Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds Routiers Présentées par Mark Thriscutt Consultant Indépendant en Gestion Routière Association

Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds

Routiers

Présentées par

Mark ThriscuttConsultant Indépendant en Gestion Routière

Association des Fonds d’Entretien Routier Africains (AFERA), Antananarivo, Madagascar. 08 – 09 Octobre 2007.

[email protected]

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Définitions: Soyez Clair à propos de toute Terminologie que vous utilisez

Autorité de Fonds Routier

Conseil d’Administration du Fonds Routier

Cadre de Fonds Routiers

Fonds Routier(Compte bancaire)

Directeur Général

Recettes

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La Communication est un Processus à Deux Voies

• A l’intérieur, entre les dirigeants d’organisation (le Conseil d’Administration & le Président Directeur Général & tout son personnel (cadre):

• A l’extérieur, entre la RFA et ses parties prenantes:

• Contrôlé par le haut: vision, objectives, stratégies, etc.

• Émanant de la base : Questions relatives au personnel, facteurs de fonctionnement, etc.

• Contrôlé par le haut : Politiques, objectifs, activités, problèmes, etc.

• Émanant de la base : priorités des usagers, activités, problèmes, etc.

Communication Strategies for Road Fund Authorities

ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.

By Mark Thriscutt

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Ne sous-estimez pas l’Importance d’une Bonne Stratégie de Communication!

• Elle constitue un élément important de toutes les organisations commerciales qui réussissent dans tous les pays.

• Elle implique une promotion (vente) cohérente de l’ organisation: ce qu’elle fait, pour qui et pourquoi.

• Les raisons pour lesquelles une RFA a besoin d’une stratégie de communication sont les mêmes que celles pour lesquelles les organisations commerciales en ont une : elles sont payées pour fournir un produit ou service aux clients (usagers de la route).



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Les bonnes Communications sont d’une importance particulière pour une RFA

• Ceux qui paient ont peu de choix concernant l’identité de ceux qui fournissent le service et limités, disons, dans la manière dont leurs fonds sont utilisés.

• Il y a un long délai de réalisation entre le moment où ils paient et le moment de prestation de service à leur intention, qui a lieu ultérieurement.

• La relation entre ce que les usagers paient et ce qu’ils reçoivent n’est pas claire, simple, ou directe.

• On est tenté de dépenser les fonds limités pour la construction de nouvelles routes, plutôt que pour l’entretien des routes existantes. Une RFA a besoin d’expliquer pourquoi ils se concentrent sur l’entretien.

• IL coûte de l’argent pour entretenir les routes. On est tenté d’ “emprunter” une partie de cet argent et à l’utiliser à d’autres fins. De bonnes communications & transparence découragent cette “pratique de raid”!



By Mark Thriscutt

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Une bonne Stratégie de Communication devrait fournir de VRAIS avantages à toute RFA.

• La RFA peut être proactive: établissement et contrôle du programme et traitement des questions les plus importantes sur une base informée.

• Elle peut éduquer la grande communauté à propos des problèmes auxquels elle fait face et engendrer un niveau plus élevé de compréhension de la communauté &, par conséquent, de l’appui.

• Elle contribue à la promotion de la transparence et décourage l’ingérence externe non appropriée ou mal informée.

• Au sein de la RFA, elle peut promouvoir un sens de but commun, de construction d’équipe & d’estime du personnel.



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Toutes les Autorités de Fonds Routier doivent communiquer avec leurs parties prenantes majeures

Agence(-s) ou Autorité(s) Routières

Chroniqueurs (par exemple,

les Média)

Politiciens Nationaux (& Locaux)

Ministère des Routes / Transport

Usagers des

Routes

Autres ministères du

Gouvernement

Fournisseurs du secteur privé

Communauté Internationale

Public en Général



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Autorité de Fonds

Routier (RFA)

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Eléments d’une bonne Stratégie de Communication

• Ayez des objectifs clairs: pourquoi le faites-vous? Qu’est-ce que vous essayez de dire?

• Connaissez votre marché: qui ciblez-vous?• Concevez bien le message afin qu’il convienne au marché

cible : comment peut votre message être le mieux reçu (non pas envoyé!)?

• Vendez les avantages, non pas les caractéristiques!• Utilisez une terminologie appropriée : pas de sigles!• Utilisez une technologie appropriée : par exemple, quel

moyen votre marché cible utilise-t-il & comprend le mieux?• Utilisez la population locale et la langue locale.• Soyez cohérent et continuez à le faire!



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Information & Messages à Communiquer

• Statistiques de réseau (longueurs, condition, limitations de vitesse & de charge d’essieu, moments des voyages, tendances, etc.).

• Travail programmé & réalisé.

• KPIs, valeurs cibles & tendances.

• Recettes & Dépenses (prévues & réelles).

• Politiques majeures & Structure organisationnelle.

• Problèmes techniques auxquels fait face la RFA.

Utilisez des CARTES, DIAGRAMMES , PHOTOS & des COULEURS!



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Exemple: Source de financementRecettes (millions de USD)

Source de Recettes 2004 2005 2006 2007Taxe sur les produits pétroliers 456 498 548 605Taxe sur le gasoil 217 240 287 300Frais d'enregistrement deVéhicule 78 90 102 135Contrôles de Charge d'essieu 21 20 23 27Frais de Transit International 16 32 45 68Bailleurs de fonds 175 150 125 100Autres Sources 15 21 34 51Total 978 1051 1164 1286

Quel Format fonctionne le mieux?

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0

200

400

600

800

1 000

1 200

1 400

Rec

ette

s (e

n m

illio

ns

d'U

SD

)

2004 2005 2006 2007

Exercice Financier

Source de Financement

Other Sources

Donors

International TransitChargesAxle Load Controls

Vehicle RegistrationChargesDiesel Levy

Petrol Levy

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Source de Recettes (2007)

Frais de Transit International

5%

Contrôles de charge d'essieu

2%

Frais d'enregistrement

de Véhicule

10% Taxe sur le gasoil23%

Bailleurs de fonds8%

Autres Sources4%

Taxe sur les produits

pétroliers48%

Total des Recettes = 1,286 million USD

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Dépenses des Fonds Routiers 2004 - 2007

-200

0

200

400

600

800

1 000

1 200

1 400

2004 2005 2006 2007

Exercice Financier

Dép

ense

s (m

illi

ons

US

D) Unspent / Overspent

Urban Roads

Rural Roads

National Roads

InterestRevenues/CostCollection Costs

RFA Administration

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Tendances en matière d'Etat des RoutesYear

Etat 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000Bon 200 250 275 295 340 375 400 450 500 550 600Assez bon 500 530 585 600 640 675 700 700 725 710 720Médiocre 500 450 400 390 325 300 280 270 245 225 190Mauvais 250 220 190 175 155 130 100 60 40 25 0Total 1450 1450 1450 1460 1460 1480 1480 1480 1510 1510 1510

200

500

500

250

250

530

450

220

275

585

400

190

295

600

390

175

340

640

325

155

375

675

300

130

400

700

280

100

450

700

27060

500

725

24540

550

710

22525

600

720

1900

0

200

400

600

800

1 000

1 200

1 400

1 600

Lon

gueu

rs (

km)

1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000

Année

Tendances en matière d'Etat des Routes

Bad

Poor

Fair

Good



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Ville B

Village 2

Village 1Bon. Vitesse moyenne: > 80 km/h

Exemple: Utilisez des Cartes pour montrer l’état du Réseau Routier, ou les vitesses moyennes de voyage, etc.

Assez bon. Vit. moyenne:60-80 km/h

Médiocre. Vit. moyenne: 40-60 km/h

Mauvais. Vit. moyenne: <20 km/h

LEGENDE des états des routes:

Ville A

Village 3

Réhabilitation Prévue (2008-9)

Actuellement en cours de reconstruction

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Situation actuelle

Par exemple: Concentrez-vous sur le total des coûts du transport routier, non pas juste sur les coûts d’ “Agence”!

Coûts d’“Agence” routière

Total des Coûts du transport routier

Coûts pour Usagers des routes (VOCs)

Coûts

Dépense

Total des Coûts minimum de transport routier

Dépense Optimum



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Quels Messages essayez-vous d’envoyer?

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Relation actuelle entre les Coûts d’ “Agence”, VOCs & Coût Total

Coûts

DépenseSituation actuelle

Coûts d’Agence

VOCs

Total des Coûts



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Relation dans le cadre de Dispositions Idéales de Financement

DépenseDépense

Optimum

Total des Coûts minimum de Transport

Coûts

Coûts d’Agence

VOCs

Total des Coûts



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Coûts Approximatifs du Transport général

Coûts de fonctionnement de véhicule (VOCs)

( 90%)

Coûts d’‘Agence’ ( 10%)

Coût des Travaux Physiques (surtout Préservation des Actifs)

Coûts Administratifs

Total des Coûts de Transport

Coûts d’Agence



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By Mark Thriscutt

Coûts Administratifs de Fonds Routier

3,50

3,70

3,85

4,00

3,20

3,30

3,40

3,50

3,60

3,70

3,80

3,90

4,00

4,10

2004 2005 2006 2007

Exercice Financier

Co

ûts

Ad

min

istr

atif

s (

mil

lio

ns

US

D )

Un Example Réel de Critique mal informée.

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By Mark Thriscutt

Coûts Administratifs de Fonds Routier cf. Recettes

3,50

3,70

3,85

4,000,36%0,35%

0,33%

0,31%

3,20

3,30

3,40

3,50

3,60

3,70

3,80

3,90

4,00

4,10

2004 2005 2006 2007

Exercice Financier

Co

ûts

Ad

min

istr

atifs

(m

illio

ns

US

D)

0,28%

0,29%

0,30%

0,31%

0,32%

0,33%

0,34%

0,35%

0,36%

0,37%

En

tan

t qu

e P

ou

rcen

tag

e d

es R

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tes

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Dites-leur la Différence entre un “Impôt” & une “Charge” ou un “Frais”!

• Niveau non lié au coût du service fourni.

• Les recettes collectées ne sont pas nécessairement dépensées sur le service fourni.

• Fait partie des recettes générales du Gouvernement.

• Niveau déterminé directement par le coût du service fourni.

• Recettes utilisées pour fournir le service.

• Recettes sous le contrôle de ceux qui fournissent le service & non pas par le gouvernement.

Impôt Charge ou Frais



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Suggestions de Stratégie de Communication

• Publication de Bulletins réguliers (par exemple, des brochures A4 de couleur et à deux côtés). Distribuez à TOUS les groupes de parties prenantes majeures.

• Jopurnal & interviews des médias & articles.• Rencontres / séances de briefing régulières avec les parlementaires,

usagers de routes, Institutions, Médias, Chroniqueurs, le Public en général, etc.

• Rapport Annuel (détaillé & sommaire).• Articles techniques dans des publications spécialisées.• Site Web contenant des cartes, statistiques, rapports, politiques, etc.• Téléphone “de service aux consommateurs” & adresses email en vue

d’avoir des commentaires.• Panneaux & affiches routiers.• Publicité sur TV, Radio, Journaux & Magazines. • Parrainage d’événements, individus &/ou facilités adéquats.



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Dispositions au sein d’une Autorité de Fonds Routier

• D’un expert en Relations publiques / Communications, ayant des connaissances du marché local et de bons contacts au niveau local.

• D’un expert en DTP / Art Graphique/ publication.• D’appui en matière de Secrétariat / Administration.• De ressources adéquates.

Une stratégie de communication efficace est un processus continu. La RFA devrait donc avoir une Cellule spécialisée mais de petite taille de Relations Publiques ou de Communications consacrée à

la promotion du message et de l’image de l’organisation. Cette petite cellule devrait rendre compte directement au PDG et disposer

:



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Appui Institutionnel

• Un budget régulier pour les Relations publiques /Communications par la RFA.

• Une Législation stipulant les exigences spécifiques en matière d’établissement de rapport pour le Conseil d’Administration des Fonds Routiers et du PDG à l’intention des parties prenantes extérieures.

• Exigence législative afférente à un Audit technique & financier indépendant (& publié dans le Rapport annuel).

• Politique de transparence: tout doit être publiquement disponible à moins que des raisons spécifiques ne soient données pour ne pas le faire.

• La RFA devrait exiger des Accords de Performance annuels spécifiques avec son/ses Agence(s) d’Exécution.

• Bon suivi assuré par le Ministère de tutelle & le public.



By Mark Thriscutt

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Fin <ouf>!

Merci de votre Attention!

[email protected]



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Documents

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