Guide de formation administrateur

Guide de formation administrateur

Conseils et recommandations

Pour tirer le meilleur profit de l’utilisation de notre logiciel, nous vous recommandons d’adapter et de modifier le paramétrage en fonction de vos besoins et de votre organisation.

Pour tout conseil ou complément d’information, pensez à consulter le centre d’aide en ligne ou nous contacter :

Email : [email protected]

Tél : +33 (0)5 62 20 49 37

https://help.eurecia.com/hc/fr

Cinq modules de gestion RH100 % SaaS

Administration Générale • Personnaliser votre interface

• Liste des départements et structures

• Créer un nouveau salarié

• Départ (archivage) d’un salarié

Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié

• Ajouter un document partagé

Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés

• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)

• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)

Notes de Frais• Définir les natures de dépenses

• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais

Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches

• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)

• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié

• Best practices

Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal

• Administration des plannings gérés

• Import des activités provenant d’un autre agenda

• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange

Pré-paramétrage de votre compte

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Personnaliser votre interface

Depuis vos préférences en haut à droite de la page

Depuis la page d’accueil d’Eurécia

Onglets Départements ou Structures

Lorsque vous ouvrez l’un ou l’autre des deux onglets, la fiche société s’affiche et vous naviguez d’un onglet à l’autre directement depuis celle-ci.

Définissez la liste de vos départements et structures organisationnelles.

Liste des départements et structuresEspace admin > paramètres généraux > Société > Départements

Sélection Prérequis Généralités Suivi RHCongé & Absences

Notes de Frais

Temps & Activités

Planning Ressource

Créer un nouveau salariéA l’aide de l’assistant

La création d’un utilisateur se fait selon trois étapes principales :1. Sélection du type de création et du mode de saisie2. Prérequis3. Généralités et modules

Espace admin > paramètres généraux > salariés er utilisateurs > nouveau

Première étapeSélection du type de création

A partir d’une fiche vide ou d’un utilisateur existant

2 modes de saisie:

• Simple pour présenter les champs importants uniquement

• Complète pour présenter tous les champs disponibles

Deuxième étapeLes prérequis

Possibilité de créer à la volée de nouveaux éléments

Troisième étapeMode de saisie simple : uniquement les champs importants

Réorganisation par modulePossibilité de changer le mode de saisie à tout moment

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise renseigner le motif et sa date de départ de la société.

Départ d’un salariéEspace admin > paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Emploi

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise cocher la case « Salarié archivé » et renseigner la date de fin d’accès.

Cela permet de conserver les données du salarié tout en le masquant dans les différents écrans du logiciel.

Pour intégrer ses informations associées dans les analyses et les rapports, il suffira alors d’activer la case à cocher « Archives ».

Archivage des données d’un salariéEspace admin > paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Administration















• Best practices






Créer un événement dans le dossier salarié

La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.

Ajouter un document partagé

La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.
















• Best practices





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Définir les types de congés et absences

Modifier, rajouter et supprimer les types de congés et absences gérés

• Couleur d’affichage dans le planning• Date de fin de période• Nombre de jours cumulés par mois• Préavis entre la date à laquelle la

demande est enregistrée et la date de départ souhaitée

Espace admin > congés et absences> type de congés et absences

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Définir les profils de congés

Définir les profils congés

• Types d'absences autorisés par catégorie de personnel : dirigeant, cadre, non-cadre, ...)

• Possibilité de prendre des congés par anticipation

• Règles de priorité sur la prise des absences

Espace admin > congés et absences> profils congés et absences

Créer et initialiser les compteurs de congésDroits acquis et nombre de jours pris

• Par salarié• Par type de congés (payés, RTT, récupération)• Par période

Initialiser les compteurs de congésCongés et absences> vue manager > compteurs équipe















• Best practices






Natures des dépensesEspace admin > Notes de frais > Types de Dépenses

Définir les natures de dépenses autorisées

• Nature de dépense (hôtel, restaurant, avion, …)• Compte de charge comptable• % de TVA applicable• % de TVA récupérable• Gestion des invités internes/externes• ….

Barèmes et politiques de remboursement des frais

Espace admin > Notes de frais > Barème de remboursement

Sélectionner le type de barème désiré (barème direction ou standard)

Définir les barèmes de remboursement depuis l’onglet Types de dépenses

• Natures de dépenses (hôtel, restaurant, avion, …)

• Modalités de remboursement o Frais réelso Frais réels plafonnéso Forfaito Application du barème de frais

kilométriques

• Plafonds applicables
















• Best practices





Définir vos axes analytiques

En fonction de votre comptabilité analytique et de vos objectifs de suivi de volume d’activité, vous pouvez définir jusqu’à 5axes analytiques dynamiques (clients, projets, tâches, produits, …)

Axes analytiques dynamiques (clients, projets, tâches, …)

• Liste des clients, projets et tâches• En fonction du client sélectionné, la liste des projets affichés peut être filtrée • Lors de la saisie d’une feuille de temps, le salarié affecte ses activités par compte client, projet et par tâche

Espace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques

2 - Définir vos axes analytiques Jusqu’à 5 axes possibles (clients, projets, tâches, …)

• Organisation de vos comptes clients et projets par catégories et sous-catégories

• Budget et charge prévisionnelle• Coûts de revient et prix de vente• Taux horaires et journaliers

Définir la liste des clients, projets et tâchesEspace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques

1 - Sélectionner la liste à éditer

Définir les restrictions de visibilité par salariéEspace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

Définir les comptes visibles par salariéParamétrable au niveau de la fiche salarié ou au niveau du compte analytique

Objectifs :• Simplifier la saisie de l’utilisateur en masquant

les clients ou projets qui ne lui sont pas affectés

• Limiter les risques d’erreur• Masquer les clients, projets ou tâches

confidentiels (et dont vous souhaitez limiter la visibilité à quelques salariés seulement)

Définir les restrictions de visibilité par compte analytique


1 - Sélectionner le dossier dans la liste

2 – Cliquer sur la ligne souhaitée

3 – Se rendre sur l’onglet Visible pour (#)

Salarié ou SpécifiqueLes coûts de revient et prix de vente utilisés pour la valorisation et le suivi budgétaire peuvent être définis soit au niveau du salarié, soit au niveau du projet ou clientPour un client ou un projet donné, il est également possible de définir un taux par salarié spécifique différent par projet (ou client)

Au niveau du salarié :

Coût de revient = fonction du salaire + prorata des charges fixes

Au niveau de l’axe analytique :

Prix de vente = global par compte (projet, client, …) ou spécifique par salarié et par compte

Définir les coûts de revient et prix de vente

Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Emploi


Best practices

Paramétrage :• Pour faciliter la saisie des utilisateurs, trier les projets, clients et tâches par ordre alphabétique, en les regroupant si nécessaire par

catégories et sous-catégories• Note : l'intérêt de structurer vos comptes analytiques par catégories et sous-catégories vous permettra au final de simplifier et d'automatiser

la consolidation de vos données par catégories/sous-catégories lors de l'analyse des données• Attention, dans la définition des listes de comptes analytiques (projets, tâches, clients, ...) ne surtout pas dupliquer de compte, au risque de

perdre sa vision consolidée• De manière à éviter tout scroll horizontal dans la saisie de feuilles de temps, limiter le plus possible la taille des libellés de vos comptes

analytiques

En mode opérationnel :• Administration des axes analytiques

o ne jamais supprimer un projet car risque de perdre l'historique des activités déjà imputées à ce projet => simplement désactiver le projet

o ne jamais modifier l'ordre d'affichage des axes analytiques (onglet général de chaque axe principal) au risque de perdre la cohérence de l'ensemble des activités saisies jusque là
















• Best practices





Liste des activités créées exportables au format iCal

Planning > Liste des activités

Exportez les éléments filtrés au format standard iCal (icalendar) pour alimenter vos autres outils

Administration des plannings gérés (1/2)

Espace admin > Planning > Liste des plannings

Personnaliser les caractéristiques principales du planning

Personnaliser les caractéristiques principales du planning

Administration des plannings gérés (2/2)

Espace admin > Planning > Liste des plannings

Lister les ressources humaines pouvant potentiellement être affectées à ce planning

Lister les ressources matérielles pouvant potentiellement être affectées à ce planning

Import des activités provenant d’un autre agenda

Planning > Administration > Importer

Synchronisation automatique avec votre agenda Google ou Exchange

Une question ?Aide et tutorielsAccessible à partir des boutonsFonctionnalités accessibles

Votre Référant RH Interne

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