSI réalisés 52


17.7 INCLUSION ............................................................................................... 52

MPE01 et MPR12 – Indicateurs personne - Nombre d’inclusions 53 MPE02 – Répartition des inclusions par sexe 53 MPE03 – Répartition des inclusions par tranche d’âge 53 MPR09 – Délai entre la réception de la demande et le refus ou l’inclusion 53 MPR11 – Nombre de personne suivies par an 53 MCO01 – Critères d’inclusion évoqués 54

17.8 REORIENTATION ........................................................................................ 54

MPR05 – Nombre de demandes refusées 54 MPR06 – Répartition des refus par type d’orientation proposé 55 MPR09 – Délai entre la réception de la demande et le refus ou l’inclusion 55

17.9 ARCHIVE .................................................................................................. 55

MPR07 – Nombre de sorties 55 MPR08 et MPR13 – Durée en gestion de cas 56

17.10 ONGLET « ACTIONS » ................................................................................ 56

MPR10 – Délai entre la date de la demande et la première visite du GC 56 MPR14 – Nombre de visites à domicile 56 MPR15 – Nombre d’appels téléphoniques 57 MPR16 – Nombre d’appels téléphoniques par motif 57 MPR17 – Nombre d’appels téléphoniques avec patient / sans patient 58 MIN02 – Nombre de RCP 58 MIN03 – Nombre d’intervenants par catégorie de participant à la RCP / PSI 59

18 INDICATEURS GESTION DE CAS CNSA 60

18.1 RAPPEL DU PARCOURS MAIA DANS SICO ......................................................... 60

18.2 RAPPEL DES DOCUMENTS SICO A RENSEIGNER POUR LE CALCUL DES INDICATEURS : .... 60

18.3 LISTE DES INDICATEURS CONCERNES ............................................................... 60

19 ANNEXE : PRESENTATION DES PRINCIPAUX LIENS ENTRE

LES FORMULAIRES ET LES SYNTHESES 66

19.1 EGS – ABCDEF ....................................................................................... 66

19.2 SYNTHESE EGS ......................................................................................... 68

20 LES NIVEAUX DE SAISIE 70


Ce support est proposé par NeS pour aider et guider l’utilisateur dans la prise en main de

SICO.

1 Connexion à SICO 1.1 Connexion à www.app-esante.fr

Pour se connecter au bureau WebDCR (nom de la solution logicielle qui porte le DCC),

ouvrir le navigateur internet et saisir l’adresse du portail des services e-santé, App’e-santé:

www.app-esante.fr

Se connecter via la CPS/CPE/CPA (entre le code PIN) => obligatoire pour SICO ou

Par Authentification forte (identifiant / mot de passe et mot de passe à usage unique

envoyé par SMS ou mail)

Pour une Authentification par carte, veuillez renseigner le code PIN à 4 chiffres de la

carte

http://www.app-esante.fr/

http://www.app-esante.fr/


Puis sélectionner le certificat (se souvenir de cette décision) et cliquer sur OK

Attendre l’affichage de votre carte (avec vos Nom et Prénom) puis cliquer sur

« Valider » :


Pour une Authentification par identifiant / mot de passe puis réception d’un code

temporaire par SMS ou mail, sélectionner « Authentification Forte » (retirer la carte

du lecteur préalablement):

Remarque : Vous pouvez demander la réinitialisation de votre mot de passe en cliquant

sur « Mot de passe oublié ».

Remarques importantes :

Les navigateurs Google Chrome ou Internet Explorer sont compatibles avec une

authentification par carte CPE / CPS et il n’est plus nécessaire de bloquer les mises à jour de

Firefox 51.

Les professionnels qui utilisaient FireFox Version 51 peuvent maintenant suivre les étapes ci-

dessous pour mettre à jour FireFox.

Précision :

pour modifier le mot de passe : se rendre dans « mon compte »


1.2 Sélection de l’application

Une fois connecté, le « kiosque des applications » apparait : sélectionner dans « Mes

applications » DCC V2 » (à la première connexion, il se trouve dans l’onglet « Toutes ». Il peut

y rester ou être déplacé dans les « Favoris »).

1.3 Ouverture et affichage de SICO


1.4 Choix du groupement de structures Si vous exercez dans plusieurs coordinations, une boîte de dialogue demande pour quelle

structure vous souhaitez vous connecter, et pour lequel les droits d’accès vous ont été donnés.

Si vous n’exercez que dans un seul réseau ou MAIA, celui-ci sera automatiquement associé.

1.5 Bureau Les icônes donnent accès aux fonctionnalités de l'application pour lesquelles vous êtes habilité.

1.6 Gestion du compte Vous êtes rattaché(e) à des sites différents, l’onglet « Changer de contexte » vous permet de

choisir la structure sur laquelle vous souhaitez saisir ou visualiser les dossiers sans vous

déconnecter.

Le bouton « Page précédente » du navigateur ne doit pas être utilisé car il vous

ramènerait sur la page de connexion.


2 Annuaires 2.1 Annuaire Professionnel et Annuaire Structure

Vous accédez à la fonction de recherche des Professionnels et des Structures de Santé.

2.2 Annuaire Patient Cet icône permet d’accéder directement à la fiche administrative des patients déjà connus. La

recherche s’effectue par le nom, les propositions remontent en saisissant la 1ère lettre.

3 Dossiers patients 3.1 Création d’un dossier

Cliquez sur l’onglet « Dossier » :

1. Rechercher d’emblée le nom du patient pour éviter les doublons : la première lettre

du nom suffit

2. Si la personne est inconnue, cliquer sur « Nouveau dossier »


3. Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur « Ajouter »

4. Une nouvelle fenêtre apparaît : saisissez les informations

Les champs obligatoires sont marqués d’une astérisque (*).

5. Cliquez sur « OK »


4. Le dossier patient s’ouvre alors. Le formulaire d’initialisation est créé

automatiquement.

3.2 Dossiers actifs Il est possible d’ajouter dans sa propre file les personnes que vous suivez :

1. Faites un clic sur le nom cerné

2. Sélectionnez le champ « Ajouter à mes patients »


3. Pour visualiser uniquement les personnes que vous suivez, cliquez sur

l’onglet « Mes patients actifs »

3.3 Organisation du dossier patient

Le dossier patient est constitué de différents éléments :

1. Post-its et Notes :

sont transverses au dossier du patient

cf chapitres 12 et 13

2. Partager un dossier :

afin de pouvoir partager le dossier avec une autre structure

3. Onglets du dossier Patient


Documents : ce sont les différents documents constituant le dossier du patient – cf

chapitre 4

Actions : afin de pouvoir entrer des actions de suivi du patient - cf chapitre 5

Ligne de vie : c’est une vue chronologique des différents documents et actions – cf

chapitre 7

Correspondants : ce sont les correspondants du patient qui sont renseignés ici – cf

chapitre 8

Agenda : c’est un point d’entrée pour les actions - permet de visualiser ou entrer des

actions à partir de cette vue agenda – cf chapitre 9

Historique : c’est l’historique des états de dossier du patient

4 Documents Les informations sont apportées en rajoutant des documents :

1. Soit en cliquant sur « Nouveau document »

2. Soit en cliquant sur « Courrier »

3. Soit en cliquant sur « Importer PDF/Image/Son » pour importer des

documents numériques présents sur l’ordinateur. La catégorie de classement du document

importé est laissée au libre choix de l’utilisateur.

4.1 Nouveau document Lorsque vous cliquez sur « Nouveau document » apparaît la liste des FORMULAIRES

disponibles. A noter que certaines informations doivent être systématiquement renseignées

afin de pouvoir exprimer les indicateurs SICO de niveaux 2 et 3.

Les formulaires sont les suivants :

2 3 1



Après avoir sélectionné votre type de document vous pouvez modifier la date du document

dans la zone (par défaut à la date du jour)

Puis cliquer sur le bouton afin de créer votre document.

Certains types de document ne peuvent être créés qu’une seule fois (exemple : Informations

administratives ou Données patient). Une fois créés, ils disparaissent de la liste des types de

documents.

D’autres types de document peuvent être créés plusieurs fois (exemple : recueil d’informations

et d’orientation en GC, MED – Hospitalisation). La date de création du document est précisée

au début du nom du document créé afin de les distinguer.

Pour plus d’information sur les données prises en compte dans l’élaboration des statistiques, veuillez

consulter le chapitre 17 : Statistiques – formulaires et données à renseigner.


Description des types de documents

Synthèse des actions importantes (voir chapitre 13). Notifications

VOLET ADMINISTRATIF – STATS : 1 champ = 1 indicateur

Adresse, contacts, responsable de la prise en charge, ALD, Régime, mutuelle, mesures de protection, dossiers de Précaution, … Comporte également assentiment/consentement : est nécessaire pour les indicateurs CNSA

Signalement au guichet unique des réseaux de santé

VOLET PATIENT – STATS Résumé d’un type d’intervention Histoire et projet de vie, entourage, habitat et cadre de vie,

habitude de vie, souhaits du patient (directives anticipées). santé, autonomie, contexte des aides, famille- social,

environnement – sécurité, économie

VOLET MEDICAL – Notifications – STATS Diagnostic médical, résumé de la maladie, mensurations,

tension, éléments de surveillance, protocoles anticipés, OMS, Karnofsky

Bilan du matériel spécifique à mettre en place ou déjà en place au domicile.

CIM 10, pathologie principale, antécédents chirurgicaux, hospitalisations, antécédents traumatiques, suivis, allergies

Notifications et Déclaration d’une hospitalisation Listes des traitements (prescripteur, médicaments, posologies)

VOLET SOCIAL – Notifications APA (notifications automatiques de fin d’APA), PCH, AAH, caisse

de retraite, mutuelle, prestation soins palliatifs Tableaux de bilan des charges et des ressources

Texte libre de synthèse sur le volet.

VOLET PSYCHOLOGIQUE Listes des démarches de soutiens psychologiques (date et texte

libre).

Texte libre de synthèse sur le volet.

VOLET EVALUATION GERONTOLOGIQUE STANDARDISEE Grille AGGIR (Autonomie Gérontologique Groupe Iso-

Ressources). Mini-Zarit. Evaluation de la souffrance des aidants naturels dans

le maintien à domicile des personnes âgées. Echelle d'Activités Instrumentales de la Vie Courante (IADL).


VOLET EVAL MULTIDIMENSIONNELLE

VOLET PSI – STATS PSI oui/non et date : est nécessaire pour les indicateurs CNSA

VOLET ETAT DU DOSSIER – Notifications - STATS

Synthèse des changements d’états du dossier et détail par changement. Notifications possibles aux intervenants. Les formulaires de détail sont créés automatiquement lors du changement d’état : Initialisation, Orientation, Réorientation, attribution, Evaluation, Inclusion, Veille, Suivi après décès, Archivé

Les formulaires d’état de dossiers suivants doivent être

renseignés car seront pris en compte dans indicateurs CNSA : Initialisation, Orientation, Réorientation, attribution, Inclusion, Archivé

Correspondants : permet de renseigner les correspondants u patient puis de faire une impression pdf des correspondants avec ou sans contact

Synthèse : synthèse évaluation (oui / non + date) : est nécessaire pour les indicateurs CNSA

4.2 Impression d’un document Après création, certains documents peuvent être restitués au format PDF afin de les imprimer.

Bouton « imprimer »

Dans le bandeau d’actions en haut du formulaire, le bouton « Imprimer » indique que le

document peut être restitué au format PDF. Dans certains formulaires plusieurs types de

restitutions sont possibles:

Clic droit sur le document

L’autre possibilité pour imprimer un formulaire consiste à faire un clic droit sur celui-ci et

sélectionner « Imprimer » comme ci-dessous:

Remarque importante :


La synthèse du dossier patient peut être imprimée à partir du document « Données patient »

présent dans le volet Patient.

4.3 Trier les documents La liste des documents peut être triée par date ou par catégorie (appeler également volet).

Pour cela sélectionner le type de classement désiré dans la liste de choix « trier par » :

La liste des actions peut être triée selon le même principe (par type d’action ou par date).

4.4 Envoi par messagerie sécurisée Un document peut être envoyé par messagerie sécurisée. La fonctionnalité est activable de

deux manières :

Bouton « imprimer »

Dans le bandeau d’actions en haut du formulaire, il faut sélectionner le bouton « Envoi par e-

mail sécurisé »

Clic droit sur le document

L’autre possibilité pour imprimer un formulaire consiste à faire un clic droit sur celui-ci et

sélectionner « Envoi par e-mail sécurisé » comme ci-dessous:

Choix des destinataires

Une fenêtre « pop-up » s’ouvre.

Est proposée la liste des correspondants du patient en mentionnant les professionnels

disposant d’une adresses email sécurisée + en proposant un objet (sujet du mail) et un

contenu pour accompagner l’envoi du document sui sera joint au format pdf.



5 Actions Dans le dossier du patient, il est possible de gérer des « actions ».

Il est possible :

de trier les actions par type ou par date

d’ajouter une action : la liste des types d’actions disponibles s’affiche alors

M : concerne les MAIA

SP : concerne les soins palliatifs

G : concerne la thématique Gérontologie

A chaque action correspond un formulaire à compléter dans lequel renseigner : intervenant,

date, périodicité puis un certain nombre de contenus spécifiques selon le type d’action


Les actions sont remontées :

Dans la ligne de vie du patient

Dans l’agenda du patient

Dans l’agenda et la liste des tâches de l’intervenant


6 Tâches Lorsqu’un utilisateur est identifié comme « intervenant » d’une action, cette action est reportée

dans le liste des tâches qui lui sont affectées. La liste des tâches est accessible via l’agenda

(icône agenda sur le bureau virtuel) => « planning des tâches »

7 Ligne de vie La ligne de vie est une représentation graphique de la globalité du suivi du patient. Les

documents et actions qui y figurent sont accessibles en lecture ou en édition par un simple

clic. Cet affichage existe en jour, semaine, mois et année.


8 Correspondants Cet onglet permet de visualiser les différents partenaires intervenants auprès de la personne.

Vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton pour avoir plus de détails.

Vous pouvez cliquer sur « Ajouter » pour intégrer un professionnel.

Avant tout ajout dans l’annuaire d’un professionnel (ou d’une structure), bien s’assurer

que l’information n’est pas présente dans l’annuaire. Il faut savoir que le l’annuaire de SICO est

synchronisé à un annuaire régional. Les informations de l’annuaire régional sont récupérées dans

SICO. En revanche, toute information ajoutée dans SICO reste dans SICO et ne sera pas remontée

au niveau régional. Aussi

Attention au risque de doublons

Il est recommandé de transmettre la demande de création du professionnel

de santé manquant au GCS. Sinon, la saisie d’un professionnel de santé

devra se faire en s’assurant de la bonne orthographe du nom et prénom +

ajout du n° RPPS ou Adeli (recherche possible sur www.annuaire-sante.fr).

Pour déclarer une structure, cliquer sur la petite flèche à droite du bouton « ajouter ».

La sélection du professionnel ou de la structure se fera respectivement à partir de l’annuaire

des professionnels ou de l’annuaire des structures.

1. Lancer la recherche

2. Cliquer sur le nom du professionnel pour l’intégrer au dossier de la personne

http://www.annuaire-sante.fr/


3. Pour modifier le champ « Rôle » ou « Remarque » du professionnel, cliquez

sur l’onglet « modifier ». Vous revenez ainsi sur la fenêtre ci-dessus

4. Pour imprimer la liste des correspondants

Aller dans « documents » et ouvrir le document « correspondants »

Choisir le modèle d’impression souhaité : avec ou sans les coordonnées des

professionnels



9 Agenda Il permet de visualiser les rendez-vous de la personne, par jour, semaine ou mois

1. Double-cliquer sur une journée pour ajouter une action

2. Une liste apparaît : sélectionnez la catégorie de rendez-vous souhaité

3. Renseignez la fiche qui apparaît. Il est possible de mettre des options de

périodicité


4. Vous pouvez modifier la liste des intervenants

5. Cliquez sur « Ajouter » pour valider

10 Courrier Pour ajouter un document « Courrier » cliquez sur l’onglet Document puis sélectionnez le

courrier à créer à partir de la flèche.

1. Un document word apparait : il faut l’enregistrer et renseigner les

« Propriétés du document » (le champ « Type de document » est

obligatoire)


2. Donnez le statut du courrier : Brouillon / A valider / Validé

3. Quel que soit le statut, le document s’enregistre dans l’arborescence et

remonte au nom saisi, ci-dessus, dans la catégorie de document

sélectionnée.


11 Etat du dossier La liste déroulante en haut du dossier patient permet de modifier l’état du dossier.

Pour les MAIA

Pour les réseaux


12 Post-it Dans le dossier d’une personne, vous pouvez ajouter ou consulter des post-its. Les post-its

sont de nature « informelle.

En cliquant sur l’onglet, vous pouvez visualiser les post-its concernant le dossier

1. En cochant la case « Privé », personne d’autre que vous ne pourra lire

l’annotation

2. Cliquez sur pour modifier le contenu d’un post

13 Notes Dans le dossier d’une personne, vous pouvez ajouter ou consulter des « Notes ».

Les notes sont plus structurées et historisées que les post-its.


14 Evènements importants

Certains comptes rendus d’actions sont remontés automatiquement en synthèse dans le

document « Evènements importants ». Les appels téléphoniques et courriels peuvent être

remontés à la demande en cliquant sur le bouton suivant à la fin du compte rendu :

Une fois remontés en synthèse, ces comptes rendu peuvent être modifiés, compléter

directement dans le formulaire de synthèse.

Lors de l’impression, il est possible de sélectionner les comptes rendus à restituer en décochant

les cases prévues à cet effet :


15 Alertes et notifications 15.1 Notifications => 2 types

Manuelles (à la demande cf « notifier les correspondants »)

Changement état dossier

Hospitalisation

Remontée de terrain (désactivées)

Automatiques (de nuit)

Si le patient n’a pas été vu depuis 10 mois : une notification est envoyée au

responsable de la prise en charge (géronto/MAIA)

Fin APA prévue dans 4 mois : une notification est envoyée à l’ assistant social +

responsable patient

Tout évènement important (VAD, hospitalisation….)=> non activée

15.2 Modalités d’envoi des notifications

Les notifications / alertes sont envoyées :

Par Mail sécurisé (avec les données identité patient) ou par mail non sécu (sans les

données d’identité patient mais sous la forme d’une invitation à aller voir le tableau de

bord

Dans le tableau de bord

16 OEMD

16.1 Ouvrir un formulaire de l’OEMD Depuis le dossier patient, dans l’onglet Documents du dossier patient, choisir de créer le

formulaire OEMD en cliquant sur

Une fenêtre s’ouvre. Sélectionner le formulaire OEMD et modifier la date du document si

souahité en bas de la fenêtre. Cliquer ensuite sur le Bouton .


L’OEMD s’ouvre et est organisé en différentes sections accessibles

Par les onglets portant la lettre de référence

Ou via le sommaire

Le formulaire s’ouvre et peut ainsi commencer à être complété.

Cliquer ensuite sur le bouton . Le formulaire s’ajoute dans l’arborescence du

dossier patient. Un autre document est également créé automatiquement. Il s’agit du

formulaire d’historisation.


16.2 Agencement du formulaire Le formulaire OEMD est réparti en plusieurs sections pour permettre une lecture plus fluide et

ergonomique.

Le formulaire OEMD est agencé de la manière suivante :

16.3 Onglet Sommaire

L’onglet Sommaire est le premier onglet du formulaire. Il s’agir de celui qui sera toujours visible

en premier lors de l’ouverture de l’OEMD.


Dans cet onglet sont affichés les sections disponibles.

Les titres des sections sont cliquables et permettent d’accéder directement à la section en

question. Selon le remplissage du formulaire, des sections s’affichent et disparaissent

dynamiquement.

La colonne de droite permet de sélectionner les sections à afficher lors de l’impression du

formulaire (voir partie 3.2).

16.4 Onglet Section X Chaque section de l’OEMD peut être visualisée dans son onglet correspondant (identique au

formulaire papier).

Les onglets peuvent être ouverts en cliquant sur l’onglet directement ou depuis le sommaire.


16.5 Aides contextuelles

Dans chaque onglet, de nombreuses images indiquant des sont disponibles. En passant

avec la souris sur ces petites images, une fenêtre apparaît permettant d’afficher les aides,

notes et exemples du formulaire papier.

16.6 Onglet « synthèse » L’onglet « synthèse » permet de visualiser les scores et échelles issus de la saisie de l’OEMD.

Il se décompose en plusieurs parties.


Informations de l’évaluation

Les informations de l’évaluation sont reprises depuis différents champs du formulaire :

Date de référence : onglet A

Nom de la personne ayant coordonné ou effectué l'évaluation : Onglet T

Date où l'évaluation est signée comme achevée : Onglet T

Les boutons et actions

Trois boutons actions sont disponibles dans cet onglet.


1/ Guides d’aide à la décision : pour télécharger le document récapitulant tous le GAD

2/ Calculer les scores :

Ce bouton permet de calculer les scores par rapport aux champs remplis dans le formulaire.

Par soucis d’ergonomie et de rapidité, les scores ne sont pas calculés automatiquement. Le

fait de cliquer sur ce bouton permet la mise à jour des scores.

Attention : le calcul des scores peut être plus ou moins long selon votre débit réseau et la

puissance de votre ordinateur.

3/ Enregistrer et historiser :

cela permet d’historiser l’OEMD à la date du jour afin de pouvoir par la suite en faire un

comparatif avec des OEMD antérieurs et postérieurs qui pourraient être saiss pour ce même

patient. Attention, une fois l’historisation faite, c’est la version ici arrêtée et enregistrée de

l’OEMD qui sera remontée dans le document appelé « historisation »

Pour accéder à l’historisation :

Icônes

Deux icônes sont également disponibles à côté de chaque score ou échelle :

Icône 1/ après avoir lancé le calcul des scores, si le score n’est pas calculable, cliquer sur cet

icône donne accès aux champs qui restent à compléter pour obtenir le résultat

Icône 2/ permet de télécharger le GAD correspondant au score



Les scores, signalements et échelles

Les scores et signalements calculés sont affichés dans cette partie.

Lors du calcul des scores (après avoir cliqué sur le bouton Calculer les scores), le résultat des

scores calculé est affiché automatiquement.

A côté de chaque score apparaît l’icône suivante . Cette icône permet d’ouvrir un fichier

PDF comprenant le guide d’aide à la décision préconisé par InterRAI France.

Un Guide d’aide à la décision est disponible pour chaque Signalement

Scores non calculables

Pour les scores ne pouvant pas être calculés, l’image suivante apparaît .

En cliquant sur cette image, la liste des champs non renseignés ne permettant pas le calcul

des scores s’affiche.

Scores calculés sans signalement

Si le score a été calculé, cela signifie que tous les champs nécessaires au calcul du score ont

été renseignés.

Dans le cas où le calcul ne score ne sort aucun signalement, cela est indiqué à côté de celui-

ci.

Scores calculés avec signalement

Dans le cas où le calcul du score sort un signalement, cela est indiqué à côté de celui-ci.

Une fenêtre apparaît également en dessous des boutons permettant un affichage synthétisé

des signalements pour le patient.


Echelles

Les échelles sont également des scores calculés à partir des données saisies dans le formulaire

OEMD. Le résultat des échelles permet le calcul des signalements. Il n’y a pas de guide d’aide

à la décision pour les échelles.


16.7 Historisation des signalements et échelles de l’OEMD Le bouton permettant l’historisation des scores est disponible dans l’onglet Synthèse du

formulaire OEMD.

Ce bouton permet de regrouper tous les signalements et échelles pour un patient.

Par exemple, si le patient a eu plusieurs OEMD de réalisés, chaque historisation sera inscrite

dans ce formulaire. Il permet d’avoir une visualisation rapide de l’amélioration de l’état de

santé ou non pour le patient pour chaque Signalement.

16.8 Restitution de l’OEMD L’OEMD peut être imprimé à tout moment depuis le dossier patient avec le bouton

Il existe plusieurs possibilités d’impression de l’OEMD

Restitution complète (OEMD et Synthèse)

Restitution de l’OEMD partiellement et de la synthèse

Restitution de la synthèse


Restitution de l’OEMD complet et de la synthèse

Pour imprimer l’OEMD et la synthèse en totalité, il faut suffit de vérifier depuis le sommaire

que toutes les cases sont cochées. Un bouton « tout cocher » vous permet de raccourcir votre

nombre de clic.

Un simple clic sur le bouton ouvrira le PDF de l’OEMD.

Vous avez alors la possibilité d’enregistrer le PDF sur votre poste ou de l’impression

directement.

Restitution de l’OEMD partiellement et de la synthèse

Pour imprimer l’OEMD et la synthèse partiellement, vous pouvez choisir depuis le sommaire

les sections à imprimer. L’onglet A contenant les informations d’identification du patient sera

présente par défaut.


Un simple clic sur le bouton ouvrira le PDF de l’OEMD avec les sections

sélectionnées.

Restitution de la synthèse

Vous pouvez choisir d’imprimer uniquement la synthèse l’OEMD en cliquant sur la flèche

positionnée à côté du bouton Imprimer.

Sélectionnez ensuite « Synthèse OEMD ». Seule la synthèse est générée en PDF.


16.9 Publication de l’OEMD dans le dossier patient Vous pouvez à tout moment choisir de générer le PDF de l’OEMD et de sa synthèse et de

l’insérer automatiquement dans le dossier patient. Pour cela, cliquez sur le bouton

Le PDF est alors ajouté dans le dossier patient.


17 Statistiques – formulaires et données à renseigner (saisie niveaux 2 et 3)

17.1 ADM – Informations administratives

MPE05 – Répartition des inclusions par régime d’affiliation

Le régime d’affiliation peut être renseigné dans le premier onglet :

MPE04 – Répartition des inclusions par canton de domiciliation

Le canton peut être renseigné dans 2ième onglet du formulaire «ADM - Informations

administratives ».


17.2 Données patients

MPE07 – Nombre d’intervenants présent

1 personne de l’entourage (ou 1 structure ou 1 professionnel de l’onglet correspondants) = 1

intervenant

17.3 Recueil d’information et d’orientation en GC

MPR01 – Nombre de demande d’inclusion

1 formulaire = 1 demande

Attention : la date de la demande est par défaut la date de création du document mais vous

pouvez la modifier au moment de la création du document :

Après avoir sélectionné votre type de document à créer vous pouvez modifier la date du

document dans la zone

MPR02 – Répartition des demandes par type de demandeur


MPR03 – Nombre de demandes suivis d’une inclusion

1 formulaire = 1 demande.

Attention : pour que la demande soit comptabilisée, la date d’inclusion doit être après la date

de la demande.

MPR04 – Taux d’inclusion

Mêmes conditions que MPR03 mais sous la forme d’un taux

MPR05 – Nombre de demandes refusées

1 formulaire = 1 demande. Il faut suivre la demande d’un formulaire de réorientation

Attention : pour que le refus soit comptabilisé, la date du formulaire de réorientation (refus)

doit être après la date de la demande.

MPE06 - inclusions par trouble fonctionnel

Les troubles fonctionnels sont à renseignr dans l’onglet santé :


MCO02 – Scores du 1er GIR après inclusion

Onglet « Economie - administratif

MCO06 – Critères d’alerte de la prise de contact

Trois types d’alertes dans les onglets « Santé », « Autonomie » et « Famille – social »

MIN5 – Nombre de personnes contactant le guichet intégré

Nombre de formulaire

17.4 Onglet « Correspondants »

MPE07 – Nombre d’intervenants présent

1 structure ou 1 professionnel (ou 1 personne de l’entourage du formulaire données

patient) = 1 intervenant.


17.5 MED – Hospitalisation

MPE06 – Nombre d’hospitalisation au total dans l’année

MPE06 – Nombre d’hospitalisation programmée dans l’année


17.6 Plan de Service Individualisé

MPE06 – Nombre et type d’aides pré-existantes

Premier PSI après l’inclusion. Les catégories et type d’intervenant sont pris en compte.

Les catégories « aidants » ne sont pas comptabilisées.

MIN4 – Nombre de PSI réalisés

17.7 Inclusion

Pour créer ce formulaire, passer l’état du dossier à inclusion :


MPE01 et MPR12 – Indicateurs personne - Nombre d’inclusions

Attention, la date d’inclusion n’est pas la date de création du formulaire d’inclusion. La date

d’inclusion est à renseigner dans le premier onglet du formulaire :

MPE02 – Répartition des inclusions par sexe

Le sexe est une donnée obligatoire à saisir dans le formulaire d’identité patient

MPE03 – Répartition des inclusions par tranche d’âge

L’âge est calculé à partir de la date de naissance.

La date de naissance est une donnée obligatoire à saisir dans le formulaire d’identité patient.

MPR09 – Délai entre la réception de la demande et le refus ou l’inclusion

Date de réorientation – date de la demande

MPR11 – Nombre de personne suivies par an

Nombre de patients inclus les années précédentes non sortis au 1er janvier + nombre de

patients inclus dans l'année.


MCO01 – Critères d’inclusion évoqués

Renseigner l’onglet MAIA du formulaire d’inclusion (seules les cases de premier niveau peuvent

être cochées)

17.8 Réorientation

MPR05 – Nombre de demandes refusées

1 formulaire = 1 demande. Il faut suivre la demande d’un formulaire de réorientation

Attention : pour que le refus soit comptabilisé, la date du formulaire de réorientation (refus)

doit être après la date de la demande.


MPR06 – Répartition des refus par type d’orientation proposé

MPR09 – Délai entre la réception de la demande et le refus ou l’inclusion

Date de réorientation – date de la demande

17.9 Archivé

MPR07 – Nombre de sorties

Nombre de dossiers qui était à l’état inclusion et qui passent à l’état archivé. La date

d’archivage est à saisir dans le formulaire d’archivage:


MPR08 et MPR13 – Durée en gestion de cas

Date de sortie – date d’inclusion + 1

17.10 Onglet « Actions »

MPR10 – Délai entre la date de la demande et la première visite du GC

MPR14 – Nombre de visites à domicile

Nombre d'actions ou VAD où le champ Lieu de la visite = A domicile

Types d’actions comptabilisées :


MPR15 – Nombre d’appels téléphoniques

Nombre d'actions Appel téléphonique

MPR16 – Nombre d’appels téléphoniques par motif

Nombre d'actions Appel téléphonique répartition par motif :


MPR17 – Nombre d’appels téléphoniques avec patient / sans patient

Nombre d'actions Appel téléphonique où le patient est émetteur / récepteur :

MIN02 – Nombre de RCP

Nombre d'actions RCP à comparer avec le nombre de PSI


MIN03 – Nombre d’intervenants par catégorie de participant à la RCP / PSI


18 Indicateurs Gestion de Cas CNSA

18.1 Rappel du parcours MAIA dans SICO

18.2 Rappel des documents SICO à renseigner pour le calcul des indicateurs : Les états de dossier :

Etat initialisation

Etat Attribution

Etat Orientation

Etat Inclusion

Etat Ré-orientation

Etat Archivé

Form. « OEMD » (avec action de Publication)

Form. « PSI » (date + « oui »)

Form. « Synthèse Evaluation » (date + « oui »)

Action « suivi » (pour prise en compte des VAD => lieu : à hôpital, à domicile, à la

clinique)

Form. « Informations Administratives » (Consentement / assentiment)

18.3 Liste des indicateurs concernés

Les indicateurs sont générés trimestriellement.

Période 1er trimestre = du 01/01/N au 31/03/N

Période 2ème trimestre = du 01/01/N au 30/06/N




3.1. Nombre de personnes entrées en GC par ETP de GC

Nb de personnes entrées en GC depuis le 01/01/N = personnes dont l’inclusion [formulaire

état inclusion] est réalisée durant la période

! Penser à bien modifier l'ETAT Attribution à Inclusion et à rentrer la date de la 1ère VAD

(cependant cette date de VAD n’est pas prise en compte dans le calcul de cet indicateur)

3.2. Nombre de personnes en file active par ETP de GC

Nb file active = nb entrées en GC depuis le 01/01/N + nb personnes accompagnées en GC au

01/01/N

Nb personnes accompagnées en GC au 01/01/N = nb patients inclus avant le 01/01/N et qui

ne sont pas encore sorties ou sorties après le 01/01/N (inclus)

3.3. Nombre de personnes en file active étendue par ETP de GC

File active étendue = file active + nb de personnes dont l’Initialisation a été faîte durant la

période et qui n’ont pas d’inclusion durant la période

3.4. Nombre de personnes sorties de GC par ETP de GC

Nb sorties = personnes ayant une sortie dans la période (Réorientation ou Archive)

Réorientation : Réorientation durant la période

Archive : Archive durant la période

! Prise en compte des états « Archivé » et « Réorientation »


3.5. Charge en cas par ETP de GC

Charge en cas = patients à l’état inclusion au dernier jour de la période (et non sortis

(réorientés/archivés) au dernier jour de la période)

3.6. Nombre de personnes accompagnées (file active) avec un PSI actif

Nb file active = nb entrées en GC depuis le 01/01/N + nb personnes accompagnées en GC au

01/01/N

File active avec PSI actif = file active avec un PSI réalisé avant le dernier jour de la période

nb entrées en GC depuis le 01/01/N avec PSI actif = nb inclusions durant la période avec un

PSI réalisé durant la période

Nb personnes accompagnées en GC au 01/01/N avec PSI actif = nb patients inclus avant le

01/01/N et qui ne sont pas encore sortis ou sortis après le 01/01/N (inclus) avec un PSI réalisé

avant le dernier jour de la période

! Pour cet indicateur il est nécessaire d’avoir renseigné le formulaire « PSI »

3.7. Nombre moyen de VAD réalisées par ETP de GC

Nb VAD réalisées sur les 3 derniers mois = nb actions de type VAD_SUIVI (état <> Annulée)

dont le lieu est "A domicile","A l'hôpital" ou "A la clinique", réalisées durant le trimestre choisi

! Prise en compte des Actions « Suivi » des dossiers patients


3.9. Taux de consentement / assentiment

Numérateur = nombre de consentements recueillis pour la charge en cas = nombre de

consentements recueillis pour les personnes ayant le statut Inclusion au dernier jour de la

période

Dénominateur = Charge en cas = personnes ayant le statut Inclusion au dernier jour de la

période

! Prise en compte du formulaire « Informations Administratives »

3.10. Délai moyen entre la demande d’orientation et la 1ère VAD

- Délai moyen entre la demande d’orientation (Attribution) et l’inclusion

- Délai moyen entre la demande d’orientation (Initialisation) et l’inclusion

Calculés pour les patients inclus dans le trimestre choisi.

! Pour le calcul de l’indicateur, La 1ere VAD correspond à la date renseignée dans le document

« Etat Inclusion »

3.11. Délai moyen entre la 1ère VAD et la synthèse d’évaluation


! Création d’un nouveau document (comme pour PSI) pour renseigner si une synthèse est

rédigée et à quelle date.

3.12. Délai moyen entre la 1ère VAD et la validation du 1er OEMD

Délai moyen entre l’inclusion et la date de validation du 1er OEMD

Calculé pour les patients ayant eu la 1ère validation de leur évaluation (OEMD) durant le

trimestre

! L’OEMD est considéré comme VALIDE (et donc pris en compte dans cet indicateur) si et

seulement si il a été PUBLIE (action qui génère alors un PDF)



19 Annexe : présentation des principaux liens entre les formulaires et les synthèses

Des formulaires de synthèses sont alimentés par d’autres formulaires. Ils permettent d’obtenir toutes les informations nécessaires à la prise en

charge du patient dans un seul et même formulaire. Ces éléments sont en lecture seule afin d’éviter la saisie d’informations contradictoire.

19.1 EGS – ABCDEF



19.2 Synthèse EGS



20 Les niveaux de saisie Les niveaux de saisie sont en lien avec l’édition d’indicateurs. Ces indicateurs ont été définis en accord avec l’ARS au démarrage de SICO et

sont en cours de mise à jour.

Code Thématique Nom Formulaires Champs Nb Indic. Nb docs Nb champs MPE01 Personne Nombre d'inclusions

Inclusion Date inclusion 1 1 1 MPE02 Personne Répartition des personnes incluses par sexe

Inclusion Date inclusion 1 MPE03 Personne Répartition de personnes incluses par tranche d'âge

Inclusion Date inclusion 1 MPE04 Personne Répartition de personnes incluses par canton de domiciliation

Inclusion Date inclusion 1 MPE05 Personne Répartition de personnes incluses par régime d'affiliation

Inclusion Info Admin

Date inclusion Régime d'affiliation 1 1 1

MPE06 Personne Répartition de personnes incluses par trouble fonctionnel

Inclusion Recueil info GC

Date inclusion Onglet santé 4 champs 1 1 4

MPE07 Personne Nombre d'intervenants présents Onglet correspondant Données patient

Liste des correspondants Liste de l'entourage 1 2

MPR01 Processus Nombre de demandes d'inclusion

Recueil info GC 1 MPR02 Processus Répartition des demandes d'inclusion par type de demandeur

Recueil info GC Type de structure Type de demandeur 1 2


MPR03 Processus Nombre de demandes acceptées en gestion de cas

Inclusion Recueil info GC Date inclusion 1

MPR04 Processus Taux d'inclusion

Inclusion Recueil info GC Date inclusion 1

MPR05 Processus Nombre de demandes refusées en gestion de cas

Recueil info GC Réorientation Date réorientation 1 1 1

MPR06 Processus Répartition des refus d'inclusion par type d'orientation proposée

Recueil info GC Réorientation Orientation vers … 1 1

MPR07 Processus Nombre de sorties

Inclusion Archivage

Date inclusion Date sortie 1 1 1

MPR08 Processus Durée en gestion de cas (Nb jours)

Inclusion Archivage

Date inclusion Date sortie 1

MPR09 Processus Délais entre la réception de la demande et le retour au demandeur (refus ou inclusion)

Inclusion Recueil info GC Réorientation

Date inclusion Date réorientation 1

MPR10 Processus Délais entre la réception de la demande et la première visite du gestionnaire de cas Recueil info GC

Visite initiale Date 1 1 1 MPR11 Processus Nombre de personnes suivies par an

Inclusion Archivage


MPR12 Processus Nombre de nouvelles personnes par an

Inclusion Archivage


MPR13 Processus Durée moyenne d'intervention en GC

Inclusion Archivage



MPR14 Processus Nombre de visites à domicile Visite Initiale Visite de Suivi Evaluation social Expertise Date visite 1 3

MPR15 Processus Nombre de démarches téléphoniques

Appel téléphonique Date Nb appel 1 1 2

MPR16 Processus Nombre de démarches téléphoniques par motif

Appel téléphonique Date Motif 1 1

MPR17 Processus Nombre de démarches téléphoniques avec le patient ou sans le patient

Appel téléphonique

Date Emmetteur Recepteur 1 2

MCO01 Complexité Critères d'inclusion évoqués

Inclusion Date inclusion 10 critères d'inclusion 1 10

MCO02 Complexité GIR

Recueil info GC GIR 1 1 MCO03 Complexité Nombre et type d'aides pré-existantes

PSI

Onglet B&P - service en place Catégorie Type d'intervenant 1 1 2

MCO04 Complexité Nombre d'hospitalisations au total dans l'année Inclusion Hospitalisation

Date inclusion Date hospitalisation 1 1 1

MCO05 Complexité Nombre d'hospitalisation programmées dans l'année

Inclusion Hospitalisation

Date inclusion Date hospitalisation Hospitalisation programmée 1 1

MCO06 Complexité Critères d'alerte de la prise de contact

Recueil info GC Lever alerte (3 cases) 1 3


MIN02 Intégration Nombre de RCP (RCP/PSI)

RCP PSI Date 1 1 1

MIN03 Intégration Nombre d'intervenants par catégorie participant au RCP/PSI

RCP Participants 1 1 MIN04 Intégration Nombre de PSI réalisés (écrits)

PSI Date 1 MIN05 Intégration Nombre de personnes contactant le guichet intégré

Recueil info GC 1


% des indicateurs Niveau de saisie Formulaires Champs Nb Indic. Nb docs Nb champs

47% Premier niveau de saisie

Recueil info GC Inclusion Réorientation Archivage

Date inclusion Date réorientation Date Archivage Orientation vers … 16 4 4

68% Deuxième niveau de saisie

Info. Admin Recueil info GC + complet Inclusion Hospitalisation Réorientation Archivage

Admin Régime Recu. GIR Recu. Onglet santé 4 champs Recu. Lever alerte (3 cases) Recu. Type de structure Recu. Type de demandeur Date inclusion Hospitalisation Date Hospitalisation programmée Date réorientation Date Archivage Orientation vers … 23 6 17

100% Troisième niveau de saisie

Info. Admin Recueil info GC + complet Inclusion Hospitalisation Réorientation Archivage Onglet correspondant Données patient Visites Appel téléphonique RCP/ PSI

Admin Régime Recu. GIR, Onglet santé Lever Recu. Type de structure et demandeur Hospitalisation Date, hospi programmée Dates inclusion, réorientation, Archivage Orientation vers … Liste des correspondants et entourage Date visites, appels Nb appel Emmetteur / Recepteur 10 critères d'inclusion PSI - Onglet B&P - service en place PSI - Catégorie PSI - Type d'intervenant RCP Participants 34 15 37


Présentation du 3ième niveau de saisie (100 % des statistiques)

Thématique MAIA

Formulaire

Onglet Données

ADM – Informations administratives

Informations administratives

Recueil d’info. et d’orientation en GC

Attention : la date de la demande de prise en charge correspond à la date du formulaire renseigné au moment de sa création !

La demande

Santé

Autonomie

Famille Social

Economie – Administratif

Données patient

Entourage

Onglet correspondant

Hospitalisation


Formulaire

Onglet Données

Inclusion Inclusion

MAIA

Réorientation

Archivage

PSI

Attention : la date du PSI correspond à la date du formulaire renseigné au moment de sa création !

Besoins et problématiques

Action

Données

Appel téléphonique

RCP

…

Visite d’évaluation initiale

Visite de suivi VAD d’expertise

Suivi social Visite d’évaluation initiale PPS

Visite de suivi soins palliatifs

Le lieu de la réunion s’il est présent dans le compte rendu est à renseigner afin de compter le nombre de visite à domicile.