SIGNER EN LIGNE - FNAIM€¦ · 1 circuit pour la signature des informations pré-contractuelles et 1 circuit pour la signature du mandat Etape : permet de gérer le séquencement

Guide utilisateur Signature électronique AVRIL 2019 - 1/38

SIGNER EN LIGNE

GUIDE UTILISATEUR POUR LES ADHÉRENTS FNAIM


GUIDE UTILISATEUR pour les adhÉrents fnaim ..................................................................................... 1

1. Glossaire ................................................................................................................................... 3

2. Se connecter ............................................................................................................................. 4

3. Barre de navigation ................................................................................................................... 5

4. Gérer son compte ...................................................................................................................... 5

5. Accéder à la page d’accueil ....................................................................................................... 6

6. Visualiser ses circuits ................................................................................................................ 6

7. Créer un nouveau circuit .......................................................................................................... 10

8. Finaliser ses circuits ................................................................................................................ 21

9. Le fichier de preuve ................................................................................................................. 22

10. Gérer des modèles de circuit ............................................................................................... 23

11. Accès aux documents signés et au dossier de preuve ......................................................... 27

12. Statistiques, rapports et suivi consommation ........................................................................ 28

13. Administrer des utilisateurs .................................................................................................. 30

14. Gestion de l’annuaire (niveau avancé) ................................................................................. 31

15. Gestion de l’organisation des équipes (niveau avancé) ........................................................ 32

16. Langues ............................................................................................................................... 33

17. Aide...................................................................................................................................... 34

18. Annexe 1 : Les étapes de signature de votre destinataire de circuit ..................................... 34


1. Glossaire

Document à signer : fichier PDF associé à un circuit. Il est généralement contractuel. Sera lu, accepté et signé électroniquement

Ex : Bail, compromis…

Annexe : document généralement réglementaire / juridique ou d’information. Pourra ou devra être visualisée et téléchargée mais n’est ni signée, ni archivée.

Ex : pièce d’identité.

Circuit : c’est un parcours de signature. Il correspond à un ensemble de documents qui peuvent être complétés puis signés par une ou plusieurs personnes. Un circuit peut aller :

- Du simple : un document à faire signer par un seul destinataire

- Au complexe : plusieurs documents, plusieurs types d'actions, plusieurs destinataires, ...

Exemples pour les professionnels de l’immobilier

• 1 bail = 1 circuit

• 1 compromis = 1 circuit

• 1 ordre de mission = 1 circuit

• 1 mandat = 2 circuits

1 circuit pour la signature des informations pré-contractuelles et 1 circuit pour la signature du mandat

Etape : permet de gérer le séquencement des actions.

Destinataire : toute personne physique concernée par un circuit.

Signataire : personne à qui il est demandé de signer un ou des document(s).

Approbateur : personne à qui il est demandé de viser un ou des document(s).

Action : tâche à réaliser par un destinataire : signature, approbation, complétion, …

Notification : action visant à informer par email un destinataire d'une information ou d'une action à réaliser.

Composition : action de placer des champs de saisie et/ou de signature sur un document.

eDoc : visionneuse PDF développée dans la roadmap de Contralia.

A SAVOIR

Une F.A.Q juridique métier est disponible sur votre extranet

https://extranet.fnaim.fr/Newsletters/news-marketing/2018/01-signature-electronique/FAQ-signature-electronique.pdf




2. Se connecter

Deux modes de connexion sont disponibles :

- Connexion depuis l’espace personnel adhérent www.fnaim.org bouton « Signature Électronique » - Connexion depuis l’application FNAIM Légal bouton « Accéder à la signature électronique »

www.fnaim.org

Accès depuis l’interface FNAIM Légal

Vous avez reçu votre email de création de compte et vous n’accédez pas au portail Signer en ligne depuis les applicatifs FNAIM ? Contactez [email protected]

http://www.fnaim.org/

http://www.fnaim.org/

mailto:[email protected]


3. Barre de navigation

Une fois connecté, l’utilisateur a accès aux fonctionnalités du portail grâce à la barre de navigation en haut de page.

4. Gérer son compte

L’utilisateur déjà connecté à l’application peut accéder aux options de gestion de son compte utilisateur en cliquant sur ses initiales, située à droite de la barre de navigation principale, puis en sélectionnant préférence. 1er accès au portail Signer en ligne L’administrateur du compte peut ajouter des utilisateurs de son agence depuis ADMINISTRATION (en haut à droite) > NOUVEL UTILISATEUR et leur attribuer des profils. L’adresse email doit être la même que la connexion à fnaim.org pour faire la passerelle avec Signer en ligne. Pour créer des circuits de signature, il faut cocher le profil RESPONSABLE MÉTIER et/ou GESTIONNAIRE DE CIRCUITS

Dans cet espace, l’utilisateur peut modifier ses informations personnelles, la langue de son interface et des notifications envoyées et consulter les informations administratives de son environnement.


5. Accéder à la page d’accueil

Après s’être connecté, l’utilisateur arrive sur la page d’accueil. Sur cette page, les notions de circuits et modèles sont réexpliquées et l’utilisateur peut accéder en un clic aux principales fonctionnalités du portail, selon ses droits.

6. Visualiser ses circuits

En cliquant sur « Visualiser circuits » sur la page d’accueil ou « Circuits de signature » dans la barre de navigation, l’utilisateur arrive sur la page de listing des circuits. Il y voit, selon ses droits, l’ensemble des circuits créés.


Cette liste des circuits présente uniquement les informations majeures de chaque circuit afin de donner une vue d’ensemble des circuits rapidement :

Nom du circuit Il s’agit du nom ou titre qui a été attribué au moment de la création du circuit. Au survol du titre du circuit, son identifiant unique s’affiche après quelques secondes.

Dernier évènement majeur

Il s’agit soit de la date et heure de la dernière action réalisée sur le circuit soit de la date d’ expiration lorsque celle-ci est proche

Etat du circuit Un circuit peut avoir les statuts suivants :

En cours

Terminé

Expiré

Annulé : au survol, le motif d’annulation du circuit s’affiche

Refusé : au survol, le motif de refus s’affiche

Action à réaliser : lorsque celle-ci doit se faire en face à face ou l’utilisateur en cours a lui-même des actions à réaliser

Bouton d’action Les actions disponibles à partir de ce bouton varient selon le statut du circuit. Voici l’ensemble des actions possibles :

Visualiser le circuit

Faire réaliser une action en face à face

Réaliser une action

Annuler un circuit en cours

Relancer les destinataires de l’étape courante d’un circuit en cours

Télécharger les documents

Télécharger le fichier ou le dossier de preuve d’un circuit terminé et

archivé

Supprimer : uniquement lorsque le circuit a atteint son état final c’est-à-dire

lorsqu’il est terminé, annulé, refusé ou expiré. La suppression d’un circuit

entraine son effacement de la liste des circuits. Il n’est plus comptabilisé

dans les statistiques. Les documents signés restent disponibles dans le

coffre d’archivage.

Une vue détaillée du circuit est directement accessible depuis la page de la liste des circuits en cliquant sur les différents éléments textuels du circuit sur la ligne de résumé : nom du circuit, dernier évènement, … Une vue détaillée s’ouvre alors sans quitter la page de la liste des circuits permettant d’avoir un accès rapide aux différents détails du circuit.

La vue détaillée se referme de la même façon c’est-à-dire en cliquant sur la ligne de résumé du circuit.

Cette vue présente les éléments suivants :


Le schéma du circuit est mis à jour en fonction de l’avancement du circuit. L’état de l’action est précisé par destinataires par la couleur du cercle autour des initiales des destinaires et la petite icone au dessus du cercle :

Vert : l’action a été réalisée. La date et l’heure de réalisation de l’action sont précisées

Bleu : l’action est à réaliser dans l’étape en cours. Le type d’action à réaliser est indiqué

Gris : l’action se fera lors d’une étape ultérieure. Le type d’action qui devra être réaliser est précisé.

Des boutons d’action sont présents pour l’étape en cours. Ils permettent de :

Réaliser ou faire réaliser une action

Relancer

Recherche de circuits

Un affichage rapide sur la gauche permet à l’utilisateur de filtrer rapidement les circuits selon leur statut ou le mode de réalisation :

Pour retrouver un circuit, l’utilisateur peut faire une recherche sur le nom d’un circuit ou ses mots clés et si besoin il peut utiliser la zone disponible en haut de la liste des circuits pour faire une recherche avancée, sur les divisions, les statuts ou les dates de création :


Export de circuits

Il est possible d’exporter la liste des circuits au format CSV (avec le point virgule comme séparateur de colonnes) en cliquant sur le bouton correspondant. L’export dépend des filtres appliqués : le nombre de circuits dans l’export sera identique à celui affiché sur l’interface.

A savoir : pour des raisons de performances, l’export est limité à 500 circuits.

Cet export contient les informations suivantes :

Créateur du circuit

Entité fille / market place (si l’option est activée)

Titre du circuit

Mots clés (séparés par des virgules)

Division (si l’option est activée)

Documents (séparés par des virgules)

Destinataires (nom prénom email action pour chaque destinataire et ces derniers étant séparés par des virgules)

Statut du circuit

Date de création

Date de dernière action


7. Créer un nouveau circuit

Pour créer un nouveau circuit, l’utilisateur - profils qui peuvent créer des circuits de signature :

Responsable métier ou Gestionnaire de circuit. Pour administrer vos profils Utilisateur rendez-vous

dans le paragraphe 12 « Ajouter des utilisateurs » - doit cliquer sur

ou

Ces boutons sont accessibles sur différentes pages :

- Depuis la page d’accueil - Depuis la page de listing des circuits - Depuis la page de listing des modèles

La création d’un circuit se décompose en plusieurs blocs. Il n’y a pas d’ordre pour les compléter mais ils permettent de bien différencier les différentes actions à réaliser pour créer un circuit.

1. Définir son circuit

Le premier encart permet à l’utilisateur de définir les propriétés de son circuit.

- Le nom et les mot-clés permettront à l’utilisateur de retrouver facilement ce circuit parmi l’ensemble de la liste sur la page de suivi.

L’utilisateur peut aussi gérer les paramètres avancés qui concernent l’ensemble du circuit.

Paramétrage avancé

Plusieurs paramètres avancés sont à votre disposition pour mieux répondre à vos besoins. Ces paramètres s’enrichissent au fur et à mesure des développements de Signer en Ligne.

Au niveau du titre du circuit, l’utilisateur peut accéder aux paramètres avancés en cliquant sur le bouton correspondant.


- Lecture des documents. Plusieurs niveaux de lecture peuvent être paramétrés. Par défaut, la lecture est obligatoire. Ainsi, le destinataire est obligé de consulter l’ensemble des documents pour réaliser son action. La lecture partielle obligera le destinataire à ouvrir l’ensemble des documents du circuit avant de pouvoir réaliser son action. Enfin la lecture facultative n’obligera pas à lire l’ensemble des documents du circuit, c’est-à-dire à scroller jusqu’en bas de chaque document avant de pouvoir réaliser son action.

- Autoriser la modification du numéro de téléphone. Par défaut, cette option est décochée : les destinataires dont le numéro de téléphone est renseigné dans le circuit ne peuvent pas le modifier. En cochant cette option, le destinataire aura la main pour modifier son numéro de téléphone au moment de la signature.

- Ajouter une page aux documents avec les pavés de signature. Par défaut, cette option est décochée. La cocher entrainera l’ajout automatique d’une page à l’ensemble des documents du circuit (hors annexes). Cette page contiendra le visuel de signature des destinataires devant signer.

- Langue. Par défaut, la langue des notifications du circuit est celle paramétrée par l’utilisateur dans ses préférences. Il peut cependant la modifier pour un circuit donné.

- Délai avant expiration du circuit. Par défaut, la durée de vie des circuits est la même pour tous les circuits créés. Dans les paramètres avancés, il est possible de modifier cette valeur pour un circuit donné.

A savoir : le délai saisit au niveau du circuit est nécessairement inférieur ou égale au délai paramétré globalement.

2. Ajouter les documents à signer

Dans un deuxième bloc, l’utilisateur peut gérer les documents de son circuit.

Pour ajouter un document, l’utilisateur a deux possiblités :

- Cliquer le bouton qui ouvrira un explorateur de fichier


- Effectuer un cliquer / déposer du fichier dans la zone en pointillés

Les documents d’un circuit devant faire l’objet d’une signature doivent être obligatoirement au format PDF. Il peut y en avoir un ou plusieurs par circuit.

Voir paragraphe ci-après « Création d’un PDF»

Chaque destinataire verra les documents du circuit qui lui auront été assignés. Les documents seront signés et archivés (hors Annexes) dans un coffre fort électronique à vocation probatoire en fin de circuit pendant une durée de 10 ans dans le cas où l’adhérent a souscrit au pack Archivage.

Les signataires des documents ont eux 30 jours pour télécharger leurs documents signés.

Les Annexes

Si l’utilisateur veut ajouter des annexes aux documents du circuit, il peut cliquer sur « Ajouter des annexes ». Cela aura pour effet d’ajouter un nouveau bloc, à l’interface similaire.

Les annexes peuvent, elles, être au format PDF, au format Office (Word, Excel, Power Point) ou au format image. Les annexes seront accessibles au destinataire lorsqu’il réalisera son action. Elles ne seront ni signées ni archivées en fin de circuit.


RECOMMANDATION MÉTIER

Les documents que vous ajoutez en Annexes ne font pas l’objet d’une signature contractuelle.

Pour les documents que vous devez faire signer, veuillez les ajouter via le bouton « AJOUTER DOCUMENT ».

Exemple pour un BAIL, mettre via le bouton « ajouter document » (un PDF par document) :

Le bail

La notice explicative

Le Dossier diagnostic technique (DDT)

Exemple pour un COMPROMIS, mettre via le bouton « ajouter document » (un PDF par document) :

Le compromis

L’attestation de remise supports loi ALUR

Le Dossier diagnostic technique (DDT)

Vous avez la possibilité d’ajouter autant de documents à faire signer.

Création d’un PDF

Il existe différentes possibilités de créer ou convertir vos documents qui seront destinés à la signature en format PDF.

Exemples :

1/ Sauvergarder son document word au format PDF via la fonctionnalité « Enregistrer sous »

2/ Convertir vos supports (principalement des .doc) grâce à des convertisseurs en ligne en les glissant directement dans l’encart indiqué. Rendez-vous sur : https://smallpdf.com/fr/convertisseur-pdf

3/ Télécharger un logiciel gratuit (ex : PDF Creator). Il vous suffira alors d’ouvrir votre document, aller dans le menu Edition > Imprimer et choisir l’imprimante PDF Creator. Vous pourrez alors enregistrer votre document au format PDF.

Alerte PDF protégé

Vous êtes susceptible d’avoir des PDF protégés par un mot de passe (ex : diagnostics techniques).

https://smallpdf.com/fr/convertisseur-pdf


Dans ce cas, lorsque vous téléchargez un PDF protégé, un message d’alerte s’affiche sur votre écran vous demandant de déprotéger le document concerné (cf capture ci-dessous).

Solution : scanner le document et enregistrer un nouveau PDF.

3. Gestion du parcours de signature

Dans un troisième bloc, l’utilisateur doit spécifier la procédure en définissant les destinataires du circuit et les actions qu’ils devront réaliser.

Un destinataire se définit par son nom, son prénom, son email, potentiellement son numéro de téléphone et une action à réaliser.

En cliquant sur la flèche au niveau du destinataire, l’utilisateur peut :

- Supprimer le destinataire en cas d’erreur de saisie

- Ajouter le destinataire courant à l’annuaire, afin de gagner du temps lors des prochaines saisies

- Renseigner les champs du destinataire courant à partir de l’annuaire, afin de gagner du temps lors de la saisie


Pour faciliter l’identification du bon contact lors de l’import depuis l’annuaire, il est possible d’utiliser la barre de recherche qui permet de filtrer les informations. Cette recherche peut s’effectuer sur toutes les informations relatives au contact.

Il y a autant de d’adresse mail et de numéro de portable qu’il y a de destinataire, unique par personne.

A SAVOIR

Le numéro de téléphone du ou des destinataires que vous aurez saisi dans la création d’un circuit n’est pas modifiable par le signataire lorsqu’il aura à signer le document.

Les actions possibles sont les suivantes :

- Signer – le destinataire signera électroniquement l’ensemble des documents du circuit (hors annexes). Plusieurs mode de signature son possible :

o Code SMS – le destinataire recevra un code à 6 chiffres sur son téléphone lui permettant de donner son consentement pour l’apposition de sa signature.

o Code email – le destinataire recevra un code à 6 chiffres sur son adresse e-mail lui permettant de donner son consentement pour l’apposition de sa signature.

o Signature manuscrite – le destinataire dessine sa signature à l’aide de sa souris ou sur un écran tactile.

- Compléter – le destinataire devra compléter les zones de texte qui lui sont associées. - Approuver – le destinataire devra approuver l’ensemble des documents du circuit. L’approbation

ne déclenche pas de signature, elle permet juste à un destinataire de valider les documents avant de démarrer les actions suivantes (exemple : le responsable agence)

- Ajouter justificatifs – le destinataire devra ajouter des documents. La sélection du ou des justificatifs que le destinataire devra ajouter s’effectue dans une nouvelle liste déroulante. Des documents prédéfinis sont disponibles, mais il est possible d’ajouter d’autres types de justificatifs.


- Recevoir pour information – le destinataire n’a pas d’action à effectuer. Il reçoit simplement

pour information l’ensemble des documents du circuit.

Les actions peuvent être réalisées de deux façons :

- A distance – lorsqu’il devra réaliser une action, le destinataire recevra un email contenant un lien lui permettant d’agir sur les documents. En face à face – Sur son interface de suivi des circuits, il aura un bouton « Faire signer », « Faire compléter » ou « Faire approuver » lui permettant d’ouvrir une nouvelle page. A ce moment il donnera la main au destinataire qui est en face de lui afin de lui permettre de réaliser son action. A savoir : un destinataire en face à face ne reçoit pas d’email pour réaliser son action. Par conséquent, il n’est pas possible de le relancer. En revanche, il recevra bien l’email avec les documents finalisés lorsque le circuit sera terminé, c’est-à-dire lors que l’ensemble des actions auront été réalisées.

Doubles actions :

- Ajout de pièces justificatives et signature/complétion/approbation : L’action d’ajout de pièces justificatives peut être réalisée en même temps qu’une action de signature, complétion ou approbation. Pour cela, il faut sélectionner en première action « Ajouter justificatif(s) » puis cliquer sur « Ajouter une action ». Lors de la réalisation, le destinataire devra d’abord ajouter ses documents avant de pouvoir réaliser sa seconde action.

- Complétion des documents et signature : Pour simplifier la réalisation du circuit il est possible de compléter et signer des documents en même temps. Pour cela, sélectionner l’action « Doit compléter » puis cliquer sur « Ajouter une action » et choisir « Doit signer ». Lors de la réalisation du circuit, le destinataire devra compléter les documents avant de pouvoir les signer. Important : seul un destinataire du circuit pourra compléter et signer en même temps. C'est uniquement la dernière personne à compléter le document qui pourra également le signer.

Plusieurs destinataires peuvent être ajoutés au circuit. Il faut pour cela utiliser le bouton « Ajouter destinataire » ou utiliser une des actions secondaires :

- Ajouter destinataire depuis mes contacts - M’ajouter en tant que destinataire


- Dupliquer le dernier destinataire

Les destinataires pourront agir dans n’importe quel ordre. Si l’utilisateur a besoin de séquencer les actions, il devra « ajouter une étape ».

L’étape 2 ne démarrera que lorsque l’étape 1 sera terminée. Pour cela, tous les destinataires de l’étape 1 devront réaliser leurs actions. Remarque : des paramètres avancés peuvent être définis au niveau de l’étape. Ils permettent par exemple de n’attendre l’action que d’un destinataire de l’étape avant de la considérer comme terminée et déclencher la suivante. Ce paramétrage revient à demander à un des destinataires d’approuver les documents. Il peut y avoir autant d’étapes que l’utilisateur le souhaite. Recommandation métier Pour un compromis, vous avez la possibilité de faire signer un second destinataire dans une seconde étape (et ainsi de suite si plusieurs étapes), et d’ajouter un délai d’envoi différé dans cette nouvelle étape. Exemple : faire signer le second destinataire 1 jour après la validation du premier destinataire. Exemple


Dans l’exemple ci-dessus, Lisa et Anne-Marie devront réaliser l’action de signature avant que Martin ne reçoive à son tour un email lui permettant de visualiser et signer les documents du circuit. Vous pouvez également ajouter un départ différé après que l’étape précédente ait été validée en vous rendant directement dans les paramètres de l’étape (cf ci-dessous).

Pour mieux visualiser le parcours, l’utilisateur peut se référer au schéma de circuit sur la gauche de la page. Ce dernier permet de visualiser le séquencement des actions des destinataires (identifiés par leurs initiales).


4. Configurer son circuit

Lorsque l’utilisateur a fini de configurer son circuit, il a la possibilité de choisi 2 méthodes :

MÉTHODE 1 : PERSONNALISÉE (apposition manuelle des pavés de signature)

Cliquer sur « Suivant » où il va pouvoir composer les documents permettant à l’utilisateur de placer :

- Des champs de type texte et des cases à cocher qui seront complétés par les destinataires ayant l’action correspondante

- Des champs de type signature qui permettront d’associer un visuel à une signature électronique. A savoir : ce visuel est facultatif et n’impacte pas la validité d’une signature.

Chaque champ posé sur le document doit être « Assigné à » un destinataire. Celui lui permettra d’agir sur le champ. Ajouter un bloc de signature visuelle Pour apposer un bloc de signature « visuelle » sur votre document, il vous suffit de cliquer sur le bloc « Signature » et de faire glisser le bloc qui s’affiche sur l’endroit où vous souhaitez faire signer votre destinataire puis de l’assigner à un contact. Vous pouvez apposer 1 bloc de signature par document et par destinataire.

MÉTHODE 2 : LA PLUS RAPIDE (apposition automatique des pavés de signature)

S’il n’a pas besoin de modifier les documents, il peut « Envoyer directement » le circuit. A ce moment, l’utilisateur a un message de confirmation et les destinataires de la première étape reçoivent un email afin de réaliser leurs actions.


A SAVOIR

Dans le cas d’un envoi direct de votre circuit, vous avez la possibilité d’ajouter une page vierge à la fin du document qui permettra au signataire d’apposer une signature « visuelle ». Pour cela, il suffit de vous rendre dans les paramètres avancés du circuit et de cocher la case « Ajouter une page aux documents avec les pavés de signature » (cf captures ci-dessous).

Sauvegarde du circuit en tant que brouillon

Si des éléments du circuit n’ont pas encore pu être renseignés le circuit peut être sauvegardé en tant que brouillon :


Il sera ensuite possible de l’éditer à nouveau avant de pouvoir l’envoyer à la signature. Dans la liste des circuits le circuit sauvegardé en tant que brouillon apparait comme ceci :

Pour le modifier il suffit de cliquer sur continuer. Le circuit est affiché en mode « création ». Si nécessaire le circuit peut à nouveau être sauvegardé en tant que brouillon jusqu’à ce qu’il soit finalisé et puisse être envoyé à la signature.

8. Finaliser ses circuits

Une fois le circuit lancé, les destinataires vont pouvoir réaliser leurs actions. Pour rappel, il y a 2 modes

de réalisation des actions :

- A distance – le destinataire reçoit un email de notification contenant un lien. En cliquant sur ce lien, il pourra réaliser l’action qu’il a à faire.

- En face à face – le destinataire ne reçoit pas d’email. Sur la liste des circuits, le créateur du circuit aura un bouton « Faire signer », « Faire compléter » ou « Faire approuver » selon l’action à réaliser. Cela ouvrira une nouvelle page qui permettra au destinataire de réaliser son action. Le gestionnaire donnera le contrôle au destinataire.

Une fois que le destinataire a la main pour réaliser son action, qu’il soit en face à face ou à distance, il a alors accès aux documents annexes du circuit sur la gauche de la page et peut visualiser les documents qu’il doit traiter. S’il doit d’abord ajouter des justificatifs, le destinataire verra ses documents mais ne pourra pas agir dessus tant qu’il n’aura pas ajouté ses justificatifs.

Pour réaliser l’action sur les documents, le destinataire peut agir sur le document directement ou bien via les boutons disponibles dans le panneau latéral droit.


Lorsque le circuit est terminé (c’est-à-dire que toutes les actions été réalisées), alors l’ensemble

des destinataires reçoivent un email avec un lien leur permettant de télécharger les documents finalisés.

Si les destinataires ne traitent pas leur action, une relance automatique est envoyée au bout d’un

délai de 2 jours.

Si le circuit est refusé, abandonné, annulé ou expiré, alors les destinataires en sont informés.

9. Le fichier de preuve

Une fois votre circuit de signature finalisé (tous les destinataires ont signé), vous avez accès au fichier de preuve. Il permet de rassembler les éléments de preuve d’existence d’un accord et recense tous les évènements survenus lors du processus de contractualisation (certificats utilisés, signatures générées, IP de connexion, l’identification dues signataires, les actions du signataire sur l’interface de contractualisation...). Pour garantir son authenticité, son intégrité et le maintien dans le temps de sa vocation probante, la preuve est scellée, horodatée puis archivée dans un coffre-fort numérique à vocation probante.

A SAVOIR La distinction entre la signature électronique et la signature visuelle Une signature électronique est composée d’une suite de chiffres et n’est pas visuelle comme cela est le cas pour une signature manuscrite. Un mécanisme de double clés numériques va permettre à la signature électronique d’être liée à un document ainsi qu’à la personne qui signe l’acte. C’est elle qui donne la valeur juridique au document que vous allez faire signer.

Néanmoins, conscient de la prégnance de la signature « visuelle » dans les usages, la technologie du portail Signer En Ligne offre au professionnel la possibilité d’apposer, sur chaque document, des encarts de signature dite « visuelle » manuscrite ou avec un sceau électronique.


10. Gérer des modèles de circuit

Les modèles servent à gagner du temps dans le processus de création des circuits en obtenant des circuits déjà pré-remplis avec les informations du modèle.

1. Listing des modèles

Les interfaces de gestion des modèles ressemblent fortement à celles des circuits.

Sur cet écran, l’utilisateur va pouvoir visualiser l’ensemble des modèles qui ont été créés. Sont présentés dans cette liste :

- Le nom des modèles - Les documents s’ils ont été renseignés - Les destinataires s’ils ont été renseignées - affichés dans l'ordre en différenciant les étapes, sur

plusieurs lignes si nécessaire

La signature électronique est visible sur le PDF signé


- Le statut - Prêt à être utilisé ou brouillon - La date de création du modèle - Un bouton contextuel permettant, selon les statuts, de :

o Utiliser le modèle pour créer un circuit à partir de sa structure (seulement si le modèle est

au statut « Prêt à être utilisé »)

o Modifier le modèle

o Visualiser le modèle (sans possibilité de le modifier)

o Supprimer le modèle

o Dupliquer le modèle

2. Création d’un modèle

Pour créer un nouveau modèle, l’utilisateur doit cliquer sur :

La création d’un modèle se réalise de la même manière qu’un circuit :

- Bloc de définition du modèle et de ses paramètres avancés (qui permettent notamment de verrouiller la structure du modèle lors de la création d’un circuit basé sur sa structure)

- Bloc de gestion des documents et annexes - Bloc de gestion de la procédure et visualisation du parcours sur la gauche

L’utilisateur doit renseigner un nom à son modèle. Les autres informations sont facultatives. Ainsi, il peut renseigner les informations qui sont fixes dans ses processus.

Par exemple, si dans le cadre de la signature de ses contrats il accompagne toujours le document par une même annexe, il peut définir un modèle avec les informations suivantes :

- L’annexe

- L’action du destinataire


Ainsi, lorsque l’utilisateur créera un circuit à partir de ce modèle, ces informations seront déjà pré-renseignées. Il n’aura plus qu’à ajouter le contrat, renseigner les informations relatives au destinataire puis il pourra démarrer le circuit très rapidement.

Paramétrage avancé d’un modèle

Les paramétrages présentés au niveau du circuit sont aussi accessibles au niveau des modèles. Il s’enrichissent en revanche pour permettre de verrouiller certaines actions aux utilisateurs du modèle.


- Figer les paramètres du modèle. Ce paramètre, accessible au niveau des paramètres avancés du modèle, permet d’empêcher la modification des paramètres définis au niveau du modèle par l’utilisateur de celui-ci.

- Verrouiller la structure du modèle. Ce paramètre est accessible au niveau des paramètres avancés du modèle. Cocher cette option entrainera le blocage de l’ajout, la modification ou la suppression des documents, des étapes et des destinataires pour l’utilisateur du modèle. Il pourra seulement compléter les champs laissés vides.

- Figer les documents. Ce paramètre est accessible au niveau de la roue crantée des documents. Cocher cette option entrainera le blocage de l’ajout, la modification et la suppression des documents par l’utilisateur du modèle. Il gardera en revanche la main sur la définition du parcours et des étapes.

- Figer les actions de l’étape. Ce paramètre est accessible au niveau de chaque étape, via les roues crantées. Cocher l’option entrainera le blocage de l’ajout, la modification et la suppression

-


- des destinataires et de leurs actions par l’utilisateur du modèle. Il gardera en revanche la main sur les documents du circuit.

Validation d’un modèle

Lorsque l’utilisateur a fini de configurer son modèle, il a trois possibilités :

- Suivant - permet de composer les documents du modèle s’il y en a. Après la composition, le modèle sera au statut « Prêt à être utilisé ».

- Valider - permet d’enregistrer le modèle et le passer au statut « Prêt à être utilisé ». Les gestionnaires pourront l’utiliser pour créer un circuit.

- Enregistrer - sauvegarde le travail de l’utilisateur mais le modèle reste au statut « Brouillon ». Ainsi, il ne sera pas visible par les utilisateurs voulant créer un circuit à partir d’un modèle.

11. Accès aux documents signés et au dossier de preuve

Lorsqu’un circuit est terminé, c’est-à-dire lorsque toutes les actions ont été réalisées, les destinataires reçoivent un email leur permettant de télécharger les documents finalisés. Selon le paramétrage client, soit les documents sont directement en pièces jointes du mail, soit le destinataire a un lien (actif pendant 30 jours) lui permettant de télécharger l’ensemble des documents.

A savoir : afin d’assurer la remise des emails, si le volume des documents du circuit est supérieur à 5 Mo, alors les documents seront disponibles sous forme de lien quel que soit le paramétrage de l’environnement.

Le gestionnaire peut quant à lui récupérer les documents directement sur le portail Signer en Ligne, depuis la page de listing des circuits, en choisissant comme action secondaire « Télécharger les documents »


Par cette interface, l’utilisateur peut aussi télécharger :

- Le fichier de preuve – Il s’agit d’un fichier PDF généré par DOCAPOST, contenant l’ensemble des traces liées aux circuits.

- Le dossier de preuve – Il s’agit une archive ZIP contenant les documents signés, les pièces jointes et annexes, les propriétés du circuit ainsi que le fichier de preuve au format XML.

12. Statistiques, rapports et suivi consommation

En cliquant sur « Rapport » dans le haut de page, l’utilisateur accède aux statistiques d’usage du portail.

Sur cette page, il pourra notamment voir :

- Le nombre de circuits par statut. - Le taux de transformation, c’est-à-dire le pourcentage de circuits terminés correctement par

rapport aux circuits créés. - Le temps de réalisation moyen des circuits par statut. - Le nombre total de documents signés.

Des critères peuvent être définis pour filtrer les données. Ils permettent par exemple de ne voir les statistiques que sur une certaine période ou pour un groupe d’utilisateurs donné.


Accessible dans le menu du haut du site, la fonctionnalité « conso » vous permet de visualiser votre nombre de circuits et d’archivage consommés et restants. Vous serez alerté par email dès que votre seuil de consommation est atteint.


13. Administrer des utilisateurs

Selon ses droits, l’utilisateur peut administrer les utilisateurs de l’environnement. Pour cela, il doit se rendre dans le panneau d’administration accessible en cliquant sur ses initiales.

Sur cette page, l’utilisateur voit la liste des utilisateurs de l’environnement. Pour chacun, il y a un bouton contextuel permettant de :

- Visualiser l’utilisateur - Modifier l’utilisateur - Supprimer l’utilisateur - Désactiver un utilisateur actif - Renvoyer le mail d’activation du compte

Sur cette page, l’utilisateur peut créer un nouvel utilisateur en utilisant le bouton « Nouvel utilisateur ».

Un utilisateur se définit par un nom, un prénom, un email, un téléphone (optionnel), des mots clés (optionnels) et des autorisations. Les autorisations disponibles sur le portail sont les suivantes :

- Administrateur – ce rôle est accordé à l’administrateur du compte

o Il a tous les droits pour gérer son environnement client o Il peut gérer les comptes utilisateurs o Il peut voir les circuits et modèles mais ne peut pas en créer.

- Responsable métier o Il permet d’accéder à tous les circuits et modèles de l’environnement


o Il peut créer et gérer circuits et modèles - Gestionnaire de circuit

o Il peut créer et gérer ses circuits o Il ne voit que ses propres circuits o Il peut utiliser mais non créer de modèles

- Gestionnaire de circuit (Accès restreint) o Il ne peut créer de circuit qu’à partir de modèle o Il ne voit que ses propres circuits o Il ne peut pas créer de modèle

- Gestionnaire de modèles o Il ne voit pas les circuits o Il peut créer, modifier et gérer les modèles

- Responsable suivi o C’est un compte en lecture seule o Visibilité sur tous les circuits et modèles o Accès aux statistiques

- Responsable paramétrage o Peut gérer les paramètres de l’environnement

14. Gestion de l’annuaire (niveau avancé)

Si un utilisateur fait régulièrement signer un même destinataire (exemple avec un bailleur professionnel), pour éviter de devoir resaisir manuellement les informations systématiquement, il peut utiliser son annuaire de contacts. Cet annuaire est transverse à l’ensemble des utilisateurs de l’environnement client.

Les contacts sont définis par leur nom, prénom, email, numéro de téléphone (facultatif) et mots clés (facultatifs). La liste des contacts et la création d’une nouvelle entrée sont sur des interfaces similaires à celles permettant de gérer les utilisateurs.

Une fois les contacts renseignés, ils sont utilisables dans la création de circuit, au niveau de l’ajout de destinataire.


15. Gestion de l’organisation des équipes (niveau avancé)

Si la complexité de votre organisation le nécessite, votre environnement peut être configuré avec des groupes et des sous-groupes.

Le lien d’accès à la plateforme est de la forme https://pes.docapost-bpo.com/selv2/#/entité/groupe.

Si le groupe n’est pas renseigné dans le lien, alors il s’agit d’un accès au niveau entité et les données de l’ensemble des groupes seront visibles. Les accès dépendent des droits utilisateur.

Les sous-groupes correspondent à la notion de division disponible sur le portail. Ces divisions permettent de gérer des groupes d’utilisateurs et de limiter la visibilité des circuits :

- Ainsi, un utilisateur étant responsable métier au niveau de la division / du sous-groupe A verra l’ensemble des circuits de sa division mais ne verra pas ceux des B.

- Un responsable métier au niveau du groupe 1 verra l’ensemble des circuits des divisions A et B.

- Et un responsable métier au niveau entité verra l’ensemble des circuits de l’environnement.


Pour créer de nouvelles divisions, il faut se rendre dans le panneau d’administration, sélectionner la gestion des divisions et cliquer sur le bouton jaune « Nouveau ».

Lors de la création d’un circuit, d’un modèle ou d’un utilisateur, il faudra le rattacher à une ou plusieurs divisions. Un circuit ne sera rattachée qu’à une seule division.

16. Langues

L’application Signer en Ligne supporte actuellement : le français, l’anglais, l’espagnol, l’allemand, le néerlandais, l’italien et le portugais.

Par défaut, le portail est dans la langue du navigateur. Pour changer la langue à la volée, il suffit de changer la sélection dans le bas de page de l’interface.

Il est aussi possible de changer la langue au travers des préférences. Deux langues peuvent être paramétrées :

- La langue de l’interface de l’utilisateur (exemple pour vos clients à l’étranger)

- La langue utilisée pour notifier les destinataires des circuits


17. Aide

A tout moment, l’utilisateur peut consulter la section d’aide, accessible depuis la barre de navigation ou le pied de page.

Cette section d’aide est enrichie et mise à jour au fur et à mesure des versions, n’hésitez pas à la consulter !

A SAVOIR

Une F.A.Q juridique métier est disponible sur votre extranet


18. Annexe 1 : Les étapes de signature de votre destinataire de circuit

Les étapes de signature pour votre client

Lors d’une signature électronique à distance, votre destinataire reçoit un email de notification l’invitant à signer un document.

En face à face, il suffit d’aller sur votre tableau de bord de circuits dans le portail Signer en ligne et de cliquer sur « FAIRE SIGNER ».

Le destinataire clique sur le lien Signer et arrive sur une interface web du portail Signer en ligne avec dans cet exemple :

Les annexes consultatives sur le côté gauche de la page qu’il peut télécharger, mais qui ne seront pas signées, et à droite il visualise les documents qu’il va devoir signer électroniquement.




Il peut alors Signer ou refuser.

Si le destinataire ne parcoure pas l’intégralité des documents à signer en descendant l’ascenseur sur son écran, un message « lecture incomplète » s’affiche pour lui indiquer de parcourir l’intégralité des documents avant de signer.


Il peut également visualiser le bloc de signature visuelle que vous aurez préalablement inséré dans votre circuit de signature.

Dans le cas d’une signature avec une authentification par SMS et code OTP, votre destinataire voit s’afficher son N° de mobile que vous aurez préalablement renseigné dans votre circuit. Dans ce cas, il ne peut pas le modifier.

Il reçoit alors un code à 6 chiffres qu’il doit renseigner sur son écran. C’est le même principe pour un code d’authentification envoyé par email.

Quand votre destinataire a signé, une page de confirmation s’affiche à l’écran et il reçoit en parallèle un email de notification avec les documents signés à télécharger.


Votre destinataire dispose de 30 jours pour télécharger ses documents signés.


Votre destinataire peut voir à l’écran la signature électronique dans le PDF via le panneau de signatures et sur le document sa signature « visuelle », en l’occurrence un sceau électronique dans le cas du code d’authentification par sms ou par email.