Guide Dentretien

Conseil et assistance opérationnelle à la conduite de projets NTICUSEO SARL – 20 rue le regrattier – 75004 Paris

Intranet USEOGuide d’entretien

2V1- 070612

Sommaire

I. La capitalisation Doit-on tout capitaliser ? Proposition Les usages Dépôt Qualification des documents Consultation Remontée d’information

II. Gestion des connaissances Les usages Dépôt Qualification des articles Consultation Remontée d’information

III. Communication Interne Les usages Dépôt Qualification des articles Consultation Remontée d’information

IV. Portail et Reporting Les usages Documentation et reporting Fonctionnement du portail Propositions

3V1- 070612

La capitalisation

Slides génériques (fonctionnalités DOTU, Lexique Web, maquettes

explicatives, etc.)

A. Bibliothèque d’éléments graphiques (respectent une charte graphique)

B. Bibliothèque de blocs génériques (base de connaissances formalisées)

C. Modèles de documents types (structure et mise en page)

D. Documents produits (qualifiés pour pouvoir être retrouvés facilement)

Texte encadré

Texte encadré

33

Eléments Powerpoint Eléments VISIO

Eléments types propales (Enjeux, convictions, démarche, planning…)

Scénarios, ateliers, comptes rendus, supports de formation,

propales, Cahiers des charges…..

Documents missions

• Capitalisation• Gestion des connaissances• Communication interne• Portail et reporting

4V1- 070612

La capitalisation

Doit-on tout Capitaliser ?

Avantages :• Automatisme (pas de réflexion à fournir)• Aucun oubli possible

Inconvénients :• Coûteux en mémoire• Pénible et fastidieux


5V1- 070612

La capitalisation

Les usages :

Outil pour la capitalisation

Déposer des fichiers utiles pour les missions à venir

Consulter des fichiers

pour réutiliser certains éléments

Classer/Qualifier les fichiers pour pouvoir retrouver

le fichier qui nous sera le plus utile

Être informé des nouveaux fichiers

mis en ligne


6V1- 070612

La capitalisation

Dépôt : Quelle serait l’interface la plus adaptée au dépôt de fichier de

capitalisation ?• Fonctionnement comme Extranet• Fonction de dépôt dans le portail• Lien dans le portail vers l’outil de gestion de documents

Proposition :

Portail Gestionnairede document

Fiche

Lien Document


7V1- 070612

La capitalisation

Qualification des documents : Quand qualifier ces documents ?

• Lors du dépôt du document?• Après le dépôt par le biais du portail?

Comment qualifier les documents ?• Proposition :

– Définir des types de documents (Cahier des charges, DOTU ,...)– Définir des thèmes/mots clés ( Site Intranet, Internet …)

» Mots clés libres ou figés ?– De quel manière devons nous renseigner ces informations ?

Proposition :


8V1- 070612

La capitalisation

Consultation:

Consultation à travers le Portail ou à travers le gestionnaire de fichier ?

Comment procède-t-on pour trouver le fichier recherché ?• Je navigue à travers l’arborescence >> Long, mais peut servir de classement

• Je cherche le document souhaité à travers un moteur de recherche >> Rapide, efficace mais on ne sais pas forcément quoi entrer dans le moteur de

recherche


9V1- 070612

La capitalisation

Consultation:

Proposition 1 : Arborescence par types et thèmesÉlément graphique

Bloc Générique

Modèle de document

Document Client

Cahier des charges (Type1)

Scénario (Type 2)

Intranet (thème 1)

Internet (thème 2)


10V1- 070612

La capitalisation

Consultation:

Proposition 2 : Recherche/Filtrage


11V1- 070612

La capitalisation

Remontée d’information:

Est-il nécessaire d‘être informé de toutes les capitalisations ?

Comment êtes-vous au courant qu’un fichier a été mis dans la base ?• Je consulte la base de fichiers et regarde la date d’insertion• Je reçois un mail pour chaque entrée dans la base• Je me connecte à l’intranet et regarde la zone dédiée aux entrées dans la base• Autre ?

Serait-il utile d’avoir la possibilité de Notifier une personne spécifique par mail?


12V1- 070612

La gestion des connaissances

Documentation Web

Connaissances personnelles

Liens vers Sites

Documentation produitsDocuments de concurrents


Objectif principal : Eveiller la curiosité et partager des informations utiles pour les missions

Gestions desconnaissances

13V1- 070612

Gestion des connaissances

Les usages :Outil pour

la gestion des connaissances

Insérer un nouvel article, une connaissance

utile à partager

Consulter des articles pour

acquérir un savoir utile pour

les missions

Classer/Qualifier les articles pour pouvoir faire des

recherches rapides

Être informé des nouveaux articles

mis en ligne


14V1- 070612


Dépôt

Quelles informations mettriez-vous dessus ? Quelles informations voulez-vous trouver dans cette espace ? Quelles catégories ou types d’articles verriez-vous ici ? Comment feriez-vous pour ajouter des articles ?

Faire des copies de sites Récupérer les URL des sites Avoir un bouton « nouvel article » avec une fiche de qualification ?

Allez-vous piocher des informations uniquement à partir d’Internet ? Serait-il nécessaire d’avoir la possibilité de faire des appels ou demandes

de connaissances ?


15V1- 070612


Qualification des articles:

Doit-on faire des catégories ?• Veille commerciale• Veille technologique• Veille juridique…

Quelle interface utiliser pour qualifier les articles ?


16V1- 070612


Consultation:

De quel manière verriez-vous l’affichage des articles ?

A-t-on besoin de rechercher un article selon sa catégorie, sa date… ?

Auriez-vous souvent l’occasion de modifier un fichier existant ?

Est-il utile de pouvoir mettre en favoris certains articles ?

Avez-vous besoin d’avoir des alertes graphiques sur les articles que vous n’avez pas lu ?


17V1- 070612



Est-il nécessaire de votre point de vue d’être au courant du moindre changement de la base de connaissances ?

De quel manière voulez-vous être informé des changements ?

Serait-il utile de pouvoir prévenir une personne en particulier sur le changement ou l’insertion d’un article ?


18V1- 070612

Communication interne

Informations clients

Informations d’USEO

Informations sur les missions


Communicationinterne

19V1- 070612

Communication Interne

Les usages :Outil pour

la communication interne

Insérer un nouvel article

Consulter les articles

Classer/Qualifier les articles pour pouvoir faire des

recherches rapides

Être informé des nouveaux articles

mis en ligne


20V1- 070612


Dépôt

Quelles informations mettriez-vous dessus ?

Quelles informations voulez-vous trouver dans cette espace ?

Quelles catégories ou types d’articles verriez-vous ici ?

Comment feriez-vous pour ajouter des articles ?


21V1- 070612


Qualification des articles:

Est-il nécessaire de fonctionner sur le même principe que pour les autres grands thèmes ?

Pensez-vous avoir besoin de rechercher une information spécifique dans cet espace ?


22V1- 070612


Consultation:

De quel manière verriez-vous l’affichage des articles ?• Fonctionnement comme un blog (chronologique)• Fonctionnement comme un journal (thématique)

Serait-il nécessaire de pouvoir commenter un article ?


23V1- 070612



Est-il nécessaire de votre point de vue d’être au courant du moindre changement ou ajout d’article ?

De quel manière voulez-vous être informé des changements ?

Serait-il nécessaire de pouvoir prévenir une personne en particulier sur le changement ou l’insertion d’un article ?


24V1- 070612

Portail et reporting

Les usages :

Portail

Accéder aux différentes briques

(Capitalisation, Gestiondes connaissances,…)

Accéder à desoutils de reporting

Accéder à desdocuments et sites

de références


25V1- 070612


Documentation et reporting :

Quels documents ou informations supplémentaires voulez-vous avoir sur le portail ?

Quels sont les documents de références à déposer ?

Serait-il utile d’afficher l’avancement des chantiers internes sur le portail ?

Quel fonctionnement imagineriez-vous dans ce cas ? Pour quels chantiers ?

Comment voulez-vous être mis au courant des changements ?

Voulez vous avoir une gestion de contacts groupés, un annuaire … ? Quel interfaçage avec la solution de gestion d’activités ? Faut-il aller jusqu’à afficher le diagramme de GANTT pour certains projets ?

Si oui, pour quel projet ?


26V1- 070612


Fonctionnement du portail:

Voulez vous que le portail fonctionne en partie, totalement ou pas du tout avec le système NETVIBES ?

Quels sont les informations qui devront figurer sur la première page du portail ?


Possibilité de déplacerdes applications (Widget)

d’un simple click pour organiser son espace

de travail

27V1- 070612


Propositions


Navigation dans les

bibliothèques via ce menu

28V1- 070612


Propositions
