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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 1 SERVICE COMMUN DE DOCUMENTATION RAPPORT D’ACTIVITE 2014 http://bu.univ-amu.fr/

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 1

SERVICE COMMUN DE DOCUMENTATION

RAPPORT D’ACTIVITE 2014

http://bu.univ-amu.fr/

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SOMMAIRE

INTRODUCTION ................................................................................................... P.3 PRINCIPAUX INDICATEURS D’ACTIVITE SUR PLACE ET A DISTANCE .................. P.5

LES DEPARTEMENTS DOCUMENTAIRES DU SCD ................................................... P.8 Les bibliothèques du département documentaire ALLSH .............................................. P.9 Les bibliothèques du département documentaire Droit et Science politique .................. P.12

Les bibliothèques du département documentaire Economie Gestion ............................ P.15

Les bibliothèques du département documentaire Santé ............................................. P.18 Les bibliothèques du département documentaire Sciences et Technologies .................. P.21 LES DEPARTEMENTS ET SERVICES TRANSVERSES DU SCD ................................ P.24

Le département de l’ingénierie documentaire ........................................................... P.25 La mission communication ..................................................................................... P.29 La mission formation des usagers ........................................................................... P.32 La mission politique documentaire, patrimoine et conservation .................................. P.36 La mission formation continue ................................................................................ P.39

CONCLUSION ..................................................................................................... P.43

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INTRODUCTION 1. Préambule Le périmètre du présent rapport d’activité est celui des dix-huit bibliothèques du Service commun de documentation (SCD) de l’université. Ces 18 bibliothèques dites « intégrées » sont directement

gérées (moyens en personnels et en budget) par le SCD, contrairement aux bibliothèques dites « associées », hors-SCD, dont les moyens en personnels et en budget sont gérés par les UFR, départements, laboratoires, etc. Au 31/12/14, au sein de l’université, le SCD recense 61 bibliothèques hors-SCD dites « associées » : parmi elles, 26 (soit 43 %) signalent leurs collections dans le catalogue commun (Koha) de l’université et dans le système universitaire de documentation (Sudoc) national. A ce

jour, d’après le recensement du SCD, 35 bibliothèques au sein d’AMU sont donc hors signalement, ce qui représente 377.926 ouvrages et 1.335 abonnements en cours. Lorsque cela est possible, souhaité par les différents partenaires, et que cela apporte un « plus » aux usagers, les collections des bibliothèques hors-SCD sont soit signalées dans le catalogue

informatique, soit intégrées aux bibliothèques universitaires, afin d’être visibles et accessibles par tous. Ainsi, récemment, dans le cadre des opérations Plan Campus, plusieurs bibliothèques

associées du campus Schuman ALLSH ont été intégrées à la bibliothèque universitaire. Les moyens documentaires au sein de l’université (destination « Bibliothèques et documentation ») sont estimés comme suit : Personnel : 87 % SCD, 13 % hors SCD. Fonctionnement et investissement : 44 % SCD, 56 % hors SCD.

Soit, pour la destination « Bibliothèques et documentation » dans sa globalité : 2,59 % du

budget de l’université. Et, pour le SCD stricto sensu : 1,74 % du budget de l’université et 67 % de la destination

« Bibliothèques et documentation » dans sa globalité. 2. Les grands axes de l’activité 2014

En 2014, le SCD a principalement travaillé sur deux axes :

1- La bibliothèque sur place, la bibliothèque à distance

2- Des bibliothèques au cœur de l’université et qui font rayonner AMU hors-les-murs 2.1. Axe 1 : « La bibliothèque sur place, la bibliothèque à distance »

Le SCD a poursuivi l’effort de modernisation de ses bibliothèques en conduisant des réaménagements et ré ameublements dans plusieurs BU du réseau : Saint-Charles (nouvel espace pour le travail individuel et en silence), Médecine Timone, Economie Ferry et Colbert (nouvelles banques d’accueil), Saint-Jérôme (nouvelle signalétique et nouveaux espaces de travail et de culture générale). De nouveaux espaces multimédias ont également été installés dans plusieurs BU du réseau (Médecine Timone, Sciences Luminy, Droit Schuman).

Le SCD a par ailleurs, de conserve avec les architectes et programmistes des Plan Campus et CPER, poursuivi le pilotage des projets de réhabilitation de la BU de Droit d’Aix Schuman, de construction de la BU des Lettres et Sciences humaines d’Aix Fenouillères et de construction du learning centre Hexagone de Luminy. Un travail évidemment toujours en cours. Après avoir, les années précédentes, rendu accessibles à distance toutes les ressources

électroniques auxquelles l’université est abonnée, proposé un site Web unique, de multiples outils

« Web 2.0 » ainsi qu’un service de questions/réponses à distance baptisé « @zimut », le SCD a travaillé en 2014 sur des guides et tutoriels appelés « Libguides » : conçus pour chaque discipline enseignée à l’université, ils sont librement accessibles depuis le site Web du SCD et proposent aux utilisateurs de les accompagner dans leurs recherches documentaires afin de faciliter leur travail. Toujours en 2014, les sujets d’examens en Sciences et en Economie ont été numérisés par le SCD et sont désormais, depuis son site Web, accessibles aux étudiants d’AMU.

2.2. Axe 2 : « Des bibliothèques au cœur de l’université et qui font rayonner AMU hors-les-murs » Les bibliothèques ont accueilli 50 manifestations culturelles et contribué à animer les campus, en partenariat avec plusieurs services de l’université (comme la mission Egalité femmes-hommes, la

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Maison des Sciences ou encore le SCASC). Plusieurs bibliothèques ont également participé,

toujours en lien avec les services de l’université concernés, à de grandes manifestations nationales : Journées du Patrimoine, Fête de la Science, centenaire de la Grande Guerre, année internationale de la cristallographie. Le SCD a activement contribué au groupe de travail ayant donné lieu à l’élaboration du rapport « Vers une archive ouverte pour Aix-Marseille Université » (retenu dans le cadre du Schéma directeur du numérique en 2015). Le SCD s’est aussi inscrit de façon volontariste dans la plateforme pédagogique AMETICE, en

mettant notamment à disposition des usagers les supports de cours utilisés lors des formations à la recherche documentaire et en utilisant le module d’évaluation en ligne. Dans son contrat pluriannuel 2012-2017, AMU s'est fixé comme objectif « d'établir des partenariats avec des lycées ». Dans cette perspective, en juin 2014, une convention cadre définissant « les modalités de collaboration entre AMU et les lycées de l’académie, dans le domaine de la

documentation et de la recherche d’information » a été signée. Le SCD et l’Inspecteur d’Académie-Inspecteur Pédagogique Régional chargé de la documentation ont impulsé la mise en œuvre de cette convention en organisant, début décembre, une réunion qui va déboucher sur plusieurs actions concrètes dès 2015.

Une autre convention, relative aux modalités de partenariat entre la BU de Gap et la Bibliothèque départementale de prêt 05, a été signée entre l’université et le Conseil général des Alpes de Haute-Provence. Qu’il s’agisse de formation professionnelle, d’action culturelle ou de fourniture de

documents à distance, ces bibliothèques vont désormais travailler ensemble. Par ailleurs, le SCD s’inscrit dans plusieurs programmes d’envergure nationale avec la Bibliothèque nationale de France (BnF), l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), l’Association des directeurs de bibliothèques universitaires (ADBU), l’Association des bibliothécaires de France (ABF) et le consortium COUPERIN. Enfin, le SCD a rencontré en décembre l’Inspection générale des bibliothèques (IGB) car celle-ci prépare un rapport thématique sur les conséquences des fusions dans les SCD concernés.

L’occasion a été donnée, après presque trois années, de faire un premier bilan de la fusion pour le SCD d’Aix-Marseille, de mesurer le travail déjà réalisé et ce qu’il reste à accomplir. 2.3. Réorganisation ORIGAMU En juillet 2014, pour plus d’efficience, et comme validé dans le cadre d’ORIGAMU (projet

d’organisation administrative et technique d’Aix-Marseille Université), le SCD a parachevé sa réorganisation interne avec un regroupement de sa direction générale, administrative et financière, et de ses services transverses, sur le site de Marseille Saint-Charles. Il est aujourd’hui totalement structuré en « organisation cible » post-fusion.

* * *

Dans les pages qui suivent, le lecteur retrouvera d’abord les grands indicateurs de l’année 2014, ce qui lui permettra de se faire une idée précise de l’activité du SCD, sur place comme à distance. Il retrouvera ensuite un bilan synthétique de chaque service : les cinq départements documentaires, qui coordonnent l’activité des 18 bibliothèques universitaires ; les cinq départements et missions transverses, qui irradient par leur action l’ensemble du réseau. Merci à toutes les équipes du SCD qui proposent tout au long de l’année des services, des espaces

et des collections en phase avec les besoins des usagers et qui les aident à réussir leur parcours d’étudiant, de chercheur ou d’enseignant-chercheur. Que l’on exerce son métier de bibliothécaire à

Gap, Digne, Avignon, Aix ou Marseille, c’est cela qui motive et relie chacun en une même logique et un même service — au-delà de la distance, de la taille, de la discipline.

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PRINCIPAUX INDICATEURS D’ACTIVITE SUR PLACE ET A DISTANCE

1. Indicateurs RH et Financier (au 31/12/14)

RH

Nombre de personnels au SCD 199

Nombre d’ETP 182,80

Nombre de stages de formation continue suivis 668

en heures 4 561,50

moyenne en jours/agent 3,82

BUDGET

Budget documentation dépensé (services faits) 2 760 460 €

Budget hors documentation dépensé (services faits) 628 851 €

Budget masse salariale hors Etat dépensé 541 251 €

SIFAC

Nombre de commandes 2 012

Nombre de services faits 5 604

Nombre de missions 409

Nombre de titres de recettes et virements internes 108

Commentaires : Plusieurs personnels étaient en attente de recrutement au 31/12/14, le chiffre de 199 agents est

donc légèrement inférieur à l’effectif de « croisière ». Le budget total dépensé en 2014 est de 3.930.562 euros. La part du budget strictement dédié à

l’achat de documentation est de 70%. NB : l’abonnement à la ressource électronique Elsevier

Science Direct (1,1 million d’euros environ) est désormais géré hors budget SCD. La formation continue des personnels (titulaires et ANT) est fortement encouragée par le SCD,

comme en attestent les chiffres. Deux raisons principales à cela : un personnel bien formé est un personnel qui rend un meilleur service au public ; les agents titulaires comme contractuels sont encouragés à passer les concours afin d’évoluer dans leur carrière. 2. Indicateurs Activité sur place

ACTIVITE SUR PLACE

Nombre d’usagers inscrits 38 038

Nombre d’entrées 2 248 382

Nombre de prêts 456 209

Nombre de jours d’ouverture cumulés 3 773

Nombre d’heures d’ouverture cumulées 37 523

Nombre d'usagers formés 12 570

Nombre d'heures de formation dispensées 1 712

Nombre de places assises 4 132

Nombre de m² 35 573

dont m² d’espaces publics 18 901

Nombre de postes informatiques publics 461

dont en salles de formation 78

Nombre de photocopies et d'impressions 1 022 725

Nombre d’évènements culturels organisés 50

Commentaires : Le SCD totalise 2.248.382 entrées sur place en 2014, signe que le pouvoir d’attractivité des

bibliothèques physiques reste très important. A titre comparatif, et toutes choses égales par ailleurs : Le MUCEM en totalise 2 millions, le Muséum national d’histoire naturelle 1,9 millions, l’Arc

de Triomphe 1,7 millions, le Grand Palais 1,4 millions, la Bibliothèque nationale de France et l’Abbaye du Mont Saint-Michel 1,2 millions. A titre comparatif, et toutes choses égales par ailleurs : la bibliothèque ouvrant le plus sur

l’ensemble du réseau (Médecine Timone) propose 66h hebdomadaires, au-delà du standard européen (65h). Les 4 principales bibliothèques du réseau (Médecine Timone, Droit Schuman, ALLSH Schuman, Saint-Charles) ouvrent au-delà de la moyenne nationale (59h hebdomadaires).

Enfin, 17 des 18 bibliothèques d’AMU ouvrent au-delà de la bibliothèque Méjanes à Aix (45h

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hebdomadaires) et les 18 bibliothèques d’AMU ouvrent au-delà de la bibliothèque de l’Alcazar à

Marseille (40h hebdomadaires). La formation des usagers à la recherche documentaire est un axe de travail prioritaire avec

12.570 utilisateurs formés. Qu’il s’agisse de visites découvertes en début d’année pour les néo-entrants, de formations inscrites dans les cursus (C2I ou autres) pour les Licence et Master, de formations « nomades » dans les laboratoires pour les chercheurs, le SCD investit d’importants moyens humains et s’inscrit également dans l’outil AMETICE afin de rendre son offre plus visible et

mieux intégrée dans les cursus. 3. Indicateurs Activité à distance

ACTIVITE A DISTANCE

Nombre de visites site Web public SCD 750 035

Nombre de pages vues site Web public SCD 1 611 255

Nombre de visites site Intranet SCD 14 165

Nombre de pages vues site Intranet SCD 48 487

Nombre de visites catalogue KOHA 355 932

Nombre de pages vues catalogue KOHA 2 013 326

Nombre de visites catalogue SMASH 171 630

Nombre de pages vues catalogue SMASH 475 844

Nombre de connexions ressources électroniques 1 532 009

Nombre de recherches ressources électroniques 2 436 185

Nombre de téléchargements en texte intégral ress. élec. 5 095 559

Nombre de « like » sur FACEBOOK 6 213

Nombre de « followers » sur TWITTER 1 237

Nombre de « vues » sur SLIDESHARE 21 611

Nombre de connexions LIBGUIDES 28 460

Nombre de demandes traitées AZIMUT 1 275

Nombre d'usagers inscrits dans AMETICE 1 734

Commentaires : En plus des 2.248.382 entrées physiques dans les bibliothèques, le SCD comptabilise une activité

à distance de l’ordre de 2.873.842 visites si l’on additionne le site Web, les catalogues et les ressources électroniques (cela n’inclut pas les outils « Web 2.0 » dont la seule unité de mesure est le nombre de « fans » ou de « followers », à hauteur de 7.450 personnes). L’on constate que désormais coexistent bel et bien la BU sur place et la BU à distance et que les indicateurs d’activité

doivent pleinement intégrer cette dimension. Pour corroborer cet état de fait, il faut signaler que le site Web du SCD est le deuxième site le

plus visité de l’université, juste après le site Web général d’AMU. 4. Indicateurs Collections

COLLECTIONS

Nombre de volumes conservés 1 400 000

dont documents patrimoniaux < 1914 62 000

dont unica 96 727

Nombre de kilomètres linéaires de volumes conservés 50

Nombre de nouveaux volumes en 2014 61 076

dont volumes acquis 36 019

Nombre d’abonnements papier acquis en 2014 2 027

Nombre de revues électroniques mises à disposition 28 907

Nombre de livres électroniques mis à disposition 140 889

Nombre de documents numériques mis à disposition 9 856

Nombre de volumes physiques éliminés 39 482

Nombre de thèses électroniques traitées 767

Nombre de pages numérisées 60 000

Nombre de notices traitées dans le SUDOC 146 858

Nombre de notices exemplaires créées dans KOHA 81 210

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 7

Commentaires :

Cette année, en plus des 1,4 millions de documents (50 km linéaires) qu’ils doivent entretenir et

conserver, les bibliothécaires du SCD ont acquis / intégré, traité et mis à disposition du public 61.076 documents physiques et 179.652 documents électroniques. Ce travail en « back office » est peu visible mais il est essentiel et chronophage. L’importance des collections patrimoniales et des fonds spéciaux (Cadist, ERD Gao Xingjian et

ERD Miquel notamment) est à souligner : elle fait du SCD un lieu patrimonial très important à

l’échelle de l’université et même à l’échelle régionale. Le traitement technique et catalographique des collections, indispensable à un signalement de

qualité sur les catalogues local (Koha) et national (Sudoc), représente ici encore un travail en « back office » peu visible pour le public mais essentiel et chronophage. Il permet en outre de mettre en valeur les collections patrimoniales de l’université (62.000 documents patrimoniaux antérieurs à 1914 et 96.727 unica, i.e. documents présents en France uniquement au sein du

réseau des bibliothèques d’AMU).

5. Evolution 2012-2014

2012 2013 2014

Places assises 4 266 4 270 4 132

Postes informatiques publics 542 529 461

Nb jours ouverture / an 4 097 3 850 3 773

Nb heures ouverture / an 40 010 38 181 37 523

Nb entrées 2 357 844 2 227 371 2 248 382

Nb prêts 492 665 466 732 456 209

Nb volumes acquis 36 566 35 809 36 019

Nb étudiants formés 8 232 11 586 12 570

Nb heures formation dispensées 1 155 1 468 1 712

Visites Web 658 766 708 957 750 035

Connexions catalogue Koha 441 000 384 630 355 932

Connexions outil signalement (SMASH) 88 014 115 783 171 630

Connexions ressources électr. 1 935 911 1 370 018 1 532 009

Recherches ressources électr. 2 837 961 2 597 359 2 436 185

Téléch. texte intégral ressources électr. 4 292 625 4 146 665 5 095 559

Commentaires : Pour large partie, la fermeture définitive de la BU de Château-Gombert le 21 juin 2013 peut

expliquer la baisse de certains indicateurs : en 2012, la BU de Château-Gombert avait ouvert 183 jours et 1600 heures, elle proposait 152 places assises. Le fait que les bibliothèques d’Aix-Marseille se maintiennent au-delà des 2,2 millions de visiteurs

annuels est très significatif. Malgré la part de plus en plus importante de l’usage à distance, par une partie du public, des bibliothèques et de leurs ressources, le besoin d’avoir des services physiques de bibliothèques est évident.

D’autant que, dans les années précédentes, l’on a pu constater que, partout où des modernisations d’espaces de bibliothèques avaient été réalisées, l’activité sur place augmentait significativement. Ainsi la BU Saint-Charles a quasiment doublé sa fréquentation depuis 2009-2010, moment où elle a rénové ses espaces et services. Gageons que les projets de nouvelles constructions et de réhabilitations de BU (Aix Droit, Aix Lettres, Luminy Sciences, Ilot Dubois Eco-Gestion), dans les années qui viennent, permettront à l’activité sur place d’augmenter car les étudiants, notamment jusqu’au niveau Doctorat, ont

toujours autant besoin des bibliothèques comme lieux physiques pour étudier, consulter et emprunter, mais aussi pour être orientés, informés et formés, travailler dans le calme ou en groupe, se connecter aux ordinateurs et à Internet, photocopier et imprimer, se cultiver, se détendre ou simplement sociabiliser. Depuis la fusion, la politique extrêmement volontariste du SCD en matière de formation des

usagers se matérialise par une hausse continue des indicateurs. Chaque type de public (néo-

étudiant puis étudiant en Licence, étudiant en Master, doctorant, chercheur) est spécifiquement ciblé avec des actions adaptées et « à la carte ».

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 8

LES DEPARTEMENTS DOCUMENTAIRES DU SCD

Les bibliothèques du département documentaire ALLSH .............................................. P.9 Les bibliothèques du département documentaire Droit et Science politique .................. P.12

Les bibliothèques du département documentaire Economie Gestion ............................ P.15 Les bibliothèques du département documentaire Santé ............................................. P.18 Les bibliothèques du département documentaire Sciences et Technologies .................. P.21

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 9

LES BIBLIOTHEQUES DU DEPARTEMENT DOCUMENTAIRE ALLSH

Tableau d’activité du département ALLSH, évolution 2012-2014

2012 2013 2014

Lectorat desservi (inscrit à

l’université) 15 094 15 009 15 031

Lectorat inscrit à la bibliothèque 11 917 13 309 12 531

Entrées 449 165 468 013 454 077

Prêts (y compris PEB) 200 728 181 193 180 481

Communications des documents en magasin

14 136 18 107 14 416

Photocopies et impressions 338 439 295 596 287 512

Heures d’ouverture annuelle 10 748 10 606 10 493

Monographies acquises en 2014 (volumes)

12 346 9673 11 595

Titres de périodiques vivants 1 191 1 011 1 037

1. Les données de l’activité

Le réseau des bibliothèques ALLSH comprend la BU de lettres d’Aix (BULA), les bibliothèques de

l’Ecole Supérieure du Professorat et de l’Education (BU ESPE) à Aix, Marseille, Avignon et Digne, et les collections ALLSH à la BU Saint-Charles à Marseille (BUSC). L’activité s’est bien maintenue en 2014 par rapport à 2013, malgré des jours de fermeture de la

BU de lettres d’Aix (environ 2 semaines), liés aux déménagements de bibliothèques dans le cadre du plan campus, et à des coupures d’électricité ou de réseau, dues à la vétusté des équipements ou aux travaux du plan campus.

2. Les actions 2014

2.1. BU ALLSH Aix Schuman : intégration des BUFR Dans le cadre des travaux du plan campus sur le campus Schuman d’Aix-en-Provence, il a été

acté qu’il n’y aurait plus de bibliothèque d’UFR dans le bâtiment central de la faculté. Le SCD s’est

positionné en soutien à l’UFR ALLSH, et en chef de projet de cette opération, qui consistait à trier plus de 100 000 documents dans une douzaine de bibliothèques différentes, en 2014. Ce chantier a induit plusieurs déménagements, financés par le plan campus, afin de faire de la

place pour les documents provenant des BUFR ALLSH : 1000 ml de collections déplacées dans d’autres bibliothèques (BU Saint Charles et BU de pharmacie à Marseille, BIAA bibliothèque d’antiquité à Aix) et 5000 ml de collections déplacées en interne. Le personnel de la BU de lettres a participé aux déménagements, par un travail de préparation et de suivi de toutes ces opérations avec les déménageurs, plus des modifications dans les catalogues, et souvent physiquement. En 2014, plus de 6000 ml de collections auront été déménagés, pour pouvoir accueillir 1000 ml de

collections des BUFR ALLSH. Bibliothèques concernées : bibliothèque LAG LEA (anglais et LEA), bibliothèques d’italien,

d’allemand, de grec moderne, de roumain et de portugais ; bibliothèque LACS (lettres modernes), bibliothèque Stéfanini (linguistique), bibliothèque du Patio Nord (arts) ; bibliothèque de géographie, périodiques et livres de psychologie ; bibliothèque de l’IECJ. Bilan : plus de 20000 livres ont été catalogués par le personnel de la BU lettres et avec l’aide des

5 contractuelles embauchées en 2014 (soutien financier du plan campus). Il reste 15 000 livres à

cataloguer + 200 ml de périodiques + livres patrimoniaux à traiter.

2.2. Suivi des bibliothèques ALLSH hors-SCD Dans le rapport sur les bibliothèques associées du SCD AMU de juin 2013, on dénombrait 24

bibliothèques en ALLSH (6 associées dans le catalogue Koha et 18 hors catalogue). Fin 2014, on compte 13 bibliothèques en ALLSH hors SCD, dont 3 bibliothèques associées dans le

catalogue (CEFEDEM, IUT Métiers du Livre, CRFCB) et 10 bibliothèques hors catalogue : bibliothèque de musique, bibliothèque du CFMI, bibliothèque Granger Guillermit (philosophie), bibliothèques de la MMSH (MMSH, BIAA, LAMPEA, LA3M), bibliothèque du Laboratoire Paroles et Langages (projet d’association faisant l’objet d’un protocole en 2015), bibliothèque des Sciences de l’Education (Lambesc) et bibliothèque de la Maison Asie Pacifique.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 10

2.3. Construction de la future bibliothèque de Lettres à Aix, quartier des

Fenouillères Elle a débuté dès le mois de juillet 2014. La résidence universitaire et le restaurant universitaire

seront livrés à la rentrée 2015, la bibliothèque à la rentrée 2016. Des réunions de chantiers avec les architectes, les différents corps de métier, le Rectorat (Maitre

d’ouvrage, financement CPER) et les utilisateurs (bibliothèque universitaire, mais aussi services techniques de l’université) ont lieu régulièrement depuis le début du chantier. La bibliothèque aura une surface utile de 7000 m² (5000 m² actuellement), elle proposera 1000

places assises (moins de 800 aujourd’hui) et 200 000 documents en libre accès sur 4 niveaux de services publics, ainsi que 11 salles de travail en groupe (2 seulement actuellement).

2.4. BU ESPE Le travail sur les collections s’est poursuivi dans les 4 BU ESPE, dans la continuité de l’étude sur

les collections en sciences de l’éducation menée en 2013. La redéfinition des priorités de politique documentaire a permis en 2014 d’observer une progression satisfaisante des indicateurs d’usage des collections, notamment le taux de rotation qui atteint 0.68 en 2014, soit une progression de 0.38 (nombre de prêts sur le nombre de documents empruntables). Le plan de développement des collections pour les BU ESPE sera finalisé début 2015. Deux projets de nouvelles implantations de bibliothèques prévues en 2015 ont mobilisé les

équipes : celui de la BU ESPE de Marseille devant rejoindre le campus de Saint-Jérôme (projet reporté) et celui de la BU ESPE/IUT/Canopé de Digne (ouverture prévue à la rentrée 2015). Suite à l’enquête de satisfaction menée en 2013 auprès du public des BU ESPE, plusieurs

nouveaux services ont été proposés : prêt de casques anti-bruit, renouvellement partiel du parc informatique public, ouverture d’un service de prêt entre bibliothèques à Digne, renforcement et progression de la formation aux usagers. Les BU ESPE, quoi que de taille modeste par leur superficie, sont très actives et innovantes dans

tous les domaines : politique documentaire, services au public, formation des usagers, action culturelle. Elles ont des horaires d’ouverture larges, avec de petites équipes, de 42h à 54h selon les sites. Elles ont réalisé plus de 60 000 prêts en 2014 (sur les 180 000 prêts du département LSH). Pour maintenir cette dynamique, il faudra consolider les équipes.

2.5. BU Saint-Charles La présence systématique du SCD (chef du département ALLSH + responsable BUSC) dans les

comités de pilotage de l’Espace Yves Matthieu est à souligner. L’on compte environ 900 étudiants

en ALLSH sur le campus Saint-Charles, majoritairement de niveau L. La BUSC est pleinement intégrée dans le processus de prérentrée des « néo-entrants » ALLSH :

intervention en amphi (5 mn) pour présenter la BU lors de la première matinée + créneau (1h) de

visite-découverte de la BU durant la semaine de prérentrée (par groupes, visite assurée par le personnel de la BU). Dans les trois dernières années, un important travail de rationalisation de la politique

documentaire a été conduit dans le secteur ALLSH, afin de proposer une offre documentaire conforme aux cursus enseignés sur le site. Un bibliothécaire est spécifiquement dédié aux acquisitions documentaires en LSH. En 2014, la BU a été sollicitée dans le cadre de l’installation de la Licence professionnelle

« Langue des signes » afin d’acquérir un fonds sur le sujet.

3. Les collections

3.1. Valorisation des collections Un projet conduit sur l’ensemble des bibliothèques du SCD en 2014, autour de la thématique du

centenaire de la Première Guerre Mondiale, a été décliné dans les 4 BU ESPE au mois de mars 2014. La qualité des actions culturelles, pédagogiques et documentaires conduites autour de « l’Enfant dans la Grande Guerre » a été reconnue par le label « Centenaire » de la Mission du centenaire 1914-1918. A la BU lettres d’Aix, cela a été l’occasion de mettre en valeur le fonds Norton Cru, écrivain

combattant de la grande Guerre, auteur du livre Témoins, publié en 1929, qui s’intéresse aux récits de guerre, mais également de donner un éclairage sur cette guerre vécue du côté des Tchèques, en recevant le scénariste de la BD Svoboda, Kris, en partenariat avec le département des études slaves. Les BU ESPE, particulièrement dynamiques en matière d’action culturelle, ont également mené

un projet innovant autour de « Numérique, pédagogique et création » en novembre - décembre

2014.

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3.2. Collections patrimoniales

Dans le cadre de la mise en place du plan de sauvegarde des collections patrimoniales au SCD,

celui de la BULA a été conduit, et celui du fonds Louise Michel de la BU ESPE d’Aix (fonds des anciennes écoles normales de l’académie) sera opérationnel en 2015. Une étude sur la partie pédagogique de ce fonds a été menée par un conservateur stagiaire de l’ENSSIB pendant 3 mois : recensement et expertise, en préfiguration d’un travail de signalement de ce fonds à lancer en 2015. Le récolement des collections à la BU ESPE d’Aix en 2014 achève les opérations de récolement

des BU du secteur ALLSH entre 2012 et 2014 (BULA et 4 BU ESPE).

4. Les projets

4.1. BU lettres d’Aix Poursuivre le traitement des collections des BUFR ALLSH intégrées : plus de 15000 livres et 200

ml de périodiques à cataloguer, en interne. Préparer l’organisation et le déménagement de la future BU de lettres aux Fenouillères, dont

l’ouverture est prévue à la rentrée 2016. Préparer l’association de la bibliothèque du Laboratoire Paroles et Langage.

Créer une commission scientifique consultative de la documentation en ALLSH.

Participer au GT BU du campus d’Aix (conservation raisonnée des périodiques entre les BU de

lettres, droit et économie d’Aix). Soutenir et amplifier la politique de formation aux usagers.

4.2. BU ESPE

Préparer l’ouverture de la bibliothèque ESPE/IUT/Canopé de Digne à la rentrée 2015. Préparer la convention de partenariat ESPE/Canopé/SCD. Inscrire les 4 BU ESPE (Aix, Marseille, Avignon et Digne) dans le circuit de la navette

documentaire du SCD (service de réservation). Formaliser le plan de développement des collections.

Mettre à disposition de tous les étudiants une offre de manuels numériques en ligne.

4.3. BU Saint-Charles

Poursuivre le travail de coopération avec l’espace Yves Mathieu (enseignements ALLSH). Participer à la réflexion sur l’installation d’enseignements en art au cybercentre, sur le campus

Saint-Charles.

4.4. Formation des usagers C’est un axe fort du projet de service du département documentaire ALLSH. Une réunion sur ce

thème est organisée une fois par an, avec tous les personnels impliqués dans toutes les bibliothèques du département, pour partager les expériences, échanger sur les évolutions

souhaitées et les actions à mener collectivement pour développer ce service. La progression du nombre d’étudiants formés (hors visite) est de 30 % par rapport à l’année

précédente. 4905 étudiants en ALLSH ont été formés à la recherche documentaire en 2014 (4169 lors de formations et 736 lors de visites), soit une progression constante du nombre de formés depuis 2008, et une intégration quasi-totale des formations dans les cursus. A noter, la totalité des étudiants de licence ALLSH suit au moins une formation de la BU depuis 2013 (C2i au niveau L2).

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 12

LES BIBLIOTHEQUES DU DEPARTEMENT DOCUMENTAIRE DSP

Tableau d’activité du département DSP, évolution 2012-2014

2012 2013 2014

Lectorat desservi (inscrit à

l’université)

13260 13 089 13 170

Lectorat inscrit à la bibliothèque 9 309 8 711 6 113

Entrées 601 811 522 217 559 874

Prêts (y compris PEB) 95 852 89 308 88 490

Communications des documents en magasin

27 029 22 973 17 854

Photocopies et impressions 545 418 500 270 449 208

Heures d’ouverture annuelle 5 918,5 6 224,5 6 343

Monographies acquises en 2014 (volumes)

8 457 10 922 9 428

Titres de périodiques vivants 539 504 521

1. Les données de l’activité

Les indicateurs de fréquentation et de prêt montrent que la documentation imprimée et la

bibliothèque comme espace de travail conservent toujours toute leur importance pour les juristes, alors même que l’usage de la documentation électronique en texte intégral continue de progresser

(+ 18,5 %). Cette activité soutenue et la préparation du plan Campus ont rendu d’autant plus problématiques l’instabilité des effectifs en 2014.

1.1. Bibliothèque de Droit du site Schuman La BU a enregistré une augmentation de plus de 10 000 entrées par rapport à 2013. Cette

évolution s’explique en partie par la réouverture des samedis de 10h à 17h, même si pour des

raisons administratives 19 samedis seulement ont pu être ouverts sur les 30 initialement prévus. Cependant, étant donné la vétusté des équipements, les conditions de travail et d’accueil sont

difficiles: une panne d’ascenseur de plus de deux mois a nécessité la mise en place d’une communication différée des documents du magasin, suscitant le mécontentement des usagers. Malgré une baisse de 40 % des heures de vacations étudiantes, l’élargissement des horaires

d’ouverture de la mezzanine et de la salle des périodiques mis en place en 2013 a pu être

maintenu.

1.2. Bibliothèque du site Canebière Avec 121 828 entrées et 13 259 prêts, l’activité de la BU approche celle de bibliothèques bien

plus importantes en superficie comme en moyens budgétaires et humains. La salle de lecture reste à cet égard sous-dimensionnée avec ses 300m². La BU compte aussi parmi les huit premières

bibliothèques du réseau en terme d’acquisitions (plus de 2 000 exemplaires acquis).

1.3. Bibliothèque du site Saporta La fréquentation et l’activité de prêt continuent de progresser, grâce notamment à l’évaluation et

à la mise à jour des collections initiées en 2012.

2. Les actions 2014 Le réseau des bibliothèques associées au Sudoc-PS s’est élargi à l’Institut de Formation Universitaire et de Recherche du Transport Aérien, au Centre de Droit Maritime et des Transports

et à l’Institut de Recherche Europe-Asie.

2.1. Bibliothèque de Droit du site Schuman Dans le cadre de la semaine AMU-entreprises, la BU a accueilli les 5 et 6 novembre les « 36

heures chrono de la création d’entreprise ». Durant deux jours, la BU a servi d’espaces de travail, de conférence, de restauration et de repos aux 200 étudiants qui ont réfléchi sur le thème de la ville de demain. Outre une visite de la réserve proposée à l’occasion des journées du patrimoine, la bibliothèque a

organisé en 2014 trois expositions : - Archives Portalis : clôturée en présence d’enseignants et de descendants du célèbre juriste par

l’apposition d’une plaque sur l’amphithéâtre Portalis rénové. - Vingt-huit étoiles : œuvres du juriste peintre Juan Miguel Azcarraga sur le thème de l'Union européenne.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 13

- La faculté de droit d’Aix pendant la Grande Guerre : présentation de nombreux documents

d’archives récemment transférés à la BU. La numérisation du corpus des sources du droit en Provence et en outre-mer, second projet

subventionné par la BnF, s’est achevée en avril 2014. La rédaction de résumés et le classement des titres par thème, validés par des historiens du droit, a permis de valoriser ce corpus. La recherche des ayants droit des articles de périodiques de la faculté s’est d’autre part poursuivie. Une nouvelle campagne a débuté en avril pour numériser des cours dactylographiés d’anciens

professeurs de droit, ainsi que les rapports annuels et guides de l’étudiant de l’ancienne université d’Aix-Marseille (1884-1967). Le parc informatique public a été entièrement renouvelé au cours du premier semestre.

Toutefois, le nouveau système d’impression n’a pas été opérationnel avant le second trimestre, ce dont témoigne la baisse du nombre de copies. De plus, l’identification désormais obligatoire sur tous les postes a rendu difficile l’accès aux ressources électroniques pour les lecteurs extérieurs.

2.2. Bibliothèque du site Canebière

L’installation de nouvelles tables et la mise aux normes des prises électriques faciliteront le

renouvellement du parc informatique public. Le nombre de places de travail dans la salle de lecture est ainsi passé de 106 à 111.

2.3. Bibliothèque du site Saporta

La salle de recherche a été réaménagée en salle de presse. On y trouve désormais réunis le

présentoir des abonnements en cours et les collections de périodiques morts. Les ouvrages de la salle de lecture ont pu être déployés avec un gain de lisibilité et d’accroissement.

3. Les collections Les acquéreurs du département ont poursuivi leur démarche de formalisation de la politique

documentaire et d’évaluation des collections. Les fiches domaines des BU Schuman et Saporta ont été réactualisées ; d’autres fiches, adaptées aux spécificités de la BU Canebière, sont à l’étude pour une mise en œuvre en 2015. Les thèses dactylographiées de la faculté de droit sont désormais empruntables. Il est à noter

que de nombreux docteurs en droit refusent encore la mise en ligne de leur travail. Suite à la

création du département documentaire économie gestion, les thèses de la faculté d’économie sont désormais traitées et conservées à la BU Ferry. Néanmoins, les thèses électroniques soutenues en 2013 ont été signalées pour cette année encore par le département droit.

3.1. Bibliothèque de Droit du site Schuman

Le travail des acquéreurs s’est organisé autour de quatre axes principaux: - Poursuite du développement des achats en anglais (53 titres pour 4160 €).

- Valorisation des collections via les réseaux sociaux et des présentations régulières de sélections thématiques en banque d’accueil.

- Dans la perspective de l’installation du libre accès recherche dans la bibliothèque rénovée : affinement du plan de classement, cotation en Dewey et pré-équipement des nouvelles acquisitions de niveau recherche.

- Constitution d’un fonds de DVD documentaires autour des thématiques enseignées à la faculté

de droit : droit, économie, histoire, science politique, questions de société et développement durable (112 titres pour 6 235 €).

Tout en veillant à maintenir constante la valeur du portefeuille de périodiques, la BU s’est

abonnée à une vingtaine de nouveaux titres : nouvelles publications ou revues très spécialisées ne paraissant qu’au format imprimé. Les collections de la BU se sont enrichies des manuscrits du cours de François Mottet, professeur

de droit civil à la faculté de droit d’Aix (1809-1827), et des publications de Maurice Allais, prix

Nobel d’économie, léguées par sa famille. La moitié des fonds spéciaux reçus en dons et conservés à la BU sont désormais signalés ;

plusieurs autres, comme les fonds La Pradelle et du CERSOI, sont en cours d’achèvement. La rétroconversion des monographies du XIXe siècle a débuté en novembre, grâce à la subvention accordée par l’ABES dans le cadre de son appel à projets 2014. Les procédures de catalogage sont désormais formalisées, ce qui facilite l’organisation du travail.

Un chantier de nettoyage des notices sans exemplaire a mobilisé durant toute l’année une grande partie du personnel. Il devrait s’achever courant 2015. L’inventaire des collections en libre accès a été réalisé le 5 novembre, à l’occasion de la

fermeture de la bibliothèque pour les « 36 h chrono » : 1% des documents ont été déclarés manquants au récolement.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 14

3.2. Bibliothèque du site Canebière

Il a été décidé cette année de privilégier le nombre d’exemplaires acquis par rapport au nombre

de titres. Les fonds concours TAGE-MAGE, TOEIC et fonction publique ont bénéficié d’un effort particulier de développement. Quatre périodiques d'économie destinés à un public de master ont été transférés à la bibliothèque Colbert, davantage fréquentée par les étudiants de ce niveau.

3.3. Bibliothèque du site Saporta Un travail de mise à jour des collections a été mené à bien en 2014 en fonction des nouveaux

enseignements de l’Institut. La cotation du fonds management a été affinée avec la création de huit nouveaux indices. Ce fonds s’est également enrichi de 14 ouvrages en anglais (780 €) à la demande d’une enseignante.

4. Les projets Le département mettra en ligne un « Libguide » en Droit et Science politique, réalisé par les

acquéreurs et les gestionnaires de périodiques. La procédure de pilon utilisée à la BU Schuman sera étendue à toutes les bibliothèques du

département, y compris les bibliothèques associées.

4.1. Plan campus bibliothèque de Droit du site Schuman Le 6 mai 2014, AMU et le groupe Eiffage ont signé un Partenariat Public Privé. La réhabilitation

de la BU est attribuée au cabinet TANGRAM architectes. Les premiers plans et le calendrier général ont été présentés au personnel en juillet. La bibliothèque provisoire sera livrée à la rentrée 2016 et la bibliothèque rénovée ouvrira en principe ses portes à la rentrée 2017. Le projet sera présenté de manière détaillée au Conseil documentaire du mois de janvier 2015. Un groupe de travail sur les collections et un second sur le service public seront mis en place à

partir de la rentrée 2015 pour préparer l’implantation provisoire, puis la réinstallation dans les locaux rénovés. Les tris et les conditionnements se poursuivent dans la perspective des déménagements.

4.2. Bibliothèque de Droit du site Schuman Divers chantiers de nettoyage du catalogue sont prévus pour l’année 2015 : traitement des

notices rapides et globales, et des notices de collections traitées en périodiques. Une demande de subvention de 10 000 € pour les documents de la réserve antérieurs à 1820 a été formulée auprès de l’ABES dans le cadre de son appel à projets 2015.

4.3. Bibliothèque du site Canebière

Afin d’accueillir de nouvelles monographies en salle de lecture, un désherbage du magasin a été

lancé à l’automne. Le parc informatique actuel est vétuste, son renouvellement est prévu depuis plusieurs mois. La faculté de droit a été sollicitée pour installer des prises électriques supplémentaires en salle de lecture.

4.4. Bibliothèque du site Saporta Un programme de formation professionnelle continue a été mis en place à l’IMPGT en septembre

2014. Les besoins et les attentes de ces nouveaux usagers devront être pris en compte dès 2015.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 15

LES BIBLIOTHEQUES DU DEPARTEMENT DOCUMENTAIRE EG

Tableau d’activité du département EG, évolution 2012-2014

2012 2013 2014

Lectorat desservi (inscrit à l’université)

6 364 6 476 6 774

Lectorat inscrit à la bibliothèque 2 300 2 437 2 504

Entrées 168 227 159 795 174 999

Prêts (y compris PEB) 29 215 25 310 26 368

Communications des documents en magasin

NC

Photocopies et impressions 26 398 37 816 65 022

Heures d’ouverture annuelle 6 307 6 120 6 183

Monographies acquises en 2014 (volumes)

2 793 3 698 3 074

Titres de périodiques vivants 240 205 206

1. Les données de l’activité L’activité dans les bibliothèques universitaires du département progresse régulièrement sur les 3

dernières années. Le nombre de lecteurs inscrits à la bibliothèque augmente de 2,7 % en 2014 par rapport à 2013 et le nombre d’emprunteurs de 2,4%. La fréquentation progresse de 9,5 %, les prêts de 4 % et les copies font un bon de 72 % grâce à la mise en service des impressions en 2014. La hausse de l’activité s’explique en partie par un nombre d’heures d’ouverture plus grand, une

modernisation des espaces dans les bibliothèques Ferry et Colbert et un développement des animations à la bibliothèque de Gap qui a su fidéliser son public étudiants et capter un nouveau public extérieur. En revanche, les acquisitions chutent de 16,8 %, conséquence directe de la baisse budgétaire.

2. Les actions 2014 Les trois bibliothèques qui sont rattachées au département EG sont Colbert à Marseille, Ferry à

Aix-en-Provence et la bibliothèque sur le pôle universitaire de Gap. Le département documentaire Économie Gestion, rattaché jusqu’en octobre 2013 au

département Droit et science politique, fut créé à cette même date. Le conservateur nommé chef de département a été affecté à ce poste à hauteur de 0,5 ETP. Ce point, qui limite et fragilise les

actions pouvant être entreprises, devra être si possible résolu dès 2015. L’année 2014 a vu beaucoup de changements en personnels de catégorie A, B et C à Colbert et à

Ferry suite à des demandes de mutation. Si le nombre d’ETP est resté stable malgré tout à Ferry (6,6 ETP), Colbert a fonctionné, jusqu’en décembre, avec 2 ETP en moins (1 A et 1 C) : un agent contractuel a été recruté sur 1 ETP de catégorie C en octobre 2014 avec prise de poste en janvier 2015. Gap reste stable en personnel avec 3 ETP dont 1 agent contractuel de catégorie C.

2.1. La modernisation des bibliothèques

Elle passe par l’aménagement d’espaces de travail et de vie au sein des bibliothèques Colbert et

Ferry et par le redéploiement des collections à Colbert. En effet, Ferry a transformé la salle réservée à un public de chercheurs au 1er étage en une salle

de travail individuel avec silence imposé. Les ouvrages en anglais qui y étaient présents ont

réintégré le fonds général et les thèses, les magasins. Un espace détente « presse et BD » avec fauteuils a été créé. En septembre, l’installation de la nouvelle banque de prêt a valorisé l’entrée de la bibliothèque qui a gagné en convivialité. Colbert a engagé tout au long de l’année 2014 un chantier de redéploiement des collections : 35

mètres linéaires (ml) de périodiques ont été déplacés au 1er étage et un espace détente avec chauffeuses et table basse a été aménagé ; 70 ml de livres de mathématiques ont été déménagés

du rez-de-chaussée au 1er étage et la place libérée a permis d’étendre l’ensemble des collections du rez-de-chaussée : 2760 livres ont été déplacés. L’acquisition de nouvelles étagères a rendu plus visibles les ouvrages de DCG-DSCG. La signalétique a été entièrement refondue dans la foulée. L’ensemble des personnels a participé au chantier, soit 6 agents, et l’ouverture de la bibliothèque a été maintenue. L’installation de la nouvelle banque de prêt en décembre a ponctué le chantier. A Gap, où les locaux sont récents et modernes, des spots encastrés dans le sol se soulèvent

depuis décembre 2013 et le carrelage éclate tout autour. Ces dégradations ont été signalées à plusieurs reprises au cours de l’année auprès des services ad hoc et il faut espérer que 2015

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 16

permette une expertise puis la proposition de solutions. Dans cette attente, un balisage de

protection des zones endommagées a été mis en place par la bibliothèque. La fonction documentaire, dans le cadre du futur projet Pauliane, a été discutée en octobre 2014

entre le SCD, le doyen de la Faculté d’économie gestion et la direction des programmes de l’opération Plan Campus d’Aix.

2.2. La formation des usagers La formation est inégale entre les 3 bibliothèques. La principale raison est qu’il n’y a pas d’heures

consacrées à la formation documentaire dans le cursus de licence économie gestion : les bibliothèques Ferry et Colbert ont donc plus de difficultés à toucher le public 1er cycle (15 étudiants L formés en 2014), alors qu’à Gap, les cursus L1 STAPS et 1ère année IFSI et IUT intègrent la formation documentaire (325 étudiants formés). En revanche, Ferry et Colbert forment des masters (78 formés), alors que Gap n’en forme pas. La convention de partenariat signée en décembre 2014 entre AMU et le Conseil général des

Hautes Alpes permet dorénavant de proposer des formations de façon réciproque aux personnels du SCD, particulièrement aux personnels de la bibliothèque de Gap, et aux personnels de la BDP 05. En septembre 2014, le SCD a ouvert sur son site web des guides thématiques « Libguides »,

dont un en économie et gestion. Les premiers mois d’utilisation ont visiblement répondu à une

attente du public puisque sa fréquentation a dépassé les 1300 visites.

2.3. L’action culturelle La BU de Gap a organisé trois expositions dans ses locaux en 2014. La volonté de la bibliothèque

est de soutenir le travail d’étudiants ou d’associations locales sur une thématique en lien avec les formations sur le site de Gap, de faire de la bibliothèque un lieu de vie et de s’insérer dans le tissu

local en collaborant parfois avec la médiathèque de Gap ou la BDP des Hautes-Alpes. Elle y parvient et les expositions rencontrent un vif succès auprès des étudiants et enseignants d’AMU mais aussi auprès des Gapençais. A l’occasion du centenaire du début de la 1ère guerre mondiale, une déclinaison d’expositions a eu

lieu dans plusieurs bibliothèques du réseau AMU et Ferry en a présenté une sur le thème « le travail des femmes pendant la Grande Guerre ». Pour la 4ème année consécutive des « prêts cadeaux » ont été proposés pour Noël à la BU de

Gap. Une session « Jeux d’entreprises » intitulée « les 24 heures chrono » ouverte aux étudiants AMU

s’est déroulée à la BU Ferry pendant 2 jours en mars.

3. Les collections Le coût des collections électroniques au département représente 21 % du coût global des

collections. Il s’agit essentiellement de revues électroniques et de bases de données. Le papier reste encore primordial pour tous les manuels de 1er cycle, les livres d’entraînement aux concours et les tests de niveaux en anglais. Les sujets d’examens sont numérisés et accessibles en ligne, mais malgré tout, la version papier, restant en accès libre dans la bibliothèque, est constamment photocopiée. La part des acquisitions d’ouvrages de niveau recherche représente 5 % du budget global des

monographies en 2014. Cette proportion reste trop faible, sachant que 64 % du public d’inscrits LMD et Enseignants sont des MDE. Le nombre d’ouvrages acquis en 2014 a diminué de près de 17% par rapport à 2013, conséquence directe de la diminution du budget du SCD. A Ferry, les thèses d’économie ont toutes fait l’objet d’un catalogage rétrospectif. Dans le

magasin, le fonds du CEDERS (laboratoire d’économie qui a fusionné avec le GREQAM) a été

désherbé et un fonds ancien constitué de 75 livres antérieurs à 1914 a été inventorié. Ferry et Colbert n’ont pas fait d’inventaire en 2014 par manque de disponibilité de matériels répartis au niveau du SCD.

4. Les projets Harmoniser la politique documentaire, en élaborant de façon concertée des « fiches disciplines »

en économie, gestion et économétrie qui seront communes aux 3 bibliothèques ; et en révisant en profondeur le plan de classement pour Ferry et Colbert, et en partie pour Gap. Poursuivre le développement de la formation des usagers, en collaborant avec les enseignants

pour faire intégrer la formation documentaire dans les cursus de 1er cycle en économie gestion. Préparer le probable déménagement de la BU Colbert dans le futur bâtiment d’Economie et SHS

de l’Ilot Dubois.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 17

Renforcer la coopération et la collaboration entre les 3 bibliothèques du campus d’Aix (droit,

lettres et économie), avec un travail à engager sur la conservation raisonnée des périodiques entre les bibliothèques, et en poursuivant d’autres actions partagées sur les collections ou les services. Favoriser les échanges avec les bibliothèques associées du département, en programmant

initialement des visites sur site dont l’objectif est de mieux connaître les fonds et les services de chacun pour optimiser le service rendu à nos publics, qui se recoupent.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 18

LES BIBLIOTHEQUES DU DEPARTEMENT DOCUMENTAIRE SANTE

Tableau d’activité du département SANTE, évolution 2012-2014

2012 2013 2014

Lectorat desservi (inscrit à l’université)

13 177 17 620 18355

Lectorat inscrit à la bibliothèque 4 682 5 225 4714

Entrées 601 691 554 434 611 536

Prêts (y compris PEB) 56 829 54 135 52 173

Communications des documents en magasin

1339 869 875

Photocopies et impressions 38 555 33 312 51786

Heures d’ouverture annuelle 6 292 5 500 5 564

Monographies acquises en 2014

(volumes) 5 992 5145 6 650

Titres de périodiques vivants 170 166 166

1. Les données de l’activité

Lectorat desservi/lectorat inscrit : le nombre d’étudiants desservis par les BU Santé est en

constante augmentation avec la montée en puissance des nouveaux enseignements (ouverture des années supérieures en ergothérapie, psychomotricité…) et les nouveaux diplômes proposés. Si l’on analyse un peu plus finement les inscrits on constate que les plus « gros » chiffres d’usagers potentiels sont des étudiants qui utilisent moins la documentation que les salles de lecture en salles de travail (PACES et IFSI). Entrées : l’augmentation notable des entrées indique bien l’utilisation forte de salle de travail qui

est faite des BU. A noter que le compteur de la porte du rez-de-chaussée de la BU Médecine-Odontologie n’ayant pas fonctionné pendant 3 mois parmi les plus fréquentés (mars, avril, mai), il a été fait une estimation. Prêts : la baisse des prêts est surtout sensible en Médecine-Timone, se maintient ou augmente

en Pharmacie et à Médecine-Nord. Si globalement l’activité PEB est en baisse, suite logique de

l’évolution des ressources en ligne, les demandes deviennent de plus en plus pointues et entraînent un travail de recherche plus important. Photocopies et impressions : l’on constate une nette augmentation de ce service après les

balbutiements du changement de système. Heures d’ouverture : la BU de Médecine-Odontologie a ouvert une heure de plus le samedi matin

depuis octobre. En moyenne 180 étudiants par jour ont utilisé la bibliothèque de médecine pendant

les ouvertures nocturnes jusqu’à 21h (du mardi au jeudi d’octobre à mai). Monographies : l’accroissement du budget consacré à la documentation a entraîné une

augmentation des acquisitions.

2. Les actions 2014

2.1. Amélioration de l’accueil Réaménagement de la Bibliothèque de Médecine-Odontologie : dans la suite logique du projet, le

changement des 2 banques d’accueil de la bibliothèque a été le principal événement de l’année 2014. Elles ont été inaugurées en décembre. L’espace d’accueil a été ainsi complètement repensé.

L’accroissement et la suite de la réorganisation des collections ont également demandé un complément de rayonnages qui a entraîné de nombreux déplacements d’ouvrages. Il faut ajouter le

renouvellement du portique antivol du RDC et de la climatisation de la salle de travail en groupe. Enfin la porte d’entrée principale a été changée par l’UFR. Du côté des personnels, un bureau supplémentaire a été construit et l’espace de repos/restauration a été mis en sécurité. Ces travaux ont été effectués en collaboration avec les services techniques de la Faculté de médecine. Aménagements en BU de Pharmacie : la réorganisation et l’amélioration de la visibilité des

collections ont entraîné des aménagements : ajouts de rayonnages, redistribution des collections. Service copie/impression : un distributeur de cartes ou d’unités de photocopie/impression

permettant le paiement par carte bancaire a été installé en Médecine-Odontologie. Accès informatique : tous les postes informatiques (public et professionnel) du département ont

été renouvelés.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 19

2.2. Politique documentaire

Vers une commission scientifique consultative de la documentation : après des prises de contact

avec les enseignants-chercheurs des 3 UFR de Santé, une pré-réunion s’est tenue début septembre 2014 : elle a initié une collaboration qui sera formalisée en 2015 après approbation du Conseil documentaire. La Faculté de Médecine, 2 laboratoires de recherche de médecine ont participé. Les Facultés de Pharmacie et d’Odontologie n’étaient pas présentes mais ont manifesté leur intérêt. Les principaux sujets abordés ont été les abonnements, la formation à la recherche bibliographique et

les mémoires de master. La collaboration avec les bibliothèques associées : un travail important a été réalisé dans les

différentes bibliothèques : formation et aide au catalogage en particulier à la Bibliothèque d’Anthropologie sur le campus Nord. La collaboration au sein du SCD : réception et dépôt dans les magasins de la BU de pharmacie

des collections de périodiques de la BULA dans le cadre du déménagement prévu de cette

bibliothèque. Périodiques : le plan de conservation partagée (PCP) avec le département Sciences a été mené à

son terme, de nombreux transferts de collection ont été effectués entre les bibliothèques.

2.3. Formation des usagers Une augmentation notable des heures de formation dispensées aux usagers est la traduction

concrète de la politique volontariste du département en la matière (600 h de formation pour 1000 étudiants formés). De nouvelles formations ont été mises en place dans les cursus (sciences cliniques infirmières, orthoptie, participation à la « Journée Recherche » de la Faculté d’odontologie). Les ateliers individualisés documentaires et ceux en petits groupes (Zotero) ont continué à se

développer. Participation à Ametice : plusieurs tutoriels de formation à l’interrogation des bases de données

en santé ont été mis à disposition des étudiants sur la plateforme de cours. Enfin 3 collègues bibliothécaires, dont un venant de l’Université d’Oran en Algérie, ont été

accueillis en stage un jour chacun.

2.4. Autres actions BU Médecine Nord : l’ouverture de la bibliothèque a été réduite à 2 jours par semaine en

concertation avec le doyen et les enseignants, pour un nombre d’heures annuel comparable à 2013. Un service de qualité est toutefois rendu par la présence de professionnels aidés par un

vacataire étudiant : de nouveaux postes informatiques ont été installés, des formations sont dispensées, les collections sont mises à jour (maïeutique, ergothérapie) et le fonds réorganisé de façon plus cohérente avec celui de la Timone (conservation partagée des périodiques). Un travail

de fond a été engagé sur les collections de périodiques des laboratoires en dépôt au rez-de-chaussée de la bibliothèque. Réalisation des pages « Libguides » : 6 personnes se sont mobilisées à partir d’octobre pour

réaliser les pages thématiques d’accès à la documentation. En 2014, huit pages (médecine, odontologie, pharmacie, orthophonie, ergothérapie, sciences infirmières, kinésithérapie et produits de santé et cosmétiques) ont été réalisées. 5566 pages ont été consultées entre septembre et

décembre 2014. Traitement du récolement des magasins : les corrections nécessaires dans les catalogues du

SIGB Koha et du Sudoc ont été effectuées aussi bien en BU Médecine-Odontologie qu’en Pharmacie. Catalogage rétrospectif : une équipe s’est attaquée au catalogage des thèses de Médecine et

Pharmacie de 1932 à 1980. Sciences infirmières : un travail important sur les collections de livres électroniques disponibles

dans ce domaine a été effectué en collaboration avec le département d’ingénierie documentaire et les IFSI (Instituts de Formation en Sciences Infirmières) pour un achat en 2015 sur les crédits octroyés par la Région. Une journée de formation pour les documentalistes et cadres enseignants a été organisée en décembre. Elle a été suivie par 25 personnes venant de toute la région. Patrimoine : sous la coordination de la responsable patrimoine du SCD, ont été rédigés les plans

de sauvegarde des collections et les fiches de prévention pour les collections du département.

3. Les collections

3.1. Documentation imprimée La documentation imprimée reste encore tout à fait primordiale pour tous les étudiants qui

préparent les concours d'Internat en Médecine ou en Pharmacie. Le budget « Documentation imprimée (monographies et périodiques) » est donc encore très important (335 000 € en 2014) et devra au moins être maintenu dans les années futures. Il est à remarquer la part budgétaire

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 20

importante de la documentation typée « recherche » du fait des prix très élevés de la

documentation papier et électronique dans ce domaine. - Dépenses monographies : 230 761 € - Dépenses périodiques : 103 733 €

Par contre, les très nombreux étudiants (3288) de PACES (Première Année Commune des Etudes

de Santé) utilisent très majoritairement les polycopiés vendus par la Faculté et très peu les ouvrages mis à leur disposition.

3.2. Documentation électronique

La documentation électronique (bases de données et périodiques électroniques) reste

majoritairement utilisée par les étudiants de certains Masters mais surtout par les étudiants préparant leurs thèses d'exercice ou leurs mémoires ainsi, bien entendu, que par les enseignants-chercheurs. L'offre éditoriale en e-books dans le domaine reste très limitée et donc encore peu

appréciée par les étudiants. - Dépenses périodiques : 61 284 € - Dépenses bouquets et bases de données : 119 611€ (budget département Ingénierie Documentaire)

3.3. Patrimoine Le travail de reconditionnement et de conservation avance : 1263 volumes ont été récolés,

nettoyés, et recotés sur signets. La reprise systématique du catalogage en cours a permis 18 créations, 1558 modifications et 2 suppressions de notices bibliographiques ainsi que 39 créations, 72 modifications et 1 suppression de notice d'autorité dans le SUDOC et dans notre catalogue. Dans le cadre du centenaire de la Grande Guerre, 2 expositions thématiques ont été organisées

en corrélation avec les collections courantes : « Médecins militaires, médecins de guerre » et « La médecine pendant la Grande Guerre ». Une nouvelle formule pour les Journées du Patrimoine a été

mise en place en collaboration avec l’UFR et l’Association des Amis du Patrimoine Médical Marseillais, avec un nombre de documents présentés plus important.

3.4. Thèses On constate une augmentation notable du nombre de thèses soutenues et déposées, en particulier en Pharmacie.

4. Les projets

Finalisation du projet de réaménagement de la BU Médecine-odontologie : l’espace dégagé au

rez-de-chaussée a permis en mars 2015 l’ajout de quelques places assises. L’espace « culturel » face à l’espace patrimonial de la Faculté doit être aménagé pour permettre des expositions et éventuellement d’autres animations. Un groupe de travail sur la signalétique a rendu ses conclusions : ajout de postes informatiques en station debout auprès des ouvrages, bornes

d’information électroniques, amélioration et enrichissement de la signalisation sont prévus. Formation : Cette activité reste la priorité du département. Les ateliers Zotero jusqu’ici organisés

selon les demandes vont faire l’objet d’une programmation bimensuelle afin de permettre aux étudiants de s’inscrire à l’avance au cours de l’année. Des ateliers thématiques (Pubmed) vont être également proposés en 2015 sur programmation bimensuelle également. Le département va participer à la réalisation de tutoriels vidéos qui seront proposés sur une plate-forme nationale en

ligne: DocToBib. Périodiques : un véritable plan de conservation partagée des périodiques imprimés de santé sera

lancé. Une fois le traitement intellectuel terminé, il aura pour conséquence une rationalisation des collections et de l’occupation de l’espace magasin des 3 bibliothèques. En 2015 c’est le magasin de la BU de pharmacie qui va être complètement repris. Numérisation : Les mémoires de sage-femme seront numérisés pour la mise à disposition en

ligne sur la plate-forme DUMAS, en collaboration avec l’Ecole de Maïeutique. Bibliothèques associées : Suite à la coopération documentaire mise en œuvre, il est envisagé un

dépôt de certaines collections anciennes à la BU de médecine de Timone. Travail post-récolement : Le traitement des ouvrages n’ayant pas de code-barres, travail de

longue haleine, sera continué au fil de l’eau. 6000 ouvrages restent à traiter en médecine et 2000

en pharmacie.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 21

LES BIBLIOTHEQUES DU DEPARTEMENT DOCUMENTAIRE S&T

Tableau d’activité du département Sciences, évolution 2012-2014

2012 2013 2014

Lectorat desservi (inscrit à l’université)

13 827 13929 13459

Lectorat inscrit à la bibliothèque 8843 9262 9178

Entrées 506217 492912 447891

Prêts (y compris PEB) 77847 71052 73546

Communications des documents en magasin

2676 2694 1648

Photocopies et impressions 151143 139609 177802

Heures d’ouverture annuelle 10825 9732 8947

Monographies acquises en 2014 (volumes)

7069 6297 5272

Titres de périodiques vivants 344 270 210

1. Les données de l’activité La baisse du nombre d’heures d’ouverture annuelle s’explique par la fermeture définitive de la BU

de Château-Gombert en juin 2013 : celle-ci avait ouvert 1.600 heures en 2012 et 785 heures en 2013. Concernant les entrées, la BU de Château-Gombert avait accueilli, en 2012, 21.689 lecteurs et,

en 2013, 13.113 lecteurs. Cela n’explique donc que partiellement la baisse de cet indicateur en

2014, baisse que l’on constate dans les trois « grandes » BU du secteur (chacune perd environ 10.000 entrées par rapport à 2013). Est-ce dû à des changements au sein du calendrier scolaire ou à un autre phénomène ? Une panne de la cellule de comptage du portique de Luminy pourrait aussi en partie l’expliquer. L’on constate paradoxalement que le volume de prêts, de photocopies et d’impressions s’est, lui,

accru entre 2013 et 2014. L’usage sur place des bibliothèques en Sciences se maintient donc à des

hauteurs importantes, malgré le fait que ce secteur est depuis longtemps impacté par l’usage à distance lié à la documentation électronique pour le niveau avancé.

2. Les actions 2014

2.1. Commission documentaire en Sciences

Approuvée par le Conseil documentaire du 21 juin 2013, conformément à l’article 9 du décret n°2011-996 du 23 août 2011, la « commission scientifique consultative de la documentation pour le secteur Sciences & Technologies de l’université d’Aix-Marseille » s’est réunie à deux reprises en 2014 (juin et décembre). Sa composition a évolué courant 2014 : elle comprend à ce jour cinq membres enseignants-chercheurs de la Faculté des Sciences, quatre membres enseignants-chercheurs de l’OSU-Pythéas, un membre enseignant-chercheur de Polytech (nouveauté), un membre enseignant-chercheur de l’IUT (nouveauté), cinq membres des bibliothèques du SCD et

quatre membres des bibliothèques associées. Le premier bilan de son fonctionnement est d’ores et déjà très positif.

2.2. Modernisation des bibliothèques En 2014, la bibliothèque Saint-Charles a déployé son projet prioritaire : l’aménagement d’une

zone dédiée au travail individuel et en silence. Pour ce faire, six boxes aux propriétés acoustiques

et esthétiques ont été installés. Ils permettent aux usagers qui les occupent de travailler dans un environnement ergonomique et serein, relié au réseau électrique, où le bruit alentour est absorbé. Cette zone a immédiatement trouvé son public et répond à un besoin qui, jusqu’ici, n’était pas satisfait : celui de travailler seul(e) « dans un cocon ». Dans le cadre du Plan Campus, l’actuelle bibliothèque de Luminy doit, à l’horizon de la rentrée

universitaire 2018, disparaître pour renaître dans le futur learning centre cœur de campus,

« l’Hexagone ». Dans l’attente, les locaux actuels font l’objet d’aménagements limités et circonstanciés : en 2014, le parc informatique public (28 postes) a été renouvelé, ainsi que le parc professionnel (12 postes). Des travaux d’électricité ont permis d’améliorer l’éclairage dans la cage d’escalier. Enfin l’accent a été mis sur la valorisation des espaces et des collections par l’achat de petit mobilier (lampes d’ambiance à l’accueil, bacs à BD et à DVD, vitrine et table d’exposition, chariot à livre coloré).

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 22

Fin mars 2014, l’intégralité des éléments « Bibliothèque universitaire » (2.836 m² SU) au sein du

programme fonctionnel « Learning Centre » a été validée avec les équipes du Plan Campus. Un avis public d’appel à candidatures a ensuite été publié le 10 juillet 2014 afin de formaliser le lancement de la procédure de contrat de partenariat (dialogue compétitif) puis les candidats ont été retenus. Dans ce cadre, le SCD a participé à un premier atelier technique en octobre 2014 (étude des notes d’intention remises par les candidats). La bibliothèque Saint-Jérôme a poursuivi la modernisation progressive de ses espaces en

améliorant l’installation de plusieurs salles de travail (80 nouvelles chaises pour la salle de travail en groupes, deux bureaux pour compléter l’espace informatique, réfection de l’ensemble des rideaux de la BU, stores dans le bureau des magasiniers, achat d’un téléviseur grand écran pour les animations culturelles). Elle a aussi finalisé la signalétique de la salle « Loisirs et culture générale » par l’ajout de panneaux décoratifs au sein du stand de langues. Enfin, les bibliothèques du secteur Sciences ont numérisé de nombreux sujets d’examens des

années 2012-2013 et 2013-2014. Ces sujets sont disponibles sur le site Web du SCD : http://bu.univ-amu.fr/private_content/sujets-dexamen

2.3. Formation des usagers Il s’agit, avec la modernisation des espaces, d’un axe majeur. Depuis 2012, les bibliothécaires du

secteur Sciences se sont insérés dans le module D4 du C2I. En 2013, ils ont déployé une offre totalement homogène sur chaque campus Sciences (codifiée par une plaquette de communication)

et commencé à mener une politique plus offensive en direction des étudiants de niveau avancé (Master) et des chercheurs, en proposant des formations nomades et « à la carte ». En 2014, ces efforts ont été poursuivis et amplifiés : tous les néo-entrants ont bénéficié de visites découvertes des BU ; l’évaluation en ligne du module D4 du C2I, via AMETICE, a été systématisée ; les supports de formation utilisés ont été systématiquement déposés dans AMETICE (espace BU créé) ; le taux de pénétration des formations adressées aux niveaux Master et Recherche a nettement augmenté du fait de nouvelles interventions dans de nouveaux masters et laboratoires

étendues aux trois sites marseillais.

3. Les collections

3.1. Harmonisation de la politique documentaire A l’issue de l’année 2014, l’on peut considérer que le travail initié après la fusion est quasiment

achevé et que les bibliothèques du secteur Sciences ont aujourd’hui une seule et même politique

documentaire, du papier à l’électronique, de l’acquisition à la conservation. Dans la lignée du « Plan de conservation partagée des périodiques en Sciences » déjà initié avant

la fusion, la rationalisation des abonnements périodiques est arrivée à son terme. Fin 2014, le passage au tout électronique pour les éditeurs Wiley et Springer était par ailleurs acté. La rédaction de « fiches disciplines » communes au département pour chaque grande discipline

scientifique est achevée : celles en Mathématiques, Informatique, Physique et Chimie ont été approuvées par la commission Sciences de décembre 2014 ; celles en Sciences et Techniques de l’Ingénieur, Biologie-Sciences de la Terre et de l’Environnement et Sciences du Sport, déjà finalisées, seront approuvées courant 2015. Pour chaque grande discipline scientifique la BU de conservation est désignée, en lien avec les

spécificités et les « points forts » de chaque campus : BU Saint-Charles – Mathématiques,

Informatique ; BU Saint-Jérôme – Physique, Chimie, Sciences et Techniques de l’Ingénieur ; BU Luminy – Biologie-Sciences de la Terre et de l’Environnement, Sciences du Sport. Fin 2014, la définition de tableaux de bord permettant de mesurer, grâce à des indicateurs

précis, la politique documentaire a été actée et a permis de dresser de premiers constats : A/ On note une corrélation entre le nombre de prêts et la « fraîcheur » de la collection. B/ Les taux de

rotation du libre accès montrent l’activité assez importante des BU même si globalement, seul un

tiers des documents sont empruntés : la politique documentaire est donc à affiner et l’on peut repérer les domaines où la politique d’exemplaires n’est sans doute pas assez développée. C/ Dans les quatre BU, les taux de rotation parmi les plus importants portent sur la « culture générale » (BD, DVD, romans) : même s’il n’est pas envisageable d’y consacrer plus de budget, surtout dans le contexte actuel, celui-ci ne sera pas diminué dans la mesure où il exprime un besoin réel et où il contribue à l’augmentation de la fréquentation de la BU.

3.2. Groupe de travail « collections » à la BU Saint-Jérôme A Saint-Jérôme, suite à la fermeture de la BU de Château-Gombert (juin 2013), les collections de celle-ci sont progressivement retraitées puis réintégrées au réseau des BU Sciences. Ce travail est doublé d’un autre chantier d’ampleur : le retraitement des collections de libre accès de la BU Saint-Jérôme. Il s’agit à la fois de « désherber » les fonds qui doivent l’être et de changer le système de classement de la bibliothèque (passage en Dewey). Ceci afin de permettre aux usagers d’avoir des

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 23

environnements de travail entièrement communs et homogènes sur l’ensemble du réseau des BU

Sciences. En 2014, les bibliothécaires de Saint-Jérôme ont traité l’intégralité des fonds de libre accès en Informatique, Mathématiques, Astronomie et Physique, ce qui représente 15.650 volumes du libre accès ainsi que 3.070 volumes du magasin.

3.3. Groupe de travail « collections - plan campus » à la BU Luminy Afin de préparer le déménagement dans la future BU du learning centre, il est indispensable

d’entamer dès maintenant le travail sur les collections : il s’agit ici, dans le cadre des règles de politique documentaire communes au département, de « désherber » ou retraiter les documents en sciences, mais aussi de traiter à part le fonds historiquement important en sciences humaines et sociales. Le travail a été entamé en mars 2014 et, à ce jour, les bibliothécaires de Luminy ont traité l’intégralité des fonds de libre accès en Mathématiques, Informatique, Physique, Astronomie et Chimie, ce qui représente 10.669 volumes.

3.4. Patrimoine, diffusion de la culture scientifique et technique

Résolument tournées vers l’avenir, les bibliothèques du département Sciences n’oublient pas qu’elles sont héritières d’une histoire et d’une tradition déjà anciennes. Les fonds des bibliothèques

(notamment ceux de la réserve patrimoniale de Saint-Charles) retracent largement cette histoire passionnante que les bibliothécaires ont à cœur de valoriser. Dans ce cadre, depuis 2011, en lien avec la Maison des Sciences de l’université, la BU Saint-Charles s’inscrit dans les « Journées du

Patrimoine ». Elle a également numérisé l’une de ses plus remarquables collections patrimoniales, la Flore de Poucel1. Enfin, en 2013 et 2014, elle a renforcé ses liens avec le chargé de mission « Patrimoine scientifique » de l’université (participation aux « Mercredis du Patrimoine d’AMU »), le CICRP (Centre interdisciplinaire de conservation et de restauration du patrimoine), ainsi qu’avec l’Académie des sciences, lettres et arts de Marseille. Par ailleurs, l’ensemble des bibliothèques du réseau a accueilli, tout au long de l’année, des expositions et participé aux grands événements nationaux (« Fête de la Science » et « Année

internationale de la cristallographie » notamment), contribuant ainsi à diffuser et faire rayonner sur les campus la culture scientifique et technique.

4. Les projets Les projets pour 2015 (et au-delà) vont dans la droite ligne des actions réalisées en 2014 : Entretenir, actualiser et ajuster la politique documentaire concertée sur l’ensemble du secteur en

travaillant sur les indicateurs et tableaux de bord et en faisant vivre la commission documentaire en Sciences. Poursuivre le développement de la formation des usagers en augmentant la couverture des

formations « à la carte » pour les niveaux avancés et en continuant à investir la plateforme pédagogique AMETICE, enrichir ses contenus et exploiter ses fonctionnalités. Poursuivre et si possible achever le travail d’ampleur sur les collections de libre accès dans les

BU Saint-Jérôme et Luminy. Poursuivre la participation au projet de learning centre « Hexagone » afin de préparer l’avenir à

Luminy (horizon : rentrée universitaire 2018). Poursuivre la modernisation des bibliothèques, notamment en aménageant une deuxième salle

de travail en groupe à Saint-Charles et une nouvelle salle de travail à Saint-Jérôme associée à un

espace détente (il faudra également insister sur la rénovation des bâtiments, notamment la toiture et les toilettes). Poursuivre le travail de connaissance et de mise en valeur des collections patrimoniales afin de

définir une politique de conservation ambitieuse.

1 http://www1.arkhenum.fr/bu_aix_poucel_flore/

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 24

LES DEPARTEMENTS ET MISSIONS TRANSVERSES DU SCD

Le département de l’ingénierie documentaire ........................................................... P.25 La mission communication ..................................................................................... P.29

La mission formation des usagers ........................................................................... P.32 La mission politique documentaire, patrimoine et conservation .................................. P.36 La mission formation continue ................................................................................ P.39

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 25

LE DEPARTEMENT DE L’INGENIERIE DOCUMENTAIRE

1. Web

1.1. Présence sur le Web

Le nouveau site unique des BU d'AMU a été lancé en septembre 2013 : http://bu.univ-amu.fr/ Avec, en 2014, 1.611.255 pages vues, 750.035 visites et 304.606 visiteurs uniques, le site Web du

SCD est le plus visité après le site général d’Aix-Marseille Université. Principale nouveauté du site en 2014, le remplacement des univers disciplinaires « Netvibes » par des

guides en ligne créés avec le CMS « Libguides ». 24 guides disciplinaires et thématiques, réalisés par les acquéreurs du SCD, ont été lancés le 11 septembre 2014. Ils permettent aux usagers d’avoir, en un coup d’œil, un aperçu de toutes les ressources documentaires mises à disposition dans leur discipline : http://bu.univ-amu.libguides.com/ Le groupe de travail Libguides, dirigé par le département d'ingénierie documentaire, a travaillé

pendant 4 mois pour mettre l’outil en production : définition de l'architecture, création du guide « source » Documentation électronique, créations et vérifications des guides, charte graphique, intégration sur le site web, etc. 45 agents ont été formés (14h d'ateliers). Le démarrage des Libguides

est très prometteur : 28.283 pages vues entre septembre et décembre 2014 (chiffres pour les guides publiés).

1.2. Le service de renseignement en ligne « azimut »

Le service de questions/réponses à distance « @zimut » a comptabilisé 1.747 demandes (dont

472 spams) : http://bu.univ-amu.fr/azimut L'augmentation des demandes (hors spams) est de 179%. Le nombre de personnels du SCD

répondant aux questions est stable (13). L'acquisition d'un outil de gestion spécifique aux services

de renseignements à distance permettrait de gagner en efficacité (constitution d'une base de connaissances, workflow). 214 personnes ont répondu au questionnaire de satisfaction (soit 16,80% des réponses;

pourcentage stable p/r 2013) et 199 se déclarent satisfaites du service (93%). 167 ont eu connaissance du service par le site web des BU (78%). Les commentaires libres saluent la rapidité du service et la pertinence des réponses.

1.3. Outils de signalement

Deux outils de signalement ont été mis en production début 2013 : 360 Electronic Journal Portal,

un répertoire de revues électroniques et 360 Link, un résolveur de liens OpenURL. Ces outils s'appuient sur une base connaissance qui compte 634.536 monographies et 133.985 revues. Ils ont pour objectif de renforcer l’efficacité d’une recherche documentaire effectuée par les usagers. Nous pouvons, en année 2, comparer les statistiques d'usages. Pour 360 EJP : 40.107 visiteurs

uniques (+17,29%), 294.471 pages vues (+12,44%), 93.594 sessions (+25,59%). Et pour 360 Link : 21.414 visiteurs uniques (+46,67%), 181.373 pages vues (+67,44%), 78.036 sessions (+89,14%). En s'appuyant sur le suivi des clics et des cartes de chaleur, l'interface du résolveur de liens est

retravaillée pour intégrer de nouvelles fonctionnalités comme la disponibilité d'une revue imprimée,

la présence d'un article dans une archive ouverte et la possibilité de commander un article en pré-remplissant un formulaire de demande de PEB.

2. Documentation électronique

2.1. Evolution de l’offre La mise en place du prélèvement budgétaire à la source pour l’accès à Science Direct d’Elsevier

en 2014 rend difficile la comparaison du budget consacré aux ressources électroniques d’une année sur l’autre. Si l’on extrait Elsevier, l’on constate toutefois une augmentation de 11% en 2014.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 26

2 167 484,03 €

2 211 796,74 €

1 020 024,25 €

1 131 834,74 €

0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000

2013

2014

Sans Elsevier

Avec Elsevier

* Budget géré par le département de l’ingénierie documentaire, qui n’inclut pas les ressources électroniques acquis

Cette « embellie » ne compense certes pas les 37% de suppressions de l’année précédente mais,

couplée à un taux de change plus favorable et à des réductions du nombre d’accès à certaines bases (Factiva, Electre), elle a néanmoins permis de reprendre certaines ressources désabonnées (ASFA, Ebrary, Index islamicus, Kompass, Oxford english dictionary, RCADI, Safari) et même de démarrer de nouveaux abonnements (Bibliothèque numérique du droit de la santé, Lippincott

premier, Thieme Pharmacie-chimie).

2.2. Usages En ce qui concerne les usages 2014, après la chute généralisée de 2013, la baisse se poursuit

pour les recherches, les connexions tendent à remonter et les consultations en texte intégral (5.095.559) repartent à la hausse (+20%).

2.3. Organisation et fonctionnement du pôle documentation électronique L’affectation d’un nouveau personnel, le premier depuis la fusion, a permis au pôle

documentation électronique de fonctionner dans de meilleures conditions une grande partie de l’année (notamment : avancée sur le chantier complexe du passage au tout électronique, pour

toute l’université, pour les titres des éditeurs Wiley et Springer). Cette affectation est une réelle opportunité qui devrait permettre de mieux répartir la charge de travail entre les agents et donner au département les moyens d’accomplir de nouvelles missions.

3. Informatique L'année 2014 a été une année charnière. Les quatre personnels informatiques du SCD ont été

réaffectés à la DOSI en septembre 2014 dans le cadre d’ORIGAMU (réorganisation administrative et technique de l’université). Depuis cette même période, il n'y a donc plus de budget informatique au sein du SCD et les demandes informatiques sont traitées par le biais de tickets au sein de l'outil de gestion des incidents de la DOSI. Le renouvellement des postes s'est poursuivi : ensemble du parc pédagogique des bibliothèques

Economie-Gestion d’Aix, Gap, Luminy, Schuman Droit, partie du parc des bibliothèques d’Aix

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 27

Lettres, Saint-Jérôme, renouvellement du parc administratif de Luminy. Au total, 106 postes ont

été installés. Ces installations ont été l'occasion de passer ces postes en active directory AMU (ADAMU). Fin

2014, plus de 85% du parc informatique du SCD était en ADAMU. Au fur et à mesure du déploiement des postes administratifs dans l'ADAMU, un espace de stockage synchronisé de 2 Go est disponible pour chaque agent. Autre service offert à compter de janvier 2014 : possibilité pour 2-3 agents par bibliothèque de

créer des comptes « salles pédagogiques » permettant aux lecteurs extérieurs de se connecter aux postes informatiques. Enfin, 2014 est la première année de fonctionnement « de croisière » de la solution de gestion

des copies et impressions de Sedeco. Nombre de copies-impressions : 1.022.725.

4. Publications électroniques

4.1. Thèses

Fin 2014, 1.324 thèses électroniques sont signalées sur theses.fr pour Aix-Marseille Université,

soit un accroissement de 693 thèses soutenues en 2013 dont 33 confidentielles (diffusion différée). Les modalités de diffusion en 2014 sont les suivantes : 244 diffusions internet, 124 diffusions

intranet, 243 diffusions non autorisées par l’auteur, 6 diffusions non autorisées par le jury, 76

corrections non effectuées ou documents juridiques manquant (non diffusées). Les délais de traitement sont en diminution avec une moyenne de 12 mois suivant la date de soutenance. Un serveur de fichiers en diffusion restreinte à l'intranet AMU est mis en service (theses.univ-

amu.fr). Il utilise le reverse proxy (lama.univ-amu.fr) pour effectuer l'authentification des usagers hors campus. L'alimentation s'effectue fichier par fichier au travers d'une interface web authentifiée. Les thèses diffusables en intranet depuis 2012 y sont déposées. L'alimentation de STEP (Signalement des Thèses en préparation) par Apogée est mise en service

et permet le signalement automatique sur theses.fr des sujets de thèses en préparation. La passerelle STEP-STAR (dépôt national des thèses électroniques) est activée pour assurer la cohérence des exports depuis le guichet de dépôt électronique des thèses (depot-theses.univ-amu.fr).

4.2. Mémoires et sujets d’examens Suite au travail du groupe de travail créé en décembre 2013 sur la mise en ligne des sujets

d'examen, une solution intégrée au CMS Drupal a été mise en production en juin 2014. Fin 2014, 91 sujets d'examens des Facultés des Sciences, Sciences du Sport et Economie-

Gestion, ainsi que du Centre de Télé-Enseignement Sciences, des années 2012-2013 et 2013-2014 ont été mis en ligne : http://bu.univ-amu.fr/private_content/sujets-dexamen

5. Archive ouverte et Open Access

Le groupe de travail universitaire mis en place fin 2013 a poursuivi sa réflexion sur les moyens et

conditions à remplir pour mettre en place une archive ouverte à AMU, recueillant les avis et expériences d’autres établissements plus avancés sur la question. Le résultat de cette réflexion a été exposé dans un rapport remis en fin d’année à la

gouvernance. Celle-ci a validé les propositions et recommandations du GT, qui seront mises en œuvre dès 2015 dans le cadre du schéma directeur du numérique (SDN) : en effet, l’archive ouverte fait partie des 26 projets sélectionnés pour une réalisation immédiate. La principale proposition est l’ouverture d’un portail pour AMU sur la plateforme nationale HAL :

celui-ci est opérationnel depuis fin octobre, après la migration sur la version 3. Le travail sur le référentiel des laboratoires, en collaboration avec la direction de la recherche, a commencé : il

s’agit de s’assurer que les 117 unités de recherche d’AMU sont correctement référencées dans la

base. Une autre proposition est la mise en place d’une cellule Open Access (OA), chargée non

seulement de l’administration de l’archive mais aussi plus largement des questions touchant à l’OA, qui vont avoir un impact croissant sur la recherche au cours des prochains mois. Le département sera fortement impliqué dans cette nouvelle mission : l’arrivée d’un personnel supplémentaire en

juillet 2014 permet d’envisager une montée en charge en 2015.

6. Numérisation patrimoniale Au cours de l’année 2014, le département documentaire Droit & Science politique a poursuivi le

calendrier de numérisation selon 3 axes principaux : - fin de la numérisation du corpus de la campagne BnF 2013 en avril 2014 : saisie des 12

documents empruntés à la BMVR de l’Alcazar, aux Archives Départementales, aux Archives nationales d’Outre-mer ainsi que traitement de revues éditées par la Faculté de droit.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 28

- début de nouveaux chantiers hors campagne BnF : périodiques du corpus AMU (Rapports annuels

et Guides étudiants) liés à toutes les facultés (droit, lettres, santé et sciences), numérisation de 22 cours de droit dactylographiés particulièrement fragiles et contrôle qualité de nombreux autres titres avec les corrections associées (env. 1 millier de retirages). - concernant l’accès aux ressources et leur valorisation, la recherche des ayants droit pour les documents hors du domaine public s’est poursuivie et un classement thématique (scientifiquement validé) des titres numérisés est en voie d’achèvement. Au total, 36 documents ont été numérisés au cours de l’année, représentant près de 60.000

pages. Ces 60.000 pages sont à comparer aux 20.000 saisies en 2012 et aux 131.000 en 2013, les volumes étant fonction des campagnes, des ressources humaines et autres opportunités. Seule ombre au tableau, du fait du manque d’espace disponible sur le serveur Flora (disques saturés), seuls 3 titres ont pu être mis en ligne, soit moins de 11.000 pages. Concernant les perspectives 2015, des espaces disques supplémentaires ayant été attribués fin

2014, la mise en ligne des titres de droit, bloquée depuis juin 2013, va pouvoir reprendre dès le mois de janvier. Par ailleurs, un catalogue thématique des titres numérisés ou en cours de numérisation sera proposé comme mode d’accès principal à tous les titres consultables (fichier pdf). Quant aux autres départements, la perspective de numériser le Marseille médical, abandonnée à

l’été 2014, reste conditionnée à un nouvel appel à projet de BSN5 si une 3ème campagne est reconduite en 2015. Pour ALLSH, le projet du Cadist relatif aux expositions coloniales en

coopération avec la CCIMP est aujourd’hui suspendu à l’évolution de son mode de financement (programme CollEx, principalement axé sur la conservation partagée de la documentation imprimée).

7. SUDOC et KOHA

7.1. SUDOC L’opération Campus sur le site Schuman à Aix a eu pour conséquence :

- la fermeture et l’intégration au SCD de bibliothèques d’UFR qui signalaient ou pas leurs collections dans le SUDOC (suppression du RCR de la Bibliothèque de Géographie). - le déménagement de très nombreuses collections de la BU ALLSH vers les BU de Sciences et LSH à Saint-Charles et Pharmacie à Timone, afin de pouvoir accueillir les fonds documentaires de ces

bibliothèques intégrées. Ces déménagements ont nécessité de nombreuses mises à jour dans les catalogues.

- 30 heures de formation interne de 5 agents contractuels recrutés pour cataloguer les documents provenant des BUFR intégrées : 20.433 exemplaires ont été traités en 2014. Le SCD a bénéficié à nouveau d'un financement de l'Agence bibliographique de l’enseignement

supérieur (ABES) dans le cadre de la rétroconversion de thèses de la bibliothèque de Droit d’Aix Schuman, ce qui a permis le recrutement d'un contractuel au second semestre. Suite à l’application par l’ABES de la mise à jour du format de catalogage UNIMARC sur les

mentions de support de document, le format d’échange a été mis à jour entre le SUDOC et le SIGB Koha. De fait, une nouvelle procédure à destination des catalogueurs AMU a été diffusée pour mise en application début novembre 2014. Deux bibliothèques du secteur ALLSH (médiathèque de la MMSH et Laboratoire Paroles et

langage, LPL) s’intéressent au déploiement de leurs fonds dans le SUDOC par l’intermédiaire d’AMU (ILN 4). Le projet avec le LPL est le plus avancé : le coordinateur SUDOC du SCD a rencontré à plusieurs reprises l’équipe demandeuse afin de préciser les contours du projet et préparer les données. De plus, les personnels du LPL ont suivi, à l’automne 2014, les formations aux normes de catalogage dispensées par le CRFCB. Activité catalographique 2014 :

Total création modification suppression

Notices bibliographiques SUDOC 7331 42331 342

Notices bibliographiques KOHA 494 - -

Notices autorités SUDOC 3209 1220 28

Notices exemplaires KOHA 74939 - -

7.2. KOHA

Comme prévu, le changement de version de Koha (version 3.14) a eu lieu en juillet 2014. Le 9 octobre 2014, le serveur Koha a rejoint l'infrastructure AMU.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 29

LA MISSION COMMUNICATION

La mission communication du SCD s’est mise en place en décembre 2012. Tout au long de l’année 2013, différents outils ont été déployés (guide lecteur, site web unique, réseaux sociaux). 2013 a également été une année d’appropriation des outils déployés par la direction de la communication (newsletters, listes de diffusion, lettre de l’université).

1. Consolidation des outils existants

Comme annoncé dans les objectifs du rapport d’activité 2013, l’année 2014 a permis de consolider les différents outils mis en place.

1.1. Le suivi des outils Web et Web 2.0 L’intranet du SCD, géré en collaboration avec le chef du département de l’ingénierie

documentaire et la responsable de la formation continue, a été alimenté tout au long de l’année. Il

a fait l’objet d’une réorganisation importante en octobre 2014, afin d’améliorer ses fonctionnalités et le rendre plus intuitif. Les chefs de départements ont été formés à son utilisation et, depuis décembre 2014, ils y ont accès en « écriture » : ils peuvent ainsi alimenter eux-mêmes en temps

réel les pages des départements. Le nombre de visites et de pages consultés (entre 1000 et 2000 visites et 4000 et 5000 pages vues par mois) s’est stabilisé depuis le 2e semestre 2014, montrant un usage régulier et une appropriation de cet outil par les personnels. La systématisation d’une veille professionnelle depuis janvier 2014 paraissant en actualité chaque vendredi a également pu

contribuer à la stabilisation de cet usage. Le site web des BU, géré en collaboration avec le département de l’ingénierie documentaire, a

trouvé son rythme de croisière. Entre octobre 2013 et octobre 2014, son nombre de visites a quasiment doublé (de 49852 à 98736), et si la durée moyenne de visite a diminué, passant de 7 minutes 55 secondes à 4 minutes et 6 secondes, on peut supposer que c’est l’usage de la page documentation qui s’est amélioré (cette page restant la plus fréquentée après la page d’accueil) et

que les usagers accèdent désormais directement à l’information dont ils ont besoin. Après une période de prise en main au 2nd semestre 2013, la gestion des réseaux sociaux est

entrée dans les usages des personnels référents en 2014. Outre la diffusion d’une information conjoncturelle (événements, nouveautés, relais d’informations intéressant le public), le travail de ces 21 personnels (début janvier 2015) permet de fédérer une communauté autour des bibliothèques d’AMU et d’inscrire ces bibliothèques dans leur tissu local.

- Les 5 pages Facebook touchaient fin 2014 quasiment 6000 personnes. La portée moyenne hebdomadaire d’une publication sur ce média est de 3000 personnes. - Les 5 comptes Twitter avaient environ 1200 « followers », ce qui masque certains écarts (485 en ALLSH et en Droit contre 10 en Eco-gestion). Leur gestion demande un investissement plus lourd (car plus assidu et plus réactif) que Facebook. - Les supports de formation déposés sur le compte Slideshare du SCD ont bénéficié de plus de 29000 vues entre janvier 2013 (ouverture du compte) et janvier 2014.

- La base d’images Flickr a été enrichie régulièrement depuis sa création en juin 2013. Elle permet aujourd’hui d’alimenter en images le site web et de maîtriser l’image des BU donnée en ligne. Prises par les personnels ou, plus rarement par des professionnels (le photographe Xavier Mordefroid auteur de plusieurs expositions à la BU de Gap, et qui a accepté de céder quelques images qu’il avait prises de la BU), les images sont déposées sur le site sous une licence Creative Commons qui nécessite de citer l’auteur mais permet une réutilisation libre selon les conditions initiales. A ces outils ouverts dès 2013, s’est ajoutée en 2014 la série de mini-sites Libguides. Ces guides

accessibles depuis la page d’accueil du site web permettent une entrée disciplinaire et thématique aux usagers. Ils constituent donc un point d’accès privilégié pour les usagers qui trouvent,

rassemblée sur une page, l’information dont ils ont besoin, et un accès à la documentation calibré en fonction de leur niveau et de leur parcours. Pour toutes ces raisons, les Libguides sont également un point d’appui précieux pour les formateurs. Ce projet a été essentiellement porté par

le département de l’ingénierie documentaire.

1.2. L’appropriation des outils de communication d’AMU En 2014, la mission communication s’est saisi des outils mis à disposition par l’université au fil de

l’eau, permettant la présence régulière du SCD dans la « Lettre de l’Université » (publication mensuelle), dans quasiment toutes les newsletters des personnels (hebdomadaire) et des étudiants

(mensuelle). L’utilisation des listes de diffusion se fait également de manière plus parcimonieuse, en fonction des besoins, et la plupart du temps sur des listes de campus et pour une information locale.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 30

1.3. La mise en cohérence des différents supports

La mise en cohérence des supports de communication émanant des BU s’est poursuivie,

aboutissant fin 2014/début 2015 à la diffusion d’une trame graphique harmonisée et cohérente avec la charte graphique AMU pour le petit affichage dans les BU. Chaque collègue chargé de l’affichage peut ainsi récupérer sur l’intranet une trame Word lui permettant de communiquer à l’intérieur de sa bibliothèque. Par ailleurs, la procédure de création d’affiche par la direction de la communication a été formalisée, et, petit à petit, les personnels du SCD s’habituent à prendre en

compte cette étape dans leur programmation d’action culturelle. Le guide du lecteur dépliant de type Zcard a été mis à jour et a fait l’objet d’un retirage à 20000

exemplaires en juin 2014, notamment pour inclure les nouvelles règles de prêt et la création du département documentaire des Sciences économiques et de gestion. Ce guide dépliant, qui tient dans une poche, est le reflet d’une offre documentaire et de service à la fois très éclatée géographiquement et disciplinairement, et riche de sa diversité. Par son unité graphique, il illustre

l’organisation spatiale, fonctionnelle, documentaire et de service du SCD d’AMU. Il constitue ainsi une pièce maîtresse de notre stratégie de communication.

2. Création de nouveaux outils Outre la consolidation des outils existants, 2014 a vu la création de nouveaux outils : En complément du guide du lecteur papier, un film de présentation des bibliothèques a été écrit

en interne et réalisé par la cellule audiovisuelle de la direction de la communication avec la

participation d’une collègue du SCD et d’un moniteur étudiant. L’objectif de ce film au ton décalé et convivial est de présenter en 3 minutes l’offre documentaire et de service du SCD d’AMU. Diffusé à la rentrée 2014, il a d’ores et déjà pu servir d’appui aux présentations de rentrée et pourra être réutilisé à la rentrée 2015. Des sacs en coton ornés du slogan « Vos BU, sur place ou à emporter ! » ont été commandés et

livrés à l’été 2014. Outre l’aspect pratique pour emporter les livres empruntés, ces sacs sont un

support de communication nomade puisque les usagers les emportent avec eux dans leurs déplacements. Accompagnés de guides lecteurs, ils ont été distribués lors des différents événements qui jalonnent l’année universitaire (rentrée, visites des BU, visites extérieures, etc.). Ces sacs ont rencontré un vif succès auprès des étudiants comme des personnels. Les réunions du groupe de travail (devenu « commission » en 2014, pour marquer la

permanence de l’enjeu communicationnel) se sont poursuivies à intervalles réguliers. Chaque

collègue représentant un département documentaire est un relais auprès de ses collègues et de son chef de département. Des représentants des missions transverses complètent le panel et

contribuent à l’amélioration de la circulation de l’information. Chaque projet relevant de la communication est désormais suivi par l’un de membres de la commission, en plus du chargé de mission communication. Ce fonctionnement en mode projet pallie un temps de travail consacré à cette mission actuellement limité (0,5 ETP). Parmi les objectifs énoncés dans le rapport 2014 figurait la production d’un document de

synthèse pour permettre aux agents du SCD de connaître tous les outils à leur disposition et de s’en faire les relais. Ce document a été mis en ligne fin 2014.

3. Bilan général et orientations 2015 Fin 2014, la communication interne et externe du SCD est bien en place dans l’université. A l’interne, les outils sont à la disposition de chaque personnel pour lui permettre d’accéder à

l’information le plus efficacement possible. Chacun est conscient que la richesse des fonds documentaires et la force de l’offre de services ne se suffisent pas à elles-mêmes mais qu’elles nécessitent un effort de communication dont le bénéfice en termes d’image dépasse le simple cadre des bibliothèques. A l’externe, les BU sont bien identifiées par les étudiants et la cohérence de leur organisation est

mise en avant de manière globale (guide, film, site web) comme dans chaque département

documentaire (réseaux sociaux, etc.). C’est désormais en direction des enseignants-chercheurs et des personnels de l’université que les

efforts doivent plus particulièrement se concentrer. Si l’utilité des BU n’est pas à prouver pour les étudiants, nombreux sont encore les enseignants-chercheurs et personnels de l’université à méconnaître les ressources mises à disposition par les bibliothèques et, trop souvent, à ne pas les utiliser à la mesure des efforts humais et financiers fournis par le SCD. Cet axe de communication

constituera une priorité en 2015. Les efforts de communication se porteront également en direction de la gouvernance de l’université à travers un travail de mise en forme des indicateurs de performance et du rapport d’activité, afin de mettre en lumière le travail et les efforts fournis par les personnels pour rendre un service de qualité. La mise en place de l’enquête de satisfaction « LibQUAL+ » au SCD d’Aix-Marseille Université fin 2015 permettra de mieux connaître les attentes de nos usagers. Mais elle sera aussi une occasion de faire parler des bibliothèques dans l’université

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 31

et de mettre en lumière leur volonté d’évoluer vers des services encore plus efficaces et

performants.

Deux des différentes couvertures du « Guide du lecteur » 2014

Sac « Vos BU, sur place ou à emporter ! »

Capture d’écran du film présentant les BU (réalisé par la direction de la communication d’AMU) : http://www.univ-amu.fr/scd-video

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 32

LA MISSION FORMATION DES USAGERS

La formation des usagers à la recherche documentaire est un axe fort pour le SCD. Depuis la

fusion, les chiffres en attestent, chaque bibliothèque de chaque département documentaire a tâché d’accroître son action en la matière (dans la mesure bien entendu où les facultés et composantes souhaitent ou sont en capacité de répondre aux sollicitations). Même si une cohérence globale et une certaine homogénéité est recherchée (notamment :

ciblage du public néo-entrant, volonté d’inscription des dispositifs de Licence dans les cursus et/ou plus particulièrement dans le C2I, volonté de toucher davantage les publics de niveau avancé, formation des doctorants en lien étroit avec le collège doctoral, intégration dans AMeTICE), les types d’actions menées selon les secteurs sont divers et reflètent une adaptation constante des bibliothécaires aux besoins et attentes des étudiants et enseignants-chercheurs (les « formations nomades » en sciences, les « rendez-vous documentaires » en santé par exemple). Afin de pouvoir renforcer encore davantage cet axe dans l’avenir, le SCD devra à la fois

s’appuyer sur les formateurs désignés (bibliothécaires et tuteurs étudiants) mais aussi partiellement « décentraliser » cette fonction en impliquant plus largement les personnels des bibliothèques (responsables de pôles documentaires notamment).

1. Le département ALLSH

1.1. Chiffres 4905 étudiants ont été accueillis en 2014 par les bibliothèques du département LSH dans le

cadre d’une formation (4169 étudiants) ou d’une visite (736 étudiants). La progression du nombre d’étudiants formés (hors visite) est de 30 % par rapport à l’année précédente (3205 étudiants formés en 2013), et ce dans un contexte de progression constante depuis 2009. S’agissant du public formé, les formations se répartissent comme suit : 74 % licence, 26 %

master. Les formations délivrées sont intégrées dans les cursus d’enseignement, principalement dans les

UE de MTU pour les étudiants de L1 et dans l’UE INF L01(C2i) pour les étudiants de L2. En master, la formation est généralement intégrée au sein des UE de méthodologie de la recherche. La durée de formation est de 1,5 à 2 heures pour les étudiants de L1, de 3 heures pour les

étudiants de L2 (C2i), de 2 à 4 heures pour les étudiants de master.

1.2. Ressources humaines et matérielles

634 heures de formation ont été délivrées dans les cursus. Les tuteurs, recrutés sous contrat

emploi étudiant, en ont assuré 69 % (436 heures), les personnels de bibliothèque 31% (198 heures). Les visites ont été conduites par les personnels de bibliothèque (20 heures). Les formations ont été délivrées au sein des BU équipées de salles de formation (BU Lettres Aix,

BU Saint-Charles) ainsi que dans des salles mises à disposition des BU sur chacun des différents sites.

1.3. Commentaires Les formations sont désormais totalement intégrées dans les cursus d’enseignement, leur mise

en place est dans la plupart des cas une réponse à une commande passée par un enseignant. La progression importante de la formation des usagers au titre de l’année 2014 s’explique en grande partie par l’intervention de la BU intégrée à l’UE INF L012 depuis la rentrée de septembre 20133 . L’organisation actuelle repose fortement sur le recrutement de tuteurs étudiants (contrats

emplois étudiants). Ces personnels ont délivré 69 % des formations en 2014.

Cependant, une implication de plus en plus importante des personnels de bibliothèque, responsables de secteurs documentaires, dans la formation des usagers est à relever (31% des formations délivrées). On est passé de 70 heures de formation assurées par les personnels de bibliothèque en 2013 à 198 heures en 2014. Cette tendance constitue un point d’appui pour un renforcement de la formation des usagers dans les années à venir.

2 Le programme de l’UE INF L01 se confond avec le référentiel du C2i. La formation de la BU porte sur le domaine 4 du référentiel «Organiser la recherche d’informations à l’ère du numérique», elle prend la forme d’une séance de trois heures obligatoire pour tous les étudiants de licence 2 de l’UFR ALLSH (1283 étudiants en 2014). 3 L’année 2014 constitue donc la première année civile de référence pour la comptabilisation des étudiants formés dans le cadre de l’UE INF L01 (semestre 2 de l’année 2013-2014 et semestre 1 de l’année 2014-2015).

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 33

2. Le département DSP

2.1. Premier semestre

Au premier semestre 2014, 52 étudiants de Licence 1 de l’Institut de Management public et de

gouvernance Territoriale (IMPGT) ont été formés à la recherche documentaire par le responsable de cette mission au cours de deux séances obligatoires de 2 h chacune. Par ailleurs, 819 étudiants de Licence 2 ont une reçu une formation documentaire lors d’un cours

obligatoire d’1h30 dispensé par des chargés de TD en droit administratif et civil sur l’ensemble des campus de la faculté de droit (Schuman, Canebière et Arles). Dans une enquête conduite à la fin de ces séances, les étudiants témoignaient de leur satisfaction et affirmaient mieux maîtriser l’offre documentaire proposée par le SCD. Quelques étudiants de Master et de Doctorat, souhaitant approfondir leurs recherches

documentaires, ont bénéficié de rendez-vous individuels. Le département économie-gestion n’ayant pas encore de responsable formation en janvier 2014,

un personnel du département Droit a formé cette année encore les doctorants de la faculté d’économie et de gestion à l’utilisation des ressources en ligne du SCD.

2.2. Deuxième semestre Le départ du responsable de la méthodologie documentaire en juin 2014 a eu pour effet une

réorganisation provisoire du travail. Les personnels de catégorie A du département se sont répartis les actions de formation en attendant la nomination d’un nouveau responsable en septembre 2015. Dans le cadre des pré-rentrées 2014 de la faculté de droit, la BU a assuré sur Aix et Marseille

une présentation de ses services et un bref panorama des bases de données, à la fois pour les Master 1 et les Licence 1, avec une participation aux séances TICE pour ces derniers. La BU a répondu à une demande de formation de deux centres de recherche de la faculté de

droit (IDA et CERIC). 79 étudiants ont reçu une formation de deux heures adaptée à leur spécialité dans les cinq Master suivants :

- Master 1 : droit des affaires mention Environnement, sécurité, qualité de l'entreprise et droit des affaires formation continue ;

- Master 2 : droit international, droit européen, droit international et européen de l’environnement.

A la demande de l’Institut de recherche Europe-Asie, des visites approfondies avec présentation

des ressources électroniques ont été aussi organisées pour les magistrats et procureurs chinois, dont une en anglais. Pour des raisons administratives et financières, la faculté de droit a souhaité mettre un terme au

dispositif de formation documentaire à destination des Licence 2 de Droit. Toutefois, le département a été sollicité pour concevoir des tutoriels de préparation au C2i niveau 1 dans le

cadre d’un module optionnel de Licence 2. Cinq présentations décrivant les bases de la recherche documentaire juridique et les principaux outils mis à disposition par le SCD ont ainsi été réalisées et seront mises en ligne sur la plate-forme AMeTICE au début de l’année 2015.

3. Le département EG

3.1. Chiffres Le Département d’Economie Gestion a formé 418 étudiants (340 étudiants en Licence et 78 en

Master) pour un total de 43,5 heures. ¾ des étudiants formés l’ont été à la BU de Gap. Les formations de Licences concernent l’utilisation du catalogue, du site web et des bases de données. Celles des Masters, la recherche documentaire. En dehors de ces formations, une présentation du SCD et des services offerts a été faite en

amphithéâtre le jour de la prérentrée des nouveaux arrivants (L1) sur le campus d’Economie d’Aix-

en-Provence : environ 500 étudiants ont donc été informés de l’existence d’une bibliothèque sur leur campus et des services qu’elle offre. Les formations documentaires à destination des licences à Colbert et à Ferry ne sont pas

intégrées dans les cursus universitaires. Les seules formations faites sur ces sites sont à destination de certains Masters. Pour les développer, des actions ont été entreprises (envois d’une

plaquette auprès des secrétariats et des enseignants, contacts pris avec des enseignants au Salon des Masters et au sein du campus de la FEG). Elles ont permis d’assurer des formations auprès d’un nouveau public malgré un personnel en sous-effectif à la BU Colbert et des mutations. En revanche, à Gap, les formations sont inscrites dans les cursus de 1ère année des étudiants de

l’IUT de GEA, de l’IFSI et des STAPS. Une présentation générale des outils documentaires est assurée. Vingt documentalistes du CDDP des Hautes Alpes l’ont également suivie.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 34

3.2. Objectifs 2015

Faire intégrer les formations documentaires dans le cursus « Licence 1 » économie gestion :

l’existence d’un enseignement de méthodologie intitulé « Conférence de méthode » pourrait être le cadre de cette formation. Un contact est d’ores et déjà pris auprès des responsables pédagogiques de la Licence. Elargir les propositions de formation à destination des Masters : plusieurs secrétariats

pédagogiques ont déjà été contactés pour une mise en place à la rentrée prochaine. Développer la visibilité des formations sur la plateforme Ametice : élaborer des questionnaires

auto-corrigés en lien avec les formations proposées.

4. Le département Santé

4.1. Chiffres Le département Santé a formé 656 étudiants dans le cadre des formations dans les cursus, pour

un volume horaire de 193 heures. Ce chiffre est en progression (30% environ) par rapport à l’année précédente : 520 étudiants formés pour 132 heures de formation. Le public formé se répartit comme suit : 70 % licence, 28 % master et 2 % doctorants. La durée des formations, selon la demande des enseignants, est variable : les séances peuvent

être de 2h, 3h, 4h ou 6h (pour certains masters). D’autre part, le département Santé propose des ateliers documentaires individuels ou en petits

groupes (Zotero / Pubmed). Dans ce cadre, 360 étudiants (tous niveaux L à D) ont été formés pour 409 heures de formation. En tout, 1 016 étudiants ont été formés pour 602 heures de formation.

4.2. Ressources humaines et matérielles Les formations ont été assurées dans leur totalité par les personnels des bibliothèques. Les

personnels impliqués sont essentiellement ceux des catégories A ou B (un personnel de catégorie C participe aux ateliers documentaires). Les formations ont eu lieu essentiellement dans la salle de formation de la BU Pharmacie ainsi

que dans quelques salles des Facultés de médecine, odontologie ou pharmacie. Une petite salle de

formation est en cours d’équipement à la bibliothèque de médecine-odontologie et sera utilisée, l’année prochaine, notamment pour les formations en petits groupes.

4.3. Commentaires Certaines formations sont bien installées et sont reconduites d’une année sur l’autre

(orthophonie, maïeutique, licence pro cosmétique, C2i…). De nouvelles formations ont été mises en place : Sciences cliniques infirmières, orthoptie,

participation à la journée « Recherche » de la faculté d’odontologie. Les ateliers Pubmed, nouveaux cette année, ont eu un franc succès, notamment auprès des

internes de médecine générale. Certaines formations donnent lieu à une évaluation notée de la BU prise en compte dans les

enseignements (Orthophonie, Licence Pro Cosmétique : maîtrise complète de la formation avec 21h de formation et évaluation faite par les bibliothécaires).

4.4. Perspectives 2015 Reconduire les formations déjà existantes dans les cursus Mettre en place de nouvelles formations suite à des demandes d’enseignants.

Prospecter vers les laboratoires pour la mise en place de formations nomades. Continuer à développer les ateliers documentaires existants, voire proposer de nouvelles

thématiques.

5. Le département Sciences

5.1. Chiffres

Le dispositif des formations dispensées par le département des sciences a un double objectif :

toucher un nombre de plus en plus important d’usagers (étudiants de tous niveaux mais aussi enseignants) et optimiser l’utilisation des ressources documentaires, papier ou électronique. Au total, 5401 étudiants ont été approchés pour 420,5 heures d’interventions (239,5 heures par

les tuteurs, soit 57%, le reste étant assuré par les personnels affectés à ces fonctions, soit 43%). Dans le décompte de ces heures il faut dégager les présentations de rentrée en amphis qui ont

concerné 2261 étudiants pour 5,25 heures.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 35

Etudiants L M D

2013-2014 28154 355 16

2014-2015 26085 436 95

5.2. Commentaire

La formation la plus stabilisée et la plus « massive » concerne le C2i. Le nouvel objectif fort était

le passage pour toutes les formations au module D4 du C2i des licences (L1 ou L2) à l’évaluation en ligne sur la plateforme AMeTICE : cet objectif a été atteint, toutes les formations C2i ont été validées par cette évaluation. Il faut noter la satisfaction des enseignants ainsi que l’absence de

difficultés techniques. D’autres formations sont bien installées maintenant (L3 SSS, M1 AGIS, M1 Océanographie…) et

ont été données dans différentes composantes (IUT, faculté des sciences). De nouveaux masters ont été touchés (Génie des procédés, physique…). Notre présence annuelle

au Salon des Masters porte ses fruits : de nouveaux contacts pour la mise en place de formations l’an prochain sont déjà en cours et ont aussi permis d’étoffer nos formations actuelles. En complément des ateliers déjà proposés par le SCD en direction des doctorants, des

« formations nomades » (bibliométrie, Zotero…) ont été proposées dans de nouveaux laboratoires :

LPED à Saint-Charles et M2P2 à l’Arbois, STAPS à Luminy. Les laboratoires qui avaient déjà bénéficié de précédentes formations nous envoient également leurs nouveaux arrivants. A noter aussi notre présentation sur les archives ouvertes, lors d’une réunion de laboratoire (ICR): ce type d’intervention est susceptible de se reproduire en lien avec le développement du portail HAL-AMU.

5.3. Orientations 2015

Introduire des formations à Polytech (en plus des présentations de rentrée déjà effectuées). Renforcer le dispositif actuel en direction des étudiants de la faculté des Sciences du Sport. Finaliser une organisation uniforme sur tous les sites pour la biologie qui n’émarge pas encore

dans le C2i. Développer les ateliers avec inscription libre (Zotero, Inkscape…) au sein des bibliothèques du

département. Renforcer l’équipe de formateurs en permettant à davantage de personnels (notamment les

responsables de pôles documentaires) de s’approprier cet enjeu.

6. Les formations proposées aux doctorants, en lien avec le collège doctoral Les formations proposées aux doctorants par le SCD étaient organisées en 2014 pour la 4ème

année consécutive, cette année pendant la semaine du 20 au 28 janvier 2014. Le programme consiste en :

- un cours obligatoire sur les enjeux juridiques du dépôt et de la diffusion électronique des thèses,

- et des ateliers optionnels sur Word, Latex, Zotero, les ressources documentaires électroniques en droit, économie et gestion, lettres et sciences humaines, santé, et sciences et techniques.

Au total, 14 séances de formation ont été proposées, qui représentent 29 heures, auxquelles ont

assisté 257 étudiants-stagiaires (des doctorants ayant pu suivre plusieurs formations). Cette formation a mobilisé 8 formateurs, tous personnels AMU : aux sept bibliothécaires du SCD qui

assurent les ateliers s’ajoute un maître de conférences de la Faculté de droit qui dispense le cours magistral. Dans les évaluations, les doctorants se déclarent satisfaits à 78% de la formation. Perspectives : le SCD collabore avec l’ingénierie de formation du collège doctoral afin de

répondre au mieux aux besoins de formation. Il faut articuler cette formation par rapport à

l’ensemble de l’offre des écoles doctorales sur laquelle la SCD pas de visibilité. Il est envisagé de

reproduire à différents moments de l’année les ateliers qui ont rencontré le plus de succès.

4 Avec présentations en amphi 5 Sans présentations en amphi 6 Avec présentations en amphi 7 Sans présentations en amphi

Heures L M D

2013-2014 310.56 83 12

2014-2015 313.57 74.25 27.5

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 36

LA MISSION POLITIQUE DOCUMENTAIRE,

PATRIMOINE ET CONSERVATION

1. Les fonds spéciaux du SCD

1.1. Le Cadist

Le CADIST (centre d’acquisition et de diffusion de la culture scientifique et technique) d’AMU est

chargé des acquisitions de documents et de leur diffusion dans les domaines de l’orient méditerranéen à l’époque ottomane et de l’histoire coloniale française jusqu’en 1918 : http://bu.univ-amu.fr/cadist En 2014, la subvention de 19 980 € a permis l’acquisition de 322 ouvrages et 80 abonnements

périodiques. Aactivité du fonds : 1795 prêts d’ouvrages dont 222 en PEB pour 74 emprunteurs et 16 articles fournis. Comme les autres CADIST de France, il sera appelé à s’insérer dans la nouvelle infrastructure

documentaire nationale CollEx.

1.2. L’Espace de recherche et de documentation (ERD) Gao Xingjian

En 2014, le travail de veille documentaire sur la production éditoriale relative à l’œuvre de Gao

Xingjian a été poursuivi, avec acquisition (dans toutes les langues) et signalement systématiques, conformément aux missions assignées à l'ERD Gao Xingjian : http://bu.univ-amu.fr/erd-gao-xingjian. Cette veille documentaire a porté également sur la littérature grise académique. Le fonds de l'ERD Gao Xingjian a, en outre, été abondé par un nouveau don de Monsieur Gao Xingjian de 20 documents. La BU ALLSH a été associée à la préparation de la Rencontre avec Gao Xingjian, organisée par

l'Institut de Recherches asiatiques (IrAsia - UMR 7306) le 26 novembre 2014 à la Maison de la recherche Schuman : une présentation de l'ERD a été faite dans le cadre du séminaire d'IrAsia du vendredi 14 novembre 2014 intitulé "Autour de Gao Xingjian".

1.3. L’Espace de recherche et de documentation (ERD) André Miquel

Dans le cadre de la réorganisation du libre accès de la BU des Lettres d’Aix en 2014, afin de

pouvoir accueillir les collections des bibliothèques de section de l'UFR ALLSH intégrées, l'ERD Miquel a été déplacé (passage de l'espace partagé avec la salle de recherche au rez-de-chaussée à

un espace à part entière sur la coursive) : http://erdmiquel.univ-provence.fr/ La signalétique a été revue à cette occasion, ainsi que le classement des documents.

2. La politique patrimoniale du SCD : conservation et valorisation

La mission patrimoine et conservation est coordonnée par un conservateur. L’objectif principal de

cette mission créée en 2014 a été, pour cette première année, la mise en place d’une politique de conservation coordonnée à l’échelle du SCD, en fonction des besoins des bibliothèques détentrices de patrimoine. L’état des lieux du patrimoine documentaire conservé par les bibliothèques du SCD a fait l’objet d’un rapport, consultable dans l’espace patrimoine de l’intranet du SCD. A partir de ce document, une définition des collections patrimoniales et un guide pour déterminer

le contenu des réserves ont été élaborés, puis validés par la direction. Sur cette base de travail, deux documents ont été élaborés en collaboration avec les agents en charge des collections :

- le plan d’urgence et de sauvegarde des collections (concerne la BU Lettres Aix, la BU Droit Schuman, la BU Médecine-Odontologie Timone, la BU Saint-Charles, la BU Saint-Jérôme et la BU Ferry. La BU ESPE Aix a remis à plus tard son inscription dans le dispositif).

- le plan de conservation, plan pluriannuel (2014-2017) qui recense l’ensemble des actions

prévues sur la question du patrimoine selon trois axes : les bâtiments, les collections, la formation des personnels. Ce plan a été pensé comme un outil de pilotage à destination des différentes bibliothèques concernées (pour pouvoir prévoir les chantiers, le budget, les formations en hiérarchisant les priorités et en les programmant à l’avance). Ces deux documents ont été approuvés par le Conseil documentaire de juin 2014. Le plan

d’urgence est disponible dans l’espace « patrimoine » de l’intranet du SCD. Il a aussi été mis à

disposition des bibliothèques d’AMU hors SCD.

2.1. Actions de formations pour les personnels de la documentation

Les plans évoqués précédemment ont également fait l’objet de présentations aux agents dans les

bibliothèques concernées, de façon à sensibiliser les équipes aux questions de formation. Par ailleurs, des actions de formation, en lien avec la responsable de la formation continue au

sein du SCD, ont été mises en place en interne (une formation « initiation au livre ancien » a été

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 37

organisée en interne à la rentrée 2014 ; un dialogue a été amorcé avec le Centre régional de

formation aux carrières des bibliothèques pour la mise en place d’autres formations utiles).

2.2. Valorisation des collections patrimoniales, à destination de l’enseignement et

de la recherche

L’année 2014 a aussi été l’occasion de mettre en place plusieurs partenariats. Des contacts ont

été pris avec le chargé de mission pour la conservation du patrimoine scientifique d’AMU et ont conduit à une collaboration fructueuse pour la mise en valeur du patrimoine de l’université dans son ensemble, quel que soit son support. Dans cette optique, le patrimoine des BU apparaît dans la plaquette Le patrimoine scientifique d’Aix-Marseille Université élaborée par la cellule culture scientifique. La rentrée 2014 a vu la mise en place d’un carnet de recherches intitulé Conserver, enseigner, chercher (http://tresoramu.hypotheses.org), où les enseignants-chercheurs et les

bibliothécaires sont invités à croiser leurs compétences pour faire connaître à tous le riche patrimoine de l’Université. Enfin, la bibliothèque Saint-Charles a participé aux « Mercredis du patrimoine », présentant le 1er octobre le plus ancien livre conservé dans les collections de la bibliothèque (Fuchs, De historia stirpium, 1542). D’autres partenariats avec l’enseignement et la recherche se sont mis en place. Depuis l’été

2014, la BU Lettres d’Aix est en contact régulier avec deux maîtres de conférences en littérature

médiévale au CIELAM, pour mettre en place des séances d’étude autour des fonds patrimoniaux. Une séance a eu lieu en novembre 2014, dans le cadre d’un séminaire du Master « Edition de textes ». Dans le même esprit, le SCD a organisé le 1er octobre 2014 un atelier d’étude du livre ancien, avec la participation de William Kemp, chercheur associé à l’Université McGill (Montréal) et Guillaume Berthon, maître de conférences en littérature de la Renaissance à l’Université de Toulon. Cette séance, organisée autour de la découverte de la bibliographie matérielle autour des

collections de la BU Lettres d’Aix, a attiré un public nombreux (enseignants-chercheurs et étudiants de Master principalement).

2.3. Valorisation des collections patrimoniales, à destination du grand public

Des évènements nationaux ont été l’occasion de mettre en valeur des collections pour un public

élargi au delà d’AMU. Dans le cadre des commémorations nationales, le SCD a organisé un cycle d’expositions autour du thème de la Grande Guerre, accompagnant un projet pédagogique, culturel et artistique porté par les BU de l’ESPE. D’autre part, trois bibliothèques ont participé aux Journées européennes du Patrimoine en 2014 :

Droit Schuman, Saint-Charles et Médecine-Odontologie Timone.

3. Le réseau documentaire d’AMU

Le SCD a poursuivi en 2014 sa politique de coopération avec toutes les bibliothèques d’AMU. Il a

organisé une matinée d’information et de rencontre des bibliothèques le 14 février 2014 sur le site de Saint-Charles pour tous les personnels de documentation d’AMU autour du thème « Fédérer et collaborer », qui a réuni 37 participants. Le SCD a reçu en 2014 plusieurs demandes de bibliothèques hors SCD en vue du signalement de

leurs collections dans le catalogue de l’université Koha et dans le catalogue national Sudoc. Le projet d’association formalisée avec le Laboratoire Langage et Parole (LPL) est prévu début 2015. La demande d’association formalisée de la MMSH reçue en 2014 fait l’objet d’une étude de faisabilité en raison de la complexité technique du dossier. Enfin, la demande d’association formalisée de l’IUT pour sa future bibliothèque site Gaston Berger devrait, comme le LPL, être programmée en 2015.

4. Les actions de coopérations régionale, nationale et internationale

Par l’ensemble des actions menées au niveau régional, national et international, le SCD contribue

donc fortement au rayonnement d’Aix-Marseille Université.

4.1. Le centre régional 66 (CR 66) du Sudoc-Publications en série (PS)

Hébergé par le SCD qui lui consacre 0,5 ETP, le centre régional (CR) 66 PACA gère actuellement

la participation au SUDOC-PS de 196 centres de ressources documentaires répartis sur 4 départements de la région ainsi que les DROM-COM. A côté des 106 bibliothèques universitaires ou de recherche qui signalent tous leurs documents

dans le catalogue national SUDOC, le CR66 permet le référencement des seuls périodiques de 90 bibliothèques de la région dépendant de structures très différentes, publiques ou privées. En 2014, parallèlement à l’activité courante de signalement, de mise à jour des états de

collection, de numérotation ISSN, et au recrutement de nouveaux centres de ressources (3 en 2014), le CR 66 a concentré ses efforts sur :

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 38

- l’élaboration de son projet pour le conventionnement sur objectifs 2015-2017 ;

- le renforcement de la coopération régionale, notamment dans le cadre du Plan de Conservation Partagée des Périodiques (PCPP) en PACA, avec le Centre Régional de Nice et l’Agence régionale du Livre (ARL) ;

- le signalement du PCPP Sciences d’AMU sur Périscope (mai 2014) ; - la promotion de Colodus et la formation à cette application développée par l’ABES ; - l’organisation d’une journée d’étude (16 octobre 2014) sur le thème « Signaler le

patrimoine »8 et les problématiques de conservation et gestion de bibliothèque numérique ;

- la mise en ligne de pages publiques sur le site professionnel du SCD9, également accessibles par le site de l’ABES depuis octobre 201410.

Le CR66 a par ailleurs pu valoriser son activité via une présentation dans la lettre d’information

de la DRAC PACA, Patrimoine(s) en Provence-Alpes-Côte d’Azur (avril 2014)11 et la Lettre d’AMU (septembre 2014)12.

4.2. La coopération du SCD avec l’ABF PACA

Le SCD a accueilli le 13 octobre 2014 la journée d'étude de l’Association des Bibliothécaires de

France (ABF) PACA intitulée « L’avenir des bibliothèques : l’exemple des bibliothèques

universitaires » à la Maison de la Recherche sur le site Shuman d’Aix. Les personnels du SCD membres de l’ABF en ont assuré l’organisation, sous la coordination du chef du département ALLSH. Cette journée a permis d’envisager les évolutions du métier de bibliothécaire, notamment universitaire, et de bénéficier des retours d’expériences de plusieurs projets accomplis de learning centres. Le SCD a également participé à l’assemblée générale de l’ABF PACA, à la Seyne-sur-Mer, le 8

décembre 2014.

4.3. La participation du SCD au consortium Couperin et au projet de SGBM

Le SCD élargit sa contribution aux activités du consortium Couperin, en participant aux travaux

du GT sur l’Open Access, et en s’investissant dans la Cellule E-books et dans le projet pilote d'édition de livres en libre accès. Trois agents du département de l'ingénierie documentaire sont impliqués dans 7 négociations nationales pour des ressources juridiques et pluridisciplinaires. AMU a signé le 17 octobre 2014 la convention constitutive du groupement de commandes

« Système de gestion de bibliothèque en mode service (SGBM) » (référence : SGBM-2014-01-4) dont le coordonnateur est l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES). Durant la période concernée (2016-2020), AMU s’engage à passer par l'accord-cadre de l'ABES, s'il décide

d'adopter pendant la période concernée une solution correspondant aux spécifications de l'accord-cadre.

4.4. ISTeMAG TEMPUS IV

Le SCD participe au projet européen ISTeMAG (http://istemag.org/), pour l’optimisation de

l'accès à l'information scientifique et technique dans les universités du Maghreb. Ce projet de coopération internationale porte sur la documentation électronique et la mise en place d’une politique institutionnelle d'archives ouvertes. Commencé fin 2010, il s’est achevé en juillet 2014. Dans le cadre de ce programme TEMPUS IV, mis en place par la communauté européenne,

douze universités ont coopéré : l’Université libre de Bruxelles (Belgique), l’Université d’Aix-

Marseille, l’Université de Brasov (Roumanie), les universités de Boumerdès, Batna et Tlemcen en Algérie, les universités de Marrakech, Casablanca et Rabat au Maroc, et les universités de Monastir, Sfax et Gafsa en Tunisie. Grâce aux efforts de tous les partenaires, un portail d’accès aux archives ouvertes, aux bases de données et aux ressources électroniques accessibles au Maghreb a été ouvert : http://portail.istemag.org Le SCD d’AMU a participé à chaque phase du projet, notamment aux orientations politiques à

travers le comité de pilotage. Mme Joëlle Menant, chef du département ALLSH, a été chargée de la coordination de ce projet au sein du SCD. Grâce à ISTeMAG, AMU a été largement mise en avant auprès des universités algériennes, marocaines et tunisiennes. Les liens ont été renforcés avec l’Université libre de Bruxelles (porteur du projet) et tissés avec l’université de Brasov en Roumanie. Perspectives de nouvelle coopération internationale : l’ULB souhaiterait poursuivre la coopération

avec le SCD d’AMU, sur d’autres projets européens, soit en direction du Maghreb, soit en direction des pays de l’Europe de l’Est (Roumanie, République tchèque).

8 http://scd.univ-amu.fr/public_content/rencontres-annuelles-du-sudoc-ps-cr66 9 http://scd.univ-amu.fr/sudoc-ps 10 http://www.abes.fr/Sudoc/Le-reseau-Sudoc-PS/Les-etablissements-membres-du-reseau-Sudoc-PS 11 http://www.infos-patrimoinespaca.org/index.php?menu=9&num_article=80&mp=2&cptcom=1 12 http://dircom.univ-amu.fr/sites/dircom.univ-amu.fr/files/lettreamu_septembre_ndeg23-web.pdf

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 39

LA MISSION FORMATION CONTINUE

L’organisation de la formation des personnels a été impactée en 2014 par l’organisation ORIGAMU et la mise en place d’un service unique de formation continue AMU au Pharo. La notion de « périmètre » n’est plus utilisée pour la gestion des demandes de formation depuis le 1er septembre 2014.

1. Le plan annuel de formation du SCD Un personnel bien formé est un personnel plus épanoui dans son travail et qui rend un meilleur

service au public : c’est dans cet esprit que le SCD aborde la question de la formation continue. La formation professionnelle des personnels s’est exercée dans le cadre du plan annuel de

formation 2013/2014 qui identifie cinq publics prioritaires : - les nouveaux arrivants en distinguant les arrivées par mutations externes ou internes,

- les catégories C, incluant bien sûr les contractuels en leur permettant de préparer des concours,

- les personnels administratifs amenés à voir leurs fonctions évoluer,

- les personnels assurant des permanences de service public, - les personnels assurant de la formation en direction des usagers.

2. Evolution globale de la formation professionnelle En 2013, les agents du SCD avaient suivi 4373 heures de formation soit l’équivalent de 729

journées13. Ainsi, les personnels avaient suivi, en moyenne, 21 heures de formation soit presque l’équivalent de trois jours et demi par agent. En 2014, 192 agents du SCD ont suivi 4561 heures de formation soit l’équivalent de 760

journées, dont 781 heures pour la préparation concours. Ainsi, les personnels ont suivi, en

moyenne, 23 heures de formation soit presque l’équivalent de 4 jours par agent. Bien que le nombre de personnels ait légèrement diminué, le volume de formation progresse donc de plus de 4 %.

Grands chiffres de la formation

Grands chiffres (arrondis) Heures Jours

192 personnels et 668 stages 4561 760

dont 1 formation initiale de conservateur (A) 726 121

dont 1 formation post recrutement BIBAS (B) 120 20

dont 1 formation PACTE magasinier (C) 320 53

Evolution 2013-2014 des formations en heure et par catégorie

Catégorie

2013 2014 Variation % sur Nb

H. Nb

agent14 Nb

heure Moyenne

heure/agent Nb

agent² Nb

heure

Moyenne Heure

Par agent

A 52 1407 27 50 1899 38 + 35

B 51 1479 29 48 946 20 - 36

C 103 1486 14 101 1716 17 + 15

Total 206 4373 21 199 4561 23 + 4

Bien qu’en légère baisse, les formations qui permettent une adaptation immédiate au poste de

travail (type 1) sont les plus suivies. Les préparations aux concours (type 3) viennent toujours en

deuxième position.

13 On compte en moyenne 6 heures pour une journée de formation. 14 Nombre d’agents au 31 décembre de l’année référencée.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 40

Evolution en heure des formations par typologie

Typologie 2013 2014

Titulaire ANT Total Titulaire ANT Total

T1 Adaptation au poste de travail

2 883 524 3 4O7 2736 511 3247

T2 Adaptation à l’évolution des métiers

102 15 117 339 9 348

T3

Développement de nouvelles qualifications

710 139 849 688 279 967

Total 3695 678 4373 967 161 4561

Répartition des formations par filière et par catégorie en heure

Cat.

Agent bibliothèque ou assimilé

Agent administratif Total SCD

Heure titulaire

Heure ANT

Total Heure

titulaire Heure ANT

Total Titulaire ANT Total

A 1795 12 1806 93 0 93 1888 12 1899

B 923 21 943 4 0 4 926 21 946

C 882 695 1577 68 71 139 950 766 1716

Total 3599 727 4326 165 71 236 3764 798 4562

3. Bilan par domaine de formation puis par département

A la demande de la direction du SCD, le CRFCB (Centre régional de formation aux carrières des

bibliothèques) a mis en place une formation de management pour 34 personnels de direction et d’encadrement intermédiaire pour une durée totale de 440 heures. 10 agents nouvellement affectés ont bénéficié de formation post-recrutement pour une durée de

1192 heures (formations statutaires ou proposées par le SCD). 2 agents ont participé pendant cinq jours au congrès IFLA15 à Lyon (1 C et 1A).

28 agents toutes catégories confondues ont assisté à une journée professionnelle organisée par L’ABF PACA16 intitulée « L'avenir des bibliothèques : l’exemple des bibliothèques universitaires ».

Répartition par domaine de formation, catégorie et heure

Domaines de formation A B C Total

Bibliothèque et son public 42 39 90 171

Bureautique 9 12 25 46

Collections et politiques documentaire

98 145 309 552

Développement personnel 18 95 0 113

Etablissement et management 520 81 21 622

Formation des usagers 73 54 58 185

Formation post-recrutement 734 124 334 1192

Gestion administrative et financière

70 6 70 145

Hygiène et sécurité 6 0 36 42

Informatique et NTIC 33 75 21 129

Journées d'études 297 137 150 584

Préparation concours 0 179 603 781

Total 1899 946 1716 4561

15 Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques 16 Association des bibliothécaires français de Provence-Alpes-Côte d’Azur

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 41

Répartition des formations en ratio heure/jour, en heure et jour

Département Nb agents Ratio H ratio J Heures Jours

ALLSH 52 11 2 580 97

DSP 35 22 4 787 131

SEG 14 34 6 479 80

Santé 29 15 2 431 72

ST 41 21 3 852 142

IngDoc 11 92 15 1016 169

Direction 17 25 4 418 70

TOTAL 199 23 4 4561 760

4. Bilan des préparations (recrutements, examens professionnels, concours) En 2013, 48 agents ont consacré 502 heures à la préparation d’un concours pour une moyenne

de 10,46 heures par agent. En 2014, 46 agents ont consacré 782 heures à la préparation d’un concours ou d’un examen

professionnel pour une moyenne de 17 heures par agent soit l’équivalent de 47 jours de plus qu’en 2013. Le SCD, en partenariat avec le CRFCB, a développé, dans le cadre des recrutements de

magasinier, le dispositif de préparation des concours et examens professionnels.

Répartition des préparations par catégorie

Concours 2013 2014 Variable en

jour Heures Jours Heures Jours

A 3 0,50 0 0 - 0,50 j.

B 276 46 179 30 -16 j.

C 223 37 603 100 + 63 j.

Total 503 84 781 130 + 46 j.

Résultats des préparations

Concours, examens professionnels, recrutements Cat. Admissibilité Admission

Recrutement direct magasinier C NC 2

Recrutement Sauvadet (magasinier et administratif) C NC 3

Examen professionnel d’avancement au grade de BIBAS classe supérieure

B 3 0

Examen professionnel d’avancement au grade de BIBAS classe exceptionnelle

B 4 0

Concours de BIBAS classe normale B 2 1

Concours de BIBAS classe supérieure B 1 1

Demandes de formation non retenues

Typologie Nbre

Demandes refusées 14

Stage complet 1

Stages reportés par l’organisme 1

Demandes hors délai 3

Total 19

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 42

5. Bilan général de la formation continue La formation 2014 est en augmentation. Le plan de formation 2014-2015 voté au CT du 20

janvier 2015 devrait amplifier cette évolution. Quatre publics prioritaires sont identifiés : - Les personnels de catégorie C, notamment les ANT, pour la préparation des concours. - Les personnels nouvellement affectés, notamment de catégorie C. - Les personnels assurant des permanences de service public : les formations portant sur

l’accueil sont fondamentales pour garantir la qualité des services. - les formateurs : le développement de formations documentaires adaptées aux différentes

communautés d’usagers constitue un objectif stratégique prioritaire dans le cadre plus général de l’amélioration des services aux publics.

Le plan campus qui touche directement trois « grosses » bibliothèques (Luminy, Schuman Droit

et Lettres) va impacter pratiquement l’ensemble du réseau des bibliothèques car cela signifie une

évolution significative des missions, métiers et compétences de la filière bibliothèque. Un accompagnement sera nécessaire pour l’ensemble des personnels afin d’aller vers cette évolution.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 43

CONCLUSION

Sur l’année 2014, les 199 agents (182,8 ETP) du SCD, qu’ils soient localisés à Gap, Digne, Avignon, Aix ou Marseille, ont ouvert les 18 bibliothèques du réseau à raison de 37.523 heures cumulées ; ils ont accueilli 2.248.382 visiteurs sur place et 2.873.842 visiteurs à distance ; ils ont prêté 456.209 documents physiques tous supports ; ils ont formé 12.570 usagers à la recherche documentaire ; ils ont maintenu 1,4 millions de documents (50 km linéaires) et en ont directement acquis ou intégré 61.076 (qu’ils ont réceptionné, équipé, indexé, catalogué et mis à disposition du

public) ; ils ont géré et exécuté un budget de près de 4 millions d’euros ; ils ont fait fonctionner et maintenu 35.573 m² de surface (dont 18.901 m² d’espaces publics) ; ils ont proposé une palette très large de services sur place et à distance ; ils ont activement participé à la politique culturelle de l’université en organisant / accueillant 50 manifestations. Toutes catégories confondues, titulaires et contractuels, les personnels du SCD ont donc contribué à accompagner la formation et la recherche, à faciliter le travail de toute la communauté, à animer

les campus, à jouer un rôle social et culturel et, enfin, à faire rayonner leur université. Qu’ils en soient tous ici chaleureusement remerciés.

Pour conclure, soulignons que l’année 2014 a définitivement permis d’asseoir l’« organisation cible » du SCD post-fusion. Il est temps maintenant, ce processus de fusion ayant été absorbé, de se tourner pleinement vers l’avenir pour faire du SCD de la plus grande université francophone un

service résolument orienté « qualité » et « services au public » (sur place comme à distance), résolument placé au cœur de son université mais également capable de la faire rayonner hors-les-murs. Pour ce faire, et notamment, le SCD conduira dès 2015 l’enquête électronique « LibQUAL+ » : cela devrait fortement l’aider à structurer son projet de service en identifiant les besoins et attentes prioritaires des usagers, ainsi que leur perception de la qualité des services qui leur sont actuellement proposés.

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SCD AMU / RAPPORT D’ACTIVITE 2014 - 44

CONTRIBUTIONS AU RAPPORT D’ACTIVITE 2014

Anne DUJOL, directrice, puis Johann BERTI, administrateur provisoire Dominique JACOBI, directrice adjointe

Michèle RIERA, responsable administrative

Joëlle MENANT, chef du département documentaire ALLSH

Luc LUPONE, chef du département documentaire DSP Françoise BERNARDI, chef du département documentaire EG et responsable de l’évaluation

Mireille VIAL, chef du département documentaire SANTE Johann BERTI, chef du département documentaire S&T

Michaël HUG, chef du département de l’ingénierie documentaire

Samuel LESPETS, responsable de la mission communication

Jocelyne VIEVILLE, responsable de la mission politique documentaire Sophie ASTIER, responsable de la mission patrimoine et conservation

Marie-Christine SANTELLI, responsable de la mission formation continue

Merci à tous les personnels du SCD qui ont, directement ou indirectement,

largement contribué à la production de ce rapport d’activité

* * *

Site Web du SCD : http://bu.univ-amu.fr/

Facebook de chaque département documentaire : http://bu.univ-amu.fr/facebook Twitter de chaque département documentaire : http://bu.univ-amu.fr/twitter

Slideshare du SCD : http://fr.slideshare.net/SCDAMU Flickr du SCD : https://www.flickr.com/photos/buam

Libguides du SCD : http://bu.univ-amu.libguides.com/ Film présentant le SCD : http://www.univ-amu.fr/scd-video

Nous joindre :

[email protected]

Vous pouvez également joindre tout personnel du SCD à l’adresse : [email protected]