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VISITE D’ETUDE DE LA DELEGATION MALIENNE EN BELGIQUE DANS LE CADRE DU SIRH, 15-19 JUILLET 2019
Avec le soutien financier de l’USAID via le Mali Justice Project
Mali Justice Project
MINISTERE DE LA JUSTICE
SECRETARIAT GENERAL
DIRECTION NATIONALE DE L’ADMINISTRATION DE LA JUSTICE
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LISTE DES ACRONYMES
SIRH : Système d’Information des Ressources Humaines
MJ : Ministère de la Justice
SPFJ : Service Public Fédéral de la Justice
SPF : Service Public Fédéral
BOSA : Service Public Fédéral Stratégie et Appui
DG : Direction Générale
DNAJ : Direction Nationale de l’Administration de la Justice
CPS : Cellule de Planification et de Statistique
DNFPP : Direction Nationale de la Fonction Publique et du Personnel
GRH : Gestion des Ressources Humaines
MJP : Mali Justice Project
SGI : Security Gouvernance Initiative
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REMERCIEMENTS
Chers Madame Arnould et Monsieur Bogaert,
Je tiens à vous remercier sincèrement, au nom de l’USAID Mali Justice Project, pour votre
implication, votre dévouement et votre accueil, lors de la visite de la délégation malienne à
Bruxelles la semaine dernière. Nos amis et collègues, Abel Diarra, directeur de la DNAJ et
Aminata Maiga, responsable des ressources humaines, nous ont témoigné de la pertinence de
la mission, de l'intérêt des rencontres, du bien-fondé des leçons apprises, et de l'hospitalité
chaleureuse qui les a profondément touchés. Nous lirons et analyserons avec intérêt le
rapport de mission et discuterons avec vous tous et toutes des recommandations et
possibilités de collaboration future, qui engagera évidemment avant tout le Ministère de la
Justice du Mali que nous souhaitons soutenir dans ses choix et priorités.
Salutations distinguées !
Me Jean H Lavoie
Chief of Party
Mali Justice Project
USAID Contractor | Checchi and Company Consulting, Inc.
Bamako, Mali
Email: [email protected]
Mobile: +223 72 21 56 79
Skype: lavoiejeanh
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Table des matières ............................................................................................................................................................. 2
LISTE DES ACRONYMES ................................................................................................................... 3
REMERCIEMENTS ............................................................................................................................... 4
INTRODUCTION .................................................................................................................................. 5
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION : ............................................................................................ 5
II. OBJECTIFS : ................................................................................................................................ 7
III. METHODOLOGIE DE TRAVAIL : ............................................................................................. 7
IDENTIFICATION ........................................................................................................................ 44
IDENTIFICATION ........................................................................................................................ 44
IDENTIFICATION ........................................................................................................................ 44
a) Crescendo: évaluation du personnel fédéral ................................................................................ 45
b) PersoPoint: SAGO ........................................................................................................................ 45
Comment contacter les gestionnaires de dossiers de PersoPoint ? ................................................. 45
En pratique ........................................................................................................................................ 45
Quelles demandes pouvez-vous introduire ? .................................................................................... 45
c) SCOPE Login - Self service ............................................................................................................ 46
Protection des données .................................................................................................................... 47
d) Votre dossier de pension en ligne................................................................................................. 47
Durant toute la carrière, il est possible de : ................................................................................. 47
Arrivé à la pension, il est possible de : .......................................................................................... 47
e) BeConnected ................................................................................................................................. 48
INTRODUCTION
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION :
Le Ministère de la justice au Mali a inscrit au rang de ses priorités la modernisation de la
Gestion des Ressources Humaines dans l’optique d’améliorer la gestion, la redevabilité et la
pérennité des institutions du secteur de la justice.
Cette modernisation implique l’adaptation, la sûreté, l’implantation et le lancement efficace du
SIRH déployé par le Ministère de la fonction publique du Mali au sein du Ministère de la justice.
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Ce SIRH permettra ainsi d’automatiser la production des actes de gestion de la carrière des
agents, et de réaliser des extractions de données sur l’ensemble du personnel magistrat, non-
magistrat et du personnel de l’administration pénitentiaire.
A cet effet, un groupe de travail dédié à l’adaptation et au lancement du SIRH au Ministère de
la Justice a été constitué par la décision n° 2018-080/ MJ-SG du 20 mars 2018. Les missions
assignées aux membres de ce groupe de travail visent notamment à assurer le déversement
de la base de données existantes dans le nouveau système, à garantir la connexion des Cours
d’Appel et des Tribunaux de Grande Instance au SIRH.
Au vu de l’expérience du Service Public Fédéral de la Justice Belge dans le domaine, et compte
tenu de la complexité de la tâche à accomplir, le Ministre de la Justice avec l’accompagnement
d’USAID-MJP a sollicité les services et l’appui de la Direction Générale de l’Organisation
Judiciaire, au travers du Directeur Général Monsieur Jan BOGAERT qui a accueilli une
délégation constituée des membres du groupe de travail cités ci-après:
- Mr Abel DIARRA, Directeur de la DNAJ
- Mr Ousmane SANGARE, Responsable des dossiers du Personnel à la DNAJ
- M. Allasse MARIKO, Ingénieur Informaticien-Documentaliste du personnel de la
DNAJ
- Mme COULIBALY Maimouna MAGLO, Ingénieur en informatique à la CPS
- M. Mohamed TRAORE, Ingénieur SIRH de la DNFPP
- Mme KEITA Aminata MAIGA, conseillère technique responsable du volet GRH
/USAID-MJP
- Mme Emmanuelle ARNOULD, Consultante Internationale experte en GRH,
chargée d’appuyer l’USAID- MJP dans l’organisation effective de cette activité.
Cela va donc sans dire que la visite d’étude s’inscrit également dans le cadre des activités mises
en œuvre par le Mali Justice Project (MJP), lancé fin 2015 par l’agence de coopération
américaine USAID, qui appuie le processus de réforme du secteur de la justice au Mali. Ainsi,
les frais de déplacement et de séjour des cadres maliens participant à cette visite d’étude ont
été intégralement pris en charge par le partenaire technique et financier cité.
Après concertation avec les participants, et tenant compte des contingences propres aux
travaux du Ministère de la Justice du Mali, la période retenue pour la visite d’étude allait du 15
au 19 Juillet 2019.
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II. OBJECTIFS :
La visite d’étude visait à constituer une occasion unique pour les participants de s’inspirer des
outils, dispositifs et schémas d’organisation mis en place dans un autre pays dont les
déterminants systémiques sont proches de ceux du Mali. Autrement la mission avait donc pour
objet l’examen des outils de Gestion des Ressources Humaines du Service Public Fédéral de
la Justice Belge, et notamment des systèmes d’information utilisés pour déployer la stratégie
de gestion des agents Magistrats et non Magistrats. Le résultat escompté visait l’identification
de bonnes pratiques susceptibles d’inspirer la trajectoire de réforme engagée par le Ministère
de la Justice dans le domaine de l’acquisition et de l’adaptation d’un SIRH adaptée au contexte
malien, mais tenant compte des retours d’expérience acquis lors du voyage. La délégation
malienne devrait par ailleurs profiter de cette opportunité pour renforcer les liens de
partenariat entre les deux administrations.
La délégation malienne rassemblait les principales personnes ressources ayant participé à
l’élaboration du cahier de charges du SIRH, à savoir les hommes métiers responsables de la
déclinaison opérationnelle de la gestion du personnel à la DNAJ, d’une part, et les techniciens
informatiques du Ministère de la Justice (CPS) et de la DNFPP d’autre part.
III. METHODOLOGIE DE TRAVAIL :
Le 14 Juillet 2019, une réunion préparatoire, animée par Aminata MAIGA KEITA et
Emmanuelle ARNOULD, a été organisée pour familiariser les membres de la délégation avec
le paysage institutionnel et administratif Belge, et leur fournir des repères quantitatifs et
qualitatifs (effectifs du Service Public Fédéral, données budgétaires, etc.). Un document a été
distribué à cet effet.
Emmanuelle ARNOULD a présenté les caractéristiques de l’outil SIRH développé au niveau
Fédéral, Perso Point. Cet outil a fait l’objet d’une présentation approfondie le mardi 16 juillet,
à l’occasion de la visite au BOSA, Service Public Fédéral Stratégie et Appui.
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Les membres de la délégation ont exposé le contenu du cahier des charges du SIRH et
commenté les derniers développements du groupe de travail SIRH, notamment ceux de la
Commission I constituée des hommes métiers travaillant sur les besoins que le SIRH devrait
embrasser, conformément aux dispositions législatives et réglementaires spécifiques au
secteur de la justice.
Les membres de la délégation ont été interrogés sur leurs attentes relatives à cette visite
d’étude. L’objectif prioritaire visait à obtenir les informations permettant d’effectuer une
comparaison avec les besoins métiers identifiés par la Commission 1, afin de déterminer dans
quelle mesure ceux-ci sont pertinents et complets.
Ainsi la visite d’étude se déroule donc en quatre phases :
-1ère phase : Orientation générale, réciproquement, des deux parties (Belge et Malienne) sur
les systèmes, processus, outils et attentes;
-2ème phase : Partage d’expériences et de bonnes pratiques, interprétation, commentaire et
exploitation des données mises à disposition;
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-3ème phase: échanges entre participants autour de l’élaboration du rapport, correction et
restitution du rapport soumis à la contradiction de la DNAJ et de son personnel clé.
-4ème phase : restitution du rapport au groupe de travail SIRH puis mis à disposition de la DNAJ.
Le programme en annexe précise les thèmes qui ont été abordés, les orateurs ainsi que leurs
fonctions.
IV RESUME SYNTHETIQUE DE LA MISSION SIRH :
Une délégation malienne conduite par M. Abel DIARRA, Directeur de la DNAJ et comprenant
des responsables du Ministère de la Justice, de la Direction Nationale de la Fonction Publique ;
Mme Aminata MAÏGA KEÏTA, Spécialiste GRH de l’USAID-MJP avec la facilitation de Mme
Emmanuelle ARNOULD, experte internationale en GRH s’est rendue en Belgique du 15 au
19 juillet 2019 dans le cadre d’un voyage d’étude de partage d’expériences et de bonnes
pratiques relatives à la mise en place d’un système d’information des Ressources humaines en
milieu judiciaire ( SIRH ).
Ce voyage d’étude s’inscrit dans la perspective de la modernisation de la gestion des
ressources humaines qui présente actuellement des nombreuses lacunes dans le secteur de la
justice et qui se traduira à court et moyen terme par l’implantation du SIRH et de la Gestion
Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEEC).
La mission a rencontré des responsables Belges à un niveau élevé dont M. OSTERLINCK ET
Mme DEPRE , en charge d’un logiciel adapté en la matière et la visite a surtout permis à la
délégation malienne de s’imprégner des outils et des dispositifs pertinents appliqués au sein de
l’Administration Judiciaire en Belgique.
Le logiciel présenté couvre plus de 55 structures administratives en Belgique et permet en ce
qui concerne le personnel statutaire et contractuel de :
- Prendre en compte l’ensemble des statuts en vigueur au niveau fédéral ;
- Donner l’accès aux agents de consulter leurs propres informations et les mettre à
jour à propos de leur carrière ;
- Gérer l’ensemble des congés des agents ;
- De disposer des informations sur les traitements, les indemnités et les allocations ;
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- les prestations exceptionnelles ;
- la prime de développement des compétences
- Produire l’ensemble des états en Excel pour permettre leurs manipulations.
Un autre logiciel présenté permet également de prendre en compte la procédure de
l’évaluation du personnel qui est plus objective et qui doit remplacer dans le secteur de la
Justice celle actuellement en vigueur de la notation fondée sur des facteurs purement
subjectifs.
La délégation malienne a retenu par ailleurs que le Conseil Supérieur de la Justice et l’Institut
de Formation Judiciaire visités peuvent être une bonne source d’inspiration pour le Mali en
matière de Recrutement des Magistrats et de Formation.
En raison de la pertinence des outils présentés qui peuvent entraîner un changement
fondamental dans le cadre de la modernisation de la Gestion des RH du secteur de la Justice,
la délégation malienne à l’issue de cette visite d’étude est disposée à discuter avec la partie
Belge d’un cadre de partenariat avec le Ministère de la Justice du Mali afin de bénéficier d’un
accompagnement technique sur le long terme. Ainsi, un projet de convention de partenariat
est donc joint en annexe 2 du document.
CHAPITRE I : LES ECHANGES DU LUNDI 15 JUILLET 2019
La délégation a été chaleureusement accueillie par Mr. Jan BOGAERT, Directeur général de la
DG de l’Organisation judiciaire, et Mr Geert DE RYCK, Conseiller général à la DG de
l’Organisation judiciaire du SPF Justice.
Un support comportant le dernier rapport annuel du SPF Justice, ainsi que les présentations
de la journée au format papier, a été mis à la disposition de chacun des membres de la
délégation.
1. ACCUEIL ET PRESENTATION GENERALE DE LA STRUCTURE DE
L’ORGANISATION JUDICIAIRE-SPF: (par Mr Jan BOGAERT, Directeur général et Mr
Geert De RYCK, Conseiller général)
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La mission assignée au SPF justice, ainsi que la structure de l’organisation judiciaire, ont été
exposées, en particulier l’organigramme des juridictions et la composition des trois principaux
services de la DG Organisation Judiciaire (Direction infrastructure ; Direction Budget,
Liquidations et Services d’Appui ; Direction Personnel & Organisation).
Environ la moitié des 21 574 Equivalents Temps Plein affectés au SPF Justice relève de la DG
Organisation Judiciaire.
La Direction Personnel & Organisation, DRH ministérielle, a fait l’objet d’une description
détaillée. L’organigramme se décompose en deux principaux services :
le service chargé de la GRH des 2 553 magistrats, notaires et huissiers de justice
(représentant environ 10% de l’effectif ministériel global)
le service chargé de la GRH du personnel judiciaire - appellation désignant l’ensemble
des personnels non magistrats, à savoir les 8 801 personnels des greffes et des
parquets, et les personnels affectés dans les établissements pénitentiaires représentant
42% de l’effectif global.
Concernant les éléments budgétaires, 1,3 milliards € sont consacrés aux frais de personnel,
représentant 70% du budget total.
Enfin, la présentation s’est terminée par l’exposé des 3 piliers de la réforme engagée au SPF
depuis 2014 en matière de gestion :
Pilier 1 : rationalisation et réduction des tribunaux des cantons et des arrondissements
Pilier 2 : mobilité (sous réserve de l’inamovibilité des magistrats)
Pilier 3 : optimisation et autonomisation de l’ordre judiciaire
L’organisation évoluera encore d’ici 2021, date à laquelle les crédits ministériels seront placés,
selon leur nature, sous la responsabilité directe de chacun des 3 collèges (collège du ministère
public, collège des cours et des tribunaux, comité de gestion commun – ce dernier étant
chargé de la GRH).
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2. PLANNING DU PERSONNEL/ PLACES VACANTES: (par Mr Thomas BONTE,
Conseiller au Service du personnel de la magistrature)
Mr Bonte a présenté le paysage judiciaire, les données chiffrées sur les effectifs et la masse
salariale, le cadre légal et budgétaire, enfin les procédures encadrant la carrière des magistrats.
La procédure de nomination et de désignation des magistrats, qui dure entre 6 et 8 mois, a
fait l’objet d’une présentation détaillée, notamment :
les 3 voies d’accès et types d’examen correspondants (stage judiciaire, concours
interne, examen oral pour les avocats cumulant plus de 20 ans d’expérience) ;
le rôle dévolu au Conseil Supérieur de la Justice ;
les procédures et délais prévus par le code judiciaire pour aboutir à la publication de
la décision de nomination au Moniteur Belge et à la prestation de serment par le
principal intéressé.
3. ACCES A LA MAGISTRATURE, PROCEDURES DE NOMINATION ET DE
DESIGNATION: (par Mme Sarah Van Der Heyden, Attachée au Service du personnel
de la magistrature, sur l’outil SIRH PERSON et E-PERSON)
Cette présentation a particulièrement intéressé les participants.
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PERSON est une base de données accessible à l’ensemble des services RH de la DGOJ, hors
juridictions. L’outil comporte une application pour les personnels magistrats et une application
pour les personnels non magistrats.
A l’heure actuelle, l’outil gère les nominations, les mouvements de personnel et
l’administration du personnel. En revanche il ne gère ni les candidatures à des emplois vacants
ni la rémunération (géré par l’outil Perso Point).
Person ne permet pas d’élaborer les actes administratifs de gestion. Les actes sont élaborés
selon des modèles harmonisés hors Person. Il s’agit de l’un des objectifs assignés à Perso Point
à partir de 2021.
Person ne contient pas les actes digitalisés mais juste les données brutes. Il s’agit là encore de
l’un des objectifs assignés à Perso Point.
L’outil E-Person est une interface web permettant aux juridictions du pays d’accéder aux
données de Person. Ainsi les juridictions sont des utilisateurs, mais les données restent gérées
de manière centralisée (à la DGOJ).
L’outil E-Person comporte plusieurs modules :
les rapports, c’est-à-dire les statistiques présentant les états de situation des magistrats
ou des personnels judiciaires de soutien et des personnels administratifs
la recherche (de personnes, bâtiments ou institutions)
la gestion (volets : chef hiérarchique, chef fonctionnel, description de fonctions)
Le module de gestion a été créé pour établir un lien avec un autre outil dédié à l’évaluation
des personnels judiciaires non magistrats, appelé CRESCENDO. Il permet aux utilisateurs de
modifier directement certaines données disponibles en Person.
A ce jour, il n’existe pas de connexion entre E-Person et le SIRH Fédéral Perso Point. D’ici
2021, le SPF Justice a l’obligation d’organiser la bascule des données de carrière de E-Person
dans Perso Point – l’objectif recherché étant de recentraliser l’ensemble des outils SIRH
sectoriels en un seul SIRH unique.
A ce jour, il n’existe pas de comité technique réunissant les ICT responsables des juridictions.
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4. LA SELECTION ET LA GESTION DU PERSONNEL JUDICIAIRE: (par Mme Sarah
Vander Sande, Attachée au service du personnel judiciaire)
Une unité du service dédié à la gestion du personnel judiciaire (non magistrat) est dédiée à la
sélection. Ce service a été créé en 2009 lorsque le processus de sélection des agents a été
centralisé. La DRH anime un réseau de correspondants « sélection » dans toutes les
juridictions.
Les missions assignées à ce service portent sur :
la gestion des besoins en personnel et des postes vacants, incluant l’organisation des
sélections de recrutements, de promotion, de mobilité, en coordination avec le Selor
– organe fédéral assurant l’organisation des épreuves de recrutement ;
la gestion des procédures de mutation
l’organisation du reclassement et de la réorientation
l’appui-conseil au réseau des correspondants RH des juridictions (services P&O et
chefs de corps représentent 300 personnes)
la cogestion du cycle d’évaluation des agents non magistrats (avec la section
management des compétences).
5. EVALUATION DU PERSONNEL JUDICIAIRE ET L’OUTIL CRESCENDO: (par Mme
Caroline Van Lierde, Attachée au Service du personnel judiciaire)
La procédure d’évaluation des personnels non magistrats relève de la Section Management des
compétences de la DRH du SPF Justice.
Après avoir présenté les missions assignées à la section, Mme Van Lierde a exposé les bases
légales de l’évaluation. Depuis 2016, tous les personnels de l’ordre judiciaire (contractuels et
statutaires, y compris les stagiaires) sont soumis aux cycles d’évaluation. Le magistrat chef de
corps joue un rôle déterminant dans le processus d’évaluation.
Le cycle d’évaluation dure un an, et consiste en une série d’entretiens avec le responsable
hiérarchique sur les tâches accomplies, les objectifs à atteindre et les résultats attendus.
La présentation a donné des précisions sur :
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la liaison entre le processus d’évaluation et le déroulement de carrière (notamment en
cas de mention « insuffisant »)
l’impact sur la rémunération (bonifications et augmentations dans l’échelle de
traitement, conformément aux dispositions du code judiciaire)
les recours possibles
Mme Van Lierde a également présenté les modules de l’application CRESCENDO, l’application
développée par le SPF BOSA et mise à disposition dans tous les SPF pour gérer les cycles
d’évaluation et faire le suivi des entretiens.
Le SPF justice a désigné un réseau de correspondants P&O dans chaque juridiction pour suivre
les cycles d’évaluation. Ce réseau comporte plus de 250 correspondants.
6. DEVELOPPEMENT DE LA CARRIERE : (Par Mme Anne Schmidt, Consultante carrière
à la Direction générale Recrutement et Développement, au SPF Stratégie et Appui
(BOSA))
Au niveau fédéral, la Belgique a mis en œuvre une approche individualisée de la GRH, dont
l’objectif vise la rétention des agents et l’attractivité des postes publics.
Un Centre de carrière a été créé au BOSA pour soutenir la carrière des fonctionnaires.
Cette politique d’accompagnement des carrières est organisée en centre de services délivrant
l’offre suivante :
l’intégration des nouveaux collaborateurs
l’accompagnement de carrière par 5 à 6 séances de coaching, via un réseau
d’accompagnateurs de carrière Talent Plus
Gestion des talents : questionnaire en ligne permettant de découvrir ses talents (15
talents identifiés) et workshop d’une journée pour confronter les talents au contexte
de travail actuel
Team crafting
Réorientation en cas de réorganisation/fusion engendrant suppression de postes ou de
sites
Outplacement
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Un dictionnaire des compétences unique est utilisé de manière uniforme dans l’ensemble des
Ministères.
7. LE REGISTRE NATIONAL DES EXPERTS/
JUDICIAIRES/TRADUCTAIRES/INTERPRETES : (Par Mme Brigitte Collin, Conseiller
au Service du Registre national du SPF Justice)
Le registre constitue une base de données répertoriant les références des experts judiciaires
et des traducteurs, et répondant à l’obligation d’inscription prescrite par la loi.
Ce registre est uniquement accessible aux magistrats.
La présentation a exposé les conditions d’admission des experts au sein du registre.
Questions-réponses
La délégation a interrogé les intervenants sur :
l’organisation de la DRH (service P&O)
les prévisions budgétaires annualisées et la loi de programmation budgétaire
le droit syndical des magistrats (interdiction de syndicalisation)
la féminisation des effectifs (actuellement faible taux de féminisation des chefs de corps
et présidents de division, mais l’effectif magistrat majoritairement féminin fera évoluer
cette tendance)
l’arborescence et les modules de l’outil Person
des questions techniques sur l’outil Person (hébergement, etc.)
l’immatriculation des agents (numéro attribué par le BOSA via Perso Point).
CHAPITRE II : LES ECHANGES DU MARDI 16 JUILLET 2019
8. ACCUEIL ET INTRODUCTION GENERALE SUR LE ROLE ET LA FINALITE DU SPF BOSA:
(par Mr Philippe Vermeulen, Conseiller général à la Direction générale Recrutement et
Développement, au SPF Stratégie et Appui (BOSA))
Mr Vermeulen a présenté les déterminants quantitatifs et qualitatifs de la fonction publique
Belge au niveau fédéral.
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Il a retracé les principales étapes de réforme de l’administration publique ayant abouti à la
création du BOSA en 2017.
En termes d’effectif, cette fonction publique compte :
• Près de 70 000 agents fédéraux (SPF et agences) ;
• Près de 60 000 des forces spéciales (Armée et Personnel judiciaire)
• Près de 40 000 de la police fédérale.
En terme de réforme au niveau du SPF, le projet “COPERNIC” a été initié.
Ce projet a permis la modernisation, l’optimisation, la reforme et l’innovation de
l’administration.
Cette structure absorbe 3 anciens SPF horizontaux, notamment le SPF Personnel &
Organisation auparavant chargé de piloter la GRH des agents fédéraux.
Le BOSA s’est vu confié 3 missions principales :
assister les Ministres sectoriels dans l’élaboration de politiques publiques
assurer le contrôle des politiques publiques
assurer la prestation de services en matière d'administration du personnel, RH, Budget,
Comptabilité, IT et Bien-être.
Les secteurs d’intervention du BOSA sont :
la GRH des agents publics fédéraux
la gestion des marchés publics
l’appui à l’organisation (restructurations, optimisation des processus, contrôle interne,
gestion de la qualité, orientation client)
l’appui à la politique publique (contrats de gestion, évaluation de politiques publiques,
etc.)
la comptabilité publique
Une nouvelle vision de la GRH s’est imposée au cours des 15 dernières années, notamment à
travers :
la mise en place de services horizontaux
la grande décentralisation de la GRH au niveau des SPF sectoriels
l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions sur les carrières et les rémunérations
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un accent mis sur les compétences
enfin la mise en place de nouvelles procédures renforçant l’efficacité opérationnelle
des transactions de base et améliorant la prestation de services publics.
Le BOSA prend également en charge le chantier de la transformation numérique du
gouvernement. De nombreux défis restent à relever, notamment parce que l’utilisation des
applications d’e-government est trop faible et que celles-ci ne sont pas assez centrées sur les
besoins des utilisateurs.
Le chantier numérisation comprend un investissement sur trois types d’outils ICT :
des interfaces orientées vers les utilisateurs, accessibles via mobile et centrées sur les
interactions les plus fréquentes avec les utilisateurs
des systèmes qui garantissent les interactions numériques (authentification numérique,
formulaires électroniques intelligents, signature et envoi de recommandés
électroniques)
l’intégration du back-office, permettant une réelle mise en œuvre du principe « only
once ».
L’organigramme du BOSA a été exposé.
A noter la présence d’une DG consacrée à l’outil SIRH fédéral Perso Point, une DG dédiée à
la transformation digitale, et une DG dédiée au Recrutement et développement (où travaillent
250 agents).
L’organisation de cette DG Recrutement et Développement se caractérise par une structure
de produits et de projets. Elle est organisée autour de plusieurs centres de services,
comprenant :
un service dédié à la réglementation RH
un soutien aux services P&O des SPF sectoriels
des services de coaching et d’accompagnement
des services de management et leadership
des services de recrutement et certification
un service de planification du personnel
un service de développement de compétences
le Centre de carrières (présenté le lundi)
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9. LE RECRUTEMENT ET LA SELECTION AU SEIN DE LA FONCTION PUBLIQUE-
SELOR: (Par Mme Katleen Vermeiren, Conseiller Relationship management à la
Direction générale Recrutement et Développement du BOSA)
Le recrutement et la sélection des agents fédéraux s’effectuent à l’entrée en début de carrière,
mais également à chaque vacance de poste.
L’organisme opérationnel du recrutement est le SELOR, un centre de services qui pourvoit
environ 5000 emplois par an. Près de 80 000 candidats participent chaque année aux tests et
examens organisés par le SELOR.
Les 4 offres du centre de services SELOR sont les suivantes :
le pourvoi des emplois vacants
le centre d’expertise RH (dans les domaines recrutement et screening, gestion de la
diversité, tests linguistiques, développement de test)
le développement des compétences
la SELOR academy (délivrant des formations à destination des administrations fédérales
désireuses d’acquérir la même méthodologie de recrutement et de screening)
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Il a toutefois été souligné que de nombreux SPF souhaiteraient être indépendants du BOSA
pour effectuer leur propre sélection.
Ont été exposés les différents tests appliqués pour chacun des 3 modules de sélection :
Module 0 : compétences de base et aptitudes cognitives prouvées par un niveau de
diplôme ou un équivalent – Testing PC
Module 1 : compétences génériques et aptitudes cognitives pour un fonctionnement
adéquat au niveau visé – 3 tests sur PC de 3h30 – Taux de réussite d’à peine 50%
Module 2 : test spécifique des aptitudes, des compétences et des connaissances
spécifiques à partir de tests sous formes d’exercices, QCM techniques, cas pratiques,
méthode STAR.
10. LA FORMATION, LES PRODUITS ET LES OBJECTIFS : (par Mme Sandra Schillemans,
Directeur général de la Direction générale Recrutement et Développement au BOSA)
La mission « formation » assignée à la DG Recrutement et Développement ne se résume pas
à la formation des agents. Le champ de compétences couvre également le développement de
l’organisation.
La formation des agents vise surtout le développement des compétences génériques et
transversales à l’administration. Le BOSA n’assure pas les formations sectorielles.
La formation est un droit, mais ne conditionne pas la progression de carrière (les changements
de poste doivent faire l’objet d’un processus de sélection).
Chaque SPF désigne son ou ses correspondants formation, avec lesquels le BOSA interagit.
Les formations des agents sont assurées par l’Institut de Formation de l’Administration
Fédérale.
Le catalogue de formation existant s’articule autour de 9 groupes de compétences :
Management et leadership
Langues
GRH
Efficacité personnelle
IT et digital skills
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Bien-être et sécurité
Matières administratives et juridiques
Matières européennes
Communication
Compétences professionnelles
Les objectifs actuels de la formation sont plutôt orientés sur la performance, tandis qu’ils
étaient auparavant plutôt orientés sur le perfectionnement. Le développement de
communautés de pratiques et de réseaux d’apprentissage, initié par l’Institut de Formation, est
particulièrement apprécié des organisations clientes (SPF).
Les méthodologies didactiques sont actives et peu académiques. Les trajectoires de formation
proposées par l’Institut incluent du coaching et du e-learning.
Les réflexions actuelles portent sur la faisabilité d’une stratégie de recrutement ciblant des
compétences potentielles (partiellement acquises) couplée à une trajectoire de formation
renforcée (portant sur l’acquisition des compétences encore inexistantes).
11. PRESENTATION CROISEE DES SIRH MALIEN ET BELGES : (par Mme Aminata Maïga
Keita et Mr Mohamed Traoré sur le SIRH malien – par M. Harold Ooosterlynck et
Mme Marie-Claire DEPRE, Transition Manager à la Direction générale Perso point, sur
l’outil Perso point,)
Les 2 présentations croisées ont permis aux techniciens Maliens et Belges de faire un
rapprochement des fonctionnalités communes et/ou manquantes de part et d’autre.
Suite au rapprochement des 2 systèmes « SIRH du Mali » et « Perso Point de la Belgique »,
voici quelques fonctionnalités intéressantes et manquantes pour le Mali :
• Business Intelligent (B.I.) and Reporting pour la génération des états statistiques ;
• Données personnelles digitalisées, ce qui donne la possibilité à un agent d’accéder à
ses données avec sa carte d’identité et peut même mettre à jour certaines de ses
données ;
• Intégration du système GRH « Perso Point » et système de gestion de la paie « Perso
Pay ».
Par ailleurs, il existe cette fonctionnalité dans le SIRH du Mali qui ne figure pas dans Perso
point de la Belgique pour le moment:
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• L’élaboration des actes administratifs de gestion (Arrêtés et Décisions, ...) à partir du
SIRH directement.
L’outil SIRH Perso point est quand même tellement dimensionnant qu’une direction générale
Perso Point a été créée au SPF BOSA en 2016. La mission principale qui lui est assignée
consiste à exécuter l’administration du personnel ainsi que les salaires des 55 organisations
clientes (comprenant l’ensemble des SPF et des établissements publics).
En 2022, les SPF n’exécuteront plus aucun acte de GRH : ceux-ci seront entièrement délégués
au BOSA, soient 74 000 dossiers annuels1 (un dossier = un agent). En 2022, la Direction Perso
point comprendra 525 agents.
A cette date, les Services Personnel et Organisation des SPF verront leurs compétences
resserrées sur les seules fonctions stratégiques et de planification.
Les travaux de finalisation de l’organisation – qui auront lieu entre maintenant et 2022 – sont
menés conjointement avec PWC et les organisations clientes. PWC apporte la méthodologie
de change management :
Phase 0 : mobilisation
Phase 1 : situation actuelle (diagnostic, interfaces, pointeuses, etc.)
Phase 2 : analyse d’écarts
Phase 3 : plan de transition
Phase 4 : Plan de changement
Les services assurés par Perso Point sont les suivants :
Administration du personnel
Administration des salaires
Dossier du personnel numérisé
Réglementation et statuts
Rapports
En 2019, les dossiers d’administration du personnel des services centraux du SPF Justice sont
déjà transférés à Perso Point.
1 Contre 12400 dossiers actuellement gérés
23
La transition technique entre les applications en place dans l’organisation vers la plate-forme
centrale, les applications et les fonctionnalités de Perso Point, s’articule en 5 trajectoires :
1. La trajectoire des besoins de l’organisation, comprenant :
La cartographie des besoins de l’organisation
La configuration des fonctionnalités légales et requises
2. La trajectoire d’intégration des données, comprenant :
L’analyse, l’ajustement et le test des besoins d'intégration
La configuration de la plateforme d’intégration
La validation des mécanismes d'échange (cryptage, SSH, ...)
La configuration de l'échange automatique des données après la transition
3. La trajectoire de migration des données, comprenant :
SETUP : structure de l'organisation dans SCOPE
CONVERSION: Migration des données personnelles pour l'administration de base et
la gestion des absences de l'application en place à l'application de Perso Point
RECONCILIATION: Validation des données et garantie de qualité des données
encodées
4. La trajectoire Sécurité, comprenant :
des ajustements à diverses applications dans Perso Point (SCOPE, Self-service, Sago,
dossier numérique du personnel)
une analyse et un ajustement des profils de système et de la gestion des rôles dans
chacune des applications
5. La trajectoire Dossiers Numériques du Personnel, comprenant :
la mise en place d’une structure uniforme pour les dossiers numériques du personnel
le nettoyage, l’organisation et la numérisation des archives papier
Les intervenants ont ensuite présenté :
24
l’architecture des applications
le fonctionnement du centre de contact
le moteur salarial Perso Point
l’architecture DPD
La première étape consiste avant tout à effectuer un important travail de nettoyage du dossier
archive papier avant le scanning.
Ensuite a eu lieu une démonstration opérationnelle des processus SCOPE et SAGO.
Lors de l’entrée en service d’un agent, les tâches du gestionnaire de dossier seront les
suivantes :
Accepter le ticket
Demander le matricule : [email protected] (NL)
[email protected] (FR)
Introduire les données dans Scope
Envoyer un mail automatique envoyé depuis Scope au collaborateur
Charger les documents dans le dossier digital du collaborateur (DPD)
Faire la déclaration DIMONA
Faire la demande d’abonnement (si d’application)
Créer l’arrêté ou le Contrat (templates standardisés PP)
Faire la fiche de carrière
Envoyer l’arrêté ou le contrat et la fiche carrière au client.
Les SPF clients imprimeront ensuite le contrat et le feront signer, avant d’en charger une copie
digitale dans le dossier du collaborateur.
La démonstration a ensuite présenté les différents champs d’un dossier de personnel, par
onglets :
People soft
Moteur de paie Interface
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Statut
Paie
Convention collective
Données emploi : par exemple :
o générer une fiche de carrière avec l’historique de l’agent, les changements de
poste et bonifications)
o liste des évaluations annuelles
Lieu de travail
Perso Point permet aux agents, en libre-service, de :
modifier eux-mêmes leurs données personnelles (état civil, adresse, compte bancaire,
etc.)
effectuer des demandes de congés et d’absences
demander une prestation réduite
Enfin, la démonstration a présenté l’interface existante entre ce logiciel et Crescendo pour
l’évaluation des agents.
Questions-réponses
La délégation a interrogé les intervenants sur :
le lien entre le portail SELOR et le SIRH Perso Point
les règles de gestion des immatriculations lors de l’entrée en service d’un personnel
le lien fonctionnel de Perso Point avec le SPF Finances (qui dispose de son propre SAP)
pour l’envoi des données comptables
les liens fonctionnels de Person et Eperson liens fonctionnels avec Perso Point (la
migration des données de Person et Eperson sera effective en 2021. Dans l’immédiat
il n’y a pas de lien fonctionnel. Les matricules seront attribués par le SPF justice jusqu’en
2022
les liens fonctionnels établis entre Crescendo et Perso Point
le lieu d’hébergement de Perso Point (un Datacenter physique à Bruxelles, puis des
clouds gouvernementaux)
26
les stratégies de réduction d’effectifs dans la fonction publique2 ; le lien entre la mise
en service finalisée de Perso Point et la réduction des effectifs (les nouveaux processus
générant des économies d’échelle)
CHAPITRE III : LES ECHANGES DU MERCREDI 17 JUILLET 2019
12. LA DELEGATION, FORTEMENT INTERESSEE PAR LES OUTILS SIRH DU SPF
JUSTICE, A DEMANDE UNE DEMONSTRATION DES OUTILS PERSON ET E-
PERSON : (par Mme Sarah Van Der Heyden, Attachée au Service du personnel de la
magistrature, et M. Jimmy de TAEYE, Conseiller auprès du Service ICT du SPF Justice.)
Les intervenants ont d’abord présenté le logiciel Person. Créé en 1999, la base de données a
été renouvelée cette année.
Les recherches s’effectuent la plupart du temps à partir du nom, non de la juridiction.
Les champs visibles pour l’agent utilisateur sont les suivants :
le matricule
le mandat en cours la juridiction
le diplôme
la date de nomination
le grade
la position administration
la fonction précédente
la juridiction précédente
le numéro registre occupé
A toutes ces rubriques correspond un code chiffré.
2 Celles-ci reposent essentiellement sur le non-remplacement des partants et sur la suppression de postes du fait de la digitalisation des services.
27
Les intervenants ont ensuite présenté le logiciel E-Person.
Les objectifs poursuivis par E-Person ont surtout porté sur la digitalisation des dossiers papier
et sur la croissance qualitative des données – facilitant ainsi la transition-migration vers Perso
Point.
Les administrateurs disposant des droits pour modifier les données (chefs de corps et
correspondants P&O dans les juridictions) ont accès aux informations suivantes :
les compétences linguistiques
les détails du diplôme
les brevets
l’adresse de la juridiction
la carrière
S’il sélectionne l’onglet carrière, les fonctionnalités accessibles sont :
le grade
la juridiction
la date d’entrée
le mandat en cours
accès à l’arrêté de nomination
L’onglet « Gestion » est uniquement disponible pour le personnel judiciaire mais pas pour les
magistrats. Les fonctionnalités accessibles sont les suivantes :
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la description de fonction
les congés
l’identité du chef hiérarchique et du chef fonctionnel
L’outil permet également de consulter les divers rapports statistiques (notamment le rapport
sur les départs des magistrats, utilisables dans le cadre de plans de GPEEC).
L’outil ne permet pas d’établir un historique complet de chaque agent. Il existe un onglet
historique, mais celui-ci retrace période par période.
Techniquement :
le moteur de base est Informix
Person et EPerson partage la même base de données (bien que certaines données
figurant dans EPerson ne sont pas accessibles dans Person)
la maintenance de l’application est assurée en interne
le développement de Person est assuré en interne et celui d’EPerson par un consultant
(le développement constitue un aspect important notamment pour changer les tables
lorsque la législation évolue)
Il n’existe aucune documentation présentant l’arborescence de Person
Au niveau central, le logiciel le plus utilisé est Person. En effet, les barèmes et indications
financières liées à la rémunération ne figurent que dans le logiciel Person.
En 2021, l’outil Person disparaitra et E-Person sera la source unique des données – notamment
parce que Perso Point et EPerson sont tous deux web-based. Certaines fonctionnalités ne
seront pas transférées vers Perso Point, notamment la gestion des notaires, la gestion des
huissiers de justice, la gestion des juges consulaires, la sélection et les candidatures.
Par conséquent, le premier objectif à réaliser entre 2019 et 2021 vise la conversion de Person
en EPerson, ce qui suppose un transfert des données mais aussi de la programmation.
La principale difficulté technique rencontrée réside dans la multiplicité des bases de données
créées par les différents services de GRH/P&O (au sein des différentes DG).
Ces 2 outils sont des systèmes informatiques de gestion des magistrats et du personnel
judiciaire de la Belgique.
29
Suite à cette présentation, on retient que le système « EPerso » est un sous-produit du
système « Person ». « EPerso » est issu de l’initiative d’innovation de « Person » surtout par
rapport à la génération des rapports (états et indicateurs statistiques).
Ces 2 systèmes de par leurs fonctionnalités constituent réellement des centres d’intérêt pour
le cas spécifique de la gestion informatisée des magistrats et du personnel judiciaire au Mali.
Pour permettre la continuité des échanges entre les techniciens maliens et belges, M.
Mohamed TRAORE Ingénieur SIRH du Mali a demandé aux techniciens belges de lui fournir
l’arborescence des 2 systèmes « Person » et « ePerson » afin de lui permettre de mettre en
exergue de façon schématisée les différents modules et sous modules constitutifs desdits
systèmes.
Cette arborescence n’étant pas encore disponible selon les informations partagées par les
techniciens belges, M. TRAORE a mis à leur disposition l’arborescence du SIRH du Mali afin
de leur permettre de s’en inspirer.
13. LE CASIER JUDICIAIRE CENTRAL: (par Mr Vincent Cambier, Conseiller au Service
du Casier judiciaire central du SPF Justice
Le casier judiciaire central a été créé par la loi du 08/08/1997 pour :
donner une base légale au casier judiciaire
revoir le système d’effacement des condamnations
fixer les données enregistrées
fixer les données transmises
30
fixer les destinataires des informations figurant dans le casier judiciaire
Avant 2018, le système articulait un casier judiciaire central et des casiers communaux. Depuis
2018, le système a été unifié.
Il existe 2,8 millions dossiers de casiers judiciaires.
Le casier central est relié au registre national des personnes physiques, géré par le Ministère
de l’Intérieur
Le fonctionnement du casier judiciaire central représente l’emploi de 30 ETP. Toutefois les
effectifs sont en baisse du fait de l’automatisation des flux et des processus.
Les principales sources d’information du casier central sont transmises de la manière suivante
:
les données des tribunaux de police (250 000 décisions par an) sont encodées
automatiquement
les données des tribunaux correctionnels seront prochainement encodées
automatiquement (en dépit de la complexité de gestion liée aux recours et aux appels)
les données des autres tribunaux (tribunal de jeunesse, juge d’application des peines,
cour d’assise) sont transmises par mail
les données liées à une condamnation dans un autre Etat européen sont transmises
via le système ECRIS
les données liées à une condamnation dans un Etat hors Union Européenne sont
envoyées par mail ou par voie postale
Le système permet de codifier les infractions prévues par la réglementation Belge.
Le logiciel permet de produire des extraits et des statistiques.
Les extraits sont spécifiques à la qualité du destinataire et à la finalité de la demande.
Il existe 3 types d’extraits :
les extraits destinés à la police, aux renseignements, et à l’ordre judiciaire
les extraits destinés aux administrations publiques autorisées
les extraits destinés aux citoyens
31
Mr Cambier a effectué une démonstration de la base informatique. Celle-ci présente les
caractéristiques techniques suivantes :
Interface web permettant de réaliser l’encodage et le traitement des demandes
d’extraits
Application écrite en Java
Echanges avec les autres systèmes qui utilisent le protocole Soap (par exemple avec
le RNI ou dans les communes)
Système Oracle utilisé pour l’effacement des données
Les recherches dans la base sont effectuées par nom ou par numéro de casier judiciaire central.
Ces présentations portaient donc il faut le souligner sur « l’Historique », « l’Organisation » et
les « Perspectives » de la gestion du Casier judiciaire en Belgique.
La présentation en mode connectée a permis de démontrer les différentes fonctionnalités du
système informatique de gestion du Casier Judiciaire à travers les menus et les sous menus.
A l’issu de cette démonstration, les explications ont été données par les techniciens belges
sur :
• les Sources de données au niveau des juridictions belges et des juridictions étrangères
(Union européenne et hors Union européenne) ;
• la Mise à Jour des données d’Identité (INPUT) ;
• les Données enregistrées (INPUT) ;
• les Statistiques (OUTPUT)
En plus, ce système a les caractéristiques suivantes :
• la base de données Oracle ;
• c’est une application web ;
• les échanges se font par web service ;
• etc….
Voici quelques perspectives d’amélioration de ce système :
• enregistrement automatique des données de toutes sources pour permettre :
o moins d’erreur ;
o plus de rapidité ;
32
o plus de fiabilité des données.
• Délivrance des extraits on-line aux citoyens ;
• Alertes de condamnations pour les destinataires concernés ;
• Empreintes digitales.
14. ENTRETIEN AVEC LE SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES DU SPF
JUSTICE SUR LA CONVENTION DE PARTENARIAT : (par Emmanuelle ARNOULD,
Consultante internationale experte en GRH, Aminata MAIGA KEITA, conseillère
technique responsable du volet GRH /USAID-MJP)
Les échanges allaient dans le sens de l’expérience des belges avec le Ministère marocain de la
Justice. Ceux-ci ont été établis dans un cadre strictement bilatéral, sans financement assuré
par un bailleur de fonds tiers.
La convention, pour être acceptée, doit exposer un cadre technique précisant les actions et
activités concrètes à entreprendre.
La procédure à suivre est la suivante : le projet de convention doit emprunter la voie
diplomatique (dépôt à l’ambassade Belgique du Mali). La requête est instruite, puis transmise
au service des Relations Internationales et au Président du Conseil d’Administration du SPF
Justice, qui décident de concert d’y accéder ou de la refuser.
Les conseils à suivre pour favoriser un agrément à la proposition de convention sont les
suivants :
Les actions d’appui-conseil ne sauraient excéder une semaine de mission à Bamako (5
jours ouvrés)
Les missions à Bamako, quelles que soient leur objet, ne peuvent pas être prévues plus
d’une fois par trimestre
Les actions prévoyant l’accueil d’un ou plusieurs agents du Ministère de la Justice malien
à Bruxelles seront privilégiées.
Le projet de convention ne saurait solliciter une participation financière du SPF. Seules
les actions de mise à disposition d’expertise seront agréées.
La logistique doit être intégralement prise en charge par le Ministère de la Justice du
Mali ou par le bailleur.
Le projet de convention d’une note sur la genèse du projet.
33
34
CHAPITRE IV : LES ECHANGES DU JEUDI 18 JUILLET 2019
15. PRESENTATION DU CONSEIL SUPERIEUR DE LA JUSTICE ET DE SON ROLE
DANS LE RECRUTEMENT ET LA CARRIERE EN BELGIQUE: (par Mme Vanessa de
35
Francquen, Présidente de la Commission de Nomination et de Désignation du Conseil
supérieur de la Justice)
Le Conseil Supérieur de la Magistrature a été instauré par une loi de 1998 suite à l’affaire
Dutroux afin de restaurer un processus de nomination des magistrats axé sur les aptitudes
(mettant un terme aux désignations politiques), puis pour assurer un contrôle externe du
fonctionnement de l’ordre judiciaire.
Le CSM est un organe indépendant sui generis, composé d’une Assemblée Générale de 44
membres répartis selon un principe de double parité (22 magistrats et 22 non magistrats, dont
11 francophones et 11 néerlandophones), pour une durée de 4 ans. Le collège des magistrats
est élu par leurs pairs, et celui des non magistrats est désigné par le Sénat. Parmi les non
magistrats figurent 8 avocats, 8 représentants de la société civile, et 8 professeurs d’université
(à parité francophones et néerlandophones).
Le CSM jouit d’une dotation budgétaire ainsi que d’un personnel propre (environ 50 agents).
Les missions assignées aux CSM ont trait :
à l’organisation des nominations au sein de la magistrature
au contrôle externe de l’ordre judiciaire (y compris le traitement des plaintes contre
un magistrat)
à la soumission d’avis aux responsables politiques.
Le CSM se compose de deux commissions :
36
une commission des avis et enquêtes
une commission de nomination et de désignation, chargée d’organiser les examens
d’accès à la magistrature puis de présenter les candidats en vue des nominations de
magistrats et de chefs de corps.
L’accès à la magistrature s’effectue selon 3 voies possibles :
Voie 1 : un concours d’admission au stage judiciaire, accessible à toute personne
cumulant 2 ans d’expérience juridique.
Le stage judiciaire dure deux années, dont : une première période dédiée à la formation
théorique dispensée par l’Institut de la Formation Judiciaire ; 11 mois de stage dans une
juridiction ; enfin 3 mois de stage dans une administration extérieure à la magistrature mais
connectée à celle-ci (par exemple un commissariat de police)3.
Le concours d’admission consiste en :
- un test écrit sur PC, d’une durée de 5 heures, portant sur la résolution d’un
cas pratique (casus) soit en droit civil soit en droit pénal
- un test oral
- des tests psychologiques (9 compétences testées : esprit de décision, résistance
au stress, adaptation, empathie, planification et organisation, collaboration,
dominance, autoréflexion)
Voie 2 : un examen d’aptitude professionnelle pour les agents du siège cumulant au
moins 10 ans d’expérience et les agents du parquet cumulant au moins 5 ans
d’expérience.
L’examen consiste à rédiger des réponses à 3 questions posées sur la base d’un dossier de 400
pages, portant soit sur du droit pénal, soit sur du droit civil, soit sur du droit social.
Voie 3 : un examen oral réservé aux avocats ayant cumulé 20 ans de barreau.
La troisième voie représente au maximum 12% de l’ensemble des lauréats.
3 La réussite à ce stage assure la délivrance du titre d’attaché judiciaire en attente de nomination à un poste de magistrat.
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La réussite à cet examen ne permet pas une désignation en Cour d’Appel.
Une fois la sélection des magistrats opérée, la procédure de nomination s’enclenche. Celle-ci
s’établit sur 180 jours, délai légal prévu entre la publication de la place vacante et l’arrêté royal
de nomination. La liste des délais intermédiaires sont exposés dans la présentation PPT jointe
à la présente note.
16. ACCUEIL ET PRESENTATION DE L’INSTITUT DE FORMATION JUDICIAIRE <<
FORMATIONS DANS LE CADRE DE LA DIGITALISATION DE LA JUSTICE>> : (par
M. Raf Van Ransbeeck, Directeur, et M. Axel Kittel, Directeur-adjoint de l’Institut de
Formation Judiciaire)
Statutairement, la formation continue des magistrats comprend 30 heures/an non obligatoires.
Une majeure partie de la formation concerne la formation initiale des stagiaires, ainsi que la
formation continue des personnels judiciaires non magistrats.
En volume, les formations délivrées par l’IFJ s’adressent à 18 000 personnes par an (dont 8500
personnels judiciaires et 7800 magistrats).
L’IFJ emploie 32 personnes (hors formateurs). La loi prévoit 12 Millions € de dotation, mais
dans les faits, seuls 8 M€ de dotations sont alloués de manière effective. Outre les défis
budgétaires, l’IFJ doit opérer les mutations liées à la digitalisation de l’ingénierie de formation.
Le développement des modules de e-learning est surtout effectué grâce à des fonds européens.
38
L’IFJ propose plus de 170 modules de formations orientés selon 3 grands thèmes :
Les thèmes judiciaires-techniques
Les thèmes administratifs-organisationnels
Les thèmes socio-communicatifs
L’IFJ propose exclusivement une méthodologie opérationnelle et pratique, aucune formation
n’étant théorique.
Donc, l’IFJ est un vrai centre de formation qui œuvre dans le cadre de la digitalisation du
secteur de la Justice en Belgique et son historique a été relaté.
L’IFJ est soumis à un Conseil d’Administration (CA). Les membres du CA sont nommés pour
2 ans renouvelables.
L’IFJ a en son sein un comité scientifique et une commission d’évaluation du stage judiciaire.
En terme technologique, le E-learning et le Live streaming sont disponibles.
Les liaisons en termes de système d’information sont en cours avec le SPF Justice afin de
permettre les échanges de données.
Le public cible (usagers) peut se connecter au site web de l’institut avec la pièce d’identité.
Il existe un nouveau module en cours d’implémentation pour la formation déconcentrée.
Il existe au niveau de l’IFJ un autre module de formation dénommé Classe PC qui comporte
2 types à savoir :
• Classe PC interne pour la formation en informatique à interne sur PC ;
• Classe PC externe qui consiste à aller donner des cours de façon décentralisée au
personnel judiciaire en informatique de base à bord des conteneurs équipés de PC.
39
CHAPITRE V: LES ECHANGES DU VENDREDI 19 JUILLET 2019 :
17. PRESENTATION GENERALE DU TRIBUNAL DE PREMIERE INSTANCE
FRANCOPHONE DE BRUXELLES ET VISITE DU PALAIS DE JUSTICE: (par M. Luc
Hennard, Juge au tribunal de première instance de Bruxelles)
Le Tribunal de première instance de Bruxelles emploie environ 400 agents.
Mr Hennard a produit un discours critique sur les règles de GRH applicables aux magistrats,
se montrant notamment opposé à la nouvelle procédure de sélection des magistrats mise en
œuvre par le CSJ. Le juge considère la technicité comme la manière la plus directe de produire
de l’arbitraire, et s’est déclaré peu convaincu par les règles ayant vocation à dépolitiser les
magistrats. M. Luc HENNART a dans ses explications exprimé ses inquiétudes par rapport aux
procédures de jugement ou d’interrogatoire online.
Il trouve que la méthode classique est la meilleure car elle se caractérise par la présence
physique de tous les acteurs lors des débats.
40
Toutefois, cet entretien n’a pas permis d’identifier les interconnexions entre l’administration
centrale et les juridictions. Le juge n’est pas l’interlocuteur idoine pour aborder les questions
liées à la GRH et à l’usage fonctionnel du SIRH E Person.
A l’avenir, il serait opportun de rencontrer le correspondant P&O de la juridiction.
En faisant l’historique de ce palais qui est vraiment un joyau architectural, M. Luc HENNART
a fait savoir que l’édifice a une durée de vie de 80 ans maintenant.
La délégation a par la suite eu droit à une visite guidée dans certaines grandes salles d’audience
du palais.
CHAPITRE VI : LES CONCLUSIONS DE LA VISITE D’ETUDES :
La délégation a identifié les « bonnes pratiques » suivantes :
17. La professionnalisation de la GRH : la DRH du ministère de la justice (service P&O) est
exclusivement composée d’hommes de métier professionnels de la gestion budgétaire et de
41
la gestion des ressources humaines. Les magistrats sont exclusivement affectés dans les
tribunaux4 et Cours5.
18. L’outil PERSON est une bonne pratique inspirante car ses modules et fonctionnalités sont
spécifiques au domaine judiciaire.
Attache a été prise avec l’équipe de techniciens gérant l’outil Person pour que ceux-ci
communiquent l’arborescence avec la liste des modules et des sous-modules à la délégation.
19. La trajectoire Belge est intéressante si on la met en perspective avec celle du Mali. En effet,
l’objectif de la Belgique est de supprimer les SIRH ministériels pour verser et centraliser
l’ensemble des données en un seul outil (Perso Point). Au Mali, étant donné qu’il n’existait pas
de SIRH ministériels, la trajectoire de réforme est bien plus simple (développer des modules
sectoriels depuis l’outil centralisé, sans avoir à organiser le versement des données
ministérielles).
20. Le module permettant au personnel utilisateur de modifier lui-même certaines données et
de déposer des demandes de congés a intéressé l’ensemble des participants.
21. L’outil Perso Point a retenu l’attention car il permet de disposer des informations sur les
traitements, les indemnités et les allocations d’environ 80 000 personnes, notamment :
• les traitements, les indemnités et les allocations
• les prestations exceptionnelles
• le pécule de vacances
• l'allocation de fin d'année
• la prime de développement des compétences
22. L’outil CRESCENDO d’évaluation du personnel a retenu l’attention des membres.
4 Au niveau des 162 cantons : Tribunaux de police et Juges de paix ; au niveau des 13 arrondissements : Tribunaux de première instance, tribunaux du travail et tribunaux d’entreprise. A noter que la justice administrative n’est pas gérée par le SPF justice mais par le SPF Intérieur (qui assure aussi la tutelle du Conseil d’Etat). 5 Au niveau des 11 provinces : cours d’assises. Au niveau des 5 ressorts : Cours du travail et Cours d’appel. Enfin au niveau de l’Etat : Cour de Cassation.
42
23. La délégation malienne a retenu par ailleurs que le Conseil Supérieur de la Justice et
l’Institut de Formation Judiciaire visités peuvent être une bonne source d’inspiration pour le
Mali en matière de recrutement, sélection et nomination des magistrats.
24. La délégation malienne a été particulièrement intéressée par le logiciel gérant le casier
judiciaire central.
A court terme, cette visite d’études permettra de compléter le cahier des charges du SIRH
malien sur la base des bonnes pratiques du SIRH Person, notamment pour :
prévoir une interface utilisateurs/agents au niveau de l’application avec droits d’accès
permettant de renseigner ses données, mettre à jour ses informations personnelles
prévoir un module de demande de congés (et autres actes administratifs RH)
25. En outre, il y’a lieu d’indiquer que l’expertise belge peut être très intéressante pour la
partie malienne autour des centres d’intérêts suivants :
• l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TICs) dans la
Gestion des Ressources Humaines de l’Etat du secteur de la Justice ;
• l’intégration des différents systèmes informatiques afin de garantir la traçabilité et la
transparence dans la gestion (Perso Point et PersoPay ; Person et E Person) ;
• la formation professionnelle et le perfectionnement des Magistrats et du personnel
judiciaire en utilisation les TICs et d’autres domaines judiciaires à travers l’Institut de
Formation Judiciaire (IFJ) Belge.
o bénéficier de l’expertise belge dans le développement et le déploiement efficace
des modules informatiques prenant en compte le cas spécifique des magistrats
et du personnel judiciaire dans le nouveau système web de gestion des
ressources humaines du Mali et ceci à la lumière des systèmes belges de gestion
des magistrats et du personnel judiciaire « Person , ePerson et Crescendo » ;
o bénéficier de l’expertise belge dans la mise à niveau du nouveau système web
de gestion des ressources humaines du Mali par l’ajout des fonctionnalités
manquantes suivantes :
43
Business Intelligent (B.I.) and Reporting pour la génération des états
statistiques ;
Données personnelles digitalisées, ce qui donne la possibilité à un agent
d’accéder à ses données avec sa carte d’identité et peut même mettre
à jour certaines de ses données ;
Intégration du système GRH « Perso Point » et système de gestion de
la paie « PersoPay ».
o bénéficier de l’expertise belge dans l’intégration du système web de gestion des
ressources humaines au systèmes de gestion de la Paie du Bureau Central de la
Solde (BCS) au Mali à la suite de l’interfaçage déjà effectuée entre ces 2
systèmes et ceci à la lumière de (Perso Point et PersoPay) ;
o bénéficier de l’expertise belge dans l’organisation et la formation continue de
l’équipe technique de gestion du système web de Gestion des Ressources
Humaines de l’Etat dont celles du secteur de la Justice au Mali ;
o bénéficier de l’expertise belge en matière de formation continue et du
perfectionnement des magistrats et le personnel judiciaire et ceci à travers les
expériences de l’Institut de Formation Judiciaire de la Belgique.
Etant donné que toutes les recommandations faites ci – dessus par rapport à
l’informatisation de la gestion du personnel judiciaire et au nouveau système web de
gestion des ressources humaines de l’Etat du Mali passent par des infrastructures
consolidées et accessibles ainsi que des contenus valables, les recommandations sous
adjacentes sont ainsi qu’il suit :
- poursuivre et accélérer la connectivité de l’ensemble des juridictions centrales et
déconcentrées au réseau intranet de l’Administration à travers la « Fibre
Optique » ou le « Faisceau Hertzien : la liaison Radio » ;
44
- mettre à niveau la plateforme matérielle et logicielle qui héberge le système web de
gestion des ressources humaines de l’Etat du Mali (Data Center) au niveau de la
Direction Nationale de la Fonction Publique et du Personnel ;
En somme, la mise à niveau de la nouvelle application web de Gestion des Ressources
Humaines de l’Etat par l’ajout des modules complémentaires concourt à ce qu’elle réponde
au mieux aux besoins des usagers et qu’elle garantisse la bonne gouvernance et la
transparence dans la gestion.
CHAPITRE VII : GUIDE D’UTULISATEUR OBSERVE EN BELGIQUE:
1. GESTION RH:
Gestion complète depuis le recrutement jusqu’à la retraite. A ce niveau dans les perspectives,
tout utilisateur doit pouvoir gérer son dossier depuis l’application.
2. SUIVI :
Suivi et mise à jour des données depuis le niveau utilisateur (depuis l’employé)
3. SECURITE :
Trois types d’identification
IDENTIFICATION
Avec un lecteur de cartes Eid
IDENTIFICATION
Avec un code unique via une application mobile
IDENTIFICATION
Avec code de sécurité via un token
Plus gestion de la traçabilité intégrée.
4. SERVICE EN LIGNE :
45
Les services en ligne pour fonctionnaires sont accessibles
• soit via un nom d’utilisateur, un mot de passe et un token,
• soit via la carte d’identité électronique.
Le moyen d’authentification est mentionné dans la description du service en ligne souhaité.
Parmi les services en ligne nous pouvons cités :
a) Crescendo: évaluation du personnel fédéral
b) Perso Point: SAGO
COMMENT CONTACTER LES GESTIONNAIRES DE DOSSIERS DE
PERSOPOINT ?
Vous êtes membre du personnel du SPP IS, du SPF Mobilité et Transports, du SPF Economie,
PME, Classes moyennes et Energie ou du SPF BOSA (Stratégie et Appui) ? Vous devez alors
utiliser l’application en ligne SAGO pour contacter un gestionnaire de dossiers de Perso
Point.
EN PRATIQUE
Vous vous connectez avec votre carte d’identité et votre code PIN ou à l’aide d’un token.
Cette application fonctionne comme une boite mail. Lorsque vous envoyez une demande,
l’équipe des gestionnaires de dossiers reçoit un e-mail sous forme de ‘ticket’ à traiter. De
votre côté vous recevez un e-mail récapitulatif de la demande que vous avez introduite.
Lorsqu’un gestionnaire de dossiers Perso Point a traité votre demande, vous êtes à nouveau
tenu informé via un e-mail.
L’e-mail qui vous parvient comporte un hyperlien pour vous connecter à l’application et
découvrir la réponse complète donnée par le gestionnaire de dossiers.
QUELLES DEMANDES POUVEZ-VOUS INTRODUIRE ?
• aperçu de votre fiche de carrière
• modification(s) de certaines données personnelles (nom, nationalité, sexe, revenu du
partenaire, composition de famille, ajout de certificat linguistique, diplôme, attestation
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d’invalidité, permis de conduire…). Les autres données (adresse, e-mail, téléphone, compte
bancaire, état civil peuvent être directement modifiées via ESS/MSS.
• simulation de salaire (ex : en cas de changement de grade ou changement de régime de travail).
Cette simulation de salaire net/brut sera basée sur vos données réelles (telles que disponibles
dans SCOPE/People Soft)
• télétravail ou modification du jour de télétravail (fixe ou occasionnel)
• cumul potentiel
• modification de votre trajet de déplacement domicile-lieu de travail (ce qui impactera vos
frais de déplacements et/ou vos abonnements de transports en commun)
• réduction partielle ou totale de la durée de travail (ex : interruption de carrière, semaine de
4 jours, congé parental…)
• grossesse (avis de grossesse, avis d’accouchement ou formulaire de mutualité)
• reprise anticipée du travail après une période de maladie
• modification (structurelle ou exceptionnelle) de votre horaire de travail
• congé de fin de cabinet ou d’un congé syndical en tant que délégué permanent
• comparution devant la commission des pensions
• pension (avant ou après 65 ans).
Pour certaines demandes il est nécessaire de joindre des attestations (ex : congé parental)
ou l’accord du chef (ex : en cas de demande de réduction partielle ou complète du temps de
travail). La mention pour joindre un document est systématiquement mentionnée dans le
coin supérieur gauche de l’écran.
Pour chaque demande introduite vous pouvez ajouter un document complémentaire en pièce
jointe. Vous trouverez aussi, pour chaque demande, un champ libre pour ajouter un
commentaire.
Via la rubrique ‘Mon contenu’, vous pouvez aussi suivre à tout moment les demandes que vous
avez introduites ou qui ont été clôturées.
c) SCOPE Login - Self-service
SCOPE est le système de gestion de personnel de Perso Point. A partir du module self-service
(ESS/MSS), vous avez la possibilité de gérer vos données personnelles et d'introduire des
demandes de congé.
Comment me connecter?
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Seuls les membres du personnel qui travaillent avec SCOPE ont la possibilité de se connecter
à ce système.
SCOPE est accessible avec une connexion internet depuis n'importe quel PC. Vous n'avez
donc pas besoin de vous connecter au réseau de votre organisation afin de pouvoir utiliser
SCOPE.
L'accès à SCOPE est uniquement possible via Eid ou Token.
Dans le cas où l’Eid ne fonctionnerait pas, il est nécessaire de disposer d'un Token.
PROTECTION DES DONNEES
La solution SCOPE offre toutes les garanties de protection de la vie privée. Toutes vos
données sont fortement sécurisées et ne peuvent être lues que par vous-même, par votre
chef et par votre gestionnaire de dossier.
d) Votre dossier de pension en ligne
Depuis vos premiers pas sur le marché de l’emploi jusqu'à votre pension, votre dossier de
pension évolue en permanence. De 19 à 99 ans, les salariés, les indépendants et les
fonctionnaires peuvent préparer leur dossier de pension en ligne.
Durant toute la carrière, il est possible de :
• consulter sa carrière pension comme salarié ou indépendant (les périodes qui comptent pour
votre pension) et signaler les éventuelles lacunes
• demander sa pension
• suivre l'état des lieux de son dossier en temps réel
• consulter une version électronique des courriers envoyés et reçus (lettres, e-mails,
formulaires). Les indépendants et fonctionnaires reçoivent encore temporairement certains
documents sur papier
• adapter ses données de contact Cela permettra aux institutions de pension de vous joindre
plus rapidement si nécessaire.
Arrivé à la pension, il est possible de :
• prendre connaissance de la date du prochain paiement de sa pension
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• consulter la ventilation des montants reçus
• adapter ses données de contact
• retrouver une version électronique des courriers échangés avec le Service fédéral des
Pensions
• communiquer un numéro de compte bancaire pour le versement de sa pension.
À partir de début 2016, il sera possible de simuler la date de prise de cours de sa pension et
consulter les données et le montant de sa pension complémentaire. Plus tard, il sera également
possible de simuler le montant de sa pension légale et ainsi que les effets des choix de carrière.
e) BeConnected
BeConnected est la plateforme électronique qui permet à l’ensemble du personnel des
institutions fédérales de collaborer et de gérer des documents à distance, et ce, en toute
sécurité.
Etapes suivantes après la mission :
L’équipe technique doit tenir une série de réunion afin de faire un examen détaillé des best
practices des applications belge (Personne, E-personne et Perso Point), examiner les
processus,
Voir la possibilité d’implémentation des modules conformes à la législation malienne,
Evaluer le coût de développement, et d’adaptation du SIRH malien,
Evaluer le cout de déploiement et formation.
La délégation malienne à l’issue de cette visite d’études est disposée à discuter avec la partie
Belge d’un cadre de partenariat avec le Ministère de la Justice du Mali afin de bénéficier d’un
accompagnement technique sur le long terme. Aussi, il est important de recommander un
cadre de convention entre le Ministère de la Justice du Mali et le SPF de la Justice Belge à
travers le projet de convention en annexe 2:
![Notion de Fiscalite Malienne[1]](https://img.pdfslide.fr/doc/110x75/5571fe0849795991699a7f5b/notion-de-fiscalite-malienne1.jpg)
