UNA Guide d’utilisation - Profil UD utilisation outil ARGOS - UD.pdf · ¾ Lors de l’élaboration du compte administratif: établissement du bilan de l’exécution du budget,

UNA Guide d’utilisation - Profil UD Outil ARGOS Aide et Références pour la Gestion et l’Organisation des Structures Janvier 2010

UNA, Union nationale de l’aide, des soins et des services aux domiciles,

108 – 110 rue Saint Maur 75011 PARIS

Tél. : 01 49 23 82 52 - Fax : 01 43 38 55 33

www.una.fr

UNA – Outil ARGOS Guide d’utilisation Union Départementale

Janvier 2010 1/41

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

I. PRESENTATION GENERALE 3

1) L’OUTIL ARGOS, QU’EST-CE QUE C’EST ? 3 2) L’OUTIL ARGOS, COMMENT FONCTIONNE T-IL ? 4 3) L’OUTIL ARGOS, SES FONCTIONNALITES 5 4) LES INDICATEURS CALCULES 5 5) CONNEXION A L’OUTIL ET CONFIGURATION OPTIMALE 6

II. RECOMMANDATIONS AUX UNIONS DEPARTEMENTALES POUR ACCOMPAGNER LES STRUCTURES 6

III. ADMINISTRATION DU PROFIL STRUCTURE 6

6) CREATION DU PROFIL DE LA STRUCTURE 6 7) MODIFICATION DES INFORMATIONS CONCERNANT LE PROFIL DE LA STRUCTURE 9 8) SUPPRESSION DU PROFIL DE LA STRUCTURE 9

IV. SAISIE DES DONNEES 9

1) IMPORT DES DONNEES DU RAPPORT D’ACTIVITE 10 2) RETRAITEMENT PREALABLES A LA SAISIE 10 3) SAISIE DES DONNEES, GENERALITES 11 4) SAISIE DES DONNEES ANNUELLES 13 A. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES DES COMPTES GLOBAUX ET BILAN 13 B. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (SAAD) 14 C. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (SAP) 21 D. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (TISF) 25 E. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES SSIAD 29 F. SAISIE ANNUELLE DES DONNEES MANDATAIRE 32 5) SAISIE DES DONNEES TRIMESTRIELLES 34 A. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES DE TRESORERIE ET BUDGET 34 B. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (SAAD) 34 C. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (SAP) 36 D. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES PRESTATAIRE (TISF) 36 E. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES SSIAD 37 F. SAISIE TRIMESTRIELLE DES DONNEES MANDATAIRE 37

V. RESULTATS 38

6) RESULTATS, GENERALITES 38 7) EXPORTATION DES DONNEES 39 8) RESULTATS ANNUELS 39 A. VOLUME D’ACTIVITE 39 B. DECOMPOSITION DES COUTS ET DES PRODUITS 39 C. EQUILIBRES FINANCIERS 40


Janvier 2010 2/41

9) RESULTATS TRIMESTRIELS 40 A. VOLUME D’ACTIVITE 40

VI. DIAGNOSTIC ET AIDE A LA DECISION 40


Janvier 2010 3/41

PREAMBULE

L’outil ARGOS a été conçu et développé courant 2009 dans le cadre du chantier « gestion et organisation » du programme de modernisation pour lequel UNA s’est engagé vis-à-vis de la Caisse Nationale de Solidarité pour l’Autonomie (CNSA). L’outil ARGOS est à destination de l’ensemble des structures du réseau UNA, quels que soient leur activité et leur statut. NB : l’outil intègre uniquement les services d’aide et d’accompagnement (autorisés, agrées qualité ou simple) , les services de soins infirmiers et les services mandataire. Il n’intègre donc pas à ce jour les centres de soins infirmiers, les services de portage de repas ou encore de transport accompagné. La version déployée en janvier 2010 est une première version qui sera complétée par une version intégrant la fonctionnalité « aide à la décision » à la fin du premier trimestre 2010. Par ailleurs, comme tout outil de pilotage, les tableaux de bord contenus dans l’outil seront amenés à s’adapter à l’évolution des besoins des gestionnaires et de la règlementation afférente au secteur de l’Aide, des Soins et des Services à domicile.

I. PRESENTATION GENERALE

1) L’outil ARGOS, qu’est-ce que c’est ? L’outil ARGOS est un outil informatisé accessible depuis le site intranet d’UNA à destination des gestionnaires salariés et bénévoles des structures adhérentes au réseau UNA. L’objectif d’ARGOS est d’apporter aux dirigeants les indicateurs nécessaires au pilotage de leurs activités et au diagnostic financier de leur structure afin de les aider dans leur prise de décision.

Pour les administrateurs L’outil ARGOS a pour vocation d’être le support sur lequel les administrateurs du service d’Aide et de Soins à domicile s’appuient dans leurs prises de décision stratégiques, politiques et techniques. En générant automatiquement des tableaux de bord, l’outil permet aux instances de la structure d’avoir connaissance des principaux éléments de gestion des ressources financières et humaines et d’être alertées sur les éventuelles dérives. L’analyse des tableaux de bord doit leur permettre de se positionner par rapport aux autres membres du réseau UNA (en référence aux moyennes ou médianes départementales et nationales générées dans l’outil), d’identifier les origines d’un dysfonctionnement dans l’allocation des moyens et d’anticiper les difficultés à venir. En renforçant la maîtrise de la gestion de la structure par les dirigeants, l’outil ARGOS facilite la prise de décision et rend possible la construction d’un argumentaire solide et étayé à présenter aux financeurs lors des négociations. Pour les techniciens ARGOS a également pour vocation d’être un des outils sur lesquels le gestionnaire d’une structure s’appuie pour identifier, allouer et suivre l’utilisation des ressources nécessaires à la réalisation des prestations et au fonctionnement du(es) service(s). Le gestionnaire est ainsi invité à utiliser l’outil dans chaque phase du cycle de gestion :

Dans la mythologie grecque, Argos ou Argus, fils d'Arestor et de Mycène , est un Géant doté de cent yeux. Cinquante dormaient et cinquante veillaient en permanence, de sorte qu'il était impossible de tromper la vigilance du Géant.


Janvier 2010 4/41

Lors de l’élaboration de son budget et la définition de son modèle économique : quel tarif pour quelle prestation ? quel profil d’intervenant pour le service rendu ? quel encadrement ? quelle équipe administrative ?...,

Lors de la négociation avec l’autorité de tarification ou un financeur : justification du coût, positionnement de la structure par rapport à des références départementales ou nationales,

Lors de l’exécution du budget : chaque trimestre, suivi des indicateurs clés d’activité et de trésorerie pour vérifier la bonne utilisation des moyens et anticiper le risque de déséquilibre financier,

Lors de l’élaboration du compte administratif : établissement du bilan de l’exécution du budget, explication des éventuels écarts, état de la situation financière de la structure.

En favorisant une meilleure maîtrise par les dirigeants des éléments de gestion, une plus grande visibilité sur les éléments décomposant le coût et les équilibres financiers, l’outil participe à l’enrichissement du partenariat avec les autorités de tarification favorable à un financement à hauteur des coûts réels des structures.

2) L’outil ARGOS, comment fonctionne t-il ? L’outil ARGOS a été développé à partir d’une application web. Il est disponible via un accès sécurisé (login et mot de passe unique pour chaque structure) depuis le site intranet UNA. Chaque structure est invitée à saisir dans l’outil des données issues de sa comptabilité. La compilation des données enregistrées permet ensuite de générer automatiquement des indicateurs par structure associés à des moyennes ou médianes départementales et nationales. L’outil est composé de trois niveaux de profil :

1. un profil pour la structure (objet du présent guide), 2. un profil pour l’union départementale (ou régionale le cas échéant) permettant la

compilation des données des structures du département et le calcul de moyennes et médianes départementales,

3. un profil pour UNA national permettant la compilation des données départementales et le calcul de moyennes et médianes nationales.

L’outil est structuré autour des activités suivantes :

• L’activité prestataire se déclinant en trois catégories : Les Services d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD), Les Services à la Personne (SAP), Les Services de Techniciens de l’Intervention Sociale et Familiale (TISF – hors

AVS). • L’activité mandataire • Les Services de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD).

Chaque membre dispose d'un espace personnel et sécurisé, sous la responsabilité du dirigeant. Il relève de la responsabilité du dirigeant de désigner la ou les personnes qui seront autorisées à se connecter à l’outil pour saisie ou exploitation des données. Les règles d’utilisation de l’outil sont présentées dans un « disclaimer » que l’utilisateur est invité à prendre connaissance et le cas échéant accepter lors de sa première connexion à l’outil.

Les données saisies par chaque structure sont strictement confidentielles ; elles ne sont divulguées ni à d'autres structures au sein du réseau ni à des tiers. Seule la structure est habilitée à saisir et modifier les données la concernant;

L’activité intitulée SAP vise les services relevant d’un agrément simple ; L’activité intitulée SAAD vise les services relevant du régime de l’autorisation ou de l’agrément qualité (y compris AVS des services famille).


Janvier 2010 5/41

UNA et les unions départementales ont cependant accès en temps réel aux données saisies et validées, afin d'organiser et réaliser les travaux collectifs et individuels de réflexion sur les questions de gestion et de financement. L'exploitation des données ainsi réalisée permet d'établir des moyennes départementales et nationales. Ces moyennes, tenant compte des réalités et des éléments transmis par les structures, ne peuvent constituer qu'un support d'analyse et de réflexion. En aucune manière, elles ne constituent une référence ou un but à atteindre ;

UNA n'est pas responsable quant à l'utilisation des résultats par les structures et les unions départementales ou régionales. Les indicateurs et les aides à la décision présentés dans l'outil permettent de guider et d'accompagner les dirigeants dans leur gestion et leur prise de décisions mais nécessitent d'être intégrés dans une réflexion globale et adaptée aux spécificités et contexte de chaque structure. Une analyse et une interprétation plus fine est indispensable avant toute conclusion et prise de décision par les dirigeants. La diffusion de toutes données issues de cet outil à d'autres fins que celles prévues par UNA dans le cadre des travaux autour des questions de gestion, d'organisation et de financement, engage directement les auteurs de cette diffusion. UNA ne peut alors être tenu responsable des effets que peut entrainer une telle diffusion.

Il est bien entendu que l'utilité de l'outil dépend entièrement de son niveau d'utilisation par les structures, et que plus les données saisies seront exhaustives et sincères plus les références obtenues seront représentatives de la réalité du réseau.

3) L’outil ARGOS, ses fonctionnalités Pour l’ensemble des activités suivies, l’outil ARGOS rempli les fonctionnalités suivantes :

1. L’acquisition de données comptables et financières (saisies par les structures ou importées directement depuis le rapport d’activité),

2. Le calcul informatisé d’indicateurs économiques et financiers et l’élaboration de tableaux de bord trimestriels et annuels,

3. Une aide à la décision autour d’un diagnostic informatisé (opérationnel fin 1er trimestre 2010),

4. L’extraction sous excel des données brutes pour permettre des retraitements manuels. Une fonction messagerie est également disponible pour permettre l’échange de mails entre la structure et son union départementale directement depuis l’outil. Chacune de ces fonctionnalités est accessible depuis le menu affiché sur la gauche de l’outil. Une aide est ajoutée dans chaque rubrique du menu pour faciliter la navigation. Une aide générale sur l’outil est également disponible dans la rubrique Administration.

4) Les indicateurs calculés L’outil ARGOS est configuré pour générer des tableaux de bord trimestriels et annuels. Les indicateurs présentés concernent soit l’ensemble de la structure (indicateurs globaux) soit une activité en particulier. Les indicateurs trimestriels relèvent des quatre groupes suivants :

Le suivi des volumes d'activité (par activité) Le suivi des facturations (par activité) La cohérence des coûts salariaux (par activité) Le suivi de la trésorerie (globaux)

Les indicateurs annuels relèvent des quatre groupes suivants :

Les indicateurs de volume et d’activité (par activité), Les indicateurs de décomposition de coûts (par activité),


Janvier 2010 6/41

Les indicateurs d’équilibre financier (globaux), Les indicateurs de gestion de l’emploi (par activité et globaux).

Un historique sur plusieurs années est possible, permettant une analyse dynamique de certains indicateurs, notamment les indicateurs de volume d’activité, de facturation, de coûts salariaux, de trésorerie et le fond de roulement. Par ailleurs, les indicateurs annuels calculés pour la structure sont associés à une moyenne obtenue à partir des données saisies et validées par les autres structures. L’indication du nombre de structures sur lequel la moyenne est calculée permet d’évaluer la représentativité de la moyenne.

5) Connexion à l’outil et configuration optimale La connexion à l’outil se fait depuis le site UNA dans la rubrique « Outil ARGOS » ou via l’adresse web http://una.origineo.com et par le login/mot de passe sécurisé de la structure. Sur l'écran de connexion de cet outil, une icone de couleur verte, orange ou rouge vous indique si la configuration de votre poste est compatible et optimale avec cet outil. D'une manière générale, la configuration recommandée est Windows XP (ou supérieur) ou Mac OS 10 (ou supérieur) et un navigateur Internet (I.E. 7 ou supérieur, Mozilla Firefox 3.0.5 ou supérieur, ou Safari). La définition d'écran idéale est 1024x768. Dans le cas où votre configuration ne serait pas optimale, un lien vous permettra d'afficher le diagnostic de votre ordinateur. Dans tous les cas, les javascripts doivent être activés sur votre navigateur Internet. Si ce n'est pas le cas, activez-les dans le menu option de votre navigateur.

II. RECOMMANDATIONS AUX UNIONS DEPARTEMENTALES POUR ACCOMPAGNER LES STRUCTURES

Avant de faire commencer la saisie aux structures, préparer les profils de toutes les

structures selon le mode opératoire présenté au § III.1 Le cas échéant, importer les données du rapport d’activité de la structure selon la

procédure présentée au § IV 1.générer les logins et mots de passe des structures en amont

Préparer en amont la saisie avec les structures : o en leur indiquant les différents documents à rassembler : bilan, comptes de résultat,

suivi des heures improductives, tableau du personnel o retraiter le cas échéant les données globales pour avoir des données par activité

(retraitement sous excel ou via un outil de comptabilité analytique) Organiser une réunion collective de saisie des données (1/2 journée) avec les dirigeants et

leurs comptables ou responsables financiers Organiser un travail collectif d’analyse des indicateurs.

III. ADMINISTRATION DU PROFIL STRUCTURE

6) Création du profil de la structure La création d’un profil structure s’effectue par l’union départementale (UD) qui, à partir de son profil UD, peut soit générer un login/mot de passe automatique pour la structure (option ) soit créer un login/mot de passe individualisé pour la structure (option ).


Janvier 2010 7/41

Dans le premier cas (login généré automatiquement par l’outil), le dirigeant de la structure ou, le cas échéant, la personne qu’il aura désigné doit :

1. se connecter à l’outil à l’adresse : http://una.origineo.com via le login/mot de passe généré transmis par l’UD,

2. renseigner l’ensemble des informations demandées dans la page de création du compte,

3. cliquer sur le bouton sauvegarder pour enregistrer les informations saisies (l’outil affichera les

oublis ou erreurs de saisie éventuels), 4. cliquer sur le lien invitant à se connecter de nouveau à l’outil, 5. entrer le login et mot de passe renseignés dans la page de création du nouveau compte, 6. prendre connaissance du texte « disclaimer » et le cas échéant l’accepter.

L’utilisation de l’outil peut alors commencer.

Si la structure élabore un bilan global pour l’ensemble de ses activités (même non suivies par l’outil) mettre OUI. Si la structure n’a pas de bilan global propre mettre NON (c’est notamment le cas pour les CCAS)

Répondre OUI si vous êtes en mesure d’indiquer un indice moyen par catégorie sur la base de la CCN 83. Si NON, vous serez invité à renseigné un salaire moyen par catégorie pour chacune de vos activités en lieu et place de la CCN 83.

Penser à bien mettre un login et mot de passe mémorisable et l’enregistrer en lieu sûr.


Janvier 2010 8/41

Dans le cas où l’UD a dors et déjà individualisé le compte, les informations concernant la structure sont normalement toutes renseignées. Le dirigeant doit cependant vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de ces informations. Il doit pour cela :

1. se connecter à l’outil à l’adresse : http://una.origineo.com via le login/mot de passe transmis par l’UD,

2. prendre connaissance du texte « disclaimer » qui apparait lors de la première connexion et le cas échéant l’accepter pour accéder à l’outil

3. vérifier les informations renseignées par l’UD sur le profil de votre structure en allant dans « Administration>votre profil et les modifier si besoin en cliquant sur « modifier votre compte ». vous pouvez notamment modifier votre mot de passe à votre convenance.

Lors du renseignement des informations de la structure lors de la création du nouveau compte, veiller à bien changer le login/mot de passe généré automatiquement par l’outil par un login/mot de passe plus facilement mémorisable et l’enregistrer en lieu sûr, de préférence sur un document papier dans un endroit protégé et pas sur le disque dur ou le réseau.

Veiller à bien noter votre login/mot de passe en lieu sûr, de préférence sur un document papier dans un endroit protégé et pas sur le disque dur ou le réseau.


Janvier 2010 9/41

L’utilisation de l’outil peut alors commencer.

7) Modification des informations concernant le profil de la structure A tout moment, l’utilisateur peut modifier les informations concernant sa structure à partir du menu « administration> votre profil>modifier votre profil ». L’utilisateur ne pourra cependant pas modifier son numéro d’adhérent qui est à la main de l’union départementale. S’il ajoute une nouvelle activité, il devra compléter les données de cette nouvelle activité avant de pouvoir accéder aux résultats associés.

8) Suppression du profil de la structure La suppression d’un profil ne peut s’effectuer qu’à partir du profil de la structure. La suppression du profil est définitive et engendre la suppression de l’ensemble des données saisies et des indicateurs obtenus (aucune récupération ne sera possible). La suppression s’effectue à partir du menu « administration> votre profil>supprimer votre profil ». Une message d’avertissement s’affiche pour alerter l’utilisateur des conséquences de cette action.

IV. SAISIE DES DONNEES

Avant de procéder à la saisie des données, il est vivement conseillé :

1. d’importer les données du rapport d’activité dans l’outil (voir §1 import données rapport d’activité) et vérifier que ces données correspondent bien à ce qui est demandé

2. de rassembler l’ensemble des données devant être saisies manuellement dans l’outil à partir des documents financiers (comptes de résultat, bilans) et des outils de gestion du personnel et de l’activité,

3. de réaliser les retraitements analytiques nécessaires notamment lorsque la structure n’a pas établi de comptes par activité (voir §2 retraitement en amont des données comptables)

Si une structure décide de fermer un de ses services/activités, il est conseillé de ne pas supprimer cette activité de l’outil pour ne pas rendre l’historique inexploitable. Il conviendra de saisir une valeur nulle dans les données relatives à cette activité pour les années à venir.

Recommandations

Renseigner l’outil avec une personne manipulant aisément les documents comptables et financiers (comptable, expert comptable, responsable administratif et financier,…)

Au fur et à mesure de la saisie des données à partir du compte de résultat, du bilan et du compte administratif, surligner sur les documents papier les chiffres saisis pour être sûr de ne rien oublier et faciliter la recherche d’erreurs éventuelles

Sauvegarder chaque bloc de saisie après renseignement de nouvelles données afin que les contrôles se fassent bien à partir des dernières données renseignées

Tous les champs de saisie doivent être renseignés. Si la valeur est nulle mettre "0" Les contrôles se font sur l’ensemble des blocs de saisie, même si ceux-ci ne sont pas encore renseignés

Les résultats ne seront consultables qu’une fois l’ensemble des données (concernant la structure dans son ensemble et par activité) renseignées et validées. Si des erreurs subsistent, les indicateurs ne seront pas consultables.


Janvier 2010 10/41

1) Import des données du rapport d’activité

Il est possible d’importer dans l’outil les données qui ont déjà été renseignées dans le rapport d’activité. Les données importables depuis les rapports d’activité sont indiquées par une astérisque au niveau de la ligne de saisie. Il est ainsi possible d'importer jusqu'à 30% des données annuelles nécessaires à l'outil hors données comptables. Il est donc important de compléter le rapport d’activité avant de saisir les données de l’année concernée dans l’outil. Le mode opératoire d’importation des données du rapport d’activité est précisé dans la page de garde de la rubrique « saisie ». Il convient de suivre les deux étapes suivantes

Avant de pouvoir importer les données du rapport d’activité, il est nécessaire de générer un fichier en format texte à partir du rapport d’activité. Pour cela, il convient de suivre les instructions du § « Importer les données du rapport d'activité » de la rubrique « saisie », soit : 1 : Enregistrer le fichier mis en lien dans l’outil compressé sur votre ordinateur (clic droit puis "Enregistrer la cible sous") 2 : Ouvrer le fichier Excel ainsi enregistré 3 : Activer les macros à l'ouverture du fichier Excel comme un message vous le demande (si besoin, un onglet d'aide est inclus dans le ficher Excel) 4 : Cliquer sur le bouton "Cliquez ici pour générer l'export" 5 : Sélectionner votre rapport d'activité dans son emplacement sur votre ordinateur et cliquez sur "Ouvrir" 6 : Un fichier texte est créé au même endroit que le fichier Excel importé depuis ARGOS Vous pouvez à présent réaliser l’importation des données du fichier texte dans l’outil ARGOS.

L’import des données du rapport d’activité dans l’outil ARGOS s’effectue de la manière suivante, au niveau de chaque écran de saisie :

En haut de la page de saisie, dans l’encart « IMPORT DONNEES », cliquer sur « parcourir » pour aller chercher le fichier texte généré à l’étape 1

Cliquer sur importer. Un message de confirmation s’affiche (si des données ont déjà été saisies manuellement dans les lignes pouvant être complétées via l’import des données du rapport d’activité, les données saisies seront remplacés par les données importées depuis le rapport d’activité. Par contre, les données saisies manuellement n’étant pas contenues dans le rapport d’activité ne seront pas effacées)

Une fois les données importées, sauvegarder chaque bloc de saisie pour enregistrer les données importées dans l’outil ARGOS

NB : il est aussi possible d’ouvrir le fichier texte et vérifier que les données ont bien été extraites du fichier Excel.

2) Retraitement préalables à la saisie

L’import des données du rapport d’activité remplace les éventuelles données déjà saisies dans l’outil (contenues dans le rapport d’activité). Il est donc vivement recommandé d’effectuer l’import avant de commencer la saisie manuelle des données dans l’outil.

L'import doit être effectué à chaque écran et non une fois pour toutes, pour permettre de compléter la saisie des données et de les valider au fur et à mesure,

Il est également conseillé de vérifier les données importées afin de s’assurer qu’elles correspondent bien à ce qui est demandé dans l’outil (notamment pour les charges et produits à répartir entre différentes activités.

N'oubliez pas de valider vos données de manière régulière grâce aux boutons "Sauvegarder" présents sur les différents écrans.


Janvier 2010 11/41

Les structures qui n’élaborent que des documents comptables et financiers globaux et non par activité doivent réaliser des retraitements comptables de leurs charges et leurs produits avant de pouvoir renseigner l’outil. L’outil est notamment conçu pour permettre une analyse fine de l’allocation des ressources d’une structure et notamment les éléments de décomposition du coût de revient. Cette analyse ne pourrai se faire sans une répartition des charges entre les différentes activités menées. Par ailleurs, les modalités d’enregistrement comptable de certaines charges et produits pouvant être différents d’une structure à l’autre, il pourra être nécessaire de procéder à quelques retraitements extra-comptables pour renseigner les données au bon endroit dans l’outil. Exemple : pour les franciliens, les remboursements de la carte intégrale sont à imputer au compte 6251 et non en 64. Les retraitements des données peuvent se faire sur un tableau excel (les logiciels de gestion permettent de faire des extractions sous excel pour retraiter les données) ou en utilisant un outil de comptabilité analytique (à voir avec votre fournisseur informatique). Pour les répartitions analytiques, il est recommandé autant que possible de partir sur une répartition au réel des charges et, le cas échéant, d’utiliser la même clé de répartition pour les charges de même nature.

Les principales données pouvant nécessiter un retraitement sont les suivantes :

Les données de chaque activité menée par la structure et comptabilisées uniquement dans des documents globalisés,

Les données du personnel (rémunérations, charges, taxes, provisions) ventilées entre intervenants et personnel fonctionnel et entre les différentes catégories,

Les charges pouvant être inscrites dans des comptes différents (ex : frais de déplacements imputables en 6251 ou 64 à inscrire en 6251 dans l’outil).

3) Saisie des données, généralités Une aide à la saisie accessible dans le menu « saisie> aide à la saisie » indique le mode opératoire général pour saisir les données. Par ailleurs, à droite de la plupart des lignes de saisie une bulle d’aide apporte des précisions sur les données à enregistrer (pour faire apparaitre le texte d’aide, glisser la souris au niveau de la bulle d’aide).

Recommandations Retraiter vos données avec l’aide de votre expert comptable ou responsable

financier, Conserver le fichier de retraitement des données pour garder trace de la

manière dont les données ont été calculées, Suivre les mêmes modalités de retraitement des données d’un trimestre et

exercice à l’autre, Pour toutes difficultés dans le retraitement des données, contacter votre

chargé de mission départemental.


Janvier 2010 12/41

Les deux premières options du menu saisie permettent d'indiquer si l'on veut procéder à une saisie trimestrielle ou à la saisie annuelle. Qu'il s'agisse d'une saisie trimestrielle ou d'une saisie annuelle, la saisie se décompose en :

Données concernant la structure dans son ensemble (par exemple statistiques générales sur le personnel, comptes du bilan pour les structures ayant un bilan consolidé, etc.) ; C'est la première option des sous-menus "saisie trimestrielle" et "saisie annuelle" ;

Données spécifiques à chacune des activités de votre structure, tel qu’il l’a été indiqué dans la fiche de création de votre profil (décomposition de votre coût de revient, données d’activité,…). Vous êtes alors invité à sélectionner l’activité concernée.

L'analyse des données annuelles est beaucoup plus complète et fine que le suivi trimestriel. Le volume de données à saisir en annuel est donc plus conséquent. A noter qu’il n'est pas nécessaire de mettre à jour les données trimestrielles pour avoir accès à l'analyse annuelle.

Vous pouvez visualiser l’état d’avancement de votre saisie par le menu « saisie>état des saisie »

Vous pouvez quitter votre saisie à tout moment, en sauvegardant les données avant de quitter l’outil, et la reprendre par la suite

Il est toujours possible de corriger les données saisies précédemment (mises à jour, ou corrections d'erreurs par exemple). Il suffit de remplacer la données saisie par la nouvelle donnée et de faire une nouvelle sauvegarde du bloc de saisie.

Les données que vous vous avez à saisir correspondent à votre profil et aux données renseignées dans la fiche du profil. Les services publics n’ont par exemple pas de données de bilan à renseigner ; les données relatives au personnel sont adaptées au secteur public.

Tous les champs de saisie doivent être renseignés. Si la valeur est nulle mettre "0" Les contrôles se font sur l’ensemble des blocs de saisie, même si ceux-ci ne sont pas encore renseignés

Les résultats ne seront consultables qu’une fois l’ensemble des données (concernant la structure dans son ensemble et par activité) renseignées et validées. Si des erreurs subsistent, les indicateurs ne seront pas consultables.


Janvier 2010 13/41

Lorsque l'ensemble des données est renseigné et que vous effectuez une sauvegarde, le logiciel teste la validité des informations et vous informe des incohérences éventuellement repérées. Si l'ensemble des données saisies est cohérent, votre saisie est terminée. Vous pouvez alors accéder à vos résultats dans le menu "Résultats" pour la période concernée.

4) Saisie des données annuelles

a. Saisie annuelle des données des comptes globaux et bilan Les structures ayant déclarées ne pas avoir de bilan consolidé n’ont pas de données de bilan à renseigner. N° Libellé Aide 1 Total des charges

comptables (toutes activités)

Saisir le total des charges comptables - classe 6, y compris par exemple les charges financières et les charges exceptionnelles - pour l’ensemble de la structure (prestataire, mandataire, SSIAD, y compris le cas échéant les activités qui ne sont pas pilotées par l’outil comme par ex l’accueil de jour)

2 Total des produits comptables (toutes activités)

Saisir le total des produits comptables - classe 7, y compris par exemple les produits financiers et les produits exceptionnels - pour l’ensemble de la structure (prestataire, mandataire, SSIAD, y compris le cas échéant les activités qui ne sont pas pilotées comme par ex le portage de repas)

Actif 3 - Immobilisations nettes Montant des immobilisations, après déduction des amortissements

inscrits au bilan 4 - Sommes dues par les

financeurs Comptes de tiers (classe 4) correspondant aux sommes dues par les financeurs apparaissant à l’actif de votre bilan ; ne pas déduire les trop perçus ou les avances des financeurs s’ils apparaissent au passif du bilan (ils feront partie du montant à saisir au titre des autres passifs d’exploitation)

5 - Autres actifs d'exploitation

Saisir ici un seul montant agrégeant l’ensemble des autres comptes d’actifs (classe 4), y compris le cas échéant comptes de régularisation et produits à recevoir. Mettre à défaut tous les autres actifs d’exploitation

6 - Total des comptes d'épargne ou de placement

Livrets A, SICAV, comptes d’épargne, etc.

7 - Total des comptes courants créditeurs sur le relevé

Solde de votre compte bancaire courant si celui-ci apparaît à l’actif de votre bilan (ou total du solde de vos différents comptes courants créditeurs sur les relevés bancaires) ; si vous avez plusieurs comptes et que certains sont à découvert, saisir ici le solde de ceux qui sont créditeurs sur le relevé de la banque, et saisir le solde des comptes à découvert dans le cadre de la saisie des comptes de passif ci-dessous.

8 - Total actif Total de votre bilan (colonne actif), sous déduction le cas échéant :- Du report à nouveau si celui-ci apparaît à l’actif de votre bilan (pertes cumulées dans le passé)- Du résultat de l’année (si celle-ci s’est soldée par un déficit, qui apparaît alors à l’actif du bilan)Ces deux postes seront en effet saisis ci-dessous en négatif parmi les postes du passif du bilan

Passif 9 - Report à nouveau et autres

fonds propres Ceci correspond au total de vos fonds associatifs à la fin de l’exercice précédent. Au bilan de cette année, le montant peut être décomposé en plusieurs postes (report à nouveau, réserves, etc.) ; Il est possible que vous deviez saisir ici un montant négatif intégrant un report à nouveau déficitaire; ne pas intégrer le résultat de l’année en cours, qui est à saisir ci-dessous


Janvier 2010 14/41

N° Libellé Aide 10 - Résultat exercice N Montant positif si le résultat s’est soldé par un excédent, montant négatif

en cas de perte 11 - Subvention

d'investissement Inscrire les subventions d’investissement inscrites au bilan

12 - Solde emprunt Capital restant dû d’un éventuel emprunt bancaire en cours (matérialisé par un contrat ou une convention et non par une simple autorisation de découvert) ; intégrer aussi ici les prêts participatifs

13 - Autres passifs d'exploitation

Saisir ici un seul montant agrégeant les charges sociales à payer et l’ensemble des autres comptes de passif (classe 4), y compris le cas échéant comptes de régularisation. Mettre à défaut tous les autres passifs d’exploitation

14 - Total des comptes bancaires à découvert

Solde de votre compte bancaire courant si celui-ci apparaît au passif de votre bilan (ou total du solde de vos différents comptes courants à découvert) ; si vous avez plusieurs comptes et que certains sont à découvert, ne saisir ici que le solde de ceux à découvert

15 - Total passif Total de votre bilan (colonne passif)

16 Nombre total de salariés au 31 décembre 2008 (en nombre de personnes)

Nombre de salariés totaux (en nombre de personnes et non en ETP) : personnel d’intervention et personnel administratif, à temps plein ou non, en CDI ou non, etc.

17 - Dont nombre de CDI Inscrire un nombre de personnes et non des ETP 18 - Dont nombre de temps-

plein Inscrire un nombre de personnes et non des ETP

19 - Dont nombre de contrats aidés

Inscrire un nombre de personnes et non des ETP

20 - Dont nombre de salariés déjà à l'effectif au 31 décembre 2007

Indiquer ici le nombre de personnes salariées (en nombre de personnes et non en ETP) pour qui une fiche de paye à été établie au titre du mois de décembre de l’année N et qui étaient déjà à l’effectif au 31 décembre de l’année N-1

21 Nombre en ETP

d'intervenants à domicile concernés par la modulation, l’annualisation ou la mensualisation au 31 décembre 2008

Indiquer l’équivalent temps-plein de l’ensemble des salariés intervenants à domicile au 31 décembre concernés par la modulation, mensualisation ou annualisation du temps de travail

22 Nombre d'heures supplémentaires sur l'année

Nombre total des heures supplémentaires payées dans l’année à l’ensemble des salariés intervenants à domicile

23 Nombre d'heures complémentaires sur l'année

Nombre total des heures complémentaires payées dans l’année à l’ensemble des salariés intervenants à domicile (i.e. heures payées aux salariés à temps partiel en sus de la durée de leurs contrats)

24 Nombre d'heures perdues liées à la modulation, l'annualisation et à la mensualisation sur l'année

Nombre total des heures payées aux salariés intervenants à domicile au titre de leur contrat (et de sa clause de modulation, mensualisation ou annualisation) alors qu’elles n’ont pas été travaillées

b. Saisie annuelle des données prestataire (SAAD)

N° Libellé Aide 1 Total des charges de

l'activité Saisir le total des charges comptables - classe 6, y compris le cas échéant les charges financières et les charges exceptionnelles - apparaissant dans le compte d’exploitation de l’activité

2 Comptes achats de l'activité Inscrire le total des comptes 60 3 Services extérieurs de Inscrire le total des comptes 61


Janvier 2010 15/41

N° Libellé Aide l'activité

4 Autres services extérieurs de l'activité

Inscrire le total des comptes 62

5 - Dont frais de déplacements des intervenants à domicile

Y compris les abonnements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens qui peuvent, pour certaines structures, être comptabilisés en compte 64

6 Impôts et taxes et assimilés Saisir le total des comptes 63 (taxes sur les salaires, participation des employeurs à la formation professionnelle continue, versement transport, impôts locaux, etc.)

7 - Dont impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération des intervenants

Taxes sur les salaires, d’apprentissage, transport, formation (comptes 621, 633) Si vous ne comptabilisez pas séparément personnel intervenant et personnel fonctionnel (direction, administratif, encadrement opérationnel), retraitez vos comptes sous excel avant saisie

8 - Dont impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération du personnel fonctionnel


9 Total charges de personnel de l'activité


10 - Dont rémunération du personnel

Salaires, congés payés, primes, etc. ; il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)

11 -> Dont rémunération direction, administratifs/support et responsables de secteur

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel fonctionnel (direction, administratifs, cadres opérationnels type responsables de secteur, personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...) ; nota bene : si les charges de personnel de ce type sont imputées à l’activité à travers une facturation interne ne donnant pas lieu à écriture en compte 64, il est souhaitable - pour bénéficier de toutes les analyses de l’outil gestion et organisation - de reconstituer les rémunérations brutes et les charges sociales correspondantes pour les saisir ici dans l’outil.

12 -> Dont rémunération intervenants à domicile activité

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel d’intervention

13 - Dont charges de sécurité sociale et de prévoyance

URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)

14 -> Dont charges sociales direction, administratifs/support et responsables de secteur

URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. (ensemble du personnel fonctionnel, notamment le personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...)

15 -> Dont charges sociales intervenants à domicile activité

URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. (personnel d’intervention)


Janvier 2010 16/41

N° Libellé Aide 16 - Dont autres charges de

personnel (hors frais de déplacement)

Autres charges de personnel comme la médecine du travail ou le versement au comité d’entreprise par exemple. Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251

17 -> Dont autres charges direction, administratifs/support et responsables de secteur

Autres charges de personnel comme la médecine du travail ou le versement au comité d’entreprise par exemple, pour le personnel fonctionnel (direction, administratifs, cadres opérationnels type responsables de secteur, personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...). Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251

18 -> Dont autres charges intervenants à domicile

Autres charges de personnel comme la médecine du travail ou le versement au comité d’entreprise par exemple pour les intervenants. Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251

19 Autres charges de gestion courante


20 Charges financières Inscrire le total des comptes 66 21 Charges exceptionnelles Inscrire le total des comptes 67 22 - Dont valeurs comptables

des éléments d'actifs cédés Valeur comptable inscrite au compte 675

23 Dotations aux amortissements et provisions


24 Total des produits de

l'activité Saisir le total des produits comptables de l’activité : classe 7, y compris par exemple les produits financiers et les produits exceptionnels

25 Produits de la tarification (part payée par les financeurs)

Inscrire le total des comptes 731 N’inscrire ici que ce qui est payé par le financeur. En cas de facturation d’un reste à charge à l’usager, l’inscrire dans la ligne 26.

26 Part usagers (taux plein et reste à charge)

Mettre les produits comptes 7082 issus de la facturation taux plein à l’usager ou du reste à charge de l’usager

27 Subventions (hors tarification)


28 - Dont mises à disposition gratuites

Inscrire la valeur totale des mises à disposition gratuite (locaux, personnel, remboursement pour les emplois aidés…) pour le cas où elle est valorisée dans les comptes en charges et produits.)

29 -> Dont contrats aidés Inscrire la valeur du remboursement pour les emplois aidés 30 Autres produits Inscrire le total des comptes 75, 76 et 77 31 - Dont produits des

cessions d'éléments d'actif Inscrire le total du compte 775

32 - Dont quotepart des subventions d'investissement virée au résultat

Inscrire le total du compte 777

33 Reprise de provisions Inscrire le total des comptes 78 34 Transferts de charges

(formation, assurances, ...) Inscrire le total des comptes 79

35 Résultat activité Saisir un montant négatif en cas de déficit Inscrire le résultat figurant dans le compte de résultat de l’activité. Il doit être égal aux produits moins les charges de l’activité

36 Effectif moyen sur l'année Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures


Janvier 2010 17/41

N° Libellé Aide personnel fonctionnel total en ETP

payées). Cet effectif et sa ventilation ci-dessous s’entendent en équivalent temps-plein moyen sur l’année (calculer un prorata en cas de vacance temporaire de postes). Il devrait correspondre aux charges de personnel fonctionnel (direction, administratif/support et encadrement opérationnel) intégrées dans les comptes de l’activité

37 - Dont direction Y compris cadres dans les fonctions transversales comme la gestion des ressources humaines ou le pilotage financier

38 - Dont personnel administratif/support

Personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien... Les cadres et responsables de secteur qui font de l’évaluation ne se comptabilise pas dans cette rubrique mais se mettent en «cadres et responsables de secteur»

39 - Dont cadres et responsables de secteur

Responsables, assistants et cadres de secteur dont la contribution porte sur l’activité opérationnelle (coordination d’une équipe de responsables de secteurs par exemple). Si les responsables de secteur occupent une fonction de direction, les mettre en «direction» sinon les mettre en «responsable de secteur»

40 Nombre total d'heures payées de l'ensemble du personnel d'intervention pour l'activité sur l’année

cumul des heures payées aux intervenants à domicile dans l’année. Sont détaillées dans les lignes suivantes certaines heures dites « non productives » (certaines heures non productives comme la médecine du travail, les congés payées ou encore les heures de représentant du personnel ne font par contre pas l’objet d’un suivi distinct et sont comptabilisées directement dans le total des heures payées).

41 - Dont heures de transport rémunérées

Nombre total d’heures passées en temps de transport rémunéré sur l’année

42 - Dont heures perdues liées à la modulation, l'annualisation et à la mensualisation

Nombre total des heures payées aux salariés intervenants à domicile pour cette activité au titre de leur contrat (et de sa clause de modulation, mensualisation ou annualisation), alors qu’elles n’ont pas été travaillées

43 - Dont absentéisme (maladie hors maternité, accident du travail, ….) financé par la structure

Nombre total des heures payées aux salariés intervenants à domicile pour cette activité alors qu’elles n’ont pas été travaillées pour raison de maladie (hors maternité) ou accident du travail. Si ces heures ne sont pas financées par la structure, ne pas les comptabiliser.

44 - Dont professionnalisation (formation, réunions d'équipe, groupes de parole,…)

Nombre total des heures payées aux salariés intervenants à domicile pour cette activité consacrées à une action de professionnalisation (formation, réunions d’équipe, groupes de parole,….)

45 Nombre d'intervenants à domicile dans l'effectif au 31 décembre

Nombre d’intervenants à domicile en CDI (titulaire pour les services publics) et en CDD, à temps plein ou à temps partiel, pour qui une fiche de paye a été établie au titre du mois de décembre

46 Nombre d'intervenants à domicile dans l'effectif au 31 décembre en ETP

Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Equivalent temps-plein de l’ensemble des salariés intervenants à domicile au 31 décembre en CDI et en CDD

pour les services publics : la catégorie A équivaut aux agents non titulaire, la catégorie B

équivaut aux agents sociaux de deuxième classe et la catégorie C aux agents sociaux de première classe

Catégorie A : 48 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie A

Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Effectif en équivalent temps-plein des intervenants à domicile de catégorie A au 31 décembre


Janvier 2010 18/41

N° Libellé Aide 49 - Indice moyen des

intervenants à domicile de catégorie A au 31 décembre

Il est sans doute nécessaire que vous procédiez à un calcul pour déterminer cet indice moyen :- Il correspond à la somme des indices des intervenants de Catégorie A, mais en les pondérant par la durée de travail de chaque salarié, divisée par l’effectif total de la catégorie en ETP Par exemple : 5 AD indice 239 à temps plein au mois de décembre- et 3 AD indice 242 à 80% à la même période- et 2 AD indice 243 à 50% à la même période. =>Indice moyen : 240.33 =(239*5*1)+(242*3*0.8)+(243*2*0.5) divisé par (5*1+3*0.8+2*0.5) Une feuille de calcul Excel à 4 colonnes est suffisante pour ce calcul. Contenu des 4 colonnes :1. Nom ou référence du salarié2. Indice3. Temps de travail, exprimé en % d’un temps plein4. Indice pondéré, égal à l’indice du salarié (colonne 2) multiplié par le % correspondant à son temps de travail (colonne 3). L’indice moyen recherché est égal au total de la colonne 4 divisé par le total de la colonne 3

Catégorie B : 51 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie B

Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées)

52 - Indice moyen des intervenants à domicile de catégorie B au 31 décembre

Comme expliqué ci-dessus pour la catégorie A, l’indice moyen se calcule comme la somme des indices de chaque salarié pondérés par son temps de travail, divisée par l’effectif de la catégorie en ETP

Catégorie C : 54 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie C


55 - Indice moyen des intervenants à domicile de catégorie C au 31décembre


56 Nombre de personnes

prises en charge durant l'année pour l'activité

Nombre total de personnes prises en charge. La ventilation par financeur ci-dessous peut être légèrement supérieure, du fait des doubles comptages (personnes prises en charge par plusieurs dispositifs à la fois et/ou réglant eux-mêmes une partie des prestations). Il est en effet demandé de suivre le même principe que dans le rapport d’activité UNA : lorsqu’une prise en charge relève de plusieurs financeurs, comptabiliser la personne à chaque financeur et mettre l’unité d’intervention au prorata.

Ventilation par financeur du nombre de personnes prises en charge 58 - Conseil Général (Aides

aux personnes âgées de plus de 60 ans et AVS famille)

Personnes âgées de plus de 60 ans (prises en charge au titre de l’APA ou de l’aide sociale légale) et AVS famille avec prise en charge ASE et PMI

59 - Conseil Général (Aides aux personnes handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans)

Personnes prises en charge au titre des aides aux personnes handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans (comprenant notamment la PCH : Prestation Compensatrice du Handicap)

60 - CRAM-CNAV (Sécurité sociale)

Personnes prises en charge par la Sécurité Sociale (au titre de l’assurance maladie ou de l’assurance vieillesse)

61 - CAF (Caisse d'allocations familiales)

Personnes prises en charge par la Caisse d’Allocations Familiales


Janvier 2010 19/41

N° Libellé Aide 62 - MSA (Mutualité sociale

agricole) Personnes prises en charge par la Mutualité Sociale Agricole

63 - Autres financeurs Personnes prises en charge par d’autres caisses ou dispositifs ; y intégrer par exemple le cas échéant les élèves bénéficiant d’une aide du Conseil général au financement des AVS (auxiliaires de vie scolaire)

64 - Mutuelles, compagnies d'assurance, instituts de prévoyance, assisteurs

Heures prises en charge par ces différents types d’organismes

65 - Usagers payants à taux plein

Ne saisir que le nombre de personnes qui financent entièrement leur prise en charge

66 Nombre d'heures d'intervention réalisées pour l'activité

Nombre total d’heures d’intervention réalisées. La ventilation par financeur ci-dessous devrait être égale à ce total. Il est en effet demandé de suivre le même principe que dans le rapport d’activité UNA : lorsqu’une prise en charge relève de plusieurs financeurs, comptabiliser la personne à chaque financeur mais ventiler l’unité d’intervention au prorata. A ce stade, l’outil accepte que la ventilation par financeurs des heures soit supérieure au total, du fait de double comptage contraire à l’approche préconisée.

Ventilation par financeur du nombre d'heures d'intervention 68 - Conseil Général (Aides

aux personnes âgées de plus de 60 ans et AVS famille)

Personnes âgées de plus de 60 ans (prises en charge au titre de l’APA ou de l’aide sociale légale) et AVS famille avec prise en charge ASE et PMI


Heures prises en charge au titre des aides aux personnes handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans (comprenant notamment la PCH : Prestation Compensatrice du Handicap)


Heures prises en charge par la Sécurité Sociale (au titre de l’assurance maladie ou de l’assurance vieillesse)


Heures prises en charge par la Caisse d’Allocations Familiales

72 - MSA (Mutualité sociale agricole)

Heures prises en charge par la Mutualité Sociale Agricole

73 - Autres financeurs Heures prises en charge par d’autres caisses ou dispositifs ; y intégrer par exemple le cas échéant les heures d’AVS (auxiliaires de vie scolaire) prises en charges par le Conseil Général


Heures prises en charge par ces différents types d’organismes

75 - Usagers payants à taux plein

Ne saisir que le nombre d’heures financées entièrement par l’usager


Janvier 2010 20/41

N° Libellé Aide Tarif ou participation

appliqué par financeur Les tarifs sont utilisés pour calculer des moyennes UNA au niveau national et départemental, et pour permettre à chacun de se situer. Mettre le tarif arrêté (activité tarifée) ou facturé (activités sous régime agrément ou avec facturation totale à l’usager). Lorsqu’une structure applique un différentiel, ne pas l’intégrer dans le tarif. L’objectif de cet indicateur est de suivre le tarif arrêté par le financeur (contribution du financeur à la prise en charge). Si un différentiel est facturé à l’usager, cela apparaîtra en produit « part usagers Par ailleurs, s’il n’y a pas eu de changement au cours de l’année, le tarif de chaque financeur en ce qui vous concerne n’est rien d’autre que le tarif en vigueur l’année considérée. Si ce tarif a varié, on considèrera qu’il se calcule sur la base des durées pendant lesquelles les différents tarifs ont été en vigueur. Exemple : tarif de 20 €/h jusqu’au 31 mars, passant ensuite à 21 €/h--> Le tarif dans ce cas est de 20,75 € (3/12 de l’année à 20 €, 9/12 à 21 €)

77 - Conseil Général (Aides aux personnes âgées de plus de 60 ans)

Saisir 0 si vous n’êtes pas concernés par ce financeur. Mettre le tarif arrêté (activité tarifée) ou facturé (activités sous régime agrément ou avec facturation totale à l’usager). Le reste à charge de l’usager dans le cadre de l’APA est intégré dans ce tarif. Par contre, si vous appliquez à l’usager un différentiel entre l’APA et le tarif, ne pas l’intégrer ici. L’objectif de cet indicateur est de suivre le tarif arrêté par le financeur (contribution du financeur à la prise en charge). Si un différentiel est facturé à l’usager, cela apparaîtra en produit « part usagers . Par ailleurs, en cas de plusieurs tarifs sur l’année, mettre un tarif moyen pondéré par l’activité.

78 - Conseil Général (AVS famille)

Saisir 0 si vous n’êtes pas concernés par ce financeur


Saisir 0 si vous n’êtes pas concernés par ce financeur Mettre le tarif arrêté (activité tarifée) ou facturé (activités sous régime agrément ou avec facturation totale à l’usager). Le reste à charge de l’usager dans le cadre de la PCH est intégré dans ce tarif. Par contre, si vous appliquez à l’usager un différentiel entre l’aide versée à l’usager et le tarif, ne pas l’intégrer ici. L’objectif de cet indicateur est de suivre le tarif arrêté par le financeur (contribution du financeur à la prise en charge). Si un différentiel est facturé à l’usager, cela apparaîtra en produit « part usagers . Par ailleurs, en cas de plusieurs tarifs sur l’année, mettre un tarif moyen pondéré par l’activité.


Saisir 0 si vous n’êtes pas concernés par ce financeur. Si le montant de participation de la CRAM a varié, mettre le montant moyen calculé sur la base des durées pendant lesquelles les tarifs ont été en vigueur. Exemple : tarif de 18,20 €/h jusqu’au 31 mars, passant ensuite à 18,46 €/h--> Le tarif dans ce cas est de 18,39€ (3/12 de l’année à 18,2 €, 9/12 à 18,46 €)



82 - MSA (Mutualité sociale agricole)


83 - Autres financeurs Saisir 0 si vous n’êtes pas concernés par ce financeur 84 - Mutuelles, compagnies

d'assurance, instituts de prévoyance, assisteurs



Janvier 2010 21/41

N° Libellé Aide 85 - Usagers payants à taux

plein Ne saisir que le tarif facturé à taux plein à l’usager (donc ne pas inclure le reste à charge). Dans le cas où il y aurait plusieurs tarifs à taux plein, mettre une moyenne pondérée au prorata du nombre d’heures. Exemple :- Des usagers ont pris en charge la totalité des 1.000 heures dont ils ont bénéficié, au prix total de 30.000 €uros (tarif 100% : 30 €)- D’autres bénéficiaires ont pris en charge la totalité des 2.000 heures dont ils ont bénéficié, au prix total de 120.000 €uros (tarif 100% : 60 €). Le tarif moyen est alors de 50 € par heure (revenus de 150.000 € au total à ramener à 3.000 heures)

c. Saisie annuelle des données prestataire (SAP)

N° Libellé Aide 1 Total des charges de


2 Comptes achats de l'activité Inscrire le total des comptes 60 3 Services extérieurs de

l'activité Inscrire le total des comptes 61















Janvier 2010 22/41

N° Libellé Aide 11 -> Dont rémunération

direction, administratifs/support et responsables de secteur

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel administratif (direction, administratifs, cadres opérationnels type responsables de secteur, personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...) ; nota bene : si les charges de personnel de ce type sont imputées à l’activité à travers une facturation interne ne donnant pas lieu à écriture en compte 64, il est souhaitable - pour bénéficier de toutes les analyses de l’outil gestion et organisation - de reconstituer les rémunérations brutes et les charges sociales correspondantes pour les saisir ici dans l’outil.




URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)


URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. (ensemble du personnel administratif, notamment le personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...)



16 - Dont autres charges de personnel (hors frais de déplacement)


















27 -> Dont contrats aidés Inscrire la valeur du remboursement pour les emplois aidés 28 Autres produits Inscrire le total des comptes 75, 76 et 77


Janvier 2010 23/41

N° Libellé Aide 29 - Dont produits des







34 Effectif moyen sur l'année

personnel fonctionnel total en ETP

Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Cet effectif et sa ventilation ci-dessous s’entendent en équivalent temps-plein moyen sur l’année (calculer un prorata en cas de vacance temporaire de postes). Il devrait correspondre aux charges de personnel fonctionnel (direction, administratif/support et encadrement opérationnel) intégrées dans les comptes de l’activité

















Nombre d’intervenants à domicile en CDI (titulaire pour les services publics) et en CDD, à temps plein ou à temps partiel, pour qui une fiche de paye a été établie au titre du mois de décembre

44 Nombre d'intervenants à Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures


Janvier 2010 24/41

N° Libellé Aide domicile dans l'effectif au 31 décembre en ETP

payées). Equivalent temps-plein de l’ensemble des salariés intervenants à domicile au 31 décembre en CDI (titulaire pour les services publics) et en CDD

pour les services publics : la catégorie A équivaut aux agents non titulaire, la catégorie B

équivaut aux agents sociaux de deuxième classe et la catégorie C aux agents sociaux de première classe

Catégorie A : 46 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie A


47 - Indice moyen des intervenants à domicile de catégorie A au 31 décembre


Catégorie B : 49 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie B


50 - Indice moyen des intervenants à domicile de catégorie B au 31 décembre


Catégorie C : 52 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie C


53 - Indice moyen des intervenants à domicile de catégorie C au 31décembre






Janvier 2010 25/41

d. Saisie annuelle des données prestataire (TISF) N° Libellé Aide 1 Total des charges de

















11 -> Dont rémunération direction, administratifs/support et responsables de secteur

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel administratif (direction, administratifs, cadres opérationnels type responsables de secteur, personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...) ; nota bene : si les charges de personnel de ce type sont imputées à l’activité à travers une facturation interne ne donnant pas lieu à écriture en compte 64, il est souhaitable - pour bénéficier de toutes les analyses de l’outil gestion et organisation - de reconstituer les rémunérations brutes et les charges sociales correspondantes pour les saisir ici dans l’outil.




URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous excel des données de votre logiciel de


Janvier 2010 26/41

N° Libellé Aide paie ou via un outil de comptabilité analytique)





16 - Dont autres charges de personnel (hors frais de déplacement)


















27 -> Dont contrats aidés Inscrire la valeur du remboursement pour les emplois aidés 28 Autres produits Inscrire le total des comptes 75, 76 et 77 29 - Dont produits des








Janvier 2010 27/41

N° Libellé Aide 34 Effectif moyen sur l'année



















Nombre d’intervenants à domicile en CDI (titulaires pour les services publics) et en CDD, à temps plein ou à temps partiel, pour qui une fiche de paye a été établie au titre du mois de décembre


Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Equivalent temps-plein de l’ensemble des salariés intervenants à domicile au 31 décembre en CDI (titulaires pour les services publics) et en CDD

Catégorie D : 46 - Nombre d'intervenants à

domicile à l'effectif au 31 décembre en ETP en catégorie D



Janvier 2010 28/41

N° Libellé Aide 47 - Indice moyen des

intervenants à domicile de catégorie D au 31 décembre




Nombre total de personnes prises en charge. La ventilation par financeur ci-dessous peut être légèrement supérieure, du fait des double comptages (personnes prises en charge par plusieurs dispositifs à la fois et/ou réglant eux-mêmes une partie des prestations). Il est en effet demandé de suivre le même principe que dans le rapport d’activité UNA : lorsqu’une prise en charge relève de plusieurs financeurs, comptabiliser la personne à chaque financeur et mettre l’unité d’intervention au prorata.

Ventilation par financeur du nombre de personnes prises en charge 50 - CAF (Caisse d'allocations

familiales) Personnes prises en charge par la Caisse d’Allocations Familiales

51 - Conseil Général Personnes prises en charge par le Conseil Général 52 - Autres financeurs Personnes prises en charge par d’autres financeurs ou dispositifs 53 Nombre d'heures

d'intervention réalisées pour l'activité

Nombre total d’heures d’intervention réalisées. La ventilation par financeur ci-dessous devrait être égale à ce total. Il est en effet demandé de suivre le même principe que dans le rapport d’activité UNA : lorsqu’une prise en charge relève de plusieurs financeurs, comptabiliser la personne à chaque financeur mais ventiler l’unité d’intervention au prorata. A ce stade, l’outil accepte que la ventilation par financeurs des heures soit supérieure au total, du fait de double comptages contraires à l’approche préconisée.

Ventilation par financeur du nombre d'heures d'intervention 55 - CAF (Caisse d'allocations

familiales) Nombre d’heures prises en charge par la Caisse d’Allocations Familiales

56 - Conseil Général Nombre d’heures prises en charge par le Conseil Général 57 - Autres financeurs Nombre d’heures prises en charge par d’autres financeurs ou dispositifs Tarif ou participation appliqué par financeur 59 - CAF (Caisse d'allocations

familiales) Les tarifs moyens sont utilisés pour calculer des moyennes UNA au niveau national et départemental, et pour permettre à chacun de se situer. S’il n’y a pas eu de changement au cours de l’année, le tarif moyen de chaque financeur en ce qui vous concerne n’est rien d’autre que le tarif en vigueur l’année considérée. Si ce tarif a varié, on considèrera qu’il se calcule sur la base des durées pendant lesquelles les différents tarifs ont été en vigueur.<u>Exemple :</u> tarif de 20 € par heure jusqu’au 31 mars, passant ensuite à 21 €--> Le tarif moyen dans ce cas est de 20,75 € (3/12 de l’année à 20 €, 9/12 à 21 €)


Janvier 2010 29/41

N° Libellé Aide 60 - Conseil Général Les tarifs moyens sont utilisés pour calculer des moyennes UNA au

niveau national et départemental, et pour permettre à chacun de se situer. S’il n’y a pas eu de changement au cours de l’année, le tarif moyen de chaque financeur en ce qui vous concerne n’est rien d’autre que le tarif en vigueur l’année considérée. Si ce tarif a varié, on considèrera qu’il se calcule sur la base des durées pendant lesquelles les différents tarifs ont été en vigueur.<u>Exemple :</u> tarif de 20 € par heure jusqu’au 31 mars, passant ensuite à 21 €--> Le tarif moyen dans ce cas est de 20,75 € (3/12 de l’année à 20 €, 9/12 à 21 €)

e. Saisie annuelle des données SSIAD N° Libellé Aide 1 Total des charges de






5 - Dont personnel infirmier et aide soignant intérimaire

Charges comptables correspondant aux infirmiers ou aide soignant mis à disposition par des agences d’intérim

6 - Dont honoraires d'infirmiers libéraux (IDE)





Taxes sur les salaires, d’apprentissage, transport, formation (comptes 621, 633). Si vous ne comptabilisez pas séparément personnel intervenant et personnel fonctionnel (direction, administratif, encadrement opérationnel), retraitez vos comptes sous Excel avant saisie



11 Charges de personnel de l'activité


12 Rémunération du personnel Salaires, congés payés, primes, etc. ; il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous Excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)


Janvier 2010 30/41

N° Libellé Aide 13 - Dont rémunération

direction, administratifs/support et infirmiers coordinateurs

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel administratif (direction, administratifs, cadres opérationnels type infirmier coordinateur, personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien...) ; nota bene : si les charges de personnel de ce type sont imputées à l’activité à travers une facturation interne ne donnant pas lieu à écriture en compte 64, il est souhaitable - pour bénéficier de toutes les analyses de l’outil gestion et organisation - de reconstituer les rémunérations brutes et les charges sociales correspondantes pour les saisir ici dans l’outil.

14 - Dont rémunération intervenants à domicile activité


15 Charges de sécurité sociale et de prévoyance

URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. Il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous Excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)

16 - Dont charges sociales direction, administratifs/support et infirmiers coordinateurs


17 - Dont charges sociales intervenants à domicile activité


18 Autres charges de personnel (hors frais de déplacement)


19 - Dont autres charges direction, administratifs/support et infirmiers coordinateurs

Autres charges de personnel pour le personnel fonctionnel comme la médecine du travail ou le versement au comité d’entreprise par exemple. Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251

20 - Dont autres charges intervenants à domicile activité

Autres charges de personnel pour les intervenants comme la médecine du travail ou le versement au comité d’entreprise par exemple. Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251










Inscrire le total des comptes 731 N’inscrire ici que ce qui est payé par le financeur.


Mettre les produits comptes 7082 issus de la facturation taux plein à l’usager ou du reste à charge de l’usager. Montant normalement égal à


Janvier 2010 31/41

N° Libellé Aide zéro



30 Mises à disposition gratuites


31 - Dont contrats aidés Inscrire la valeur du remboursement pour les emplois aidés 32 Autres produits Inscrire le total des comptes 75, 76 et 77 33 - Dont produits des






37 Résultat activité Saisir un montant négatif en cas de déficit. Inscrire le résultat figurant dans le compte de résultat de l’activité. Il doit être égal aux produits moins les charges de l’activité






Personnel administratif non cadre et autres personnes support comme les évaluateurs dédiés, les psychologues, les agents d’entretien... Les cadres et responsables de secteur qui font de l’évaluation ne se comptabilise pas dans cette rubrique mais se mettent en «infirmiers coordinateurs»

41 - Dont infirmiers coordinateurs

Infirmiers coordinateurs dont la contribution porte sur l’activité opérationnelle (coordination d’une équipe d’aides soignants ou infirmiers par exemple)


Nombre d’intervenants à domicile en CDI et en CDD, à temps plein ou à temps partiel, pour qui une fiche de paye a été établie au titre du mois de décembre


Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Equivalent temps-plein de l’ensemble des salariés intervenants à domicile au 31 décembre en CDI et en CDD

44 Nombre de places -

Personnes âgées Indiquer le nombre de places sur l’année

45 Nombre de places - Personnes handicapées

Indiquer le nombre de places sur l’année

46 Nombre de personnes prises en charge durant l'année pour l'activité - Personnes âgées

47 Nombre de personnes prises en charge durant l'année pour l'activité -


Janvier 2010 32/41

N° Libellé Aide Personnes handicapées

48 Nombre de journées d'intervention pour l'activité - Personnes âgées

49 Nombre de journées d'intervention pour l'activité - Personnes handicapées

50 Nombre total d'interventions réalisées - Personnes âgées

inscrire le nombre total d’interventions réalisées sur l’année

51 Nombre total d'interventions réalisées - Personnes handicapées

inscrire le nombre total d’interventions réalisées sur l’année

52 Coût annuel moyen de la place (tarif) - Personnes âgées

inscrire le tarif par place de l’année

53 Coût annuel moyen de la place (tarif) - Personnes handicapées

inscrire le tarif par place de l’année

54 Nombre d'entrées et de réadmissions dans l'année pour l'ensemble des places

inscrire le nombre total (pour toutes les places) d’entrées et de réadmissions

55 Durée moyenne de séjour (en jours) au 31/12 des personnes prises en charge (y compris celles en sortie provisoire)

inscrire la durée moyenne de séjour de l’ensemble des personnes prises en charge (une sortie provisoire est considérée ici comme mettant fin à un séjour)

f. Saisie annuelle des données Mandataire N° Libellé Aide 1 Total des charges de


2 Ensemble des achats, services extérieurs, impôts et taxes du mandataire




4 Total charges de personnel mandataire


5 - Dont rémunération du personnel (hors frais de déplacement)

Salaires, congés payés, primes, etc. de l’ensemble du personnel administratif affecté à l’activité mandataire (direction, administratifs, cadres opérationnels type responsables de secteur). Les frais de déplacements du type carte orange ou passe navigo pour les franciliens se mettent dans la ligne 5 au compte 6251. NB : si les charges de personnel de ce type sont imputées à l’activité à travers une facturation interne ne donnant pas lieu à écriture en compte 64, il est souhaitable - pour bénéficier de toutes les analyses de l’outil gestion et organisation - de reconstituer les rémunérations brutes et les charges sociales correspondantes pour les saisir ici dans l’outil.


Janvier 2010 33/41

N° Libellé Aide 6 - Dont charges de sécurité

sociale et de prévoyance URSSAF, caisses de retraite, Assedic, mutuelles, etc. Il est ensuite nécessaire de ventiler ci-dessous ce poste entre personnel administratifs et intervenants à domicile ; si cette ventilation n’est pas disponible en lecture directe dans vos comptes, il vous faut la reconstituer (via extraction sous Excel des données de votre logiciel de paie ou via un outil de comptabilité analytique)

7 - Dont autres charges de personnel

Autres charges de personnel comme la médecine du travail par exemple

8 Autres charges de gestion, charges financières et exceptionnelles

9 - Dont valeurs comptables des éléments d'actifs cédés

Valeur comptable inscrite au compte 675






Mettre les produits comptes 7082 issus de la facturation à l’usager

13 - Dont adhésions Sommes perçues annuellement du bénéficiaire 14 - Dont frais de dossier Sommes perçues à l’ouverture ou au renouvellement d’un dossier

notamment 15 - Dont frais de gestion Sommes perçues pour la gestion des dossiers 16 Subventions (hors

tarification) Inscrire le total des comptes 74



18 Dont contrats aidés Inscrire la valeur du remboursement pour les emplois aidés 19 Autres produits Inscrire le total des comptes 75, 76 et 77 20 - Dont produits des






24 Résultat activité Saisir un montant négatif en cas de déficit. Inscrire le résultat figurant dans le compte de résultat de l’activité. Il doit être égal aux produits moins les charges de l’activité



Nombre total de personnes prises en charge en mandataire sur l’année



personnel fonctionnel total Pour le calcul en ETP, prendre comme base 151.67 h/mois (heures payées). Cet effectif et sa ventilation ci-dessous s’entendent en


Janvier 2010 34/41

N° Libellé Aide en ETP équivalent temps-plein moyen sur l’année (calculer un prorata en cas de

vacance temporaire de postes). Il devrait correspondre aux charges de personnel fonctionnel (direction, administratif/support et encadrement opérationnel) intégrées dans les comptes de l’activité



Personnel administratif et support non cadre.



5) Saisie des données trimestrielles

a. Saisie trimestrielle des données de trésorerie et budget N° Libellé Aide 1 Solde de vos comptes bancaires d'épargne

(SICAV, ...) d'après les relevés bancaires Livrets A, SICAV, comptes d’épargne, etc

2 Solde de l'ensemble des comptes courants (positif si solde créditeur sur les relevés)

S'il y a plusieurs comptes courants, faire la somme ; saisir un montant négatif si vous êtes globalement à découvert

3 Date du dernier relevé dont vous avez tenu compte (jj-mm-aaaa)

A titre de référence (traçabilité des données)

Lignes 4 à 23 (saisie au 1er trimestre) - Nombre d'heures d'intervention budgété pour

l'année Si votre activité est identique chaque mois, prendre le quart de l’activité annuelle, sinon indiquer le nombre d’heures prévisionnelles du trimestre concerné

- Montant annuel budgété pour l'ensemble des facturations (tous financeurs et usagers)

- Montant annuel budgété pour les salaires et charges sociales des intervenants à domicile

A priori ne pas tenir compte des charges de personnel autres que les rémunérations (comptes 641) et les charges sociales (comptes 645), pour rester homogène avec les charges qui seront suivies chaque trimestre ; en tout état de cause ne pas inclure ici les charges de personnel administratif budgétées

- Ce budget est-il exécutoire ? Si le budget a été approuvé par l’autorité de tarification et à défaut par le conseil d’administration répondre OUI

b. Saisie trimestrielle des données prestataire (SAAD)

N° Libellé Aide 1 Nombre d'heures d'intervention à domicile Nombre total d’heures d’intervention réalisées,

qu’elles aient été déjà facturées ou non 2 Nombre de personnes prises en charge pendant

le trimestre Nombre total de personnes prises en charge ; la ventilation par financeur ci-dessous peut être

légèrement supérieure, du fait des double comptages


Janvier 2010 35/41

N° Libellé Aide (personnes prises en charge par plusieurs dispositifs

à la fois et/ou réglant elles-mêmes une partie des prestations)

Ventilation par financeur du nombre de personnes prises en charge : 4 - Conseil Général (Aides aux personnes âgées

de plus de 60 ans et AVS famille) Personnes âgées de plus de 60 ans (prises en charge au titre de l’APA ou de l’aide sociale légale) et AVS

famille avec prise en charge ASE et PMI 5 - Conseil Général (Aides aux personnes

handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans)

Personnes prises en charge au titre des aides aux personnes handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans (comprenant notamment la PCH :

Prestation Compensatrice du Handicap) 6 - CRAM-CNAV (Sécurité sociale) Personnes prises en charge par la Sécurité Sociale

(au titre de l’assurance maladie ou de l’assurance vieillesse)

7 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Personnes prises en charge par la Caisse d’Allocations Familiales

8 - MSA (Mutualité sociale agricole) Personnes prises en charge par la Mutualité Sociale Agricole

9 - Autres financeurs Personnes prises en charge par d’autres caisses ou dispositifs


Personnes prises en charge au titre d’une garantie assistance

11 - Usagers payants à taux plein Ne saisir que le nombre de personnes qui financent entièrement leur prise en charge

12 Nombre d'heures facturées pendant le trimestre Nombre total d’heures d’intervention facturées ; comme en ce qui concerne le nombre de personnes

prises en charge, la ventilation par financeur ci-dessous peut-être légèrement supérieure, du fait des double comptages (heures dont plusieurs dispositifs

financent chacun une partie et/ou heures pour lesquelles le bénéficiaire règle une partie des

prestations)

Ventilation par financeur du nombre d'heures facturées : 14 - Conseil Général (Aides aux personnes âgées

de plus de 60 ans et AVS famille) Heures facturées relatives aux personnes âgées de

plus de 60 ans (prises en charge au titre de l’APA ou de l’aide sociale légale) et AVS famille avec prise en

charge ASE et PMI 15 - Conseil Général (Aides aux personnes


Heures facturées relatives aux personnes prises en charge au titre des aides aux personnes handicapées

ou malades chroniques de moins de 60 ans (comprenant notamment la PCH : Prestation

Compensatrice du Handicap) 16 - CRAM-CNAV (Sécurité sociale) Heures facturées à la Sécurité Sociale (au titre de

l’assurance maladie ou de l’assurance vieillesse) 17 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Heures facturées à la Caisse d’Allocations Familiales 18 - MSA (Mutualité sociale agricole) Heures facturées à la Mutualité Sociale Agricole 19 - Autres financeurs Heures facturées à d’autres caisses ou dispositifs 20 - Mutuelles, compagnies d'assurance, instituts

de prévoyance, assisteurs Heures facturées au titre d’une garantie assistance

21 - Usagers payants à taux plein Ne saisir que le nombre d’heures financées entièrement par l’usager

22 Montant des facturations du trimestre Montant total facturé à l’ensemble des financeurs et aux bénéficiaires


Janvier 2010 36/41

N° Libellé Aide Ventilation par financeur du montant des facturations :

24 - Conseil Général (Aides aux personnes âgées de plus de 60 ans et AVS famille)

Montant des facturations relatives aux personnes âgées de plus de 60 ans (prises en charge au titre de l’APA ou de l’aide sociale légale) et AVS famille

avec prise en charge ASE et PMI 25 - Conseil Général (Aides aux personnes


Montant des facturations relatives aux personnes prises en charge au titre des aides aux personnes

handicapées ou malades chroniques de moins de 60 ans (comprenant notamment la PCH : Prestation

Compensatrice du Handicap) 26 - CRAM-CNAV (Sécurité sociale) Montant des facturations à la Sécurité Sociale (au

titre de l’assurance maladie ou de l’assurance vieillesse)

27 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Montant des facturations à la Caisse d’Allocations Familiales

28 - MSA (Mutualité sociale agricole) Montant des facturations à la Mutualité Sociale Agricole

29 - Autres financeurs Montant des facturations à d’autres caisses ou dispositifs


Montant des facturations au titre d’une garantie assistance

31 - Usagers payants Saisir les montants financés entièrement par l’usager + ceux correspondants aux tickets modérateurs

32 Salaires bruts totaux payés aux intervenants à domicile pour le trimestre

Salaires bruts des intervenants à domicile uniquement

33 Charges sociales et fiscales patronales correspondantes

Total classe 64 sauf 641 et 63

c. Saisie trimestrielle des données prestataire (SAP) N° Libellé Aide 1 Nombre d'heures d'intervention à domicile Nombre total d’heures d’intervention réalisées,


le trimestre

3 Nombre d'heures facturées pendant le trimestre 4 Montant des facturations du trimestre 5 Salaires bruts totaux payés aux intervenants à

domicile pour le trimestre Salaires bruts des intervenants à domicile uniquement



d. Saisie trimestrielle des données prestataire (TISF) N° Libellé Aide 1 Nombre d'heures d'intervention à domicile Nombre total d’heures d’intervention réalisées,


le trimestre Nombre total de personnes prises en charge ; la ventilation par financeur ci-dessous peut être


Janvier 2010 37/41

N° Libellé Aide légèrement supérieure, du fait des double comptages (personnes prises en charge par plusieurs dispositifs à la fois et/ou réglant elles-mêmes une partie des prestations)

Ventilation par financeur du nombre de personnes prises en charge : 4 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Personnes prises en charge par la Caisse

d’Allocations Familiales 5 - Conseil Général Personnes prises en charge par le Conseil Général 6 - Autres Personnes prises en charge par d’autres financeurs ou

dispositifs 7 Nombre d'heures facturées pendant le trimestre Nombre total d’heures d’intervention facturées ;

comme en ce qui concerne le nombre de personnes prises en charge, la ventilation par financeur ci-dessous peut-être supérieure, du fait des double comptages (heures dont plusieurs dispositifs financent chacun une partie)

Ventilation par financeur du nombre d'heures facturées : 9 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Nombre d’heures prises en charge par la Caisse

d’Allocations Familiales 10 - Conseil Général Nombre d’heures prises en charge par le Conseil

Général 11 - Autres Nombre d’heures prises en charge par d’autres

financeurs ou dispositifs 12 Montant des facturations du trimestre Montant total facturé à l’ensemble des financeurs Ventilation par financeur du montant des facturations : 14 - CAF (Caisse d'allocations familiales) Montant des facturations à la Caisse d’Allocations

Familiales 15 - Conseil Général Montant des facturations au Conseil Général 16 - Autres Montant des facturations à d’autres financeurs ou

dispositifs 17 Salaires bruts totaux payés aux intervenants à

domicile pour le trimestre Salaires bruts des intervenants à domicile uniquement



e. Saisie trimestrielle des données SSIAD N° Libellé Aide 1 Nombre de personnes âgées prises en charge

pendant le trimestre Personnes âgées prises en charge

2 Nombre de personnes handicapées prises en charge pendant le trimestre

Personnes handicapées prises en charge

3 Salaires bruts totaux payés aux intervenants à domicile pour le trimestre

Salaires bruts des intervenants à domicile uniquement



f. Saisie trimestrielle des données Mandataire

N° Intitulé Infobulles 1 Nombre d'heures d'intervention à domicile Nombre total d’heures d’intervention réalisées,

qu’elles aient été déjà facturées ou non


Janvier 2010 38/41

2 Nombre de personnes prises en charge pendant le trimestre

3 Montant des facturations du trimestre (frais de gestion, ...)

4 Salaires bruts totaux payés pour le trimestre au personnel fonctionnel (direction, administratif/support, encadrement opérationnel) affecté au mandataire

Ces données ne concernent naturellement que le personnel fonctionnel salarié affecté à l’activité mandataire (l’outil ne pilote pas les salaires et charges du personnel d’intervention, dont ce sont les bénéficiaires qui sont les employeurs)



V. RESULTATS

6) Résultats, généralités

Comme pour la saisie, les deux premières options du menu Résultats permettent de choisir entre l'accès aux résultats trimestriels et l'accès aux résultats annuels.

Les résultats trimestriels présentent en parallèle les analyses des différentes activités sur les axes suivants :

o Volumes d'activité, o Facturations, o Coûts salariaux et cohérence avec le niveau des facturations. Les structures ayant un bilan consolidé ont également accès à une analyse de leur situation trimestrielle de trésorerie, qui concerne l'ensemble de la structure.

Les résultats annuels font apparaître des résultats annuels par activité sur les axes suivants :

o Volumes d'activité, o Décomposition des coûts et des produits. Les rubriques équilibres financiers et gestion de l'emploi concernent l'ensemble de la structure.

Les résultats annuels de la structure sont associés à des moyennes UNA au niveau départemental et national, permettant ainsi à chaque de se situer dans le réseau UNA. Il est toutefois rappelé que ces moyennes ne sont que des références. Elles peuvent aider chacun à se situer, à diagnostiquer sa situation et à se doter d'arguments dans le cadre des négociations avec les financeurs, mais elles ne constituent pas des normes ou des niveaux cibles. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les indicateurs caractéristiques de la situation d'une structure peuvent différer de la moyenne des autres membres du réseau (publics, activités, histoire, taille, organisation, projet associatif, etc.). Il convient donc d’intégrer l’ensemble de ces éléments dans la réflexion autour de l’analyse des résultats avant de tirer des conclusions. Aussi, les structures sont invitées à analyser leurs résultats dans une démarche collective, animée par leur union départementale ou régionale. C’est en analysant ensemble les tableaux de bord, en échangeant sur les difficultés de chacun et aussi les bonnes pratiques en termes de gestion, d’organisation et de financement, que des solutions peuvent être trouvé et qu’un argumentaire collectif solide et adapté à la réalité terrain peut être construit et présenté aux financeurs.

Les résultats ne sont accessibles que si l’ensemble des blocs de saisie sont validés et que l’ensemble des erreurs éventuelles ont été corrigées. Un message en rouge « données validées » apparaît alors en haut de l’écran de saisie. Si toutes les erreurs ont été corrigées mais que le message « données validées » n’apparait pas (les résultats ne sont donc pas accessibles), cliquer de nouveau sur le bouton « sauvegarder » de chaque bloc de saisie pour valider l’ensemble des données.


Janvier 2010 39/41

7) Exportation des données Les données brutes saisies dans l’outil peuvent également être retraitées manuellement sous Excel via la fonction « exports excels » disponible dans la rubrique Administration. Cette fonctionnalité permet ainsi de vérifier les données, d’effectuer des analyses complémentaires, ou réutiliser les résultats dans d'autres contextes (constitution de tableaux ou de graphiques pour des notes internes, présentation aux instances ou dans le cadre des négociations avec les financeurs notamment).

8) Résultats annuels Ne sont présentés dans ce guide que les indicateurs dont la lecture nécessite une précision ou explication.

a. Volume d’activité Tableaux de ventilation des personnes prises en charge par financeur : une personne peut être

comptabilisée deux fois (si elle est prise en charge par plusieurs financeurs).

b. Décomposition des coûts et des produits

La décomposition des coûts Cet indicateur permet de mesure l’impact financier de chaque élément composant le coût d’une heure d’intervention à domicile. Pour les services prestataires, le coût direct se décompose de la manière suivante :

1. coût horaire de base de pied de grille / rémunération brute + charges sociales et fiscales (sans qualification ni ancienneté)

2. coût des heures improductives globales 3. coût de la qualification et de l’ancienneté 4. coût des trajets (rémunération du temps de trajet et remboursement des frais)

La décomposition des produits

Décomposition des produits :

Produits de la tarification par heure

Part des usagers par heure (reste à charge et taux plein)

Les résultats sont accessibles à l'écran, et chaque bloc peut être imprimé à travers les options d'impression du navigateur.

L'outil ouvre aussi la possibilité de générer un fichier Excel intégrant l'ensemble des données saisies (cf. §1).

Montant total des produits issus de la tarification Montant total des encaissements usagers Valeur des subventions (communales,…) Montant total des mises à disposition gratuites Sous total des mises à disposition avec montant des aides obtenues dans le cadre des contrats aidés


Janvier 2010 40/41

Subventions en numéraire hors tarification

Mises à disposition gratuites (compte 74)

- Dont contrats aidés

Transferts de charges (formation, assurances,...)

Autres produits

TOTAL

c. Equilibres financiers

La capacité d’autofinancement est l'ensemble des ressources dégagées au cours d'un exercice du fait des opérations de gestion restant à disposition de la structure lorsque tous les produits auront été encaissés, les charges décaissées. Elle mesure la capacité de la structure à financer de manière autonome ses investissements ou de manière générale son développement.

La capacité d’autofinancement est obtenue dans l’outil par le calcul suivant : CAF = résultat - reprises des provisions - produits des cessions d’éléments d’actif + valeurs comptables des éléments d’actif cédés - quote part des subventions d’investissement virée au résultat de l’exercice

9) Résultats trimestriels Ne sont présentés dans ce guide que les indicateurs dont la lecture nécessite une précision ou explication.

a. Volume d’activité Tableaux de ventilation des personnes prises en charge par financeur : une personne peut être

comptabilisée deux fois (si elle est prise en charge par plusieurs financeurs).

VI. DIAGNOSTIC ET AIDE A LA DECISION

Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Documents

UNA Guide d’utilisation - Profil UD utilisation outil ARGOS - UD.pdf · ¾ Lors de l’élaboration du compte administratif: établissement du bilan de l’exécution du budget,