Sophie TRAMIER (Contrôleur de gestion, CH de Montfavet)

PrésentationI - Démarche DGOS

Un Nouveau guide…… Complété par des fiches techniques

II - Réalisation des fiches

Déroulement du travailListe des fiches

III - Présentation des fiches

Présentation générale des fichesFiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOMFiche: 3. 6 Affectation du personnel

I – Démarche DGOSUn nouveau Guide…

Le guide de la comptabilité analytique a été actualiséet sera complété dans le but de répondre à 3 enjeux :

1

23

… complété par des fiches

MCOCHU

CHI

SSR Psy

ComptabilitéAnalytique

Uniformiser Développer Conforme

CH

GUIDE

Simpli

fier

Sim

plifie

r

…

II – Réalisation des fichesDéroulement du travail

Le groupe de travailVolonté d’une représentation variée

DGOS - SPH Conseil

CH (MCO – Psy – SSR)ANAPUGECAMCHUATIHMARTAA

Déroulement du travail

Élaborationdu

questionnaireDiffusion du

questionnaireListe des

fichesRédactiondes fiches

Validationdes fiches

Déroulement du travail

recenser les besoins

Déroulement du travail

Élaborationdu

questionnaireDiffusion du

questionnaireListe des

fichesRédactiondes fiches

Validationdes fiches

Liste des FichesOUTILS DE LA CAH

FICHE 0.1 : Fondements, Intérêts et Limites des différents outils de la CAH

DECOUPAGE ANALYTIQUE

FICHE 1.1 : Bonnes pratiques d’un FICOMFICHE 1.2 : Exemple de découpage analytique cohérentFICHE 1.3 : Modèle de suivi dédié des MIG, AC et autres crédits fléchésFICHE 1.4 : Intégration dans le SIH d’une solution de comptabilité analytique durable

PLAN COMPTABLE SIMPLIFIE

FICHE 2.1 : Guide du recollement des variations de stocksFICHE 2.2 : Distinction des différentes catégories de personnel (PNM Soignant – PNM Autre) et traitement des pools de remplacementFICHE 2.3 : Retraitement du crédit-bail

AFFECTATIONS ANALYTIQUES

FICHE 3.1 : Tableau synthétique des affectations analytiquesFICHE 3.2 : Rappel sur quelques notions comptables fondamentalesFICHE 3.3 : Charges non incorporables et produits non déductiblesFICHE 3.4 : Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux remboursements de frais des comptes de résultatsannexes (CRA)FICHE 3.5 : Exemple de Tableau Analytique Commun (TAC)FICHE 3.6 : Affectations des personnelsFICHE 3.7 : Recueil des unités d’œuvre

OUTILS DE LA CAH

FICHE 0.1 : Fondements, Intérêts et Limites des différents outils de la CAH

« Afin de lever les freins au déploiement il ne faut pas rechercher d’emblée la perfection »

« Justesse Acceptable »

Coût par séjour

CREA

Coût complet d’uneactivité

Coût direct d’une activité

Balance comptableinitiale

Structure analytique

Hiérarchie des Principaux outils de la CAH

DECOUPAGE ANALYTIQUEFICHE 1.1 : Bonnes pratiques d’un FICOMDétaillée dans la 3éme partie

FICHE 1.2 : Exemple de découpage analytique cohérentAvoir une illustration de ce qui se fait en établissement afin de faciliter le travail defiabilisation

Etapes à suivre pour structure son FICOM1, distinguer: hospitalisation, consultation, plateaux technique…2, au sein d’hospitalisation distinguer MCO, SSR, Psy3, au sein de chaque distinguer, HdJ, HS, HC, HAD…4, découper les consultations par discipline5, distinguer les disciplines au sein du plateau technique….

Structuration d’une démarche de fiabilisationMise en place d’un projet de fiabilisationrecensement de l’existantnettoyage du ficommise à plat du découpage hiérarchique de l’établissement…

DECOUPAGE ANALYTIQUE

FICHE 1.3 : Modèle de suivi dédié des MIG, AC et autres crédits fléchés

Les charges et recettes des activités spécifiques sont souvent incluses dans d’autres activités

Démarche pour les isoler:Se procurer la liste des activités spécifiquesIdentifier les activités spécifiques dans un hôpitalMesurer les dépenses et les recettes des activités spécifiques

FICHE 1.4 : Intégration dans le SIH d’une solution de comptabilitéanalytique durable

Alimentation Stockage Restitution

Entrepôt dedonnées

Données de production

Connaissances des sources de données :•Format•Système technique•Périodicité

Procédures d’alimentation

Modélisation décisionnelle :•Règles de transformation•Dictionnaire des données•Modèles « en étoile »

Magasins locaux oufonctionnellement

délimités

Procédures de transformation et d’intégration

Analysemultidimensionnell

e, requêtage,Data mining

Outils d’analyse et derequêtes

Clé n°1: structurer la comptabilité analytique autour du FICOMClé n°2: Assurer les affectations des charges et des produits selon les règles de la CAHClé n°3: Maitriser l’architecture d’un système d’information décisionnel

Exemple de schéma général de fonctionnement du SID

PLAN COMPTABLE SIMPLIFIE

FICHE 2.1 : Guide du recollement des variations de stocks

consommations = stock initial - stock final + achats

Comptes : 942 = 603N-1 - 603N + 602

Comment passer du 942 aux comptes 602 +/- 603Comment assurer au cours de l’année le recollement entre les comptes 942 et 602 +/- 603Comment gérer la différence pouvant exister entre les comptes 942 et 602 +/- 603

PLAN COMPTABLE SIMPLIFIEFICHE 2.2 : Distinction des différentes catégories de personnel (PNM Soignant – PNM Autre) et traitement des pools de remplacementDemande du RTC de distinguer soignant et non soignantSi l’ES dispose d’une base informatique des fiches de paie

Si l’ES n’en dispose pasRépartir les pools de remplacement

http://www.sante.gouv.fr/IMG/pd

PERSONNELS de DIRECTION et ADMINISTPERSONNELS DE DI

SAEf/nomenclatures_sae_2011.pdf

(page 49)CAH (conforme ENCC)

Libellé Code Libellé Code

RATIFS 1000

RECTION 1100 Personnel non médical autre PNMADIRECTEURS DE SOINS INFIRMIERS 1400 Personnel non médical autre PNMADIRECTEURS D'ECOLES PARAMEDICALES 1300 Personnel non médical autre PNMAAUTRES PERSONNELS ADMINISTRATIFS 1200Secrétaires médicaux 1210 Personnel non médical autre PNMAAutres personnels administratifs - N.d.a 1220 Personnel non médical autre PNMAPERSONNELS des SERVICES de SOINS 2000PERSONNELS D'ENCADREMENT (SERVICES DE SOINS et ECOLES) 2100

Surveillants, surv. chefs infirmiers et cadres infirmiers 2120 Personnel non médical autre PNMA

Surveillants, surv. chefs des pers. de rééducation et cadres non infirmiers 2130 Personnel non médical autre PNMA

INFIRMIERS NON SPECIALISES 2200Infirmiers diplômés d'Etat ou autorisés (hors secteur psychiatrique) 2210 Personnel non médical soignant PNMS

Infirmiers de secteur psychiatrique 2220 Personnel non médical soignant PNMSINFIRMIERS SPECIALISES 2300

PLAN COMPTABLE SIMPLIFIEFICHE 2.3 : Retraitement du crédit-bail

Répartir les coûts de la même façon quel que soit le mode de financement choisi pour l’acquisition d’un bien (emprunt ou crédit-bail).

Le but est de scinder les redevances de crédit bail en deux parties :Les charges d’amortissement (à affecter sur les sections d’analyse consommatrices)Les charges d’intérêts (à affecter sur la section d’analyse de Structure financière)

AFFECTATIONS ANALYTIQUES

FICHE 3.1 : Tableau synthétique des affectations analytiquesFaciliter la mise en cohérence des affectations comptables de l’établissement et des règles du guide de CAH

Comptepossibilité

d'affectation surSA de type n°1

possibilitétation surtype n°2

d'affecSA de

possibilitétation surtype n°3

d'affecSA de

possibilitétation surtype n°4

d'affecSA de

possibilitétation surtype n°5

d'affecSA de

possibilitétation surtype n°6

d'affecSA de

SA d'affectationpar défaut

6012 931 0 0 0 0 0 931.11360224 932.3 0 0 0 0 0 932.360225 932.5 0 0 0 0 0 932.5602261 934 935 0 0 0 0 934602268 934 935 0 0 0 0 9346023 931.3 0 0 0 0 0 931.360261 931.3 931.4 931.172 932.2 935.31 0 931.16560262 931 0 0 0 0 0 931.1660263 931.18 931.3 931.4 936.4 936.611 936.612 931.1860264 931.12 931.13 0 0 0 0 931.13602651 931.113 0 0 0 0 0 931.113602652 931.14 0 0 0 0 0 931.14602662 931 0 0 0 0 0 931.113602663 931.4 0 0 0 0 0 931.4602668 931 0 0 0 0 0 931.11360268 931 0 0 0 0 0 931.1136028 931 0 0 0 0 0 931.1136061 931.16 0 0 0 0 0 931.1660621 931.3 931.4 931.172 932.2 935.31 0 931.165

… … …

AFFECTATIONS ANALYTIQUES

FICHE 3.2 : Rappel sur quelques notions comptables fondamentalesPrincipe de continuité d’activitéPrincipe de régularité et de sincéritéPrincipe de prudencePermanence des méthodesRattachement au bon exerciceDistinction entre immobilisation (actif) et charges.….

FICHE 3.3 : Charges non incorporables et produits non déductiblesMieux comprendre les notions de charges non incorporables et de produits non déductibles.Lister les comptes concernésObtenir des précisions sur certains cas particuliers

FICHE 3.4 : Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux remboursements de frais des comptes de résultats annexes (CRA)Faire le point sur les méthodes permettant d’isoler ces activités. Uniformiser les pratiques. 1)Rétrocession de médicaments2)Autres ventes de biens et services :3)Mise à disposition de personnel facturée : 4)Prestations délivrés aux usagers et accompagnants :5)Remboursement de frais des CRA (Comptes de Résultat Annexes) / Traitement des charges des fonctions supports :

AFFECTATIONS ANALYTIQUES

FICHE 3.5 : Exemple de Tableau Analytique Commun (TAC)Exemple de TAC produit par l’outil tableur présenter par la suite

FICHE 3.6 : Affectations des personnelsDétaillée dans la 3éme partie

FICHE 3.7 : Recueil des unités d’œuvre / Clés de ventilationDéfinition des notionsDifférents selon les méthodes (Angers, RTC…)Utilités des UO et clés de ventilation

III – Présentation de 2 fiches

Fiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOM

Présentation générale des fiches

Fiche: 3. 6 Affectation du personnel

Présentation générale des fiches

Titre

Intérêts

Pour aller plus loin

Fiches connexes

Des références au guide

Accessible à tous

Des exemples concrets

Fiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOM

Comment construire et actualiser un FIchier COMmun de structure (FICOM) cohérent avec l’organisation de l’établissement et les impératifs de la comptabilité analytiquehospitalière.

Le guide donne des règles …

…Cette fiche donne une méthode

I: S’interroger….

II: Analyser l’existantFaire un inventaire des UFRépertorier les logiciels…

III: remettre à plat son ficomConseil 1: toutes les activités sont intégréesConseil 2: Chaque UF clinique comporte: 1 responsable

des objectifs clairs…..

Conseil 3: Chaque UF doit être liée à : un seul pôleune seule structure

…..………..Conseil 8: Eviter les uf fourres tout

IV L’Administration du FICOM requiert rigueur et VigilanceQui pilote et pourquoiQui valide? Quelles instances?quels sont les acteurs?….

V cas ParticuliersSous traitances médicalesactivités subsidiaires

Points de vigilances

« Ne pas chercher la solution parfaitement exacte »

« Trouver le bon niveau de justesse »« Je préfère avoir globalement raison que précisément tort » Keynes

Exemples illustrés

Normalisé les libellés d’UF

Homogénéisation des libellés des UF dans le FICOM

UF7310

7311

7312

7313

7314

7315

7316

7310

7311

7312

7313

7314

7315

7316

Intégrer une sémantique unique et compréhensible de tous les acteurs de l'établissement

EFPneumologie

HCPneumologieLilbellé UF

Soins palliatifsPneumologie

HDJchimio Pneumologie

HDJPneumologie

CSPneumologie

HCPn

HDJ sommeil

CSPneumo

Soins palliatifsPneumo

Hôpital de jour chimo Pneumologie

HDJPneumolo

EF Pneumo

H de jour sommeil

Exemples de fiches navettes pour la création ou la modification des UF

légende : à compléter par le demandeur

Date de la demande :Date de création souhaité : DRH oui/non

Service demandeur : INFORMATIQUE oui/nonNom du demandeur : DAF oui/non

Nom du valideur : contrôleur de gestion DIM oui/non

Règles d'imputation : Personneldépenses/recettes Activité

Travail à effectuer :

CréationFermetureModification

Création d'une UF dans le CR (à compléter par le contrôle de gestion)

Centre d'Activité (CA) : Pôle :

Unité Fonctionnelle (UF) : T.A. :

Responsable de l'Unité Fonctionnelle (UF) :

Section d'Analyse (SA) :

Discipline d'Equipement (DE) :

Code de regroupement SAE :

Nombre de lits :

DMT :

Code tarif :

Budget :

Exemplaire à retourner complété par le service demandeur au contrôle de gestion

Objectifs et finalités de la demande de modification du FICOM :

Validation opérationnelle

Fiche navette : mise à jour du fichier structure commun

CR/service)

CA UF PÔLE

•Autre exemple de fiche navette de demande de modification d’unFICOMFICHIER COMMUN DE STRUCTURE (FCS)UNITE FONCTIONNELLE (UF) - VOLET GENERALCréation Modification Fermeture

NOM DE LA PERSONNE REFERENTE:……………………………………JUSTIFICATIONS DE LA DEMANDE (OBLIGATOIRE)-PRECISER LE CONTEXTE(DÉMÉNAGEMENT, CRÉATION D’UNE UNITÉ ETC…)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………INTITULÉ EXACT DE L’U.F :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………INTITULÉ CONTRACTE EN 25 CARACTÈRES MAXIMUM:/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/CODE DE L’UF (PROPOSITION POUR UNE CRÉATION) /__/__/__/__/RATTACHEMENT AU SERVICE /__/__/__/__/ ET AU PÔLE/__/__/__/__/LA DEMANDE SERA EFFECTIVE À COMPTER DU /__/__/-/__/__/-/__/__/TYPE DE L’ACTIVITE DE L’UF (OBLIGATOIRE ET A VALIDER AVEC LE MEDECIN REFERENT):Hospitalisation (préciser « complète, de semaine ou partielle* ») : ……………………..•Nombre de …….. lits/places d’hospitalisation installés le …………………………..•Nombre de …….. lits/places d’hospitalisation en service du ……… au …………… (dans le cas oùtous les lits installés ne sont pas mis en service)

*Dans le cadre d’une structure d’hospitalisation à temps partielle préciser la naturede l’hospitalisation :de jour à venue uniquede jour à venues itératives (plusieurs hospitalisations de jour sur un même épisode)de séances de traitement de cure ambulatoire (dialyse, chimio …)•L’UF doit être rattachée à une unité de soins (US)• US à créer (remplir la fiche de création US - obligatoire)• US existante code ……………… libellé……………………………….………Consultation externe

précision : ……………………..•L’UF doit être rattachée à une unité de consultations (UC)• UC à créer (remplir la fiche de création UC - obligatoire)• UC existante code ……………… libellé……………………………….………Médico-technique

précision : ……………………..Autres (Administratif, logistique)

précision : ……………………..

MIGACprécision : ……………………..

- Utilisateur Type de modification :- Création, fermeture d’une

entité analytique- Modification de l’arborescence

analytique- Modification de l’intitulé d’une

entité analytique- Responsable de

la gestion duFICOM

- Et responsable duSIH

Pour les créations,analyse suivant le cahierdes charges pour lacréation d’une UFI/FINAN/0101

- Responsable duSIH

- Responsable dela gestion duFICOM

Directions fonctionnelles, SIM,pharmacie, services concernés

Directions fonctionnelles, SIM,pharmacie, services de soins etlogistiques

Groupe de travail composé :- du responsable de la gestion

du FICOM,- du responsable du SIH- du contrôleur de gestion

- Groupe de travailchargé del’analyse duFICOM

Demander une modification du FICOMau responsable de la gestion du FICOM

Analyser les demandes de modification du FICOM

Valider la modificationdemandée ?

NON

OUI Informer le demandeur de la suite donnée à sa

demande

Réaliser la modification dans le fichierFICOM

Informer tous les utilisateurs des créations,modifications, fermetures d’UF

Assurer la veille sur les UF qui doivent êtrecréées et celles qui peuvent être fermées

Réaliser des modificationssur le FICOM ?

NON

OUI

Diffuser au moins 1 fois par an le FICOMaux utilisateurs

Organiser au moins 1 fois par an une réunion d’analyse du FICOM

Apporter desmodifications au

FICOM ?

NON

OUI

Un exemple de procédure de modification du FICOM d’un CH

Fiche: 3. 6 Affectation du personnel

Comprendre la nécessité de réaliser certains retraitement comptable

Conseil sur la manière de préparer les entretiens pour la répartition du temps de travail

Rôle de la direction des ressources humaines et du contrôle de gestion

Dans un système idéal:

Charges de personnel affecté sur les différentes UF à lasources

Si ce n’est pas le cas: Enquêtes auprès des services

Qui interrogerA quelle fréquencePréparer un entretienconduire un entretien

Cas particulier de la psychiatrieExemple

UO Production(a)

Echelle Psy(b) Total (a*b) Clé de

répartitionUF 5000 HospitAdulte

Journée 7200 100 720 000 97.2%

UF 5001 Hospitde jour Adulte

Venues 200 58 11 600 1.6%

UF 5002 ActivitéCMP Adulte

Actes 300 30 9 000 1.2%

TOTAL 740 600 100%

Points de vigilance:Associé DRH – DIM – Contrôle de gestion

Attention a ce que les entretiens ne soit pas vécu comme un contrôle

Interroger directement les médecins si nécessaire

Pour aller plus loin:Cas des CLM et CLD

Exemples:

Grille d’imputation servant aux entretiens

Echelle de coût relatif avec le coût d’hospitalisation à temps plein pour adulte en psy

Exemple à partir du fichier d’affectation des charges de personnel

Conclusion

1nouveau

GuideUn

comptabilitéanalytiquepour tous

les ES15 fiches technique