SUPPORT DE FORMATION 43xx.pdfSUPPORT DE FORMATION Administrateur LE SERVEUR >>> L'INSTALLATIONDU SERVEUR INSTALLER LA PARTIE SERVEUR Télécharger le setupFirebird via le lien fourni

N ° 1 d e l a G E D i n t u i t i v e

Responsable Formation

Emilie PIERENS

[email protected]

Novaxel

1 rue de la République

69001 LYON

Tél. : 04 78 30 62 41

Fax : 04 78 29 55 58

Site commercial : www.novaxel.com

Site technique : www.novaxel2.com© Novaxel – 2007

SUPPORT

DE FORMATION

Administrateur

LE SERVEUR

>>> L'INSTALLATION DU SERVEUR

INSTALLER LA PARTIE SERVEUR

Télécharger le setup Firebird via le lien fourni par mail.

Enregistrez ce fichier dans un répertoire du serveur et exécutez-le.

Après avoir accepté la licence,

validez l’installation du

programme dans C:\Program

Files\Firebird_2_0\.

A la fin de l’installation,

acceptez l’option cochée

"Démarrer le service

Firebird".

Téléchargez l’utilitaire Ibconsvc à cette adresse :

http://www.novaxel2.com/download/utils/prg/Ibconsvc.zip

Extraire les fichiers dans le répertoire

C:\Program Files\Firebird\bin\.

Créez un raccourci du fichier C:\Program Files\Apache

Group\Apache2\bin\Ibconsvc\ibconsvc.exe pour le coller, soit sur le

bureau du serveur, soit dans le menu démarrer.

E t a p e 1

INFO EN +

Un complément d'installation

permet de voir les noms des

postes connectés, et

éventuellement de fermer une

connexion.

Par téléchargement INFO EN +

Malgré la possibilité de le faire,

nous vous conseillons très

fortement de ne pas changer

le répertoire d’installation.

Pour que la communication

entre le serveur et les postes

Clients fonctionne, il suffit

d'ouvrir le port 3050 et de

connaître l'adresse IP du

serveur.

Dans le panneau de

configuration, une option

Firebird Server Manager

vous permet de changer

certains paramètres de

l’installation, d’arrêter ou

relancer Firebird.

Activer Firebird comme un

service permet d’éviter de le

charger manuellement, voire

de connecter une session.

INFO EN +

Un fichier nommé firebird.log

contenu dans le répertoire

Firebird permet de garder une

trace des événements relatifs

à l’activité du serveur

(connexions, déconnexions).

La gestion des connexions

LE SERVEUR


CRÉER LES RÉPERTOIRES

Créez un répertoire

Novaxel sur le disque dur de

données du serveur.

Créez un répertoire Bases

dans \Novaxel. Créez un

répertoire par bibliothèque

dans \Novaxel\Bases.

Créez un répertoire Installation dans \Novaxel. Collez dans ce

répertoire les setup nécessaires à l’installation.

Créez un répertoire majftpnovaxel dans \Novaxel.

Créez un répertoire Parametrage dans \Novaxel. Créez un

répertoire par bibliothèque dans \Novaxel\Parametrage.

Créez un répertoire Sauvegarde dans \Novaxel. Créez un

répertoire par bibliothèque dans \Novaxel\Sauvegarde.

Dans Windows INFO EN +

Il est préférable de n'autoriser

l'accès au répertoire Novaxel

qu'aux administrateurs et de

ne partager que les sous

répertoires de paramétrage

(listes, scripts), si nécessaire

pour les utilisateurs du

domaine.

Ces répertoires de

paramétrage permettront de

stocker listes type, scripts,

recherches enregistrées,

etc.

Afin de vous aider à réaliser

plus simplement vos

sauvegardes, nous proposons

de dupliquer les

bibliothèques Novaxel dans

\Novaxel \Sauvegarde.

E t a p e 2

LE SERVEUR


INSTALLER LA PARTIE CLIENT

Téléchargez le setup d’installation via le lien fourni par mail

dans le répertoire Installation créé précédemment.

Exécutez ce fichier.

Après avoir accepté la licence, validez l’installation du

programme dans C:\Program Files\ Novaxel\NovaxelSQL\.

Vous pouvez décocher les

Office et Outlook, elles sont

inutiles sur le serveur.

Cochez "Bibliothèque

vide".

Vous avez alors la possibilité de créer

votre 1re bibliothèque en indiquant :

- le nom du serveur

- le nom de la bibliothèque

- le chemin de cette

bibliothèque.

NB : Les autres bibliothèques seront créées à partir du module d'Administration.

Après avoir laissé se dérouler l'installation, cliquez sur Terminer.

Par téléchargement INFO EN +

A la fin de l’installation, il y a

création des imprimantes

NOVAXEL et NOVAPANIERE,

permettant la capture

d'impression dans Novaxel.

Ces imprimantes peuvent être

recréées ensuite en lançant le

programme Install.exe situé

dans le répertoire C:\Program

Files\Novaxel\NovaxelSQL.

Le programme d’installation

réalise un enregistrement,

dans la base de registre, des

clés nécessaires au bon

fonctionnement du produit

(serveur OLE, association de

fichiers, etc.). En cas de

besoin post installation, ces

enregistrements peuvent être

réalisés à nouveau en lançant

le programme Enregistre.exe

situé dans C:\Program

Files\Novaxel\NovaxelSQL.

E t a p e 3

LE SERVEUR


LES BASES NOVAXEL

Chaque bibliothèque Novaxel stocke ses données de la manière suivante :

- Novaxel.fdb

C'est la base qui contient toute l'arborescence, ainsi que les éléments de

configuration (utilisateurs, panières, etc.).

Le fichier Novaxel.fdb est modifié à chaque utilisation. Il doit donc être

sauvegardé tous les jours.

- Volxxxxx.fdb (xxxxxx est une valeur comprise entre 00001 et 99999)

Il s'agit des fichiers contenant les documents compressés. Leur taille

maximum (livrée en standard) est de 600 Mo.

Concrètement, le Vol00001.fdb est alimenté jusqu'à sa taille limite. Le fichier

Vol00002.fdb est alors créé. Les documents sont alors intégrés et compressés

dans le Vol00002.fdb. Le volume Vol00001.fdb n’est alors plus modifié.

L'organisation des bases Novaxel

LE SERVEUR


GÉRER LE CONNECT.INI

Le fichier Connect.ini, propre à chaque poste, permet d'accéder aux

bibliothèques, à travers le raccourci Novaxel. Il est placé dans le

répertoire C:\Program Files\ Novaxel \ NovaxelSQL.

Le fichier Connect.ini doit être identique sur le serveur et sur

les postes Clients.

- Avant installation

Si un Connect.ini est placé aux côtés du module d'installation de

Novaxel, il est automatiquement aspiré dans le répertoire

C:\Program Files \Novaxel\NovaxelSQL de chaque poste.

>>> IL SUFFIT DE COPIER-COLLER LE CONNECT.INI DU SERVEUR (APRES

CREATION DE TOUTES LES BIBLIOTHEQUES) DANS \NOVAXEL\INSTALLATION.

- Après installation

Lorsqu'une nouvelle bibliothèque est créée, les Connect.ini de

chaque poste doivent être modifiés.

>>> IL SUFFIT DE COPIER-COLLER LE CONNECT.INI DU SERVEUR (APRES

MODIFICATION) DANS LE REPERTOIRE C:\PROGRAM FILES\

NOVAXEL\NOVAXELSQL DE CHAQUE POSTE.

Lors de l’ajout d’une bibliothèque sur le serveur le fichier connect.ini

de celui–ci est modifié.

Pour que les postes clients aient accès à cette nouvelle bibliothèque il

est nécessaire de mettre à jour chaque connect.ini.

Une mise à jour «automatique» de chaque postes est possible, référez

vous a la fiche technique «Mise a jour des fichiers ini».

Des connect.ini en local INFO EN +

Le connect.ini de référence

doit toujours être celui du

serveur, car c'est là où vous

créez les bibliothèques.

E t a p e 4

Modification du connect.ini INFO EN +

LE SERVEUR

>>> LE PARAMÉTRAGE DU SERVEUR

LE DISTRIBUTEUR DE MISE À JOUR

Sur le serveur dédié à Novaxel, créez le répertoire

\novaxel\majftpnovaxel\ sur le disque dur principal à la racine.

Sur le serveur dédié à Novaxel, exécutez le programme

InstallFTP.exe (Téléchargeable a cette adresse :

http://www.novaxel2.com/download/utils/prg/installftpnovaxel.exe ).

A la fin du setup vous pouvez configurer le répertoire de mise a

jour, ensuite le service est démarré et une page internet s’ouvre pour

vérifier si l’affiche du répertoire est possible si oui l’installation s’est

bien passé.

Dans le module d'administration (onglet Configuration, dans la

section "Bibliothèque"), indiquez MISEAJOUR avec comme valeur 1

pour activer la mise à jour automatique.

Dans le module d'administration

(onglet Configuration, dans la section

"FTP"), indiquez :

- FORCERMAJ = 1

- HOST = Nom du serveur

- PORT = 3035

Créez le raccourci à partir de ftpnovaxel.exe (accessible dans C:\Program

Files\Novaxel\NovaxelSQL\).

Mettez à nouveau à jour la cible du raccourci (clic droit sur le raccourci – Propriétés) en

ajoutant à la suite de ftpNovaxel.exe /uninstall [/SILENT].

Double cliquez sur le raccourci. Le service est désinstallé.

Installer INFO EN +

Ce module a pour tâche de

distribuer automatiquement

les mises à jour Novaxel. Sur

le serveur dédié à la GED, on

définit un répertoire où l'on

dépose le fichier de mise à

jour, qui doit toujours avoir

pour intitulé NovaxelSQL.exe.

Côté client

A chaque connexion aux

bibliothèques, il y a vérification

auprès du distributeur de mise

à jour. L'utilisateur est alors

informé de la mise à jour de

Novaxel. Il est important de

fermer toutes les applications

avant de valider la mise à jour.

Attention

Pour que la mise à jour

s’effectue dans de bonnes

conditions, il faut que le

bureau Novaxel soit vide.

De préférence, on indique 1

pour la clé FORCERMAJ,

pour ne pas laisser le choix à

l’utilisateur de l’installation ou

non de la mise à jour.

Désinstaller

E t a p e 1

LE SERVEUR


LA RÉORGANISATION DES BASES

Copiez sur \Novaxel\Sauvegarde\ le fichier

Generation_batch_de_Reorganisation.exe

http://www.novaxel2.com/download/utils/prg/Generation_batch_de_Reorganisation.exe

Il suffit de l’exécuter pour qu’il crée un fichier reorganisation.bat

Cet utilitaire crée un fichier de sauvegarde du NOVAXEL.FDB.

Elle restaure ce fichier sous le nom de REORG.FDB. A la fin de cette

opération, après sauvegarde du fichier NOVAXEL.FDB original sous le

nom de NOVAXELOLD.FDB, le fichier REORG.FDB est renommé en lieu

et place du fichier NOVAXEL.FDB.

Créez une tâche planifiée pointant sur le fichier

Reorganisation.BAT (disponible sur \Novaxel\Sauvegarde\).

La fréquence de cette opération varie suivant l’utilisation et la taille

des bases Novaxel. Il est préférable de réaliser ce traitement

chaque jour, avant la sauvegarde du serveur.

Le programme de réorganisation des bases INFO EN +

Ce module a pour tâche de

réindexer automatiquement

les bases Novaxel, et par

conséquent, de les optimiser.

POURQUOI ?

Le fonctionnement en mode

Client Serveur implique une

gestion des données qui

conduit à un grossissement

permanent des bases. De

très nombreuses transactions

de suppression notamment

sont la cause d’un

"embonpoint" qui peut être

réduit très simplement.

Les performances de rapidité

peuvent être améliorées. Cette

optimisation s’accompagne

d’un contrôle de cohérence

des données : vérification de

la structure et de la validité

des fichiers.

Un niveau d’erreur 5 signale

un problème, le code 0

confirme que l’opération

s’est effectuée jusqu’au

bout.

Ce traitement doit avoir

lieu lorsque les utilisateurs

sont déconnectés. Il est

donc souhaitable de le

paramétrer la nuit.

La planification

E t a p e 2

LE SERVEUR


LA DUPLICATION DES BASES

Copiez sur \Novaxel\Sauvegarde\ le fichier

Generation_batch_de_duplication.exe

http://www.novaxel2.com/download/utils/prg/Generation_batch_de_duplication.exe

Il suffit de l’exécuter pour qu’il crée un fichier duplication.bat

Cet utilitaire crée dans le répertoire

\Novaxel\bases\nom_base\DUPLIQUE\ une copie de la base

Novaxel. Le répertoire contient alors le fichier Novaxel.fdb qui sera

réactualisé tous les jours ainsi que les deux derniers volumes. A

terme, ce répertoire contiendra tous les volumes clos et archivés.

Créez une tâche planifiée pointant sur le fichier Duplication.bat

(disponible sur \Novaxel\Sauvegarde\).

Il est préférable de réaliser ce traitement chaque jour, avant la

sauvegarde sur bande du serveur.

INFO EN +

Ce module a pour objet de

dupliquer automatiquement les

bases Novaxel, et plus

spécifiquement le Novaxel.fdb

et les 2 derniers volumes.

POURQUOI ?

Il est fortement déconseillé de

sauvegarder directement le

répertoire \Novaxel\Bases. En

effet, le service Firebird doit

être stoppé avant d'effectuer

la copie des bases.

C'est pourquoi nous vous

recommandons d'utiliser le

programme de duplication

des bases pour réaliser une

copie "propre" avant de faire

votre propre sauvegarde.

IMPORTANT

Cette opération nécessite

d’avoir une place disponible

suffisamment importante

sur le serveur, la taille des

bases Novaxel étant en effet

doublée.

Le programme de duplication des bases

E t a p e 3

La planification

LE SERVEUR


QUELQUES PARAMÈTRES EN PLUS

/OPEN:Nom de la bibliothèque ......Ouvre la bibliothèque

/S :<nbvol>.................................Sauve Novaxel et les derniers volumes

/L................................................Met tous les volumes en lecture seule, sauf

Novaxel et le dernier volume

/L+ .............................................Met tous les volumes en lecture seule, sauf

Novaxel et le dernier volume, en utilisant l'attribut Système Lecture seule

/+ ...............................................Met tout en lecture seule

/++.............................................Met tout en lecture seule, en utilisant l'attribut

Système Lecture seule

/D :<nbvol>................................Duplique Novaxel et les derniers volumes dans le

chemin défini par /C:.

/C :<Chemin> .............................Chemin de duplication

/R ...............................................Duplique le fichier Novaxel.fdb sous le nom de

Reorg.fdb, renomme le fichier Novaxel.fdb en Novaxelold.fdb, et renomme le fichier

Reorg.fdb en Novaxel.fdb

LES POSTES CLIENTS

>>> L'INSTALLATION DE NOVAXEL

INSTALLER UN POSTE CLIENT

Dans le répertoire

\Novaxel \Installation,

double cliquez sur le

SetUpNovaxelxxxx.exe.

Après avoir accepté la

licence, cliquez sur

"Suivant", sans rien

modifier, jusqu'à obtenir cet

écran.

Cet écran vous permet

d’installer les options

novaxel pour Office et

Outlook.

Par le répertoire \Novaxel\Installation\ INFO EN +

Options compatibles à

partir d’Office 2000.

Consulter la documentation

appropriée pour plus

d’information.

Si vous utilisez un

connect.ini en réseau :

- Décochez la création des

icônes

- Copiez collez sur le

bureau du poste Client le

raccourci stocké sur

\Novaxel \Paramétrage

(dont la cible a été modifiée).

Décochez "Bibliothèque

vide". Les bibliothèques

Novaxel ont déjà été créées.

E t a p e 1

LES POSTES CLIENTS

>>> L'INSTALLATION DE NOVAXEL

INSTALLER UN POSTE CLIENT

Les imprimantes NOVAXEL et

NOVAPANIERE sont créées.

Après avoir laissé se dérouler l'installation,

cliquez sur Terminer.

Si vous exécutez le setup depuis le répertoire du serveur il est placé

avec un fichier connect.ini dans ce cas ce fichier est automatiquement

rapatrié sur le poste.

Sinon vous devez placer manuellement le fichier connect.ini dans le

répertoire d’installation (C:\Program Files\Novaxel\Novaxelsql\).

Le programme d’installation réalise un enregistrement dans la base

de registre des clés nécessaires au bon fonctionnement du produit. En

cas de besoin, après l'installation, ces enregistrements peuvent être

réalisés à nouveau en lançant le programme Enregistre.exe

disponible dans C:\Program Files\Novaxel\NovaxelSQL.

INFO EN +

Le test de capture des

imprimantes doit être

réalisé systématiquement

par l’administrateur local

du poste une première fois

de manière à vérifier son

bon fonctionnement.

Par le répertoire \Novaxel\Installation\

E t a p e 2

LES POSTES CLIENTS

>>> L'INSTALLATION DES OPTIONS

INSTALLER L'OPTION OFFICE

å Dans Word/Excel 2000/2003 la

fonction apparait sous cette forme.

ç Dans Word/Excel 2007 les

boutons apparaissent dans l’onglet

compléments.

é Cette option permet de classer le document dans le dossier Novaxel

en cours.

«Classer au format office» classe le fichier dans son format d’origine et

en mode modifiable dans Novaxel.

« Classer en lecture seule » classe le fichier dans son format d’origine

mais en mode lecture seule.

PARAMÉTRER L'OPTION OFFICE

å Ouvrez le fichier Novaxel.conf.

ç Activez les paramètres suivants si besoin (0 pour inactif ; 1

pour actif) :

- Pour le classement assisté des documents Word et Excel

OfficeSendTo = 0 ou 1

- Pour forcer l'écriture dans le Normal.dot

StoreWordToNormalDot = 0 ou 1

Présentation de l’option Office INFO EN +

Cette option fonctionne à

partir de Windows 2000.

Elle ne fonctionne pas avec

Open Office.

Cette option génère des

boutons Novaxel dans

Word et dans Excel.

E t a p e 1

Par le fichier Novaxel.conf INFO EN +

Le fichier Novaxel.conf est

accessible dans

C:\ Program Files\ Novaxel

\NovaxelSQL.

LES POSTES CLIENTS


INSTALLER L'OPTION OUTLOOK

å L’option se présente sous la

forme d’un bouton dans Outlook.

ç Elle permet de classer l’email

sélectionné dans le dossier

Novaxel ouvert soit au format

Html, soit au format Msg.

PARAMÉTRER L'OPTION OUTLOOK

å Choisissez le format de

classement des messages.

ç Choisissez le type de

classement des pièces

jointes.

é Choisissez le titre du message classé, soit l'objet du message,

soit l'expéditeur.

Présentation de l’option Office INFO EN +

Cette option fonctionne à

partir de Microsoft Office

2000, SP3.

Paramétrage INFO EN +

Pour accéder aux paramètres

de l'option Outlook, il suffit de

cliquer "Outils", "Options",

onglet "Novaxel".

Le format MSG

Le format MSG (message

Outlook) permet de conserver

une copie du mail dans son

format d'origine.

Particularités

- Il faut Outlook pour ouvrir le

document.

- Il faut ouvrir le message

pour visualiser les pièces

jointes.

Sélectionnez MSG ou HTML.

E t a p e 2

LES POSTES CLIENTS


è Choisissez le type de classement des messages envoyés.

Il est en effet possible de conserver dans Novaxel chaque message

envoyé. Deux choix sont possibles, avec message de confirmation :

garder une copie (format MSG) ou garder une trace (format HTML).

ê Cochez "Mode insertion" si vos documents se classent dans

Novaxel du plus récent au plus ancien.

ë Cochez "Lecture seule" pour mettre en lecture seule les messages

et les pièces jointes classés.

í Cochez "Chemin de classement assisté" lorsque vous avez

plusieurs bibliothèques Novaxel. Vous avez alors la possibilité de

choisir dans quelle bibliothèque et dans quel dossier vous souhaitez

classer les messages.

INFO EN +

Le format HTML

Le format HTML permet de

garder une image du message.

Il ne s'agit pas véritablement

du mail.

Particularités

- Les pièces jointes sont

dissociées et peuvent être

classées dans un autre dossier

Novaxel.

----------------------------------

4NOS PRÉCONISATIONS

> Format HTML

> Classement des pièces

jointes

> Garder une trace

----------------------------------

LE PARAMÉTRAGE DE NOVAXEL

LE MODULE D'ADMINISTRATION

CRÉATION D'UNE BIBLIOTHÈQUE

å Dans le module d'administration, dans la colonne de gauche, faites

un clic droit et sélectionner "Ajouter une bibliothèque".

å Pour modifier une bibliothèque (renommer ou changer un chemin),

faites un clic droit sur le nom de la bibliothèque dans la colonne

de gauche.

ç Sélectionnez "Modifier". Vous retrouvez alors la même fenêtre

que ci-dessus.

é Faites les modifications et cliquez sur OK.

Créer une bibliothèque INFO EN +

Vous pouvez accéder au

module Administrateur soit

dans Novaxel (Menu "Outils",

"Maintenance", "Paramètres"),

soit directement par le fichier

"Admin.exe" (C:\Program

Files \Novaxel\NovaxelSQL).

IMPORTANT

Pour créer une bibliothèque, il

est indispensable d'avoir la

partie Serveur installée sur le

poste (Firebird).

La connexion peut être :

- Locale, c'est-à-dire une

bibliothèque accessible depuis

un seul poste client

- Distante, pour une

bibliothèque en réseau

accessible par tous.

Pour afficher les informations

d'une bibliothèque, il suffit de

double cliquer sur son nom.

La bibliothèque "Principal" est

celle qui est proposée à

l'ouverture de Novaxel. Faites

un clic droit et choisissez

"Bibliothèque par défaut".

ATTENTION

Le fichier Connect.ini du poste

est mis à jour et doit être

dupliqué sur tous les autres

postes à partir desquels on

souhaite avoir un accès à la

bibliothèque créée.

Modifier une bibliothèque

ç Saisissez le nom de la bibliothèque.

é Sélectionnez "Locale" ou

"Distante".

è Saisissez le nom ou

l'adresse IP du serveur et

choisissez le protocole

ê Parcourez l'explorateur

Windows pour accéder au

répertoire que vous avez

créé pour stocker la

bibliothèque.

ë Cliquez sur "Créer la

bibliothèque", puis sur

"OK".

E t a p e 1



L'ONGLET "CHEMINS"

Le nom affiché est celui qui doit se trouver dans le fichier connect.ini et au niveau de l’onglet

Configuration, dans « Titre de la bibliothèque ».

Il s’agit du chemin contenant le fichier novaxel.fdb et au moins le dernier volume. Ces

informations sont reprises dans le connect.ini.

On trouve ici le nombre d’utilisateurs connectés.

Dans cette liste, il y a la taille limite et la taille actuelle des volumes. En double cliquant sur un

fichier, vous obtenez l’écran ci-dessous sur lequel vous pouvez changer le chemin (à condition

que le volume ait été déporté sur une autre unité (DVD, disque, etc.). Vous pouvez également

Bibliothèque

INFO EN +

Dans le module

Administrateur, le premier

onglet permet de gérer les

bases, de les sauvegarder

en fichier .fbk, de les

dupliquer dans un autre

répertoire, de changer les

url des fichiers et d’opérer

des fonctions de

maintenance.

URL

Utilisateurs connectés

Listes des fichiers

E t a p e 2



forcer la mise en lecture seule logique du

volume, interdisant à Novaxel toute

opération de purge ou de maintenance.

La dernière opération possible à ce niveau

est le changement de la taille limite d’un

volume. Cette taille est celle qui permet la

création d’un nouveau fichier actif, dans

lequel tous les nouveaux documents sont

stockés.

A partir des fichiers sélectionnés auparavant, la sauvegarde permet de créer des fichiers .fbk

(fichiers de sauvegarde Firebird) dans le répertoire contenant les données. Cependant ces

fichiers ne peuvent qu’être restaurés. Ils ne sont pas utilisables en l’état.

Il est possible de dupliquer dans un répertoire de son choix les fichiers sélectionnés

préalablement. La duplication est techniquement une sauvegarde suivie d’une restauration.

Cette opération peut être utilisée également à des fins purement techniques. Précédée d’une

purge des fichiers, c‘est un moyen en plus de réindexer les fichiers, de gagner de la place et de

vérifier l’intégrité. La mise en lecture seule est une condition sine qua non pour la gravure de

CD embarqué.

Cette fonction permet de mettre en lecture seule logique tous les fichiers sauf le dernier volume

et le novaxel.fdb. Cette fonction est intéressante dans la mesure où, à partir de son exécution,

seuls le novaxel.fdb et le dernier volume sont modifiés par l’exploitation quotidienne. Cette

fonction est importante par rapport aux sauvegardes à réaliser.

Il s’agit de la mise en lecture seule physique.

Attention, cette fonctionnalité n’est utilisable que dans l’environnement Windows.

Sauvegarde

Duplication

Fermer les volumes

Attribut system lecture seule



L'ONGLET "CONFIGURATION"

Il s'agit du cœur des bibliothèques Novaxel puisque c'est là qu'on

retrouve tous les paramètres généraux : panières, nom de la

bibliothèque, paramètres de numérisation, etc.

On distingue :

- la configuration réalisée pour l'ensemble des utilisateurs (à

travers le module d'administration)

- la configuration propre à chaque utilisateur.En effet, dans C:\Documents and Settings\ NomUtilisateur\ Novaxel\DossierSQL, on

a un fichier Dossier.ini. Il est propre à chaque utilisateur pour toutes les

bibliothèques et il contient les paramétrages d'affichage et de numérisation.

4Modification du titre de la bibliothèque

TITRE................................... Titre de la bibliothèque

4Modification des titres des colonnes

NOMGROUPE1....................ARMOIRE

NOMGROUPE2....................RAYON

NOMGROUPE3....................CLASSEUR

NOMGROUPE4....................INTERCALAIRE

NOMGROUPE10..................DOSSIER

NOMGROUPE11..................CHEMISE

NOMGROUPE12..................DOCUMENT

4Modification du niveau de regroupement

NIVEAUREGROUPEMENT....2, 3 ou 4

4Autres informations disponibles

GUID..................................Identifiant unique de la

bibliothèque

TAILLELIMITE....................Taille limite des volumes en Mo

LICENCE (BLOB) ................Fichier crypté de la licence

RECHERCHE .......................0, 1 ou 2

BIBLIOTHÈQUE INFO EN +

Le titre de la bibliothèque

doit être le même que dans le

Connect.ini.

Le niveau de regroupement

correspond au nombre de

colonnes dans Novaxel, de 3

à 5. La colonne DOSSIER étant

obligatoire, on a alors :

- 2 pour 3 colonnes

- 3 pour 4 colonnes

- 4 pour 5 colonnes.

Pour la recherche (mode par

défaut), on a :

- 0 pour Commence par

- 1 pour Egal à

- 2 pour Contient.

L'onglet "Configuration INFO EN +Vous pouvez enregistrer la

configuration (icône

Disquette) et l'attribuer à

une autre bibliothèque

(Importer une configuration).

Pour ajouter une clé, il suffit

de faire un clic droit et de

sélectionner "Ajouter", pour

la modifier un clic droit

"Editer".

E t a p e 3




4Création de boutons pour lancer des programmes, des répertoires

Windows, etc.

å Indiquez le nom du bouton

ç Sélectionnez le programme

(en faisant "Parcourir) ou

indiquez le chemin du

répertoire Windows.

4Création de paramètres de numérisation pour scanner des

documents directement dans le dossier Novaxel

BOUTONS et BOUTONSDOSSIER INFO EN +Ces boutons permettent un

accès direct à certains

programmes ou certains

répertoires Windows (par

exemple un répertoire

MATRICES).

Par défaut, on trouve dans

BOUTONSDOSSIER l'accès à

l'explorateur Windows.

BOUTONS : accessibles sur

l'écran principal

BOUTONSDOSSIER :

accessibles à partir de l'écran

DossierNUMÉRISATION INFO EN +

Le mode de numérisation

peut être : noir et blanc,

nuance de gris, RGB.

La résolution ne doit pas

excéder 300 pour une

utilisation courante. Les

fichiers numérisés avec une

résolution plus importante

sont trop volumineux.

Le type d'alimentation peut

être : lit plat (pour les

scanners à plat) ou

alimentation feuille à feuille

(pour les scanners chargeurs).

Vous pouvez choisir :

- MULTI PAGES : un document

de plusieurs pages

- SIMPLE PAGE : plusieurs

documents d'une page.

ç Choisir la résolution.

é Choisir le type

d'alimentation.

ê Sauver et Fermer.

è Choisir MULTI PAGES

ou SIMPLE PAGES.

å Choisir le mode de

numérisation.




4Création de panières qui seront accessibles depuis tous les postes du

réseau

å Dans le module d'administration, onglet "Panières", faites un clic

droit "Ajouter" et nommez la panière.

ç Faites un clic droit "Editer" sur la panière que vous venez de

créer.

PANIÈRES INFO EN +

On distingue 2 types de

panières :

- les panières publiques

Elles sont créées dans le

module d'administration et

accessibles depuis tous les

postes du réseau.

- les panières privées

Elles ne sont visibles que

depuis un poste Client précis,

celui sur lequel elles ont été

créées. On doit les créer

directement dans Novaxel,

dans la fenêtre "Panière", en

faisant un clic droit dans la

zone "Panières privées".

Le filtre *.* permet de

visualiser tous les documents

de la panière. On peut

spécifier par exemple *.pdf

pour ne voir que les fichiers

pdf.

Les types de panière sont :

- Standard

- Gestion des répertoires pour

visualiser les sous-répertoires

de la panière

- Fotowin pour visualiser les

fax électroniques arrivant via

Fotowin

- Photothèque pour visualiser

les photos d'une panière sous

la forme de vignettes.

é Choisissez le chemin

de la panière.

è Choisissez le filtre.

ê Choisissez le type de

panière.



LES ONGLETS "UTILISATEURS"ET "ACTIONS"

Créer un utilisateurå Pour créer un utilisateur, faites un

clic droit et sélectionnez "Ajouter".

La fenêtre suivante s’ouvre alors :

ç Saisissez le login et le mot de

passe, et sélectionnez le modèle de

droits.

Modifier un utilisateurå Pour modifier un utilisateur, double cliquez sur l'utilisateur.

Supprimer un utilisateurå Pour supprimer un utilisateur, faites un clic droit sur l'utilisateur

et sélectionnez "Supprimer".

Un utilisateur INFO EN +

Nous vous recommandons

d'attribuer un mot de passe

à un utilisateur,

notamment pour l'accès

Web.

Les utilisateurs peuvent être

enregistrés sous le nom de

user.dat et servir à la

création de nouvelles

bibliothèques.

E t a p e 4




Vous devez attribuer à chaque utilisateur un modèle de droits.

Des modèles de droits standard sont déjà paramétrés :

- Administrateur

Ce modèle permet surtout d'accéder aux fonctions d'administrateur.

- Utilisateur

Ce modèle permet notamment d'intégrer des documents et de modifier

l'arborescence.

- Consultation

Ce modèle ne doit qu'à la visualisation des documents, leur impression et

leur envoi par mail.

Créer un modèle de droitså Dans l'onglet "Actions", faites un clic droit et sélectionnez

"Ajouter".

ç Positionnez-vous sur le modèle créé et cliquez sur

"Initialiser".

Modifier un modèle de droitså Placez-vous sur une action.

ç Modifier "Oui/Non" dans les colonnes "Visible" et "Actif".

é Cliquez sur "Sauver" pour enregistrer les modifications du modèle

de droits.

Importer et exporter des modèles de droitsVous pouvez importer et exporter des modèles de droits, notamment

pour les utiliser dans d'autres bibliothèques, en cliquant sur les

boutons "Importer" et "Exporter".

Les modèles de droits INFO EN +

Les modèles de droits sont

paramétrés dans l'onglet

"Actions".

Ils correspondent à ce que

les utilisateurs ont le droit

de faire.

SUPPRIMER UN MODÈLE DE

DROITS

Sélectionnez le modèle de

droits, faites un clic droit et

sélectionnez "Supprimer".

RENOMMER UN MODÈLE DE

DROITS

Sélectionnez le modèle de

droits, faites un clic droit et

sélectionnez "Modifier".

Visible

= affichage des actions dans

les menus contextuels et dans

les barres d'outils

Actif

= fonctionnement des actions

par les raccourcis Clavier

Pour plus d'informations,

reportez-vous à la fiche

répertoriant la liste des

actions.




Créer un groupe d'utilisateurs

å Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur le bouton .

ç Saisissez le nom du

groupe.

é Validez.

Ajouter des utilisateurs dans le groupeå Sélectionnez un utilisateur.

ç Faites un "glisser déplacer" pour le placer dans le groupe

d'utilisateurs.

Supprimer un groupe d'utilisateurså Sélectionnez le groupe d'utilisateurs.

ç Faites un clic droit et sélectionnez "Supprimer".

Un groupe d'utilisateurs INFO EN +

Le groupe d'utilisateurs est

un des moyens de gérer

des droits d'accès.

Exemple

Si l’on souhaite empêcher

plusieurs utilisateurs de voir

une armoire "Social", il suffit

de créer un groupe -auquel

ces utilisateurs ne seront pas

intégrés- qui sera le seul à

avoir accès à cette rubrique.

Les utilisateurs standards

verront alors tout sauf

l'armoire "Social".

ATTENTION

Un utilisateur peut appartenir

au maximum à 4 groupes.

Le groupe Administrateur

L'administrateur a accès à

toutes les rubriques (même

celles qui ont un accès

restreint).

Placer un utilisateur dans le

groupe d'administrateur

permet de lui donner la même

liberté d'accès.

Les groupes d'utilisateurs sont

enregistrés au moment de

l'enregistrement des

utilisateurs dans un fichier

users.grp. Ils peuvent être

importés dans d'autres

bibliothèques.

Modifiable seulement par

Les membres du groupe sont les

seuls à modifier les rubriques (et

donc les documents qu'ils

contiennent) sur lesquels on a

appliqué un droit d'accès.

Visible seulement par

Les membres du groupe sont les

seuls à voir les rubriques sur

lesquels on a appliqué un droit

d'accès.



LES ONGLETS "LICENCE" ET "SQL"

L’onglet "Licence" permet de consulter la

licence qui a été livrée.

Une licence peut être importée, par exemple

lors d’une extension du nombre de postes. Il

suffit de cliquer sur "Importer licence" et

d'aller sélectionner le fichier Licence.dat.

La rubrique "Mot de passe" permet de mettre un mot de passe sur le module Administration de

la bibliothèque concernée. Ce mot de passe est différent pour chaque bibliothèque. Il peut donc

y avoir un administrateur différent pour chacune d’entre elles.

Ce module ne doit être utilisé que sous le contrôle du service technique Novaxel, car il

traite aussi bien de la mise à jour des bases à des modifications profondes de structures.

L'onglet "Licence"

E t a p e 5

L'onglet "SQL"


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURL'ARBORESCENCE :

LA CRÉATION MANUELLE

å Dans le menu "Outils", sélectionnez "Dictionnaire".

ç Grâce au menu déroulant, sélectionnez la colonne dans

laquelle vous souhaitez ajouter des éléments du dictionnaire.

é Sélectionnez "Ajouter" si vous

souhaitez alimenter le dictionnaire

manuellement (élément par

élément).

ou

Sélectionnez "Importez" si vous

préférez alimenter le dictionnaire

grâce à un fichier texte.

Le dictionnaire INFO EN +

Le dictionnaire a été créé pour

éviter la saisie manuelle et

pour harmoniser les éléments

d'arborescence.

Un dictionnaire est propre à

chaque colonne Novaxel.

Vous pouvez importer le

dictionnaire à partir d'un

fichier texte. Il doit être de la

forme suivante, une ligne par

élément du dictionnaire.

E t a p e 1



LA CRÉATION MANUELLE

La chemise est un niveau supplémentaire de classement car les

documents sont "déplacés" dans la chemise.

å Faites un clic droit sur l’onglet

Dossier.

ç Sélectionnez "Couleur des

chemises".

é A un mot-clé, on attribue

une couleur.

Faites un clic droit, sélectionnez

"Ajouter". Vous ajoutez le mot-

clé "Urgent" auquel vous

attribuez une couleur.

Les chemisesINFO EN +

Vous pouvez également

modifier l'ordre d'affichage

des chemises en faisant un clic

droit "Ordre".

Vous pouvez créer autant de

mots-clés que vous le

souhaitez.

4 ICI, CELA SIGNIFIE QUE

TOUTES LES CHEMISES NOMMEES

"URGENT" SERONT PAR DEFAUT

DE COULEUR ROUGE.



LA CRÉATION AUTOMATIQUE

å Positionnez vous dans la colonne à partir de laquelle vous

voulez capturer le modèle de classement.

ç Faites un clic droit dans la colonne et choisissez

.

Création d'une liste type INFO EN +

La liste type est en réalité un

modèle de classement que

vous pouvez attribuer à tout

nouvel item que vous créez :

un nouveau client, un nouveau

fournisseur, etc.

Il est préférable de stocker

les listes type sur le

serveur Novaxel, afin que

tous les utilisateurs se servent

des mêmes listes.

IMPORTANT

L'arborescence utilisée évolue

parfois. Il est important de re-

capturer les listes afin qu'elles

soient toujours à jour.

En ce qui concerne l'écriture

des listes type, le bouton

"TOUS" permet d'ajouter

une liste pour les éléments

d'une colonne en cours (à

manier avec précaution).

EXEMPLE

ON A DANS LA COLONNE ARMOIRE

TOUS LES CLIENTS ET ON SOUHAITE

LEUR ATTRIBUER UNE MEME LISTE.

POUR EVITER DE PASSER UN PAR UN

SUR CHAQUE CLIENT, IL SUFFIT DE

SE PLACER DANS LA COLONNE

ARMOIRE, DE FAIRE UN CLIC DROIT,

DE SELECTIONNER "LISTES", DE

CHOISIR LA LISTE A ATTRIBUER ET

DE CLIQUER SUR "TOUS".

é Cliquez sur le bouton

"Capture".Les éléments capturés se

chargent dans la partie blanche

de la fenêtre ci-dessous.

è Enregistrez la liste

type.

ê Le nom de la liste

s'inscrit dans le menu

déroulant.Vous pouvez alors fermer cette

fenêtre et utiliser cette liste.


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURLA RECHERCHE AVANCÉE

Rechercher par date INFO EN +

Il est possible dans cette

recherche de retrouver, par

exemple, les derniers

documents intégrés dans

Novaxel, ou le nombre de

documents créés sur une

période donnée.

Rechercher par taille de documents INFO EN +

Ce type de recherche permet,

entre autres, de vérifier les

tailles des documents

stockés dans la base.

E t a p e 2


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURLA RECHERCHE AVANCÉE

Rechercher par options avancées INFO EN +

Supprimé

N'afficher que les éléments

supprimés.

Lecture seule

Afficher tous les documents en

lecture seule.

En cours de modification

Afficher tous les documents en

cours de modification par les

utilisateurs.

Lien

Afficher tous les documents

enfants d'un lien.

Pointé par des liens

Afficher tous les documents

parents d'un lien.

Doublons

Contôler des cas de pilotage

défectueux (résultat toujours

nul).

Rechercher par le compteur INFO EN +

Chaque document possède

un numéro unique par lequel

on peut le retrouver.


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURLA SUPPRESSION

å Positionnez-vous sur un document.


L’utilisateur standard voit disparaître le document, tandis que

l’administrateur continue de le voir, mais barré d’un trait rouge.

é L’administrateur peut activer une seconde fonction : détruire les

documents supprimés. Pour cela, faites un clic droit sur le

document déjà supprimé et sélectionnez "Purger".

å Positionnez-vous sur un élément de l'arborescence.


L’utilisateur standard voit disparaître l'élément, tandis que

l’administrateur continue de le voir, mais barré d’un trait rouge.

é L’administrateur peut activer une seconde fonction : détruire les

éléments supprimés. Pour cela, faites un clic droit sur l'élément

déjà supprimé et sélectionnez "Détruire".

Il est possible de restaurer un élément supprimé par un utilisateur par

exemple.

å Positionnez-vous sur un document ou un élément.

ç Faites un clic droit et sélectionnez "Restaurer".

L'élément reprend sa place. Son nom a été modifié puisqu'il est

indiqué la date de suppression (pour éviter les doublons).

Supprimer un document INFO EN +

Tout utilisateur dont le profil

permet la suppression

d’éléments, à quelque niveau

que ce soit, peut consulter ses

propres documents supprimés

et les réintégrer.

L’administrateur voit les

éléments supprimés barrés

d’un trait rouge. Lui seul

peut les détruire ou les purger

définitivement.

Supprimer un élément de l'arborescence INFO EN +

Pour ce type de

suppression, il faut

obligatoirement que la

branche soit vide. Par

exemple, on ne peut

supprimer un classeur qu'à la

condition qu'il ne contienne ni

documents ni dossiers.

Restaurer un document ou un élément INFO EN +

Attention

Une fois le document ou

l'élément d'arborescence

détruit, il n'est plus

possible de le restaurer.

E t a p e 3


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURLA SUPPRESSION

EXEMPLE : VOUS VOULEZ SUPPRIMER UN RAYON NOMME "02 - JURIDIQUE".

é

éFaites un clic droit sur la liste des résultats

et sélectionnez "Traitements".

Supprimer plusieurs éléments à la fois INFO EN +

La suppression de plusieurs

éléments en même temps

n'est possible qu'avec le

module de recherche.

Attention

La purge des éléments

supprimés ne libère pas de

place dans les volumes. Par

conséquent, il n'est donc

pas indispensable de

cocher "Supprimer

définitivement" qui

correspond aux fonctions

de purge et de destruction

vues précédemment.

å Faites un clic droit sur le

rayon "02 - JURIDIQUE" et

sélectionnez "Chercher". La

recherche s'initialise avec des

champs déjà renseignés.

ç Exécutez la recherche.

è Dans l'onglet "Suppression",

cochez "Marquer pour

suppression", ce qui correspond

au premier niveau de suppression.

Validez.


LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEURLES DROITS D'ACCÈS

å Pour attribuer un droit d'accès, sélectionner un élément

d'arborescence (armoire, rayon, etc.).

ç Faites un clic droit et sélectionnez "Propriétés".

é Dans l'onglet "Partage", sélectionnez le groupe d'utilisateurs

soit dans Visible

seulement par,

soit dans Modifiable

seulement par.

è Cliquez sur "Appliquer" puis validez.

å Sélectionner un dossier Novaxel.

ç Faites un clic droit et sélectionnez "Propriétés".

é Dans l'onglet "Partage", cochez "Protéger par un mot de

passe".

è Saisissez le mot de passe et validez.

Sur un élément d'arborescence INFO EN +

Les droits d'accès par cette

méthode ne permettent

qu'une gestion ponctuelle.

Il doit s'agir d'une armoire ou

bien encore d'un rayon

spécifique.

Pour gérer des droits d'accès

récurrents, il est préférable

d'utiliser les filtres qui

permettent de rendre

invisibles, par exemple, tous

les rayons "Social".

E t a p e 4

Sur un dossier Novaxel INFO EN +

Outre la possibilité de mettre

un droit d'accès sur un dossier

Novaxel, vous pouvez le

protéger par un mot de passe.

Cela signifie que lorsqu'un

utilisateur double clique pour

ouvrir un dossier Novaxel, on

lui demande un mot de passe.

Pour plus d'informations,

reportez-vous à la fiche

technique sur les filtres.

LE SERVEUR


Etape 1 Installer la partie Serveur

Etape 2 Créer les répertoires

Etape 3 Installer la partie Client

Etape 4 Gérer le connect.ini


Etape 1 Le distributeur de mise à jour

Etape 2 La réorganisation des bases

Etape 3 La duplication des bases

LES POSTES CLIENTS

>>> L'INSTALLATION DE NOVAXELEtape 1 Installer un poste fixe

Etape 2 Installer un portable

>>> L'INSTALLATION DES OPTIONSEtape 1 Installer l'option Office

Etape 2Installer l'option Outlook

Paramétrer l'option Outlook


>>> LE MODULE D'ADMINISTRATIONEtape 1 La création d'une bibliothèque

Etape 2 L'onglet Chemins

Etape 3 L'onglet Configuration

Etape 4 Les onglets Utilisateurs et Actions

Etape 5 Les onglets Licence et SQL

>>> LES FONCTIONS D'ADMINISTRATEUR

Etape 1L'arborescence : création manuelle

L'arborescence : création automatique

Etape 2 La recherche avancée

Etape 3 La suppression