Conseil et assistance opérationnelle à la conduite de projets NTICUSEO SARL – 20 rue le regrattier – 75004 Paris
Intranet USEOGuide d’entretien
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Sommaire
I. La capitalisation Doit-on tout capitaliser ? Proposition Les usages Dépôt Qualification des documents Consultation Remontée d’information
II. Gestion des connaissances Les usages Dépôt Qualification des articles Consultation Remontée d’information
III. Communication Interne Les usages Dépôt Qualification des articles Consultation Remontée d’information
IV. Portail et Reporting Les usages Documentation et reporting Fonctionnement du portail Propositions
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La capitalisation
Slides génériques (fonctionnalités DOTU, Lexique Web, maquettes
explicatives, etc.)
A. Bibliothèque d’éléments graphiques (respectent une charte graphique)
B. Bibliothèque de blocs génériques (base de connaissances formalisées)
C. Modèles de documents types (structure et mise en page)
D. Documents produits (qualifiés pour pouvoir être retrouvés facilement)
Texte encadré
Texte encadré
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Eléments Powerpoint Eléments VISIO
Eléments types propales (Enjeux, convictions, démarche, planning…)
Scénarios, ateliers, comptes rendus, supports de formation,
propales, Cahiers des charges…..
Documents missions
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Doit-on tout Capitaliser ?
Avantages :• Automatisme (pas de réflexion à fournir)• Aucun oubli possible
Inconvénients :• Coûteux en mémoire• Pénible et fastidieux
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Les usages :
Outil pour la capitalisation
Déposer des fichiers utiles pour les missions à venir
Consulter des fichiers
pour réutiliser certains éléments
Classer/Qualifier les fichiers pour pouvoir retrouver
le fichier qui nous sera le plus utile
Être informé des nouveaux fichiers
mis en ligne
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Dépôt : Quelle serait l’interface la plus adaptée au dépôt de fichier de
capitalisation ?• Fonctionnement comme Extranet• Fonction de dépôt dans le portail• Lien dans le portail vers l’outil de gestion de documents
Proposition :
Portail Gestionnairede document
Fiche
Lien Document
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Qualification des documents : Quand qualifier ces documents ?
• Lors du dépôt du document?• Après le dépôt par le biais du portail?
Comment qualifier les documents ?• Proposition :
– Définir des types de documents (Cahier des charges, DOTU ,...)– Définir des thèmes/mots clés ( Site Intranet, Internet …)
» Mots clés libres ou figés ?– De quel manière devons nous renseigner ces informations ?
Proposition :
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Consultation:
Consultation à travers le Portail ou à travers le gestionnaire de fichier ?
Comment procède-t-on pour trouver le fichier recherché ?• Je navigue à travers l’arborescence >> Long, mais peut servir de classement
• Je cherche le document souhaité à travers un moteur de recherche >> Rapide, efficace mais on ne sais pas forcément quoi entrer dans le moteur de
recherche
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Consultation:
Proposition 1 : Arborescence par types et thèmesÉlément graphique
Bloc Générique
Modèle de document
Document Client
Cahier des charges (Type1)
Scénario (Type 2)
Intranet (thème 1)
Internet (thème 2)
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Consultation:
Proposition 2 : Recherche/Filtrage
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La capitalisation
Remontée d’information:
Est-il nécessaire d‘être informé de toutes les capitalisations ?
Comment êtes-vous au courant qu’un fichier a été mis dans la base ?• Je consulte la base de fichiers et regarde la date d’insertion• Je reçois un mail pour chaque entrée dans la base• Je me connecte à l’intranet et regarde la zone dédiée aux entrées dans la base• Autre ?
Serait-il utile d’avoir la possibilité de Notifier une personne spécifique par mail?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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La gestion des connaissances
Documentation Web
Connaissances personnelles
Liens vers Sites
Documentation produitsDocuments de concurrents
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
Objectif principal : Eveiller la curiosité et partager des informations utiles pour les missions
Gestions desconnaissances
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Gestion des connaissances
Les usages :Outil pour
la gestion des connaissances
Insérer un nouvel article, une connaissance
utile à partager
Consulter des articles pour
acquérir un savoir utile pour
les missions
Classer/Qualifier les articles pour pouvoir faire des
recherches rapides
Être informé des nouveaux articles
mis en ligne
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Gestion des connaissances
Dépôt
Quelles informations mettriez-vous dessus ? Quelles informations voulez-vous trouver dans cette espace ? Quelles catégories ou types d’articles verriez-vous ici ? Comment feriez-vous pour ajouter des articles ?
Faire des copies de sites Récupérer les URL des sites Avoir un bouton « nouvel article » avec une fiche de qualification ?
Allez-vous piocher des informations uniquement à partir d’Internet ? Serait-il nécessaire d’avoir la possibilité de faire des appels ou demandes
de connaissances ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Gestion des connaissances
Qualification des articles:
Doit-on faire des catégories ?• Veille commerciale• Veille technologique• Veille juridique…
Quelle interface utiliser pour qualifier les articles ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
16V1- 070612
Gestion des connaissances
Consultation:
De quel manière verriez-vous l’affichage des articles ?
A-t-on besoin de rechercher un article selon sa catégorie, sa date… ?
Auriez-vous souvent l’occasion de modifier un fichier existant ?
Est-il utile de pouvoir mettre en favoris certains articles ?
Avez-vous besoin d’avoir des alertes graphiques sur les articles que vous n’avez pas lu ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Gestion des connaissances
Remontée d’information:
Est-il nécessaire de votre point de vue d’être au courant du moindre changement de la base de connaissances ?
De quel manière voulez-vous être informé des changements ?
Serait-il utile de pouvoir prévenir une personne en particulier sur le changement ou l’insertion d’un article ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Communication interne
Informations clients
Informations d’USEO
Informations sur les missions
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
Communicationinterne
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Communication Interne
Les usages :Outil pour
la communication interne
Insérer un nouvel article
Consulter les articles
Classer/Qualifier les articles pour pouvoir faire des
recherches rapides
Être informé des nouveaux articles
mis en ligne
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Communication interne
Dépôt
Quelles informations mettriez-vous dessus ?
Quelles informations voulez-vous trouver dans cette espace ?
Quelles catégories ou types d’articles verriez-vous ici ?
Comment feriez-vous pour ajouter des articles ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Communication interne
Qualification des articles:
Est-il nécessaire de fonctionner sur le même principe que pour les autres grands thèmes ?
Pensez-vous avoir besoin de rechercher une information spécifique dans cet espace ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Communication interne
Consultation:
De quel manière verriez-vous l’affichage des articles ?• Fonctionnement comme un blog (chronologique)• Fonctionnement comme un journal (thématique)
Serait-il nécessaire de pouvoir commenter un article ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Communication interne
Remontée d’information:
Est-il nécessaire de votre point de vue d’être au courant du moindre changement ou ajout d’article ?
De quel manière voulez-vous être informé des changements ?
Serait-il nécessaire de pouvoir prévenir une personne en particulier sur le changement ou l’insertion d’un article ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Portail et reporting
Les usages :
Portail
Accéder aux différentes briques
(Capitalisation, Gestiondes connaissances,…)
Accéder à desoutils de reporting
Accéder à desdocuments et sites
de références
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Portail et reporting
Documentation et reporting :
Quels documents ou informations supplémentaires voulez-vous avoir sur le portail ?
Quels sont les documents de références à déposer ?
Serait-il utile d’afficher l’avancement des chantiers internes sur le portail ?
Quel fonctionnement imagineriez-vous dans ce cas ? Pour quels chantiers ?
Comment voulez-vous être mis au courant des changements ?
Voulez vous avoir une gestion de contacts groupés, un annuaire … ? Quel interfaçage avec la solution de gestion d’activités ? Faut-il aller jusqu’à afficher le diagramme de GANTT pour certains projets ?
Si oui, pour quel projet ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
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Portail et reporting
Fonctionnement du portail:
Voulez vous que le portail fonctionne en partie, totalement ou pas du tout avec le système NETVIBES ?
Quels sont les informations qui devront figurer sur la première page du portail ?
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
Possibilité de déplacerdes applications (Widget)
d’un simple click pour organiser son espace
de travail
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Portail et reporting
Propositions
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting
Navigation dans les
bibliothèques via ce menu
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Portail et reporting
Propositions
• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting