State Records Authority of New South Wales GA 35

Transfert des dossiers de NSW pour le stockage ou l'entretien avec les fournisseurs de services basés en dehors de l'État (GA35)

Une autorisation de transférer les dossiers de l'Etat aux fins de stockage avec ou le maintien par les fournisseurs de services tel que requis pour la conduite des opérations commerciales.

Cette autorisation est approuvée conformément à l'article 21 (2) c de l'Etat enregistre la loi de 1998 sur l'approbation préalable suivante par le Conseil d'Etat de l'Autorisation des dossiers de la Nouvelle-Galles du Sud conformément à l'article 21 (3) de la Loi.

1 Vue d'ensemble

1.1 But de l'Autorisation

Le but de cette Autorisation est de fournir l'approbation des bureaux NSW public à transférer les dossiers de l'Etat à des fins de stockage ou de maintenance avec les fournisseurs de services basés en dehors de NSW.

Cette Autorisation établit les conditions dans lesquelles l'approbation de cette pratique est donné.

1.2 Quels sont les registres ne le couvercle Autorisation?

L'Autorisation s'applique à tous les dossiers, indépendamment de leur format.Il est probable que les principales utilisations de l'Autorisation sera pour le :

le stockage des documents papier avec des prestataires de services transfrontaliers au sein de l'Australie

le transfert et le stockage de documents numériques avec des prestataires de services dont les données de gestion des installations ou des serveurs sont basés en dehors de NSW, ou

le transfert et le stockage temporaire des registres à l'extérieur de NSW en Australie, mais dans tout processus certaines sont menées par exemple la conversion ou la copie des enregistrements vers d'autres formats.

1.3 Autorisation

La prise et l'envoi des dossiers de l'Etat pour le stockage ou l'entretien avec les fournisseurs de services basés en dehors de NSW est approuvé à condition qu'une évaluation appropriée du risque a été fait et les dossiers sont gérés conformément à toutes les exigences applicables aux enregistrements d'Etat sous la State Records Act de 1998.

En particulier les bureaux publics doivent :

évaluer et traiter les risques liés à la prise et l'envoi des dossiers de l'Etat pour le stockage ou l'entretien avec les fournisseurs de services basés en dehors de NSW

assurer les prestataires de services des installations et des services conformes aux exigences des normes émises par State Records

s'assurer que les arrangements contractuels et des contrôles sont en place pour assurer la garde sécuritaire et la bonne conservation des dossiers

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s'assurer que la propriété des enregistrements reste avec la fonction publique surveiller l'arrangement pour assurer le fournisseur de service répond aux exigences

pertinentes.

Note: Cette autorisation devrait être appliquée avec prudence, en gardant à l'esprit que les autorisations de prélèvement et envoi d'enregistrements hors de l'État sont donnés en termes de l'Etat Records Act de 1998 seulement. Des précautions doivent être prises pour ne pas prendre ou d'envoyer d'enregistrement hors de l'Etat en violation de toute responsabilité juridique ou les intérêts commerciaux de la fonction publique peut avoir. Une partie de l'évaluation des risques de charge publique doit impliquer l'identification de toutes les limitations légales ou autres sur leurs actions.

Pour davantage de conseils et recommandations, voir la tenue des dossiers dans le stockage d'enregistrements brève Etat avec les fournisseurs de services basés en dehors de NSW. Les agences doivent se référer à cette orientation lors de l'application de cette autorisation.

1.4 Records exclus de cette Autorisation

Cette autorisation ne s'applique pas aux documents qui sont :

prendre l'Interstate temporairement à des fins commerciales, par exemple pour une réunion d'affaires. Ce sont couverts par la pratique administrative normale (PAN) des dispositions de la Loi sur le casier de l'État. Pour plus d'informations voir les directives State Records "pratique administrative normale, l'article 3.1.2 et State Records règlement 2010, annexe 2, les lignes directrices sur ce qui constitue la pratique administrative normale, la partie 12

d'être transférés hors de l'État en raison du transfert de la responsabilité administrative pour une fonction ou un service à la Communauté ou dans un autre Etat ou territoire ou à un organisme gouvernemental ou une organisation non. Cela nécessiterait un pouvoir d'approuver le transfert de propriété ou d'autres arrangements

plus de 25 ans et identifié comme nécessaire que les archives d'Etat dans une rétention et l'autorisation d'élimination approuvé par le State Records

inaccessibles parce qu'ils ne sont pas adéquatement contrôlés (c'est à dire pas suffisamment décrits ou étiquetés avec des métadonnées en conformité avec les normes émises par State Records)

ne sont pas couverts par une rétention actuelle et de l'autorisation évacuation nécessaire pour des expositions ou des écrans tenu interétatiques. Dans ce cas, une

autorisation distincte à partir des dossiers d'Etat est nécessaire.

1.5 Situation de cette Autorisation

Cette Autorisation pour la destruction des dossiers d'État a été approuvée par le Conseil de l'Autorisation Records État de New South Wales et peuvent être exécutés sans autre référence à State Records.

1.6 Quelle est la durée de l'Autorisation en vigueur?

Cette Autorisation restera en vigueur jusqu'à ce qu'il soit remplacé ou retiré de l'utilisation par State Records.

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1.7 Pour plus d'informationsPour proposer des amendements ou des modifications à cette autorisation, ou pour obtenir une assistance dans l'interprétation ou la mise en œuvre de l'Autorisation, contactez State Records.

© Etat du New South Wales à travers les notices d'autorisation Etat de New South Wales 2009.Ce travail peut être librement reproduite à des fins personnelles, éducatives ou de gouvernement. La permission doit être reçu de l'Autorisation State Records de NSW pour tous les autres usages. Voir notre notice de copyright pour des détails de contact.ISBN: 978-0-9806390-3-2

Source :http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/rules/general-retention-and-disposal-authorities/general-authority-for-transferring-records-out-of-nsw-for-storage-with-or-maintenance-by-service-providers-based-outside-of-the-state-ga-35/general-authority-for-transferring-records-out-of

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