1

INTRODUCTION GENERALE1. ETAT DE LA QUESTION

La vie dune entreprise dpend essentiellement de sa bonne sant financire. Celle-ci est sous-tendue par un certain nombre de concepts que sont notamment la trsorerie, le fonds de roulement, les besoins en fonds de roulement, etc. Notons que tous ces concepts ont comme soubassement le principe de lquilibre financier. Cette dernire savre tre la colonne vertbrale de lentreprise et permet de ce fait dvaluer la qualit de sa sant financire. En effet, les oprations ralises par une entreprise, peu importe leur nature (oprations dexploitation, dinvestissement ou de financement) se traduisent gnralement par des entres et des sorties.1 Par ailleurs, la plupart des entreprises se contentent uniquement lide de voir leurs recettes saccrotre sans toutefois prendre en considration les mcanismes et moyens mettre en uvre en vue de leur accroissement. Les fournitures de bureau sont des charges courantes devant tre gres dune manire prudente, systmatique et claire du fait quelles participent tous les niveaux du cycle dexploitation dune entreprise et par ricochet la ralisation des bnfices et de son objet socio-conomique. Il sied de relever que lvolution technologique de ces dernires annes a conduit pas mal des chefs dentreprises modernes dvelopper des nouvelles pratiques en matire de gestion de leurs entreprises. Ainsi par exemple, loutil informatique fait dsormais partie du fonctionnement courant de lentreprise et devient en mme temps un compagnon non ngligeable du travailleur dans ce sens quil lui simplifie la tche dans laccomplissement de certaines de ses attributions jadis trs difficiles. Linformatique des annes 60 t concentr a des tches de forme, c'est--dire, elle se limitait ltablissement de la facture, le traitement des textes, les calculs temporaires. Celle de lan 2000 a t marque par lavnement du rseau informatique. Mais aujourdhui, linformatique est devenue dcisionnelle, elle participe toutes les tapes rsolutives de la vie dune entreprise.

1

SABOURIN Hlne M. ; Gestion financire, d. Gaudino, Paris, 1990, p.133

2

Le thme qui fait lobjet de notre travail aujourdhui, a t trait par des nombreuses personnes avant nous, mais avec de raisonnement bien diffrents que le notre ; dans l'ouvrage "la gestion informatise des stocks", Jean BENASSY affirme : "grer un stock, c'est rpondre de faon optimale aux questions: quand commander, combien commander ?2. L'importance de la gestion informatise des stocks a t dmontre et il existe plusieurs ouvrages dits sur ce sujet. L'utilisation de logiciels plus sophistiqus peut rendre le travail de calcul plus facile, rapide et avec moins d'erreur. Cest toujours dans cette logique que MUKENDI KASALA Franc, a consacr son travail de fin cycle la mise en place dune base des donnes de gestion de stock.3 Eu gard ce qui prcde, la mise en place dun systme informatis pour la gestion dapprovisionnement des services dune entreprise en fournitures divers de bureau semble attirer notre proccupation. En effet, la gestion optimale des approvisionnements et de la logistique participe pour beaucoup dans lamlioration de la productivit dune entreprise et ce quel que soit le secteur dactivit dune entreprise. Ainsi donc, cette proccupation sera sans doute au cur du prsent travail qui se propose dtre une tude sur linformatisation de cette gestion dans une entreprise donne, savoir les Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L.(ERC), qui constituent notre champ dtude. Ladite tude aura comme finalit la mise en place dun systme informatis de gestion des approvisionnements des services en fournitures de bureau aux tablissements ci-haut voqus en vue de perfectionner et de rationnaliser le rendement de cette gestion. Pour y parvenir, nous procderons tour tour par ltude dopportunits visant la connaissance du systme existant et du service concern, ainsi que lanalyse conceptuelle faisant appel la modlisation. A cet effet, les Bases des donnes permettront ainsi aux Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L. de mieux grer les approvisionnements de leurs services en diffrentes fournitures de bureau.

2

Jean BENASSY, la gestion informatise des stocks, AFNOR, Paris 1983 MUKENDI KASALA Franc, Mise en place dune base des donnes de gestion de stock, TFC, ISIPA, 2010.

3

3

2.

PROBLEMATIQUE

Pareil travail ncessite au pralable dlaborer la problmatique qui va inspirer toute notre analyse tant donn que celle-ci est lexpression de la proccupation majeure qui circonscrit de faon prcise, claire et concise lobjet dtude qui oriente le chercheur.4 Les Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L. rencontrent de nombreuses lacunes lors de la comptabilisation de leurs dpenses courantes qui connaissent souvent des impasses la fin des exercices budgtaires. Pendant plusieurs annes, le service gestionnaire des approvisionnements se trouvent gnralement dans limpossibilit de retracer les diffrentes oprations y relatives, cest--dire la vritable situation des approvisionnements. Au regard de ce qui prcde, notre proccupation sarticule autour de questions ci-dessous : Ya-t-il opportunit dinformatiser la fonction Approvisionnement au sein des Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L.? Quelles sont les difficults auxquelles est soumis le systme existant dans lexercice de ses attributions ? Est-il possible que le systme mettre sur pied soit capable de retracer la situation des approvisionnements des diffrents services des Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L.en fournitures en un temps record ? Cest ces questions que nous allons tenter de rpondre tout au long de notre tude et qui feront le socle de notre travail.

3.

HYPOTHESE

Lhypothse dun travail est une proposition des rponses provisoires rserves aux inquitudes qui ont t souleves dans la problmatique et qui grce aux mthodes et techniques utilises peuvent soit tre confirmes soit tre rejetes la fin des investigations 5

4 5

WENU BECKER ; Recherche Scientifique : thorie et pratique, PUL, Lubumbashi, 2004, p.14. KAFUNDA Pierre, Notes de Cours Mthode de recherche scientifique, G 2 Informatique, Universit notre Dame du Kassa, 2008, Indit.

4

Au regard de ltat actuel du Service dapprovisionnement des ERC, il nous apparait opportun, pour permettre celui-ci dviter les dpassements budgtaires, dtre en mesure de retracer toutes les oprations relatives la gestion des approvisionnements et den assurer le suivi, de concevoir et raliser une BDD qui va constituer, notre sens, une solution informatique la mieux adapte cet tat de choses, dans la mesure o elle permettra, dune part dautomatiser les oprations dapprovisionnement au sein des ERC et dautre part servir dinstrument de rfrence aux diffrents aspects de la gestion des approvisionnements. Ainsi, cette hypothse sarticule de manire suivante : 1. Ralisation dun systme dinformation ; 2. Constitution dune Base des donnes. En outre, il nous semble ncessaire de procder la formation du personnel affect au Service des Approvisionnements.

4.

CHOIX ET INTERET

Daucuns nutilisent lordinateur que pour quelques logiciels lmentaires tels que le Windows media player pour couter la musique, Microsoft Word dans le traitement de leur texte, ignorant par ce fait que loutil informatique peut leur tre utile dans tous les domaines notamment dans le traitement des donnes et lobtention des rsultats fiables dans un laps de temps. Le choix que nous avons port sur ce sujet se justifie par le fait quil prsente un intrt du fait quune gestion informatise dans une organisation quelconque permet entre autres de : Obtenir la disponibilit plus aise des informations ncessaires pour un travail ; Procder llimination des tches inutiles et rptitives ; Atteindre la rationalit dans lutilisation des ressources de lorganisation ; amener une prise de dcision rapide et adapte. Par ailleurs, ce sujet prsente galement lintrt du fait qu lissue de notre formation en informatique de gestion, nous soyons en mesure de mettre en place un systme informatis de gestion partout o le besoin nous soit prsent.

5

5.

OBJECTIF ET BUT DU TRAVAILEn abordant ce sujet, nous poursuivons un triple objectif. Il sagit : Darriver maitriser les mariages de fonctionnement dune structure et de notre site dtude ; Matriser les systmes et procdure de gestion des approvisionnements ; Dallier la thorie que nous avons accumul trois ans durant lISIPA, la pratique dans les domaines informatique.

Le but final de notre travail est celui de parvenir la conception et mise en place dun systme de gestion informatise des approvisionnements.

6.

TECHNIQUES ET METHODES UTILISEES

MthodesLa mthode est une marche rationnelle de lesprit pour arriver la connaissance ou la dmonstration de la vrit. Cest un ensemble des procds, des moyens pour arriver un but. Cest un ensemble des oprations intellectuelles par lesquelles une discipline cherche tudier les vrits quelle poursuit, les dmontre, les vrifie.6 Ainsi pour llaboration de ce travail, nous optons pour les mthodes suivantes : MERISE : nous aidera la conception dun systme informatis par son approche Entit-Association et faire une sparation entre les donnes et les traitements travers : MCD, MLD, MPD. Mthode structuro-fonctionnelle : Elle nous permettra de connaitre la structure et le fonctionnement organique de lERC. Mthode analytique : elle nous aidera dcomposer notre systme en diffrentes partie pour arriver tudier chaque lment particulirement dans le but de parvenir une solution gnrale. Mthode Historique : nous a aides retracer les dates qui ont marques lexistence de notre cible dtude.

6

PINTO et GRAWITZ cits par WEND BECKER, Op. cit

6

TechniquesLes techniques sont selon PINTO et GRAWITZ, les outils mise la disposition de la recherche et organiss par la mthode dans un but bien dtermin. Elles sont limites en nombre et commune la plupart des sciences.7 Pour enrichir notre travail scientifiquement, voici alors les techniques que nous utiliserons : La technique documentaire : nous permettra de parcourir un certains nombres importants des documents ayant trait notre application en vue datteindre lobjectif poursuivi. La technique dobservation : indirectement, nous observerons la faon de travailler des agents au niveau du service cibl pour notre travail dans le but de comprendre le fonctionnement de lERC. La technique dinterview : celle-ci nous servira acqurir les informations sur le systme existant auprs des agents et cadres du service cibl par le jeu de questions-rponses en vu de raliser un systme informatis futur pour la gestion des approvisionnements des bureaux en fourniture de bureau

7.

DELIMITATION DU SUJET

Nous circonscrirons notre travail titre indicatif, lEtablissement la Rfrence Change, plus prcisment au bureau de lintendance qui fait office du bureau des approvisionnements des bureaux en fourniture de bureau et qui a sa charge lacquisition des fournitures du bureau. Dans le temps, pour mieux comprendre son systme de gestion des approvisionnements, notre travail se basera sur les donnes allant de 2009 2010.

8.

DIFFICULTES RENCONTREES

Pendant llaboration du prsent travail nous avons connu des difficults, dordre matriel et scientifique notamment : lindisponibilit de la documentation, le manque des moyens financiers en ce moment o nous prparons galement nos travaux de fin de cycle, qui est aussi une exigence acadmique de grande envergure. Linaccessibilit des dentreprises de la place, qui ne veulent pas, ce jour, tre lobjet dune recherche scientifique, de ce fait, nous avons abus de notre temps en cherchant o jeter notre dvolu et cela na fait que sajouter la liste des problmes, cela fait une portion des difficults que nous avons rencontres pendant llaboration de ce travail.7

WEND BECKER, Op. Cit

7

9.

SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis lIntroduction Gnrale et la conclusion gnrale notre travail se subdivise en deux grandes parties : La premire partie : elle sintitule ltude dopportunit, elle consiste la prsentation et la connaissance de lentreprise et le service concern par ltude. La deuxime partie : elle est focalise sur lanalyse conceptuelle qui est base sur la modlisation des donnes informatiser.

8

I re PARTIE : ETUDE DOPPORTUNITE CHAPITRE 1 : CONNAISSANCE DU SYSTEME EXISTANT1.1.

Prsentation de lentreprise

1.1.1. HistoriqueLes Etablissements La Rfrence Change a t fond en 2001, essentiellement par linitiative personnelle de Monsieur Mike MBOBOLE NKUPA, sous la forme dune Socit Prive Responsabilit Limite, S.P.R.L en sigle. Les Etablissements la Rfrence Change, avait tablit sa cration son sige social et administratif au n 121 de lavenue GECAMINE dans la commune de la Gombe Kinshasa, capitale de la Rpublique Dmocratique du Congo, avec un capital social dun million de Franc Congolais (1.000.000 FC) reprsentant les 10 parts de cent mille Franc Congolais(100.000 FC) repartie par associs. En 2010, suite la croissance de sa clientle et la situation politique du pays, les ERC dcida de trouver un endroit beaucoup plus tendu et flexible, ainsi le sige social et administratif ; conformment larticle 2 du titre premier de son statuts, quittera son ancienne adresse pour amnager sa nouvelle adresse.

1.1.2. Situation gographiqueLes Etablissements la Rfrence Change, se situe au centre ville de la ville province de Kinshasa sur le Boulevard du 30 Juin n8373 dans la commune de la Gombe, 100 mtres de lalimentation Ploustore. Cest cette adresse que se trouve actuellement le sige social et administratif de la socit.

1.1.3. Activit principaleLes Etablissements la Rfrence Change, en tant quun bureau de change, effectue essentiellement des oprations dachat et de vente des devises trangres et le Franc Congolais. Aussi, les diffrentes monnaies que le bureau de change vend et achte sont seulement celles considres par la Banque Centrale du Congo, comme monnaie ayant cours lgal en RDC.

9

Il sagit : le dollar Amricain lEuro la livre Sterling le yen le dollar canadien le rand

Cest autour de ces devises trangres et le Franc Congolais que se droulent toutes les oprations dachat et de vente. 1.2.

Forme juridique et objet socio-conomique

1.2.1. Forme juridiqueEn ralit, lentreprise peut choisir sa cration entre diffrentes formes sociales pour adopter celle qui correspond le mieux son activit. Elle peut choisir entre une Socit en Commandit Simple, une Socit Par Action, une Socit en nom Collectif, Socit Prive Responsabilit Limite ou une Socit Responsabilit. Parmi les cinq formes des socits reconnues par le droit commercial congolais, les Etablissements la Rfrence Change, a adopte la forme dune Socit Prive Responsabilit Limite, S.P.R.L en abrg.

1.2.2. Objet socio-conomiqueA la cration dune entreprise, il existe un objet socio-conomique auquel toute entreprise en installation se rfre, avec possibilit dy apporter des modifications la longue. Les Etablissements La Rfrence Change a pour objet uniquement toute opration dachat et de vente des monnaies trangres en Rpublique Dmocratique du Congo et pourra faire tous les actes et transaction gnralement quelconque qui tendent la ralisation de son objet. 1.3.

Structure organique

Les organes ci-aprs constituent la structure organique et fonctionnelle des Etablissements La Rfrence Change : LAssemble Gnrale ; La grance.

10

- Assemble gnrale Cest lorgane qui trace la politique de lentreprise. Elle reoit les rapports en provenance de la grance et les commissaires aux comptes. Elle se runit une fois lan, chaque 26me jour du mois de Dcembre 13 heure prcise ou si ce jour est chm, le premier jour ouvrable suivant, au sige social et administratif ou tout autre endroit dsign par le grant dans la convocation. Elle peut tre convoque, en cas durgence, tout moment par le grant. Elle prend ses dcisions la majorit simple des voix. Elle dcide de la destination des bnfices. La dcision est prise dans les conditions fixes larticle 15 de son statut. - La Grance Cest lorgane dexcution de la politique gnrale de la socit, lequel organe traite des dcisions prises sur tous les problmes poss la socit spcialement dans le cas de ltablissement du bilan annuel, budget, statu du personnel et de la production des agents. 1.4. Structure fonctionnelle pour sont bon

Les Etablissements La Rfrence Change, fonctionnement et sa gestion quotidienne est compos de : Un Grant Statutaire ; Un Trsorier ; Un Charg dAdministration ; Deux Caissiers ; Un Charg des Oprations ; Un intendant ; Un informaticien ; Deux agents de scurit.

11

1.5.

OrganigrammeASSEMBLEE GENERALE COMMISSAIRES AUX COMPTES

LA GERANCE

TRESORERIE

ADMINISTRATION

CAISSE

BUREAU DES OPERATIONS

INTENDANCE

INFORMATIQUE

1.6.

Description des tches de lorganigramme

LAssemble gnrale Cest lorgane qui trace la politique de lentreprise. Elle reoit les rapports en provenance de la grance et les commissaires aux comptes. La Grance Statutaire Chapeaut par le Grant statutaire qui exerce les fonctions suivantes : Il gre au quotidienne le patrimoine de la Socit, et ce titre, il a le pouvoir de poser des actes ncessaire quimplique lobjet social en vue de raliser les bnfices. Il reprsente, engage la socit et assure le bon fonctionnement de tous les organes. Il prend contact avec les banques et certaines socits commerciales pour sapprovisionner des Francs Congolais et des devises trangres ; et cherche sassurer du taux rel des oprations journalires, lequel taux doit pralablement tre affich lextrieur et intrieur du bureau de change avant toute opration.

12

Il reoit le rapport journalier de chaque mouvement dress par le Trsorier ; et engage les dpenses conjointement avec le Trsorier. Enfin, il reoit les Agents de lAdministration Publique chargs de contrle dans ce domaine dactivits. Le commissaire aux comptes Contrle la grance ; Il rend compte de la situation de gestion de lentit lAssembl Gnrale ; Reois le rapport de la grance. La Trsorerie A la tte de cette direction un Trsorier, Il est le gardien de la caisse et le dtenteur des pices justificatives de la comptabilit. Il est charg denregistrer les oprations dachat et vente ; et de tenir les documents financiers en ordre. Chaque matin, il a le devoir dapprovisionner les Caissiers en Franc Congolais par un montant dtermin pour laccomplissement des opration journalires. A cet effet, le Bureau de Change dispose dune chambre comparable un coffre fort o il y a une armoire mtallique conservant les Francs Congolais. Il a aussi le devoir de dresser un rapport journalier de toutes les oprations dachat et vente pour sassurer du bon fonctionnement des oprations ; et rend compte au Grant Statutaire. Enfin, il a le devoir de signer conjointement avec le Grant Statutaire lentre et sortie des fonds.

13

LAdministration Cette direction est dirige par le Charg de lAdministration, Il est linstrument de liaison des organes, il fait office du Chef du personnel de la Socit. Il garde les secrets de lAdministration, les biens du Secrtariat et fait rappel les jours la hirarchie. Il reoit en labsence ou en cas dempchement du Grant Statutaire les Agents de lAdministration Publique charg de contrle dans le domaine de change de fiscalit. Il veille lapplication et au strict respect des mesures qui organisent le fonctionnement des Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L. LInformatique Il exerce les fonctions dun oprateur de saisie, charg essentiellement de traiter lordinateur diffrent document ou rapport de la Socit. Il est sous la supervision conjointe du Grant Statutaire et du Charg de lAdministration. Il a galement le devoir de vrifier sur Internet le mouvement des taux volution des devises trangres et en informe le Grant Statutaire ou le Charg de lAdministration. LIntendance LIntendant est le responsable unique de ce bureau, IL a le devoir de garder et de veiller tous les biens de la socit, A chaque fin de lanne il value tous les biens de la socit et fait rapport au Charg de lAdministration. Gre les achats, vrifie et contrle les articles lors de lacquisition des immobiliers de bureau ou des fournitures de bureaux.

14

Il tablit la demande globale des approvisionnements en fournitures de bureau et signe conjointement le bon de rquisition avec le Grant Statutaire. Il gre les approvisionnements des bureaux en immobiliers de bureau et en fourniture de bureau. La caisse La caisse dispose de deux Caissiers, Ils sont chargs essentiellement deffectuer les oprations de change savoir : lachat et vente des Francs Congolais et des devises trangres. Ils sont chargs de recevoir tous les clients qui se prsentent au guichet. Aussi, ils doivent exiger tout client de produire la carte didentit pour ltablissement dun bordereau de change et permettre son identification surtout pour les clients occasionnels. En ce qui concerne les devises trangres, ils ont le devoir, avant tout, de tester la monnaie ou le billet dans la machine en vue de sassurer si cest un bon ou un faux billet ; cela pour lutter aussi contre les contrefaons. Si cest un faux billet les caissiers ont lobligation de mettre lauteur la disposition des Agents de scurit. En ce qui concerne les Francs Congolais, avant dtablir le bordereau de change et de servir le client, ils sont tenus de passer la vrification du montant et des billets dans les machines, sil y a des billets uss, le bureau de change prend soin de les verser aux banques dans son compte bancaire. Le Bureau des Oprations Ce bureau est gr par le Charg des Oprations, Son travail est essentiellement li aux oprations dachat et vente des Francs Congolais et devises trangres auprs des banques, socits commerciales, etc Il a un travail de contact avec le monde extrieur, et aide le Grant Statutaire dans la vrification des taux de change.

15

Il soccupe galement de certaines oprations dachat et vente lintrieur du bureau de change surtout lorsquil sagit de gros montants ou si les deux Caissiers sont pleinement occup. Il a la responsabilit de recouvrer certaines crances de la socit auprs des tiers.

1.7.

Narration

La narration se dfinit comme tant une description crite du fonctionnement dynamique du systme dinformation notamment du service concern par ltude8. Lintendance qui fait office du bureau dapprovisionnement reoit les tats de besoins de tous les chefs des bureaux de lentit, les analyses et adresse un tat de besoin gnral en fourniture de bureau. Aprs rception des tats des besoins, le bureau des approvisionnements propose un fournisseur pouvant satisfaire aux exigences de qualit, disposant galement de la qualit dont lentit a besoin et avoir des prix raisonnables. Lopration suivante, est celle de la prparation de la commande qui est transmise au Charg de lAdministration, ce dernier adresse la commande au fournisseur et le fournisseur procde la livraison, et tablit une facture dans laquelle se trouve les produits livrer, ainsi que la quantit et le montant global, la facture sera transmise au chef des approvisionnements et lui son tour, la transmettra la caisse pour paiement du fournisseur.

8

GABY MUSAFIRI ENERI, cours de M.A.I, G3 informatique, ISIPA 2008, Indit.

16

1.8.

Diagramme de flux

EB Chef de bureau F1 EB F3

Chef dapprovisionnement

BS+Fact ure F6

CAISSE

F5 EB F2 Commande F4 BL+Fact ureFournisseur

Paiement F7

Charg de lAdministration

1.9.

Diagramme de contexte

Rception et analyse des tats des besoins, Etablissement tat des besoins global Proposition tats des besoins global au fournisseur Prparation de commande, transmission au fournisseur Rception facture et paiement fournisseur Fournisseur

17

1.10. Description des documents FactureCode Numfact Datfact Desig Qte Pu Nomfour Tot totgen Numro facture Date facture Dsignation article Quantit Prix unitaire Nom du fournisseur Total Total gnral Libell 5 10 25 25 65 Caractre AN 5 8 10 10 33 98 N

Bon de livraison Code NumBL DatLIV Desigar QteLIV Nomfour AdresseL

Libell AN 5 10 25 25 20 80

Caractre N 0 0 80

Numro bon de livraison Date de livraison Dsignation article Quantit livraison Nom fournisseur Adresse de livraison

Bon de commande Code Numcom Datcom Desigart Qtecom Fourn Demand

Libell AN 5 10 25 20 20 80

Caractre N 5 5 85

Numro commande Date commande Dsignation article Quantit commande Fournisseur Adresse de livraison

18

Etat des besoins Code NumEt Dat Desigart Qte BurDem

Libell AN 5 10 25 20 60

Caractre N 5 5 65

Numro Etablissement Date Dsignation article Quantit Bureau demandeur

1.11. Modle conceptuel de traitement(MCT) Le modle conceptuel de traitement permet de traiter la dynamique du systme dinformation, c'est--dire les oprations qui sont ralises en fonction dvnements. Ce modle permet donc de reprsenter de faon schmatique lactivit dun systme dinformation sans faire rfrence des choix organisationnels ou des moyens dexcution, c'est--dire quil permet de dfinir simplement ce qui doit tre fait, mais il ne dit pas quand, comment ni o. 1.12. Description des vnements E1 : Introduction tat des besoins E2 : Rception tats des besoins et analyse E3 : Proposition tat de besoin au fournisseur E4 : Prparation de la commande et envoi au fournisseur E5 : Rception commande par le fournisseur E6 : Livraison fournitures E7 : Rception fournitures E8 : Etablissement facture E9 : Rception facture E10 : Transmission facture la caisse E11 : Rception facture la caisse E12 : paiement fournisseur E11 : Attente Evnement : un vnement reprsente un changement dans lunivers extrieur au systme dinformation, ou dans le systme dinformation lui-mme. Un vnement externe est un changement de lunivers extrieur Un vnement interne est un changement interne au systme dinformation

19

On reprsente un vnement par une ellipse en trait plein pour les vnements internes lorganisation, en trait pointill pour les vnements externes. Synchronisation : la synchronisation dune opration dfinit une condition boolenne sur les vnements contributifs devant dclencher une opration. Il sagit donc des conditions au niveau des vnements rgies par une condition logique raliser grce aux oprateurs : OU ET NON Opration : une opration est un ensemble daction excute par le systme suite un vnement ou une conjonction des vnements. La conjonction est un ensemble daction interruptibles, c'est--dire que les vnements ne sont pas pris en compte (ils ne sont pas forcement ignors pour autant) tant que lopration na pas t accomplie.

20

1.13. Construction du MCT

E1S1OP1 OP2

E2

E13

E3S2OP3 OP4

E4

E13

E5S3OP5 OP6

E6

E13

E1S4OP7 E13 OP8

E2

E1S5OP9 OP10 OP11

E2

E13

E11

E12

21

CHAPITRE 2 : CONNAISSANCE DU SERVICE CONCERNE2.1. Structure administrative

Notre travail porte une grande importance titre indicatif, aux Etablissements La Rfrence Change, plus prcisment lintendance qui parmi ces tches a la charge dapprovisionner des bureaux en immobiliers et en fourniture de bureau. Ce bureau ne comporte que lIntendant lui-mme, qui a une multitude des tches. 2.1.1. Attribution des tches LIntendant est le responsable unique de ce bureau, il est sous la supervision directe du Charg de lAdministration. Il a le devoir de garder et de veiller tous les biens de la socit, A chaque fin de lanne il value tous les biens de la socit et fait rapport au Charg de lAdministration. Gre les achats, vrifie et contrle les articles lors de lacquisition des immobiliers de bureau ou des fournitures de bureaux. Il tablit la demande globale des approvisionnements en fournitures de bureau et signe conjointement le bon de rquisition avec le Grant Statutaire. Il gre les approvisionnements des bureaux en immobiliers de bureau et en fourniture de bureau.

2.2.

Etude de moyens de traitement utiliss

Cette tude consiste rpertorier les moyens matriels et humains du systme existant. 2.2.1. Moyens humainsPoste Nbre de personne Niveau dtude Anciennet

Intendant

1

G3

9 ans

22

2.2.2. Moyens matriels Dsignation Tlphone fixe Calculette 2.3. Nombre Marque 1 Standard tlcom 2 Sanyo Anne dacquisition Etat 2009 Bon 2011 Bon

Critique de lexistant

Cette partie de ltude a pour objectif, de recenser les points positifs et ngatifs qui peuvent tre bnfique ou nuisible la gestion informatise de lapprovisionnement des bureaux en fournitures de bureau. 2.3.1. Aspects positifs Bonne conservation des fournitures dans le magasin ; Matrise de la situation des valuations antrieures ; Suivi de la situation des achats mensuels. 2.3.2. Aspects ngatifs Difficult de tracer les situations antrieures ; Mauvaise tenue des documents ; Une multitude des tches pse sur le poste dintendant ; Manque des documents de gestion de stock.

2.4.

Proposition de solutions

Cette mthode nous permettra de proposer des pistes de solutions, afin de porter de laide aux nombreuses difficults repres, lors de la critique de lexistant. Ainsi pour ce faire, nous allons proposer trois points ncessaires : Solution manuelle rorganise ; Solution informatique ; Choix dune solution.

23

2.5.

Solution manuelle rorganise

Au vu des tches qui psent sur lIntendance, nous proposons les pistes suivantes : Disposer des cahiers cartonns, un cahier pour la situation des achats, lautre pour les approvisionnements et lautre encore pour la gestion historique ; Des classeurs appropris pour classer les dossiers de chaque mois et de chaque anne ; Utiliser les fiches de stock ; 2.6. Solution informatique

Les Etablissements La Rfrence Change S.P.R.L, doit acheter des outils informatiques, pour un travail soigneux et rapide, car cette solution lui permettra de recenser, de connatre et de mettre jour plus rapidement les informations de la situation des achats et des approvisionnements des bureaux en fournitures de bureau, ce qui est plus performant que lancien systme. 2.6.1. Avantages Lintendance aura la circulation rapide des informations ; La disponibilit des informations ; La maitrise de statistiques ; Une sauvegarde des informations sur un support informatique.

2.6.2. inconvnients Limplantation de linformatique saccompagnera toujours des certains frais lis a : Lachat des ordinateurs et leurs accessoires ; Le frais dentretien ; La formation des utilisateurs pour la bonne manipulation des outils. En dfinitive, la solution informatique va impliquer que la socit dbourse une somme impotente dargent.

24

2.7.

Estimation des cots

Les cots engags par limplantation et lorganisation dun service informatique se prsentent comme suit : Ordinateurs : 450 $ Consommables : 180$ Formation : 250$ Frais entretien : 160$ Imprimante : 250$ Imprvus : 250$

2.8.

Conclusion et choix dune solution

Au regard de deux solutions envisages savoir : manuelle rorganise et informatique, nous choisissons la solution informatique car elle comporte plus davantage par rapport la solution manuelle en terme dapport. Lautomatisation allge le travail et procure un rendement plus efficient.

25

II e PARTIE : ANALYSE CONCEPTUELLE CHAPITRE 3 : MODELISATION3.1. Dfinition des concepts informatiquesLinformatique possde beaucoup des concepts que nous ne saurons pas numr tous ici sur ces lignes, mais nous aurons citer que ceux qui ont trait notre sujet. Base de donnes La problmatique des BD englobe une multitude daspects, entre autres, la structuration et le stockage des donnes, laccs aux donnes, lintgrit, le partage, la scurit, la confidentialit et ladministration des donnes. Aucune dfinition connue ne couvre tous les aspects de la problmatique des BD de lheure. Nanmoins, nous nous limiterons la dfinition suivante : une base de donnes est une collection de donnes relies entre elles, stockes ensemble, aussi peu redondantes que possible pour tre utilises par une ou plusieurs applications dune faon optimale.9 Avantage dune base de donnes Offre la disponibilit des donnes pour toutes les oprations dcriture, de lecture et de la mise jour tout en assurant la scurit des donnes. Elle rend plus simple lexploitation des informations enregistres. Elle permet la restitution intgrale de toutes les informations sauvegardes.

Type des bases de donnes Il existe bon plusieurs types de base de donnes entre-autre : Base de donnes objet Base de donnes relationnelles, base construite sur le model relationnel et permet de structurer les donnes dans un ensemble de tables ou tableaux appels relation Base de donnes rplique : architecture de base ou les base sont dupliques dune machine lautre

-

9

JAMES MARTIN., Formation lutilisation des SGBDR, www.fao.org/ficopemed, Fvrier 2000.

26

Base de donnes repartie : architecture de base de donnes ou les donnes sont distinctes pour lutilisateur10

3.2. Rgle de gestionIl sagit dun lment descriptif global des principes et rglement rgissant le fonctionnement dune organisation.11 Un bureau tablit un ou plusieurs tats des besoins Un tat de besoin est tabli par un et un seul bureau Un fournisseur tablit un ou plusieurs factures Une facture est tablie par un et un seul fournisseur Une facture est paye une et une seule caisse A une caisse est paye un ou plusieurs factures Un fournisseur concerne un ou plusieurs commandes Une commande est concerne par une ou plusieurs fournisseurs Une fourniture est livre un ou plusieurs fournisseurs Un fournisseur est livr une ou plusieurs fournitures A un fournisseur est livr un ou plusieurs fournitures A un bureau est livr un ou plusieurs fournitures Une fourniture est livre un ou plusieurs bureaux Un bon de livraison contient un ou plusieurs fournitures Une fourniture est contenue dans un ou plusieurs bons de livraison

3.3. Description des entits Une entit est la reprsentation dun lment matriel ou immatriel ayant un rle dans le systme que lon dsire. Ci-dessous les diffrentes entits retenues : a. Bureau Code Libell CodBur Code Bureau NomBur Nom Bureau b. Fournisseur Code Codf Nomfour Tel1011

Nature AN AN 5 25

Taille

Libell Code Fournisseur Nom Fournisseur Tlphone

Nature AN AN AN 5 20 10

Taille

GARDARIN. G. Maitriser les bases de donnes : module et langage ; Ed. Cyrolles 1986Eloge KATSONGO. , Cours de MAI1 G2 informatique ISIPA 2007, Indit.

27

c. Bon de livraison Code NumBL Datetab Libell Numro Bon de livraison Date tablissement Nature AN AN 5 10 Taille

d. Commande Code Libell NumCom Numro Commande DatCom Date Commande e. Etat des besoins Code NumEtab Dat Libell Numro Etat des besoins Date

Nature AN AN 5 10

Taille

Nature AN AN 5 10

Taille

f. Fourniture Code CodFour Design Stock Libell Code Fourniture Dsignation Stock Prix Nature AN AN N 5 25 10 Taille

g. Facture Code Numfact Datfact Libell Numro Facture Date Facture Nature AN AN 5 10 Taille

3.4. Description des relationsNom de la relation Etablir Etablir Payer Concerner Livrer Livrer Contenir Entits relies Bureau et tat de besoin Fournisseur et facture Facture et caisse Fournisseur et commande Fourniture et fournisseur Bureau et fourniture Bon de livraison et fourniture Dimension 2 2 2 2 2 2 2 Cardinalits 1,n et 1,1 1,n et 1,1 1,1 et 1,n 1,n et 1,n 1,n et 1,n 1,n et 1,n 1,n et 1,n

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3.5. Description de cardinalitsLes cardinalits permettent de caractriser le lien qui existe entre une entit et la relation la quelle elle est relie. La cardinalit dune relation est compose dun couple comportant une borne maximale et une borne minimale, intervalle dans lequel la cardinalits dune entit peut prendre sa valeur.12

BUREAU

1,n

Etablir

1,1

Etat des besoins

Fournisseur

1,n

Etablir

1,1

Facture

Caisse

1,n

Payer

1,1

Facture

Fourniture

1,n

Concerner

1,n

Commande

Fournisseur

1,n

Livrer

1,n

Fourniture

Fourniture

1,n

Livrer 2

1,n

Bureau

Bon de livraison

1,n

Contenir

1,n

Fourniture

12

KAYAMBA, Cours de MAI II, G3, ISIPA, 2009, Indit.

29

3.6. Modle Conceptuel des Donnes Brut (MCDB)1,n 1,n 1,n

Livrer 21,n

Fourniture

Livrer1,n

Fournisseur1,n

Caisse1,n

Bureau

Etablir1,n

1,n

Etablir Concerner1,n 1,n 1,n

Etat des besoinsContenir1,n

Facture

1,n

Payer

Bon de livraison

Commande

3.7. NormalisationLes formes normales ont pour rle dliminer toutes les redondances proprement dites des vnements conceptuels afin dobtenir les informations. Parce que si les informations sont reprsentes telles quelles ont ts rcoltes c'est--dire ltat naturel elles renferment en elles des multiples redondances. Cest ainsi que nous allons appliquer quelques formes normales afin de rendre la base de donnes stable. 1re Forme normale : une relation est en premire forme si tous les attributs sont dcomposables. 2me forme normale : une relation est en deuxime forme si elle sil est dabord en premire forme normale ; tout attribut non cl primaire doit dpendre entirement de la cl primaire. 3me forme normale : sil est dj en deuxime forme normale ; il ne doit exister aucune dpendance fonctionnelle entre deux attribut qui ne sont pas cl primaire.

-

-

3.8. Validation du MCD BrutPour valider le MCD Brut nous devons respecter les rgles ci-aprs : Toute association porteuse de proprit avec cardinalit (0, n), (1,1), (0, n), (1, n) devient une contrainte dintgrit fonctionnelle CIF.

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Toute association non porteuse de proprit avec cardinalit (0, n) ou (1, n) et (0,1) doit se transformer en contrainte dintgrit fonctionnelle CIF. Toute autre association reste comme telle dans le MCD valide Modle Conceptuel des Donnes Valide (MCDV)

1,n

Livrer 21,n

Fourniture

1,n

Livrer1,n

1,n

Fournisseur1,n

1,n

1,n

Bureau1,n

Concerner21,n

CIF

Contenir Concerner1,n 1,n

1,n

CIF1,n

Facture1,n

Etat des besoins Bon de livraison

Commande

CIF1,n

Caisse

3.9. Rgles de passage de MCDV au Modle Logique des Donnes (MLD)Le passage du MCDV au MLDR se fait par lobservation des rgles ci-aprs : 1re Rgle : Tout objet conceptuel devient une table logique. 2me Rgle : Toute proprit devient rubrique table ou champ de la table. 3me Rgle : Tout identifiant de lobjet devient cl primaire de la table. 4 Rgle : Tout CIF disparait et lobjet appel fils (a la cardinalit 0,1 ou 1,1) hrite la cl primaire de lobjet appel pre (a la cardinalit 0,n ou 1,n). 5me Rgle : Toute relation porteuse de proprit hrite les deux cls primaires, les entits quelle relie. (les objets fils hritent les cls des objets pres).

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3.10. Prsentation du Modle Logique des Donnes (MLD)Le Modle Logique des Donnes consiste dcrire la structure de donnes utilises sans faire rfrence un langage de programmation. 1. Bureau (CodBur, NomBur) 2. Fournisseur (Codf, Nomf, Tel) 3. Bon de livraison (NumBL, JLIV, MLIV, AnLIV) 4. Commande (NumCom, JCom, Mcom, AnCom) 5. Etat des besoins (NumEtab, Jr, M, an, #CodBur) 6. Fourniture (CodFour, Design, PU, Stock) 7. Facture (NumFact, JF, MF, AnF, #CodFour, #NumCais) 8. Caisse (NumCais, Nomcais) 9. Contenir (Codf, NumBL, Qte) 10. Concerner (Codfour, Numfact) 11. Concerner2 (CodFour, Numfact) 12. Livrer (CodBur, Codfour, QteLIV) 13. Livrer2(Codf, Codf, Qte)

3.14. Conception des tats en sortie1. Liste des fournitures disponibleLISTE DES FOURNITURES DISPONIBLE Code Fourniture Nom STOCK

2.

Liste des besoins par bureauLISTE DES BESOINS PAR BUREAU N Besoin Date Nom Fourniture

32

3.

Liste des fournitures commandesLISTE DES FOURNITURES COMMANDEES

NCommande

Date

Code Fourniture

Code Fournisseur

Bureau

Quantit

4.

Liste des fournitures commandes par fournisseurLISTE DES FOURNITURES COMMANDEES PAR FOURNISSEUR Entrez code fournisseur

N

Commande

Date

Code Fourniture

Bureau

Quantit

5.

Liste des approvisionnements par BureauLISTE DES APPROVISIONNEMENTS PAR BUREAU Entrez code bureau

Code Fourniture

Nom Fourniture

NumBL

Date

Quantit

PU

6.

Etat de paiement des fournisseursETAT DE PAIEMENT DES FOURNISSEURS

Numfact

Datfact

NumCais

Codfour

Nomfour

PU

Quantit

Total

Total Gnral :

33

CONCLUSION GENERALELhonneur t pour nous de prsenter ce travail. Nous voici au terme de notre travail qui avait comme sujet : conception et ralisation dune Base des donnes pour la gestion des approvisionnements en fournitures de bureau dune entreprise. Notre idal tait celui de concevoir et de raliser une base de donnes pour grer les approvisionnements des bureaux en fourniture de bureau. En effet, pendant llaboration du prsent travail nous avons connu des difficults, dordre matriel et scientifique notamment : lindisponibilit de la documentation, le manque des moyens financiers en ce moment o nous prparons galement nos travaux de fin de cycle, qui est aussi une exigence acadmique de grande envergure, le temps pour laborer et dvelopper un tel projet informatique nous a t imparti. Cela fait une portion des difficults que nous avons rencontres pendant llaboration de ce travail. Et cela ne nous a pas donn beaucoup de chance, pour arriver purger toutes les voques lintroduction gnrale et arriv la production du logiciel. Ainsi, nous navons ni lintention ni la prtention davoir ralis un travail parfait. Cest pourquoi, nous sollicitons, cet effet, lindulgence de tous les lecteurs pour des ventuelles erreurs, fautes et imperfections que pourraient contenir ce travail, car luvre humaine tant sans cesse voue limperfection. Un projet informatique est un poisson qui se mord la queue, ainsi vos suggestions et remarque nous aidera amliorer dans un avenir proche.

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BIBLIOGRAPHIE1. OUVRAGES GARDARIN. G. Maitriser les bases de donnes : module et langage, Ed. Cyrolles 1986 JAMES MARTIN., Formation lutilisation des SGBDR, www.fao.org/ficopemed, Fvrier 2000 Jean BENASSY, la gestion informatise des stocks, AFNOR, Paris 1983 SABOURIN Hlne M. ; Gestion financire, d. Gaudino, Paris, 1990. WENU BECKER ; Recherche Scientifique : thorie et pratique, PUL, Lubumbashi, 2004.

2. NOTE DE COURS, mmoire et Travaux de fin de cycle Eloge KATSONGO cours indit de MAI1, G2 informatique, ISIPA , 2007, indit GABY MUSAFIRI ENERI, Notes de cours de M.A.I, G3 informatique, ISIPA, 2008, indit KAFUNDA Pierre, Notes de Cours Mthode de recherche scientifique, G2 Informatique, Universit notre Dame du Kasa, 2008, indit. MUKENDI KASALA Franc, Mise en place dune base des donnes de gestion de stock, TFC, ISIPA, 2010.