Web viewMicrosoft Office 2007 a complètement changé la structure des menus des applications Word, Excel, PowerPoint, Access. Toutes les commandes sont maintenant

1 ère année ST Bureautique et Web

Chapitre 3

Microsoft Excel

I- Introduction :

Microsoft Excel est un logiciel qui sert aux analyses financières et graphiques. Ce logiciel permet l’élaboration des documents tel que : les factures, les bons (de commandes, de livraison…), les bulletins. Il permet également la représentation des données sous formes graphique.

Microsoft Office 2007 a complètement changé la structure des menus des applications Word, Excel, PowerPoint, Access. Toutes les commandes sont maintenant structurées dans un menu que Microsoft appelle le « Ruban ». Les commandes sont regroupées sous des onglets et des regroupements de commandes. Ces onglets représentent les étapes de la création d'un document : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage, Développeur (si activé). La plupart des commandes qui étaient auparavant sous le menu Fichier sont maintenant accessibles en appuyant sur le bouton Office. À sa droite, il y a aussi la barre de lancement rapide pour les commandes que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser cette barre à votre choix. Office 2007 améliore aussi la visibilité des touches raccourcis. Vous pouvez utiliser les touches du clavier pour accéder à toutes les commandes du menu au lieu de la souris. Il suffit d'appuyer sur la touche Alt pour commencer. Office 2007 vous offre aussi la possibilité de voir le résultat avant de choisir la commande (aperçu instantané).

A- Accès à Ms Excel :

1 cliquez sur le menu démarrer et pointez programme.

2 cliques sur Microsoft Excel et la fenêtre Ms Excel s’affiche.

B- Présentation de l’écran Ms Excel :


Cet environnement comporte :

1) Bouton Microsoft Ce bouton vous donne accès à la plupart des commandes qui étaient auparavant sous le menu Fichier en plus des options de l'application.

2) Barre d'accès rapide

Vous pouvez placer des boutons de commandes des options que vous utilisez le plus souvent.

3) La barre titre Permets de gérer l'application dans sa fenêtre. Elle donne aussi le nom de l'application ( Excel ) et du document actuel ( Classeur1 ).

4) Le Ruban On retrouve toutes les commandes de l'application dans ce menu.

5) Les onglets Affiche les commandes les plus souvent utilisées.


Les onglets regroupent les commandes selon les étapes de réalisation d'un document.

6) Raccourcis clavier Vous pouvez utiliser des combinaisons de touches pour actives des commandes. Il suffit de commencer avec la touche Alt suivie les lettres ou les chiffres encadrés en dessous des commandes.

7) Regroupement de commandes

Les commandes sont regroupées selon le type d'action que vous désirez activer. Plusieurs ont aussi des options supplémentaires en appuyant sur le boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du regroupement.

8) Boutons commandes

Appuyez sur les boutons pour activer les commandes de votre choix.

9) Indicateur de position

Affiche la position de la cellule active. Peut aussi servir pour donner un nom à une cellule et aussi à se déplacer d'une cellule nommée à une autre.

10) La barre formule

Permets de voir et de modifier le contenu des cellules; que ce contenu soit du texte, des chiffres ou des formules.

11) La cellule active Permet de sélectionner une cellule, ou un bloc de cellules, pour ensuite changer son contenu, sa présentation, les déplacer, effacer ou plusieurs autres possibilités.

12) La poignée de recopie

Permets de recopier le contenu d'une cellule, une formule ou une série de chiffres ou de titres.

13) Les en-têtes des Permets d'identifier la position des cellules par


colonnes et des lignes

rapport à l'intersection avec la lettre de la colonne (A à XFD) et le chiffre de la ligne (1 à 1 048 576)

14) Les onglets des feuilles de calcul

Excel permet d'avoir plusieurs feuilles de calcul dans un même classeur. Les onglets sont utilisés pour identifier chaque feuille. Excel vous permet d'accomplir des calculs en longueur, en largeur et aussi en "profondeur". Il est possible de créer un bloc de cellules provenant de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple, la formule suivante pour faire l'addition des chiffres des cellules A1 des feuilles de calcul feuil1 à feuil5: =somme(feuil1:feuil5!A1). Ou l'addition de la cellule A1 de la feuille de calcul actuel avec la cellule B4 de le feuille de calcul feuil2: =A1+FEUIL2!B4. Vous pouvez varier selon vos besoins.

15) La barre de défilement des onglets

Puisqu'un classeur peut avoir plusieurs feuilles de calcul, il est impossible d'afficher tous les onglets en même temps. Cette barre permet donc d'afficher les feuilles de calcul qui ne sont pas visibles à un moment donné.

16) La barre d'état Permets de voir au bas de l'écran les options qui sont activées.

17) Les barres de défilement horizontal et vertical

Permets de se déplacer horizontalement et verticalement sur une feuille de calcul. Chaque feuille est composée de 16 384 colonnes et de 1 048 576 lignes.

18) Les curseurs de fractionnement

Permets de découper l'affichage en deux horizontalement et/ou verticalement. Ceci permet de comparer des chiffres qui sont éloignés. Par exemple, ceci permet de comparer les chiffres d'un mois avec ceux de l'année précédente.


19) Les colonnes Chaque feuille de calcul contient 16 384 colonnes nommées de A à XFD.

20) Les lignes Chaque feuille de calcul contient des lignes numérotées de 1 à 1 048 576.

21) Le pointeur Permets de sélectionner une cellule, un bloc de cellules, un objet, ou d'activer les options du menu ou les boutons des barres d'outils.

22) Modes d'affichage

Excel offre trois modes d'affichage : normal, mise en page, aperçu des sauts de page.

23) Zoom Vous pouvez zoomer sur la feuille de calcul pour voir plus de détails ou un plus grand aperçu de votre modèle.

24) Menu contextuel

Menu avec les options les plus populaires appariait lorsqu'on appuie sur le bouton droit de la souris.

25) Mini menu Mini menu avec les options de présentation les plus populaires apparaissent en même temps que le menu contextuel.

II- Gestion des classeurs :

Définition :

Dans Excel, un classeur est un fichier dans lequel vous travaillez et stockez vos données. Dans la mesure où chaque classeur peut contenir de nombreuses feuilles, vous pouvez organiser différents types d'informations apparentées dans un seul et même fichier.

Les feuilles de calcul servent à afficher et à analyser des données. Vous pouvez taper et modifier des données dans plusieurs feuilles de calcul en


même temps et réaliser des calculs à partir de données provenant de plusieurs feuilles de calcul.

Créer un classeur :

Du bouton office cliquez sur nouveau, ensuite nouveau classeur excel , il vous donne le choix entre plusieurs modèles.

Vierge et récent, Modèles installés, Mes modèles (budgets, calendrier, formulaires, factures, lettres…).

Double clic sur l’icône du classeur.

Insérer une nouvelle feuille de calcul :

De l’onglet Accueil cliquez sur insérer ensuite une feuille de calcul.

Vous avez la possibilité d’insérer des cellules , des lignes ou des colonnes dans la feuille.

Supprimer une feuille de calcul :

De l’onglet Accueil cliquez sur supprimer ensuite une feuille de calcul.

Vous pouvez supprimer une ligne ou colonne mais Supprimer une ligne veut dire la supprimer avec le contenu (texte, formules,…). La ligne suivante prendra sa place.

Enregistrement d’un classeur :

La procédure d’enregistrement reste la même pour tous les logiciels d’application.

- Bouton office

- Enregistrer sous

- D ans la zone enregistrer dans, sélectionner le disque puis le répertoire dans lequel vous voulez enregistrer le classeur.

- Dans la zone nom du classeur, saisissez le nom.

- Cliquez enfin sur enregistrer.

III- Notion de formule :



Une formule peut vous aider à analyser les données contenues dans une feuille de calcul. Vous pouvez réaliser des opérations, telles que des additions, des multiplications et des comparaisons de valeurs figurant dans une feuille de calcul.

Une formule peut contenir les éléments suivants: des opérateurs, des références de cellule, des valeurs, des fonctions de feuille de calcul et des noms.

Saisie d’une formule :

Pour saisir une formule dans une cellule de feuille de calcul, tapez une combinaison de ces éléments dans la barre de formule en commençant toujours par un signe égal (=).

A B C D ESociété Nationale d’électricité

Bon de commandeDésignation Référence PU Qté valeurBloc note A4 Direction 850 14Chemise Agfa 255 14Classeur Agfa 1375 7Paquet disquette

Verbatim 9500 8

Montant Total

Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez saisir des donnée .A1

Saisissez les données (Société Nationale d’électricité) et appuyer sur entrée ou tabulation.

Cliquez sur la cellule A4, puis tapez Bon de commande puis sur entrée.

Cliquez sur la cellule A7, tapez désignation.

Remplissez le reste du tableau de la même manière.

Vous allez saisir les formules dans le tableau pour calculer la valeur de la cellule A4.

- Cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulez entrer la formule, E8

- Tapez = (un signe égal).


- Saisissez la formule (cliquez dans C8, appuyez sur l’opérateur désiré(*)).

- Cliquez dans D8

- Appuyez sur entrée

Les fonctions

I) Définition.

Dans Excel, les fonctions de feuille de calcul sont des outils de calcul que vous pouvez utiliser dans des feuilles de calcul pour aider à la prise de décision, à l'exécution d'actions et à l'obtention automatique de valeurs de données. différents. Chaque description de fonction comporte une ligne de syntaxe. Lorsqu'un argument est suivi de points de suspension vous pouvez entrer plusieurs arguments ayant ce type de données.

Par exemple, la syntaxe de la fonction MAX est la suivante :

MAX(nombre1;nombre2; ... ) => MAX(26) ou MAX(26;31) ou MAX(26;31;29)

Les fonctions dont le nom est suivi d'une paire de parenthèses vide n'admettent aucun argument. Toutefois, vous devez inclure ces parenthèses pour que Excel reconnaisse la fonction.

Insérer une fonction

Bibliothèque de fonctions

Fonction (argument). Résultat obtenu.Somme(champ) Calcule la somme des cellules du champ.Moyenne(champ) Calcule la moyenne des cellules du champ.


Max(Champ) Détermine la plus grande valeur du champ.Min(Champ) Détermine la plus petite valeur du champ.Var(Champ) Calcule la variance sur le champ.Log10(N) Calcule le logarithme décimal du nombre N.Arrondi(N;nbr) Arrondit N au nombre de chiffres précisé.Ent(N) Arrondit N au nombre entier inférieur.Maintenant() Affiche la date et l'heure courante (date et heure système).Mois(num_série_date) Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement.Vpm(taux;npm;-cap) Affiche la valeur des paiements annuels d'un remboursement.Si(Cond;Rés1;Rés2) Affiche Résultat1 si la condition est vrai sinon affiche Résultat2

Exemple : Somme automatique

La commande la plus souvent utilisée dans un chiffrier est la fonction Somme. Après tout, on veut avoir le total de lignes ou de colonnes de chiffres.

Placez le pointeur dans la cellule D5.Appuyez sur le bouton Somme automatique .

Excel va suggérer la formule =somme (A5:C5). Vous devez encore appuyer sur la touche Entrée pour confirmer la formule. Mais avant, comment l'option Somme Automatique a déterminé quelle étendue de cellule il doit choisir? En fait, l'option commence à chercher des chiffres vers le haut avant de regarder pour des chiffres à la gauche. Mais puisqu'il y a chiffres immédiatement à la gauche, Excel présume que ce sont les chiffres dont vous désirez une somme. Il continue vers la gauche tant qu'il y a des chiffres. L'option va s'arrêter s'il tombe sur une cellule ayant du texte ou est vide.

Appuyez sur la touche Échap.Sinon, placez le pointeur dans la cellule D5 et supprimez le contenu.


Placez le pointeur dans la cellule E5.Appuyez sur le bouton Somme automatique .

La fonction de somme automatique va vous suggérer =somme(E1:E4). Pourquoi cette plage de cellules? La fonction reconnait que les usagers préfèrent placer une ligne ou une colonne de séparation entre les chiffres et les totaux. C'est pour cela que la fonction continue à chercher même s'il y a initialement une ligne ou colonne vide entre les chiffres et la fonction. Ensuite, la fonction préfère l'addition de chiffres placés au-dessus que sur le côté. C'est pour cela que, même si la distance est égale entre la fonction somme automatique et les chiffres au-dessus ou à la gauche, elle ira chercher les chiffres placés au-dessus. Comme avant, elle va continuer vers le haut jusqu'à ce qu'elle soit arrêtée par du texte, une cellule vide ou la bordure de la feuille de calcul.

Appuyez sur la touche Entrée pour confirmer la formule.

Le total des chiffres sera de 24.

Le piège de la somme automatique

Mais cette fonction comporte un risque, un piège.

Effacez le contenu de la cellule B5.Placez le pointeur dans la cellule D5.Appuyez sur le bouton Somme automatique .

La fonction vous suggère maintenant =somme(C5). Pourquoi ne va-t-il pas chercher plus loin comme auparavant? La fonction s'arrête toujours dès qu'elle constate une cellule ayant du texte ou une cellule vide comme c'est le cas pour la cellule B5. C'est pour cette raison que la fonction somme automatique vous demande de toujours confirmer l'étendue des cellules pour la somme. Elle peut vous donner une étendue erronée si vous avez oublié d'entrer un chiffre.

Appuyez sur la touche Échap.

Somme automatique sur plusieurs lignes et colonnes

Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour créer plusieurs somme automatique en même temps.


Sélectionnez les cellules E8 à E10.Appuyez sur le bouton Somme automatique .

Sans avertissement, la somme automatique va calculer la somme des lignes. Puisque vous avez sélectionné plusieurs cellules d'une même colonne, la fonction présume que vous désirez la somme de lignes. La même chose se répète si vous sélectionnez plusieurs cellules d'une même ligne. La fonction va additionner les chiffres de la colonne au-dessus de celle-ci.

Sélectionnez les cellules A12 à C12.Appuyez sur le bouton Somme automatique .

Définir un nom

Allez à l’onglet Formules.


Placez le pointeur dans la cellule ou une étendue de cellules dont vous désirez donner un nom.

Du regroupement Nom définis, sélectionnez l'option Définir un nom.

Excel 2007 va suggérer le contenu de la cellule à la gauche si celle-ci contient du texte. Le logiciel va remplacer les espaces par des soulignées (Majuscule et - sur la plupart des claviers). Vous pouvez toujours écrire le nom de votre choix dans la case Nom. Cependant, Excel n'acceptera pas des noms qui contiennent des espaces.

Entrez le nom de votre choix dans la case Nom.Dans la case Fait référence à, assurez-vous que l'adresse de la cellule ou du

bloc de cellules soit bien choisi.Si vous le désirez, vous pouvez ajouter un commentaire sur le nom que vous

avez choisi.Appuyez sur le bouton OK.

Il y a une autre façon de donner un nom à une cellule.

Placez le pointeur dans la cellule ou une étendue de cellules dont vous désirez donner un nom.

Placez le pointeur dans la case Indicateur de position.Entrez le nom de votre choix (sans espaces).Appuyez sur le touche Entrée.


Recopie de la formule :

Il serait fastidieux de reprendre la même opération pour d’autres cellules.

Excel permet de recopier de façon automatique une formule existante sur d’autre cellules.

- Cliquez dans la cellule qui contient déjà une formule .

- Faites glisser le poignet de recopie de cette cellule sur les cellules dont vous voulez la même formule.

Exercice :

Le tableau ci-dessous nous fait état des notes de quelques matières des élèves d’une classe.

Calculez les valeurs des cellules vides.

A B C D E F G HNote

InformatiqueNote

chimieNote

PhysiqueTotal Moyenne

individuelle

Rang Mention

Coefficient 1 2.5 3 X x xMadjid 8 12 11Hanan 10 15 8Lamia 12 16 10Samir 15 17 18Latifa 10 12 0

Mohamed 14 0 14Moyenne

classex

Moy <8….faible , Moy <10….médiocre , Moy <12…passable , Moy =20….parfait , Moy <14….assez bien , Moy <16….bien , Moy <20….trés bien .

Résolution de la colonne total :


- Sélectionnez E3 puis cliquez sur fx (insérer une fonction).

- Sélectionnez la fonction somme et validez (ok).

- Une boite de dialogue apparaît, validez.

- Sélectionnez la cellule E3.

- cliquez sur fx , sélectionnez moyenne et validez.

- Saisissez B3*B&2+C3*C&2+D3*D&2 et validez.

- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule E3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu’à E8.

Une autre manière pour résoudre le problème:

- Dans la cellule E3 Saisissez =B3*B&2+C3*C&2+D3*D&2 puis cliquez sur entrée.

- Utilisez le poignet de recopie de la cellule E3 , cliquez et faites le glisser jusqu’à E8.

Calcul de la moyenne individuelle :

- Sélectionnez E3 puis cliquez sur fx

- sélectionnez moyenne et validez.

- Saisissez E3/E&2 et validez.

- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule F3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu’à F8.

Détermination des rangs :

- Sélectionnez G3 puis cliquez sur fx .

- sélectionnez la fonction rang et validez.

- Saisissez F3 qui est le nombre dont on veut son rang.

- Cliquez devant référence et saisissez tous les nombres qui seront rangés tout en introduisant $ : F$3 ;F$4 ;F$5 ;F$6 ;F$7 ;F$8.


- Pour un ordre croissant (de 1 à 9) , devant ordre, on place « 0 » et on valide.

- Pour un ordre décroissant (de 9 à 1) , devant ordre, on place « 1 » et on valide.

- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule G3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu’à G8.

Calcul des moyennes générales de la classe :

- Sélectionnez B9 puis cliquez sur fx .

- sélectionnez moyenne et validez

- saisissez B3 :B8 (veut dire de B3 jusqu’à B8) et validez.

- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule B9 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu’à F9.

Détermination de la mention :

- Sélectionnez H3 puis cliquez sur fx

- sélectionnez la fonction « si » et validez.

- Saisissez la cellule dont vous voulez sa mention F3.

- Allez sur la barre de formule, placez le curseur entre F3 et la fermeture de la parenthèse, continuez à saisir de telle sorte qu’on ait : si (F3 ; si(F3<8 ; « faible » ;si(F3<10 ; « mediocre » ; si(F3<12 ; »passable » ;si(F3<14 ; « assez bien » ;si(F3<16 ; « bien » ;si(F3>16 ; « très bien » ;si(F3=20 ; « parfait »)))))))).

- Valider

- Placez le pointeur de la souris sur le poignet de recopie de la cellule H3 puis cliquez tout en glissant la souris jusqu’à H9.


IV Création d’un graphique

Un graphique est toujours crée à partir d’un tableau réalisé sur une feuille de calcul Excel.

A B C D E F G1 Chiffres d’affaires 2007 (en milier dinars)23 1èr

trimestre2ème

trimestre3ème

trimestreTotaux

4 Walid 502 412 413 13275 Kamel 424 409 452 12856 Rafik 397 445 406 12487 Fatima 512 387 487 13868 Totaux 1835 1653 1758 5246

Pour construire un graphique il suffit de cliquer sur l’une quelconque des cellules du tableau contenant les données à prendre en compte.

Il est possible de ne sélectionner qu’une partie des données si le graphique ne doit porter que sur celles-ci (notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et/ou les colonnes de total).

La plage de cellules sélectionnées ne doit pas comporter de lignes ou de colonnes vides. Celle-ci seront interpréter comme des valeurs à zéro dans le graphique.

Pour éviter d’avoir des échelles trop importantes, il est préférable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes de totaux, sauf nécessité absolue.

Exemple


On veut réaliser un graphique en colonnes (histogramme) pour le tableau précedent.

1- Sélectionnez A3 :D7

2- Cliquez sur l’outil « colonne »

Excel vous propose de choisir le type d’apparence de votre graphique.

Votre graphique apparaît immédiatement sur la feuille.

Vous pouvez déplacer le graphique , modifiez sa taille, attribuer un titre, mettre des commentaire, le supprimer…..

V Tri d’une liste :

Vous pouvez réorganiser les lignes ou colonnes d’une liste en triant les valeurs qu’elles contiennent.

Lors de la tri, Ms Excel réorganise les lignes, les colonnes ou les cellules en utilisant l’ordre tri que vous avez spécifié (ordre croissant :de 1 à 9, de A à Z ou décroissant : de 9 à 1, Z à A)pour cela.

- Cliquez à l’intérieur de la base de données.


- Dans la zone trier par, spécifiez le champ qui servira de condition de tri puis cliquez sur ok.

VI Protection des documents : ( onglet révision)

1- Protection d’une feuille :

- Sélectionnez la feuille à protéger.

- Cliquez sur « protéger la feuille.

- Saisissez un mot de passe.

- Choisissez les fonctionnalités qui seront inaccessibles par l’utilisateur.

- Validez (ok)

Et pour supprimer la protection cliquez sur « ôter la protection de la feuille».

2- Protection du classeur :


Cette commande permet de protéger la structure du classeur (contre des modifications dans l’ordre des feuilles, la suppression ou l’insertion de feuilles, …….) et/ ou la modification des fenêtres (taille, position, …..).

Pour activer cette protection, utilisez « protéger le classeur » puis sur protéger la structure et les fenêtres. Un mot de passe optionnel est demandé.

3- Protection du fichier :

Pour interdire complètement l’accès à un fichier, il est possible de le verrouiller à l’aide d’un mot de passe.

- Utilisez le « bouton office », « enregistrer sous ».

- Outils (boite de dialogue)

- Options générales.

- Sur la ligne « mot de passe pour la lecture » et/ou « mot de passe pour la modification » saisissez votre mot de passe.

- Excel vous demande ensuite de saisir à nouveau votre mot de passe pour vérification.

- Valider toutes les boites de dialogue pour enregistrer le fichier avec le mot de passe.


Pour supprimer ou modifier le mot de passe ; procédez de la même façon.

Documents

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