Un outil à ma disposition pour enregistrer mon temps de travail. Lire lanimation À renseigner Récapitulatif Onglets mensuels Pour aller directement aux

Un outil à ma

disposition pour

enregistrer mon temps de travail .

Lire l’animation

À renseigner

Récapitulatif

Onglets mensuels

Pour aller directementaux chapitres, cliquer ici :

Introduction

Télécharger le pdf pour imprimer

P. 2

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ?

À tout moment, vous pouvez utiliserce menu pour aller directementà l’un ou l’autre des chapitres.

P. 3


Une feuille d’activité est un document qui permet

d’enregistrer le temps qu’une personne a consacré aux

différentes activités qu’elle a menées pendant une journée ou

pendant une semaine ou pendant un mois.

Ça ne me concerne pas !

Au CNRS, on ne demande pas aux

agents d’enregistrer leur temps de travail.

Au CNRS, les personnels n’enregistrent

habituellement pas le temps qu’ils consacrent à

leurs différentes activités.

Mais si vous participez à la réalisation d’un projet

cofinancé par la Commission européenne,

vous devrez le faire.

P. 4


Non, ce n’est pas facultatif.L’enregistrement du temps consacré à un projet permet ensuite de calculer le coût lié à votre participation au projet et de le facturer à la Commission européenne.

Pourquoi ?N’est-ce pas facultatif

?

Si vous ne complétez pas de feuille d’activité, la participation de la Commission au projet sera diminuée puisqu’une partie des coûts supportés par notre établissement ne sera pas déclarée.

P. 5

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ?Donc, c’est obligatoire,

mais y a-t-il un outil à ma

disposition pour enregistrer ainsi mon temps de

travail ?

Oui, c’est l’outil « Feuilles d’activité »,

il a aussi été conçu pour calculer le coût de cette

implication et vous aider à préparer les rapports demandés par la CE.

P. 6

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour téléchargerl’outil sur votre disque dur

Vous pouvez le télécharger

sur la Bibliothèque Pratique

.

Cliquons ici pourtélécharger l’outil.

P. 7


Les feuilles ou les cellules à compléter

sont en jaune. Tout le reste se complète automatiquement.

Il est composé de quatre types

d’onglets.

Nous avons téléchargé

l’outil.

Cliquer ici pour téléchargerl’outil sur votre disque dur

P. 8


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6

7

Intéressons-nous directement aux

onglets à compléter et, pour

commencer, à l’onglet « A

renseigner ».

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À tout moment, vous pouvez utiliser

ce sous-menu pour naviguer directement dans les

rubriques.

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Laboratoire de chimie imaginativeUMR 714Tryphon TOURNESOL1

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La première fois que vous téléchargez la feuille, vous devez

compléter les informations vous

concernant.

IdF

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Cette zone ne concerne

que les non permanents et les non CNRS.

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Les informations vous concernant sont complétées

une fois pour toutes.

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XFLR-6

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C’est indiqué sur votre feuille

de paie.

Je suis un chercheur CNRS. Donc je dois

compléter ces informations

Je suis CR2. Mais je ne sais pas quel est

mon échelon.

CR2

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7

/004

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Non. C’est ce que le CNRS dépense pour

vous payer, c’est-à-dire votre salaire et toutes les charges y afférent.

Le coût,c’est mon salaire ?

Et je suis censé le

connaître ?

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Pour savoir où trouver le coût journalier, cliquez ici.

Sinon, poursuivons l’explication.

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7Non. Je vais vous

expliquer comment le trouver. Mais vous

pouvez aussi demander à votre

gestionnaire de vous aider.

P. 16

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour consulterle site de la DFI

Les coûts des personnels

permanents sont disponibles sur le site web de la DFI.

Sur la page d’accueil,

choisir la rubrique « Réglementation

financière ».

P. 17


Les grilles sont situées

en bas de page.

Cliquer ici pour consulterle site de la DFI

Choisissez ensuite le menu « Gestion

du PCRD ».

P. 18

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI

Vous devez choisir la grille en vigueur au premier jour de la période

de justification ou « Reporting

Period ».Exactement. La grille intitulée « Personnels

permanents Ile-de-France » puisque votre

laboratoire est en région parisienne.

Cliquons ici pour télécharger la grille

Il y en a plusieurs. Laquelle choisir ?

Donc. Celle du 1er octobre

2008. Mon projet a

commencé le 1er

décembre 2008.

P. 19


Il ne me reste plus

qu’à trouver

mon coût.

Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI

Nous avons téléchargé la

grille.

Je l’ai trouvé.

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Votre coût journalier pour la

première « Reporting

Period » est de 242,02 euros.

242, 02

Pourquoi précisez-

vous « pour la première

RP » ?

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Mais si la situation change pendant une RP ?

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7Parce que le coût d’un

agent varie à chaque fois qu’il y a une modification

de la valeur du point d’indice ou si vous

changez d’échelon, de grade ou de corps.

P. 22


Vous n’en tiendrez compte qu’au début de la

RP suivante, en vous référant à la grille en

vigueur à ce moment-là.

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Non, c’est l’établissement au nom duquel le contrat avec la Commission a été

signé.Il peut s’agir du CNRS ou

d’une autre tutelle de votre unité.

Le partenaire, c’est

mon laborato

ire ?

Mais si c’est un autre

établissement, je n’aurai

pas à remplir ce modèle de

feuilles d’activité !

CNRS

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Donc, si je participe à un

projet géré par le CNRS et un autre par

l’université, je ne

complèterai qu’une feuille

d’activité.

CNRS

Exactement.

Si, car la manière d’enregistrer votre temps est défini par votre employeur et

non par le signataire du contrat.

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Ce type de demande dépasse les missions confiées au coordinateur. La manière d’enregistrer votre temps est

fixée par votre employeur et les auditeurs de la Commission nous ont

signalé qu’il n’était pas normal que tous les personnels n’utilisent pas le même

modèle.

Et si un coordinateur

demande à tous les partenaires

de compléter les temps consacrés au projet sur un

site dédié au projet ?

CNRS

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7

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Et le numéro d’ordre

?

CNRS- 1

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7Il est précisé dans votre

projet ( partie « Description des

partenaires »).C’est un numéro

généralement attribué par le coordinateur, ce

dernier ayant, dans tous les cas, le n°1.

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Vous devez ensuite préciser les différentes activités

auxquelles vous participez de manière à ce que le CNRS

puisse répartir correctement les coûts.

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7

RTD

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C’est facultatif, mais vous pouvez également les préciser.

Ceci vous aidera lors de la préparation des rapports, j’y

reviendrai.

Et les Work

Packages ?

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Vous pouvez renseigner jusqu’à 12 Work Packages

différents,chacun devant être lié à

un type d’activité.

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1 2 5 6

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Le projet a commencé le 1er décembre 2008. C’est la date que j’ai

négociée.

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124

Nous devons fournir un

rapport chaque année

et le projet durera 4 ans.

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Si votre projet ne se termine pas le 30/11/2012,

vous pouvez corriger la date de fin en complétant la cellule

adjacente. Vous pourrez le faire, par exemple,

si vous négociez un avenant en fin de projet.

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ENV-CT-2008-231221

La première référence correspond à celle définie par la Commission pour

votre projet. Elle figure sur la convention de

subvention.

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002131

La deuxième correspond au numéro d’enregistrement du

contrat dans la base de donnée du CNRS. Si vous ne la

connaissez pas, demandez-là à votre gestionnaire ou à la

délégation.

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La dernière est le numéro attribué au projet dans la BFC.

C’est sur cet « OTP » que seront affectées les dépenses

réalisées pour le projet. Votre gestionnaire connaît cette

référence.

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7798231

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Voilà, en quelques

minutes, nous avons complété l’ensemble des informations nécessaires.

Et si je participe à un autre projet ?

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Pour chaque projet, les

informations demandées sont

les mêmes.

Vous pouvez participer jusqu’à 6 projets de manière

concomitante. A plus, dans la

durée.

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Nous sommes début février. Il est temps

de compléter la feuille d’activité du

mois de janvier.

Passons aux

onglets mensuels.

P. 39


Non. Pour que les coûts liés à votre activité et à celle de

vos collègues soient éligibles, il faut qu’en cas d’audit, la

Commission puisse avoir une « assurance raisonnable »

quant à la réalité des déclarations.

Il ne suffit pas de renseigner ces

feuilles au moment où j’aurai les

rapports à fournir ?

P. 40


Or, la Commission considère qu’au-delà

d’un mois, les déclarations ne sont pas

assez fiables. Mais vous vous rendez compte du

temps que ça va nous

prendre ?

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Nous allons immédiatement nous en rendre compte. Vous verrez que ce n’est qu’une

question d’une à deux minutes

par mois.

P. 42


Toutes les informations saisies dans

l’onglet« A

renseigner » sont déjà reprises.

P. 43


Il ne nous reste plus

strictement qu’à compléter

le temps consacré à

chaque activité et les absences.

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Pour vous aider, le

nombre de jours ouvrés dans le mois est précisé. Vous n’avez

donc pas à tenir compte des week-end et des jours

fériés.

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En janvier, j’ai pris une

semaine de vacances.

5

Avez-vous été absent en janvier ?

P. 46


Remarquez que le nombre

de jours ouvrés a

automatiquement été

recalculé.

Je vous conseille de conserver le même

système pour toutes les activités réalisées au cours du même mois.

Pour la répartitionde votre temps de

travail,vous pouvez choisir de

l’exprimeren pourcentage de temps ou en jours.

P. 47


5

J’ai consacré l’équivalent d’une semaine complète entre la préparation et la

tenue de la première réunion de l’assemblée

générale du consortium.

P. 48


Nous vous demandons ensuite de préciser

brièvement ce que vous avez fait pendant le temps déclaré.

Réunion annuelle de l’assemblée générale

Et ce sera utile lors del’établissement du rapport

scientifiquepuisqu’en parcourant les

feuilles d’activité,vous saurez tout ce qui a

été réalisépar vos collègues et vous-

même.

Ceci renforcera « l’assurance raisonnable » des éventuels

auditeurs.

P. 49


0,5Mise à jour du site web du

projet

J’ai également travaillé pendant une demi-journée avec notre

webmaster pour finaliser le site web du projet.

P. 50


2 Mise au point d’une nouvelle composition de carburant

Enfin, j’ai passé l’équivalent de deux jours à travailler sur le 1er

livrable du WP n°2 . Nous n’avons pas encore commencé à

travailler sur le WP n° 5

P. 51


Il vous reste encore

8 jours et demià répartir.

8,5

Ce n’est pas difficilecar je n’ai pas été absent en dehorsde ma semaine de

vacanceset je ne suis

impliqué dans aucun autre projet européen.

P. 52


Parfait. Vous avez bien réparti l’ensemble des

jours.

Il ne vous reste plus qu’à signer et faire signer la feuille

avant de l’envoyer à votre délégation.

P. 53


Effectivement,c’est assez rapide

à compléter.Mais si je ne suis

pas là,comment font mes

collèguespour obtenir ma

signature ?

P. 54

Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ?Si vous ne pouvez pas signer

ou faire signer la feuille,il vous est demandé de

l’adressersous format électronique à la

délégationdans les délais impartis,

autrement dit dans le courant de la première

ou de la deuxième semainedu mois suivant.

Si vous adressez l’ensemble du fichier Excel à la délégation

(ce qui est recommandé en fin de période),

il est conseillé de le compresser d’abord

pour des questions de taille de la pièce jointe.

P. 55


Vous enverrez la version signée dès que possible

et au plus tard, à la fin de la « Reporting Period », sans bien sûr modifier les informations

par rapport à la version transmise à la délégation.

Si, en tant que responsable du projet,

vous vous rendez compte que l’un de vos collègues

a commis une erreur en complétant la feuille,

vous pouvez modifier le fichier,mais vous devrez le signaler à

la délégationet expliquer les raisons du

changement.

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Vous savez l’essentiel,mais si vous avez encore

quelques minutes à m’accorder,

je souhaitais vous préciser quelques astuces

et vous présenter l’onglet « Récapitulatif ».

Parfait. Nous avons fini ?

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Si vous choisissez de compléter le temps passé en pourcentage, le nombre de

jours se calcule automatiquement, dans la

troisième colonne.Si vous complétez d’abord le temps travaillé puis vos jours

d’absence, la transcription des pourcentages en nombre

de jours sera également recalculée.

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5

Si, par erreur,vous indiquez

à la foisun nombre de

jourset un

pourcentage,le problème

vous est signalé.

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De même, si vous vous trompez de ligne

et que vous affectez du temps,

sans avoir défini d’activité,

le temps ne sera pas pris en compte.

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Si vous avez oublié à quoi correspond

telle ou telle information,

des commentaires apparaissent

lorsque vous passez la souris

sur une cellule commentée…

P. 61


Passons enfin à l’onglet

« Récapitulatif ».

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Cet onglet vous permet de suivre

de manière cumulée le temps consacré

à chaque projet et le coût y afférent.

Il vous sera très utile au moment

de la préparation des rapports.

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Très intéressant.

C’est justement

les informations

dont j’ai besoin pour mon rapport

de managemen

t.

Dans la partie gauche du tableau,

vous pouvez lire

le nombre de « personnes.

mois »par WP oupar activitéet par RP oude manière cumulée.

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Dans la partie droite du tableau,

vous pouvez lire le coût par WP ou par activité

et par RP ou de manière cumulée.

Pour les personnels permanents CNRS,

vous n’aurez plus qu’à additionner les montants des personnes impliquées dans le

projet pour compléter le tableau de justification des

coûts.

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Parce que les coûts utilisés

pour les non-permanents

sont des coûts réels.

Pourquoi uniquement

pour les personnels permanents du CNRS ?

Tandis que pour les fonctionnaires

(stagiaires ou non),le CNRS a choisi d’utiliser

un coût moyen.Pour les personnels non CNRS,

ce sont les règles définiespar chaque employeur qui doivent s’appliquer.

P. 66


… enfin l’onglet mode

d’emploi vous

rappelle les principes

essentiels.

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Vous pouvez également

télécharger cette présentation au format pdf pour

l’imprimer.

Et maintenant,

c’est vraiment

fini ?

Oui. C’est fini.Si vous avez encore des

questions, cette fois, adressez-vous à votre

délégation.

Documents

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