Soins de santé plus sécuritaires maintenant! - jgh.cajgh.ca/uploads/CampagneQuebcoise/documents/ResumeII/New/EIR... · Un examen externe du processus de collecte des données de

Soins de santé plus sécuritaires maintenant!

Instructions relatives à l’entrée et à la soumission des données à l’aide

des feuilles de travail pour l’établissement des mesures

Équipe responsable des mesures (ÉRM)

Table des matières

SECTION 1 ........................................................................................................... 1 Contexte de la campagne .................................................................................. 2 Objectif ................................................................................................................ 2 Questions relatives à la campagne ................................................................... 4 Méthodes ............................................................................................................. 4 But du manuel ..................................................................................................... 5 SECTION 2 ........................................................................................................... 7 Introductions ....................................................................................................... 8 Aperçu général de la feuille de travail ............................................................ 11 Feuille de saisie de données ........................................................................... 13 Phase de mise en œuvre et méthode de collecte de données ..................... 16 Dénominateur, numérateur, calcul final ......................................................... 17 SECTION 3 ......................................................................................................... 22 Introduction ....................................................................................................... 23 Soumission des données en ligne ................................................................. 23 Accès au site Web pour la soumission des données ................................... 24 Questions ou problèmes .................................................................................. 27

Université de Toronto 30 janvier 2009

Soins de santé plus sécuritaires maintenant! Entrée et soumission des données à l’aide des Feuilles de travail pour l’établissement des mesures ________________________________________________________________

Équipe responsable des mesures (ÉRM) 1


Instructions relatives à l’entrée et à la soumission des données à l’aide des feuilles de travail pour l’établissement

des mesures

Section 1. Informations générales et contexte




CONTEXTE DE LA CAMPAGNE Appuyée par l’Institute for Healthcare Improvement (IHI), la campagne Soins de santé plus sécuritaires maintenant! est également modelée sur la campagne 100,000 Lives de l’IHI. SSPSM est une campagne visant à faire appel aux établissements de santé canadiens pour mettre en oeuvre dix stratégies de soins aux patients. Cette campagne est soutenue et commanditée par l’Institut canadien pour la sécurité des patients (ICSP) et de nombreux autres organismes de soins de santé nationaux et provinciaux. Chaque stratégie est fondée sur des données probantes. Ces données indiquent que l’application et la mise en oeuvre de ces dix stratégies peuvent entraîner une réduction des taux de mortalité et de morbidité. Toutefois, d’autres données indiquent clairement qu’il y a place à l’amélioration en ce qui concerne la mise en oeuvre de ces stratégies. Par exemple, une étude sur les soins fournis à la suite d’un infarctus aigu du myocarde (IAM) dans quatre provinces canadiennes a révélé que, malgré une augmentation accrue du taux d’utilisation des bêta-bloqueurs, des inhibiteurs de l’enzyme de conversion de l’angiotensine et des statines pendant la durée de l’étude, ces taux étaient encore bien en deçà des niveaux optimaux (Pilote, Beck et al., 2004). Des résultats comparables ont été obtenus en Saskatchewan (Chan, Brossart et al., 2004). La campagne des Soins de santé plus sécuritaires maintenant! est une initiative axée surtout sur la collaboration entre des établissements de soins de santé partout à travers le Canada. La campagne est ouverte à tous ces établissements. À ce jour, près de 300 établissements de soins de santé et plus de 1000 équipes cliniques à travers le Canada se sont inscrites à la campagne. La mission de la campagne consiste à améliorer la qualité des services de soins de santé offerts aux Canadiens. Elle est axée sur le principe de la réduction des coûts pour ceux qui y adhère sans les barrières provinciale, territoriale ou législative. OBJECTIF Les six stratégies de même que les deux nouvelles de la phase 2, visent principalement le secteur des soins de courte durée (les deux autres nouvelles stratégies sont associées aux soins de longue durée). Elles toucheront également les secteurs qui jouent un rôle important au sein de la communauté soit l’admission à l’hôpital, le départ, le transfert des patients à un autre établissement et les soins dans la communauté. Les établissements des soins de santé sont invités à participer à l’une ou à toutes les dix stratégies fondées sur des données probantes. Les objectifs sont spécifiques pour chaque stratégie :

ORA/SARM – Organismes résistants aux antibiotiques (ORA)/Staphylococcus aureus résistant à la méthicilline (SARM): Mettre en œuvre une série de lignes directrices basées sur des données probantes afin de prévenir des préjudices associés aux organismes résistants aux antibiotiques.


http://uat.saferhealthcarenow.ca/EN/Interventions/aro_mrsa/Pages/default.aspx�

http://uat.saferhealthcarenow.ca/EN/Interventions/aro_mrsa/Pages/default.aspx

http://uat.saferhealthcarenow.ca/EN/Interventions/aro_mrsa/Pages/default.aspx



IAM- Soins améliorés en cas d’infarctus aigu du myocarde: Prévenir les

décès chez les patients hospitalisés pour un IAM en assurant une prestation adéquate de soins basés sur des données probantes.

CIC- Prévention des infections reliées aux cathéters intravasculaires centraux : Prévenir les infections et les décès reliés aux cathéters intravasculaires centraux (CIC) en mettant en œuvre un ensemble d’interventions basées sur l’expérience clinique chez tous les patients nécessitant un cathéter central.

Chutes- Collaboration nationale sur les chutes en soins de longue durée : Prévenir les préjudices résultant des chutes en soins de longue durée.

BCM- Bilan comparatif des médicaments (courte durée) : Prévenir les accidents liés à la médication en mettant en œuvre le bilan comparatif des médicaments (BCM).

BCM SLD- Bilan comparatif des médicaments en soins de longue durée: Prévenir les accidents liés à la médication en mettant en œuvre le bilan comparatif des médicaments dans le milieu des soins de longue durée.

EIR- Déployer des équipes d’intervention rapide : Prévenir les décès chez les patients dont la santé se détériore progressivement en dehors du service des soins intensifs en déployant des équipes d’intervention rapide.

ISO- Prévention des infections du site opératoire: Prévenir les infections et les décès reliés au site opératoire en mettant en œuvre un ensemble d’interventions basées sur l’expérience clinique chez tous les patients devant subir une intervention chirurgicale.

PVA- Prévention de la pneumonie sous ventilation assistée: Prévenir la pneumonie sous ventilation assistée (PVA), les décès découlant de cette dernière et d’autres complications chez les patients en ventilation assistée en mettant en œuvre un ensemble d’interventions appelé « ensemble PVA ».

TEV- Thromboembolie veineuse : Mettre en œuvre une série de protocoles afin de s’assurer que les patients en chirurgie générale et en chirurgie pour la fracture de la hanche reçoivent une thromboprophylaxie appropriée afin de prévenir des complications telles que la thrombose veineuse profonde (TVP) et l’embolie pulmonaire.

Les équipes locales seront appuyées par divers moyens, incluant des ateliers au cours desquels les équipes et le personnel responsable de la gestion de la qualité apprendront à mettre en œuvre les changements souhaités, ainsi que des communications par téléphone et par Internet. Trois synapses géographiques ont été créés (le synapse de l’Ouest, le synapse de l’Ontario et le synapse de l’Atlantique) de même que la campagne québécoise : Ensemble, améliorons la prestation sécuritaire des soins de santé (EAPSSS). Des équipes de soutien clinique ont été créées pour contribuer à la mise en œuvre et au maintien des stratégies spécifiques. La Collaboration canadienne des soins intensifs (CCSI) appuie les trois stratégies reliées aux soins intensifs (la prévention de la pneumonie sous ventilation assistée, la prévention des infections reliées aux cathéters intravasculaires centraux et le




déploiement des équipes d’intervention rapide). L’institut pour l’utilisation sécuritaire des médicaments du Canada (ISMP Canada) appuie l’initiative du bilan comparatif des médicaments, et l’Association canadienne des centres de santé pédiatriques (ACCSP) fournit un soutien aux établissements pédiatriques pour la mise en œuvre de cette stratégie jusqu’au mois de février 2009. Pour de plus amples informations sur les équipes de soutien à la campagne ainsi que les structures, veuillez consulter le site de la campagne SSPSM. (http://soinsplussecuritairesmaintenant.ca/Default.aspx). Des outils ont été créés pour apporter du soutien supplémentaire aux équipes locales de la campagne SSPSM et pour vous aider à vous inscrire et à mettre en œuvre vos stratégies. QUESTIONS RELATIVES À LA CAMPAGNE La question de recherche principale est de déterminer si les hôpitaux canadiens peuvent apprendre et mettre en œuvre les changements dans la pratique qui ont été mis en place dans d’autres établissements pour réduire les événements indésirables, la morbidité et la mortalité. La collecte des données relatives au processus et aux résultats sera réalisée par une équipe responsable des mesures (ÉRM) de l’Université de Toronto, financée par l’Institut canadien pour la sécurité des patients (ICSP) et dirigée par le Dr G. Ross Baker. Les données recueillies par l’ÉRM seront utilisées pour :

1. Faciliter la mise à l’essai de stratégies basées sur des données probantes menant à des pratiques exemplaires et qui ont été mises en œuvre dans d’autres établissements afin de réduire la morbidité et la mortalité;

2. Soutenir les équipes en leur fournissant de l’information sur leur propre rendement relativement aux stratégies auxquelles elles se sont inscrites à travers la collecte, l’analyse et la présentation de rapports de données spécifiques aux stratégies au niveau organisationnel.

MÉTHODE Processus de collecte des données – Exigences relatives aux données Les exigences relatives aux données ont été mises de l’avant tout en gardant à l’esprit d’atteindre un équilibre entre les avantages pour les équipes et la campagne du suivi des progrès et de l’amélioration et le désir de minimiser autant que possible le fardeau des mesures sur les équipes. L’étendue de la collecte des données varie selon la stratégie. Par exemple, l’ensemble PVA tient compte de deux indicateurs de mesure recommandés, alors que l’amélioration des soins en cas d’IAM tient compte de dix indicateurs de mesure. La trousse En avant!, modelée sur le guide original de la campagne de l’IHI, a été élaborée pour chacune des stratégies de la campagne SSPSM (à l’exception des chutes) et est disponible en ligne sur le site




http://soinsplussecuritairesmaintenant.ca/Default.aspx. Chaque trousse identifie les exigences relatives aux données d’une stratégie spécifique. Elle contient également une feuille de travail pour l’établissement des mesures pour chaque indicateur qui définit explicitement les données devant être recueillies, de même que l’objectif poursuivi. Un examen externe du processus de collecte des données de la campagne SSPSM a été réalisé par un consultant indépendant, David H. Flaherty, Ph.D. Cet examen a conclu que le processus de collecte des données doit être exécuté comme prévu. Il a également souligné que « la confidentialité des mesures adoptée par l’ÉRM a été étendue pour assurer la protection et la sécurité robuste des données. Ces mesures sont en conformité avec la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario, même si elles ne sont pas légalement requises, puisque les données sont « dépersonnalisées et agrégées ». Un résumé de cette évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est affiché sur le site Web de la campagne SSPSM. Collecte des données La collecte des données a commencé en avril 2006 et se terminera en décembre 2010 (ou plus tard). Surveillance des données et processus de présentation des rapports La transmission des données sera surveillée mensuellement par l’ÉRM en collaboration avec une conseillère ou un conseiller en matière de sécurité et d’amélioration de chaque synapse (synapse de l’Atlantique, synapse de l’Ontario et synapse de l’Ouest). La campagne québécoise : Ensemble, améliorons la prestation sécuritaire des soins de santé! surveillera ses propres données et les transmettra directement à l’ÉRM. L’ÉRM analysera les données soumises et présentera des rapports trimestriels aux établissements de soins de santé participants par rapport à leur performance individuelle comparativement à la moyenne nationale observée pour chaque stratégie. L’ÉRM fera également rapport aux comités directeurs de chaque synapse et au comité directeur national de la campagne SSPSM. BUT DU MANUEL Le présent manuel a été élaboré pour faciliter le fardeau que représente la soumission mensuelle des données. Il présente des instructions étape par étape qui serviront à compléter les feuilles de travail pour l’établissement des mesures, et pour ensuite les transmettre à l’équipe responsable des mesures (ÉRM). Les équipes devront compléter les feuilles de travail en format MS-Excel, et les soumettre en ligne. Pour les participants du Québec, veuillez envoyer vos feuilles de mesure Excel à l’adresse courriel suivante : [email protected] .


http://www.saferhealthcarenow.ca/

mailto:[email protected]


Équipe responsable des mesures (ÉRM) 6 Université de Toronto 30 janvier 2009

Afin d’obtenir les feuilles de travail pour l’établissement des mesures, visitez le site Web de la campagne SSPSM (http://soinsplussecuritairesmaintenant.ca/Default.aspx) et cliquez sur « Stratégies ». Sélectionner le lien correspondant à la stratégie sur laquelle vous travaillez et cliquer par la suite sur le lien «Feuilles de travail». Le manuel est divisé en deux sections :

1. Instructions relatives à l’entrée de données en format MS-Excel 2. Instructions relatives à la soumission des données en ligne en format MS-Excel.

Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec la conseillère ou le conseiller en matière de sécurité et d’amélioration de votre synapse.





Section 2 - Instructions relatives à l’entrée des

données sur les feuilles de travail




INTRODUCTION Une feuille de travail a été élaborée en format MS-Excel pour chaque indicateur de mesure à l’intérieur de chaque stratégie (voir plus bas). Toutes les feuilles de travail en format Excel présentent le même format d’entrée de données, bien que le nombre d’étapes pour l’entrée des données (c’est-à-dire, le nombre de rangées de données devant être saisies) puisse varier d’une feuille de travail à une autre. Tous les établissements de soins de santé ne mettront pas en œuvre l’ensemble des six stratégies. De même, pas toutes les équipes mesureront en même temps l’ensemble des indicateurs pour une stratégie spécifique.




N’envoyez que les indicateurs de mesure pour la stratégie que vous allez mettre en œuvre

Stratégie Indicateur de Mesure

Amélioration des soins en cas d’infarctus aigu du myocarde

1. Aspirine à l’arrivée 2. Aspirine à la sortie de l’hôpital 3. Bêta-bloqueurs à la sortie de l’hôpital 4. Introduction en temps opportun de la reperfusion

(thrombolyse ou ICP) 5. Inhibiteurs de l’enzyme de conversion de l’angiotensine

(IECA) ou bloqueurs des récepteurs de l’angiotensine (BRA) prescrits à la sortie de l’hôpital

6. Conseils/séances ou pharmacothérapies de désaccoutumance au tabac

7. Soins parfaits en matière d’IAM 8. Taux de mortalité lié à l’IAM chez les patients hospitalisés 9. Statine prescrite à la sortie

Organismes résistants aux antibiotiques (ORA)/ Staphylococcus aureus résistant à la méthicilline (SARM)

1. Pourcentage de disponibilité des produits d’hygiène des mains

2. Pourcentage du personnel soignant qui utilise la technique appropriée en hygiène des mains

3. Pourcentage de nettoyage de l’environnement approprié en utilisant un traceur fluorescent

4. Réduction du délai de temps moyen avant l’instauration de précautions à prendre lors des contacts avec des patients dont la contamination par le SARM est connue ou probable au moment de l’admission

5. Réduction du délai moyen entre la confirmation par le laboratoire de la présence de SARM et l’instauration de précautions à prendre lors de contacts avec les patients dont la colonisation ou l’infection par le SARM a été identifiée grâce au dépistage systématique à l’admission

6. Dépistage actif à l’admission des patients asymptomatiques colonisés par le SARM par 1000 admissions

7. Incidence des infections nosocomiales au SARM par 1000 jours- patients

Prévention des infections reliées aux cathéters intravasculaires centraux

1. Taux de bactériémies primaires reliées aux cathéters intravasculaires centraux par 1000 jours-cathéters

2. Conformité à l’ensemble cathéter central d’insertion 3. Conformité à l’ensemble cathéter central de maintien

Les chutes en soins de longue durée

1. Taux de chutes par 1000 jours- résidents 2. Pourcentage de chutes préjudiciables 3. Pourcentage de résidents soumis à une évaluation du

risque de chutes à l’admission 4. Pourcentage de résidents soumis à une évaluation du




risque de chutes à la suite d’une chute ou d’un changement de leur état de santé

5. Pourcentage de résidents «à risque» ayant fait l’objet d’une mesure de prévention des chutes

6. Pourcentage de résidents soumis à des mesures de contention

Bilan comparatif des médicaments en soins de courte durée (prévention des événements iatrogènes médicamenteux)

1. Nombre moyen de divergences intentionnelles non documentées

2. Nombre moyen de divergences non intentionnelles 3. Indice de succès du bilan comparatif des médicaments 4. Bilan comparatif des médicaments à la sortie

Bilan comparatif des médicaments en soins de longue durée (SLD) (prévention des événements iatrogènes médicamenteux SLD)

1. Nombre moyen de divergences intentionnelles non documentées en SLD

2. Nombre moyen de divergences non intentionnelles en SLD

3. Pourcentage de résidents en SLD qui ont reçu un Bilan comparatif des médicaments à l’admission

Déployer une équipe d’intervention rapide 1. Codes par 1000 sorties d’hôpital

2. Pourcentage de codes hors de l’USI 3. Utilisation de l’équipe d’intervention rapide

Prévention des infections du site opératoire

1. Pourcentage des patients qui subissent une intervention chirurgicale et à qui des antibiotiques prophylactiques sont administrés en temps opportun

2. Pourcentage des patients qui subissent une intervention

chirurgicale et chez qui l’administration d’antibiotiques prophylactiques est interrompue en temps opportun

3. Pourcentage des patients qui subissent une intervention

chirurgicale propre et qui ont une infection du site opératoire

4. Pourcentage des patients qui subissent une intervention chirurgicale et qui ont une épilation appropriée des poils

5. Pourcentage des patients qui subissent une chirurgie

cardiaque majeure et qui font l’objet d’un contrôle du glucose postopératoire

6. Pourcentage des patients qui subissent une chirurgie

colorectale et qui font l’objet d’une normothermie à l’unité des soins postanesthésiques

7. Pourcentage des patients qui ont une sélection

appropriée d’antibiotiques prophylactiques (mesure facultative)

Prévention de la pneumonie sous ventilation assistée

1. Taux de PVA en USI sur 1000 jours-ventilateur 2. Conformité à l’ensemble PVA

Prévention de la thromboembolie veineuse

1. Pourcentage de patients recevant une thromboprophylaxie appropriée

2. Type de thromboprophylaxie administrée 3. Raisons pour laquelle la thromboprophylaxie n’a PAS été

utilisée




APERÇU GÉNÉRAL DE LA FEUILLE DE TRAVAIL POUR L’ÉTABLISSEMENT DES MESURES EN FORMAT MS-EXCEL

3 onglets

Lorsque vous ouvrez une feuille de travail pour l’établissement des mesures, regardez au bas de l’écran. Vous remarquerez trois onglets qui représentent différentes feuilles de travail pour l’outil de collecte des données dont : « Graphique», « Feuille saisie données » et «Soumis par». Le contenu de chaque onglet a un rôle spécifique au niveau du processus de soumission des données et devrait être complété à chaque fois que vous entrez vos données. Le contenu des trois onglets est décrit dans les pages qui suivent.




TABLEAU

Objectif fixé

Aucune donnée envoyée

Démission du chef d’équipe

Mesures préliminaires

Dans la feuille de travail « Graphique », les résultats mensuels que vous entrez sur les feuilles de collecte des données sont automatiquement saisis dans un graphique linéaire appelé « Graphique de séquence». Les données mensuelles sont enregistrées dans l’axe horizontal (X), et le pourcentage ou le dénombrement est enregistré sur l’axe vertical (Y). Dans l’exemple affiché ci-dessus, chaque point sur le graphique linéaire représente le nombre moyen de divergences intentionnelles non documentées pour un échantillon de patients mensuels au niveau de la stratégie du Bilan comparatif des médicaments. La ligne rose traversant le graphique représente l’objectif recommandé ou calculé pour cette stratégie. Note : le graphique revient à une valeur de zéro si aucune donnée n’est saisie (voir les données encerclées du mois de mai,septembre et février sur le graphique).




FEUILLE DE SAISIE DE DONNÉES La feuille de saisie de données comporte les cinq mêmes sections peu importe l’indicateur de mesure : le titre de la stratégie, les détails sur la collecte de données, le dénominateur, le numérateur et le calcul final.1 Les équipes doivent compléter tous les éléments encadrés en rouge. TITRE DE LA STRATÉGIE

Stratégie, définition et but

Définition : La section du Titre de la stratégie inclut: la stratégie, la définition et le

but. La «stratégie» affichée sur la feuille de travail correspond au nom de la stratégie auquel l’indicateur de mesure (nb moyen de divergences intentionnelles non documentées) est associé. La «définition» décrit ou définit l’indicateur de mesure pour la feuille de travail sélectionnée. Le «but» est la cible recommandée pour cette mesure. Il repose sur des données probantes provenant de la littérature scientifique.

INFORMATIONS SUR LA COLLECTE DE DONNÉES

Nom de l’établissement, nom de la région sanitaire et description de l’échantillon de patients

1 Trois feuilles de travail – conformité à l’ensemble cathéter d’insertion, conformité à l’ensemble cathéter de maintien et conformité à l’ensemble PVA – contiennent une section additionnelle appelée « mise en œuvre des éléments de l’ensemble ».




Définition : Les Informations sur la collecte de données sur la feuille de saisie de

données brutes sont encadrées en rouge et doivent être complétées la première fois que vous utiliserez le tableau. Les informations comprennent le nom de l’établissement, la région sanitaire et l’échantillon de patients (le numéro de l’équipe, si applicable et le point de transfert (uniquement pour la stratégie du bilan comparatif des médicaments) ).

NOM DE L’ÉTABLISSEMENT

Entrez le nom de l’établissement où la stratégie est mise en œuvre et les données sont recueillies. • Note : Il est important d’utiliser le même nom chaque fois que

vous ou une autre équipe de votre établissement soumettez des données, qu’il s’agisse de la stratégie PVA, de la stratégie IAM, etc. Par exemple, si le nom entré sur la première feuille de travail pour la stratégie PVA est « Centre hospitalier de St Jean », il doit toujours être saisi de cette façon (« Centre hospitalier de St Jean ») sur toutes les feuilles de travail pour les stratégies PVA, IAM, etc., et non pas sous la forme d’un acronyme («CHSJ ») le mois suivant, ou autrement le troisième mois (par exemple, « CHStJ »).

• Conseil : Choisissez le modèle de feuille de travail électronique qui correspond à l’indicateur de mesure pour la stratégie que vous souhaitez soumettre des données. Entrez le nom de l’établissement de soins de santé dans la case correspondante, ainsi que tous les autres champs à l’intérieur de la section «Informations sur la collecte de données » qui ne changent pas d’un mois à l’autre (le nom de l’établissement et la région sanitaire). Sauvegardez sur votre disque dur chaque modèle de feuille de travail électronique – par exemple, c:/ BCM_1_CentrehospitalierdeStJean.xls – et, chaque mois, utilisez le modèle de feuille de travail pour votre saisie de données en l’enregistrant sous un autre nom de fichier (par exemple, BCM_1_CentrehospitalierdeStJean_0901.xls ).




RÉGION SANITAIRE

Entrez le nom de la région sanitaire provinciale où se trouve votre établissement de soins de santé. • Entrée des données : Entrez « N/A », si votre établissement de

soins de santé n’appartient pas à une région sanitaire; sinon, entrez le nom de la région sanitaire dans la case correspondante.

• Conseil : Entrez le nom de la région sanitaire et sauvegardez le

sur le modèle de feuille de travail électronique, tel que décrit dans la section nom de l’établissement.

ÉCHANTILLON DE PATIENTS

Entrez une brève description de la source de l’échantillon des patients (par exemple, tous les patients ayant subi un IAM et qui sont admis de l’urgence). • Note : Il est important de décrire de manière constante un même

type d’échantillon de patients sur toutes les feuilles de travail pour l’établissement des indicateurs de mesure relatifs à une stratégie particulière. Par exemple, la description de votre échantillon de patients pour l’indicateur taux de PVA doit être la même que pour la mesure de conformité à l’ensemble PVA.

• Note : Il est important de maintenir le même type d’échantillon de patients pour toutes les données qui sont entrées dans la «feuille de saisie de données» pour un indicateur de mesure. Si votre étabissement décide de changer l’échantillon de patients, il faudra créer un nouveau classeur Excel. Par exemple, pour la stratégie ISO (infection du site opératoire), si vous commencez avec un échantillon de patients ayant subi un pontage aortocoronarien et que vous décidez de recueillir des données sur des patients ayant subi une hystérectomie, vous devez créer un nouveau classeur pour le second échantillon de patients.




PHASE DE MISE EN ŒUVRE ET MÉTHODE DE COLLECTE DE DONNÉES

Phase de mise en œuvre et méthode de collecte de données

Cliquer sur la boîte correspondant au mois et à l’année de la période où vous faites la collecte de données et sélectionner dans le menu déroulant l’option correspondant à la phase de mise en œuvre (préliminaire, première application et application finale) la plus appropriée pour votre échantillon de patients.

Phases de la mise en œuvre – Les définitions s’appliquent à toutes les stratégies et à tous les indicateurs de mesure : Phase préliminaire (avant l’intervention) – Les données de base doivent être recueillies avant de mettre en œuvre de petits tests de changement et doivent refléter le processus actuel. Phase de première application – L’équipe a établi un but clair, identifié les mesures qui indiqueront si les changements apportés mèneront à une amélioration et a commencé à mettre en œuvre de petits tests de changement (cycles du modèle PEÉA) pour identifier et raffiner des processus, des procédures et des pratiques qui mèneront vers une amélioration et permettront d’atteindre le but. Au moment où elle est près du but, l’équipe est prête à la phase d’application finale. Phase d’application finale – Les processus, les procédures et les pratiques qui ont été raffinés et finalisés ont mené à une amélioration importante. Tous les membres de l’équipe provenant de différentes unités sélectionnées contribuent à mettre en œuvre de manière cohérente les processus, les procédures et les pratiques. Ils continuent de surveiller et de maintenir leur rendement qui a permis d’atteindre le but poursuivi ou de s’en approcher. L’équipe a atteint son but et est prête à le diffuser dans d’autres unités.

MÉTHODE DE COLLECTE DE DONNÉES Cliquer sur la boîte correspondant au mois et à l’année de la période où vous faites la collecte de données et sélectionner dans le menu déroulant l’option correspondant à la méthode de collecte de données (rétrospective ou simultanée) la plus appropriée pour votre échantillon de patients.




DÉNOMINATEUR, NUMÉRATEUR, CALCUL FINAL

Les données affichées ci-dessus dans la section «Feuille saisie données» représentent toutes les données recueillies à ce jour pour l’indicateur de mesure pour une stratégie particulière. La première colonne correspond aux étapes requises pour le calcul du dénominateur (le numérateur et le calcul final). Les autres colonnes sont désignées selon le mois ainsi que l’année et contiennent les données saisies mensuellement. Les données qui sont saisies dans ces cellules sont transférées automatiquement sur le graphique de séquence. CALCUL FINAL Cette section contient deux rangées. La première rangée contient la formule et le calcul final pour l’indicateur de mesure. Le calcul final se fait automatiquement en se basant sur les valeurs saisies pour le numérateur et le dénominateur. La seconde rangée contient le but qui a été fixé pour cet indicateur. Cette information est utilisée pour produire la ligne correspondant à l’objectif dans le graphique de séquence (voir l’onglet « Graphique »). Pour la majorité des indicateurs de mesure, l’objectif est prédéterminé et constant (c’est-à-dire le même pour tous les établissements de soins de santé). Toutefois, pour certains indicateurs de mesure, l’objectif doit être déterminé par l’établissement à partir des résultats issus de la collecte de données de la phase préliminaire, du pourcentage ou d’une autre source d’information. Par exemple, l’objectif de la prévention de la pneumonie sous ventilation assistée est de réduire le taux annuel de PVA de 50 %. Pour déterminer l’objectif, les établissements doivent d’abord connaître leur taux de PVA de départ. Puisque ce taux varie d’un endroit à un autre, chaque établissement doit le déterminer individuellement. Pour de nombreux établissements de soins de santé, ce taux de base sera déterminé à partir des résultats du premier mois ou des quelques premiers mois de la collecte des données, lors de la phase préliminaire de mise en application. Il revient à chaque établissement de déterminer son taux de base.




INSTRUCTIONS ÉTAPE PAR ÉTAPE POUR COMPLÉTER LES FEUILLES DE TRAVAIL POUR L’ÉTABLISSEMENT DES MESURES La première étape pour la saisie des données est de sélectionner la feuille de travail appropriée. Toutes les feuilles de travail sont disponibles sur le site des SSPSM ou celui de la campagne québécoise EAPSSS dans la section «stratégie». Note : soyez certains de bien sauvegarder la feuille de travail dans le disque dur de votre ordinateur sinon elle ne sera pas enregistrée. Entrez tous les renseignements démographiques ainsi que les informations pour chacune des feuilles de travail que vous avez besoin. Vous ne remplissez que les cases qui sont encadrées en rouge. ANNÉE ET MOIS Sur la feuille de travail, sélectionner la colonne qui représente l’année et le mois correspondant à la période de collecte de données. Sélectionner la phase de la mise en œuvre ainsi que la méthode de collecte de données pour le mois en question. Ceci peut varier de mois en mois. DÉNOMINATEUR

Définition : Dans la section du dénominateur, les critères de l’inclusion et de

l’exclusion relatives au dénominateur ou à l’échantillon de patients sont saisis. Bien que les critères pour chaque indicateur de mesure soient variables, il demeure toutefois que la présentation de cette section de la feuille de travail est normalisée pour toutes les stratégies et pour tous les indicateurs de mesure. La première donnée saisie est le nombre de patients pour un mois donné. Elle est suivie de calculs individuels en fonction d’un nombre d’exclusions spécifiques (par exemple, les patients qui ont moins de 18 ans). Après chaque exclusion, une opération arithmétique (une soustraction) est automatiquement exécutée à votre place, ce qui vous permet d’obtenir un échantillon révisé. Poursuivez les étapes mentionnées dans chaque colonne de la section du dénominateur jusqu’à la fin, lorsque le dénominateur pour l’échantillon du mois sera calculé.




NUMÉRATEUR

Définition : Dans la section du numérateur, tous les éléments inclus dans le

numérateur sont saisis. Bien que les critères pour chaque indicateur de mesure soient variables, il demeure toutefois que la présentation de cette section de la feuille de travail est normalisée pour toutes les stratégies et pour tous les indicateurs de mesure. Le numérateur peut être un élément ou être calculé comme la somme d’un certain nombre d’éléments.

CALCUL FINAL

Définition : Dans la section du calcul final, le résultat de l’indicateur de mesure est

calculé. Le calcul, qui implique la division du numérateur final par le dénominateur, est automatiquement exécuté pour vous. Cette valeur est affichée sur le graphique de séquence pour surveiller la performance au fil du temps.

COMMENTAIRE Veuillez entrer dans cette case toutes les informations susceptibles

de nous aider à identifier clairement vos données. Par exemple, si votre établissement participe à la stratégie du bilan comparatif des médicaments et qu’elle la met en œuvre dans un certain nombre de services, chaque service doit soumettre individuellement des données. Spécifiez le département (Ex., le département de pédiatrie) ou la présence de données agrégées (Ex., chirurgie de la hanche et du genou) afin de faciliter l’interprétation des résultats.




SOUMIS PAR L’onglet «Soumis par» correspond à la troisième feuille et dernière feuille qui doit être complétée et elle est très importante. L’équipe responsable des mesures révise chaque feuille de travail qui est transmise aux SSPSM. En cas de problème, l’équipe pourra contacter la personne responsable de la collecte de données afin d’apporter des clarifications.

COMPLÉTÉ PAR… NOM

Entrez le nom de la personne qui a entré les données sur la feuille de travail pour chaque mois. • Note : La personne qui entre les données peut ne pas être la

même d’un mois à l’autre. Ce champ ne devrait donc pas être sauvegardé sur la feuille de travail électronique, à moins que l’équipe ait délégué cette responsabilité à une seule personne.

COURRIEL Entrez le courriel de la personne qui a entré les données sur la

feuille de travail pour chaque mois. • Note : La personne qui entre les données et son adresse de

courriel peuvent ne pas être les mêmes d’un mois à l’autre. Ce champ ne devrait donc pas être sauvegardé sur la feuille de travail électronique, à moins que l’équipe ait délégué cette responsabilité à une seule personne.

TÉLÉPHONE Entrez le numéro de téléphone de la personne qui a entré les




données sur la feuille de travail pour chaque mois. • Note : La personne qui entre les données et son numéro de

téléphone peuvent ne pas être les mêmes d’un mois à l’autre. Ce champ ne devrait donc pas être sauvegardé sur la feuille de travail électronique, à moins que l’équipe ait délégué cette responsabilité à une seule personne.

DATE DE SOUMISSION

Entrez la date à laquelle la feuille de travail pour l’établissement des mesures a été soumise à l’ÉRM en ligne. • Entrée de donnée : Utilisez le format JJ-MM-AAAA pour tous les

champs de date. • Note : La personne qui entre les données peut ne pas être la

même d’un mois à l’autre. Ce champ ne devrait donc pas être sauvegardé sur la feuille de travail électronique, à moins que l’équipe ait délégué cette responsabilité à une seule personne.




Section - 3. Instructions

relatives à la soumission des données




INTRODUCTION Toutes les feuilles de travail pour l’établissement des mesures peuvent être soumises à l’équipe responsable des mesures (ÉRM) par un transfert en ligne sur le site de la campagne SSPSM. Vous pouvez soumettre vos feuilles de travail à partir de n’importe quelle communauté de pratique (CdP). Vous n’avez pas nécessairement besoin d’accéder à la CdP qui correspond aux feuilles de travail relatives à la stratégie que vous souhaitez soumettre. Par exemple, si vous entrez dans la CdP relative à la PVA (pneumonie sous ventilation assistée), vous pourriez soumettre vos feuilles de travail pour l’établissement des mesures dans la CdP relative aux ISO,à l’IAM, au BCM, aux EIR et/ou la CdP relative aux infections reliées aux CIC. Pour les équipes inscrites à la campagne québécoise Ensemble, améliorons la prestation sécuritaire des soins de santé (EAPSSS) :

• Veuillez envoyer vos données à l’adresse courriel suivante [email protected]

• Les données seront traitées et validées par la responsable des activités de mesure de la campagne québécoise.

• Les données comprendront l’identification anonyme de l’établissement et les mesures agrégées propres à une stratégie pour des échantillons mensuels de patients.

• Les données seront transmises de manière CONFIDENTIELLE à l’Équipe responsable des mesures (ERM) de Toronto pour des fins d’évaluation comparative avec les autres provinces et établissements du Canada.

AVANT DE SOUMETTRE VOS DONNÉES Avant de soumettre vos données, le directeur général de votre établissement doit signer et retourner à l’ERM l’entente de partage des connaissances de la campagne SSPSM. Chaque équipe de la campagne SSPSM a la responsabilité de s’assurer que cette entente a été soumise avant l’envoi des données. Les données provenant d’un hôpital ou d’un autre établissement de soins de santé ne seront pas incluses dans la base de données pour des fins d’analyse jusqu’à ce qu’une entente de partage des connaissances ait été dûment signée par l’établissement et soumise à la campagne SSPSM. SOUMISSION DES DONNÉES EN LIGNE INTRODUCTION Le site Web de la campagne des Soins de santé plus sécuritaires maintenant! permet aux équipes de soumettre de manière électronique leurs feuilles de travail pour l’établissement des mesures en format MS-Excel à l’Équipe responsable des mesures, de l’Université de Toronto. Ce processus de soumission des données est préférable parce qu’elle est plus sécuritaire et plus rapide.





Pour commencer

• Vous devez avoir un ordinateur muni d’une connexion Internet pour accéder au site Web et télécharger vos données vers le serveur.

• Une fois qu’elles sont complétées, vous devez sauvegarder vos feuilles de travail

dans votre ordinateur. ACCÈS AU SITE WEB POUR LA SOUMISSION DES DONNÉES Accueil – Soumission des données à la campagne SSPSM (SHN Data Submission-

Home)




Vous pouvez accéder au site de la soumission des données à partir des communautés de pratique (CdP). Un lien rapide (SHN Data Submission – Home) a été ajouté aux menus (à gauche de l’écran) pour toutes les CdP. Pour entamer le processus de soumission des données, cliquez sur ce lien pour accéder à la page Web correspondante. Suivez les directives qui apparaissent à l’écran (disponibles en anglais et en français). Conseil : Après avoir accédé au site Web de la soumission des données, créez un signet (en utilisant l’onglet « Favoris » au haut de la page de votre navigateur). Vous pourrez ainsi retourner facilement au site. 1. Choisissez votre fichier (cliquez sur « Parcourir»/ «Browse» pour accéder au fichier stocké dans votre ordinateur). 2. Ajouter des notes (déplacez votre curseur dans la boîte et insérez votre message). 3. Cliquez sur le bouton – votre fichier sera transmis au serveur de l’Université de Toronto.




SOUMISSION DES DONNÉES

Le nom de votre fichier doit apparaître ici.

1. CHOISISSEZ LE FICHIER À TÉLÉCHARGER À PARTIR DE VOTRE

ORDINATEUR La première étape du processus de soumission des données est d’identifier le fichier que vous souhaitez transmettre au serveur de l’ÉRM. Entrée des données : En cliquant sur le bouton « Parcourir»/ «Browse», vous aurez accès au répertoire des fichiers stockés dans votre ordinateur. Naviguez à travers les différents répertoires pour trouver le fichier à soumettre (par exemple, c:/IAM_Aspirine à l’arrivée_mars 06.xls). Cliquez sur le nom du fichier (il apparaîtra en surbrillance), puis sur le bouton « Ouvrir ». La fenêtre « Télécharger le fichier » se fermera. Le nom de votre fichier apparaîtra dans la boîte à côté du bouton «Parcourir»/ « Browse ». 2. AJOUTEZ DES NOTES La deuxième étape du processus de soumission des données consiste à entrer dans l’espace fourni une description des données transmises. Entrée des données : Déplacez votre curseur dans la zone texte et commencez à taper vos notes – qui pourraient inclure : • le nom exact du fichier que vous transmettez (par exemple, « IAM_Aspirine à

l’arrivée_mars 06.xls »); • le nom de la stratégie et de la feuille de travail pour l’établissement des

mesures (par exemple, « IAM – aspirine à l’arrivée »); • le nom et le lieu de votre établissement (par exemple, « East General

Hospital, Vulcan, Alberta ») 3. SOUMETTEZ VOS DONNÉES La troisième et dernière étape du processus de soumission des données consiste à transférer votre fichier de données au serveur de l’ÉRM, à l’Université de Toronto. Entrée des données : Cliquez sur le bouton « Télécharger ». Le fichier que vous avez choisi sera transmis en toute sécurité au serveur de l’ÉRM, à l’Université de Toronto. Une fois la transmission terminée, vous recevrez un message de confirmation.


Soins de santé plus sécuritaires maintenant! Entrée et soumission des données à l’aide des Feuilles de travail pour l’établissement des mesures

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Répétez le processus pour soumettre des fichiers additionnels. Une fois le fichier transmis au serveur de l’ÉRM, un courriel est automatiquement envoyé à l’équipe pour l’informer qu’un nouveau fichier est arrivé. L’ÉRM déplace alors le fichier pour le stocker dans sa base de données principale. QUESTIONS OU PROBLÈMES Communiquez avec votre synapse :

• Synapse de l’Ouest : 403. 355.4418 [email protected]

• Synapse de l’Ontario : 416.351.3704 [email protected]

• Synapse de l’Atlantique : 902.670.4887 [email protected]

• Campagne québécoise EAPSSS: 514.890.8000 poste 15686

Visitez notre site (http://soinsplussecuritairesmaintenant.ca/Default.aspx) et joignez-vous à la communauté de pratique en amélioration et mesure de la qualité pour obtenir de plus amples informations sur les processus de mesure, les méthodes et les échéances relatives à la soumission des données, ainsi que la campagne SSPSM.





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Soins de santé plus sécuritaires maintenant! - jgh.cajgh.ca/uploads/CampagneQuebcoise/documents/ResumeII/New/EIR... · Un examen externe du processus de collecte des données de