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Un logiciel :

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES et TECHNIQUES

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SCREENSHOTS

V2.2

MAJ : 01.01.2019

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Table des matières

RESUME DES PRINCIPALES SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ....................................................................................... 3

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES DETAILLEES .......................................................................................... 4

Caractéristiques générales : .............................................................................................................................................. 5

Fonctions de Configuration générale : .............................................................................................................................. 5

Fonctions d’Alimentation (Gestionnaires) : ...................................................................................................................... 6

Fonctions de Consultation : .............................................................................................................................................. 7

Fonctions Graphiques : ..................................................................................................................................................... 7

Fonctions Documentaires (GED) : ..................................................................................................................................... 8

Fonctions de Gestion des Utilisateurs :............................................................................................................................. 9

Fonctions de Messagerie-Notification : ............................................................................................................................ 9

Fonctions de Sécurité-Traçabilité-Authentification : ...................................................................................................... 10

SCREENSHOTS .......................................................................................................................................................... 11

1) STRUCTURE ORGANISATIONNELLE MULTI-NIVEAUX ...................................................................................................... 12

2) STRUCTURE HIERARCHIQUE ENTIEREMENT CONFIGURABLE ......................................................................................... 13

3) TABLEAU DE BORD (ACCUEIL) ......................................................................................................................................... 14

4) CONSULTATION D’UNE ANNONCE .................................................................................................................................. 15

5) INTERFACE DE SAISIE DES DONNEES ............................................................................................................................... 16

6) CHECK-LIST DE L’ETAT DES INDICATEURS & DOCUMENTS DE LA BDES .......................................................................... 17

7) MODULE DE GENERATION DE RAPPORTS ....................................................................................................................... 18

8) ALIMENTATION DE LA BDES PAR MAPPING XLS.............................................................................................................. 19

9) ALIMENTATION DE LA BDES PAR IMPORTS XLS SEMI-AUTOMATISES ............................................................................. 19

10) FONCTIONS DE MESSAGERIE ...................................................................................................................................... 20

11) INTERFACE DE CONSULTATION DES RUBRIQUES & INDICATEURS.............................................................................. 21

12) GRAPHIQUES DYNAMIQUES ....................................................................................................................................... 23

13) DEPOT DE DOCUMENTS .............................................................................................................................................. 24

14) PAGE DE CONSULTATION SYNOPTIQUE DES DOCUMENTS DE LA BDES ..................................................................... 25

15) MOTEUR DE RECHERCHE DOCUMENTAIRE................................................................................................................. 26

16) VISIONNEUSE SECURISEE ............................................................................................................................................ 26

17) CREATION-GESTION DES UTILISATEURS...................................................................................................................... 27

18) HISTORISATION DES EVENEMENTS ............................................................................................................................. 28

PRESTATION D’EXTERNALISATION (TYPE SaaS PRIVE) .............................................................................. 29

SPECIFICATIONS TECHNIQUES & PRE-REQUIS EN CAS D’INTERNALISATION ...................................... 30

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RESUME DES PRINCIPALES

SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES

o Application web, dédiée et évolutive, fonctionnant en mode internalisé (Intranet, DataRoom...) ou externalisé (type SaaS privé avec engagement de services)

o Solution mixte Base de données alphanumériques (Tableaux dynamiques) + Base documentaire (GED) utilisable également à des fins de reporting/statistiques, partage collaboratif, intranet documentaire…

o Structure organisationnelle du Groupe avec entités (juridiques ou virtuelles) réparties sur plusieurs niveaux hiérarchiques possibles (ex. Groupe -> Société-s -> Établissement-s) + entités transverses (ex. UES, Directions…)

o Structure de la BDES entièrement personnalisable pour chaque entité (Rubriques, Indicateurs, Descriptions, Classifications, Filtres de Consultation…etc)

o Différents modes d’alimentation possible : saisie manuelle des indicateurs, imports XLS (via des templates), traitements automatisés (à partir de fichiers externes), dépôt de documents (libre : tous types de fichiers & images acceptés, ou bien à partir de templates docx fournis)

o Tableaux d’Indicateurs évolués pouvant afficher jusqu’à trois niveaux de classification des données (ex. Types de Contrats & CSP en lignes + H/F en colonnes) + filtrage possible des Indicateurs & documents en fonction des Consultations (récurrentes ou ponctuelles)

o Possibilité de pré-validation des données & documents par les gestionnaires avant leur validation + Check-List récapitulative affichant l’état des Indicateurs & Documents (pré-validés, validés, vides, masqués)

o Fonctions documentaires (GED) : - Possibilité de conversion automatique en PDF des documents déposés au format Office (doc, xls, ppt) - Métadonnées (i.e. champs descriptifs des documents) totalement configurables et personnalisables - Fonctionnalités utiles : gestion de niveaux de confidentialité, fonctions de rappel automatique, masquage de champs aux IRP, pointage direct sur des pages ou signets en consultation…etc - Visualisation des documents possible soit en téléchargement direct, soit à partir d’une visionneuse sécurisée, incluant l’insertion possible d’un filigrane avec texte personnalisable - Moteur de recherche documentaire (indexant le titre et le contenu des documents) (…)

o Nombreuses fonctions de sécurité : - Cryptage du code et de la base de données (les rendant inexploitables en cas de piratage) - Gestion extrêmement fine des droits d'accès (matrice de permissions croisées en fonction des groupes d’utilisateurs/mandats, des entités et de leurs rubriques) appliquée à l’ensemble de la BDES - Double sécurisation possible des PDF au moment de leur dépôt (création d’un mot de passe à l’ouverture + protection contre le copier-coller et la modification…etc) (…)

o Historisation de l’ensemble des événements de la BDES + fonctions statistiques (reporting)

o Module d’archivage (ponctuel ou automatique) et de restauration de la BDES

o Modules à Valeur Ajoutée (configurables ou désactivables en fonction des groupes d'utilisateurs) : - Module d’agrégation automatique des données (consolidation des données mensuelles en données annuelles et consolidation des données des niveaux Sociétés/Établissements vers les niveaux Groupe/Sociétés) - Boutons statistiques de calcul (ex. Totaux, Répartitions (%), Moyennes, Evolutions…) - Génération de graphiques dynamiques (plusieurs formats, exportables…) - Module de génération automatique de documents préformatés (à partir des Indicateurs) - Module de Questions-Réponses (associé à chaque Indicateur & Document) - Système de messagerie évolué (avec formulaire de texte enrichi et ajout possible de pièces jointes)

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SPECIFICATIONS

FONCTIONNELLES

DETAILLEES

(CF. SCREENSHOTS A PARTIR DE LA PAGE 10)

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Caractéristiques générales :

o Application web, dédiée et évolutive fonctionnant en mode internalisé (Intranet, DataRoom...)

ou externalisé (type SaaS privé avec engagement de services – Cf. page 29)

o Solution mixte Base de données Alphanumériques (Tableaux dynamiques à plusieurs niveaux de

classification) + Base Documentaire (GED). Possibilité d’utiliser l’un des deux modes uniquement. Solution utilisable également à des fins de reporting (statistiques & graphiques), partage collaboratif (données & documents), intranet documentaire (métadonnées, moteur de recherche, sécurisation des PDF...).

o Trois formats de données pour les Indicateurs : Champs alphanumériques (chiffres, %, textes courts) / Zones de texte enrichi (textes longs formatés) / Documents (tous types : PDF, DOC, XLS…Images)

o Hauts niveaux de sécurité et protection des données (ex. cryptage du code et de la base de données les

rendant inexploitables en cas de piratage), d'interopérabilité (ex. alimentation depuis logiciels paie/RH,

DSN…), de configuration et d'adaptations (développements sur mesure)

o 100% conforme à la Loi et aux Ordonnances Macron (possibilité de configurer largement « l'organisation,

l'architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement » de la BDES...)

o Package commercial complet (incluant : reprise des données + support + maintenance + lettre de veille)

o Politique tarifaire simple et transparente avec utilisation de la BDES sans limitations (nombre d’entités juridiques et d’utilisateurs illimité sans aucune incidence sur la facturation… seul le coût de l’espace de stockage est variable en mode externalisé)

o Respect des normes web d’Accessibilité (conformité aux RGAA et WCAG) + Responsive Design (affichage compatible multi-écrans/résolutions)

o Possibilité d’activer ou non chaque module et fonctionnalité en fonction des groupes d’utilisateurs (administrateurs, gestionnaires, IRP, invités)

Fonctions de Configuration générale :

o Structure organisationnelle du Groupe avec entités (juridiques ou virtuelles) réparties sur cinq niveaux hiérarchiques possibles + entités transverses Ex : Groupe (niv.1) => Société-s (niv.2) => Etablissement-s (niv.3) + UES ou Directions (i.e. entités transverses pouvant être liées à des entités de chaque niveau hiérarchique) Chaque entité : peut être gérée de façon autonome au sein de la BDES, peut être configurée + ou – 300 salariés (contenu BDES différent), peut être associée à une couleur et un logo spécifiques…

o Personnalisation de l’arborescence initiale de la BDES avant livraison : 1. Structure correspondant au Décret "Loi Rebsamen" du 29.06.2016 (valable théoriquement jusqu'au CSE) 2. Structure correspondant au Décret "Ordonnances" du 29.12.2017 (valable théoriquement à partir du CSE) 3. Structure personnalisée (à nous transmettre par fichier Excel) Cette structure demeure entièrement personnalisable par la suite et à tout moment par l’administrateur pour chaque entité (Rubriques, Indicateurs, Descriptions, Classifications, Filtres…etc)

o Gestion fine des droits d'accès (matrice de permissions croisées en fonction des groupes d’utilisateurs & mandats IRP, des entités et de leurs rubriques) appliquée à l’ensemble de la BDES (i.e. droit accès aux entités & rubriques, notifications, gestion des comptes, historique des évènements...).

o Choix de la fourchette des années à afficher (ex. données historisées des années passées)

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Fonctions d’Alimentation (Gestionnaires) :

o Plusieurs modes d’alimentation possible des Rubriques & Indicateurs : - saisie manuelle des Indicateurs (données alphanumériques ou textes formatés) depuis l’interface web - import des Indicateurs (données alphanumériques ou textes simples) par templates XLS - imports semi-automatisés des Indicateurs (données alphanumériques ou textes simples) depuis des fichiers XLS externes (système de mapping à partir des fichiers XLS contenant les données à importer) - imports automatisés des Indicateurs (données alphanumériques ou textes simples) depuis des sources de données externes (fichiers XLS/CSV, DSN, DB...) avec possibilité de traitements intermédiaires (prestation sur devis : cf. fonctionnement et tarification indicative en page 5 de https://bdes-plus.com/modes_tarifs_V2.pdf)

- dépôt simplifié de documents dans les Tableaux d’Indicateurs - dépôt de documents avec gestion avancée des métadonnées dans les (sous-)Rubriques (GED)

o Saisie de données alphanumériques (chiffres, pourcentages, textes courts…) ou textuelles (descriptions, commentaires…) dans des formulaires de texte enrichi (incluant le dépôt de documents) au sein de tableaux annuels, trimestriels ou mensuels

o Calcul des données prévisionnelles : suggestion aux gestionnaires de valeurs indicatives pour les données des années futures à partir de la tendance des données calculées sur les années passées

o Zone d’informations complémentaires (par ajout de texte enrichi ou dépôt de document) permettant de commenter les Indicateurs et/ou d’historiser les changements (visibles dans l’Historique de la BDES)

o Zone de commentaires confidentiels réservés aux Gestionnaires en Saisie (non visibles par les IRP)

o Masquage possible des Indicateurs aux IRP par les gestionnaires (au cas par cas) + Possibilité de masquage automatique des Indicateurs en cas de données vierges

o Possibilité de duplication des Indicateurs en données prévisionnelles et données définitives (pour comparaison possible des deux catégories de données dans le temps)

o Possibilité de pré-validation des données & documents par les gestionnaires avant validation définitive et affichage/notification aux IRP (la pré-validation envoie une notification uniquement aux autres Gestionnaires & Administrateurs de la Rubrique). Il est possible de réserver la capacité de validation aux seuls Administrateurs (les Gestionnaires ont alors uniquement un droit de pré-validation).

o Check-List récapitulative affichant l’état de tous les Indicateurs & Documents de la BDES : pré-validés, validés, vides, masqués, confidentiels.

o Module de consolidation (agrégation) automatique des données : . Consolidation des données mensuelles (année précédente) en données annuelles (nouvelle année) . Consolidation des données des entités de niveau inférieur (resp. Sociétés / Établissements) dans les entités de niveau supérieur (resp. Groupe / Sociétés) (sur devis : possibilité de développements permettant de réaliser des traitements spécifiques au moment des consolidations)

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Fonctions de Consultation :

o Possibilité d’accès direct aux rubriques de chaque entité par des liens (URL) internes

o Affichage des pages de Consultation par Entités (BDES complète), (Sous)Rubriques ou Indicateurs (listes déroulantes incluant un moteur de recherche avec auto-complétion sur le nom des Indicateurs)

o Affichage possible d’un texte descriptif pour chaque (sous)Rubrique et Indicateur

o Affichage de la date de dernière màj pour chaque (sous)Rubrique et Indicateur

o Tableaux d’Indicateurs évolués pouvant afficher jusqu’à trois niveaux de classification/ventilation des données (ex. Types de Contrats + CSP en lignes & H/F en colonnes)

o Système de Filtrage des Indicateurs en fonction des Consultations récurrentes du C(S)E (Orientations Stratégiques + Situation Eco/Financière + Politique Sociale) ou bien pour des Consultations ponctuelles (filtres personnalisables ad hoc)

o Boutons statistiques de calcul dans les tableaux d’Indicateurs (annuels / trimestriels / mensuels) pour faciliter l’exploitation des données : . Totaux et Répartitions (%) dans chaque colonne (annuelle / trimestrielle / mensuelle) de données . Minimum-Maximum-Moyenne-Médiane sur la période (années / trimestres / mois) sélectionnée . Moyenne annuelle & Cumul annuel de l’Indicateur dans les tableaux trimestriels / mensuels. . Évolution pour afficher le % de hausse ou baisse de l’Indicateur entre chaque année / trimestre / mois . Comparaison des données Hommes / Femmes . Comparaison affichant le % d’écart entre les données consolidées et les données prévisionnelles

o Export des Rubriques ou de la BDES complète en PDF ou IMG avec inclusion des graphiques et possibilité d’inclusion d’un filigrane de traçage (Motif de confidentialité personnalisable – Téléchargé le [Date] par [Prénom Nom])

o Bouton d’export XLS des données des Indicateurs (configurable en fonction des groupes d’utilisateurs)

o Génération de l’Index Egalité F/H à partir des différents indicateurs réglementaires afin de déterminer l’index optimal à afficher (…).

Rappel : il est possible d’activer ou non chaque module & fonctionnalité en fonction des groupes d’utilisateurs (administrateurs, gestionnaires, IRP, invités)…

Fonctions Graphiques :

o Génération de graphiques dynamiques sous les tableaux d’Indicateurs Formats possibles : Colonnes, Lignes, Régions, Barres, Camemberts, Régression Linéaire… Chaque Indicateur peut être associé à un type de graphique par défaut. Le format Régression linéaire permet d’afficher des prévisions en fonction de la tendance calculée à partir des années précédentes. Chaque Graphique peut être agrandi (fonction zoom) ou bien ouvert en entier sur une nouvelle page.

o Affichage dynamique des valeurs dans une infobulle par survol de la souris

o Possibilité d’ajouter des zones (bulles) de commentaires sur les graphiques

o Boutons d’export (PDF, PNG, JPG, SVG) sur chaque graphique avec possibilité d’inclusion d’un filigrane de traçage (Motif de confidentialité personnalisable – Téléchargé le [Date] par [Prénom Nom]) (configurable en fonction des Groupes d’Utilisateurs)

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Fonctions Documentaires (GED) :

o Tous types de fichiers autorisés : documents (pdf, ms office…), images, vidéos… + Modèles de documents avec Tableaux d’Indicateurs réglementaires fournis pour chaque Rubrique

o Dépôt de documents à trois niveaux possibles : . Niveaux Rubriques et Sous-Rubriques (avec gestion évoluée des permissions et des métadonnées + autres fonctions …cf. Fonctionnalités spéciales ci-dessous) . Niveaux Indicateurs et Informations complémentaires (mini-formulaires de texte enrichi incluant le dépôt simplifié de documents sans gestion de métadonnées)

o Personnalisation des champs de métadonnées associés à la description des documents (création de champs affichables ou non aux IRP avec différents formats possibles : champs texte, listes déroulantes, cases à cocher, oui/non…) Les champs facultatifs proposés par défaut sont : Nom du fichier, Nom de l’auteur du document, Date de création, Date de modification, Gestion des droits d’accès, Date limite de confidentialité, Motif de confidentialité, Filtres de Consultations, Mots-clés, Résumé, Commentaires...

o Fonctionnalités spéciales associées à la gestion des documents : . Niveaux de confidentialité (haut, moyen ou bas) : chaque niveau de confidentialité est associé à des actions configurables en fonction des groupes d’utilisateurs (téléchargement permis ou visionneuse obligatoire + affichage ou non d’un filigrane de traçage). Les niveaux Haut et Moyen sont associés (facultativement) à une Date limite de confidentialité (possibilité d’envoi d’un mail de notification au gestionnaire à cette date) ainsi qu’à un Motif de confidentialité (repris automatiquement dans le filigrane de traçage). . Conversion automatique en PDF des documents déposés au format Office (doc, xls, ppt) . Protection automatique des PDF : il est possible de définir un mot de passe Utilisateur qui sera exigé ensuite à l’ouverture du PDF (mot de passe accessible aux IRP dans la BDES) mais aussi de protéger les PDF déposés contre l’édition, le copier-coller et la modification. . Affichage direct des PDF à un endroit précis : il est possible de saisir un numéro de page ou le nom d’un signet pour que le PDF s’ouvre directement à cet endroit en Consultation . Date + Message de notification : permet de recevoir un email de notification avec un message personnalisé à la date souhaitée (par exemple pour un rappel de mise à jour du document)

o Accès aux documents possible à partir : . Des zones de Rubriques : les documents sont classés par années (système d’onglets) . Du référentiel global des documents : page synoptique affichant l’ensemble des documents classés par entités, (sous)rubriques et années avec un système de filtres permet de sélectionner les documents en fonction des Consultations et/ou Mots-clés associés . Du moteur de recherche documentaire (cf. infra)

o Visualisation des documents possible soit en téléchargement direct, soit à partir d’une visionneuse sécurisée interdisant le copier-coller et le téléchargement. Dans les deux cas : possibilité d’afficher un filigrane de traçage du type : [Motif de confidentialité personnalisable] – Visionné ou Téléchargé le [Date] par [Prénom Nom]). Ainsi, même en cas de "Print Screen", le filigrane apparaît toujours…

o Popup de Métadonnées affichant les informations descriptives associées aux documents déposés

o Moteur de recherche documentaire performant indexant le titre et le contenu des documents de tous types (pdf, doc, xls, ppt, odt…) avec filtres (années, types de documents) et utilisation possible d’opérateurs de recherche avancée. Possibilité d’utiliser ce moteur de recherche en dehors de la BDES (ex. espace GED).

o Module de génération automatique de documents (ex. bilan social) à partir de templates utilisateurs reproduisant les données des Indicateurs sélectionnés de la BDES (docx avec variables d’Indicateurs). Ce module peut permettre d’exporter toute la BDES dans un docx avec un template fourni.

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Fonctions de Gestion des Utilisateurs :

o Quatre groupes d’utilisateurs (Administrateurs, Gestionnaires, IRP et Invités) avec gestion avancée des permissions + création possible de sous-groupes d’utilisateurs avec permissions spécifiques. Les comptes Invités sont des comptes provisoires pouvant être utilisés pour la transmission d’informations spécifiques (inspection du travail, experts-comptables…).

o Mandats IRP entièrement configurables (mandats préexistants avec possibilité de créer des mandats adhoc, ex. mandats régionaux, commissions spéciales…)

o Gestion des dates de début/fin de mandat et contrat des IRP

o Configuration sur mesure des champs utilisateurs : création de champs affichables ou non aux IRP avec différents formats possibles (champs texte, listes déroulantes, cases à cocher…). Les champs (facultatifs) proposés par défaut sont : Nom, Prénom, Groupe d’utilisateurs, Email, Mot de passe, Tél. fixe, Tél. portable, Matricule, Poste, Service… ainsi que les champs suivants pour les IRP : Mandat(s), Organisation syndicale, Date de début de mandat, Date de fin de mandat, Date de début de contrat, Date de fin de contrat…

o Inscription des utilisateurs possible par l’interface web (saisie d’un utilisateur) ou par fichier XLS pré-formaté (import et mise à jour de l’ensemble des utilisateurs)

o Possibilité d’inscription des utilisateurs sans adresse email (utilisation d’un mot de passe générique avec modification de ce mot de passe à la première connexion).

o Interface de gestion des utilisateurs affichant leurs informations, les dates de première et dernière connexion, la date de création du compte et le compte à l’origine de la création. Possibilité de désactiver / réactiver / supprimer un compte et modifier ses informations. Moteur de recherche intuitif et dynamique sur n’importe quel critère de recherche. Fonctions de tri et d’export (xls/csv, pdf, impression…).

o Module de reporting permettant d’afficher des statistiques sur le nombre de connexions et le temps moyen de connexion des groupes d’utilisateur sélectionnés sur une période délimitée

Fonctions de Messagerie-Notification :

o Tableau de bord récapitulant les derniers évènements de la BDES : dernières saisies d’Indicateurs, derniers documents déposés, dernières annonces globales et spécifiques, calendrier social Coloration différente des nouveaux évènements depuis la précédente connexion de l’utilisateur. + questions en attente de réponse (pour les Gestionnaires & Administrateurs). Chaque évènement fait parallèlement l’objet d’une (possible) notification par email aux ayant-droit.

o Système de messagerie évolué avec formulaire de texte enrichi et ajout possible de pièces jointes (ex. convocations, images, iframes, visionneuses…) comportant des annonces collectives (destinées à tous les utilisateurs), des annonces spécifiques (destinées à des groupes d’utilisateurs sélectionnés) ainsi qu’un calendrier social évolué permettant de créer des évènements à une date/heure choisie et incluant la possibilité de rappels automatiques à différentes dates

o Diffusion possible des annonces sur la page de connexion de l’application (ex. message de maintenance) et sur la page d’accueil (tableau de bord) à tous les utilisateurs ou seulement à certains groupes d’utilisateurs (choix des mandats pour les IRP) dans le(s) entité(s) sélectionnée(s). Demandes d'accusés de réception et de lecture intégrées à chaque envoi de message (dés-activable). Possibilité de dupliquer, modifier, désactiver et réactiver une annonce (ex. réutilisation ultérieure).

o Choix de l’expéditeur des messages : depuis le compte principal "SuperAdmin" (avec éventuellement une adresse email de type "no-reply") ou depuis le compte (Gestionnaire/Administrateur) à l'origine de l'évènement (ex. annonce, dépôt de document, saisie d’indicateur…)

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o Possibilité de création de comptes email (ou alias de redirections) pour l’ensemble des utilisateurs (ex. prenom.nom@bdes-societe.info) avec webmail pour accéder aux messages & notifications

o Gestion avancée des notifications par email permettant d’activer ou non la notification automatique par email aux utilisateurs concernés (immédiate ou rapport groupé quotidien) : . en cas de saisie d’Indicateurs et dépôt de documents . en cas de nouvelle annonce ou de nouvel événement lié au calendrier social (message complet avec pièce(s) jointe(s) ou simple notification invitant à se connecter à la BDES) . au gestionnaire-dépositaire d’un document à l'expiration de sa période de confidentialité . au gestionnaire-dépositaire d’un document à une date prévue (ex. pour sa mise à jour)

o Système de questions-réponses (dés-activable) sur les Indicateurs et les documents permettant aux IRP de poser des questions aux Gestionnaires (par exemple en préparation d’une consultation). Les Gestionnaires sont informés par email des questions qui leur sont adressées et peuvent y répondre. Les questions en attente sont visibles sur le Tableau de Bord du Gestionnaire (accès direct à la page).

Fonctions de Sécurité-Traçabilité-Authentification :

o Détection et historisation des tentatives multiples de connexion en échec (possibles tentatives d’intrusions, attaques DDOS…) avec blocage de l’adresse IP et envoi d’un mail d’avertissement à l’administrateur après dépassement du nombre maximal de tentatives de connexion autorisées

o Possibilités d'authentification renforcée : . Anonymisation possible de l’identifiant de connexion (ex. matricule) . Authentification à double facteur par OTP (code à durée de vie courte envoyé par email ou SMS) . Autorisation de connexion à partir de plages d’adresses IP + horaires de connexion autorisés

o Mots de passe : règles de sécurité, possibilité d’imposer un changement obligatoire en fonction de la fréquence désirée (ex. tous les 6 mois) avec interdiction de reprendre l’un des derniers mots de passe

o Possibilité d’authentification SSO depuis un annuaire LDAP / Active Directory (sur devis)

o Configuration du « time-out » de la session (durée en minutes au bout de laquelle l’utilisateur est

déconnecté automatiquement de l’application en l’absence d’activité) o Charte d’Utilisation de la BDES modifiable par l’administrateur devant être validée par tout utilisateur à

sa première connexion (lien présent en bas des pages de connexion et d’accueil)

o Configuration des actions à historiser (ex. connexions, consultations de rubriques, consultation d’annonces, visionnage ou téléchargements de documents…etc) Une page Historique permet d’afficher l’ensemble des événements de la BDES avec un système de filtres (par types d’action, utilisateurs, périodes…) et un moteur de recherche dynamique. Fonctions de tri et d’export (xls/csv, pdf, impression…).

o Possibilité d'interdire le copier-coller sur les Tableaux, les Graphiques et les PDF ainsi que : . sécuriser les PDF au moment du dépôt (ajout d'un mot de passe à l'ouverture…) . utiliser une visionneuse sécurisée au lieu du téléchargement direct . afficher un filigrane sur la visionneuse ainsi que sur les PDF et Graphiques téléchargés

o Filigrane de traçage (sur chaque page des documents téléchargés ou visionnés) du type : [Motif de confidentialité personnalisable] – Visionné ou Téléchargé le [Date] par [Prénom Nom]). (ainsi, même en cas de "Print Screen", le filigrane apparaît toujours…)

o Module d’archivage et de restauration de la base de données ainsi que des documents de la BDES, ponctuel ou automatique (chaque jour, semaine ou mois).

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SCREENSHOTS

Pour agrandir les images, pensez à utiliser le zoom de votre lecteur PDF.

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1. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE MULTI-NIVEAUX (Entités transverses, couleurs et logos spécifiques…etc)

13

2. STRUCTURE HIERARCHIQUE ENTIEREMENT CONFIGURABLE (Rubriques, indicateurs, catégories multiples, filtres de consultation, champs de description…)

14

3. TABLEAU DE BORD (ACCUEIL) (Dernières Informations, calendrier social…)

15

4. CONSULTATION D’UNE ANNONCE (Téléchargement ou visionnage de documents, notification par email…)

16

5. INTERFACE DE SAISIE DES DONNEES (Saisie manuelle ou en masse par Excel, pré-validations, zones de commentaires publiques et privées,

formats de données multiples : champs alphanumériques, zones de textes, fichiers simples…)

17

6. CHECK-LIST DE L’ETAT DES INDICATEURS & DOCUMENTS DE LA BDES (pré-validés, validés, masqués…)

18

7. MODULE DE GENERATION DE RAPPORTS (TEMPLATES) (à partir de documents Word pré-formatés…)

=> DOCX :

19

8. ALIMENTATION DE LA BDES PAR MAPPING XLS (à partir de fichiers Excel propriétaires, ex. fichiers rh/paie..)

9. ALIMENTATION DE LA BDES PAR IMPORTS XLS SEMI-AUTOMATISES

(après développements spécifiques)

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10. FONCTIONS DE MESSAGERIE (formulaire de texte enrichi multifonctions, ajout de PJ, rappels automatique, réutilisation des annonces …)

Système de question-réponses sur les Indicateurs & Documents (désactivable) :

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11. INTERFACE DE CONSULTATION DES RUBRIQUES & INDICATEURS (tableaux catégorisés jusqu’à 3 niveaux, moteur de recherche des indicateurs…)

Données (rubriques) annuelles :

Boutons de calcul statistiques :

(Totaux et sous-totaux, % intermédiaires + moyennes, médianes, quartiles et évolutions sur années sélectionnées …)

22

Données mensuelles/trimestrielles (calcul automatique des Totaux et Moyennes trimestriels/annuels + cumul annuel…)

23

12. GRAPHIQUES DYNAMIQUES MULTI-FORMATS (affichage dynamique des valeurs, choix des indicateurs, annotations, exports…)

24

13. DEPOT DE DOCUMENTS (saisie des métadonnées) (champs de métadonnées configurables, gestion de la confidentialité, double sécurisation possible des PDF…)

25

14. PAGE DE CONSULTATION SYNOPTIQUE DES DOCUMENTS DE LA BDES (popup des métadonnées, filtrage par consultations et mots-clés…)

26

15. MOTEUR DE RECHERCHE DOCUMENTAIRE (full-text)

16. VISIONNEUSE SECURISEE (avec filigrane de traçage)

27

17. CREATION-GESTION DES UTILISATEURS (manuelle ou par imports XLS, champs configurables, statuts multiples, fins de mandat/contrat,

utilisateur spécial type Invité, moteur de recherche dynamique, exports des utilisateurs…)

28

18. HISTORISATION DES EVENEMENTS (champs configurables, filtres de recherche, moteur de recherche dynamique, exports…)

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PRESTATION D’EXTERNALISATION (TYPE SaaS PRIVE)

Infogérance du serveur BDES

avec engagement sur les niveaux de services (SLA) :

o Hébergement sur serveur privé (type VPS) chez OVH (leader européen de l’hébergement, datacenter situé en France) avec nom de domaine et certificat SSL dédié (HTTPS)

o Sauvegarde quotidienne de la BDES sur un serveur secondaire (autre datacenter)

o Garantie de très haute disponibilité du serveur (suivi en continu des services, plan de continuité d’activité en cas de panne avec basculement sur le serveur secondaire…)

o Maintenance technique du serveur (patchs de sécurité, mises à jour importantes…)

o Très haut niveau de sécurité (surveillance permanente des failles & vulnérabilités par un cabinet spécialisé, certificat de sécurité NetGuard Gold, protection antiDDOS, firewall…)

o Volume de stockage extensible (de 25Go à 200Go, voire plus si nécessaire)

o Création possible de comptes email (ou alias de redirections) pour l’ensemble des utilisateurs (ex. prenom.nom@bdes-societe.info) avec webmail pour accéder aux messages & notifications

o Possibilité d’utiliser cet espace de stockage pour d’autres applications (ex. intranet documentaire couplé au moteur de recherche, serveur de backups…etc)

o Prestation assortie d’un Accord de Confidentialité et d’un Préavis de résiliation d’un mois

o La réversibilité des données peut se faire à tout moment par le client lui-même (exportation XLS des Indicateurs et Utilisateurs + exportation ZIP des documents de la BDES)

Cf. également : page 4 de https://bdes-plus.com/modes_tarifs_V2.pdf

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SPECIFICATIONS TECHNIQUES

& PRE-REQUIS EN CAS D’INTERNALISATION

Solution WEB DEDIEE développée à partir de composants

technologiques standards (compatibilité et maintenance optimisées) :

Langages : PHP avec utilisation d’un framework MVC et obfuscation du code (génération d’un

"byte code" PHP) + Javascript/JQuery/Ajax

Base de données : MySQL/MariaDB avec cryptage intégral des données ou MS SQL SERVER

Sécurité : cryptage des données par AES-128 cipher mode CBC (clé d’encryption) et

authentification (mots de passe) par SHA512 HMAC

CSS Responsive Web Design : pour un affichage optimal de l’application sur supports mobiles

Respect des normes d’accessibilité : conformité aux RGAA et WCAG

Messagerie : assurée par la fonction mail de PHP (par défaut) ou par un serveur SMTP à configurer

SSO : possibilité d’authentification SSO au moyen d’une connexion à un annuaire LDAP (sur devis)

PRE-REQUIS techniques en cas d’internalisation :

Serveur avec OS Linux (distributions conseillées : CentOS V6.5+, Debian V7+, Ubuntu V12+)

Ou : Windows Server (2008/2012, ou serveur local type Xampp/Wamp)

Serveur web APACHE V2.2+ ou NGINX V1.10+ ou IIS V7+

V5.5.X <= PHP <= V7 (version conseillée : V5.6.X) avec l'extension MCrypt installée et activée

Base MYSQL Community Server V5+ (version conseillée : V5.7) ou MariaDB V10+

Ou : MS SQL SERVER 2008+ (possibilité de portage sur ORACLE).

Pour le moteur de recherche documentaire (installation facultative) : Java Runtime (JVM)

Navigateurs web recommandés : Firefox (à partir de V38+) et Chrome (V18+).

Fonctionnement également garanti sur MS Edge et IE11. (attention : il est rappelé que IE11 n’est plus supporté par Microsoft… )

Configuration nécessaire : JavaScript et Popup actifs.

Taille de l’application : environ 150 Mo (300 Mo avec le moteur de recherche)

Taille de la BD (vierge) : environ 5Mo

Le nombre d’utilisateurs (administrateurs, gestionnaires, IRP…) et le nombre d’entités (ex.

établissements, ues…) créés sont potentiellement illimités.

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INSTALLATION et PARAMETRAGES :

(estimation de la charge projet)

Installation de la BDES :

Temps global estimé = environ 2h

(nécessite accès root en SSH et idéalement un outil de gestion MySql tel que PhpMyAdmin)

dont :

Installation de l’application : environ 30 mns

Installation de la base : environ 15 mns

Configuration technique du serveur : environ 15 mns

Installation du moteur de recherche documentaire : environ 60 mns

Premiers paramétrages techniques et fonctionnels de la BDES :

Temps estimé = environ 1h (en fonction du nombre d’établissements)

Configuration des droits d’accès :

Temps estimé = environ 30 mn (en fonction du nombre d’établissements)

Création des comptes d’utilisateur (administrateurs, gestionnaires et IRP) :

Temps estimé = environ 1mn par compte utilisateur en cas de saisie manuelle

(plus rapide en cas d’import de masse par fichier XLS)

Accès en ligne à une documentation complète :

. Guides d’Installation

. Guide de Démarrage rapide

. Guides Administrateur et Gestionnaires