Volunteers – Check-In et Gate AgentsFrançois Briard

OD2019 Work Package 3.2 – Volontaires

Enregistrement des visiteurs: principes

• Tous les visiteurs doivent avoir une réservation leur assurant l’accès à l’événement

• Une réservation est faite pour:

• Un site d’arrivée spécifique

• Un créneau d’arrivé spécifique

• Un nombre de visiteurs déterminé (maximum 6)

• La réservation n’est PAS :

• Pour une activité en particulier (notamment les visites en souterrain)

• Sujettes aux modifications (même si nous resterons flexible)

• Une fois son bracelet au poignet, un visiteur peut aller sur n’importe quel site.

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Check-In et entrées• Le Check-In s’adresse aux visiteurs qui entrent

pour la première fois (sans bracelet)

• Il y a un comptage à l’entrée et à la sortie dechaque site grillagé

• Il y a un comptage à l’entrée des visitessouterraines du LHC

ATLAS SOUTERAIN

Check-In

Entrée de site

Entrée

LHC

Grillage

ENTREE DU SITE P1

INSPECTION

AVEC RESERVATION SANS RESERVATION

AVEC BRACELET

cern.ch/odscan avec votre compte CERN

Application web (rien à installer)

Connexion internet requise

Des problèmes surviennent sur Safari (MacOSX, iOS)Veuillez essayer avec un navigateur alternatif (Chrome etc)

ODScan

Téléphone portable

• Si vous acceptez d’utiliser votre propre téléphone• Assurez-vous qu’il soit enregistré sur le réseau CERN

network.cern.ch > register device• Ou que vous avez une couverture 4G à votre emplacement• Prenez votre chargeur• Installez un navigateur autre que Safari sur iOS

• N’engagez aucun frais d’itinérance car nous ne pourrons rien rembourser

• Sinon , nous fournirons des téléphone de location avec couverture Wi-Fi et 4G

Check-In

Coordinateur: François Briard (IR)

Tente de Check-In (la disposition peut varier selon le lieu)

Table d’assistance

(Troubleshooter)

File des cas

nécessitant

une assistance

(Troubleshooting)

Filtre (Filter)

Distributeur

(Dispatcher)

File

normale

Agents de

Check-In

Filtre (Filter)

• Accueille les visiteurs et contrôle leur inscription

• Vérifie que l’inscription est valide, sinon renvoie les visiteurs sur un autre point d’arrivée ou la file des cas nécessitant une assistance

• Il n’est pas nécessaire que tous les visiteurs fassent la file. Une personne avec l’inscription suffit, mais ne les empêcher pas de faire la file s’ils le désirent

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!

Distributeur (Dispatcher)

• Arrête les visiteur au bout de la file

• Les dirige vers le premier comptoir disponible

• Le but est d’avoir une atmosphère détendue et un service de qualité aux comptoirs

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!

Agent de Check-In

• Selectionnez votre point d’arrivée

Puis, pour chaque inscription

• Scannez le QR code

• Si tout est OK• Validez le nombre de bracelets de chaque type

• Distribuez les bracelets (pas plus de Fast Track!)

• Ajouter éventuels commentaires et validez

• En cas de problème > table assistance

Table d’assistance (Troubleshooter)

Application web sur un portable

http://cern.ch/odcheckin

• Recherche avancée de tous les enregistrements

• Possibilité de créer une nouvelle inscription et de la valider

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!

Guide d’assistance (1/2)

Principe général:

L’inscription déterminant un site et une heure d’arrivée permet de répondre aux demandes des Etats hôtes pour éviter d’énormes embouteillages, des transports publics pris d’assaut et d’autres risques en terme de sûreté…

… mais si nous ne sommes pas débordés, nous devons rester flexibles et accepter un maximum de visiteurs.

Guide d’assistance (2/2)Jour incorrect ou

pas d’inscription

Vérifier dans les inscriptions.

Accepter sauf si instruit autrement.

Mauvais site Insisiter pour qu’ils se rendent sur le bon site.

Sinon accepter sauf si instruit autrement

Mauvaise heure Accepter sauf si instruit autrement

Plus de visiteurs Corriger sur OD Scan dans la mesure du raisonnable

mais aucun ajout de Fast Track!

Prévision d’activité aux point de Check-in

Vendredi Samedi Dimanche

Point Volontaires Inscr./h Volontaires Inscr./h Volontaires Inscr./h

Esplanade des

Particules

11 60 19 1200 19 900+

Prévessin - - 11 400 11 350+

P2 – ALICE 5 70 4 100 4 100

P4 – LHC 5 40 4 70 4 70

P5 – CMS 8 80 7 180 7 180

P6 – LHC 5 60 4 80 4 80

P8 - LHCb - - 4 50 4 50

Equipement à chaque point de Check-In

• Tables et bancs

• 1 PC portable pour assistance (2 pour Meyrin et Prévessin)

• Téléphones portables + chargeurs

• Allonges électriques et multiprises

• Bracelets (distribuez les bons !)• V = Vendredi Bleu = Standard• S = Samedi Jaune= Fast Track LHC (très peu)• D = Dimanche

• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de Check-In)

Et si…

• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus• On passe en mode dégradé

• Vérifiez l’inscription imprimée ou sur le téléphone

• Notez l’heure et les éventuels changements sur l’inscription papier ou sur une feuille vierge

• Conservez l’inscription papier

Entrée de sites

Coordinateur: Hubert Montané (SMB)

Agent d’entrée de site

• Sélectionnez votre site

• Sélectionnez sur vous comptezles entrées ou les sorties

• Puis, pour chaque visiteur• Scannez le bracelet du visiteur

En cas d’erreur, vérifiez le bracelet etrenvoyez le visiteur au Check-in si nécessaire.

Prévision d’activité aux entrées de site

Vendredi Samedi+Dimanche

Point Volontaires Entrées/h Volontaires Entrées/h

Meyrin + P1-ATLAS 5 (P1 seulement) 160 (P1 seulement) 16 2625

Prévessin - - 7 1750

P2 – ALICE 5 168 5 228

P4 – LHC 5 96 5 160

P5 – CMS 5 240 5 394

P6 – LHC 5 128 5 170

P8 – LHCb - - 5 105

SM18 - - 3 ??

Activité minimum basée sur les nouvelles arrivées. Il faut y ajouter les réentrées (venant d’autres site par ex.)

Equipement à chaque entrée de site

• Téléphones portable + chargeurs

• Allonges électriques et multiprises

• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage)

Et si…

• Un visiteur n’est pas compté en entrée ou en sortie• Tant pis

• Le système ne vous bloquera pas.

• L’application ou le réseau ne fonctionne pas• On passe en mode dégradé

• Vérifiez visuellement le bracelet

• Des tapis de comptage feront le compte

• Nous manquerons seulement de statistiques précises

Entrées des visites LHC

Coordinateurs: Gestionnaires des points LHC

Formation des

groupes

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Files d’attente points LHC

SOUTERRAIN

FAST TRACK AUTRES

REGLES !

Max 2 visites / jour

Min 12 ans

VERS ASCENCEUR

Rappel des règles

à l’entrée des files

File Fast Track

clairement identifiée

Volontaire pour

- Décider la langue du prochain groupe

- Prendre des visiteurs de la bonne langue dans les 2 files

- Inviter les visiteurs à se placer dans la zone de formation de groupe

Volontaire pour

former le groupe

Agent d’entrée LHC

• Sélectionnez votre point LHC

• Puis, pour chaque visiteur• Scannez le bracelet du visiteur

• Si le visiteur a dépassé les 2 visites par jour,l’inviter à quitter la file et profiter d’un autrepoint de visite.

Prévision d’activité aux points LHC

Vendredi Samedi + Dimanche

Point Volontaires Entrées/h Voluntaires Entrées/h

P1-ATLAS 4 160 4 140

P2 – ALICE 4 170 4 200

P4 – LHC 5 100 5 140

P5 – CMS 4 240 4 300

P6 – LHC 3 128 3 150

P8 – LHCb - - 4 120

Basée sur les capacités de visite des points LHC.

Equipement aux points LHC

• Téléphones portable et chargeurs

• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage)

• Utilisez la 4G si le Wi-Fi n’est pas assez soutenu(sans engager de frais d’itinérance)

Et si…

• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus• On passe en mode dégradé

• Demandez gentiment aux visiteurs s’ils n’ont pas déjà fait 2 visites LHC… et faites-leur confiance ;-)

• Notez sur une feuille de papier les heures de départ de chaque groupe, la langue et le nombre de visiteurs.

Votre rôle exact…

• Il y a différents rôles concernés par ces points:• Deputy manager Coordination du point

• Check-In agent Scan, gestion des files, assistance

• Info agent Accueillir les visiteurs et les informer

• Work well feel well Remplacements, logistique etc.

Mais sentez-vous libre de changer de rôle de temps à autres durant votre assignation ! Il suffit de vous organiser entre vous.

Questions?