Trésorerie : Gestion de la tombée des fonctionnaires ... · Présentation de la procédure (1/2) La gestion de la tombée SOLD concerne le traitement des échéances des fonctionnaires

Juin 2017

Processus ExploitationTrésorerie : Gestion de la tombée des fonctionnaires

(Tombée SOLD)

Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017

Sous-domaine : Trésorerie

Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006

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Evolution de la procédure

Version Date Modifications Origine

V1.0 30/06/2017 Version publiée•Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON)

•Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe)




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Présentation de la procédure (1/2)

La gestion de la tombée SOLD concerne le traitement des échéances des fonctionnaires. Son

traitement suit les étapes suivantes :

▪ La génération de la tombée SOLD (Cf. Sous-Procédure 1 « Génération de la tombée SOLD »)

▪ Le traitement du retour de la Solde (Cf. Sous-Procédure 2 « Traitement du retour de la Solde »), avec

l’intégration du fichier de la Solde et l’identification des écarts

▪ Le traitement et le recouvrement des impayés résiduels une fois les motifs identifiés, par la mise en

place des actions adéquates (relances téléphoniques et écrites, report d’échéance, sinistre,

changement de mode de règlement, …) (Cf. Procédure « REC-AMB-003 : Recouvrement amiable

SOLD » et Procédure « SAV-MFI-005 : Renégociation / Sous-Procédure 3 : Report d’échéances pour

les clients Particuliers à l’initiative d’Alios Finance »)

Cette gestion fait suite à l’échéancement du dossier par la Solde et à la mise en production des affaires

y afférentes.

La récupération du fichier de la Solde se fait à partir du 20 du mois précédant le mois de l’échéance.

Si le fichier de la Solde n’est reçu le 25 du mois, le Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD doit

procéder à une relance de la Solde.




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Présentation de la procédure (2/2)

La gestion des tombées SOLD est sous la responsabilité des Gestionnaires Recouvrement Particuliers

SOLD, en interaction avec d’autres fonctions pour les tâches suivantes :

▪ La génération des tombées sur EKIP, sous la responsabilité de la Comptabilité Métier

▪ La correction de certaines erreurs constatées lors des tombées (rattachement du code de la Solde à

la fiche du tiers client), à faire par le Commercial (Conseillers Clientèle)

▪ La saisie des reports d’échéances et des changements de mode de règlement par les Conseillers

Clientèle SAV (à l’initiative des Gestionnaires Recouvrement Particuliers SOLD)

Afin de finaliser le traitement de la tombée dans les délais fixés, il est important que tous les

intervenants soient à jour dans l’exécution des tâches qui leur reviennent. En cas de défaut ou de

retard, le Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD assure la relance de l’intervenant concerné,

avec information de sa hiérarchie et de la Direction Générale.




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Logigramme

Symbole Description

Début de la procédure:

Activité système

Activité: entièrement manuelle

Document:

Décision ou question dont le résultat dicte l'étape suivante.

Sous-process:

Fin de la procédure.

Sous-process




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Trésorerie

Agent Comptable Métier

Sous-Procédure 1 : Génération de la tombée SOLD

Contrôler

l’exhaustivité de

la tombée SOLD

DSI Groupe

Problème

informatique

Pas de problème

constaté

Générer à nouveau

la tombée pour les

affaires concernées

Traitement

des demandes

d’intervention

Problème autre

qu’informatique Demander la

correction de

l’erreur constatée

Génération de

la tombée :

Facturation des

échéances sur

EKIP




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Procédure détaillée

Description des

Tâches

• A la génération de la tombée SOLD, lancer

l’état des tombées de la Solde à partir de

BO

• Sur la base de l’état des tombées de la

Solde, contrôler que toutes les tombées

SOLD ont été correctement générées et

aux dates prévues, sur la base de :

- La colonne « Indicateur Echéance

Tombée » au niveau de l’onglet « Etat des

tombées »

- L’onglet « Etat des tombées non encore

facturées »

• Si des anomalies de génération, dues à des

problèmes autres qu’informatiques ont été

constatées, demander la correction des

erreurs constatées au niveau des affaires ou

des tiers concernés :

- Absence du code de la Solde au niveau de

la fiche tiers du client : Demander la

correction de cette anomalie au

Département Commercial (Conseiller

Clientèle)

- Etc.

• Suite à la correction de l’erreur constatée

(et la réception d’un email confirmant la

correction), générer à nouveau la tombée

pour les affaires concernées

Acteurs Agent Comptable Métier Agent Comptable Métier Agent Comptable Métier

Application SIBO EKIP

Support /

Éditique

Etat des tombées de la Solde

EDT-TRE-001

Générer à nouveau la

tombée pour les affaires

concernées

Demander la correction

de l’erreur constatée

Contrôler l’exhaustivité

de la tombée SOLD

Sous-Procédure 1 : Génération de la tombée SOLD




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Trésorerie

Responsable Informatique du Pôle

Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde

Intégrer le fichier

de précompte de

la Solde sur

EKIP

Fichier rejeté

Fichier intégré

Réception du

ficher de

précompte envoyé

par la Solde

Agent Comptable Métier

Identifier les

erreurs ayant

entraîné le

rejet du fichier

Corriger les

erreurs

constatées

sur EKIP

Procéder à la

réintégration du

fichier de précompte

de la Solde sur EKIP

Erreurs constatées au niveau

des affaires du fichier

Pas d’erreurs constatées au

niveau des affaires du fichier2

1

2




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Trésorerie

Responsable Informatique du Pôle


Communiquer les

erreurs constatées

au Gestionnaire

REC SOLD

Erreurs au niveau des

données de la Solde

(N° d’affaire, …)

1


données d’Alios Finance

(matricule du client, …)

Gestionnaire

Recouvrement

Particuliers SOLD

Envoyer une correspondance à la

Solde l’informant des corrections à

faire (notamment les N° d’affaires à

corriger lors des prochains envois)

Procéder à la correction des

données sur EKIP (notamment les

matricules au niveau des fiches

clients)


données de la Solde

(N° d’affaire, …)



(matricule du client, …)

Procéder à la

correction des N°

d’affaires erronés sur

EKIP ALIOSDEV

Identifier les

erreurs constatées

au niveau des

affaires du fichier




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Trésorerie

Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD


Constatation

d’impayés

2

Non constatation

d’impayés

- Pour le Gabon, en consultant

l’état de retour de la Solde

- Pour l’Afrique de l’Ouest, en

contactant la Solde

Identifier le motif

de non règlement

de l’échéance par

le client

Quotité insuffisante

ou non disponible

Décès du client

Licenciement

Démission

Départ à la retraite

Demander un

report de

l’échéance

impayée

Congé Maladie /

Accident

Congé Maternité

Client suspendu Report

d’échéances

Recouvrement

amiable SOLD

Recouvrement

amiable SOLD

Recouvrement

amiable SOLD

Sous-Procédure 1 : Non

règlement de l’échéance par le

client pour quotité insuffisante

ou non disponible


règlement de l’échéance suite au

décès du client


règlement de l’échéance suite à

la fin du contrat de travail du

client




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Procédure détaillée (1/3)

Description des

Tâches

• A la réception du fichier de

précompte de la Solde,

l’intégrer au niveau d’EKIP

• Consulter le compte-rendu

d’intégration et vérifier si le

fichier a été correctement

intégré ou pas

Si Fichier rejeté :

• Identifier les erreurs ayant

entraîné le rejet du fichier,

s’agissant notamment des cas

suivants :

- Affaire non facturée

- Lettrage d’un encaissement

sur une échéance objet du

fichier transmis par la Solde

- Etc.

• Communiquer par email ces

erreurs à l’Agent Comptable

Métier et lui demander de

procéder à leur correction

(avec information du

Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SOLD)


• Corriger sur EKIP les erreurs

constatées :

- Si Affaire non facturée :

relancer la facturation pour

les affaires concernées

- Si Lettrage d’un

encaissement sur une

échéance objet du fichier

transmis par la Solde :

procéder au délettrage de

l’encaissement en question

- Etc.

• Informer par email le

Responsable Informatique Pôle

de la correction des erreurs

(avec en copie le Gestionnaire

Recouvrement Particuliers

SOLD)


• Une fois toutes les erreurs

corrigées, procéder à la

réintégration du fichier de

précompte de la Solde au

niveau d’EKIP

• Consulter le compte-rendu

d’intégration pour s’assurer que

le fichier a été correctement

intégré

Acteurs Responsable Informatique Pôle Responsable Informatique Pôle Agent Comptable Métier Responsable Informatique Pôle

Application SIEKIP EKIP EKIP

MOP-TRE-001 MOP-TRE-001

Support /

Éditique

Corriger les erreurs

constatées sur EKIP

Identifier les erreurs ayant

entraîné le rejet du fichier

Procéder à la

réintégration du fichier de

précompte de la Solde

Intégrer le fichier de

précompte de la Solde

sur EKIP





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Description des

Tâches

Si Erreurs constatées au

niveau des affaires du fichier :

• Sur la base du compte-rendu

d’intégration, identifier sur EKIP

les erreurs relevées au niveau

des affaires du fichier :

- Erreur sur les données d’Alios

Finance (N° de matricule du

client, …)

- Erreur sur les données de la

Solde (N° de l’affaire, …)

• Communiquer ces erreurs au


Particuliers SOLD

Si Erreurs au niveau des

données de la Solde (N° de

l’affaire, ..) :

• Pour les erreurs concernant les

N° d’affaires, procéder à la

correction sur EKIP ALIOSDEV

des données, en procédant en

remplacement du N° d’affaire

erroné par le bon N° d’affaire


données de la Solde (N° de

l’affaire, ..) :

• Préparer une correspondance

à la Solde l’informant des

correction à faire (notamment

les N° d’affaires à corriger lors

des prochains envois)

• Faire signer la correspondance

par le Directeur Recouvrement

et Contentieux

• Envoyer la correspondance à la

Solde



(matricule du client, …) :

• Procéder à la correction des

données sur EKIP (notamment

les matricules au niveau des

fiches clients)

ActeursResponsable Informatique Pôle Responsable Informatique Pôle Gestionnaire Recouvrement

Particuliers SOLD


Particuliers SOLD

Application SIEKIP ALIOSDEV EKIP

MOP-TRE-002

Support /

Éditique

Procéder à la correction

des données sur EKIP

Informer la Solde des

corrections à faire

Procéder à la correction

des N° d’affaires erronés

sur EKIP ALIOSDEV


Identifier les erreurs

constatées au niveau

des affaires du fichier




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Description des

Tâches

• Pour les affaires ayant des impayés identifiées sur la base de l’état BO « Analyse de la

Solde », déterminer le motif de non règlement de l’échéance par le client, sur la base

de l’état de retour de la Solde (cas du Gabon) ou en contactant directement la Solde

(Cas de l’Afrique de l’Ouest)

• En fonction du motif de l’impayé, lancer les actions adéquates (recouvrement et

contentieux, report d’échéance, sinistre, changement de mode de règlement, …) :

- Si Quotité insuffisante ou non disponible : Demander le report de l’échéance auprès

du SAV et lancer les actions de relances (relances téléphoniques, lettres de relances,

lettre de mise en demeure, requête pour OIP éventuellement, …)

- Si Décès du client : Demander un changement de mode de règlement auprès du SAV

et demander le lancement du remboursement du sinistre vie auprès de l’assureur

En cas d'impayés, localiser la famille pour obtenir les règlements correspondants

- Si Licenciement / Démission / Départ à la retraite : Demander un changement de

mode de règlement auprès du SAV et contacter le client pour la mise en place d'un

protocole de remboursement, ou à défaut, initier les procédures de recouvrement à

son encontre

- Si Congé Maladie / Congé Maternité / Client suspendu : Demander le report de

l’échéance impayée auprès du SAV

Acteurs Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD

Application SIBO

Support /

Éditique

Etat d’analyse de la Solde

EDT-TRE-002

Identifier le motif de non

règlement de l’échéance

par le client





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Documents / Etats utilisés

EDT-TRE-001 : Etat des tombées de la Solde

BO Recouvrement Etats de tombée de la Solde (Onglet « Etat des tombées »)

Cet état renseigne sur les éléments suivants : N° Affaire, N° et Nom Client, Référence Facture Client, Date d'échéance,

Date de première échéance, Date de dernière échéance, Référence facture Client, Date d'exigibilité, Echéance facturée

(Oui / Non), Montant de la facture (TTC), Solde Facture (TTC), Encours net, Encours brut




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Documents / Etats utilisés

EDT-TRE-002 : Etat d’analyse de la Solde




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Modes opératoires SI

MOP-TRE-001 : Rattachement du tiers employeur au code guichet

EKIP Exploitation Trésorerie Gestion de la tombée Retour de la tombée Intégration Retour

(Lanceur IPlan)

L’écran ci-dessous permet le lancer l’intégration du fichier de la Solde après avoir vérifié que ce fichier est bien dans le

répertoire spécifié

A la fin du traitement, le lanceur va afficher un rapport détaillé sur les cas d’erreurs




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Modes opératoires SI

MOP-TRE-002 : Correction des erreurs sur les N° d’affaires

EKIP ALIOSDEV Paramétrage Paramétrage SOLD Correction Numéro Affaire (ZALFCORRSOLD)

L’écran ci-dessous permet de corriger les contrats erronés, en associant pour chaque contrat erroné (1) le bon numéro

d’affaire EKIP (2)

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